TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETINGKHOA THƯƠNG MẠIHÀ THỊ THU HƯƠNGMã số SV: 2121008285 Lớp: 21DLG1QUY TRÌNH KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ ĐỐIVỚI HÀNG HÓA XUẤT KHẨU FCL BẰNGĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔ
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN TNB
Giới thiệu chung về công ty TNHH Thương mại và Tiếp vận TNB 1 1.3 Cơ cấu tổ chức
Công ty TNHH Thương mại và Tiếp vận TNB sở hữu đội ngũ nhân sự chuyên môn, cơ sở vật chất hiện đại và kinh nghiệm 3 năm trong lĩnh vực vận tải, giao nhận, đại lý tàu biển và thuyền viên Nhờ sự linh hoạt, nhạy bén và năng động, TNB đã khẳng định vị thế vững chắc, thiết lập mối quan hệ bền vững với khách hàng trong nước Chất lượng dịch vụ của TNB liên tục được đánh giá cao nhờ những chiến lược kinh doanh phù hợp, đầu tư nghiên cứu thị trường bài bản và ứng dụng hiệu quả các chính sách Marketing Đây là nền tảng vững chắc giúp TNB thu hút thêm khách hàng, mở rộng thị phần và duy trì đà phát triển mạnh mẽ trong tương lai.
Hình 1.1: Logo công ty TNHH Thương mại và Tiếp vận TNB
Công ty TNB Logistics tổ chức theo mô hình quản lý trực tuyến, khá gọn nhẹ, giúp Giám đốc và Quản lý của Công ty quản lý dễ dàng và chặt chẽ từ cấp nhỏ nhất phù hợp với quy mô của Công ty Mỗi một bộ phận có nhiệm vụ và chức năng riêng nhưng các bộ phận có nhiệm vụ phối hợp chặt chẽ nhịp nhàng nhằm hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình hoạt động tạo nên một môi trường làm việc năng động và hiệu quả, đảm bảo về chất lượng phục vụ và thời gian cho khách hàng.
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 1.2: Sơ đồ bộ máy nhân sự của công ty
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
- Thực hiện chức năng quản trị, chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của công ty theo quy định của pháp luật.
BP Kế toán NV Kế toán thuế NV Kế toán nội bộ
BP CSKH NV chứng từ hàng xuất
NV Chứng từ hàng nhập
BP Kinh doanh NV Sales NV làm giá
NV Khai báo hải quan
BP Hiện trường NV Hiện trường NV Điều xe
- Là người có quyền quyết định và chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của công ty.
- Là người đại diện cho công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của công ty.
- Hoạch định mọi chính sách của công ty như: chính sách tiền lương, chính sách khen thưởng, kỷ luật cũng như phương hướng, chiến lược kinh doanh của công ty.
- Trực tiếp quản lý nguồn vốn, lợi nhuận, ký kết các hợp đồng.
- Thực hiện quản lý 3 bộ phận: Kế toán + Chăm sóc khách hàng + Kinh doanh
- Thực hiện tuyển dụng nhân sự
- Đào tạo nhân sự và phát triển.
- Đánh giá thành tích, đánh giá năng lực.
- Thực hiện quản lý 2 bộ phận: Khai hải quan + Hiện trường
- Hỗ trợ thực hiện tuyển dụng nhân sự
- Đào tạo nhân sự và phát triển.
- Đánh giá thành tích, đánh giá năng lực.
Kế toán thuế: Thực hiện làm việc với cơ quan thuế, tổng hợp hóa đơn của công ty và báo cáo thuế theo tháng, theo quý và theo năm
Kế toán nội bộ: Chịu trách nhiệm về các khoản chi của Công ty và các khoản thu từ khách hàng
- Theo dõi sổ sách kế toán và các giấy báo nợ (Debit Note) của các Đại lý nước ngoài và khách hàng
- Nhận và kiểm tra chứng từ: tổng phí, giá bán, điều kiện thanh toán, đối tượng xuất hóa đơn (trong nước hay ngoài nước).
