Trước kia khi chưa ứng dụng tin học vào công tác quản lýthì các công việc như cập nhật thông tin khách hàng, xem các thông tin về dịchvụ của khách sạn, thông tin về số phòng, và nhân viê
KHẢO SÁT THỰC TẾ, ĐƯA RA BÀI TOÁN
Mô tả bài toán
Hiện nay trong khi đời sống con người nâng cao, nhu cầu du lịch ngày càng phát triển thì nhu cầu tìm những khách sạn có phòng nghỉ chất lượng và dịch vụ tốt để nghỉ ngơi thư giãn ngày càng phổ biến Bằng cách truy cập vào các website tìm kiếm thông tin phòng tại khách sạn giúp khách hàng chọn được phòng theo ý thích của mình.
Trước kia khi chưa ứng dụng tin học vào công tác quản lý thì các công việc như cập nhật thông tin khách hàng, xem các thông tin về dịch vụ của khách sạn, thông tin về số phòng, và nhân viên, hoá đơn thanh toán, tất cả đều làm thủ công nên các cán bộ quản lý phải mất rất nhiều thời gian mới tổng hợp được những thông tin cần thiết Mặt khác hiện nay trong các khách sạn, các cán bộ làm công tác quản lý thông tin của khách sạn phải quản lý một lượng lớn thông tin về cán bộ công nhân viên, tình trạng phòng Việc này mất rất nhiều thời gian và công sức của con người nên việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý khách sạn theo yêu cầu của người dùng ngày càng trở nên hết sức cần thiết, quan trọng.
Đối tượng khách hàng
Đối với một khách sạn, việc phân ra loại khách là rất quan trọng vì dựa vào đó, khách sạn có phương thức tổ chức, hoạt động một cách thích hợp, đặc biệt là chế độ hậu đãi đối với từng loại khách Khi chưa có chương trình quản lý khách sạn, việc xử lý thông tin một đoàn khách, một đơn vị hay một vị khách nào đó cần rất nhiều thời gian.
Khách thuê phòng có hai dạng:
- Khách đi tập thể: là một nhóm nhiều người (được gọi thống nhất là khách đoàn) thuộc một tổ chức hay doanh nghiệp nào – gọi chung là đơn vị Một đơn vị có nhiều khách lưu trú tại khách sạn trong các thời điểm khác nhau.
- Khách đi lẻ: là loại khách không thuộc một đơn vị nào Tại các thời điểm khác nhau, một người khách có thể là khách vãng lai hay có thể nằm trong một đoàn nào đó.
Nghiệp vụ quản lý khách sạn hiện nay
3.1 Quản lý nội bộ khách sạn
Quản lý nội bộ khách sạn hay quản lý người dùng cho phép phân quyền theo cấp bậc trong khách sạn, hỗ trợ quá trình làm việc trở nên nhanh chóng, hiệu quả.
Giám đốc, quản lý cấp cao được phân quyền cao nhất, có quyền sử dụng mọi chức năng (như: thêm, sửa, xóa thông tin,…), có thể nắm bắt tình hình khách sạn như thế nào, công suất phòng đang là bao nhiêu, bên cạnh đó cũng nắm bắt được các bộ phận khác hoạt động ra sao từ phía xa
Nhân viên các bộ phận cũng dễ dàng sử dụng tùy theo chức năng của bộ phận mình Bộ phận lễ tân sẽ theo dõi được phần khách hàng đặt phòng, tình trạng phòng trống hay có khách, sơ đồ phòng khách sạn để từ đó dễ dàng nắm bắt và phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác trong công việc.
3.2 Quản lý phòng và đặt phòng
Website quản lý khách sạn chắc chắn không thể thiếu công dụng quản lý phòng và đặt phòng được vì đây là chức năng quan trọng trong hệ thống quản lý này.
Quản lý phòng sẽ bao gồm thông tin về sơ đồ phòng, mã phòng, loại phòng, số lượng phòng, giá phòng, các dịch vụ đối với mỗi phòng,…
Quản lý đặt phòng khách sạn để biết nguồn khách về từ đâu, từ các công ty du lịch, các kênh OTA, khách đoàn hay khách vãng lai,… để từ đó đưa ra hướng khai thác khách hàng tiềm năng trong tương lai.
Chức năng quản lý đặt phòng này cũng cho phép thấy được phòng đặt tương lai, cụ thể màn hình hiển thị hiệu suất phòng sử dụng bao gồm số lượng phòng khả dụng theo loại phòng, tổng số phòng khả dụng, phòng đăng ký,… và có thể xem thông tin ngắn gọn, chi tiết phòng đặt Khi thông tin đặt phòng được chấp nhận thì hệ thống đặt phòng trực tuyến từ website sẽ ngay lập tức gửi Email xác nhận đến cho khách hàng, tránh tình trạng sai sót hoặc nhầm lẫn thông tin đặt phòng của khách hàng.
