bài tập lớn chủ đề 3 kỹ năng quản lý thời gian

Ai cũng có thể làm chủ được thời gian chỉ cần bạncó kế hoạch học tập và làm việc đúng đắn, kỷ luật thì bạn sẽ làm chủ được thời gian .Hãy nhớ rằng: “Tiền có thể mua được một chiếc đồng h

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÀI TẬP LỚN

MÔN HỌC: KỸ NĂNG QUẢN TRỊ

Chủ đề 3: Kỹ Năng Quản lý thời gian

Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Thị Việt Hà

Nhóm sinh viên thực hiện:

Hà Nội, ngày 25 tháng 10 năm 2023

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 5

NỘI DUNG 6

I LÝ THUYẾT 6

1.1 Khái niệm 6

1.2 Nguyên nhân gây lãng phí thời gian 6

1.3 Lợi ích của quản lý thời gian 7

1.4 Tác hại của việc không quản lý thời gian 7

1.5 Những biểu hiện của quản lý thời gian hiệu quả 9

II KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN 9

2.1 Phân biệt cấp độ công việc 9

2.3 Xây dựng kế hoạch hiệu quả 11

2.4 Tránh xây dựng kế hoạch đa nhiệm 11

2.5 Điều chỉnh được tâm lý 12

2.6 Tránh lãng phí thời gian 13

2.7 Chia sẻ công việc 14

III MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN 15

3.1 Lập kế hoạch SMART 15

3.2 Sử dụng mô hình quản lý thời gian Eisenhower 15

3.3 Quản lý thời gian 4D 16

3.4 Quản lý thời gian 80/20 17

3.5 Phương pháp quản lý thời gian 40-30-20-10 18

IV TÌNH HUỐNG 18

4.1 Tình huống số 1 18

4.2 Tình huống số 2 19

V BÀI HỌC KINH NGHIỆM 20

5.1 Biết quý trọng thời gian 20

5.2 Biết sắp xếp công việc hợp lý, hiểu rõ “mình nên làm gì, cần làm gì, phải làm gì?” 20

5.3 Biết lập kế hoạch thực hiện công việc theo đúng năng lực bản thân 21

5.4 Đánh giá mình đã quản lý thời gian hiệu quả hay chưa 21

VI MỘT SỐ MẸO GIÚP QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ 21

6.1 Viết nhật ký thời gian 21

6.2 Lập kế hoạch cá nhân cho từng ngày 22

KẾT LUẬN 24

TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

LỜI MỞ ĐẦU

Tất cả chúng ta đều có chung một tài sản đó chính là thời gian Thời gian được vínhư vàng và là thứ tài sản không thể tái tạo được, không thể mua bán được và thời gianqua đi thì không thể trở lại được Có người từng viết rằng: “Muốn biết giá trị một đờingười, hãy hỏi người đang hấp hối; muốn biết giá trị một năm hãy hỏi sinh viên trượt đạihọc; muốn hiểu hết về giá trị của một tháng, hãy tiếp xúc với người mẹ đã phải sinh conthiếu tháng; để hiểu được giá trị của một tuần, hãy đến gặp tổng biên tập của tờ báo tuần;muốn biết giá trị một ngày hãy hỏi tù nhân; muốn biết giá trị một giờ hãy hỏi người đangchờ đợi; để đánh giá đúng giá trị của một phút hãy đặt mình vào tình cảnh của một ngườivừa lỡ một chuyến bay, chuyến tàu hoặc một chuyến xe; muốn biết giá trị một giây hãyhỏi người vừa thoát chết khỏi tai nạn

Một giây không nhiều nhưng cũng không ít, một giây không làm được gì nhưng cóthể làm được tất cả; 1 giây là thời gian mà thời gian là vòng xoay bất tận, 1 giây của hômnay không như 1 giây của hôm qua và càng không giống 1 giây của ngày mai Hãy sống

để không bao giờ phải hối tiếc dù đó chỉ là 1 giây Một giây có thể sẽ thay đổi cả một đờingười

Do đó, chúng ta phải biết nhìn nhận và biết quý trọng thời gian Thật sự chúng takhông bao giờ quản lý được thời gian, điều chúng ta có thể làm được là sắp xếp và sửdụng thời gian sao cho hiệu quả nhất Ai cũng có thể làm chủ được thời gian chỉ cần bạn

có kế hoạch học tập và làm việc đúng đắn, kỷ luật thì bạn sẽ làm chủ được thời gian Hãy nhớ rằng: “Tiền có thể mua được một chiếc đồng hồ , một chiếc ví…nhưngkhông thể mua được thời gian” và “Thời gian không bao giờ chờ đợi bất kỳ ai”

