HỒ SƠ VÀ QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN
HỒ SƠ HẢI QUAN
Theo khoản 8 Điều 4 Luật Hải quan năm 2014, hồ sơ hải quan gồm tờ khai hải quan, các chứng từ phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan theo quy định của Luật Hải quan
Tờ khai hải quan là một form được thiết kế sẵn theo quy định của pháp luật hải quan, trong đó người khai hải quan phải khai báo đầy đủ các thông tin theo hướng dẫn tại Phụ lục I Ban hành kèm Thông tư số 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018 Thay thế Phụ lục II Thông tư số 38/2015/TT-BTC
Các thông tin cần khai báo chi tiết trong Tờ khai hải quan thường là: thông tin, số lượng, quy cách của hàng hóa cần xuất đi nước ngoài hay nhập từ nước ngoài về Việt Nam
Tên tiếng Anh của tờ khai hải quan:
- Tờ khai hải quan xuất khẩu (Export Customs Declaration )
- Tờ khai hải quan nhập khẩu (Import Customs Declaration) Nội dung của tờ khai hải quan thường là:
Phần 1 bao gồm: Số tờ khai, mã phân loại kiểm tra, mã loại hình, mã chi cục, ngày đăng ký tờ khai
Phần 2 gồm: Tên và địa chỉ của người xuất khẩu, nhập khẩu
Phần 3: thông tin chi tiết lô hàng như bill, địa điểm lưu kho, địa điểm xếp hàng dỡ hàng, phương tiện vận chuyển, ngày xuất ngày cập, số lượng hàng…
Phần 4: Hóa đơn thương mại, trị giá hóa đơn…
Phần 5: Thuế và sắc thuế phần này sau khi ta nhập chi tiết các mặt hàng thì hệ thống tự động xuất ra cho mình luôn
Phần 6 : Phần dành cho hệ thống hải quan trả về
Phần 7 : Phần ghi chú về tờ khai hải quan
Phần 8: Danh sách hàng hóa
Chứng từ hàng hoá có tác dụng nói rõ đặc điểm về giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hoá Những chứng từ này do người xuất trình và người mua sẽ trả tiền khi nhận được chúng Những chứng từ chủ yếu của loại này là hoá đơn thương mại, bảng kê chi tiết, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, hợp đồng thương mại
1.1.2.1 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice )
Invoice trong xuất nhập khẩu còn được gọi là hóa đơn, một chứng từ rất quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa Riêng lĩnh vực xuất nhập khẩu, hóa đơn bán hàng do người bán tự lập theo form của mình, không phải theo form của Chi cục Thuế hay cơ quan nhà nước nào cả (khác với hóa đơn bán hàng trong nước) Trên hóa đơn yêu cầu thể hiện rõ nội dung về số hóa đơn, ngày hóa đơn, người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng số tiền Đây là một trong những chứng từ quan trọng để tiến hành thanh toán, đóng thuế, khai hải quan
Về cơ bản hóa đơn sẽ gồm những nội dung chính sau:
• Số & ngày lập hóa đơn
• Tên, địa chỉ người bán & người mua
• Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền
• Điều kiện cơ sở giao hàng
Hiện tại có 2 loại hóa đơn chủ yếu là: Proforma invoice (Hóa đơn tạm tính) và Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) Doanh nghiệp bắt đầu ký hợp đồng xuất nhập khẩu, trước tiên 2 bên cần phải tiến hành thỏa thuận giá Sự thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán sẽ gửi báo giá thông qua Proforma invoice để người mua dự tính được giá sơ bộ của lô hàng, Proforma Invoice còn được gọi là hóa đơn chiếu lệ, chúng không có giá trị thanh toán Bởi vì chỉ là sơ bộ nên hóa đơn chiếu lệ có thể chỉnh sửa
Sau khi đã đồng ý mức giá mua bán, 2 bên tiến hành ký hợp đồng ngoại thương và người bán giao hàng cho người mua Người bán cần người mua thanh toán họ phải làm Commercial Invoice được gọi là hóa đơn thương mại, có giá trị pháp lý và giá trị thanh toán Đây cũng là cơ sở cho cơ quan thuế, hải quan xác định trị giá hóa đơn của bạn để tiến hành nộp thuế, khai hải quan điện tử
