mà còn loại bỏlãng phí vô hình tư duy phát triển, quy trình triển khai công việc,.., tạo ra một môitrường làm việc khoa học, ngăn nắp và hiệu quả, tạo tiền đề phát huy sự sáng tạocủa cá
Tổng quan tình hình nghiên cứu
* Tình hình nghiên cứu nước ngoài:
5S được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1980, được phát triển dựa trên hệ thống sản xuất của Toyota (Toyota’s Total Production System – TPS) bởi ông Sakichi Toyoda và Taichi Ohno cùng với các kỹ sư công nghiệp người Nhật Bản. Phương pháp 5S được xem như một phần trụ cột của "Hệ thống sản xuất của Toyota", giúp tạo ra một môi trường làm việc tinh tươm, có trật tự góp phần làm tăng tính hiệu quả trong quy trình sản xuất, kinh doanh, giảm thiểu lãng phí và tăng sự an toàn cho nhân viên Sau đó, phương pháp này vẫn tiếp tục được các nhà nghiên cứu, học giả ở các nước trên thế giới đào sâu và phát triển Một số nghiên cứu tiêu biểu như:
Mohd Nizam Ab Rahman và cộng sự (2010),Implementation of 5S Practices in the Manufacturing Companies: A Case Study, nghiên cứu việc thực hiện 5S với hai công ty sản xuất Kết quả cho thấy cả hai công ty về cơ bản đều thực hành 5S tốt, tuy nhiên vẫn còn một số điểm yếu cần được xem xét như việc sắp xếp tài liệu, dụng cụ, thiết bị Hơn nữa, cả hai công ty đều đồng ý rằng việc việc thực hành 5S là hiệu quả, có thể cải thiện các tiêu chuẩn vệ sinh, hiệu quả môi trường, sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc của họ Đề tài này nhấn mạnh yếu tố then chốt quyết định sự thành công của việc thực hành 5S là sự ủng hộ, tham gia của lãnh đạo cấp cao vào hoạt động này.
Anthony Manos và Jennifer Molski (2011),The very best of 5S, đã nói về sự xuất hiện của phương pháp 6S và 7S bởi nhiều công ty Mỹ đưa ra dựa trên phương pháp 5S Các công ty đã phát triển và đề xuất thêm các chữ “S” như Safety (An toàn), Security (Bảo vệ) hay Spirit (Tinh thần) Tuy nhiên, nếu thực hiện tốt các tiêu chí của 5S ban đầu thì đã bao hàm đầy đủ ý nghĩa của các chữ “S” được đề xuất thêm vào Bên cạnh đó, nhóm tác giả đã chứng minh việc áp dụng phương pháp 5S là phương pháp hiệu quả và hiệu quả nhất trong ba phương pháp nêu trên Đó cũng là một trong những lý do vì sao hầu hết các nước tiên tiến cũng như các nước đang phát triển trên thế giới áp dụng phương pháp 5S.
Bhavesh Chandrayan và cộng sự (2019), Study of 5S lean technique: a review paper Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu quá trình thực hiện 5S trong tất cả các tình huống sản xuất khác nhau và nhấn mạnh những kết quả tích cực đáng kể của 5S Đề tài dựa trên việc xem xét các tài liệu được hệ thống hóa nhằm theo dõi cách thức thực hiện 5S trong các tổ chức khác nhau, sau đó phân loại tài liệu đã xuất bản thành ba loại khác nhau dựa trên tính ngắn gọn và cách tiếp cận có hệ thống để phân tích phương pháp luận Đề tài đánh giá tính ưu việt các phát hiện của nhiều nhà nghiên cứu và nêu bật các đề xuất cũng như ứng biến nhằm đảm bảo việc thực hiện 5S hiệu quả và hiệu quả trong bất kỳ tổ chức nào Các kết quả cho thấy tính hiệu quả của phương pháp 5S trong việc nâng cao hiệu suất, giúp cho tổ chức đạt được sự cải tiến liên tục và hiệu suất cao hơn.
* Tình hình nghiên cứu trong nước:
Năm 1993, khái niệm 5S lần đầu tiên xuất hiện tại Việt Nam khi Nhật mở rộng đầu tư vào Việt Nam và công ty Việt Nam đầu tiên áp dụng phương pháp này là công ty Vikyno Từ đó cho đến nay, có khá nhiều sách, đề tài nghiên cứu có liên quan tới phương pháp 5S Tiêu biểu như: a, Sách, giáo trình
Cuốn sách Thực hành 5S - Nền tảng cải tiến năng suất của tác giả Phan Chí Anh ( 2008), NXB Lao động - Xã hội, đã đưa ra định nghĩa về phương pháp 5S bằng Tiếng Việt, bao gồm: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng Cuốn sách này cung cấp cơ sở lý luận về phương pháp 5S để tác giả có cái nhìn tổng quát hơn.
Cuốn sáchQuản trị tinh gọn tại Việt Nam - đường tới thành công, tái bản lần thứ hai, của tác giả Nguyễn Đăng Minh (2017), NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, đã chỉ ra rằng “ tâm thế” được xem là yếu tố quan trọng quyết định tới sự thành công của việc áp dụng phương pháp 5S, thế nhưng yếu tố này lại bị coi nhẹ và thường hay bị bỏ qua Qua cuộc khảo sát được tiến hành với hơn 300 doanh nghiệp tại Việt Nam, tác giả đã tìm ra nguyên nhân tại sao phương pháp 5S chưa áp dụng thành công tại Việt Nam, Từ đó, đề xuất mô hình và các giải pháp nhằm triển khai áp dụng thành công phương pháp này. b, Đề tài nghiên cứu Đề tài nghiên cứu của nhóm tác giả Nguyễn Đăng Minh và cộng sự ( 2013),Áp dụng 5S tại các doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa đã chỉ ra rằng 5S giúp các doanh nghiệp loại bỏ lãng phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và năng lực cạnh tranh trên thị trường trong nước cũng như quốc tế Bài nghiên cứu đã đưa ra lý thuyết và 5S, tiến hành khảo sát thực trạng của 52 doanh nghiệp tại Việt Nam Kết quả cho thấy việc áp dụng 5S còn hạn chế Phần lớn các doanh nghiệp đã áp dụng 5S mới dừng lại ở việc thực hiện 3S đầu tiên trong 5S Từ đó, chỉ ra nguyên nhân chính bằng cách sử dụng phương pháp phân tích nhân - quả và đề xuất giải pháp khuyến nghị nhằm phát triển 5S tại Việt Nam. Đề tài nghiên cứu của tác giả Bùi Thị Hảo ( 2020),Kinh nghiệm áp dụng 5S từ thực tế trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh,làm rõ cơ sở lý thuyết, phân tích tính hiệu quả của quá trình thực hiện 5S tại trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh kết hợp với việc chắt lọc ý kiến từ các chuyên gia Nhật Bản, từ đó rút ra 05 bài học kinh nghiệm về việc áp dụng 5S đảm bảo môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp để vận dụng vào trường đại học giai đoạn hiện nay. Đề tài nghiên cứu của nhóm tác giả Lâm Hữu Đức và cộng sự ( 2021), Đánh giá kiến thức về 5S và một số yếu tố liên quan đến kiến thức thực hành 5S tại Bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ năm 2021, thực hiện trên 96 nhân viên y tế hiện đang làm việc tại Bệnh viện Đa khoa thành phố Cần Thơ Nghiên cứu sử dụng bảng kiểm 5S của tổ chức JICA gồm 37 nội dung và 6 mức điểm để đánh giá Kết quả nghiên cứu cho thấy phần lớn nhân viên y tế có kiến thức đúng về 5S ở yếu tố sạch sẽ và số lượng nhân viên y tế có kiếnn thúc đúng về sàng lọc ít nhất Từ đó, phải tăng cường phổ biến kiến thức về 5S cho nhân viên y tế, trong đó tập trung vào khâu thực hiện là khâu Sàng lọc
Cho tới hiện nay, mặc dù phương pháp này đã xuất hiện tại Việt Nam 20 năm qua nhưng vẫn có khá ít công trình nghiên cứu về việc áp dụng phương pháp 5S vào cơ quan hành chính nhà nước, cũng chưa có công trình nào trực tiếp nghiên cứu về “Áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên” Vì vậy, đề tài mà tác giả lựa chọn là đề tài mới, không trùng lặp với các công trình trước đây đã công bố Đề tài tập trung vào phân tích thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ
5 thành tố của phương pháp 5S nhằm đánh giá ưu điểm, hạn chế và tìm ra nguyên nhân của hạn chế khi áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phốPhúc Yên Từ đó, xây dựng mô hình, giải pháp áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòngHĐND&UBND thành phố Phúc Yên thành công và có hiệu quả.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục tiêu nghiên cứu: Thông qua khảo sát thực tế hoạt động văn phòng, nghiên cứu đề xuất mô hình áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên
+ Hệ thống hóa cơ sở lý luận của đề tài, làm rõ hiệu quả của phương pháp 5S khi áp dụng trong văn phòng
+ Tìm hiểu và phân tích thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của phương pháp 5S.
+ Đánh giá những ưu, nhược điểm và chỉ rõ nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế
+ Đề xuất mô hình áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên
+ Xây dựng quy trình triển khai mô hình áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên
+ Kiến nghị các nhóm giải pháp nhằm khắc phục những rào cản và duy trì thực hiện khi áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận: Đề tài nghiên cứu vận dụng phương pháp này nhằm mục đích có cái nhìn toàn diện khi đánh giá các vấn đề liên quan tới việc áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên.
- Phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích tài liệu: Đề tài sử dụng phương pháp này để hệ thống hóa cơ sở lý luận và thu thập, phân tích và đánh giá những thông tin, số liệu theo từng nội dung.
- Phương pháp quan sát: Tác giả sử dụng phương pháp này để quan sát, kiểm chứng các lý thuyết về các vấn đề liên quan tới việc áp dụng phương pháp 5S tại văn phòng Từ đó, tác giả có cơ sở đánh giá về thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của phuơng pháp 5S.
- Phương pháp sử dụng phiếu hỏi: Sử dụng phiếu hỏi, phiếu điều tra các cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên để tìm hiểu thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của phương pháp 5S.
