Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học: Đánh giá chất lượng hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Bình

Theo đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND cấp tỉnh quản lý nhà nước về vănthư, lưu trữ của tỉnh; trực tiế

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘITRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

DANG THỊ THANH HUYEN

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội — 2021

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘITRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

DANG THỊ THANH HUYEN

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học

Mã số: 8320303.01

Người hướng dẫn khoa học: PGS TS Đào Đức Thuận

Hà Nội - 2021

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là

trung thực và là thành quả lao động khoa học của chính tác giả Tác giả có

tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng một sỐ thông tin trong các văn bản của cơ quan Nhà nước, song có chú thích cụ thé,

số liệu trung thực, chính xác, từ các nguồn thông tin hợp pháp./.

Tác giả luận văn

Đặng Thị Thanh Huyền

LOI CAM ON

Trong quá trình học tập, nghiên cứu, khảo sát thực tế và hoàn thành Luận văn; học viên đã nhận được sự giúp đỡ tận tình và tạo điều kiện thuận lợi của các thầy giáo, cô giáo ở Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng —

Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - DHQGHN; của lãnh dao và công chức, viên chức Chi cục Văn thư — Lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình; của

bạn bè, đồng nghiệp; đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Đào ĐứcThuận, người đã trực tiếp hướng dẫn học viên hoàn thành đề tài luận văn này

Tôi xin chân thành cảm ơn./.

Học viên Đặng Thị Thanh Huyền

MỤC LỤC

PHAN MỞ DAU osssssssssssssssssssscsssssssssssssssesssssssssssssssesssssssssssssssssssssnsssssssnsssssssneosssssses 1

1 Tinh cấp thiết của đề tài luận VAN oes ecscessessessesssessessessesssessessessessessesseesees |

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tầi - ¿52 2 z+ESESEEEEEEEEEE121121121 711121211 ce 2

3 Nhiệm vụ nghiÊn CỨU - + + 211321183211 81911 19 11 91111 11 11 TH ng ng 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ¿ + + +2+++2+++£x++Ex++rxerxeerxesrxrrrxee 3

5 Tong quan tình hình nghiên cứu -¿- ¿+ 5+2++2£++EE++Ex++zx+zx+zzx+zrxezzxez 4

6 Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu 2-2 s2 s£+££+££+£xe£x+zze+rserxez 6

7.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn ¿2 5s £+E+E+E+EzEerxrrrxres 9

8 Dự kiến bố cục của luận Văn ¿6 St E‡EEEESE‡EEEEEESEEEEEEEEEEEEkEEEEEEkrkrrrrkrkrrrre 9

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LY CUA QUAN LÝ NHÀ NƯỚC VE CÔNG TÁC LƯU TRỮ 2. -°°°E©++e€e©EEV+AAdEESE2EAAddeeoorrvrddrerdre 10

1.1 Cơ sở lý luận quản lý nhà nước về công tác lưu trữ -2- 2 ssz=ss 10

LL.D, CONG td WU số nốốố 10

In, an ố a Il

1.1.3 Quản lý nhà nước về công tác WU U7 0b cececcecceccesessessessessessessessessesessesseesessesseaees 13 1.2 Nguyên tắc, yêu cầu, nội dung của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 14

1.2.1 Nguyên tắc của quản lý nhà nước về công tác WU tữ -z©cs-cs+ 14

1.2.2 Yêu câu của quản lý nhà nước về công tác WU trữ -. -+ 5+ 5scsccs+ss+e 15 1.2.3 Nội dung của quản lý nhà nước về công tác WU tFữ c5 csccscs+: 17 1.3 Tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ I8 1.3.1 Xây dựng các tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động quản lý nhà nước về

CONG CAC TU ẨYÍỮ HT Hà Hà Hà HT TT TH HH Hà Tà HT HH 18

1.3.2 Cách chấm điểm các tiêu CNL cecccesscessesssesssesssessssssesssesssssssssesssessssssesssesssecsssses 25

1.4 Cơ sở pháp lý quản lý nhà nước về công tác lưu trữ - 5 s+cs+c+2 29 TIEU KET CHƯNG l s- 5° se sssss+s#£ssEss£EseEsEsEtsEvserseEserssrrszrssrssrse 34

Chương 2 THỰC TRANG QUAN LÝ NHÀ NƯỚC VE CÔNG TÁC LƯU TRU TREN DIA BAN TINH NINH BÌNH 2- 2° 2s ccsecsecsses 35 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cau tô chức của Sở Nội vu Ninh Bình 35

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư — Luu

trot Ninh Binh oo eee 36

2.3 Kết quả khảo sát chất lượng quản ly nhà nước về công tác lưu trữ của tinh Ninh Bình từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực đến 2-4 38 2.3.1 Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác [WU fF -s- «se csscssersee 38 2.3.2 Ban hành văn bản quản lý chi đạo công tác lưu trữ va văn bản hướng dan

NQNIED VU PP NaaỎỔỎỔỒỔỒỒỐÕỶẮÝÃỶÝẮ 44

2.3.3 Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch, quy hoạch phát triển lưu trữ 47 2.3.4 Thong kê nhà nước VỀ WW tFÍE - 5:55 EEéEEEE 2 1211212111111 xe 51

2.3.5 Nghiên cứu khoa học và ứng dung các thành tựu khoa học va công nghệ

trong hoạt động [WU fFỂ ch TH HH TH HT ng TH Hy 53

2.3.6 Đào tao, bôi dưỡng về nghiệp vụ lưu trib ecceccecceccecsesscessessesseeseesessessessesseesees 56 2.3.7 Kiểm tra, đánh giá giải quyết khiếu nại, tổ cáo và xử lý vi phạm về pháp luật

TIỂU KET CHUONG 2ucssssssssssssssssssssssssessssscssssssssssssssssssessssssssssssssssossssssssssssesssssees 73

Chương 3 GIẢI PHÁP NANG CAO CHAT LƯỢNG QUAN LY NHÀ NƯỚC

VE CÔNG TÁC LƯU TRU TREN DIA BAN TINH NINH BÌNH 74

3.1 Các giải pháp về tổ chức, quản lý - 2 2+5s+k++Et2E2EESEEvEEerEErrkerkerkrex 74

3.1.1 Tiếp tục hoàn thiện các văn bản quản lý, hướng dan nghiệp vụ công tác lưu

3.1.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ CC, VC làm lưu trữ -+©-s©cs+cse©se+: 76 3.1.3 Tang cường công tác thanh tra, Ki@M fFd - - + 25£+5£+E+Ee£eEeEerereses 78

3.1.4 Tăng cường dau tư kinh phí, cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ - 86

3.2 Các giải pháp nâng cao chất lượng chi đạo, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên m6n87

3.2.1 Tổ chức thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ CONG VIỆC ĂĂẰs + +ses 87 3.2.2 Chi đạo chỉnh lý các phông hoặc khối tài liệu được hình thành trong quá

trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh -.-ccsce+ccesesssz 89 3.2.3 Chi dao việc thu thập TLLT cua các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, đặc

biệt là của Lưu trữ lịch sứ huyện vào Lưu trữ lich sử tĨnh - ss-scssssscessseers 91

TIỂU KET CHƯNG 3 vessssscsssssssssssssssssessssessssessssessessssessssessssessssessesessessssessssessssessoss 95

40009000575 96

DANH MỤC TÀI LIEU THAM KHẢO -c 2 - se 97

DANH MỤC CÁC CHỮ VIET TAT

STT VIẾT TẮT VIET DAY DU

01 CC, VC Công chức, viên chức

02 CNTT Công nghệ thông tin

03 HĐND Hội đồng nhân dân

04 TLLT Tài liệu lưu trữ

05 UBND Ủy ban nhân dân

DANH MỤC CÁC BANG BIEU

Thong kê số lượng, chất lượng CC,

VC và người lao động tại Chi cục Văn thư — Lưu trữ tỉnh Ninh Binh

42

Bảng 2.2

Thong kê số lượng, chat lượng CC,

VC lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh

Bảng 2.4 Thông kê trang thiết bị bảo quản tại

Lưu trữ lich sử tinh Ninh Bình 71

Bang 2.5

Số lượt người đến khai thác, sử

dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ

PHAN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài luận văn Hiện nay, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ (sau đây viết tắt là TLLT) ngày càng khăng định được vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng của mình trong nhiều mặt của đời sống xã hội Thực tế đã chứng minh TLLT nói chung và TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ở địa phương nói riêng đang được sử dụng nhiều hơn để giúp ích cho việc giải quyết công

việc hàng ngày của các cơ quan, tô chức; là nguồn tài liệu quan trọng góp phầnmạnh mẽ vào việc khôi phục, phát triển kinh tế và là băng chứng tin cậy dé xácminh các sự kiện lịch sử Vì vậy, vai trò của công tác quản lý nhà nước về

công tác lưu trữ tại địa phương đã được nâng lên đáng kề Ngày 31/10/2014,

Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 15/2014/TT-BNV về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân

(sau đây gọi tắt là UBND) huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Theo đó,

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp

Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND cấp tỉnh quản lý nhà nước về vănthư, lưu trữ của tỉnh; trực tiếp quản lý TLLT lịch sử của tỉnh và thực hiện các

hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật Đặc biệt, với sự ra đời

của Luật Lưu trữ năm 2011, quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại địa

phương đã và đang có những chuyên biến tích cực, giúp cho công tác lưu trữngày càng đi vào nên nếp, hoạt động có hiệu quả, bước dau phát huy giá trị

của TLLT.