- Tổng kết cuối tháng tình hình trả lương, thưởng cho nhân viên.
Bộ phận Chăm sóc khách hàng
Nhân viên chứng từ hàng xuất: Xử lý tất cả các thủ tục và chứng từ liên quan đến lô hàng xuất khẩu: Lấy Booking, Chuẩn bị kế hoạch đóng hàng, Làm Bill, Theo dõi tình hình lô hàng,
Nhân viên chứng từ hàng nhập: Xử lý tất cả các thủ tục và chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu: Check AN, Chuẩn bị kế hoạch trả hàng, Theo dõi tình hình lô hàng,
- Tìm kiếm và mang khách hàng mới về cho công ty
- Phối hợp cùng các bộ phận khác để hỗ trợ khách hàng liên quan đến lô hàng
- Theo dõi và kết hợp cùng kế toán để thu hồi công nợ khi đến hạn
Bộ phận Khai hải quan
- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần thiết để làm thủ tục hải quan tại cửa khẩu cho khách hàng
- Tư vấn cho khách hàng có vấn đề liên quan đến tờ khai dựa trên thông tư, nghị định của chính phủ
- Thay mặt khách hàng thanh toán các khoản thuế của lô hàng (nếu KH yêu cầu)
- Phối hợp với các phòng ban khác để giao nhận hàng hóa đúng lịch trình
- Lấy lệnh từ các hãng vận tải/ đại lỹ hãng vận tải
- Đổi lệnh hàng nhập khẩu tại cảng/sân bay
- Giao nhận hàng hóa tại kho, bãi, cảng, sân bay
- Làm các thủ tục ngoài hiện trường để giải quyết phát sinh và giúp hàng hóa được xnk theo đúng tiến độ
- Làm việc với tài xế
- Lên kế hoạch sắp xếp các phương tiện để đóng/ trả hàng theo đơn hàng của khách hàng
- Xử lý các vấn đề liên quan đến việc giao hàng
- Kiểm soát chi phí, hóa đơn cầu đường, thanh toán cho bãi, nhà xe hàng tháng
- Tạo mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp khác có chất lượng cao, giá cả cạnh tranh
Tình hình kinh doanh của công ty
Đánh giá chung, kết quả kinh doanh từ khi thành lập công ty tới hiện tại tương đối tích cực, có thêm rất nhiều lượng khách hàng biết tới công ty bằng các cách khác nhau Rất nhiều khách hàng cũ đã tin dùng và sử dụng dịch vụ của công ty Công ty hiện ngày càng phát triển và mở rộng quy mô thị trường hơn nữa.
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TNB Logistics Việt Nam
(2010-2022) được biểu hiện thông qua bảng dưới đây:
Bảng 1.1: Kết quả kinh doanh của công ty
(Nguồn: Phòng Tài chính – kế toán) 5
Thông qua kết quả kinh doanh vừa trên, nhìn chung công ty đã có một bước ngoặt trong ngành trong 2 năm 2021-2022 Nguyên nhân chủ yếu là do dịch bệnh Covid 19 đã để lại nhiều hậu quả khôn lường Lợi nhuận thu được của năm 2022 (1.828.539 đồng) cao vượt trội so với năm 2021 (1.294.346 đồng), tăng lên 140%
Năm 2021, do ảnh hưởng của dịch bệnh nên các hoạt động giao nhận vận tải bị đình trệ, nhiều lô hàng thông quan chậm trễ từ đó doanh thu công ty chỉ đạt mức 2.742.583 (nghìn đồng) Doanh thu thấp kéo theo chi phí và lợi nhuận giảm, chi phí năm này là 1.448.237(nghìn đồng) Mặc dù là công ty vừa thành lập, có nhiều ưu đãi tốt nhưng doanh thu thu về không như kỳ vọng và mục tiêu của công ty ban đầu
