Tổng quan về truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ là hoạt động truyền đạt thông tin giữa các cá nhân, các phòng ban, các cấp trong một tổ chức, doanh nghiệp Có thể hiểu truyền thông nội bộ là những bước xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ giữa các thành viên trong cùng công ty
Nếu nói doanh nghiệp là một cơ thể, thì truyền thông nội bộ chính là mạch máu, đưa các thông điệp, nội dung cần thiết đến nhân viên vào đúng thời điểm Truyền thông nội bộ giúp nhân viên được kết nối và cập nhật thông tin, đồng thời tạo ra sự hiểu biết chung về mục tiêu, giá trị và nguyên tắc của công ty Truyền thông nội bộ rất quan trọng để giúp nhân viên thiết lập tiếng nói có thẩm quyền, sự tin cậy để chống lại những tin đồn và tạo điều kiện cho việc liên lạc rõ ràng, hợp lý giữa các bộ phận.
Tại sao phải thực hiện truyền thông nội bộ
Môi trường làm việc ngày càng thay đổi, tư duy của nhân viên cũng ngày càng khác đi so với lúc trước Vì thế cần đẩy mạnh hoạt động truyền thông nội bộ để phát triển doanh nghiệp
Nhân viên ngày nay là những người có giá trị và nhu cầu khác biệt so với những người tiền nhiệm trong các thập kỷ trước Hầu hết nhân viên ngày nay là những cá nhân được giáo dục tốt, có kỳ vọng cao hơn về những gì họ sẽ nhận được từ sự nghiệp của mình so với cha mẹ họ, và họ muốn hiểu rõ hơn về các công ty mà họ làm việc Đặc biệt, Millennials và Gen Z có kỳ vọng độc đáo về những nhà tuyển dụng có đạo đức và trách nhiệm xã hội
Nơi làm việc ngày nay cũng khác biệt - nhân sự thắt chặt hơn, giờ làm việc kéo dài, khối lượng công việc nhiều hơn và nhấn mạnh vào hiệu suất là những điều bình thường
Bản chất ngày càng phức tạp và cạnh tranh cao của môi trường kinh doanh hiện nay đặt ra áp lực lớn hơn cho nhân viên và cũng đòi hỏi một nỗ lực đáng kể hơn trong lĩnh vực truyền thông nội bộ
4 Nhân viên ngày nay ngày càng yêu cầu sự tham gia vào các cuộc trò chuyện tại nơi làm việc mà thúc đẩy sự thay đổi tổ chức Việc cho phép sự tham gia này là rất quan trọng để giữ cho nhân viên ở mọi cấp độ của tổ chức luôn gắn kết—bất kể vai trò hoặc trách nhiệm công việc—tạo ra một cảm giác cộng đồng chân thật hơn trong các công ty lớn hay nhỏ Trong bối cảnh phát triển này, giao tiếp phải là một quá trình hai chiều Nhân viên ngày nay mong đợi rằng khi ý kiến của họ được yêu cầu và họ dành thời gian để chia sẻ phản hồi, ban quản lý cấp cao sẽ lắng nghe và hành động dựa trên nó
Ví dụ: Microsoft là một trong những công ty hiểu rõ tầm quan trọng của việc duy trì một cuộc đối thoại hai chiều với nhân viên trong môi trường thách thức hiện nay Nhận thức được mối liên hệ giữa sự hài lòng của nhân viên, giao tiếp và lãnh đạo, CEO của Microsoft, Satya Nadella, đã tổ chức một cuộc thảo luận thân mật với lãnh đạo cao cấp để bàn luận về cách giúp phần còn lại của tổ chức kết nối với sứ mệnh của công ty Quan trọng hơn, ông đã mở rộng cuộc thảo luận này đến toàn bộ công ty và lãnh đạo, cung cấp cho 18,000 quản lý tại Microsoft các công cụ và tài nguyên liên quan đến việc truyền đạt sứ mệnh Kathleen Hogan, Giám đốc Nhân sự của công ty, nhận xét:
“Khả năng kết nối mục đích cá nhân của chúng ta với sứ mệnh giúp chúng ta duy trì động lực Khi bạn có thể phóng tầm nhìn ra và thấy cách chúng ta đang tạo ra sự khác biệt, điều đó mang lại năng lượng trong đối mặt với những thách thức hàng ngày Mặc dù chiến lược sẽ thay đổi, văn hóa và ý thức về mục đích của bạn nên bền vững lâu dài Văn hóa kết hợp với sứ mệnh hướng tới mục đích cho phép nhân viên của bạn sử dụng nền tảng của công ty để thực hiện khát vọng và đam mê của họ.”
