T ổ ng quan v ề cu ộ c ki ể m toán
Đối tượ ng ki ể m toán
Chương trình Phòng chống rủi ro thiên tai của thành phố Quezon và thành phố Malabon.
Đơn vị đượ c ki ể m toán
Đơn vị ki ể m toán
- Ủy ban Kiểm toán Philippines (COA)
Th ờ i gian cu ộ c ki ể m toán
Từ tháng 1 năm 2017 đến tháng 6 năm 2017
Background
Trong những thập kỷqua, Philippines được coi là một trong những quốc gia hứng chi ̣u nhiều thiên tai nhất trên thế giới chủ yếu vì vi ̣ trí đi ̣a lý, đi ̣a chất cũng như đặc điểm vật lý của nước này: động đất, siêu bão, lũ lụt, hạn hán,
Vào ngày 27/5/2010, quốc hội đã ban hành Đa ̣o luật QL>RRTT, chuyển đổi cách tiếp cận từ cứu trợ vàứng phó với thiên tai sang giảm thiểu và quản lý rủi ro thiên tai Một số các điều khoản quan trọng:
- Việc thể chế hóa Khung QL>RRTT quốc gia được ký ngày 16/6/2011: đóng vai trò là bộ tiêu chí để đánh giá tính hiệu quả của các biện pháp giảm thiểu rủi ro thiên tai và là công cụ để theo dõi vàđánh giá tiến độ Đặc biệt, cung cấp cơ sở cho việc vận động chính tri ̣ cũng như hành động và thực hiện thực tế Nó cũng nêu bật những lĩnh vực cần phát triển năng lực và cung cấp cơ sở để thiết lập các mục tiêu, mục đích và tiêu chí phù hợp với các hoàn cảnh khác nhau, dựa vào đó có thể đo lường được tiến độ và xác đi ̣nh những khoảng trống Hội đồng QL>RRTT Quốc gia đã phát triển Khung QL>RRTT quốc gia theo quy đi ̣nh của Đa ̣o luật QL>RRTT của Philippines;
- Kế hoa ̣ch QL>RRTT quốc gia được phê duyệt ngày 7/2/2012 và ban hành ngày 10/10/2012: đóng vai trò là lộ trình QL>RRTT bao gồm xây dựng năng lực thích ứng của cộng đồng, tăng cường khả năng phục hồi của các lĩnh vực dễ bi ̣ tổn thương, tối ưu hóa các cơ hội giảm thiểu thiên tai và thúc đẩy phúc lợi và an ninh của người dân theo hướng bền vững dựa trên quyền vàđáp ứng về bình đẳng giới và phát triển Kế hoa ̣ch phác thảo các chương trình và dựán, mốc thời gian, cơ quan chủ trì và thành viên cho các lĩnh vực chuyên đề cụ thể và các nguồn lực cần thiết Nó nhấn ma ̣nh tầm quan trọng của việc lồng ghép QL>RRTT và thích ứng với biến đổi khí hậu vào các quá trình phát triển như xây dựng chính sách và lập kế hoa ̣ch phát triển kinh tế xã hội Văn phòng
Phòng thủ Dân sựđã được Đa ̣o luật QL>RRTT chỉ đi ̣nh xây dựng và thực hiện Kế hoa ̣ch QL>RRTT quốc gia và đảm bảo rằng khuôn khổ vật chất, kế hoa ̣ch xã hội, kinh tế và môi trường của cộng đồng, thành phố, đô thi ̣ và tỉnh phù hợp với kế hoa ̣ch đó
- Kế hoa ̣ch QL>RRTTQG có bốn lĩnh vực chủ đề, đó là: phòng chống và giảm thiểu, chuẩn bi ̣, ứng phó, phục hồi Cuộc kiểm tra này sẽ tập trung vào Công tác phòng chống thiên tai của ĐVCQĐP, đặc biệt là Thành phố Quezon và Thành phố Malabon.
- Lý do lựa chọn 2 thành phố này để kiểm tra:
Theo hình 2, nhận thấy được:
- Thành phố Quezon là thành phố lớn nhất và đông dân nhất ở vùng thủ đô quốc gia tiếp xúc với đường đứt gãy West Valley
- Thành phố Malabon là thành phố ven biển dễ bi ̣ ngập lụt
- Các ĐVCQĐP này, dựa trên vi ̣ trí đi ̣a lý, đi ̣a chất và đặc điểm vật lý tương ứng, phải đối mặt với các loa ̣i sự kiện thảm họa khác nhau dẫn đến những ĐVCQĐP này là khu vực phù hợp nhất cho việc này kiểm toán nhằm mục đích đưa ra các biện pháp thích hợp đểứng phó với các loa ̣i sự kiện thiên tai khác nhau
- Hơn nữa, nhiều ĐVCQĐP vẫn không thể tuân thủđầy đủ các quy đi ̣nh của Đa ̣o luật QL>RRTT Theo Báo cáo tài chính thường niên UBKT năm 2015 của ĐVCQĐP về việc kiểm toán QuỹQL>RRTT, đơn vịđã không phân bổ kinh phí cho QuỹQL>RRTTĐP, như quy đi ̣nh ta ̣i Mục 21 và 57; ĐVCQĐP đã không thành lập Văn phòng QL>RRTTĐP trong khu vực pháp lý tương ứng của họ, theo yêu cầu của Mục 12 Kết quả của cuộc kiểm toán này có thể đóng vai trò là hướng dẫn cho ĐVCQĐP trong việc tuân thủ các quy đi ̣nh về phòng chống thiên tai.
