công tác hiện đại hóa văn phòng tại công ty cổ phần công nghệ savis

- Phương pháp quan sát, mô tả: Tác giả quan sát các hoạt động của nhân sự trong công ty, lề lối tác phong làm việc cũng như quan sát các trang thiết bị sử dụng trong văn phòng và không g

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN TRUNG HOÀNG

HÀ NỘI - NĂM 2024

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan khóa luận này là công trình nghiên cứu, khảo sát của riêng em dưới sự hướng dẫn của TS Lâm Thu Hằng Các nội dung trong khóa luận nghiên cứu, khảo sát, số liệu và kết quả được trong đề này đều là trung thực Trong khóa luận em còn sử dụng một số số liệu của tác giả khác, tất cả đều

em trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệp

Ngoài ra, em còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ tập thể đội ngũ nhân

sự trong Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS, đặc biệt là chị Thái Thị Hoàng Hải và anh Đoàn Văn Tài đã trực tiếp quan tâm, hướng dẫn em tại công ty Cuối cùng, em xin chân thành gửi lời cảm ơn ban lãnh đạo của trong công ty đã tạo mọi điều kiện thuận lợi đã tiếp nhận sinh viên vào thực tập để cho em có được những kiến thức thực tế cần thiết khi tốt nghiệp

Em xin trân thành cảm ơn

Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2024

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Trung Hoàng

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2 1 Ban Lãnh đạo Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS 21

Hình 2 2 Bên trong Văn phòng Công ty Cổ phần SAVIS 34

Hình 2 3 Nhân viên hưởng ứng phong trào “Văn phòng xanh” 35

Hình 2 4 Phòng họp tại Công ty Cổ phần Công nghệ 38

Hình 2 5 Giao diện phần mềm quản lý công việc Jira 42

Hình 2 6 Giao diện phần mềm quản trị nhân sự iHR 43

Hình 2 7 Giao diện Hệ thống Website Portal 44

DANH MỤC BẢNG Bảng 2 1 Thông tin CBNV làm việc tại phòng Hành chính - Nhân sự 22

Bảng 2 2 Mức độ của các yếu tố ảnh hưởng đến cách bài trí văn phòng 32

Bảng 2 3 Bảng thống kê trang thiết bị của Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS năm 2023 36

DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2 1 Trình độ học vấn của đội ngũ CBNV trong Phòng Hành chính nhân sự 24

Biểu đồ 2 2 Mức độ quan tâm của Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự trong công tác văn phòng 25

Biểu đồ 2 3 Nhu cầu đào tạo thêm về kỹ năng của CBNV trong phòng Hành chính - nhân sự 28

Biểu đồ 2 4 Tần suất tổ chức các lớp đào tạo bồi dưỡng, tập huấn về công tác văn phòng tại công ty 28

Biểu đồ 2 5 Mức độ hiệu quả của cách bài trí mô hình văn phòng hiện tại ở Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS 34

Biểu đồ 2 6 Đánh giá về tình trạng cơ sở vật chất tại công ty 35

Biểu đồ 2 7 Đánh giá về điều kiện trang thiết bị tại công ty 37

Biểu đồ 2 8 Đánh giá mức độ hiệu quả của các phần mềm quản lý trong công tác văn phòng 44

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Tổng quan tình hình nghiên cứu 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

5 Phương pháp nghiên cứu 5

6 Kết cấu của khóa luận 6

PHẦN NỘI DUNG 7

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG 7

1.1 Một số khái niệm về văn phòng và hiện đại hóa văn phòng 7

1.1.1 Khái niệm văn phòng 7

1.1.2 Khái niệm công tác văn phòng 8

1.1.3 Khái niệm Hiện đại hóa 9

1.1.4 Khái niệm Công tác hiện đại hóa văn phòng 10

1.2 Tầm quan trọng của công tác hiện đại hóa văn phòng 11

1.3 Nguyên tắc và yêu cầu trong công tác hiện đại hóa văn phòng 12

1.3.1 Nguyên tắc của công tác hiện đại hóa văn phòng 13

1.3.2 Yêu cầu của công tác hiện đại hóa văn phòng 14

1.4 Nội dung của công tác hiện đại hóa văn phòng 16

1.4.1 Về đội ngũ nhân sự làm việc trong văn phòng 16

1.4.2 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị trong văn phòng 16

1.4.3 Về các quy trình nghiệp vụ văn phòng 17

1.4.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động của văn phòng 18

Tiểu kết Chương 1 18

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

20

2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS 20

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 20

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 21

2.1.3 Khái quát về phòng Hành chính - Nhân sự tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS 22

2.2 Thực tế công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS 24

2.2.1 Về con người làm việc trong văn phòng 24

2.2.2 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 31

2.2.3 Về các quy trình nghiệp vụ 38

2.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động của văn phòng 41

2.3 Nhận xét chung về tình hình công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS 45

2.3.1 Ưu điểm 45

2.3.2 Hạn chế 46

2.3.3 Nguyên nhân của hạn chế 47

Tiểu kết Chương 2 48

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS 49

3.1 Phương hướng hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS trong giai đoạn hiện nay 49

3.1.1 Đẩy mạnh đào tạo đội ngũ cán bộ nhân viên làm công tác văn phòng 49 3.1.2 Đổi mới các trang thiết bị văn phòng đã cũ trong văn phòng 49

3.1.3 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 50

3.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hiện đại hóa văn phòng tại

Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS 50

3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo trong công tác văn phòng 50

3.2.2 Một số giải pháp với toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty 51

3.2.3 Bố trí nơi làm việc khoa học hợp lý 52

3.2.4 Xây dựng chính sách đầu tư kinh phí hợp lý cho công tác hiện đại hóa văn phòng 54

Tiểu kết Chương 3 54

KẾT LUẬN 56

MỤC LỤC THAM KHẢO 57

DANH MỤC PHỤ LỤC 59

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Bước vào thế kỷ XXI, đứng trước những yêu cầu đổi mới của xu thế toàn cầu hóa, chuyển đổi số, phát triển đa dạng các ngành nghề như khoa học - kỹ thuật, công nghệ thông tin, tự động hóa, tiến tới hình thành một nền kinh tế tri thức, hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng mỗi lĩnh vực, ngành nghề cần có sự thay đổi để hòa vào xu thế đang phát triển đấy Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều chọn cho mình phương thức hoạt động riêng phù hợp với sự phát triển của xã hội Không nằm ngoài sự phát triển ấy, văn phòng trong mọi cơ quan tổ chức cũng cần được nhanh chóng chuyển đổi từ văn phòng hoạt động theo phương thức truyền thống sang văn phòng hiện đại

Trong bối cảnh công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ kết hợp với quá trình hội nhập kinh tế toàn cầu cùng sự gia tăng của các doanh nghiệp trong nước Để bắt kịp xu thế đấy các cơ quan, tổ chức dần chú trọng tới việc chuyển đổi loại hình văn phòng cũ trở thành văn phòng hiện đại quá trình này đang được thực hiện một cách nhanh chóng, mạnh mẽ hầu hết ở các cơ quan, doanh nghiệp đã giúp cải thiện năng suất lao động, đem lại hiệu quả trong công việc bởi vì các nhiệm vụ văn phòng đã được áp dụng các kỹ năng phương pháp mới kết hợp với ứng dụng công nghệ thông tin, cụ thể là ứng dụng các phần mềm quản lý công việc, quản lý văn bản, văn phòng điện tử vào hoạt động của văn phòng

Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS đã hoạt động hơn 20 năm với đội ngũ lãnh đạo có định hướng phát triển phù hợp với thời đại, giàu kinh nghiệm quản

lý doanh nghiệp cũng đã nhận thức được để đáp ứng xu thế và tăng tính cạnh tranh cho công ty trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển, trước hết công

ty cần tiến hành công tác hiện đại hóa văn phòng nên quá trình này tại công ty

đã được khuyến khích và triển khai trong nhiều năm qua Tuy nhiên, quá trình

đó vẫn còn nhiều mặt hạn chế cần phải được nghiên cứu và có giải pháp kịp thời

Vì vậy tôi đã lựa chọn đề tài: “Công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công

ty Cổ phần Công nghệ SAVIS” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình với

mục đích nghiên cứu các cơ sở lý luận về hiện đại hóa văn phòng và thực trạng

công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS từ đó

đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng thực hiện công tác này

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

- Nhiệm vụ:

Trоng bài khóa luận này, tác giả thực hiện một số nhiệm vụ sau:

Thứ nhất, tìm hiểu tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về hiện đại hóa văn phòng và những lý luận có liên quаn như các yếu tố thúc đẩy công tác hiện đại hóa trong cơ quan, tổ chức

