áp dụng phương pháp 5s vào hoạt động lưu trữ của ubnd thành phố phúc yên

dụng không cần thiết đối với các hoạt động lưu trữ máy móc hỏng, thừa không sửdụng đến trong thời gian dài sắp xếp lộn xộn, gây mất mỹ quan ; công tác vệ sinhkho máy móc, trần kho, tư

Tổng quan về tình hình nghiên cứu

* Tình hình nghiên cứu nước ngoài

5S được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1980, được phát triển dựa trên hệ thống sản xuất của Toyota (Toyota’s Total Production System – TPS) bởi ôngSakichi Toyoda và Taichi Ohno cùng với các kỹ sư công nghiệp người Nhật Bản.5S được xem như một phần trụ cột của "Hệ thống sản xuất của Toyota", giúp tạo ra một môi trường làm việc tinh tươm, có trật tự góp phần tăng tính hiệu quả trong quy trình sản xuất, kinh doanh, giảm thiểu lãng phí và tăng sự an toàn cho nhân viên.

Sau đó, phương pháp này vẫn tiếp tục được các nhà nghiên cứu, học giả ở các nước trên thế giới đào sâu và phát triển Một số nghiên cứu tiêu biểu như:

Mohd Nizam Ab Rahman và cộng sự (2010), Implementation of 5S Practices in the Manufacturing Companies: A Case Study, nghiên cứu việc thực hiện 5S với hai công ty sản xuất Kết quả cho thấy cả hai công ty về cơ bản đều thực hành 5S tốt, tuy nhiên vẫn còn một số điểm yếu cần được xem xét như việc sắp xếp tài liệu, dụng cụ, thiết bị Hơn nữa, cả hai công ty đều đồng ý rằng việc việc thực hành 5S là hiệu quả, có thể cải thiện các tiêu chuẩn vệ sinh, hiệu quả môi trường, sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc của họ.Đề tài này nhấn mạnh yếu tố then chốt quyết định sự thành công của việc thực hành 5S là sự ủng hộ, tham gia của lãnh đạo cấp cao vào hoạt động này.

Anthony Manos và Jennifer Molski (2011),The very best of 5S, đã nói về sự xuất hiện của phương pháp 6S và 7S bởi nhiều công ty Mỹ đưa ra dựa trên phương pháp 5S Các công ty đã phát triển và đề xuất thêm các chữ “S” như Safety ( An toàn), Security ( Bảo vệ) hay Spirit ( Tinh thần) Tuy nhiên, nếu thực hiện tốt các tiêu chí của 5S ban đầu thì đã bao hàm đầy đủ ý nghĩa của các chữ “S” được đề xuất thêm vào Bên cạnh đó, nhóm tác giả đã chứng minh việc áp dụng phương pháp 5S là phương pháp hiệu quả và hiệu quả nhất trong 3 phương pháp nêu trên Đó cũng là một trong những lý do vì sao hầu hết các nước tiên tiến cũng như các nước đang phát triển trên thế giới áp dụng phương pháp 5S.

Bhavesh Chandrayan và cộng sự ( 2019), Study of 5S lean technique: a review paper Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu quá trình thực hiện 5S trong tất cả các tình huống sản xuất khác nhau và nhấn mạnh những kết quả tích cực đáng kể của 5S Đề tài dựa trên việc xem xét các tài liệu được hệ thống hóa nhằm theo dõi cách thức thực hiện 5S trong các tổ chức khác nhau, sau đó phân loại tài liệu đã xuất bản thành ba loại khác nhau dựa trên tính ngắn gọn và cách tiếp cận có hệ thống để phân tích phương pháp luận Đề tài đánh giá tính ưu việt của các phát hiện của nhiều nhà nghiên cứu và nêu bật các đề xuất cũng như ứng biến nhằm đảm bảo việc thực hiện 5S hiệu quả và hiệu quả trong bất kỳ tổ chức nào Các kết quả cho thấy tính hiệu quả của phương pháp 5S trong việc nâng cao hiệu suất, giúp cho tổ chức đạt được sự cải tiến liên tục và hiệu suất cao hơn.

* Tình hình nghiên cứu trong nước

Năm 1993, khái niệm 5S lần đầu tiên xuất hiện tại Việt Nam khi Nhật mở rộng đầu tư vào Việt Nam và công ty Việt Nam đầu tiên áp dụng phương pháp này là công ty Vikyno Từ đó cho đến nay, có khá nhiều đề tài nghiên cứu về 5S và cách áp dụng hiệu quả phương pháp này, tiêu biểu như: a, Sách, giáo trình

Cuốn sách Thực hành 5S - Nền tảng cải tiến năng suất của tác giả Phan Chí Anh ( 2008), NXB Lao động - Xã hội, đã đưa ra định nghĩa về phương pháp 5S bằng Tiếng Việt, bao gồm: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng Cuốn sách này cung cấp cơ sở lý luận về phương pháp 5S.

Cuốn sáchQuản trị tinh gọn tại Việt Nam - đường tới thành công, tái bản lần thứ hai, của tác giả Nguyễn Đăng Minh (2017), NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, đã chỉ ra rằng “ tâm thế” được xem là yếu tố quan trọng quyết định tới sự thành công của việc áp dụng phương pháp 5S, thế nhưng yếu tố này lại bị coi nhẹ và thường hay bị bỏ qua Qua cuộc khảo sát được tiến hành với hơn 300 doanh nghiệp tại Việt Nam, tác giả đã tìm ra nguyên nhân tại sao phương pháp 5S chưa áp dụng thành công tại Việt Nam, Từ đó, đề xuất mô hình và các giải pháp nhằm triển khai áp dụng thành công phương pháp này. b, Đề tài nghiên cứu

Luận văn thạc sĩ của tác giả Trần Thúy Giang ( 2007), Nghiên cứu áp dụng 5S tạo môi trường làm việc hiệu quả các phòng ban chức năng tại công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội”, đã đưa ra nội dung lý thuyết về 5S, phân tích thực trạng 5S tại công ty dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội, từ đó đánh giá, nhận định và chỉ ra các yếu tố cơ bản góp phần vào sự thành công khi thực hiện 5S Luận văn đã góp phần không nhỏ vào việc cải thiện những mặt hạn chế và tạo môi trường làm việc hiệu quả tại các phòng ban chức năng thuộc công ty cổ phần dịch vụ du lịch đường sắt Hà Nội.

Luận văn thạc sĩ của tác giả Dương Thị Quỳnh Châu ( 2017), Áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ tại các cơ quan của UBND huyện Thường Tín,đã làm rõ cơ sở lý thuyết của phương pháp 5S, tiến hành khảo sát và phân tích thực trạng hoạt động lưu trữ của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện Thường Tín Từ đó, đánh giá thực trạng và đề xuất mô hình, quy trình phù hợp với tình hình thực tế hoạt động lưu trữ của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện Thường Tín. Đề tài nghiên cứu của nhóm tác giả Nguyễn Đăng Minh và cộng sự ( 2013),Áp dụng 5S tại các doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa đã chỉ ra rằng 5S giúp các doanh nghiệp loại bỏ lãng phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và năng lực cạnh tranh trên thị trường trong nước cũng như quốc tế Bài nghiên cứu đã đưa ra lý thuyết và 5S, tiến hành khảo sát thực trạng của 52 doanh nghiệp tại Việt Nam Kết quả cho thấy việc áp dụng 5S còn hạn chế Phần lớn các doanh nghiệp đã áp dụng 5S mới dừng lại ở việc thực hiện 3S đầu tiên trong 5S Từ đó, chỉ ra nguyên nhân chính bằng cách sử dụng phương pháp phân tích nhân - quả và đề xuất giải pháp khuyến nghị nhằm phát triển 5S tại Việt Nam. Đề tài nghiên cứu của tác giả Bùi Thị Hảo ( 2020),Kinh nghiệm áp dụng 5S từ thực tế trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh,làm rõ cơ sở lý thuyết, phân tích tính hiệu quả của quá trình thực hiện 5S tại trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh kết hợp với việc chắt lọc ý kiến từ các chuyên gia Nhật Bản, từ đó rút ra 05 bài học kinh nghiệm về việc áp dụng 5S đảm bảo môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp để vận dụng vào trường đại học giai đoạn hiện nay.

Cho tới hiện nay, mặc dù phương pháp này đã xuất hiện tại Việt Nam 20 năm qua nhưng vẫn có khá ít công trình nghiên cứu về việc áp dụng phương pháp 5S vào các hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, cũng chưa có công trình nào trực tiếp nghiên cứu về “Áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ của UBND thành phốPhúc Yên” Vì vậy, đề tài mà tôi lựa chọn là đề tài mới, không trùng lặp với các công trình trước đây đã công bố Đề tài tập trung vào phân tích thực trạng hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của phương pháp 5S nhằm đánh giá ưu điểm, hạn chế và tìm ra nguyên nhân của hạn chế khi áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ Từ đó, xây dựng mô hình, giải pháp áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên thành công và có hiệu quả.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục tiêu nghiên cứu : Áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên

+ Nghiên cứu lý luận về phương pháp 5S, làm rõ vai trò; ý nghĩa của phương pháp 5S áp dụng vào hoạt động lưu trữ.

+ Khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của phương pháp 5S.

+ Đề xuất mô hình, quy trình triển khai mô hình áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên,

+ Kiến nghị các nhóm giải pháp khắc phục những rào cản và duy trì thực hiện phương pháp 5S lâu dài trong hoạt động lưu trữ của UBND thành phố PhúcYên.

Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận: Đề tài nghiên cứu vận dụng phương pháp này nhằm mục đích có cái nhìn toàn diện khi đánh giá các vấn đề liên quan tới việc áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên.

- Phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích tài liệu: Đề tài sử dụng phương pháp này để hệ thống hóa cơ sở lý luận và thu thập, phân tích và đánh giá những thông tin, số liệu theo từng nội dung.