M ụ c tiêu, ph ạm vi và phương pháp kiể m toán
M ụ c tiêu ki ể m toán
Giúp các cơ quan chính phủ thực hiện tốt hơn nhiệm vụ của mình và đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của chương trình một cách kinh tế, hiệu quả và hiệu hữu hơn Cuộc kiểm toán nhằm xác định những điều sau:
- Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của 2 ĐVCQĐP đối với Chương trình Phòng ngừa rủi ro Thiên tai năm 2016
- Mức độ của 2 ĐVCQĐP đạt được yêu cầu về quỹ QL>RRTT
- Mức độ đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của 2 ĐVCQĐP đối với các Chương trình Phòng chống Rủi ro Thiên tai trong năm 2016.
Ph ạm vi và phương pháp kiể m toán
- Để nhận biết các mục đích và mục tiêu của chương trình phòng chống rủi ro thiên tai của ĐVCQĐP được lấy mẫu:
- UBKT thu thập, xem xét, phân tích các tài liệu như kế hoạch QL>RRTTĐP của thành phố Quezon 2014-2020, kế hoạch
QL>RRTTĐP của thành phố Malabon 2014-2024, kế hoạch QL>RRTTQG 2011-2028 và các luật, quy tắc và quy định liên quan đến điều chỉnh Chương trình Phòng chống rủi ro thiên tai như RA số
10121, HĐQL>RRTTQG, PNS&QL và Thông tư bản ghi nhớ chung PNV&CQĐP số 2013-1 ngày 25 tháng 3 năm 2013 và Thông tư bản ghi nhớPNV&CQĐP số 2015-76 ngày 21 tháng 7 năm 2015
- UBKT đã so sánh và phân tích các mục tiêu và mục đích của kế hoạch QL>RRTTQG với mục đích và mục tiêu của kế hoạch QL>RRTTĐP để xác định mức độ của các mục đích và mục tiêu Chương trình Phòng chống rủi ro thiên tai trong việc điều chỉnh kế hoạch QL>RRTTĐP đến kế hoạch QL>RRTTQG
- UBKT đã xác định các luật và quy định của quốc gia và địa phương liên quan đến điều chỉnh các Chương trình Phòng chống rủi ro thiên tai, xem xét các chương trình phòng chống rủi ro thiên tai trong kế hoạch QL>RRTTĐP
- Sau đó, UBKT so sánh và phân tích những điều này để xác định mức độ tuân thủ của chương trình phòng chống rủi ro thiên tai trong kế hoạch QL>RRTTĐP với luật pháp và các quy định liên quan của quốc gia và địa phương
- Cuối cùng, UBKT đã xem xét các tài liệu được thu thập để xác định chỉ số hoạt động cho từng mục tiêu của Chương trình phòng chống rủi ro trong kế hoạch QL>RRTTĐP và để xác định xem các khía cạnh trong GT&PT có được xem xét trong kế hoạch QL>RRTTĐP hay không
- Đểxác định mức độđạt được yêu cầu về quỹQL>RRTTĐP:
+ UBKT xem xét các tài liệu ngân sách như Ngân sách hàng năm của mẫu ĐVCQĐP đã được xem xét bởi PNS&QL từ 2012 đến 2016 và Đạo luật Cộng hòa số 7160 về nguồn doanh thu của ĐVCQĐP và cơ sở cho phân bổ
+ UBKT đã phân tích dữ liệu được thu thập như báo cáo sử dụng và các giao dịch liên quan đến chuyển số dư quỹ chưa được sử dụng sang Quỹ ủy thác từ năm 2012 đến năm 2015 để xác định xem các yêu cầu về Quỹ
QL>RRTTĐP có đạt được hay không UBKT cũng phân tích những mẫu Ngân sách hàng năm của ĐVCQĐP và phỏng vấn nhân viên chịu trách nhiệm của ĐVCQĐP để xác định các phương pháp và nguồn doanh thu bổ sung
- Để xác định mức độ đạt được các mục đích và mục tiêu của ĐVCQĐP cho Chương trình Phòng chống rủi ro thiên tai:
+ UBKT đã thu thập, xem xét và phân tích các tài liệu như Lệnh điều hành/Pháp lệnh thành phố thành lập và tổ chức VPQL>RRTT và HĐQL>RRTT để xác định vai trò và trách nhiệm của các cơ quan đảm bảo hoàn thành các mục đích và mục tiêu của các chương trình và thực hiện các dự án và hoạt động của chương trình
+ UBKT đã thu thập xem xét và phân tích tài liệu như Báo cáo tình hình năm
2015 về chương trình, dự án hoạt động cần thiết để phòng chống thiên tai,
Kế hoạch QL>RRTTĐP của thành phố Quezon 2014-2020, Kế hoạch QL>RRTTĐP thành phố Quezon 2016, KHPTTD/KHPTTP của thành phố Malabon và KHĐTQQL>RRTTĐP thành phố Malabon của năm
2016 để xác định mức độ liên kết của kế hoạch QL>RRTTĐP năm 2016 với kế hoạch QL>RRTTĐP dài hạn và các sự kiện gần đây có được xem xét/ phản ánh trong kế hoạch QL>RRTTĐP của họ hay không
+ UBKT đã thu thập, xem xét và phân tích các tài liệu như: báo cáo hoàn thành với tình trạng thực hiện, báo cáo sử dụng, đơn đặt hàng, yêu cầu mua hàng và báo cáo kiểm kê để xác định các chương trình phòng chống rủi ro thiên tai năm năm 2016
+ UBKT cũng tiến hành kiểm tra thực tế/kiểm tra bằng mắt các tài sản và mua vật tư khẩn cấp trong năm năm 2016 và đã phỏng vấn VPQL>RRTT cũng như các nhân viên khác của sở thành phố có liên quan thực hiện chương trình, dự án và hoạt động của QL>RRTT + Cuối cùng, UBKT tổng hợp tất cả những phát hiện mà chúng tôi tìm thấy để xác định các yếu tố cản trở việc đạt được các mục đích và mục tiêu của phòng chống rủi ro thiên tai.