Thứ hai, khảо sát, thu thập thông tin, phân tích, đánh giá thực trạng các vấn đề liên quаn đến công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS, từ đó đưа rа được ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân tồn tại củа những hạn chế đó

Thứ ba, đưа rа phương hướng và một giải pháp để nâng cao công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

3 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Công tác hiện đại hóa văn phòng là một trong những khía cạnh hàng đầu góp phần phát triển tổ chức, doanh nghiệp, vấn đề hiện đại hóa văn phòng thu hút rất nhiều tác giả nghiên cứu khoa học về vấn đề này với một số công trình,

đề tài nghiên cứu như:

 Nhóm các sách và giáо trình:

Giáo trình Quản trị văn phòng của tác giả Nguyễn Thành Độ (2012), NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Trong cuốn giáo trình nội dung hiện đại hóa văn phòng được tác giả hệ thống hóa cơ sở những vấn đề về hiện đại hóa văn phòng Cuốn giáo trình này đã cung cấp các nội dung về hiện đại hóa văn phòng nhưng chưa nhắc đến nội dung về con người làm việc trong văn phòng

Giáo trình lý luận về Quản trị văn phòng của tác giả Vũ Thị Phụng (2021), NXB Đại học Quốc gia Hà Nội Nội dung của giáo trình tập trung chủ yếu vào việc tổng hợp các kết quả nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng cho tới thời điểm hiện tại, đồng nhóm thời tác giả cũng chia sẻ một số quan điểm, cách tiếp cận mới về văn phòng và quản trị văn phòng

Quản trị văn phòng của tác giả Văn Tất Thu (2020), NXB Bách khoa Hà Nội Trong nội dung của cuốn giáo trình này tác giả đã chỉ rõ những vấn đề chung về văn phòng và quản trị văn phòng Quản trị nguồn nhân lực văn phòng,

tổ chức bộ máy văn phòng, thông qua các nội dung trên tác giả khẳng định quản trị văn phòng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan, doanh nghiệp

Giáo trình Quản trị văn phòng của Nghiêm Kỳ Hồng và các cộng sự, NXB Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh, 2015 Cuốn sách này trình bày những vấn đề cơ bản về văn phòng; đổi mới và hiện đại hóa văn phòng trong các cơ quan, tổ chức; thực hiện chương trình, kế hoạch công tác trong cơ quan, tổ chức

Tạ Thị Nhật Lệ (2023), “Hiện đại hóa văn phòng gắn với chuyển đổi số”,

Kỷ yếu hội thảo khoa học văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng trong bối cảnh chuyển đổi số Trong bài viết này tác giả đã giới thiệu khái quát về chuyển đổi

số và hiện đại hóa văn phòng Trên cơ sở mối quan hệ giữa chuyển đổi số và hiện đại hóa văn phòng, tác giả đã phân tích 3 yếu tố cốt lõi của hiện đại hóa văn phòng trong bối cảnh chuyển đổi số Qua đó, bài viết góp phần hoàn thiện lý luận và góc nhìn về hiện đại hóa văn phòng trong bối ảnh chuyển đổi số nói riêng và công tác quản trị văn phòng nói chung

Hà Diệu Linh, Trần Ngọc Thái Sơn (2023), “Văn phòng điện tử - Xu thế chuyển đổi số trong quản trị văn phòng hiện đại” Trong bài viết này nhóm tác

giả đã diễn giải về cách hoạt động của văn phòng điện tử và so sánh, đánh giá những hạn chế nhất định của hình thức hoạt động của văn phòng truyền thống,

từ thực tiễn và sự khác biệt của văn phòng điện tử so với mô hình quản trị cũ theo xu thế chuyển đổi số trong quản trị văn phòng hiện đại

 Nhóm khóa luận, nghiên cứu của sinh viên các trường đại học:

Bài khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thanh Huyền (2022),

“Hiện đại hóa văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ”,

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viện Hành chính Quốc gia) Qua bài nghiên cứu tác giả đã nêu lên những cơ sở lý luận chung về hiện đại hóa văn phòng Bên cạnh đó tác giả đã làm rõ được các yếu tố quyết định đến hiện đại hóa văn phòng và đưa ra được hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2015

Bài khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Hoa (2017), “Khảo sát, đánh giá thực hiện đại hóa văn phòng tại CTCP Sông Đà 10 - Tổng Công ty Sông Đà”, Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là

Học viện Hành chính Quốc gia) Tác giả khảo sát thực trạng hiện đại hóa văn phòng ở một doanh nghiệp kinh tế theo các nội dung là: Các nghiệp vụ hành chính và cách bài trí công sở khoa học hiện đại; cơ sở vật chất và trang thiết bị; cán bộ nhân viên văn phòng; chủ trương thực hiện hiện đại hóa văn phòng

Bài khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đặng Nguyệt Ánh (2017), “Nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Mỹ Đức, thành phố

Hà Nội”, Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là Học

viện Hành chính Quốc gia) Khóa luận của tác giả trình bày cơ sở lý luận chung

về hiện đại hóa văn phòng và thực trạng của công tác hiện đại hóa văn phòng tại một cơ quan hành chính nhà nước Tác giả cũng đã làm rõ hiện đại hóa văn phòng theo bốn khía cạnh: Tổ chức các nghiệp vụ hành chính; đội ngũ nhân sự làm việc trong văn phòng; bài trí, thiết kế văn phòng theo hướng hiện đại hóa và trang thiết bị cơ sở vật chất trong văn phòng

Dựa trên các công trình, nghiên cứu và bài viết đã được đề cập trước đó,

đề tài của tôi tập trung vào việc phản ánh thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, đồng thời sẽ phân tích các ưu điểm

và hạn chế, chỉ ra nguyên nhân của hạn chế tại nơi đây và đề xuất một số giải

pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu: Công tác hiện đại hóa văn phòng

- Phạm vi nghiên cứu:

Về nội dung: Tác giả tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận đồng thời phân tích, đánh giá thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS Tác giả cũng đề xuất phương hướng, một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác hiện đại hóa văn phòng tại doanh nghiệp

Về không gian: Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

Về thời gian: Từ năm 2018 cho đến năm 2022 Ngày 21/8/2018 Công ty

Cổ phần Công nghệ SAVIS đã ban hành công văn số 1791/2018/CV-SAVIS về thông báo thay đổi thông tin doanh nghiệp Công ty đã thay đổi tên gọi cũ Công

ty Cổ phần Giải pháp Công nghệ SAVIS Việt Nam sang tên mới Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS và đồng thời công ty cũng thay đổi địa chỉ làm việc sang Tòa nhà Việt Á, quận Cầu Giấy Chính vì vậy, tác giả lựa chọn thời gian nghiên cứu từ năm 2018 cho đến 2022 nhằm mục đích đánh giá những thành tựu

và hạn chế của công tác hiện đại hóa văn phòng sau khi Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS thay đổi tên doanh nghiệp

5 Phương pháp nghiên cứu

Để có được các số liệu khoa học và thực tiễn, góp phần trả lời cho câu hỏi nghiên cứu và giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu đã đặt ra, trong khóa luận tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu như:

- Phương pháp đọc nghiên cứu tài liệu: Tác giả tiến hành thu thập và nghiên cứu, phân tích thông tin từ những tài liệu nội bộ cơ quan cung cấp, giáo trình, khóa luận tốt nghiệp, các cuốn sách và bài báo liên quan tới công tác hiện đại hóa văn phòng

- Phương pháp khảo sát, điều tra bảng hỏi: Tác giả tiến hành phát phiếu điều tra đối với cán bộ, nhân viên, người lao động đang làm việc tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS Thông qua hệ thống câu hỏi trên phiếu điều tra, tác giả

thu thập những số liệu thực tế về nhận định, quan điểm và các đánh giá của cán

bộ, nhân viên về công tác hiện đại hóa văn phòng

- Phương pháp quan sát, mô tả: Tác giả quan sát các hoạt động của nhân

sự trong công ty, lề lối tác phong làm việc cũng như quan sát các trang thiết bị

sử dụng trong văn phòng và không gian làm việc để từ đó có góc nhìn chính xác

về thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng của công ty;

- Phương pháp phân tích tổng hợp được tác giả vận dụng phân tích lý luận vào thực tiễn với mục đích làm sáng tỏ sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả của công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

6 Kết cấu của khóa luận

Ngoài những phần mở đầu, kết luận, khóa luận được chia làm 03 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về văn phòng và công tác hiện đại hóa văn phòng

Trong chương một, tác giả khái quát về một số khái niệm, vai trò, tầm quan trọng và nguyên tắc của việc công tác hiện đại hóa văn phòng

Chương 2 Thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty

Cổ phần Công nghệ SAVIS

Tác giả trình bày, thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng trên bốn góc