Vai trò của truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp trên nhiều phương diện, bao gồm:
Tạo ra môi trường làm việc minh bạch và tin cậy
Truyền thông nội bộ giúp tạo ra một môi trường làm việc nơi nhân viên cảm thấy được tin tưởng và tôn trọng Bằng cách cung cấp thông tin về các mục tiêu, kế hoạch, chiến lược, và các thay đổi trong công việc, nó tạo ra các kênh giao tiếp cởi mở và tương tác hai chiều Nhân viên có cơ hội chia sẻ suy nghĩ và ý tưởng của mình, giúp họ cảm thấy được lắng nghe và góp phần vào quyết định của doanh nghiệp Điều này dẫn đến sự gắn bó cao hơn, hiệu suất và sự hài lòng trong công việc tăng lên
Củng cố tầm nhìn, giá trị cốt lõi và văn hóa doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ giúp công ty truyền tải tầm nhìn, mục tiêu và chiến lược của mình đến nhân viên Qua các thông điệp tích cực và thông tin liên quan, nhân viên hiểu rõ hơn về hướng đi của công ty và giá trị của họ trong đó Điều này không chỉ gợi cảm hứng mà còn khuyến khích họ thực hiện công việc theo đúng giá trị cốt lõi của doanh nghiệp Đồng thời, việc chia sẻ thông tin, tin tức và câu chuyện cũng giúp xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp, tạo ra môi trường làm việc tích cực và gắn kết
Truyền đạt thông tin rõ ràng, minh bạch
Thông qua truyền thông nội bộ, các thông điệp về mục tiêu, chiến lược, quy định và chính sách của tổ chức được truyền đạt một cách rõ ràng và minh bạch Điều này giúp tạo ra sự hiểu biết chung và đồng nhất trong tổ chức, tăng cường sự đồng thuận và hợp tác Hơn nữa, việc thông báo các thông tin quan trọng như thay đổi trong tổ chức, dự án mới hay thành tựu giúp tăng cường sự tin tưởng và đảm bảo rằng mọi thành viên đều được thông báo đầy đủ về các vấn đề quan trọng
Tăng cường sự gắn kết, đồng lòng
Truyền thông nội bộ giúp nhân viên có chung mục tiêu và hướng đi, tạo cảm giác được tôn trọng và tin tưởng Điều này dẫn đến sự gắn kết mạnh mẽ với doanh nghiệp, giúp nhân viên cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu Một môi trường làm việc tích cực và gắn kết không chỉ tăng hiệu suất làm việc mà còn tạo động lực cho nhân viên cống hiến nhiều hơn
Truyền thông nội bộ hiệu quả tạo ra lòng trung thành và sự yêu mến từ nhân viên đối với công ty, thúc đẩy họ làm việc hăng say và chủ động hơn Khi nhân viên cảm thấy tự hào và hứng thú với công việc, họ trở thành những người PR tuyệt vời cho công ty Điều này thu hút nhân tài, những người tìm kiếm một môi trường làm việc thoải mái và trân trọng, ngay cả khi có các cơ hội khác với mức lương cao hơn
Truyền thông nội bộ đảm bảo thông tin được truyền tải chính xác và nhất quán, tránh hiểu lầm và thông tin sai lệch Điều này giảm thiểu rủi ro từ thông tin không chính xác và cung cấp các thông tin về quy định an ninh, chính sách và thực hành tốt nhất Nhân viên nhận biết và đối phó hiệu quả với các mối đe dọa an ninh thông tin, bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro tiềm tàng
Truyền thông nội bộ, khi được thực hiện hiệu quả, không chỉ cải thiện môi trường làm việc mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tăng cường sự gắn kết và giảm thiểu rủi ro Đây là yếu tố then chốt trong việc thúc đẩy sự phát triển bền vững và thành công của doanh nghiệp.
Những hiểu lầm về truyền thông doanh nghiệp
Truyền thông doanh nghiệp - văn hoá doanh nghiệp
Hai khái niệm này có mối quan hệ mật thiết với nhau, nhưng chúng không giống nhau Truyền thông nội bộ là việc doanh nghiệp truyền tải thông tin, thông điệp đến các đối tượng nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp Mục đích của truyền thông nội bộ là để nhân viên hiểu rõ về doanh nghiệp, về mục tiêu, giá trị cốt lõi, văn hóa doanh nghiệp, và từ đó gắn bó với doanh nghiệp hơn
6 Còn văn hóa doanh nghiệp là tổng thể các giá trị, niềm tin, hành vi, thói quen, được chia sẻ bởi các thành viên trong doanh nghiệp Văn hóa doanh nghiệp được hình thành và phát triển trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, được thể hiện qua cách thức doanh nghiệp vận hành, cách thức nhân viên làm việc, Như vậy, truyền thông nội bộ là một công cụ để xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ là PR in-house
Truyền thông nội bộ và PR in-house không phải là một PR in-house là đội ngũ PR của một tổ chức PR in-house chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động truyền thông như xây dựng thương hiệu, quảng bá sản phẩm/dịch vụ, quản lý khủng hoảng,
Như vậy, truyền thông nội bộ là một hoạt động của PR in-house PR in-house có thể thực hiện cả truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài Tuy nhiên, truyền thông nội bộ chỉ là một phần của PR in-house
Nhầm lẫn với hoạt động quản lý nhân sự
Công tác truyền thông nội bộ bao gồm các hoạt động như xây dựng chiến lược truyền thông trong doanh nghiệp để tạo sự gắn kết giữa nhân viên, tổ chức sự kiện nội bộ, quản lý xuất bản ấn phẩm lưu hành nội bộ Trong khi đó, công tác quản lý nhân sự tập trung vào việc tuyển dụng, quản lý dữ liệu ứng viên và nhân viên, tổ chức, quản lý các khóa đào tạo, cũng như quản lý văn phòng phẩm và các tài liệu liên quan
Nói một cách dễ hiểu, công tác truyền thông nội bộ đảm bảo việc truyền tải thông tin và xây dựng sự gắn kết trong tổ chức, trong khi công tác quản lý nhân sự tập trung vào việc tuyển dụng và quản lý nhân viên để đảm bảo hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp Chính vì vậy, hai hoạt động này không giống nhau
Truyền thông nội bộ là tổ chức sự kiện, văn nghệ
Tổ chức sự kiện, văn nghệ như Monthly Event, Year End Party, Happy Hour, là một trong số hoạt động của truyền thông nội bộ, nhưng không phải là tất cả Các hoạt động này là một cách hiệu quả để truyền tải thông điệp, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và gắn kết nhân viên Tuy nhiên, nó không phải là cách duy nhất để thực hiện truyền thông nội bộ Như vậy, có thể thấy truyền thông nội bộ là một khái niệm rộng hơn tổ chức sự kiện, văn nghệ.
