Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học: Giải pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình

Đề đưa chủ trương này vào thực hiện, ngày 02/3/2007 Thủ tướng Chínhphủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và pháthuy giá trị tài liệu lưu trữ, Chỉ thị nhân m

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

VŨ THỊ THẢO THANH

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội - 2022

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

VŨ THỊ THẢO THANH

Chuyên ngành: Lưu trữ học

Mã số: : 8320303.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Người hướng dẫn khoa học Chủ tịch hội đồng

TS Trần Phương Hoa PGS.TS Đào Đức Thuận

Hà Nội - 2022

LỜI CAM ĐOANTôi xin cam đoan số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là

trung thực và là thành quả lao động khoa học của chính tác giả Trong luận

văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụngmột số thông tin trong các văn bản của cơ quan Nhà nước, song có chú thích

cụ thê, số liệu trung thực, chính xác, từ các nguồn thông tin hợp pháp./.

Tác giả luận văn

Vũ Thị Thảo Thanh

MỤC LỤC

3796000610017 7 1

1 Tính cấp thiết của đề tài - 5c scssssstssvseEseEsessessessssersersersersessesee 1

2 Mục tiêu của đề tài -<-scsecsscssteserserserasrrserserssrasrrsersrrssrssrrssrssrsee 3

3 Giả thuyết và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài - 5 -s©-secsscs«e 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu e- 2s sssssssesssessessessesssesee 4

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề - s2 s< 5° s£©s£ s sEssessEssEseEsersersessessee 5

6 Nguồn tài liệu tham khảo -2-s- << s2 5£ s£ se s s£ss£ss£ss£seEseEsezsessessee 7

7 Phương pháp nghién Cw 5-5 5% %6 9 9 9.59905504980404 54 8

8 Dong gop Cita 0005 10

9 BO CUC Cia GG ti essesessessssssessessssssessessssssssesoessecsussssssessessussucssesseesusenseseeseess 10

Chuong 1 CO SO LY LUAN VA PHAP LY VE PHAT HUY GIA TRI TAI

0I290000009:1002022— 11

1.1 Cơ sở lý thuyết về Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ -. -.s 11

1.1.1 Dinh nghĩa Phát huy giá trị tài lIỆU ÏưU ÍFữ ĂSccS«Ssessessersee Il

1.1.2 Mục dich cua phát huy giả trị tài lIỆU [iu HrỮ àằS«cSssseeeerees 13

1.1.3 Nguyên tắc Phát huy giá trị tài liệu lưu trữữ -:©ccccc+cscsccee: 15

1.1.4 Nội dung của Phát huy gid trị tài liệu Wu trỮ ằằ-ccsccsscssereex 17

1.1.5 Trách nhiệm đối với việc Phát huy giả trị tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch

1.2 Cơ sở pháp ÌẾ d - << << 6 << 994 99994994 9884.989994.0994894989449948948899804664.08996 23 1.3 Kinh nghiệm Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử ti 24

1.3.1 Kinh nghiệm Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ Quốc gia 25 1.3.2 Kimh nghiệm Phát huy gia tri tai liệu lưu trữ tại một s6 Lưu trữ lịch sử

CNN REEEERRREREEESEEh 29 1.3.3 Bài học kinh HghiỆNH ng KH kg krry 32

TIỂU KET CHƯNG s°- 5s s<se©Ss£ESs£ESeEEseESseEseerservserssersserssre 34 Chương 2 THỰC TRẠNG PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRU LICH SỨ TINH NINH BÌNH 35

2.1 Khái quát về tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ lịch sử

tỉnh Ninh BÌH -c cv vn HT nen 35

2.1.2 Thành phan tai liệu lưu trữ tại Trung tam Lưu trữ lich sử tinh Ninh Binh 36

2.1.3 Nội dung và giá tri tai liệu lưu trữ tại Trung tam Lưu trữ lich sw tinh

2.3 Tình hình PHGT TLLT tại Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình 51

2.3.1 Sự chi đạo đối với hoạt động Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 51

2.3.2 Các hình thức Phát huy giá trị tài liệu Mu rỮ ằàccSscsssexess 52

2.3.3 Cac hình thức tuyên truyền, quảng bá về tài liệu lưu trữ - 58 2.4 Kết qua Phat huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lich sử

tỉnh Ninh Bìnhh - << << <2 HH HH 0 000804040008 e 59

2.4.1 Số lượng người sử dụng tài liệu lưu trữ - :©ccc5ccccsccccesrerreeree 59 2.4.2 Số lượng tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ được sử dụng 64 2.4.3 Về mục dich sử 111/15A 66 2.5 Đánh giá về tình hình Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu

trữ lich sử tinh Ninh Bình G5 G9999 9 000 06006506004 06 68

2.5.1 THẬP ÏỢi KĐT ĐK kg kg 68

2.5.2 Khó khăn, han chế và nguyên nhGnecccccccccccccecescescssvessesvessesesseeseeseseseessees 70 TIỂU KET CHƯNG 2 s<-eeeEEEAAeEESEAAeeEEtEkaeetrkkirrerrsaeiro 73 Chương 3: GIẢI PHÁP PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRU LICH SỨ TÍNH NINH BÌNH 75

3.1 Nhóm các giải pháp về nguồn lực - s-s- s2 sssscss=ssessessessessese 75

3.1.1 VỀ nhÂn Sự ScSc Sa St ST TE E121 TT Hee 75

In 78 3.1.3 VE cơ sở vật CNAL cecceccccccscsseccsvssesvecssvsvecssveuecsavsvsseassueassssvsusssstssasavseaeavenens 80

3.1.4 Nguôn lực thong tỈH - +: 25s Se+E+E‡E£EEEEEEEEEE211212111 1111k, 80 3.2 Nhóm các giải pháp chuyên môn về Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 81

3.2.1 Nghiên cứu nhu câu về tài liệu lưu t: - 5+ 5e+ce+ecctectererrreses 61 3.2.2 Lập kế hoạch phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 5+ c+cecescssrses 63 3.2.3 Hoàn thiện các hình thức sử dụng truyền thống -©csccsec: 84

3.2.4 Da dạng hóa các hình thức khai thác, sử dụng THỚI -. - «<5 86

3.2.5 Da dang hóa các dich vụ hỗ trợ sử dụng tài liệu lưu trữ - $8 3.2.6 Gia tăng các hoạt động tuyên truyền, giới thiệu về tài liệu lưu trữ 8&9 3.2.7 Tổng kết và rút kinh nghiém oceccccccccsccscsscssceseesessessesssssessessesvesessssssssesessess 90 3.3 Khuyến nghị với các bên liên quan -s- 5s sssessess=se=sessesse 91

BBD, SO NOE VU CIN n 9]

3.3.2 Ủy ban nhân dân tin ecccscccsesssesssesssesssessesssessssssssssesssesssssssssesssessesesessseeses 93

3.3.3 Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà HƯỚC - c1 ke 94

3.3.4 CAC CO QUAI KNAC nan -e 94

TIỂU KET CHUONG 3 wsssssssssssssssssssssssssssssosssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssesssessess 96

98 0000175755 ,ÔỎ 97 DANH MỤC TÀI LIEU THAM KHẢO 5c 52s scse©ssessessessesses 98

PHU LUC 2107 102

DANH MỤC CÁC TỪ VA CUM TỪ VIET TAT

STT VIET TAT VIET DAY DU

01 LTLS Lưu trữ lịch sử

02 PHGT Phát huy giá trị

03 TLLT Tai liệu lưu trữ

04 UBND Uy ban nhân dân

05 VCPVDG IViên chức phục vụ độc gia

DANH MỤC CAC BANG, BIEU

Bang 2.1 Số lượng TLLT đang bao quan tại

Bảng 2.4 Trang thiết bị bảo quản TLLT tại

Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình 48

Bang 2.5

Dự toán ngân sách nhà nước chi cho các hoạt động thường xuyên của Chi cục Văn thư — Lưu trữ năm 2020

49

Bảng 2.6

Số lượng hồ sơ, tài liệu gốc đưa ra

phục vụ khai thác, sử dụng TLLT tại Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình

54

Bang 2.7

Số lượng tài liệu chứng thực và trích

sao tại Trung tâm LTLS tỉnh Ninh

Bình

56

Bảng 2.8

Các nhóm đôi tượng độc giả tới khai

thác, sử dụng TLLT tai Trung tâm

LTLS tỉnh Ninh Bình

60

Bảng 2.9

Độ tuôi của độc giả tới khai thác, sử

dụng TLLT tại LTLS tinh Ninh

Bình

62

10 Bảng 2.10

Nơi sinh sông của độc giả đến khai

thác, sử dụng TLLT tại Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình

63

II Bảng 2.11 sô lượng, hô sơ tài liệu đưa ra khai

thác, sử dụng từ năm 2015 — 2019 65

12 Bang 2.12

Mục dich sử dụng tài liệu lưu trữ tại

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình

67

PHAN MỞ DAU

1 Tính cấp thiết của dé tàiTài liệu lưu trữ là tài sản vô giá của quốc gia và là kho tàng kinhnghiệm quý báu của dân tộc bởi nó có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã

hội và các giá trị khác Nó chứa đựng thông tin phong phú, có độ tin cậy cao,

phản ánh một cách trung thực mọi mặt của đời sống xã hội Nhưng “tai sản

vô giá của quốc gia” tại Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình (hay còn gọi là Lưutrữ lịch sử tỉnh Ninh Bình) chưa phát huy được hết những giá trị của nó Vìvậy, PHGT TLLT tại LTLS tỉnh Ninh Bình là một vấn đề cấp thiết cần được

thực hiện bởi các lý do chính sau:

Thứ nhất là, Đảng và Nhà nước đã có những chỉ đạo về việc PHGTTLLT trong các cơ quan lưu trữ Từ Báo cáo chính trị của Ban Chấp hànhTrung ương Đảng khóa V trình Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ VI(12/1986) của Đảng Cộng sản Việt Nam, Đảng đã đề ra những phương hướng

cơ bản của chính sách kinh tế xã hội, trong đó yêu cầu: “Tổ chức tốt công táclưu trữ, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả TLLT quốc gia” Đến Báocáo chính trị trình Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X (2006) Đảng đã xác

định nhiệm vụ của ngành lưu trữ là “Bao vệ và phát huy giá trị cua tài liệu lưu

trữ” Đề đưa chủ trương này vào thực hiện, ngày 02/3/2007 Thủ tướng Chínhphủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và pháthuy giá trị tài liệu lưu trữ, Chỉ thị nhân mạnh dé PHGT của TLLT cần thựchiện nghiêm túc các van dé sau đây: Day mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ để nâng cao hơn nữa nhận thức về công tác lưu trữ; Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ về bảo quản, bảo vệ

an toàn, bảo hiểm va quan lý khai thác TLLT; Bồ trí diện tích kho thích đáng

dé thường xuyên tổ chức triển lãm, trưng bày TLLT; chủ động giới thiệu và tạomọi điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng TLLT được nhanh chóng

và có hiệu quả.

