Luận văn thạc sĩ Quản trị văn phòng: Tổ chức quản lý công tác văn thư của Bệnh viện Trung ương Quân đội 108

LỜI CẢM ƠNĐề hoàn thành luận văn “Tổ chức quản lý công tác văn thư của Bệnh viện Trung ương Quân doi 108” với tinh cảm chan thành, tác giả xin được bày tỏ lòng biết ơn tới: Các giảng viê

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Trần Thị Giang

LUẬN VAN THAC SĨ QUAN TRI VĂN PHONG

HÀ NOI - 2023

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Trần Thị Giang

Chuyên ngành: Quản tri văn phòng

Định hướng: Ứng dụng

Mã số: 8340406.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS Nguyễn Liên Hương

XÁC NHAN HỌC VIÊN ĐÃ CHINH SUA THEO QUYẾT NGHỊ

CUA HOI DONG CHAM LUẬN VĂN THAC SĨ Giáo viên hướng dẫn khoa học Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

thạc sĩ khoa học

TS Nguyễn Liên Hương PGS.TS Đào Đức Thuận

HÀ NỘI - 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của cá nhân, được

thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS Nguyễn Liên Hương

Trong luận văn, thông tin tham khảo từ những công trình nghiên cứu

khác đã được tác giả chú thích rõ nguồn.

Tác giả xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình

Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn này là trung thực và chưa từng được công bố dưới bat kì hình thức nào.

Hà Nội, ngày _ tháng năm 2023

TÁC GIÁ

Trần Thị Giang

LỜI CẢM ƠN

Đề hoàn thành luận văn “Tổ chức quản lý công tác văn thư của Bệnh

viện Trung ương Quân doi 108” với tinh cảm chan thành, tác giả xin được

bày tỏ lòng biết ơn tới: Các giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn

phòng của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia

Hà Nội đã truyền đạt cho tác giả những kiến thức, kỹ năng cần thiết để nghiên

cứu và hoàn thành luận văn của mình.

Đặc biệt, tác giả xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới

TS Nguyễn Liên Hương - giảng viên hướng dẫn đã tận tình, quan tâm và cho

tác giả những lời khuyên, những bài học kinh nghiệm hữu ích trong lĩnh vực

văn thư - lưu trữ, quan trị văn phòng dé tác giả có thé hoàn thành luận văn.

Tác giả xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo Bệnh viện Trung ương Quân đội 108 nói chung và toàn thể cán bộ nhân viên Phòng Tham mưu Hành

chính nơi tác giả đang công tác nói riêng đã rất tận tình chia sẻ và tạo mọi

điều kiện thuận lợi để tác giả nghiên cứu, khảo sát thực tế.

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả gặp khá nhiều khó khăn, mặt khác

do trình độ chuyên môn còn hạn chế nên dù đã rất cố gắng nhưng luận vănkhông tránh khỏi những sai sót Vì vậy, tác giả rất mong nhận được những ýkiến đóng góp, phản hôi từ phía thầy/cô dé luận văn của tác giả được hoàn

DANH MỤC BANG, HÌNH VA SƠ DO

Số lượng cán bộ, nhân viên và chiến sĩ làm việc tại Phòng Tham mưu

Hành chính Bệnh viện Trung ương Quân đội 108 46

Thống kê số lượng văn bản đi - đến ứng dụng công nghệ thông tin

trong 5 năm (2019 - 223) - - + 11911191 19 ng it 55 Kết quả thực hiện công tác văn thư trong 5 năm (2019 - 2023) 56

Trụ sở Bệnh viện Trung ương Quân đội 108 nhìn từ phía đường

BV 0/9000 1177 58

Cơ cấu tô chức Bệnh viện Trung ương Quân đội 108 38

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Tham mưu Hành chính Bệnh viện

¡` 29000.177 41

Sơ đồ cán bộ, nhân viên và chiến sĩ làm việc tại Phòng Tham mưu

Hành chính Bệnh viện Trung ương Quân đội 108 - - 47

Thống kê trình độ chuyên môn của cán bộ nhân viên

Phòng Tham mưu Hành chính: - 5 + 2< + +‡E**kEesEseeeeeresere 50

Thống kê số lượng các loại văn bản đi Bệnh viện TWQD 108

thường xuyên ban hành trong 5 năm (2019 - 2023) - -.‹- «+ 55

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của

mỗi cơ quan, đơn vị, t6 chức, doanh nghiệp Tổ chức quan lý công tác văn thư

là hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác lãnh dao quan ly; giúp nâng cao

hiệu quả, hiệu lực hoạt động của cơ quan, đơn vị Tổ chức quản lý công tác

văn thư tốt sẽ tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ, góp phần giữ gìn văn bản,

tài liệu, cũng như các thông tin bí mật của các tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan

nhà nước.

Thời gian qua, dưới sự tác động của cuộc Cách mạng Công nghiệp lần

thứ 4, Chính phủ đang tập trung xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính

phủ số, xã hội số, nền kinh tế số, coi đây là một trong những ưu tiên hàng đầu

để tạo nền móng vững chắc cho việc chuyên đổi số toàn diện giai đoạn

2021-2030 Từ đây, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đang đây mạnh ứng dụngngày càng nhiều các phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc (V-

Office, E-Office ); sử dụng phổ biến văn bản điện tử, chữ ký điện tử trong giao dich và trao đổi thông tin Tat cả đã tạo nên một sự thay đôi tương đối

mạnh mẽ trong công tác văn thư truyền thống

Bệnh viện Trung ương Quân đội 108 (BV TWQD 108) có vi trí, chức

năng, nhiệm vụ vô cùng quan trọng Trong những năm qua, để làm tốt chức

năng tham mưu, tô chức thực hiện các công việc hành chính góp phần hỗ trợ

đắc lực cho hoạt động khám, chữa bệnh chuyên môn, Bệnh viện Trung ươngQuân đội 108 đã chú trọng và làm tốt công tác văn thư, lưu trữ theo quy định

của Bộ Quốc phòng Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả tích cực đã đạt

được, hoạt động quản lý công tác văn thư tại BV TWQD 108 cũng bộc lộ một

số hạn chế như: sắp xếp, bố trí cán bộ làm công tác tham mưu và phụ trách

văn thư còn mang tính kiêm nhiệm; năng lực và nhận thức của cán bộ làm

công tác văn thư còn chưa đồng đều; đặc biệt tổ chức thực hiện các văn bản

quy định, quy chế, quy trình trong lĩnh vực văn thư vẫn còn hạn chế Do đó,

tác giả nhận thấy cần phải nghiên cứu đánh giá thực trạng, tìm ra nguyên

nhân, đưa ra giải pháp khắc phục tình trạng này

Với mục đích nghiên cứu thực trạng và đề xuất các giải pháp góp phầnnâng cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác văn thư, tác giả quyết định lựachọn nghiên cứu và thực hiện đề tài luận văn thạc sĩ “Tổ chức quản lý công

tác văn thư của Bệnh viện Trung wong Quân doi 108”.

2 Lịch sử nghiên cứu

Nghiên cứu, tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ nói chung là chủ đề

thu hút được sự quan tâm các nhà khoa học, các nhà nghiên cứu, tô chức,doanh nghiệp Trên cơ sở thống kê, tổng hợp các công trình nghiên cứu trước,trong phạm vi của luận văn, tac gia xin trình bay sơ lược một sỐ công trìnhnghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ nói chung và tổ chức quản lý công tácvăn thư nói riêng cu thé như sau:

2.1 Nhóm sách, giáo trình

Dương Văn Kham (1994), Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư

- lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội Cuốn sách gồm 4 chương xoay

quanh các nội dung: Tin học đại cương, hệ điều hành MS-DOS, ứng dụng tin

học và công tác văn thư và ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ.

Dương Văn Kham (2011), Tir điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữViệt Nam, NXB Văn hóa - Thông tin, Hà Nội Từ dién giải thích trực tiếp cácquy trình về nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Việt Nam được thê hiện bằng các

từ, cụm từ, tên vấn đề nghệp vụ thuộc khoa học văn thư lưu trữ và các kiến

thức của những khoa học khác có liên quan.

Vuong Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thw,

NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội Với 14 chương được chia làm bón

phân, cuôn sách đã đê cập đên nhiêu vân đê lý luận và phương pháp cơ bản

của công tác văn thư Đặc biệt, cuốn sách cung cấp cho các sinh viên, họcviên cao học những kiến thức nghiệp vụ cơ bản và phương pháp cụ thê, chỉ

tiết, ví dụ sinh động.