Bộ phận chịu trách nhiệm Truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ là một phần không thể thiếu của công tác quản lí nhân sự và chiến dịch nhân sự Điều này là dễ hiểu, vì truyền thông nội bộ là quá trình trao đổi thông tin giữa nhân viên và doanh nghiệp, trong khi quản lý nhân sự tập trung vào nhân viên Để truyền thông nội bộ hiệu quả, doanh nghiệp cần có một bộ phận phụ trách chuyên môn Bộ phận này cần có khả năng hiểu rõ doanh nghiệp và kết nối với nhân viên
Bên cạnh đó, cũng có thể nói rằng truyền thông nội bộ là trách nhiệm của tất cả các thành viên trong tổ chức, từ lãnh đạo cấp cao đến nhân viên cấp thấp Mỗi người, mỗi bộ phận/
7 phòng ban đều có thể đóng góp vào việc xây dựng một môi trường truyền thông nội bộ hiệu quả
Ví dụ, bộ phận nhân sự có thể tổ chức các sự kiện nội bộ để gắn kết nhân viên, bộ phận Marketing có thể sử dụng các kênh truyền thông xã hội để quảng bá văn hóa doanh nghiệp, và bộ phận kinh doanh chia sẻ thông tin về thị trường và khách hàng với nhân viên.
Tổ chức nỗ lực truyền thông nội bộ
Mối liên hệ với nhân viên với truyền thông nội bộ
Tại sao cần quan tâm đến mối liên hệ giữa nhân viên với truyền thông nội bộ? Theo nghiên cứu cho thấy 85% nhân viên không có sự gắn kết trong nội bộ doanh nghiệp, điều này gây nhiều trở ngại trong quá trình làm việc và công tác quản lý của nhà quản trị Cụ thể, những nhân viên gắn bó có khả năng rời bỏ tổ chức ít hơn 87% so với nhân viên không gắn kết 80% nhân viên tại Hoa Kỳ thú nhận cảm thấy căng thẳng vì không đủ năng lực giao tiếp Cũng trong nghiên cứu trên, cho thấy năng suất làm việc tăng 25% khi nhân viên sử dụng các công cụ trực tuyến để trao đổi công việc (Dynamic Signal, 2022)
Một vấn đề được đặt ra là doanh nghiệp có thể thay thế nhân viên, chọn cách sa thải và tuyển chọn nhân viên mới thay vì tốn công cho việc gắn kết với họ Tuy nhiên, nghiên cứu sâu hơn về vấn đề này có thể thấy việc thay thế nhân viên có thể tốn gấp ba lần lương trả cho họ Do vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn phương án tìm kiếm người thay thế
Thực tế cho thấy, khi các doanh nghiệp đầu tư cho kế hoạch gắn kết nhân viên với doanh nghiệp tạo nên nhiều điểm tích cực trong công tác quản trị Theo cựu giám đốc điều hành Starbucks - Howard Schultz: “Nhân viên là những đại sứ thực sự của thương hiệu của chúng tôi, đồng thời là chất xúc tác chính để làm hài lòng khách hàng.” Hết lần này đến lần khác, Starbucks đã đầu tư vào ý tưởng coi nhân viên là đại sứ thương hiệu Kết quả họ nhận được là đảm bảo hầu hết nhân viên đều có cùng quan điểm về sản phẩm chính và giá trị cốt lõi của thương hiệu Có thể kết luận khi nhân viên hiểu và tin tưởng vào sứ mệnh, tầm nhìn và sản phẩm của thương hiệu có nhiều khả năng cống hiến mang thương hiệu của bạn vươn xa hơn nữa
Hình 1.1: Howard Schultz chụp ảnh cùng nhân viên trong một sự kiện của
Nguồn:AzFin News, 2023 Nhiệm vụ của nhà quản trị trong việc truyền thông nội bộ
Một số ví dụ về thành công của truyền thông nội bộ của các doanh nghiệp nổi tiếng:
TED: Ted nổi tiếng với những bài diễn thuyết sâu sắc Nhưng khi nói đến giao tiếp nội bộ, họ lại rất ít khi dài dòng Dựa trên các đánh giá về tâm lý, một người bình thường chỉ chú ý đến người nói trong 10 đến 18 phút Vì thế tại TED, tất cả các cuộc họp chỉ kéo dài 18 phút hoặc ít hơn Việc tổ chức các cuộc họp ngắn hơn (hoặc ít hơn) giúp nhân viên có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ mà họ được trả lương để giải quyết Thông qua cách thức tổ chức cuộc họp này của TED, có thể thấy những cuộc họp kéo dài có nhiều khả năng gây phản tác dụng Vì vậy, các nhà quản trị cần cân nhắc việc đặt ra giới hạn thời gian cố định cho các cuộc với nhân viên để đạt được hiệu quả cao trong quá trình tương tác với họ
Amazon: Bài học về cách tổ chức các cuộc họp nhân viên và giao tiếp nội bộ hiệu quả hơn
Giám đốc điều hành Amazon Jeff Bezos đã đưa ra các quy tắc đơn giản của ông về giao tiếp trong công ty trong cuộc phỏng vấn tại Diễn đàn về Lãnh đạo của Trung tâm tổng thống George W Bush
Hình 1.2: Giám đốc điều hành của Amazon - Jeff Bezos
Thứ nhất là quy tắc hai chiếc bánh pizza Do nhận thấy các cuộc thảo luận dài dòng, lan man gây lãng phí thời gian của nhân viên Bezos thực hiện giới hạn số lượng người tham dự không quá số lượng có thể ăn hết hai chiếc bánh pizza
Quy tắc thứ hai mà ông thực hiện là bản ghi nhớ sáu trang cho việc trình bày ý tưởng Bezos cho biết các bản ghi nhớ tường thuật hoạt động hiệu quả vì bộ não của chúng ta xử lý các câu chuyện hay hơn nhiều so với dữ liệu cứng Bản ghi nhớ đặc biệt ở chỗ nó sẽ được viết đi viết lại sau vài ngày để có thêm góc nhìn mới của vấn đề được đề cập Trước khi cuộc họp bắt đầu, nhân viên sẽ đọc bản ghi nhớ trong sự im lặng để nắm bắt được các thông tin về cuộc họp và có sự chuẩn bị sẵn sàng Thông qua phương pháp này, các nhà quản trị có thể vận dụng cách điều hành cuộc họp của Amazon Chuẩn bị các bài tường thuật được viết chỉnh chu và dành thời gian để đọc chúng sẽ tạo nên nền tảng cho sự hiểu biết sâu sắc về các vấn đề mà công ty gặp phải