Năm 2022, , mặc dù dịch bệnh vẫn còn nhiều diễn biến khó lường tuy nhiên nhờ vào sự linh hoạt điều chỉnh của công ty đã đúc rút ra được một số giải pháp và cách thức xử lí vấn đề hiệu quả nhờ đó doanh thu khởi sắc hơn, kéo theo lợi nhuận cũng tăng lên Doanh thu năm 2022 là 3.573.924 (nghìn đồng) (cao hơn năm 2021 khoảng 30%); chi phí là 1.745.385 (nghìn đồng) (nhiều hơn năm 2021 khoảng 20 %); lợi nhuận ở mức 1.828.539 (nghìn đồng) (tăng hơn năm 2021 khoảng 40%) Nguyên nhân chính cũng là công ty mở rộng hệ thống chi nhánh công ty ra nhiều tỉnh trên toàn lãnh thổ Việt Nam Chi tiết về tình hình phát triển của công ty TNB được biểu hiện cụ thể hơn ở biểu đồ sau:
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận 0
Hình 1.3: Biểu đồ về tình hình phát triển của công ty
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Từ biểu đồ trên, rút ra được những thuận lợi và khó khăn về công ty:
- Chất lượng dịch vụ và thương hiệu của công ty đã được nhiều đối tác tin tưởng hợp tác lâu năm và đã lan tỏa tới nhiều vùng.
- Công ty có đội ngũ nhân viên am hiểu đa dạng về thủ tục, quy trình xuất nhập khẩu của các loại mặt hàng khác nhau tạo tiền đề để khách hàng tin tưởng, giao phó lô hàng
- Công ty có quan hệ tốt với hãng tàu, các đơn vị kho bãi, các đơn vị vận tải có liên,…
- Các chính sách, nghị định, thông tư của chính phủ hỗ trợ cho các đơn vị xuất nhập khẩu phát triển và tăng cường xuất nhập khẩu hơn nữa
- Công ty tăng cường tuyển dụng nhân viên mới thường xuyên để mở rộng thị trường, phát triển đội ngũ Tuy nhiên các nhân viên
7 này lại không tích cực, đa số nghỉ việc sớm do không chịu được áp lực.
- Nhiều khách hàng đã di chuyển sang các đơn vị khác làm do có sự cạnh tranh về ưu đãi giá.
- Thị trường tuy được mở rộng, nhưng ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh xuất hiện và có nhiều ưu đãi (thậm chí có thể là lỗ vốn khi khách hàng sử dụng dịch vụ công ty).
Định hướng phát triển của công ty
Công ty TNB luôn nỗ lực phát huy thế mạnh để trở thành đơn vị giao nhận uy tín, chuyên nghiệp, chuyên cung cấp các giải pháp và dịch vụ cạnh tranh, đảm bảo được lợi ích của khách hàng và các đối tác của công ty Điều này chắc chắn sẽ góp phần vào sự phát triển, sự thành công công không chỉ đối với công ty mà còn là sự phát triển của rất nhiều doanh nghiệp, của Hồ Chí Minh, của Việt Nam
Công ty luôn trau dồi kiến thức chuyên ngành, đặc biệt chú trọng kiến thức liên quan tới chuỗi cung ứng, thương mại toàn cầu và các chính sách phát triển của nhà nước Công ty luôn luôn cập nhật thông tin về thị trường chung và về công nghệ có thể hỗ trợ đắc lực cho chuỗi cung ứng
Công ty TNB Logistics luôn trân trọng mọi nhu cầu vận chuyển của khách hàng, từ những món quà cá nhân nhỏ tới những đơn hàng lớn của các doanh nghiệp Tất cả đều được tiếp nhận và triển khai chủ động, tích cực, mang đến giải pháp và dịch vụ vận chuyển tối ưu nhất Điều này giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và gia tăng hiệu quả, lợi ích cho cả khách hàng lẫn đối tác Từ đó, TNB Logistics ngày càng khẳng định vị thế vững chắc và phát triển mạnh mẽ trên thị trường.
