Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học: Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương

Đề tài giúp nhìn nhận một cách đầy đủ về hoạt động tổ chức quản lý tài liệu của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương, cho thấy thực trạng quản lý và những bất cập, hạn chế vẫn còn tồn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Ngọc Huyền

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

HÀ NỘI - 2023

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Ngọc Huyền

Chuyên ngành: Lưu trữ hoc Định hướng: Nghiên cứu

Mã số: 8320303.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS Đào Đức Thuận

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYÉT NGHỊ

CUA HOI DONG CHAM LUẬN VĂN THAC SĨ Giáo viên hướng dẫn khoa học Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

thạc sĩ khoa học

PGS.TS Đào Đức Thuận TS Nguyễn Liên Hương

HÀ NỌI - 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi tên là Nguyễn Ngọc Huyền - Học viên lớp Cao học Lưu trữ hoc

khóa QH-2021-X, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học

Quốc gia Hà Nội Tôi xin cam đoan luận văn của tôi với đề tài “Tổ chức

quản lý công tác lưu trữ của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương”

là công trình nghiên cứu khoa học do cá nhân tôi thực hiện Đề thực hiện luận văn này, tôi có tham khảo kết quả nghiên cứu của nhiều công trình khoa học khác nhau và chú thích đầy đủ theo đúng quy định.

Các số liệu và kết quả nghiên cứu được tôi trình bày trong luận văn làhoàn toàn trung thực, do chính tôi thực hiện thu thập, khảo sát, tìm hiểu vàchưa từng được công bố trên bất kỳ một phương tiện nào

Cá nhân tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về

nội dung nghiên cứu của đê tài này do tôi là tác giả.

Hà Nội, ngày tháng năm 2023

HỌC VIÊN

Nguyễn Ngọc Huyền

LOI CAM ON

Trong quá trình nghiên cứu luận văn cao học cua mình, tôi đã nhận

được nhiều sự giúp đỡ, góp ý và hướng dẫn của các thay, cô giảng viên Khoa

Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và

Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, đặc biệt là PGS.TS Đào Đức Thuận là

giảng viên hướng dẫn, người đã tận tình chỉ bảo, góp ý, gợi mở các vấn đề

giúp tôi hoàn thiện về tư duy, chặt chẽ về logic và củng có hệ thống lý luận vững vàng dé phân tích, đánh giá các kết quả khảo sát được trong thực tiễn

trong suốt quá trình thực hiện luận văn này

Tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo Viện Huyết học

-Truyền máu Trung ương, lãnh đạo Phòng Hành chính và các đồng nghiệp đãquan tâm, tạo điều kiện, nhiệt tình giúp đỡ trong quá trình tôi thực hiện

nghiên cứu và khảo sát thực trạng tô chức quản lý công tác lưu trữ tại Viện.

Do đối tượng nghiên cứu của luận văn còn tương đối mới, kinh nghiệm

và sự hiểu biết của bản thân tác giả vẫn còn nhiều hạn chế nhất định vì vậy

không thể tránh khỏi vẫn còn thiếu sót Chúng tôi rất mong nhận được sự góp

ý, trao đối của các thầy, cô giảng viên và các đồng nghiệp dé luận văn được

hoàn thiện hơn nữa.

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội ngày tháng năm 2023

HỌC VIÊN

Nguyễn Ngọc Huyền

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2¿2¿2++cxe2xt2E2E2ExEEEEEErrkerrerkerkees 8

4 Nhiệm vụ nghiÊn CỨU - - 5 2+ 11191119 1119 TH HH kg 8

5 Cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu -2- 5 5¿©5¿+5+2z++zxccse2 8

6 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu -¿- 2 + s¿25¿+2++z++£x+zx+zx+zzxerxerxees 9

7 BG Uc Cla dG Nä Ả 10 Chương 1 CO SỞ LY LUẬN VA PHAP LY VE TO CHỨC QUAN LY

CONG TÁC LƯU 'TRRỮ 2 s<s°©s<©s££SsES££ESe£SeESs£YAeE2eESserseerserssers 111.1 Co sở ly luận tổ chức quan lý công tác lưu trữ -:- 2 + s++s++z++zx+zx+ 11

DDD KNGG NGM ng 11

1.1.2 Ý nghĩa của tổ chức quản lý công tác WU trữữ . -:©-:©5+5csccs+¿ 20 1.1.3 Các biện pháp tổ chức quản lý công tác lưu trữữ s©-s5cs55e+ 21 1.1.4 Nguyên tắc tổ chức quản lý công tác lưu trữữ -:-5s+cs+c+cssce+ 22 1.2 Cơ sở pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ -¿-¿-s-+=+¿ 23

1.2.1 Văn bản quản by nhà HƯỚC Ăn ghe 23 1.2.2 Văn ban quản by do Viện ban hành, Sà àSccSssseeseerrsrereeeerrrs 26

Tiểu kẾt chương Ï cescssessesssssessesesssssesssssessesssssssssssssessesssssssesssssssssssessssecsessssssssssseesees 29Chương 2 THUC TRẠNG TO CHỨC QUAN LY CÔNG TÁC LƯU TRU

CUA VIỆN HUYET HỌC - TRUYEN MAU TRUNG ƯƠNG 30 2.1 Khái quát về Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương và tai liệu

hinh thanh tai Vien - 30

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Viện Huyết học - Truyén máu

í„ ;-J -0000nn8nẺnẺnhh.—- 5 30

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Viện Huyết học - Truyền mau Trung tơng 32 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương 35 2.1.4 Tài liệu lưu trữ hình thành tại Viện Huyết học - Truyền mau

TYUNQ WONG ecccccesccceesseceennceesneecsseeetsnaeecesaeecssaeecesaeessaeecsaeeceeaeeeeeaeeessaeesenaeeseeaeeees 38

2.2 Tổ chức bộ phận va phân công trách nhiệm tô chức quan lý công tác lưu trữ

ở Viện Huyết học - Truyền máu Trung tương 2-2 2 2+s++x+£x+£x+zszxzxezes 44

2.2.1 Tổ chức ĐỘ IÉÁáy - 5-55 SeSE‡EE+EÉEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE112121111111111 0111 x0 44 2.2.2 Tổ chức nhân lực -cc-ccstcccttệEttthEtttEtrrttrrrttrrrrrrereied 48

2.2.3 Phân công trách n!hÄỆTH - c S tk HH ket 53

2.3 Phổ biến, soạn thảo va ban hành văn bản quản lý công tác lưu trữ ở Viện

Huyết học - Truyền máu Trung ương - +2 s+5s+S£+S£+E£+E££EeEEeEEerxrrezrezreree 54 2.4 Bồ tri nguồn lực tài chính và cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ ở Viện

Huyết học - Truyền máu Trung ương ¿+ 2 5s +SE+E££E£E££E£EE+EeEzEerxzrerxsree 56

2.5 Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ ở Viện Huyết học - Truyền máu

'TTUN WONG G0 nọ TT ni 59

2.5.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liỆM - 2-52 2+52+cc+Eezterererrrerrees 59 2.5.2 Tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ CO qHđH -: 60

2.5.3 Bảo quản tài HIỆU [UU ẨẨ Sàn nh HH ng re 62

2.5.4 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trib ceceececceccsscssessessessessessessesesseeses 65 2.6 Tô chức kiểm tra, hướng dẫn và thi đua khen thưởng, xử lý kỷ luật trong

công tác lưu trữ ở Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương - - 66 2.7 Hiện đại hóa công tác lưu trữ ở Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương 67

2.8 Đánh giá tình hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Viện 68

2.8.1 Kết quả đạt đẪWỢC 5:5: E212 1221E21E7101121121121.11.1101.1 de g 68 2.8.2 Những hạn chế còn ON ÍqÌ is: cEEEEEEEEEEEEEESEEEEESEEEEEEEEErkrkrkrkrre 69 2.8.3 Nguyên nhân dẫn đến các hạn chế :- sc++c++ec+terterterzrrrerrees 70 VJ7218728J.1).;.1-08 800 nnPnmha ,ÔỎ 71 Chuong 3 GIAI PHAP HOAN THIEN TO CHUC QUAN LY CONG TAC

LƯU TRU CUA VIỆN HUYET HỌC - TRUYEN MAU TRUNG ƯƠNG 73 3.1 Nhóm giải pháp tổng thỂ - ¿+52 SE+E9EE2EEEE2EEEEEE21E1171212121121 1 73

3.1.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, viên chức, người lao động 73

3.1.2 Tuyển dụng, đào tạo, bôi dưỡng nhân lực -s s+cs+cszeezceccee 75 3.1.3 Hoàn thiện hệ thong văn bản quy định của cơ quan s5: 5 3.1.4 Lập kế hoạch kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữữ -:- s55: 79

3.1.5 Xây dựng kho leu trie CƠ QHQTI ào ve 79

3.1.6 Ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng hệ thong điều hành và quản ly văn ban office phục vụ quản lý văn bản trước hết từ giai đoạn văn thư 6]

3.2 Nhóm giải pháp chuyên môn nghiỆp VỤ - 5 3S * + sseeseererereeee 83

3.2.1 Xây dựng dé án chỉnh lý tài liệu của Viện Huyết học - Truyền máu

/#„;.;-1, -.000n8nẺehh ỐÂa S3

3.2.2 Xây dựng Danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu 85 3.2.3 Số hóa, xây dựng cơ sở dit liệu về tài liệu lưu trữ -c-cccccscccccxei 87 Tid Ket CHWONG NA" na 93

4108000900077 94 TÀI LIEU THAM KHAO 2- 2-2 < 5252 se s£Ss£Ss£SsESEs2EseEseEsezsessesses 97

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG, HÌNH

Bang 2.1 Khối lượng tài liệu lưu trữ tại một số đơn vị của Viện 41 Bảng 2.2 Số lượng người được giao làm nhiệm vụ lưu trữ trong các đơn vi

thuộc Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương - 2: 50

Hình 2.1 Trụ sở Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương,

đường Pham Văn Bach, Cầu Giấy, Hà Nội - - 2-5 cs+cscxsce¿ 30 Hình 2.2 Tủ giá bố tri tại phòng làm việc phục vụ lưu trữ hỗ sơ, tài liệu 57 Hình 2.3 Tủ dé tai liệu ngoài hành lang tại các phòng/đơn vị -. -s- 63 Hình 2.4 Kho lưu trữ tài liệu tại tầng gác mái của Phòng Quan hệ công chúng 64 Hình 2.5 Hồ so, tài liệu chờ làm thủ tục loại hủy ¿5-2 s+cs+cs+xzxczes 65

MO DAU

1 Tinh cấp thiết của dé tai

Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương được thành lập vào ngày 31

tháng 12 năm 1984 theo Quyết định số 1531/BYT-QD của Bộ trưởng Bộ Y tế

với tên gọi ban đầu là Viện Huyết học và Truyền máu thuộc Bệnh viện Bạch

Mai, do GS Bạch Quốc Tuyên là Viện trưởng, Viện được thành lập trên co sở

sáp nhập hai đơn vị là Khoa Huyết học - Truyền máu và Phòng Bệnh máu (C5).

