Khóa luận tổ chức và điều hành họp tại công ty cổ phần công nghệ savis thành phố hà nội

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠNG NGHỆ SAVIS, THÀNH PHỐ HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : NCS - THS HOÀNG VĂN THANH Sinh viên thực : NGUYỄN THU TRANG Mã SV : 1605QTVB060 Khóa : 2016 – 2020 Lớp : ĐH QTVP 16B HÀ NỘI - 2020 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khoá luận tốt nghiệp với đề tài: “Tổ chức điều hành họp Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, thành phố Hà Nội” cơng trình nghiên cứu cá nhân em Các thông tin số liệu đưa em thu thập xử lý Công ty CP Công nghệ Savis, không chép nguồn Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm lời cam đoan Hà Nội, ngày 23 tháng năm 2020 Ngƣời cam đoan Nguyễn Thu Trang LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tế hồn thành khố luận tốt nghiệp với đề tài “Tổ chức điều hành họp Công ty Cổ phần Cơng nghệ Savis, thành phố Hà Nội”, ngồi nỗ lực thân em nhận giúp đỡ, bảo nhiệt tình tập thể cá nhân khác Trước hết, em xin gửi tới tồn thể thầy, giáo Khoa Quản trị văn phịng, thầy trường Đại học Nội vụ Hà Nội lời cảm ơn chân thành Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới NCS – ThS Hoàng Văn Thanh, người tận tâm hưóng dẫn em suốt q trình hồn thiện đề tài Ngồi ra, em cịn nhận giúp đỡ nhiệt tình từ tập thể cán cơng nhân viên Công ty CP Công nghệ Savis, đặc biệt Trưởng phịng Hành – Nhân chị Nguyễn Thị Huyền trực tiếp hướng dẫn em Qua đây, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo tồn thể cán cơng nhân viên Cơng ty tạo điều kiện thuận lợi có kiến thức thực tế cần thiết Cuối em kính chúc q thầy, dồi sức khỏe thành cơng nghiệp cao q Đồng kính chúc cô, chú, anh, chị Công ty dồi sức khỏe, đạt nhiều thành công tốt đẹp công việc Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 23 tháng năm 2020 Sinh viên thực Nguyễn Thu Trang MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài 4 Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Các phương pháp nghiên cứu sử dụng Giả thuyết khoa học Ý nghĩa lí luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài Chƣơng LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VẦ ĐIỀU HÀNH HỌP 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Khái niệm họp 1.1.2 Khái niệm tổ chức 1.1.3 Khái niệm điều hành 10 1.1.4 Khái niệm tổ chức điều hành họp 10 1.2 Vai trò, ý nghĩa tổ chức điều hành họp 11 1.3 Phân loại họp 12 1.4 Tổ chức họp 13 1.4.1 Nguyên tắc tổ chức họp 14 1.4.2 Trước họp 14 1.4.3 Trong họp 17 1.4.4 Kết thúc họp 18 1.5 Điều hành họp 19 1.5.1 Các nguyên tắc điều hành họp 19 1.5.2 Kỹ cần thiết trình điều hành họp 19 1.5.3 Các công việc thực điều hành họp 21 1.6 Trách nhiệm thành viên tham gia họp 23 1.6.1 Trách nhiệm người chủ trì họp 23 1.6.2 Trách nhiệm người tham hội họp 23 1.6.3 Trách nhiệm người ghi biên 24 * Tiểu kết 24 Chƣơng THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS 26 2.1 Giới thiệu khái quát Công ty CP Công nghệ Savis 26 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty CP Công nghệ Savis 26 2.1.2 Cơ cấu tổ chức lĩnh vực lĩnh doanh Công ty CP Công nghệ Savis 28 2.1.3 Khái quát chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức phịng Hành – Nhân Công ty CP Công nghệ Savis 31 2.1.4 Vai trị Phịng Hành – Nhân việc tổ chức điều hành họp Công ty CP Công nghệ Savis 36 2.2 Công tác tổ chức điều hành họp Công ty CP Công nghệ Savis 38 2.2.1 Các loại hình họp Cơng ty CP Cơng nghệ Savis 38 2.2.2 Công tác tổ chức họp Công ty CP Công nghệ Savis 43 2.2.3 Công tác điều hành họp Công ty CP Công nghệ Savis 51 2.2.4 Tổ chức công tác kết thúc họp Công ty CP Công nghệ Savis 55 2.2.5 Nhận xét 56 *Tiểu kết 59 Chƣơng MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS 60 3.1 Xây dựng văn quy định, hướng dẫn công tác tổ chức điều hành họp Công ty 60 3.2 Nâng cao trình độ đội ngũ lãnh đạo quan 61 3.3 Đào tạo, nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên quan, đặc biệt đội ngũ cán văn phòng 62 3.4 Nâng cao ý thức, trách nhiệm người tham dự họp 62 3.5 Làm tốt công tác chuẩn bị, đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị để tổ chức họp 63 3.6 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác tổ chức họp 64 3.7 Chú trọng đến công tác truyền thông Công ty 65 3.8 Xây dựng văn hoá họp 67 3.9 Một số biện pháp khác 68 * Tiểu kết 69 KẾT LUẬN 70 TÀI LIỆU THAM KHẢO 71 PHỤ LỤC BẢNG KÊ VIẾT TẮT STT Tên viết tắt Tên viết đầy đủ BGĐ Ban giám đốc CP Cổ phần CNTT Công nghệ thông tin HC - NS Hành – Nhân NXB Nhà xuất PGS.TS Phó Giáo sư.Tiến sĩ QĐ Quyết định TGĐ Tổng Giám đốc MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Văn phịng máy quan trọng khơng thể thiếu hoạt động quan, tổ chức Văn phịng khơng thực chức hậu cần, đảm bảo sở vật chất cho hoạt động quan mà văn phòng thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc cho Thủ trưởng quan trình đạo, điều hành hoạt động tổ chức Quản trị Văn phịng cơng việc quan trọng, ảnh hưởng đến mặt hoạt động trình vận hành quan Nếu cơng tác thực tốt góp phần thúc đẩy tổ chức phát triển, ngược lại hoạt động hiệu kìm hãm phát triển Một nhiệm vụ hàng đầu cơng tác văn phịng tổ chức điều hành họp Trong trình hoạt động, để thực chức năng, nhiệm vụ, quan, tổ chức phải thường xuyên tổ chức họp Các họp giúp cho nhà Lãnh đạo triển khai giải cơng việc, cơng việc cần có tham mưu, góp ý đội ngũ cán bộ, nhân viên Thông qua họp, Ban lãnh đạo với đội ngũ nhân có hội để trao đổi kinh nghiệm, thảo luận phối hợp giải cơng việc Đồng thời, khơng vấn đề vướng mắc, chưa rõ ràng, chí “trái chiều” giải triệt để họp Tuy nhiên, việc tổ chức họp đem lại hiệu quả, trái lại có số họp chưa xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung gây tình trạng lãng phí, tốn thời gian mà khơng mang lại hiệu Chính vậy, nhà quản lý cần đưa giải pháp, phương pháp để việc tổ chức họp mang lại kết cao Trong trình thực em nhận thấy, công tác tổ chức điều hành họp hoạt động thiếu, góp phần nâng cao hiệu hoạt động Cơng ty Tuy nhiên, q trình tổ chức họp, Công ty CP Công nghệ Savis bên cạnh kết đạt tồn hạn chế cần phải khắc phục Chính vậy, nhận thức tầm quan trọng việc tổ chức họp, với kiến thức chuyên môn học tập, rèn luyện Khoa Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trải nghiệm tìm hiểu họp hành q trình thực tế cơng ty, em định chọn “Công tác tổ chức điều hành họp Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, thành