Trong những năm gần đây, công tác lưu trữ tại tỉnh Ninh Bình đã có những thay đổi rõ nét Tỉnh đã ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện, tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho việc day mạnh công tác lưu trữ trong từng

cơ quan, đơn vi; công tác kiêm tra, hướng dân nghiệp vụ lưu trữ đôi với các cơ

quan, đơn vi trên địa ban tỉnh được quan tâm, chủ động và thường xuyên; kip

thời kiện toàn tổ chức bộ máy làm công tác văn thư, lưu trữ theo các văn bản

hướng dẫn của Bộ Nội vụ; Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện chức năng

quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, tỉnh Ninh Bình vẫn còn không ít hạn chế tồn tại: Tiến độ triển khai thực hiện các văn bản quy định của nhà nước và của tỉnh về công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vi trên dia bàn tỉnh còn chậm

so với yêu cầu, nhiều văn bản bị bỏ lơ không triển khai; không có các cuộc thanh, kiểm tra đột xuất hay kiểm tra chéo nên tính khách quan chưa đảm bảo;

TLLT của các cơ quan, đơn vị đang trong tình trạng tích đống, bó gói, nhiềuTLLT có giá trị đang dan bị thất lạc và hư hỏng

Dé góp phần tìm giải pháp, khắc phục những tồn tại, hạn chế nêu trên

và nâng cao chất lượng hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại

tỉnh Ninh Bình, sau khi tham gia chương trình học tập sau Đại học chuyên

ngành Lưu trữ học, tôi mạnh dạn lựa chọn đề tài “Đánh giá chất lượng hoạt

động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Bình”làm đề tài nghiên cứu luận văn tốt nghiệp của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Thực hiện đề tài này, tác giả hướng đến 3 mục tiêu chủ yếu sau:

Một là, xây dựng tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động quản lý nhànước về công tác lưu trữ

Hai là, phân tích thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên

địa bàn tỉnh Ninh Bình.

Ba là, đề xuất một số giải pháp thiết thực để nâng cao chất lượng hoạt

động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Bình

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề đạt được mục tiêu nêu trên, tác giả cần phải thực hiện tốt các nhiệm

vụ nghiên cứu sau:

Một là, hệ thống hóa và làm rõ cơ sở lý luận về quản lý nhà nước, quản

lý nhà nước về công tác lưu trữ; từ đó khang định vai trò quan trọng của quan

lý nha nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Binh.

Hai là, bước đầu xây dựng bộ tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động

quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.

Ba là, đánh giá khách quan mức độ chất lượng của công tác này tại tỉnh Ninh Binh; từ đó, đề xuất giải pháp dé nâng cao chất lượng hoạt động quản lý

nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối twong nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu đánh giá chất lượng hoạt động quản lý nhà

nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Bình.

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi nội dung: Trong đề tài này, tác giả chủ yếu nghiên cứu, tìm hiểu về các hoạt động theo dõi, điều hành, kiểm tra, hướng dẫn, tổng kết hoạt

động lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Bình.

- Phạm vi không gian: Phạm vi không gian của đề tài là các cơ quan, tổchức chịu sự quản lý của UBND tỉnh Ninh Bình tại cấp tỉnh, cấp huyện, cấp

xã Đặc biệt, tác giả khảo sát công tác quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Đây là

cơ quan có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnhquản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý TLLT lịch

sử của tỉnh Đề tài không nghiên cứu quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đối với hệ thống lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và các cơ quan, đơn vị Trung ương được tổ chức theo ngành dọc tại tỉnh.

- Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu đánh giá chất lượng hoạt động

quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Bình từ năm 2012

ké từ khi Luật Luu trữ có hiệu lực thi hành đến nay.

5 Tong quan tình hình nghiên cứu Bàn về hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại địa phương

không phải là một hướng nghiên cứu quá mới trong chuyên ngành Lưu trữ.

Qua tìm hiểu, nghiên cứu các nguồn tài liệu, tác giả nhận thấy van dé này đã được một số người nghiên cứu dưới các hình thức: Luận án, luận văn, nghiên cứu khoa học, bài báo, bài viết

Về bài viết đăng trên các tạp chí chuyên ngành, có thể kế đến các bàiviết sau đây:

- "Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực

thuộc Trung ương hiện nay" của tác giả Nguyễn Mạnh Cường (Tạp chí Tổ

chức nhà nước, 2010).

- “Yêu cầu đổi mới hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư,

lưu trữ ở Việt Nam trong thời kỳ hội nhập và phát triển” của tác giả Vũ Thị

Phụng (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, 2016).

- “Nâng cao hiệu quả quan lý nhà nước về công tác lưu trữ ở địa

phương” của tác giả Nguyễn Mạnh Cường (Tạp chí Khoa học nội vụ, 2018).

Bên cạnh đó, có thé kế đến một số luận án, luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ

chuyên ngành Lưu trữ học như:

- “Nghiên cứu về tổ chức và quản lý lưu trữ tỉnh, thành pho trực thuộcTrung ương” (Luận án Tiến sĩ chuyên ngành Lưu trữ của Nguyễn Mạnh

Cường, năm 2018) Tác giả đã đưa ra cơ sở khoa học, cơ sở thực tiễn va pháp

lý về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ Từ đó, đề

xuất các giải pháp tối ưu về cách thức tô chức, quản lý lưu trữ ở cấp tỉnh

- “Nghiên cứu xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà

nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình” (Luận văn Thạc sỹ chuyên

ngành Lưu trữ của Hoàng Minh Nhu, 2014) Tác giả đã đưa ra được một số

giải pháp có tính khả thi hợp lý để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước công

tác lưu trữ tại Ninh Bình như: Day mạnh công tác thanh, kiểm tra, đào tạo, bồi

dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ Tuy nhiên, đề tài được triển khai thực hiện năm 2014, sau khi Luật Lưu trữ - văn bản pháp lý cao nhất về công tác lưu trữ

được ban hành và có hiệu lực thi hành 02 năm nên tác giả mới chỉ dừng lại ở

việc xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình; chưa đủ điều kiện về thời gian, không gian để có

thê đánh giá được chất lượng của công tác này

- “Đổi mới quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tinh Bắc Giang”(Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ của Hoàng Thị Duyên, 2014) Đềtài đã đánh giá được thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh

Bắc Giang Đồng thời, đưa ra được một số giải pháp dé đổi mới phương pháp thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh trong thời gian tới.

- “Nâng cao hiệu qua quan ly nhà nước trong công tac lưu trữ ở tinh

Quảng Bình” (Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học của Hồ Anh

Chuyên, 2015) Luận văn này khái quát những lý luận chung về quản lý nhà

nước, quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ và nghiên cứu thực trạng quản

lý nhà nước về công tác lưu trữ đối với loại hình cơ quan nhà nước cấp tỉnh

Các luận án, luận văn ké trên đã khái quát được những lý luận chung nhất về quản lý nhà nước, quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; đồng thời có

ưu điểm là đi sâu nghiên cứu về thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu

trữ trên một địa bàn tỉnh cụ thể, không phải là ở cấp địa phương nói chung.