Chương 1 đã khái quát các thông tin cơ bản và lĩnh vực hoạt động của công ty Đồng thời đề cập đến cách tổ chức hoạt động trong công ty cũng như các chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban và tình hình hoạt động của công ty trong những năm qua Việc tìm hiểu, nghiên cứu về công ty nhằm hiểu rõ hơn về quy trình thực hiện nghiệp vụ ở chương 2
QUY TRÌNH KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ ĐỐI VỚI HÀNG HÓA XUẤT KHẨU (FCL) BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY THNN THƯƠNG MẠI VÀ TIẾP VẬN TNB
Quy trình khai báo hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu (FCL) bằng đường biển tại Công ty THNN Thương mại và Tiếp vận TNB
Sơ đồ tổ chức quy trình khai báo hải quan điện tử tại doanh nghiệp :
Hình 2.1: Sơ đồ quy trình khai báo hải quan điện tử tại công ty
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Liên hệ với khách hàng để lấy bộ chứng từ lô hàng cần khai báo
Đăng nhập vào hệ thống hãng tàu để khai thác thông tin về chuyến hàng Sau đó, nhập thông tin cần thiết vào mục liên quan đến thông tin chung của tờ khai Cuối cùng, kiểm tra lại các thông tin đã khai báo trên trang web của hãng tàu để đảm bảo tính chính xác.
Nhập nội dung “ Thông tin container”
Nhập nội dung “Danh sách hàng hóa”
Gửi tờ khai nháp cho khách hàng và truyền Danh sách container (HYS) Đăng ký và truyền số vận đơn ( Số định danh hàng hóa) và lấy tờ khai.
2.1.1 Liên hệ với khách hàng để lấy bộ chứng từ lô hàng cần khai báo Để tiến hành quy trình khai báo hải quan cho lô hàng, trước tiên cần xác định bộ chứng từ cần thiết để khai báo cho lô hàng Từ đó liên hệ với khách hàng để thu thập những chứng từ này Có thể liên hệ với khách hàng bằng nhiều hình thức khác nhau như: Mail, tin nhắn, điện thoại và các ứng dụng có thể trao đổi thông tin khác Ở bước này, công ty thường dùng Zalo cá nhân của nhân viên để trao đổi với khách hàng Dưới đây là tin nhắn trao đổi giữa nhân viên khai báo và khách về các chứng từ cần thiết: Booking Note, Invoice, Packing List; số Seal(số chì trên Container), số container
Hình 2.2: Liên hệ với khách hàng qua Zalo
(Nguồn: Bộ phận Khai hải quan)
Hình 2.3: Số seal được khách hàng cung cấp
(Nguồn: Bộ phận Khai hải quan)
Sau khi đã thu thập được các chứng từ, tiến hành vạch ra một số thông tin chính về lô hàng cần khai báo Xác định được tên hàng hóa và mục đích ở, sau đó xác định hàng hóa này do Bộ nào quản lý (Bộ công thương, Bộ giao thông vận tải,…), kiểm tra gần đây nhất có quy định, thông tư, nghị định nào được ban hành liên quan về chất cấm xuất khẩu, thuế quan, hay không và mặt hàng đang khai báo có cần thêm giấy tờ gì cần thiết nữa hay không
Hàng hóa: Gỗ dán công nghiệp
Ta thấy, mặt hàng gỗ do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quản lý Mặt hàng gỗ ván ghép không thuộc diện cấm xuất khẩu, xuất khẩu có điều kiện theo quy định tại Nghị định số 69/2018/NĐ-CP ngày 15/5/2018 của Chính phủ nên có thể làm thủ tục xuất khẩu như hàng hóa thông thường khác.
Quy định về hồ sơ lâm sản xuất khẩu được thực hiện theo Thông tư số 27/2018/TT-BNNPTNT ngày 16/11/2018 của Bộ Nông nghiệp vàPhát triển nông thôn Trước khi làm thủ tục xuất khẩu Công ty nên liên hệ với đối tác nơi nhập khẩu để kiểm tra xem nước nhập khẩu có yêu cầu điều kiện nhập khẩu hay không để bổ sung hồ sơ cho phù hợp, tránh vướng mắc khi đã xuất khẩu.
