4.2 Nghiên cứu về thực tiễn tham mưu, tổng hợp Thực tiễn về công tác tham mưu, tổng hợp đã được một số tác giả nghiên cứu trong một số công trình: - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ: “H
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG
Một số khái niệm liên quan
1.1.1 Khái niệm văn phòng Ở bất kỳ CQ, DN nào cũng cần một bộ phận phụ trách về công tác thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin Bộ phận này không chỉ dừng lại ở việc hỗ trợ hoạt động điều hành của BLĐ, mà còn đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý nhằm đảm bảo cho CQ, DN được vận hành ổn định và hiệu quả
Văn phòng là thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong giới nghiên cứu và trong thực tiễn quản lý Do đó, khái niệm văn phòng ngày càng được mở rộng và thay đổi theo thời gian Trên thực tế, hiện nay “văn phòng” có rất nhiều cách hiểu khác nhau xuất phát từ góc độ tiếp cận khác nhau của các nhà nghiên cứu:
+ Theo nghĩa rộng, Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý Văn phòng có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức Nếu tiếp cận văn phòng theo nghĩa rộng, văn phòng lúc này sẽ tồn tại dưới dạng bộ máy văn phòng, bộ máy này được cấu thành từ các đơn vị, bộ phận khác trong
CQ, DN Ví dụ: Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội, … [16, tr15]
+ Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của một cơ quan, doanh nghiệp có chức năng tham mưu, tổng hợp; giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo; tổ chức đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; đồng thời giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính [3, tr141] Đây là cách tiếp cận về văn phòng phổ biến tại Việt Nam Tùy theo quy mô, cách thức hoạt động của từng CQ, DN, khi đó văn phòng sẽ có tên gọi khác nhau như Văn phòng, Phòng Hành chính, Phòng HCNS, Phòng Hành chính – Tổng hợp, …
PGS.TS Văn Tất Thu đã từng nhận xét “Trên thực tế, văn phòng tồn tại như một thực thể nên có nhiều cách tiếp cận khác nhau” Đồng thời, căn cứ vào quy mô, tính chất, yêu cầu của Lãnh đạo mỗi CQ, DN, văn phòng sẽ có cơ cấu, chức năng và nhiệm vụ khác nhau Do đó, rất khó để đưa ra một khái niệm thống nhất cho “văn phòng”
Trong phạm vi nghiên cứu của khóa luận này, tác giả sẽ tiếp “văn phòng” theo nghĩa hẹp - một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của DN Tại đây, văn phòng không chỉ đơn giản là nơi giải quyết các công việc giấy tờ đơn thuần, mà còn mang lại nhiều giá trị, vai trò, chức năng khác cho DN như: tham mưu, tổng hợp trong xây dựng kế hoạch, chương trình công tác; tham mưu và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định, nội quy trong DN; xây dựng hệ thống thông tin nội bộ, văn thư lưu, trữ; thực hiện các chức năng hậu cần; tổ chức đối nội – đối ngoại nhằm xây dựng hình ảnh, uy tín và phát triển thương hiệu của DN; … So với văn phòng tại các CQ hành chính Nhà nước, Đảng và các đơn vị sự nghiệp công lập (sau đây gọi tắt là văn phòng CQ), văn phòng DN có sự khác biệt nhất định Do tính kiêm nhiệm của văn phòng DN cao hơn nên nội dung tham mưu của văn phòng có thể được mở rộng như chức năng tham mưu về nhân sự, tài chính kế toán, nếu trong cơ cấu tổ chức của văn phòng có sự hiện diện của các phòng ban này Thông qua việc thực thi các nhiệm vụ của mình, văn phòng góp phần quan trọng trong việc trợ giúp điều hành, đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo nói riêng và DN nói chung được thực hiện thống nhất, khoa học, ổn định và phát triển
Trước khi tìm hiểu sâu về công tác tham mưu, tổng hợp, điều cần thiết là phải làm rõ khái niệm “công tác”
Theo Từ điển Tiếng Việt của tác giả Ngọc Thái, Quốc Khánh đã đưa ra cách hiểu về “công tác” theo nghĩa cơ bản như sau:
“Công tác là công việc của Nhà nước hoặc đoàn thể; Công tác là làm việc của Nhà nước, của đoàn thể; Công tác là làm việc tại một nơi khác, xa nơi làm việc thường này, trong một khoảng thời gian nhất định.” [23, tr96]
Theo cách hiểu trên, “công tác” được nhìn nhận là các hoạt động, công việc chủ yếu liên quan đến CQ Nhà nước hay các đoàn thể chính trị, xã hội Ví dụ như: công tác tiếp công dân của Ủy ban nhân dân các cấp; công tác văn thư của Văn phòng Chính phủ
Trong phạm vi khóa luận này, để phù hợp với đối tượng nghiên cứu tại DN, tác giả sẽ tiếp cận “công tác” dưới góc độ động từ, có nghĩa là hoạt động, công việc được tổ chức thực hiện có hệ thống và khoa học nhằm đạt được mục tiêu đặt ra
Lãnh đạo là một hoạt động phức tạp, đòi hỏi người đứng đầu phải có năng lực, phẩm chất toàn diện Tuy nhiên, với khối lượng công việc lớn và phải điều hành bao quát nhiều lĩnh vực Do đó, người lãnh đạo luôn cần có sự hỗ trợ đắc lực từ đội ngũ tham mưu Họ thường được ví như bộ não thứ hai, cánh tay phải đắc lực giúp lãnh đạo hoàn thành được tốt vai trò của mình
Trong lịch sử, người làm tham mưu thường được biết đến với tư cách là cách quân sư, mưu sĩ, họ là những nhân vật chủ chốt đứng sau các vị vua, thủ lĩnh để chịu trách nhiệm đưa ra những chiến lược và kế hoạch quân sự trong các trận chiến Ngày nay, cùng với sự phát triển của xã hội, “tham mưu” dần được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực, chuyên môn khác nhau Hoạt động này trở thành một nhiệm vụ chuyên nghiệp, là quá trình kết hợp giữa sự hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực cộng thêm với khả năng phân tích, dự đoán một cách có cơ sở, khoa học nhằm hỗ trợ, phục vụ cho các nhà lãnh đạo trong việc ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định Hiện nay, thuật ngữ