- Phương pháp quan sát: Tác giả sử dụng phương pháp này để quan sát, kiểm chứng các lý thuyết về các vấn đề liên quan tới việc áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên Từ đó, tác giả có cơ sở đánh giá về thực trạng hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của phương pháp 5S.

- Phương pháp khảo sát: Tác giả sử dụng phương pháp này tại Chương 2 của đề tài để khảo sát thực trạng hoạt động lưu trữ dưới góc độ phương pháp 5S

Đóng góp mới của đề tài

- Về mặt lý luận: Đề tài hệ thống hóa các vấn đề lý luận về việc áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ, nhất là chủ thể áp dụng phương pháp 5S hướng tới cơ quan nhà nước chứ không chỉ dừng lại ở các doanh nghiệp như trước đây Kết quả của đề tài có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho những đề tài có vấn đề nghiên cứu liên quan.

- Về mặt thực tiễn: Đề tài chỉ ra thực trạng hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của phương pháp 5S, đánh giá ưu điểm, hạn chế và chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế Từ đó, đề ra mô hình, quy trình áp dụng mô hình và những giải pháp áp dụng thành công và duy trì, phát triển phương pháp 5S trong hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên

Kết cấu của đề tài

Chương 1: Khái quát chung về việc áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ

Chương 2: Thực trạng hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ phương pháp 5S

Chương 3: Đề xuất giải pháp triển khai áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VIỆC ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S VÀO HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ

Một số khái niệm

5S là phương pháp quản lý theo phương pháp Nhật Bản, là nền tảng cơ bản nhất để áp dụng các công cụ và phương pháp hiện đại khác nhằm phát triển hệ thống quản lý tập trung song song với sử dụng quản lý chất lượng tổng thể ( Bamber và cộng sự, 2000) [13] Hiện nay, phương pháp này được áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp Nhật Bản và các nước khác trên thế giới Bất cứ tổ chức nào muốn hướng tới các mô hình đẳng cấp thế giới thì cầu nối quan trọng và không thể thiếu là 5S với mục đích chính là loại bỏ lãng phí trong sản xuất, tối ưu hóa quy trình làm việc, tạo ra một môi trường làm việc ngăn nắp, tinh gọn, an toàn và chất lượng, nâng cao tính tự giác của mỗi cá nhân trong tổ chức, nâng cao hiệu quả và hiệu suất công việc.

5S là thuật ngữ viết tắt của 5 từ tiếng Nhật, đó là: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke ( Osada, 1991 [16] và Ho, 1997 [14] ) Tại các nước khác nhau, 5S được dịch thành nhiều từ khác nhau song về ý nghĩa của chúng, cơ bản là không hề thay đổi Khi dịch sang tiếng Anh, 5S được dịch thành Sorting, Straitening, Shining, Standardizing, Sustaining ( Lonnie Wilson, 2010) [15] Khi dịch sang Tiếng Việt, 5S mang ý nghĩa là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Chuẩn hóa và Tâm thế (Nguyễn Đăng Minh, 2017) [6] Tuy nhiên, nhằm đồng nhất với các thuật ngữ còn lại được bắt đầu bằng chữ “S” , Phan Chí Anh ( 2008) và một số học giả khác dịch 5S như sau : Seiri - Sàng lọc, Seiton - Sắp xếp, Seiso - Sạch sẽ, Seiketsu - Săn sóc và Shitsuke - Sẵn sàng [1] Tác giả đồng ý với cách dịch này.

1.1.1.1 S1 - Sàng lọc (Seiri) Đây là công việc đầu tiên trong thực hành phương pháp 5S Sàng lọc là hoạt động xem xét và phân loại những vật dụng cần thiết, chưa cần thiết hoặc không cần thiết, liên quan, chưa liên quan hoặc không liên quan tại nơi làm việc, từ đó giữ lại những vật dụng cần thiết, liên quan tới công việc tại một vực và loại bỏ hoặc di dời những vật dụng chưa/ không cần thiết, chưa/ không liên quan ra khỏi khu vực đó Do con người có xu hướng giữ mọi thứ cho trường hợp dự phòng nên dẫn tới việc phát sinh ra những vật dụng thừa, vô tình cản trở họ trong quá trình làm việc, ảnh hưởng tới năng suất và chất lượng công việc Chính vì vậy, mục tiêu mà Sàng lọc hướng tới chính là phân loại những vật dụng cần thiết, chưa/ không cần thiết, liên quan, chưa/ không liên quan để loại bỏ hoặc thanh lý những vật dụng thừa nhằm tiết kiệm được thời gian tìm kiếm vật dụng phục vụ cho công việc, tạo ra một môi trường làm việc khoa học và an toàn hơn.

Công việc tiếp theo sau khi phân loại và di dời, loại bỏ những vật dụng không cần thiết là sắp xếp những vật dụng còn giữ lại một cách khoa học và có hiệu quả Đó chính là nội dung của Sắp xếp Hiệu quả của hoạt độngSắp xếp thể hiện ở chỗ các vật dụng phải được bố trí ở chỗ hợp lý, sao cho dễ thấy, dễ tìm, dễ lấy và dễ trả lại Căn cứ vào tần suất sử dụng và công dụng, phân tích trình tự sao cho tiết kiệm thời gian di chuyển và làm việc, từ đó đưa ra quyết định vị trí của từng vật dụng kèm theo ký hiệu, dấu hiệu cụ thể để dễ dàng nhận biết Sắp xếptạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, gọn gàng, thuận tiện, khuyến khích tinh thần và tạo cảm hứng làm việc cho nhân viên trong tổ chức.

Sạch sẽ là giữ gìn vệ sinh các trang thiết bị, máy móc, cơ sở vật chất và khu vực làm việc để đảm bảo mỹ quan và chất lượng môi trường làm việc.Sạch sẽ không chỉ dừng lại ở việc giữ gìn vệ sinh trong tổ chức bằng cách lau chùi, quét dọn nơi làm việc, mà còn là việc kiểm tra máy móc, các trang thiết bị phục vụ cho công việc, phát hiện ra những vấn đề tiềm ẩn như bụi bẩn, lỏng ốc, từ đó có những giải pháp sửa chữa vấn đề và nâng cao năng suất máy móc, trang thiết bị, góp phần bảo đảm an toàn trong lao động.

Săn sóc là hoạt động kiểm tra, đánh giá và duy trì kết quả của 3S đầu tiên( Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ), đồng thời liên tục cải tiến môi trường làm việc để hiệu quả tỉ lệ thuận với sự cải tiến, tức là càng nâng cấp môi trường làm việc lên cao hơn thì hiệu quả nhận được sẽ càng tốt hơn Tuy nhiên, tổ chức muốn 3S ( Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ) hoạt động có hiệu quả thì đó phải là cả một quá trình, chứ không thể là ngày một, ngày hai Vì vậy, S4hướng tới việc duy trì các hoạt động S1, S2, S3lâu dài, liên tục cải tiến và tạo ra hiệu quả, dần tiến tới hoàn thiện 5S trong tổ chức.

Sẵn sànglà hoạt động cuối cùng và cũng là hoạt động quan trọng nhất, góp phần duy trì và đưa 5S phát triển tới mức cao nhất Xuất phát từ triết lý “Lấy con người làm trung tâm”, Sẵn sàng có ý nghĩa xây dựng ý thức cho con nguời thấu hiểu về công việc mà họ đang làm là có ích cho chính họ, nếu con người muốn phát triển về năng lực tư duy và năng lực làm việc thì chỉ có học thật, làm thật với công việc của họ Mà muốn như vậy thì con người cần phải có ý thức, thái độ, đạo đức tốt và có trách nhiệm với công việc Từ đó, nâng cao ý thức tự giác thực hiện các hoạt động của phương pháp 5S của các cá nhân trong tổ chức, duy trì và phát triển phương pháp 5S trong tổ chức, góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công việc.

Hiểu theo nghĩa thông thường, tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị, được giữ lại và bảo quản để phục vụ nhu cầu khai thác thông tin Hiểu theo nghĩa chuyên ngành, có nhiều định nghĩa về tài liệu lưu trữ:

Theo Hội đồng Lưu trữ Quốc tế, 1988, “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng”[8]

Theo cuốnNghiệp vụ văn thư lưu trữ của tác giả Hoàng Lê Minh ( 2009):

“ Tài liệu lưu trữ được hiểu là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phụ vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội”[3]

Có nhiều định nghĩa về tài liệu lưu trữ được đưa ra bởi nhiều tác giả khác nhau, tuy nhiên, trong bài báo cáo của mình, tác giả thống nhất sử dụng định nghĩa về tài liệu lưu trữ của nước ta được quy định tại Khoản 3 Điều 2 Luật lưu trữ 2011:

“ Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.” [7]

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 2 của Luật lưu trữ 2011; “ Hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ [7]

Theo đó, hoạt động lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Thu thập tài liệu: Tại Khoản 12, Điều 2 của Luật lưu trữ 2011:“ Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển đổi vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử”[7]

- Chỉnh lý tài liệu: Tại Khoản 13, Điều 2 của Luật lưu trữ 2011:“Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.”[7]

- Xác định giá trị tài liệu: Tại Khoản 14, Điều 2 của Luật lưu trữ 2011;

Nội dung áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ

Sàng lọc áp dụng trong hoạt động lưu trữ xuyên suốt trong các nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu và bảo quản tài liệu Sàng lọc thể hiện ở việc phân loại và tiến hành loại bỏ những vật dụng, văn bản, tài liệu không cần thiết ( trùng, thừa, hết giá trị ) và có những biện pháp xử lý phù hợp Ngoài ra, hoạt động Sàng lọc còn được thể hiện ở việc xây dựng, ban hành các quy trình, hướng dẫn phân loại vật dụng, hồ sơ, tài liệu

Sắp xếp trong hoạt động lưu trữ thể hiện trong các nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu và bảo quản tài liệu Đây là hoạt động bố trí, sắp xếp các vật dụng, hồ sơ, tài liệu với mục đích tạo ra sự thuận tiện cho hoạt động tìm kiếm và sử dụng tài liệu.