- Khách hàng: Công ty cổ phần eximway
- Chi cục mở tờ khai: Hải quan cảng 3
2.1.2 Kiểm tra lại thông tin lô hàng trên website hãng tàu
Để tiến hành kiểm tra container lô hàng đã được hạ xuống cảng hay chưa, bạn cần truy cập website của hãng tàu, nhập số Booking Note và kiểm tra thông tin lô hàng Trường hợp container chưa được hạ thì chưa thể khai báo hải quan Để kiểm tra, truy cập website https://www.shipmentlink.com, chọn "Cargo Tracking", nhập số Booking và kiểm tra "Cut off Date" cùng "Container Activity Information" để xem tình trạng container.
23/11/2022 Và ngày nhân viên hải quan kiểm tra là ngày 24/11/2022, tức container đã hạ
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
2.1.3 Đăng nhập vào hệ thống để lên tờ khai
Vào hệ thống chọn thiết lập thông số khai báo VNACCS ECUS5, tiếp đến là chọn “ Hệ thống” và “ Thông tin doanh nghiệp xuất nhập khẩu” rồi xem các thông tin cần điền Chi cục hải quan cần mở tờ khai (Ấn vào dấu … tìm chi cục mình muốn khai báo) và điền thông tin tài khoản người sử dụng (tài khoản này xin của khách) Đối với lô hàng này, chi cục khai báo ở cảng Hải Phòng (khách hàng ở chi nhánh của công ty)
Cần điền các thông tin sau:
Bảng 2.1: Thông tin của doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Tên doanh nghiệp Công ty cổ phần Eximway Địa chỉ Số 442, xã Đàn, phường Nam Đông, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Hải quan khai báo Chi cục HQ CK cảng Hải Phòng khu vực III
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Sau đó, vào tờ khai hải quan chọn “đăng ký mở tờ khai xuất khẩu”, các mục thông tin cần điền là:
Hình 2.5: Thông tin doanh nghiệp khai báo
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
2.1.4 Điền nội dung khai báo vào Mục thông tin chung Ở mục Thông tin chung cần khai báo các nội dung sau:
Hình 2.6: Nội dung cần khai báo ở Mục Thông tin chung
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Thông tin chung Nhóm loại hình Đơn vị xuất nhập khẩu Vận đơn Thông tin hóa đơn Thuế và bảo lãnh Thông tin đính kèm Thông tin vận chuyển
- Mã loại hình: Chọn mã loại hình căn cứ vào 2 yếu tố: Mục đích của việc xuất khẩu hàng hóa và loại hình của doanh nghiệp Để chính xác nhất, tra cứu trong Nghị quyết 1357/QD-TCHQ của Tổng cục hải quan về “Bảng mã loại hình xuất khẩu, nhập khẩu và hướng dẫn sử dụng” Xét lô hàng gỗ dán công nghiệp, vì Eximway là công ty kinh doanh thương mại và xuất khẩu để thu lợi nhuận, tạm thời xác định vào nhóm B11 – Xuất kinh doanh Đối chiếu trong Bảng của Nghị quyết, thõa mãn điều kiện B11 và ở mục B11 không có Ghi chú gì thêm Nên mã loại hình sẽ khai trên tờ khai lô hàng này là B11 – Xuất kinh doanh
- Cơ quan Hải quan: Cơ quan tiếp nhận tờ khai là cảng Hải Phòng nên ở đây cơ quan hải quan sẽ khai trên tờ khai là: Chi cục HQ CK cảng Hải Phòng KV III Khi chọn thì mã cơ quan hải quan sẽ được tự động hiển thị lên – 03TG
- Vào mã hiệu phương thức vận chuyển: Dựa vào Booking note, số lượng container được book trong lô hàng này là 1/40’HC (High Cube Container – container cao), tên con tàu vận chuyển: GREEN CELESTE Từ đó, xác định được lô hàng được xuất khẩu theo đường biển và có container Do đó, mã kí hiệu phương thức vận chuyển chọn mã 2 – Đường biển (có container)
Đơn vị xuất nhập khẩu: Điền thông tin: Tên, địa chỉ và mã nước của người xuất khẩu, nhập khẩu Thông tin tra trên Invoive và Packing List Đây là hợp đồng mua bán gỗ dán công nghiệp từ Việt Nam sang Malaysia, do đó người xuất khẩu là đơn vị công ty Eximway cũng là công ty cần khai báo hàng xuất Do vậy, thông tin của người xuất khẩu đã có sẵn trên hệ thống tờ khai bởi đã khai báo ở mục “ Thông tin doanh nghiệp xuất nhập khẩu” ở các bước trên.