3.3 Quản lý hồ sơ khách hàng
Xây dựng website quản lý khách sạn giúp khách sạn có thể nắm bắt được các thông tin cơ bản của khách hàng: tên khách hàng, giới tính, địa chỉ, email, số điện thoại, loại phòng, loại giường, số lượng phòng đặt,… giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm khách hàng theo phòng, tên, số chứng minh thư nhân dân hay số hộ chiếu,…
Trong quá trình khách hàng lưu trú có thể bổ sung lưu trữ những thông tin về thói quen, thuộc nhóm khách hàng nào, tìm hiểu khả năng chi trả hay các thói quen tiêu dùng của khách hàng để từ đó thuận tiện cho việc chăm sóc khách hàng vào những lần lưu trú tiếp theo.
Quá trình cập nhật, tìm kiếm khách hàng sẽ trở lên nhanh chóng, thuận tiện khi triển khai các chiến dịch tiếp thị hiệu quả khi quảng cáo đến đúng đối tượng khách hàng, từ đó mang về nguồn khách hàng tiềm năng trong tương lai.
Quản lý hệ thống đăng ký thuê, trả phòng của khách hàng, cụ thể là:
- Quản lý đặt phòng: tất cả các thông tin đăng ký đặt phòng của khách hàng, cũng như ngày giờ đến; ở trong bao lâu; đặt phòng trong tương lai ngày nào còn phòng, ngày nào hết phòng.
- Quản lý trả phòng: dựa trên thông tin đặt phòng khách hàng có thể trả phòng trước thời hạn đăng ký hoặc gia hạn thêm thời gian, hệ thống cũng báo chi phí cần thanh toán bao gồm tiền phòng, tiền dịch vụ hay phát sinh (nếu có).
- Quản lý hủy phòng: số phòng đăng ký trước đó sẽ bị nhảy trạng thái khi khách báo hủy phòng Tùy theo quy định của từng khách sạn mà mà hệ thống sẽ trừ số tiền khách phải thanh toán chi phí khi hủy phòng và sau đó gửi lại khách số tiền đặt cọc còn lại.
3.5 Quản lý các dịch vụ khác
Tùy theo quy mô của mỗi khách sạn mà có những dịch vụ khách nhau như: giặt là, thuê xe, báo thức, spa,… quản lý các dịch vụ này bao gồm thống kê ngày sử dụng, số lần sử dụng, số tiền cần thanh toán cho các dịch vụ này giúp khách sạn không chồng chéo vào quản lý phòng.
Giải pháp hệ thống
Từ việc phân tích ở trên có thể thấy:
- Quản lý khách sạn là một công việc quá phức tạp và luôn yêu cầu phải được giải quyết nhanh chóng
- Để đáp ứng yêu cầu này cần phải có một chương trình có thể quản lý được các công việc trên và được làm tự động hóa trên máy tính
- Quản lý khách sạn là một công việc quá phức tạp và luôn yêu cầu phải được giải quyết nhanh chóng
- Để đáp ứng yêu cầu này cần phải có một chương trình có thể quản lý được các công việc trên và được làm tự động hóa trên máy tính
- Hệ thống với dữ liệu vào là các thông tin về khách, thời gian thuê phòng của khách.
- Hệ thống sẽ xử lý các dữ liệu này và đưa ra: Phiếu thanh toán chi tiết cho khách, hóa đơn thanh toán, các báo cáo thống kê tình hình doanh thu trong ngày, trong tháng, trong quý, trong năm, các dự trù kinh phí cho các hoạt động sắp tới.
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHƯƠNG TRÌNH
Phân tích yêu cầu
Yêu cầu cấp thiết cần đặt ra là xây dựng và phát triển một hệ thống phần mềm đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm phòng, đặt phòng, Việc xây dựng phải đáp ứng được những yêu cầu sau:
Gồm có 4 yêu cầu chính:
Các phòng của khách sạn được quản lý dựa vào phòng số, loại phòng, trạng thái, giá cơ bản Khách sạn có các loại phòng tương ứng với giá (trong đó có 10% VAT).
2 Quản lý đăng ký - thuê phòng:
Tất cả các thông tin đăng ký thuê phòng đều được quản lý dựa trên người đặt phòng, họ tên khách đăng ký, thời gian đặt phòng, thời gian trả phòng, số tiền thanh toán và trạng thái thanh toán.