1.1.2.2 Chi tiết đóng gói (Packing List)
Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, Container).v.v… Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì
Về cơ bản Packing List sẽ gồm những nội dung chính sau:
• Số & ngày lập hóa đơn (thường người ta không hay dùng số Packing List)
• Tên, địa chỉ người bán & người mua
• Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích
Phiếu đóng gói ngoài dạng thông thường, có thể là phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết hoặc là phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán Cũng có khi, người ta còn phát hành loại phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng (Packing and Weight list)
1.1.2.3 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)
C/O là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa do cơ quan có thẩm quyền hay đại diện có thẩm quyền tại nước xuất khẩu cấp để chứng nhận xuất xứ của sản phẩm nước đó theo các quy tắc xuất xứ
Mục đích của C/O là chứng minh hàng hóa có xuất xứ rõ ràng, hợp pháp về thuế quan và các quy định khác của pháp luật về Xuất nhập khẩu của cả hai nước nhập khẩu và xuất khẩu
1.1.2.4 Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sale Contract) Đó là văn bản thỏa thuận (hợp đồng) giữa người mua và người bán ở 2 nước khác nhau về việc mua bán hàng hóa (ngoại thương)
Bên bán hàng gọi là nhà xuất khẩu, bán hàng cho bên kia để thu tiền hàng
Bên mua hàng gọi là nhà nhập khẩu, chuyển tiền cho bên xuất khẩu và nhận hàng
Nếu đọc qua một số hợp đồng mẫu, sẽ thấy được những nội dung cơ bản trên hợp đồng thương mại quốc tế Trong đó, có một số điều khoản quan trọng và bắt buộc (theo Luật thương mại 2005) như:
1 Commodity: mô tả hàng hóa 2 Quality: phẩm chất hàng 3 Quantity: Số lượng, trọng lượng hàng 4 Price: đơn giá hàng, kèm theo điều kiện thương mại (vd: FOB cảng xếp) 5 Shipment: thời hạn, địa điểm giao hàng
6 Payment: phương thức, thời hạn thanh toán
Bên cạnh đó, để hợp đồng đầy đủ, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của các bên, còn có những điều khoản quan trọng khác như:
1 Packing & Marking: quy cách đóng gói, và ghi nhãn hiệu hàng hóa 2 Warranty: bảo hành hàng hóa (nếu có)
3 Force Maejure: bất khả kháng 4 Claime: khiếu nại
5 Arbitration: trọng tài 6 Other conditions: các quy định khác
QUY TRÌNH THỦ TỤC HẢI QUAN
Thủ tục hải quan (tiếng Anh – CUSTOMS PROCEDURES) là các thủ tục cần thiết đảm bảo hàng hóa cũng như phương tiện vận tải được xuất khẩu hoặc nhập khẩu qua biên giới quốc gia Mục đích của việc này:
- Đối với DN: Thông quan tờ khai để được nhập hàng vào VN hoặc được xuất hàng ra ngoài biên giới VN
- Đối với cơ quan hải quan:
+ Quản lý thuế: khai hải quan để cơ quan hải quan có cơ sở tính thuế và thu thuế nộp vào ngân sách nhà nước
+ Quản lý hàng hóa: ngăn chặng kịp thời các lô hàng cấm xuất hoặc cấm nhập khẩu được di chuyển qua khỏi biên giới
Ví dụ: các mặt hàng như di vật, cổ vật, tài nguyên động vật quý hiếm của quốc gia thì không được xuất khẩu, hay các mặt hàng như pháo, đạn dược hay hàng điện lạnh đã qua sử dụng thì không được nhập vào Việt Nam……
Về danh sách hàng cấm nhập, cấm xuất tham khảo phụ lục I Nghị định 69/2018/NĐ-CP
Quy trình thủ tục hải quan đối với hàng xuất khẩu, nhập khẩu được thực hiện theo các nội dung sau:
1.2.1 Tiếp nhận, đăng ký hồ sơ hải quan
Hải quan tiếp nhận hồ sơ hải quan do doanh nghiệp truyền đến quan phần mềm khai báo hải quan → phần mềm của hải quan tự động xử lý và đưa ra Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra
1.2.2 Kiểm tra hồ sơ hải quan
Hồ sơ hải quan được phân luồng thành 3 luồng tờ khai:
- Luồng xanh: Trường hợp này doanh nghiệp thực hiện tốt các quy định pháp luật của nhà nước về hải quan, doanh nghiệp được miễn kiểm tra chi tiết chứng từ và miễn kiểm chi tiết hàng hoá của doanh nghiệp Trong trường hợp này doanh nghiệp chỉ cần in mã vạch và tờ khai không cần chữ ký và con dấu doanh nghiệp
Hàng hóa xuất/nhập khẩu được chấp nhận thông quan từ nguồn thông tin khai hải quan điện tử Hàng hóa được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế, đồng thời đi thẳng đến bước Thu thuế, lệ phí, sau đó tiến hành Phúc tập hồ sơ
- Luồng vàng: Nếu hệ thống xử lý dữ liệu hải quan điện tử cho ra kết quả phân luồng là Luồng vàng, hàng hóa phải được kiểm tra chi tiết hồ sơ (Chứng từ giấy), nhưng miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa Doanh nghiệp cần in tờ khai không cần dấu doanh nghiệp, invoice, packing list chỉ cần in bản có ký chữ ký số
Sau khi việc kiểm tra được tiến hành, nếu không phát hiện thêm bất kỳ vi phạm nào, quá trình thông quan sẽ chuyển tới bước Thu thuế, lệ phí, tương tự như Luồng xanh
- Luồng Đỏ: Trường hợp Lệnh quyết định hình thức cho kết quả phân luồng là đỏ, cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ đồng thời kiểm tra chi tiết hàng hóa → Chuyển sang bước Kiểm tra thực tế hàng hóa Doanh nghiệp cần in tờ khai không cần dấu doanh nghiệp, invoice, packing list chỉ cần in bản có ký chữ ký số
1.2.3 Kiểm tra thực tế hàng hóa Đối với tờ khai luồng đỏ, có 3 mức độ kiểm tra thực tế
- Tiến hành kiểm tra toàn bộ lô hàng đối với hàng hóa xuất nhập khẩu nhiều lần vi phạm pháp luật về hải quan.(Giảm dần mức độ kiểm tra nếu doanh nghiệp không còn vi phạm)
- Tiến hành kiểm tra 10% lô hàng đối với hàng hóa thuộc diện miễn kiểm tra thực tế nhưng Hải quan phát hiện có dấu hiệu sai phạm (Nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, ngược lại thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi có kết luận chính xác về mức độ)
- Kiểm tra xác suất tối đa 5% tổng số tờ khai Hải quan hoặc kiểm tra thực tế không quá 5% lô hàng: Được tiến hành nhằm đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật về hải quan của chủ hàng Trường hợp kiểm tra thực tế, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có vi phạm thì kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm
Doanh nghiệp tiến hành nộp các khoản thuế, lệ phí cho hàng hóa xuất nhập khẩu theo quy định
Thông quan là việc cơ quan Hải quan quyết định hàng hoá được xuất khẩu, nhập khẩu
- Nếu kết quả kiểm tra phù hợp, Hệ thống tự động kiểm tra việc hoàn thành nghĩa vụ về thuế và quyết định thông quan; Trường hợp Hệ thống không tự động kiểm tra việc hoàn thành nghĩa vụ về thuế, người khai hải quan nộp 01 bản chụp (xuất trình bản chính để đối chiếu) chứng từ chứng minh việc hoàn thành nghĩa vụ về thuế (giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước, chứng từ bảo lãnh, giấy ủy nhiệm chi ) cho Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai hải quan thực hiện kiểm tra, xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế để Hệ thống quyết định thông quan
- Công chức hải quan thực hiện kiểm tra và xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định đối với hàng hóa xuất nhập khẩu
Phúc tập hồ sơ là kiểm tra lại các công việc đã làm trong quy trình thông quan để phát hiện thiếu sót, sai sót và kịp thời yêu cầu khắc phục; Phát hiện những sai sót, bất hợp lý, vi phạm dễ thấy; Phát hiện sự thất lạc hoặc chậm trễ chứng từ thuộc hồ sơ xuất khẩu, nhập khẩu; Bổ sung thông tin vào cơ sở dữ liệu; Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ hải quan một cách khoa học, dễ tra cứu; Cung cấp thông tin, dấu hiệu vi phạm cho khâu kiểm tra sau thông quan.