“tham mưu” trong Tiếng Việt cũng được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau:
Trong cuốn giáo trình Quản trị văn phòng, tác giả Nguyễn Thành Độ đưa ra quan điểm: “Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu” [6, tr9]
Tác giả Văn Tất Thu đã nêu rõ nhận định của bản thân về thuật ngữ này như sau:
“Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất các ý tưởng, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu với thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đề ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan, đơn vị để đạt kết quả cao nhất” [22, tr90]
Như vậy, tham mưu được tiếp cận với nhiều cách hiểu phụ thuộc vào từng góc nhìn của mỗi nhà nghiên cứu Tuy nhiên, về bản chất họ đều thống nhất đây là quá trình cá nhân hay tổ chức tham vấn, đề xuất ý kiến cho các nhà lãnh đạo về cách tiếp cận, giải quyết, tức là giúp lãnh đạo vạch ra những phương hướng, kế hoạch để giải quyết tốt một vấn đề, hay công việc chuyên môn nào đó
Trong phạm vi khóa luận này, tác giả tiếp cận tham mưu với ý nghĩa là một hoạt động trong lĩnh vực quản trị Vì vậy, có thể đưa ra một cách hiểu đầy đủ về tham mưu như sau: Tham mưu là việc cá nhân hoặc tổ chức tham gia hiến kế, đề xuất các ý chiến lược, ý tưởng, sáng kiến, kế hoạch, chương trình hoạt động của tổ chức và kèm theo
Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng
1.2.1 Mối liên hệ giữa công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng
Công tác tham mưu của văn phòng không chỉ dừng lại ở việc văn phòng tham gia hiến kế, đề xuất các ý tưởng, giải pháp liên quan đến các vấn đề thuộc chuyên môn, mà còn có trách nhiệm tham mưu tổng hợp về tình hình hoạt động của toàn CQ, DN nhằm giúp lãnh đạo trong việc xây dựng, ban hành các chương trình, kế hoạch, quyết định đối với hoạt động của CQ, DN
Công tác tổng hợp trong văn phòng là toàn bộ nhiệm vụ liên quan đến tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác lãnh đạo, của CQ, DN; tổng hợp tình hình, kết quả từng mặt hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ của văn phòng hoặc toàn bộ hoạt động của
CQ, DN, các phòng ban phục vụ cho hoạt động tham mưu của văn phòng nói riêng và hoạt động điều hành, quản lý công việc của lãnh đạo nói chung Từ đó thấy được, trong hoạt động của văn phòng, tham mưu, tổng hợp là hai chức năng có mối liên hệ chặt chẽ, tương hỗ cho nhau và không thể tách rời
Nhóm tác giả Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In trong một nghiên cứu đã nhận định:
“Chức năng của văn phòng là tham mưu, nhưng tham mưu mang tính tổng hợp, giúp người lãnh đạo chỉ huy, điều hành chung cho mọi hoạt động, mọi đơn vị trong cơ quan, làm cho bộ máy tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp chạy đều, vận hành trôi chảy, còn tham mưu của các đơn vị, tổ chức khác trong cơ quan là tham mưu chuyên sâu về nội dung theo từng lĩnh vực.” [8, tr14]
Tiếp đến, tác giả Nguyễn Hữu Tri cho rằng: “Văn phòng có chức năng tham mưu và chức năng tổng hợp, hai chức năng này có mối quan hệ mật thiết với nhau, những kết quả của tham mưu xuất phát từ các thông tin đầu vào, đầu ra mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, tổng hợp.” [19, tr8]
Trong cuốn Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, tác giả Văn Tất Thu đề cập đến mối liên hệ này như sau: “Công tác tổng hợp gắn chặt với công tác tham mưu, không làm tốt công tác tổng hợp khó có thể làm công tác tham mưu Công tác tổng hợp trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của văn phòng có làm tốt mới có cơ sở để công tác tham mưu bảo đảm chính xác và chất lượng Công tác tổng hợp làm không tốt sẽ dẫn đến việc lãnh đạo điều hành cơ quan khó có thể chất lượng.” [21, tr128]
Thông qua những nhận định, đánh giá của các nhà nghiên cứu trên, phần lớn đều có điểm chung khẳng định mối liên hệ mật thiết giữa công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Nhìn chung, để thực hiện chức năng tham mưu một cách hiệu quả, văn phòng cần làm tốt chức năng tổng hợp Chỉ trên cơ sở kết quả tổng hợp, văn phòng mới có đầy đủ thông tin để thực hiện chức năng tham mưu, giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định điều hành, quản lý mọi hoạt động của CQ, DN kịp thời, chính xác và hiệu quả Trong một số bài nghiên cứu đã chỉ ra một trong những vai trò tổng hợp của văn phòng nhằm giúp văn phòng thực hiện tốt chức năng tham mưu của mình Bên cạnh đó, nếu trong quá
14 trình mưu, chức năng tổng hợp không được đánh giá và thực hiện một cách cẩn thận, nghiêm túc sẽ vi phạm một trong những yêu cầu về tính “toàn diện, chính xác” Xuất phát từ việc hạn chế về thông tin dẫn đến kết quả tham mưu sẽ thiếu góc nhìn tổng thể, rủi ro không chính xác trong các quyết định, … Do đó, có thể khẳng định giữa tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ mật thiết, không thể tách rời nhau
1.2.2 Vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp
Công tác tham mưu, tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp những thông tin và phương án giải quyết vấn đề kịp thời, chính xác, tối ưu cho lãnh đạo Từ đó, góp phần nâng cao hiệu quả công tác điều hành, quản lý của lãnh đạo nói riêng và sự ổn định, phát triển của cả CQ, DN nói chung Ngược lại, nếu văn phòng không làm tốt công tác này sẽ ảnh hưởng đến tính ổn định trong việc vận hành nội bộ và mối quan hệ của CQ, DN với các đối tác, khách hàng, công dân, cộng đồng
Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng có sự khác biệt nhất định so với các bộ phận khác Văn phòng không chỉ tham mưu chuyên sâu về chuyên môn mà còn có trách nhiệm tham mưu, tổng hợp, tức là trên cơ sở tổng hợp thông tin về mọi mặt của
CQ, DN, văn phòng giúp lãnh đạo xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và đề xuất những vấn đề cần giải quyết kịp thời Có thể thấy, vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp được thể hiện ở những mặt cơ bản sau:
Thứ nhất, trực tiếp hỗ trợ công tác điều hành, quản lý của lãnh đạo đối với hoạt động của CQ, DN Để một CQ, DN tồn tại, phát triển, các nhà lãnh đạo đóng vai trò then chốt trong việc định hướng và điều hành CQ, DN đó Do đó, đòi hỏi người đứng đầu cần phải có vốn kiến thức rộng và cập nhật tình hình hoạt động liên tục Tuy nhiên, với khối lượng công việc lớn và sự phức tạp của các vấn đề, lãnh đạo không thể đơn độc xử lý mọi việc Đồng thời, có những lĩnh vực chuyên môn và tình hình hoạt động của CQ, DN, lãnh đạo không thể tự mình nắm bắt Việc thiếu vắng những nhân sự làm công tác tham mưu, tổng hợp chuyên nghiệp, sáng tạo sẽ là một rào cản ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả điều hành, quản lý của lãnh đạo Với ưu thế là đầu mối tiếp nhận và quản lý thông tin từ nhiều nguồn khác nhau trong CQ, DN, văn phòng là bộ phận đảm nhận và thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp Thông qua chức năng này, văn phòng giúp công tác điều hành, quản lý của lãnh đạo hiệu quả, tối ưu hơn
Thứ hai, kết quả tham mưu, tổng hợp của văn phòng có tính chất quyết định đến hiệu quả công tác điều hành, quản lý của lãnh đạo đối với hoạt động của CQ, DN
Như các phân tích ở trên, thông qua chức năng tham mưu, tổng hợp của mình, văn phòng hỗ trợ cho lãnh đạo trong việc xây dựng các chương trình, kế hoạch hoạt động, quyết định Bên cạnh đó, văn phòng còn tham mưu cho lãnh đạo ở nội dung tổ chức triển khai kiểm tra, giám sát việc thực hiện các chương trình, kế hoạch và các quyết định điều hành do lãnh đạo ban hành trong hoạt động hàng ngày Vì vậy, chất lượng của những đề xuất phương án, giải pháp mà văn phòng tham gia tham mưu sẽ có ảnh hưởng đến chất lượng trong việc ban hành các chương trình, kế hoạch và các quyết định điều hành của lãnh đạo đối với hoạt động của CQ, DN
Thứ ba, hoạt động tham mưu, tổng hợp của văn phòng khi thực hiện tốt góp phần khẳng định vị trí, vai trò của văn phòng đối với hoạt động của CQ, DN
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ SAVIS
Giới thiệu về Công ty Cổ phần Công nghệ Savis
DN2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của SAVIS
*Thông tin chung về SAVIS
Tên Công ty: Công ty Cổ phần Công nghệ Savis
Tên quốc tế: SAVIS Technology Group
Tên viết tắt: SAVIS Group Địa chỉ: Tầng 9, Tòa nhà Việt Á, số 9 phố Duy Tân, phường Dịch Vọng
Hậu, quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Người đại diện: Hoàng Nguyên Vân Điện thoại: 02437822345
Hình 2 1 Logo Công ty Cổ phần Công nghệ Savis
(Nguồn ảnh: Website Savis Group)
*Tóm tắt chặng đường hình thành và phát triển của SAVIS
SAVIS được thành lập vào ngày 04/11/2004 bởi đội ngũ trẻ, đầy tâm huyết và tài năng Sau 7 năm hình thành và phát triển, năm 2011 BLĐ Công ty quyết định tái cấu trúc DN SAVIS được thay đổi định hướng phát triển thành một công ty công nghệ, tập trung nghiên cứu, phát triển sản phẩm giải pháp phần mềm, an ninh bảo mật và dịch vụ CNTT
Sau chặng đường gần 20 năm thành lập và phát triển, SAVIS đã có hệ thống giải pháp dịch vụ ấn tượng như: Văn phòng điện tử Biz Office; giải pháp truyền hình số của Savis; SAVIS e-Gov 1.0; giải pháp số hóa lưu trữ điện tử trên nền tảng Big Data, kho dữ liệu và báo cáo thông minh; là thành viên của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế ICA, tham gia tiêu chuẩn quốc tế về lưu trữ điện tử OAIS và ISO 14721:2012; SAVIS Digital Gov
2.0, SAVIS Mobile Signing/Remote Signing (năm 2021 được chính thức cấp phép cung cấp dịch vụ Remote Signing), SAVIS Mobile ID, SAVIS BPM Paperless; Cung cấp dịch vụ Chứng thực chữ ký số công cộng tại Việt Nam dưới thương hiệu TrustCA; đơn vị đầu tiên cung cấp chứng thu số SHA – 256…
Hiện tại, SAVIS dần khẳng định vị thế của mình thông qua các sản phẩm, dịch vụ và giải thưởng đạt được Đội ngũ cán bộ, nhân viên của công ty đã và đang cố gắng nỗ lực cùng nhau để SAVIS ngày càng phát triển với mục tiêu trở thành top công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam
*Tầm nhìn, sứ mệnh của SAVIS
Tầm nhìn: Với tầm nhìn sâu rộng, SAVIS hướng tới trở thành công ty công nghệ uy tín hàng đầu trong khu vực với năng lực, kinh nghiệm, uy tín và chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp đạt đẳng cấp quốc tế
Sứ mệnh: Bằng tất cả tâm huyết, trí tuệ, kinh nghiệm và lòng nhiệt thành, SAVIS luôn đầu tư nghiên cứu, phát triển, cung cấp các giải pháp và dịch vụ CNTT tiên tiến nhất nhằm đáp ứng các yêu cầu khắt khe và mang lại sự hài lòng cao nhất cho quý khách hàng
Sơ đồ 2 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Công nghệ Savis
Hiện nay, SAVIS là công ty có quy mô lớn với 150 nhân sự Cơ cấu tổ chức của SAVIS được chia ra làm bốn Khối phân theo các đặc thù của chức năng Trong đó,
Phòng HCNS nằm trong khối Back Office đây là khối chịu trách nhiệm trong hành chính, nhân sự; marketing và tài chính, kế toán cho Công ty