Tiêu chu ẩ n ki ể m toán
N â ng cao nh ậ n th ứ c v à n â ng cao n ă ng l ự c c ủ a c ộng đồ ng tr ướ c c á c m ối đe
do ̣a và tác động của tất cả các mối nguy hiểm, rủi ro và tình tra ̣ng dễ bi ̣ tổn thương
Kế hoa ̣ch QL>RRTT quốc gia cung cấp các chỉ số sau:
- Số lượng tài liệu thông tin, giáo dục và truyền thông được phát triển
- Số chiến di ̣ch được thực hiện
- Số người dân đa ̣t yêu cầu hiểu biết về Phòng chống thiên tai
C ộng đồng đượ c trang b i ̣ nh ữ ng k ỹ n ă ng v à n ă ng l ự c c ầ n thi ết để ứ ng ph ó
tác động của thiên tai
Kế hoa ̣ch QL>RRTT quốc gia cung cấp các chỉ số sau:
- Số cộng đồng được đào ta ̣o về phòng chống vàứng phó thiên tai
- Số đội được đào ta ̣o chuyên môn để ứng phó
- Số người quản lý Kế hoa ̣ch QL>RRTT và những người ra quyết đi ̣nh chủ chốt được đào ta ̣o
- Số cơ sởđào ta ̣o QL>RRTT được thành lập ở các cấp/khu vực khác nhau
- Số lượng tài liệu QL>RRTT vàThích ứng với biến đổi khí hậu được phát triển cho các chương trình giáo dục vàđào ta ̣o chính quy.
T ă ng c ườ ng n ă ng l ự c QL>RRTT v à TƯBĐKH củ a H ội đồ ng v à V ă n
phòng QL>RRTTĐP ở tất cả các cấp
Kế hoa ̣ch QL>RRTT quốc gia đã cung cấp các chỉ số sau:
- Số lượng hội đồng QL>RRTTĐP hoa ̣t động và tự chủ
- Số văn phòng QL>RRTTĐP hoa ̣t động đầy đủ
X â y d ự ng v à tri ể n khai c á c ch í nh s á ch, k ế ho a ̣ ch v à h ệ th ố ng ph ò ng ch ố ng v à ứ ng ph ó th ả m h o ̣ a to à n di ệ n ở c ấ p qu ố c gia v à đi ̣ a ph ươ ng
Kế hoa ̣ch QL>RRTT quốc gia cung cấp các chỉ số sau:
- Số kế hoa ̣ch phòng chống vàứng phó rủi ro thiên tai được phê duyệt
- Số lượng Hệ thống chỉ huy sự cố (HTCHSC) được thể chế hóa ở tất cả các cấp
- Số lượng Nhóm Chuẩn bi ̣ QL>RRTT
- Số lượng được thể chế hóa Hệ thống thông tin tích hợp, các giao thức và thủ tục được thiết lập
- Tiếp tục hoa ̣t động của kế hoa ̣ch di ̣ch vụ thiết yếu được tích hợp.