QUY TRÌNH KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ TRÊN HỆ THỐNG VNACCS/VCIS
Hệ thống VNACCS/VCIS là Hệ thống thông quan tự động và Cơ chế một cửa quốc gia gồm 2 hệ thống nhỏ: hệ thống thông quan hàng hóa tự động của Việt Nam
(VNACCS – Viet Nam Automated Cargo Clearance System) và hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin nghiệp vụ (VCIS – Vietnam Customs Intelligence Information System) Hệ thống này còn có chức năng kết nối với các Bộ và các cơ quan chứng năng khác bằng cách áp dụng Cơ chế một cửa (Single Window)
Sơ đồ tổng quan quy trình khai báo và khai sửa đổi bổ sung trong thông quan đối với hàng hóa nhập khẩu
Sơ đồ tổng quan quy trình khai báo và khai sửa đổi bổ sung trong thông quan đối với hàng hóa xuất khẩu
1.3.1 Khai thông tin NK-XK (IDA-EDA)
1.3.1.1 Khai thông tin nhập khẩu (IDA)
– Người khai hải quan khai các thông tin nhập khẩu bằng nghiệp vụ IDA trước khi đăng ký tờ khai nhập khẩu Khi đã khai đầy đủ các chỉ tiêu trên màn hình IDA (133 chỉ tiêu), người khai hải quan gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ tự động cấp số, tự động xuất ra các chỉ tiêu liên quan đến thuế suất, tên tương ứng với các mã nhập vào (ví dụ: tên nước nhập khẩu tương ứng với mã nước, tên đơn vị nhập khẩu tương ứng với mã số doanh nghiệp…), tự động tính toán các chỉ tiêu liên quan đến trị giá, thuế… và phản hồi lại cho người khai hải quan tại màn hình đăng ký tờ khai – IDC
– Khi hệ thống cấp số thì bản khai thông tin nhập khẩu IDA được lưu trên hệ thống VNACCS
1.3.1.2 Khai thông tin xuất khẩu (EDA)
Người khai hải quan khai các thông tin xuất khẩu bằng nghiệp vụ EDA trước khi đăng ký tờ khai xuất khẩu Khi đã khai đầy đủ các chỉ tiêu trên màn hình EDA (109 chỉ tiêu), người khai hải quan gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ tự động cấp số, tự động xuất ra các chỉ tiêu liên quan đến thuế suất, tên tương ứng với các mã nhập vào (ví dụ: tên nước nhập khẩu tương ứng với mã nước, tên đơn vị xuất khẩu tương ứng với mã số doanh nghiệp…), tự động tính toán các chỉ tiêu liên quan đến trị giá, thuế… và phản hồi lại cho người khai hải quan tại màn hình đăng ký tờ khai – EDC
Khi hệ thống cấp số thì bản khai thông tin xuất khẩu EDA được lưu trên hệ thống VNACCS
1.3.2 Đăng ký tờ khai NK-XK (IDC-EDC)
1.3.2.1 Đăng ký tờ khai nhập khẩu (IDC)
Khi nhận được màn hình đăng ký tờ khai (IDC) do hệ thống phản hồi, người khai hải quan kiểm tra các thông tin đã khai báo, các thông tin do hệ thống tự động xuất ra, tính toán Nếu khẳng định các thông tin là chính xác thì gửi đến hệ thống để đăng ký tờ khai
Trường hợp sau khi kiểm tra, người khai hải quan phát hiện có những thông tin khai báo không chính xác, cần sửa đổi thì phải sử dụng nghiệp vụ IDB gọi lại màn hình khai thông tin nhập khẩu (IDA) để sửa các thông tin cần thiết và thực hiện các công việc như đã hướng dẫn ở trên
Trước khi cho phép đăng ký tờ khai, hệ thống sẽ tự động kiểm tra Danh sách doanh nghiệp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai (doanh nghiệp có nợ quá hạn quá 90 ngày, doanh nghiệp tạm dừng hoạt động, giải thể, phá sản…) Nếu doanh nghiệp thuộc danh sách nêu trên thì không được đăng ký tờ khai và hệ thống sẽ phản hồi lại cho người khai hải quan biết
1.3.2.2 Đăng ký tờ khai xuất khẩu (EDC)
Khi nhận được màn hình đăng ký tờ khai (EDC) do hệ thống phản hồi, người khai hải quan kiểm tra các thông tin đã khai báo, các thông tin do hệ thống tự động xuất ra, tính toán Nếu người khai hải quan khẳng định các thông tin là chính xác thì gửi đến hệ thống để đăng ký tờ khai
Trường hợp sau khi kiểm tra, người khai hải quan phát hiện có những thông tin khai báo không chính xác, cần sửa đổi thì phải sử dụng nghiệp vụ EDB gọi lại màn hình khai thông tin xuất khẩu (EDA) để sửa các thông tin cần thiết và thực hiện các công việc như đã hướng dẫn ở trên