phố Hà Nội” làm đề tài cho khoá luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu Hiện nay, đề tài nghiên cứu công tác tổ chức điều hành họp khơng phải đề tài mới, trước đó, có nhiều tác giả nghiên cứu đề tài Các đề tài đề cập đến công tác tổ chức điều hành họp phạm vi mức độ khác Đây nguồn tài liệu tham khảo quan trọng, cung cấp cho em kiến thức lý luận triển khai đề tài Khoá luận tốt nghiệp em sử dụng nguồn tài liệu từ loại sách, giáo trình như: - Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị Hành văn phịng, NXB Thống kê, Hà Nội, sách trang bị cho bạn đọc kiến thức cần thiết q trình quản trị hoạt động hành văn phịng, nhấn mạnh đến hành doanh nghiệp (hành kinh doanh) kỹ hoạt động nghiệp vụ văn phòng Tác giả Vương Hồng Tuấn (2000), Nghiệp vụ hành văn phòng, Nxb Trẻ đề cập đến kỹ nghiệp vụ cơng tác hành văn phịng Trong luận phương pháp cơng tác văn phịng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội đề cập sở khái niệm, lý luận thực tiễn cơng tác văn phịng quan, tổ chức Nguồn tài liệu thứ mà em sử dụng nguồn thơng tin từ Khóa luận, Tiểu luận: - Khố luận tốt nghiệp: “Cơng tác tổ chức hội họp Văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng hạ tầng Giao thông” sinh viên Nguyễn Văn Long, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2017 Tại khoá luận này, tác giả sở lý luận việc tổ chức hội họp, từ đối chiếu với thực trạng tổ chức hội họp Văn phịng cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Đồng thời rút nhận xét chủ quan thực trạng đó, đưa giải pháp làm nguồn tư liệu tham khảo cho Công ty CP Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thơng nói chung cơng ty khác nói riêng - Khố luận tốt nghiệp:“ Công tác tổ chức hội họp văn phịng cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng” sinh viên Vũ Thị Giang, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2017 Tác giả Vũ Thị Giang khái qt từ khái niệm hội họp, vai trị, quy trình hội họp đến thực trạng tổ chức hội họp Văn phịng cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng Tác giả nêu Văn phịng cơng ty có loại hội họp tổ chức - Báo cáo thực tập: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức, điều hành hội họp Huyện uỷ Hữu ũng, tỉnh ạng Sơn” sinh viên Nguyễn Thị Bích Hảo, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2019 Trong báo cáo thực tập, tác giả nêu lên trải nghiệm tìm hiểu thực tế công tác tổ chức, điều hành hội họp Huyện uỷ Hữu Lũng Nguồn tài liệu thứ ba mà em tham khảo để phục vụ cho khoá luận Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 19 thánh 11 năm 2018 Thủ Tướng phủ quy định chế độ họp hoạt động quản lý, điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước Quyết định nêu rõ quy định cụ thể họp: quy định chung; quy trình tổ chức họp; KẾT LUẬN Thông qua q trình khảo sát thực tế Cơng ty CP Cơng nghệ Savis nội dung em trình bày bài, hiểu tầm quan trọng vai trò việc tổ chức điều hành họp hoạt động quan tổ chức Công tác làm tốt góp phần nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động tổ chức trình thực chức năng, nhiệm vụ Ngược lại, thực khơng tốt, kìm hãm phát triển quan, tổ chức Các họp giúp cho tổ chức nói chung Cơng ty CP Cơng nghệ Savis nói riêng