T ă ng c ườ ng quan h ệ đố i t á c v à ph ố i h ợ p gi ữ a t ấ t c ả c á c b ê n li ê n quan
Kế hoa ̣ch QL>RRTT quốc gia cung cấp các chỉ số sau:
- Số Biên bản thỏa thuận/Biên bản ghi nhớ đã ký với các Tổ chức xã hội và khu vực tư nhân
- Tăng cường sự tham gia của các ổ chức xã hội vào các hoa ̣t động chuẩn bi ̣ sẵn sàng
- Số lượng cơ chế phối hợp được xây dựng
- Cơ chế hợp tác được đưa vào kế hoa ̣ch dự phòng
Hơn nữa, Hội đông QL>RRTT quốc gia, Bộ Ngân sách và Quản lý, Bộ Nội vụ vàĐVCQĐP đã ban hành Thông tư Biên bản ghi nhớ chung (TTBBGNC) số 2013-
1 để hướng dẫn các ĐVCQĐP phân bổ và sử dụng Quỹ QL>RRTTĐP và nhằm nâng cao tính minh ba ̣ch và trách nhiệm giải trình trong việc sử dụng Quỹ Phần 3 của
TTBBGNC nói trên nêu rõ rằng Kế hoa ̣ch QL>RRTT quốc gia giai đoa ̣n 2011-2028 được phê duyệt gần đây sẽ trở thành cơ sở cho việc chuẩn bi ̣ Kế hoa ̣ch QL>RRTT quốc gia để được xác thực và làm quen với nhu cầu phòng chống và giảm thiểu, chuẩn bi ̣, ứng phó, phục hồi của đi ̣a phương Mục 6.2 nêu thêm rằng các dựán và hoa ̣t động được tính vào quỹ QL>RRTTĐP sẽđược đưa vào Kế hoa ̣ch QL>RRTTĐP và được tích hợp trong Kế hoa ̣ch đầu tư hàng năm của ĐVCQĐP. Để triển khai Kế hoa ̣ch QL>RRTTĐP, Mục 21 của Đa ̣o luật QL>RRTT yêu cầu không ít hơn 5% doanh thu ước tính từ các nguồn thu nhập thường xuyên sẽ được dành cho Quỹ QL>RRTTĐP để hỗ trợ hoa ̣t động QL>RRTTĐP Ngoài ra,
QuỹQL>RRTTĐP chưa sử dụng sẽ tích lũy vào một quỹủy thác đặc biệt chỉ nhằm mục đích hỗ trợ các hoa ̣t động QL>RRTT của hội đồng QL>RRTTĐP trong vòng 5 năm tới
Dựa trên các mốc thời gian được đề cập ở trên, ĐVCQĐP phải tuân thủ ít nhất 50% hoặc 60% với các chỉ số được liệt kê vào cuối năm 2016.
Phát hi ệ n ki ể m toán
Ch ươ ng tr ì nh Ph ò ng ch ố ng Thi ê n tai c ủ a Th à nh ph ố Quezon
Để phù hợp với Đạo luật QL>RRTT của Philippines, Chính quyền Địa phương của Thành phố Quezon đã tích hợp việc giảm thiểu rủi ro về thảm họa và thích ứng với biến đổi khí hậu vào các kế hoạch, chương trình và ngân sách phát triển địa phương thông qua việc ban hành Kế hoạch giảm thiểu rủi ro và quản lý thảm họa (Kế hoạch GTRR&QLTH) từ năm 2014 đến năm 2020 vào ngày 22 tháng 8 năm 2013 Sau khi đánh giá, chúng tôi nhận thấy rằng QL>RRTTĐP của Thành phố Quezon phù hợp với kế hoạch Quản lý và giảm thiểu rủi ro thiên tai quốc gia (QL>RRTTQG) về mục tiêu và đối tượng của Chương trình phòng chống rủi ro thiên tai Dưới đề mục "Chuẩn bị cho Rủi ro Thảm họa," sau đây là mục tiêu và đối tượng của Thành phố Quezon:
Mục tiêu của Thành phố Quezon:
Hiệu quả trong việc dự đoán, phản ứng và phục hồi từ những tác động của các điều kiện nguy cơ có thể xảy ra, đang rất gần hoặc đang xảy ra Xây dựng khả năng cần thiết để quản lý mọi loại tình huống khẩn cấp một cách hiệu quả
Các đối tượng của Thành phố Quezon:
- Tăng cường Hệ thống quản lý khẩn cấp của Thành phố Quezon
- Phát triển Cơ sở dữ liệu địa lý cho quản lý và giảm thiểu rủi ro thiên tai (QL>RRTT)
- Chuẩn bị Kế hoạch dự phòng cho từng bộ phận chức năng của Thành phố Quezon
- Tổ chức cho việc dự trữ của vật tư khẩn cấp cơ bản
- Mua sắm thiết bị truyền thông để tăng cường tài nguyên và khả năng truyền thông của Hội đồng QL>RRTT của Thành phố Quezon, nhằm hỗ trợ quản lý rủi ro thảm họa trên thực địa
Kế hoa ̣ch QL>RRTTĐP của Thành phố Quezon nhìn chung tuân thủ với luật, quy tắc và quy đi ̣nh quản lý phòng chống thiên tai; Tuy nhiên, những thiếu sót được xác đi ̣nh đã ảnh hưởng đến khả năng giám sát chính xác việc thực hiện Kế hoa ̣ch
QL>RRTTĐP của Thành phố Quezon
Thực trạng 1: Các Chỉ số khả năng PHRR này là quá rộng và không đo được
- Tiêu chuẩn: Hướng dẫn thực hiện kiểm toán hoạt động theo ISSAI 3000
+ Tính rộng lớn: Bao hàm quá nhiều lĩnh vực trong chỉ số khả năng PHRR + Khả năng đo lường không đồng nhất
+ Thiếu chi tiết và đo lường định lượng
+ Không phản ánh rõ ràng được hiệu suất
+ Thiếu sự tập trung và chỉ đo lường tự đánh giá
+ Mặt Tài Chính: Chi phí tăng lên: Tính phức tạp của các chỉ số và việc không có sự đồng nhất trong việc đo lường có thể làm tăng chi phí triển khai và theo dõi các biện pháp giảm rủi ro thảm họa Điều này có thể đòi hỏi nhiều nguồn lực tài chính để duy trì và cập nhật các chỉ số.