Trên tinh thần Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước đã xây dựng Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg, văn bản quán triệt tinh thần nội dung và tô chức thực hiện những nhiệm

vụ cơ bản của Chỉ thị là ban hành một số văn bản về lưu trữ, như: Luật Lưutrữ, Nghị định hướng dẫn Luật, Thông tư hướng dẫn tiêu chuẩn kho lưu trữ

chuyên dụng, quy định về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử các cấp,

Dự án xây dựng Trung tâm triển lãm tài liệu lưu trữ Chương trình phát huygiá trị của tài liệu lưu trữ (Công bố xuất bản phẩm, trưng bày tài liệu lưu trữ

trong nước và nước ngoài, hiện đại hoá phòng đọc ) Đây là căn cứ, cơ sở

pháp lý cho các LTLS cấp tỉnh triển khai công tác PHGT TLLT sau này

Thứ hai là, Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình là cơ quan trực tiếp quản

ly TLLT lich sử của tỉnh và thực hiện các hoạt động dich vụ lưu trữ nhằmđảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin phục vụ công tác chỉ đạo điềuhành của UBND tỉnh và thông tin cho co quan, tổ chức, cá nhân theo quyđịnh của pháp luật Từ khi thành lập đến nay, Trung tâm đã tiếp nhận mộtkhối lượng TLLT có giá tri của các cơ quan, tô chức hoạt động tại tỉnh Tuynhiên, tại Trung tâm LTLS tỉnh vẫn đề PHGT TLLT vẫn còn nhiều hạn chế,điều đó thể hiện ở việc: tỉnh chưa ban hành được văn bản quy định về PHGTtài liệu; số người đến sử dụng chưa nhiều; chưa quảng bá được nội dungthông tin của khối tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm LTLS tỉnh đến cộngđồng xã hội; các hình thức sử dụng tài liệu chưa phong phú, đa dạng; số hồ

sơ, tài liệu đưa ra phục vụ còn thấp so với số hồ sơ, tài liệu được bảo quảntrong kho khiến cho TLLT chưa phát huy hết giá trị vốn có của nó đến đốitượng có nhu cầu

Thứ ba là, với vai trò của một viên chức lưu trữ, tôi tự nhận thấy cần

phải có trách nhiệm với cơ quan trong việc PHGT TLLT tai Trung tâm LTLS

tỉnh Ninh Bình Kết quả nghiên cứu sẽ góp phần giúp TLLT phát huy được

hết giá trị phục vụ các mặt hoạt động của đời sống, xã hội, đồng thời góp

phần quảng bá đến đông đảo nhân dân về Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình.

Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi chọn dé tài “Giải pháp phát huygiá trị tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình” làm đề tài luận văn

thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học.

2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài này được nghiên cứu với những mục tiêu sau:

Thứ nhất là, tông hợp và hệ thông hóa lý thuyết về PHGT TLLT nhằm góp phần làm sáng tỏ khái niệm Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong hệ thống

lý thuyết của Lưu trữ học Việt Nam

Thứ hai là, đánh giá thực tiễn PHGT TLLT tại Trung tâm LTLS tỉnh

Ninh Bình dé khang định những nỗ lực của Trung tâm, xác định các nguyênnhân khiến công tác PHGT TLLT chưa đạt được kết quả tương xứng với giá

tri của tài liệu.

Thứ ba là, đề xuất một sé giải pháp dé PHGT TLLT tại Trung tâmLTLS tỉnh Ninh Bình trên cơ sở kết hợp hệ thống lý thuyết, pháp lý và cácđiều kiện thực tiễn của cơ quan

3 Giả thuyết và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài3.1 Giả thuyết và câu hỏi nghiên cứu

Giả thuyết thứ nhất: Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình chưa tô chức cáchoạt động giới thiệu, cung cấp thông tin TLLT thường xuyên và hiệu quả nêncác TLLT tại đây chưa thể hiện được giá trị tương xứng với tiềm năng

Giả thuyết thứ hai: Công tác PHGT TLLT tại Trung tâm LTLS tỉnhNinh Bình gặp một số khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện Nguyênnhân chính có thể do cơ quan chưa xây dựng và ban hành được kế hoạchPHGT TLLT và thiếu nguồn lực về cơ sở vật chất, tài chính, nhân sự và một

số nguyên nhân khác

Câu hỏi nghiên cứu đặt ra đối với các giả thuyết trên như sau:

Một là, về mặt khoa học và pháp lý, nội dung của PHGT TLLT bao

gốm những van dé nào?

Hai là, Trung tâm LTLS Ninh Bình đã thực hiện việc PHGT TLLT ở mức độ nào và có những khó khăn, thuận lợi gì khi thực hiện hoạt động này?

Ba là, Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình cần thực hiện những biện pháp

cụ thé nào dé hoạt động PHGT TLLT được cải thiện và phát triển?

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tàiNhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là:

Thứ nhất là, tông hợp từ các văn bản quy định, tài liệu tham khảo dé

làm rõ mục đích, ý nghĩa, nội dung của khái nệm PHGT TLLT.

Thứ hai là, giới thiệu khỗi lượng, thành phan và phân tích giá trị sử

dụng của TLLT tại Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình.

Thứ ba là, phan tích kết quả thực hiện hoạt động PHGT TLLT tại Trung

tâm LTLS tỉnh Ninh Bình và đánh giá mức độ hài lòng của người sử dụng.

Thứ tư là, phát hiện những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân trong hoạt

động PHGT TLLT tại Trung tâm LTLS tinh Ninh Binh.

Thứ năm là, đề xuất các giải pháp phù hợp với mục tiêu phát triển va nguồn lực hiện có của Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Binh.

4 Đối tượng và phạm vỉ nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu

Luận văn chọn đối tượng nghiên cứu chính là các các hình thức PHGTTLLT, các hình thức quảng bá, giới thiệu TLLT, nhu cầu của người sử dụngTLLT và mong muốn của người làm lưu trữ tại LTLS tinh Ninh Bình về van

đề PHGT TLLT.

4.2 Pham vi nghiên cứu

Về nội dung: Luận văn tập trung nghiên cứu các hoạt động liên quantrực tiếp đến PHGT TLLT như các hình thức sử dụng TLLT và các hình thứctuyên truyền, giới thiệu về TLLT Những hình thức có vai trò gián tiếp nhưhoạt động tổ chức khoa học, số hóa hay giải mật tài liệu sẽ không đề cập

đến trong phạm vi luận văn này.

Về thời gian: Khảo sát, đánh giá các nội dung của hoạt động PHGTTLLT tại Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình từ khi co quan được thành lập đến

nay (năm 2012 — nay).

Về không gian: đề tài tập trung nghiên cứu PHGT các khối TLLT đang được bảo quản tại Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình Những khối TLLT đã đến

hạn nộp lưu nhưng chưa giao nộp vào Trung tâm LTLS tinh Ninh Bình sẽ

không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài này

tác giả Nguyễn Thi Hanh, (2014); Luận văn “PHGT TLLT tại LTLS thành uy

Hải Phòng phục hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng” của tác Lê ThiHiền, (2020); Khóa luận “PHGT TLLT lưu trữ về địa phương tại các LTLŠS”

của tác giả Nguyễn Trung Đức (2019).

Thứ hai là, các bài viễUcông trình nghiên cứu về PHGT TLLT phục vụmột mục đích sử dụng cụ thé, tiêu biểu như các bài viết: Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8 “PHGT TLLT phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc ” của tác giả Nguyễn Cảnh Đương, Nguyễn Minh Sơn (2007); Kỷ yếu Hội thảo

Khoa học Khai thác và PHGT của TLLT trong nghiên cứu Khoa học Xã hội và

Nhân văn - Tiềm năng, hiệu quả và giải pháp “PHGT TLLT Phong lưu trữ DangCộng sản Việt Nam đối với công tác nghiên cứu lịch sử” của tác giả Nguyễn

Văn Lanh (2009); Khóa luận “PHGT TLLT phục vụ quản lý hành chính tai

UBND huyện Dam Hà tinh Quảng Ninh” của tác gia Pham Thị Nhi (2007).

Thứ ba, các bài viết về hình thức sử dụng TLLT, tiêu biểu như: Luậnvăn Thạc sĩ “Tổ chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm LTLS tỉnh Dong Nai” củatác giả Vũ Thị Duyên (2014); Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9 “7ổchức phòng đọc trực tuyến dé phục vụ khai thác, sử dụng TLLT” của tac giaTrần Thùy Dương, Tạ Thị Liễu, (2010), Bài viết “Đổi mới công tác khai thác

và sử dụng TLLT ở các kho lưu trữ cấp uy Đảng nhằm phát huy giá trị TLLT của Đảng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc ” của tac giả Vũ Hong

Mây (2008)

Thứ tư, bài viết về tuyên truyền, giới thiệu TLLT, tiêu biểu như: Kỷyếu Hội nghị Khoa học Quốc tế PHGT TLLT phục vụ sự nghiệp xây dựng vàbảo vệ Tổ quốc” Một số hoạt động nhằm tăng cường việc PHGT TLLT tại

Trung tâm LTQG III” của tác giả Vũ Xuân Hưởng (2008).