Hình 1.3: Minh họa thương hiệu Amazon
Dựa trên các cách thức thực hiện truyền thông khác nhau của từng doanh nghiệp, có thể rút ra được bài học trong cách việc chiến lược truyền thông nội bộ của mình Có thể thấy, sự thành công của công tác truyền thông nội bộ có thể tạo nên một tổ chức vững mạnh Điều này không chỉ giúp tăng hiệu quả làm việc mà còn tạo nên giá trị văn hoá của công ty Để khắc phục những khó khăn và đạt được hiệu quả truyền thông như các doanh nghiệp kể trên, các công ty cần xác định được vấn đề truyền thông cụ thể của tổ chức và tìm kiếm công cụ chiến lược phù hợp Bước đầu tiên trong việc xem xét lại chiến lược truyền thông nội bộ là phân tích xem điều gì đang mang lại hiệu quả của công ty và điều gì thì không
Khi biết được cảm nhận thực sự của nhân viên về truyền thông nội bộ mà họ nhận được, ban quản lý có thể tạo ra một kế hoạch chi tiết để triển khai hoặc điều chỉnh cơ sở hạ tầng truyền thông nội bộ để đáp ứng chính xác nhu cầu Tùy thuộc vào các nguồn lực sẵn có, kết quả kiểm toán và mục tiêu của mình, ban quản lý có cách điều chỉnh chiến lược truyền thông nội bộ của mình
Quy trình truyền thông nội bộ
Hình 2.1: Quy trình truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
Nguồn: Space.edu, 2022 Đánh giá thực trạng doanh nghiệp: Mục đích của bước này là xác định tình hình truyền thông nội bộ hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm:
Mục đích và mục tiêu truyền thông nội bộ hiện tại
Các kênh truyền thông nội bộ đang được sử dụng
Nội dung, đối tượng truyền thông nội bộ
Hiệu quả truyền thông nội bộ
Thông qua việc đánh giá thực trạng, doanh nghiệp sẽ có được cái nhìn tổng quan về hoạt động truyền thông nội bộ hiện tại Từ đó xác định được những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức để xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả
Xác định mục tiêu truyền thông nội bộ: Để xác định mục tiêu truyền thông nội bộ, doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi sau:
Doanh nghiệp muốn đạt được điều gì thông qua hoạt động truyền thông nội bộ?
Doanh nghiệp muốn thay đổi gì ở nhân viên thông qua hoạt động truyền thông nội bộ?
Doanh nghiệp muốn nhân viên hành động như thế nào sau khi tiếp nhận thông tin truyền thông nội bộ?
Xác định đối tượng truyền thông nội bộ:
Xác định phạm vi đối tượng:
Tất cả nhân viên trong công ty
Một bộ phận nhân viên cụ thể (nhân viên mới, nhân viên cấp cao, nhân viên bán hàng, nhân viên Marketing, )
Một nhóm đối tượng cụ thể (khách hàng, đối tác, nhà đầu tư,
Phân tích đặc điểm của đối tượng:
Mức độ quan tâm đến các thông tin truyền thông
Xác định nhu cầu thông tin của đối tượng: Đây là cơ sở để lựa chọn nội dung truyền thông phù hợp
Lựa chọn kênh và phương tiện:
Kênh truyền thông nội bộ truyền thống:
Email: Kênh truyền thông nội bộ phổ biến nhất, phù hợp cho việc truyền tải thông tin nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm chi phí Tỷ lệ tiếp nhận thông tin qua kênh này khá cao, tuy nhiên các thông tin truyền tải thường thuộc các chủ đề liên quan đến công việc như: ban hành chính sách mới, thông tin về lương/ thưởng/nhân sự/ giao nhận việc,
Bảng tin: Được đặt ở những vị trí dễ thấy trong công ty, phù hợp cho việc truyền tải thông tin ngắn gọn, súc tích và thu hút sự chú ý của nhân viên
Cuốn sách tay nhân viên: Cung cấp thông tin tổng quan về công ty, văn hóa công ty, chính sách, quy định, quyền lợi của nhân viên
Buổi họp mặt trực tiếp: Cung cấp cơ hội cho ban lãnh đạo và nhân viên giao tiếp trực tiếp, chia sẻ thông tin và giải đáp thắc mắc
Hình 2.2: Truyền thông nội bộ qua các cuộc họp định kỳ
Các sự kiện cộng đồng: sự kiện quyên góp, hiến máu nhân đạo,
Trò chơi: Doanh nghiệp tạo nên sự năng động cho nhân viên bằng các ngày hội thể thao, teambuilding trong năm
Hình 2.3: Đoàn Teambuilding ngân hàng Sacombank Bình Chánh
Kênh truyền thông nội bộ hiện đại:
Mạng xã hội nội bộ: Cung cấp nền tảng cho nhân viên tương tác, chia sẻ thông tin, ý kiến và xây dựng cộng đồng trực tuyến
Ví dụ: Nhân viên của phần lớn các doanh nghiệp hiện nay truyền tải thông tin nội bộ đều qua kênh mạng xã hội nội bộ là Zalo để trao đổi thông tin cũng như là cập nhật các tin tức nội bộ trong công ty
Hình 2.4: Kênh truyền thông mạng xã hội nội bộ
Ứng dụng di động: Cho phép nhân viên truy cập thông tin nội bộ mọi lúc mọi nơi, thông qua điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng
Video: Hình thức truyền tải thông tin trực quan và thu hút, phù hợp cho việc giới thiệu sản phẩm mới, chia sẻ kinh nghiệm làm việc hoặc truyền tải thông điệp truyền cảm hứng
Infographic: Hình thức trình bày thông tin trực quan và dễ hiểu, sử dụng hình ảnh, biểu đồ và sơ đồ để truyền tải thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả
Hình 2.5: Kênh truyền thông nội bộ tạp chí
Xây dựng thông điệp truyền thông nội bộ:
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu
Tập trung vào một thông điệp chính, đảm bảo sự nhất quán và dễ nhớ
Sử dụng hình ảnh/ video: Giúp truyền tải thông điệp một cách hiệu quả hơn
Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ:
Xác định các hoạt động truyền thông:
Phát hành nội dung trên các kênh truyền thông nội bộ như email, website, mạng xã hội,
Tổ chức các sự kiện, hội thảo,
Xây dựng các chương trình đào tạo, khen thưởng,
Lập lịch trình triển khai
Triển khai kế hoạch: Các hoạt động truyền thông sẽ được thực hiện theo đúng kế hoạch đã được phê duyệt:
Cần đảm bảo sự thống nhất và đồng bộ giữa các hoạt động truyền thông
Cần chú trọng đến chất lượng nội dung: Nội dung truyền thông cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và đảm bảo tính chính xác, hấp dẫn để thu hút sự chú ý của người đọc, người nghe Đo lường, đánh giá, cải tiến
Xác định các mục tiêu đo lường
Lựa chọn các chỉ số đo lường
Phân tích dữ liệu Đưa ra các đề xuất cải tiến
Xác định các mục tiêu đo lường
Lựa chọn các chỉ số đo lường
Đưa ra các đề xuất cải tiến
TRuyền thông nội bộ có nhiệm vụ gì?
Quản lý và đánh giá sự gắn kết của nhân viên
Thực trạng hiện nay của nhiều doanh nghiệp: Đội ngũ nhân sự của mình có thực sự gắn kết và là một thể thống nhất vì mục tiêu chung của tổ chức hay mọi người đang làm việc một cách rời rạc Điều này có thể dẫn đến tình trạng nhân viên làm việc một cách bận rộn nhưng lại không hiệu quả Nếu như tổ chứ thiếu đi sự gắn kết sẽ gây ra rất nhiều ảnh hưởng đến sự phát triển lâu dài
Cách Truyền thông nội bộ được nhìn nhận ngày nay:
Hình 3.1: Khảo sát cảm xúc (Pulse Check) về cách truyền thông nội bộ
Một số phương pháp quản lý và đánh giá:
Truyền thông đa kênh là việc sử dụng nhiều phương tiện và nền tảng khác nhau để truyền tải thông điệp đến đối tượng Nhóm tuổi của các nhân viên trong công ty rất đa dạng vì thế những kênh thông tin và hình thức giao tiếp họ quan tâm cũng rất khác nhau
Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng
Employer branding là tất cả những hoạt động doanh nghiệp làm với mục đích quảng bá hình ảnh đặc trưng của mình đến người tìm việc và các ứng viên tiềm năng Thương hiệu công ty (Company Brand) đề cập đến ấn tượng nói chung của mọi người, có thể là khách hàng, đối tác, nhà cung cấp,… về doanh nghiệp.Thương hiệu tuyển dụng (Employer Brand) đề cập đến ấn tượng của ứng viên, người tìm việc về doanh nghiệp dưới tư cách nhà tuyển dụng
Ví dụ: FPT thuộc Top doanh nghiệp có môi trường làm việc tốt nhất Châu Á 2018
Hình 3.2: Giải doanh nghiệp có môi trường làm việc tốt nhất Châu Á
Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng cần thiết trong việc thu hút ứng viên, nâng cao hiệu tuyển dụng Theo khảo sát của LinkedIn, 75% ứng viên sẽ tìm hiểu về danh tiếng và thương hiệu tuyển dụng của công ty trước khi ứng tuyển Và nếu họ không thích những gì họ thấy, 69% ứng viên sẽ không nộp đơn, ngay cả khi họ thất nghiệp Điều này lý giải tại sao cũng theo khảo sát này, 83% nhà tuyển dụng nói rằng thương hiệu tuyển dụng đóng một vai trò quan trọng trong khả năng tuyển dụng nhân tài của họ
Ngoài ra, việc xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng còn giúp giữ chân nhân sự Mọi người đều có xu hướng muốn thể hiện bản thân ở những môi trường nổi tiếng, được biết đến rộng rãi Một thương hiệu tuyển dụng tốt giống như một món trang sức hàng hiệu mà công ty dành cho nhân sự Đây luôn là một yếu tố quan trọng giúp duy trì sự ổn định trong quy mô nhân sự Khi thương hiệu tuyển dụng đủ mạnh, mỗi nhân viên cũng sẽ là một đại sứ truyền thông thương hiệu tuyển dụng của công ty ra bên ngoài
83% nhân viên sẽ rời bỏ công ty hiện tại của họ nếu nhận được lời mời làm việc từ một công ty có danh tiếng tốt hơn
40% biểu thị mức độ giảm tỷ lệ nghỉ việc sau 6 tháng làm việc đầu tiên tại các công ty sở hữu thương hiệu tuyển dụng mạnh
Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng là một phần không thể thiếu trong chiến lược truyền thông nội bộ của doanh nghiệp Một thương hiệu nhà tuyển dụng mạnh mẽ sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững và thịnh vượng của doanh nghiệp, đồng thời làm tăng sự gắn kết, tự hào và cam kết của nhân viên đối với công ty.