NỘI DUNG

I.1 Khái niệm

Quản lý thời gian là quá trình lập danh sách những điều phải làm, nguyên tắc thựchiện thời gian biểu, đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, không bịlãng phí

Hoặc :

Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch hoặc và tổ chức thời gian cho từng hoạtđộng cụ thể, chi tiết từng bước đó cho đến khi hoàn thành mọi mục tiêu đề ra Vì thờigian có hạn, bạn càng có kỹ năng quản lý thời gian tốt, quỹ thời gian sử dụng càng hiệuquả Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả công việc làm

ra, không dựa trên hoàn thành nhanh hay chậm

I.2 Nguyên nhân gây lãng phí thời gian

Thiếu mục tiêu: Khi không có mục tiêu hay không tự đặt ra mục tiêu cho mình,bạn không biết mình nên làm gì có ích cho cuộc sống, không biết công việc nào làquan trọng để ưu tiên làm trước

Sử dụng điện thoại, mạng xã hội vô tội vạ: Mạng xã hội có thể đem lại cho bạncông ăn việc làm tốt, nhưng cũng lấy đi thời gian của bạn để phục vụ mục đíchgiải trí như lướt web, facebook, shopee, tiktok… cả ngày lẫn đêm Sử dụng mạng

xã hội vô tội vạ có thể khiến bạn quên đi những việc quan trọng cần phải làm,những công việc ưu tiên bạn cần phải làm trong ngày Đến khi nhận ra thì thờigian đã trôi qua và không lấy lại được nữa

Làm việc không có kế hoạch: Nếu bạn làm việc không có kế hoạch bạn sẽ khôngkiểm soát hết được các việc mình làm Sẽ làm bạn rơi vào tình trạng lúc thì nhànrỗi, lúc thì lại “vắt chân lên cổ” để giải quyết công việc Tuy nhiên, công việc đãđược lên kế hoạch không phải lúc nào cũng phải cứng ngắc thực hiện theo kếhoạch đã định, đôi khi chúng ta cần phải biết điều chỉnh linh hoạt cho phù hợp vớitình trạng công việc của mình và những tình huống bất ngờ ập đến

Góc học tập, làm việc không gọn gàng: Bạn sẽ mất thời gian tìm kiếm các vậtdụng học tập, làm việc khi cần

I.3 Lợi ích của quản lý thời gian

Nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc: Quản lý thời gian giúp tập trung vàocông việc quan trọng, loại bỏ thời gian lãng phí và làm việc hiệu quả hơn.Giảm bớt áp lực công việc: Quản lý tốt thời gian giúp bạn đối phó tốt hơn với áplực và căng thẳng Khi bạn biết cách ưu tiên, sắp xếp và quản lý tốt thời gian củamình; bạn có thể đảm bảo thời gian cho giải trí, nghỉ ngơi và thư giãn; giúp cảithiện tinh thần và sức khỏe

Tạo cơ hội cho sự phát triển cá nhân: Quản lý thời gian cho phép bạn dành thờigian cho việc học hỏi, phát triển kỹ năng mới và theo đuổi sở thích cá nhân Điềunày thúc đẩy sự phát triển cá nhân và nâng cao chất lượng cuộc sống

Tăng sự tự tin: Quản lý thời gian tạo sự tự tin bởi vì bạn biết rằng bạn có khả năngquản lý cuộc sống và công việc một cách hiệu quả

Cải thiện quản lý công việc: Quản lý thời gian đảm bảo rằng bạn có đủ thời giancho cả công việc và cuộc sống cá nhân Điều này giúp cải thiện chất lượng cuộcsống và tạo sự cân bằng giữa các khía cạnh trong cuộc sống

I.4 Tác hại của việc không quản lý thời gian

Luôn vội vàng: Khi quản lý thời gian không hiệu quả, mọi công việc sẽ bị dồn dập,chồng chéo vào nhau Việc này chưa xong đã phải quay sang thực hiện việc khác,khiến bạn luôn trong tình trạng vội vàng, quay cuồng với công việc Chính vìkhông có đủ thời gian làm việc, bạn cũng sẽ làm việc hấp tấp, bỏ qua giai đoạnkiểm tra và dễ dàng mắc phải sai sót, làm giảm sút hiệu suất công việc