Sạch sẽtrong hoạt động lưu trữ không chỉ có nghĩa là vệ sinh máy móc, hồ sơ, tài liệu, không để bám bụi mà còn là tư duy về sạch sẽ, tức là giảm thiểu các nguyên nhân phát sinh chi phí lãng phí, tài liệu bị hư hỏng cho mối, mọt, ẩm mốc ảnh hưởng xấu tới sức khỏe của người lao động.

Săn sóc trong hoạt động lưu trữ được hiểu là duy trì các hoạt động của 3S đầu tiên, có thể được thực hiện thông qua việc xây dựng và ban hành các quy định chuẩn hóa các hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp, Sẵn sàng, hoạt động kiểm tra, khen thưởng,

Sẵn sàngtrong hoạt động lưu trữ thể hiện ở ý thức tự giác, thái độ tích cực,chủ động của cán bộ thực thi lưu trữ trong việc duy trì kết quả các hoạt động 3S và cải tiến liên tục để tạo ra hiệu quả, bao gồm trong quy trình, thủ tục hành chính.Hơn nữa, nó còn là tâm thế trong việc sẵn sàng phục vụ, đáp ứng các nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ

Ý nghĩa của việc áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ

- Góp phần tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, khoa học và an toàn Áp dụng đầy đủ quy trình của phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ, cơ quan, tổ chức sẽ loại bỏ được những vật dụng, tài liệu không cần thiết và không liên quan trong kho lưu trữ và bố trí hợp lý những vật dụng cần thiết còn giữ lại, từ đó tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, khoa học, thúc đẩy tinh thần làm việc của con người trong tổ chức, các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ cũng được thực hiện thuận lợi, dễ dàng và có hiệu quả Hơn nữa, tính an toàn mà phương pháp 5S mang lại là các máy móc, thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động lưu trữ được vệ sinh và bảo dưỡng theo định kì Như thế, mọi người có thể kiểm soát được tình trạng của cơ sở vật chất, tránh trường hợp mất mát, hỏng hóc, mất kiểm soát do quá tải hoặc những sự cố liên quan đến an toàn của người thực hiện công việc.

- Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ Như đã phân tích ở trên cũng như trong thực tế, đã có rất nhiều công trình nghiên cứu chứng minh sự tác động của môi trường làm việc lên năng suất và hiệu quả công việc Khi môi trường làm việc của cơ quan, tổ chức liên tục được cải tiến và nâng cấp thì sẽ tạo ra những điều kiện thuận lợi cho các yếu tố tạo nên hiệu quả công việc phát triển Từ đó sẽ tạo ra hiệu quả và năng suất công việc được nâng cao Đây chính là mục tiêu mà phương pháp 5S hướng tới.

- Nâng cao chất lượng dịch vụ lưu trữ Mục đích cuối cùng của hoạt động lưu trữ là cung cấp nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, phục vụ cho nhu cầu giải quyết công việc hàng ngày của cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan, tổ chức và các nhu cầu chính đáng khác nhau trong đời sống xã hội Việc áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ góp phần cải thiện chất lượng, cung cấp dịch vụ lưu trữ chuyên nghiệp, hiệu quả, đáp ứng tốt hơn các nhu cầu khai thác, nâng cao mức độ hài lòng của lãnh đạo, công chức, nhân viên trong nội bộ cơ quan, tổ chức nói riêng và công dân nói chung Từ đó góp phần nâng cao uy tín của cơ quan, tổ chức.

-Cá nhân thực hiện phương pháp 5S trở nên kỷ luật hơn.Thực hiện phương pháp 5S đồng nghĩa với việc cơ quan, tổ chức thống nhất áp dụng cùng một biện pháp Lãnh đạo cơ quan chỉ đạo việc xây dựng, ban hành văn bản đồng thời thành lập tổ kiểm tra Tổ kiểm tra có trách nhiệm đôn đốc cá nhân có trách nhiệm thực hiện, đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện thực hiện phương pháp 5S trong hoạt động lưu trữ lên lãnh đạo Như vậy, cá nhân thực hiện phương pháp 5S trong hoạt động lưu trữ phải tuân thủ theo quy định, làm việc theo một tác phong kỷ luật hơn và cố gắng duy trì công việc một cách khoa học nhất.

- Áp dụng phương pháp 5S giúp cán bộ lưu trữ trong cơ quan phát huy sự sáng tạo Khi thực hiện phương pháp 5S trong hoạt động lưu trữ, bước đầu tiên là phải sàng lọc những vật dụng không cần thiết ra khỏi nơi làm việc, sắp xếp, bố trí các vật dụng cần thiết còn lại một cách khoa học, điều đó đồng nghĩa với việc phương pháp 5S đang trực tiếp kích thích sự sáng tạo của lưu trữ cơ quan khi họ đặt ra những câu hỏi như : “ Những gì cần thiết và không cần thiết đối với công việc mình đang thực hiện ?”, “ Đối với những vật dụng không cần thiết thì nên xử lý như thế nào ?”,và“ Đối với những vật dụng cần thiết, nên sắp xếp như thế cho hợp lý và thuận tiện cho công việc?”, và đưa ra câu trả lời tốt nhất cho những câu hỏi đó Hơn thế nữa, phương pháp 5S còn gián tiếp kích thích sự sáng tạo của cán bộ lưu trữ bằng cách tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, thoải mái, thúc đẩy tinh thần làm việc của người lao động Từ đó, tạo điều kiện cho các cá nhân phát triển, đề ra và sáng tạo được nhiều ý tưởng hơn trong công việc.

Có thể nói, áp dụng phương pháp 5S giúp tổ chức xây dựng một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, khoa học và an toàn Thực hiện phương pháp5S thúc đẩy tinh thần làm việc và phát huy tính sáng tạo của mỗi cá nhân trong tổ chức, tạo cho mỗi cá nhân có thái độ làm việc tích cực và tác phong làm việc kỷ luật hơn, góp phần tạo nên phong cách chuyên nghiệp của tổ chức, củng cố hình ảnh và uy tín, nâng cao niềm tin trong con mắt của đối tác và khách hàng.

Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công trong việc áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ

Sự cam kết, hỗ trợ từ phía lãnh đạo: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công của phương pháp 5S là sự cam kết từ phía lãnh đạo cơ quan, tổ chức Lãnh đạo biết, hiểu được vai trò, lợi ích và tầm quan trọng của phương pháp 5S, đồng tình và ủng hộ việc thực hiện phương pháp 5S trong hoạt động lưu trữ Từ đó, lãnh đạo chỉ đạo xây dựng và ban hành những cơ chế, chính sách và biện pháp kèm theo nguồn lực hỗ trợ để việc áp dụng phương pháp 5S trong hoạt động lưu trữ có hiệu quả và duy trì lâu dài.

Chính sách đào tạo: Cơ quan, tổ chức cần xây dựng chính sách đào tạo phải phù hợp với đặc điểm, tình hình thực tế nhân sự và hoạt động lưu trữ tại từng cơ quan, phải làm sao cho các cá nhân hiểu được những kiến thức và cách thức thực hiện phương pháp 5S mà họ được đào tạo, Khi mọi người nhận thức được vai trò, giá trị của phương pháp 5S mang lại thì họ sẽ tự giác và chủ động trong việc thực hiện các hoạt động của phương pháp 5S.

Sự tự nguyện tham gia của mọi cá nhân có trách nhiệm thực hiện hoạt động lưu trữ trong tổ chức: Câu trả lời gọn nhất cho sự thành công của phương pháp 5S chính là hành động Để phương pháp 5S thực sự có hiệu quả thì không chỉ dừng lại ở mức hiểu mà còn phải áp dụng được trong thực tiễn Lãnh đạo cơ quan là những người đầu tiên thực hiện phương pháp 5S để làm gương cho tất cả cá nhân khác trong cơ quan, Trong quá trình hoạt động của cơ quan, lãnh đạo phải thường xuyên phải sử dụng các văn bản, giấy tờ, hồ sơ tài liệu để phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý chung Vì thế, hồ sơ, tài liệu phải được thực hiện các hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ để tránh tình trạng lẫn lộn tài liệu hoặc thất lạc tài liệu Bên cạnh đó, cần phải tạo môi trường thúc đẩy tinh thần tự giác, chủ động tham gia của mỗi một cá nhân trong tổ chức, để họ thực hiện các hoạt 5S trong hoạt động lưu trữ như một thói quen.

Lặp lại chu trình 5S để nâng cao hiệu quả: Thực hiện phương pháp 5S cần sự lặp đi, lặp lại không ngừng nghỉ các hoạt động của 3S ( Sàng lọc, Sắp xếp,Sạch sẽ) nhằm duy trì thực hiện phương pháp 5S trong hoạt động lưu trữ của tổ chức, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động hoạt động lưu trữ và cải tiến công tác quản lý hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Trách nhiệm thực hiện phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ của cơ quan , tổ chức

1.5.1 Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan

- Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo các văn bản, quy định việc áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ của cơ quan

- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về phương pháp 5S trong hoạt động lưu trữ của cơ quan.

1.5.2 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Hành chính

Giúp Thủ trưởng cơ quan trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát đồng thời tổ chức hướng dẫn việc thực hiện phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ tại cơ qua

1.5.3 Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan

Lưu trữ cơ quan có vai trò quan trọng đối với việc thực hiện phương pháp 5S trong hoạt động lưu trữ Lưu trữ cơ quan là người trực tiếp thực hiện, có trách nhiệm tuân thủ các quy định, quy chế liên quan tới việc thực hiện phương pháp 5S trong hoạt động lưu trữ mà cơ quan đã thống nhất và ban hành.

Tại chương 1, tác giả đã hệ thống hóa và làm rõ cơ sở lý luận về phương pháp 5S và hoạt động lưu trữ, từ đó nêu lên được sự cần thiết khi áp dụng 5S vào hoạt động lưu trữ tại cơ quan hành chính nhà nước Hệ thống cơ sở lý luận tại chương 1 giúp tôi có nền tảng vững chức để triển khai các chương sau, là cơ sở để phân tích và đưa ra những đánh giá khách quan về thực trạng hoạt động lưu trữ củaUBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ phương pháp 5S.

