Giải pháp thu thập tài liệu cho Kho lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

Cơ sở lý luận về thu thập tài liệu lưu trữ

• Nguyên tắc thu thập và bỗ sung tài liệu vào các lưu trữ

Trong các văn bản trên hầu hết các nước đều đã có những quy định về thâm quyền thu thập, bố sung tài liệu, phạm vi thu thập, danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu, thời hạn giao nộp tải liệu, thủ tục giao nộp tài liệu, thành phần tài liệu nộp lưu, trách nhiệm cơ quan lưu trữ, quy định về việc lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu trước khi đưa vao lưu trữ, có danh mục hồ sơ và công cụ tra. Trong chương nay, chúng tôi đã hệ thống lại các van đề về lý luận và quy chế pháp lý của một số nước về công tác thu thập, bé sung tài liệu lưu trữ đặc biệt là Việt Nam dé lựa chon vận dụng và áp dụng những kinh nghiệm đó vào thực tế công tác thu thập, bổ sung tai liệu lưu trữ của nước CHDCND Lào.

Khái quát về Cục Lưu trữ Quốc gia Lào 1. Quá trình hình thành và phát triển

THỰC TRẠNG THU THẬP TÀI LIỆU VÀO KHO LƯU TRỮ THUỘC. Nhà nước cũng phải thay đổi phù hợp với hoàn cảnh mới. Từ đây, Cục Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng - Hội đồng Bộ trưởng. nữa Văn phòng Trung ương Đảng - Hội động Bộ trưởng được tách thành 2 cơ. Đó là Văn phòng Trung ương Dang va Văn phòng Phủ thủ tướng. về tô chức Cục lưu trữ. Theo Quyết định này, cơ quan Dang và Nhà nước. được thành lập cơ quan lưu trữ riêng. Cơ quan Nhà nước thành lập Cục Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Phủ thủ tướng, có chức năng, nhiệm vụ quản lý tập. trung thống nhất về công tác văn thư - lưu trữ của các cơ quan nha nước tir Trung ương đến địa phương trên phạm vi cả nước. Cơ quan Đảng ở Trung ương tô chức một ban phụ trách về công tác lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng, ban này có nhiệm vụ quản lý khối tài liệu lưu trữ của cơ. quan Đảng từ năm 1994 trở đi, còn các tài liệu lưu trữ trước đây vẫn còn. thuộc quyền quản lý của Cục Lưu trữ Văn phòng Phủ thủ tướng. Ngoài ra, ban này còn quản lý khối tài liệu lưu trữ của các tô chức tiền thân của Đảng nhưng chịu sự quản lý thống nhất về mặt chuyên môn nghiệp vụ của Cục Lưu. trữ Văn phòng Phủ thủ tướng. + Từ năm 1994 cho đến năm 2011, Cục Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Phủ thủ tướng có hai lần thay đôi, bố sung về chức năng, nhiệm vụ vả cơ cầu tổ chức cho phủ hợp với điều kiện bấy giờ; đồng thời đồi tên từ Cục Lưu trữ Nhà nước thành Cục Lưu trữ vào năm 1994 và đổi tên thành Cục Lưu trữ Quốc gia vào năm 2007. Đến năm 2012, Cục Lưu trữ Quốc gia Lào chuyên sang trực thuộc Bộ Nội vụ. Từ đây trở đi, hệ thống mạng lưới lưu trữ của Lào từ trung ương đến địa phương dang có sự thay đổi dé phù hợp với việc quan. ly theo ngành dọc. Chức năng và Nhiệm vụ. Theo Quyết định số 121/)1) ngày 08 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc tô chức hoạt động của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, Cục Lưu trữ Quốc gia là một cơ quan nghiệp vụ trực thuộc Bộ Nội vụ có chức năng tham mưu và giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ trong phạm vi toàn quốc. Theo quyết định này Cục có 2 nhiệm vụ chính:. + Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ trong việc quản lý nhà nước về mặt nghiệp vụ đối với công tác văn thư và lưu trữ; ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cơ quan trực thuộc từ trung ương đến địa phương; hướng dẫn nghiệp vụ trong phạm vi của Cục; hợp