Trước khi cho phép đăng ký tờ khai, hệ thống sẽ tự động kiểm tra Danh sách doanh nghiệp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai (doanh nghiệp có nợ quá hạn quá 90 ngày, doanh nghiệp tạm dừng hoạt động, giải thể, phá sản…) Nếu doanh nghiệp thuộc danh sách nêu trên thì không được đăng ký tờ khai và hệ thống sẽ phản hồi lại cho người khai hải quan biết
1.3.3 Phân luồng, kiểm tra, thông quan
1.3.3.1 Đối với tờ khai nhập khẩu
Khi tờ khai đã được đăng ký, hệ thống tự động phân luồng, gồm 3 luồng xanh, vàng, đỏ
* Đối với các tờ khai luồng xanh
– Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan (trong thời gian dự kiến 03 giây) và xuất ra cho người khai “Quyết định thông quan hàng hóa nhập khẩu”
– Trường hợp số thuế phải nộp khác 0
+ Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng hạn mức hoặc thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến hạn mức, bảo lãnh, nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa nhập khẩu” Nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi
+ Trường hợp khai báo nộp thuế ngay (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan….): Hệ thống xuất ra cho người khai “Chứng từ ghi số thuế phải thu” Khi người khai hải quan đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thông tin về việc nộp thuế, phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”
– Cuối ngày hệ thống VNACCS tập hợp toàn bộ tờ khai luồng xanh đã được thông quan chuyển sang hệ thống VCIS
* Đối với các tờ khai luồng vàng, đỏ - Người khai hải quan
+ Nhận phản hồi của hệ thống về kết quả phân luồng, địa điểm, hình thức, mức độ kiểm tra thực tế hàng hoá;
+ Nộp hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ; chuẩn bị các điều kiện để kiểm thực tế hàng hoá;
+ Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế, phí, lệ phí (nếu có)
+ Xuất ra cho người khai “Tờ khai hải quan” (có nêu rõ kết quả phân luồng tại chỉ tiêu: Mã phân loại kiểm tra)
+ Xuất ra Thông báo yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa đối với hàng hóa được phân vào luồng đỏ hoặc khi cơ quan hải quan sử dụng nghiệp vụ CKO để chuyển luồng
+ Ngay sau khi cơ quan hải quan thực hiện xong nghiệp vụ CEA hệ thống tự động thực hiện các công việc sau:
• Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan và xuất ra cho người khai “Quyết định thông quan hàng hóa”
• Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:
Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng hạn mức hoặc thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến hạn mức, bảo lãnh, nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa”
Nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi
KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ TRÊN PHẦN MỀM ECUS5VNACSS
THIẾT LẬP THÔNG SỐ KHAI BÁO VNACCS
Trước khi tiến hành khai báo, cần tiến hành thiết lập các thông số cần thiết để kết nối đến hệ thống Hải quan
Truy cập chức năng từ menu “Hệ thống/Thiết lập thông số khai báo VNACCS”
2.1.1 Thông tin chi cục hải quan
Thiết lập các thông số về chi cục hải quan theo các mục trong phần mềm
2.1.2 Thông tin tài khoản người sử dụng
Nhập đầy đủ các thông số về tài khoản khai báo (thông số này do cơ quan Hải quan cấp hoặc doanh nghiệp đăng ký tham gia hệ thống VNACCS tại website tổng cục www.customs.gov.vn)
Các thông số (User code, Password, Terminal ID, Terminal access key) sẽ được cấp trùng khớp thông tin với chữ ký số, do vậy làm tăng tính bảo mật trong quá trình tham gia Hải quan điện tử (Để hiểu và đăng ký các thông số này doanh nghiệp xem thêm tài liệu về đăng ký tài khoản VNACCS) Địa chỉ khai báo VNACCS là địa chỉ kết nối để truyền dữ liệu lên cơ quan Hải quan, trường hợp bạn đánh dấu chọn vào mục “Tự động lấy địa chỉ IP”, phần mềm sẽ tự động lấy địa chỉ khai báo cho bạn dựa vào đơn vị Hải quan mà đã chọn phía trên
Nếu thực hiện khai báo thử, đánh dấu chọn vào mục “Khai giả lập” đây là chức năng của phần mềm giả lập hệ thống Hải quan để trả về khi doanh nghiệp khai báo thử dựa trên quy trình nghiệp vụ thực tế của hệ thống VNACCS, giúp người khai hình dung quy trình khai báo thực tế.