Tuy nhiên, các luận án, luận văn mới chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu, khảo sát

đối với các cơ quan nhà nước cấp tỉnh; thời gian thực hiện đề tài là ngay sau

khi Luật Lưu trữ có hiệu lực nên khó đánh giá được chất lượng của công tác

này dưới sự tác động của Luật Lưu trữ Đề tài luận văn tác giả lựa chọn có

kê thừa một sô kêt quả nghiên cứu trước đó song có sự chọn lọc và không

trùng lặp với các đề tài đã từng được thực hiện Bên cạnh việc việc nghiêncứu, khảo sát quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đối với cơ quan nhà nước

cấp tinh, dé tài của tác giả có đề cập đến đối tượng là cấp huyện, cấp xã (ở mức độ nhất định) Thời gian nghiên cứu của tác giả cũng nhắn mạnh từ khi Luật Lưu trữ ban hành và có hiệu lực Đặc biệt, đề tài sẽ đưa ra những giải pháp cụ thê, phù hợp điều kiện thực tế của tỉnh trong bối cảnh hiện nay, từ đó nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, góp phần thực hiện thắng lợi công cuộc cải cách hành chính, đưa TLLT tham gia ngày càng nhiều vào các hoạt động

của các cơ quan, tô chức, mang lại hiệu quả cho sự phát triển chung, bền vững

của tỉnh.

6 Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu6.1 Nguồn tư liệu tham khảo

Dé thực hiện luận văn trên, chúng tôi tham khảo các nguồn tài liệu sau đây:

Một là, các văn bản của Nhà nước, các văn bản quy định của tỉnh Ninh

Bình về công tác lưu trữ: Luật lưu trữ 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày

03/01/2013 của Chính phủ quy định chỉ tiết một số điều của Luật lưu trữ; Thông

tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ; Kế hoạch công tác văn

thư, lưu trữ từ năm 2012 — 2020 của UBND tỉnh Ninh Bình; Báo cáo

171/BC-SNV ngày 24/4/2020 của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình về việc thực hiện Luật Lưu

trữ, Báo cáo thông kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ và TLLT từ năm 2012 —

năm 2020 của Chi cục Văn thư — Lưu trữ tỉnh Ninh Bình

Hai là, các cuốn giáo trình và sách chuyên khảo về công tác lưu trữ Có thê kê đến các cuốn như:

- "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" của các tác giả Đào Xuân

Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Nguyễn, Nguyễn Văn Thâm (NXB

Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990) Cuốn sách này đã dành

trọn chương 9 và chương 10 để phân tích những nội dung công tác quản lý

của cơ quan lưu trữ.

- “Công tác lưu trữ Việt Nam" do Vũ Dương Hoan chủ biên (NXB,

Khoa học xã hội, Hà Nội, 1987) Trong cuốn sách này ngoài các chuyên đề nghiên cứu về hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và tổ chức sử dụng TLLT, tác giả cũng đã dành một chương nói

về quản lý công tác lưu trữ.

- “Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” do tác giả Vũ Thi Phụng chủ

biên (NXB Hà Nội, 2006) Đây là cuốn sách cung cấp nhiều kiến thức cơ bảnnhất về nghiệp vụ của công tác lưu trữ

Ba là, những bài viết đăng trên các tạp chí chuyên ngành như Tạp chíVăn thư Lưu trữ, Tạp chí Dấu ấn thời gian

Bồn là, các dé tài nghiên cứu khoa học, các khóa luận tốt nghiệp, các luận văn, luận án thạc sĩ viết về đề tài quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.

Năm là, các báo cáo tông kết ngành của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước; báo cáo tháng, quý, năm, báo cáo chuyên đề, các Đề án, công trìnhnghiên cứu khoa học của tỉnh Ninh Bình liên quan đến quản lý nhà nước về

công tác lưu trữ.

Sáu là, nguồn tư liệu khảo sát từ thực tế

6.2 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận:

Phương pháp luận được vận dụng dé nghiên cứu trong luận van là các

nguyên lý của Chủ nghĩa Mác — Lê nin và các phương pháp luận của Luu trữ

học Các nguyên lý này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lýluận và thực tiễn một cách biện chứng, toàn diện ở nhiều khía cạnh, góc độkhác nhau; từ đó làm cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà

đề tài đưa ra

- Phương pháp nghiên cứu cụ thé:

+ Phương pháp hệ thống: Được sử dụng khi tác giả nghiên cứu các

nguồn tài liệu cung cấp cơ sở lý luận, pháp lý của đề tài hay khi nghiên cứu dé

xuất giải pháp khoa học, đồng bộ, thống nhất, phù hợp với điều kiện thực tiễn.

+ Phương pháp khảo sát: Khi thực hiện đề tài, tác giả hiện được phân

công công tác tại Phong Quản lý văn thư, lưu trữ của Chi cục Van thư - Luu

trữ tỉnh Ninh Bình nên đã nắm bắt được tình hình thực tế quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh Bên cạnh đó, tác giả được trực tiếp tham gia đoàn

kiểm tra về công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị; có thời gian tham giathực hiện chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn

vị trên địa bàn tỉnh Chính thực tế phong phú đã cung cấp cho tác giả những

tư liệu quan trọng dé đánh giá thực trang quan lý nhà nước về công tác lưu trữ

tại tỉnh Ninh Bình.

+ Phương pháp phân tích chức năng: Vận dụng phương pháp này, tác

giả đã đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục Văn thư — Luu

trữ tỉnh Ninh Binh dé từ đó xác định vai trò, tam quan trọng của đơn vị trong

việc thực hiện chức năng giúp Sở Nội vụ và UBND tỉnh quản lý nhà nước về

công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

+ Phương pháp so sánh: Trên cơ sở khảo sát thực tế và nghiên cứu cácbáo cáo sơ kết, tong kết kết quả thực hiện công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Bình

qua các năm, tác giả đã so sánh, đối chiếu dé thay được những điểm tương

đồng và khác nhau trong cách quản lý, chỉ đạo của tỉnh Ninh Bình ở từng giaiđoạn Đây là cơ sở quan trọng dé đánh giá thực trạng và đưa ra các giải pháp

nâng cao chất lượng hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa

ban tinh Ninh Bình.

Ngoài ra, một số các phương pháp khác cũng được sử dụng trong quátrình thực hiện đề tai này như: phương pháp lịch sử, phương pháp tổng hợp,

phương pháp phỏng vấn, phương pháp logic, phương pháp thống kê

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

- Ý nghĩa lý luận: Hệ thống lại và góp phần bé sung thêm lý luận chung về

quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ của các địa phương nói chung và của

tinh Ninh Binh nói riêng.

- Ý nghĩa thực tiễn: Kết qua của luận văn là đưa ra các đánh giá khách

quan và cập nhật thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Ninh Binh; đề xuất các giải pháp thiết thực dé nâng cao chất lượng công tác

này Kết quả nghiên cứu của dé tài có thể giúp cho lãnh đạo Chi cục, lãnh đạo

Sở Nội vụ, lãnh đạo tỉnh tham khảo; từ đó có những giải pháp, đầu tư thích

đáng cho công tác lưu trữ.

8 Dự kiến bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung

luận văn được chia thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý của quản lý nhà nước về công tác

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo

quản và tổ chức sử dụng TLLT dé phục vụ xã hội Vi vậy, công tac lưu trữ

được tô chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt

động được các nhà nước quan tâm Ngày nay, công tác lưu trữ ngày càng

khang định vai trò và ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đờisống xã hội Bởi nó cung cấp nguồn thông tin có giá trị trên các lĩnh vực

chính tri, quân sự, kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã hội, khoa học kĩ thuật và đang ngày càng được sử dụng nhiều hơn giúp ích cho việc giải quyết công

việc hàng ngày của các cơ quan, tổ chức và là bằng chứng tin cậy dé xác minh

các sự kiện lịch sử.

Hiện nay, có nhiều cách hiểu về công tác lưu trữ Trường Cao đăng Nội

vụ trong cuốn Giáo trình Lưu trữ định nghĩa: “Công tác lưu trữ là một lĩnhvực hoạt động quản lý nhà nước bao gốm tất cả những vấn dé lý luận, thựctiễn và pháp chế liên quan toi Việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ

chức khai thác, sử dụng TLLT phục vụ công tác quan lý, nghiên cứu khoa học

và các nhu câu cá nhân” [32, tr.9] Trong cuốn Lý luận và thực tiễn công tác

lưu trữ năm 1990, nhóm các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm,

Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm đưa ra định nghĩa về công tác lưu trữ

như sau: “Công tac lưu trữ là một ngành hoạt động cua nhà nước (xã hội) bao

gốm tat cả những van dé lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc

bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT” [10, tr.15].

