Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học: Các giải pháp thu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

SAYMAY INTHAVONG

CÁC GIẢI PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU

VÀO KHO LƯU TRỮ THUỘC CỤC LƯU TRỮ

QUỐC GIA LÀO

Chuyên ngành: Lưu trữ

Mã số: 60 32 03 01

Hà Nội, 2016

SAYMAY INTHAVONG

CÁC GIẢI PHAP THU THAP TAI LIEU

VAO KHO LUU TRU THUOC CUC LUU TRUQUOC GIA LAO

Luan văn Thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ

Mã số: 60 32 03 01

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS VŨ THỊ PHỤNG

Hà Nội, 2016

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Một sô kêt

quả và sô liệu trong luận văn là xác thực Trong luận văn có tham khảo kêtquả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng thông tin từ các văn bản củaDang và nhà nước Lào, và Việt Nam song đã trích dân rõ ràng và đây du.

TÁC GIÁ

SAYMAY INTHAVONG

LOI CAM ON

Tác giả luận văn xin trân trong cảm ơn các giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ,

giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoahọc Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), vì sự giúp đỡ, giảng daytrong suốt thời gian học tập tại đại học từ năm 2004 đến năm 2008, và đến khitiếp tục nghiên cứu sau đại học từ năm 2013-2016.

Tôi xin chân thành cảm ơn Thủ trưởng và nhân viên các cơ quan, đơn

vị nơi chúng tôi đã đến khảo sát, nghiên cứu tài liệu: Trung tâm Lưu trữ Quốcgia III (Việt Nam), Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, Bộ Giáo dục và Thẻ thao Lao,

Bộ Công nghiệp và Thương mại Lào, nhiều chuyên gia, đồng nghiệp đã giúp

đỡ, ủng hộ, tư vấn trong quá trình tác giả thực hiện đề tài nghiên cứu này.

Đặc biệt, tác giả gửi lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Vũ Thị Phụng Người đã trực tiếp hướng dẫn tác giả thực hiện đề tài./.

-TÁC GIA

SAYMAY INTHAVONG

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 11 Lý do chon dé tài 1

2 Mục tiêu và nhiệm vu nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Lịch sử nghiên cứu vẫn đề 3

5 Nguồn tài liệu tham khảo 7

6 Phương pháp nghiên cứu 8

7 Đóng góp của đề tài 98 Bồ cục của dé tài 10

CHUONG 1 CƠ SỞ LY LUẬN VÀ QUY CHE PHAP LY VE 11

THU THAP TAI LIEU LUU TRU

1.1 Cơ sở lý luận về thu thập tài liệu lưu trữ 111.1.1 Khai niệm thu thập tài liệu lưu trữ 111.1.2 Nhiệm vụ thu thập, bô sung tài liệu lưu trữ 12

1.1.3 Nguyên tắc thu thập, bô sung tài liệu vào các lưu trữ 121.1.4 Yêu câu của thu thập, bô sung tài liệu lưu trữ 14

1.1.5 Tâm quan trọng của công tác thu thập, bồ sung tài liệu lưu trữ 15

1.2 Quy chế pháp lý của Lào và Việt Nam về thu thập, bồ sung tài liệu | 18

1.2.1 Quy định của nước CHDCND Lào về thu thập, bô sung tài liệu | 18

lưu trữ

1.2.2 Quy định của Việt Nam 20

Tiểu kết chương 1 27

CHUONG 2 THUC TRANG THU THẠP TAI LIEU VAO KHO | 28

LUU TRU THUOC CUC LUU TRU QUOC GIA LAO

2.1 Khái quát về Cục Lưu trữ Quốc gia Lao 28

2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển 28

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 30

2.1.3 Cơ câu tô chức và biên chế 30

2.2 Thực trạng thu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ thuộc của Cục | 33

Lưu trữ Quốc gia Lào

2.2.1 Quá trình thu thập tài liệu 33

2.2.2 Kết quả thu thập vào Kho 362.2.3 Chất lượng thành phan hỗ sơ đã thu 39

2.2.4 Thuận lợi và khó khăn trong quá trình thu thập tài liệu 40

Tiểu kết chương 2 48

CHUONG 3 CÁC GIẢI PHÁP THU THẬP TAILIEU VÀO | 49

KHO LƯU TRU THUỘC CỤC LƯU TRU QUOC GIA LAO

3.1 Xác định nguồn nộp lưu 49

3.2 Xác định thành phần tài liệu nộp lưu 543.3 Xây dựng quy trình thu thập 56

3.4 Xây dựng văn bản quản lý về công tác thu thập tài liệu 60

3.5 Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu trước khi thu vào Kho lưu trữ thuộc | 61

BANG CHU VIET TAT

STT Chữ viết tắt Nội dung đầy đủ

1 | CHDCND Lào Cộng hoa Dân chủ Nhân dân Lao2 | Cục VI&LTNN Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước3 | TTLTQG Trung tâm Lưu trữ Quéc gia

4 |TW Trung ương

5 |UBND Uy ban nhân dân

6 |PLTQG Phông Lưu trữ Quốc gia

7 | HDXDGTTL Hội đồng xác định giá trị tài liệu8 | VNDCCH Viét Nam Dan chu Cong hoa

9 | CHXHCNVN Cộng hòa Xã hôi Chu nghĩa Việt Nam

10 | KhoLTTW Kho Lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá quý giá của dân tộc, là tài sản vô giá

không có gì thay thế được Cho nên, tài liệu lưu trữ cần phải được bảo quảnan toàn, kéo dai tuổi thọ lâu dai nhất dé khai thác sử dụng phục vụ nhu cầu xã

hội, góp phần xây dựng và bảo vệ tô quốc.

và nguyên tắc, tài liệu lưu trữ được hình thành trong hoạt động của các

cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa phương ở nước CHDCND Lào cầnđược quan lý tập trung thống nhất Tuy nhiên, hiện nay ở Lào vẫn thiểu các

văn bản quy định về công tác lưu trữ nói chung va công tác thu thập nói riêng:chưa xác định nguồn thu hay là danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ; chưa có

văn bản hướng dẫn thành phan tai liệu giao nộp; chưa có quy trình thu thập;

tài liệu khi nộp chưa được tô chức khoa học và chỉnh ly hoàn chỉnh Chính vìvậy, từ đó đã dẫn đến hậu quả một số tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư hỏng và

chưa đáp ứng được nhu cầu khai thác sử dụng Đây là vấn đề quan trọng vàcấp bách đối với công tác lưu trữ nước CHDCND Lào hiện nay Với mục

đích góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của nước CHDCND Làonói chung và công tác thu thập tài liệu nói riêng tôi chọn vấn đề “Các giải

pháp thu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Quốc gia Lào”

làm dé tai luận văn thạc sĩ của minh.

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu2.1 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chính của đề tài là nghiên cứu các giải pháp dé tổ chức thuthập tài liệu vào Kho Lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Quốc gia Lào (sau đây xin

gọi là Kho Lưu trữ TW) cụ thê là:

- Xác định nguồn thu thập tai liệu vào lưu trữ;

- Xác định thành phần một số hồ sơ cơ bản cần thu thập;

- Xây dựng quy trình thu thập tài liệu lưu trữ từ các nguồn vào Kho

Lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Quốc gia Lào (Kho UTTW).2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề có thé thực hiện mục tiêu, chúng tôi đã xác định nhiệm vụ nghiên

cứu của đề tài bao gồm:

- Nghiên cứu, tổng hợp cơ sở lý luận chung, các quy chế pháp lý và

kinh nghiệm về công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập tài liệu lưutrữ của nước ngoài đặc biệt là của Việt Nam nói riêng Trên cơ sở đó rút ranhững bài học kinh nghiệm có thể áp dụng vào công tác thu thập tài liệulưu trữ, lựa chọn hợp lý và vận dụng sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế củangành Lưu trữ Lào.

- Tiến hành khảo sát thực tế công tac thu thập tai liệu lưu trữ tại CụcLưu trữ Quốc gia Lào và thực tế công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại một SỐcơ quan lưu trữ của Việt Nam làm đối tượng so sánh, rút kinh nghiệm để ápdụng vào Lào.

- Trên cơ sở đó tìm ra những ưu điểm, nhược điểm của công tác thu

thập tài liệu lưu trữ của Lào, từ đó đề xuất các giải pháp mang tính khả thi

nhằm xây dựng, định hướng và tô chức triển khai việc thu thập tài liệu lưu trữ

tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào.

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu3.1 Đối tượng nghiên cứu

+ Đối tượng nghiên cứu của luận văn là:

- Các vấn đề lý luận, các quy chế pháp lý và tình hình thực tế của côngtác thu thập tai liệu vào Kho Lưu trữ thuộc Cục Luu trữ Quốc gia Lào (Kho

- Các giải pháp dé thu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ

Quốc gia Lào (Kho LTTW).