Sự ra đời của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương là một cột mốc

quan trọng đánh dấu sự trưởng thành của các cán bộ chuyên khoa và khăngđịnh nhu cầu tat yếu phải phát trién chuyên khoa Huyết học - Truyền máu déđáp ứng cho công tác cấp cứu và điều trị Viện Huyết học - Truyền máu

Trung ương với vị thế là Viện chuyên khoa đầu ngành, ngang tầm với khu

VỰC Và quốc tế, có đội ngũ bác sỹ chất lượng cao như GS.BS Bạch Quốc

Tuyên, GS TSKH Đỗ Trung Phan, GS TS Nguyễn Anh Trí không chỉ có

chức năng, nhiệm vụ trong công tác khám bệnh, chữa bệnh chuyên khoa mà

còn có chức năng sản xuất chế phẩm máu, thực hiện việc thu gom, sàng lọc,

cung cấp máu và các sản phâm máu, nghiên cứu khoa học, đào tạo, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ đối với hệ thong huyét hoc -

truyền máu trong phạm vi ca nước, thực hiện hop tác quốc tế trong lĩnh vựchuyết học - truyền máu theo quy định của pháp luật

Đứng trước yêu cầu cao về trách nhiệm và vị thế của Viện Huyết học

-Truyền máu Trung ương đối với sự phát triển của ngành huyết học, tài liệu được

hình thành tại Viện đóng vai trò vô cùng quan trọng, nó vừa có giá trị nghiên

cứu lịch sử vừa có giá trị thực tiễn vô cùng to lớn, không chỉ đối với những tài

liệu chuyên môn đặc thù mà còn phải nói đến khối tài liệu hành chính thé hiện

bề dày lịch sử và quá trình phát triển của Viện nói riêng và của ngành huyết họcnói chung Tuy nhiên khối tài liệu ké trên còn gặp hạn chế về công tác tô chức

quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng đúng cách dẫn đến chưa phát huy được

hết giá trị tài liệu, có nguy cơ xảy ra rủi ro hư hại về mặt vật lý Nhận thức

được tầm quan trọng và giá trị của khối tài liệu được hình thành tại Viện Huyếthọc - Truyền máu Trung ương và những thách thức đặt ra trong việc phát huy

giá trị tài liệu nói trên, tác giả lựa chọn nghiên cứu đề tài “Tổ chức quản lý

công tác lưu trữ của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương”

Đề tài giúp nhìn nhận một cách đầy đủ về hoạt động tổ chức quản lý tài

liệu của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương, cho thấy thực trạng quản

lý và những bất cập, hạn chế vẫn còn tồn đọng, từ đó hướng tới việc đề ra

những giải pháp thiết thực góp phần hướng tới mục tiêu cuối cùng trong việcbảo quản, lưu trữ tài liệu, chính là phát huy giá trị tài liệu, thê hiện được vaitrò, sức mạnh và vị thế của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương cũng

như vai trò của công tác lưu trữ trong việc giữ gin và phát huy giá tri của tài liệu lưu trữ, lưu giữ tri thức nhân loại.

2 Lịch sử nghiên cứu

Các công trình nghiên cứu về lý luận:

- Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn

Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Dai học và giáo

dục chuyên nghiệp Hà Nội.

- Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh (2006), Giáo trình nghiệp vụ lưu

trữ cơ bản, Nxb Hà Nội;

Đề tài nêu trên không phải là van đề mới, đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu về tổ chức quản lý công tác lưu trữ như:

- Luận văn của tác giả Trần Thị Vân Anh (2015), Tổ chức, quản lý

công tác lưu trữ tại Tong Công ty Đường sắt Việt Nam.

- Luận văn của tác giả Trần Thị Thu Hiền (2014), Nghiên cứu các giải

pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng cục II.

- Luận văn của tác giả Lê Thị Hằng Nhung (2019), Tổ chức quản lý tài

liệu chuyên môn ở Đại học Quốc gia Hà Nội.

- Luận văn của tác giả Nguyễn Thị Hương Quỳnh (2020), Tổ chức

quản ly công tác lưu trữ của các công ty cổ phan (Qua khảo sát một số công

ty trên dia bàn thành pho Hà Nội)

Một số đề tài nghiên cứu về tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại các

bệnh viện như:

- Luận văn của tac giả Hoàng Thị Thu Cúc (2014), Luu trữ và quản lý

hô sơ bệnh án điện tử tại Bệnh viện công tuyến Trung ương (Hạng I đặc biệt)

tại Hà Nội.

- Luận văn của tác giả Trần Thị Minh Huệ (2019), Tổ chức quản lý hồ

so, tai liệu lưu trữ tại Bệnh viện K.

- Luận văn của tác giả Hồ Thị Lành (2022), Tổ chức quản lý hồ sơbệnh án tại bệnh viện nội tiết trung wong

- Luận van của tác gia Tran Thị Ngoc (2022), Tổ chức quan lý công tác

lưu trữ tại bệnh viện da khoa Xanh Đôn.

Các đề tài trên đã phần nào cung cấp hệ thống lý thuyết về tổ chức quan

lý công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ như khái niệm tổ chức, khái niệm quản lý,khái niệm tô chức quản lý, khái niệm công tác lưu trữ, khái niệm tổ chức công

tác lưu trữ, nguyên tắc tô chức quản lý công tác lưu trữ, nội dung tô chức quản

ly công tác lưu trữ , đưa ra một số thực trạng tại các đơn vi va dé xuất các giải

pháp phù hợp Tuy nhiên chưa có dé tài nào nghiên cứu về tổ chức quản lýcông tác lưu trữ tại Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương, đề tài hướngđến việc nghiên cứu thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Viện, kháiquát cơ bản khối tài liệu và ý nghĩa của khối tài liệu hình thành tại đây dé từ đóđưa ra những giải pháp phù hợp nhằm giúp cho việc tô chức quản lý công tác

lưu trữ của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương được hiệu quả và ngày

càng hiện đại hóa Do đó, dé tài “Tổ chức quan lý công tác lưu trữ của ViệnHuyết học - Truyền máu Trung ương” là một đề tài không trùng lặp với các

đề tài khác, mang tính mới trên cơ sở kế thừa và vận dụng cơ sở lý luận ngành

Lưu trữ học cũng như các thành tựu nghiên cứu của các đề tài khác

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Với đề tài nghiên cứu trên, tác giả mong muốn đạt được những mục

lưu trữ hiện nay;

- Ba là, đề xuất một số giải pháp tổ chức quản lý tài liệu của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương một cách hiệu quả, khoa học nhằm hướng tới phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ.

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề thực hiện mục tiêu nghiên cứu trên, luận văn đặt ra và giải quyết

các nhiệm vụ nghiên cứu như sau:

- Khảo sát, hệ thông hóa một số vấn đề lý thuyết và pháp lý về tổ chức

quản lý công tác lưu trữ;

- Sưu tầm, phân tích các chức năng, nhiệm vụ, cơ cau tổ chức, thành

phan tài liệu lưu trữ của Viện Huyết học — Truyền máu Trung ương:

- Điều tra, khảo sát, đánh giá thực trạng tô chức quan lý công tác lưu trữ của Viện Huyết học — Truyền máu Trung ương;

- Phân tích các nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong việc tổ chức quan

ly công tác lưu trữ của Viện;

- Đề xuất một số giải pháp giúp hoàn thiện tổ chức quản lý công tác

lưu trữ.

5 Cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu

Phương pháp luận của đề tài được triển khai dựa trên cơ sở nhận thức

phương pháp luận cua chủ nghĩa Mác- Lénin được vận dụng trong Luu trữ

học và sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thé như:

(1) Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp thông tin từ các sách chuyênkhảo, giáo trình, luận văn nghiên cứu, tổng hợp các khái niệm về lưu trữ,

để từ đó đưa ra những kết luận, nhận xét cô đọng nhất, chính xác nhất.

(2) Phương pháp phân tích: Qua xử lý dữ liệu trong quá trình khảo sát

dé có số liệu chi tiết, đầy đủ, chính xác, tăng tính chân thực cũng như khách

quan cho đề tài luận văn; Phân tích chức năng, nhiệm vụ, vi trí của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương để nhìn ra giá trị, ý nghĩa của tài liệu

được hình thành tại đây.