Bị chậm trễ : Không hoàn thành nhiệm vụ Ví dụ khi thời hạn công việc ngắn,deadline sắp đến hạn bạn sẽ không thể kiểm soát toàn bộ công việc và quá thời hạnhoàn thành nhiệm vụ Điều này sẽ ảnh hưởng xấu đến kết quả công việc, hình ảnh

cá nhân và cơ hội thăng tiến trong tương lai

Mất khả năng tập trung: Khi mọi công việc trở nên rối hơn sẽ rất dễ dẫn đến tìnhtrạng căng thẳng, mệt mỏi cả về suy nghĩ và hành động.Tình trạng căng thẳng kéo

dài sẽ khiến bạn không thể nào tập trung vào công việc, từ đó làm giảm khả năng

tư duy và ảnh hưởng đến chất lượng công việc

Tâm lý mệt mỏi, stress, ảnh hưởng đến sức khỏe: Khi đang làm việc, nhưng bạnluôn bị hối thúc sẽ khiến cơ thể sinh ra phản ứng mạnh với mọi hoạt động Theo

đó, nồng độ hormon cung cấp năng lượng tăng lên gấp nhiều lần khiến tim đậpnhanh, máu vận chuyển lên não bị giảm sút, hơi thở nhanh hơn và sinh ra tâm lýmệt mỏi Một khi cơ thể rơi vào tình trạng mệt mỏi, stress là nguyên nhân dẫn đếncác bệnh lý khác như: đau đầu, mất ngủ, căng cơ, đau lưng,… làm ảnh hưởngnghiêm trọng đến sức khỏe tổng quát của cơ thể

Đánh mất nhiều cơ hội tốt đẹp: Tác hại của việc không quản lý thời gian là trễdeadline, không hoàn thành nhiệm vụ, chất lượng công việc bị giảm sút, đồng

nghĩa với việc cấp trên sẽ có cái nhìn không tốt về bạn Điều này sẽ khiến bạnđánh mất cơ hội thăng tiến trong công việc và cuộc sống.

Gây mất cân bằng trong cuộc sống, công việc cũng như các mối quan hệ :Khảnăng quản lý thời gian tốt sẽ cho phép bạn sắp xếp thời gian, xem xét thứ tự ưutiên cho các công việc và lên kế hoạch cho công việc trong tương lai Việc quản lýthời gian kém sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng cân bằng công việc và cuộcsống Hầu như bạn sẽ không thể hoàn thành bất cứ điều gì và không thể có đủ thờigian để chăm sóc bản thân và gia đình, luôn trong trạng thái áp lực, mệt mỏi hoặccăng thẳng

I.5 Những biểu hiện của quản lý thời gian hiệu quả

Sử dụng thời gian cho những việc quan trọng

Quan tâm đến kết quả thay vì phương pháp

Phân biệt giữa nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp

Không cảm thấy tội lỗi khi nói không

Biết sử dụng danh sách công việc

II KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

II.1 Phân biệt cấp độ công việc

Phân biệt cấp độ công việc là một phần quan trọng của quản lý thời gian và quản lý

ưu tiên Điều này giúp bạn xác định công việc quan trọng hơn để ưu tiên và sắp xếp thờigian một cách hiệu quả Có thể sử dụng một số cách để phân biệt cấp độ công việc:

Sự quan trọng: Xác định công việc nào có tầm quan trọng lớn và ảnh hưởng đếnmục tiêu lâu dài của bạn Các công việc quan trọng thường liên quan đến mục tiêu,

kế hoạch dự án, hoặc cam kết quan trọng

Độ khẩn cấp: Xem xét mức độ khẩn cấp của công việc Công việc khẩn cấpthường là những nhiệm vụ cần phải hoàn thành ngay lập tức hoặc trong thời gianngắn, trong khi công việc không khẩn cấp có thể được hoãn lại

Thời gian cần thiết: Đánh giá xem mỗi công việc yêu cầu bao nhiêu thời gian đểhoàn thành Những công việc mất nhiều thời gian thường cần được ưu tiên caohơn

Ưu tiên cá nhân: Đánh giá theo quan điểm cá nhân Có thể có những yếu tố đặcbiệt trong công việc mà bạn coi trọng hơn và muốn ưu tiên.