Thứ năm, một số bài viết trên internet về hình thức tuyên truyền phục

vụ PHGT TLLT như: “Phá huy giá trị TLLT — Moi quan hệ giữa phươngthức truyền thong và hiện dai” (2019) của tác giả Hoàng Thị Phúc đăng trên Website của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 1; “Một số giải pháp nhằm phát huy

giá trị tài liệu lưu trữ tại các lưu trữ lịch sw” của tác giả Hoang Quang Cương (2016) đăng trên Website Luutruvn.com.

Có thê thấy, các công trình nghiên cứu, bài viết đã phân tích vai trò, ýnghĩa của việc PHGT TLLT, đồng thời đã đề cập đến vấn đề, mục đích, ýnghĩa, các yêu cầu cũng như nguyên tắc nhằm nâng cao giá trị TLLT ở các cơ quan, tổ chức nhất định Trong đó, các nghiên cứu đã chỉ ra những hình thứcPHGT TLLT đang được áp dụng như: cung cấp, sử dụng tài liệu tại phòngđọc, trưng bày, triển lãm cho tài liệu đến các đối tượng có nhu cầu sử dụng tàiliệu với từng lĩnh vực, ngành hoạt động cụ thé trong doi sống xã hội Từ đó,nêu lên được các mục đích sử dụng tài liệu nhằm đề xuất các biện pháp PHGT

cho khôi tài liệu nghiên cứu.

Tuy nhiên, vẫn đề PHGT TLLT tại các Trung tâm LTLS tỉnh vẫn cònmới và vẫn tồn tại khoảng trống trong nghiên cứu về PHGT TLLT nói chung

và PHGT TLLT tại Trung tâm LTLS tỉnh nói riêng với các nội dung như: nội

hàm của PHGT tài liệu; Các yêu tố tác động đến PHGT TLLT tại một co

quan lưu trữ; các biện pháp PHGT TLLT tại một LTLS Vì vậy, Luận van

của tôi kế thừa các công trình nghiên cứu hiện có và bổ sung một số nội dung mới trên cơ sở nghiên cứu thực tế tại Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình nhằm

đóng góp một hướng nghiên cứu mới trong Lưu trữ học.

6 Nguồn tài liệu tham khảo

Đề thực hiện đề tài nay, chúng tôi đã tham khảo một số nguôn tài liệu sau:

Thứ nhất, các văn bản quy định về công tác lưu trữ có nội dung đề cậpđến van đề PHGT TLLT do Nhà nước và tinh Ninh Binh ban hành như: Luậtlưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội ban hành ngày 11/11/2011; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường bảo vệ và PHGT của TLLT, Chỉ thị số 05/CT-UBND của UBND tỉnh Ninh Bình ngày 07/9/2011 về việc tăng cường quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ,

Thứ hai, các giáo trình, sách chuyên khảo, về lưu trữ học tiêu biểu nhưcuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào XuânChúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, năm 1990, Nxb Đại học và

Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội.

Thứ ba,các bài luận án tiễn sỹ, luận văn thạc sỹ, Khóa luận tốt nghiệp

có nội dung liên quan đến vấn đề PHGT TLLT trên tư liệu Khoa Lưu trữ học

va Quản tri văn phòng, trường Dai học Khoa hoc xã hội và Nhân văn — Dai

học Quốc gia Hà Nội.

Thứ tư, các kỷ yếu Hội thảo khoa học có nội dung về PHGT TLLTnhư: “76 chức và Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Nhânđán "của Truong Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại hoc Quốc gia

Hà Nội năm 2013; “Khai thác và Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của

tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu Khoa hoc Xã hội và Nhân văn - Tiềm năng,hiệu quả và giải pháp ” năm 2009; Kỷ yêu Hội nghị Khoa học Quốc tế “Tang

cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng

và bảo vệ tổ quốc ” năm 2008

Thứ năm, một số bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành về văn thư, lưu trữ, tiêu biểu như: “Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc ” của tác giả Nguyễn Cảnh

Đương, Nguyễn Minh Sơn, (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam năm 2007);

“Kinh nghiệm Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ từ một sốquốc gia và ý kiến dé xuất đối với leu trữ Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị

Thúy Bình (Tạp chí Văn thư Luu trữ Việt Nam năm 2011).

Một số bài viết trên internet có nội dung về PHGT TLLT như: “Một sốgiải pháp nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch

sử tỉnh Bắc Kạn” của tác giả Hoàng Hiền (Website sonoivu.backan.gov.vn

năm 2020); “Tang cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” của tác giả TTXVN (Website tapchicongsan.org.vn năm 2012) Ngoài ra, chúng tôi

còn sử dụng một số nguồn tài liệu tham khảo khác là một số bài viết, bài

nghiên cứu đăng trên website Van thư lưu trữ http://vanthuluutru.com/,

website Cục Van thư Lưu trữ và Nhà nước www.archives.gov.vn, và một số

website khác.

7 Phương pháp nghiên cứu 7.1 Phương pháp luận

Luận văn này được thực hiện trên cơ sở phương pháp luận của chủ

nghĩa Mác-Lê nin về chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch

sử dé làm rõ mối quan hệ giữa lý luận và thực tiễn trong PHGT TLLT

Bên cạnh đó, luận văn sử dụng phương pháp luận của lưu trữ học thông

qua việc áp dụng các nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc

toàn diện và tông hợp vào việc xem xét giá trị của TLLT và đê xuât những

giải pháp nhằm đưa TLLT đến đông đảo đối tượng có nhu cầu.

7.2 Phương pháp cụ théTrong quá trình thực hiện đề tài, tác giả sử dụng tổng hợp các phươngpháp nghiên cứu, từ nghiên cứu lý luận, khảo sát thực tế, thu thập, xử lý thôngtin, phân tích và tong hợp nhăm giải quyết các van đề lý luận và thực tiễn việcPHGT TLLT tại Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình, cụ thé:

- Phương pháp điều tra bang bang hỏi: được sử dụng dé khảo sát, đánh giá mức độ hài lòng và mong muốn của độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệuthông qua phiếu khảo sát gồm các câu hỏi cụ thé

- Phương pháp thống kê: phương pháp này được vận dụng dé tổng hop

số liệu về tình hình tài liệu, số lượng độc giả sử dụng TLLT và số lượngTLLT đã được phục vụ được nhăm đưa ra đánh giá về tình hình thực hiện

PHGT TLLT.

- Phương pháp phân tích: được vận dụng dé phân tích ưu điểm va hạnchế trong hoạt động PHGT TLLT tại Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình Từ đó,

đề xuất những giải pháp phù hợp với thực tế Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình.

- Phương pháp tổng hợp: phương pháp này dựa trên kết qua phân tíchcác bộ phận, các mặt vấn đề từ đó đánh giá toàn diện về van đề PHGT của

Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình.

- Phương pháp so sánh được sử dụng để lựa chọn những biện phápPHGT TLLT phù hợp từ các LTLS có tính chất và đặc điểm tương đương vớiLTLS tỉnh Ninh Bình; đồng thời, phương pháp này còn được sử dụng trongquá trình phân tích các số liệu thống kê trong hoạt động phục vụ sử dụng

TLLT.

- Phuong pháp thu thập va xử lý thông tin: Từ những phương pháp

khảo sát, tác giả dé tài đã tiến hành thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác

nhau như: các văn bản quy định của Nhà nước, của tỉnh, sách báo tạp chí,

internet Từ đó, phân loại và chọn lọc những thông tin liên quan đến mục

đích nghiên cứu dé xử lý thông tin và làm nỗi bật van đề nghiên cứu.

- Phương pháp phỏng vấn: được thực hiện đối với cán bộ, nhân viên tạiTrung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình và độc giả đến sử dụng TLLT tại Trung tâmLTLS tỉnh Ninh Bình dé đánh giá sâu hơn bản chất của van đề nghiên cứu

- Phương pháp sử liệu học: được thực hiện dựa trên những ghi chép,

báo cáo về tình hình PHGT TLLT đến các đối tượng độc giả từ khi Trung tâmLTLS tỉnh thành lập đến nay để nắm được nhu cầu của độc giả, từ đó đưa ra

giải pháp phù hợp với tình hình PHGT TLLT của tỉnh.

8 Đóng góp của đề tài

Về lý luận: Dé tài góp phần b6 sung lý thuyết về PHGT TLLT nhămhoàn thiện hệ thống lý thuyết về Lưu trữ học

Về ý nghĩa thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ góp phần giúp

hoạt động PHGT TLLT của Trung tâm LTLS tỉnh Ninh Bình được thực hiện

hiệu quả và đem lại lợi ích về nhiều mặt cho địa phương

9 BO cục của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, Luận văn của chúng tôi gồm có 03 phan chính như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận pháp lý về Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Chương 2: Thực trạng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm

Luu trữ lịch sử tinh Ninh Bình.

Chương 3: Giải pháp Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Luu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình.

Mặc dù đã hết sức cố gắng song luận văn của tôi không tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận được sự góp ý của Quý Thầy Cô và các bạn đề luận

văn được hoàn thiện hơn.

Xin tran trọng cảm on!

10

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ

VỀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1.1 Cơ sở lý thuyết về Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

1.1.1 Định nghĩa Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ a) Định nghĩa tai liệu lưu trữ

Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, nhà xuất bản Đại

học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội của tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn

Văn Hàm,Vương Đình Quyền (1990), thì thuật ngữ “lưu trữ” có từ thời cổđại, bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp “arch”, dùng để chỉ nơi làm việc của chínhquyên Về sau được dùng chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu [1, tr.5]

Tại một số nước Châu Âu thuật ngữ “lưu trữ” được định nghĩa là coquan hay đơn vị tô chức trong một cơ quan làm nhiệm vụ bé sung, bao quan tai liệu và tổ chức sử dung chúng vào các mục đích khoa học, kinh tế quốc dân, xã hội, văn hóa, gọi theo tiếng Việt đó là phòng, kho hoặc viện lưu trữ [1, tr.5].