Mặc dù có nhiều giải thích khác nhau về công tác lưu trữ nhưng theo

10

chúng tôi, định nghĩa của nhóm các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn

Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm đã phản ánh đúng bản chất,

đặc điểm cơ bản nhất của công tác lưu trữ Theo định nghĩa này, từ lâu công

tác lưu trữ đã được coi là một ngành hoạt động, một lĩnh vực hoạt động chính

thức của Nhà nước giống như các nganh hoạt động khác trong xã hội Nó ra

đời do đòi hỏi khách quan về việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dung tàiliệu dé phục vụ xã hội

1.1.2 Quản lý nhà nước

Liên quan đến khái niệm quản lý nhà nước, trước tiên cần phải làm rõkhái niệm “quản lý” Hiện nay khái niệm này có rất nhiều cách khác nhiều tùytheo cách tiếp cận của các nhà nghiên cứu Có thể ké ra một số định nghĩa về

quản lý như sau:

“Quản lý là quá trình cùng làm việc và thông qua hoàn thành các mục

đích chung của một nhóm người, một tô chức” Định nghĩa này được trích từ cuốn sách Khoa học tổ chức và Quản lý của Trung tâm Nghiên cứu Khoa học

[33: tr.176].

“Quản lý là tiễn trình, hoạt động hoặc giám sát việc thực thi nhiệm vụ

dé đảm bảo rằng các hoạt động trong tô chức được thực hiện theo hướng đạtđược các mục tiêu đã đề ra của tổ chức, đặc biệt là nhiệm vụ tạo ra và duy trì

các điều kiện để thực hiện tốt mục tiêu thông qua việc kết hợp những nỗ lực

của các nhóm khác nhau trong tổ chức” Định nghĩa này được đưa ra trong

cuốn Hành chính công của Học viện Hành chính quốc gia [19; tr.7].

“Quản lý là thuật ngữ chỉ hoạt động có ý thức của con người nhằm sắp

xếp tô chức, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra các quá trình xã hội

và hoạt động của con người để hướng chúng phát triển phù hợp với quy luật

xã hội, dat được mục tiêu xác định theo ý chí của nha quản lý với chi phí thấp

nhất” Viện Nghiên cứu hành chính đã đưa ra định nghĩa này trong cuốn

11

Thuật ngữ hành chính [42; tr136].

Theo chúng tôi, trong các định nghĩa nói trên, thì định nghĩa của Viện

Nghiên cứu hành chính là đầy đủ và cụ thể hơn Như vậy, quản lý sẽ xuất hiện

ở bất cứ lúc nào, nơi đâu nếu ở lúc đó, nơi đó có hoạt động chung của con

người Khi con người bắt đầu hình thành các nhóm dé thực hiện mục tiêu mà

họ không thể đạt được với tư cách là cá nhân riêng lẻ thì quản lý xuất hiện để sắp xếp tô chức, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra các quá trình xã hội

và hoạt động của con người dé phối hợp những cá nhân hướng tới mục tiêutheo ý chí của nhà quan lý với chi phí thấp nhất

Quản lý nhà nước là một dạng đặc biệt của quản lý Khái niệm quản lý

nhà nước được xuất hiện cùng với sự ra đời và tồn tại của nhà nước Đó là sự

chỉ huy, điều hành dé thực thi quyền lực nha nước do tất cả các co quan nha nước (bao gồm cơ quan lập pháp, hành pháp và tư pháp) có tư cách pháp nhân

tiến hành bằng các văn bản quy phạm pháp luật để thực hiện chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn mà nhà nước giao cho trong việc tô chức, điều chỉnh các

quan hệ xã hội và hành vi của công dân Trong cuốn Giáo trình Luật hành

chính Việt Nam của Đại học Luật Hà Nội, các tác giả đã đưa ra định nghĩa:

“Quản lý nhà nước là sự tác động của các chủ thể mang quyền lực nhà nước,chủ yếu băng pháp luật, tới các đối tượng quản lý nhằm thực hiện các chức

năng đối nội và đối ngoại của nhà nước” [16; tr.11,12] Theo giáo trình Quan

lý Hành chính Nhà nước của Học viện Hành chính Quốc gia năm 1993, quản

lý nhà nước có thể hiểu “Là sự quản lý của nhà nước đối với xã hội và công

dân Đó là sự chỉ huy, điều hành dé thực thi quyền lực nhà nước do tất cả các

cơ quan nhà nước có tư cách pháp nhân công quyền tiễn hành bằng các vănbản quy phạm pháp luật dé thực hiện chức năng, nhiệm vu và quyền hạn mànhà nước đã giao trong việc tô chức và điều chỉnh các quan hệ xã hội và hành

vi của công dân” [18; tr IS].

12

Qua việc tìm hiểu và nghiên cứu các định nghĩa về quản lý nhà nước,

theo chúng tôi định nghĩa của Học viện Hành chính mang tính bao quát và

day đủ nhất Như vậy, có thé hiểu quan lý nhà nước là hoạt động mang quyền lực nhà nước, được thiết lập trên cơ sở mối quan hệ “quyền uy” và “sự phục tùng” để điều chỉnh các quan hệ xã hội nhằm phục vụ lợi ích chung của nhân dân, duy trì xã hội 6n định theo định hướng thống nhất của nhà nước Quyền lực nhà nước trước hết thể hiện ở việc các chủ thê có thâm quyên thể hiện ý chí nhà nước thông qua phương tiện nhất định, trong đó phương tiện cơ bản

và đặc biệt quan trọng được sử dụng là văn bản quản lý hành chính nhà nước.

Tại Việt Nam, quản lý nhà nước mang nguyên tắc tập trung dân chủ Quản lýnhà nước không có sự tách biệt tuyệt đối giữa chủ thể quản lý và khách thể

quản lý và nó luôn đảm bao tính liên tục, ôn định trong tô chức.

1.1.3 Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

Trên cơ sở phân tích về khái niệm quan lý nhà nước tại mục 1.1.2, chúng tôi cho rằng định nghĩa của PGS.TS Dương Văn Khảm trong cuốn “Từ

điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việt Nam” về quản lý nhà nước vềcông tác lưu trữ là phù hợp hơn cả Tác giả định nghĩa “Quản lý nhà nước vềlưu trữ là theo đõi, điều hành, kiểm tra các hoạt động lưu trữ của nhà nước”[20; tr.311] Như vậy, các cơ quan nhà nước có tư cách pháp nhân công quyền

sử dụng các văn bản quy phạm pháp luật và chính sách lưu trữ để theo dõi,

điều hành, kiểm tra các hoạt động lưu trữ của nhà nước nhằm đưa công táclưu trữ đi vào nền nếp và hoạt động có hiệu quả Điều đó có nghĩa, tại tỉnh

Ninh Bình, Chi cục Văn thư — Luu trữ Ninh Bình trên cơ sở các quy định của

pháp luật giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác

văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.

13

1.2 Nguyên tắc, yêu cầu, nội dung của quản lý nhà nước về công

tác lưu trữ

1.2.1 Nguyên tắc của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

Theo quan điểm của nhiều quốc gia, đặc biệt là các nước xã hội chủ

nghĩa, trong đó có Việt Nam, TLLT được xem là tài sản của toàn dân; vì vậy

cần được quản lý tập trung thống nhất Đây là nguyên tắc cơ bản và quan trọng nhất của quản lý nha nước về công tác lưu trữ Luật Lưu trữ năm 2011

nhấn mạnh: “Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phong lưu trữ quốc giaViệt Nam ” Như vậy, nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác lưutrữ được thé hiện ở hai khía cạnh như sau:

Thứ nhất, bộ máy lưu trữ được tổ chức thống nhất từ Trung ương đến

địa phương

Như đã nói ở trên, theo Luật Lưu trữ, nhà nước thống nhất quản lý nhà

nước về lưu trữ Ở cấp Trung ương, cơ quan quản lý nhà nước cao nhất là BộNội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan trực tiếp tham mưu,giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong phạm vi

cả nước Tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thành lập Phong Văn thư — Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, co quan

thuộc Chính phủ Ở cấp địa phương, quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

được chia làm 3 cấp Tại UBND cấp tỉnh, thành lập Chi cục Văn thư — Luu

trữ trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu

cho UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh Tại UBND cấp huyện, bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho UBND cấp huyện quản lý nhà

nước về văn thư, lưu trữ của huyện Tại UBND cấp xã thì bố trí công chức

kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ.