Dựa trên Invoice, Packing List nhập thông tin người nhập khẩu với các nội dung: Mã doanh nghiệp, Tên đơn vị, mã bưu chính, địa chỉ, mã nước, trong đó tên và địa chỉ là các mục bắt buộc phải điền Lưu ý rằng khi hợp đồng mua bán có tính trung gian nhiều bên tham gia, thì khai người nhập khẩu theo hợp đồng ngoại thương và incoive tức ai là người thanh toán cho nhà xuất khẩu thì khai báo người đó trên tờ khai Khai những thông tin về nhà nhập khẩu dưới đây:
+ Tên : BE PACKAGING AND LOGISTICS SDN BHD
+ Địa chỉ: Ở ô địa chỉ, có 3 ô để điền địa chỉ, ô 1,2 điền tên đường và số nhà Ô 3 điền tên thành phố, ô 4 điền tên nước
+ Mã nước: Vì là xuất khẩu sang Malaysia nên bấm chọn mã nước là
Căn cứ như trên, ta thực hiện điền thông tin như sau:
Bảng 2.2: Thông tin cần điền nhà nhập khẩu
Tên BE PACKAGING AND LOGISTICS SDN
Mã nước MY MALYSIA Địa chỉ Ô 1: LOT 3029,
Hình 2.7: Điền thông tin lô hàng vào hệ thống
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Số vận đơn: Lúc thực hiện tờ khai nháp này, container chỉ vừa mới hạ ở cảng, tàu chưa chạy nên chưa có vận đơn đường biển (Bill of lading), như vậy số vận đơn lúc này, hệ thống tạo ra chức năng đăng ký một mã tự động bất kỳ cho lô hàng Số này được gọi là mã định danh hàng xuất Lưu ý rằng một lô hàng xuất thì chỉ có 1 mã định danh Để đăng ký mã định danh, bấm vào “Đăng ký” để tiến hành đăng ký mã định danh
Trong bước này, đang khai tờ khai nháp nên đối với số vận đơn điền ngẫu nhiên hoặc để trống, đợi khi truyền chính thức mới đăng ký
Số lượng kiện và trọng lượng hàng: Điền số lượng kiện, mô tả kiện hàng, tổng trọng lượng hàng và đơn vị đo Dựa vào Packing list để điền những thông tin này Lưu ý, khi khai kiện hàng nên khai số tổng quát nhất cho Hải quan có thể đếm được Nếu đóng theo đơn vị gì thì khai theo đơn vị đó, không được khai khác Trong trường hợp, khách hàng yêu cầu công ty khai đơn vị khác để phục vụ cho mục đích cá nhân doanh nghiệp hay một lý do nào đó thì không đồng ý bởi không phù hợp với tờ khai và thực tế Dựa vào Packing list, điền các thông tin như sau:
Bảng 2.3: Số lượng kiện và tổng lượng hàng cần điền
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Đánh giá
2.2.1 Ưu điểm và nguyên nhân
Tránh được thiếu sót trong bộ chứng từ cần thiết của lô hàng bởi ngay trước khi tiến hành khai báo, công ty luôn kiểm tra mặt hàng sắp khai báo có thuộc vào diện cấm, cần những chứng từ khác bổ sung hay không bằng cách thu thập thông tin do Bộ quản lý mặt hàng đó đưa ra Từ đó, có thể chắc chắn hơn về bộ chứng từ cần thiết để tiến hành khai báo