3.2 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đề tài được thực hiện trong phạm vi nghiên cứu như sau:

- Về mặt không gian:

Cục Lưu trữ Quốc gia Lào;

Một số cơ quan Bộ ở Lào (do điều kiện thời gian nên chúng tôi lựa

chọn và khảo sát trực tiếp tại Bộ Giáo dục và Thể thao và Bộ Công nghiệp vàThương mại).

- Về mặt thời gian của tải liệu :

+ Các quy chế pháp lý hiện đang còn hiệu lực.

+ Do khối tai liệu đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ thuộc Cục Lưu

trữ Quốc gia Lào (Kho LTTW) có tài liệu từ năm 1945 cho đến nay Vì vậy,về mặt thời gian, phạm vi nghiên cứu của đề tài là từ năm 1945 cho đến nay.

- Phạm vi về loại hình tài liệu:

Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu về thu thập tài liệu hành chính Đốivới tài liệu khoa học kỹ thuật, ghi âm, ghi hình, tài liệu điệu tử không thuộcphạm vi nghiên cứu của đê tải.

4 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

4.1 Tình hình nghiên cứu ở trong nước (CHDCND Lào)

Khoảng hơn 15 năm trở lại nay có nhiều sinh viên và học viên Lào đã

học tập và đào tạo về lưu trữ tại Việt Nam Qua các báo cáo tốt nghiệp và cácluận văn thạc sĩ đã có những nghiên cứu về công tác văn thư và công tác lưu

trữ Những nghiên cứu này được thể hiện như sau:4.1.1.Nghiên cứu về công tác lưu trữ ở Lào

- Nghiên cứu về tô chức và quản lý công tác lưu trữ:

“Tổ chức mạng lưới Lưu trữ của nước CHDCND Lào ” khóa luận tốtnghiệp của Van Sy SONG KHAM, Hà Nội, năm 2002; “Nghiên cứu hệ thống

văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của nước CHDCND Lào vàCHXHCN Việt Nam - Nhận xét và đánh giá ” khóa luận tốt nghiệp của của Su

Li Suk THO, Hà Nội, 2008; “Nghiên cứu Mô hình toi uu hoá tổ chức lưu trữ

nước CHDCN Lao” luận văn thạc sĩ của Ma Ny Vong Cham Long, Ha Nội,

nam 2013.

- Nghiên cứu về nghiệp vụ lưu trữ:

“Xác định gia trị tài liệu Phông Lưu trữ Chính phu Lào - Lý luận va

thực tiên ” luận văn thạc sĩ của học viên Van Sy SONG KHAM, Hà Nội, năm

2005; “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại

Cục Lưu trữ Quốc gia Lao” luận văn thạc sĩ của Sou Li Souk THOW, Hà

Nội, năm 2013; “Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tracứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào ” luận văn thạc sĩ

của Khăm Phăn SouThăm Ma Vông, Hà Nội, 2014.

4.1.2 Những nghiên cứu thu thập, bồ sung tài liệu lưu trữ ở Lào

Những nghiên cứu về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ở Lào hiện nay

chỉ có một công trình nghiên cứu: “Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bộ

Quốc phòng Lào - thực trạng và giải pháp” luận văn thạc sĩ của

ChanThaThoumMa SONETHAVY, Hà Nội, năm 2011.

Thông qua các báo cáo, các luận văn thạc sĩ cho thấy rằng: đã có nhữngnghiên cứu về tô chức quản lý lưu trữ và vấn đề nghiệp vụ lưu trữ Nhưngriêng thu thập, bé sung tài liệu lại chưa có nhiều nghiên cứu.

Trong luận văn của Chan Tha Thoum Ma SONETHAVY, năm 2011,

học viên đã tập trung nghiên cứu các giải pháp về thu thập, b6 sung tải liệu

vào lưu trữ Bộ Quốc phòng Lào Trong luận văn này học viên đã đưa ra cácgiải pháp như: Hoàn thiện hệ thống văn bản về công tác lưu trữ; xác địnhnguồn và thành phần nộp lưu ; trong luận văn của học viên đã khảo sát, đánhgiá thực trang công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Bô Quốc phòngLào, Xác định nguồn thu thập, bô sung tải liệu; quy định được thành phần tài

liệu nộp lưu vào lưu trữ Bộ Quốc phòng Lào và đưa ra một số giải pháp vềcông tac thu thập, bố sung tài liệu Những nghiên cứu của học viên đã tập

trung giải quyét một sô vân đê vê thu thập, bô sung tài liệu của riêng Bộ Quôc

phòng, mà chưa có điều kiện nghiên cứu van dé thu thập, bổ sung tài liệu vào

Kho lưu trữ TW.

Nhận thấy đây là vấn đề đầu tiên của công tác lưu trữ, nên chúng tôi

cho rang, cần có nghiên cứu chuyên sâu về van dé thu thập tài liệu vào lưu trữquôc gia Đây chính là nhiệm vụ mà luận văn của chúng tôi cân giải quyết.

4.2 Tình hình nghiên cứu ở Việt Nam.

Ở Việt Nam, vấn đề thu thập, bố sung tải liệu lưu trữ nói chung và vàolưu trữ lịch sử quốc gia nói riêng, đã có khá nhiều công trình nghiên cứu, cụthể là:

* Trong các giáo trình, sách chuyên khảo: van dé thu thập, bổ sung tài

liệu đã được dé cập trong cuốn giáo trình “Ly luận và thực tiễn công tác lưu

trie” Nhà xuất ban, Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, năm 1990;“Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các cơ quan ” của Dương VănKham (trường Trung hoc Lưu trữ nghiệp vụ Văn phòng I); “Nghiệp vụ Lưutrữ cơ bản ” (dùng cho các trường trung học chuyên nghiệp - PGS.TS Vũ ThịPhụng chủ biên);

* Đề tải nghiên cứu khoa học cấp ngành, Cục Lưu trữ nhà nước, Hà

nội, năm 1990 “Ly luận và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ởViệt Nam ” do PGS Vương Đình Quyền - chủ nhiệm;

* Các công trình nghiên cứu luận văn thạc sĩ: có khoảng hon 15 luận

văn thạc sĩ về thu thập, bổ sung: “Bồ sung tài liệu vào các Trung tâm lưu trữtỉnh - thực trạng và giải pháp” (Trần Quang Hồng - Luận văn thạc sỹ, năm2002 ); “Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải - thực

trạng và giải pháp” (Nguyễn Kim Dung, luận văn thạc sỹ, Hà Nội, năm

2006); “Thu thập, bổ sung tai liệu vào lưu trữ Bộ Tài chính - Thực trạng va

giải pháp” (Nguyễn Hữu Danh - Luận văn thạc sỹ, Hà Nội, năm 2009);

“Nghiên cứu một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thu thập, bồ

sung tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Luv trữ Thanh phố Đà Nẵng” (NguyễnThị Thanh Linh - Luận văn thạc sỹ, Hà Nội, năm 2013);

* Trên tạp chí: “Lưu trữ Việt Nam” và các trang web có khoảng hơn 20bài viết đề cập đến vấn đề này Đây là vấn đề được rất nhiều người quan tâm,

có thé liệt kê cụ thé như: Đào Xuân Chúc “Van dé thu thập và tổ chức khoa

hoc tài liệu kèm theo phim điện ảnh” - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/2002,trang 12-15; Vũ Dương Hoan “Công tác sưu tâm, thu thập tài liệu lưu trữ bố

sung cho Phéng lưu trữ Quốc gia cần được dau tư thích đáng” Tạp chí Lưu

trữ Việt Nam số 1/2002, trang 7 - 9; Ngô Thiếu Hiệu “ Thực tiễn công tác thuthập, chỉnh lý, đánh gia tai liệu luu trữ Trung tâm LTQG I” Tạp chi Lưu trữ

Việt Nam số 4/2002, trang 116-120; Phạm Thị Thu Hiền “Tang cường công

tác thu thập, quan lý tai liệu phông lưu trữ ca nhân tại kho lưu trữ TW Đảng ”

Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 5/2002, trang 166-169; Hội thảo nghiệp vụ “Công tác thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức cấp huyện vào lưu trữ lịch

sử cấp tỉnh” Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Việt Nam, Lâm Đồng, ngày

26-27 tháng 5 năm 2016;

Các bài viết nêu trên đã khảo sát thực trạng cũng như kinh nghiệm vềcông tác thu thập, bố sung hồ sơ, tài liệu ở một số cơ quan, tổ chức, một số tỉnhcụ thé Các bài viết đã góp phan giải quyết các van đề trước mắt, hiện đang tồn

tại ở các cơ quan, tổ chức như: vấn đề xây dựng kho lưu trữ; xác định nguồn và

thành phần tài liệu nộp lưu, đầu tư kinh phí và trang thiết bị, nâng cao nhận thức

của lãnh đạo, các cơ quan, đơn vi, và hoàn thiện hệ thống văn bản về công tácthu thập, bổ sung, hồ sơ tài liệu ở các cơ quan của Việt Nam.