Xây dựng văn hoá huấn luyện
Phong cách lãnh đạo "bảo gì làm nấy" sẽ không còn phù hợp Nhân viên ngày nay quan tâm đến hoạt động phát triển bản thân hơn là tuân theo mệnh lệnh Họ muốn các nhà lãnh đạo hướng dẫn họ, hỗ trợ họ và trao cho họ cơ hội mở rộng kỹ năng, kiến thức của mình Văn hóa huấn luyện có thể làm được tất cả những điều này và hơn thế nữa
Xây dựng văn hóa huấn luyện sẽ hướng dẫn nhân viên đi đúng hướng để phát triển sự nghiệp, nó liên quan nhiều hơn đến quá trình hướng dẫn nhân viên về các thủ tục, quy trình và khía cạnh chuyên môn cụ thể trong công việc
Xây dựng văn hóa huấn luyện có vai trò quan trọng trong Truyền thông nội bộ:
Giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc:
Nhân viên muốn ở bên cạnh những người mong được thấy họ phát triển Họ không muốn cảm thấy bị lợi dụng và không được xem trọng Bằng cách cung cấp chương trình huấn luyện, bạn có thể gia tăng đáng kể tỷ lệ giữ chân nhân viên Theo một khảo sát của Ezra thì trên thực tế, 77% nhân viên từng được huấn luyện cho biết họ cảm thấy trung thành hơn với công ty của mình
Vì công ty thường có thể mất hàng tháng trời để tuyển dụng, phỏng vấn và huấn luyện nhân viên mới, sau đó là thời gian để người mới hoàn toàn bắt kịp nhịp độ, nên quá trình huấn luyện có thể đem lại hiệu quả cao đối với mục tiêu giữ chân những nhân tài bạn đang có
Hỗ trợ nhân viên phát huy hết tiềm năng:
Hoạt động huấn luyện mang lại cho nhân viên sự giúp đỡ và hỗ trợ mà họ cần để đạt được mục tiêu cũng như phát triển bản thân Hoạt động này tập trung vào cả điểm mạnh lẫn điểm yếu để khuyến khích phát huy mặt tốt và hạn chế mặt xấu Theo nghiên cứu của Randstad, 84% mọi người sẽ muốn nói chuyện với một huấn luyện viên nghề nghiệp chuyên nghiệp để hỗ trợ họ phát triển nếu có cơ hội
19 Hoạt động huấn luyện cũng bồi dưỡng nên các nhà lãnh đạo tương lai Bằng cách đầu tư vào nhân viên ngay từ đầu, bạn sẽ phát triển những kỹ năng quan trọng mà họ cần khi trở thành trưởng nhóm hoặc người giám sát sau này
Nâng cao mức năng suất:
Bạn sẽ làm gì nếu bạn có những nhân viên mới không làm việc như mong đợi hoặc nhân viên lâu năm cần thêm động lực, hoạt động huấn luyện có thể giải quyết vấn đề này Đôi khi, mọi người có thể bị giảm hiệu quả làm việc, nhưng bạn cần đảm bảo rằng tình trạng này không kéo dài Bạn có thể bắt đầu bằng cách ghi nhận và trân trọng những gì nhân viên làm Theo Bonusly, khoảng 65% nhân viên cho biết họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn nếu cảm thấy đóng góp của mình được ban quản lý chú ý
Kết luận: Đầu tư vào con người và xây dựng văn hóa huấn luyện là chìa khóa để tổ chức đạt được thành công lâu dài Bằng cách trao quyền cho nhân viên và giúp họ phát huy tiềm năng, tổ chức có thể tạo ra một tương lai rạng rỡ cho chính mình và cho cộng đồng.
Làm thế nào để thực hiện truyền thông nội bộ hiệu quả?
Communicate Up and Down (Truyền thông giữa các cấp)
Truyền thông giữa các cấp: nhân viên lên ban lãnh đạo và ban lãnh đạo xuống nhân viên Việc ban lãnh đạo nói với nhân viên đã khá là quen thuộc, tuy nhiên có khá ít doanh nghiệp sẵn sàng lắng làm điều ngược lại
Trong một báo cáo của MIT năm 2020 đã làm khảo sát với 6000 nhân viên của Microsoft và cho thấy kết quả:
96% người trong nhóm chịu lên tiếng mong muốn ở lại và đóng góp cho công ty
83% người trong nhóm chịu lên tiếng chủ đề công việc được người quản lý định hướng và giúp đỡ trong công việc
Còn lại thì họ không có ấn tượng sâu sắc với công ty
Hình 4.1: Truyền thông giữa các cấp
Việc lắng nghe tiếng nói của nhân viên sẽ giúp cho truyền thông nội bộ hiệu quả hơn, tạo mối quan hệ gắn kết giữa nhân viên và các cấp lãnh đạo.
Tạo mối quan hệ gắn kết giữa các cấp lãnh đạo và nhân viên
Xây dựng sự thân thiết của lãnh đạo cấp cao với nhân viên sẽ tạo cảm giác thân thiết, gần gũi sẽ làm cho họ trở nên yêu thích quý mến công ty hơn
Được tham gia vào những buổi họp quan trọng, biết chi tiết về các dự án sắp tới kể cả thông tin mật sẽ làm cho nhân viên cảm thấy mình quan trọng và tạo trách nhiệm với công việc
Nhân viên có quyền được biết những việc làm sắp tới của công ty và tại sao lại làm việc đó.