(3) Phương pháp thống kê: Thống kê các văn bản tô chức, quản lý,điều hành, nhân lực và cơ sở vật chất

(4) Phương pháp khảo sát: Khảo sát việc tổ chức quản lý công tác lưutrữ của Viện như tổ chức bộ máy, bồ trí nhân lực, số lượng tài liệu lưu trữ

6 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

6.1 Đối trợng nghiên cứu

Công tác lưu trữ tại Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương và các

giải pháp tổ chức quản lý công tác lưu trữ

6.2 Phạm vi nghiên cứu:

- Phạm vi nghiên cứu về nội dung: Luận văn nghiên cứu các nội dung

gồm tổ chức bộ phận và phân công trách nhiệm tô chức quản lý công tác lưu

trữ; phổ biến, soạn thảo và ban hành văn ban quan lý công tác lưu trữ; bố tri

nguồn lực tài chính và cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ; tổ chức thực hiện

các nghiệp vụ lưu trữ; tổ chức kiểm tra, hướng dẫn và thi đua khen thưởng,

xử lý kỷ luật trong công tác lưu trữ; hiện đại hóa công tác lưu trữ.

- Phạm vi nghiên cứu về không gian: Viện Huyết học - Truyền máu

Trung ương trụ sở tại đường Phạm Văn Bạch, phường Yên Hòa, quận Cầu

Giấy, Hà Nội

- Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Nghiên cứu tô chức quản lý công

tác lưu trữ giai đoạn từ năm 2012 đến năm 2023 nhằm thuận tiện cho quá

trình khảo sát, đánh giá, thu thập, xử lý số liệu mới nhất

7 Bố cục của đề tài

Ngoài Phần mở đầu, Phần kết luận, bố cục của luận văn gồm 3 chương

nội dung sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về t6 chức quản lý công tác lưu trữ

Ở chương này tác giả sẽ hệ thống hóa toàn bộ cơ sở lý luận có liênquan đến đề tài nghiên cứu, bao gồm các khái niệm của thuật ngữ có liênquan, đặc điểm, nguyên tắc, nội dung của công tác lưu trữ, hệ thống CƠ SỞ

pháp lý bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước, của Bộ Y tế

và các quy định của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương về tô chức quản lý công tác lưu trữ làm cơ sở dé nhìn nhận, đánh giá thực trạng tô chức

quản lý công tác lưu trữ của Viện ở chương 2.

Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ của Viện Huyết

học - Truyền máu Trung ương

Ở chương này tác giả sẽ khái quát và giới thiệu những thông tin cơ bản

về Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương và khối tài liệu hình thành tại

đây Nghiên cứu, trình bày và đưa ra những nhận xét đánh giá về thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ của Viện làm cơ sở và căn cứ đề đề xuất giải

pháp phù hợp tại chương 3.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ của

Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương.

Căn cứ và vận dụng cơ sở lý luận đã nghiên cứu được ở chương | va

chương 2 tác giả dự kiến đề xuất một số giải pháp phù hợp gồm hai nhómchính là nhóm giải pháp tổng thé và nhóm giải pháp nghiệp vụ Hướng đếnmục tiêu tổ chức quản lý công tác lưu trữ của Viện Huyết học - Truyền máuTrung ương ngày càng hiệu quả và hiện đại hóa, góp phần giải quyết bài toán

thực tiễn hiện nay tại Viện.

10

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHAP LÝ VE TÔ CHỨC QUAN LÝ

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1.1 Cơ sở lý luận tô chức quan lý công tác lưu trữ

1.1.1 Khái niệm

1.11.1 Khải niệm tài liệu lưu trữ

Theo sách Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ được

định nghĩa là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan,

đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính tri, kinh tế, văn hóa, khoa học

lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ.[3; Tró]

Theo Luật Lưu trữ định nghĩa tài liệu là vật mang tin được hình thành

trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, số sách, biéu thống

kê; âm bản, dương bản phim, anh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu

điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; số công tác, nhật ký, hồi ký,bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm va các vật mang tin

khac.[5;Tr1]

Theo khoản 3 Điều 2 Luật Luu trữ năm 2011 tài liệu lưu trữ được hiểu

là tài liệu có các giá trị phục vụ các hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học

và lịch sử, được lựa chọn đề lưu trữ Tài liệu lưu trữ phải là bản gốc hoặc bảnchính, trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thé bằng

bản sao hợp pháp theo quy định Như vậy có thể thấy tài liệu lưu trữ theo định

nghĩa tại Luật Lưu trữ 2011 phải đảm bảo hai yếu tố, yếu tố thứ nhất là yếu tố

về tính pháp lý và hiệu lực của văn bản, được thể hiện qua thể thức văn bản,

là bản dấu đỏ, chữ ký tươi hoặc chữ ký photo hợp lệ, trường hợp không cóbản chính, bản gốc thì được công nhận bản sao hợp pháp có hiệu lực pháp lý

tương đương bản gốc, bản chính của tài liệu; yêu tô thứ hai là giá tri thông tin

của tài liệu phải có giá trị vê nhiêu mặt được lựa chọn kỹ càng đê lưu trữ.

11

Giá trị của tài liệu lưu trữ được thé hiện qua cơ Sở về mặt lý luận, về

mặt khoa học, tức là căn cứ dựa trên các tiêu chí về xác định giá tri tài liệu, từ

đó định cho tài liệu hoặc xác định giá trị của tài liệu, được thé hiện cụ thé

thông qua thời hạn bảo quản của tài liệu Đồng thời, giá trị tài liệu được thé

hiện dựa vào giá tri sử dung trong hoạt động thực tiễn của tài liệu (co sở thực

tiễn) giá trị thực tiễn có thé dựa trên nội dung thông tin của tài liệu hoặc dựa trên kỹ thuật chế tác, hình thức vật mang tin của tài liệu mà có những giá trị

ý nghĩa khác nhau về mọi mặt của đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã

hội Ngoài ra, cơ sở pháp lý cũng là căn cứ để xác định giá trị tài liệu, bởi

mọi ngành, lĩnh vực đều được pháp luật quy định và phải được pháp luật thừanhận về mặt pháp lý, được quy định cụ thể trong các văn bản quy phạm phápluật nói chung và được đảm bảo thực hiện bằng quyền lực nhà nước Xét dướigóc độ nêu trên, thông qua hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật có thédựa vào đó làm cơ sở lịch sử và hành lang pháp ly dé xác định giá trị tài liệu

Ví dụ: Pháp lệnh số 8-LCT/HĐNN7 của hội đồng nhà nước ngày 30 tháng 11 năm 1982 về bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia, căn cứ trên pháp lệnh này khi

xem xét giá trị tài liệu, có thê có những tài liệu có giá trị nội dung thông tin

không cao nhưng vẫn được bao quản lưu trữ vĩnh viễn bởi yếu tổ lịch sử quy định tại thời điểm đó, và quy định của pháp lệnh lưu trữ nêu trên.

1.1.1.2 Khái niệm công tác lưu trữ

Có ý kiến cho rằng công tác lưu trữ là quá trình hoạt động quản lý và

hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả

tài liệu lưu trữ.

Từ điển lưu trữ Việt Nam thì định nghĩa về công tác lưu trữ bao gồm

hai nội dung chính: Thứ nhất, là hoạt động nghiệp vụ dé tổ chức khoa học,

bảo quản và tô chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu của

xã hội; Thứ hai, là ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm các mặtchính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ

chức sử dung tai liệu lưu trữ.

12

Hay có ý kiến lại cho răng: Công tác lưu trữ là việc sàng lọc, giữ lại tài

liệu dé tổ chức khoa học, tổ chức bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng những

văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ

quan, t6 chức, cá nhân, làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần

thiết Công tác lưu trữ là một công việc không thê thiếu trong hoạt động quản

lý của bộ máy nhà nước và tại các cơ quan, tổ chức, đơn vi.

Theo sách Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ làmột ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lýluận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản va tổ chức sử

dụng tài liệu lưu triv.[3;Tr15]

Như vậy có thê thấy những nhiệm vụ cơ bản của công tác lưu trữ baogôm ba nhiệm vụ chính đó là tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, đây là côngviệc được thực hiện bước đầu đối với bất kỳ tài liệu lưu trữ nào, từ phân loại,xác định giá trị tài liệu, sắp xếp, quản lý một cách khoa học tài liệu nhằm dễ

tìm, dễ thấy, dễ lấy đồng thời vận dụng các nguyên tắc, phương pháp của nganh lưu trữ học để đảm bảo tối ưu hóa các công việc trên, thể hiện tính

khoa học, bài bản và chuyên môn nghiệp vụ cao; Tổ chức bảo quản tài liệu làmột nhiệm vụ vô cùng quan trọng, quyết định đến tuôi tho của tài liệu, thường

khi nhắc đến tô chức bảo quản người ta hay nghĩ đến kho tàng, trang thiết bị

trong lưu trữ phục vụ việc bảo quản liên quan đến chế độ nhiệt độ, độ âm,phòng chống thiên tai, côn trùng tuy nhiên hiểu theo một cách đầy đủ vàrộng ra thì bảo quản tài liệu không chỉ bảo quản về mặt vật lý và toàn vẹnkhối tài liệu mà còn phải đặc biệt chú ý đến việc bảo quản an toàn thông tintài liệu, tránh dé sai sót lộ lọt thông tin không tuân theo chế độ phân cấp, phân

quyền; Cuối cùng là tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, đây là nhiệm vụ nhằm

thé hiện vị thế và phát huy được giá tri của tài liệu được lựa chọn lưu trữ

Công tác lưu trữ được tô chức quản lý theo nguyên tắc tập trung, thống nhất.

Tóm gọn lại, công tác lưu trữ là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước

và quản lý nghiệp vụ lưu trữ.