độ về con người làm việc trong văn phòng, cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng, các quy trình nghiệp vụ và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động của văn phòng Từ đó, đưa ra những nhận xét về ưu điểm, hạn chế và chỉ ra những nguyên nhân của hạn chế đó

Chương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

Từ thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng tại chương hai, tác giả đưa

ra phương hướng, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả cho việc công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS, thành phố Hà Nội

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC

HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG

1.1 Một số khái niệm về văn phòng và hiện đại hóa văn phòng

1.1.1 Khái niệm văn phòng

Theo Từ điển Tiếng Việt do Văn Tân chủ biên (1997) Văn phòng là một

bộ phận phụ trách công việc giấy tờ hành chính trong một cơ quan [13, tr.847]

Khi tìm hiểu về khái niệm văn phòng đã có rất nhiều sách, giáo trình đã đưa ra những cách tiếp cận khác nhau Theo cách hiểu đơn giản, văn phòng là một địa địa diểm làm việc trong cơ quan, doanh nghiệp Khi nhắc đến công việc văn phòng, nhiều người sẽ nghĩ ngay đến sổ sách, văn bản, giấy tờ

Trước đây, văn phòng thường được coi như một nơi thực hiện các công việc hành chính đơn giản liên quan đến hồ sơ, văn bản và giấy tờ, mang tính chất phục vụ và hậu cần Tuy nhiên, trong thời đại công nghệ 4.0 đứng trước yêu cầu đổi mới từ quá trình hội nhập, văn phòng đã dần lấy lại vị thế của mình trong xã hội Ngày nay văn phòng không chỉ nhắc tới là nơi đảm bảo hậu cần và phục vụ, mà còn được nhìn nhận với vai trò quan trọng trong công tác tham mưu

- tổng hợp cho lãnh đạo

Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri (2005) trong bài viết Một số nhận thức về văn phòng, quản trị văn phòng và đào tạo nguồn nhân lực quản trị văn phòng trong tương lai Từ góc độ nghiên cứu khoa học tổ chức, tác giả đưa ra cách hiểu văn phòng theo hai nghĩa sau [16, tr.15]:

Văn phòng theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

Văn phòng theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, dưới sự điều hành của nhà quản trị cấp cao Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại

Theo tác giả Nghiêm Kỳ Hồng (2015) trong cuốn giáo trình Quản trị văn phòng, khi bàn về khái niệm văn phòng tác giả cho rằng [8, tr.6]:

Văn phòng là một bộ phận trong cơ quan, tổ chức là nơi mà cơ quan, tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại hoặc một nhà chính trị nhất định (thị trưởng, nghị viên, luật sư ), đây là cách hiểu theo nghĩa hẹp

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo trong việc tổ chức và quản lý điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức đồng thời là trung tâm tiếp nhận, phân loại, xử lý nhận thông tin phục vụ cho công tác chỉ, điều hành của người người đứng đầu cơ quan tổ chức, đây là cách hiểu theo nghĩa rộng

Theo cuốn “Lý luận về quản trị văn phòng” do tác giả Vũ Thị Phụng chủ

biên (2021), nhóm tác giả cho rằng:

Văn phòng đóng vai trò là bộ máy giúp việc, tham mưu trực tiếp cho người đứng đầu cơ quan tổ chức, có nhiệm vụ: tìm kiếm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động điều hành, quản lý; tổ chức triển khai và theo dõi phân tích kết quả thực hiện những quyết định, quy định của cơ quan tổ chức đã ban hành và kịp thời tham mưu cho lãnh đạo về các phương án giải quyết những vấn đề đặt ra trong thực tiễn Đây là cách hiểu theo nghĩa rộng [12, tr.28]

Văn phòng là một bộ phận trong một cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu tổng hợp giúp việc cho lãnh đạo: kiểm soát thủ tục hành chính, đảm bảo thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc, thực hiện cách nghi thức lễ tân trong quan

hệ đối nội, đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp Đây là cách hiểu theo nghĩa hẹp [12, tr.34]

Tóm lại, có rất nhiều định nghĩa về văn phòng, nhưng qua quá trình tìm hiểu và tham khảo tôi xin mạnh dạn đưa ra cách hiểu cá nhân mình về văn

phòng: Văn phòng là bộ phận quan trọng trong cơ quan tổ chức, có chức năng tham mưu - tổng hợp và đảm bảo hậu cần Văn phòng giúp cho các công việc của cơ quan, tổ chức được vận hành thống nhất theo một trình tự khoa học nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra một cách hiệu quả

1.1.2 Khái niệm công tác văn phòng

Trong cuốn Giáo trình Quản trị văn phòng của tác giả Nguyễn Hữu Tri (2005), tác giả cho rằng: Công tác văn phòng là một bộ phận hoạt động trong cơ

quan, tổ chức với nhiệm vụ quản lý và sử thông tin, dữ liệu để duy trì sự hoạt động của cơ quan, tổ chức đó nhằm đạt được mục đích mong muốn [15, tr.12]

Theo quan điểm của tác giả Nghiêm Kỳ Hồng (2014) trong cuốn “Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và Lưu trữ học” tác giả cho

rằng: Công tác văn phòng bao gồm các hoạt động như tham mưu, tổng hợp thu thập và xử lý thông tin để phục cho cho việc quản lý và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng của cơ quan, tổ chức thực hiện trong một địa điểm nhất định với những nhân sự làm công tác văn phòng chuyên trách

có bằng cấp đào tạo về ngành quản trị văn phòng, có nhiệm vụ, quyền hạn và

quy định đối với chức danh công chức, chuyên viên văn phòng [7, tr.5]

Trong đề tài Khóa luận: “Hiện đại hóa văn phòng tại công ty cổ phần MOG Việt Nam” của tác giả Lê Thị Mỹ Duyên (2020) - Sinh viên trường Đại

học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viên Hành chính Quốc gia) đưa ra khái niệm

công tác văn phòng như sau: “Công tác văn phòng là việc tổng hợp các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của văn phòng phục vụ trực tiếp cho các hoạt động hằng ngày của tổ chức đảm bảo công tác của cơ quan, tổ chức.” [4, tr.10]

Theo những cách hiểu trên là quan điểm cá nhân của mỗi tác giả ở nhiều góc nhìn khác nhau, bằng sự tìm hiểu và tham khảo tôi xin mạnh dạn đưa ra

cách hiểu của cá nhân mình về công tác văn phòng như sau: Công tác văn phòng

là toàn bộ các hoạt động gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật bao gồm các công việc như thu thập, xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất,

kỹ thuật phục vụ quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức giúp cho hoạt động của lãnh đạo, điều hành, quản lý của thủ trưởng cơ quan đạt hiệu quả và đáp ứng mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức

1.1.3 Khái niệm Hiện đại hóa

Theo Từ điển Tiếng Việt (2003) do Hoàng Phê chủ biên nhóm tác giả cho

rằng: Hiện đại hóa là con người làm những công việc mang tính chất mới của thời đại ngày nay, những việc đó cần sử dụng tới trang thiết bị hiện đại [11, tr.438]

Theo cách hiểu của đề tài khóa luận “Hiện đại hóa văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Cẩm Khê, tỉnh Phú Thọ” của tác giả Nguyễn Thị Thanh Huyền

(2022), sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viện Hành chính

Quốc gia), tác giả cho rằng: Hiện đại hóa là một quá trình đổi mới toàn diện, đó

là việc kế thừa những mặt tốt của truyền thống áp dụng thành tựu khoa học kỹ

thuật hiện đại để phát huy những cái mới nhằm đáp ứng nhu cầu của con người

[10, tr.16]

Công nghiệp hóa, hiện đại hóa là quá trình thay đổi cơ bản, toàn diện mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, các dịch vụ quản lý xã hội - kinh tế từ việc sử dụng lao động bằng tay chân là chủ yếu sang sử dụng phổ biến lao động trí thức cùng với công nghệ hiện đại, phương pháp hiệu quả dựa trên sự phát triển của khoa học công nghệ và quá trình công nghiệp hóa tạo ra năng suất lao động cao

Có thể hiểu bản chất của công nghiệp hóa, hiện đại hóa là sự thay đổi lao động thủ công không phù hợp với thời đại thành lực lượng lao động biết sử dụng kỹ thuật tiên tiến, hiện đại để đạt được năng suất cao trong việc lao động Từ cách hiểu trên, ta thấy hiện đại hóa mang tính xu thế cập nhật đồng bộ những thành tựu khoa học - kỹ thuật vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội vào kinh tế