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ CỦA UBND THÀNH PHỐ PHÚC YÊN DƯỚI GÓC ĐỘ PHƯƠNG PHÁP 5S

Giới thiệu chung về UBND Thành phố Phúc Yên

Hình 2.1 Một số hình ảnh của UBND thành phố Phúc Yên

Nguồn: Tác giả sưu tầm

Tên cơ quan: UBND thành phố Phúc Yên Địa chỉ: 145 đường Trần Hưng Đạo, phường Trưng Trắc, thành phố Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc Điện thoại: 0211.3872.889

2.1.1 Vị tri, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Thành phố Phúc Yên

UBND thành phố Phúc Yên là một trong những cơ quan quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, nằm trong hệ thống hành chính của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam UBND thành phố Phúc Yên do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND cùng cấp và các cơ quan nhà nước cấp trên UBND thành phố Phúc Yên chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp và pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND nhằm thực hiện các chủ trương, chính sách phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng an ninh và các biện pháp khác trên địa bàn thành phố Phúc Yên, góp phần bảo đảm sự thống nhất trong quản lý, chỉ đạo từ trương ương tới cơ sở.

+ Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân thành phố quyết định các nội dung sau:

 Tổ chức tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, pháp luật và trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, xây dựng chính quyền

 Lĩnh vực kinh tế, tài nguyên, môi trường

 Biện pháp phát triển hệ thống giáo dục mầm non, tiểu học và trung học cơ sở; biện pháp phát triển sự nghiệp văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao; biện pháp bảo vệ, chăm sóc sức khỏe nhân dân, phòng, chống dịch bệnh, thực hiện chính sách dân số, kế hoạch hóa gia đình; biện pháp phát triển việc làm, thực hiện chính sách ưu đãi đối với người có công với cách mạng, chính sách bảo trợ xã hội, xóa đói, giảm nghèo; biện pháp bảo đảm việc thực hiện chính sách dân tộc, tôn giáo trên địa bàn thành phố theo quy định của pháp luật.

+ Quyết định các cơ chế, chính sách thu hút đầu tư phát triển đô thị, chương trình, kế hoạch xây dựng công trình hạ tầng đô thị, giao thông theo quy định của pháp luật.

+ Quyết định biện pháp quản lý dân cư và tổ chức đời sống dân cư, bảo đảm trật tự công cộng, cảnh quan đô thị trên địa bàn.

+ Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố.

+ Tổ chức thực hiện ngân sách thành phố; thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật.

+ Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.

+ Quyết định cơ chế khuyến khích phát triển công trình hạ tầng đô thị trên địa bàn theo quy định của pháp luật.

+ Quyết định kế hoạch xây dựng công trình hạ tầng đô thị, quy hoạch phát triển đô thị theo quy định của pháp luật.

+ Tổ chức thực hiện các Nghị quyết của HĐND thành phố

+ Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền.

+ Phân cấp, ủy quyền cho UBND cấp xã, huyện, cơ quan, tổ chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân thành phố

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Phúc Yên

Tổ chức bộ máy của UBND thành phố Phúc Yên:

- Lãnh đạo UBND thành phố: bao gồm 01 Chủ tịch và 02 phó Chủ tịch

- Các phòng ban, đơn vị trực thuộc bao gồm 11 phòng ban chuyên môn, 06 đơn vị trực thuộc sự nghiệp, 01 đơn vị hội và 10 đơn vị hành chính, cụ thể

 Phòng Tài chính - Kế hoạch

 Phòng Tài nguyên - Môi trường

 Phòng Lao động, Thương binh&Xã hội

 Phòng Văn hóa - Thông tin

 Phòng Giáo dục&Đào tạo

 Phòng Quản lý đô thị

+ Đơn vị trực thuộc sự nghiệp:

 Ban Quản lý khu du lịch đại lải

 Trung tâm Văn hóa - Thông tin - Thể thao

 Ban Quản lý dự án, Đầu tư&Xây dựng

 Ban Quản lý chợ Phúc Yên

 Đội Quản lý trật tự đô thị

 Trung tâm giáo dục nghề nghiệp - giáo dục thường xuyên + Đơn vị hội: Hội chữ thập đỏ

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND thành phố Phúc Yên

2.2 Thực trạng hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của phương pháp 5S

2.2.1 Tổ chức bộ phận lưu trữ tại UBND thành phố Phúc Yên

Theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ UBND thành phố Phúc Yên ban hành kèm theo Quyết định 1327/QĐ-UBND ngày 18 tháng 6 năm 2021, chánhVăn phòng có trách nhiệm giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc Theo khảo sát thực tế tại UBND thành phố Phúc Yên, căn cứ vào UBND thành phố Phúc Yên là cơ quan quản lý hành chính tại địa phương, biên chế nhà nước quy định và khối lượng công việc không lớn, bộ phận lưu trữ của cơ quan được tổ chức tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên.

2.2.2 Bố trí nhân sự làm lưu trữ tại UBND thành phố Phúc Yên

Qua khảo sát thực tế, chánh Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên căn cứ vào khối lượng công việc, phân công 01 nhân sự vừa làm văn thư kiêm nhiệm lưu trữ tại cơ quan, cán bộ lưu trữ có thâm niên công tác tại UBND thành phố Phúc Yên là 5 năm, thực hiện các công việc sau:

+ Hằng năm, lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tham mưu cho Chánh văn phòng xây dựng kế hoạch thu thập, hồ sơ tài liệu để gửi về các phòng chuyên môn thuộc UBND thành phố Phúc Yên để hướng dẫn sắp xếp, phân loại tài liệu, lập thành hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan vào thời điểm đầu năm

+ Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ theo đúng quy định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và UBND thành phố

+ Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, thường xuyên kiểm tra quản lý tài liệu lưu trữ trong kho để phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh đối với tài liệu lưu trữ, đề xuất tiêu hủy đối với các tài liệu hết giá trị.

+ Quản lý kho lưu trữ đảm bảo an toàn, thực hiện nghiêm túc theo quy định về phòng cháy chữa cháy, vệ sinh kho lưu trữ

UBND thành phố Phúc Yên là cơ quan quản lý hành chính nhà nước ở cấp địa phương trên tất cả các lĩnh vực của đời sống Vì vậy, khối lượng văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan rất lớn, hồ sơ được lập tương đối nhiều Hơn nữa, hiện nay trong kho lưu trữ đang bảo quản 245 mét giá tài liệu.Đứng trước tình hình đó, cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm đang đối mặt với khối lượng công việc quá lớn nên không đủ thời gian dành cho một số nghiệp vụ như tổ chức chỉnh lý, bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ Cơ quan phải thuê đơn vị cung cấp dịch vụ bên ngoài về giúp cơ quan thực hiện.

2.2.3 Loại hình và thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ

- Loại hình tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ UBND thành phố Phúc Yên

Trên thực tế, để lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành các công việc, quy trình soạn thảo, ban hành văn bản được thực hiện dưới dạng bản giấy và bản điện tử Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế, hiện nay kho lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên chủ yếu bảo quản tài liệu giấy, không có tài liệu nghe nhìn và tài liệu điện tử Hiện nay tại kho lưu trữ đang bảo quản 245 mét giá tài liệu, khoảng 12.682 hồ sơ được lập từ tài liệu giấy của UBND Thành phố Phúc Yên.

- Thành phần tài liệu:Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của UBND thành phố Phúc Yên và được bảo quản tại kho rất đa dạng, phản ánh các mặt hoạt động của cơ quan, cụ thể bao gồm:

+ Tài liệu do UBND thành phố ban hành Nội dung của những tài liệu này thường là các phòng, ban, đơn vị trực thuộc tham mưu cho Chủ tịch UBND thành phố các vấn đề liên quan tới lĩnh vực mà phòng, ban, đơn vị đó phụ trách Nội dung phản ánh các lĩnh vực hoạt động trong phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của UBND thành phố Phúc Yên

+ Tài liệu do cơ quan cấp trên ( các cơ quan trung ương, UBND tỉnh Vĩnh Phúc, sở ban ngành thuộc UBND tỉnh Vĩnh Phúc ) gửi xuống trực tiếp chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ được giao như Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Nội dung phản ánh yêu cầu của các cơ quan cấp trên đối với UBND thành phố Phúc Yên thực hiện và tổ chức hiện tại địa phương các chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước liên quan tới các lĩnh vực hoạt động của UBND thành phố Phúc Yên.

+ Tài liệu do cơ quan ngang cấp gửi đến như Công văn, Kế hoạch phối hợp thực hiện, nhằm trao đổi về các lĩnh vực hoạt động với cơ quan hành chính cùng cấp

Nhận xét, đánh giá về thực trạng hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của 5S

- Thực hiện hoạt động Sàng lọc: Hằng năm, UBND thành phố Phúc Yên đã ban hành hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, đồng thời tổ chức các buổi đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ lưu trữ về chuyên môn, nghiệp vụ.Vậy nên, phần lớn các cán bộ, công chức chuyên môn cũng như cán bộ lưu trữ củaUBND thành phố Phúc Yên nắm chắc các quy định chung và trách nhiệm của bản thân trong việc thực hiện nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng cũng như các nghiệp vụ khác nói chung Bởi thế, chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan tốt, tài liệu trong hồ sơ được phân loại, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và số lượng tài liệu thừa, không liên quan hầu như không có.

Thực hiện hoạt động Sắp xếp: Nhận thức được vai trò, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nói riêng và công tác lưu trữ nói chung, dưới sự quan tâm của lãnh đạo, UBND thành phố Phúc Yên đã từng bước chủ động bố trí kho lưu trữ, đầu tư, mua sắm các trang thiết bị cơ bản đáp ứng yêu cầu đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Cán bộ lưu trữ chủ động tìm hiểu các nguyên tắc về sắp xếp hồ sơ, tài liệu, đảm bảo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, phục vụ cho việc tra cứu dễ dàng hơn.