tác. quôc tê về lĩnh vực lưu trữ. + Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý tập trung, thống nhất tài liệu lưu trữ trong phạm vi nước Lào, thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho như: thu thập, b6 sung, chỉnh lý, đánh giá giá trị tài liệu, xây dung công cụ tra cứu, bảo quản, tô chức khai thác sử dụng. tài liệu lưu trữ. Cơ cấu tổ chức và biên chế. - Lãnh đạo Cục: Cục trưởng được bổ nhiệm, hoặc miễn nhiệm bởi Thủ. tướng Chính phủ. Cục trưởng là người chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ. Nội vụ về kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục theo quy định của điều 3 và điều 4 của Quyết định này;. Các phó Cục trưởng: là người giúp việc Cục trưởng trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Cục, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao. Cục Lưu trữ Quốc gia Lào bao gồm 7 phòng như: Phòng Hành chính, Phòng Kế hoạch và Hợp tác, Phòng nghiệp vụ và Pháp chế lưu trữ, Phòng. Thu thập tài liệu lưu trữ, Phòng Khoa học kỹ thuật và Tin học, Phòng Bảo quản tài liệu lưu trữ, Phòng Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Phong Ké hoach Phong | | Phòng Nghiệp vụ va. Phòng Thu Phòng Bảo Phòng Khai Phòng Khoa học thập tài liệu quản tài liệu thác sử dụng kỹ thuật và Tin. lưu trữ lưu trữ tài liệu lưu trữ học. thé được phân bồ như sau:. Tên phòng ban Trình độ. Sau dai | Đại Cao. học học dang. lượng | trữ trữ trữ. đào tạo về lưu trữ. Hiện nay, Cục Lưu trữ Quốc gia Lào có 05 thạc sĩ và 03 cử nhân về lưu trữ, đã được đào tạo từ nước CHXHCNVN về và làm việc ở Cục. Cán bộ làm ở Cục phần lớn có nhiều ngành khác nhau như: tài chính, luật, kế. Cho nên cán bộ chuyên môn về lưu trữ còn thiếu và chưa đáp ứng được những đòi hỏi của công việc. Thực trang thu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ thuộc của Cục Lưu trữ. Quốc gia Lào. Quá trình thu thập tài liệu. Từ tháng 6 năm 1976 khi thành lập đến nay, Cục Lưu trữ Quốc gia Lào đã thực hiện được hai đợt thu thập với sỐ lượng như sau:. a) Lần thứ nhất: từ năm 1977-1978 Cục Lưu trữ Quốc gia Lào tiến hành thu tài liệu của thời phong kiến và thời Pháp thuộc tài liệu của cơ quan. Trong thời gian đó do tình hình đất nước chưa ổn định giữa Lao và Thái Lan, dé bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia thì Cục Lưu trữ Quốc gia Lào đã chuyên tat cả tài liệu đang được bảo quản tại Cục về Huyện Viêng Xay tinh Hua phan (Miền Bac của Lào), và sau khi tình hình đất nước ôn định cuối năm 1978 đã chuyên về Cục. Tất cả khối tài liệu này lúc đó chưa phân loại, chưa lập hồ sơ và chưa có số thống kê cụ thé. Sau khi thu thập tài liệu vào Cục Lưu trữ Quốc gia Lào thì cán bộ làm lưu trữ tại Cục đã phân lọai, lập hồ sơ cho từng khối tài liệu. - Về ngôn ngữ trong tài liệu là Tiếng Lào, tiếng Pháp, tiếng Anh. Tuy nhiên, do chế độ bảo quản tải liệu lưu trữ còn kém và thiếu kỹ thuật và hệ thống kho lưu trữ, thiếu cán bộ lưu trữ, tài liệu đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lao đã bị hư hỏng nhiều và đến nay số lượng còn tắt ít. các biên ban giao nhận hô sơ va một sô báo cáo về thu thập tài liệu lưu trữ giữa Cục Lưu trữ Quoc gia Lào và các co quan cho biệt sô lượng cụ thê sau:. Thời Tên cơ quan đã thu tài Số lượng và loại hình tài liệu Ghi chú. gian thu liệu đã thu. ta pư, tỉnh Hua phăn. Năm Tinh Bo Li Kham Xay 21 tập văn ban, 1 quyên sách Dựa vào một. * Tổng số lượng thu thập:. Tổng số tài liệu tính theo khối lượng là: ước tính khoảng 210 mét giá).