13

Tính chất của công tác lưu trữ được thể hiện bao gồm:

- Tính chính trị: Nhà nước ta là nhà nước không theo chế độ đa đảng

mà chỉ có một đảng duy nhất cầm quyền là Đảng Cộng sản Việt Nam, Đảng

lãnh đạo Nhà nước, Nhà nước chỉ đạo, điều phối các mặt, lĩnh vực hoạt độngcủa xã hội đo đó tất cả các tài liệu hình thành đều mang tính đảng (hay tính

chính tri).

- Tính chất khoa học: Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin rất

lớn về nhiều ngành, lĩnh vực, mặt hoạt động, đề tô chức sử dụng có hiệu quả,

đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ phải được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng.

- Tính chất nghiệp vụ: Những hồ sơ, tài liệu được lưu trữ luôn gắn liềnvới từng ngành, lĩnh vực cụ thể trong mọi hoạt động kinh tế, xã hội đất nước,

ví dụ quản lý công tác lưu trữ của Bộ Giáo dục, các sở Giáo dục và Đảo tạo

liên quan chặt chẽ đến hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của ngành Giáo dục

và Dao tạo.

- Tính cơ mật: Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, Nhà nước,

của ngành, của cơ quan đòi hỏi công tác lưu trữ phải tuân theo những

nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ, cán bộ làm công tác lưu trữ phải luôn

luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, cảnh giác cách mạng, ý thức tổ chức ky

luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế về bảo vệ an toàn thông tin tài liệu.

1.1.1.3 Khái niệm tổ chức quản ly công tác lưu trữ

* Khái niệm “tổ chức”

Tổ chức được hiểu theo triết học như sau: Tổ chức là cơ cau tổn tại

của sự vật, sự vật không thé tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân

các sự vật.

Tổ chức còn được hiểu là các hoạt động cần thiết dé xác định cơ cấu,

bộ máy của hệ thống, xác định những công việc phù hợp với từng nhóm,

14

từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản tri hay người chi

huy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ

được giao.

Hay có ý kiến cho rằng tổ chức là một hoạt động có ý thức của conngười nhằm xác lập các mối quan hệ trong những thê chế nhất định, nhằmduy trì tính trật tự dé đạt được những mục đích đề ra với hiệu quả cao

Như vậy là “tổ chức” được xem xét dưới nghĩa là động từ và danh từ.Trong phạm vi luận văn này, chúng tôi ding từ “tổ chức” với nghĩa là động từ

* Khai niệm “quản lý”

Có ý kiến cho rằng quản lý được bóc tách ra gồm hai yếu tố là quản và lý: Quản được hiểu là trông coi và giữ gìn theo những yêu cầu nhất định; Lý

được hiểu là tô chức và điều khiển các hoạt động theo yêu cầu nhất định

Quản lý có thể được hiểu là công tác thiết lập các chiến lược của một tô

chức và điều phối nguồn nhân lực với mục đích nhằm đạt thành các mục tiêucủa minh thông qua các nguồn lực có sẵn ví dụ như tài chính, công nghệ

Quản lý còn được hiểu là thuật ngữ chỉ hoạt động có ý thức của con

người nhằm sắp xếp, tô chức, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra các

quá trình xã hội và hoạt động của con người dé hướng chúng phát triển phù

hợp với quy luật xã hội, đạt được mục tiêu xác định theo ý chí của nhà quản

lý với chi phí thấp nhất.

Như vậy, có thể thấy hoạt động quản lý là hoạt động có chủ đích, có

mục dich rõ rang, được con người chủ động thực hiện do nhu cầu của thựctiễn nhằm đạt đến một mục tiêu xác định nào đó Đề đạt đến mục tiêu đặt ra,

hoạt động quản lý sử dụng các phương thức cụ thé như sắp xếp, tổ chức, chỉ

huy, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra nhằm đảm bảo bộ máy, các hoạt độngvận hành có trật tự, tránh chồng chéo, phối hợp xử lý và giải quyết công việc

dựa trên những tiêu chí kiểm tra, đánh giá rõ ràng Hoạt động quản lý cần phù

hợp với quy luật phát triển của xã hội hướng đến mục đích khai thác sử dụng

15

thông tin chính xác, nhanh, phục vụ nhu cầu của con người, nhằm đạt mục

tiêu thuận lợi nhất cho khai thác sử dụng dịch vụ thông tin, bảo quản an toàn

và phát huy nguồn lực thông tin một cách hiệu quả nhất, phục vụ các nhu cầu

chính dang của tô chức và cá nhân với chi phí thấp nhất có thé, nhăm tối thiêuhóa bài toán kinh tế cho hoạt động quản lý nhưng đạt được hiệu quả tôi đa

Quản lý bao gồm các đặc điểm sau:

- Quản lý là sự tác động một cách có mục tiêu, mục đích: Điều này

cũng đồng nghĩa với việc trả lời câu hỏi tại sao phải quản lý và quản ly dé làm

gì Một quy trình quản lý hoàn chỉnh là phải có bước tìm hiểu đối tượng quản

lý, đặt ra mục tiêu quản lý, tìm các phương pháp, cách thức thực hiện quản lý,

tiền hành thực thi quyền quản lý và kiểm tra, đánh giá hiệu quả của việc quản

lý, xem kết quả quản lý có phù hợp với mục tiêu đã đặt ra từ trước hay không:

- Hoạt động quản lý chính là sự đòi hỏi tất yếu khi có hoạt động chung

của con người: Quản lý trong thời kỳ nào, xã hội nào thì phản ánh bản chất

của thời kỳ đó, xã hội đó Ví dụ: ở thời kỳ Công xã nguyên thủy, thì hoạt động

quản lý còn mang tính chất thuần túy, đơn giản vì lúc này con người lao độngchung, hưởng thụ chung, hoạt động lao động chủ yếu dựa vào săn ban, hái

lượm, người quản lý là các tù trưởng Thời kỳ này chưa có nhà nước nên hoạt

động quan lý dựa vào các phong tục, tập quán chứ chưa có pháp luật dé điều

chỉnh Đây gọi là quản lý xã hội dựa trên các quy phạm xã hội;

- Quản lý được thực hiện dựa trên cơ sở tô chức và quyền uy: Quyền uy

là thé thống nhất của quyên lực va uy tín Quyền lực là công cụ dé quản lýđược xác định thông qua những thỏa ước chung của tập thể, của cộng đồng Uytín thể hiện ở kiến thức chuyên môn vững chắc, có năng lực điều hành, cùngvới phẩm chất đạo đức Nói một cách ngăn gọn, có quyền uy thì mới bảo đảm

sự phục tùng của cá nhân đối với tổ chức Quyền uy là phương tiện quan trọng

dé chủ thé quản lý điều khiển, chi đạo cũng như bat buộc đối với đối tượng

quản lý trong việc thực hiện các mệnh lệnh, yêu câu mà chủ thê quản lý đê ra.

16

* Tổ chức quan lý công tác lưu trữ

Từ các khái niệm đã nêu bên trên có thể rút ra khái niệm tô chức quản

lý công tác lưu trữ là tổng hợp các biện pháp thuộc trách nhiệm của người

đứng đầu cơ quan, tổ chức nhằm sắp xếp, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn,

công tác lưu trữ nham đạt mục dich

Tuy nhiên chúng ta cần phải phân biệt rõ quản lý nhà nước về công tác

lưu trữ với quản lý của các cơ quan, tổ chức về công tác lưu trữ, có thể tổng

kết sự khác nhau ở một vài điểm như sau:

1) Chủ thé quản lý công tác lưu trữ: Ở quản lý nhà nước chủ thé quản lý

là nhà nước, đứng đầu là Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp (tỉnh, huyện,

xã), trong đó Bộ Nội vụ được giao, chịu trách nhiệm trước Chính phủ về côngtác lưu trữ Còn chủ thể quản lý tại cơ quan, tô chức là người đứng đầu cơquan, tổ chức đó hay là người đại diện theo pháp luật của cơ quan, tổ chức

2) Đối tượng quản lý: Do chủ thể quản lý có sự khác biệt về thứ bậc

nên đối tượng quản lý mà chủ thé nhắm tới cũng có sự khác biệt rõ rệt, ở quản

lý nhà nước, các cơ quan nhà nước công quyền hướng tới đối tượng quản lý chủ yếu là các cơ quan, tổ chức mang tính bao quát và rộng rãi hơn, còn ở các

cơ quan, tổ chức hoạt động quản lý lại hướng tới đối tượng cụ thé, chi tiết hon

là các hồ sơ, tài liệu, con người, cơ sở vật chất của chính cơ quan do người

đứng đầu chịu trách nhiệm quản lý Hoạt động quản lý nhà nước mang tính

rộng va chi phối đến nhiều mặt hoạt động của lĩnh vực lưu trữ hơn, đối tượng

chi phối mà nhà nước hướng đến là các cơ quan tổ chức dé nhằm quản lý cácđối tượng một cách khoa học, hệ thống, có bài bản, thống nhất từ trên xuống

dưới, do đó hoạt động quản lý của nhà nước thường mang tính dài hạn, kế hoạch lâu dài, hoặc tầm chiến lược ảnh hưởng đến sự phát triển của ngành,

lĩnh vực lưu trữ Ngược lại, hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức thườngchỉ hướng đến sự phát triển nội tại của cơ quan, tô chức đó, phục vụ các nhu

cầu cho sự phát triển lớn mạnh hoặc bền vững của cơ quan do đó nó chỉ mang

tính ngắn hạn hay giải quyết các vấn đề cấp bách thực tiễn

17

3) Công cụ quản lý: Quản lý nhà nước được thực hiện bằng quyền lực nhà nước, được nhà nước đảm bảo thực hiện bằng các biện pháp cưỡng chế Bắt cứ một nhà nước nào được thành lập đều có tính quyền lực, quyền lực nhà