Thực hiện hoạt động Sạch sẽ: UBND thành phố Phúc Yên thiếu nhân sự chuyên trách lưu trữ, cán bộ phụ trách lưu trữ của cơ quan cũng kiêm nhiệm nhiều việc, không có thời gian dành cho hoạt động vệ sinh, tuy nhiên cơ quan đã có phương án thuê dịch vụ vệ sinh ngoài

Mặc dù UBND thành phố Phúc Yên chưa ban hành các quy định cụ thể nào về việc thực hiện các hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ nhưng cán bộ lưu trữ đã thực hiện các hoạt động này Đây là nền tảng cho việc áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ, bởi các hoạt độngSàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ không còn xa lạ và thao tác thực hiện đơn giản.

Về công tác tổ chức nhân sự: UBND thành phố Phúc Yên thiếu nhân lực có trình độ chuyên môn về lưu trữ, hiện nay chỉ bố trí 01 cán bộ làm công tác lưu trữ, trong khi đó, cán bộ này là cán bộ văn thư kiêm nhiệm lưu trữ Với khối lượng công việc chuyên môn lớn nên cán bộ kiêm nhiệm không có nhiều thời gian thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

Về thực hiện hoạt động Sàng lọc: Do sự quá tải trong công việc đối với cán bộ kiêm nhiệm lưu trữ cơ quan và việc sử dụng kho lưu trữ không đúng mục đích nên trong kho lưu trữ vẫn giữ lại các vật dụng không cần thiết hoặc hết giá trị, chiếm phần lớn diện tích và gây cản trở cho việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan nói riêng cũng như việc thực hiện các nghiệp vụ khác nói chung.

Về thực hiện hoạt động Sắp xếp: Các vật dụng, trang thiết bị không cần thiết được giữ lại và hồ sơ, tài liệu chờ chỉnh lý trong kho lưu trữ vẫn chưa được sắp xếp khoa học, vẫn còn tình trạng để bừa bãi, chất đống, gây mất mỹ quan và mất nhiều thời gian để tìm kiếm.

UBND thành phố Phúc Yên hiện nay mới đang bố trí được phòng làm việc dùng làm kho tạm nên diện tích còn chật hẹp, đang trong tình trạng quá tải và các trang thiết bị chỉ dừng lại ở mức đảm bảo yêu cầu cơ bản của an toàn tài liệu, chưa có trang thiết bị chuyên dụng như hệ thống báo động chống đột nhập; hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động; hệ thống điều chỉnh ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm thông minh;

Về thực hiện hoạt động Sạch sẽ: Cán bộ lưu trữ chưa nhận thức đầy đủ về hoạt động Sạch sẽ trong phương pháp 5S, vậy nên việc vệ sinh tài liệu lưu trữ chỉ được thực hiện trong nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ Còn đối với các nghiệp vụ trước khi đưa vào bảo quản, không tiến hành vệ sinh tài liệu lưu trữ Hơn nữa, vệ sinh kho lưu trữ chỉ dừng lại ở việc vệ sinh sơ bộ, dọn dẹp sàn và những khu vực có thể dễ dàng thấy được ở phía bên ngoài, còn những khu vực ở sâu bên trong, khuất tầm nhìn và bên trong máy móc, trang thiết bị trong kho lưu trữ bị bỏ qua. Điều đó làm cho các tác nhân gây ra bụi bẩn, ẩm mốc, mối mọt phát triển

Về thực hiện hoạt Săn sóc: UBND thành phố Phúc Yên chưa thực sự sát sao trong việc kiểm tra, đánh giá cũng như không có quy định cụ thể về khen thưởng và xử lý vi phạm trong việc thực hiện nên không có sự tác động tới ý thức thực hiện của cán bộ Họ sẽ coi nhẹ việc thực hiện các hoạt động Sàng lọc , Sắp xếp , Sạch sẽ , dần dần làm cho việc thực hiện các hoạt động này giảm xuống, rồi sẽ mất động lực thực hiện Điều này dẫn đến việc duy trì thực hiện các họat động Sàng lọc , Sắp xếp , Sạch sẽ không thường xuyên, thậm chí là không thực hiện.

Về thực hiện hoạt động Sẵn sàng: Cán bộ lưu trữ chưa có sự hiểu biết về phương pháp 5S và lợi ích mà nó mang lại nếu áp dụng vào hoạt động lưu trữ cũng như đối với chính bản thân họ Đây là lý do vì sao hiện nay chưa có ý kiến đề xuất áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ nhằm tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, khắc phục những hạn chế còn tồn đọng Đây là rào cản trong việc áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ.

2.3.3 Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế Để tìm ra nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế khi áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ và lý do tại sao phương pháp 5S chưa được áp dụng vào hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên, tác giả sử dụng phương pháp phân tích nhân - quả ( 5WHYS) để đi sâu vào gốc rễ của vấn đề, từ đó đề ra những giải pháp phù hợp,

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ cây phân tích nguyên nhân của những hạn chế

Phúc phố chưa áp Yên dụng 5S hoạt vào động lưu trữ ?

Chưa có điều kiện thuận lợi bên ngoài

Chưa có điều kiện thuận lợi bên trong

Chưa có cơ quan nhà nước trên địa bàn áp dụng

Kinh phí còn hạn chế

Cơ quan chưa có tâm lý muốn áp dụng 5S

Chưa chủ động học hỏi, nghiên cứu Chưa có tâm thế tốt

Thiếu nhân sự làm lưu trữ chuyên trách

Chưa có ý kiến đề xuất

Tâm lý ngại thay đổi

Tâm lý thụ động, rụt rè Thiếu sự khuyến khích từ lãnh đạo

Lãnh đạo chưa lắng nghe, khuyến khích cấp dưới

Mức lương và chế độ đãi ngộ chưa hấp dẫn

Công việc nặng nhọc, vất vả

Nhu cầu tuyển dụng cán bộ chuyên trách còn thấp Kinh phí còn hạn chế

Các chế độ, chính sách dành cho người lao động còn hạn chế

Sơ đồ cây gồm 6 lớp phân tích các nguyên nhân tại sao UBND thành phố Phúc Yên chưa áp dụng 5S vào hoạt động lưu trữ

Thông qua sơ đồ cây, ta có thể dễ dàng nhìn thấy nguyên nhân chính cũng như gốc rễ của vấn đề nằm ở lớp cuối cùng, cụ thể:

-Đội ngũ lãnh đạo, công chức UBND thành phố Phúc Yên thiếu “tâm thế”

Rào cản lớn nhất khi áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên là đội ngũ lãnh đạo, cán bộ vẫn giữ tư duy, nhận thức, phong cách làm việc cũ kết hợp với sự ảnh hưởng của văn hóa tổ chức dẫn đến việc hình thành tâm lý bị động, sợ rủi ro, dễ bằng lòng với các công việc thường ngày, đặc biệt vẫn cho rằng lưu trữ là hoạt động sự vụ, sẽ không ảnh hưởng đến kết quả công việc Vậy nên, họ có thái độ thờ ơ và không có sự tham gia tích cực trong việc thực hiệnSàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ , Săn sóctrong hoạt động lưu trữ Hơn nữa, đội ngũ cán bộ, với vai trò là người trực tiếp tham gia, còn lãnh đậo, với vai trò là người quyết định các chương trình, chính sách thực hiện phương pháp 5S, nếu cả 2 đối tượng này đều không tâm thế thì phương pháp 5S khó có thể thực hiện

Hiện nay, trên địa bàn cùng tỉnh, vẫn chưa có cơ quan nhà nước nào áp dụng phương pháp 5S Nếu thực hiện triển khai phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ thì cũng đồng nghĩa với việc cơ quan phải tự xây dựng hệ thống tài liệu riêng Cán bộ trong cơ quan có tâm lý sợ thêm việc, cũng chưa nhận thức được những lợi ích mà phương pháp 5S mang lại cho cơ quan cũng như cho bản thân mình, vì vậy họ chưa chủ động nghiên cứu, học hỏi và chưa chủ động tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo về ý tưởng áp dụng phương pháp 5S trong hoạt động lưu trữ của cơ quan mình. Tâm thế là yếu tố quyết định lớn nhất đến sự thành công của việc triển khai áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên Bởi vậy cho tới hiện nay, lý do 5S là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện mà lại tốn ít chi phí, mang lại hiệu quả cao nhưng chưa được áp dụng vào hoạt động lưu trữ của cơ quan chính là “thiếu tâm thế” của đội ngũ lãnh đạo, cán bộ cơ quan.

- Lãnh đạo chưa lắng nghe, động viên, khuyến khích cấp dưới sáng tạo, đổi mới

Một trong những hạn chế lớn nhất hiện nay không chỉ đối với UBND thành phốPhúc Yên mà còn đối với các cơ quan nhà nước khác, đó là phong cách quản lý của lãnh đạo còn có những hạn chế, đi theo phương thức làm việc cũ nên đôi khi vẫn còn khá cứng nhắc và chưa cởi mở với cấp dưới của mình Đó là một rào cản đối với sự đổi mới, sáng tạo và dám mạnh dạn thay đổi Lãnh đạo cơ quan là người có quyền quyết định các vấn đề, có sự ảnh hưởng lớn trong đơn vị, nếu không quyết liệt và gương mẫu trong việc đổi mới, không động viên và khuyến khích cấp dưới đề xuất ý kiến, ngược lại, các cán bộ, công chức thiếu sự khuyến khích từ lãnh đạo, sinh ra tâm lý rụt rè, thụ động, không dám đề xuất các ý tưởng mới thì các mục tiêu thực hiện phương pháp 5S mà đơn vị đặt ra cũng khó mà trở thành hiện thực.

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP

Đề xuất mô hình áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên

Hình 3.1.Mô hình áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên

Nguồn: Tác giả nghiên cứu đề xuất

Sau khi khảo sát thực trạng, tác giả đề xuất mô hình áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên. Trong mô hình, S5, tức Shitsuke ( Tâm thế ) không còn là hoạt động cuối cùng nữa mà đặt nó lên đầu tiên, Hơn thế nữa, S5 không chỉ dừng lại là bước đầu tiên thực hiện trong quy trình áp dụng 5S mà nó còn được thực hiện xuyên suốt quy trình thực hiện S1, S2 S3, S4.