Tóm lại, có rất nhiều định nghĩa khác nhau về hiện đại hóa nhưng trong

đề tài này tác giả đồng tình theo cách hiểu cùng với bài khóa luận tốt nghiệp

“Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần MOG Việt Nam” của tác

giả Lê Thị Mỹ Duyên (2020), sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là

học viện Hành chính Quốc gia), hiện đại hóa được hiểu như sau Hiện đại hóa là quá trình đổi mới trên nền tảng cũ nhằm ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất để đem lại kết quả cao hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn cho quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài của mình

1.1.4 Khái niệm Công tác hiện đại hóa văn phòng

Hiện đại hóa ngày nay là xu hướng chung trong tất cả các lĩnh vực và ngành nghề, văn phòng cũng không nằm ngoài dòng chảy xu hướng đó

Theo cách hiểu của đề tài khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính tại Ủy ban chứng khoán nhà nước” của

tác giả Uông Thị Hạnh (2017), Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (nay là Học viện Hành chính Quốc gia) tác giả cho rằng Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc

áp dụng công nghệ thông tin, sự tiến bộ khoa học kỹ thuật vào các quy trình, nghiệp vụ văn phòng, trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại, xây dựng đội ngũ nhân sự văn phòng có tri thức nhằm giảm thiểu sức lao động con người, tiết

kiệm được thời gian, duy trì được năng suất, phát huy hiệu quả của văn phòng

Dựa trên các công trình nghiên đã nghiên cứu về hiện đại hóa văn phòng các tác giả, dưới cách hiểu của bản thân, cá nhân tôi mạnh dạn đưa ra định nghĩa

công tác hiện đại hóa văn phòng như sau: Công tác hiện hóa văn phòng được hiểu là áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến kết hợp với ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động của văn phòng nhằm đạt được hiệu quả công việc tốt nhất

1.2 Tầm quan trọng của công tác hiện đại hóa văn phòng

Văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua hai chức năng chính đó là chức năng đảm bảo hậu cần và tham mưu tổng hợp

Từ việc phân tích chức năng, vai trò, nhiệm vụ ta có thể khẳng định hoạt động của văn phòng có tác động ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả hoạt động

cơ quan, doanh nghiệp Nhanh chóng tiến hành công tác hiện đại hóa văn phòng, đặc biệt ở các tổ chức kinh doanh sẽ giúp đảm bảo trụ vững trong môi trường cạnh tranh và hoạt động hiệu quả

Tầm quan trọng của công tác hiện đại hóa văn phòng được thể hiện qua những mặt sau:

- Công tác hiện đại hóa văn phòng là cơ sở để phát triển cho mỗi cơ quan

tổ chức:

Văn phòng được coi là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của cơ quan doanh nghiệp Văn phòng có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo, thu thập xử lý thông tin, đảm bảo các yếu tố cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của từng cơ quan, doanh nghiệp Người đứng đầu cơ quan, doanh

nghiệp muốn hoạt động của cơ quan mình thuận lợi, có tiền đề phát triển bền vững thì cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn cho bộ máy văn phòng ,trang thiết bị vật chất trong văn phòng, xây dựng đội ngũ nhân viên vững mạnh, tích cực từng bước thực hiện công tác hiện đại hóa văn phòng

- Nhà quản lý sẽ giảm bớt áp lực khi công tác hiện đại hóa văn phòng được áp dụng một cách hiệu quả:

Cùng với sự đổi mới của phương thức quản lý, trang thiết bị văn phòng, nghiệp vụ văn phòng sẽ tạo được sự năng động, loại bỏ dần sự trì trệ, kém hiệu quả trong hoạt động quản lý, góp phần tạo chỗ đứng trong nền kinh tế thị trường cho cơ quan, doanh nghiệp Hoạt động văn phòng kết hợp với ứng dụng công nghệ hiện đại sẽ ngày càng nâng cao năng suất lao động của toàn thể cán bộ, nhân viên và chất lượng công việc

Việc tăng năng suất lao động trong cơ quan tổ chức, giúp nhà quản trị tránh khỏi các công việc hành chính không cần thiết, đồng thời tạo điều kiện để nhân viên trong văn phòng thể hiện được tính sáng tạo Điều này cho phép các nhà quản trị tập trung vào kế hoạch và tìm kiếm các phương pháp tối ưu để điều hành công việc đạt kết quả cao nhất

- Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng:

Trước đây, khi khoa học và công nghệ chưa được chú trọng và chưa được

áp dụng nhiều trong hoạt động của các cơ quan tổ chức, trang thiết bị văn phòng

là những máy móc đơn giản, cồng kềnh như máy đánh chữ và bàn tính bằng tay Ngày nay hầu hết các công việc trong văn phòng đều được hỗ trợ bởi phần mềm quản lý văn phòng, máy vi tính, điện thoại thông minh và các thiết bị hiện đại điều này góp phần vào việc giảm bớt sức lao động và tăng hiệu quả công việc

1.3 Nguyên tắc và yêu cầu trong công tác hiện đại hóa văn phòng

Để tiến hành hiện đại hóa văn phòng một cách hiệu quả và lâu dài, nhà quản trị cần chú trọng, tuân thủ các nguyên tắc và yêu cầu của công tác hiện đại hóa văn phòng

1.3.1 Nguyên tắc của công tác hiện đại hóa văn phòng

Công tác hiện đại hóa văn phòng là một quá trình phát triển không ngừng trong một cơ quan, tổ chức muốn quá trình này diễn ra thuận lợi và đạt hiệu quả cao thì cần phải tuân thủ những nguyên tắc sau:

Nguyên tắc thứ nhất, hiện đại hóa văn phòng theo chiều hướng dọc từ trên

xuống dưới bắt đầu từ tư duy cho đến đến hành động của cán bộ, nhân viên trong văn phòng:

Xác định hiện đại hóa là nhiệm vụ được ưu tiên và cần được thực hiện liên tục, xuyên suốt trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp Phân công rõ trách nhiệm cho nhà quản trị các cấp cơ sở, tuyên truyền nâng cao ý thức cho các thủ trưởng, trưởng phòng, chuyên viên, người lao động trong cơ quan, doanh nghiệp về nội dung công tác hiện đại hóa văn phòng Đồng thời thực hiện các hoạt động hiện đại hóa văn phòng thực tế như tổ chức các lớp bồi dưỡng đào tạo cho cán bộ nhân viên, kiểm tra, thay mới các trang thiết bị văn phòng cần thiết cho công tác hiện đại hóa

Nguyên tắc thứ hai, thực hiện công tác đại hóa theo chiều hướng ngang,

kết hợp bốn yếu tố chính: Các quy trình nghiệp vụ, cơ sở vật chất trang thiết bị, con người làm việc trong văn phòng và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

Trong văn phòng hiện đại không thể không đề cập đến các trang thiết bị hiện đại, các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động cho hoạt động của văn phòng kết hợp với sự phát triển của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật tiên tiến Như vậy sẽ đòi hỏi đội ngũ nhân sự làm văn phòng ngoài

kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn phải liên tục được đào tạo với mục đích để sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại vậy mới có thể xây dựng được những quy định, quy trình nghiệp vụ khoa học và tối ưu hiệu quả làm việc của văn phòng trong bối cảnh hiện nay

Bốn yếu tố con người làm việc trong văn phòng, cơ sở vật chất, quy trình nghiệp vụ văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của văn phòng là bốn yếu tố có mối liên hệ mật thiết với nhau Vì vậy để công tác hiện đại hóa phát huy tác dụng và hiệu quả cao nhất, cần kết hợp cả bốn yếu tố này

Nguyên tắc thứ ba, thực hiện công tác kiểm tra, đánh giá so sánh công tác

hiện đại hóa trong doanh nghiệp với bối cảnh hiện đại hóa chung

Ngày nay các cơ quan, doanh nghiệp đang liên tục nỗ lực trong công tác hiện đại hóa văn phòng để theo kịp xu hướng Văn phòng bị đặt trong bối cảnh của sự phát triển khoa học công nghệ, trong khi thị trường lao động luôn biến động và phát triển theo thời gian Vì vậy, cơ quan, tổ chức cần thường xuyên tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá tình hình công tác hiện đại hóa văn phòng với bối cảnh chung bên ngoài cơ quan, tổ chức

Nguyên tắc thứ tư, hiện đại hóa dựa trên nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

Công tác chỉ đạo điều hành hiện đại hóa văn phòng cần quan tâm tới tính tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian và tính hiệu quả Không nên đầu tư kinh phí quá lớn, sức lực trong một thời gian nhất định sau đó gián đoạn công tác hiện đại hóa, mà cần liên tục triển khai linh hoạt, rà soát do tính chất biến đổi và phát triển không ngừng của bối cảnh hiện đại Khi cơ quan, doanh nghiệp thực hiện tốt nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát được hiệu quả, chất lượng của quy trình hiện đại hóa văn phòng