nước là quyền lực gan liền với sự ra đời của nhà nước, theo đó nhà nước được

áp đặt ý chí và buộc những chủ thé khác trong xã hội phải phục tùng mệnhlệnh của mình nhăm đảm bảo an ninh, duy trì trật tự xã hội Nhà nước sửdụng công cụ này trong hoạt động quản lý đối với mọi lĩnh vực trong đời

sông, công tác lưu trữ không nằm ngoài quy luật và chịu sự tác động, chi phối

mạnh mẽ của quyền lực nhà nước Ngược lại quản lý tại cơ quan, tô chức là

đối tượng bị chi phối bởi quản lý nhà nước, bị nhà nước điều chỉnh, quy định các chế độ, nguyên tắc không được phép xâm phạm, quản lý tại các cơ quan,

tổ chức mang tính thực thi quy định nhà nước, đồng thời tuân theo những tính

chất đặc thù riêng của từng cơ quan, tổ chức mà nhà quản lý sử dụng các công

cụ mang tính quyền uy để điều chỉnh cho phù hợp, như sử dụng các quyếtđịnh mang tính chỉ đạo, văn bản quy định chế độ, trình tự, thủ tục, công vănhướng dẫn, kế hoạch đối với công tác lưu trữ của cơ quan nhằm quản lýthong nhất công tác lưu trữ đối với đơn vi cấp dưới Như vậy, công cụ quản lý

của nhà nước mang tính quyền lực và bắt buộc cao hơn so với công cụ của các cơ quan, tô chức chỉ mang tính quyền uy của người đứng đầu.

4) Mục tiêu quản lý: Như đã trình bày ở trên, do đối tượng quản lý mà

hai chủ thể quản lý hướng tới khác nhau, ở nhà nước mang tính dài hạn vàảnh hưởng sâu rộng đến sự phát triển ngành, lĩnh vực lưu trữ thì ở cơ quan,

tổ chức chỉ hướng tới mục tiêu chủ yếu là sự hoạt động, phát triển của chính

cơ quan, tô chức đó Từ đó, hình thành nên những mục tiêu, mục đích quản

lý khác nhau giữa hai chủ thể quản lý Nhà nước quản lý về lưu trữ hướngtới hai đối tượng chính là tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ (nghiệp vụ lưu

trữ) với mục tiêu quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ và đảm bảo an

toàn tài liệu, an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ, đồng thời phát huy giá

18

tri tài liệu lưu trữ Trong khi đó, quản lý tại cơ quan, tô chức hướng tới mục tiêu quản lý thống nhất nhằm đảm bảo an toàn và phục vụ nhu cầu thông tin của cơ quan, tổ chức Bởi thông tin có khả năng thay thế các nguồn tài

nguyên khác, khả năng truyền tải với tốc độ cao đem lại ưu thế cho ngườinăm giữ nó Thông tin trở thành cơ sở cho nhiều hoạt động xã hội nhưnghiên cứu, giáo dục, xuất bản, tiếp thị và cả hoạt động chính trị chiếm vịtrí quan trọng, tạo tiềm lực kinh tế cho sự phát triển của các cơ quan, tô

chức, khai thác sử dụng tốt thông tin có thé tạo ra giá trị kinh tế to lớn về

nhiều lĩnh vực, do đó thông tin đặc biệt quan trọng đối với các tô chức kinh

doanh, đầu tư khai thác tài nguyên Mối quan tâm của xã hội đối với việc

sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin đã mở rộng từ các lĩnh

vực truyền thống như thư viện, lưu trữ sang các tổ chức, các cơ quan, các

ngành, việc quan tâm quản lý và khai tác các nguồn tài nguyên thông tin trở

thành nhu cầu tất yêu mang tính sống còn của bat kỳ một cơ quan, tô chức

Từ đó cho thấy mục tiêu cuối cùng của co quan, tô chức hướng tới chính làkhai thác sử dụng nguồn thông tin tài liệu lưu trữ và bản chất của hoạt động

lưu trữ tại các cơ quan nói chung là dé phuc vu nhu cau thong tin cua lanh

dao trong hoạt động quan lý.

Tổng kết lại, dù hoạt động quan lý nha nước hay quản lý tại co quan, tô

chức về công tác lưu trữ có sự giống và khác nhau nhất định, nhưng cả 2 hoạt động đều góp phần bảo quản, lưu giữ khối tài liệu và thông tin tài liệu quý

giá, có giá trị cao, góp phần tích cực vào sự phát triển của ngành lưu trữ,không ngừng đặt ra những vấn đề thực tiễn yêu cầu ngành, lĩnh vực lưu trữgiải quyết, thúc đây sự đối mới và hội nhập cũng như xã hội hóa công tác lưu

trữ Hoạt động quản lý công tác lưu trữ nói riêng và quản lý nói chung tại

từng thời kỳ đều có những nét đặc trưng riêng, nó bị tác động trong từng thời

kỳ kinh tế, bởi các yêu tố cấu thành nên nền kinh tế, bối cảnh lịch sử, xã hội

cụ thể đo đó hình thành nên phương thức quản lý phù hợp.

19

1.1.2 Ý nghĩa của tổ chức quản lý công tác lưu trữ

Tổ chức quản lý là một hoạt động có hệ thống và được phân cấp quản

lý rõ ràng, quy định trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân trong bộ máy

của cơ quan, tô chức Việc tổ chức, quản lý tại một cơ quan chịu chi phối bởingười đứng đầu cơ quan đó thông qua việc sử dụng quyền uy của bản thân để

sắp xếp, điều hành, chỉ đạo các mặt hoạt động khác nhau trong tô chức theo

những mục tiêu đề ra, trong đó có công tác lưu trữ Tuy nhiên hoạt động quản

lý không thé được thực hiện bởi duy nhất một cá nhân, quản lý là một chuỗi các mắt xích liên kết với nhau tạo thành một thê thống nhất nhằm vận hành bộ máy cơ quan, tô chức hoạt động trơn tru, bài bản, có kế hoạch Do đó bắt buộc phải có sự phối hợp giữa các cấp độ quản lý, trong đó chịu trách nhiệm cao nhất là người đứng đầu cơ quan, tô chức, bậc 2 là lãnh đạo các đơn vị cấp

dưới, bậc 3 là chuyên viên chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện và mỗi cánhân trong cơ quan, tô chức

Có thê ké đến một số ý nghĩa của tổ chức quản lý công tác lưu trữ đối

với cơ quan, tô chức như sau:

Một là, t6 chức quản lý tốt công tác lưu trữ tại cơ quan, tổ chức góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính tri, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, điều hành của các cơ quan, đơn vi.

Hai là, tổ chức quản lý tốt công tác lưu trữ tại cơ quan, tô chức giúp chocán bộ cơ quan nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng kịp thời các yêu cầu của

tổ chức, cá nhân Hồ sơ tai liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra côngviệc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ có thé kiểm tra, đúc rút kinh nghiệmgóp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả

Ba là, tổ chức quan lý tốt công tác lưu trữ tạo công cụ dé kiêm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tô chức, cá nhân Góp phần giữ gìn những

20

tư liệu về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tô chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.

Từ mối quan hệ gắn bó giữa công tác lưu trữ với hoạt động của cơquan, t6 chức có thé thấy nếu quan tâm làm tốt công tác lưu trữ sẽ góp phan

bảo đảm cho các hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị được thông suốt, tạo ra

các thế mạnh về thông tin cũng như những tiềm lực về kinh tế

1.1.3 Các biện pháp tổ chức quản lý công tác lưu trữ

Biện pháp dé tô chức quan lý công tác lưu trữ bao gồm:

2 Tuyên chọn và bố trí người làm lưu trữ: Căn cứ trên nhu cầu thực tế

của các cơ quan, tô chức đề tuyên chọn nhân sự làm công tác lưu trữ, xem xét

tính phù hợp về mặt số lượng, yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ, phâm chất

đạo đức nghề nghiệp và các yêu tô khác dé bố trí vào các vị trí và giao

nhiệm vụ phù hợp.

3 Phổ biến, xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về

công tác lưu trữ: Tổ chức phổ biến các văn bản quy định là hoạt động bắt

buộc cần phải thực hiện đối với mỗi cơ quan, tô chức nhằm giúp cho cán bộ hoặc lãnh đạo tại cơ quan có thể hiểu đúng và đủ về công tác lưu trữ, có ý

thức trách nhiệm tự thân đối với việc thực hiện các quy định của nhà nước,tránh việc hiểu sai lệch hay không đầy đủ dẫn đến việc làm sai phạm Có

nhiều cách phô biến, hướng dẫn khác nhau như: Phổ biến hướng dan tại các

21

cuộc họp thường kỳ, gửi email văn bản hướng dẫn, mời giảng viên hoặc mời

các chuyên viên làm việc trong cơ quan quản lý nhà nước có thâm quyền vềtrực tiếp hướng dẫn

4 Tô chức hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ, nhân viên trong cơ

quan thông qua các lớp tập huấn, các văn bản do cơ quan ban hành, hay do

cán bộ làm công tác lưu trữ tại cơ quan trực tiếp hướng dẫn.

5 Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng, xử lý những vi phạm về công táclưu trữ: Song hành với việc tô chức thực hiện cần thiết phải kiểm tra, đánh

giá, khen thưởng và phát hiện, xử lý các hành vi vi phạm trong công tác lưu

trữ dé có cái nhìn chính xác, đúc rút kinh nghiệm, học hỏi từ những sai lầm

trong thực tiễn để nghiên cứu tìm ra giải pháp cải tiến phù hợp, đồng thời pháthiện và xử phạt những hành vi sai phạm dé ran đe giúp chan chỉnh những tư

tưởng, hành vi sai lệch.