Sở dĩ tác giả đề xuất mô hình như vậy là vì nhiều công trình nghiên cứu từ trước tới nay, cũng như chính trong bài báo cáo này đã cho thấy phần lớn các cơ

SỰ THAM GIA CỦA CB, CC

SỰ CAM KẾT DÀI HẠN CỦA LÃNH ĐẠO

S4 - Săn sócS3 - Sạch sẽ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở Việt Nam mới chỉ thực hiện được 3S ( Seiri, Seiton, Seiso) đầu tiên, về cơ bản đã tạo ra được môi trường làm việc thuận lợi, khoa học, ngăn nắp và an toàn Thế nhưng lại bỏ quên hoặc không chú trọng tới S4 và S5 - duy trì và cải tiến môi trường làm việc để có được hiệu quả cao hơn Nguyên nhân chính là do “tâm thế” của người trực tiếp tham gia thực hiện phương pháp 5S Họ chưa thực sự hiểu được 5S là gì, ý nghĩa và vai trò của nó như thế nào cũng như họ chỉ nghĩ rằng áp dụng nó sẽ mang lại lợi ích cho tổ chức Người trực tiếp tham gia chưa nhận thức được chính họ sẽ nhận được lợi ích nếu áp dụng đầy đủ phương pháp 5S, hơn nữa, thực hiện 5S còn giúp họ phát triển bản thân như phát triển về năng lực tư duy, kỹ năng làm việc, Điều đó chứng tỏ việc áp dụng phương pháp 5S theo lý thuyết, tức thực hiện lần lượt từ S1 tới S5 là không phù hợp với tình hình thực tiễn của UBND thành phố Phúc Yên nói riêng cũng như của Việt Nam nói chung Đội ngũ lãnh đạo và cán bộ lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên thiếu “tâm thế”, tứcS5 - Sẵn sàng Chính vì vậy, tác giả đề xuất mô hình mới, chú trọng vào S5 - hoạt động cốt lõi, tác động, chi phối 4S còn lại và tạo ra hiệu quả trong việc thực hiện 5S.

Mặt khác, “tâm thế”, tức S5, được bồi đắp bởi 4 yếu tố: sự cam kết dài hạn của lãnh đạo, chính sách nhân sự, chính sách đào tạo và sự tham gia của cán bộ, công chức Tuy 4 yếu tố này nằm ở vòng ngoài nhưng đây lại là các yếu tố quyết định tới sự thành công của việc triển khai áp dụng phương pháp 5S Trong đó, sự cam kết của lãnh đạo là nhân tố vô cùng quan trọng, bởi lãnh đạo chính là “ bệ đỡ” cho việc áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ tại cơ quan Khi đã có được sự cam kết từ lãnh đạo, việc triển khai phương pháp 5S đã tiến thêm một buớc tới thành công nhờ mọi nguồn lực mà lãnh đạo là người có quyền đưa ra như các quy định, chính sách đào tạo, chính sách nhân sự, kinh phí,

Về chính sách đào tạo, UBND thành phố Phúc Yên cần thực hiện đào tạo cả tâm thế lẫn kỹ năng, kiến thức về phương pháp 5S cho cán bộ lưu trữ Đào tạo về tâm thế, phải làm cho cán bộ lưu trữ hiểu được việc thực hiện phương pháp 5S có ích cho chính họ, nếu họ muốn phát triển tư duy và năng lực làm việc thì chỉ có cách làm thật, thực hiện thật với ý thức, thái độ tích cực Từ đó nâng cao trách nhiệm, tinh thần tự nguyện, tự giác của cán bộ lưu trữ khi thực hiện phương pháp5S Đào tạo về kiến thức, kỹ năng liên quan tới phương pháp 5S, đòi hỏi chương trình đào tạo phải bám sát thực tiễn của đơn vị, yêu cầu các bài giảng phải có tính thực tế cao, tránh lý thuyết quá nhiều, để cán bộ lưu trữ có thể hiểu sâu hơn về cách thức thực hiện, vận dụng luôn được vào công việc của mình Ngoài ra, các buổi đào tạo cần thực hiện thường xuyên, liên tục và đan xen với các bài kiểm tra để hoạt động đào tạo đạt được hiệu quả tối ưu nhất.

Về chính sách nhân sự trong mô hình triển khai phương pháp 5S trong hoạt động lưu trữ, thể hiện ở việc có hệ thống khen thưởng, chế tài xử lý vi phạm thích hợp Để triển khai thành công phương pháp 5S, cần thực hiện cơ chế khen thưởng nhằm động viên, khuyến khích cũng như tác động tới ý thức, trách nhiệm của người tham gia Tuy nhiên, UBND thành phố Phúc Yên chưa có quy định cụ thể nào liên quan tới phương pháp 5S, vậy nên hệ thống khen thưởng cũng như các chế tài xử lý vi phạm về phương pháp này chưa hình thành Lãnh đạo cơ quan cần sớm triển khai hệ thống khen thưởng và chế tài xử lý vi phạm để tạo điều kiện cho việc áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ của cơ quan thành công, trong đó hệ thống khen thưởng, chế tài xử lý vi phạm thích hợp cần phải đáp ứng yêu cầu thiết thực, kịp thời, công bằng và minh bạch trong việc thực hiện.

Thêm nữa, lãnh đạo là người có sức ảnh hưởng tới các cá nhân trong tổ chức, nhất là những người lãnh đạo có tâm Họ biết quan tâm tới đời sống vật chất, tinh thần của cấp dưới thì tất nhiên nhận được sự ủng hộ từ các cá nhân trong cơ quan Từ những điều kiện trên, thì có được sự tham gia và hưởng ứng thực hiện phương pháp 5S trong hoạt động lưu trữ từ các cá nhân, cán bộ, công chức trong cơ quan không còn là điều khó thực hiện nữa.

Quy trình triển khai mô hình áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ của

Một trong những nguyên nhân gây ra sự thất bại trong việc áp dụng phương pháp 5S trong những công trình nghiên cứu trước đây đó là các doanh nghiệp, tổ chức chưa xây dựng quy trình cụ thể, chi tiết hoặc có xây dựng nhưng quy trình chưa thực sự cụ thể và bám sát với thực tiễn Do vậy, tác giả đề xuất quy trình triển khai mô hình áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên gồm 4 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị Đây là giai đoạn đầu tiên cũng là giai đoạn vô cùng quan trọng trong quá trình triển khai mô hình áp dụng phương pháp 5S Nếu muốn quá trình thực hiện suôn sẻ và ít mắc sai lầm thì công tác chuẩn bị phải kỹ càng, chi tiết và cụ thể Giai đoạn này cần chuẩn bị đủ cả 04 yếu tố vòng ngoài để đạt được “tâm thế”, bởi khi

“tâm thế” đã sẵn sàng thì việc thực hiện thành công và duy trì, cải tiến phương pháp 5S tạo ra hiệu quả là điều dễ dàng và nhanh chóng.

Yếu tố tiên quyết cần phải đạt được trong giai đoạn chuẩn bị chính là ban lãnh đạo UBND thành phố Phúc Yên phải nắm rõ nguyên lý, lợi ích và cách thức thực hiện 5S nói chung và áp dụng 5S vào hoạt động lưu trữ nói riêng Bởi họ chính là những người đứng đầu cơ quan, có vai trò định hướng chiến lược và tạo ra tầm nhìn dài hạn cho tổ chức của mình Họ nhìn nhận được hoạt động lưu trữ của cơ quan đang gặp những vấn đề gì, từ đó tìm cách để giải quyết những vấn đề đó. Lãnh đạo cần tìm hiểu kinh nghiệm của các cơ quan, tổ chức đi trước để đúc kết ra những cách thức riêng phù hợp với thực tiễn hoạt động lưu trữ cơ quan mình, có vướng mắc gì trong quá trình triển khai thì cần tổ chức các buổi họp để thảo luận, tìm ra biện pháp tốt nhất để giải quyết vướng mắc trước khi triển khai 5S Lãnh đạo hiểu càng rõ về 5S thì các văn bản chỉ đạo ban hành xuống càng chi tiết và bám sát với tình hình thực tế, tính khả thi càng cao hơn.

Mục đích của việc thành lập ban chỉ đạo nhằm nâng cao nhận thức và ý thức của cán bộ, công chức, hỗ trợ và tạo điều kiện cho việc triển khai phương pháp 5S như tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về việc ban hành các quy định về phương pháp 5S, huy động nguồn kinh phí phục vụ cho việc triển khai phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ của cơ quan, thúc đẩy và duy trì việc triển khai 5S có hiệu quả Phù hợp với đối tượng áp dụng 5S là hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên, ban 5S có thể được tổ chức với quy mô nhỏ, từ 5-7 người.Thành phần của ban 5S về cơ bản bao gồm ban lãnh đạo của UBND thành phốPhúc Yên ( thường là Trưởng/phó ban 5S), Chánh văn phòng và cán bộ lưu trữ.Trong đó, Lãnh đạo của UBND thành phố Phúc Yên có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổng thể, phân công người có trách nhiệm chính, cung cấp các nguồn lực cần thiết và theo dõi, chỉ đạo việc thực hiện 5S trong hoạt động lưu trữ của cơ quan.

Chánh văn phòng có trách nhiệm hỗ trợ trưởng/phó ban, giám sát việc thực hiện và tham gia xây dựng kế hoạch, quy trình áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm trực tiếp tham gia vào việc thực hiện phương pháp 5S trong hoạt động lưu trữ.