Về quản lý TLLT cũng được tô chức thống nhất từ Trung ương tới địa

14

phương bằng hệ thống các phòng, kho, trung tâm nhằm đảm bảo việc lưu trữ,bảo quản, tô chức khai thác sử dụng TLLT được hiệu quả nhất Ở cấp Trung

ương, nếu trước đây chỉ có 04 Trung tâm Lưu trữ quốc gia là: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II,

Trung tâm Luu trữ quốc gia IV, thì đến năm 2019, tại Quyết định số

476/QD-BNV ngày 06/6/2019 của Bộ Nội vụ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã quy

định Trung tâm lưu trữ quốc gia tài liệu điện tử tô chức thực hiện lưu trữ tàiliệu điện tử của các cơ quan, tô chức thuộc nguồn nộp lưu tai liệu vào Lưu trữquốc gia theo quy định của Luật Lưu trữ Ở cấp địa phương, các Trung tâm

Luu trữ lịch sử tỉnh thuộc Chi cục Văn thư — Lưu trữ các tỉnh cũng được

thành lập dé quản ly TLLT của tinh và thực hiện các hoạt động lưu trữ.

Thứ hai, quản lý tập trung thông nhất về nghiệp vụ lưu trữ

Đề quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ, nhà nước đã ban hành

hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật để hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu

trữ tại các cơ quan trong phạm vi toàn quốc Theo đó các nghiệp vụ lưu trữnhư: Thu thập, bồ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu;

Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài liệu; Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài

liệu, ứng dụng CNTT trong lưu trữ tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia, Lưu

trữ lịch sử tỉnh và Lưu trữ cơ quan từ trung ương đến địa phương đều thực

hiện theo sự hướng dan, chỉ đạo thống nhất của các cơ quan chức năng nhà

nước.

1.2.2 Yêu cầu của quản lý nhà nước về công tác lưu trữThứ nhất, cơ quan quan lý nhà nước về lưu trữ phải có đủ thẩm quyền,

du quyên uy dé thực hiện chức năng quản lý nhà nước có hiệu quả

Như ở trên tác giả đã phân tích, quản lý được thực hiện bằng tổ chức và

quyên uy Có quyên uy thì mới bảo đảm sự phục tùng của cá nhân đôi với tô

15

chức Quyền uy là phương tiện quan trọng dé chủ thé quản lý điều khién, chiđạo cũng như bắt buộc các đối tượng chiu sự quản lý thực hiện các yêu cầu,

mệnh lệnh của mình Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ cũng vậy Đề đạt

được hiệu quả, cơ quan quản lý phải được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn trong các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Từ đó mới có

căn cứ đề đưa ra những khung pháp lý phù hợp, đầy đủ đồng thời ban hành các

văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn để thống nhất từ trung ương đến địa

phương.

Thứ hai, quản lý nhà nước về công tác lưu trữ phải tuân thủ các quy

định của pháp luật

Trong mọi tổ chức và hoạt động của Nhà nước đều phải tuân thủ pháp

luật Pháp luật có tính tối thượng ma moi chủ thé bao gồm cả người dân và nhà nước đều bị điều chỉnh bởi pháp luật Hoạt động quản lý nhà nước sẽ mat

di hiệu lực, hiệu quả của nó nếu không đảm bảo nguyên tắc tuân theo pháp luật Bởi vi phạm nguyên tắc này sẽ dẫn đến sự lạm dụng quyền lực, sự thoái

hóa của quyền lực; từ đó mục đích của hoạt động quản lý nhà nước không thểđạt được Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ cũng không nằm ngoài quytắc đó Mọi nội dung của công tác này đều phải thực hiện theo quy định tạicác văn bản của các cơ quan có thâm quyền nhằm đảm bảo tính hiệu lực, hiệu

quả của quản lý nhà nước.

Thứ ba, phải có một đội ngũ công chức có trình độ chuyên môn, nghiệp

tâm đến công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, chuẩn hóa đội ngũ CC, VC, đủ

về số lượng, mạnh về chất lượng dé đáp ứng được yêu cầu

1.2.3 Nội dung của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

Nội dung của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đã được các nhà nghiên cứu chỉ ra bằng các công việc cụ thể như sau:

- Xây dựng, chỉ đạo và tô chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự

án và chính sách phát triển lưu trữ;

- Xây dựng, ban hành, phổ biến, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các văn

bản quy phạm pháp luật, chế độ nghiệp vụ, tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm

và các định mức kinh tế kỹ thuật về lưu trữ;

- Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ;

- Quản lý thống nhất tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam;

- Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ; quản lý công tác

thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ;

- Thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử ly vi phạm pháp luật về lưu trữ;

- Hợp tác về lưu trữ.

Theo chúng tôi, các nội dung trên đã thé hiện nội hàm của quản lý nhanước về công tác lưu trữ Tuy nhiên, đối với quản lý nhà nước về công tác lưu

trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Binh, các nội dung kể trên sẽ không có nội dung

hợp tác quốc tế về lưu trữ Điều này xuất phát từ thực tế, ngành lưu trữ của

tỉnh Ninh Bình vẫn đang trong giai đoạn hoàn thiện, còn nhiều điều bất cập,

17

nhiều vấn đề cần giải quyết nên nội dung hợp tác quốc tế về lưu trữ chưa

được quan tâm, chú ý.

1.3 Tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động quản lý nhà nước về công

ở bất ké phương diện nao thì tiêu chí cũng được nhắc tới và coi đó như là thước

đo của sự chuẩn mực Theo cuốn Đại từ điển Tiếng Việt, “Tiêu chí là đặc trưng,

dau hiệu làm cơ sở, căn cứ dé nhận biết, xếp loại các sự vật, các khái nệm” [43; tr.1640] Như vậy, hiểu đơn giản tiêu chí là tính chất, dấu hiệu được sử dụng

làm căn cứ dé đánh giá, phân loại các sự vật, hiện tượng với nhau

Thuật ngữ “chất lượng” xuất hiện trong mọi lĩnh vực hoạt động của đời

sống xã hội chúng ta hiện nay Tuỳ theo đối tượng sử dụng mà thuật ngữ này

có những định nghĩa khác khau Đối với nhà sản xuất, chất lượng là những gì

họ cần phải làm để đáp ứng các nhu cầu của cá nhân hay xã hội; một sảnphẩm không đáp ứng được nhu cau thì được coi là chất lượng kém Còn đối

với các nhà quan lý hành chính nhà nước, chất lượng lại được thé hiện ở kỷ

cương pháp luật, kỷ cương xã hội, hiệu quả kinh tế - xã hội Theo cuốn Đại từ

điển Tiếng Việt, “Chất lượng là cái tạo nên bản chất sự vật, làm cho sự vật này khác với sự vật kia” [43; tr.331] Theo Điều 3.1.1 của tiêu chuẩn ISO

9000:2005 định nghĩa chất lượng là: "Mức độ đáp ứng các yêu cầu của mộttập hợp có đặc tính vốn có" [31] Như vậy, có thé thấy định nghĩa chất lượngcủa tiêu chuẩn ISO mang tinh bao quát hơn cả Trong bối cảnh phát triển của xã

hội hiện nay, chất lượng không chỉ là yếu t6 quan trọng hàng đầu trong lĩnh vực

18

sản xuất kinh doanh mà còn là yếu tố then chốt trong lĩnh vực quản lý nhà nước.Vấn đề đặt ra hiểu cho đúng “thế nào là chất lượng quản lý nhà nước” Chất

lượng quản lý nhà nước phải được xem xét ở nhiều góc độ khác nhau, thông qua các hoạt động thực hiện các chức năng quản lý ở mức độ nào Điều đó có nghĩa các chính sách, kế hoạch, quy hoạch, giải pháp do co quan ban hành có hiệu

quả, hiệu lực không, có tạo ra động lực phát triển không; cơ cau tô chức bộ máy

có bị cồng kénh với sự phân công chồng chéo không: đội ngũ cán bộ, CC, VC có

phù hợp với các tiêu chuẩn chức danh, vị trí công việc yêu cầu hay không; việcứng dụng khoa học công nghệ vào quá trình hoạt động như thế nào Từ nhữnggóc độ này, có thé hiểu chất lượng quản ly nhà nước như sau: Chất lượng quan

lý nhà nước là tập hợp các tiêu chí về thể chế hành chính (hệ thống Luật, các

văn bản pháp quy dưới luật tạo khuôn khổ pháp lý cho các cơ quan hành chính nhà nước thực hiện chức năng quản lý, điều hành), bộ máy hành chính,

đội ngũ cán bộ, CC, VC nhà nước.