Giao tiếp trực quan
Ngày nay, các nhân viên có xu hướng tiếp nhận thông tin 1 cách hình ảnh hơn, đặc biệt là do việc sử dụng intranet (mạng nội bộ) của công ty ngày càng tăng Do đó, nhiều công ty đã phát triển các cách thức giao tiếp với nhân viên thông qua phương thức mạnh mẽ này, hiện bao gồm mọi thứ, từ webcast cơ bản đến các bài thuyết trình đa phương tiện cho phép nhân viên tương tác
Nhiều tập đoàn lớn có các studio sản xuất video phức hợp, nhằm tạo ra cách tiếp cận liền mạch để giao tiếp với nhân viên thông qua các kênh hình ảnh Các studio này thường được sử dụng để tạo các "video ngắn" có thể cung cấp cho nhân viên ở các khu vực xa xôi, giúp họ cảm thấy mình là một phần của tổ chức bất kể họ ở đâu - một chức năng ngày càng quan trọng do xu hướng làm việc từ xa gia tăng
Công ty Johnson & Johnson ra mắt “Media Center J&J” vào tháng 9 năm 2013, ban đầu là nơi lưu trữ các bản tin báo chí Tuy nhiên, công ty nhanh chóng nhận ra giá trị của việc tăng
21 cường hình ảnh không chỉ để cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về sứ mệnh và hoạt động của công ty cho bên ngoài, mà có lẽ quan trọng hơn, đối với nhân viên hàng ngày của mình
Hình 4.2: Công ty Johnson & Johnson ra mắt “Media Center J&J”
Các nhà quản lý không nên coi chi phí cho loại hình giao tiếp này là phù phiếm hay lãng phí mà là một khoản đầu tư cho công ty, một cách để khiến mỗi nhân viên cảm thấy gắn kết hơn, đồng thời “nhân hóa” ban lãnh đạo cấp cao Hình thức giao tiếp này có thể mang lại cho nhân viên cảm giác gần gũi - nghĩa đen là đưa các nhà lãnh đạo và tầm nhìn của công ty đến với nhân viên mà không tốn thời gian và chi phí đi lại Nếu việc sản xuất hình ảnh được thực hiện tốt, nó có thể là một động lực tinh thần to lớn
Và giao tiếp 1 cách trực quan không nhất thiết phải sử dụng công nghệ cao Ví dụ, tại nhà máy Mennen của Colgate-Palmolive, các bảng trắng có mặt khắp nơi thể hiện chi tiết về sự cố, mục tiêu sản xuất, nghỉ ốm, sinh nhật, lịch nghỉ phép và số lượng sản phẩm xuất xưởng trên từng dây chuyền.
Tập trung vào xây dựng thương hiệu nội bộ
Thách thức: Citrix trải qua nhiều thay đổi nội bộ trong 2 năm, dẫn đến giảm niềm tin và sự tham gia của nhân viên
Mục tiêu: Thu hút nhân viên tham gia vào câu chuyện của Citrix
Tập trung vào chiến lược, kể chuyện và thu hút toàn doanh nghiệp
Cung cấp tư vấn hỗ trợ truyền thông và nhắn tin
Tạo ra một bộ phận đảm bảo thông điệp nhất quán
Truyền thông qua nhiều kênh: họp nhân viên, intranet, Cập nhật quản lý, v.v
Điểm Net Promoter cải thiện 80%
Nhận thức của nhân viên cải thiện đáng kể
Citrix giành giải thưởng Chiến dịch Thu hút Nhân viên của năm 2018
Các chiến dịch xây dựng thương hiệu nội bộ cũng có thể được khởi động khi kết quả của các cuộc kiểm toán nội bộ cho thấy nhân viên không gắn kết với tầm nhìn của công ty hoặc khi tinh thần làm việc thấp Khi thông điệp tiếp thị nội bộ và bên ngoài không khớp nhau, trải nghiệm của khách hàng sẽ bị ảnh hưởng, gây ra tác động tiêu cực đến công ty Ví dụ, một công ty chăm sóc sức khỏe tự quảng cáo là đặt lợi ích của khách hàng lên ưu tiên hàng đầu, trong khi lại nói với nhân viên rằng ưu tiên hàng đầu là cắt giảm chi phí
Khi Hiệp hội Alzheimer (Alzheimer’s Society) tìm cách nỗ lực đổi thương hiệu vào năm
2018, họ bắt đầu bằng hoạt động truyền thông nội bộ, hướng đến nhân viên và các đại sứ hiện tại Tổ chức từ thiện này đã giới thiệu thương hiệu mới và chiến lược 5 năm của mình thông qua kênh truyền hình nội bộ, được sử dụng để chiếu ra mắt một bộ phim giải thích những thay đổi sắp tới và suy nghĩ đằng sau chúng Công ty cũng bao gồm các hoạt động trực tiếp tập trung vào Ngày Không Quên (Forget Me Not Day), với sự tham gia của ban lãnh đạo đến các trung tâm trên khắp đất nước và sử dụng hashtag #unitedagainstdementia để đơn giản hóa sự hiện diện trên mạng xã hội của mọi người Kết quả cuối cùng của chiến dịch là rất thành công, với 91% nhân viên và tình nguyện viên hiện coi mình là đại sứ của tổ chức từ thiện, cả trong quá trình làm việc bình thường và trong cuộc sống hàng ngày của họ
Cũng giống như các chiến dịch xây dựng thương hiệu bên ngoài nhằm tạo ra mối liên kết tình cảm giữa người tiêu dùng với công ty của bạn, mục tiêu của xây dựng thương hiệu nội bộ là làm điều tương tự với nhân viên Tập trung vào lĩnh vực quan trọng này sẽ cải thiện tinh thần của nhân viên và cuối cùng mang lại kết quả tốt hơn cho công ty.