Ở Việt Nam, “lưu trữ” có nghĩa rộng là lưu lại, giữ lại Đối với côngvăn, tài liệu thì “lưu trữ” có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan,đoàn thé hoặc cá nhân dé làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết [ 1, tr.6]

Về khái niệm tài liệu lưu trữ, tại Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ địnhnghĩa: “TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu

khoa hoc, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ TLLT bao gom ban sốc, bản

chính; trong trường hợp không còn bản sốc, bản chính thì được thay thé bang

ban sao hợp pháp ”.

Từ những khái niệm trên, tài liệu lưu trữ có thé được hiểu là: bản chính,bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ toàn bộ khói tai liệu hìnhthành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức va cá nhân, được bảoquản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị,

kinh tê, văn hóa, khoa học, lịch sử, của toàn xã hội.

11

b) Định nghĩa phát huy gia trị tài liệu lưu trữ

- Khái niệm phát huy:

Trong Đại từ điển Tiếng Việt của tác giả Nguyễn Như Ý, “phát huy”là: “Làm cho cái hay, cái tốt nhân thêm tác dụng, thúc day tiếp tục nảy nởnhiều hon” [28, tr.1321] Ví dụ: Phát huy sức mạnh tập thé dé hoàn thành tốt

nhiệm vụ.

Theo từ điển Tiếng Anh (Oxford Learner’s Dictionaries), “phát huy”tương đương với từ “Promote” nghĩa là thúc đây hoặc xúc tiến, với cách hiểuthứ nhất, promote có nghĩa là thúc day một cái gì đó để nó xảy ra hoặc pháttriển; với cách hiểu thứ hai, promote có nghĩa tương đương với quảng bá,

quảng cáo,

- Khái niệm giá tri:

Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ do Nhà xuất bản Hồng

Đức, Ha Nội năm 2013 giải thích “Gid tri” là cái làm cho một vật nào đó trở nên có ích lợi, có ý nghĩa là đáng quý [28, tr.375].

Từ hai khái niệm trên chúng ta có thé hiểu “Phdt huy giá tri” là sự vậnđộng, thay đổi theo chiều hướng tích cực những giá trị tốt đẹp, làm cho nó trởnên tốt đẹp hơn, ý nghĩa hơn nữa hay là sự quảng bá, quảng cáo làm cho vật

trở lên có ích, ý nghĩa hơn.

- Khái niệm Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ:

Theo tác giả Trần Hoàng, “Phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ là làmcho nhiễu người biết đến hơn và biết rõ hơn về ý nghĩa, lợi ích và sự quý giá của tài liệu lưu trữ” (12, tr.21] Với cách hiểu này PHGT được hiểu là cách thức tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá về TLLT đến công chúng.

Từ việc phân tích các khái niệm trên, chúng ta có thể hiểu phát huy giátrị tài liệu lưu trữ là hoạt động sử dụng đa dạng các hình thức tổ chức khaithác và các hình thức tuyên truyền nhằm giới thiệu đến đông đảo đối tượngđộc giả giá trị của TLLT và đáp ứng nhu cầu của xã hội về TLLT

12

Dé hiểu rõ hơn về khái niệm PHGT TLLT, chúng tôi thấy cần thiếtphải so sánh với khái niệm có liên quan là “Tổ chức khai thác, sử dụng tài

liệu lưu trữ ”.

Theo giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản của PGS.TS Vũ Thị Phụng,

Nguyễn Thị Chinh, khái niệm “to chức khai thác, sử dụng TLLT” được hiểu

là “một nghiệp vụ cơ bản của các lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng, Nhà nước, các t6 chức chính trị, xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết có trong TLTL, phục vụ các mục đích chínhtrị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính dang cua công dan” [24,tr.197] Theo khái niệm trên tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là toàn bộnhững công việc liên quan đến việc đáp ứng một cách kịp thời, đầy đủ, chínhxác các nhu cầu về sử dụng TLLT của các cơ quan, cá nhân Đây được coi làmột trong những nghiệp vụ quan trọng và là mục tiêu cuối cùng của công tác

lưu trữ.

Có thê thấy, tô chức khai thác, sử dụng tài liệu là quá trình cung cấp thông tin trong tài liệu phục vụ các yêu cầu của độc giả bằng các hình thức

khác nhau Như vậy, khái niệm khai thác, sử dụng tài liệu hẹp hơn so với khái

niệm phát huy giá trị tài liệu vì khai thác sử dụng tài liệu chỉ đơn thuần là quátrình khai thác lấy thông tin từ TLLT đáp ứng yêu cầu của độc giả Theonghĩa hiểu về PHGT TLLT đã trình bay ở trên thì tổ chức khai thác, sử dung

TLLT là một nội dung của phát huy giá trị TLLT Phát huy giá trị tài liệu

không chỉ là khai thác, sử dụng tài liệu mà còn tuyên truyền, giới thiệu thôngtin tài liệu lưu trữ đáp ứng nhu cầu của cá nhân, cơ quan, tô chức, từ đó làmcho xã hội hiểu thêm giá trị của tài liệu lưu trữ, quảng bá giá trị và tầm quan

trọng của tài liệu lưu trữ trong mọi lĩnh vực xã hội.

1.1.2 Mục đích của phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Với tình hình hiện nay, TLLT ở nhiều lưu trữ lịch sử chưa được biếtđến và sử dụng thường xuyên, Đảng, Nhà nước và cơ quan quản lý ngành

13

Lưu trữ đã có những biện pháp tích cực để PHGT TLLT Vì vậy, hoạt độngPHGT TLLT được thực hiện nhằm hướng tới các mục đích cụ thể như sau:

Một là, PHGT TLLT nhằm nâng cao giá trị của TLLT, bởi đây vốn lànhững tài liệu có giá trị được lựa chọn để lưu giữ, đóng vai trò vô cùng quantrọng trong hoạt động mỗi nganh, lĩnh vực của đời sống xã hội, thông qua cáchình thức PHGT TLLT, vai trò của TLLT sẽ được khang định va được côngchúng biết đến rộng rãi.

Hai là, PHGT TLLT nhằm phục vụ các nhu cầu của đời song — Xã hội.Điều này thể hiện ở những kiến thức, thông tin trong TLLT được ứng dụngvao cuộc sống, phục vụ lợi ich cho xã hội thông qua việc đưa TLLT ra khaithác, sử dụng đến các đối tượng có nhu cầu Kết quả của khai thác, sử dụng

TLLT là những thông tin có tính chính xác cao được đưa vảo thực tiễn cuộc

song, đem lại những lợi ích cụ thé nào đó về vật chất hoặc tinh thần góp phanthúc đây sự phát triển của xã hội.

Ba là, PHGT TLLT nhằm quảng bá bản sắc văn hóa, lịch sử địaphương và đất nước Thông qua TLLT những bằng chứng về lịch sử, những

nét đẹp văn hóa dân tộc qua các thời ky được lưu lại Cùng với việc PHGT

TLLT những bằng chứng, nét đẹp đó được quảng bá bang các hình thức khácnhau đến đông đảo đối tượng độc giả trong và ngoài nước tao vị thé của địaphương, đất nước Việt Nam đến với thế giới

Bốn là, PHGT TLLT nhằm xây dựng và phát triển đất nước Tại Thôngđạt số 1-C/VP ngày 03/01/1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nhân mạnh TLLT

“có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia ” Báo cáo chính trị củaBan chấp hành Trung ương Đảng khóa IX tại ĐHĐBTQ lần thứ X diễn ra tại

Hà Nội ngày 18 - 25/4/2006 và Chỉ thị số 05/2007/CT-Ttg của Thủ tướngChính phủ cũng đã đề cập đến vấn đề bảo vệ và PHGT TLLT Sau 14 nămthực hiện Chỉ thị của Thủ tướng, năm 2020 tại Hội nghị trực tuyến toàn quốctriển khai nhiệm vụ ngành Nội vụ, Phó Thủ tướng thường trực Chính phủ

14

Trương Hòa Bình đã yêu cầu “phat huy giá trị tài liệu lưu trữ, nhất là các tàiliệu có gia trị đặc biệt đã ton tại hang trăm năm ”[3I |.

1.1.3 Nguyên tắc Phát huy giá trị tài liệu lưu trữViệc Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cần đảm bảo những nguyên tắc sau:a) Nguyên tắc chính trị

Tài liệu lưu trữ là tài sản chung của dân tộc, có giá trị quan trọng đốivới sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Té quốc TLLT được Nhà nước quan lý tập trung thống nhất trong hệ thống các kho, các trung tâm lưu trữ từ Trung ươngđến các địa phương nhằm phục vụ rộng rãi cho các nhu cầu khai thác, sử dụng

chính đáng Vì vậy, khi thực hiện PHGT TLLT cũng không được vượt ra ngoài những quy định chung đó.

Việc tuân thủ nguyên tắc chính trị thể hiện việc trước khi xem xét, lựachon tài liệu dé đưa ra phát huy giá trị đòi hỏi cơ quan lưu trữ cần lựa chọn tài liệu có nội dung đảm bảo an ninh cho địa phương và quốc gia, không ảnh hưởng đến chế độ, Đảng và Nhà nước hay những quyền lợi hợp pháp khác của tổ chức hoặc cá nhân

Bản chất của nguyên tắc này được thể hiện ở chỗ việc tổ chức, lựachọn, bảo quản và PHGT TLLT trước hết phải xuất phát từ lợi ích của giaicấp và giá trị của tài liệu là giá trị phục vụ cho giai cấp lãnh đạo (cầm quyền),song không nên nhìn nhận giá trị tài liệu một cách cứng nhắc và máy móc.Trong PHGT TLLT chúng ta cần vận dụng nguyên tắc này, tuy nhiên, ta

không nên áp đặt giá trị cho tài liệu một cách chủ quan, tuỳ tiện (tức là gán

ghép cho tài liệu mà bản thân nó không có giá trị dé phát huy)

b) Nguyên tắc lịch sử Mỗi TLLT đều có hoàn cảnh ra đời và tồn tại trong những bối cảnh lịch

sử nhất định Điều này được thể hiện ở yếu tố nội dung hoặc vật mang tincũng chứa đựng những dấu ấn của thời kỳ lịch sử sản sinh ra nó Do đó, cầnđặt tài liệu trong bối cảnh lịch sử để đánh giá giá trị của TLLT nhăm xây

15

dựng kế hoạch PHGT TLLT phù hợp.