- Phương pháp phỏng vấn sâu: Tác giả sử dụng phương pháp này để trao đổi thêm với lãnh đạo văn phòng, các cán bộ, công chức các vấn đề có liên quan tới việc áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐNDN&UBND thành phố Phúc Yên.
Giả thuyết nghiên cứu
Nếu Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên áp dụng thành công phương pháp 5S, sẽ tạo ra môi trường làm việc khoa học, tinh gọn, hiệu quả Hơn nữa, phương pháp 5S giúp cho tổ chức cắt giảm được sự lãng phí, bao gồm lãng phí hữu hình ( diện tích phòng làm việc bị quá tải bởi chứa những vật dụng không cần thiết, các máy móc, trang thiết bị không được sử dụng hết công suất, thời gian tìm kiếm hồ sơ, tài liệu, vật dụng lâu, ) và lãng phí vô hình ( tư duy phát triển, quy trình triển khai công việc, ), tạo động lực làm việc và phát huy tính sáng tạo của cán bộ, công chức Từ đó, nâng cao chất lượng công tác mọi mặt của văn phòng nói riêng và góp phần hiện đại hóa, xây dựng nền hành chính hiệu lực, hiệu quả.
Đóng góp mới của đề tài
Về mặt lý luận: Đề tài hệ thống hóa và bổ sung thêm các vấn đề lý luận chung về việc áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại văn phòng, nhất là chủ thể áp dụng phương pháp 5S đã hướng tới cơ quan nhà nước chứ không dừng lại ở các doanh nghiệp như trước đây Kết quả của đề tài có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho những đề tài nghiên cứu khác có vấn đề nghiên cứu liên quan.
Về mặt thực tiễn: Đề tài chỉ ra thực trạng Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ phương pháp 5S, làm rõ những ưu, nhược điểm và tìm hiểu nguyên nhân của những nhược điểm đang tồn đọng Từ đó, đề ra những giải pháp áp dụng thành công và duy trì, phát triển phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên
Kết cấu của đề tài
Chương 1: Lý luận chung về việc áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại văn phòng
Chương 2: Thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của phương pháp 5S
Chương 3: Đề xuất mô hình và một số giải pháp triển khai áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI VĂN PHÒNG
Một số khái niệm
1.1.1 Khái niệm về phương pháp 5S
5S là phương pháp quản lý theo phương pháp Nhật Bản, là nền tảng cơ bản nhất để áp dụng các công cụ và phương pháp hiện đại khác nhằm phát triển hệ thống quản lý tập trung song song với sử dụng quản lý chất lượng tổng thể (Bamber và cộng sự, 2000) [15] Hiện nay, phương pháp này được áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp Nhật Bản và các nước khác trên thế giới Bất cứ tổ chức nào muốn hướng tới các mô hình đẳng cấp thế giới thì cầu nối quan trọng và không thể thiếu là phương pháp 5S với mục đích chính là loại bỏ lãng phí trong sản xuất, tối ưu hóa quy trình làm việc, tạo ra một môi trường làm việc ngăn nắp, tinh gọn, an toàn và chất lượng, nâng cao tính tự giác của mỗi cá nhân trong tổ chức, nâng cao hiệu quả và hiệu suất công việc.
5S là thuật ngữ viết tắt của 5 từ tiếng Nhật, đó là: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke ( Osada, 1991 và Ho, 1997) [21],[17] Tại các nước khác nhau, 5S được dịch thành nhiều từ khác nhau song về ý nghĩa của chúng, cơ bản là không hề thay đổi Khi dịch sang tiếng Anh, 5S được dịch thành Sorting, Straitening, Shining, Standardizing, Sustaining ( Lonnie Wilson, 2010) [18] Khi du nhập vào Việt Nam, 5S mang ý nghĩa là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Chuẩn hóa và Tâm thế (Nguyễn Đăng Minh, 2017) [9] Khi dịch sang tiếng Việt, Phan Chí Anh (2008) và một số học giả dịch 5S như sau : Seiri -Sàng lọc, Seiton -Sắp xếp, Seiso -Sạch sẽ,
Seiketsu -Săn sócvà Shitsuke - Sẵn sàng[1] cho đồng nhất với các thuật ngữ khác cũng được bắt đầu bằng chữ “S” Tác giả đồng ý với cách dịch này Cụ thể:
S1 - Sàng lọc ( Seiri ) : Đây là công việc đầu tiên trong thực hành phương pháp 5S.Sàng lọclà hoạt động xem xét và phân loại những vật dụng cần thiết, chưa cần thiết hoặc không cần thiết, liên quan, chưa liên quan hoặc không liên quan tại nơi làm việc, từ đó giữ lại những vật dụng cần thiết, liên quan tới công việc tại một vực và loại bỏ hoặc di dời những vật dụng chưa/ không cần thiết, chưa/ không liên quan ra khỏi khu vực đó Do con người có xu hướng giữ mọi thứ cho trường hợp dự phòng nên dẫn tới việc phát sinh ra những vật dụng thừa, vô tình cản trở họ trong quá trình làm việc, ảnh hưởng tới năng suất và chất lượng công việc Chính vì vậy, mục tiêu màSàng lọc hướng tới chính là phân loại những vật dụng cần thiết, chưa/ không cần thiết, liên quan, chưa/ không liên quan để loại bỏ hoặc thanh lý những vật dụng thừa nhằm tiết kiệm được thời gian tìm kiếm vật dụng phục vụ cho công việc, tạo ra một môi trường làm việc khoa học và an toàn hơn.
S2 - Sắp xếp ( Seiton) : Công việc tiếp theo sau khi phân loại và di dời, loại bỏ những vật dụng không cần thiết là sắp xếp những vật dụng còn giữ lại một cách khoa học và có hiệu quả Đó chính là nội dung của Sắp xếp Hiệu quả của hoạt độngSắp xếpthể hiện ở chỗ các vật dụng phải được bố trí ở chỗ hợp lý, sao cho dễ thấy, dễ tìm, dễ lấy và dễ trả lại Căn cứ vào tần suất sử dụng và công dụng, phân tích trình tự sao cho tiết kiệm thời gian di chuyển và làm việc, từ đó đưa ra quyết định vị trí của từng vật dụng kèm theo ký hiệu, dấu hiệu cụ thể để dễ dàng nhận biết.
Sắp xếp tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, gọn gàng, thuận tiện, khuyến khích tinh thần và tạo cảm hứng làm việc cho nhân viên trong tổ chức.
S3 - Sạch sẽ ( Seiso) :Sạch sẽ là giữ gìn vệ sinh các trang thiết bị, máy móc, cơ sở vật chất và khu vực làm việc để đảm bảo mỹ quan và chất lượng môi trường làm việc.Sạch sẽkhông chỉ dừng lại ở việc giữ gìn vệ sinh trong tổ chức bằng cách lau chùi, quét dọn nơi làm việc, mà còn là việc kiểm tra máy móc, các trang thiết bị phục vụ cho công việc, phát hiện ra những vấn đề tiềm ẩn như bụi bẩn, lỏng ốc, từ đó có những giải pháp sửa chữa vấn đề và nâng cao năng suất máy móc, trang thiết bị, góp phần bảo đảm an toàn trong lao động.
S4 - Săn sóc ( Seiketsu) : Săn sóc là hoạt động kiểm tra, đánh giá và duy trì kết quả của 3S đầu tiên ( Sàng lọc, Sắp xếp, Sàng lọc), đồng thời liên tục cải tiến môi trường làm việc để hiệu quả tỉ lệ thuận với sự cải tiến, tức là càng nâng cấp môi trường làm việc lên cao hơn thì hiệu quả nhận được sẽ càng tốt hơn Tuy nhiên, nếu tổ chức muốn 3S đầu tiên hoạt động có hiệu quả thì đó phải là cả một quá trình, chứ không thể là ngày một, ngày hai Vì vậy,S4hướng tới việc duy trì các hoạt độngS1, S2, S3 lâu dài, liên tục cải tiến và tạo ra hiệu quả, dần tiến tới hoàn thiện phương pháp 5S trong tổ chức.
S5 - Sẵn sàng (Shitsuke) : Sẵn sànglà hoạt động cuối cùng và cũng là hoạt động quan trọng nhất, góp phần duy trì và đưa phương pháp 5S phát triển tới mức cao nhất Xuất phát từ triết lý “Lấy con người làm trung tâm”,Sẵn sàngcó ý nghĩa xây dựng ý thức cho con nguời thấu hiểu về công việc mà họ đang làm là có ích cho chính họ, nếu con người muốn phát triển về năng lực tư duy và năng lực làm việc thì chỉ có học thật, làm thật với công việc của họ Mà muốn như vậy thì con người cần phải có ý thức, thái độ, đạo đức tốt và có trách nhiệm với công việc Từ đó, nâng cao ý thức tự giác thực hiện phương pháp 5S của các cá nhân trong tổ chức, duy trì và phát triển phương pháp 5S trong tổ chức, góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công việc.
1.1.2 Khái niệm về văn phòng
Tại Việt Nam, từ “văn phòng” xuất hiện khá sớm, được sử dụng phổ biến trong các văn bản hành chính và trong thực tế Qua tìm hiểu sách, giáo trình và công trình nghiên cứu có liên quan, tác giả nhận thấy khái niệm “văn phòng” được hiểu theo nhiều nghĩa với nhiều góc độ tiếp cận khác nhau.
Theo Đại Từ Điển Tiếng Việt : “ Văn phòng là bộ phận phụ trách giấy tờ trong cơ quan” [13]
Trong cuốn giáo trìnhQuản trị văn phòng( 2003) của hai tác giả Nghiêm Kỳ Hồng và Trần Như Nghiêm, văn phòng được hiểu theo 3 cách dưới đây:
- Cách thứ nhất:Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác quản lý, điều hành việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
- Cách thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan mà ở đó diễn ra các hoạt động nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó.