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2012), Tuyển tập văn bản quy phạmpháp luật và hướng dan nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ hiện hành,NXB Văn hóa - Thông tin, Hà Nội Cuốn sách gồm 4 mục chính 1a toản văncủa những văn bản hiện hành để giúp các cơ quan, các nhà quản lý trong cả

nước tìm hiểu một cách có hệ thống các quy định của pháp luật và hướng dẫn

nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ

Vũ Thị Phụng (chủ biên) và nhóm tác giả (2021), Giáo trình Lý luận vềQuan trị văn phòng, NXB Dai học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội Nội dung củagiáo trình tập trung vào việc tong hợp kết quả nghiên cứu những van đề lý luận

cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng cho đến thời điểm hiện tại đồng

thời cũng chia sẻ một số quan điểm, cách tiếp cận mới của nhóm tác giả về văn

phòng và quản trị văn phòng Trong đó nội dung tổ chức quản lý công tác văn

thư được trình bày tại Chương 8: Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

Nhóm sách, giáo trình trên đã trình bày những vấn đề lý luận và cácphương pháp quan trọng trong tổ chức và quản lý khoa học công tác văn thư

2.2 Một số bài viết, kỷ yếu và luận văn thạc sĩ

Phetmany Louangrath (2007), Đảo tao, bôi dưỡng cán bộ văn thư lưu

trữ ở nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào, Luận văn thạc sỹ của học viên

Khoa Luu trữ hoc và Quản tri văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội

và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội Qua luận văn, tác giả đã đem đến lịch

sử quá trình hình thành và hoạt động của Cục Lưu trữ Nhà nước Cộng hòa

Dân chủ Nhân dân Lào; thực trạng và những van dé chủ yếu đặt ra trong công tác đào tạo và bôi dưỡng cán bộ văn thư lưu trữ từ năm 1975 - 2007 Từ đó,

tác giả đưa ra phương hướng và một số giải pháp chủ yếu trong công tác đàotạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư lưu trữ trong giai đoạn đó

Nguyễn Thị Thanh Hương (2012), Những quy định hiện hành và việc

thực hiện chính sách, chế độ đối với công chức văn thư, lưu trữ trong cơ quan

nhà nước ở Việt Nam - Thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sỹ của học viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã

hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội Luận văn đã tong két cdc chinh

sách, chế độ đối với công chức văn thư, lưu trữ trong các cơ quan nhà nước.

Đồng thời, tiến hành khảo sát, đánh giá và kiến nghị một số giải pháp nhằmhoàn thiện và thực hiện tốt chính sách, chế độ đối với công chức văn thư, lưu

trữ trong các cơ quan nhà nước ở Việt Nam hiện nay.

Tạ Thị Liễu (2013), Đảo tao cán bộ văn thư, lưu trữ bậc cao đẳngtrong các trường cao đăng, thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sỹ của học

viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã

hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội Tác giả đã làm rõ sự cần thiết và

yêu cầu của việc đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ bậc cao đăng Trên

cơ sở khảo sát, đánh giá tình hình dao tao nguồn nhân lựuc văn thư, lưu trữ

bậc cao dang, tác giả đã kiến nghị một số giải pháp nhằm nâng cao chat lượng dao tạo nguồn nhân lực này trong thời gian tới.

Nguyễn Đăng Việt (2014), Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức vàquản lý công tác văn thư - lưu trữ tại một số công ty cô phan trên địa bànthành pho Hà Nội, Luan van thạc sỹ của học viên Khoa Luu trữ hoc và Quantrị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc

gia Hà Nội Nội dung luận văn xoay quanh việc giới thiệu tô chức hoạt động của công ty cô phần; khảo sát, đánh giá thực trạng và đề xuất một số giải pháp

nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại đây.

Nguyễn Quang Đạt (2019), Chuẩn hóa năng lực tổ chức, quản lý công

tác văn thu, bảo mật, lưu trữ cua Lãnh đạo Văn phòng các cơ quan, đơn vị

trong Bộ Quốc phòng, Luận văn thạc sỹ của học viên Khoa Lưu trữ học và

Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học

Quốc gia Hà Nội Luận văn không chỉ đưa ra trách nhiệm và yêu cầu về nănglực tô chức, quản lý công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của Lãnh đạo Văn

phòng các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng mà còn khảo sát thực trạng

và đề xuất các giải pháp chuẩn hóa năng lực của Lãnh đạo Văn phòng các cơquan, don vị trong Bộ Quốc phòng đối với việc t6 chức, quản lý công tác văn

thư, bảo mật, lưu trữ.

Vuong Thi Mai Trinh (2021), Nâng cao hiệu quả quản lí công tác văn thu, lưu trữ tại Trung tâm Dịch vụ việc làm tinh Bình Dương, Tạp chí Lưu trữ

và Thời đại, Số 1&2/2021, tr 40-41 Nội dung bài viết đã chỉ rõ thực trang vàkiến nghị một số giải pháp nâng cao hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu

trữ tại Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Bình Dương nhứ: Nâng cao nhận

thức; bố trí nhân sự hợp lý

Nguyễn Văn Phương (2021), Một số giải pháp nâng cao hiệu qua quản

ly công tác văn thư, lưu trữ trong bối cảnh xây dựng chính quyên điện tử tại

tỉnh Thừa Thiên Huế, Tap chi Lưu trữ và Thời đại, Số 7&8/2021, tr 52-56

Tác giả đã tổng kết một số chuyền biến trong công tác văn thư, lưu trữ ở tỉnh

Thừa Thiên - Huế trong bối cảnh xây dựng chính quyền điện tử Từ đó chỉ ramột số khó khăn, hạn chế và nguyên nhân của thực trạng Trên cơ sở mục tiêu

cụ thể của công tác lưu trữ điện tử đến năm 2025, tác giả đã đưa ra một số giải

pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn thư, lưu trữ điện tử.

Vũ Thị Phụng (2021), Đảo tao nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ - cơ

hội và thách thức trong bối cảnh Cách mạng 4.0, Tạp chí Lưu trữ và Thời đại, Số 9&10/2021, tr 24-27 Bài viết không chỉ phân tích những hằng số và biến số liên quan đến đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ mà còn chỉ rõ những cơ hội và thách thức cho các cơ sở đào tạo trong đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong bối cảnh mới Trên cơ sở đó, tác giả có đưa ra một

số khuyến nghị cho các cơ sở đào tạo, giảng viên và sinh viên nganh văn

thư, lưu trữ.

Tran Thị Ngoc (2021), Tổ chuc quản lý công tác lưu trữ tại Bệnh viện

đa khoa Xanh Pôn, Luận văn thạc sỹ của học viên Khoa Lưu trữ học và Quản

trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốcgia Hà Nội Nội dung luận văn đã trình bày cơ sở lý luận và pháp lý của tổchức quản lý công tác lưu trữ tại các bệnh viện; tình hình tổ chức quản lý

công tác lưu trữ tại Bệnh viện đa khoa Xanh Pôn và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tô chức quản lý công tác lưu trữ tại đây.

Hoàng Xuân Tuấn (2022), Tổ chức công tác tham mưu trong lĩnh vực

văn thư, lưu trữ tại Bộ Tham mưu, Luận văn thạc sỹ của học viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân

văn, Đại học Quốc gia Hà Nội Dựa trên cơ sở lý luận về tổ chức công tác

tham mưu và công tác văn thư, lưu trữ, tác giả Hoàng Xuân Tuan dé khảo sát

về thực trạng và kiến nghị một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công

tác tham mưu của Bộ Tham mưu trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

Sau khi tìm hiểu tong quan lịch sử nghiên cứu van dé, tác giả nhận thay

chủ đề văn thư - lưu trữ đã được nhiều cơ quan, tô chức, doanh nghiệp và cácnhà khoa học thực hiện nghiên cứu trên nhiều khía cạnh khác nhau, từ đó đề xuất

một số giải pháp dé nâng cao hiệu quả tại một số cơ quan nhất định Tuy nhiên,

qua tìm hiểu, khảo sát và nghiên cứu, tác giả nhận thấy chưa có công trình nào

nghiên cứu cụ thê về “Tổ chức quản lý công tác van thw cua Bệnh viện Trung ương Quân đội 108” Vì vậy, đề tài luận văn thạc sĩ của tác giả có tham khảo

nhưng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu đã được công nhận.

3 Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn dự kiến hướng tới mục tiêu:

Trên cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức quản lý công tác văn thư, thựchiện nghiên cứu khảo sát, đánh giá thực trạng việc tô chức quản lý công tácvăn thư của Bệnh viện Trung ương Quân đội 108; Đề xuất một số giải phápnhằm nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác văn thư của Bệnh viện

Trung ương Quân đội 108.

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề đạt được mục tiêu, Luận văn thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Một là, nghiên cứu làm rõ một số khái niệm như: tổ chức quản lý,

công tác văn thư, tổ chức quản lý công tác văn thư

- Hai là, làm rõ mục tiêu, nội dung, yêu cầu và trách nhiệm trong việc

tổ chức quản lý công tác văn thư.

