Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Thương mại DHA .... Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của đơn vị Công ty TNHH Thương mại DHA tổ chức quản lý theo một cấp: Đ
TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
Sự hình thành và phát triển của đơn vị
1.1.1 Khái quát về sự hình thành
- Tên công ty bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DHA
- Tên công ty bằng tiếng nước ngoài: DHA TRADING COMPANY LIMITED
- Người đại diện theo pháp luật của công ty: Bà Đào Thu Hà
- Mã số thuế của công ty: 0107513195
- Trụ sở chính của công ty: Số 52, Tổ 23, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Hoạt động kinh doanh chính của công ty: Bán buôn thực phẩm
- Công ty hoạt động dưới hình thức là công ty trách nhiệm hai thành viên trở lên với vốn điều lệ là 1.900.000.000 đồng
Hình 1.1 Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
1.1.2 Khái quát về sự phát triển của công ty
Ngành nghề kinh doanh chính của công ty là buôn bán các thực phẩm liên quan đến sữa
Ngay từ khi mới thành lập, công ty TNHH Thương mại DHA đã từng bước khắc phục những khó khăn thiếu thốn ban đầu để đưa việc kinh doanh không ngừng ổn định, đồng thời vươn lên và tự hoàn thiện mọi mặt, sản phẩm do công ty luôn đáp ứng được nhu cầu khách hàng về số lượng, chất lượng, thời gian và giá cả hợp lý
Tổng số vốn góp ban đầu của các thành viên là 1.900.000.000 đồng
- Ông Nghiêm Duy Hải: 1.425.000.000 đồng
- Bà Đào Thu Hà: 425.000.000 đồng
Bên cạnh đó, nhân sự của công ty chưa hoàn chỉnh, trình độ am hiểu kinh doanh còn thấp nên còn khó khăn trong việc tiếp cận các chiến lược kinh doanh và thị trường cạnh tranh đầy khắc nghiệt, đó cũng là khó khăn chung của các doanh nghiệp tư nhân trong nước, nhưng với sự nỗ lực vươn lên của mình, công ty đã từng bước khắc phục được những khó khăn ban đầu để dần phát triển lớn mạnh hơn.
Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của đơn vị
Công ty TNHH Thương mại DHA tổ chức quản lý theo một cấp: Đứng đầu là Ban Giám đốc công ty chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban nhằm phát triển công ty, đẩy mạnh hoạt động của bộ máy công ty một các hiệu quả và khoa học nhất Bộ máy quản lý của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 1.2: Sơ đồ bộ máy quản lý tại công ty
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận như sau:
Ban Giám đốc: Công ty có 1 Giám đốc Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất của công ty, người điều hành mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Giám đốc có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động thương mại hàng ngày của công ty, ngoài ra còn ban hành các quy chế quản lý nội bộ của công ty, kí kết hợp đồng, kiến nghị cơ cấu phương án tổ chức của công ty, kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ, tuyển dụng nhân viên Ngoài ra Giám đốc còn có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty
Phòng kế toán: có chức năng giúp Giám đốc quản lý tài chính của công ty theo quy định của pháp luật và có trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo mật các tài liệu liên quan đến kế toán Ngoài ra, phòng kế toán còn có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, đối chiếu công nợ, đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của đơn vị theo đúng pháp luật Lập Báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo thu chi định kỳ thường xuyên nhằm giúp Giám đốc điều hành vốn hiệu quả theo quy định của pháp luật
Phòng HCNS: có chức năng tham mưu và giúp Giám đốc lãnh đạo thực hiện công tác tổ chức, cán bộ; bảo vệ chính trị nội bộ; phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật; xây dựng các chương trình và kế hoạch nguồn nhân lực cho công ty; đề xuất thực hiện các chính sách phát triển nguồn nhân lực Ngoài ra, phòng HCNS còn kiểm soát các chiến lược, chính sách, kế hoạch đã đề ra và kiểm soát tình hình biến động nhân sự tại công ty
Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ lập kế hoạch bán hàng và điều hành, nghiên cứu, khai thác thị trường, hình thành biện pháp thúc đẩy bán hàng, tiêu thụ hàng hóa theo từng nguồn hàng thị trường.
Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị
Hình 1.3: Quy trình mua hàng của đơn vị
Căn cứ vào nhu cầu của bộ phận bán hàng, phòng kinh doanh lập yêu cầu mua hàng Sau khi có yêu cầu mua hàng, phòng kinh doanh tiếp tục tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của công ty đảm bảo uy tín chất lượng sản phẩm
Sau khi đã có danh sách các nhà cung cấp đáp ứng được nhu cầu công ty, phòng kinh doanh sẽ gửi thông tin tới Ban Giám đốc và chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất với công ty Sau quá trình trên, phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng/ đơn đặt hàng với nhà cung cấp đã chọn Khi nhà cung cấp đồng ý bán hàng, họ sẽ giao hàng hóa cho bộ phận nhận hàng, bộ phận nhận hàng kiểm tra, so sánh đối chiếu với đơn đặt hàng
Khi số lượng hàng hóa đã đúng với đơn đặt hàng và chất lượng sản phẩm đảm bảo, bộ phận nhận hàng tiến hành nhập kho số hàng hóa trên Sau khi hoàn tất quá trình trên, đơn hàng được bộ phận bán hàng, bộ phận kho, bộ phận kế toán tiến hành theo dõi và thực hiện Bộ phận kế toán giữ trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ liên quan và lưu trữ các chứng từ liên quan đến đơn hàng
Trong doanh nghiệp có hai hình thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ
Bán buôn hàng hóa: Công ty phân phối hàng hóa qua các công ty, trường học, nhà hàng Căn cứ vào các đơn đặt hàng, hàng hóa sẽ được vận chuyển trực tiếp từ kho hàng của công ty đến kho hàng của khách hàng hoặc theo yêu cầu của khách hàng
Bán lẻ hàng hóa: Căn cứ và đơn đặt hàng mỗi ngày thì nhân viên bán hàng sẽ lập phiếu xuất kho chuyển đến nhân viên giao hàng để giao tới khách hàng mỗi ngày Đồng thời hàng hóa được bán lẻ tại cửa hàng dành cho các khách hàng mua hàng trực tiếp
Công ty có chính sách chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán dành cho các khách hàng thân thiết của công ty đồng thời là các đối tác uy tín lâu năm cùng công ty trong giai đoạn phát triển.
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Qua bảng phân tích số liệu các chỉ tiêu của công ty TNHH Thương mại DHA qua ba năm 2021,2022,2023 ta thấy tình hình kinh doanh của doanh nghiệp không ổn định, cụ thể như sau:
Về tổng doanh thu: So với năm 2021, tình hình kinh doanh của doanh nghiệp có phần thu hẹp khi doanh thu bán hàng của công ty giảm 16.17% Đối với năm 2021, doanh thu bán hàng là 11,190,060,603 đồng thì bước sang năm 2022, con số đó chỉ dừng lại ở mức hơn 9,381,172,743 đồng Bên cạnh đó, đến năm 2023, doanh nghiệp kinh doanh mở rộng hơn so với hai năm trước đó khi doanh thu đạt 12,973,020,484 đồng, tăng 38.29% so với năm 2022, đây là một con số đáng để phát huy
Giá vốn hàng bán: Năm 2022 doanh thu bán hàng giảm mạnh so với năm
2021 dẫn đến giá vốn hàng bán cũng giảm 2,295,630,452 đồng cho thấy tình hình kinh doanh của doanh nghiệp thu hẹp lại so với năm 2021 Trong năm này vẫn còn ảnh hưởng của đại dịch Covid nên nền kinh tế chung bị trì trệ và doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng lớn Đến năm 2023 tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trở nên tốt hơn, doanh thu bán hàng tăng mạnh làm giá vốn hàng bán cũng tăng lên 11,968,982,122 đồng, tương ứng 47.47% Tuy nhiên tốc độ tăng của doanh thu năm 2023 so với năm 2022 là 38.29% cho thấy lợi nhuận của năm 2023 không tốt hơn so với năm 2022
Lợi nhuận thuần về bán hàng: so với năm 2021 thì tình hình kinh doanh của doanh nghiệp ở năm 2022 tốt hơn khi lợi nhuận thuần về bán hàng trong năm 2022 là 1,265,210,535 đồng tương ứng tăng 486,742,595 đồng và 62.53% Đến năm 2023 tình hình kinh doanh có phần giảm sút khi lợi nhuận thuần chỉ còn ở mức 1,004,038,362 đồng, giảm 20.64% so với năm 2022
Lợi nhuận kế toán trước thuế: tình hình của doanh nghiệp không được khả quan khi con số giảm dần từ năm 2021 là 85,348,545 đồng và đến năm
2023 thì doanh nghiệp đã lỗ
Bảng 1.4: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp năm 2021, 2022, 2023
Những vấn đề chung về công tác kế toán của doanh nghiệp