- Cách thứ ba: Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong cơ quan [7]
Theo tác giả Nguyễn Thành Độ đề cập tới trong cuốn giáo trìnhQuản trị Văn phòng: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị” [3]
Như vậy, thông qua những định nghĩa được đưa ra bởi nhiều tác giả, có thể thấy được khái niệm“ văn phòng” được tiếp cận dưới rất nhiều góc độ khác nhau. Tuy nhiên, tác giả Vũ Thị Phụng đã có nghiên cứu và rút ra định nghĩa tổng hợp về
“văn phòng” trong cuốn giáo trình Lý luận chung về Quản trị văn phòng như sau:
“Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng bảo đảm thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính” [10]
1.1.3 Khái niệm về môi trường làm việc hiệu quả
Tác giả Brown và Leigh (1996) đề cập tới môi trường làm việc có nghĩa là sự hiểu biết và nhận thức của nhân viên tại đơn vị theo khía cạnh an toàn và ý nghĩa. [22]
Nội dung áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả
Sàng lọc trong văn phòng thể hiện ở việc phân loại và tiến hành loại bỏ những vật dụng, văn bản, tài liệu không cần thiết ( trùng, thừa, hết giá trị ) bỏ ra khỏi khu vực làm việc và có những biện pháp xử lý phù hợp Ngoài ra, Sàng lọc còn được thể hiện ở việc xây dựng, ban hành các quy trình, hướng dẫn phân loại vật dụng, hồ sơ, tài liệu.
Sắp xếp trong văn phòng là hoạt động bố trí, sắp xếp các vật dụng,hồ sơ, tài liệu trong phòng làm việc với mục đích tạo ra sự thuận tiện cho hoạt động tìm kiếm và sử dụng tài liệu.Sắp xếpđược thể hiện trong các họat động cụ thể sau:
+ Sắp xếp, bố trí phòng làm việc
+ Sắp xếp hồ sơ, tài liệu
+ Sắp xếp máy móc, trang thiết bị văn phòng
+ Đánh dấu, dán nhãn tại các vật dụng, hồ sơ
Ngoài ra, Sắp xếp trong văn phòng còn thể hiện ở việc sắp xếp, bố trí các công việc trong văn phòng một cách khoa học, hợp lý cho mỗi cá nhân trong văn phòng Từ đó, mỗi cá nhân thực hiện sắp xếp bằng cách lên kế hoạch, phân loại các nhiệm vụ cần thực hiện để công việc mà mình đảm nhận diễn ra một cách thuận lợi, trơn tru Điều đó sẽ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc của mỗi cá nhân trong văn phòng nói riêng và hiệu quả hoạt động của văn phòng nói chung.
Sạch sẽ trong văn phòng không chỉ có nghĩa là vệ sinh môi trường làm việc không để bám bụi mà còn là có các biện pháp để giảm thiểu các nguyên nhân phát sinh chi phí lãng phí, các nguyên nhân dẫn đến việc vật dụng, hồ sơ, tài liệu bị hư, hỏng, mối, mọt, ẩm mốc, ảnh hưởng xấu tới sức khỏe của người lao động.
Săn sóctrong văn phòng được hiểu là duy trì các hoạt động của 3S đầu tiên, có thể được thực hiện thông qua việc xây dựng và ban hành các quy định chuẩn hóa các hoạt độngSàng lọc,Sắp xếp,Sạch sẽvà hoạt động kiểm tra, khen thưởng,
Sẵn sàng trong văn phòng thể hiện ở ý thức tự giác, thái độ tích cực, chủ động của cán bộ, công chức,người lao động trong việc duy trì kết quả các hoạt động3S và cải tiến liên tục để tạo ra hiệu quả
Ý nghĩa của việc áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại văn phòng
a, Đối với văn phòng áp dụng phương pháp 5S
Văn phòng có được môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, khoa học và an toàn hơn Khi áp dụng đầy đủ quy trình 5S, văn phòng sẽ loại bỏ được những vật dụng không cần thiết và không liên quan tới khu vực làm việc và bố trí hợp lý những vật dụng cần thiết còn giữ lại, từ đó tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, khoa học, thúc đẩy tinh thần làm việc của cán bộ, công chức, người lao động trong văn phòng, công việc cũng được thực hiện thuận lợi, dễ dàng và có hiệu quả Hơn nữa, tính an toàn mà phương pháp 5S mang lại là các máy móc, thiết bị, cơ sở vật chất được vệ sinh và bảo dưỡng theo định kì Như thế, các cá nhân trong văn phòng có thể kiểm soát được tình trạng của cơ sở vật chất, tránh trường hợp mất mát, hỏng hóc, mất kiểm soát do quá tải hoặc những sự cố liên quan đến an toàn của người thực hiện.
Góp phần nâng cao hiệu quả làm việc trong văn phòng Như đã phân tích ở trên cũng như trong thực tế, đã có rất nhiều công trình nghiên cứu chứng minh sự tác động của môi trường làm việc lên năng suất và hiệu quả công việc Khi môi trường làm việc của tổ chức liên tục được cải tiến và nâng cấp thì đồng nghĩa với việc sẽ tạo ra điều kiện thuận lợi cho các yếu tố tạo nên hiệu quả công việc phát triển Từ đó sẽ tạo ra hiệu quả và năng suất công việc được nâng cao Đây chính là mục tiêu mà phương pháp 5S hướng tới.
Góp phần nâng cao hình ảnh và uy tín của văn phòng Môi trường làm việc thuận lợi, gọn gàng giúp cán bộ, công chức, người lao động cảm thấy thoải mái khi làm việc, tinh thần làm việc của họ sẽ được nâng cao, họ sẽ cống hiến nhiều hơn cho tổ chức Từ đó, hiệu quả hiệu quả hoạt động của văn phòng sẽ càng được nâng cao Đó sẽ là điểm cộng, tạo ấn tượng tốt đẹp trong con mắt của người dân cũng như của các cơ quan, đơn vị bên ngoài Ngoài ra, áp dụng phương pháp 5S tạo ra môi trường sạch sẽ, chuyên nghiệp góp phần giúp công dân, khách hàng tin tưởng hơn vào chất lượng dịch vụ của tổ chức Từ đó, góp phần tạo dựng văn hóa văn minh, chuyên nghiệp cũng như nâng cao uy tín cũng như hình ảnh, danh tiếng của tổ chức. b, Đối với đội ngũ cán bộ, công chức, người lao động trong văn phòng áp dụng phương pháp 5S
Mọi cá nhân khi chấp hành thực hiện phương pháp 5S trở nên kỷ luật hơn.
Thực hiện phương pháp 5S đồng nghĩa với việc tổ chức thống nhất áp dụng cùng một biện pháp Lãnh đạo văn phòng ra văn bản chỉ đạo thực hiện, thành lập tổ kiểm tra, đôn đốc, đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện, Như vậy, các cá nhân trong văn phòng buộc phải tuân thủ theo quy định, làm việc theo một tác phong kỷ luật hơn và cố gắng duy trì công việc một cách khoa học nhất. Áp dụng phương pháp 5S giúp các cá nhân trong văn phòng phát huy sự sáng tạo.Khi thực hiện phương pháp 5S, bước đầu tiên là phải sàng lọc những vật dụng không cần thiết ra khỏi nơi làm việc, cũng như phải sắp xếp, bố trí các vật dụng còn lại một cách khoa học, điều đó đồng nghĩa với việc phương pháp 5S đang trực tiếp kích thích sự sáng tạo của người thực hiện khi họ đặt ra những câu hỏi như : “ Những gì cần thiết và không cần thiết đối với công việc mình đang thực hiện ?”, “ Đối với những vật dụng không cần thiết thì nên xử lý như thế nào ?”,và
“ Đối với những vật dụng cần thiết, nên sắp xếp như thế cho hợp lý và thuận tiện cho công việc?”, và đưa ra câu trả lời tốt nhất cho những câu hỏi đó Hơn thế nữa, phương pháp 5S còn gián tiếp kích thích sự sáng tạo của mỗi cá nhân trong văn phòng bằng cách tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, thoải mái, thúc đẩy tinh thần làm việc của cán bộ, công chức Từ đó, tạo điều kiện cho các cá nhân phát triển, đề ra và sáng tạo được nhiều ý tưởng hơn trong công việc.
Cán bộ, công chức, người lao động trong văn phòng đều cảm thấy tự hào về nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng của mình Một trong những yếu tố quan trọng để có được sự gắn kết giữa tổ chức và người lao động, giữ chân người lao động cống hiến lâu dài cho tổ chức nhưng thường bị xem nhẹ nhất là sự tự hào về nơi làm việc của các cá nhân trong tổ chức Hơn nữa, người ta thường mất nhiều thời gian và công sức để tìm ra các cách thức và biện pháp đạt được điều đó Phương pháp 5S xuất hiện như một câu trả lời tuy đơn giản nhưng được chấp nhận: “ Người ta tự hào về nơi làm việc của mình khi nơi đó tạo ra bầu không khí thoải mái, dễ chịu khi làm việc và người ta cảm thấy mình thực sự làm chủ công việc của mình.”
Các cá nhân trong và ngoài văn phòng đều dễ dàng nhận ra những thiếu sót.
Phương pháp 5S sở dĩ không phức tạp về kỹ thuật thực hiện Khi thực hiện 3S đầu tiên ( Sàng lọc , Sắp xếp , Sạch sẽ ), tổ chức sẽ nhanh chóng thấy rõ sự thay đổi trong môi trường làm việc theo chiều hướng tích cực hơn Bên cạnh đó, con người luôn có hứng thú với những việc mang lại kết quả nhanh chóng, thực hiện phương pháp 5S cũng là một trong số đó Tuy nhiên, để có được hiệu quả và duy trì nó một cách lâu dài, khó khăn nhất chính là sự cam kết của lãnh đạo cũng như sự cố gắng của toàn bộ tổ chức Vậy nên, người ta dễ dàng nhận ra những thiếu sót đó, hoàn thiện nó đồng thời cũng chuẩn bị lại những điều kiện cần thiết để lặp lại chu trình 5S ở mức độ cao hơn.
Có thể nói, áp dụng phương pháp 5S giúp văn phòng xây dựng một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, khoa học và an toàn Thực hiện phương pháp 5S thúc đẩy tinh thần làm việc và phát huy tính sáng tạo của cán bộ, công chức, người lao động trong văn phòng, tạo cho mỗi cá nhân có thái độ làm việc tích cực và tác phong làm việc kỷ luật hơn, góp phần tạo nên phong cách chuyên nghiệp của tổ chức, củng cố hình ảnh và uy tín, nâng cao niềm tin trong con mắt của người dân và cơ quan, tổ chức bên ngoài.