+ Mặt Tuân Thủ:Không tuân thủ theo ISSAI 3000
+ Mặt Hoạt Động: Hiệu quả thực tế giảm đi: Sự không chắc chắn và độ không đồng nhất trong việc đo lường hiệu suất có thể làm mờ sự hiệu quả thực tế của các hoạt động giảm rủi ro thảm họa Điều này có thể làm giảm khả năng định rõ được đóng góp thực sự của các biện pháp đối với sự chuẩn bị và phản ứng trước rủi ro thảm họa.
+ Chỉnh sửa và tổ chức lại chỉ số khả năng PHRR: Đề xuất điều chỉnh và tái tổ chức các chỉ số khả năng PHRR để làm cho chúng cụ thể và dễ đo lường hơn Điều này giúp tăng tính minh bạch và chính xác của đánh giá.
+ Sử dụng chỉ số hoạt động từ Kế hoạch QL>RRTTQG: Đề xuất sử dụng các chỉ số được cung cấp bởi Kế hoạch QL>RRTTQG để đo lường hoạt động một cách cụ thể và đo lường được
+ Hợp nhất và tăng cường đánh giá chuyên nghiệp: Đề xuất hợp nhất các phương tiện đánh giá và đảm bảo rằng đánh giá của nhóm kỹ thuật viên không chỉ dựa trên ý kiến chủ quan mà còn dựa trên dữ liệu cụ thể và đối số đo lường
+ Thiết lập mục tiêu đo lường rõ ràng: Đề xuất thiết lập mục tiêu đo lường cụ thể và đo lường được cho mỗi chỉ số hoạt động để dễ theo dõi mức độ đạt được của kế hoạch QL>RRTTĐP
+ Sử dụng dữ liệu đào tạo và thông tin truyền thông: Gợi ý sử dụng dữ liệu về số lượng người tham gia và các hoạt động đào tạo để đo lường mức độ nâng cao ý thức và khả năng của cộng đồng
+ Thiết lập cơ sở dữ liệu hiệu suất: Đề xuất thiết lập một cơ sở dữ liệu để theo dõi các chỉ số hiệu suất và dữ liệu liên quan từ các hoạt động và đánh giá
Thực trạng 2:Các báo cáo thành tựu của Thành phố Quezon cho thấy rằng Thành phố Quezon chưa đánh giá việc thực hiện Chương trình chuẩn bị cho rủi ro thảm họa của mình một cách đều đặn và kịp thời
- Tiêu chuẩn: Điều 11 (b) (1) của Đạo luật QL>RRTT của Philippines
- Nguyên nhân: Nhóm kỹ thuật viên của Thành phố Quezon đã thực hiện tự đánh giá bằng cách sử dụng chỉ số khả năng PHRR, lần đầu vào tháng 11 năm 2012 và lần thứ hai vào tháng 7 năm 2013 Lần kiểm tra tiếp theo được thực hiện bởi Nhóm kỹ thuật viên của HĐQL>RRTT Thành phố Quezon vào tháng 4 năm
2017, gần bốn năm sau Việc thời gian kiểm tra quá dài cộng với việc chỉ số PHRR không thể đánh giá được các hoạt động dẫn đến thực trạng trên
- Hậu quả: Về mặt tuân thủ đã không đáp ứng được theo Đạo luật QL>RRTT của Philippines
Ch ươ ng tr ì nh Ph ò ng ch ố ng Thi ê n tai c ủ a Th à nh ph ố Malabon
CTĐTHN và QL>RRTTĐPFIP không liên kết và chồng chéo nhiệm vụ của VPQL>RRTT Thành phố Malabon đã gây ra sự chậm trễ và không thực hiện được các dựán và hoa ̣t động của Chương trình phòng chống rủi ro thiên tai
Thành phố Malabon chỉ triển khai đầy đủ 2 trong số 8 dự án và hoạt động theo kế hoạch của Chương trình phòng chống rủi ro thiên tai trong năm 2016 Phần còn lại vẫn chưa hoàn thành do chậm triển khai Bảng dưới thể hiện dự án và hoạt động theo kế hoạch của Thành phố Malabon cùng với tình trạng thực hiện riêng lẻ.