Về đánh giá chất lượng, theo Woodhouse định nghĩa đánh giá chấtlượng là sự đánh giá đưa đến kết quả điểm số, có thể là con số, tỷ lệ phầntrăm, chữ số (ví dụ từ A đến F) hoặc miêu tả (ví dụ xuất sắc, tốt, thỏa mãn,

không thỏa mãn) [44] Theo Seameo Rihed thì đánh giá chất lượng là phân tích kết quả đầu ra Kết quả của đánh giá chất lượng dựa vào điểm (có thể dưới dạng con số, chữ cái hoặc mô tả) [45] Đánh giá chất lượng thường xem

xét các dữ liệu chỉ số thực hiện thé hiện dưới hình thức định lượng Nhu vậy,

cả 2 quan điểm nêu trên đều có chung quan điểm là kết quả đánh giá chất

lượng là dựa vào thang điểm hay một phổ điểm và các tiêu chí đánh giá đượcxem là một trong những thành tố quan trọng của các nội dung đánh giá chấtlượng Để các cơ quan nhà nước có căn cứ đánh giá phù hợp, chính xác, đạtmục tiêu, cần phải xây dựng một hệ thống các tiêu chí hết sức rõ ràng, minh

bạch với những chỉ số được lượng hóa.

19

Trong đề tài này, căn cứ vào cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý tác giả xây dựng

08 nhóm tiêu chí chính dé đánh giá chất lượng hoạt động quản lý nhà nước về

công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Bình Điều này có ý nghĩa hết sức quan trọng Bởi đây chính là cơ sở đề theo dõi, đánh giá, xếp loại kết quả công tác lưu trữ; qua đó các cơ quan, don vi, địa phương tự đánh giá kết quả thực hiện

của cơ quan, đơn vị, địa phương mình và chủ động xây dựng chương trình, kế

hoạch công tác lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật; đồng thời đề ra

các giải pháp khắc phục những hạn chế, đưa công tác lưu trữ đi vào nền nếp

Cụ thể 08 nhóm tiêu chí như sau:

1.3.1.1 Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữTrong mỗi quốc gia, co quan hay tổ chức, đơn vị dé thực hiện hiệu quả

một nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn cần phải có bộ phân chuyên trách làm công tác đó Bộ phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh

đạo thực hiện các công việc như: xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài

hạn về lĩnh vực chuyên môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các

giải pháp phát triển Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm

vu quan trong của tất cả các cơ quan, tô chức Vì vậy, dé thực hiện tốt côngtác lưu trữ, trong mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phận chuyên trách làm côngtác lưu trữ Nếu bộ phận này không được tô chức 6n định thì tất yếu sẽ hoạt

động không hiệu quả, tạo nên sự trì trệ, ách tắc trong quản lý Bên cạnh việc

ồn định tổ chức bộ máy, hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ được

quyết định bởi phẩm chất, năng lực và hiệu suất công tác của đội ngũ cán bộ,

CC, VC tức là quyết định bởi con người Con người là yếu tố cơ bản, quyết

định đến kết quả của mọi công việc Người làm công tác lưu trữ phải đảm bảotốt các tiêu chuẩn về chính trị, trung thành với Đảng, với chế độ; có ý thức tổchức kỷ luật, pham chat đạo đức tốt; được dao tạo tinh thông về chuyên môn,

nghiệp vụ dé có thé tham mưu cho lãnh đạo về công tác lưu trữ.

20

1.3.1.2 Ban hành văn bản quản lý chỉ đạo công tác lưu trữ và văn bản

hướng dan nghiệp vụ

Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản có vai trò đặc biệt quan trọng,

tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức; là căn cứ dé kiểm tra, theo dõi, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý Chính vì vậy, đây được coi là tiêu chí cơ bản dé đánh giá chất lượng quản lý nhà nước trong công tác lưu

trữ Các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ được ban hành sẽ là cơ

sở, là phương tiện giúp các cơ quan tổ chức công tác lưu trữ, cũng như thực hiệnnghiệp vụ một cách thống nhất, thuận lợi và chính xác theo pháp luật của Nhànước Đồng thời, đây cũng là căn cứ dé cơ quan quan lý lưu trữ theo dõi việc

thực hiện đúng, đầy đủ, kịp thời những nội dung, yêu cầu đặt ra cho công tác lưu

trữ.

1.3.1.3 Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch, quy hoạch phát triển

luu trữ

Dé công tác lưu trữ hoạt động hiệu quả, cần phải xây dựng và chỉ đạo

thực hiện quy hoạch, kế hoạch, các chương trình, đề án về lưu trữ trongnhững giai đoạn nhất định Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ

là việc xác định những nội dung công việc cụ thể, các chỉ tiêu phải hoàn

thành, những biện pháp cần thực hiện và khoảng thời gian cần thiết để thực

hiện các nội dung công việc, nhằm bảo đảm sự phát triển của ngành lưu trữ

theo định hướng chung Quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành lưu trữ khi xây

dựng phải đảm bảo được các yêu cầu:

- Cơ quan có thâm quyên cần căn cứ vào tình hình thực tế của ngành lưu

trữ, xác định những nhiệm vụ cụ thé, những chi tiêu cần thực hiện phù hợp với

tình hình thực tế công tác lưu trữ trong từng khoảng thời gian nhất định

- Nội dung chính được đề cập đến trong kế hoạch phải là những vấn đề

liên quan đên quản lý và nghiệp vụ lưu trữ Đôi với nội dung quản lý, cân đê

21

cập đến công tác tô chức biên chế, xây dựng văn bản quản lý, kiểm tra hướngdẫn nghiệp vụ, thống kê báo cáo Đối với nội dung nghiệp vụ, cần đề cập đến

nhiệm vụ thu thập, bô sung tài liệu, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản và tô chức nghiên cứu, sử dụng tài liệu.

1.3.1.4 Thống kê nhà nước về lưu trữ Việc thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo thống kê được coi

là một tiêu chí để đánh giá chất lượng hoạt động quản lý nhà nước trong công

tác lưu trữ Bởi thống kê nhà nước về công tác lưu trữ nhằm bảo đảm sự quản

lý chặt chẽ của nhà nước đối với công tác này Hệ thống các chỉ tiêu thống kêđược xác lập trong công tác lưu trữ là căn cứ rất cần thiết cho việc xây dựng

kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ và chỉ đạo thực hiện các khâu nghiệp vụ

cho phù hợp Cụ thé:

- Thông qua số liệu thống kê về TLLT, cơ quan quản lý lưu trữ sẽ nắm

được số lượng, mức độ xử lý nghiệp vụ, đặc điểm, thành phần tài liệu trongcác kho lưu trữ và tông thể Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Điều này rấtcần thiết cho việc xây dựng kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ và chỉ đạo

thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ tài liệu cho phù hợp.

- Thông qua số liệu thống kê về kho tàng, trang thiết bị bảo quản tàiliệu, cơ quan quản lý có thể nắm được số lượng, chất lượng của kho tàng và

phương tiện bảo quản tài liệu Từ đó, chỉ đạo hướng dẫn, có kế hoạch đầu tư kinh phí để mua sắm và bổ sung những trang thiết bị cần thiết, phù hợp để quản lý tốt tài liệu, có định hướng trong việc xây dựng và hiện đại hóa các

kho lưu trữ.

- Thông qua số liệu thống kê tình hình sử dụng tài liệu, cơ quan lưu trữ

sẽ năm được số lượng người, số lượt người có nhu cầu nghiên cứu sử dụng tài

liệu và nội dung, mục đích sử dụng tài liệu của độc giả Thông qua đó, các lưu

trữ sẽ có các hình thức tô chức phục vụ nghiên cứu sử dụng tài liệu phù hợp

22

với nhu cầu thực tế.

- Thông qua số liệu thống kê về đội ngũ CC,VC phụ trách công tác lưu

trữ cũng giúp cho các co quan lưu trữ nắm được số lượng, độ tuổi, giới tính

và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của CC,VC làm lưu trữ Từ đó, các cơ

quan có kế hoạch cụ thé trong việc tổ chức đào tao, sắp xếp, bồ trí, sử dung

CC,VC làm công tác lưu trữ cho phù hợp.