Yếu tố ảnh hưởng tới việc áp dụng thành công phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại văn phòng
Sự cam kết, hỗ trợ từ phía lãnh đạo: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công của phương pháp 5S là sự cam kết từ phía lãnh đạo Lãnh đạo biết, hiểu, đồng tình và ủng hộ, từ đó ban hành những cơ chế, chính sách và biện pháp kèm theo nguồn lực hỗ trợ thực hiện phương pháp 5S có hiệu quả và duy trì lâu dài.
Chính sách đào tạo: Chính sách đào tạo phải phù hợp với đặc điểm, tình hình thực tế của văn phòng sao cho các cá nhân hiểu được những kiến thức và cách thức thực hiện phương pháp 5S mà họ được đào tạo, Khi mọi người nhận thức được vai trò, giá trị của phương pháp 5S mang lại thì họ sẽ tự giác và chủ động trong việc thực hiện các hoạt động Sàng lọc , Sắp xếp , Sạch sẽ , Săn sóc , Sẵn sàng
Sự tự nguyện tham gia của mọi cá nhân trong văn phòng: Câu trả lời gọn nhất cho sự thành công của việc triển khai phương pháp 5S chính là hành động Để phương pháp 5S thực sự có hiệu quả thì không chỉ dừng lại ở mức hiểu mà còn phải áp dụng được trong thực tiễn Lãnh đạo văn phòng là những người đầu tiên thực hiện để làm gương cho tất cả cá nhân khác trong tổ chức Bên cạnh đó, cần phải tạo môi trường thúc đẩy tinh thần tự giác, chủ động tham gia của người lao động trong tổ chức, để họ thực hiện phương pháp 5S như một thói quen.
Lặp lại chu trình 5S để nâng cao hiệu quả : Thực hiện phương pháp 5S cần sự lặp đi, lặp lại không ngừng nghỉ các hoạt động của 3S (Sàng lọc,Sắp xếp,Sạch sẽ ) nhằm duy trì thực hiện phương pháp 5S trong tổ chức, góp phần nâng cao hiệu quả các hoạt động và cải tiến công tác quản lý của tổ chức.
Tại chương 1, tác giả đã hệ thống hóa và làm rõ cơ sở lý luận của đề tài Hệ thống cơ sở lý luận tại chương 1 giúp tôi có nền tảng vững chức để triển khai các chương sau, là cơ sở để phân tích và đưa ra những đánh giá khách quan về thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ phương pháp 5S.
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HĐND&UBND THÀNH PHỐ PHÚC YÊN DƯỚI GÓC ĐỘ 5 THÀNH TỐ
Khái quát chung về Văn phòng HĐND&UBND Thành phố Phúc Yên
2.1.1 Giới thiệu chung về Văn phòng HĐND&UBND Thành phố Phúc Yên
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Phúc Yên (viết tắt là Văn phòng HĐND&UBND) là cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Phúc Yên, thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần phục vụ cho HĐND&UBND thành phố Địa chỉ: 145 đường Trần Hưng Đạo, phường Trưng Trắc, thành phố Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc Điện thoại: 0211.3872.889
Mail: vp.phucyen@vinhphuc.gov.vn
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND&UBND Thành phố Phúc Yên
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐND&UBND Thành phố Phúc Yên được quy định cụ thể trong Quyết định số 3/2023/QĐ-UBND ngày
21 tháng 11 năm 2023 quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên ( phụ lục 1 )
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên
- Lãnh đạo Văn phòng: Gồm 01 Chánh văn phòng 03 Phó Chánh Văn phòng phụ trách lần lượt 03 lĩnh vực : Văn hóa - xã hội; Kinh tế; Công tác của HĐND và bộ phận Một cửa
- Các chuyên viên: Gồm 01 Chuyên viên tổng hợp chung, 03 Chuyên viên tổng hợp trong các lĩnh vực : Văn hóa - xã hội; Kinh tế; Công tác của HĐND và bộ phận Một cửa
+ Bộ phận hành chính - quản trị: Gồm Bảo vệ; Lái xe; Tạp vụ; Nhà ăn; Kế toán; Thủ quỹ; Văn thư; Quản trị mạng, công nghệ thông tin
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND thành phố
Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ phương pháp 5S
Nguồn: Khảo sát của tác giả
2.2 Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ phương pháp 5S
2.2.1 Thông tin chung về đối tượng khảo sát Đối tượng khảo sát của đề tài nghiên cứu là cán bộ, công chức đang công tác tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên, được tuyển dụng theo biên chế và thực hiện công tác chuyên môn Đề tài không tiến hành khảo sát đối với những người đảm nhận các chức danh không đòi hỏi nhiều về trình độ chuyên môn như nhân viên lái xe, bảo vệ, tạp vụ, lễ tân và nhân viên hợp đồng theo Nghị định 111/2022/NĐ-CP ngày 30 tháng 12 năm 2022 của Chính phủ về hợp đồng đối với một số loại công việc trong cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập.
Vì vậy, tổng số đối tượng khảo sát là 12 người.
Tác giả tiến hành khảo sát bằng cách gửi phiếu khảo sát qua hình thức trực tuyến cho 12 đối tượng trên Số phiếu khảo sát thu về là 12/12 phiếu, 100% số phiếu hợp lệ Dưới đây là bảng thống kê mô tả cụ thể thông tin chung về các đối
Một cửa Ban Tiếp công dân
Chuyên viên tổng hợp lĩnh vực Kinh tế
Chuyên viên tổng hợp lĩnh vực Văn hóa - Xã hội
Chuyên tổng hợpviên bộ phậnMột cửa tượng tham gia khảo sát:
Thông tin chung Số lượng Tỷ lệ %
Trung cấp/Cao đẳng 0 0% Đại học 9 75%
Cán bộ, công chức làm công tác chuyên môn 8 66.7%
Số năm công tác tại UBND thành phố Phúc Yên
Bảng 2.1: Bảng tổng hợp thông tin chung của đối tượng tham gia khảo sát
Nguồn: Khảo sát của tác giả
2.2.2 Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ phương pháp 5S
Biểu đồ 2.1: Những vấn đề bất cập trong văn phòng dưới góc độ phương pháp 5S
Nguồn: Khảo sát của tác giả
Theo kết quả khảo sát, ba vấn đề nổi bật nhất đang tồn tại trong hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên lần lượt là: tài liệu/hồ sơ/vật dụng có tình trạng mối mọt, hư hỏng, chiếm 100% số phiếu khảo sát thu về; chi phí cho việc mua sắm công cụ, dụng cụ, trang thiết bị hàng năm lớn, chiếm 75% số phiếu khảo sát thu về và tồn tại nhiều tài liệu/vật dụng thừa, không cần thiết/liên quan hiếm 50% số phiếu khảo sát thu về.
Mặt khác, có 33,3% tỷ lệ số người được khảo sát hiểu và nắm vững phương pháp 5S, 33,3% tỷ lệ người được khảo sát đã nghe tới nhưng chưa hiểu đầy đủ và chưa được giới thiệu, đào tạo bài bản Số còn lại hoàn toàn không biết tới phương pháp 5S Điều này cho thấy đa số cán bộ, công chức của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên đã biết tới phương pháp này Hơn nữa, trong tổng tỷ lệ 66,6% số người đã nghe tới và hiểu, nắm vững phương pháp 5S đều cho rằng nên áp dụng phương pháp này để xây dựng môi trường làm việc hiệu quả trong văn phòng Thế nhưng, Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên đến nay vẫn chưa áp dụng phương pháp 5S để giải quyết những bất cập đang tồn tại và nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng. Để tìm ra nguyên nhân của những tồn đọng, hạn chế và lý do tại sao phương pháp 5S chưa được áp dụng, tác giả tiến hành phân tích thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của phương pháp 5S bằng cách dựa trên khung lý thuyết của phương pháp 5S để phát hiện ra những tồn tại, hạn chế, có những đánh giá khách quan nhất về thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên Từ đó, có những đề xuất mô hình, quy trình và đưa ra các giải pháp phù hợp với thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu quả áp dụng phương pháp 5S.
2.2.2.1 Dưới góc độ Sàng lọc
Biểu đồ 2.2: Tần suất thực hiện hoạt động Sàng lọc
Nguồn: Khảo sát của tác giả
Từ biểu đồ 2.2 cho thấy, đội ngũ lãnh đạo, cán bộ, công chức Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên đã có sự tham gia thực hiện hoạt động Sàng lọc Có58.30% tỷ lệ người tham gia khảo sát thực hiệnSàng lọchàng tuần; 25% tỷ lệ người tham gia khảo sát thực hiện hàng tháng và số còn lại thực hiện hàng ngày.Phần lớn các cán bộ, công chức đều thực hiện Sàng lọc với tần suất theo tuần và theo tháng.
Biểu đồ 2.3: Tình trạng vật dụng/tài liệu/hồ sơ không dùng đến ( thừa, hỏng, hết hạn, không có giá trị, ) tại phòng làm việc
Nguồn: Khảo sát của tác giả
Khảo sát về tình trạng vật dụng/tài liệu/hồ sơ không dùng đến, kết quả từ biểu đồ 2.3 cho thấy phần lớn các cán bộ, công chức Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên đều cho rằng có ít hoặc không có vật dụng/tài liệu/hồ sơ không dùng đến/cần thiết trong phòng làm việc.
Thực tế, theo quan sát của tác giả, vẫn còn tồn tại nhiều vật dụng không dùng đến trong khu vực làm việc của các cán bộ, công chức Khảo sát trên chỉ mang tính chủ quan Các cán bộ, công chức có nhận thức chưa rõ ràng về vật dụng/tài liệu/hồ sơ không cần thiết, hơn nữa con người có tâm lý dự phòng, lưu trữ vật dụng trong khu vực làm việc của mình Vậy nên, một số vật dụng không cần thiết nhưng vẫn còn tồn tại trong khu vực làm việc của cán bộ, công chức là điều dễ hiểu.