Ngoài ra công tác thu thập, bổ sung cũng được sinh viên đề cập trongkhoá luận tốt nghiệp ngành lưu trữ học và Quản trị văn phòng: “Vấn dé bổ

sung tài liệu lưu trữ tỉnh Hà Tây” (Trinh Ngọc Hùng - khoá luận tốt nghiệp

năm 1998); “Nhận xét về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ củaTTLTQGII thời gian quan” (Nguyễn Thuy Dương - khoá luận tốt nghiệp, HàNội, 2003 ); “Cơ sở khoa hoc dé xác định thành phan tai liệu cua Bộ ThuongMai phải thu thập, bồ sung vào TTLTOG” Nguyễn Thi Nhàn - khoá luận tốt

nghiệp, Hà Nội, 2003);

*Nhân xét:

Qua tìm hiểu lich sử nghiên cứu công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở

Việt Nam, chúng tôi thay rằng đã có nhiều nghiên cứu về thu thập, b6 sung tài

liệu vào lưu trữ cơ quan va lưu trữ lịch sử, một SỐ CƠ quan Bộ, các Trung tâm

và một số tỉnh, Những nghiên cứu trên giúp cho công tác thu thập, bổ sungtài liệu của Việt Nam tiến hành một cách có hiệu quả.

Những bài viết trên, rất bổ ích giúp chúng tôi có thé tham khảo khi thực

hiện đề tài của mình.

Mặc dù có nhiều đề tài, bài viết về van đề thu thập, bổ sung hồ so, tài

liệu, nhưng qua việc tìm hiểu lịch sử nghiên cứu có thể thấy van đề nghiêncứu các giải pháp thu thập tài liệu lưu trữ vào Kho Lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ

Quốc gia Lào (Kho LTTW) đến nay chưa được tác giả nào nghiên cứu Luận

văn của chúng tôi có tham khảo, kế thừa kết quả nghiên cứu trước, nhưng

không trùng lặp.

5 Nguồn tài liệu tham khảo

Các nguồn tài liệu tham khảo được sử dụng trong luận văn này có tài

liệu viết bằng tiếng Việt và tiếng Lào;

Luận văn của chúng tôi tham khảo 3 nguồn tài liệu sau:

+ Tài liệu về lý luận, gồm các giáo trình, sách đã xuất bản, bài viết trên

tạp chí, đề tài nghiên cứu:

Ví dụ:

- Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Ham - Vương Đình Quyền - Nguyễn

Văn Thâm, (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Dai học vàGiáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.

- Dương Văn Khảm: Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các

cơ quan, ( trường Trung hoc Lưu trữ nghiệp vụ Văn phòng I );

- PGS Vương Đình Quyền (Chủ nhiệm): Lý ludn và thực tiễn về tổchức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam, Đề tài Khoa học cấp ngành, Cục

Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, năm 1990.

- PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ biên): Nghiệp vụ lưu trữ cơ ban, dùng

trong các trường trung học chuyên nghiệp, Hà Nội, năm 2006.

+ Tài liệu pháp lý: Các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướngdẫn nghiệp vụ của nhà nước Lào, Việt Nam và một số nước khác:

phủ Việt Nam quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ Việt Nam về quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ

quốc gia.

- Luật Lệ Lưu trữ các nước và tô chức quốc tế năm 1981-1994 Ban

dịch tiếng Việt, Trung tâm nghiên cức Khoa học lưu trữ, tư liệu Cục Lưu trữViệt Nam, Hà Nội, năm 1999.

+ Tài liệu khảo sát thực tế tại Lào và Việt Nam:

- Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, Bộ Giáo dục và Thể thao, Bộ Công nghiệp

và Thương mại và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II;

Cac trang web: www Luutru vn.com, www Archives gov vn.com

6 Phuong pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã vận dụng phương phápluận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để làm

kim chi nam cho quá trình thực hiện đề tai Ngoài ra, chúng tôi còn áp dụng

một số phương pháp cụ thé như sau:

+ Phương pháp phân tích và tổng hợp: Trong quá trình nghiên cứu,

chúng tôi đã thu thập được nhiều nguồn tài liệu của các tác giả khác nhau, ở

trong và ngoài nước Phương pháp nay được vận dụng dé hệ thống nội dung

cốt lõi của van dé từ các nguồn tài liệu đó và tổng hợp chúng một cách hệ

thống, khách quan.

+ Phương pháp khảo sát: Chúng tôi áp dung phương pháp này dé khảo

sát thực tế tình hình thu thập tài liệu lưu trữ vào Kho Lưu trữ thuộc Cục Lưu

trữ Quốc gia Lào ( Kho LTTW), khảo sát thực tế công tac thu thập tài liệu lưu

trữ của Trung tâm LTQG III ở Việt Nam, và một số Bộ của Lào như: Bộ

Giáo dục và Thể thao, Bộ Công nghiệp và Thương mại, Bộ Quốc phòng Lào

(thông qua luận văn của học viên), khảo sát khối tài liệu hành thành trong cáccơ quan và hiểu thêm chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, hoạt động, quy

chế làm việc của các cơ quan đó.

+ Phương pháp so sánh: Đây là phương pháp được áp dung dé nghiên

cứu việc thu thập tài liệu lưu trữ của Lào và một số nước trên thế giới, đặc

biệt là Việt Nam, so sánh các mặt hoạt động và thành phần tài liệu hình thành

ở các cơ quan, đơn vị nhằm đưa ra được những điểm chung, điểm khác giữacác cơ quan, đơn vị đề xây dựng được phương án phân loại, phương án thu

thập hồ sơ, tài liệu ở tat cả cơ quan, tô chức thuộc nguồn nộp lưu.

+ Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp này được sử dụng khi khảo sátkhối tài liệu và phỏng vấn lãnh đạo, cán bộ làm lưu trữ của Cục Lưu trữ Quốcgia Lao, Trung tâm LTQG III ở Việt Nam, va một SỐ CƠ quan Bộ của Lào.

7 Đóng góp của đề tài

Với mục tiêu đã đặt ra, luận văn hy vọng:

- Sản phẩm đề tai là cơ sở lý luận dé áp dụng vào thực tiễn công tác thuthập tài liệu lưu trữ của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào.

- Rút ra được những kinh nghiệm của Việt Nam, vận dụng những kinh

nghiệm đó vào thực tế và điều kiện cụ thé công tác lưu trữ nước CHDCNDLào nói chung và Cục Lưu trữ Quốc gia Lào nói riêng.

- Kết quả nghiên cứu là cơ sở dé sau khi về nước, chúng tôi có thé tham

mưu cho Cục Lưu trữ Quốc gia nước CHDCND Lào xây dựng và ban hànhcác văn bản, quy định hướng dẫn về thu thập tài liệu lưu trữ.

- Ngoài ra luận văn này có thé làm tài liệu tham khảo cho việc học tập,

nghiên cứu của học viên, sinh viên chuyên ngành và những người làm công tác

lưu trữ ở nước CHDCND Lào nói chung và Cục Lưu trữ Quốc gia Lào nói riêng.

8 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục,

phần nội dung của đề tài được trình bày trong 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận và quy chế pháp lý về thu thập tài liệu lưu trữNội dung của chương này nhăm trình bày tổng quan về cơ sở lý luận vàcác quy chế pháp lý của việc thu thập tài liệu, khái niệm thu thập tài liệu, nội

dung công tác thu thập, ý nghĩa của công tác thu thập tài liệu, nguyên tắc thuthập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, những quy chế pháp lý của

Việt Nam và CHDCND Lào về thu thập tài liệu lưu trữ.

Chương 2 Thực trạng thu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ thuộc Cục

Lưu trữ Quốc gia Lào

Nội dung chương này tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cau tô chức và

hoạt động của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, tình hình thu thập tài liệu vào Kho

Lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Quốc gia Lao (Kho LTTW), trong đó tập trung

vào quá trình thu thập, 36 luong, thanh phan hé so, chat lượng hồ sơ đã thu

vào Cục, thuận lợi và khó khăn trong quá trình thu thập.

Chương 3 Các giải pháp thu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ thuộc

Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

Nội dung chương này nhằm nghiên cứu và đưa ra các giải pháp về công

tác thu thập tài liệu lưu trữ cho Cục Lưu trữ Quốc gia Lào có hiệu quả cao và

có tính khả thi, đưa ra một số kiến nghị, lưạ chọn và áp dụng phù hợp những

kinh nghiệm của Việt Nam vào điều kiện thực tế của Lào.

Do trình độ và kinh nghiệm của bản thân còn hạn chế và gặp nhiều khó

khăn về sử dụng tiếng Việt Nam, nên mặc dù đã rất có gắng nhưng chắc chan

luận văn không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót.

Rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp của các thay, cô giáo, cácnha nghiên cứu và bạn bè đê làm cho luận văn của chúng tôi hoàn thiện hon.

Hà Noi, Ngày tháng năm 2016

Tác giả

SAYMAY INTHAVONG

10

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ QUY CHE PHAP LY VE THU THẬP TÀI

LIỆU LƯU TRỮ

1.1 Cơ sở lý luận về thu thập tài liệu lưu trữ

1.1.1 Khái niệm “thu thập tài liệu liệu lưu trữ”

Dé thu thập tài liệu lưu trữ được tốt trước hết cần tìm hiểu rõ khái niệm

thu thập tai liệu lưu trữ.

Trong tác phẩm “Phương pháp lựa chọn và loại huỷ tài liệu ở các co

quan” PGS.TS Dương Văn Kham đưa ra khái niệm thu thập tài liệu như sau:

“Thu thập tai liệu là việc tập hop tải liệu lưu trữ từ các nguồn nop lưutheo danh mục cơ quan, đơn vị đã được duyệt dé chuyén vào bảo quan ở các

kho lưu írữ” [19;96].

Trong giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” dùng trong các Trường

Trung học chuyên nghiệp do PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ biên cho rằng:

“Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới

việc xác định nguồn và thành phân tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơquan và lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu

trữ theo quyên hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định ” [34:44].

Khái niệm “thu thập tài liệu lưu trữ” theo Luật Lưu trữ Việt Nam:

Tại khoản 12 Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11năm 2011, thu thập tài liệu được giải thích như sau: thu thập tải liệu là quá

trình xác định nguồn tai liệu, lựa chon, giao nhận tai liệu có giá tri dé chuyén

vào lưu trữ co quan, lưu trữ lich sử.

Theo quy định trên, công tác thu thập tài liệu lưu trữ được tiến hành ởhai cấp độ:

- Thứ nhất: thu thập tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan Muốn vậy,cần xác định nguồn và thành phan tài liệu cần thu từ văn thư cơ quan và từcác phòng, ban đơn vi trực thuộc co quan.

11

- Thứ hai: thu thập tài liệu có giá trị đặc biệt đối với quốc gia vào lưu

trữ lịch sử Muốn vậy, cần xác định nguồn và thành phần tài liệu có giá tri

vĩnh viễn thuộc các Phông Lưu trữ cơ quan đề thu thập về các lưu trữ lịch sử.

Như vậy, ở Việt Nam hiện nay, tuy có nhiều định nghĩa về thu thập bôsung tài liệu lưu trữ, nhưng về cơ bản tương đối thống nhất.

1.1.2 Nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trit

Đề thu thập bé sung tai liệu lưu trữ, các co quan lưu trữ cần làm tốtnhững nhiệm vụ sau:

- Xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu cho lưu trữ hiện hành và

lưu trữ lịch sử.

- Xác định thành phan, nội dung tài liệu có giá trị cần thu thập vào lưutrữ hiện hành và lưu trữ lịch sử theo phạm vi quyền hạn đã được nhà nướcquy định.

- Quy định các thủ tục nộp lưu và tổ chức chuyên giao tài liệu theođúng các yêu cầu và nghiệp vụ lưu trữ.

- Phân bổ hợp lý tài liệu trong phạm vi từng kho, trung tâm lưu trữ

cũng như toàn bộ mạng lưới kho lưu trữ toàn quốc.

- Tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia theo

quy định;

- Sưu tam, tìm kiếm những tài liệu quý, hiếm hoặc còn thiếu để bổsung, hoàn chỉnh Phông lưu trữ Quốc gia và Phông lưu trữ cơ quan.

1.1.3 Nguyên tắc thu thập và bỗ sung tài liệu vào các lưu trữ

1.1.3.1 Nguyên tắc thu thập và bổ sung tải liệu theo thời đại lịch sử

Vận dụng nguyên tắc này, khi thu thập, bô sung hồ sơ, tài liệu của thờiđại lịch sử nào phải để riêng ở thời đại lịch sử ấy Áp dụng nguyên tắc này ở

Việt Nam, tài liệu lưu trữ được chia làm hai khối lớn theo hai thời kỳ lịch sửkhác nhau: Khối tài liệu trước Cách mạng tháng Tám 1945 và khối tài liệu sauCách mạng tháng Tám Thông thường người ta lấy ngày Cách mạng thành

12

công là mốc thời gian phân kỳ lịch sử Đối với Phông Lưu trữ Quốc gia Việt

Nam lay ngày 19 tháng 8 năm 1945 dé phân chia toàn bộ tài liệu trong phông

thành hai khối lớn Nhưng tại các địa phương thì lấy ngày thắng lợi của Cáchmạng ở địa phương đó Nguyên tắc này giúp chúng ta xác định được nguồn

thu thập, bé sung hồ sơ, tài liệu vào các kho lưu trữ trung ương và địa

phương, đồng thời xác định đúng địa chỉ nộp lưu sau khi thu thập, sưu tầm

được tài liệu từ các cơ quan trong và ngoài nước và từ nhân dân.[34; 45-46].

Ví dụ: Áp dụng nguyên tắc này ở Lào, tài liệu lưu trữ chia làm hai khối

thành thời kỳ lịch sử trước 1975 và từ sau năm 1975 trở lại đây.

Khối tài liệu trước năm 1975 bao gồm: Khối tài liệu của thời phong

kiến, tài liệu của các cơ quan thuộc địa thời Pháp thuộc từ năm 1945-1954, tàiliệu thời Mỹ xâm chiếm từ năm 1955-1975.

Khối tài liệu sau năm 1975, từ ngày 02 tháng 12 năm 1975: Khối tài

liệu của các quan cơ Nhà nước CHDCND Lào.

Vậy, Khi thu thập, bổ sung tài liệu vào theo nguyên tắc này sẽ giúpchúng ta đưa tài liệu vào đúng thời kỳ lịch sử của nó.

1.1.3.2 Nguyên tắc thu thập và bồ sung hồ sơ, tài liệu theo phông lưu trữ

Phông lưu trữ là khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnhphản ánh hoạt động của một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân Vì vậy,

một trong những yếu tô quy định chất lượng phông lưu trữ là mức độ hoànchỉnh của tài liệu trong phông Việc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu theophông lưu trữ nhằm mục đích hoàn thiện phông lưu trữ đó Thu thập, bổ sunghồ sơ, tài liệu theo phông lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản vàsử dụng tài liệu lưu trữ trong phông Tài liệu của một phông mà bị phân tán ởnhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu

phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong

tai liệu của phông [34; 46].

Vì vậy, tài liệu của một phông nhất thiết không được phân tán ở các

kho lưu trữ khác nhau Theo nguyên tắc này, cán bộ lưu trữ khi phát hiện tài

13

liệu còn lẫn lộn giữa các phông thì phải đưa về phông của nó Mặt khác, phảithường xuyên thu thập dé hoàn chỉnh các phông lưu trữ theo thời gian đồng

thời sưu tầm, bổ sung hoàn chỉnh các phông lưu trữ mà tai liệu còn phân tán

do chiến tranh , thiên tai.

Vi dụ: Khi Thu thập, bố sung tải liệu của Phông Phủ Chủ tịchCHDCND Lào phải đưa vào Phông Phủ Chủ tịch CHDCND Lào, không đưa

vào phông khác Nếu nhận thấy tài liệu trong Phông đó có lẫn lộn ở phôngkhác thì phải mang về phông của nó.

1.1.3.3 Nguyên tắc thu thập và bổ sung hồ sơ, tài liệu theo khối phông

Ngoài hai nguyên tắc trên, người ta còn chú ý đến nguyên tắc thu thậptheo khối phông Khối phông lưu trữ bao gồm những phông lưu trữ độc lậphoàn chỉnh có quan hệ với nhau về nội dung tài liệu và có những đặc điểmgiống nhau Vi vậy, việc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu theo khối phông sẽ

có lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng (T.S Nguyễn Lệ Nhung, nguồn

www Van thu luutru vn.com ).

Ví dụ: Khối phông tài liệu của cơ quan Nhà nước CHDCND Lào từ

năm 1975 trở lại đây bao gồm những phông như: Phông Quốc hội, Phông Phủ

Chủ tịch, Phông Chính phủ ,tài liệu của các phông này phản ánh chức năng,nhiệm vụ và những hoạt động của cơ quan nhà nước cấp TW, có mối quan hệvới nhau về van dé quan trọng của đất nước.