Mục tiêu và chiến lược: Xác định xem công việc nào đóng góp trực tiếp hoặc giántiếp đến việc đạt được mục tiêu và chiến lược của bạn Các công việc có liên quanđến mục tiêu dài hạn thường cần ưu tiên

Sự kiên nhẫn và hiệu quả: Đánh giá sự kiên nhẫn và hiệu quả của mỗi công việc

Có thể có những công việc đang chậm trễ hoặc trở nên không hiệu quả, và cầnxem xét liệu nên tiếp tục đầu tư thời gian vào chúng hay không

II.2 Thiết lập được mục tiêu

Thiết lập mục tiêu là một phần quan trọng của quản lý thời gian và đạt được sựthành công cá nhân và nghề nghiệp Dưới đây là các bước cơ bản để thiết lập mục tiêu:Xác định mục tiêu cụ thể: Đầu tiên, hãy xác định mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạtđược Mục tiêu nên được mô tả một cách rõ ràng và cụ thể để bạn có thể đo lường

và đánh giá tiến trình

Tạo mục tiêu có ý nghĩa: Mục tiêu nên có ý nghĩa và phù hợp với giá trị cá nhân

và dự định dài hạn của bạn Điều này sẽ giúp bạn có động lực lớn để theo đuổichúng

Xác định thời hạn: Đặt thời hạn cụ thể cho mục tiêu của bạn Thời hạn giúp bạnlàm việc hiệu quả hơn và giữ cho bạn accountable (có trách nhiệm) đối với quátrình đạt mục tiêu

Chia nhỏ mục tiêu: Mục tiêu lớn thường được chia thành các phần nhỏ hơn, cụ thểhơn Điều này giúp bạn tập trung vào từng bước nhỏ và theo dõi tiến trình dễ dànghơn

Lên kế hoạch: Tạo một kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu Xác định các bướccần thiết và lên lịch thời gian cho từng bước

Sử dụng công cụ quản lý thời gian: Sử dụng các công cụ quản lý thời gian nhưlịch, danh sách công việc, hoặc ứng dụng quản lý thời gian để theo dõi và quản lýtiến trình đạt mục tiêu

Theo dõi và đánh giá: Liên tục theo dõi tiến trình của bạn và đánh giá liệu bạn đãtiến gần đến mục tiêu hay chưa Nếu cần, điều chỉnh kế hoạch của bạn để đảm bảorằng bạn đang tiến đúng hướng.

Làm việc hết mình: Đặt tất cả sức lực và tập trung vào việc đạt được mục tiêu.Điều này đòi hỏi sự kiên nhẫn, tự disipline và quyết tâm

II.3 Xây dựng kế hoạch hiệu quả

Sau khi đặt ra mục tiêu cụ thể, bạn cần biết cách lập kế hoạch công việc Việc xâydựng kế hoạch sẽ giúp bạn tận dụng thời gian tốt nhất và làm việc hiệu quả

II.4 Tránh xây dựng kế hoạch đa nhiệm

“Đa nhiệm” (Multi Task) có nghĩa là thực hiện nhiều việc cùng một lúc Mặc dù cóngười cho rằng Multitask có thể giúp tiết kiệm thời gian, nhưng thực tế nó thường dẫnđến hiệu suất làm việc kém và tăng cường căng thẳng Dưới đây là một số lý do bạn nêntránh xây dựng kế hoạch đa nhiệm:

Mất hiệu suất: Multi Task thường dẫn đến mất hiệu suất trong công việc Khi bạnchuyển đổi giữa nhiều nhiệm vụ, não bộ cần thời gian để điều chỉnh, dẫn đến tốnnhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc

Lỗi và sơ sót :Khi bạn tập trung vào nhiều công việc cùng một lúc, có khả năngmắc lỗi hoặc sơ sót Multitask làm giảm khả năng tập trung vào chi tiết và chấtlượng của công việc

Tăng căng thẳng: Để đáp ứng nhiều yêu cầu cùng một lúc, bạn thường phải làmviệc nhanh hơn và cảm thấy căng thẳng hơn Điều này có thể gây ra căng thẳng và

sự mệt mỏi

Thất bại trong ưu tiên: Multitask có thể làm bạn mất khả năng ưu tiên công việcquan trọng Thay vì tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, bạn có thể dễ dàng

bị lạc hướng bởi những công việc nhỏ và không quan trọng

Sự thiếu hiểu biết: Multitask thường dẫn đến sự thiếu hiểu biết về công việc bạnđang thực hiện Bạn có thể không hiểu rõ hoặc không nhớ đúng những thông tinquan trọng về công việc