Khai báo thông tin chính xác, hợp lý về mã loại hình, mặt hàng ở bước đầu tiên trong quy trình bởi trong quá trình khai báo, công ty đã tìm hiểu, chắt lọc thông tin và áp dụng nhiều thông tư, nghị định được ban hành có liên quan đến mặt hàng, loại hình của lô hàng cần khai báo Từ việc tìm hiểu đó, có thêm nhiều cơ sở, yếu tố làm tăng thêm tính quyết định tính đúng đắn của nội dung cần khai báo
Trong quy trình khai báo hải quan điện tử, bước khai báo trị giá hải quan (trị giá tính thuế) có thể diễn ra một cách suôn sẻ, thuận lợi vì có thể liên hệ với khách hàng để xin cung cấp thông tin chi tiết không chỉ về bộ chứng từ, mà bao gồm những thông tin về phí bảo hiểm quốc tế, phí vận tải quốc tế Liên hệ với khách hàng bằng các ứng dụng trực tuyến, đường truyển nhanh Từ đó, có thể tính được giá trị khai hải quan đối với những lô hàng xuất theo điều kiện Incoterms có đi kèm hai phí này một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn.
2.2.2 Nhược điểm và nguyên nhân
Mất tính bảo mật của khách hàng công ty bởi công ty sử dụng các tài khoản cá nhân của nhân viên để liên hệ với khách hàng xin thông tin về lô hàng Điều này có thể làm mất tính an toàn về thông tin của khách hàng cũng như đối tác của khách hàng Đôi khi, có thể ảnh hưởng về hoạt động kinh doanh của khách hàng
Dễ sai sót trong quá trình khai báo đơn vị cho 2 lượng hàng hóa trong phần danh sách hàng hóa vì công ty không tiến hành đối chiếu trong biểu thuế mà mặc định đơn vị lượng 1 giống lượng 2 Trong một số lô hàng, khi biểu thuế quy định đơn bị khác lượng 1, yêu cầu phải quy đổi để điền vào lượng 2 Nếu áp dụng quy tắc này của công ty, dẫn đến sự không đồng nhất với biểu thuế và sẽ xảy ra sai sót không đáng có
Dễ gặp rắc rối với hải quan sau khi đã nộp tờ khai lên hệ thống vì có nguy cơ sai mã HS code do công ty quá tin tưởng khách hàng, trong quá trình khai báo lấy ngay mã HS nằm trên Invoice, hay lấy theo mã mà khách hàng cung cấp Điều này sẽ gây bất lợi cho công ty khi khách hàng sai sót thì dẫn đến tờ khai cũng sai
Nội dung chương 2 đã làm rõ quy trình khai báo hải quan điện tử tại công ty Thương mại và Tiếp vận TNB thông qua việc quan sát, phân tích, giải thích những bước làm cụ thể Từ đó, bằng kiến thức lý thuyết của bản thân, đã đưa ra một vài nhận xét về ưu, nhược điểm và nguyên nhân mang tính chủ quan về quy trình của công ty Đồng thời, cũng đề xuất một số kiến nghị liên quan đến đánh giá này tạiChương 3.