Bảng: Tình hình thực hiện các dự án và hoạt động đã quy hoạch của Thành phố
Dự án và hoạt động Mức độ thực hiện
Mua sắm thiết bị thông tin liên lạc (hệ thống cảnh báo, hệ thống giám sát và ứng phó khẩn cấp)/ Mua sắm thiết bị và phần mềm Công nghệ thông tin (CNTT)
Hội thảo đào tạo, hội thảo giáo dục 61%
Mua sắm vật tư/vật tư ý tế và phi thực phẩm cũng như in ấn và đóng sách, vật liệu IEC
Mua sắm thuốc và thuê kho dự trữ thuốc 100%
Mua sắm cung cấp thực phẩm vô kho dự trữ 100%
Thiết lập VPQL>RRTT của Thành phố Malabon 0%
Thành lập Trung tâm sơ tán an toàn và nhạy cảm giới tính chống lũ lụt của Thành phố Malabon
Tuyển dụng/chứng nhận tình nguyện viên thảm họa cộng đồng và xây dựng năng lực
Nguồn: Phân tích của UBKT đối với KHĐTQQL>RRTTĐP năm 2016 và Quỹ chưa sử dụng năm 2011 –2014 Người bị ảnh hưởng đối với Chương trình Phòng chống Rủi ro Thiên tai Tình trạng Thực hiện
Theo đánh giá của chúng tôi, các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện đầy đủ các dự án và hoạt động theo kế hoạch là:
- Không có mối liên kết giữa CTĐTHN và KHĐTQQL>RRTTĐP năm 2016 của Thành phố Malabon Như đã thảo luận trước đó, Thành phố Malabon không thể thực hiện ba dự án và hoạt động do chúng không được đưa vào KHĐTQQL>RRTTĐP năm 2016
- Sự chậm trễ trong quá trình mua sắm của Thành phố Malabon.Thành phố Malabon đã không thể mua được 30 đơn vị Mobile Replyer với số tiền P1.537.149 do sự chậm trễ trong việc rà soát và đánh giá các mặt hàng
- Cán bộ phụ trách VPQL>RRTT của Thành phố Malabon nắm giữ vai trò trong hai văn phòng riêng biệt trong Thành phố Ngoại trừ việc là cán bộ phụ trách VPQL>RRTT, anh ấy còn giữ chức vụ trong văn phòng Quản lý giao thông và An toàn công cộng tại Thành phố Malabon Khối lượng công việc và các chức năng chồng chéo đã ảnh hưởng đến khả năng thực hiện hữu hiệu và hiệu quả các nhiệm vụ được giao của anh ấy Đây là nguyên nhân của các thực trạng tiếp theo nên nhóm không xử lí phát hiện
Kế hoa ̣ch QL>RRTTĐP của Thành phố Malabon nhìn chung cũng tuân thủ Luật, quy tắc và quy đi ̣nh quản lý phòng chống thiên tai; Tuy nhiên, những thiếu sót được xác đi ̣nh đãảnh hưởng đến khả năng giám sát chính xác việc thực hiện Kế hoa ̣ch QL>RRTTĐP của Thành phố Malabon
Mục đích và mục tiêu của chương trình phòng ngừa rủi ro thiên tai Thành phố Malabon
Thành phố Malabon cũng lồng ghép giảm thiểu rủi ro thiên tai và thích ứng với biến đổi khí hậu vào các kế hoạch, chương trình và ngân sách phát triển bằng việc ban hành Kế hoạch QL>RRTT thành phố Malabon 2014-2014 Sau khi đánh giá, chúng tôi nhận thấy rằng Kế hoạch QL>RRTTĐP của Thành phố Malabon cũng phù hợp với Kế hoạch QL>RRTTQG về mục tiêu và mục đích của chương trình phòng ngừa rủi ro thiên tai Trong lĩnh vực phòng ngừa rủi ro thiên tai, sau đây là các mục đích và mục tiêu của Thành phố Malabon:
Mục đích của Thành phố Malabon: Giảm thiểu tác động của thiên tai đối với các cộng đồng dễ bị tổn thương và duy trì sự an toàn cho người dân trước những nguy cơ của thiên tai
Mục tiêu của Thành phố Malabon:
- Xây dựng năng lực thông qua đào tạo, định hướng, diễn tập và bài tập
- Thiết lập và vận hành hệ thống cảnh báo sớm từ đầu đến cuối
- Triển khai chiến dịch TT, GG&TT/ Vận động chính sách
- Duy trì cơ sở dữ liệu về tài nguyên QL>RRTT, cơ sở hạ tầng giữ một vị trí quan trọng như bệnh viện, địa sơ tán,
- Tăng cường quan hệ đối tác công-tư (Public-Private Partnership)
- Tổ chức, đào tạo, trang bị và giám sát các đội ứng phó khẩn cấp tại địa phương và tình nguyện viên cộng đồng được công nhận
- Thúc đẩy và nâng cao nhận thức của công chúng về việc tuân thủ Đạo luật QL>RRTT của Philippine
Mục 12 (c) (6) của Đạo luật QL>RRTT của Philippines yêu cầu VPQL>RRTT xây dựng và thực hiện Kế hoạch QL>RRTTĐP toàn diện và tổng hợp phù hợp với khuôn khổ quốc gia, khu vực và cấp tỉnh cũng như các chính sách về giảm thiểu rủi ro thiên tai với sự phối hợp chặt chẽ với các HĐPTĐP Để tuân thủ nhiệm vụ nói trên, Thành phố Malabon đã công bố kế hoạch toàn diện của mình, kế hoạch QL>RRTTĐP 2014-2024 Tuy nhiên, kế hoạch này chủ yếu đề cập đến sơ đồ quy trình hoạt động và các nguồn lực hiện có của các ủy ban khác nhau tham gia vào chương trình QL>RRTT của nó Các thông tin khác sẽ làm cho kế hoạch QL>RRTTĐP trở nên toàn diện hơn, chẳng hạn như dự án và hoạt động, kết quả đầu ra dự kiến, bộ phận/văn phòng chịu trách nhiệm và mốc thời gian, không được xem xét Do đó, nó không đáp ứng được các yêu cầu nêu trên của mục 12 (c) (6) Tuy nhiên, Thành phố Malabon đã chỉ ra rằng các dự án và hoạt động dự kiến đã được đưa vào kế hoạch phát triển thành phố 3 năm