1.3.2 Yêu cầu của công tác hiện đại hóa văn phòng

Để đạt được hiệu quả cao và thuận lợi trong quá trình công tác hiện đại hóa văn phòng, có ba yêu cầu cần được đáp ứng, bên cạnh việc tuân thủ các nguyên tắc tác giả đã nêu ở trên Các yêu cầu này bao gồm: yêu cầu về con người làm công tác văn phòng, yêu cầu về kỹ năng nghiệp vụ trong công việc văn phòng và yêu cầu về trang thiết bị văn phòng

Đầu tiên, yêu cầu về con người làm công tác văn phòng

Con người làm công tác văn phòng phải là chủ thể trung tâm của văn phòng vậy mới đáp ứng được những yêu cầu của văn phòng hiện đại Điều đó được thể hiện qua những mặt như:

Có năng lực về chuyên môn, nghiệp vụ để thực hiện tốt chức năng của văn phòng, đặc biệt là chức năng tham mưu, tổng hợp, thu thập, xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo;

Có ý thức kỷ luật cao, có kỹ năng làm việc nhóm, làm việc hiệu quả chất lương, có phong cách làm việc khoa học, chuyên nghiệp, hiện đại

Có tinh thần học hỏi, cập nhật, áp dụng những thành tựu mới về khoa học

kỹ thuật và áp dụng vào công việc hàng ngày

Thứ hai, yêu cầu về trang thiết bị văn phòng

Việc các trang thiết bị văn phòng được cơ quan, doanh nghiệp chú trọng đầu tư phát triển đạt đến trình độ khoa học công nghệ hiện đại, kết hợp với công thái học hỗ trợ sẽ dẫn dắt hai yếu tố con người và kỹ năng nghiệp vụ văn phòng nhanh tiến tới quá trình hiện đại hóa

Những trang thiết bị trong văn phòng giữ vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ con người trong công tác văn phòng Bởi Lãnh đạo, nhân viên thông qua các nghiệp vụ hành chính văn phòng đã sử dụng trang thiết bị văn phòng để xử lý và cũng cung cấp thông tin nhanh chóng, soạn thảo các văn bản tham mưu kịp thời, đầy đủ, chính xác cho lãnh đạo Đồng thời trang thiết bị văn phòng góp phần làm giảm chi phí về nhân lực, cộng với những chi phí khác kèm theo

Trong quá trình công nghiệp hóa văn phòng đã được trang bị các máy móc và thiết bị văn phòng cần thiết với mục đích giảm bớt sức lao động nặng nhọc Đặc biệt, từ những năm 70, việc xử lý văn bản đã được hỗ trợ bởi máy vi tính và tiếp tục phát triển cho đến ngày nay Máy vi tính đã trở thành một trong những thiết bị quan trọng trong việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý trong các văn phòng hiện đại của các cơ quan và doanh nghiệp

Thứ ba, yêu cầu về kỹ năng nghiệp vụ hành chính

Những nghiệp vụ hành chính của văn phòng giúp kết nối các trang thiết bị với vai trò trung tâm là con người để tạo ra tác động thực tiễn hoàn thành nhiệm

vụ Thông qua các nghiệp vụ hành chính văn phòng, lãnh đạo, nhân viên văn phòng và trang thiết bị văn phòng phát huy tác dụng trong thực tế

Các nghiệp vụ hành chính văn phòng bao gồm: Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý và lãnh đạo; tổ chức, xây dựng, thực hiện kế hoạch, lịch làm việc của lãnh đạo, cơ quan; tổ chức các cuộc họp; quản lý văn bản, con dấu và lưu trữ hồ sơ tài liệu

Trong văn phòng hiện đại, sự đổi mới của các nghiệp vụ hành chính thể hiện ở các khâu nghiệp vụ văn phòng trước đây thực hiện theo phương pháp thủ công như tính toán, soạn thảo văn bản, ghi chép sổ sách, lưu trữ, tra tìm tài liệu ngày nay đã có cả một hệ thống máy vi tính và các phần mềm hiện đại hỗ trợ

1.4 Nội dung của công tác hiện đại hóa văn phòng

Những tác giả nghiên cứu về quản trị văn phòng đã giúp chúng ta nhận diện những nội dung của công tác hiện đại hóa văn phòng là cấu trúc ba góc độ

cơ bản của văn phòng hiện đại: đội ngũ nhân sự, cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng, các quy trình nghiệp vụ vào quá trình hoạt động của văn phòng Trong khóa luận này tác giả nghiên cứu bổ sung thêm một góc độ nữa đó là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động của văn phòng

1.4.1 Về đội ngũ nhân sự làm việc trong văn phòng

Để thực hiện công tác hiện đại hóa văn phòng thì việc thay đổi trong tư duy và tri thức của con người làm việc trong văn phòng cần phải ưu tiên trước Chất lượng mọi mặt hoạt động của văn phòng đều phụ thuộc vào việc giải quyết công việc của nhân sự trong văn phòng Các nhân sự này cần có tư duy hiện đại, tầm nhìn và trí thức chắc chắn sẽ đẩy nhanh được quá trình hiện đại hóa của văn phòng

Đội ngũ này cần được chú trọng đào tạo đến trình độ cao, theo hướng toàn diện về kỹ năng giao tiếp - ứng xử, kỹ năng nghiệp vụ văn phòng Sau khi đào tạo một cách bài bản như vậy, đội ngũ nhân sự trong văn phòng biết giải quyết nhiều công việc hơn, nhanh nhạy bắt kịp với cái mới, chủ động đưa ra ý tưởng, sáng tạo trong công việc và thực hiện linh hoạt, thành thạo nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi vị trí công tác, với những sự đòi hỏi đáp ứng công việc ngày càng cao và sự biến động hàng ngày của thị trường sức lao động Đồng thời việc đào tạo một cách bài bản

và toàn diện như vậy còn giúp cán bộ nhân viên biết cách sắp xếp công việc một cách khoa học, tránh tình huống căng thẳng, áp lực, mệt mỏi trong quá trình làm việc, biết tự làm đẹp, làm mới bản thân mình và môi trường làm việc giúp gia tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn của con người và bộ mặt văn phòng

1.4.2 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị trong văn phòng

Cơ sở vật chất trong văn phòng đóng vai trò là không gian làm việc cho cán bộ và nhân viên, theo quy định của cơ quan hoặc doanh nghiệp

Thực tế, cơ sở vật chất, trang thiết bị đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc, cũng như là nơi diễn ra quá trình làm việc các bộ nhân viên trong văn phòng

Trong Văn phòng, trang thiết bị văn phòng là những trang thiết bị của cơ quan trang bị cho từng cán bộ, nhân viên sử dụng (bàn ghế làm việc, máy vi tính, tủ đựng tài liệu ) và các trang thiết bị sử dụng chung cho cả cơ quan (điều hòa, máy chấm công, máy chiếu, máy chiếu ) Ngoài ra các thiết bị viễn thông được sử dụng rộng rãi giúp cho việc kết nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng thuận lợi, việc trao đổi thông tin nhanh gọn

và đạt hiệu quả cao

Trong thực tế, tại các cơ quan tổ chức trang thiết bị văn phòng và cơ sở vật chất là yếu tố đầu tiên dễ đưa vào văn phòng nhất trong công tác hiện đại hóa văn phòng Ngày nay cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật càng được chú trọng phát triển tiên tiến và hiện đại hơn với những phát minh sáng tạo, đa dạng với nhiều mẫu mã và có tính ứng dụng mà giá thành thấp vì vậy trong công cuộc hiện đại hóa công tác văn phòng ngày càng có hiệu quả cao Việc mua, thay mới trang thiết bị văn phòng cũng phụ thuộc vào nhu cầu thực tiễn của mỗi cơ quan, doanh nghiệp khi có những chi tiêu hợp lý cho trang thiết bị, đồ dùng cần thiết khác nhau

1.4.3 Về các quy trình nghiệp vụ văn phòng

Các kỹ năng, nghiệp vụ cơ bản cần thiết cho một quản trị viên văn phòng hoặc chuyên viên văn phòng là: Thiết kế, phân tích, phân công công việc; Hoạch định công việc, lập chương trình kế hoạch công tác; Chuẩn bị và tổ chức những cuộc hội họp; Thu thập và xử lý thông tin; Tham mưu xây dựng quy chế làm việc, quy chế văn hóa công sở; Kỹ năng giao tiếp ứng xử; Soạn thảo văn bản; Tổ chức và quản lý công tác văn thư - lưu trữ; Tổ chức sự kiện,