6 Bồ trí cơ sở vật chat và kinh phí cho công tác lưu trữ: Theo quy định

trong Luật lưu trữ thì mỗi cơ quan, tổ chức cần phải bố trí và đảm bảo việc bố trí kinh phí và cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được sử dụng vào các công việc liên quan đến hoạt động lưu trữ Điều này giúp đảm bảo công tác lưu trữ được quan tâm và cung cấp day đủ các nguồn lực dé có thé hoạt động hiệu qua.

1.1.4 Nguyên tắc tổ chức quản lý công tác lưu trữ

Tổ chức quản lý công tác lưu trữ cần phải đảm bảo 03 nguyên tắc như

sau: Nguyên tắc tập trung và thống nhất; nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả;nguyên tắc phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh và khả năng thực tế về các

nguồn lực của cơ quan.

Thứ nhất, nguyên tắc tập trung và thống nhất thê hiện ở việc Nhà nước

quy định thống nhất các vấn đề liên quan đến tổ chức quan lý công tác lưu

trữ, hoạt động lưu trữ được thực hiện thong nhất theo quy định của pháp luật, tài liệu lưu trữ được quản lý tập trung, Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được

nhà nước thống kê

22

Thứ hai, nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả thê hiện ở việc triển khai các

phương pháp, biện pháp đảm bảo tính hiệu quả cao nhưng vẫn tối ưu chỉ phí

cho cơ quan, tô chức.

Thứ ba, nguyên tắc phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh và khả năng thực

tế về các nguồn lực của cơ quan thé hiện ở việc nhà quan lý cần đánh giá tình

hình thực tế các nguồn lực của cơ quan dé đưa ra các biện pháp tô chức quan

lý thiết thực nhăm hướng tới đạt được các mục tiêu quản lý đề ra Nguyên tắcnày giúp tan dụng tối ưu các nguồn lực của cơ quan, các biện pháp đề ra phùhợp với các điều kiện, hoàn cảnh và khả năng thực té giup cho viéc trién khaithực hiện mang tinh khả thi cao, dé trién khai va hiéu qua tốt hon

1.2 Cơ sở pháp lý về tổ chức quan lý công tác lưu trữ

1.2.1 Van ban quan lý nhà nước

Dé xây dựng các văn bản quy định về công tac lưu trữ tại Viện Huyếthọc - Truyền máu Trung ương bắt buộc cần phải tuân theo và dựa vào các quy

định cụ thé của nhà nước, của pháp luật và của Bộ Y tế nhằm đảm bảo việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ thống nhất, đồng bộ từ trên xuống dưới.

Có thé kể đến hệ thống văn bản quy định do nhà nước ban hành còn

hiệu lực tính đến năm 2023 như sau:

* Nhóm văn bản quy định chung về công tác lưu trữ: Luật Lưu trữ số

01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP củaChính phủ quy định chỉ tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Công văn

số 2959/BNV-VTLTNN về việc hướng dẫn triển khai thi hành Luật Lưu trữ

* Nhóm văn bản quy định nghiệp vụ lưu trữ

- Quy định về kho lưu trữ: Thông tư số 09/2007/TT-BNV của Bộ

trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng: Thông tư số

15/2011/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh té - kỹ

thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy.

- Quy định thời hạn bảo quản tài liệu: Thông tư số 10/2022/TT-BNV

ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu.

23

- Quy định về chỉnh lý, hủy, tu bồ tài liệu lưu trữ: Thông tư sô

03/2010/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tẾ - kỹthuật chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư số 12/2010/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ

Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy; Thông

tư số 10/2012/TTBNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế

-kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị; Thông tư số 12/2014/TT-BNV của Bộ trưởng

Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy bằng

phương pháp thủ công.

- Quy định về tao lập cơ sở đữ liệu tài liệu lưu trữ: Thông tư số 04/2014/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ

thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

- Quy định về nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử: Thông tư số

16/2014/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu

trữ lịch sử các cấp; Thông tư số 17/2014/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

hướng dẫn xác định cơ quan, tô chức thuộc nguồn nộp lưu tải liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp.

- Quy định về giải mật tài liệu lưu trữ: Thông tư số 05/2014/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tẾ - kỹ thuật giải mật tài

liệu lưu trữ.

- Quy định về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Thông tư số

08/2012/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ

thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và Phục

vụ độc giả tại Phòng đọc.

Hệ thống văn bản quy định về văn thư - lưu trữ do Bộ Y tế ban hành gồm:

- Quyết định số 5452/QD-BYT ngày 30 tháng 12 năm 2014 về việc ban

hành quy định sử dụng chữ ký số chuyên dùng trong văn bản điện tử của Bộ

Y tế;

- Thông tư số 06/2015/TT-BYT ngày 31 tháng 3 năm 2015 về việc quyđịnh công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành y tế;

24

- Quyết định số 4345/QD-BYT ngày 20 tháng 10 năm 2015 về việc banhành “Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế”;

- Thông tư số 26/2013/TT-BYT ngày 16/9/2013 của Bộ Y tế hướng dẫnhoạt động truyền máu

- Thông tư số 53/2017/TT-BYT ngày 29 tháng 12 năm 2017 quy định

về thời hạn bảo quản hồ so, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngànhy tế;

- Quyết định số 2055/QD-BYT ngày 08 tháng 5 năm 2023 về ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành Y tế.

Các văn bản trên của nhà nước đã quy định một số nội dung liên quan

đến tô chức quản lý công tác lưu trữ, cụ thê là ở Luật Lưu trữ đã quy định cácnội dung liên quan đến tổ chức quản lý công tác lưu trữ đối với các cơ quan,

tổ chức như nguyên tắc quản lý lưu trữ là nhà nước thống nhất quản lý tài liệuthuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ được

thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật; trách nhiệm quản lý về lưu

trữ trong đó Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ, Bộ Nội vụthực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và chịu trách nhiệm trước Chính phủ;trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tô chức trong quản lý về lưu trữtrong đó có nội dung quy định người đứng đầu cơ quan, tô chức trong phạm

vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụngcác biện pháp nhăm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản

và sử dụng tài liệu lưu trữ, ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan,

tổ chức mình; quy định về tiêu chuẩn kiến thức, kỹ năng người làm lưu trữ;

kinh phi cho công tác lưu trữ; quy định về tô chức lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và

trung ương và trách nhiệm của lưu trữ lịch sử Tuy nhiên các nội dung quy

định trong hệ thống văn bản của nhà nước còn mang tính hướng dẫn cácnghiệp vụ lưu trữ là chủ yếu, còn thiếu các nội dung quy định về quản lý vănbản điện tử, hệ thống văn bản quản lý nhà nước trong lĩnh vực lưu trữ còn ít

25

đề cập trực tiếp đến các nội dung liên quan đến tô chức quản lý công tác lưu

trữ Việc không có các nội dung quy định về tô chức don vị, bộ phận thựchiện công tác lưu trữ của các cơ quan, tô chức trong Luật Lưu trữ dẫn đếnthực trạng hiện nay một SỐ CƠ quan chưa có bộ phận lưu trữ, chưa bồ trí nhân

sự chuyên trách về lưu trữ dẫn đến không có đơn vị thực hiện chức năng tổchức thực hiện, hướng dẫn các nội dung liên quan đến công tác lưu trữ

Các văn bản do Bộ Y tế ban hành về lĩnh vực lưu trữ còn tương đối ít, hầu như chưa có văn bản quy định các nội dung về tô chức quản lý công tác lưu trữ làm căn cứ pháp lý cho các đơn vị cấp dưới triển khai thực hiện Các

văn bản của Bộ Y tế còn tập trung nhiều vào công tác văn thư thể hiện ở việcban hành Quy chế công tác văn thư của Bộ Y tế thay vì Quy chế công tác vănthư — lưu trữ theo hướng dẫn tại Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng

4 năm 2013 về Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của

các cơ quan, tô chức (Hết hiệu lực ngày 20/12/2021), nội dung của Quy chế còn chưa quy định các vấn đề liên quan đến công tác lưu trữ, bỏ ngỏ các nội

dung liên quan đến tô chức quản lý như tổ chức bộ phận và bố trí nhân lực

làm lưu trữ, quy định, quy trình, thủ tục xây dựng và ban hành các văn bản

quản lý về công tác lưu trữ, chưa có các văn bản quy định cụ thể nhằm hướngdẫn cho các đơn vị trong quá trình thực hiện các hoạt động liên quan đếnnghiệp vụ lưu trữ, chế độ báo cáo, kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ trong

hệ thống cơ quan y tế

1.2.2 Văn bản quản lý do Viện ban hành

Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương đã có sự quan tâm nhất định

trong công tác văn thư - lưu trữ, tuy nhiên hệ thống văn bản do Viện ban hành

còn chưa thật sự đầy đủ phục vụ công tác tổ chức quản lý công tác lưu trữ, tạiViện phần nhiều còn đối chiếu, căn cứ dựa trên các văn bản quy định của Bộ

Y tê và của nhà nước vê công tác lưu trữ.

