báo cáo cuối kì quản trị mua hàng trên phần mềm odoo

Module mua hàngcũng giúp theo dõi hồ sơ của nhà cung cấp và các sản phẩm để bạn có thể dễ dàng chọn nhàcung cấp để gửi Yêu cầu báo giá cho họ.. Hình 2 Bằng cách sử dụng các bộ lọc như Mu

ĐẠI HỌC UEHTRƯỜNG KINH DOANH

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KINH DOANH -

BÁO CÁO CUỐI KÌ

QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRÊN PHẦN MỀM ODOO

Môn học: Giới thiệu ERPGiảng viên: TS Bùi Thanh HiếuNhóm thực hiện:

Thành viên nhóm: Đỗ Huy Hoàng – điền MSSVNguyễn Viết Kỳ - điền MSSVHoàng Tú Quỳnh – 31211024874

TP Hồ Chí Minh, ngày 21 tháng 4 năm 2023

DANH MỤC HÌNH ẢNH

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Những năm gần đây, nhu cầu tìm hiểu và mở rộng tri thức đang trở nên lớn mạnh trong quá trình hội nhập với các nước Con người chúng ta đang dần lấn sang xu hướng tiếp cận công nghệ để mở rộng khả năng kết nối và quản lý dữ liệu.

Hiện nay, chúng ta đã có các công nghệ siêu kết nối như 5G, IoT cũng như các công nghệhạ tầng, nền tảng xử lý tính toán thông minh như điện toán đám mây, dữ liệu lớn, trí tuệ nhân tạovà các công nghệ ứng dụng như AR và VR Đặc biệt, lĩnh vực trí tuệ nhân tạo trong những năm gần đây đang được mọi người quan tâm hết mực và được xem là xu hướng phát triển mạnh mẽ trong thời gian sắp tới.

Trước đây, khi ghi chép dữ liệu, chúng ta sử dụng bút viết và ghi chép thủ công vào sổ sách thì bây giờ chúng ta chỉ cần nhập số liệu vào máy tính và máy tính sẽ đảm nhận công việc xử lí số liệu Chẳng những có thể tăng độ chính xác của dữ liệu mà quá trình tính toán cũng diễnra rất nhanh chóng Các ứng dụng tiêu biểu được dùng để phục vụ cho quá trình quản lý dữ liệu của doanh nghiệp có thể kể đến như: MariaDB, MySQL, Oracle, Bamboo HR, SAP,… Mỗi phầnmềm đều có ưu và nhược điểm riêng của nó, vì vậy các doanh nghiệp cần dựa vào mục đích, tiêu chí sử dụng mà lựa chọn phần mềm phù hợp cho mình

Trước đây, đối với các doanh nghiệp đang ngày càng mở rộng quy mô kinh doanh, việc giám sát quản lý rất khó khăn và gặp nhiều trở ngại do không có công cụ tiện ích hỗ trợ Nhưng hiện nay, các phần mềm quản lý ra đời rất nhiều, giúp các doanh nghiệp giảm thiểu phần nào chiphí, thời gian và quan trọng nhất là tối ưu hóa quy trình giám sát Sự giám sát chặt chẽ và thành công của một doanh nghiệp cần rất nhiều yếu tố Một trong những yếu tố không thể thiếu đó chính là quản lý quy trình mua bán hàng hóa, dịch vụ.

Thấy được sự cần thiết của hệ thống hỗ trợ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, chúng em đã chọn đồ án này: “Quy trình quản trị mua hàng trên phần mềm Odoo”.

Too long to read onyour phone? Save to

read later on yourcomputer

Save to a Studylist

CHƯƠNG 1: TẠO YÊU CẦU BÁO GIÁ

1.1 Tạo một yêu cầu báo giá:

Trước khi mua hàng, công ty gửi yêu cầu báo giá cho các nhà cung cấp Những yêu cầu báogiá này phải chính xác và phải bao gồm tất cả các thông tin có liên quan Odoo cho phép bạn tạovà gửi RFQ (Request for Quotation) – yêu cầu báo giá – một cách dễ dàng Module mua hàngcũng giúp theo dõi hồ sơ của nhà cung cấp và các sản phẩm để bạn có thể dễ dàng chọn nhàcung cấp để gửi Yêu cầu báo giá cho họ Bạn có thể xem chi

tiết các sản phẩm mà doanh nghiệp đang sở hữu trước khi gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp,điều này sẽ tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian cho doanh nghiệp Vì Odoo ERP cho phéptích hợp các modul nên quy trình làm việc của doanh nghiệp không bị gián đoạn Modul muahàng được tích hợp với Modul kế toán, hàng tồn kho và bán hàng để đảm bảo doanh nghiệp cóhiệu suất tốt hơn.