QUY TRÌNH TỜ KHAI THÔNG QUAN HÀNG HÓA
2.2.1 Giới thiệu chung về tờ khai
Hình ảnh tờ khai VNACCS được thiết kế như sau:
Phần 1: Là danh sách các nút nghiệp vụ (Các nút này sẽ mờ đi hoặc sáng lên theo từng trạng thái của tờ khai)
Phần 2: Hướng dẫn nhập liệu cho từng chỉ tiêu trên tờ khai và thông điệp thông báo trả về từ hệ thống của Hải quan
Phần 3: Thông tin tờ khai bao gồm Thông tin chung, danh sách hàng, chỉ thị của
Hải quan và kết quả xử lý tờ khai
Tờ khai VNACCS có đặc điểm là:
(1) Không có phần chứng từ chi tiết kèm theo như phiên bản 4 mà tất cả các thông tin như: vận đơn, hoá đơn, giấy phép, tờ khai trị giá được thể hiện rút gọn trên phần
“Thông tin chung” và “Thông tin chung 2” vì vậy nhìn qua có thể thấy có nhiều chỉ tiêu thông tin hơn phiên bản 4 nhưng thực chất thì các chỉ tiêu sẽ đơn giản và rõ ràng hơn
(2) Việc khai tờ khai sẽ thực hiện theo các bước nghiệp vụ, mỗi nghiệp vụ sẽ có một mã tương ứng như:
- Lấy thông tin tờ khai từ Hải quan (IDB) - Khai trước thông tin tờ khai (IDA) - Khai chính thức tờ khai (IDC) - Lấy kết quả phân luồng, thông quan - Các nút nghiệp vụ từ 5.1 đến 5.4 sử dụng để sửa tờ khai
- Xem thông tin tờ khai từ Hải quan (IID) sử dụng để xem tờ khai đã khai báo từ hệ thống của Hải quan
(3) Danh sách hàng của tờ khai chỉ khai được tối đa 50 dòng hàng, khi có lớn hơn 50 dòng hàng thì sẽ phải tách ra thành nhiều tờ khai nhánh (việc tách này sẽ do chương trình thực hiện tự động, người khai chỉ cần nhập tất cả các dòng hàng trên tờ khai đầu tiên, khi khai chương trình sẽ tách thành các tờ khai nhánh phù hợp)
(4) Các danh mục như: Loại hình xuất nhập khẩu, Đơn vị Hải quan, Danh mục cảng cửa khẩu, đợn vị tính,… được chuẩn hoá lại theo chuẩn mực VNACCS nên doanh nghiệp sẽ thấy có sự thay đổi
(5) Các chỉ tiêu thông tin bắt buộc phải nhập trên tờ khai rất ít, các chỉ tiêu thông tin không nhập sẽ được hệ thống của Hải quan trả về, ví dụ như chúng ta chỉ cần nhập mã đơn vị xuất nhập khẩu thì hệ thống của Hải quan sẽ trả về các thông tin còn thiếu như Tên đơn vị, địa chỉ,….Hay trên dòng hàng thì không cần nhập trị giá tính thuế và thuế suất, tiền thuế mà khi khai hệ thống của Hải quan sẽ tự trả về Trị giá tính thuế, thuế suất và tiền thuế tương ứng với mỗi sắc thuế vì vậy chúng ta sẽ hiểu tại sao lại có bước
“2.Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” (Có thể hiểu là khai trước thông tin tờ khai để hệ thống của Hải quan trả về các thông tin còn thiếu và kết quả tính thuế của tờ khai, nếu người khai thấy phù hợp thì mới tiền hành khai chính thức bằng nghiệp vụ “3.Khai chính thức tờ khai (IDC)”, khi khai chính thức hệ thống của Hải quan mới đưa tờ khai vào xử lý thông quan)
2.2.2 Quy trình khai báo trên tờ khai Vnaccs
Dựa trên đặc điểm của tờ khai VNACCS là thực hiện khai báo theo các bước nghiệp vụ, các bước nghiệp vụ này đã được tính hợp sẵn trên các nút nghiệp vụ theo thứ tự các bước thực hiện như sau:
(1) Nút nghiệp vụ số 1 “1.Lấy thông tin tờ khai từ Hải quan (IDB)”: Khi tạo tờ khai mới sẽ thấy chỉ có nút này sáng lên nên có thể hiểu rằng sẽ thực hiện nghiệp vụ này đầu tiên nhưng thực tế thì nghiệp vụ này chỉ dùng để gọi lại thông tin tờ khai đã khai trước đó lên hệ thống của Hải quan hoặc gọi một số tiêu chí của tờ khai thông qua các chứng từ đã khai trước đó như là “Hoá đơn ”, hay “eManifest” Cách thông thường là người khai sẽ tự nhập thông tin trên tờ khai mới (như phiên bản 4: Mở tờ khai mới và nhập liệu sau đó ghi lại và khai báo) Sau khi nhập thông tin tờ khai ghi lại thì nút nghiệp vụ số 2 “2.Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” sẽ sáng lên như vậy có thể hiểu là người khai sẽ thực hiện bước nghiệp vụ này tiếp theo