3 Quản lý việc trả phòng:
Dựa trên thông tin đăng ký thuê phòng và thông tin nhận phòng, việc trả phòng được khách sạn quản lý các thông tin sau: Số trả phòng, ngày trả, giờ trả, họ tên người trả (có thể trả phòng trước thời hạn đăng ký) Nếu khách hàng muốn gia hạn thêm thời gian ở tại khách sạn thì phải tiến hành làm thủ tục đăng ký lại Bên cạnh việc trả phòng của khách thì khách sạn sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng.
4 Quản lý tài khoản nhân viên:
Tất cả những nhân viên làm việc tại khách sạn đều được quản lý các thông tin sau: Họ nhân viên, Tên nhân viên, Chức vụ của nhân viên.
Phạm vi đối tượng
Áp dụng cho các khách sạn lớn nhỏ trên cả nước.
Phân loại và chức năng các tác nhân
➢ Xem, thay đổi trạng thái phòng, thêm, sửa, xóa, tìm kiếm các phòng.
➢ Xem, thêm, xoá, các thông tin của nhân viên.
➢ Xem, thay đổi trạng thái phòng, thêm, sửa, xóa, tìm kiếm các phòng.
Thiết kế mô hình hệ thống
UC1 - Đăng nhập/Đăng xuất
Tên Use case Đăng nhập
Mô tả Cho phép người sử dụng đăng nhập vào hệ thống, tùy theo người dùng mà hệ thống sẽ cho phép người dùng thực hiện các hoạt động khác nhau.
Người sử dụng Người quản trị, nhân viên lễ tân
Hoạt động UC này bắt đầu khi người dùng chọn đăng nhập vào hệ thống
1 Hệ thống yêu cầu người dùng nhập tên đăng nhập và mật khẩu
2 Hệ thống kiểm tra thông tin người dùng và xác nhận hợp lệ
3 Tùy theo đối tượng người dùng, hệ thống sẽ đến các form với chức năng phù hợp
4 Hệ thống thông báo đăng nhập thành công
5 Người dùng có thể chọn đăng xuất bằng cách chọn đăng xuất trên màn hình
Nếu sai thông tin đăng nhập Trong luồng cơ sở, người dùng đăng nhập với những thông tin không có trong cơ sở dữ liệu người dùng, thì hệ thống sẽ báo lỗi và yêu cầu đăng nhập lại Ngoài ra, người dùng có thể hủy bỏ đăng nhập, kết thúc Use CaseCase
Tác nhân Người quản trị, nhân viên lễ tân
Mô tả Người dùng khi muốn thoát khỏi chương trình thì sẽ thông qua đăng xuất để thoát
Tên Use Case Đặt phòng
Tác nhân Người quản trị, nhân viên lễ tân
Mô tả Khi khách hàng muốn đặt phòng thì nhân viên lễ tân sẽ nhập thông báo của khách hàng trên bảng thông tin.Dựa vào yêu cầu của khách hàng nhân viên lễ tân sẽ tư vấn và chọn phòng theo nhu cầu của khách hàng đồng thời cũng in và lưu thông tin của khách hàng khi đặt phòng thành công
Tên Use Case Trả phòng
Tác nhân Người quản trị, nhân viên lễ tân
Mô tả Khi khách hàng muốn trả phòng nhân viên lễ tân sẽ vào hệ thống kiểm tra phòng của khách hàng Sau đó sẽ kiểm tra thông tin phòng của khách hàng và in ra phiếu thanh toán cho khách hàng
Tên Use Case Thông tin phòng
Tác nhân Người quản trị, nhân viên lễ tân
Mô tả Admin đăng nhập có thể xem được thông tin phòng như kiểu phòng loại phòng và thông tin khách hàng và thông tin thanh toán còn nhân viên lễ tân chỉ xem được thông tin của phòng như kiểu phòng loại phòng cũng như trang thái phòng…
UC6 - Quản lý tài khoản
Tên Use Case Quản lý tài khoản
Tác nhân Người quản trị
Mô tả Admin (quản trị ) sẽ có có quyền quản lý xem toàn bộ thông tin tài khoản của admin và nhân viên ,có quyền xóa tài khoản và thêm tài khoản mới
Tên Use Case Quản lý phòng
Tác nhân Người quản trị (quản lý)
Mô tả Người quản trị (quản lý) có thể xem thông tin cũng như sửa
UC8 - Quản lý thông tin khách hàng
Tên Use Case Quản thông tin khách hàng
Tác nhân Người quản trị
Mô tả Người quản trị sẽ có quyền xem, thêm thông tin khách hàng trong cơ sở dữ liệu
4.2 Biểu đồ tuần tự - Sequence Diagram
4.3 Mô hình quy trình nghiệp vụ
● Trả phòng/lập hóa đơn
PHÂN TÍCH CHƯƠNG TRÌNH
Tổ chức dữ liệu
1.1 Mô hình quan hệ dữ liệu - ER
1.2 Mô hình luồng dữ liệu - Data Flow Diagram
Giải thích các dòng sự kiện và ký hiệu mô hình DFD:
Khái niệm Ký hiệu Ý nghĩa
Hoạt động bên trong của hệ thống thông tin, mỗi ô xử lý được đánh một số để biết nó là ô xử lý thứ mấy và ở cấp nào.