Phông tài liệu trong giai đoạn đấu tranh giành độc lập (1947-1975)

Sau khi Pháp thua trong chiến tranh, họ đã mang tài liệu về Pháp và hiện tại phần lớn đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Hải ngoại Pháp (Centre des Archives d’ Outre-Mer) ở Aix-en Provence. Vì vậy, các ấn phẩm đang lưu giữ được sẽ là một trong những nguồn thông tin rất quý về việc. nghiên cứu lịch sử các lĩnh vực dưới thời Pháp thuộc. - Khoi tài liệu lưu trữ của các cơ quan Đảng Nhân dân Cách mang Lào: là khối tài liệu được hình thành trong quá trình đấu tranh giành độc lập, thống nhất đất nước dưới sự lãnh đạo, tiên phong của Đảng Nhân dân Cách mạng Lào. Khối tài liệu này được bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào chủ yếu từ năm 1947 đến năm 1999, còn những tài liệu của Đảng sau này đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Khối này có số lượng. nước năm 1975, những tải liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ. quan hành chính nhà nước, một phần đã được thu thập và bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, phần lớn còn lại vẫn nằm rải rác, phân tán tại các cơ quan trực tiếp hình thành tài liệu đó. Từ giai đoạn này trở đi, ngoài những tài liệu truyền thống như tài liệu lưu trữ hành chính còn bao gồm nhiều loại hình tài liệu lưu trữ băng vật mang tin khác như: tài liệu lưu trữ phim, ảnh, ghi âm, ghi hình.. Oonnun + C2) WN Tổng số lượng tài liệu lưu trữ hành chính đã được chỉnh lý và tổ chức. - Về nội dung tài liệu: Phản ánh những hoạt động của đất nước Lào thời Phong kiến, sự lãnh đạo của Đảng Nhân dân Cách mạng Lào trong thời kỳ kháng chiến chống giặc ngoài xâm: thực dân Pháp và tay sai, Nhật, Đế quốc Mỹ và hoạt động của nhà nước từ khi giải phóng dân tộc thống nhất đất nước ngày 02 tháng 12 năm 1975 đến nay.

Tài liệu về pháp chế hành chính, văn thư, lưu trữ

Sau khi thực hiện việc thu tài liệu về Kho Lưu trữ, Cục Lưu trữ Quốc gia đã t6 chức chỉnh lý tài liệu, bước đầu đã tổ chức khoa học tài liệu dé phục vụ khai thác sử dụng và bảo quan an toan tài liệu. Bên cạnh những kết quả đạt được trên, còn có nhiều tồn tại vẫn chưa được giải quyết đó là: các quy định đã có vẫn chưa cụ thể, chưa xác định cụ thé nguồn và thành phần nộp lưu vào Kho Lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Quốc gia Lào; chưa thu du tài liệu của các cơ quan, đơn vi thuộc nguồn nộp lưu; các cơ quan don vị chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh dẫn tới không thé thu hoặc thu tài liệu lộn xộn, bó gói.

Ngân hàng Quốc gia Lào

Do ở Lào chưa có quy định về vấn đề này nên chúng tôi tham khảo theo Công văn số 262 /LTNN-NVTW ngày 12 tháng 6 năm 2001 của Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính nhà nước trung ương thuộc diện nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia bao. Trước hết, chúng ta không ngừng tuyên truyền nâng cao nhận thức, vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong cán bộ, công chức; kiện tòan hệ thong van ban vé công tác thu thập tài liệu lưu trữ; xác định nguồn nộp lưu và thành phan tài liệu nộp lưu; tăng cường dao tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ; đầu tư cơ sở vật chất và hiện đại hóa trang thiết bị bảo quản, đây mạnh nghiên cứu khoa học; hướng dẫn nghiệp vụ về thu thập, chỉnh lý tài liệu và mở chương trình tập huấn với nội dung phương pháp mang tính thực tế, không phô trưng hình thức.