Và sau đây là cách mà Yêu cầu báo giá RFQ được tạo và gửi đến các nhà cung cấp trongModul mua hàng.

Bằng cách mở Modul mua hàng, từ bảng điều khiển, bạn có thể xem các Yêu cầu báo giáđược liệt kê Tất cả các YCBG được phân loại thành Gửi, Chờ và Trễ với tổng số của chúng.Bạn có thể xem riêng biệt số lượng YCBG do chính bạn tạo ra.

Giá trị đặt hàng trung bình, Thời gian mua hàng để đảm bảo an toàn, Số tiền chi tiêu choviệc mua hàng trong 7 ngày vừa qua, và YCBG được gửi trong 7 ngày qua cũng được đề cậptrong bảng điều khiển.

Hình 2

Bằng cách sử dụng các bộ lọc như Mua hàng của tôi, Được gắn dấu sao, Yêu cầu báo giá,Đơn đặt hàng, Yêu cầu, Chờ duyệt, Ngày đặt hàng, Yêu cầu báo giá nháp, Yêu cầu báo giáđang chờ, Yêu cầu báo giá trễ và Các cảnh báo, các Yêu cầu báo giá cụ thể có thể được hiểnthị.

Hình 3

Các YCBG cũng có thể được nhóm theo Nhà cung cấp, Đại diện mua hàng của công ty vàNgày đặt hàng

+ Thoả thuận mua hàng.+ Tiền tệ.

+ Hạn chót đặt hàng: là thời hạn mà YCBG phải được xác nhận và chuyển đổi thành đơnhàng (hay còn gọi là ngày chốt đơn đặt hàng).

+ Ngày dự kiến đến: cho biết ngày giao hàng được cung cấp bởi nhà cung cấp

Hình 7

Các chi tiết liên quan đến Sản phẩm bao gồm: + Tên sản phẩm,

+ Thành tiền: tổng chi phí sẽ được hiển thị ở dưới cùng của trường này Các chi tiết liên quan đến tab sản phẩm bao gồm:

+ Thêm sản phẩm: Bạn có thể sử dụng nút này để chỉ định các sản phẩm mà bạn muốn

mua từ các nhà cung cấp riêng lẻ trong tab Sản phẩm.+ Thêm khu vực.

+ Thêm ghi chú: bạn có thể thêm bất kỳ ghi chú nào với sản phẩm để nhà cung cấp chúý.

+ Các điều khoản và điều kiện có thể được chuyển đến nhà cung cấp bằng cách chènchúng vào trường Điều khoản và Điều kiện.

+ Tài liệu nguồn: làm tham chiếu của tài liệu tạo yêu cầu đặt hàng này.

+ Incoterm: Bộ điều khoản thương mại Quốc tế (Incoterms) là một chuỗi các điều khoảnthương mại được định nghĩa trước để sử dụng trong các giao dịch quốc tế.

+ Incoterm Location: địa chỉ của điều khoản thương mại Quốc tế được sử dụng ở trên.+ Vị thế tài chính.

Sau đó bạn chỉ cần điền chi tiết vào biểu mẫu

Hình 9

Để gửi YCBG, bạn có thể nhấn nút Gửi qua email để gửi YCBG này tới nhà cung cấp tươngứng qua thư và In YCBG để sử dụng trong tương lai.

Hình 10

Khi bạn nhấp vào tuỳ chọn Gửi qua email, Odoo sẽ tạo một mẫu email tự động như hình bêndưới nơi bạn có thể thêm tên của người nhận vào trường Người nhận Bạn có thể thêm các tệpđính kèm bổ sung vào thư bằng nút Tệp đính kèm.