Nguyên tắc lich sử chi phối và quyết định đến giá trị của TLLT, vì vậy

người làm công tác PHGT TLLT không được dùng ý chi chủ quan của cá

nhân dé đánh giá giá trị TLLT mà phải đặt tài liệu vào bối cảnh lich sử sảnsinh ra nó để đánh giá đúng giá trị của nó Khi đánh giá đúng giá trị của

TLLT sẽ xây dựng được những biện pháp PHGT TLLT phù hợp.

Nguyên tắc lịch sử được vận dụng dé lựa chọn TLLT 6 từng giai đoạn lịch sử phù hợp dé xay dung ké hoach PHGT Nhu vay, dé van dung nguyéntắc này trong PHGT TLLT người làm công tác PHGT TLLT cần phải có kiếnthức về lịch sử và kiến thức về sử liệu học, văn ban học, ngôn ngữ hoc dé đảmbảo tính chân thực và giá trị của TLLT đúng với những gì TLLT thể hiện

c) Nguyên tắc toàn diện tổng hop

“Phương pháp toàn điện đòi hoi khi nghiên cứu, xem xét đánh giá tai

liệu phải tính đến đặc điểm bên trong và đặc điểm bên ngoàäi ”[12, tr.25] Mỗi tài liệu được sản sinh ra không chỉ được sử dụng trong một lĩnh vực duy nhất,một mục đích duy nhất và không chỉ mang một chức năng duy nhất Từ đó,giá trị của tài liệu phải được xem xét dưới nhiều góc độ theo nhiều mối quan

hệ khác nhau.

“Phương pháp tổng hợp đòi hỏi không chỉ nghiên cứu một tài liệu màphải nghiên cứu những tài liệu liên quan khác, thậm chí một số phông củacác tổ chức khác ”[12 tr.26] Giá trị của tài liệu chỉ được đánh giá một cách

khách quan, chính xác khi và chỉ khi tài liệu đó được đặt trong mối quan hệ

với những tài liệu khác Chúng ta không bao giờ xem xét được hết các mỗi quan hệ của tài liệu, mà chỉ là một số mối quan hệ chủ yếu giữa các tài liệu cũng như các giá trị cơ bản của chúng dé có thể đánh giá giá trị tài liệu déphát huy một cách khoa học nhất

Vận dụng nguyên tắc toàn diện tổng hợp trong PHGT TLLT thì điều

quan trọng đâu tiên đòi hỏi các cơ quan lưu trữ cân phân tích rõ giá tri trên

16

nhiều phương diện như: kinh tế, văn hóa, khoa học, Để phát hiện đượcnhững mặt khác nhau trong ý nghĩa của chúng và tránh được những kết luậnphiến diện Từ đó, có thé dé xác định được cách thức PHGT phù hợp đối với

từng loại hình tài liệu, từng nội dung tài liệu.

1.1.4 Nội dung phát huy gia trị tài liệu lưu trữ

Hiện nay chưa có một văn bản hay tài liệu nào quy định cụ thể về nộidung của PHGT TLLT Tuy nhiên, sau khi nghiên cứu, tổng hợp các quyđịnh, bài viết và tổng kết thực tiễn về PHGT TLLT, chúng tôi xin đưa ra nộidung cơ bản của PHGT TLLT gồm các vấn đề chính như sau:

a) Nghiên cứu nhu cau về tài liệu lưu trữTheo Philip Kotler “Nhu cau cud con người là một trạng thải cảm giácthiếu hụt một sự thỏa mãn cơ bản nào đó”[22 tr.9] Vậy, nhu cầu là nhữngmong muốn của con người về một thứ gì đó mà con người cảm nhận được, trong chiến lược hoạt động của một cơ quan, tô chức việc xác định nhu cầu là điều kiện thành công của cơ quan Với các cơ quan LTLS việc xác định rõ rang và chính xác nhu cau của người sử dụng giúp co quan tổ chức hoạt độngchuyên môn thuận lợi và TLLT được phát huy tối da giá trị Nghiên cứu nhucầu đến tất cả các đối tượng (người đã sử dụng TLLT, người chưa từng sửdụng) dé tìm ra và thỏa mãn mong muốn của các đối tượng

Trong thực tế, các cơ quan quản lý TLLT muốn tài liệu phát huy đượchết những giá trị của nó, đáp ứng nhu cầu của xã hội, cần phải xác định được

nhu cầu của độc giả, gồm: Nhu cầu về mức độ thông tin (bản gốc, bản sao, bản

chứng thực, thông tin giới thiệu ); Nhu cầu về các phông lưu trữ; Nhu cầu vềcách thức cung cấp thông tin; về mục đích sử dụng; Nhu cầu về các dịch vụ hỗtrợ (tra tìm tài liệu, lập mục lục hồ sơ, tư vấn, chuyền phát nhanh)

Việc xác định nhu cầu sử dụng TLLT có thé được thực hiện bằng nhiềuhình thức khác nhau, như: phỏng vấn, xây dựng và phân tích cơ sở dữ liệu vềđộc giả, tương tác thường xuyên với độc giả, nhăm mục đích tìm kiếm thông

17

tin về các mong muốn cũng như các nhu về TLLT giúp nhà quản lý xác địnhđược giải pháp thỏa mãn các nhu cầu đó Cụ thé:

- Phỏng van (rực tiếp hoặc theo bảng hỏi): Phương pháp này được thựchiện với một người hoặc một nhóm người theo những câu hỏi đã được chuẩn bịsan Người được hỏi sẽ trả lời ý kiến của mình bang hình thức tương tác trực tiếp với người hỏi hoặc đánh dấu vào các ô tương ứng theo một quy ước nào đó trên bang hỏi được in sẵn Dựa trên các câu trả lời của người được phỏng vấn,

cơ quan quản lý TLLT phân tích và xác định các nhu cầu của độc giả

- Xây dung và phân tích cơ sở dit liệu về độc giả: Trên cơ sở những sốliệu sẵn cơ quan lưu trữ xây dung cơ sở đữ liệu cụ thé về người sử dụng TheoThông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 quy định về việc sử dụng tàiliệu tại Phòng đọc của các LTLS, mỗi khi đến sử dụng TLLT tại cơ quanLTLS, người sử dụng bắt buộc phải điền các thông tin cá nhân vào một số giấy tờ sau: “Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu” và “Phiếu yêu cau đọc tài liệu ”,

“Phiếu yêu câu sao tài liệu”, “Phiếu yếu cầu chứng thực tải liệu ” Đây lànhững thông tin quý giá giúp các cơ quan lưu trữ năm bắt được tần suất sửdụng tài liệu của từng độc giả tại cơ quan; tần suất sử dụng của từng hỗsơ/phông tài liệu; mục đích khai thác chính; đối tượng phô biến có nhu cầu sửdụng tài liệu từ đó có những chính sách phù hợp với từng nhóm đối tượng

cụ thé sử dụng tài liệu, cũng như năm bắt được nhu cầu về các Phông lưu trữ,nhu cầu về mức độ thông tin trong tải liệu

- Tương tác thường xuyên với người sử dụng thông qua các kênh khác

nhau: Bên cạnh việc thống kê thông tin của độc giả từ những số liệu sẵn có tại

Trung tâm, thì cơ quan lưu trữ cũng thường xuyên tương tác với độc giả qua

các kênh thông tin, như: phỏng vấn nhanh độc giả, gọi điện trực tiếp cho độcgiả, hòm thư góp ý hoặc đăng tải phiếu khảo sát trên công thông tin điện tử,trên facebook, gửi email đề nghị độc giả tham gia, Việc tương tác thường

xuyên với người sử dụng giúp các cơ quan lưu trữ năm được những nhu cau

18

của người sử dụng và điều chỉnh những hình thức PHGT TLLT phù hợp vớimong muốn của người sử dụng tài liệu, đồng thời xây dựng được các dịch vụ

hỗ trợ (tra tìm tài liệu, lập mục lục hồ sơ, tư vấn, chuyên phát nhanh) đápứng nhu cầu của độc giả

Những thông tin được thu thập qua các phương pháp khảo sát cần đượctập hợp và xử lý để có những đánh giá chính xác giúp cơ quan lưu trữ đưa racác quyết định gần với nhu cầu của người sử dụng hơn Ví dụ: Cơ quan lưutrữ có thé sử dụng phần mềm chuyên dụng dé giúp lưu trữ xác định đượcnhóm độ tuổi chủ yếu; nghề nghiệp; cơ quan làm việc chủ yếu; địa bàn cư trúchủ yếu; nhóm tài liệu chủ yếu; phương pháp tiếp cận thông tin; thời giankinh nghiệm tiếp cận với lưu trữ; các nhân tố ảnh hưởng

b) Lập kế hoạch Phát huy giá trị tài liệu lưu trữCăn cứ vào chủ trương, đường lối của Đảng, Nhà nước, của ngành hoặc của địa phương, cơ quan lưu trữ sẽ xây dựng một kế hoạch PHGT TLLT cu thé.

Kế hoạch đó cần thể hiện rõ lộ trình, phương thức thực hiện, dự toán kinh phí

và phân công trách nhiệm tô chức PHGT TLLT cho từng tổ chức và cá nhân.

- Các loại kế hoạch PHGT TLLT: kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn.