1.1.4 Yêu cầu của thu thập, bỗ sung hồ sơ, tài liệu

Dé dam bảo công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đem lại kết quả

trong quá trình thực hiện cần đáp ứng các yêu cầu sau:

- Thứ nhất, tài liệu được thu thập phải đầy đủ về mặt số lượng, đảm bảo

về mặt chất lượng Việc thu thập, bé sung hồ sơ, tai liệu trong các lưu trữ lànhằm tập trung một cách đầy đủ nhất các tài liệu có giá trị được hình thành

trong các cơ quan, tô chức, nhằm tạo nguồn thông tin phông phú, đa dạng vàphản ánh đầy đủ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội Vì vậy,

14

việc thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào các lưu trữ sẽ tạo nên một nguồn sử

liệu quan trọng dé nghiên cứu lịch sử dân tộc.

- Thứ hai, tài liệu được thu thập, bố sung phải được tiến hành đúng thờigian quy định của Nhà nước, nhằm đảm bảo tài liệu được bảo quản, tránh tìnhtrạng tài liệu bi mat mát, hư hỏng, dẫn đến việc tô chức khai thác, sử dụng tài

liệu không đem lại hiệu quả.

- Thứ ba, tài liệu được thu thập phải đúng đối tượng Việc xác định

đúng thành phần tài liệu và Danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào

lưu trữ lịch sử giữ một vai trò quan trọng Bởi mỗi cơ quan, tổ chức có chứcnăng, nhiệm vụ và quyền hạn khác nhau, vì vậy cần xác định đúng thành phầntài liệu cần thu thập dé đảm bảo tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh phông, việcxác định Danh mục nguồn nộp lưu phải đúng đối tượng cơ quan dé tài liệuphát huy hết giá trị của nó.

1.1.5 Tam quan trọng của công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu

lưu trit

Công tác thu thập, bé sung hồ sơ, tài liệu có vai trò đặc biệt quan trọng

trong công tác lưu trữ, bởi vì, công tác thu thập có liên quan hầu hết các khâunghiệp vụ lưu trữ và được thực hiện một cách thường xuyên Công tác thu

thập, bồ sung hồ sơ, tài liệu nếu tiến hành tốt sẽ làm cho thành phần Phônglưu trữ Quốc gia nói chung và từng Phông lưu trữ, từng sưu tập cụ thé được

sự phát triển của xã hội, nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu ngày càng phong

phú và đa dạng đòi hỏi công tác thu thập ngày một hoàn thiện, phục vụ đắc

lực cho nhu cầu của xã hội.

Công tac thu thập bổ sung hồ sơ, tài liệu nhằm bảo quan tập trung

thống nhất khối tài liệu hình thành từ các cơ quan, đơn vị và hoàn chỉnh dần

15

các phông lưu trữ Nếu công tác thu thập không được tiến hành tốt sẽ dẫn đến

sự mất mát, thất lạc tài liệu; đồng thời công tác lưu trữ cũng không thê hoàn

thành nhiệm vụ của mình, không có đầy đủ các tài liệu cần thiết để phục vụ

nhu cầu của người khai thác, sử dụng.

Mối quan hệ của thu thập, bổ sung tài liệu với các nghiệp vụ chuyên

môn khác của công tác lưu trữ là hết sức chặt chẽ, ảnh hưởng quan trọng tới

các lĩnh vực chuyên môn đó thậm chí quyết định đến chất lượng, hiệu quả củachuyên môn đó.

Trên thực tế người ta không thê tiến hành thu thập tất cả các tài liệu của

cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu Khối lượng tài liệu như vậy sẽ rất lớn, lẫn

lộn giữa tài liệu có giá trị và hết giá trị, những tài liệu trùng thừa Chính vì

vậy, khi thu thập, bổ sung tài liệu người ta phải lựa chọn tài liệu thật sự có giátrị, thật sự cần thiết để tránh tình trạng tài liệu bi lộn xộn Sau khi đã lựa chon

được những tài liệu có giá trị người ta tiến hành phân loại, tức là phân chia

một cách khoa học khối tài liệu đó theo các đặc trưng nhất định của tài liệu

nhằm đưa chúng ra khai thác sử dụng có hiệu quả nhất Điều đó cho thấy thuthập, bé sung tài liệu gan với tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, đây là mốiquan hệ giữa đầu vào và đầu ra của cơ quan lưu trữ Nếu đầu vào thu được tảiliệu có giá trị thì đầu ra sẽ phục vụ tốt công tác sử dụng tài liệu đó vào thựctế, đem lại hiệu quả kinh tế, xã hội Ngược lại nếu cơ quan lưu trữ không làm

tốt công tác thu thập, bổ sung thi ban thân cơ quan đó không có cơ sở dé hoànthành tốt nhiệm vụ của mình, nâng cao vai trò, vi tri va tầm quan trọng của

công tác lưu trữ đối với xã hội.

Thu thập, bố sung tài liệu còn liên quan đến công tác thong kê và kiểmtra tài liệu Trong quá trình thu thập, bé sung, tài liệu phải được kiểm tra và

thống kê theo nghiệp vụ của công tác lưu trữ Thông qua công tác này các cơquan lưu trữ sẽ phát hiện những sai sót, đề ra các kế hoạch biện pháp dé thuthập day đủ những tài liệu còn thiếu và những tai liệu có thé bị hư hỏng cầnphải tu bố, phục chế và hạn chế sử dụng trực tiếp những tài liệu này Điều này

16

cho thấy khi thu thập tài liệu người ta phải luôn luôn thống kê, kiểm tra và tìm

cách khắc phục những hạn chế.

Khi tiến hành hoạt động thu thập, bồ sung tài liệu người ta cũng phảitính đến khả năng sử dụng những tai liệu nay trong thực tế Có rất nhiều loạihình tài liệu khác nhau phải có biện pháp thu thập bổ sung và thống kê theocách khác nhau nhằm thu thập đầy đủ, bảo quản an toàn, phục vụ nghiên cứusử dụng hợp lý, lâu dài Điều đó liên quan đến công tác bảo quản tài liệu, ứngvới mỗi loại khác nhau phải có chế độ bảo quản khác nhau và phải được tiến

hành từ khâu thu thập chúng Nó cũng thể hiện mối quan hệ giữa thu thập, bổsung với bao quan tai liệu phục vụ trong tương lai.

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu muốn tiến hành tốt phải dựa trên

những quy định của nhà nước mang tính pháp quy và trên cơ sở những hướng

dẫn cụ thể của cơ quan quản lý lưu trữ, theo các nguyên tắc và biện pháp cầnthiết Trên cơ sở này các cơ quan lưu trữ mới có thé thu thập, bổ sung day đủ

nhất, giúp quản lý tập trung thống nhất tài liệu tại các lưu trữ hiện hành, lưutrữ lịch sử, tổ chức khoa học chúng dé phục vu trong hoạt động của các cơquan và cá nhân Thông qua hoạt động thu thập, bô sung tài liệu, nguồn tài

liệu tại các lưu trữ ngày cảng déi dao, day đủ, mở rộng về mọi mặt tạo cơ sởquan trọng cho các khâu nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ phát triển theodẫn đến sự hoàn thiện hơn của công tác lưu trữ Nếu không có được nguồn tài

liệu dồi dào thì các khâu nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ sẽ không pháttriển được.

Thực tế ở Lào hiện nay, con thiéu van ban quy dinh vé thu thap, bôsung tài liệu, chưa xác định được nguồn nộp lưu và thành phan các nhóm hỗsơ cơ ban dé nộp lưu vào lưu trữ dẫn đến khi thực hiện thu thập, bổ sung tàiliệu không đầy đủ, chất lượng kém và không có hiệu quả Từ đó đã dẫn đếnkhó khăn trong việc chỉnh lý, tô chức khoa học tài liệu, bảo quản và tô chứckhai thác sử dụng.

17

Ví du: Khi người nghiên cứu đến khai thác một số hồ sơ, tài liệu nhưng

không đáp ứng được yêu cầu của người khai thác bởi những hồ sơ, tài liệu đó

không có ở trong kho.

Từ những phân tích trên chúng ta thấy rằng công tác thu thập, bổ sungtài liệu thực sự có vai trò hết sức quan trọng, nó là cơ sở ban đầu của mọikhâu nghiệp vụ khác tiếp theo Muốn làm tốt điều này chúng ta phải tích cựchoàn chỉnh hơn nữa về cơ sở pháp lý, làm cơ sở tin cậy cho các cơ quan lưutrữ hoạt động Khi đã có cơ sở pháp lý vững chắc, các cơ quan lưu trữ cần

tăng cường hoàn thiện các khâu nghiệp vụ chuyên môn, chuẩn bị tốt về cơ sở

vật chất và nhân lực dé làm tốt công tác lưu trữ Khi van đề thu thập, bổ sung

tài liệu được giải quyết tốt thì vấn đề còn lại là phải thực hiện tốt các khâunghiệp vụ tiếp theo, và nó làm cho công tác lưu trữ phát triển mạnh mẽ.