Trong một văn phòng hiện đại, các kỹ năng nghiệp vụ hành chính văn phòng được xây dựng một cách khoa học, đẩy đủ có sự hỗ trợ của các trang thiết

bị tiên tiến giúp công việc hành chính văn phòng được vận hành một cách thuận lợi, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất và hợp lý với những văn phòng hiện đại, nhân sự không chỉ làm các thao tác cơ bản, đơn giản mà yêu cầu phải có sự hiểu biết sâu sắc và thực hành thành thạo các kỹ năng, quy trình nghiệp vụ hành chính văn phòng

Quá trình hiện đại hóa văn phòng trong đó có kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng góp phần vào việc rút ngắn thời gian các khâu trung gian trong thủ tục nghiệp vụ hành chính, từ đó làm cho công việc trở nên thuận lợi, nhanh chóng

và nhẹ nhàng hơn, đồng thời tăng hiệu quả và năng suất lao động của cán bộ nhân viên một cách đáng kể

1.4.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động của văn phòng

Công tác hiện đại hóa văn phòng là một chuỗi hoạt động với những yếu tố xoay quanh con người, cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật đến quy trình nghiệp vụ khoa học và hợp lý Có lẽ những yếu tố trên vẫn chưa đủ để hoàn chỉnh được công tác hiện đại hóa văn phòng do thiếu một hoạt động “chủ chốt” nữa đó là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của văn phòng

Trong các cơ quan, doanh nghiệp, để thực hiện tốt nhiệm vụ mỗi bộ phận, các cơ quan, doanh nghiệp cần có một văn phòng có đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả Việc đầu tư cho văn phòng nói chung và công tác văn phòng nói riêng cũng là thúc đẩy cho sự thông suốt của hoạt động quản lý Đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội, đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng cũng như hoạt động của cơ quan tổ chức là điều cấp thiết hiện nay

Bên cạnh việc tập chung đến ba yếu tố con người làm văn phòng, đầu tư trang thiết bị kỹ thuật hiện đại và các kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trong công tác hiện đại hóa cơ quan, doanh nghiệp cũng nên chú trọng tới việc đào tạo kiến thức, kỹ năng cách sử dụng phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình hoạt động của văn phòng cho cán bộ nhân viên nhằm mục đích giảm thiểu thủ tục hành chính, giảm thiểu những giấy tờ không cần thiết, thuận tiện cho việc quản lý, kiểm tra giám sát, công khai minh bạch những hoạt động của văn phòng

Tiểu kết Chương 1

Trong chương một, tác giả đã khái quát hóa hệ thống cơ sở lý luận về văn phòng và công tác hiện đại hóa văn phòng Tác giả đã trình bày các khái niệm về văn phòng, công tác hiện đại hóa văn phòng và lựa chọn cách hiểu duy nhất về các khái niệm này và đồng thời tác giả cũng nêu ra những nguyên tắc và yêu cầu trong công tác hiện đại hóa văn phòng Trên cơ sở trình bày các khái niệm, tác giả đã trình bày các nội dung của công tác hiện đại hóa văn phòng bao gồm: Đội

ngũ nhân sự làm việc trong văn phòng; cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng; các quy trình nghiệp văn phòng; ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động của văn phòng Các vấn đề đã được đề cập ở chương một làm cơ sở cho việc khảo sát thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS mà tác giả sẽ trình bày ở chương hai

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Tên công ty: Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

Tên quốc tế: SAVIS TECHNOLOGY GROUP

Tên viết tắt: SAVIS GROUP

Logo Công ty:

Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS (dưới đây được gọi tắt là: công ty) hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh trong nước; Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS thuộc một trong những công ty công nghệ hàng đầu với đội ngũ chuyên môn có tài năng, kinh nghiệm, sáng tạo và tâm huyết; Công ty chuyên cung cấp các sản phẩm, giải pháp và dịch vụ công nghệ thông tin cho các khách hàng thuộc khối Doanh nghiệp, Truyền hình viễn thông, tài chính ngân hàng, Chính phủ, Giáo dục, y tế và nhiều đối tác khác

Công ty Cổ phần Công nghệ được thành lập vào năm 2004, bởi những thế

hệ lãnh đạo đi trước có chung sở thích, chung chí chí hướng đam mê công nghệ trong lĩnh vực công nghệ thông tin

Trong năm 2014: SAVIS ký thỏa thuận trở thành đối tác của tập đoàn truyền hình wTVsion

Trong năm 2020: Giải thưởng top 10 doanh nghiệp công nghệ thông tin được trao cho Công ty trong lĩnh vực Dịch vụ - Nền tảng - Giải pháp chuyển đổi

số, Chính phủ số

Trong năm 2021: Công ty đạt giải thưởng Sao Khuê, giải thưởng Danh hiệu Chìa Khóa Vàng được vinh danh trong Top 05 Doanh nghiệp Việt Nam vể mật mã, xác thực và chữ ký số

Trong năm 2022: Giải thưởng Make in VietNam được trao cho Công ty đồng thời công ty cũng được vinh danh sản phẩm Giải pháp lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử tin cậy - Trusted Archive thuộc Top 10 sản phẩm số xuất sắc cho Chính phủ số

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Hiện nay Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS là công ty có quy mô vừa với 1 Chủ tịch HĐQT, 2 Tổng giám đốc, 1 Phó Tổng giám đốc, 1 giám đốc sản phẩm và 150 nhân viên

Cơ cấu tổ chức công ty bao gồm các bộ phận:

- Ban Điều hành gồm:

Chủ tịch Hội đồng Quản trị: ông Hoàng Nguyên Vân

Tổng giám đốc bao gồm: ông Phạm Văn Đức và ông Hoàng Nguyên Tất Phó tổng giám đốc: ông Nguyễn Đình Đỗ Trung

Giám đốc sản phẩm: ông Nguyễn Thanh Tùng

Hình 2 1 Ban Lãnh đạo Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

(Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự cung cấp)

- Khối phòng chức năng gồm có:

Khối nghiệp vụ bao gồm 4 khối:

 Khối kinh doanh

[Sơ đồ cơ cấu tổ chức khối, phòng ban xem tại Phụ lục 1]

2.1.3 Khái quát về phòng Hành chính - Nhân sự tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

- Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành Chính - Nhân sự

Số lượng nhân sự hiện có của Phòng Hành chính - Nhân sự là 7 người, gồm 1 trưởng phòng và 3 chuyên viên, 2 lái xe và 1 tạp vụ Chi tiết cụ thể được thể hiện dưới bảng sau:

Bảng 2 1 Thông tin CBNV làm việc tại phòng Hành chính - Nhân sự

4 Phạm Thị Thùy Linh Lễ tân Đại học

(Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự cung cấp)

[Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính - Nhân sự tại Phụ lục 2]

- Chức năng của Phòng Hành chính - Nhân sự:

Phòng Hành chính - Nhân sự có chức năng tuyển dụng nhân sự đảm bảo theo yêu cầu, chiến lược của Công ty và đồng thời phối hợp với các phòng ban khác tổ chức với các đơn vị thực hiện quy trình quản lý nhân sự, đào tạo bồi dưỡng nhân sự theo định kỳ Tổ chức quản lý, giám sát nhân sự của toàn công ty

Phòng Hành chính - Nhân sự được phép xây dựng, sửa đổi, bổ sung Quy chế lương thưởng, tạo động lực cho người lao động làm việc và thực hiện các chế độ phúc lợi theo đúng hợp đồng lao động cho người lao động Tuân thủ và triển khai các chủ trương và quy định từ Ban Giám đốc

Ngoài ra, phòng còn phụ trách việc nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công ty, xây dựng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty và các bộ phận thực hiện

- Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính - Nhân sự:

Phòng có nhiệm vụ thường xuyên lên kế hoạch tuyển dụng hàng tháng, hàng năm theo yêu cầu của Công ty và các bộ phận liên quan, phụ trách lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện, tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt; Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho người lao động; Quản lý hồ sơ, lý lịch của cán bộ nhân viên toàn công

ty

Ngoài ra phòng còn trực tiếp tổ chức, tham gia việc đào tạo cho người lao động mới vào Công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động, xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên công ty Điều động nhân sự theo yêu cầu kinh doanh Lập quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm quản lý điều hành, nhân viên trong công ty

Phòng Hành chính - Nhân sự còn có nhiệm vụ tổ chức công tác lễ tân, tiếp nhận văn bản đến và gửi văn bản đi, phân loại và phân phối các loại văn bản cho

các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu Chuyển giao văn bản, tài liệu, báo cáo, đến các bộ phận liên quan

2.2 Thực tế công tác hiện đại hóa văn phòng tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

2.2.1 Về con người làm việc trong văn phòng

2.2.1.1 Trình độ học vấn của cán bộ nhân viên trong phòng hành chính - nhân sự

Qua phỏng vấn trực tiếp chị Đỗ Thị Huyền Trang - Chuyên viên nhân sự tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS về trình độ học vấn của CBNV làm việc

trong phòng hành chính nhân sự, chị chia sẻ: “Phần lớn các cán bộ, nhân viên trong phòng hành chính nhân sự đều có trình độ chuyên môn cao Trong đó, trình độ đại học chiếm tỷ lệ nhiều nhất.”