II.5 Điều chỉnh được tâm lý

Điều chỉnh tâm lý là một phần quan trọng trong việc quản lý thời gian và làm việchiệu quả Tâm lý của bạn có thể ảnh hưởng đến sự tập trung, động lực, và sự hiệu quảtrong công việc Dưới đây là một số cách để bạn điều chỉnh tâm lý để làm việc hiệu quảhơn:

Tạo môi trường làm việc tốt: Môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, và thoải mái

có thể giúp bạn tập trung tốt hơn Hãy tạo ra một nơi làm việc mà bạn cảm thấythoải mái và tránh xao lãng

Xác định nguồn cảm xúc tiêu cực: Nếu bạn cảm thấy bị căng thẳng, lo lắng, hayđánh mất động lực, hãy cố gắng xác định nguồn gốc của cảm xúc tiêu cực Có thể

là do áp lực công việc, mối quan hệ xã hội, hoặc sức kháng với công việc Điềunày giúp bạn biết cách xử lý và giải quyết các vấn đề này

Áp dụng kỹ thuật thư giãn: Kỹ thuật thư giãn như thiền, yoga, và tập thể dục có thểgiúp bạn giảm căng thẳng và tạo ra tâm trạng tích cực hơn

Xây dựng thói quen tích cực: Thay đổi thói quen tiêu cực bằng việc xây dựngnhững thói quen tích cực Làm việc đều đặn, tập trung vào mục tiêu, và tạo ra lịchlàm việc có thể giúp tạo ra động lực và tâm trạng tốt

Sử dụng kỹ thuật quản lý stress: Học cách quản lý stress và áp lực trong công việc

Có thể bao gồm việc lên kế hoạch cụ thể, thiết lập giới hạn, và biết cách nghỉ ngơi

và thư giãn

Tạo kế hoạch tích cực: Thay vì tập trung vào những khía cạnh tiêu cực, hãy tậptrung vào kế hoạch tích cực Xác định những điều mà bạn có thể kiểm soát và thayđổi để tạo ra một kế hoạch thời gian hiệu quả.

Thả lỏng áp lực: Hãy biết thả lỏng và chấp nhận rằng không phải lúc nào cũnghoàn hảo Đôi khi, bạn có thể cảm thấy bị áp lực và không thể làm tốt mọi thứ.Hãy xem xét cách thả lỏng và đừng quá khắt khe với bản thân

Tìm sự hỗ trợ: Nếu bạn cảm thấy không thể điều chỉnh tâm lý một mình, hãy tìm

sự hỗ trợ từ người thân, bạn bè, hoặc chuyên gia tâm lý Đôi khi, một cuộc tròchuyện hay lời khuyên có thể giúp bạn điều chỉnh tâm lý và tái tạo động lực

Tự thưởng: Đặt thưởng cho bản thân khi bạn đạt được mục tiêu hoặc hoàn thànhcông việc quan trọng Thưởng thức một bữa ăn ngon, đi xem phim, hoặc thậm chílàm một chuyến du lịch ngắn có thể là cách khá thú vị để tạo động lực

II.6 Tránh lãng phí thời gian

Tránh lãng phí thời gian là một phần quan trọng của quản lý thời gian hiệu quả.Dưới đây là một số cách để bạn giảm thiểu lãng phí thời gian và tập trung vào công việcquan trọng:

Lên kế hoạch: Lập kế hoạch trước cho ngày làm việc hoặc tuần làm việc Điều nàygiúp bạn biết rõ những gì cần làm và ưu tiên công việc quan trọng

Sử dụng danh sách công việc: Sử dụng danh sách công việc để theo dõi nhiệm vụ

và đảm bảo rằng bạn không quên công việc quan trọng

Loại bỏ xao lẫn: Tắt thông báo email, điện thoại, mạng xã hội và các xao lẫn kháctrong thời gian làm việc để tập trung vào công việc

Chia nhỏ nhiệm vụ lớn: Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các phần nhỏ hơn để dễquản lý và thực hiện Làm việc từng bước một giúp tránh lãng phí thời gian vàgiảm căng thẳng

Sử dụng kỹ thuật quản lý thời gian: Học cách sử dụng kỹ thuật như PomodoroTechnique (tập trung làm việc trong khoảng thời gian ngắn và nghỉ ngơi sau mỗikhoảng thời gian) để tăng hiệu suất làm việc