- Ba là, khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác văn

thư của BV TWQĐ 108.

- Bon là, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức

quản lý công tac văn thu của BV TWQD 108.

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là vấn đề tổ chức quản lý công tác

văn thư của BV TWQD 108, là một don vi sự nghiệp công lập thuộc sự quản lý

của Bộ Quốc phòng.

5.2 Pham vi nghiên cứu

a Pham vi không gian Trong phạm vi nghiên cứu của Luận văn tac gia tập trung nghiên cứu

việc tô chức quản lý công tác văn thư của BV TWQD 108

b Phạm vi thời gian

Các văn bản, số liệu thống kê về tô chức quan lý công tác văn thư của

BV TWQD 108 được khảo sát va thu thập trong phạm vi từ năm 2013 đến năm

2023.

6 Phương pháp nghiên cứu

Đề thực hiện Luận văn, tác giả sử dụng một số phương pháp nghiên

cứu sau:

Phương pháp luận: Các vẫn đề được xem xét, đánh giá trên cơ sở phương

pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử.

10

- Phương pháp điêu tra, khảo sát thực tế (sử dụng bảng hỏi, phỏng vansâu): Dé thực hiện luận văn, tác giả tập trung quan sát, ghi chép lại nhằm mô

tả thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư của Bệnh viện Trung ươngQuân đội 108 Sử dụng phiếu khảo sát và phỏng vấn sâu Ban Giám đốc,Trưởng phòng Tham mưu Hành chính, Trưởng ban và một số nhân viên délàm rõ những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của thực trạng

- Phương pháp phân tích, thống kê: Trong quá trình nghiên cứu tại

Bệnh viện Trung ương Quân đội 108, tác giả sử dụng phương pháp phân tích,

thong ké dé tập hop, xử lý các số liệu thu được sau khảo sát.

- Phương pháp so sánh: Sử dụng phương pháp so sánh để đối chiếugiữa lý luận và thực tiễn tổ chức quản lý công tác văn thư của Bệnh việnTrung ương 108, đồng thời nhận xét về việc tổ chức quản lý công tác văn thư

của Bệnh viện Trung ương Quân đội 108.

7 Bố cục của luận văn

Luận văn được bồ cục thành 03 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức quản lý công tác văn thư Chương 2 Thực trạng tô chức quản lý công tác văn thư của Bệnh viện

Trung ương Quân đội 108.

Chương 3 Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác văn

thư của Bệnh viện Trung ương Quân đội 108.

Tại phần mở đầu của Luận văn, tác giả đã trình bày lý do lựa chọn đề

tài “tổ chức quản lý công tác văn thư của Bệnh viện Trung ương Quân đội

108” làm luận văn tốt nghiệp; trình bày sơ lược một số công trình nghiên cứu

về công tác văn thư lưu trữ nói chung và tổ chức quản lý công tác văn thư nói

riêng Trình bày mục tiêu và 04 nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn, đối tượng,

phạm vi, phương pháp nghiên cứu và cuối cùng là bố cục của luận văn, làm

cơ sở cho các chương tiép theo của luận văn.

11

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LY VE TO CHỨC QUAN LY

CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức quản lý công tác văn thư

1.1.1 Một số khái niệm có liên quan

a Khái niệm tổ chức và quản lý

Tổ chức là hoạt động cần thiết dé xác định cơ cau bộ máy của hệ thống,

xác định công việc phù hợp với từng nhóm, từng bộ phận và giao phó các bộ

phận cho các nhà quản lý hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ và

quyền han cụ thé dé thực hiện nhiệm vụ được giao Tổ chức chỉ tồn tại vàhoạt động có hiệu quả khi nó phù hợp với những điều kiện khách quan vàphục vụ mục tiêu nhất định

Hiện nay có nhiều cách hiểu khác nhau về tổ chức nhưng theo các tácgiả trong cuốn “Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng”, có 3 cách hiểu

cơ bản:

- Tổ chức (động từ) là một loạt các hoạt động sắp xếp, thiết lập, phốihợp các yếu tố hoặc bộ phận, hoạt động thành một chỉnh thể, theo một trật tựhoặc một hệ thống nhất định để đảm bảo mục tiêu đề ra Ví dụ: tổ chức bộmáy làm việc, tô chức công việc, tô chức hệ thống thông tin [25; tr 119]

- Tổ chức (danh từ) là một tập hợp trong đó bao gồm nhiều cá thé, hoặc

gồm nhiều yếu tố được thiết lập, sắp xếp thành một hệ thống với mục tiêu

chung hoặc đặc điểm chung Ví dụ: các t6 chức đoàn thé, tổ chức phi chính

phủ [25; tr.119]

- Tổ chức (tính từ) dé chỉ những hoạt động hoặc những thiết chế, những

hệ thống đã được sắp đặt, điều hành theo một trật tự nhất định, có tính khoahọc và có quan hệ chặt chẽ với nahu Ví dụ: cơ quan là một tập thể có tô chức;làm việc có t6 chức [25; tr.1 19]

12

Trong nội dung luận văn, tổ chức được thống nhất cách hiểu là quytrình thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lựcnhằm thực hiện mục tiêu chung.

Quản lý là một hoạt động đặc biệt của con người Hoạt động quản lý

đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của tổ chức Bản

chất của quản lý là phối hợp những nỗ lực cá nhân, những nguồn lực riêng lẻ thành một hợp lực dé đạt được mục tiêu chung của tổ chức Quản lý gan lién với việc su dụng triệt dé mọi nguồn lực trong việc phát triển và điều hành các chiến lược của tổ chức “Quản lý” van là khái niệm được định nghĩa theo

nhiều cách khác nhau như:

Theo “Giáo trình Khoa học quản lý” do tác giả Phạm Ngọc Thanh chủ

biên: “Quản lý bao gồm các hoạt động thiết Iáp|chiển heợc của một|tô chức và

điều phối hoạt động của cá nhân trong tổ chức để hoàn thành các mục:

tiêu phông qua việc áp dụng các|nguồn lực]

Inehflyalnhân lực] Thuật ngữ quản lý cũng có thê chỉ những người quản lý

một tổ chức ˆ [34: tr 14]

Theo các tác giả Viện nghiên cứu hành chính, Học viện Hành chính

Quốc gia trong cuốn ““Thuật ngữ hành chính, 2002”: “Quản lý là thuật ngữ chỉ

hoạt động có ý thức của con người nhằm sắp xếp tổ chức, chỉ huy, điều hành, hướng dan, kiểm tra các quá trình xã hội và hoạt động của con người để

hướng chúng phát triển phù hợp với quy luật xã hội, đạt được mục tiêu xácđịnh theo ý chí của nhà quản lý với chỉ phí thấp nhất” [37; tr 16]

Cùng có cách định nghĩa tương tự, “Giáo trình Quan lý hành chính nha

nước, tập 1,2021” của các tác giả thuộc Học viện Hành chính Quốc gia cho

rằng: “Quan lý là sự tác động có ý thức dé chỉ huy, điều hành, hướng dẫn các

quá trình xã hội và hành vi của con người dé hướng tới mục dich, đúng ý chí

và phù hợp với quy luật khách quan” [17; tr 8]

13

Tóm lại, trong nội dung luận văn, khái niệm quản lý được hiểu là “tiéntrình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hành động của các

thành viên trong tổ chức và sử dụng tat cả các nguồn lực khác của tổ chức

nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra” [10; tr.17]

Khái niệm tô chức quản lý trong luận văn được thống nhất cách hiểu là

tập hợp những biện pháp được chủ thê quản lý áp dụng nhằm đảm bảo những điều kiện cơ bản về bộ máy và nhân sự; thiết lập quy chế pháp lý; phô biến, hướng dẫn và kiểm tra, đánh giá Những biện pháp này nhằm tổ chức thống nhất và kiểm soát hiệu quả hoạt động của tổ chức.

b Khái niệm công tác văn thư

Theo PGS Vương Đình Quyên, văn thư là một từ có nguồn gốc từtiếng Hán Thuật ngữ này được các nhà nước phong kiến Trung Quốc sử dụng

và du nhập vào nước ta từ thời Bắc thuộc Nghĩa nguyên gốc là chỉ các loại

văn bản, giấy tờ, hiện nay, văn thư được hiểu là bộ phận có nhiệm vụ đăng ký,

tiếp nhận, quan ly văn bản của các cơ quan, tổ chức (ví dụ: Tổ văn thư) hoặc

chỉ người làm nhiệm vụ đăng ký, tiếp nhận, quan lý văn ban của cơ quan, tổ

chức (văn thư cơ quan, nhân viên văn thư).