Hình 11

Khi bạn muốn in YCBG, hãy sử dụng tuỳ chọn In YCBG Sau khi gửi báo giá và nhà cung cấp xác nhận yêu cầu, trạng thái của yêu cầu có thể được thay đổi thành xác nhận đơn đặt hàng bằng cách nhấp vào tuỳ chọn Xác nhận đặt hàng Yêu cầu có thể bị huỷ bất cứ lúc nào bằng cách chọn tuỳ chọn Huỷ Bạn có thể xem trạng thía của YCBG bằng cách nhìn vào thanh trạng thái nằm ở bên phải của cấu hình

Hình 12

Và đây là cách tạo một YCBG cơ bản nhất

1.2 Kích hoạt đơn mua hàng dựa trên đơn bán hàng:

Đầu tiên, chúng ta vào Module Bán hàng.

Hình 13

Trên thanh Menu Sản phẩm, chọn Sản phẩm

Hình 14

Bảng điều khiển sẽ hiển thị ra danh sách các sản phẩm mà chúng ta có Vì đã tạo sản phẩm từtrước nên chúng ta không cần làm thêm bước tạo sản phẩm mới, mà sẽ chuyển sang thẳng bướctạo Báo giá

Hình 15

Trên thanh Menu Đơn hàng, chọn Báo giá.

Hình 16

Sau đó chúng ta bấm Tạo một báo giá mới.

Hình 17

Bạn có thể thêm chi tiết về khách hàng và sản phẩm trong biểu mẫu này

+ Tên khách hàng: bạn có thể chỉ định tên khách hàng mà bạn đang gửi báo giá này.+ Địa chỉ hoá đơn.

+ Địa chỉ giao hàng.+ Mẫu báo giá.+ Ngày hết hạn.+ Ngày lặp lại.+ Bảng giá.

+ Thời hạn thanh toán.

Hình 18

Phần mô tả báo giá bao gồm 3 tab để thêm thông tin chi tiết về sản phẩm và các thông tin cầnthiết khác liên quan đến báo giá Trong tab Chi tiết đơn hàng, bạn có thể thêm các sản phẩm màbạn muốn bán cho khách hàng đã chọn Bằng cách nhấp vào nút Thêm sản phẩm, bạn có thểxem danh sách các sản phẩm được định cấu hình trong hệ thống Bạn có thể chọn một trong sốchúng và các trường khác của dòng sản phẩm sẽ tự động điền dữ liệu tương ứng mà chúng ta đãthêm trong khi định cấu hình sản phẩm vào Module Bán hàng Bạn cũng có thể xác định sốlượng sản phẩm mà Bạn muốn bán trong trường tương ứng.

Hình 19

Trong tab Sản phẩm tuỳ chọn, bạn có thể thêm các sản phẩm bổ sung mà bạn muốn cung cấp cùng với sản phẩm chính

Hình 20

Tab Thông tin khác bao gồm các trường khác nhau để thêm chi tiết liên quan đến việc bán hàng, lập hoá đơn, giao hàng và theo dõi báo giá

Hình 21

Trong tab Thông tin khác:

+ Nhân viên kinh doanh (hay còn gọi là nhân viên bán hàng): mặc định phần mềm lấythông tin của người đang tạo báo giá, bạn có thể gán cho nhân viên khác nếu muốn.

+ Đội ngũ bán hàng: là đội mà nhân viên bán hàng thuộc về Thông tin này sử dụng để lêncác báo cáo về doanh số theo nhân viên và đội bán hàng.

+ Ngày bắt đầu lập báo giá

+ Vị thế tài chính: có thể tạo các ưu đãi riêng cho một số loại khách hàng Ví dụ khách hàngkhu công nghiệp thuế VAT 0% thay vì 10% như thông thường Thuế VAT ánh xạ từ 10% sang0% Vị thế tài chính có thể được áp dụng cho từng khách hàng trên form đối tác

+ Chính sách giao hàng: có 2 chính sách:

Càng sớm càng tốt: giao hàng từng phần, khi mặt hàng nào sẵn sàng thì giao.Giao hàng khi tất cả sản phẩm sẵn sàng: giao 1 lần tất cả các hàng hoá sẵn sàng.+ Ngày giao: ngày giao hàng đã hứa với khách

Khách hàng có thể dễ dàng chấp nhận và ký báo giá từ trang web của công ty bạn bằng cáchxuất bản báo giá trực tuyến Sau khi tạo xong báo giá, bạn có thể chọn nút Gửi qua email để gửibáo giá cho khách hàng.