26

Có thể kế đến một số văn bản về công tác văn thư - lưu trữ mà Viện đã

ban hành như:

- Quy trình ISO số QT.HT.12.03 ngày 15 tháng 9 năm 2020 về quy

trình tiếp nhận, xử lý văn ban di, đến;

- Quy trình ISO số NQ.HC.01.01 ngày 15 tháng 9 năm 2020 về Nội quy sử dụng và quản lý con dấu (Sửa lần );

- Quy trình ISO số QT.HT.02.05 ngày 05 tháng 02 năm 2021 về Quy

trình quan lý hồ sơ (Sửa lần 5);

- Quyết định số 1099/HHTM ngày 08 tháng 6 năm 2021 về việc Ban hành Quy chế công tác văn thư của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương:

- Quy trình ISO số BCHĐ.HC.02 ngày 01 tháng 11 năm 2021 về Bối

cảnh hoạt động và nhu cầu, mong đợi của các bên liên quan đến hệ thống

quản lý chất lượng của Phòng Hành chính (Sửa lần 03);

- Quy trình ISO số CV.HC.02 ngày 10 tháng 11 năm 2021 về Chứcnăng, nhiệm vụ cơ cầu tô chức và mô ta công việc các vi trí của Phòng Hànhchính (Sửa lần 02);

- Quyết định số 73/QD-HHTM ngày 27 tháng 4 năm 2023 về Ban hành Quy chế bảo đảm an toan, an ninh thông tin trong hoạt động ứng dụng

công nghệ thông tin tại Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương;

- Quy trình ISO số QT.HT.63.01 ngày 01 tháng 6 năm 2023 về Quy

trình hủy tài liệu.

Hệ thống văn bản do Viện ban hành đã giải quyết tương đối tốt cácnhu cầu thực tiễn trong thực hiện nghiệp vụ văn thư Các văn bản trên đã

đưa ra được hệ thống các thuật ngữ, từ ngữ; nguyên tắc và yêu cầu quản lý công tác văn thư; quy định quy trình, thủ tục, yêu cầu trong soạn thảo, ký

ban hành văn bản; quy trình, thủ tục, nguyên tắc quản lý văn bản đi; quytrình, thủ tục, nguyên tắc quản lý văn bản đến; quy định thê thức trình bày

văn bản; các nội dung liên quan đên chê độ, nguyên tắc quản lý, sử dụng con

27

dau và thiết bị lưu khóa bi mật; tiêu chuẩn, yêu cầu, trách nhiệm, quyền han

của mỗi cá nhân đối với vị trí mình đảm nhiệm nói chung và trong việc thực

hiện công tác văn thư lưu trữ nói riêng Quy trình ISO hủy tài liệu được quy

định khá đầy đủ, chi tiết các bước và hướng dẫn về mặt quy trình, thủ tụccho các đơn vi trong Viện làm căn cứ thực hiện, tuy nhiên cần đưa nội dung

này vào văn bản quy định như Quy chế công tác văn thư — lưu trữ thay vì chi

đơn giản là quy trình ISO như hiện nay, ngoài ra cần bổ sung thêm các nội

dung chỉ tiết liên quan đến thẩm quyền, yêu cầu, nguyên tac trong việc hủy tài liệu hết giá trị tại Viện.

Việc ban hành hệ thống văn bản về công tác văn thư là vô cùng quantrọng và cần thiết nhằm tạo tiền đề và nền móng vững chắc để đảm bảo tổchức thực hiện có hiệu quả, đạt chất lượng cao đối với công tác lưu trữ, có thénói công tác van thư là “đầu vào” của công tác lưu trữ Công tác văn thư có ýnghĩa mang tính quyết định đối với chất lượng tài liệu lưu trữ, việc thực hiện

tốt công tác văn thư đảm bảo nguồn tài liệu có giá trị cao cho công tác lưu trữ,

ví dụ như quản lý tốt văn bản, tài liệu hình thành ở giai đoạn văn thư giúp chovăn ban đảm bảo được các yếu tố thé hiện tính pháp lý, đúng đắn và toàn vencủa văn bản, ngoài ra còn đảm bảo tính mỹ thuật và kỹ thuật chế tác phục vụlưu trữ lâu dài tài liệu Nếu không quản lý tốt giai đoạn văn thư, tài liệu đưavào lưu trữ dé xảy ra tình trạng không đảm bảo tính đúng đắn và kha năng bao

quản lâu dài thấp, như tài liệu bị sai thể thức, ký sai thâm quyền dẫn đến không có hiệu lực pháp lý, bị nghi ngờ tính đúng đắn và xác thực của văn bản

hoặc tài liệu giai đoạn văn thư được sản sinh ra với chất liệu giấy, mực in, bút

ký không tuân theo quy định, trải qua thời gian dài sẽ xảy ra tình trạng hư

hại về mặt vật lý do chất liệu giấy không đảm bảo, mực in, mực bút ký dễphai, bay màu làm mat thông tin tài liệu dẫn đến tài liệu không còn giá trị sử

dụng và giá trỊ lưu g1ữ.

28

Tuy nhiên, các văn bản tại Viện Huyết học — Truyền máu Trung ương còn thiếu và chưa đề cập đến các nội dung liên quan đến công tác lưu trữ, cần ban hành sửa đổi, bổ sung các nội dung như hệ thống thuật ngữ, định

nghĩa trong lĩnh vực lưu trữ; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan; quy định nội dung liên quan đến nghiệp vụ lưu trữ như thu thập,chỉnh lý xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng; quytrình, thủ tục, nguyên tắc hủy hồ sơ, tài liệu; trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền

hạn của các cá nhân dé giải quyết được bài toán dang đặt ra trong thực

tiễn, làm hành lang pháp lý vững vàng trong quá trình tổ chức, thực hiện các

hoạt động tại Viện.

Tiểu kết chương 1

Qua hệ thống các cơ sở lý luận được trình bày tại chương 1 có thé thay

tổ chức quản lý công tác lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan,

tổ chức Việc tô chức quản lý công tác lưu trữ được nhà nước quy định thốngnhất từ trên xuống dưới, được vận dụng nhuan nhuyễn cơ sở khoa học va lý

luận của ngành lưu trữ học, tuân theo những nguyên tắc như nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp, nguyên tắc nhà nước quản lý thống nhất về lưu trữ Dé t6 chức quản lý công tác lưu trữ bài bản

và đạt hiệu quả cao cần thực hiện các biện pháp như ban hành hệ thống các văn bản quy định, tổ chức bộ phận và bố trí nhân lực làm lưu trữ, bố trí kinh

phí cơ sở vật chất cho lưu trữ, tổ chức hướng dẫn, kiểm tra đánh giá về côngtác lưu trữ đây là những nội dung cơ bản được triển khai nghiên cứu ởchương 2 nhằm nhìn nhận và đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác lưutrữ của Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương

29

Chương 2 THỰC TRẠNG TO CHỨC QUAN LÝ CÔNG TAC

LƯU TRU CUA VIEN HUYET HỌC - TRUYEN MAU TRUNG UONG

2.1 Khái quát về Viện Huyết hoc - Truyền máu Trung ương va tài liệu

hình thành tại Viện

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Viện Huyết học - Truyền máu

Hình 2.1 Trụ sở Viện Huyết học - Truyền mau Trung wong,

đường Pham Văn Bạch, Cau Giấy, Hà Nội

(Nguôn: Internet)

Ngày 31 tháng 12 năm 1984 Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành Quyết định

số 1531/BYT-QD về việc thành lập Viện Huyết học và Truyền máu, thuộc

Bệnh viện Bạch Mai, do GS Bạch Quốc Tuyên là Viện trưởng đầu tiên, trên

cơ sở sát nhập hai đơn vi là Khoa Huyết học - Truyền máu và Phòng Bệnh

máu (CS) Sự kiện này đánh dấu một cột mốc quan trọng thể hiện sự trưởng thành không ngừng của đội ngũ cán bộ chuyên khoa và khăng định một nhu

30

cầu tất yêu của xã hội về việc phải phát triển chuyên khoa Huyết học Truyền máu để đáp ứng cho công tác khám, chữa bệnh, cấp cứu và điều trị

-bệnh nhân.

Cơ cấu tô chức của Viện lúc đó gồm 01 phòng (khoa) lâm sàng (C5), các labo tế bào, đông máu, hóa sinh - huyết học, đi truyền và phòng hành

chính, phòng trữ máu (tiếp nhận, lưu trữ máu), phòng miễn dịch Ở thời điểm

đó Viện có 8 chức năng và nhiệm vụ ở thời ky này bao gồm:

- Nghiên cứu việc lay máu, trữ máu, sử dung mau, điều chế các thànhphần của máu nhằm đảm bảo yêu cầu kịp thời an toàn, hợp lý, tiết kiệm

- Nghiên cứu việc dự phòng và điều trị các bệnh về máu cho phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của người Việt Nam.

- Nghiên cứu điều chế một số sinh phẩm sử dụng cho các xét nghiệm chân đoán về máu.

- Nghiên cứu chuẩn hóa các xét nghiệm về máu và đề xuất những quy

định chuyên môn kỹ thuật trong việc lay máu và tuyên truyền máu dé ápdụng thống nhất trong cả nước

- Cùng với Trường Đại học Y Hà Nội đào tạo và bồ túc cán bộ chuyên

khoa Huyết học và Truyền máu

- Phổ biến các kiến thức về chuyên khoa; Biên soạn các tài liệu phổ

thông về cho máu, nhận máu dé cùng với Nhà nước tuyên truyền bảo vệ sứckhỏe, phố biến rộng rãi trong nhân dân

- Theo dõi, hướng dẫn giúp đỡ về chuyên môn kỹ thuật mạng lưới

chuyên khoa Huyết học và Truyền máu trong cả nước

- Tổ chức quản lý xây dựng Viện trên cơ sở những quy định về chế độ,chính sách đã được Nhà nước và Bộ Y tế ban hành

Tại Quyết định số 427/BYT-QD ngày 29/5/1990 của Bộ trưởng Bộ Y

tế về việc phê duyệt luận chứng kinh tế, kỹ thuật cải tạo, mở rộng Viện Huyết

31

học và Truyền máu, Bệnh viện Bạch Mai, thời điểm nay sỐ lượng các khoa

phòng đã tăng lên, cán bộ nhân viên từ khoảng 80 người (năm 1984) lên đến

100 người (năm 1990), các trang thiết bị đã được đầu tư đầy đủ và đồng bộ

hơn so với giai đoạn trước.