KIẾN NGHỊ
1 Nâng cao tính bảo mật của công ty
Bảo mật thông tin khách hàng là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp mang lại rất nhiều lợi ích cho mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp Bởi việc xây dựng hệ thống data khách hàng sẽ tạo điều kiện thuận lợi để cá nhân hóa trải nghiệm mức độ hài lòng của khách hàng cũng như đáp ứng mọi nhu cầu của người dùng Do đó, việc bảo mật thông tin khách hàng luôn được đặt lên hàng đầu Vì thế đề xuất những giải pháp cho doanh nghiệp dưới đây:
Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống tài khoản riêng để lưu trữ thông tin khách hàng một cách an toàn, bảo mật Song song đó, cần công khai chính sách bảo mật, trong đó các nhân viên phải cam kết bảo mật thông tin khách hàng Nếu có sự cố hoặc khiếu nại về lộ thông tin, các bên liên quan sẽ chịu trách nhiệm theo như các điều khoản cam kết trước đó.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần triển khai các ứng dụng trao đổi dữ liệu an toàn hơn Thay thế hệ thống chỉ dùng Zalo - chưa được kiểm nghiệm về tính năng bảo mật, doanh nghiệp có thể áp dụng những ứng dụng đa lớp bảo mật như Gmail Điều này sẽ tăng cường tính bảo mật thông tin khách hàng, củng cố uy tín doanh nghiệp Hơn nữa, bảo mật thông tin khách hàng chính là thước đo cốt lõi tạo dựng lòng tin với doanh nghiệp, góp phần gia tăng doanh thu và xây dựng thương hiệu bền vững trong tương lai.
2 Hoàn thiện quy trình tại bước khai báo danh sách hàng hóa
Hậu quả khi thông tin trên tờ khai không đồng nhất với biểu thuế có thể gây ra một số vấn đề pháp lý và tài chính nghiêm trọng Cơ quan thuế có thể kiểm tra và so sánh thông tin trên tờ khai với các tài liệu và dữ liệu khác để xác định sự không đồng nhất Nếu phát hiện thông tin sai lệch hoặc không chính xác, cơ quan thuế có thể áp dụng biện pháp truy thu thuế bổ sung và áp đặt khoản tiền phạt. Điều này gây bất lợi cho công ty Do đó, một số kiến nghị đưa ra cho công ty như sau:
Bổ sung vào quy trình tại bước khai báo danh sách hàng hóa là sau khi tiến hành điền vào ô, cần đối chiếu, kiểm tra kỹ càng đơn vị tính trên biểu thuế Nếu biểu thuế quy định mặt hàng đó có đơn vị tính giống vơi Packing List của lô hàng thì giữ nguyên Nhưng đơn vị tính trên biểu thuế quy định không giống đơn vị ở Packing List thì bắt buộc phải quy đổi để điền vào
Loại bỏ quy tắc “ Lượng 1 giống lượng 2” của công ty, điều này làm cho quy trình tại bước này diễn ra một cách hợp lý, tránh được sai sót trong quá trình khai báo.
3 Bổ sung, hoàn thiện bước kiểm tra mã HS code
Sự sai sót về mã HS code sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến biểu thuế đã được áp dụng cho mặt hàng Khi mã HS code không đúng, cơ quan hải quan có thể yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung hoặc sửa lại tờ khai Điều này dẫn đến việc trì hoãn trong quá trình xử lý hải quan và làm tăng thời gian để hàng hóa được thông quan Do đó, một số kiến nghị cho công ty như sau:
Việc kiểm tra và tra cứu chính xác mã số HS trên biểu thuế/Danh mục mã HS thay vì lấy theo Hóa đơn sẽ làm tăng tính chính xác khi khai báo hải quan Điều này giúp doanh nghiệp nắm rõ yêu cầu quy định về hải quan và thuế, qua đó tính toán chi phí và tuân thủ đúng quy định, tránh ảnh hưởng đến khách hàng sau khi nộp tờ khai hải quan.
Bổ sung bước liên hệ với khách hàng để trao đổi thông tin về mã
HS code để mã HS code trên invoice và packing list đồng nhất với tờ khai, phân loại hàng hóa thành các nhóm tương ứng với nguyên liệu và thành phẩm Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định nguồn gốc và tính chất của hàng hóa, từ đó quyết định việc áp dụng các quy định an toàn, bảo vệ môi trường.