Hình 23

Nhấp vào nút Gửi để gửi báo giá Sau khi gửi email, trạng thái báo giá sẽ chuyển thành Báo giá đã gửi Nếu khách hàng hài lòng với báo giá, bạn có thể nhấp vào nút Xác nhận để chuyển báo giá thành đơn hàng

Hình 24

1.3 Thiết lập drop-shipping:

Nếu bạn đang điều hành hoặc dự định điều hành một trang web thương mại điện tử, bạn nênbiết về các phương thức vận chuyển hiện có trên thị trường Drop-shipping là một hình thứckinh doanh bán lẻ trong đó người bán chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng mà không cần giữhàng trong kho Thay vào đó, người bán chuyển các đơn đặt hàng và chi tiết lô hàng của họ chonhà sản xuất, nhà bán lẻ khác hoặc nhà thực hiện đơn hàng, sau đó vận chuyển hàng hoá trựctiếp đến khách hàng Nhờ cách này, nhà bán lẻ sẽ loại bỏ được chi phí duy trì kho hàng, hoặcthậm chí là tiền mặt cửa hàng, cũng như tiền thuê nhân viên Như trong bất kỳ hình thức bán lẻnào khác, người bán kiếm được lợi nhuận từ chênh lệch giữa giá bán buôn và giá bán lẻ của mộtmặt hàng Nhờ phương thức vận chuyển này, các sản phẩm sẽ được giao nhanh hơn so với vận

Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu cách kích hoạt tính năng Drop-shipping trong Module Mua hàngcủa Odoo Đầu tiên chúng ta vào Module Mua hàng, sau đó trên Menu chọn Cấu hình và chọnnút Thiết lập.

sản phẩm Như hình bên dưới, tab Kho vận của cửa sổ cấu hình sản phẩm bao gồm tuỳ chọn đểxác định Tuyến cung ứng Tuỳ chọn này được sử dụng xác định các tuyến đường của sản phẩm.Ở đây, chúng ta đã chọn Dropship làm Tuyến cung ứng cho sản phẩm có tên là Tủ có cửa.

Hình 27

Nếu bạn muốn chỉnh sửa hoặc tạo lại Tuyến cung ứng, bạn có thể vào Module Kho vận – nơibạn có thể sử dụng các tuyến đã có để chỉnh sửa hoặc tạo tuyến mới bằng cách sử dụng nút Tạo Bây giờ chúng ta hãy xem phương thức Dropshipping hoạt động như thế nào Đối với điềunày, bạn có thể tạo Đơn đặt hàng cho sản phẩm Tủ có cửa Chúng ta đã chọn Tuyến cung ứngcủa sản phẩm này là Dropshipping Từ Module Bán hàng, bạn có thể tạo đơn đặt hàng mới chosản phẩm này bằng cách tạo một Báo giá mới về Tủ có cửa.

Trong tab Chi tiết đơn hàng, bạn chỉ định sản phẩm Tủ có cửa Sau khi tạo đơn đặt hàng chosản phẩm Tủ có cửa, bạn có thể gửi báo giá cho khách hàng tương ứng bằng cách nhấp vào nútGửi qua email Sau đó, bạn có thể sử dụng nút Xác nhận để xác nhận đơn đặt hàng Sau khi bạnxác nhận đơn đặt hàng, Odoo sẽ tự động tạo đơn đặt hàng để mua sản phẩm từ nhà cung cấptương ứng Như bạn có thể thấy ở hình bên dưới, một đơn đặt hàng mới được tạo có thể đượcnhìn thấy trên nút thông minh.

Hình 28

Nút thông minh được đánh dấu trong ảnh sẽ hiển thị chi tiết Dropship để xác thực.

Hình 29

Xác thực Dropship bằng nút Xác thực Sau khi xác thực Dropship, bạn được phép tạo hoáđơn cho đơn hàng và đăng ký thanh toán Quay lại đơn đặt hàng, bạn sẽ nhận được nút Tạo hoáđơn trong cửa sổ để tạo hoá đơn cho sản phẩm Tủ có cửa cho khách hàng tương ứng.