2.1.3 Khái quát về Phòng Hành chính Nhân sự
Phòng HCNS có vị trí nằm trong Khối Back Office (BO) của SAVIS, được quy định chức năng, nhiệm vụ như sau:
Phòng HCNS của SAVIS có chức năng tham mưu, hỗ trợ cho BLĐ toàn bộ công tác liên quan đến việc quản lý và tổ chức thực hiện các nội dung về quản lý nhân sự, nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ, quản lý cơ sở vật chất, truyền thông nội bộ cho Công ty
Căn cứ vào chức năng được giao, Phòng HCNS có nhiệm vụ quản lý và tổ chức thực hiện các công tác về:
• Quản lý công tác nhân sự của Công ty
• Quản lý công tác hành chính
• Quản lý cơ sở vật chất cho Công ty
• Phối hợp thực hiện truyền thông nội bộ cho Công ty
• Quản lý hoạt động của nhân sự Phòng HCNS
[Chi tiết chức năng, nhiệm vụ xem tại Phụ lục 2]
Phòng HCNS gồm hai bộ phận Hành chính và bộ phận Nhân sự, đứng đầu là Trưởng phòng HCNS
• Bộ phận Hành chính: chuyên viên Hành chính, Lễ tân, Đội xe và nhân viên Tạp vụ
• Bộ phận Nhân sự: chuyên viên Tuyển dụng và chuyên viên Compensation & Benefits (C&B)
[Sơ đồ cơ cấu và thông tin nhân sự xem chi tiết tại Phụ lục 2]
Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng HCNS Công ty Cổ phần Công nghệ Savis
2.2.1 Tham mưu, tổng hợp trong xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác được xác định là một nhiệm vụ quan trọng của Phòng HCNS Do đó, căn cứ vào nhiệm vụ được giao, Trưởng phòng HCNS hàng năm chủ động chủ trì tham mưu cho BLĐ tổ chức xây dựng các chương trình, kế hoạch sau:
- Kế hoạch công tác năm, quý, tháng của SAVIS;
- Xây dựng chương trình làm việc của BLĐ trong tuần, tháng;
- Kế hoạch tuyển dụng của năm, quý;
- Kế hoạch tổ chức các sự kiện nội bộ của SAVIS;
- Kế hoạch nâng cấp, mua sắm, sửa chữa trang thiết bị làm việc
Các chương trình và kế hoạch trên được ví như “bản đồ”, “kim chỉ nam” giúp lãnh đạo và toàn công ty thực hiện công việc một cách có tổ chức, khoa học, thống nhất nhằm đạt được mục tiêu đề ra Để làm tốt nội dung này, Phòng HCNS đã xác định được các nội dung trọng tâm, trọng điểm cần tập trung giải quyết, thứ tự thời gian thực hiện, phân công cho các phòng ban, cá nhân chủ trì và phối hợp thực hiện Đồng thời dự trù các điều kiện, nguồn lực và đề xuất các giải pháp có tính khả thi để thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong chương trình, kế hoạch a) Kế hoạch năm
Trong nội dung này, Phòng HCNS đặc biệt chú trọng đến xây dựng kế hoạch công tác hàng năm của SAVIS Bởi đây là cơ sở để thực hiện công việc của toàn bộ công ty Các chương trình, kế hoạch khác đều được xây dựng dựa trên khung kế hoạch chung
Do đó, để tham mưu ra được sản phẩm chất lượng, phù hợp với chiến lược phát triển thực tế của SAVIS, Phòng HCNS tích cực phối hợp của các phòng ban để hướng dẫn, tổng hợp, đôn đốc trong triển khai xây dựng kế hoạch
Cụ thể: vào thời điểm sau Tết Dương lịch, BLĐ sẽ tổ chức họp giao ban Trong cuộc họp này, các phòng ban sẽ tổng kết, báo cáo, đánh giá về tình hình hoạt động trong năm vừa qua và lắng nghe ý kiến chỉ đạo mới của BLĐ Đây là cơ sở để các phòng ban xây dựng kế hoạch làm việc trong năm mới của mình
Trong phạm vi nội bộ, Trưởng phòng HCNS chỉ đạo cho chuyên viên hành chính chịu trách nhiệm tham mưu và triển khai xây dựng kế hoạch công tác năm của Phòng Đồng thời, hướng dẫn và đôn đốc các phòng ban khác lập kế hoạch và nộp về Phòng HCNS Sau đó, chuyên viên hành chính tiến hành tổng hợp và lập dự thảo bản kế hoạch công tác năm cho Trưởng phòng HCNS xem xét, Trưởng phòng tiếp tục trình lên cho BLĐ SAVIS xét duyệt Sản phẩm tham mưu cuối cùng của nội dung này là bản kế hoạch công tác năm của Công ty Mới đây, kế hoạch làm việc năm 2024 đã được cụ thể hóa bằng Quyết định số 01/QĐ-SAVIS về việc ban hành Kế hoạch công tác năm 2024 của SAVIS b) Kế hoạch quý, tháng
Sau khi đã tham mưu, tổng hợp trong ban hành kế hoạch làm việc chung trong năm của SAVIS, Phòng HCNS tiếp tục thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn, đôn đốc các phòng ban khác dựa vào kế hoạch chung để xây dựng kế hoạch làm việc cụ thể của phòng ban mình trong năm, quý, tháng
Với kế hoạch quý định kỳ 03 tháng/ 1 lần, vào trước ngày 20 của tháng cuối trong quý và kế hoạch tháng thời gian sẽ từ ngày 28 đến 30/31, chuyên viên hành chính nhắc nhở các phòng ban phải gửi kế hoạch làm việc của tháng tiếp theo về Phòng HCNS Hiện tại, trong phạm vi toàn công ty, bộ phận hành chính chỉ tổng hợp từ kế hoạch tháng trở lên
Bảng 2 1 Thống kê kế hoạch làm việc của SAVIS được ban hành từ năm 2021 đến tháng 12/2023
Kế hoạch năm Kế hoạch quý Kế hoạch tháng
Cùng với đó, Phòng HCNS được lãnh đạo giao trách nhiệm đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện chương trình kế hoạch làm việc Nhiệm vụ này được thực hiện thông qua việc tổng hợp các bản báo báo công việc hàng tháng từ các phòng ban gửi về, trong cuộc họp, nhắc nhở của BLĐ đối với phòng ban đó, …Từ kết quả đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp, Phòng HCNS thực hiện chế độ cập nhật, báo cáo tình hình hoạt động của Công ty cho BLĐ theo định kỳ và đột xuất Dựa trên cơ sở này, tham mưu cho BLĐ các biện pháp nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện công việc trong kế hoạch chung hay những điều chỉnh, cập nhật về nội dung công việc
33 c) Chương trình làm việc của lãnh đạo