- Chế độ kế toán áp dụng: Thông tư số 133/2016/TT-BTC đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Bộ Tài Chính
- Kỳ kế toán năm (bắt đầu từ ngày 01/01/2022 kết thúc vào ngày 31/12/2022)
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: VNĐ
- Kế toán thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Khấu hao đường thẳng
- Phương pháp tính giá hàng xuất kho: Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kế khai thường xuyên
- Hình thức tổ chức kế toán: Nhật ký chung
1.4.1 Hệ thống chứng từ kế toán
Quy trình ghi sổ phù hợp với quy mô, luân chuyển và lưu trữ chứng từ một cách khoa học, đúng nguyên tắc Kế toán có trách nhiệm phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ghi chép công việc rõ ràng, dễ hiểu, tránh sai sót và trùng lặp không cần thiết Hệ thống chứng từ mà công ty sử dụng phục vụ cho công tác hạch toán ban đầu là tương đối hoàn thiện Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các hóa đơn, chứng từ, phù hợp về cả số lượng, nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của công tác quản lý chứng từ Quá trình luân chuyển chứng từ tạo điều kiện cho kế toán phản ánh kịp thời nghiệp vụ phát sinh của công ty
Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán ban đầu hợp lệ, như: hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… kế toán sẽ nhập chứng từ vào phần mềm
Mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty đều phải lập chứng từ kế toán rõ ràng, chi tiết, dễ hiểu Hiện nay, công ty đang sử dụng hệ thống chứng từ ban hành theo Thông tư 133/2016/TT–BTC ngày
26/08/2016 của Bộ Tài Chính Các chứng từ được sử dụng trong công ty bao gồm:
- Chỉ tiêu vốn bằng tiền: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu đề nghị tam ứng, phiếu thanh toán tạm ứng, biên lai thu tiền, giấy ủy nhiệm thu, giấy ủy nhiệm chi…
- Chỉ tiêu tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội
- Chỉ tiêu hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản kiểm kê…
- Và một số chứng từ khác liên quan
- Tất cả các chứng từ được chuyển lên phòng kế toán để kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ sau đó mới dùng các chứng từ đó để ghi sổ kế toán
- Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái, Sổ nhật ký chung) và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan Cuối quý kế toán thực hiện thao tác đóng kỳ và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ Kế toán tổng hợp có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy Cuối mỗi quý, cuối năm kế toán sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định
1.4.2 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng
Công ty hiện nay đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán Thông tư 133/2016/TT–BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính Hệ thống tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình thu, chi, nhập xuất tiền, tài sản trong thi hành án, kết quả hoạt động thi hành án ở đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án
Tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án gồm các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.
THỰC TRẠNG CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Thương mại DHA
2.1 Quy định về tiền lương, thưởng
Tiền lương tại công ty sẽ được đảm bảo nguyên tắc người giữ trách nhiệm cao hơn sẽ được hưởng mức lương cao hơn, cùng một vị trí người có năng suất và tay nghề cao hơn sẽ được hưởng mức lương cao hơn Người lao động được hưởng mức lương cao nhất không vượt quá 15 lần mức lương tối thiểu và người lao động có mức lương thấp nhất không dưới mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định
- Công ty trả lương cho cán bộ nhân viên theo tháng và trả lương vào ngày 10 tháng kế tiếp bằng hình thức chuyển khoản
- Công ty sẽ chi trả theo số giờ thực tế người lao động làm việc cho công ty và số giờ nghỉ việc có hưởng lương theo quy định
- Mức tiền thưởng hàng năm vào các ngày lễ tết sẽ được Giám đốc quyết định