(2) Nút nghiệp vụ số 2 “2.Khai trước thông tin tờ khai (IDA) ”: Khi hoàn thành nhập liệu cho tờ khai và ghi lại thì người khai sẽ thực hiện nghiệp vụ thứ 2 này và hệ thống của Hải quan sẽ trả về số tờ khai, các thông tin còn thiếu và quan trọng nhất là thông tin về thuế của tờ khai do hệ thông của Hải quan tính và trả về cho doanh nghiệp
Người khai sẽ kiểm tra thông tin tờ khai trả về đã phù hợp chưa và quyết định một trong hai tình huống sau: a Nếu đồng ý với thông tin tờ khai và tính thuế trả về từ Hệ thống của Hải quan thì tiến hành bước nghiệp vụ tiếp theo là “3.Khai chính thức tờ khai (IDC)” khi thực hiện bước này thì tờ khai sẽ được khai chính thức và được Hệ thống của Hải quan đưa vào xử lý thông quan và các nghiệp vụ tiếp theo b Nếu thấy nội dụng tờ khai trả về và kết quả tính thuế chưa phù hợp thì người khai có thể tiếp tục sửa tờ khai và thực hiện lại bước khai trước thông tin tờ khai lên hệ thông của Hải quan để nhận kết quả mới trả về (Bước này có thể thực hiện lặp lại nhiều lần mà không giới hạn) Để sửa lại thông tin thì người khai sẽ quay lại bước 1 “1.Lấy thông tin tờ khai từ Hải quan (IDB)” khi đó hệ thống sẽ tài về nội dung tờ khai đã khai để người khai có thể sửa lại thông tin Sau khi sửa và ghi lại thì lại tiếp tục thực hiện bước 2 “2.Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” và nhận kết quả thông tin tờ khai trả về từ Hải quan
(3) Nút nghiệp vụ 3 “3.Khai chính thức tờ khai (IDC)”: Sử dụng khi người khai chính thực đồng ý với nối dung tờ khai do hệ thống Hải quan trả về khi khai trước thông tin tờ khai trong bước 2
(4) Nút nghiệp vụ 4 “4.Lấy kết quả phân luồng, thông quan”: Chức năng này dùng để lấy các thông tin thông quan của tờ khai khi tờ khai đã được khai chính thức bằng nghiệp vụ
- Sau khi nhận được các kết quả thông quan tờ khai vào mục “Kết quả xử lý tờ khai” để in tờ khai và các thông báo của tờ khai để tiến hành các bước tiếp theo
(5) Các nút nghiệp vụ từ mục 5.1 đến 5.4 sử dụng để sửa tờ khai khi đã khai chính thức và các bước thực hiện và ý nghĩa giống như quy trình khai mới tờ khai nêu trên chỉ khác là thực hiện khi muốn sửa tờ khai đã khai chính thức
THỰC HÀNH KHAI BÁO HẢI QUAN TRÊN HỆ THỐNG VINACCS/VCIS ĐỐI VỚI HÀNG HÓA XNK THƯƠNG MẠI BẰNG PHẦN MỀM ECUS5 VINACCS DỰA TRÊN BỘ HỒ SƠ HẢI QUAN ẢO
2.3.1 Thực hành đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)
- Bộ hồ sơ nhập khẩu
- Các thông tin có liên quan
* Nhập thông tin chung của tờ khai tại tab “Thông tin chung”:
- Nhập thông tin cơ bản của tờ khai: Mã loại hình; cơ quan hải quan; Mã phân loại hàng hóa; Số tờ khai tạm nhập tái xuất tương ứng; Mã hiệu phương thức vận chuyển
- Nhập thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu: Nhập vào thông tin người nhập khẩu, đối tác xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người ủy thác
- Nhập thông tin vận đơn: Nhập vào các thông tin về vận chuyển hàng hóa như số vận đơn, phương tiện vận chuyển, cảng địa điểm dỡ / xếp hàng
* Nhập dữ liệu tại tab “Thông tin chung 2”:
- Nhập thông tin hoá đơn thương mại: Nhập vào thông tin trên hóa đơn hàng hóa về Số hóa đơn, ngày phát hành, phương thức thanh toán, trị giá hóa đơn, điều kiện giao hàng
- Nhập thông tin tờ khai trị giá: Nơi thiết lập các khoản khai trị giá, tại mục này người khai cần lưu ý nhập các mục: Mã phân loại khai trị giá Phí vận chuyển, bảo hiểm nếu có cùng các khoản điều chỉnh đi kèm (như là “chi phí đóng gói, tiền hoa hồng…”)
- Nhập thông tin thuế và bảo lãnh: Thông tin về bảo lãnh thuế và hình thức nộp thuế của người khai hải quan, tùy theo từng trường hợp cụ thể mà người khai sẽ nhập vào thông tin cho mục này
- Nhập thông tin vận chuyển: Ngày khởi hành, địa điểm trung chuyển và ngày đến địa điểm trung chuyển nếu có, địa điểm đích và ngày đến địa điểm đích