Căn cứ vào kế hoạch công tác năm, quý, tháng của Công ty, cùng với sự chỉ đạo của BLĐ và Trưởng phòng HCNS, bộ phận hành chính chịu trách nhiệm tổng hợp và xây dựng chương trình làm việc trong tháng và tuần cho BLĐ Đây là căn cứ để Phòng HCNS có thể tổ chức việc đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động điều hành của BLĐ Đặc biệt, đối với những chuyến đi công tác quan trọng, dựa vào lịch trình làm việc Trưởng phòng HCNS chủ trì chỉ đạo nhân sự tham mưu trong việc xây dựng kế hoạch công tác, dự trù kinh phí và chuẩn bị các thủ tục cần thiết Đồng thời, phối hợp với các phòng ban có liên quan để chuẩn bị tài liệu, báo cáo có liên quan giúp chuyến đi công tác được diễn ra thuận lợi, đạt mục tiêu đề ra trong kế hoạch
Tổng quan, công tác tham mưu, tổng hợp của Phòng HCNS trong xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác đã đạt được những kết quả tích cực, có sự quan tâm, đầu tư bài bản giúp tạo cơ sở để các phòng ban của SAVIS hoạt động thống nhất, khoa học và phối hợp thuận lợi với nhau
2.2.2 Tham mưu, tổng hợp trong tổ chức bộ máy và quản lý nhân sự a) Tham mưu trong tổ chức bộ máy
Tại SAVIS, Trưởng phòng HCNS chủ động tham mưu cho BLĐ về xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty sao cho hiệu quả, tránh cồng kềnh Trong quá trình SAVIS tái cấu trúc DN theo định hướng mới, Trưởng phòng HCNS đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho lãnh đạo về các phương án nhằm kiện toàn bộ máy của công ty, đồng thời đảm bảo cơ cấu tổ chức mới phù hợp với tầm nhìn và đặc trưng của từng nhóm khách hàng mà SAVIS đang cung cấp sản phẩm., dịch vụ
Ngoài tham mưu để hoàn thiện bộ máy tổ chức chung, Phòng HCNS cũng chủ động đề xuất cho lãnh đạo xây dựng cơ cấu tổ chức của nội bộ Phòng HCNS sao cho tối ưu và phù hợp với cơ cấu tổng thể của SAVIS Thực hiện nội dung này, Phòng HCNS dựa vào quy mô của công ty, chức năng, nhiệm vụ của Phòng để làm căn cứ đề xuất Với số lượng nhân sự tại công ty lớn và ngày càng tăng, để có thể đảm bảo chức năng, nhiệm vụ được thực hiện tốt, Trưởng phòng đã đề xuất với Ban Giám đốc xây dựng cơ cấu tổ chức của Phòng HCNS theo mô hình chức năng
Sơ đồ 2 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng HCNS của SAVIS
Các bộ phận của Phòng được chia theo chức năng chuyên môn với bộ phận Hành chính và Bộ phận Nhân sự Cơ cấu tổ chức này được đánh giá dễ hiểu, rõ ràng, tập chung được vào chuyên môn hóa, tránh chồng chéo nhiệm vụ Đồng thời, giúp tăng cường giám sát, kiểm tra và đánh giá hiệu quả công việc của từng vị trí b) Tham mưu, tổng hợp trong quản lý nhân sự
Công tác quản lý nhân sự luôn được BLĐ quan tâm và đánh giá là yếu tố cốt lõi để SAVIS thực hiện được sứ mệnh, tầm nhìn của mình
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về công tác tham mưu, tổng hợp
Trong hoạt động của DN, nhận thức của lãnh đạo là yếu tố có tính quyết định đến điều kiện làm việc, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban Đối với công tác tham mưu, tổng hợp của Phòng HCNS, theo khảo sát 100% nhân sự đánh giá “thiếu sự quan tâm đúng mức của lãnh đạo” là một nguyên nhân dẫn đến những hạn chế của công tác này Do đó, để chất lượng tham mưu, tổng hợp của Phòng HCNS được nâng cao cần phải có sự quan tâm kịp thời từ BLĐ bằng các giải pháp cụ thể như sau:
Nâng cao nhận thức của BLĐ về vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại hơn
Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, thúc đẩy đổi mới và sáng tạo hơn Đổi mới chính sách đãi ngộ phù hợp hơn
Bồi dưỡng kỹ năng nghiệp vụ liên quan đến kỹ năng tham mưu, tổng hợp
Chủ động cập nhật liên quan đến hoạt động tham mưu, tổng hợp
Tăng cường sự phối hợp giữa các Phòng ban
Tăng cường kiểm tra, đánh giá các nội dung tham mưu để kịp thời điều chỉnh
Thứ nhất, sự quan tâm đó trước hết xuất phát từ có nhận thức đúng đắn về vai trò, vị trí của công tác văn phòng nói chung và công tác tham mưu, tổng hợp nói riêng
Chỉ khi nhận thức đúng, mới có căn cứ để chú trọng quan tâm, đầu tư đến các điều kiện cần thiết nhằm đảm bảo chất lượng cho công tác này Đây là yếu tố được 100% nhân sự làm công tác tham mưu, tổng hợp của Phòng HCNS đánh có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của Phòng
Thứ hai, ban hành quy chế hoạt động chính thức của Phòng HCNS Bởi lẽ quy chế này đóng vai trò vô cùng quan trọng nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động của Phòng Đây được xem là “kim chỉ nam” trong việc thực hiện nhiệm vụ, xây dựng các quy trình, thủ tục, quy hoạch nhân sự của Phòng nói chung và công tác tham mưu, tổng hợp nói riêng Đồng thời, giúp các nhân sự thức rõ quyền hạn, trách nhiệm của bản và vận hành Phòng HCNS một cách chuyên nghiệp, thống nhất, bài bản
Thứ ba, từ việc ban hành quy chế hoạt động Phòng HCNS, lãnh đạo chỉ đạo tiếp tục xây dựng quy định về công tác tham mưu, tổng hợp bám sát thực tiễn của SAVIS Quy định này nhằm làm rõ vai trò, nội dung, quy trình thực hiện, khung năng lực tiêu chuẩn của người làm tham mưu và phương pháp đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp Quy định chỉ thực sự có ý nghĩa, khả thi khi được sự quan tâm, hỗ trợ và tạo điều kiện cung cấp các nguồn lực cần thiết để áp dụng hiệu quả quy định trên
Thứ tư, tăng cường kiểm tra, đánh giá hoạt động của Phòng HCNS để kiểm chứng bộ phận này đã làm tốt các chức năng, nhiệm vụ, kế hoạch, mục tiêu đề ra hay có thực hiện tốt những yêu cầu, chỉ đạo của BLĐ đặt ra chưa Thông qua hoạt động này, BLĐ có thể phát hiện hạn chế, sai phạm để kịp thời chấn chỉnh lại Phòng HCNS Ngoài ra, cần đổi mới chế độ đãi ngộ đối với các nhân sự làm tham mưu để kịp thời tuyên dương, khen thưởng khi tập thể, cá nhân của Phòng có thành tích tốt nhằm khích lệ, tạo động lực, phấn đấu trong công việc