Trong hoạt động quản lý của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổchức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế (sau đây gọi chung là cơ quan,

tổ chức hoặc cơ quan), văn bản là phương tiện được sử dung phổ biến dé ghi

chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các

mặt công tác.

Dé quản ly nhà nước về công tác văn thư ngày 05/3/2020 của Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, tại Điều 1 xác định “Công tác văn thư là một bộ phận gan liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức Là hoạt động nhằm đảm bảo thông

tin bang văn bản phục vụ cho công tác quản lý, gom toàn bộ những công việc

về xây dựng và ban hành văn bản, tô chức quản lý giải quyết văn bản hình

14

thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước, các

tô chức chính trị, xã hội và các don vị vũ trang gọi chung là cơ quan"

Các khái niệm trên đều thống nhất với nhau về nội hàm cơ bản của

công tác văn thư gồm soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản và các

tài liệu khác hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tô chức nhằm đảm

bảo thông tin cho hoạt động quản lý.

Hiểu theo nghĩa rộng: công tác văn thư là toàn bộ những công việc liênquan đến tô chức soạn thảo và ban hành văn bản; tổ chức quan lý và giảiquyết văn bản; tổ chức lập hồ sơ; tổ chức quản lý và sử dụng con dấu nhằmđảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tô chức,đoàn thể

Hiểu theo nghĩa hẹp: Công tác văn thư là công tác tổ chức quản lý và giải quyết công văn, giấy tờ; quản lý và sử dụng con dấu văn thư của cơ quan,

tổ chức Công tác văn thư gắn với nhiệm vụ của bộ phận văn thư và nhân viên văn thư chuyên trách của mỗi cơ quan, tổ chức.

Tóm lại, nội dung công tác văn thư bao gồm: soạn thảo, ký ban hànhvăn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác

văn thư.

c Khái niệm tổ chức quản lý công tác văn thư Trên cơ sở khái niệm tô chức quản lý và khái niệm công tác văn thư

được trình bày ở trên, có thé hiểu: Tổ chức quan lý công tác văn thư là tư duy

và những biện pháp mà nhà quản trị cần áp dụng nhằm đảm bảo những điều

kiện cơ bản về bộ máy và nhân sự; thiết lập quy chế pháp lý; phố biến, hướng

dẫn và kiểm tra, đánh giá Những biện pháp này nhằm tổ chức thống nhất và

kiểm soát hiệu quả công tác văn thư trong cả nước cũng như trong từng cơ

quan, tô chức, đơn vị Đây là những biện pháp thuộc trách nhiệm của người

15

đứng đầu cơ quan, tổ chức và của người người được giao quyên, ủy quyên.

Công tác văn thư gồm nhiều nội dung, liên quan đến hầu hết các cán bộ trong

cơ quan, tô chức Chính vì vậy, dé dam bảo tính khoa học và thong nhất, mỗi

nội dung lại có quy trình và phương pháp cụ thê (còn gọi là nghiệp vụ vănthư) Trong quá trình làm việc, tất cả những người liên quan đến công tác văn

thư (từ lãnh đạo đến chuyên viên, đặc biệt là nhân viên văn thư chuyên trách) đều phải tuân thủ và thực hiện đúng các quy trình và phương pháp đó.

1.1.2 Nguyên tắc tổ chức quản lý công tác văn thư

Dé tổ chức quản lý công tác văn thư được khoa học và hiệu quả, các cơquan, tổ chức can tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản sau đây:

nhân, tính thống nhất của hoạt động quản lý (vai trò của người đứng đầu và

những người được giao quyền, ủy quyền trong tổ chức quan lý công tác van

thư) với sự tham gia, đóng góp ý kiến, chia sẻ thông tin của cấp đưới vào quá

trình tổ chức bộ máy, tuyển dụng nhân sự, ban hành quy định và kiểm tra

giám sát trong công tác văn thư Dé thực hiện được nguyên tắc này, đòi hỏi

người đứng đầu cơ quan, tổ chức vừa phải nâng cao năng lực, bản lĩnh trong công việc, vừa phải phát huy sức mạnh tập thể, thực hiện tốt quy chế dân chủ

cơ sở đê hoàn thành tôt mục tiêu đê ra.

16

b Quyên hạn tương xứng với trách nhiệmMục đích của nguyên tắc này nhằm tạo sự cân bằng giữa quyền hạn vàtrách nhiệm trong quá trình thực hiện chắc năng, nhiệm vụ Quyền hạn tương

xứng với trách nhiệm đòi hỏi nhà quản trị trong quá trình thiết kế, tổ chức bộ

phận phụ trách, tham mưu về công tác văn thư và bố trí, phân công công việc

cho cán bộ văn thư chuyên trách phải căn cứ vào sự cân bằng giữa quyền hạn

và trách nhiệm đề ra quyết định phù hợp.

Nội dung nguyên tắc này không chỉ có ý nghĩa đới với nhà quản trị mà còn quan trọng đối với cả tổ chức Nhờ có nguyên tắc quyền hạn tương xứng

với trách nhiệm mà người đứng đầu cơ quan và những người có liên quan

trong tổ chức công tác văn thư như: Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Tham

mưu Hành chính, Nhân viên văn thư biết rõ được mức độ độc lập trongcông việc, đồng thời biết được hậu quả sẽ phải gánh chịu để có sự điều chỉnhhành vi một cách phù hợp Quyền hạn tương xứng với trách nhiệm còn thể

hiện sự cân bằng, tính khả thi khi phân công công việc Đây chính là cơ sở

quan trọng để tiền hành hoạt động kiểm tra, giá, sát và đánh giá mức độ hoàn

thành công việc.

c Thông nhất trong tổ chức quan bp công tác văn thư

Nguyên tắc này hướng đến mục tiêu tạo sự thống nhất trong lãnh đạo,

chỉ đạo, điều hành công tác văn thư của các chủ thể quản lý ở các cấp trong hệ thong quan ly.

Nội dung của nguyên tắc thống nhất trong tô chức quan lý công tác văn

thư ngoài đòi hỏi cơ quan, tô chức phải có một bộ phận hoặc cá nhân trực tiếp

giúp nhà quản trị phụ trách công tác văn thư thì còn đòi hỏi trong quá trình

ban hành quy chế, quy định, quy trình về công tác văn thư cần phải có sự

bàn bạc, trao đôi, thong nhất về nhận thức, hành động, mục tiêu, kế hoạch,

chiến lược đã dé ra với các chủ thé có liên quan

Thống nhất trong tổ chức quản lý công tác văn thư sẽ hạn chế nhữnghành vi tùy tiện, vô tổ chức, làm việc theo kinh nghiệm mà không có tính định

17

hướng của các đối tượng có liên quan trọng quá trình thực hiện nhiệm vụ Nó

giúp cho công tác văn thư trong toàn bộ tổ chức hoạt động như một chỉnh thê

hoàn chỉnh Qua đó, tạo sự nhịp nhàng, thống nhất giữa các cấp quản lý, các

bộ phận trong tổ chức

d Tuân thủ quy trình

Quản lý là một hoạt động mang tính khoa học cao do đó trong quá trình

tổ chức quản lý nói chung và tổ chức quản lý nói riêng cần đặc biệt chú ý tới nguyên tắc tuân thủ quy trình.

Nội dung của nguyên tắc tuân thủ quy trình đòi hỏi nhà quản trị và các

cá nhân có liên quan trong tô chức quan lý công tác văn thư phải bám sát và thực hiện các quy định, các bước trong giải quyết công việc Nguyên tắc tuân

thủ quy trình tối quan trọng trong quá trình thực hiện các nghiệp văn thư như:

kỹ thuật soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản đi - đến, quản lý hồ sơ,con dấu qua đó loại trừ những rủi ro, thói quen tùy tiện và hướng đến đạtđược kết quả chắc chắn

e Tiết kiệm và hiệu quả Mục tiêu của nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả trong tổ chức quản lý

công tác văn thư nhằm giúp cho các nhà quản trị luôn có sự cân nhắc về sự

cân bằng giữa các yếu tô đầu vào và kết qua dau ra, giữa chi phí và lợi ích đạt

được trong mọi hoạt động.

Việc thiết kết bộ phận phụ trách, tuyển chọn và bồ trí cán bộ văn thưchuyên trách với quy mô, số lượng và chất lượng phải tương xứng với cơ cầu

tổ chức, đòi hỏi công việc và nguồn lực của cơ quan Ban hành, phổ biến, tổchức hướng dẫn và kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy phạm nội bộ

(quy chế, quy định, quy trình) về công tác văn thư phải đơn giản, tiết kiệm,

thực chất và hiệu quả, tuyệt đối tránh hình thức, rườm rà làm ảnh hưởng tới

năng suat, hiệu quả và tâm lý của người lao động.