1.2 Quy chế pháp lý của Lao và Việt Nam về thu thập, bo sung tàiliệu lưu trữ

1.2.1 Quy định của nước CHDCND Lào về thu thập, bỗ sung tài liệu

lưu trữ

Trong những năm qua Đảng và Nhà nước Lào đã quan tâm và đã ban hành

một số văn bản liên quan đến công tác thu thập, bé sung tài liệu lưu trữ như :

Điều lệ 121/MSve ngày 27/6/1994 của Văn phòng Phủ thủ tướng ban

hành về công tác văn thư-lưu trữ Điều lệ có 4 điều (27,28,29,30) đề cập tớicông tác thu thập, bổ sung tài liệu trong đó dé cập đến một số van đề như: Tài

liệu đã được giải quyết công việc xong thì phải lập thành hồ sơ và được giữ

lại ở đơn vị có liên quan một năm, sau một năm hồ sơ, tài liệu sẽ đưa vào lưu

trữ cơ quan và sau 10 năm phải nộp vao lưu trữ trung ương Thủ tục của cácbên khi giao nộp tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Trung ương, cách thức thuthập, quản lý tài liệu khi nhập, tách, cơ quan ngừng hoạt động, Tuy nhiên

không quy định rõ về các loại hình tài liệu khác như tài liệu khoa học kỹ

thuật, tài liệu nghe nhìn

18

Gan đây nhất, Nghị định 239/2Đ ngày 13 tháng 8 năm 2015 của Chính

phủ Lào về tài liệu công có một số điều đã quy định về thu thập, bổ sung tài

liệu như sau:

Thứ nhất, về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp tài liệu

Các cơ quan Nhà nước, tô chức Đảng, các doan thể xã hội, cá nhân,

pháp nhân có trách nhiệm lựa chọn tài liệu có giá trị dé thong kê va giao nộp

tài liệu vào lưu trữ co quan minh [Điều 16 của ND].

Thư hai, loại thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ

Thời hạn bảo quản được phân chia ra hai loại như: loại bảo quản có

thời hạn (quy định từ 01 năm trở lên) và loại vĩnh viễn.

Tài liệu có thời hạn vĩnh viễn là những tải liệu tài liệu có giá trị lịch sử và

nghiên cứu về mặt chính trị, lịch sử, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học, an ninh,

quốc phòng, ngoại giao mà không thuộc loại có thời hạn [Điều 22 của ND].

Thứ ba, việc chuyển giao hô so, tài liệu vào lưu trữ

- Hồ sơ tài liệu của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan Nhà nước cấp

TW, có thời hạn bảo quản từ 15 năm trở lên và có thời hạn vĩnh viễn phải

được thống kê và giao nộp vào Kho Lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Quốc gia Lào(Kho LTTW) trực thuộc Bộ Nội Vụ [1, Điều 24]

- Hồ sơ, tài liệu của tỉnh và thành phố trực thuộc TW cấp địa phương,

có thời hạn bảo quản từ 10 năm trở lên và có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải

được thống kê và nộp lưu vào Phòng Lưu trữ của ngành Nội vụ của cấp mình[2, Điều 24].

- Hồ sơ, tài liệu của cá nhân và pháp nhân có giá trị vĩnh viễn phải nộp

lưu vào ngành Nội vụ [3, Điều 24].

- Đối với các tổ chức Dang cấp TW va địa phương va ngành Quốc

phòng, An ninh và Ngoại giao phải tổ chức Phòng (Kho) Lưu trữ riêng để bảoquản hô sơ, tài liệu của cơ quan mình [3,Điêu 24]

19

*Nhân xét:

Theo chúng tôi, mặc dù đã có một số quy định, nhưng trong văn bản

trên vẫn còn thiếu rất nhiều vấn đề cụ thé.

- Chưa quy định về thời hạn giao nộp vào lưu trữ;

- Chưa quy định về trách nhiệm của cơ quan giao nộp tài liệu và các thủ

tục nộp lưu tài liệu,

- Chưa quy định về tiêu chuẩn hồ sơ, những quy định về tài liệu nghe

nhìn, khoa học kỹ thuật và khoa học công nghệ cũng chưa nêu trong văn bản.Sở di như vậy, là do co quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ chưaban hành văn bản quy định, hướng dẫn về thu thập, b6 sung tài liệu lưu trữ.

Một số cơ quan, tổ chức còn coi nhẹ về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu

trữ, chưa tham khảo nhiều những kinh nghiệm của thế giới Khi ban hành ra

văn bản quy định hướng dẫn nghiệp vụ nên tham khảo các ý kiến của chuyêngia trong nước vả nước ngoài.

Dé làm cho công tác lưu trữ của nước CHDCND Lào nói chung va

công tác thu thập, bé sung tai liệu nói riêng có thể thực hiện có hiệu quả cao

và phát triển được thì nước CHDCND Lào cần phải có những văn bản quản lýnhà nước về công tác lưu trữ có hiệu lực pháp lý cao được ban hành như:Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Chỉ thị, Thông tư, Quyết định và làm căn cứ

pháp lý cho công chức, viên chức dé làm tốt công tác lưu trữ nói chung vàcông tác thu thập bồ sung tài liệu nói riêng.

1.2.2 Quy định của Việt Nam

Theo sự tìm hiểu của chúng tôi, Việt Nam là một quốc gia có những

quy định về công tác thu thập, bổ sung tài liệu khá day đủ, trong đó có thé kếđên một sô văn bản như:

20

+ Luật Lưu trữ Việt Nam số: 01/2011/QH13 ban hành ngày

+ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính

phủ Việt Nam quy định chỉ tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

+ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính

phủ Việt Nam quy định chỉ tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ

quốc gia.

+ Thông tư 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội

vụ Việt Nam hướng dẫn xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp và lưu trữ quận, huyện (đã hết hiệu lực);

+ Thông tư 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội

vụ Việt Nam hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào

lưu trữ lịch sử các cấp;

+ Thông tư 16/2014/TT- BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội

vụ Việt Nam hướng dẫn giao nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp;

+ Thông tư 09/2011/ TT-BNV ngày 3 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ

Việt Nam quy định về thời hạn bao quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến

trong hoạt động của các cơ quan, tô chức;

+ Thông tư 02/2010/ TT-BNV ngày 28 thang 4 năm 2010 của Bộ Nội

vụ Việt Nam hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tô

chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủyban nhân dân các cấp;

+ Thông tư 14/2011/ TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội

vụ Việt Nam quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động củaHĐND và UBND xã, phường, thị trấn;

+ Công văn số 316/LTNN-NVĐP của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà

nước Việt Nam ban hành ngày 24 tháng 6 năm 1999, v/v ban hành Danh mụcmẫu thành phan tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh;

21

+Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/6/2004 của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước Việt Nam về việc hướng dẫn thực hiện giao nộp tài liệu

lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp (đã hết hiệu lực);

Thông qua một số văn bản trên có thể khái quát những quy định củaViệt Nam về công tác thu thập, bố sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ như sau:

a) Đối với Lưu trữ cơ quan

Thứ nhất, về thẩm quyền thu thập, bố sung hồ sơ, tài liệu vào lưu

trữ cơ quan

Tại Điều 2, khoản 4 Luật lưu trữ Việt Nam nêu rõ: “Lưu trữ cơ quan”

là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổchức.

- Lưu trữ co quan là nơi lưu giữ, bảo quản và tô chức khai thác sửdụng tài liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ cơ quan Vì vậy, thành phan tai

liệu của lưu trữ cơ quan phải phản ánh đúng và đầy đủ chức năng, nhiệm

vụ, quyên han và cơ cấu tổ chức và những hoạt động cơ bản của cơ quan,

đơn vị hình thành phông Đối với lưu trữ cơ quan thì nguồn thu thập, bốsung chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động củabản thân cơ quan và của các đơn vị trực thuộc Day là nguồn thu quan

trọng và thường xuyên nhất của các lưu trữ cơ quan Cụ thể lưu trữ cơquan thu thập tài liệu từ các nguồn sau:

+ Văn thư cơ quan: Văn thư cơ quan là nơi tập trung quản lý toàn bộ

đầu mối văn bản đi, đến của cơ quan Hồ sơ công văn lưu (đi và đến) được lập

ở văn thư ơ quan, sau một thời gian sẽ nộp vào lưu trữ.

+ Các phòng, ban, đơn vi thuộc cơ quan: Đây là nơi hình thành nên các

hồ sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các

phòng, ban, đơn vị Sau một thời gian nhất định, các hồ sơ này được nộp vàolưu trữ cơ quan.