Thứ năm, đầu tư kinh phí và khuyến khích và tạo điều kiện để nhân sự làm tham mưu tham gia các khóa học đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao năng lực về công tác văn phòng nói chung và công tác tham mưu, tổng hợp nói riêng Ngoài ra, Công ty có thể mời các giảng viên, chuyên gia uy trong lĩnh vực này để đào tạo, bồi dưỡng thêm nghiệp vụ chuyên môn cho nhân sự
Thứ sáu, ban hành quy chế về phối hợp, cung cấp thông tin giữa các Phòng ban, giúp cho hoạt động về thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin phục vụ cho tham mưu không chỉ riêng Phòng HCNS mà còn các Phòng ban khác được diễn ra thuận tiện
Thực tế cho thấy, nơi nào có sự phối hợp cụ thể, chặt chẽ giữa các phòng ban thì nơi đó các hoạt động tổ chức mới diễn ra chủ động, sáng tạo
Thứ bảy, một trong những hạn chế công tác tham mưu, tổng hợp của Phòng
HCNS xuất phát từ việc trang thiết bị làm việc của nhân viên chưa được áp ứng tốt Chính vì vậy, BLĐ cần nâng cao nhận thức trong công tác hiện đại hóa văn phòng như: xây dựng hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống lưu trữ tài liệu, … Nội dung này không chỉ đem lại hiệu quả trong công việc, tiết kiệm thời gian, công sức của nhân viên, mà còn góp phần xây dựng hình ảnh, uy tín của Công ty Bởi SAVIS là một công ty về CNTT lớn, có cung cấp những sản phẩm và dịch vụ liên quan đến hoạt động văn phòng số, số hóa và lưu trữ điện tử Do đó, khi Công ty xây dựng và áp dụng được công nghệ tự động hóa vào trong công tác này sẽ khẳng định được sự chuyên nghiệp, uy tín của Công ty với nhân viên và với đối tác, khách hàng
Thứ tám, đổi mới phong cách lãnh đạo Khi bước sang nền kinh tế tri thức, mọi lĩnh vực từ xã hội đến kinh tế đã có nhiều biến đổi cơ bản Do đó, ở khía cạnh quản trị các nhà lãnh đạo cũng cần có sự thay đổi tích cực cơ bản để phù hợp với điều kiện xã hội hiện nay Trong một môi trường làm việc, nếu nhà lãnh đạo có tư duy, tư tưởng bảo thủ sẽ là rào cản lớn đối với công tác tham mưu, tổng hợp Các chuyên viên phụ trách tham mưu mang tâm lý ngại đề xuất, thiếu chủ động, đơn thuần chỉ “bảo sao nghe vậy”, không dám đổi mới và sáng tạo trong công tác tham mưu dẫn đến các sản phẩm tham mưu phần lớn mang ý kiến chủ quan, theo lệnh cấp trên Chính vì lẽ đó, để tránh tình trạng trên BLĐ Công ty cần đổi mới phong cách lãnh đạo để góp phần xây dựng môi trường làm việc đề cao dân chủ, chuyên nghiệp, năng động, sáng tạo, khơi dậy tiềm năng của đội ngũ nhân sự và đưa DN phát triển xa hơn trong nền kinh tế tri thức.
Hoàn thiện quy định về công tác tham mưu, tổng hợp
Để có được một quy định hoàn chỉnh về công tác tham mưu, tổng hợp, trước tiên Phòng HCNS cần chủ động tham mưu cho BLĐ trong việc hoàn thiện quy chế hoạt động của Phòng HCNS Quy chế càng rõ ràng, minh bạch, nhân sự sẽ càng dễ nắm bắt được chức năng, nhiệm vụ của bản thân để chủ động thực hiện công việc khoa học, hiệu quả,
60 thống nhất và hạn chế sai sót Để quy chế hoạt động của Phòng HCNS thực sự hiệu quả cần chú ý các vấn đề sau:
• Cơ cấu tổ chức được xây dựng phù hợp và bám sát với cơ cấu tổ chức của SAVIS
• Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng HCNS
• Hoàn thiện mô tả công việc và khung năng lực cho các vị trí trong Phòng HNCS để quy hoạch, tuyển dụng và bố trí nhân sự phù hợp
• Chế độ đãi ngộ và chính sách đào tạo, bồi dưỡng đối với nhân sự của Phòng
• Ban hành các quy định, quy trình để chuẩn hóa trong việc thực hiện các công tác chuyên môn: lập kế hoạch, chương trình công tác; quản lý nhân sự; tuyển dụng, đào tạo; chính sách phúc lợi của nhân sự; văn thư, lưu trữ; lễ tân; quản lý tài sản; tham mưu, tổng hợp; …
• Mối quan hệ giải quyết công việc giữa Phòng HCNS với các Phòng ban khác trong SAVIS
• Xây dựng văn hóa làm việc của nội bộ Phòng, tuy nhiên cần có sự thống nhất với văn hóa của DN và bổ sung, điều chỉnh một số nội dung xuất phát từ tính đặc thù của công việc
* Xây dựng quy định về công tác tham mưu, tổng hợp
Sau khi có quy chế hoạt động chính thức của Phòng HCNS, đây là nền tảng vững chắc để Phòng tiếp tục xây dựng quy định cụ thể riêng cho công tác tham mưu, tổng hợp Như đã phân tích, tham mưu, tổng hợp được đánh giá là chức năng quan trọng hàng đầu trong công tác văn phòng, có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả điều hành, quản lý của lãnh đạo và sự vận hành ổn định của DN Thế nhưng, trên thực tế nhiều bộ phận văn phòng DN chưa có quy định riêng cho công tác này dẫn đến nhân sự phụ trách còn khá lúng túng, thiếu định hướng, thiếu sự phối hợp khi thực hiện nhiệm vụ Để khắc phục thực trạng này và nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp, Phòng HCNS cần chủ trì để soạn thảo và tham mưu cho BLĐ ban hành thêm quy định trong thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp của Phòng Đầu tiên, xác định rõ vai trò, nội dung, nguyên tắc và yêu cầu, trách nhiệm trong tham mưu, tổng hợp So với văn phòng của các CQ Hành chính Nhà nước, Đảng, đơn vị sự nghiệp công lập (gọi tắt là văn phòng cơ quan), thì văn phòng DN (Phòng HCNS) có những sự khác biệt nhất định Phòng HCNS thường tập trung tham mưu cho lãnh đạo giúp ban hành các quyết định, quy định hướng đến mục tiêu cuối cùng là đạt