1.3.1.5 Nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và

công nghệ trong hoạt động lưu trữ

Hiện nay, việc ứng dụng khoa học và công nghệ, nhất là công nghệthông tin (sau đây gọi tắt là CNTT) được phổ biến sâu rộng trong mọi lĩnhvực kinh tế - xã hội, trở thành phương tiện chủ lực để nâng cao năng suất,

chất lượng của tất cả các ngành, lĩnh vực Chính vì vậy, đây được xem là một

trong những tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động quản lý nhà nước nói chung và quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ nói riêng Ứng dụng các

thành tựu khoa học công nghệ và CNTT trong công tác lưu trữ hiện nay là một

nhiệm vụ cấp thiết nhằm phát triển, hiện đại hóa công tác lưu trữ và phát huygiá trị của TLLT Hiệu quả của việc áp dụng những tiễn bộ của khoa học vàcông nghệ vào công tác lưu trữ phải được thé hiện ở những kết quả như: giúpcác cơ quan xác định được môi trường bảo quản tài liệu phù hợp, góp phần

hiện đại hóa kho lưu trữ với các thiết bị và phương tiện bảo quản hiện đại, hạn chế được những nguyên nhân gây hại cho TLLT, tuổi thọ của tài liệu được kéo

dài Đồng thời, công tác tra tìm, khai thác sử dụng TLLT phải nhanh chóng,

dễ dàng, hiệu quả với thời gian nhanh nhất, chính xác nhất, đáp ứng được nhu

cầu thông tin ngày càng cao của các cơ quan, tô chức và công dân

1.3.1.6 Đào tạo, bôi dưỡng về nghiệp vụ lưu trữĐội ngũ CC, VC là một trong những nhân tố quan trọng, có anh

hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức Không riêng

23

ngành lưu trữ, công tác đào tạo, bồi dưỡng, bố trí sử dụng CC, VC là mộttrong những nhiệm vụ cơ bản, cần được chú trọng đối với tất cả các ngành,

các lĩnh vực Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của CC, VC làm lưu trữ có ảnh

hưởng lớn tới chất lượng của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, tổ chức khoa học TLLT cũng như đối với việc bảo quản, khai thác và sử dụng TLLT Bởi CC, VC làm lưu trữ là những người trực tiếp thực hiện những công việc liên quan đến tổ chức quản lý và sử dụng TLLT nên phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phải nắm được các quy định của nhà nước đối với công tác

này và biết vận dụng vào thực tế công việc nhăm giải quyết công việc theo

đúng quy trình và nội dung nghiệp vụ, đúng theo quy định của nhà nước.

Ngược lại, nếu CC, VC không được đào tạo một cách bài bản, không có

chuyên môn, nghiệp vụ thì tổ chức các nghiệp vụ lưu trữ lúng túng, bất cập, làm ách tắc công việc chung của cơ quan.

1.3.1.7 Kiểm tra, giải quyết khiếu nại, t6 cáo và xử lý vi phạm về pháp

luật lưu trữ

Thanh tra, kiểm tra là một trong những hoạt động thiết yếu của bất cứ

cơ quan, tổ chức nào Tại giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ đã

khang định “công tác thanh tra là một bộ phận của công tác quản lý, có chức

năng kiểm tra việc chấp hành luật pháp, các quy định của Đảng và Nhà nước

về công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước và các tô chức xã hội nói

chung, ở các phòng, kho lưu trữ nói riêng” [10, tr 320].

Thanh, kiểm tra là biện pháp đảm bảo quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đạt chất lượng cao, là công cụ dé bảo vệ và tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước Thông qua kiểm tra, cơ quan quản lý lưu trữ sẽ có được những thông tin quan trọng dé tổng hợp, đánh giá tình hình triển khai thực hiện các

quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; kip thời phát hiện, chan

chỉnh, hướng dẫn bé sung các điểm còn thiếu sót, chưa phù hợp với quy định

24

trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, don vi, từng bước nâng cao

nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Công tác thanh tra, kiểm tra chỉ hiệu quả khi được tiễn hành thường xuyên, liên tục theo định ky và trong những trường hợp cần thiết có thé kiểm tra đột xuất.

chỉnh lý tai liệu; bảo quản tai liệu; tô chức công cụ tra cứu khoa học tải liệu,

ứng dụng CNTT trong lưu trữ phản ánh rõ nét chất lượng của các nội dung

quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ.

1.3.2 Cách chấm điểm các tiêu chíCác tiêu chí ké trên đều được tính bằng điểm cụ thể, tổng điểm là 100,trong đó, những tiêu chí cơ bản nhất, có vai trò quyết định trong việc đạt hiệu quả

quản ly nhà nước trong công tác lưu trữ (tác gia đã phân tích kỹ tại mục 1.3.1), tác

giả đề xuất 15 điểm, các tiêu chí còn lại, tác giả đề xuất 10 điểm; cụ thể:

Bảng 1.1 Tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động quản lý nhà nước về

công tác lưu trữ (Đơn vị tính: điểm)

Bộ phận lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác trừ 2 điểm

2_ | Nhân sự làm công tác lưu trữ 5

Bồ trí người làm lưu trữ chuyên trách 5

25

Bố trí người làm văn thư kiêm nhiệm lưu trữ trừ 2 điểm

Trinh độ chuyên môn của người lam công tác lưu trữ

Đúng tiêu chuẩn ngạch lưu trữ Không đúng tiêu chuẩn ngạch lưu trữ trừ 3 điểm

H Ban hành văn bản quản lý chỉ đạo công tác lưu

trữ và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ 15

Ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn

nghiệp vụ công tác lưu trữ đầy đủ theo quy định như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Quy chế

khai thác, sử dụng TLLT lịch sử của tỉnh và Danh

mục các cơ quan, đơn vị và thành phần tài liệu

thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; Danh

mục hồ sơ hàng năm; công tác tiêu hủy tài liệu hết

giá trị tại Lưu trữ cơ quan hay hướng dẫn việc lập

hồ sơ công việc

15

Có ban hành văn bản nhưng chưa đây đủ hoặc chất lượng văn bản chưa cao trừ 5 điểm

Không ban hành

Il Xây dựng va chỉ dao thực hiện kế hoạch, quy

Ban hành đây đủ kê hoạch, quy hoạch phát triên lưu trữ

theo quy định như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ

hàng năm; Quy hoạch ngành; Đề án nhăm bảo quản,

bảo vệ an toàn TLLT và phát huy giá trị của TLLT

15

Có ban hành kế hoạch, quy hoạch nhưng số lượng it so

với yêu cầu thực tế trừ 3 điểm

Không ban hành

IV Thống kê nhà nước về công tác lưu trữ 10

Thực hiện đầy đủ báo cáo thông kê hàng năm theo

đúng nội dụng yêu cầu và đúng thời hạn 10

Có báo cáo thông kê, nội dung đạt trên 90% yêu cầu 10

Có báo cáo thông kê, nội dung đạt từ 70% - 90% yêu

cầu trừ 2 điểm

Có báo cáo thống kê, nội dung đạt dưới 70% trừ 5 điểm

Không báo cáo

26

Nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu

Vv khoa học va công nghệ trong hoạt động lưu trữ 10

Có dé tài nghiên cứu cấp tỉnh trở lên; sử dụng phan mềm

sea 10

quan lý hô so, TLLT

Có dé tài nghiên cứu cấp tỉnh trở lên nhưng số lượng ít, không đáp ứng được nhu cầu thực tế, sử dụng Word, Excel dé quản lý hồ sơ, TLLT trừ 5 điểm

Không có 0

VI | Dao tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ lưu trữ 10

Mở các lớp dao tao, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ 5

theo đúng quy định, yêu câu thực tiên

Có mở lớp nhưng số lượng quá ít so với quy định,

yêu cầu thực tiễn trừ 2 điểm

CC, VC được cử tham gia đầy đủ các lớp dao tạo, 5

bôi dưỡng nghiệp

CC, VC được cử không tham gia đầy đủ các lớp

đào tạo, bồi đưỡng nghiệp trừ 2 điểm Không mở lớp, không cử CC, VC đi tập huấn 0

VI Thanh tra, kiếm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo 10

và xử lý vi phạm về pháp luật lưu trữ Ban hành và thực hiện đúng kế hoạch kiêm tra 10

công tác văn thư, lưu trữ

Ban hành nhưng không thực hiện đúng kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trừ 5 điểm

Không ban hành kế hoạch và tô chức kiêm tra công 0

tác văn thư, lưu trữ VIII | Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 15