Hình 30

Nhấp vào nút này sẽ dẫn bạn đến một cửa sổ mới, nơi bạn có thể xem mẫu hoá đơn nháp củakhách hàng và có thể được xác nhận bằng cách sử dụng nút Xác nhận Nút thông minh trongđơn đặt hàng sẽ hiển thị các bản ghi Dropship, Hoá đơn, Xem trước của khách hàng và Đơnđặt hàng Sau khi hoàn thành tất cả các bước này, sản phẩm sẽ được mua từ nhà cung cấp vàđược giao trực tiếp cho khách hàng

1.4 Thiết lập phê duyệt 2 cấp cho đơn hàng:

Xác thực kép khi mua hàng buộc phải xác thực khi số lượng đã mua vượt quá một giới hạnnhất định

Đầu tiên, bạn vào Module Mua hàng, trong menu Cấu hình, chọn Thiết lập Ở mục Đơnhàng, chọn Đơn đã xác nhận Bạn có thể đặt giới hạn số lượng mua tối thiểu bởi Người quản lýhoặc Quản trị viên Ở đây chúng ta sẽ đặt mức giá tối thiểu là $5.000 Sau đó nhấn Lưu.

Chọn ra một YCBG có đầy đủ các thông tin cần thiết Sau đó nhấn nút Xác nhận đơn hàng

Hình 34

Sau đó đơn hàng sẽ ở trạng thái chờ duyệt Nếu bạn là người quản lý mua hàng, bạn sẽ đi đếnđơn mua và phê duyê ‡t đơn hàng nếu mọi thứ đã đúng Khi được phê duyê ‡t, đơn mua hàng sẽ tiếp tục theo quy trình bình thường.

CHƯƠNG 2: BẢNG GIÁ NHÀ CUNG CẤP

2.1 Tìm kiếm sản phẩm dựa trên mã hoặc tên nhà cung cấp khi mua hàng hoặc đặt hàng?

CHƯƠNG 3: MUA NGOẠI LỆ

3.1 Cách mua từ nhà cung cấp mới với chính sách giao hàng dropship, khi đã mặc định rằng nhà cung cấp từ chối đơn hàng:

3.2 Cách huỷ đơn đặt hàng đã xác nhận hoặc đơn đặt hàng đã xác nhận và đã nhận được một phần lô hàng:

CHƯƠNG 4: HÓA ĐƠN NHÀ CUNG CẤP

4.1 Cách kiểm soát hoá đơn nhà cung cấp và thanh toán hoá đơn nhà cung cấp dựa trên sự tiếp nhận

CHƯƠNG 5: HỢP ĐỒNG MUA BÁN

5.1 Quản lý việc mua hàng với số lượng lớn thông qua quá trình đấu thầu:5.2 Mua một phần lô hàng từ hai nhà cung cấp cho một đấu thầu mua sắm:

CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN

Ngoài những lợi ích mà Odoo mang tới, nó cũng có một số hạn chế nhất định gây khó chịu cho doanh nghiệp khi sử dụng lâu dài Thứ nhất, chi phí để lắp đặt và sử dụng phần mềm khá cao, các doanh nghiệp cần phải cân đo giữa chi phí bỏ ra và lợi ích đạt được để có thể đưa ra quyết định hiệu quả nhất Bên cạnh đó, Odoo không phải là một phần mềm dễ dùng, để bảo đảmnhân viên có thể sử dụng thành thạo hệ thống, doanh nghiệp cần phát sinh thêm chi phí đào tạo nhân lực để tăng kĩ năng cho nhân viên và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý dữ liệu Ngoài ta, các Module nếu được thiết kế kém có thể dẫn đến các vấn đề và sự không nhất quán trong tổng thể sản phẩm, dẫn đến lỗi sản phẩm và việc thay thế có thể khó khăn và tốn kém Tuy nhiên, nhờ có Odoo, các doanh nghiệp có thể quản lý công việc một cách hiệu quả nhất mà không phải tốn kém nhiều chi phí Việc chuyển dữ liệu qua lại giữa các phòng ban cũng như việc lưu trữ trên hệ thống được tiến hành nhanh chóng, theo thời gian thực và rất logic Đối với người mới bắt đầu sử dụng phần mềm, có thể Odoo có giao diện khá phức tạp và khó sử dụng, nhưng khi đã có kiến thức nền tảng, thông thạo trong cách sử dụng thì họ có thể điều hành doanh nghiệp vô cùng trơn tru.