triển khai giải công việc, vấn đề có nhiều ý kiến khác cơng việc cần tham gia góp ý, tham mưu, đề xuất đội ngũ chuyên gia, cán bộ, nhân viên Khơng vấn đề cịn vướng mắc, chưa rõ ràng, chí "trái chiều" giải triệt để thơng qua họp Chính vậy, quan, tổ chức cần phải có quan tâm đặc biệt đến hoạt động đơn vị Với mục tiêu đề khảo sát, đánh giá công tác tổ chức điều hành họp Cơng ty CP Cơng nghệ Savis, qua q trình nghiên cứu, nhận xét em hoàn thành nhiệm vụ đặt ban đầu trình tiến hành khảo sát thực tế quan Bao gồm nhiệm vụ sau: Tìm hiểu khái quát tổ chức hoạt động Công ty; Khảo sát thực tế quy định thực trạng công tác tổ chức điều hành buổi họp Công ty; Đưa nhận xét, đánh giá đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức điều hành họp Công ty Hi vọng, kết nghiên cứu em góp phần nâng cao nhận thức đội ngũ lãnh đạo, nhân viên Công ty tầm quan trọng việc tổ chức buổi họp Chú trọng đến công tác tuyên truyền gắn với công tác giáo dục nâng cao hiệu công tác tổ chức buổi họp Phát huy hiệu vai trò, trách nhiệm cấp lãnh đạo công tác tuyên truyền, vận động, giáo dục nhân viên thực tốt công tác 70 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 45/2018/QĐ – TTg ngày 19 thánh 11 năm 2018 Thủ Tướng phủ quy định chế độ họp hoạt động quản lý, điều hành quan thuộc hệ thống hành nhà nước Quyết định sửa đổi bổ sung số 97/2018/SAVIS-QĐ-TGĐ ngày 29 tháng 10 năm 2018 Tổng Giám đốc công ty việc ban hành Nội quy lao động Cổng thông tin điều hành tác nghiệp intranet Công ty Cổ phần Công nghệ Savis: http://intranet.savis.vn/ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Savis; Tim Hindle, Lê Ngọc Phương Anh dịch (2006), Cẩm nang tổ chức thành công họp, NXB Tổng hợp, Hồ Chí Minh; PGS.TS Nguyễn Thành Độ (2012), Quản trị Văn phòng, NXB Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội; Nguyễn Thị Bích Hảo (2019), Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức, điều hành hội họp Huyện uỷ Hữu ũng, tỉnh ạng Sơn, Báo cáo thực tập, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Vũ Thị Giang (2017), Công tác tổ chức hội họp văn phịng cơng ty Điện lực Hai Bà Trưng, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Nguyễn Văn Long (2017), Công tác tổ chức hội họp Văn phòng công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thơng, Khố luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; 10 PGS.TS Vũ Thế Phú (2006), Quản trị học, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội; 11 Vũ Thị Phụng (2007), Nghiệp vụ thư k văn phòng, NXB Đại học quốc 71 gia Hà Nội; 12 Brian Tracy, Mộc Quang (Dịch), Thuật tổ chức hội họp 13 Lê Thị Trang (2018), Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp Công ty cổ phần xây dựng nhân lực Việt Nam, Khóa luận tốt nghiệp, trường Đại học Nội vụ Hà Nội; 14 Nguyễn Ngọc Trinh (2016), “Chia sẻ kinh nghiệm, kỹ tổ chức họp”, Báo dân sinh; 72 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Hình ảnh logo Cơng ty CP Cơng nghệ Savis [Nguồn:savis.vn] Phụ lục 02 Hình ảnh khu vực đón tiếp khách hàng Cơng ty CP Cơng nghệ Savis Hình ảnh tiệc tổ chức sinh nhật cho nhân viên Công ty năm 2018 Hình ảnh khu vực làm việc nhân viên Cơng ty TGĐ Hồng Ngun Vân chụp nhân viên xuất sắc tháng năm 2019 