61 hiệu quả kinh tế và tối ưu hóa lợi nhuận kinh doanh Do đó, căn cứ vào yếu tố này để xác định các nội dung trên thật chính xác, phù hợp với thực tiễn môi trường làm việc
Thứ hai, cụ thể hóa quy trình tham mưu, tổng hợp Thực tế, tùy vào nội dung, tính chất của vấn đề phát sinh sẽ có số lượng các bước tham mưu, tổng hợp khác nhau Tuy nhiên, về nguyên tắc quản trị đòi hỏi cần phải xây dựng quy trình chính thức để nhân sự có căn cứ thực hiện một cách khoa học, không bị lúng túng, thiếu đồng bộ, cẩu thả trong công việc Phòng HCNS có thể xây dựng quy trình tham mưu, tổng hợp dựa trên một số bước cơ bản được tác giả trình bày tại mục “1.2.4 Quy trình tham mưu, tổng hợp của văn phòng” Đồng thời, bổ sung và điều chỉnh thêm một số mục nhằm thống nhất giữa lý luận và thực tiễn ứng dụng tại SAVIS Tại mỗi bước cần diễn giải cụ thể nội dung, trách nhiệm trong thực hiện và phối hợp thực hiện của cá nhân, phòng ban có liên quan
Thứ ba, Phòng HCNS xây dựng khung năng lực tiêu chuẩn đối với người làm tham mưu, tổng hợp, đồng thời tham mưu cho BLĐ bổ sung thêm chế độ đãi ngộ
Có đến 75% nhân sự tham mưu của Phòng đánh giá cần phải đổi mới chính sách đãi ngộ phù hợp hơn Do đó, bổ sung thêm những chính sách đãi ngộ, khen thưởng để tạo động lực làm việc cho đội ngũ nhân sự làm tham mưu là điều cần thiết góp phần hài hòa giữa động lực tinh thần và động lực vật chất
Thứ tư, xây dựng các tiêu chí để kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp Bằng phương pháp KPIs đang được SAVIS triển khai, Phòng có thể xác định thêm một số tiêu chí, chỉ số cụ thể liên quan đến công tác tham mưu, tổng hợp để đưa vào bảng đánh giá Đối với sản phẩm tham mưu, cần thường xuyên tổ chức đánh giá bằng phương pháp 360 độ, lấy ý kiến khảo sát để đo lường hiệu quả và mức độ hài lòng của người chịu tác động của sản phẩm tham mưu đó Đây cũng chính là cơ sở để lãnh đạo và nhân sự làm tham mưu kịp thời phát hiện hạn chế, rà soát và điều chỉnh sản phẩm tham mưu lỗi thời, không phù hợp với giai đoạn phát triển của DN.
Xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhân sự làm công tác tham mưu, tổng hợp chuyên nghiệp, sáng tạo
Muốn công tác tham mưu, tổng hợp đạt hiệu quả, chất lượng cần có những người tham mưu tốt Để có được đội ngũ làm công tác tham mưu tốt, cần triển khai một số phương pháp cụ thể như:
62 Đầu tiên, hoàn thiện xây dựng khung năng lực cho nhân sự làm công tác tham mưu của Phòng HCNS tại SAVIS Khung năng lực được ví như một điểm tựa vững chắc giúp DN trước hết tuyển chọn được nhân sự có khả năng đáp ứng được yêu cầu vị trí công việc, tiếp đến phục vụ cho công tác quy hoạch kế thừa, đào tạo, phát triển và cuối cùng là căn cứ để đánh giá hiệu quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ Vì vậy, hoàn thiện khung năng lực chính là chìa khóa để tạo dựng được đội ngũ nhân sự làm tham mưu theo hướng chuyên nghiệp, sáng tạo
Bên cạnh việc phù hợp với môi trường và văn hóa DN của SAVIS, có thể thử nghiệm xây dựng khung năng lực dựa trên 03 yếu tố cơ bản cấu thành năng lực tham mưu, tổng hợp mà tác giả đã trình bày tại Chương 1 của Khóa luận này, bao gồm:
• Kiến thức: nhóm kiến thức xã hội (tri thức về các nền tảng lý luận khoa học, kiến thức cơ bản về pháp luật kinh doanh, pháp luật về DN …) và nhóm kiến thức chuyên môn (các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn; cơ sở lý luận về công tác văn phòng; cơ sở lý luận về tham mưu, tổng hợp của văn phòng, …)
• Kỹ năng: nhóm kỹ năng thu thập, xử lý thông tin; nhóm kỹ năng xây dựng phương án giải quyết vấn đề tham mưu và nhóm kỹ năng hoàn thành sản phẩm tham mưu
• Thái độ cốt lõi: trong nội dung này tác giả đề xuất thái độ cốt lõi là năng lực đáp ứng các nguyên tắc, yêu cầu cơ bản đề ra trong tham mưu, tổng hợp tại mục 1.2.5 của Khóa luận Đồng thời, bổ sung thêm một số tiêu chí chủ động, chính trực, tích cực đổi mới, sáng tạo trong công việc…
Tiếp theo, chú trọng ở khâu tuyển dụng để chọn ra người có trình độ, năng lực, phẩm chất phù hợp với công việc, với môi trường làm việc tại SAVIS Cùng với đó, bản tiêu chuẩn và mô tả công việc cần rõ ràng, cụ thể để các ứng viên xem mức độ phù hợp và người tuyển có cơ sở để dễ dàng tuyển chọn
Kế tiếp, tích cực tham mưu cho BLĐ để tăng cường chương trình đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ nhân sự làm tham mưu của Phòng HCNS Xã hội ngày càng phát triển song song với đó nhiều vấn đề mới phát sinh và phức tạp hơn Các vấn đề này đòi hỏi người làm tham mưu phải có trình độ chuyên môn cao, tầm nhìn rộng, tư duy nhạy bén và vận dụng linh hoạt, sáng tạo các kỹ năng để giải quyết vấn đề hiệu quả Phòng HCNS đồng thời thực hiện nhiệm vụ tham mưu trong quản lý hành chính và nhân sự
63 cho Công ty Đây là hai vấn đề quan trọng cốt lõi để DN có thể vận hành và phát triển bền vững Do đó, việc đầu tư và chú trọng đến tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cho nhân sự làm tham mưu là điều thiết yếu Mục đích cuối cùng của công tác này nhằm hoàn thiện năng lực, tăng cường tính chủ động, sáng tạo, linh họat để tiến đến phong cách làm việc chuyên nghiệp, chất lượng cao của đội ngũ tham mưu