Hơn nữa, trong quá trình thực tập, khảo sát và lấy ý kiến của cán bộ, công chức, tác giả nhận thấy Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên chưa xây dựng danh mục các vật dụng cần thiết/liên quan tới công việc.
Từ thực tiễn đã đề cập tới, một trong số nguyên nhân dẫn đến tình trạng vật dụng không cần thiết vẫn còn xuất hiện trong khu vực làm việc là do Văn phòngHĐND&UBND thành phố Phúc Yên chưa có tiêu chuẩn về trực quan hóa danh mục các vật dụng cần thiết Vì thế, các cán bộ, công chức dựa vào cảm tính và theo kinh nghiệm làm viêc để phân loại vật dụng.
Tương tự, Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên cũng không có các quy định, hướng dẫn cụ thể nào về phân loại tài liệu/hồ sơ/vật dụng cũng như xử lý các vật dụng/ tài liệu hết giá trị hoặc không cần thiết/ liên quan Hiện nay, đơn vị mới chỉ dừng lại ở việc thực hiện theo các quy định chung của nhà nước Ví dụ như: Công văn số: 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Luật quản lý, sử dụng tài sản công ngày 21/6/2017 của Quốc hội; Nghị định số 151/2017/NĐ-CP ngày 26/12/2017 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của luật quản lý, sử dụng tài sản công
Nhìn chung, hoạt độngSàng lọctrong Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên còn tồn tại nhiều bất cập “Sàng lọc” phần lớn dựa vào kinh nghiệm và theo thói quen, tần suất thực hiện vẫn chưa được duy trì thường xuyên, đều đặn, chưa chuẩn hóa cách thức và quy trình thực hiện nên vẫn còn tình trạng một số vật dụng/tài liệu không cần dùng đến nhưng lại xuất hiện trong khu vực làm việc của cán bộ, công chức, chưa được loại bỏ hoàn toàn, chiếm diện tích, không gian làm việc.
2.2.2.2 Dưới góc độ Sắp xếp
Biểu đồ 2.4: Tần suất thực hiện hoạt động Sắp xếp
Nguồn: Khảo sát của tác giả
Về tần suất thực hiện hoạt động Sắp xếp, phần lớn các cán bộ, công chức
Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên thực hiện với tần suất hàng tuần
(58.3%), còn lại thực hiện với tần suất hàng tháng và hàng ngày, không có cá nhân nào là không thực hiện Song, tỷ lệ cán bộ, công chức thực hiện hoạt động Sắp xếp hàng ngày vẫn còn rất ít, chiếm 16.7% So sánh với số liệu khảo sát tần suất thực hiện hoạt động Sàng lọc, kết quả khảo sát tần suất thực hiện hoạt động Sắp xếp hoàn toàn trùng khớp Điều này cho thấy cán bộ, công chức Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên có thói quen sắp xếp lại các vật dụng/tài liệu sau khi sàng lọc.
Nhận định về văn phòng dưới góc độ
Số lượng % Số lượng % Số lượng % Số lượng % Số lượng % Số lượng %
1 Phòng làm việc được bố trí khoa học, thuận tiện
2 Máy móc, trang thiết bị văn phòng được bố trí tiện lợi cho việc sử dụng
3 Tài liệu/hồ sơ được sắp xếp gọn gàng, dễ tìm, dễ lấy
4 Tài liệu/hồ sơ/vật dụng được dán nhãn,đánh số khoa học, dễ nhận biết
Bảng 2.2: Đánh giá thực trạng thực hiện hoạt động Sắp xếp
Nguồn: Khảo sát của tác giả
Từ bảng thống kê kết quả khảo sát cho thấy:
Về cách bố trí, sắp xếp phòng làm việc: 100% cán bộ, công chức tham gia kháo sát đều đồng tình với nhận định phòng làm việc được bố trí khoa học, thuận tiện Kết hợp với quan sát của tác giả, từ phòng làm việc của lãnh đạo cho tới các các cán bộ, công chức của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên, được bố trí hợp lý, khoa học, thuận tiện cho việc di chuyển và không tốn quá nhiều thời gian để tìm kiếm Ngoài ra, trong phòng làm việc của đội ngũ lãnh đạo, cán bộ, công chức còn bố trí thêm cây xanh Điển hình như: cây cau tiểu trâm, cây trầu bà leo, cây kim tiền,
Hình 2.1 Hình ảnh minh họa cho cây cau tiểu trâm
Hình ảnh trên là cây cau tiểu trâm Loại cây này có khả năng làm sạch không gian cực tốt Nó có thể hút các chất độc từ khói thuốc lá, bức xạ từ các đồ điện tử như máy tính, điện thoại,
Hình 2.2 Hình ảnh minh họa cho cây trầu bà leo
Hình ảnh trên là cây trầu bà leo Bên cạnh tác dụng làm đẹp cho văn phòng, nó cũng có khả năng lọc không khí, giúp cho các cán bộ, công chức văn phòng hạn chế được các tác nhân gây ảnh hưởng tới sức khỏe như bụi mịn, các tia bức xạ điện tử từ máy tính, máy fax, điện thoại,
Đánh giá chung về tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên
Thứ nhất, lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên bước đầu đã có sự quan tâm tới môi trường làm việc của cán bộ, công chức trong văn phòng Nhận thức được vai trò, tầm quan trọng của bộ phận văn phòng trong cơ quan, dưới sự quan tâm của lãnh đạo, văn phòng đã được bố trí cơ bản đầy đủ các trang thiết bị hiện đại phục vụ nhu cầu công việc chuyên môn như máy điều hòa, máy tính, máy in, máy scan, máy fax, hệ thống mạng, Bên cạnh đó, bố trí các phòng làm việc theo xu hướng “xanh”, đặt cây xanh trong phòng làm việc, tạo môi trường làm việc thoải mái cho đội ngũ cán bộ, công chức nhằm thúc đẩy động lực làm việc của họ, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
Thứ hai, mặc dù UBND thành phố Phúc Yên nói chung và Văn phòng
HĐND&UBND thành phố Phúc Yên nói riêng chưa ban hành các quy định cụ thể nào về việc thực hiện các hoạt động Sàng lọc , Sắp xếp , Sạch sẽ nhưng các cá nhân trong văn phòng, từ lãnh đạo cho tới công chức chuyên môn đều có ý thức tham gia thực hiện các hoạt động này.
Thứ ba, qua kết quả khảo sát thông tin chung về đội ngũ cán bộ, công chức của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên cho thấy, cơ cấu tổ chức văn phòng đang có xu hướng trẻ hóa, từ lãnh đạo cho tới công chức làm công tác chuyên môn Hơn nữa, 100% đội ngũ, cán bộ, công chức văn phòng đều có trình độ học vấn từ Đại học trở lên Điều này cho thấy khả năng tiếp thu cũng như thích nghi với phương pháp quản lý mới cao và nhanh chóng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai phương pháp 5S trong Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên
Thứ nhất, về công tác tổ chức nhân sự: Hiện nay, Văn phòng
HĐND&UBND thành phố Phúc Yên thiếu nhân sự làm công tác chuyên môn Cán bộ, công chức văn phòng đang trong tình trạng quá tải công việc Một số cán bộ, công chức kiêm nhiệm thêm nhiều nhiệm vụ khác.
Thứ hai, về thực hiện hoạt động Sàng lọc : Do nhận thức chưa rõ ràng về các vật dụng cần thiết phục vụ cho công việc của các cán bộ, công chức kết hợp với việc chưa xây dựng danh mục các vật dụng cần thiết làm tiêu chuẩn sàng lọc trong Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên nên trong các phòng làm việc vẫn xuất hiện tình trạng các vật dụng không cần thiết/liên quan tới công việc được giữ lại, chiếm một phần diện tích khu vực làm việc.
Thứ ba, phần lớn các cán bộ, công chức Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên chưa có thói quen sắp xếp công việc, nhiệm vụ được giao một cách khoa học Vậy nên, hoạt động của văn phòng đôi khi vẫn có tình trạng chậm trễ, kém hiệu quả.
Thứ tư, về thực hiện hoạt động Sạch sẽ : Đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên chưa nhận thức đầy đủ về hoạt động
Sạch sẽ trong phương pháp 5S, vậy nên việc tiến hành vệ sinh phòng làm việc chỉ dừng lại ở việc vệ sinh sơ bộ, dọn dẹp sàn và những khu vực có thể dễ dàng thấy được ở phía bên ngoài, còn những giá đựng hồ sơ, tài liệu, khu vực ở sâu bên trong, khuất tầm nhìn của phòng làm việc và bên trong máy móc, trang thiết bị văn phòng bị bỏ qua Điều đó làm cho các tác nhân gây ra bụi bẩn, ẩm mốc, mối mọt phát triển, văn phòng đang đối mặt với nguy cơ tài liệu, hồ sơ, vật dụng bị bụi bẩn, mối mọt, hư hỏng.
Thứ năm, về thực hiện hoạt động Săn sóc: Thực tế cho thấy, Văn phòng
HĐND&UBND thành phố Phúc Yên chưa có quy định cụ thể về việc thực hiện các hoạt động Sàng lọc , Sắp xếp , Sạch sẽ nên công tác kiểm tra, đánh giá về các hoạt động này chưa được triển khai Bên cạnh đó, văn phòng cũng không có quy định cụ thể về khen thưởng những cá nhân làm tốt và xử lý đối với các trường hợp vi phạm trong thực hiện Sàng lọc , Sắp xếp , Sạch sẽ , vì thế sẽ không có sự tác động tới nhận thức và ý thức thực hiện của cán bộ, công chức Họ sẽ coi nhẹ việc thực hiện các hoạt động Sàng lọc , Sắp xếp , Sạch sẽ , dần dần làm cho việc thực hiện các hoạt động này giảm xuống, rồi sẽ mất động lực thực hiện Điều này dẫn đến việc duy trì thực hiện các họat động Sàng lọc , Sắp xếp , Sạch sẽ không thường xuyên, thậm chí là không thực hiện.