- Mức tiền lương thưởng cuối năm vào tết Nguyên đán: Người lao động làm đủ 12 tháng liên tục được hưởng 1 tháng lương, người lao động làm từ 6-12 tháng sẽ được hưởng nửa tháng lương Ngoài ra công ty còn có thêm quà Tết cho tất cả cán bộ công nhân viên công ty, giá trị quà Tết phụ thuộc vào kết quả hoạt động của công ty
- Thưởng hàng tháng phụ thuộc vào sự đánh giá của quản lý
2.1.4 Phụ cấp tiền ăn, xăng xe, điện thoại
- Phụ cấp tiền ăn: áp dụng chung cho nhân viên là 730.000 đồng/ người/ tháng
- Phụ cấp xăng xe, đi lại: 500.000 đồng/ người/ tháng
- Phụ cấp điện thoại: 300.000 đồng/ người/ tháng
Công ty TNHH Thương mại DHA sử dụng hình thức trả lương theo thời gian đối với tất cả lao động ở công ty Cách xác định lương:
- Ví dụ: tháng 12 năm 2023, anh Đỗ Mạnh Hùng nhân viên kinh doanh đi làm 26 ngày công trên tổng số 26 ngày công trong tháng thì mức lương thực tế theo ngày công trên sẽ nhận được
Lương thực lĩnh= Lương thực tế- Các khoản khấu trừ lương
Ví dụ: tiền lương tháng 12 của Đỗ Mạnh Hùng
- Tiền lương cơ bản: 5.500.000 (đồng)
- Phụ cấp điện thoại: 300.000 (đồng)
- Xăng xe đi lại: 500.000 (đồng)
- Phụ cấp doanh số: 1.500.000 (đồng)
- Các khoản khấu trừ lương = BHXH + BHYT + BHTN
Số tiền thực lĩnh = Tổng thu nhập - Các khoản khấu trừ lương
= 12.200.000 – 535.500 = 11.664.500 (đồng) Ông Đỗ Mạnh Hùng sẽ được trả 11.664.500 (đồng) vào ngày 10/01 bằng tiền chuyển khoản
2.1.6 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng kê các khoản trích nộp theo lương
Sổ chi tiết TK 3383, TK 3384, TK 3385
Kế toán sử dụng tài khoản 334-“Phải trả người lao động” để phản ánh tiền lương của người lao động tại công ty và tài khoản 338-“Phải trả, phải nộp khác” để phản ánh các khoản trích theo lương cần phải nộp của người lao động
- Công ty TNHH Thương mại DHA áp dụng cách trích và chi trả các khoản trích theo lương theo nghị quyết 116 NQ- CP ban hành ngày 24/09/2021 của Chính phủ Theo đó, công ty trích theo tỷ lệ:
Các khoản bảo hiểm trích theo lương
Trích vào chi phí công ty
Trích vào lương của người lao động
4 Tổng các khoản bảo hiểm
Bảng 2.1: Tỷ lệ các khoản trích theo lương tại công ty từ 01/10/2021
2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ
Hình 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương tại công ty
Giải thích quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của công ty TNHH Thương mại DHA
- Bước 1: Lập bảng lương tổng hợp phải trả
Bộ phận thực hiện: Bộ phận hành chính nhân sự
Hàng tháng, bộ phận hành chính nhân sự sẽ thực hiện chấm công, tính các khoản thưởng, phụ cấp và phúc lợi cho nhân viên và đưa lên bảng tổng hợp chấm công
Vào cuối tháng, bộ phận hành chính nhân sự trong công ty TNHH Thương mại DHA sẽ xem xét và điều chỉnh bảng tổng hợp chấm công này sau đó chuyển tiếp cho kế toán nội bộ để lập bảng lương
- Bước 2: Lập bảng lương đầu đủ
Bộ phận thực hiện: Bộ phận kế toán nội bộ
Dựa trên bảng tổng hợp chấm công từ kế toán, kế toán nội sẽ tính toán các khoản trích theo lương Sau đó, kế toán sẽ tổng hợp các khoản phải trả người lao động và các khoản trích này để lập bảng lương đầy đủ
- Bước 3: Phê duyệt bảng lương
Bộ phận thực hiện: Giám đốc
Bảng lương được lập đầy đủ sẽ được chuyển lên giám đóc để kiểm tra và phê duyệt
Nếu bảng lương còn có sai sót hoặc cần phải chỉnh sửa thì bảng tính lương sẽ được quay lại bộ phận kế toán nội bộ, bộ phận kế toán nội bộ phải có trách nhiệm rà soát, kiểm tra, chỉnh sửa hoặc lập lại và tiếp tục trình ký duyệt một lần nữa
Bộ phận thực hiện: Kế toán tiền lương, kế toán thanh toán, thủ quỹ
Do công ty TNHH Thương mại DHA thực hiện chi trả lương cho người lao động qua ngân hàng nên quy trình thực hiện như sau:
+ Bộ phận kế toán nội bộ (kế toán tiền lương) lập Séc hoặc ủy nhiệm chi Sau đó chuyển cho giám đốc ký duyệt
+ Sau khi được duyệt, kế toán gửi ủy nhiệm chi và danh sách tiền lương ra ngân hàng và đề nghị chuyển khoản
+ Ngân hàng dựa trên các chứng từ được nhận sẽ chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng của từng nhân viên, đồng thời lập giấy báo Nợ