* Nhập thông tin tại tab “Danh sách hàng”:
- Cách 1: Nhập hàng từ danh sách - Cách 2: Nhập hàng chi tiết từng dòng hàng
Bước 2 : Khai trước thông tin tờ khai (IDA)
- Chọn mã nghiệp vụ “2 Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” để gửi thông tin
- Xác nhận chữ ký số khi khai báo
- Nhập vào mã PIN của Chữ ký số Sản phẩm: Hệ thống sẽ trả về số tờ khai và bản copy tờ khai bao gồm các thông tin về thuế được hệ thống tự động tính, các thông tin còn thuế khác như “Tên, địa chỉ doanh nghiệp khai báo” Màn hình bản copy trả về bao gồm các thông tin đã khai báo của tờ khai, phần tổng hợp tính thuế trả về thể hiện ngay góc trái màn hình
Các thông tin chi tiết thuế suất, mã loại thế suất do hệ thống trả về ở tab “Danh sách hàng”, click đúp chuột hoặc nhấn F4 để xem chi tiết
Bước 3: Đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan (IDC)
Chọn mã nghiệp vụ “3 Khai chính thức tờ khai (IDC)”
Kết quả: Khai báo thành công tờ khai này sẽ được đưa vào tiến hành các thủ tục thông quan hàng hóa Doanh nghiệp tiếp tục nhấn vào “ 4 Lấy kết quả phân luồng, thông quan” để nhận được kết quả phân luồng, lệ phí hải quan, thông báo tiền thuế và chấp nhận thông quan của tờ khai của tờ khai được hệ thống VNACCS trả về
Bước 4 : In tờ khai và các chứng từ khác
Sản phẩm: Tờ khai sẽ in ra thông điệp mới nhất từ Hải quan trả về, trừ các thông điệp về phí và lệ phí, thông báo thuế
2.3.2 Đăng ký tờ khai xuất khẩu mới (EDA)
- Bộ hồ sơ xuất khẩu
- Các thông tin có liên quan
* Nhập Tab “Thông tin chung”:
- Nhập thông tin cơ bản của tờ khai: Mã loại hình; cơ quan Hải quan; Mã bộ phận xử lý tờ khai; Mã hiệu phương thức vận chuyển; Số tờ khai tạm nhập tái xuất tương ứng;
Mã phân loại hàng hóa
- Nhập thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu: Nhập vào thông tin người nhập khẩu, đối tác xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người ủy thác
- Nhập thông tin vận đơn: Nhập vào các thông tin về vận chuyển hàng hóa như số vận đơn, phương tiện vận chuyển, cảng địa điểm dỡ / xếp hàng
- Nhập thông tin Hoá đơn thương mại: Nhập vào thông tin trên hóa đơn hàng hóa về Số hóa đơn, ngày phát hành, phương thức thanh toán, trị giá hóa đơn, điều kiện giao hàng
- Nhập thông tin thuế và bảo lãnh: Thông tin về bảo lãnh thuế và hình thức nộp thuế của người khai hải quan, tùy theo từng trường hợp cụ thể mà người khai sẽ nhập vào thông tin cho mục này
- Nhập thông tin vận chuyển: Ngày khởi hành, địa điểm trung chuyển và ngày đến địa điểm trung chuyển nếu có, địa điểm đích và ngày đến địa điểm đích
* Nhập tab “Thông tin container”
Nhập vào thông tin về địa điểm xếp hàng và danh sách container
* Nhập tab “Danh sách hàng”:
- Cách 1: Nhập hàng từ danh sách
- Cách 2: Nhập hàng chi tiết từng dòng
Bước 2 : Khai trước thông tin tờ khai (EDA)
- Chọn mã nghiệp vụ “2 Khai trước thông tin tờ khai (EDA)” để gửi thông tin
- Xác nhận chữ ký số khi khai báo, chọn chữ ký số từ danh sách
- Nhập vào mã PIN của Chữ ký số :
Kết quả: Hệ thống sẽ trả về số tờ khai và bản copy tờ khai bao gồm các thông tin về thuế được hệ thống tự động tính, các thông tin khác như “Tên, địa chỉ doanh nghiệp khai báo”
- Màn hình bản copy trả về bao gồm các thông tin đã khai báo của tờ khai, phần tổng hợp tính thuế trả về thể hiện ngay góc trái màn hình
- Các thông tin chi tiết về dòng hàng do hệ thống trả về ở mục “Danh sách hàng”, click chuột hoặc nhấn F4 để xem chi tiết
Bước 3: Đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan (EDC)
- Chọn mã nghiệp vụ “3 Khai chính thức tờ khai (EDC)”
Khai báo thành công tờ khai này sẽ được đưa vào tiến hành các thủ tục thông quan hàng hóa