Thứ hai, trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp tai liệu vào lưu trữ cơ quan

22

- Luật Lưu trữ của Việt Nam, năm 2011, quy định rõ việc lập và nộp

lưu hồ so, tài liệu vào lưu trữ cơ quan như sau: “người được giao giải quyết,theo dõi công việc của cơ quan, tô chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc

được giao và nộp lưu hé sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan” [Điều 9]

Thứ ba, về thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quanLuật lưu trữ của Việt Nam, năm 2011, quy định rõ như sau:

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy địnhnhư sau: trong thời hạn 01 năm, ké từ ngay công việc kết thúc; trong thời han

03 tháng, ké từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây

dựng cơ bản [1, Diéul I]

Trường hợp đơn vi, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đếnhạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều 11 để phục vụ công việc thì phải đượcngười đứng đầu cơ quan, tô chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu

giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của các đơnvị, cá nhân không quá 2 năm kê từ ngày đến hạn nộp lưu [2, Điều 11]

Thứ tư, về thành phân tài liệu thu thập

Thành phan tài liệu của các đơn vị t6 chức, cá nhân cần phải thu thập,bé sung vào lưu trữ co quan là những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch

sử, phục vụ nghiên cứu lâu dài Nhiệm vụ của cán bộ, công chức trong cơquan, đơn vị là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được nhà nước giao hàngnăm, thu thập day đủ, lập hồ sơ chính xác và giao nộp tai liệu có giá trị vàolưu trữ cơ quan theo đúng quy định.

Thứ năm, về trách của Lưu trữ cơ quan

Luật lưu trữ của Việt Nam, năm 2011 quy định: Lưu trữ cơ quan có

trách nhiệm sau:

- Giúp người đứng đầu cơ quan, tô chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và

nộp lưu hô sơ, tài liệu;

23

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ

chức sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục

tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyếtđịnh của người đứng đầu cơ quan, tô chức”.(Điều 10]

b) Đối với lưu trữ lịch sử

Thứ nhất, về thẩm quyên thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

lịch sử

Luật lưu trữ của Việt Nam, năm 2011 nêu rõ: “Lưu trữ lịch sử” là cơquan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quảnvĩnh viễn được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác [ 5,Điều 2]

Như vậy, Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo

quản lâu dài và phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhậntừ lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

Thứ hai, về phạm vi thu thập, bồ sung ho sơ, tài liệu vào lưu trữ lich sửTheo quy định của Luật Lưu trữ của Việt Nam, năm 2011, lưu trữ lịchsử tỉnh, thành phố thu thập tài liệu từ những nguồn sau:

- Từ các lưu trữ cơ quan thuộc danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữlịch sử do nhà nước quy định tại Thông tư số 04/2006/TT- BNV ngày 11

tháng 4 năm 2006 cuả Bộ Nội vụ Việt Nam hướng dẫn xác định các cơ quan,

tô chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và lưu trữ lịch sử các cấp và lưu trữ

quận, huyện và được thay thé bằng Thông tư 17/2014/TT- BNV ngày 20

tháng 11 năm 2014 Bộ Nội Việt Nam vụ hướng dẫn xác định co quan, tổ

chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp; Day là nguồn thu thậpthường xuyên và quan trọng nhất đối với các lưu trữ lịch sử.

* Lưu trữ lịch sử ở TW (có 4 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia) thu thập, tiếpnhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổchức TW của Nhà nước VNDCCH và CHXHCNVN; cơ quan, tô chức cấp bộ,

24

liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hoà; các cơ quan,tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hoà miền Nam

Việt Nam và các tổ chức TW khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm1975 về trước; các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết

định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật;

các cơ quan, tô chức của các chế độ xã hội tồn tại trên lãnh thé Việt Nam

từ năm 1975 về trước.

Thứ ba, về thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sw

Luật Lưu trữ của Việt Nam, năm 2011, quy định rõ: “ “Trong thời han 10năm, ké từ ngày công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ

quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tải liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu cógiá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử”.[1, Điều 21]

Thứ bon, trách nhiệm của lưu trữ lịch sử trong việc tổ chức thu thập tài liệu

Theo Nghị định 111/2004/NĐ-CP quy định rõ, lưu trữ lịch sử có

trách nhiệm:

- Lập kế hoạch thu thập, bố sung hồ sơ, tài liệu;

- Phối hợp với lưu trữ cơ quan lựa chọn tài liệu cần thu thập:

- Hướng dẫn lưu trữ cơ quan chuẩn bị tài liệu giao nộp;

- Chuan bị kho tàng và các phương tiện dé tiếp nhận tài liệu;

- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.

Công tác thu thập bé sung tài liệu đóng vai trò quyết định thành phần va

chất lượng tài liệu trong Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.* Nhận xét:

Thông qua nghiên cứu và tìm hiểu hệ văn bản pháp luật về công tácthu thập, bé sung tài liệu của một số nước như: Việt Nam, Trung Quốc thì

chúng ta có thé nhận thấy điểm giống và khác biệt như sau:

+ Về diém chung, giông nhau:

25

Một số nước nói trên đã ban hành Luật Lưu trữ, có những quy định khá

day đủ về công tác thu thập, bổ sung tài liệu Văn bản đã ban hành tương đối

đồng bộ và có hệ thống

Trong các văn bản trên hầu hết các nước đều đã có những quy định vềthâm quyền thu thập, bố sung tài liệu, phạm vi thu thập, danh mục cơ quan lànguồn nộp lưu, thời hạn giao nộp tải liệu, thủ tục giao nộp tài liệu, thành phầntài liệu nộp lưu, trách nhiệm cơ quan lưu trữ, quy định về việc lập hồ sơ,chỉnh lý tài liệu trước khi đưa vao lưu trữ, có danh mục hồ sơ và công cụ tracứu kẻm theo đúng quy định của nhà nước, việc kéo dai thời han giao nộphoặc nộp tài liệu trước thời hạn trong một sỐ trường hợp cũng đã được nêutrong văn bản.

lưu trữ lịch sử cấp huyện (Trung Quốc).Ví du: Ở Trung Quốc có tên gọi là

Viện Lưu trữ Quốc gia tổng hợp ( hay còn gọi là Viện Lưu trữ lịch sử) củaTW Ở địa phương thì mỗi tỉnh, mỗi huyện đều có Viện lưu trữ tổng hợp củatỉnh hoặc viện lưu trữ tổng hợp của huyện Viện lưu trữ các loại, cấp TW, địaphương là cơ quan sự nghiệp văn hóa, tập trung lưu giữ va và quản lý tai liệu

lưu trữ.

Ví du: Ở Việt Nam, có 4 TTLTQG bảo quản tài liệu của các thời kỳkhác nhau Lưu trữ lịch sử của Việt Nam được tổ chức ở hai cấp như ở cấpTW và lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

Thứ hai, về thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử

26

Một số nước nói trên có quy định về thời hạn nộp lưu vào lưu trữ

lịch sử khác nhau thông qua văn bản pháp luật trên Ví du: ở Việt Namquy định là sau 10 năm phải nộp lưu tải liệu vào lưu trữ lịch sử Ở TrungQuốc quy định là 20 năm phải nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp TW,cấp tỉnh, và 10 năm phải nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp huyện ỞNga quy định là 10 năm, đối với tài liệu của các cơ quan chính quyền nhà

nước và tô chức thuộc chủ thé Liên bang Nga phải nộp lưu vào lưu trữ lịch

sử TW và 5 năm, đối với tài liệu của cơ quan địa phương phải nộp lưu vào

lưu trữ lich sử cấp địa phương Còn Pakixtan quy định là hơn 5 năm sau

khi tài liệu đã được hình phải đưa vào lưu trữ quốc gia (Lưu trữ Quốc gialà Vụ thuộc Chính phủ Liên bang).

Tiểu kết chương 1

Trong chương nay, chúng tôi đã hệ thống lại các van đề về lý luận và

quy chế pháp lý của một số nước về công tác thu thập, bé sung tài liệu lưu trữđặc biệt là Việt Nam dé lựa chon vận dụng và áp dụng những kinh nghiệm đóvào thực tế công tác thu thập, bổ sung tai liệu lưu trữ của nước CHDCND

Lào Đây là cơ sở rất quan trọng tạo ra nền móng, nguyên tắc cho công tác thuthập, bổ sung tài liệu Công tác lưu trữ gồm rất nhiều các khâu nghiệp vụ khácnhau, liên quan chặt chẽ với nhau đòi hỏi người làm công tác lưu trữ phải thấuhiểu được điều đó trong quá trình làm việc của mình Đặc biệt đối với côngtác thu thập, bô sung tài liệu bởi vì đầu vào, là công đoạn đầu tiên cho chuỗi

các công đoạn tiếp theo thì vấn đề lý luận lại càng quan trọng và cần thiết.