+ Kế toán tiền lương/ Kế toán thanh toán nhận lại giấy báo Nợ để hạch toán số tiền đã chi trả lương nhân viên
Thực trạng kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thương mại DHA
Hình 2.2: Một số sản phẩm chính doanh nghiệp đang kinh doanh
2.2 Quy trình ghi sổ kế toán bán hàng và kết quả bán hàng
Chứng từ sổ sách được áp dụng Áp dụng hệ thống chứng từ ban đầu trong công tác hạch toán kế toán ở công ty TNHH Thương mại DHA
Với hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh các sản phẩm về sữa, công ty sử dụng các chứng từ sau:
+ Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng
+ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
+ Bảng kê hóa đơn bán lẻ hàng hóa dịch vụ
+ Bảng chứng từ khác liên quan đến nghiệp vụ bán hàng
Hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán là phương tiện vật chất để thực hiện các công việc kế toán, việc lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, phù hợp với trình độ kế toán, ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác kế toán Hình thức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác nhau như một trình tự hạch toán nhất định nằm trong hệ thống hóa và có tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu của quản lý kinh doanh Tại công ty TNHH Thương mại DHA trước đây trong những năm đầu mới thành lập sử dụng hình thức nhật ký chứng từ, nhưng gần đây doanh nghiệp đã lựa chọn hình thức sổ kế toán để hạch toán kế toán
Hiện nay, công ty đang sử dụng hệ thống máy vi tính để giảm nhẹ sức lao động cho bộ máy kế toán
Các phương thức thanh toán của công ty
Công ty đang áp dụng 2 phương pháp thanh toán chủ yếu là:
Phương thức thanh toán trực tiếp: sau khi nhận được hàng hóa khách hàng chuyển tiền thanh toán ngay cho doanh nghiệp có thể bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng
Phương thức thanh toán trả chậm: khách hàng đã nhận được hàng hóa nhưng chưa thanh toán cho nhà cung cấp Việc thanh toán chậm có thể được thực hiện theo điều kiện tín dụng theo thỏa thuận giữa người mua và người bán
2.3 Kế toán chi phí quản lý kinh doanh
Nội dung chi phí bán hàng
Những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, lao vụ trong kỳ theo quy định của chế độ tài chính bao gồm: Tiền lương nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí quảng cáo, chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác….sẽ được hạch toán vào chi phí bán hàng
- Chi phí nhân viên: là các khoản trả cho nhân viên bộ phận bán hàng như tiền lương, các khoản phụ cấp và các khoản trích theo lương
- Chi phí công cụ,dụng cụ trong quá trình tiêu thụ sản phẩm như phương tiện tính toán, làm việc, văn phòng phẩm,
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí về khấu hao TSCĐ như nhà kho, phân xưởng, máy móc thiết bị sản xuất,
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ trực tiếp cho việc bán hàng như chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho việc bán hàng, tiền thuê kho, bãi, bốc vác, vận chuyển
- Chi phí bằng tiền khác: h các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, quảng cáo…
Thủ tục và chứng từ sử dụng
Chứng từ sử dụng trong kế toán chi phí bán hàng tại công ty TNHH Xây dựng thương mại Hà Liên bao gồm:
+ Chi phí về nhân viên bán hàng: Bảng thanh toán tiền lương, BHXH, bảng phân bổ tiền lương…
+ Chi phí vật liệu, bao bì: Phiếu xuất kho, dụng cụ và bảng phân bổ vật liệu
+ Chi phí khấu hao TSCĐ: Thẻ TSCĐ, bảng phân bố khấu hao TSCĐ…
+ Chi phí bảo hành: Phiếu xuất kho, phiếu bảo hành, biên bản giao nhận…
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: Hợp đồng dịch vụ mua ngoài, hóa đơn GTGT…
+ Chi phí bằng tiền khác: Chiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng…
VD1: Minh họa chi phí tiền lương cho nhân viên bán hàng tháng
12/2023, công ty thanh toán lương cho nhân viên bộ phận bán hàng bằng tiền chuyển khoản
Hình 2.3: Bảng chấm công tháng 12.2023
Hình 2.4: Bảng thanh toán lương