- Nội dung kế hoạch PHGT TLLT: xác định rõ về hình thức tổ chức sửdụng TLLT, các hình thức tuyên truyền, giới thiệu TLLT, thời gian thực hiện,chủ thê thực hiện và yêu cầu

- Yêu cầu của việc lập kế hoạch PHGT TLLT phải đảm bảo: tính kháchquan, tính kế thừa, tính khả thi và tính hiệu quả

+ Tính khách quan: thê hiện ở việc PHGT TLLT phải được xây dựng phùhợp với năng lực của cơ quan, tổ chức Năng lực của tổ chức được biểu hiện ra ở

sé luong va chat luong cua nguồn nhân lực, tiềm lực về tài chinh, và mục tiêu

được xây dựng phải phù hợp với nhu cầu của xã hội, của từng địa phương đó

+ Tính kế thừa: Khi lập kế hoạch PHGT TLLT, các nhà quản lý phải kếthừa những yếu tô hợp lý của kế hoạch trước

19

+ Tính khả thi: Kế hoạch không phải là những ý tưởng có tính phi hiệnthực mà nó phải mang tính thực tế Xây dựng kế hoạch PHGT TLLT gắn vớinhững chỉ tiêu đúng đắn dé thực hiện, dé ra những cách thức tối ưu để đạt tới,găn liền với những con người được phân công phù hợp, đồng thời phải gắnvới những điều kiện về cơ sở vật chất — kỹ thuật và tài chính xác định mà cơ quan đó có thể đáp ứng được Có như vậy, kế hoạch mới đảm bảo được thực

thi hiệu quả.

+ Tính hiệu quả: Dé đạt hiệu quả trong việc thực thi kế hoạch PHGTTLLT, nhà quản lý cần phải lựa chọn, đầu tư cho đầu vào một cách thích đángđảm bảo trên cơ sở sử dụng nguồn lực ít nhất và tiết kiệm thời gian tối ưu

- Quy trình lập kế hoạch PHGT TLLT bao gồm các bước cụ thể như sau:+ Phân tích bối cảnh thực hiện lập kế hoạch, gồm: yếu tố bên trong tôchức (yếu tố về con người, nguồn tài liệu, nguồn lực tài chính, ) và yếu tố bên ngoài tổ chức (căn cứ pháp lý, nhu cầu xã hội, ) Như các LTLS ở trung ương được thành lập sớm, có nguồn nhân lực có kinh nghiệm, nguồn tài liệu phong phú về nội dung đây là các yếu tố thuận lợi cho xây dựng kế hoạch.Ngược lại LTLS tỉnh chủ yếu mới thành lập, nguồn tài liệu thu về còn hạnchế, hệ thống văn bản của tỉnh về công tác lưu trữ còn chưa day đủ, Việcphân tích các yếu tô này giúp các LTLS thiết lập các mục tiêu cụ thể và giảipháp thực hiện dé kế hoạch đảm bảo tính thực tiễn

+ Xác định rõ mục tiêu của PHGT TLLT: Thông thường, kế hoạch

PHGT TLLT thường hướng tới dam bảo việc tô chức thực hiện có hiệu quả

các hình thức khai thác, sử dụng TLLT va truyền tải các nội dung và giá tri,

cũng như đáp ứng nhu cau của độc giả.

+ Xây dựng các phương án, giải pháp thực hiện kế hoạch nhằm đảm bảođạt được mục tiêu đề ra, như: đầu tư nguồn lực tài chính, đề xuất nhân sự,nguồn TLLT,

c) Tổ chức thực hiện kế hoạch Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

20

Tổ chức thực hiện kế hoạch PHGT TLLT gom các hoạt động sau:

- Phân công nhiệm vụ: Phân công trách nhiệm cụ thể của cá nhân (Lãnhđạo cơ quan LTLS) và cơ quan phối hợp thực hiện

- Xác định các nguồn lực cần thiết cho công tác phát huy giá trị (nguồn

nhân lực, vật lực và tài lực).

- Theo dõi, đôn đốc: Thành lập Đoàn giám sát theo dõi tiến độ và kết

quả thực hiện, báo cáo kip thời những phát sinh trong quá trình thực hiện.

- Hướng dẫn, trợ giúp: Giải quyết những van đề khó khăn, phát sinh

trong quá trình thực hiện.

- Kiểm tra, đánh giá: Kiểm tra định kỳ, đột xuất đối với các tổ, bộ phậnthực hiện đề có những đánh giá khách quan và trung thực tránh bệnh thành tích

d) Tổng kết và rút kinh nghiệmTổng kết và rút kinh nghiệm trong PHGT TLLT cần thực hiện theotừng giai đoạn như hàng quý, hàng năm dé có những điều chỉnh cho phù hợpvới tình hình thực tế của cơ quan Việc tổng kết và rút kinh nghiệm giúp các

cơ quan lưu trữ hoàn thiện được phương thức phục vụ, cơ sở vật chất, thái độphục vụ, các thủ tục hành chính về nội dung, thành phần hồ sơ, tài liệu có đápứng được nhu cầu của độc giả Qua đó, các lưu trữ sẽ xác định, điều chỉnhphù hợp các biện pháp tiếp theo dé tai liệu lưu trữ được phát huy tương xứngvới tiềm năng và giá trị của chúng trong Kế hoạch sau

1.1.5 Trách nhiệm thực hiện Phát huy gia trị tài liệu lưu trữ

Hoạt động PHGT TLLT gắn liền với cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu lưu

trữ Theo đó, cơ quan quản lý ngành lưu trữ chỉ đóng vai trò chỉ đạo, việc thực

hiện thuộc về cơ quan đang trực tiếp quản lý TLLT Vì vậy, trách nhiệm thựchiện PHGT TLLT sẽ thuộc về từng cá nhân tại cơ quan quản lý tài liệu, cụ thể:

a) Người đứng dau Lưu trữ lịch sửNgười đứng đầu Trung tâm LTLS có trách nhiệm tham mưu lãnh đạo

Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch, sắp xếp bộ máy nhân sự, trang thiết bị làm việc

21

tại Trung tâm đảm bảo thực hiện PHGT TLLT theo chức năng, nhiệm vụ

được giao và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Sở Nội vụ và UBND tỉnh về

toàn bộ hoạt động của Trung tâm trong lĩnh vực lưu trữ nói chung và hoạt động PHGT TLLT nói riêng

phòng chức năng cùng thực hiện hoạt động PHGT va chỉ dao, phân công viên chức thực hiện hoạt động PHGT.

c) Người làm lưu trữ (lưu trữ viên)

Người làm lưu trữ có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu LTLS

và tham gia trực tiếp vào thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan nói chung vànghiệp vụ PHGT TLLT tại LTLS cấp tỉnh nói riêng Bởi họ chính là nhữngngười hiểu rõ nhất giá trị của TLLT cũng như tập hợp được day đủ các thôngtin về nhu cầu sử dụng tài liệu Từ đó, người làm lưu trữ sẽ có những đề xuấtchính xác nhất trong việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, như: nhu cầu sửdụng tài liệu của độc giả, khối tài liệu độc giả khai thác thường xuyên, mongmuốn của độc giả, các trang thiết bị phục vụ độc giả,

d) Các nhân viên khác trong cơ quan

Các nhân viên khác trong cơ quan hầu hết đến từ phòng Hành chính — Tổng hợp, có thé kế đến như: nhân viên kế toán, nhân viên văn thư, lưu trữ,nhân viên phục vụ, có trách nhiệm phối hợp với người làm lưu trữ thựchiện các nhiệm vụ được lãnh đạo giao cho về PHGT TLLT

Như vậy, có thể thấy, toàn bộ các cá nhân đóng vai trò quan trọngtrong việc PHGT TLLT để thực hiện các công việc như: Tham mưu, định

22

hướng xây dựng kế hoạch, tổ chức quan lý công tác PHGT TLLT hiệu quả,đồng thời, triển khai áp dụng thành tựu khoa học công nghệ nhằm phát huy

hơn nữa giá trị của TLLT.

1.2 Cơ sở pháp lý

Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ có một hành lang pháp lý vững vàng, thểhiện bang việc Nha nước đã ban hành các văn bản làm căn cứ dé triển khai

thực hiện việc phát huy giá trị tài liệu được hiệu quả mặt khác giúp cho độc

giả (người có nhu cầu) tiếp cận, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, thuậntiện, - Chi thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ

về việc tăng cường và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ;

- Quyết định số 249/QĐ-BNV ngày 26/3/2007 của Bộ Nội vụ về banhành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg;

- Kế hoạch số 218/KH-VTLLNN ngày 05/4/2007 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ về

việc quy định sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

Có thé thay Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là văn

bản quan trọng trong đạo các cơ quan lưu trữ thực hiện nghiên cứu, ứng dụng

thành tựu khoa học công nghệ vào việc khai thác TLLT; bố trí diện tích déthường xuyên tô chức triển lãm, trưng bày TLLT; tổ chức giải mật theo quy

23

định, chủ động công bố giới thiệu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai

thác sử dụng TLLT được nhanh chóng, hiệu qua.

Trong Quyết định số 579/QD-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phêduyệt Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm

2030 Trong đó, xác định các mục tiêu cụ thé về khai thác sử dụng TLLT như sau: Đến năm 2020, “10% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng, 30% hồ sơ tài liệu được công bó, triển lãm giới thiệu cho công chúng; bình quân hàng năm, phục vu 10.000 lượt ngườinăm đến khai thác sử dụng TLLT” Đến năm 2030,các con số trên lần lượt là 50% hồ sơ lưu trữ, 50% hồ sơ tài liệu và 20.000 lượt

nguoi/nam, “trong đó 20% thông tin của TLLT (thuộc diện sử dụng rộng rãi)

được cung cấp trên mạng diện rộng của ngành Văn thư, Lưu trữ để phục vụ nhucâu khai thác sử dụng của công chúng” Bản quy hoạch cũng yêu cầu cơ quanlưu trữ hoàn thiện hệ thống công cụ tra tìm truyền thống và đây mạnh việc xây

dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng trong toàn ngành.