Cuộc họp tổng kết tháng [Nguồn:savis.vn] Phụ lục 03 Hình ảnh Lãnh đạo Công ty CP Công nghệ Savis lên nhận giải thƣởng Sao Khuê 2019 [Nguồn: Ảnh Phòng HC-NS cung cấp] Phụ lục 04 BAN GIÁM ĐỐC Khối Kinh doanh Khối tích hợp Khối phần mềm Khối BO Phịng kinh doanh Phòng kỹ thuật triển khai Phòng triển khai phát triển phần mềm Phịng Hành – Nhân Phịng tư vấn Phịng Cơng nghệ Phịng nghiệp vụ kiểm thử Phòng Marketing Phòng Quản lý dự án thầu pháp chế Phịng tài - Kế tốn Sơ đồ cấu tổ chức Cơng ty [Nguồn: Phịng Hành – Nhân Cơng ty CP Cơng nghệ Savis] Phụ lục 05 Phịng Hành – Nhân Tổ Hành Nhân viên hành Nhân viên lễ tân Nhân viên vệ sinh Tổ Nhân Nhân viên lái xe Sơ đồ cấu tổ chức phịng Hành – Nhân [Nguồn: Phịng Hành – Nhân Cơng ty CP Cơng nghệ Savis] Phụ lục 06 TGĐ Hoàng Nguyên Vân phát biểu khai mạc kiện đạo Cuộc họp tổng kết năm 2019 – Savis Year and Party 2019 Khen thƣởng tập thể, cá nhân có thành tích tốt Hội nghị tổng kết năm 2019 – Savis Year and Party 2019 Tiết mục văn nghệ nhân viên Cơng ty CP Cơng nghệ Savis trình diễn Cuộc tổng kết năm 2019 – Savis Year and Party 2019 [Nguồn: savis.vn] Phụ lục 07 Hình ảnh họp tập huấn, triển khai Công ty CP Cơng nghệ Savis Hình ảnh họp teamwork giải công việc CP Công nghệ Savis [Nguồn: Do tác giả khố luận chụp] Phụ lục 08 CƠNG TY CP CƠNG CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM NGHỆ SAVIS Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /GM- ,ngày .tháng năm 20 GIẤY MỜI HỌP Công ty CP Công nghệ Savis trân trọng kính mời: Ơng (bà): ĐT Địa chỉ: Tới dự: Thời gian: Địa điểm: Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ - (Chữ ký, dấu) - Họ tên - Lưu: VT, Mẫu giấy mời họp Cơng ty CP Cơng nghệ Savis [Nguồn: Phịng Hành – Nhân Cơng ty CP Cơng nghệ Savis] Phụ lục 09 Một số hình ảnh phịng họp Cơng ty Cp Cơng nghệ Savis [Nguồn: savis.vn] Phụ lục 10 CƠNG TY CP CƠNG CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM NGHỆ SAVIS Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /BB-…… Ngày tháng năm 20… BIÊN BẢN Thời gian bắt đầu:……………………………………………………… Địa điểm:……………………………………………………………… Thành phần tham dự:…………………………………………………… Chủ trì (chủ tọa):……………………………………………………… Thư ký (người ghi biên bản):…………………………………………… Nội dung (theo diễn biến họp/hội nghị/hội thảo việc đó):………………………………………………………………………… Cuộc họp/hội nghị/ hội thảo/sự việc kết thúc vào , ngày tháng … Năm 20… ./ THƢ KÝ CHỦ TỌA (Chữ k ) (Chữ k , dấu - có) Họ tên Họ tên Nơi nhận: - ……….; - Lưu: VT, hồ sơ Mẫu Biên họp Cơng ty CP Cơng nghệ Savis [Nguồn: Phịng Hành – Nhân Cơng ty CP Cơng nghệ Savis] ... VÀ ĐIỀU HÀNH HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS 2.1 Giới thiệu khái quát Công ty CP Công nghệ Savis 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty CP Công nghệ Savis Tên công ty : Công ty Cổ. .. học Nội vụ Hà Nội trải nghiệm tìm hiểu họp hành trình thực tế công ty, em định chọn ? ?Công tác tổ chức điều hành họp Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, thành phố Hà Nội? ?? làm đề tài cho khố luận. .. Cơng tác tổ chức điều hành họp Công ty CP Cơng nghệ Savis 2.2.1 Các loại hình họp Công ty CP Công nghệ Savis Hiện nay, Công ty CP Công nghệ Savis chưa ban hành quy chế họp, họp Công ty tổ chức dựa