Thứ sáu, về thực hiện hoạt động Sẵn sàng : Đa số lãnh đạo, cán bộ, công chức Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên đã có sự am hiểu về phương pháp 5S và đã nhận thức được lợi ích mà phương pháp này mang lại dù ở giá trị hữu hình hay vô hình, tuy nhiên phương pháp 5S vẫn chưa được áp dụng vào văn phòng do tâm lý rụt rè, không dám đề xuất ý tưởng mới mà tâm lý này ảnh hưởng từ văn hóa của cơ quan nhà nước nói chung cũng như UBND thành phố Phúc Yên nói riêng tác động tới các cán bộ, công chức Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên.
2.3.3 Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế
Thông qua quá trình thực tập và khảo sát tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên, tác giả đã nhận thấy hạn chế, tồn tại đã trình bày ở trên và việc chưa áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên xuất phát từ những nguyên nhân sau:
- Đội ngũ lãnh đạo, cán bộ Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên thiếu “tâm thế”
Rào cản lớn nhất khi áp dụng phương pháp 5S vào Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên là đội ngũ lãnh đạo, cán bộ bị ảnh hưởng của văn hóa tổ chức dẫn đến việc hình thành tâm lý bị động, sợ rủi ro, dễ bằng lòng với các công việc thường ngày Vậy nên, họ không chủ động học hỏi, đề xuất những phương pháp quản lý mới để tạo ra môi trường làm việc tốt hơn, nâng cao hiệu quả công việc.
Hơn nữa, các cán bộ, công chức văn phòng, với vai trò là người trực tiếp tham gia, còn lãnh đạo, với vai trò là người quyết định các chương trình, chính sách thực hiện phương pháp 5S, nếu cả 2 đối tượng này đều có tâm lý ngại thay đổi thì phương pháp 5S khó có thể thực hiện.
Hiện nay, trên địa bàn cùng thành phố, cùng tỉnh, vẫn chưa có tổ chức, cơ quan nhà nước nào áp dụng phương pháp 5S Nếu thực hiện triển khai phương pháp5S vào Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên thì cũng đồng nghĩa với việc đơn vị phải tự xây dựng hệ thống tài liệu riêng Tuy đội ngũ lãnh đạo, cán bộ, công chức của văn phòng đã nhận thức được lợi ích mà phương pháp 5S mang lại nhưng họ có tâm lý sợ thêm việc bởi khối lượng công việc chuyên môn mà họ phải xử lý hàng ngày khá lớn , vì vậy các cán bộ, công chức chưa chủ động nghiên cứu, học hỏi và tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo về ý tưởng áp dụng phương pháp 5S cũng như lãnh đạo chưa chủ động triển khai phương pháp này trong đơn vị mình.
Tâm thế là yếu tố quyết định lớn nhất đến sự thành công của việc triển khai áp dụng phương pháp 5S Bởi vậy cho tới hiện nay, lý do 5S là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện mà lại tốn ít chi phí, mang lại hiệu quả cao nhưng chưa được áp dụng vào Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc yên chính là thiếu “tâm thế” của đội ngũ lãnh đạo, cán bộ, công chức.
- Lãnh đạo chưa lắng nghe, động viên, khuyến khích cấp dưới sáng tạo, đổi mới
ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI VĂN PHÒNG HĐND&UBND THÀNH PHỐ PHÚC YÊN
Điều kiện thực tế để áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên
Dựa vào quá trình khảo sát và kết quả phân tích thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ phương pháp 5S, có thể thấy, khi Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên triển khai áp dụng phương pháp 5S, có những điều kiện thực tế sau:
Thứ nhất, phần lớn ban lãnh đạo Văn phòng đã có sự hiểu biết về phương pháp 5S Kết quả khảo sát cho thấy, 3/4 lãnh đạo văn phòng đã hiểu và nắm vững phương pháp này, 01 người còn lại đã nghe tới nhưng chưa hiểu đầy đủ, chưa được giới thiệu, đào tạo bài bản Sự hiểu biết của lãnh đạo là yếu tố then chốt khi thực hiện bất cứ công việc nào Đối với việc triển khai phương pháp 5S trong Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên cũng vậy, đội ngũ lãnh đạo văn phòng phải là những người đầu tiên hiểu và nắm rõ nhất các nguyên lý cũng như cách thức thực hiện phương pháp 5S Có như vậy, ban lãnh đạo trong văn phòng mới có thể dẫn dắt và định hướng việc thực hiện, triển khai phương pháp 5S đi đúng hướng và nhanh chóng đạt được những mục tiêu ban đầu đã đề ra.
Thứ hai, lãnh đạo văn phòng đã nhận thức được sự cần thiết khi áp dụng phương pháp 5S và bước đầu ủng hộ việc áp dụng phương pháp 5S tại đơn vị Theo kết quả khảo sát, cả 4/4 lãnh đạo đều cho rằng nên áp dụng phương pháp 5S để xây dựng môi trường làm việc hiệu quả trong văn phòng Hơn nữa, khi thực hiện phỏng vấn sâu trao đổi về lý do tại sao lại cho rằng nên áp dụng phương pháp 5S để xây dựng môi trường làm việc hiệu quả trong đơn vị với Chánh văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên vào ngày 15/03/2024 tại phòng làm việc, tác giả nhận được câu trả lời là: “Trong quá trình quản lý và điều hành văn phòng, tôi tự nhận thấy đơn vị mình đang tồn tại hạn chế nhất định Môi trường làm việc của cán bộ, công chức chưa ngăn nắp, gọn gàng và chuyên nghiệp, mà điều này là một cản trở lớn đối với hiệu quả hoạt động của văn phòng Hơn nữa, hệ thống quản lý phức tạp, rườm rà không chỉ gây áp lực cho cán bộ, công chức mà còn gây áp lực cho chính tôi và những lãnh đạo khác trong văn phòng Từ những lý do đó, tôi nghĩ nên có một sự thay đổi để giải quyết những hạn chế trong văn phòng Theo sự hiểu biết của tôi, phương pháp 5S thực hiện đơn giản, tốn ít chi phí, mà có thể đem lại kết quả nhanh chóng sau mỗi lần thực hiện, nó không những góp phần làm cho môi trường làm việc trở nên ngăn nắp, gọn gàng, thuận tiện mà còn giúp cho cán bộ, công chức trở nên kỷ luật hơn, nâng cao tinh thần và trách nhiệm đối với công việc” Mặt khác, yếu tố tiên quyết góp phần tạo nên sự thành công của việc áp dụng phương pháp 5S chính là có được sự ủng hộ từ phía lãnh đạo Lãnh đạo là trung tâm của tổ chức, họ là người có tầm ảnh hưởng trong tổ chức của mình, truyền cảm hứng và định hướng mọi hoạt động của tổ chức Vậy nên, lãnh đạo văn phòng hiểu, biết và đồng tình trong việc triển khai phương pháp 5S là một điều kiện thuận lợi để có được sự cam kết và có được sự hỗ trợ với mọi nguồn lực từ phía lãnh đạo.
Thứ ba, sự tham gia các hoạt động Sàng lọc , Sắp xếp, Sạch sẽ của đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên là điều kiện thuận lợi để đảm bảo việc triển khai áp dụng phương pháp 5S diễn ra thành công và duy trì lâu dài Bên cạnh đó, theo kết quả khảo sát, với những cán bộ, công chức từng nghe tới và hiểu, nắm vững phương pháp này đồng tình và cho rằng nên áp dụng phương pháp 5S trong đơn vị của mình Nhìn chung, đội ngũ cán bộ, công chức của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên đã nhìn nhận được những hạn chế của đơn vị mình và có mong muốn áp dụng phương pháp quản lý mới để khắc phục những hạn chế và nâng cao hiệu quả các hoạt động của văn phòng.
3.2 Xây dựng mô hình áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên
Hình 3.1 Mô hình áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên
Nguồn: Tác giả nghiên cứu đề xuất
Sau khi khảo sát thực trạng, tác giả đề xuất mô hình áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên Trong mô hình, S5, tức Sẵn sàng, không còn là hoạt động cuối cùng nữa mà đặt nó lên đầu tiên, Hơn thế nữa,
S5 không chỉ dừng lại là bước đầu tiên thực hiện trong quy trình áp dụng phương pháp 5S mà nó còn được thực hiện xuyên suốt quy trình thực hiện S1 , S2, S3 , S4
Sở dĩ tác giả đề xuất mô hình như vậy là vì nhiều công trình nghiên cứu từ trước tới nay, cũng như chính trong tình hình tổng quan của bài báo cáo này đã cho thấy, phần lớn các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở Việt Nam mới chỉ thực hiện được 3S đầu tiên ( Sàng lọc , Sắp xếp , Sạch sẽ ) Về cơ bản đã tạo ra được môi trường làm việc thuận lợi, khoa học, ngăn nắp và an toàn, thế nhưng lại bỏ quên hoặc không chú trọng tới S4 và S5 - duy trì và cải tiến môi trường làm việc để có
SỰ CAM KẾT DÀI HẠN CỦA LÃNH ĐẠO
SỰ THAM GIA CỦA CB, CC được hiệu quả cao hơn Nguyên nhân chính là do “tâm thế” của người trực tiếp tham gia thực hiện phương pháp 5S Họ chưa thực sự hiểu được phương pháp 5S là gì, ý nghĩa và vai trò của nó như thế nào cũng như họ chỉ nghĩ rằng áp dụng phương pháp 5S sẽ mang lại lợi ích cho tổ chức Người trực tiếp tham gia chưa nhận thức được chính họ sẽ nhận được lợi ích nếu áp dụng đầy đủ các hoat động của phương pháp 5S, hơn nữa, thực hiện phương pháp này còn giúp họ phát triển bản thân như phát triển về năng lực tư duy, kỹ năng làm việc, Điều đó chứng tỏ việc áp dụng phương pháp 5S theo lý thuyết, tức thực hiện lần lượt từ S1 tới S5 là không phù hợp với tình hình thực tiễn của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên nói riêng, cũng như của Việt Nam nói chung Chính vì vậy, tác giả đề xuất mô hình mới, chú trọng vàoS5- hoạt động cốt lõi, tác động, chi phối 4S còn lại và tạo ra hiệu quả trong việc thực hiện phương pháp 5S.