Vai trò của Ban Giám Đốc trong truyền thông nội bộ
Sự tham gia này rất quan trọng bởi vì những cá nhân này là “người mang văn hóa” và người có tầm nhìn xa trong công ty, và tất cả các thông tin liên quan đến chiến lược tổ chức đều bắt đầu từ họ Ngày càng nhiều, các CEO và giám đốc cấp cao - theo truyền thống của bàn làm việc của John Pierpont Morgan trên sàn giao dịch - thậm chí còn định vị mình ở giữa nhân viên về mặt vật lý, làm việc tại bàn tiêu chuẩn hoặc từ bỏ văn phòng rộng rãi, chính thức hơn để thể hiện một hệ thống phân cấp phẳng hơn Ban lãnh đạo cấp cao cũng suy nghĩ thấu đáo hơn về vị trí ngồi trong các cuộc họp, thay vì ngồi ở vị trí uy quyền ở đầu bàn, họ chọn ngồi ở cạnh bàn họp
Sự xuất hiện của ban lãnh đạo cấp cao giúp tạo ra văn hóa minh bạch, một vấn đề quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện tại Trong ấn phẩm “State of Work” mới nhất của Slack, họ phát hiện ra rằng 80% nhân viên muốn môi trường làm việc của họ thậm chí còn minh bạch hơn
Sự hiện diện và tương tác vật lý là một khởi đầu quan trọng Tuy nhiên, các nhà quản lý cấp cao cũng cần hợp tác chặt chẽ với các chuyên gia truyền thông nội bộ để đảm bảo thông điệp của họ được tiếp nhận và quan trọng nhất là được tất cả nhân viên hiểu Thành phần
“hiểu” là rất quan trọng nhưng đôi khi bị bỏ qua.
Phần Kết luận
Truyền thông nội bộ là lĩnh vực đang thu hút sự chú ý không những của giới truyền thông, mà còn của các nhà quản trị doanh nghiệp Trong xã hội thông tin, công nghệ phát triển với tốc độ nhanh, vai trò của truyền thông ngày càng quan trọng hơn bao giờ hết Một doanh nghiệp làm truyền thông tốt, về mặt đối ngoại, doanh nghiệp có hình ảnh xã hội tích cực, xây dựng được niềm tin của cộng đồng, khiến khách hàng gắn bó lâu dài; về mặt đối nội, doanh nghiệp có một môi trường làm việc tích cực, đoàn kết, chia sẻ, sáng tạo và có sức thu hút đối với nhân tài, đội ngũ nhân viên mạnh, gắn bó và thống nhất thực hiện mục tiêu chung Truyền thông nội bộ là linh hồn của doanh nghiệp bởi nó được thể hiện rõ qua 3 yếu tố:
Sự gắn bó đích thực: Sự gắn bó đích thực phụ thuộc vào cách các bậc quản lý theo sát trải nghiệm của nhân viên Điều đó thể hiện được mọi thành viên trong doanh nghiệp không chỉ được xem những con số kết quả trên bảng tính mà đã trở thành những nhân tố đóng góp và mang đến thành công cho doanh nghiệp
Lắng nghe một cách hiệu quả: tạo ra một cuộc trò chuyện đích thực giữa các nhân viên và điều này chỉ thành công khi công ty thật sự lắng nghe họ Để nhân viên có được nền tảng phù hợp và cảm thấy thoải mái khi phản hồi và chia sẻ ý kiến, đồng nghĩa với việc nhân viên cảm thấy họ có tiếng nói và cũng ủng hộ những gì mà công ty đang làm
Kiểm soát các thay đổi: giúp đảm bảo thông tin được truyền tải một cách hiệu quả, nhất quán và kịp thời đến tất cả các bên liên quan, thúc đẩy sự hiểu biết, đồng thuận và cam kết của nhân viên đối với những thay đổi trong tổ chức
Với tất cả các công nghệ tiên tiến hiện có để giao tiếp với nhân viên ngày nay, chẳng hạn như Teams, email, mạng xã hội và các cuộc họp Zoom, yếu tố quan trọng nhất trong truyền thông nội bộ bắt đầu từ nhà quản lý, người có trách nhiệm cơ bản với nhân viên của mình Trách nhiệm đó là lắng nghe những gì nhân viên nói và tìm hiểu họ thực sự là ai Nhân viên ngày nay mong muốn có các phương thức giao tiếp công nghệ cao và tinh vi, nhưng họ cũng muốn có sự tiếp xúc cá nhân với quản lý của mình được sự thật này là nền tảng của một chương trình truyền thông nội bộ hiệu quả
Burris, E B., McCune, E., & Klinghoffer, D (2020, 11 17) When Employees Speak Up,
Companies Win MITSloan Management Review https://sloanreview.mit.edu/article/when-employees-speak-up-companies-win/
Burris, E R (2012) The risks and rewards of speaking up: Managerial responses to employee voice Academy of Management Journal, 55(4), 851–
Burris, E., McCune, E., & Klinghoffer, D (2021, 03 12) When Employees Speak Up,
Companies Win MITSloan Management Review https://swae.io/downloads/Swae_MIT_Sloan_Management_Review_When_Emplo yees_Speak_Up_Companies_Win.pdf
Joinbink (23, 09 06) 11 effective internal communication examples Blink And everyone's connected Retrieved 06 26, 24, from https://www.joinblink.com/intelligence/internal-communication-examples
Katz, J (2024, 02 29) State of Internal Communications 2024 (report) AI-powered employee experience platform Much more than an intranet https://www.simpplr.com/blog/2024/state-of-internal-communications-2024/
William Comcowich (2019) Lessons from Amazon: How to Make Staff Meetings and
Internal Communications More Effective Internal Communications https://short.com.vn/d2Ip