Ví dụ 2: Ngày 01/12/2023, công ty thanh toán cho cô Đinh Thị Thơm- chủ cửa hàng địa chỉ tại 209 Trần Quốc Hoàn số tiền là 7.000.000 đồng tiền thuê nhà tháng 12/2023 bằng tiền mặt
Hình 2.5: Phiếu chi chi phí thuê nhà tháng 12/2023
Hình 2.6: Sổ chi tiết tài khoản 6421 tháng 12/2023
Ví dụ 3: Ngày 18/12/2023, công ty thanh toán tiền mua xăng dầu phục vụ xe ô tô của công ty với tổng giá trị cả thuế GTGT 10% là 1.311.604 đồng đã thanh toán bằng tiền mặt
Hình 2.7: Phiếu chi thanh toán tiền xăng dầu xe công ty
Hình 2.8: Sổ chi tiết tài khoản 6422 tháng 12/2023
2.4 Kế toán xác định kết quả kinh doanh
Lợi nhuận gộp= Doanh thu thuần- Giá vốn hàng bán- Chi phí quản lý kinh doanh
Kế toán sử dụng tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Hình 2.9: Sổ chi tiết tài khoản 911
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
Nhận xét thực trạng kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thương mại DHA
Trong thời kì hội nhập và phát triển, kế toán lại càng đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành một doanh nghiệp Kế toán không chỉ là công việc ghi chép, báo cáo các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, mà còn là công cụ quản lý, kiểm soát, đánh giá và hỗ trợ ra quyết định Kế toán cũng là người trung gian giữa doanh nghiệp và các bên liên quan như nhà nước, ngân hàng, đối tác, khách hàng, nhà đầu tư Kế toán phải tuân thủ các quy định pháp luật, các chuẩn mực kế toán quốc tế và các nguyên tắc kế toán chung Kế toán cũng phải nâng cao năng lực chuyên môn, kỹ năng tin học và ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu của thị trường và xã hội
3.1 Nhận xét thực trạng kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thương mại DHA
Trong những năm qua, công ty TNHH Thương mại DHA đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, nhiều biến động của thị trường Tuy nhiên công ty vẫn gặt hái được nhiều thành quả to lớn, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh, doanh thu về bán hàng tăng qua các năm
Có được những thành tựu trên là nhờ công ty không ngừng đổi mới, đáp ứng nhu cầu khách hàng, mở rộng thị trường và hợp tác với nhiều đối tác uy tín hơn, tôn trọng và chăm sóc khách hàng, tạo dựng mối quan hệ lâu dài và bền vững Ngoài ra sự cố gắng nỗ lực không ngừng của toàn thể nhân viên trong công ty nói chung và bộ phận kế toán nói riêng
Với cách bố trí công việc khoa học hợp lí như hiện nay, công tác kế toán nói chung và công tác tiêu thụ hàng hóa của công ty TNHH Thương mại đã đi vào nề nếp và đạt được những kết quả nhất định
• Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu:
- Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và có cơ sở pháp lý của nghiệp vụ
- Các chứng từ được sử dụng đúng mẫu của bộ tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép đầy đủ, chính xác
- Các chứng từ được kiểm tra, giám sát và xử lý kịp thời
- Các chứng từ được phân loại, hệ thống hóa theo nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào lưu trữ
• Đối với công tác hạch toán tổng hợp:
- Công ty áp dụng đầy đủ chế độ tài chính kế toán của Bộ tài chính ban hành Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể tình hình biến động của tài sản, giúp kế toán thuận lợi hơn trong việc ghi chép, tránh sự chồng chéo trong công việc
- Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý vì công ty TNHH Thương mại DHA có nhiều loại hàng hóa khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nhiều hàng hóa, không thể định kỳ kiểm tra hạch toán được.
Giải pháp về chứng từ sử dụng
Khi ghi nhận và thực hiện các hóa đơn, chứng từ kế toán cần tập trung và thận trọng để tránh mắc phải những lỗi sai không đáng có
Nhiều chứng từ còn thiếu các chữ ký của những người liên quan cho thấy sự kiểm tra và giám sát của bộ phận kế toán còn chưa được thận trọng và lưu ý Cải thiện sự kiểm tra kĩ càng , có thể kiểm tra theo từng ngày hoặc từng tuần để tránh công việc ứ đọng nhiều vào các kì báo cáo Các chứng từ mõi tháng được in ra cần được cất giữ và lưu trữ cẩn thận, hợp lý hơn tránh việc bị nhầm lẫn hoặc mất.