Thế nhưng, “tâm thế” không tự nhiên mà có, nó được bồi đắp bởi 4 yếu tố: sự cam kết dài hạn của lãnh đạo, chính sách nhân sự, chính sách đào tạo và sự tham gia của cán bộ, công chức Tuy 04 yếu tố này nằm ở vòng ngoài nhưng đây lại là các yếu tố quyết định tới sự thành công của việc triển khai áp dụng phương pháp 5S. Trong đó, sự cam kết của lãnh đạo là yếu tố quyết định lớn nhất, bởi lãnh đạo chính là “ bệ đỡ” cho việc áp dụng phuơng pháp 5S tại văn phòng Lãnh đạo có tầm nhìn, chiến lược, nhận thấy rõ những vấn đề mà đơn vị mình đang gặp phải cũng như hiểu rõ được triết lý, tư duy và vai trò của phương pháp 5S trong việc giải quyết các vấn đề còn tồn đọng, hỗ trợ cho sự phát triển của đơn vị Từ đó, nếu có được sự cam kết từ phía lãnh đạo, việc triển khai phương pháp 5S đã tiến thêm một buớc tới thành công nhờ mọi nguồn lực do lãnh đạo là người có quyền đưa ra như các quy định, chính sách nhân sự ( động viên, khen thưởng, khuyến khích, kỷ luật ) , chính sách đào tạo ( đào tạo về tâm thế, kiến thức, kỹ năng thực hiện phương pháp 5S ), nguồn kinh phí, Thêm nữa, như đã nói, lãnh đạo là người có sức ảnh hưởng tới các cá nhân trong tổ chức, nhất là những người lãnh đạo có tâm Họ biết quan tâm tới đời sống vật chất, tinh thần của cấp dưới thì tất nhiên nhận được sự ủng hộ từ các cá nhân trong đơn vị, kết hợp với thái độ hưởng ứng, tích cực tham gia của đội ngũ cán bộ, công chức thì việc tiến tới áp dụng thành công và có hiệu quả là điều nhanh chóng.
3.3 Quy trình triển khai mô hình áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên
Một trong những nguyên nhân gây ra sự thất bại trong việc áp dụng phương pháp 5S trong những công trình nghiên cứu trước đây đó là các doanh nghiệp, tổ chức chưa xây dựng quy trình cụ thể, chi tiết hoặc có xây dựng nhưng quy trình chưa thực sự cụ thể và bám sát với thực tiễn Do vậy, tác giả đề xuất quy trình triển khai mô hình áp dụng phương pháp 5S vào Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên, gồm 04 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị Đây là giai đoạn đầu tiên cũng là giai đoạn vô cùng quan trọng trong quá trình triển khai mô hình áp dụng phương pháp 5S Nếu muốn quá trình thực hiện suôn sẻ và ít mắc sai lầm thì công tác chuẩn bị phải kỹ càng, chi tiết và cụ thể Giai đoạn này cần chuẩn bị đủ cả 04 yếu tố vòng ngoài để đạt được “tâm thế”, bởi khi
“tâm thế” đã sẵn sàng thì việc thực hiện thành công và duy trì, cải tiến phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả là điều dễ dàng và nhanh chóng.
Giai đoạn này bao gồm các công việc sau đây:
Yếu tố tiên quyết cần phải chuẩn bị được trong giai đoạn chuẩn bị chính là lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên phải nắm rõ nguyên lý,lợi ích và cách thức thực hiện phương pháp 5S nói chung và áp dụng phương pháp này vào thực tế của văn phòng nói riêng Từ điều kiện thực tế cho thấy, Chánh văn phòng đã nắm rõ nguyên lý, lợi ích và cách thức thực hiện phương pháp 5S nói chung và áp dụng phương pháp này vào thực tế của văn phòng nói riêng Bởi họ chính là những người đứng đầu đơn vị, có vai trò định hướng chiến lược và tạo ra tầm nhìn dài hạn cho đơn vị của mình Vậy nên, lãnh đạo hiểu càng rõ về phương pháp 5S thì các văn bản chỉ đạo ban hành xuống càng chi tiết và bám sát với tình hình thực tế, tính khả thi càng cao hơn Thông qua chia sẻ của Chánh văn phòng trong cuộc phỏng vấn sâu, có thể thấy họ nhìn nhận được đơn vị mình đang gặp phải và có mong muốn áp dụng phương pháp 5S Có được sự ủng hộ của lãnh đạo văn phòng cũng đồng nghĩa với việc có được điều thuận lợi về mọi nguồn lực để triển khai mô hình áp dụng phương pháp 5S, bao gồm cả yếu tố cam kết dài hạn của lãnh đạo.
Mục đích của việc thành lập Tổ 5S nhằm nâng cao nhận thức và ý thức của cán bộ, công chức, hỗ trợ và tạo điều kiện cho việc triển khai phương pháp 5S như tham mưu cho lãnh đạo đơn vị về việc ban hành các quy định liên quan tới phương pháp 5S, huy động nguồn kinh phí phục vụ cho việc triển khai phương pháp 5S trong đơn vị, thúc đẩy và duy trì việc triển khai phương pháp 5S có hiệu quả Thành lập Tổ 5S đồng thời tiến hành đào tạo cả về tâm thế lẫn kiến thức, kỹ năng về phương pháp 5S cho các thành viên trong Tổ Phù hợp với đối tượng áp dụng phương pháp 5S là Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên, Tổ 5S có thể được tổ chức với quy mô nhỏ, từ 1-3 người Thành phần của Tổ 5S về cơ bản phải có 01 đại diện lãnh đạo của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên, có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổng thể, phân công, cung cấp các nguồn lực cần thiết và theo dõi, chỉ đạo việc thực hiện phương pháp 5S trong Văn phòng.
Lên kế hoạch triển khai áp dụng phương pháp 5S
Các thành viên của Tổ 5S sẽ cùng ban lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dựa vào thực trạng hoạt động của văn phòng để đưa ra kế hoạch triển khai phương pháp 5S phù hợp Trong công tác lên kế hoạch triển khai, cần xây dựng chính sách nhân sự và chính sách đào tạo.
Về chính sách nhân sự trong mô hình triển khai phương pháp 5S, thể hiện ở việc có hệ thống khen thưởng, chế tài xử lý vi phạm thích hợp Để triển khai thành công phương pháp 5S, cần thực hiện cơ chế khen thưởng nhằm động viên, khuyến khích cũng như tác động tới ý thức, trách nhiệm của người tham gia Tuy nhiên, Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên chưa có quy định cụ thể nào liên quan tới phương pháp 5S, vậy nên hệ thống khen thưởng cũng như các chế tài xử lý vi phạm về phương pháp này chưa hình thành Văn phòng cần sớm triển khai hệ thống khen thưởng và chế tài xử lý vi phạm để tạo điều kiện cho việc áp dụng phương pháp 5S thành công, trong đó hệ thống khen thưởng, chế tài xử lý vi phạm thích hợp cần phải đáp ứng yêu cầu thiết thực, kịp thời, công bằng và minh bạch trong việc thực hiện.
Một số giải pháp
Mục tiêu cuối cùng của phương pháp 5S không chỉ dừng lại ở việc áp dụng thành công quy trình vào cơ quan, tổ chức mà còn phải tiến tới duy trì và cải tiến để tạo ra hiệu quả Vì thế, bên cạnh việc đề xuất các giải pháp để khắc phục những khó khó khăn, rào cản mà Văn phòng HĐND& UBND thành phố Phúc Yên đang gặp phải thì cần phải có những giải pháp để duy trì lâu dài và phát triển phương pháp 5S.
Do đó, tác giả xin đề xuất 2 nhóm giải pháp:
3.4.1 Nhóm giải pháp khắc phục những rào cản để triển khai 5S tại Văn phòng HĐND& UBND thành phố Phúc Yên
- Nâng cao “tâm thế” cho cả đội ngũ lãnh đạo, cán bộ, công chức văn phòng
Như đã đề cập, “tâm thế” là yếu tố quyết định và ảnh hưởng tới toàn bộ quá trình áp dụng phương pháp 5S vào Văn phòng HĐND& UBND thành phố Phúc Yên
Qua kinh nghiệm từ những tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam đã thực hiện phương pháp 5S cho thấy cách thức đào tạo của các tổ chức đang đi ngược, thay vì đào tạo tâm thế trước thì họ lại đào tạo kiến thức trước và coi nhẹ “tâm thế”. Theo tác giả, công việc phải thực hiện đầu tiên cũng như xuyên suốt quá trình áp dụng phương pháp 5S, từ bước lập kế hoạch cho tới bước cuối cùng, đó là đào tạo ý thức tự giác thực hiện phương pháp 5S cho các đối tượng tham gia, từ lãnh đạo cho tới cán bộ, công chức Văn phòng HĐND& UBND thành phố Phúc Yên.
Việc đào tạo về “ tâm thế” cho các đối tượng trên nên được thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau như tổ chức tham gia các khóa học đào tạo ngắn hạn về tâm thế, chủ động tìm kiếm tài liệu, video hướng dẫn về tâm thế, Mục đích nhằm giúp đối tượng tham gia thực sự hiểu được ý nghĩa và vai trò của phương pháp 5S, nó không chỉ đem lại lợi ích cho đơn vị áp dụng nói chung mà còn mang lại lợi ích cho chính bản thân các đối tượng thực hiện Từ đó, con người sẽ rèn luyện được tác phong, thái độ tốt và ý thức tự giác tham gia thực hiện phương pháp 5S. Đối với thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND& UBND thành phố Phúc Yên, vẫn còn có những cán bộ, công chức chưa biết tới phương pháp 5S, vì vậy, đòi hỏi chuẩn bị thật kĩ và đầy đủ kế hoạch cũng như các nguồn lực đi kèm, tránh nóng vội, dập khuôn, máy móc, cần áp dụng linh hoạt với tình hình thực tế. Hơn nữa, cần hướng văn hóa trong đơn vị tới sự học hỏi, sáng tạo và không ngừng cải tiến khi áp dụng phương pháp 5S dài hạn trong văn phòng để duy trì những thành quả do thực hiện 3S đầu tiên mang lại.