27

phát triển của bộ máy nhà nước Lào xã hội chủ nghĩa Chức năng, nhiệm vụ

và quyền hạn của Cục đã có sự thay đổi nhiều lần dé phù hợp với nhiệm vụ

cách mạng, điều kiện thực tế đặt ra Có 4 mốc thời gian quan trọng về quátrình hình thành và phát triển của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, có thé khái quátnhư sau:

+ Sau khi gianh được thắng lợi trọn vẹn trên phạm vi cả nước, nước

CHDCND Lào đã được thành lập vào ngày 02/12/1975, đánh dấu đất nướcchuyên sang giai đoạn mới, giai đoạn xây dựng va bảo vệ Tổ quốc Dé từng

bước tiễn tới mục tiêu đó, Đảng và Nhà nước đã quan tâm về công tác văn thư

và lưu trữ từ rất sớm, coi đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng tronggiai đoạn tiễn lên xã hội chủ nghĩa Năm 1976, Hội đồng Bộ trưởng đã thành

lập Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Lưu trữ Quốc gia) trực thuộc Vănphòng Hội đồng Bộ trưởng đề thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý về công

tác lưu trữ.

+ Đến đầu năm 1990, tình hình trong nước và thế giới đang biến đổi

phức tạp, để bảo đảm hoạt động của Đảng và Nhà nước trong điều kiện mới

thì quy chế hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng - Hội đồng Bộ trưởngđã có sự thay đôi Cu thé là lúc này giữa Văn phòng Trung ương Dang và Văn

phòng Hội đồng Bộ trưởng đã sáp nhập thành một và do một Bộ trưởng kiêmnhiệm, quản lý trực tiếp và đổi tên thành Văn phòng Trung ương Đảng - Hộiđồng Bộ trưởng Do đó, nó kéo theo cách thức hoạt động của Cục Lưu trữ

28

Nhà nước cũng phải thay đổi phù hợp với hoàn cảnh mới Từ đây, Cục Lưu

trữ Nhà nước trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng - Hội đồng Bộ trưởng.+ Đến đầu năm 1994, tình hình trong nước tương đối ôn định Một lầnnữa Văn phòng Trung ương Đảng - Hội động Bộ trưởng được tách thành 2 cơ

quan Đó là Văn phòng Trung ương Dang va Văn phòng Phủ thủ tướng Déphù hợp với thực tế hoạt động và điều kiện mới của đất nước, ngày 24 tháng 5

năm 1994 Văn phòng Phủ thủ tướng đã ban hành Quyết định số 102/0)Ø19)

về tô chức Cục lưu trữ Theo Quyết định này, cơ quan Dang và Nhà nước

được thành lập cơ quan lưu trữ riêng Cơ quan Nhà nước thành lập Cục Lưutrữ trực thuộc Văn phòng Phủ thủ tướng, có chức năng, nhiệm vụ quản lý tập

trung thống nhất về công tác văn thư - lưu trữ của các cơ quan nha nước tir

Trung ương đến địa phương trên phạm vi cả nước Cơ quan Đảng ở Trung

ương tô chức một ban phụ trách về công tác lưu trữ trực thuộc Văn phòngTrung ương Đảng, ban này có nhiệm vụ quản lý khối tài liệu lưu trữ của cơ

quan Đảng từ năm 1994 trở đi, còn các tài liệu lưu trữ trước đây vẫn còn

thuộc quyền quản lý của Cục Lưu trữ Văn phòng Phủ thủ tướng Ngoài ra,

ban này còn quản lý khối tài liệu lưu trữ của các tô chức tiền thân của Đảngnhưng chịu sự quản lý thống nhất về mặt chuyên môn nghiệp vụ của Cục Lưutrữ Văn phòng Phủ thủ tướng.

+ Từ năm 1994 cho đến năm 2011, Cục Lưu trữ trực thuộc Văn phòng

Phủ thủ tướng có hai lần thay đôi, bố sung về chức năng, nhiệm vụ vả cơ cầutổ chức cho phủ hợp với điều kiện bấy giờ; đồng thời đồi tên từ Cục Lưu trữ

Nhà nước thành Cục Lưu trữ vào năm 1994 và đổi tên thành Cục Lưu trữQuốc gia vào năm 2007 Đến năm 2012, Cục Lưu trữ Quốc gia Lào chuyênsang trực thuộc Bộ Nội vụ Từ đây trở đi, hệ thống mạng lưới lưu trữ của Làotừ trung ương đến địa phương dang có sự thay đổi dé phù hợp với việc quan

ly theo ngành dọc.

29

Theo quyết định này Cục có 2 nhiệm vụ chính:

+ Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ trong việc quản lý nhà nước về mặtnghiệp vụ đối với công tác văn thư và lưu trữ; ban hành văn bản hướng dẫnnghiệp vụ, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cơ quan trực thuộc từ trungương đến địa phương; hướng dẫn nghiệp vụ trong phạm vi của Cục; hợp tác

quôc tê về lĩnh vực lưu trữ.

+ Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý tập trung, thống nhất tài liệu lưutrữ trong phạm vi nước Lào, thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ đối với tài

liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho như: thu thập, b6 sung, chỉnh lý, đánh giá

giá trị tài liệu, xây dung công cụ tra cứu, bảo quản, tô chức khai thác sử dụngtài liệu lưu trữ.

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và biên chế

* Cơ cau tổ chức

- Lãnh đạo Cục: Cục trưởng được bổ nhiệm, hoặc miễn nhiệm bởi Thủ

tướng Chính phủ Cục trưởng là người chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng BộNội vụ về kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục theo

quy định của điều 3 và điều 4 của Quyết định này;

Các phó Cục trưởng: là người giúp việc Cục trưởng trong việc thực

hiện chức năng, nhiệm vụ của Cục, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và thựchiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.

30

Cục Lưu trữ Quốc gia Lào bao gồm 7 phòng như: Phòng Hành chính,

Phòng Kế hoạch và Hợp tác, Phòng nghiệp vụ và Pháp chế lưu trữ, PhòngThu thập tài liệu lưu trữ, Phòng Khoa học kỹ thuật và Tin học, Phòng Bảoquản tài liệu lưu trữ, Phòng Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Hình 2.1 : Sơ đô cơ cấu tổ chức của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

Phòng Thu Phòng Bảo Phòng Khai Phòng Khoa học

thập tài liệu quản tài liệu thác sử dụng kỹ thuật và Tin

lưu trữ lưu trữ tài liệu lưu trữ học

——> Quan hệ tham mưu, giúp việc.

— * Quan hệ chỉ đạo

31

* Biên chê

Hiện nay, Cục Lưu trữ Quốc gia Lào có 54 cán bộ, có một Cục trưởng,

03 Phó Cục trưởng, trong đó có 17 cán bộ nữ, 05 cán bộ thạc sĩ về lưu trữ, và

03 cán bộ đại học lưu trữ, 01 cán bộ đang học thạc sĩ lưu trữ ở Việt Nam Cụ

thé được phân bồ như sau:

Phong Hanh chinh 07 01 04 02

Phong ké hoach va hop tac| 05 01 03 01

Số lượng cán bộ có tông số 54 người, trong đó chỉ có 08 người được

đào tạo về lưu trữ Hiện nay, Cục Lưu trữ Quốc gia Lào có 05 thạc sĩ và 03 cử

nhân về lưu trữ, đã được đào tạo từ nước CHXHCNVN về và làm việc ở Cục.

Cán bộ làm ở Cục phần lớn có nhiều ngành khác nhau như: tài chính, luật, kế

32

toán, ngôn ngữ, thư viện, sử học, hóa, địa lý Cho nên cán bộ chuyên môn về

lưu trữ còn thiếu và chưa đáp ứng được những đòi hỏi của công việc.

2.2 Thực trang thu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ thuộc của Cục Lưu trữ

Quốc gia Lào

2.2.I Quá trình thu thập tài liệu

Từ tháng 6 năm 1976 khi thành lập đến nay, Cục Lưu trữ Quốc gia Làođã thực hiện được hai đợt thu thập với sỐ lượng như sau:

a) Lần thứ nhất: từ năm 1977-1978 Cục Lưu trữ Quốc gia Lào tiếnhành thu tài liệu của thời phong kiến và thời Pháp thuộc tài liệu của cơ quan

Phủ thủ tướng.

- Thu thập từ Bảo tàng cũ (của Ông Vua Sisavang Vắtthana) ở Luéng

- Thu thập tài liệu về Cách mạng Lào từ Huyện Viêng Xay tỉnh Hua

phăn (Miền Bắc của Lào), tài liệu của Chủ tịch Kay Son Phôm Vi Hản lãnh

đạo Cách mạng Lào.

Theo phỏng vấn ông Cục trưởng Cục Lưu trữ đầu tiên, thời đó có 3kho bảo quản tài liệu đó là:

- Kho bảo quản tài liệu của chính quyền cũ thời phong kiến ở tỉnh

Luông Pha bang;

- Kho bảo quản tài liệu của các cơ quan thời Mỹ chiến đấu ở Thủ đô

Viéng chan.

- Kho bao quan tài liệu về lãnh dao Cách mạng (Tai liệu của Dang

Nhân dân Cách mạng Lào) ở huyện Viêng Xay tinh Hua phan (Miễn Bắc của