Các văn bản trên vừa là căn cứ pháp lý, vừa là định hướng giúp công

tác PHGT TLLT nói riêng cũng như công tác lưu trữ nói chung của nước ta

1.3.1 Kinh nghiệm Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ Quốc giaa) Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I — tiên phong đưa tài liệu lưu trữ lên

24

mạng xã hội và tổ chức trưng bày, triển lãm quy mô theo chủ đề

Thứ nhất, sử dụng đa dang các phương tiện truyền thông để quảng bá,giới thiệu về TLLT

Khi nhắc đến Trung tâm LTQG I, ta nói ngay đến sự tiên phong PHGTTLLT bang các phương thức hiện dai Điều đó được thé hiện băng việc Trungtâm đã áp dụng các phương thức mới, hiện đại vào quảng bá, tuyên truyền

hình anh của TLLT cũng như của Trung tâm như: xây dựng website, fanpage,

facebook, youtube, google +, google maps, twitter dé thực hiện PHGT

TLLT trên mang xã hội.

Website Trung tâm LTQG I: được thiết lập từ cuối năm 2015, với tênmiền luutruquocgial.org.vn gồm các chuyên mục chính: tin tức, sự kiện vềhoạt động của Trung tâm; Châu bản triều Nguyễn; các bài công bố giới thiệu,công tác nghiệp vụ; ấn phẩm lưu trữ Website ra đời giúp Trung tâm quảng báhình ảnh; tuyên truyền, phổ biến, giới thiệu về giá trị TLLT cũng như nộidung, thành phần tài liệu đang bảo quản; thu hẹp khoảng cách giữa Lưu trữvới công chúng, giúp công chúng dé dang tìm kiếm và tiếp nhận TLLT mộtcách nhanh chóng, thuận tiện, góp phần tăng cường hiệu quả của công tác

PHGT tai liệu.

Fanpage facebook Trung tam LTQG I: được lập vào thang 01/2016

nhằm giới thiệu tuyên truyền TLLT liên thông với đường link những bài giớiviết đăng tải trên trang website Trung tâm

Facebook Trung tâm LTQG I: lập tài khoản facebook từ tháng 01/2016.

Nội dung facebook của Trung tâm trong thời gian qua là dẫn lại link những

tin đã đăng trên cổng thông tin điện tử của Trung tâm, nhằm quảng bá hình

ảnh của Trung tâm.

Youtube: Được chính thức thành lập năm 2017, trang Youtube của

Trung tâm LTQG I đến nay đã thu hút gần 520.000 lượt xem, gần hơn 3000người đăng ký Kênh đã đăng tải trên 150 clip giới thiệu về TLLT và các hoạt

25

động của Trung tâm Đây cũng là một kênh thông tin rất quan trọng, một số

clip được đăng tải trên trang.

Google maps: xác định vị trí Trung tâm trên công cụ tìm kiếm google

là một điểm đến nghiên cứu tải liệu, tham quan Trung tâm đã quảng bá hình

ảnh và TLLT hiện bảo quản tại đây,

Các mạng xã hội khác: Cũng trong năm 2016, Trung tâm LTQG I đã

thiết lập các tài khoản Twitter, google plus để dẫn lại link những thông tin

như tin, bai, video đã đăng trên website Trung tâm.[32]

Thứ hai, sang tạo trong triển lãm tài liệu lưu trữ

Trung tâm đã tô chức hàng chục cuộc trưng bày, triển lãm về TLLT vớicác chủ đề khác nhau, như: Triển lãm “Kiến trúc các công trình xây dựng tại

Hà Nội 1875-1945” năm 2009; Triển lãm “Quan hệ Việt Nam-Pháp qua bonthé ky” năm 2013.v.v được khách tham quan đánh giá cao về tính quy mô,giá trị tài liệu đối với việc nghiên cứu và học tập Các TLLT (ban đồ, tư liệu,

hình ảnh, hiện vật) được trưng bày, bố trí rất sinh động, khoa học, có thuyết

minh, hướng dẫn giúp khách tham quan có điều kiện được trực tiếp đến tìmhiểu, tham quan và có thêm cái nhìn cụ thể, khách quan hơn về các nguồn tư

liệu lịch sử quý báu đang được lưu trữ tại Trung tâm.

Thứ ba, phối hợp với các cơ quan khác dé tăng hiệu quả Phát huy giá

tri tài liệu lưu trữ.

Nhằm khai thác thế mạnh từ các nguồn lực nội tại, Trung tâm LTQG I

đã phối kết hợp với các cơ quan (Bảo tàng Hà Nội, Thư viện, ), đơn vị cóliên quan dé cùng hợp tác, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm, giúp đỡ dé các cuộctrưng bày, triển lam đạt được kết quả tốt, tiền tới Lưu trữ sẽ là điểm đến trong mắt của công chúng.

Như vậy, với những kết quả đạt được tại Trung tâm LTQG I cho thấy,

TLLT nếu chỉ được phát huy theo phương thức truyền thống mà không được

tuyên truyên, quảng bá một cách sâu rộng, khoa học trên các mạng xã hội thì

26

lượng độc giả tiếp cận được không nhiều, hiệu quả khai thác không cao.Nhưng đồng thời cũng cần phối hợp các phương thức truyền thống dé độc giakhông chỉ dừng lại ở việc tiếp cận thông tin mà có thé sờ, nắm và nhìn trựctiếp các loại hình TLLT Bên cạnh đó, cũng cần có những phương án đảm bảobảo quản an toàn TLLT đối với tài liệu hạn chế đối tượng tiếp cận.

Một số hình ảnh về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưutrữ Quốc gia I (Phu lục 01)

b) Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV — cơ quan dau tiên tổ chức khu

trưng bày thường xuyên tài liệu lưu trữ

Thứ nhất, xây dựng khu trưng bày triển lãm chuyên nghiệp và quy mô lớn

Dé giới thiệu nguồn tài liệu quý đến rộng rãi với công chúng, những nămgần đây, Trung tâm LTQG IV đã tổ chức các hoạt động triển lãm, đầu tư làmmới nhiều chương trình, làm mới các không gian trưng bày, đi kèm các hoạtđộng tuyên truyền quảng bá rộng rãi, nhờ vậy, lượng khách đến tham quan tạiTrung tâm không ngừng tăng lên Đến năm 2007, sau 05 năm chuẩn bị, Trungtâm LTQG IV chính thức mở cửa phòng trưng bày triển lãm thường xuyên Đây

là cơ quan đầu tiên mở khu trưng bày TLLT với quy mô lớn, thường xuyênnhằm giới thiệu đến công chúng tài nguyên quý giá của dân tộc là TLLT

Thứ hai, mở dịch vụ tham quan cho khách du lịch.

Đến với Trung tâm LTQG IV, độc giả và khách thăm quan có thé vàothăm quan khu trưng bay TLLT miễn phí Ngoài những TLLT quốc gia tiêubiểu tại các nơi khác, độc giả và khách thăm quan có thể chiêm ngưỡng 34.618 tam Mộc bản triều Nguyễn — những tam gỗ quý được khắc chữ Hán và chữ Nôm ngược để in thành sách Tại phòng trưng bày độc giả và khách thăm quan có thể cầm trực tiếp tắm Mộc bản được phục chế như thật trên tay hay

chụp ảnh cùng chúng.

Thứ ba, tăng cường quảng bá bằng nhiều kênh thông tin đa dạng

Trung tâm LTQG IV đã hợp tác với các công ty du lịch cung cấp thông

27

tin, hình ảnh về Trung tâm cho du khách, giúp khách du lịch có thêm nhiều sựlựa chọn Trong quảng bá, các công ty sẽ giới thiệu những điểm du lịch tạiLâm Đồng, trong đó có Trung tâm LTQG IV vào tờ rơi dé phát tại các kháchsạn, nhà hàng, sân bay để đây mạnh công tác quảng bá, hình ảnh Trung tâm,

cũng như TLLT đang được bao quan tại đây.

Ngoài ra, hiện nay tại Trung tâm đã đưa hệ thống thuyết minh tự độnghai ngôn ngữ gồm tiếng Việt và tiếng Anh vào sử dụng cho du khách, đặc biệt

là khách người nước ngoài.

Với lợi thế năm trên địa bàn tỉnh Đà Lạt — một tỉnh du lịch nên Trungtâm LTQG IV thực hiện rất nhiều hoạt động nhằm thu hút độc giả cũng nhưkhách tham quan trong và ngoài nước với mục tiêu biến Trung tâm thànhđiểm đến yêu thích không chỉ cho các nhà nghiên cứu học sinh, sinh viên màcòn cho toàn thé công chúng đến tìm hiểu về lịch sử, văn hóa Việt Nam Đến

với phòng Trưng bay thường xuyên của Trung tâm như: thường xuyên thực

hiện việc thay đối làm mới tại khu trưng bày, mỗi năm thực hiện các chuyên

dé khác nhau, có chỉnh sửa, bố sung.

Bên cạnh đó, Trung tâm đã phối hợp rất tốt với ngành giáo dục trong vàngoài tỉnh, các trường học trên địa bản, nhằm đưa sinh viên, học sinh, cácđoàn thực tập đến đây tham quan, nghiên cứu dé tuyên truyền, quảng bá về

các giá trị TLLT hiện dang bảo quản tai Trung tâm.