Ngoài ra, tác giả cũng đã tiến hành thu thập thông tin từ các cán bộ, nhân viên trong phòng hành chính nhân sự về trình độ học vấn, thu được kết quả như sau:

Biểu đồ 2 1 Trình độ học vấn của đội ngũ CBNV trong Phòng Hành chính

nhân sự

(Nguồn: Tác giả khảo sát tại công ty)

Qua phỏng vấn và khảo sát cho thấy, trình độ học vấn của đội ngũ CBNV trong Phòng Hành chính - Nhân sự ở mức cao Trình độ đại học chiếm 71,4% những người trong số đó chủ yếu là trưởng phòng hành chính nhân sự và các chuyên viên Cũng theo số liệu trên vẫn còn một số ít nhân sự có trình độ học

vấn khác chiếm 28,6% cụ thể ở đây là những nhân sự làm những công việc đơn giản như lái xe, tạp vụ điện nước

Ngoài ra tác giả cũng khảo sát mức độ quan tâm của Trưởng Phòng Hành chính - Nhân sự trong công tác văn phòng, thu được kết quả như sau:

Biểu đồ 2 2 Mức độ quan tâm của Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự

trong công tác văn phòng

(Nguồn: Tác giả khảo sát tại công ty)

Qua biểu đồ trên ta có thể thấy 57,1% cho rằng nhân sự trưởng phòng quan tâm tới công tác văn phòng, 28,6% cho rằng quan tâm ở mức bình thường

và 14,3% rất quan tâm tới công tác văn phòng, không có sự lựa chọn nào cho mức rất không quan tâm và không quan tâm Số liệu trên thể hiện trưởng phòng hành chính nhân sự trong công ty đã chú trọng, quan tâm nhiều tới công tác văn phòng trong công ty

Nhìn chung, có thể thấy trình độ học vấn của CBNV trong Phòng Hành chính - Nhân sự tại công ty phần lớn là đại học và mức độ quan tâm tới công tác văn phòng của trưởng phòng do nhân viên đánh giá rất cao

2.2.1.2 Về các kỹ năng của cán bộ nhân viên trong Phòng Hành chính - Nhân sự

- Kỹ năng tin học ngoại ngữ:

Đây được coi là hai điều kiện cơ bản nhất cần có đối với một nhân viên trong văn phòng hiện đại Tại Phòng Hành chính nhân sự của công ty các cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn Đại học đều có các chứng chỉ tin học và ngoại

ngữ tương ứng Trong số cán bộ nhân viên có chứng chỉ thì số lượng đạt chứng chỉ loại A hoặc loại Giỏi chiếm 50% đối với chứng chỉ Tin học, còn với chứng chỉ tiếng anh thì các cán bộ nhân viên tại phòng hành chính nhân sự có trình độ tiếng anh tương ứng khung tham chiếu Châu Âu về ngôn ngữ đều đạt Chứng chỉ B1 và B2 Các CBNV trong Phòng Hành chính - Nhân sự có thể ứng dụng ngoại ngữ vào những công việc như dịch thuật tài liệu chuyên ngành, giao tiếp được với các đối tác nước ngoài Và với trình độ tin học và ngoại ngữ như vậy, các CBNV trong phòng hành chính nhân sự đã cơ bản đáp ứng được yêu cầu hiện đại hóa về mặt kỹ năng cho con người trong văn phòng

- Kỹ năng soạn thảo văn bản:

Về việc kỹ năng soạn thảo văn bản tại Phòng Hành chính - Nhân sự Công

ty Cổ phần Công nghệ SAVIS các cán bộ, nhân viên tuân thủ theo đúng nghị định về Công tác Văn thư số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành vào ngày 05/03/2020 Toàn bộ văn bản đều được soạn trên phần mềm Word, các Chuyên viên Phòng Hành chính - Nhân sự sẽ là người trực tiếp đảm nhận nhiệm vụ soạn thảo các văn bản như: hợp đồng, quyết định, quy định, quy chế, nội quy Ngoài

ra Phòng Hành chính - Nhân sự cũng sử dụng phần mềm Excel cho việc tạo các biểu mẫu đánh giá nhân sự cho công ty như: báo cáo tiến độ hoàn thành công việc theo tuần, tháng, biểu mẫu đánh giá chất lượng công việc cho cấp quản lý, cấp nhân viên hàng tháng Có thể thấy các cán bộ, nhân viên đều nắm rõ thể thức, kỹ thuật, sử dụng thành thạo phần mềm Word, Excel để soạn thảo văn bản phục vụ cho việc công tác hành chính diễn ra thuận lợi

- Kỹ năng quản lý công việc:

Ngày 03 tháng 6 năm 2021, Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS đã ban hành Quyết định số 130/2021/QĐ-SAVIS về việc quản lý công việc của công ty Trong văn bản này quy định như sau:1

Tổng giám đốc, Ban Lãnh đạo, Trưởng nhóm phụ trách đơn vị, bộ phận hoặc dự án có trách nhiệm khởi tạo công việc, triển khai, quản lý công việc thông qua các công cụ quản lý công việc trực tuyến và đào tạo các thành viên liên quan sử dụng các ứng dụng như: Jira, Email, Zoom, Google Meet đồng thời có trách nhiệm yêu cầu, nhắc nhở các thành viên liên quan thực hiện nhiệm

vụ khi được giao Việc yêu cầu nhắc nhở được thực hiện thường xuyên, kịp thời

từ khi khởi tạo công việc đến khi công việc được hoàn thành

Đối với các chuyên viên, nhân sự có liên quan tới dự án cần phải biết sử dụng thành thạo các công cụ quản lý công việc vừa nêu trên, để đáp ứng được yêu cầu đó công ty cần tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ nhân viên

về việc sử dụng các phần mềm quản lý công việc trực tuyến đồng thời cũng giải đáp thắc mắc các câu hỏi có liên quan tới phần mềm Như vậy việc ứng dụng các phần mềm vào quản lý công việc ở cơ quan tổ chức mới diễn ra hiệu quả

- Kỹ năng tổ chức hội nghị, hội họp

Ngoài việc tổ chức những cuộc hội họp, hội nghị trực tiếp thì Phòng Hành chính - Nhân sự tại công ty còn phụ trách tổ chức hội nghị, hội họp theo hình thức trực tuyến với đối tác, khách hàng ở xa qua ứng dụng như Zoom, Google Meet trước khi cuộc họp bắt đầu Phòng Hành Chính - Nhân sự đã phải lên danh sách khách mời và gửi giấy mời qua Email cho đối tác, khách hàng liên quan đồng thời Phòng Hành chính - Nhân sự cũng phải kiểm tra, thao tác, sử dụng thử phần mềm ứng dụng cho cuộc họp trực tuyến đó với mục đích tránh gặp lỗi kỹ thuật, lỗi không cần thiết khi cuộc họp chính thức bắt đầu Qua việc ứng dụng công cụ hỗ trợ phần mềm vào tổ chức hội nghị, hội họp như vậy đã giúp công ty giảm thiểu được rất nhiều thời gian, chi phí so với cuộc họp trực tiếp

- Kỹ năng mềm của cán bộ nhân viên:

Đa số các cán bộ, nhân viên làm việc trong Phòng Hành chính - Nhân sự tại công ty đều trang bị cho mình những kỹ năng mềm cần thiết như: Kỹ năng lắng nghe, kỹ năng giải quyết xung đột, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng nói chuyện trước đám đông, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng làm việc nhóm điều này mang lại lợi ích rất nhiều trong công việc

Tuy nhiên, qua quá trình tác giả khảo sát nhân sự tại đây các cán bộ, nhân viên trong Phòng Hành chính - Nhân sự cũng có nhu cầu muốn công ty đào tạo thêm cho mình những kỹ năng tin học - ngoại ngữ, kỹ năng công nghệ thông tin,

kỹ năng xử lý nghiệp vụ hành chính và sử dụng thành thạo các trang thiết bị kỹ thuật văn phòng, số lượng phần trăm nhân sự có nhu cầu muốn được công ty đào tạo thêm được thể hiện qua bảng dưới đây:

Biểu đồ 2 3 Nhu cầu đào tạo thêm về kỹ năng của CBNV trong

phòng Hành chính - nhân sự

(Nguồn: Tác giả khảo sát tại công ty)