Sự thay đổi thông tin giữa các xử lý
Kho dữ liệu Vùng chứa thông tin
Tác nhân Tác nhân bên ngoài hệ thống
● Quản lý đặt, trả phòng
Mô hình cơ sở dữ liệu
2.1 Danh sách các thực thể
Quản lý các thông tin về phòng cho thuê trong khách sạn.
LoaiPhong Varchar(50) Loại phòng gồm là
TrangThaiPhong Varchar(50) Trạng thái của phòng là được thuê và chưa thuê
GiaPhong int Giá phòng theo ngày
KieuPhong Varchar(50) Kiểu phòng đơn hay đôi hoặc là ba giường TinhTrangPhong Varchar(50) Tình trạng của phòng là được dọn hay chưa dọn
Bảng thông tin chi tiết về thuê phòng khách sạn của khách hàng.
IDhoadon int Mã hoá đơn
IDKhachHang int Mã khách hàng
Email Varchar(50) Email của khách hàng
Diachi Varchar(50) Địa chỉ của khách hàng
Thanhpho Varchar(50) Thông tin của khách hàng
Quoctich Varchar(50) Quốc tịch khách hàng
Date int Số ngày thuê phòng
Tongtien double Tổng số tiền khách cần thanh toán
Bảng thông tin về khách hàng
IDKhachHang int Mã khách hàng
HoTen Varchar(50) Họ tên khách hàng
SDT Varchar(50) Số điện thoại
Email Varchar(50) Email của khách hàng
Thanhpho Varchar(50) Thông tin của khách hàng
Quoctich Varchar(50) Quốc tích khách hàng
Hochieu Varchar(50) Số chứng minh nhân dân hay số hộ chiếu của khách hàng
Quản lý tài khoản người dùng hệ thống.
IDTaiKhoan int ID tài khoản
TenTK Varchar(50) Tên Tài Khoản
MatKhau Varchar(50) Mật khẩu tài khoản
Quyen Varchar(50) Quyền mà tài khoản được sử dụng
2.1.5 Bảng thông tin tài khoản
Thông tin tài khoản khi thanh toán
IDKH int ID khách hàng
TenTK Varchar(50) Tên Tài Khoản
CVCcode Varchar(50) Mã CVC của thẻ
Sothe Varchar(50) Số thẻ của tài khoản thanh toán
2.2 Mô hình hóa thực thể dữ liệu
Mô hình quan niệm xử lý theo phương pháp tựa Merise
Trong các mô hình quan niệm xử lý của quy trình đặt/trả phòng có liên quan đến các đối tượng và bộ phận sau: khách hàng, Bộ phận xử lý(Nhân viên lễ tân và Người quản trị), dữ liệu.
3.1 Xác định sơ đồ hệ thống con của chương trình
Giải thích các dòng sự kiện
Số Diễn giải Số Diễn giải
(1) Đăng ký (2) Thông tin đăng ký
(3) Ghi nhận thông tin đăng ký (4) Thông tin khách hàng
(5) Loại phòng đặt (6) Thông tin phòng
(7) Chi tiết thông tin phòng đặt (8) Thông tin phòng được đặt (9) Hóa đơn đặt phòng (10) Thông tin phòng đặt
(11) Yêu cầu thông tin thanh toán (12) Thoogn tin thanh toán
(13) Thông tin thanh toán + phiếu (14) Thanh toán
3.2 Xây dựng mô hình quan niệm xử lý
3.1.1 Sơ đồ liên hoàn các biến cố
3.2.2 Mô hình quan niệm xử lý Merise
Giải thích các ký hiệu mô hình:
Tập các biến cố Tập biến cố gồm hai loại: tập biến cố vào và tập biến cố ra Điều kiện phát động biến cố Quy tắc quản lý
Quy tắc quản lý có điều kiện ra
Dữ liệu Gồm có hai loại: dữ liệu vào và dữ liệu ra cho của quy tắc xử lý Phương tiện biểu diễn dữ liệu trên giấy
THIẾT KẾ GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH
Công nghệ và kỹ thuật áp dụng
Ngôn ngữ lập trình: Java
Thiết kế giao diện
2.5 Một số giao diện khác
● Giao diện quản lý khách hàng
● Giao diện Add và Delete user
● Giao diện Add và Delete room