18

1.1.3 Nội dung tổ chức quản lý công tác văn thư

Theo các tác giả trong cuốn “Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng”

dé tổ chức quản lý tốt công tác văn thư, việc đầu tiên các cơ quan cần phải

căn cứ vào những quy định của pháp luật hiện hành Trong những năm qua,

Việt Nam là nước đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật để quy định

một số vấn đề cơ bản về công tác này như: thê thức, kỹ thuật trình bày văn

bản; quản lý văn bản đến, văn bản đi; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ; quản lý con

dấu và thiết bị lưu khóa bí mật.

Căn cứ vào các quy định nói trên, dưới góc độ khoa học quản trị, dé tô

chức quản lý công tác văn thư được hiệu quả, các cơ quan, tô chức cần triểnkhai và thực hiện một số nội dung cơ bản như sau:

a Tổ chức bộ phận phụ trách và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về

công tác văn the

Công tác văn thư liên quan đến tất cả các cán bộ, nhân viên trong cơ quan và bao gồm nhiều hoạt động nghiệp vụ mang tính phức tạp như: soạn thao, ban hành, t6 chức giải quyết và quản lý văn bản đi - đến dé phục vụ cho các yêu cầu của hoạt động quản lý Do đó, nếu không có bộ phận làm nhiệm

vụ trực tiếp tham mưu, giúp việc thì người đứng đầu cơ quan không thể vàkhông có đủ thời gian dé trực tiếp kiểm soát và theo dõi, nhất là ở các cơ quan

có phạm vi hoạt động rộng, co cau tô chức lớn Thực tế trên đòi hỏi các cơquan, tổ chức phải t6 chức và giao nhiệm vụ quan lý, tham mưu về công tác

văn thư cho một bộ phận, đơn vị cụ thể Về cơ bản, nhiệm vụ này thường được giao cho văn phòng (bộ phận phụ trách về hành chính).

Tuy theo quy mô, lĩnh vực và phạm vi hoạt động ma cơ quan có thểthành lập Bộ phận Văn thư (thuộc Văn phòng) hoặc cũng có thể không thành

lập bộ phận riêng mà giao nhiệm vụ này cho Văn phòng hoặc thậm chí giao

cho một cá nhân kiêm nhiệm, phụ trách (đối với các cơ quan, tô chức có quy

mô nhỏ hoặc siêu nhỏ) tùy thuộc vào cơ câu tô chức của từng cơ quan.

19

b Tuyển chọn và bồ trí cán bộ văn thư chuyên trách (văn thư cơ quan)

Như đã phân tích ở trên, nội dung công tác văn thư bao gồm nhiều

công việc Có những công việc liên quan và là trách nhiệm của tất cả cán

bộ, nhân viên trong cơ quan, tổ chức nhưng cũng có những nhiệm vụ cần tập trung vào một đầu mối dé giúp người đứng đầu co quan có thé dé dang

kiểm soát như: Quản lý văn bản, quản lý con dấu Những công việc này

đòi hỏi cơ quan, tổ chức phải có cán bộ văn thư chuyên trách trực tiếp

đảm nhận.

Việc tuyến chon và bồ trí cán bộ văn thư chuyên trách người đứng đầu

cơ quan, tổ chức cần căn cứ vào nhiều yếu tố, tiêu chí khác nhau, trong đó cần

đặc biệt chú trọng tới số lượng, yêu cầu về chuyên môn, phẩm chất đạo đứcnghề nghiệp

Về mặt số lượng, để đáp ứng được yêu cầu công việc thì tại cơ quan

lớn như bộ, cơ quan ngang bộ, UBND tỉnh, thành phó thì số lượng nhân

sự làm văn thư chuyên trách thường từ 3-5 người và có sự phân công lao

động rõ ràng trong quá trình làm việc Ngược lại, tại các cơ quan có quy mô

nhỏ như UBND xã thì chỉ có một công chức văn phòng thống kê (kiêm

nhiệm các công việc văn thư, lưu trữ) Do đó, việc quyết định số lượng văn

thư chuyên trách sẽ căn cứ vào quy mô, tính chất, phạm vị hoạt động của cơquan, tổ chức

Về chất lượng, khi tuyển chọn cán bộ hoặc nhân viên văn thư chuyên

trách, các cơ quan, tô chức cần mô tả rõ tiêu chuẩn và các yêu cầu cụ thé về

trình độ chuyên môn, kỹ năng nghề ngiệp và pham chất dao đức Việc coi

trọng xác định các tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn như chuyên ngành và bậc đào tạo sẽ quyết định rất lớn tới hiệu quả giải quyết công việc và năng lực

tham mưu của nhân viên văn thư Từ đó, góp phần vào thành công và hiệu

quả công việc của tô chức.

20

c Phổ biến, ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dan về công tác

văn the

Sau khi đã thiết lập được bộ máy và có con người phù hợp làm việc trong bộ máy đó, việc đầu tiên lãnh đạo cơ quan, tô chức cần quan tâm và yêu

cầu bộ máy này thực hiện đó chính là phổ biến, ban hành các văn bản chỉ đạo

và hướng dẫn về công tác văn thư (chuẩn hóa công tác văn thư).

Trên thực tế, những quy định của nhà nước thường ở tầm vĩ mô nên chưa bao quát được những van dé cụ thé của từng cơ quan, đơn vị Mỗi cơ quan, đơn vị khác nhau lại có những đặc trưng khác nhau về ngành nghề, lĩnh

vực hoạt động: môi trường, phạm vi hoạt động; quy mô, cơ cấu tô chức nên

cần chủ động nghiên cứu ban hành các quy chế, quy định, quy trình hướng dẫn cụ thé dé các cá nhân, đơn vi trong cơ quan có thể vận dụng thống nhất,

chặt chẽ, đúng pháp luật vào thực tế công việc hàng ngày

d Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư cho cán bộ, nhân

viên trong cơ quan

Như đã trình bày ở trên, công tác văn thư không chỉ là nhiệm vụ của

văn thư mà còn là nhiệm vụ của tất cả cán bộ, nhân viên trong cơ quan nên

đòi hỏi sự chặt chẽ, thong nhat cao trong quá trình thực hiện Trên cơ sở các

văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan có thầm quyền và quy chế, quyđịnh, quy trình (văn bản quy phạm nội bộ), người đứng đầu cơ quan và trực

tiếp là những người được giao quyên, ủy quyền cần thường xuyên hướng dan,

tổ chức tập huấn nghiệp vụ rộng dãi cho toàn thé cán bộ, nhân viên được biết

và thực hiện.

Việc tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ có thể linh hoạt tô chức dưới nhiều

hình thức khác nhau (tự hướng dẫn, mời chuyên gia ), vào nhiều thời điểmkhác nhau (định kỳ hoặc đột xuất ) tùy thuộc vào yêu cầu công việc và điềukiện nguồn lực của cơ quan Tuy nhiên, quá trình tập huấn cần thực chất, sâusát và cụ thê không hình thức Làm tốt công tác hướng dẫn nghiệp vụ sẽ góp

phần hạn chế tình trạng làm việc theo cảm tính và kinh nghiệm cá nhân.

21

e Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý những vi phạm về công tác

văn the

Việc kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý những vi phạm về công

tác văn thư không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc kip thời phát hiện

những thiếu sót, tồn tại để sửa chữa mà còn góp phần nâng cao hiệu lực,

hiệu quả của các quy chế, quy định, quy trình đã được cơ quan ban hành Từ

đó, tạo động lực, cô vũ những cá nhân, đơn vi làm tot; kip thoi ngan chan, ran de các hành vi lệch chuẩn Do đó, việc kiểm tra, đánh giá cần tiến hành bài bản, thường xuyên và phải đi liền với các biện pháp khen thưởng, kỷ luật

và cải tiến

1.1.4 Ý nghĩa của tổ chức quản lý công tác văn thư

Việc tô chức quản lý tốt công tác văn thư có ý nghĩa vô cùng quantrọng và được thể hiện thông qua một số mặt cơ bản sau đây:

Một là, giúp các cơ quan, tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời,

đầy đủ nguồn thông tin văn bản dé phục vụ hoạt động quản lý Chất lượng của

các quyết định quản lý phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng thông tin mà nhà quản lý được cung cấp Thông tin phục vụ hoạt động quản lý bao gồm nhiều

loại, trong đó thông tin văn bản là nguồn thông tin cơ bản, phổ biến và quantrọng nhất Công tác văn thư nếu được tô chức quản lý tốt sẽ đảm bảo cungcấp kịp thời, đầy đủ, chính xác nguồn thông tin văn bản cho các cơ quan, cácnhà quản lý, góp phần nâng cao chất lượng của các quyết định quản lý trong

thực tiễn Ngoài ra, văn bản còn là căn cứ, là cơ sở dé các cơ quan và từng cán

bộ giải quyết, thực thi công việc hàng ngày Nếu các quy trình, nghiệp vụ của công tác văn thư được tô chức và thực hiện tốt, cán bộ sẽ giải quyết công việc

nhanh chóng, chính xác, có căn cứ Như vậy, không chỉ hiệu suất mà uy tín

của cán bộ và các cơ quan cũng được nâng cao.