Có thé thay, Trung tâm LTQG IV đã phát huy được những tiềm năng

và lợi thế săn có của mình đề tạo tiền đề trong việc quảng bá, tuyên truyền giátrị khối TLLT đang bảo quản tại Trung tâm Từ kinh nghiệm của Trung tâmLTQG IV, các cơ quan lưu trữ có thé phân tích, tìm kiếm lợi thé của cơ quanmình dé có những phương án PHGT TLLT phù hợp với thực tế của cơ quan

Một số hình ảnh về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưutrữ Quốc gia IV (phụ luc 02)

1.3.2 Kinh nghiệm Phát huy giả trị tài liệu lưu trữ tại một số Lưu trữ

28

lịch sử cấp tỉnh

Thực hiện hướng dẫn của Bộ Nội vụ, các tỉnh đã thành lập các Trung

tâm Lưu trữ lịch sử để bảo quản và phát huy giá giá trị của tài liệu lưu trữ củatỉnh Trong phạm vi của Luận văn chúng tôi lựa chọn một sé Trung tam LTLStinh tiêu biểu có vị tri địa lý, nguồn lực tương đương với Trung tâm LTLStinh Ninh Bình nhưng đã phát huy triệt để nguồn lực trong PHGT TLLT dé

học hỏi kinh nghiệm.

a) Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Tuyên Quang

Thứ nhất, quan tâm tới công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ

Tuyên Quang là một tỉnh gắn với nhiều sự kiện lịch sử nên ngay saukhi đi vào hoạt động, Trung tâm LTLS tỉnh Tuyên Quang đã tiến hành thuthập những tài liệu có gia tri tại các cơ quan, tô chức trên địa bàn tỉnh Đồngthời, xây dựng kế hoạch sưu tầm các tài liệu liên quan đến sự tổ chức bộ máy các co quan hành chính tỉnh từ năm 1946 — 1992; tài liệu về bầu cử tỉnh từnăm 1985 — 2004; địa giới hành chính tỉnh giai đoạn phong kiến - triềuNguyễn, giai đoạn 1953 — 2006 Tính đến nay, Trung tâm LTLS tinhdang bảo quản hơn 1000 mét giá tài liệu tương đương gần 5000 hồ sơ có giá trị vềmọi mặt đời sống — xã hội như: quá trình thành lập tỉnh Tuyên Quang, giá trị

lịch sử cuộc cách mạng Việt Nam, sự ra đời Đảng Cộng sản Việt Nam, cuộc

kháng chiến gian khổ anh dũng của dân tộc ta trong từng giai đoạn lịch sử

Thứ hai, sử dụng đa dang các kênh thông tin dé công bó tài liệu lưu trữ.Nhận thấy, mỗi hồ sơ là một công trình nghiên cứu và không dé tinhtrạng tài liệu chết, Trung tâm LTLS tỉnh Tuyên Quang đã day mạnh tổ chứcPHGT TLLT tại LTLS tỉnh, trong đó nôi bật là lựa chọn những tài liệu có giátrị lịch sử đưa ra công bố Trung tâm đã sử dụng nhiều phương thức công bốnhư: viết bài công bố tài liệu, biên soạn các bài viết giới thiệu về công tác lưu

trữ, TLLT trên các phương tiện thông tin đại chúng, xây dựng phim phóng sự

giới thiệu TLLT cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin, internet, số

29

hóa tài liệu nhằm giúp các cơ quan và cá nhân nắm được những thông tin vềtài liệu đang bảo quản tại LTLS tỉnh, qua đó họ có thê tiếp cận và sử dụngtheo từng yêu cầu cụ thê.

Việc công bố TLLT đã giúp Trung tâm LTLS tỉnh Tuyên Quang quảng

bá, giới thiệu rộng rãi giá trị của TLLT dé xã hội biết, đến khai thác, đồngthời tuyên truyền giáo dục truyền thống đạo đức cách mạng cho thế hệ trẻ,góp phan thực hiện các chính sách, chủ trương, đường lỗi của Dang va Nhànước; khôi phục các công trình, góp phan phát triển kinh tế, xã hội,

Bên cạnh đó, việc thực hiện triệt dé cách thức công bố TLLT đã giúpTrung tâm quảng bá hình ảnh, tuyên truyền phô biến giới thiệu về nội dung,thành phần TLLT đang bảo quản tại Trung tâm, ngoài ra, còn giúp thu hẹp

khoảng cách giữa cơ quan lưu trữ với độc giả Từ đó, độc giả tìm Trung tâm

LTLS tỉnh Tuyên Quang nhiều hơn với nhiều mục đích khác nhau như nghiêncứu khoa học, giải quyết chế độ chính sách hay chỉ đơn giản tìm hiểu về lịch sử.

b) Trung tâm Luu trữ lịch sử tinh Bình Dinh

Một là, Tích cực tuyên truyền, giới thiệu TLLT đến với công chúng.

Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bình Định là đơn vi sự nghiệp công lập trực

thuộc Văn phòng UBND tỉnh được thành lập từ năm 2007 Từ khi thành lập

đến nay, Trung tâm LTLS tỉnh Bình Định đã có những bước phát triển mạnh

mẽ và ngày càng trưởng thành về mọi mặt Có thé khang định rang, Trung

tâm LTLS tỉnh không chi là nơi lưu giữ, PHGT TLLT lịch sử của tỉnh, còn là

địa chỉ lưu trữ có uy tín để các bạn bè đồng nghiệp cả nước đến tham quan và

chia sẻ nghiệp vụ.

Hằng năm, đều lên kế hoạch cho việc tổ chức tuyên truyền, giới thiệu

TLLT theo những chu đề nhất định dựa trên nhiệm vụ chính của địa phương

Từ đó, lên kế hoạch sưu tầm tìm kiếm những tải liệu quý hiếm có giá trị cao

để tuyên truyền, giới thiệu, tạo điều kiện giúp cho các nha nghiên cứu, moitầng lớp nhân dân tiếp cận trực tiếp được với những TLLT là bản chính, bản

30

gốc và qua đó có cái nhìn toàn diện hơn, chính xác hơn về một sự kiện củalịch sử, khắc phục sự hiểu không đúng và chưa đúng về lịch sử do thiếu

những chứng cứ xác đáng từ TLLT.

Bằng việc sử dụng các phương thức tuyên truyền đa dạng như: bằnghình ảnh, phóng sự, tổ chức triển lãm theo chủ đề Cùng với việc mở cửa

thường xuyên đón các nhà nghiên cứu, các nhà khoa học lịch sử, công dân và

các tinh bạn đến tham quan, tìm hiểu về lich sử và văn hóa đã làm sống lại giá

trị của TLLT lich sử của tỉnh Binh Định, giúp cán bộ, nhân nhận thức được

giá trị vô giá của khối tài liệu quý hiếm này

Hai là,ứng dung công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ dé cung cấpnhanh chóng, chính xác thông tin trong tài liệu lưu trữ đáp ứng các nhu cầu

khai thác, nghiên cứu, sử dụng của độc giả.

Hiện nay, LTLS tỉnh Bình Định đã hoàn thiện và nâng cấp phần mềmquản lý TLLT, đây là phần mềm quản lý và khai thác hồ so, TLLT trên mạng

nội bộ tại Phòng Lưu trữ Lich sử, Chi cục Văn thư — Lưu trữ tinh Binh Dinh.

Phần mềm này xây dựng trên một cơ sở dữ liệu khá day đủ, được quản lý phùhợp cho việc lưu trữ và xử lý dữ liệu dạng văn bản Chương trình có sẵn nhiềuchức năng trợ giúp người sử dụng có đầy đủ khả năng truy cập, tìm kiếm, lưutrữ và t6 chức thông tin Với một cơ sở dit liệu cài trên máy chủ thì ngườidùng trong hệ thống có thể truy cập, tác nghiệp được từ các máy trạm tại cácphòng làm việc trong cơ quan Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ giúp việcquản lý văn bản, hồ sơ, cho việc nhập số liệu , các khung nhìn cho việc tìm kiếm và truy cập thông tin, các chương trình cho hiển thị và tự động hóa cáctiến trình công việc có liên quan Với những tính năng trên có thé đáp ứng

được việc quản lý, tra tìm và khai thác tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư — Luu trữ được nhanh chóng, chính xác, kip thời.

Có thé thấy, việc tuyên truyền, giới thiệu TLLT và ứng dụng công nghệthông tin trong công tác lưu trữ hướng đến công chúng nhằm tăng cường phục

31

vụ sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội ở địa phương là rất cần thiết Trung tâmLTLS tỉnh Bình Định đã bám sát thực tiễn, nội dung cuả khối TLLT đang bảoquản để có những phương thức tuyên truyền phù hợp nhằm PHGT của TLLT

để xã hội ngày càng nhận thức rõ hơn về giá trị của TLLT trong sự nghiệp

xây dựng và bảo vệ tổ quốc, tạo điều kiện đáp ứng các nhu cầu của độc giả.

Một số hình ảnh về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu

trữ tinh Bình Dinh (Phu lục 03)

1.3.3 Bài học kinh nghiệm

Từ kinh nghiệm thực tế của 02 LTQG và 02 LTLS tỉnh, nhận thấy một

số bài học kinh nghiệm sau

Mot là, cần sử dụng nhiều kênh thông tin khác nhau dé tuyên truyền,

giới thiệu TLLT.

- Duy trì việc phát huy giá trị tài liệu bằng phương thức truyền thống một

cách đều đặn, có kế hoạch về số lượng cuộc triển lãm, xuất bản ấn phẩm, viết bài

công bó, giới thiệu tài liệu, bộ phim phóng sự về tài liệu lưu trữ;

- Day mạnh phat huy giá tri tai liệu bằng phương thức hiện đại: thành lập,nâng cấp, hoàn thiện website riêng của LTLS; thành lập fanpage facebook, mở

kênh youtube và cập nhật kip thời thông tin, sự kiện lên trang thông tin điện tử

dé các nhà nghiên cứu, độc giả và công chúng nắm bắt, tiếp cận thông tin về tàiliệu và về hoạt động của LTLS một cách nhanh chóng và thuận lợi nhất;

Hai là, ứng dụng công nghệ thông tin trong phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Trong thời đại khoa học công nghệ, đòi hỏi các Lưu trữ lịch sử cần đây

mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu

lưu trữ Các cơ quan Lưu trữ lịch sử cần xây dựng công cụ tra cứu hiện đại,cập nhật phần mềm phục vụ công tác khai thác, sử dụng; số hóa tài liệu phục

vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan Internet giúp cho việc tìm kiếmthông tin cũng như cung cấp tài liệu lưu trữ trở lên nhanh chóng, thuận lợi

32