Qua bảng số liệu trên cho thấy các cán bộ, nhân viên luôn có tinh thần học hỏi, phần lớn nhân sự lựa chọn đào tạo cả bốn phương án trên lên đến 51,4% Số nhân sự muốn đào tạo thêm kỹ năng công nghệ thông tin chiếm 14,3% và kỹ năng nghiệp vụ hành chính, kỹ năng sử dụng thành thạo các trang thiết bị kỹ thuật văn phòng, kỹ năng tin học ngoại ngữ cùng chiếm 11,4% Điều này trực tiếp cho thấy các cán bộ, nhân viên tại Phòng Hành chính - Nhân sự luôn có tinh thần học hỏi, trau dồi thêm về kiến thức chuyên môn rất là cao

Ngoài ra tác giả cũng tiến hành khảo sát tần suất đào tạo của Công ty về việc tổ chức mở các lớp đào tạo bồi dưỡng, tập huấn về công tác văn phòng cho CBNV tại Phòng Hành chính - Nhân sự qua biểu đồ sau:

Biểu đồ 2 4 Tần suất tổ chức các lớp đào tạo bồi dưỡng, tập huấn về công

tác văn phòng tại công ty

(Nguồn: Tác giả khảo sát tại công ty)

Qua đánh giá của các cán bộ nhân viên tại Phòng Hành chính - Nhân sự ta

có thể thấy được công ty thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo bồi dưỡng chỉ ở mức 45,7%, còn lại ở mức bình thường 37,1% và không thường xuyên 17,1%, không có sự lựa chọn nào ở mức rất thường xuyên và rất không thường xuyên

Số liệu trên cho thấy công ty vẫn chưa chú trọng nhiều tới việc công tác đào tạo cán bộ nhân viên trong công tác văn phòng

Như vậy, hòa chung vào dòng chảy xu thế hiện đại hóa về con người làm việc tại Phòng Hành chính nhân sự trong Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự và người lao động đều chú trọng tới việc chủ động học tập và phát triển các kỹ năng của bản thân hơn nữa trong tương lai

để phục vụ cho mục đích giải quyết công việc một cách tối ưu, đem lại hiệu quả cao nhất

2.2.1.3 Văn hóa, tác phong, lề lối làm việc của cán bộ nhân viên

Bên cạnh trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ, mỗi một Cán bộ, nhân viên tại Phòng Hành chính - Nhân sự nói riêng và công ty nói chung đều phải có tác phong làm việc khoa học, phù hợp và hiệu quả để hoàn thành tốt các nhiệm

vụ được giao, được lãnh đạo và đồng nghiệp trong công ty tin tưởng, tín nhiệm

Trong thực tế, nhân sự có năng lực, có kinh nghiệm làm việc mà không có phương pháp, tác phong làm việc khoa học, không cập nhật những tin tức mới xoay quanh những vấn đề liên quan tới công việc mình đang phụ trách thì khi thực hiện các nhiệm vụ thường gặp khó khăn, trở ngại, chất lượng và hiệu quả công việc sẽ bị ảnh hưởng lớn Nhận thấy được tầm quan trọng tác phong làm việc khoa học nên Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS đã có văn bản chính thức

về Nội quy lao động (Ban hành kèm theo Quyết định số TGĐ ngày 25 tháng 01 năm 2021 của Tổng Giám đốc công ty) trong đó tại Chương II, phần B: Trật tự trong công ty, Điều 12 có quy định:

15/2021/SAVIS-QĐ-* Trách nhiệm của Người lao động

1 Chấp hành Nội quy, Quy định, Quy chế của công ty và các thỏa thuận

4 Yêu cầu làm việc chăm chỉ, đặt nỗ lực vào việc nâng cao kỹ năng và hiệu quả công việc, và liên tục học hỏi trau dồi kiến thức, nâng cao tay nghề

5 Tận tâm, thật thà, trung thành với lợi ích của Công ty, không tiết lộ, sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của Công ty, lạm dụng chức vụ của mình và sử dụng tài sản của Công ty để trục lợi hoặc phục vụ lợi ích riêng của mình hoặc người khác

6 Tôn trọng cấp trên, lãnh đạo Công ty, đồng nghiệp, đối tác, khách hàng Tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS, cán bộ nhân viên luôn thực hiện

ba nguyên tắc ứng xử như sau:

- Thứ nhất, đối với công việc chuyên môn

Câu khẩu hiệu mà mỗi nhân viên SAVIS luôn ghi nhớ đó là “Don’t work hard, work smart” (không chỉ làm việc chăm chỉ, hãy làm việc thông minh)

- Thứ hai, đối với đồng nghiệp

Luôn luôn lắng nghe ý kiến đóng góp của đồng nghiệp, chân thành, chia

sẻ những khó khăn, những thắc mắc của bản thân để cùng nhau giải quyết, đây cũng là cách để gắn kết các thành viên trong Công ty

- Thứ ba, đối với khách hàng

Luôn có thái độ chân thành, thân thiện, nhiệt tình, trung thực và vui vẻ Giữ thái độ ôn hòa, không đôi co với khách hàng trong bất cứ hoàn cảnh, luôn luôn lắng nghe những nhu cầu của khách hàng để kịp thời giải đáp, bổ sung

Về tác phong làm việc Cán bộ, nhân viên tại công ty luôn có thái độ tôn trọng, lịch sự nhã nhặn và thân thiện trong tiếp xúc làm việc với đồng nghiệp hay đối tác, khách hàng; Luôn đi làm đúng giờ, đi họp đúng giờ và chấp hành nghiêm túc những quy định của Công ty về thời gian nghỉ ngơi; Không cãi lộn hay có nói, hành động ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ công sở

Về trang phục của Cán bộ, công nhân viên, để tạo được hình ảnh chuyên nghiệp cho Công ty, mọi người thường hướng tới những trang phục lịch sự, nhã nhặn và thanh lịch khi tới Công ty hoặc khi đi tiếp khách hàng, đối tác

Về việc giữ trật tự, vệ sinh nơi làm việc Cán bộ, công nhân viên không nói lớn tiếng, gây ồn ào, không gây mất trật tự ảnh hưởng tới người khác, đi lại

di chuyển nhẹ nhàng, đảm bảo sự yên tĩnh cần thiết cho nơi làm việc luôn trả lại

đồ đã mượn vào vị trí cũ và sắp xếp tài liệu ngay ngắn trên bàn làm việc, thực hiện vệ sinh bàn ghế nơi chỗ cán bộ nhân viên làm việc, giữ gìn vệ sinh chung của Công ty

Qua việc quan sát thực tế tại Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS, cá nhân tác giả nhận thấy phần lớn các cán bộ, nhân viên văn phòng đều tuân thủ nội quy lao động của công ty, làm việc đúng chuyên môn nghiệp vụ, có trách nhiệm trong công việc, có sự phối hợp hỗ trợ tốt với các đồng nghiệp Đồng thời họ luôn là người ứng xử văn minh, lịch sự với thái độ tôn trọng, lắng nghe khách hàng, kính trọng cấp trên và tôn trọng cấp dưới cũng như khách ra vào công ty, tạo được hình ảnh và ấn tượng tốt đối với mọi người Công ty còn có các quy định về bảo mật và bảo vệ uy tín của Công ty, quy định về quản lý sử dụng tài sản công ty tất cả nội dung này đều được trình bày rõ trong văn bản Các quy định trong công ty do Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS ban hành

Nhờ có quy định rõ ràng được thể hiện trong văn bản Các quy định trong công ty, cán bộ nhân viên thực hiện tốt việc xây dựng văn hóa công ty, tác phong, lề lối làm việc văn minh, khoa học và hiện đại

2.2.2 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng

2.2.2.1 Cơ sở vật chất

Hiện nay, Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS có địa chỉ tại Tòa nhà Việt

Á, phố Duy Tân, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội Với diện tích mặt bằng công ty khoảng 870m2, không gian làm việc khá là rộng rãi và thoáng mát Tại khu vực cửa vào Công ty có sử dụng máy chấm công nhận diện khuôn mặt, mở cửa tự động khi khuôn mặt được nhận diện, đối tác đến làm việc với Công ty cần đăng ký với Lễ tân để được cấp thẻ khách vào bên trong Điều này giúp Công ty kiểm soát được số lượng và danh tính người ra vào công ty, đề phòng sự đột nhập của người lạ hay đối tượng có mục đích không chính đáng

Đi vào bên trong Công ty, có thể thấy Văn phòng đều được sắp xếp theo một cách khoa học, cơ sở vật chất đầy đủ tiện nghi cho quá trình hoạt động và làm việc Đặc biệt Công ty khuyến khích các bộ, nhân viên tham gia tích cực

vào phong trào “Văn phòng xanh - Keep in green” theo quý Trong văn phòng

làm việc của các nhân viên không chỉ có giấy tờ, bàn ghế hay thiết bị mà còn