Hai là, là công cụ để nhà nước và các cơ quan kiểm soát việc thực thi

quyên lực của các cơ quan, tô chức, doanh nghiệp Nhà nước và các cơ quan

22

có thé kiểm tra và ngăn chặn những vi phạm trong việc thực thi quyền lựcthông qua các biện pháp tô chức, quản lý và quy trình nghiệp vụ của công tác

văn thư.

Ba là, tô chức quản lý tốt công tác văn thư giúp các cơ quan giữ gìn đầy

đủ những căn cứ, bằng chứng về các hoạt động đã diễn ra, phục vụ việc kiểm

tra, thanh tra, giám sát Văn bản là bằng chứng quan trọng và có độ tin cậy cao nhất Nếu các cơ quan tổ chức quản lý tốt công tác văn thư, nhất là việc quản lý văn bản thì sẽ có đầy đủ bằng chứng dé cung cấp cho các đơn vị, cơ quan đến thanh tra, kiểm tra.

Bon là, tổ chức quản lý tốt công tác văn thư góp phan bảo vệ bí mậtthông tin trong văn bản Văn bản là phương tiện phản ánh và ghi lại các quyếtđịnh quản lý, các thông tin về những hoạt động đã diễn ra, trong đó có nhiềuthông tin cần bảo mật, chỉ được thông báo và truyền đạt đến những người cóthầm quyền hoặc trong phạm vi cho phép Chính vi vậy, nếu công tác văn thưđược thực hiện tốt, các văn bản sẽ được chuyền giao đúng đối tượng, được

quản lý chặt chẽ, nhờ đó các thông tin quan trọng sẽ được bảo mật theo quy

định Trong bối cảnh hiện nay, khi phương tiện truyền thông ngày càng pháttriển, việc bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản càng trở nên cần thiết

Nam là, làm tốt tổ chức quan lý công tác văn thư tạo tiền đề thuận lợi

cho công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là việc lựa chọn những văn bản, tài liệu

có giá trị dé bảo quản lâu dài, nhằm phục vụ cho các nhu cầu nghiên cứu và

tham khảo Các hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc

(còn gọi là giai đoạn văn thư), nếu có giá tri sẽ được đưa vào bao quản trong

các lưu trữ Một yêu cầu cơ bản là các văn bản, tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ phải lập thành hồ sơ theo từng van dé, từng sự việc; tài liệu trong các hồ

sơ phải có giá trị pháp lý và độ tin cậy cao Chính vì vậy, nếu công tác văn

thư được tổ chức tốt, tức là văn bản được soạn thảo và ban hành có chấtlượng, được quản lý chặt chẽ và lập thành các hồ sơ hoàn chỉnh thì cán bộ lưu

23

trữ sẽ thuận lợi trong việc thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn Ngược lại,

nếu công tác văn thư không được thực hiện tốt, văn bản không được tập hợp

thành hồ sơ, khi nộp vào lưu trữ vẫn còn trong tình trạng lộn xôn thì cán bộ

lưu trữ sẽ mat nhiều thời gian, công sức, cơ quan có thé tốn nhiều kinh phí déthuê khoán việc sắp xếp, khôi phục lại các hồ sơ Tình trạng này hiện đang

khá phổ biến ở các cơ quan và là một trong những nguyên nhân co bản làm

ảnh hưởng đến chất lượng công tác lưu trữ Chính vì vậy, hoàn toàn đúng khi

nói rang muốn tô chức tốt công tác lưu trữ thì trước hết phải tổ chức tốt công

tác văn thư.

1.1.5 Trách nhiệm trong tổ chức quản lý công tác văn thư

a Trách nhiệm cua thủ trưởng cơ quan

Thủ trưởng cơ quan là người chịu trách nhiệm tô chức quản lý công tác

văn thư trong phạm vi co quan và chỉ đạo nghiệp vụ công tac văn thư ở các cơ

quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc Tổ chức quản lý công tác văn thư có

làm tốt hay không, trước hết thuộc trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan Đềthực hiện nhiệm vụ này, thủ trưởng cơ quan có thể giao cho Chánh Vănphòng hoặc Trưởng phòng Hành chính (ở những nơi không lập văn phòng) tổ

chức quản lý công tác văn thư trong phạm vi của mình.

Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quyđịnh về tổ chức quản lý công tác văn thư; ban hành các quy chế, quy định,quy trình, phân công trách nhiệm cụ thê cho từng bộ phận, cá nhân trong việc

tổ chức quản lý công tác văn thư trong cơ quan, đơn vị; chỉ đạo nghiên cứu

ứng dụng khoa học và công nghệ vào quản lý công tác văn thư; phê duyệt chủ

trương dau tư kinh phí, trang thiết bị và tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng.

b Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính)

Trong các cơ quan, tổ chức Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng

Hành chính) là người trực tiếp được thủ trưởng cơ quan giao quyên, và chịutrách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan trong việc tô chức quản lý công tác văn

24

thư Vì vậy, Chánh Văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho thủ trưởng cơ

quan trong việc: Tổ chức bộ phận phụ trách công tác văn thư; tuyển dụng, bố

trí cán bộ làm văn thư chuyên trách; xây dựng hệ thống các văn bản quy phạm

nội bộ (quy định, quy chế, quy trình ) và trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tratình hình phổ biến, hướng dẫn, khen thưởng, xử phạt trong tổ chức quản lý

công tác văn thư.

Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) có thể giao cho

cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm

nước và của cơ quan về công tác văn thư như: Soạn thảo văn bản, giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vi, tô chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ của đơn vị

vào lưu trữ

d Trách nhiệm của cán bộ Văn thư chuyên trách Cán bộ văn thư chuyên trách trong phạm vi công việc của mình có

trách nhiệm trực tiếp thực hiện chính xác các nghiệp vụ văn thư (quản lý và

giải quyết văn bản đi - văn bản đến; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật), tuân thủ nghiêm các yêu cầu, nguyên tắc công tác văn thư Tham mưu cho Chánh

Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) tổ chức quản lý công tác văn

thư trong cơ quan được khoa học hiệu qua Đồng thời, trực tiếp phổ biến,

hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công tác văn thư đối với các bộphận, cá nhân khác theo kế hoạch

25

e Trách nhiệm cua cán bộ, công chức, viên chức và người lao động

trong cơ quan

Tất cả cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong quá trình

giải quyết công việc có trách nhiệm phải thực hiện nghiêm túc và đầy đủ nhữngnội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình như: Giải quyết

kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan và cán bộ phụ

trách đơn vi; soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình; lập

hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy

định; bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu; thực hiện nghiêm túc

moi quy định cụ thé trong chế độ công tác văn thư của cơ quan

1.2 Quy định của Nhà nước và quy định của Bộ Quốc phòng về tổ chức

quản lý công tác văn thư

1.2.1 Quy định của Nhà nước về tổ chức quản lý công tác văn thư

Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, ngày 11/7/2016 của Chính phủ về quan lý

và sử dụng con dấu Nghị định gồm 4 chương với 28 điều bao gồm các quy

định chung và quy định cụ thể về đăng ky mẫu con dấu; thu hồi, hủy con dau

và hủy giá tri sử dung của con dấu; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý và sử dụng con dấu;

Chi thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hé sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ

quan, lưu trữ lich sử Chỉ thi khang định việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài

liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập; thực

hiện quy định của pháp luật về lập hồ sơ công việc tại nhiều cơ quan, tổ

chức ở trung ương, địa phương chưa nghiêm Do đó, Thủ tướng chỉ thị Bộ trưởng các bộ, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc

Chính phủ, các tập đoàn kinh tế và tổng công ty nhà nước, Chủ tịch Ủy ban

nhân dân các tỉnh, thành phó trực thuộc trung ương có trách nhiệm chỉ đạo

26

tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan,

lưu trữ lịch sử;

Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ Thông tin và

Truyền thông, quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử cơ quan Nhà

nước Thông tư với 4 chương 18 điều quy định cụ thê về ký số, kiểm tra chữ

ký số trên văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước;

Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính

phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hànhchính Nhà nước Quyết định gồm 5 chương với 22 điều đưa ra những quy địnhchung; quy trình gửi, nhận văn bản điện tử; hạ tầng kỹ thuật, công nghệ

Thông tư số 02/2019/TT-BNV, ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ Quy

định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử Nội dung Thông tư này bao gồm 4 chương với 14 điều quy định tiêu

chuẩn dit liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử,

dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ

quan, tô chức Văn bản này chính là căn cứ dé triển khai một số nghiệp vụ văn

thư điện tử.