- Chủ động tìm kiếm nguồn kinh phí
Kinh phí dành cho việc triển khai áp dụng vào phương pháp 5S không quá lớn, bao gồm chi phí mua sắm các trang thiết bị, công cụ, dụng cụ phục vụ cho việc thực hiện phương pháp 5S trong văn phòng, chi phí đào tạo, Quỹ khen thưởng, Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên có thể huy động kinh phí từ Quỹ Thi đua - Khen thưởng của đơn vị, Ngoài ra, còn có thể xây dựng Kế hoạch kèm bảng dự toán kinh phí cụ thể đề xuất lên cấp trên phê duyệt.
- Cơ chế quản lý về nhân sự cần có sự linh hoạt
Việc cán bộ, công chức kiêm nhiệm gặp tình trạng quá tải trong công việc là một vấn đề phổ biến Áp dụng phương pháp 5S có thể mang lại hiệu quả cho công việc, tuy nhiên nếu cán bộ, công chức kiêm nhiệm quá nhiều việc, việc áp dụng phương pháp 5S sẽ trở nên khó khăn hơn Vì vậy, cần xác định nguyên nhân dẫn tới việc quá tải trong công việc là gì, ví dụ như: khối lượng công việc thực tế của cán bộ, công chức có nhiều quá hay không, hoặc năng lực của cán bộ, công chức có đủ để đáp ứng các yêu cầu công việc không, có được cung cấp đủ các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc không,
Nếu vấn đề xuất phát từ năng lực của cán bộ, công chức, tiến hành đào tạo, nâng cao năng lực Nếu vấn đề xuất phát từ công việc quá nhiều, tiến hành phân chia công việc của cán bộ, công chức kiêm nhiệm cho các cán bộ, công chức khác. Nếu cần thiết, có thể tuyển dụng thêm cán bộ, công chức chuyên môn Ngoài ra, văn phòng cần cung cấp đầy đủ các công cụ, trang thiết bị hỗ trợ cán bộ, công chức trong quá trình thực hiện công việc.
- Phát hành cẩm nang áp dụng phương pháp 5S
Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên nên xây dựng cẩm nang riêng cho đơn vị mình nhằm giúp cán bộ , công chức nâng cao nhận thức về phương pháp 5S, cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện, gợi ý các phương pháp, công cụ nhằm thúc đẩy, cải tiến môi trường làm việc của văn phòng dựa trên việc áp dụng phương pháp này Nội dung cơ bản của cẩm nang bao gồm: giới thiệu về phương pháp 5S ( lịch sử hình thành, mục tiêu, ý nghĩa, lợi ích khi áp dụng ), nội dung thực hiện phương pháp 5S trong Văn phòng (Sàng lọc,Sắp xếp,Sạch sẽ,Săn sóc,Sẵn sàng ), công cụ và phương pháp thực hiện 5S ( danh mục, nhãn dán, bảng đánh giá, kỹ thuật bảo quản và sắp xếp tài liệu, vật dụng, ) kèm theo một số ví dụ để cán bộ, công chức sử dụng cẩm nang có cái nhìn trực quan về việc áp dụng phương pháp 5S Sau khi phát hành cẩm nang, văn phòng cần thường xuyên cập nhật nội dung mới, bổ sung kinh nghiệm để áp dụng phương pháp 5S tạo ra hiệu quả.
- Thực hiện cơ chế khen thưởng cho cán bộ, công chức thực hiện tốt phương pháp 5S
Sau khi áp dụng thành công phương pháp 5S , Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên cần tổ chức đánh giá và thực hiện cơ chế khen thưởng đối với cán bộ, công chức thực hiện tốt Hình thức khen thưởng có thể bằng giấy khen, tiền mặt, xét tính thi đua cuối năm và biểu dương qua cuộc họp, Việc ghi nhận, khen thưởng góp phần khuyến khích và động viên tinh thần thực hiện của cán bộ, công chức, hơn nữa là nguồn động lực cho các phòng, ban đơn vị trực thuộc UBND thành phố Phúc Yên nói riêng và các cơ quan khác nói chung học tập và áp dụng phương pháp 5S vào các hoạt động khác tại cơ quan, đơn vị họ.
- Đưa ra các hình thức xử phạt mang tính răn đe đối với hành vi không tham gia hoặc tham gia với thái độ chống đối, không tích cực tùy theo mức độ vi phạm. Đặc điểm của người Việt Nam nói chung cũng như của cán bộ, công chức, viên chức đang công tác tại các cơ quan nhà nước nói riêng, được nhận xét là có sức ì khá lớn, do chế độ tuyển dụng lâu dài dẫn tới tâm lý ngại thay đổi, thụ động Do vậy, Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên cần quán triệt ngay từ đầu và đưa ra hình thức xử phạt đối với hành vi không tham gia hoặc tham gia với thái độ chống đối, không tích cực tùy theo mức độ vi phạm, ví dụ như: phạt tiền, trừ điểm thi đua, giảm xếp loại đánh giá thi đua cuối năm, cảnh cáo bằng văn bản
3.4.2 Nhóm giải pháp duy trì và phát triển phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND& UBND thành phố Phúc Yên
- Tổ chức các cuộc thi nội bộ sáng tạo về phương pháp 5S
Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên cần phải đẩy mạnh các cuộc thi sáng tạo về phương pháp 5S trong nội bộ văn phòng, khuyến khích sự sáng tạo của các cá nhân, làm cho việc thực hiện phương pháp 5S đỡ nhàm chán và có hiệu quả hơn Hằng năm, mặc dù đã phát động các phong trào thi đua theo Kế hoạch như “Người tốt, việc tốt”, “ Toàn dân bảo vệ an ninh Tổ Quốc”, và các phong trào kỷ niệm những ngày lễ lớn của dân tộc Tuy nhiên, các phong trào chỉ mang tính hình thức, chưa thực sự tác động tới tinh thần, ý thức của các cán bộ, công chức Vì vậy, nếu muốn phương pháp 5S thực sự có hiệu quả, ban lãnh đạo cần phải đẩy mạnh các cuộc thi sáng tạo về phương pháp này trong nội bộ toàn cơ quan, khuyến khích sự sáng tạo của các cá nhân, chẳng hạn như đưa ra các ý tưởng cải tiến quy trình 5S hay đề xuất các giải pháp giải quyết cấc vấn đề bất cập, nâng cao hiệu quả thực hiện phương pháp 5S.
- Cử cán bộ tham gia các cuộc thi sáng tạo về phương pháp 5S
Việc cử cán bộ tham gia các cuộc thi sáng tạo về phương pháp 5S là một việc thiết thực, Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên nên khuyến khích cán bộ, công chức tham gia các cuộc thi sáng tạo với tinh thần chủ động học hỏi, sáng tạo và chia sẻ kinh nghiệm nhằm nâng cao nhận thức và kỹ năng, phát huy sáng kiến của cán bộ, công chức trong việc đưa ra các ý tưởng cải tiến quy trình thực hiện hay đề xuất các giải pháp giải quyết cấc vấn đề bất cập, nâng cao hiệu quả của phương pháp 5S trong văn phòng mình.
- Xây dựng đội ngũ chuyên gia 5S nội bộ
Với tiền đề là Tổ 5S của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên, hoàn toàn có thể phát triển lên đội ngũ chuyên gia 5S Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên nên tạo điều kiện cho Tổ 5S tham gia các khóa học, hội thảo chuyên sâu về phương pháp 5S cũng như tiếp tục tổ chức tham quan trực tiếp các doanh nghiệp tại Việt Nam và nước ngoài đã áp dụng thành công phương pháp này để họ có thể quan sát thêm nhiều mô hình, nhiều cách thức thực hiện khác nhau,tiếp thu thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm để về nghiên cứu, áp dụng cho đơn vị mình Hơn nữa, ngoài việc tuyên truyền , hướng dẫn và tư vấn cho nội bộ cơ quan, đội ngũ chuyên gia này còn có thể nghiên cứu áp dụng phương pháp 5S vào các hoạt động khác cũng như cơ quan, đơn vị trực thuộc trên địa bàn thành phố.
-Chuẩn hóa các hoạt động Sàng lọc,Sắp xếp,Sạch sẽ
Hiện nay, khi áp dụng phương pháp 5S, một số doanh nghiệp, tổ chức xảy ra tình trạng không đồng bộ, thống nhất trong quy trình thực hiện Nguyên nhân là do họ chưa xây dựng được quy trình chuẩn hóa và chưa tạo ra sự thống nhất trong việc thực hiện 3S đầu tiên Đứng trước tình hình đó, Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên cần chuẩn hóa quy định, quy trình thực hiện các hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ nhằm tạo ra sự đồng nhất trong việc thực hiện, xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, an toàn, giảm thiểu các nguyên nhân gây ra sự lãng phí.
- Duy trì hoạt động giám sát, kiểm tra, đánh giá thường xuyên
Công tác duy trì hoạt động giám sát, kiểm tra và đánh giá thường xuyên rất quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả mà phương pháp 5S mang lại cho văn phòng Sau khi áp dụng thành công phương pháp 5S , các hoạt động giám sát, kiểm tra và đánh giá cần phải thực hiện thường xuyên để kịp thời phát hiện những thiếu sót, sai lầm, tìm biện pháp khắc phục nhanh chóng những sai lầm đó, tránh tình trạng để lâu, hậu quả về sau sẽ càng khó khắc phục Việc kiểm tra, đánh giá sẽ vừa là cơ sở để đề ra định hướng cải tiến trong giai đoạn tiếp theo vừa là cơ sở để đề xuất khen thưởng cho cán bộ, công chức nếu thực hiện tốt phương pháp 5S nhằm động viên, thúc đẩy tinh thần làm việc của họ, khuyến khích họ phát huy sáng kiến. Vậy nên, hoạt động đánh giá, kiểm tra phải đảm bảo yêu cầu khách quan, Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên có thể xây dựng hệ thống các tiêu chí đánh giá cụ thể, bởi nếu không có tiêu chí rõ ràng, người đánh giá sẽ không có đánh giá chuẩn xác về thực trạng áp dụng phương pháp 5S, kết quả có thể quá cao hoặc quá thấp so với thực tế, cán bộ, công chức có thể sẽ mất đi tâm thế khi thực hiện.
- Ghi lại hình ảnh trước và sau khi áp dụng 5S