 Thực hiện đào tạo cho Ban 5S Đào tạo không chỉ là đào tạo về kiến thức mà còn đào tạo về tâm thế cho các cá nhân Ban 5S Mục đích của việc đào tạo nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng và ý thức, trách nhiệm của các thành viên, từ đó tăng cường khả năng triển khai, đánh giá và cải tiến của Ban 5S Cần chú trọng vào việc đào tạo cho Ban 5S bởi đây là lực lượng nòng cốt không chỉ thực hiện mô hình trong hoạt động lưu trữ tại cơ quan mà còn có thể nhân rộng mô hình triển khai 5S ra hoạt động lưu trữ của các phòng ban, đơn vị trực thuộc UBND thành phố Phúc Yên Cần áp dụng nhiều hình thức đào tạo đa dạng khác nhau để mọi người bớt nhàm chán đối với cách đào tạo truyền thống và cảm thấy hứng thú hơn khi tham gia, ví dụ như: đào tạo trên lớp kết hợp đi thăm quan các tổ chức, các doanh nghiệp đã áp dụng 5S; tham dự các buổi hội thảo, hội nghị chuyên đề có nội dung về 5S để cập nhật kiến thức và chia sẻ kinh nghiệm; tổ chức các buổi thảo luận và báo cáo kết quả tham quan của cá nhân trong ban 5S;

 Lên kế hoạch triển khai áp dụng 5S vào hoạt động lưu trữ

Các thành viên của Ban 5S sẽ cùng ban lãnh đạo cơ quan dựa vào thực trạng hoạt động lưu trữ để đưa ra kế hoạch triển khai phương pháp 5S phù hợp. Khi triển khai thực hiện 05 chữ “S”, trong bản Kế hoạch, 05 chữ “ S” phải được xây dựng nội dung cụ thể, kèm theo đó là tiến độ thực hiện đối với từng chữ “S”. Trong quá trình lập Kế hoạch cần phải lưu ý, thực hiện hoạt động Sẵn sàng luôn phải được kết hợp và đi song song với các hoạt động còn lại.

 Thông báo chính thức của lãnh đạo cao nhất

Sau khi có quyết định chính thức thực hiện phương pháp 5S, Lãnh đạoUBND thành phố Phúc Yên cần phải ra thông báo cam kết thực hiện phương pháp này và các nội dung liên quan đi kèm Lãnh đạo cao nhất trực tiếp tuyên bố về cam kết của cơ quan đối với việc thực hiện 5S Cam kết của lãnh đạo thể hiện sự quyết tâm thực hiện 5S đến cùng Điều đó như một sự thúc đẩy các cá nhân thực hiện nghiêm túc và tuân thủ theo các tiêu chuẩn mà phương pháp 5S đặt ra.

Giai đoạn này triển khai áp dụng theo quy trình Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ vào hoạt động lưu trữ.

Ngay sau khi lãnh đạo cao nhất tuyên bố về việc thực hiện phương pháp 5S trong hoạt động lưu trữ và các nội dung liên quan, cấc nhân sự được phân công sẽ tiến hành dọn vệ sinh kho lưu trữ Ban 5S cần ghi lại hình ảnh trước, trong và sau buổi vệ sinh Bởi đây không những là nguồn tư liệu thiết thực cho việc đào tạo và quảng bá trong toàn cơ quan, mà còn là cơ sở cho việc đánh giá trở nên khách quan hơn Cần có sự tham gia chỉ đạo và hướng dẫn của Ban 5S trong quá trình thực hiện, nếu cần thiết thì có thể mời chuyên gia tư vấn giúp đỡ Sau khi đã tiến hành vệ sinh xong, Chủ tịch UBND thành phố cần tham quan, đánh giá và ghi nhận những kết quả đạt được nhằm khuyến khích và động viên tinh thần 5S trong họat động lưu trữ cũng như những người tham gia thực hiện 5S trong họat động lưu trữ.

Trước khi tiến hành quy trình Sàng lọc, cần thảo luận để xác định tiêu chuẩn loại bỏ những thứ không cần thiết, bởi việc xác định những thứ không cần thiết không phải là vấn đề đơn giản.

Tiến hành thực hiện hoạt động Sàng lọc theo tiến trình sau:

Sơ đồ 3.1 Tiến trình thực hiện hoạt động Sàng lọc

Nguồn: Tác giả nghiên cứu đề xuất

Những tài liệu/vật dụng chưa cần thiết, cần xếp riêng ra tủ chứa tài liệu/vật dụng chờ xem xét, sau 6 tháng kể từ khi phân loại, nếu không có nhu cầu thì sẽ tiến hành xử lý theo cách thức phù hợp.

Những hồ sơ/tài liệu/vật dụng được xác định là không cần thiết cần bỏ khỏi hồ sơ/kho lưu trữ để có những biện pháp xử lý phù hợp, bao gồm:

+ Hồ sơ, văn bản, tài liệu hết hiệu lực, hết thời hạn bảo quản hoặc không có giá trị phục vụ công việc, thừa, hỏng, Đối với hồ sơ, văn bản, tài liệu hết hiệu lực, hết thời hạn bảo quản bỏ riêng để cán bộ thực thi lưu trữ xác định lại và tiêu hủy theo quy định của nhà nước Đối với những bản nháp, giấy tờ không có giá trị phục vụ cho công việc, thừa, hỏng, và rác thải có thể loại bỏ ngay

+ Công cụ, dụng cụ, trang thiết bị, máy móc có giá trị bị hư, hỏng không có khả năng sửa chữa hoặc không biết dùng vào mục đích gì Đối với công cụ, dụng cụ, trang thiết bị, máy móc có giá trị bị hư, hỏng không có khả năng sửa chữa khi loại bỏ cần được thống kê vào danh sách, có công văn loại bỏ theo quy định riêng.

Hồ sơ/Tài liệu/Vật dụng cần thiết Hồ sơ/Tài liệu/Vật dụng chưa cần thiết Hồ sơ/Tài liệu/Vật dụng không cần thiết

Loại khỏi hồ sơ/kho lưu trữ

Tủ chứa tài liệu/vật dụng chờ xem xét

Sắp xếp khoa học trong hồ sơ/kho lưu trữ Đối với công cụ, dụng cụ, trang thiết bị, máy móc không biết dùng vào mục đích thì lập biên bản thanh lý

+ Rác trong quá trình xử lý các nghiệp vụ lưu trữ

Tiến hành thực hiện hoạt động Sắp xếp theo tiến trình sau:

Sơ đồ 3.2 Tiến trình thực hiện hoạt động Sàng lọc

Nguồn: Tác giả nghiên cứu đề xuất

Kiến nghị giải pháp

Mục tiêu cuối cùng của 5S không chỉ dừng lại ở việc áp dụng thành công quy trình vào cơ quan, tổ chức mà còn phải tiến tới duy trì và cải tiến 5S để tạo ra hiệu quả Vì thế, bên cạnh việc đề xuất các giải pháp để khắc phục những khó khó khăn, rào cản mà hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên đang gặp phải thì cần phải có những giải pháp để duy trì lâu dài và phát triển phương pháp 5S.

Do đó, tác giả xin đề xuất 2 nhóm giải pháp:

3.3.1 Giải pháp khắc phục những rào cản để triển khai 5S vào hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên

- Nâng cao “tâm thế” cho cả đội ngũ lãnh đạo, cán bộ trực tiếp tham gia triển khai áp dụng 5S vào hoạt động lưu trữ của cơ quan.

Như đã đề cập, “tâm thế” là yếu tố quyết định và ảnh hưởng tới toàn bộ quá trình áp dụng 5S vào hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên Đối với nhiều cơ quan, tổ chức nói chung và đối với UBND thành phố Phúc Yên nói riêng, ý thức và tác phong làm việc của người tham gia thực hiện là một trong những rào cản lớn nhất khi thực hiện 5S.

Qua kinh nghiệm từ những tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam đã thực hiện 5S cho thấy cách thức đào tạo của các tổ chức đang đi ngược, thay vì đào tạo tâm thế cho các cá nhân thực hiện 5S trước thì họ lại đào tạo kiến thức trước và coi nhẹ “tâm thế” Theo tác giả, công việc phải thực hiện đầu tiên cũng như xuyên suốt quá trình áp dụng 5S, từ bước lập kế hoạch cho tới bước cuối cùng, đó là đào tạo ý thức tự giác thực hiện 5S cho các đối tượng tham gia, từ lãnh đạo cho tới cán bộ thực thi hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên.

Việc đào tạo về “ tâm thế” cho các đối tượng trên nên được thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau như tổ chức tham gia các khóa học đào tạo ngắn hạn về tâm thế, chủ động tìm kiếm tài liệu, video hướng dẫn về tâm thế, Mục đích nhằm giúp đối tượng tham gia thực sự hiểu được ý nghĩa và vai trò của 5S, nó không chỉ đem lại lợi ích cho hoạt động lưu trữ nói riêng và cơ quan áp dụng nói chung mà còn mang lại lợi ích cho chính bản thân các đối tượng thực hiện Từ đó, con người sẽ rèn luyện được tác phong, thái độ tốt và ý thức tự giác tham gia thực hiện 5S. Đối với thực trạng của UBND thành phố Phúc Yên, các cán bộ, công chức, người lao động trong cơ quan chưa biết tới phương pháp 5S, do đó chưa có ý kiến đề xuất lên lãnh đạo và chưa thực hiện 5S trước đó, vì vậy, đòi hỏi chuẩn bị thật kĩ và đầy đủ kế hoạch cũng như các nguồn lực đi kèm, tránh nóng vội, dập khuôn, máy móc, cần áp dụng linh hoạt với tình hình thực tế Hơn nữa, cần hướng văn hóa tổ chức tới sự học hỏi, sáng tạo và không ngừng cải tiến khi áp dụng 5S dài hạn trong hoạt động lưu trữ để duy trì những thành quả do thực hiện 3S đầu tiên mang lại.

- Chủ động tìm kiếm kinh phí

Kinh phí dành cho việc triển khai áp dụng vào 5S không lớn, bao gồm chi phí mua sắm các trang thiết bị, công cụ, dụng cụ phục vụ cho việc thực hiện 5S trong lưu trữ, chi phí đào tạo cho ban 5S, Quỹ khen thưởng, UBND thành phốPhúc Yên có thể huy động kinh phí từ Quỹ thi đua - Khen thưởng, Quỹ dự phòng,Quỹ phúc lợi, Ngoài ra, còn có thể xây dựng Kế hoạch kèm bảng dự toán kinh phí cụ thể đề xuất lên cấp trên là UBND cấp tỉnh hoặc cấp trung ương phê duyệt.