1 Tổ chức thu thập, bố sung hô sơn, tài liệu vào Lưu 3

trữ cơ quan

Tốt (thu thập từ 80% đến 100% tài liệu; đúng thời gian) 3

Khá (thu thập từ 50% đến dưới 80% tài liệu của các

phòng, ban; chưa đúng thời gian) trừ 1 điểm

Trung bình (thu thập từ 10% đến dưới 50% tài liệu

của các phòng, ban) trừ 2 điểm 2_ | Hệ thống hóa, tổ chức sắp xếp TLLT trong kho 3

Hệ thông, sắp xếp tài liệu trong kho đúng quy định 3

27

(sô thứ tự của hộp liên tiép, sắp từ trái qua phải, từ

trên xuông dưới, từ ngoài vào trong tính từ cửa kho); có biên mục, có sô mục lục hỗ sơ

Hệ thống, sắp xếp tài liệu trong kho không đúng

quy định trừ 1 điểm

3 | Tổ chức xác định giá trị TLLT 3

Có xác định thời hạn bảo quản đầy đủ cho từng hồ

3

so theo quy dinh

Co xac dinh thoi han bao quan cho ho so nhung

chưa day đủ trừ 1 điểm Chưa xác định thời han bảo quản cho hồ sơ 0

4 | Tổ chức bảo quản TLLT 3

Đã bồ trí kho lưu trữ riêng đảm bảo diện tích và trang

thiết bị bảo quản (điều hòa, hệ thống phòng cháy chữa | — 3 cháy, bình chữa cháy, máy hút 4m, giá, hộp)

Đã bố trí kho lưu trữ riêng đảm bảo diện tích nhưng

chưa day đủ thiết bị bảo quản (thiếu các loại trang thiết

bị: máy điều hòa, bình chữa cháy) trừ 1 điểm Kho tam (tài liệu dé lẫn với các vật khác chờ thanh lý) Trừ 2 điểm

Chưa bồ trí kho 0

5 | Tổ chức sử dụng TLLT 3

Có nội quy, quy chế khai thác, sử dụng tài liệu, sô

theo dõi sử dụng tài liệu theo đúng quy định; hình 3

thức khai thác TLLT phong phú, đa dạng

Có nội quy, quy chế khai thác, sử dụng tài liệu, có sô theo đõi nhưng cập nhật thông tin chưa đầy đủ; hình

thức khai thác TLLt không phong phú trừ 1 điểm

Không có nội quy, quy chế khai thác, sử dụng tài

liệu; không có số theo dõi

* Phương thức cham điểm:

Tiêu chí nào tỉnh đã thực hiện hoàn chỉnh, đúng theo quy định: Chấm

điểm tôi đa theo thang điểm quy định

Tiêu chí nào tỉnh đã triển khai thực hiện nhưng chưa hoan thành hoặc

28

chưa đạt kết quả theo yêu cầu hoặc chưa đúng quy định: Trừ điểm theo quyđịnh cụ thé tại các tiêu chi.

Tiêu chi nao tỉnh chưa thực hiện: Cham 0 (không) điểm.

* Việc đánh giá chất lượng hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu

trữ dựa trên cơ sở điểm cộng của các tiêu chí và theo thang điểm:

Từ 90 điểm đến 100 điểm: Xuất sắc

Từ 80 điểm đến dưới 90 điểm: Tốt

Từ 70 điểm đến dưới 80 điểm: Khá

Từ 50 điểm đến dưới 70 điểm: Trung bìnhDưới 50 điểm: Yếu

Việc phân loại thành các nhóm tiêu chí và đề xuất số điểm cho từng

tiêu chí cũng chỉ mang tính chất tương đối, thê nghiệm do tác giả luận văn đề

xuất Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương (chủ thé quản lý) vàcác cơ quan, tổ chức ở địa phương (đối tượng bị quản lý) có thể sử dụng các

tiêu chí này để đánh giá hoặc tự đánh giá chất lượng công tác lưu trữ của

mình.

1.4 Cơ sở pháp lý quản lý nhà nước về công tác lưu trữCông tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực củađời sống xã hội Vì vậy, Đảng và nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm

quan trọng của công tác lưu trữ va TLLT Ngay sau khi nước Việt Nam Dân

chủ Cộng hoà ra đời, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày03/01/1946, trong đó khang “TLLT có giá trị đặc biệt về phương diện kiến

thiết quốc gia” và đánh giá “TLLT là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương

trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị,kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn,

tài liệu là một công tác hết sức quan trọng” Có thé nói, Thông đạt số 1C/VP

29

của Chủ tịch Hồ Chí Minh là văn kiện đầu tiên của Nhà nước ta về công tác

lưu trữ, đã đưa ra những quan điểm cơ bản cho sự hình thành và phát triển

công tác lưu trữ và đặt nền móng quan trọng cho ngành Lưu trữ Việt Nam.

Sau khi hoà bình được lập lại trên miền Bắc năm 1954, để tăng cường việc quản lý thống nhất của Nhà nước về công tác lưu trữ, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 102/CP ngày 04/9/1962 về việc thành lập Cục

Lưu trữ Phủ Thủ tướng (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc

Bộ Nội vụ) Đây là một sự kiện trọng đại có ý nghĩa rất lớn đối với sự nghiệplưu trữ bởi từ đây, Việt Nam có một cơ quan đầu ngành chuyên giúp Nhànước quản lý thống nhất công tác lưu trữ trong phạm vi cả nước Từ khi cơquan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ được thành lập cho đến nay, Nhà

nước đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật quan trọng nhằm quản

lý, chỉ đạo thống nhất hoạt động lưu trữ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm

2001 đã đánh dấu bước chuyên biến quan trọng, tạo cơ sở pháp lý cho việc

quản lý thống nhất công tác lưu trữ và TLLT quốc gia Đặc biệt, sự ra đời của

Luật Lưu trữ năm 2011 đã tạo khung pháp lý cao nhất về lưu trữ, tạo điềukiện cho công tác lưu trữ phát triển Luật Lưu trữ đã nhắn mạnh vai trò của cơquan quản lý nhà nước thông qua việc quản lý thống nhất về công tác lưu trữ

và tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Các hoạt động kiểm tra việc thi

hành pháp luật, xử lý các hành vi vi phạm, thực hiện chế độ thống kê lưu trữ,

đào tạo, bôi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ, quản lý các hoạt động dịch vụ lưu trữ

đều phải được thực hiện thống nhất theo quy định pháp luật Đồng thời, để tạo cơ sở pháp lý cho việc quản lý thống nhất công tác lưu trữ và TLLT quốc

gia, Nhà nước đã ban hành, bô sung, điều chỉnh nhiều văn bản nhằm hoànthiện hệ thống tô chức lưu trữ từ Trung ương đến địa phương và hướng dẫnthống nhất nghiệp vụ về lưu trữ

Tại Trung ương, cơ sở pháp lý vững chắc của quản lý nhà nước vê công

30

tác lưu trữ phải kế đến những văn bản quy định cụ thé về chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước qua từng thời kỳ Ngày

04/9/1962, Chính phủ ban hành Nghị định số 102/CP thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng Ngày 01/3/1984, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 34/HDBT quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn va tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước Ngày 01/9/2003, Cục Lưu trữ Nhà nước được đổi tên thành Cục Văn thu và Lưu trữ Nhà nước tại Quyết định s6177/2003/QD-TTg

của Thủ tướng Chính phủ Đến nay, đây là cơ quan của Bộ Nội vụ, thực hiệnchức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý TLLTquốc gia thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định của pháp

luật.

Tổ chức lưu trữ tại các Bộ, ngành, địa phương cũng ngay càng mở rộng

và củng cô Cơ sở pháp lý của quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại các

Bộ, ngành, địa phương là các văn bản hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chínhphủ và UBND các cấp Sau đây, tác giả xin đi sâu phân tích chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của tổ chức văn thư, lưu trữ UBND các cấp qua các giai đoạnđến nay:

Ngày 24/01/1998, Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ đã ban hành Thông tu

số 40/1998/TT-TCCP về hướng dẫn tô chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các

cấp, trong đó quy định “Ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi

chung là tỉnh) thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng UBND

tỉnh”; “Ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là

huyện) bồ trí từ một đến 2 người có trình độ trung học lưu trữ trở lên làm

công tác lưu trữ chuyên trách thuộc Văn phòng UBND huyện tinh trong tổng

số biên chế hành chính sự nghiệp được giao của huyện”; “Ở UBND xã,

phường, thị tran cán bộ Văn phòng UBND kiêm nhiệm công tác lưu trữ”.

31