Thông tư số 10/2022/TT-BNV, ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định

về thời hạn bảo quản tài liệu Thông tư bao gồm 5 điều quy định về thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Đây chính

là căn cứ để các cơ quan xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu tại cơ quan,

tô chức;

Công văn số 370/VTLTMM-NV ngày 10/5/2022 của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước về việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưutrữ cơ quan trên Hệ thống quan lý tài liệu điện tử Nội dung công văn đã đưa

ra các lưu ý dành cho các cơ quan, tổ chức trong quá trình lập hồ sơ điện tử

và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên hệ thong quan lý tài liệu

điện tử.

27

Luật Bảo vệ Bí mật nhà nước năm 2018 và Nghị định số 26/2020/NĐ

-CP ngày 28/02/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật

bảo vệ bí mật Nhà nước Hai văn bản này đã quy định phạm vi điều chỉnh;

cách xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước; quy trình sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ; địa

điểm, phương án bảo vệ và phương tiện, thiết bị sử dụng tại hội nghị, hội

thảo, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước; phân công người thực hiện

nhiệm vụ bảo vệ bí mật nhà nước; chế độ báo cáo về công tác bảo vệ bí mật

nhà nước;

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ Quy định

về công tác văn thư Đây là văn bản pháp lý cao nhất trong lĩnh vực văn thư.Nội dung Nghị định gồm 7 chương với 38 điều, quy định chỉ tiết và cụ thể các

nội dung về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư như:

Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,

tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư Trong đó, nội dung quản lý nha nước về công tác

văn thư được quy định tại chương 6 của Nghị định.

Công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với tất cả các lĩnhvực của đời sống xã hội như: lĩnh vực chính trị, kinh tế, an ninh quốc phòng

và văn hóa xã hội của đất nước Hiện nay, hệ thống các quy định của nhà

nước về công tác văn thư cơ bản đầy đủ, đồng bộ và bao trùm hết tất cả nội dung công tác văn thư Đặc biệt, trong bối cảnh đất nước ta đang day mạnh

ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trên tất cả các lĩnh vực, các cơ

quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ đã kịp thời ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về văn thư số, tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử

Đây chính là khung pháp lý quan trọng để các cơ quan, tổ chức triển khaiđồng bộ, thống nhất

28

1.2.2 Quy định của Bộ Quốc phòng về tổ chức quản lý công tác văn thư

Thông tư số 217/TT-BQP, ngày 16 tháng 12 năm 2013 của Bộ Quốc

phòng quy định về việc ban hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ văn bản điện từ

trên mạng truyền số liệu của Bộ Quốc phòng Với 26 điều được bố cục thành

6 chương, Thông tư này đã quy định việc ban hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ

văn bản điện tử trên mạng truyền số liệu của Bộ Quốc phòng.

Thông tư số 166/2020/TT-BQP của Bộ Quốc phòng quy định về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong Bộ Quốc phòng Thông tư bao gồm 5 chương với 24 điều quy định về nhiều nghiệp vụ quan trọng trong công tác

văn thư như: Xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước; sao

chụp, vận chuyền, giao nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; điều chỉnh độmật, giải mật, tiêu hủy, phổ biến thông tin, thu hồi tài liệu, vật chứa bí mậtnhà nước và quản lý công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong Bộ Quốc phòng

Thông tư số 125/2021/TT-BQP ngày 21/9/2021 của Bộ trưởng Bộ Quốcphòng ban hành Quy định về mẫu con dấu, đăng ký và quản lý, sử dụng con

dau của cơ quan, đơn vị các cấp trong Bộ Quốc phòng:

Hướng dẫn số 702-HD/VPQU ngày 15/7/2019 của Văn phòng Quân ủy

Trung ương hướng dẫn thê thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng trong

Đảng bộ Quân đội.

Quy định số 2110-QD/QUTW ngày 04/7/2023 của Quân ủy Trung ươngquy định về thẩm quyền ban hành văn bản và công tác văn thư trong Đảng bộ

Quân đội.

Thông tư số 68/2023/TT-BQP ngày 25 tháng 09 năm 2023 của Bộ Quốc

phòng ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ trong Bộ Quốc phòng Đây là văn bản mới nhất được Bộ Quốc phòng ban hành và có hiệu lực thi hành từ ngày 09 tháng 11 nội dung Quy chế được ban hành kèm theo Thông

tư bao gồm 7 chương với 40 điều quy định chỉ tết về soạn thảo, ký ban hành

văn bản; quản lý văn bản; lập hô sơ và giao nộp hô sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ

29

quan; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác vănthư Trong đó, nội dung quản lý về công tác văn thư được quy định chỉ tiết và

cụ thê tại Chương 6

Tóm lại, công tác văn thư trong hoạt động của Bộ Quốc phòng đóng vaitrò vô cùng quan trọng Do đó, bên cạnh các quy định chung của Nhà nước vềnghiệp vụ văn thư và tô chức quản lý công tác văn thư thì Bộ Quốc phòng đã

cụ thể hóa và ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật quan trọng như:

Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trong Bộ Quốc phòng: quy định về công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong Bộ Quốc phòng: quy định về việc ban hành, sử

dụng, quản lý, lưu trữ văn bản điện từ trên mạng truyền số liệu của Bộ Quốcphòng Các văn bản nay đã tạo hành lang pháp lý, là cơ sở dé công tác vănthư được quản lý và thực hiện thống nhất và đồng bộ trong toàn quân

Tiểu kết Chương 1Trong Chương 1, cơ sở lý luận và pháp lý về tô chức quản lý công tác

văn thư tác giả đã làm rõ một số khái niệm có liên quan như: công tác văn thư, tổ chức quản lý và tổ chức quản lý công tác văn thư Tiếp đó, luận văn

đã đưa ra nguyên tắc, nội dung, ý nghĩa và trách nhiệm trong t6 chức côngtác văn thư Về cơ sở pháp lý, nội dung Chương 1 đã tổng thuật một số quyđịnh của Nhà nước va của Bộ Quốc phòng về tổ chức quản lý công tác vănthư Day là những nội dung quan trong tạo tiền dé dé tôi nghiên cứu về thực

trạng tô chức quản lý công tác văn thư tại Bệnh viện Trung ương Quân đội

108 tại Chương 2.

30

Chương 2 THUC TRANG TO CHỨC QUAN LÝ CÔNG TÁC VAN THU CUA BỆNH VIỆN TRUNG UONG QUAN DOT 108

2.1 Tổng quan về Bệnh viện Trung ương Quân đội 108

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Bệnh viện Trung ương Quân đội 108 được thành lập ngày 01 tháng 4

năm 1951, là bệnh viện đa khoa, chuyên khoa khoa sâu tuyến cuối của toànquân, một trong những trung tâm y tế chuyên sâu của Hà Nội và cả nước,Bệnh viện hạng đặc biệt Quốc gia; Trải qua hơn 70 năm xây dựng, trưởngthành và phát triển dưới sự lãnh đạo của Đảng, Nhà nước, trực tiếp là Quân ủyTrung ương, Bộ Quốc phòng, Bệnh viện Trung ương Quân đội 108 đã vượtqua mọi khó khăn, gian khổ, không ngừng lớn mạnh và trưởng thành, hoàn

thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao Cán bộ, nhân viên Bệnh viện đã nỗ

lực vượt qua mọi khó khăn, hoàn thành đặc biệt xuất sắc nhiệm vụ thu dung,khám, cấp cứu, điều trị, góp phần nâng cao sức khỏe cho cán bộ, chiến sĩ vànhân dân; đảm bảo sẵn sàng chiến đấu trong mọi tình huống, sẵn sàng triển

khai thu dung cấp cứu thảm họa, tình huống khẩn cấp.