Mục 12 (c) (7) của Đạo luật QL>RRTT của Philippines yêu cầu VPQL>RRTT chuẩn bị và nộp cho địa phương Sanggunian kế hoạch và ngân sách của VPQL>RRTTĐP hàng năm, chương trình được đề xuất của Quỹ QL>RRTTĐP, các nguồn lực QL>RRTT chuyên dụng khác, nguồn tài trợ thường xuyên khác hỗ trợ ngân sách của VPQL>RRTTĐP thông qua Hội đồng QL>RRTTĐP và HĐPTĐP
Thành phố Malabon không có kế hoa ̣ch QL>RRTTĐP hàng năm cho năm
2016 Thay vào đó, Thành phố Malabon đã chuẩn bi ̣ và nộp KHĐTQQL>RRTTĐP trong đó nêu rõ các dựán và hoa ̣t động PCRRTT trong Chương trình QL>RRTT Để giải quyết những thiếu sót nêu trên, Thành phố Malabon cam kết cải thiện kế hoa ̣ch QL>RRTTĐP 2014-2024 và xây dựng kế hoa ̣ch QL>RRTTĐP hàng năm
● Các biện pháp thực hiện để chứng minh tính hữu hiệu của chương trình phòng ngừa rủi ro thiên tai
Kế hoạch QL>RRTT 2014-2024 của Thành phố Malabon không có các chỉ số hiệu quả hoạt động Do đó, việc đánh giá hiệu quả hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu và mục đích của CTPCRRTT không thể đo lường được
Chúng tôi nhận thấy rằng Thành phố Malabon đã thực hiện một số bước ban đầu để đo lường hiệu quả hoạt động của chương trình phòng chống rủi ro thiên tai bằng cách thu thập dữ liệu về các hoạt động của chương trình Ví dụ, Thành phố Malabon đã chuẩn bị báo cáo hoàn thành để theo dõi nhiều loại dữ liệu về hoạt động của chương trình, bao gồm dữ liệu về số lượng người tham gia/nhân sự đã tham gia các khóa đào tạo, hội thảo và diễn tập về QL>RRTT Nếu Thành phố Malabon áp dụng các chỉ số hiệu suất hoạt động do kế hoạch QL>RRTTQG quy định thì thành phố sẽ có thể tạo ra dữ liệu về mức độ sẵn sàng ứng phó với thiên tai
Ki ế n ngh ị
Để đảm bảo tốt hơn tính hữu hiệu của Chương trình Phòng chống Thiên tai của Thành phố Malabon, UBKT kiến nghị thành phố thực hiện các hành động sau:
- Nêu rõ các bộ phận GAD trong các dự án và hoạt động của Kế hoạch QL>RRTTĐP (nếu có)
- Tuân thủ yêu cầu của Đạo luật PDRRM liên quan đến thành phần bắt buộc của DRRMC
- Cải thiện Kế hoạch QL>RRTTĐP 2014 - 2024 để kế hoạch này toàn diện hơn Bao gồm các dự án và hoạt động, outputs mong đợi, các chỉ số hiệu quả hoạt động, các phòng/ban chịu trách nhiệm, mốc thời gian, v.v
- Phát triển Kế hoạch QL>RRTTĐP hàng năm
- Đảm bảo tuân thủ Kế hoạch NDRRM và các luật và quy định liên quan các quy định quản lý DRRM
- Phát triển các biện pháp thực hiện một cách cụ thể, có thể đo lường và phù hợp với Kế hoạch NDRRM
- Đảm bảo sự phù hợp giữa các dự án và hoạt động trong Kế hoạch QL>RRTTĐP của CY 2016 dành cho CTPCRRTT với kế hoạch QL>RRTTĐP thực hiện dài hạn để không có các dự án và hoạt động được lên kế hoạch cho CTPCRRTT bị bỏ lỡ
- Tuân thủ các nhiệm vụ và trách nhiệm được quy định trong sắc lệnh và Pháp lệnh hành pháp tương ứng mặc dù thực tế đối với Thành phố Malabon, Cán bộ DRRM đang xử lý cả PSTMO và DRRMO
- Tăng cường thu nhập để hiện thực hóa mục tiêu doanh thu
- Thiết lập cơ sở hiệu suất cho tất cả các biện pháp để đánh giá tiến độ thực hiện và liệu các mục tiêu có đạt được hay không
- Phát triển công cụ giám sát và đánh giá.
Nhận xét
Lập kế hoạch
Báo cáo đã đạt được một số nội dung cơ bản sau đây
- Đã xác định được đối tượng kiểm toán, mục tiêu kiểm toán phù hợp với bối cảnh với Philippines.
- Xác định được đơn vị kiểm toán thích hợp là 2 thành phố Malabon và Quezon,
2 thành phố đã tích hợp giảm thiểu rủi ro thiên tai và biến đổi khí hậu vào kế hoạch phát triển địa phương tương ứng và đã xây dựng kế hoạch QL>RR trung hạn
- Có phương pháp thu thập bằng chứng theo nhóm đánh giá là hữu hiệu.
- Nhận dạng được các phạm vi hoạt động then chốt, hoạt động kiểm soát cũng như các rủi ro đi kèm từ đó triển khai những công việc cần làm để đánh giá
- Đã xây dựng tiêu chuẩn đánh giá phù hợp
- Nhóm kiểm toán đã thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết cho cuộc cuộc kiểm toán
+ Về thu thập tài liệu: Thu thập đầy đủ các văn bản pháp lý và các quy định hiện hành (ví dụ: Đạo luật QL>RRTT, ), các thông tin cơ bản của đơn vị kiểm toán (các sắc lệnh, kế hoạch, sơ đồ cơ cấu tổ chức, các quyết định bổ nhiệm), các thông tin về tài chính (các báo cáo về ngân sách, ), + Phỏng vấn: Đạt được tính hữu hiệu khi phỏng vấn (phỏng vấn nhân viên cung ứng hay ban quản lý, ).