Ngày 08/3/2004 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số31/2004/QĐ-TTg về việc Thành lập Viện Huyết học - Truyền máu Trung

ương trực thuộc Bộ Y tế trên cơ sở Viện Huyết học - Truyền máu thuộc Bệnh

viện Bạch Mai Đây là dấu mốc quan trọng của Viện Huyết học - Truyền máu

Trung ương thể hiện được vị thế, vai trò, khẳng định vi trí của mình trong

công tác chăm sóc sức khỏe nhân dân, xứng đáng là Viện chuyên khoa đầungành, ngang tầm với khu vực vả quốc tế và là đơn vị Anh hùng Lao động

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Viện Huyết học - Truyền mau Trung wong

Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương có cơ cấu tô chức bao gồm

Viện trưởng và các Phó Viện trưởng gọi chung là Ban Lãnh đạo chịu trách

nhiệm chỉ đạo quản lý toàn bộ các mảng hoạt động của Viện Huyết học Truyền máu Trung ương Viện chia làm 03 khối và 01 trung tâm bao gồm:Khối quản lý, chức năng: Khối Lâm sàng, Khối Cận lâm sàng và Trung tâmmáu quốc gia

-Trong đó các khối, trung tâm lại chia thành các khoa/phòng khác nhau,

cụ thê:

Khối quản lý, chức năng bao gồm: 12 phòng, 01 khoa và 01 trung tâm:

Phòng Tổ chức cán bộ; Phòng Kế hoạch Tổng hợp; Phòng Tài chính kế toán;

Phòng Hành chính; Phòng Quản trị; Phòng Vật tư - Thiết bị y tế; Khoa Dược;Phòng Quản lý chất lượng; Phòng Điều dưỡng và kỹ thuật viên; Phòng Quản

lý các chương trình dự án và đối ngoại; Phòng Công nghệ thông tin; Phòng

Công tác xã hội; Phòng Truyền thông - Giáo dục sức khỏe; Trung tâm đảo tạo

và chỉ đạo tuyên.

32

Khối Lâm sàng bao gồm: 08 khoa và 02 trung tâm: Khoa Khám bệnh

và điều trị ngoại trú; Trung tâm Hemophilia; Trung tâm Thalassemia; Khoa Bệnh máu lành tính; Khoa Bệnh máu tổng hợp; Khoa Bệnh máu trẻ em;

Khoa Điều trị hóa chất; Khoa Ghép tế bào sốc; Khoa Hồi sức cấp cửu; Khoa

Dinh dưỡng

Khối Cận lâm sàng bao gồm: 09 khoa: Khoa Huyết thanh học nhómmáu; Khoa Tế bào - Tổ chức học; Khoa Đông mau; Khoa Sinh hóa; Khoa Visinh; Khoa DI truyền và sinh học phân tử; Khoa Miễn dịch; Khoa Chân đoánhình ảnh và thăm dò chức năng; Khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn

Trung tâm Máu quốc gia bao gồm: 07 phòng/khoa: Văn phòng Trung tâm máu quốc gia; Khoa tiếp nhận máu và các thành phần máu; Khoa Điều

chế các thành phần máu; Khoa Xét nghiệm sàng lọc máu; Khoa Lưu trữ và

phân phối máu; Ngân hàng tế bào sốc; Phòng Quan hệ công chúng.

33

a TRUN M MAU QUỐC GIA

T KHÔI LAM SANG KHOI CAN LAM SANG

=

Phòng Truyền thông - GDSK

Trung tâm Đào tạo và

Chỉ đạo tuyến.

(01) Phòng Tổ chức cán bộ (01) Van phòng Trung tâm Máu quốc gia FÏ(01) Ta Deane Dieu tr] H@ ios luyer dinh

(02) Phòng Kế hoạch tổng hợp (02) Bi ep oye ae va (02) Trung tam Hemophilia |(02) Khoa Tế bào - Tổ chức học.

(03) Phòng Tài chính kế toán l H (03) Đhán mo Chế các thành +(03) Trung tam Thalassemia †(03) Khoa Đông máu |

(04) Phòng Hành chính H (04) Khoa Xét nghiệm sàng lọc máu HỆ Khoa Bệnh máu lành tính HC Khoa Sinh hóa

(©) Phòng Quan trị (> Khoa Lưu trữ và Phân phối máu ©) Khoa Bệnh máu tổng hợp ] (©) Khoa vi sinh

(06) Phòng Vật tư - Thiết bị Y tế (06) Ngan hang té bao al iy (06) Khoa Bệnh máu trẻ em (06) Khoa Di truyền va sinh học phan tử

©) Khoa Dược (©) Phong Quan hệ công chúng (©) Khoa Điều trịhóa chất ©) Khoa Mign dịch

(©) Phòng Quan lý chất lượng (©) Khoa Ghép Tế bào gốc Dê

(09) TT Hạ ve (©) Khoa Hồi sức cấp cứu (©) Khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn

(10) Bee nên đi chương trình, LỊ(10) Khoa Dinh dưỡng

(in) Phòng Công nghệ thông tin

> Phang Công tác xã hội

@

(14)

34

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Viện Huyết học - Truyền mau Trung wong

Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương có chức năng là tuyến caonhất trong lĩnh vực khám bệnh, chữa bệnh, phòng bệnh về chuyên khoa huyếthọc và tổ chức công tác truyền máu, nghiên cứu khoa học, ứng dụng công

nghệ khoa học kỹ thuật, đào tạo, đào tạo bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực

y tế, chỉ đạo tuyến và hợp tác quốc tế về lĩnh vực chuyên khoa huyết học và truyền máu, tổ chức các dịch vu y tế khác phù hợp với khả năng của Viện theo

quy định của pháp luật.

Viện gồm 11 nhiệm vụ cơ bản bao gồm:

1) Tham mưa trình cấp có thâm quyền đề xuất xây dựng văn bản quyphạm pháp luật liên quan đến công tác tô chức, chỉ đạo, quản lý, chuyên môn

về lĩnh vực huyết học, truyền máu và tế bào gốc.

2) Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển từng giai đoạn và kế hoạch

hoạt động hằng năm của Viện trình cấp có thẩm quyền thâm định, phê duyệt

sau điều trị và phục hồi chức năng tại cộng đồng.

4) Công tác phòng bệnh gồm các nội dung như: Xây dựng kế hoạch, chiến lược và tổ chức phòng chống bệnh bam sinh di truyền, đặc biệt là bệnh

Thalassemia và bệnh Hemophilia; Phối hợp, vận động công tác truyền thông,

giáo dục sức khỏe, khám sức khỏe định kỳ nhằm phát hiện sớm các bệnh về

máu; Thực hiện các nhiệm vụ phòng chống dịch bệnh, khắc phục hậu quảthiên tai, thảm họa theo chỉ đạo của các cấp có thâm quyên

35

5) Công tác truyền máu và tế bào gốc gồm các nội dung như: Xây dựng kế hoạch và tô chức các hoạt động nhằm bảo đảm nhu cầu cấp cứu, điều tri, chăm sóc sức khỏe va nhu cầu dự trữ cho thảm hoa, an ninh, quốc phòng;

Phối hợp các cơ quan vận động nhân dân tình nguyện hiến máu, hiến cácthành phần máu, hiến tế bào gốc; Tổ chức khám tuyên chọn, tiếp nhận, xétnghiệm sàng lọc, điều chế để có nguồn máu, các sản phâm máu và tế bào gốc

an toàn; Tổ chức bảo quản, phân phối máu, các sản phẩm máu và tế bào gốckip thời cho nhu cầu cấp cứu, điều trị, chăm sóc sức khỏe và dự trữ

6) Công tác nghiên cứu khoa học gồm các nội dung: Tổ chức triển khai thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học, ứng dụng những tiễn bộ khoa học

và công nghệ dé phục vụ việc khám bệnh, chữa bệnh, phòng bệnh, phục hồi

chức năng: Tham gia đăng ký tuyển chon và tổ chức thực hiện các đề tài

nghiên cứu khoa học, nhiệm vụ khoa học vả công nghệ các cấp khi có đủ điều

kiện theo quy định của pháp luật; Tổ chức các hoạt động nghiên cứu, ứngdụng, nghiên cứu khoa học và công nghệ, nghiên cứu chuyển giao các kỹthuật mới, phương pháp mới trong điều trị chữa bệnh, khám bệnh Tham gianghiên cứu những vấn đề liên quan đến sức khỏe của người dân ở địa phương

và trong cả nước Thực hiện dịch vụ khoa học công nghệ theo các quy định

của pháp luật; Được đăng ký và được quyền sở hữu trí tuệ bảo vệ, được phép chuyền giao quyền sở hữu trí tuệ; Thực hiện các chương trình về hợp tác và nghiên cứu khoa học với các tô chức, cá nhân trong nước và quốc tế.

7) Đào tạo, đào tạo bồi dưỡng nhân lực y tế gồm các nội dung: Là cơ sở

dé đào tạo và tham gia dao tạo thực hanh nhân lực y tế về lĩnh vực huyết học

và truyền máu, đào tạo sau đại học, đại học, cao đăng, trung cấp và các hình

thức đào tạo khác khi được cơ quan có thâm quyền cấp phép; Tổ chức đảotạo, đào tạo bôi dưỡng cập nhật kiến thức mới cho bác sy, diéu dưỡng, kỹthuật viên y và các đối tượng khác có nhu cầu; Phối hợp với các cơ sở đào tạonhân lực y tế khác để đào tạo cán bộ chuyên khoa huyết học, truyền máu và tế

36