Bệnh viện đã hoàn thành đặc biệt xuất sắc nhiệm vụ chăm sóc sứckhỏe cho các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nước; các đồng chí lãnh đạo cao

cấp của Đảng, Nhà nước, Quân đội nhà nước Lào và Campuchia Bệnh viện thực hiện tốt công tác theo dõi, chân đoán, chăm sóc, điều trị và hội chân

Hội đồng chuyên môn Ban Bảo vệ Chăm sóc sức khỏe Cán bộ Trung ương;quản lý tốt sức khoẻ sau điều trị, đảm bảo an toàn và bảo mật tuyệt đối, gópphần đây lùi nhiều căn bệnh hiểm nghèo, nâng cao chất lượng cuộc sống cho

nhiều đồng chí lãnh đạo Dang và Nhà nước đã lớn tuôi Bệnh viện đã thành

lập Tổ y tế (Tổ 1) thuộc Ban Bảo vệ Sức khỏe Trung ương trực sẵn sàng24/24h đề đảm bảo các nhiệm vụ sẵn sàng cấp cứu, mọi lúc, mọi nơi; duy trìhoạt động thường xuyên tổ cấp cứu của Bệnh viện tham gia bảo đảm y tế

31

cho các kỳ họp, lễ kỷ niệm, các hoạt động đối ngoại lớn của đất nước, hội

nghị quốc tế tô chức tại Hà Nội, đảm bảo chặt chẽ, chu đáo, an toàn tuyệtđối; đảm nhiệm nhiệm vụ tháp tùng, bảo đảm sức khỏe cho các đồng chílãnh đạo cấp cao Đảng, Nhà nước, Quân đội trong các chuyến công tác nước

ngoài Phối hợp cùng Ban Bảo vệ chăm sóc sức khỏe cán bộ Trung ương xây

dựng các phương án, bảo đảm sức khỏe tốt nhất cho các đồng chí lãnh đạo trong mọi tình huống: day mạnh ký kết hợp tác với các cơ sở y tế uy tín

trong lĩnh vực khám, chữa bệnh cho các đồng chí lãnh đạo cao cấp Đặc biệt,

Bệnh viện đã đóng vai trò quan trọng, làm cầu nối dé ký kết hợp tác giữa 3

cơ sở y tế hàng đầu Nhật Bản với Ban Bảo vệ chăm sóc sức khỏe Cán bộ

Trung ương trong công tác chăm sóc, điều trị cho các đồng chí lãnh đạo caocấp của Đảng, Nhà nước; hợp tác đào tạo, chuyên giao công nghệ, kỹ thuật;

xây dựng mạng lưới chuyên gia y tế quốc tế có uy tín để khi cần có thể mời

chuyên gia y tế hàng đầu trên thế giới đến khám, điều trị, phẫu thuật cho các

bệnh nhân là cán bộ Đảng và Nhà nước Việt Nam.

Bệnh viện Trung ương Quân đội 108 đi đầu trong đổi mới và cải cáchthủ tục hành chính trong khám bệnh, thu dung điều trị; thực hiện đa dạng hóacác loại hình khám chữa bệnh; thường xuyên cải tiến quy trình khám chữa

bệnh, tạo những điều kiện thuận lợi tối đa, đem lại sự hải lòng cho người bệnh trong quá trình khám và điều trị tại Bệnh viện.

32

Hình 2.1 Trụ sở Bệnh viện Trung wong Quân đội 108 nhìn từ phía đường

Tran Hung Dao

33

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cầu tổ chức của Bệnh viện TWOD 108

Khám bệnh, chữa bệnh, đảm bảo sẵn sàng chiến đấu, phục vụ chiến đấu

trong mọi tình huống: chăm sóc, bảo vệ sức khỏe cán bộ cấp cao của Đảng,

Nhà nước, Quân đội nhân dân Việt Nam và nước bạn Lào, Campuchia;

Nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực y học quân

sự; chỉ đạo về chuyên môn, nghiệp vụ, chuyền giao kỹ thuật cho tuyến dưới;

đào tạo và là cơ sở thực hành về chuyên ngành y dược cho các cơ sở đảo tạođại học, sau đại học; quản lý và tổ chức vận hành Nhà tang lễ Quốc gia theoquy định Thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế và phối hợp thực hiện công tácđối ngoại quân sự, tham gia gìn giữ hòa bình

b Nhiệm vụ, quyên hạn Bệnh viện Trung ương Quân đội 108 có nhiệm vu, quyền hạn khám bệnh, chữa bệnh, đảm bảo sẵn sàng chiến đấu, phục vụ chiến đấu trong mọi

tình huống: Tổ chức khám bệnh, khám giám định y khoa, cấp cứu, thu dung,

điều trị bệnh nhân là quân nhân, công nhân, viên chức quốc phòng và các đốitượng khác theo quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng: Tổ chức huấnluyện sẵn sàng chiến dau theo các phương án đã được cấp có thầm quyền phêduyệt; tô chức lực lượng quân y tại Quan đảo Trường Sa; Tham gia chăm sóc,bảo vệ sức khỏe cán bộ cấp cao của Đảng, Nhà nước, Quân đội nhân dân Việt

Nam và nước bạn Lào, Campuchia; Nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ

khoa học kỹ thuật trong lĩnh vực y học quân sự và các chuyên ngành y học

khác; La cơ sở thực hành vê chuyên ngành y, dược cho các cơ sở đào tạo cao

34

đăng, đại học, sau đại học của các trường trong và ngoài quân đội; đào tạo

liên tục cho cán bộ, nhân viên y tế thuộc quyền theo quy định của pháp luật;Chỉ đạo về chuyên môn, nghiệp vụ, chuyền giao kỹ thuật cho tuyến dưới theoquy định của cấp có thâm quyén; Thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế và phốihợp thực hiện công tác đối ngoại quân sự; tham gia gìn giữ hòa bình theo chỉ

đạo của Quân ủy Trung ương, Bộ Quốc phòng; Tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất, trang bị theo quy định của nhà nước và Bộ Quốc phòng; Quản lý và tổ chức vận hành Nha tang

lễ quốc gia theo quy định; Hoạt động theo cơ chế của đơn vị sự nghiệp công lập, đúng quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng; Thanh tra, kiểm tra và

sơ kết, tổng kết, báo cáo kết quả thực hiện các mặt công tác theo quy định;

Xây dựng đơn vị vững mạnh toàn diện; sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ khác

do cấp có thâm quyên giao

c Cơ cấu tổ chứcTại Quyết định số 36/QD-TM ngày 16/01/2021 của Bộ Tổng Tham

mưu ban hành biểu tổ chức biên chế Bệnh viện Trung ương Quân đội 108 trực thuộc Bộ Quốc phòng với 146 đơn vị trực thuộc, trong đó có 12 phòng ban

chức năng, 09 viện chuyên ngành, 18 trung tâm, 24 khoa lâm sàng va cận lâm

sảng, 4 đơn vị trực thuộc và 12 bộ môn đào tạo sau đại học Cụ thể:

* Ban Giám đốc, gồm 06 đồng chí: Giám đốc, Phó giám đốc thường

trực, Phó giám đốc Kế hoạch Tổng hợp, Phó giám đốc Ngoại khoa, Phó giám

đốc Nội khoa, Phó giám đốc Huan luyện - NCKH.

* Khối co quan, gồm 18 đơn vị: Phòng Chính trị; Phòng Kế hoạchTổng hợp; Phòng Khoa học quân sự; Trung tâm huấn luyện và chỉ đạo tuyến;

Ban Quân lực; Phòng Điều dưỡng: Phòng Tham mưu Hành chính (Văn

phòng); Phòng Tài chính; Phòng Hậu cần Kỹ thuật; Ban quản lý các dự án

đầu tư và xây dựng; Ban Điều hành và Quản lý các Tòa nhà; Ban Quản lý

35

Nhà tang lễ Quốc gia; Ban Quản lý chất lượng; Ban Công tác xã hội; Ban

Công nghệ thông tin; Khoa Trang bị; Khoa Dược; Khoa Dinh dưỡng; Khoa

Kiểm soát chống nhiễm khuẩn

Viện, trung tâm, gồm 22 đơn vị với 45 khoa

* Viện điều trị cán bộ cao cấp Quân đội (AI): gồm có 2 khoa: Khoa

Nội tông hợp (A1-A); Khoa Bệnh cấp tính va cấp cứu (A1-C)

* Viện điều trị các bệnh tiêu hóa (A3): gồm có 4 khoa: Khoa Điều trị

bệnh ống tiêu hóa (A3-A); Khoa Điều trị Gan, Mật, Tuy (A3-B); Khoa Cap

cứu tiêu hóa (A3-C); Khoa Nội soi tiêu hóa (A3-D).

* Viện Ung thư (A6): gồm có 4 khoa: Khoa Chống đau và chăm sócgiảm nhẹ (A6-A); Khoa Hóa trị (A6-B); Khoa Xa trị xạ phẫu (A6-C); KhoaUng thư tổng hợp (A6-D)

* Viện Thần kinh (A7): gồm có 4 khoa: Khoa Nội thần kinh (A7-A);

Khoa Ngoại thần kinh (A7-B); Khoa Đột quy não (A7-C); Khoa Hồi sức thần

kinh (A7-D).

* Viện Bảo vệ, chăm sóc sức khỏe cán bộ Trung ương (A11).

* Viện Phẫu thuật Tiêu hoá

* Trung tâm Da liễu - Dị ứng (A8): gồm có 2 khoa: Khoa Da liễu

(A8-A); Khoa DỊ ứng (A8-B).

* Trung tâm Hồi sức tích cực (A12): gồm có 2 khoa: Khoa Hồi sứcNội khoa và chống độc (A12-A); Khoa Hồi sức Ngoại khoa và ghép tạng