+ Quan sát: Quan sát bằng mắt đối với các vật tư khẩn cấp và thiết bị QL>RRTT.
Thực hiện kiểm toán hoạt động
Cuộc kiểm toán đã kiểm tra đồng thời tính tuân thủ và tính hữu hiệu
Các loại bằng chứng nhóm kiểm toán đã thu thập được:
- Bằng chứng vật chất (kiểm tra các vật tư khẩn cấp và thiết bị, kiểm tra Quy trình Giám sát PDVTT và VPQH&PTTP, …)
- Bằng chứng chứng thực (từ việc phỏng vấn ban quản lý, nhân viên cung ứng, …)
- Bằng chứng tài liệu (sử dụng các số liệu thống kê từ Báo cáo sử dụng của TP Malabon, hay các Báo cáo Ngân hàng và Báo cáo ngân sách hàng năm từ 2012-
- Nhóm kiểm toán đã thu thập đầy đủ số lượng bằng chứng để giải quyết được mục tiêu kiểm toán, nhưng không đủ bằng chứng để hỗ trợ cho phát hiện kiểm toán số 3 Thành phố Malabon => chưa đảm bảo được tính đầy đủ
- Các bằng chứng nhóm kiểm toán đưa ra có liên quan, hợp lý và đáng tin cậy (có trích dẫn hình ảnh, các tài liệu, chứng từ rõ ràng và trích từ nguồn đáng tin cậy) => đảm bảo được tính hợp lý.
Xử lý phát hiện
Theo ý kiến của nhóm, nhóm kiểm toán đã xác định thực trạng chính xác và phù hợp với các tiêu chuẩn kiểm toán có liên quan mà nhóm kiểm toán đã lựa chọn Bên cạnh đó, nhóm kiểm toán đã đưa ra đầy đủ các kiến nghị và mang tính logic với những nguyên nhân mà nhóm đã xác định ở các thực trạng, nhóm kiểm toán cũng đã xác định những hậu quả/tác động của những thực trạng nêu trên Tuy nhiên ở phát hiện số 3 ở Thành phố Malabon, hậu quả/tác động của thực trạng vẫn chưa được đề cập trong báo cáo và nhóm kiểm toán đã đưa ra một kiến nghị không phù hợp với nguyên nhân mà nhóm đã xác định.
Báo cáo có theo yêu cầu về báo cáo kiểm toán hoạt động theo ISSAI 3000
Theo ISSAI 3000, bài báo cáo này đã thể hiện đầy đủ các nội dung tối thiểu cần có của một báo cáo kiểm toán hoa ̣t động, bao gồm:
- Mục tiêu và câu hỏi kiểm toán
- Tiêu chuẩn kiểm toán và nguồn của tiêu chuẩn này
- Phương pháp kiểm toán trong việc thu thập và phân tích dữ liệu
- Thời gian diễn ra cuộc kiểm toán
- Kết luận và kiến nghi ̣
Về tính toàn diện: Báo cáo đã đảm bảo được các thông tin và lập luận cần thiết để giải quyết được các mục tiêu kiểm toán, báo cáo trình bày các phát hiện một cách khá chi tiết => đảm bảo tính toàn diện
Về tính thuyết phục: Báo cáo có một cấu trúc rất hợp lý và thể hiện được mối quan hệ giữa các mục tiêu, tiêu chuẩn, phát hiện, kiến nghị và kết luận Khi đọc các phát hiện, nhóm cảm thấy sự thuyết phục trong cách lập luận các phát hiện, bên cạnh đó các thông tin được trình bày trong báo cáo theo nhóm là có tính chính xác cao Bởi các thông tin trong báo cáo đều được trích nguồn một cách rõ ràng, tạo ra một sự đảm bảo về sự tin tưởng và đáng tin cậy => đảm bảo tính thuyết phục
Về tính kịp thời: Do không thể xác định được thời hạn phải phát hành báo cáo để cung cấp thông tin cho các bên liên quan và những người quan tâm đến báo cáo => Không đánh giá về tính kịp thời.
Về tính thân thiện với người đọc: Nhóm kiểm toán đã sử dụng ngôn ngữ là tiếng Anh (ngôn ngữ phổ biến nhất thế giới) với các từ ngữ khá phổ thông, không cần có nhiều hiểu biết chuyên sâu vẫn có thể đọc và hiểu được báo cáo độ dài báo cáo phù hợp Thông điệp của báo cáo được truyền tải một cách rõ ràng => đảm bảo tính thân thiện với người đọc
Về tính cân bằng: Nhóm kiểm toán đã giải thích được nguyên nhân và hậu quả của các vấn đề trong báo cáo giúp cho nhóm hiểu được tầm quan trọng của các vấn đề Bên cạnh đó, cuối báo cáo có ý kiến của nhà quản lý thành phố Malabon và Quezon => đảm bảo tính cân bằng Ý kiến của nhà quản lý thành phố Quezon