-Khắc phục vấn đề của nhân sự thực hiện hoạt động lưu trữ của cơ quan

Việc cán bộ kiêm nhiệm gặp tình trạng quá tải trong công việc là một vấn đề phổ biến Áp dụng 5S có thể mang lại hiệu quả cho công việc, tuy nhiên nếu cán bộ phụ trách lưu trữ kiêm nhiệm quá nhiều việc, việc áp dụng 5S trong hoạt động lưu trữ sẽ trở nên khó khăn hơn Vì vậy,cần xác định nguyên nhân dẫn tới việc quá tải trong công việc là gì, ví dụ như: khối lượng công việc thực tế của cán bộ kiêm nhiệm có nhiều quá hay không, hoặc năng lực của cán bộ kiêm nhiệm có đủ để đáp ứng các yêu cầu công việc không, có được cung cấp đủ các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc không,

Nếu vấn đề xuất phát từ năng lực của cán bộ kiêm nhiệm, tiến hành đào tạo, nâng cao năng lực cho cán bộ Nếu vấn đề xuất phát từ công việc quá nhiều, tiến hành phân chia công việc của cán bộ kiêm nhiệm cho các cán bộ khác hoặc thuê đơn ngoài thực hiện, tuy nhiên cách này tốn một khoản chi phí rất lớn nếu thực hiện trong thời gian dài Nếu cần thiết, có thể tuyển dụng thêm cán bộ chuyên trách lưu trữ Ngoài ra, cơ quan cần cung cấp đầy đủ các công cụ, trang thiết bị hỗ trợ cán bộ trong quá trình thực hiện công việc.

- Phát hành cẩm nang áp dụng 5S vào hoạt động lưu trữ

UBND thành phố Phúc Yên nên xây dựng cẩm nang riêng cho cơ quan mình về việc áp dụng 5S vào hoạt động lưu trữ nhằm giúp cán bộ thực thi hoạt động lưu trữ nâng cao nhận thức về 5S, cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện 5S trong hoạt động lưu trữ, gợi ý các phương pháp, công cụ để thúc đẩy cải tiến hoạt động lưu trữ dựa trên việc áp dụng 5S Nội dung cơ bản của cẩm nang bao gồm: giới thiệu về 5S ( lịch sử hình thành, mục tiêu, ý nghĩa, lợi ích khi áp dụng 5S), nội dung thực hiện 5S trong hoạt động lưu trữ ( Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng ), công cụ và phương pháp thực hiện 5S ( danh mục, nhãn dán, bảng đánh giá, kỹ thuật bảo quản và sắp xếp tài liệu, vật dụng, ) kèm theo một số ví dụ để cán bộ sử dụng cẩm nang có cái nhìn trực quan về việc áp dụng 5S trong hoạt động lưu trữ Sau khi phát hành cẩm nang, cơ quan cần thường xuyên cập nhật nội dung như quy định mới về công tác lưu trữ, bổ sung kinh nghiêm để áp dụng 5S tạo ra hiệu quả.

- Thực hiện công tác thi đua khen thưởng cho các cá nhân thực hiện tốt phương pháp 5S trong hoạt động lưu trữ

Sau khi áp dụng thành công phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ, UBND thành phố Phúc Yên cần tổ chức đánh giá và thực hiện cơ chế khen thưởng đối với cán bộ thực thi lưu trữ thực hiện tốt 5S Hình thức khen thưởng có thể bằng giấy khen, tiền mặt, xét tính thi đua cuối năm và biểu dương qua cuộc họp, Việc ghi nhận, khen thưởng góp phần khuyến khích và động viên tinh thần thực hiện 5S trong hoạt động lưu trữ của cán bộ thực thi, hơn nữa là nguồn động lực cho các phòng, ban đơn vị trực thuộc UBND thành phố Phúc Yên nói riêng và các cơ quan khác nói chung học tập và áp dụng 5S vào hoạt động lưu trữ cũng như các hoạt động khác tại cơ quan, đơn vị họ vi phạm, ví dụ như: phạt tiền, trừ điểm thi đua, giảm xếp loại đánh giá thi đua cuối năm, cảnh cáo bằng văn bản

3.3.2 Giải pháp duy trì và phát triển phương pháp 5S trong hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên

- Cử cán bộ lưu trữ tham gia các cuộc thi sáng tạo về 5S

Việc cử cán bộ tham gia các cuộc thi sáng tạo về là một việc thiết thực, UBND thành phố Phúc Yên nên khuyến khích cán bộ tham gia các cuộc thi sáng tạo với tinh thần chủ động học hỏi, sáng tạo và chia sẻ kinh nghiệm nhằm nâng cao nhận thức và kỹ năng, phát huy sáng kiến của cán bộ trong việc đưa ra các ý tưởng cải tiến quy trình thực hiện hay đề xuất các giải pháp giải quyết cấc vấn đề bất cập, nâng cao hiệu quả phương pháp 5S trong hoạt động lưu trữ

- Xây dựng đội ngũ chuyên gia 5S nội bộ

Với tiền đề là Ban 5S của cơ quan, hoàn toàn có thể phát triển lên đội ngũ chuyên gia 5S UBND thành phố Phúc Yên nên tạo điều kiện cho Ban 5S tham gia các khóa học, hội thảo chuyên sâu về 5S cũng như tiếp tục tổ chức tham quan trực tiếp các doanh nghiệp tại Việt Nam và nước ngoài đã áp dụng thành công 5S để họ có thể quan sát thêm nhiều mô hình, nhiều cách thức thực hiện khác nhau, tiếp thu thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm để về nghiên cứu, áp dụng cho cơ quan mình Hơn nữa, ngoài việc tuyên truyền , hướng dẫn và tư vấn cho nội bộ cơ quan, đội ngũ chuyên gia này còn có thể nghiên cứu áp dụng 5S vào các hoạt động khác cũng như cơ quan trực thuộc trên địa bàn thành phố.

-Chuẩn hóa các hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ

Hiện nay, khi áp dụng 5S, một số doanh nghiệp, tổ chức xảy ra tình trạng không đồng bộ, thống nhất trong quy trình thực hiện Nguyên nhân là do họ chưa xây dựng được quy trình chuẩn hóa và chưa tạo ra sự thống nhất trong việc thực hiện 3S đầu tiên Đứng trước tình hình đó, UBND thành phố Phúc Yên cần chuẩn hóa quy định, quy trình thực hiện các hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ nhằm tạo ra sự đồng nhất trong việc thực hiện, xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, an toàn, giảm thiểu các nguyên nhân gây ra sự lãng phí

- Duy trì hoạt động giám sát, kiểm tra, đánh giá thường xuyên

Công tác duy trì hoạt động giám sát, kiểm tra và đánh giá thường xuyên rất quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả mà 5S mang lại cho hoạt động lưu trữ. Sau khi áp dụng thành công 5S , các hoạt động giám sát, kiểm tra và đánh giá cần phải thực hiện thường xuyên để kịp thời phát hiện những thiếu sót, sai lầm, tìm biện pháp khắc phục nhanh chóng những sai lầm đó, tránh tình trạng để lâu, hậu quả về sau sẽ càng khó khắc phục Việc kiểm tra, đánh giá sẽ vừa là cơ sở để đề ra định hướng cải tiến trong giai đoạn tiếp theo vừa là cơ sở để đề xuất khen thưởng cho cán bộ thực thi lưu trữ cơ quan nếu họ vận dụng tốt 5S trong hoạt động lưu trữ nhằm động viên, thúc đẩy tinh thần làm việc của họ, khuyến khích họ phát huy sáng kiến Vậy nên, hoạt động đánh giá, kiểm tra phải đảm bảo yêu cầu khách quan, UBND thành phố Phúc Yên có thể xây dựng hệ thống các tiêu chí đánh giá cụ thể, bởi nếu không có tiêu chí rõ ràng, người đánh giá sẽ không có đánh giá chuẩn xác về thực trạng áp dụng 5S trong hoạt động lưu trữ, kết quả có thể quá cao hoặc quá thấp so với thực tế, cán bộ thực thi có thể sẽ mất đi tâm thế khi thực hiện.

- Ghi lại hình ảnh trước và sau khi áp dụng phương pháp 5S vào hoạt động lưu trữ

UBND thành phố Phúc Yên có thể sử dụng phương pháp chụp ảnh trước và sau khi áp dụng 5S tại kho lưu trữ của cơ quan để có cơ sở đánh giá kết quả việc thực hiện 5S Ngoài ra, việc ghi lại hình ảnh giúp cho cá nhân nhận thấy được hiệu quả và lợi ích của 5S mang lại, từ đó thúc đẩy tinh thần làm việc cũng như ý thức tự giác thực hiện 5S của họ Trực quan hóa các kết quả là nguồn tư liệu để nghiên cứu, xây dựng, học tập, kết luận xem những gì đã đạt được, những gì chưa đạt được, rút ra kinh nghiệm, tiếp tục phát huy những thành tích đã đạt được và cải tiến những hạn chế, thiếu sót Việc ghi lại hình ảnh trước và sau khi áp dụng 5S không chỉ để so sánh, rút kinh nghiệm và cải tiến, nó còn là nguồn tư liệu để các cơ quan khác tham khảo và học hỏi.

Dựa vào thực trạng ở chương 2, tại Chương 3, tác giả đề xuất mô hình,quy trình áp dụng và đề xuất một số giải pháp khắc phục rào cản, duy trì 5S trong hoạt động lưu trữ của UBND thành phố Phúc Yên để tạo ra hiệu quả, góp phần cải tiến môi trường làm việc và nâng cao hiệu suất công việc Tác giả hy vọng những giải pháp mà tác giả đề xuất sẽ là một ý kiến để UBND thành phố Phúc Yên tham khảo cũng như góp phần vào sự đổi mới công tác lưu trữ của cơ quan.