Công ty có thể kết hợp đào tạo nội bộ và mời chuyên gia, giảng viên để bồi dưỡng đào tạo ngắn hạn, nâng cao trình độ theo yêu cầu của khung năng lực tham mưu, tổng hợp Song song với đào tạo về kiến thức, thái độ, cần đặc biệt tập trung vào các kỹ năng tham mưu để có bước chuyển về “chất” trong xây dựng đội ngũ tham mưu của Phòng Thông qua khảo sát, có thể thấy hạn chế trong kỹ năng tham mưu là nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác tham mưu, tổng hợp Cụ thể, trên cơ sở tổng số các kỹ năng được tác giả khảo sát, “lắng nghe” và “thuyết phục” là hai kỹ năng nhân sự chưa tự tin nhất khi thực hiện nhiệm vụ tham mưu Vì vậy, bồi dưỡng nhiều hơn hai kỹ năng này nhằm nâng cao chất lượng tham mưu là điều cần thiết
Cuối cùng, HCNS chủ động tham mưu trong trang bị hoặc tổ chức soạn thảo tài liệu nội bộ về công tác tham mưu, tổng hợp của Phòng HCNS tại SAVIS Tài liệu này sẽ cung cấp cơ sở lý luận trong công tác tham mưu, tổng hợp và phục vụ trong việc đào tạo, bồi dưỡng nội bộ cho nhân sự
*Đối với người làm công tác tham mưu, tổng hợp:
Thứ nhất, tham mưu là công việc khó do đó đòi hỏi người làm công tác tham mưu phải nghiên cứu, cập nhật kiến thức thường xuyên để nắm vững cơ sở lý luận về chuyên môn về công tác văn phòng nói chung và tham mưu, tổng hợp nói riêng Như lời dạy của Bác “Thực hành sinh ra hiểu biết, hiểu biết tiến lên lý luận, lý luận lãnh đạo thực hành” Có thể thấy, việc trau dồi cơ sở lý luận sẽ giúp người tham mưu có căn cứ khoa học vững chắc để vận dụng kiến thức giải quyết linh hoạt các vấn đề phát sinh trong công việc
Thứ hai, cần tăng cường ý thức tích cực học tập, không ngừng rèn luyện để nâng cao trình độ Bởi lẽ tri thức là nền tảng quan trọng để hình thành phong cách làm việc khoa học, là chìa khóa để nhân sự thích ứng với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ hiện đại Người tham mưu cần tiếp thu những giá trị của thời đại, thích ứng với điều kiện mới, để trở thành “cánh tay đắc lực”, “bộ não thứ hai” của BLĐ, tham gia vào toàn
64 bộ quá trình phát hiện vấn đề, xác định nội dung cần giải quyết, tập hợp trí tuệ để xây dựng các phương án đề xuất, trình bày, thuyết phục, phản biện, điều chỉnh, …
Thứ ba, thường xuyên cập nhật kịp thời các văn bản của Nhà nước; Luật Doanh nghiệp, các quy định liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ Đồng thời, có sự am hiểu nhất định về lĩnh vực mà DN đang hoạt động Chỉ khi có sự am hiểu thì tham mưu mới có giá trị thực tiễn, khách quan, không xa rời thực tế DN, nhất là với DN trong lĩnh vực CNTT
Xây dựng môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp
Để phát huy được năng lực và tinh thần sáng tạo, đổi mới của nhân sự làm công tác tham mưu, điều kiện tiên quyết là cần phải xây dựng một môi trường làm việc tốt Tác giả đề xuất một số giải pháp mang tính gợi mở như sau:
- Xây dựng và duy trì văn hóa DN tích cực, cởi mở để nhân sự làm tham mưu mạnh dạn phát biểu quan điểm, phản biện với những vấn đề phát sinh trong công việc Đồng thời, được BLĐ và quản lý tôn trọng, lắng nghe, khuyến khích và cổ vũ trong thực hiện công việc
- Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, khoa học, hiện đại giúp tạo điều kiện thuận lợi cho nhân sự trong việc triển khai thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn: trao đổi thông tin; thu thập, xử lý; tổng hợp; báo cáo; tổ chức thực hiện công việc và có sự phối hợp tích cực từ các phòng ban, cá nhân liên quan
- Môi trường làm việc mà ở đó nhân sự tham mưu có cơ hội khẳng định vai trò, vị thế của bản thân thông qua năng lực chuyên môn nói chung và năng lực tham mưu, tổng hợp nói riêng Từ đó nâng cao khả năng phát triển, thăng tiến trong công việc
- Môi trường làm việc được khuyến khích học tập, rèn luyện để hoàn thiện và nâng cao năng lực của bản thân Cùng với đó, có hệ thống chính sách, phúc lợi hợp lý để thu hút, giữ chân nguồn nhân lực chất lượng cống hiến lâu dài tại Công ty Với áp lực xã hội và công việc ngày càng lớn, chỉ khi cân bằng được lợi ích vật chất và lợi ích tinh thần, nhân sự mới yên tâm với công việc, tích cực, hăng hái, có động lực để sáng tạo trong chức năng, nhiệm vụ Do đó, cần có sự chỉ đạo về cập nhật, đổi mới thường xuyên chính sách lương thưởng, chế độ đãi ngộ thỏa đáng với từng vị trí, chức danh công việc
- Môi trường với không gian làm việc được bố trí, sắp xếp phù hợp, thoáng mát, đầy đủ ánh sáng, tạo cảm giác thoải mái, khích thích tư duy sáng tạo của nhân sự
- Xây dựng môi trường hiện đại, được đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo nhân sự tham mưu có thể hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả hơn Tích cực áp dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào các hoạt động văn thư, lưu trữ, thống kê, quản lý nhân sự, …
Hiện đại hóa văn phòng
3.5.1 Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị
Công tác văn phòng nói chung và công tác tham mưu, tổng hợp nói riêng đều cần có đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc để hỗ trợ khi thực hiện nhiệm vụ Bộ phận hành chính cần tiếp tục tham mưu với Trưởng phòng HCNS và Ban GĐ về vấn đề đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại trong văn phòng để đảm bảo thực hiện công việc hiệu quả hơn Cụ thể:
- Mua sắm, nâng cấp và sửa chữa các trang thiết bị văn phòng như máy tính, máy photo, tủ đựng hồ sở, … đã sử dụng lâu năm, bị xuống cấp
- Nâng cấp hệ thống mạng LAN để đảm bảo an toàn, hiệu quả trong quá trình quản lý thông tin nội bộ, tránh bị gián đoạn Internet khi đang làm việc
- Đầu tư cơ sở vật chất, phương tiện làm việc, đảm bảo trang thiết bị phục vụ tốt như cầu thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin
- Phòng HCNS cần chỉ đạo thực hiện tốt công tác quản lý, sử dụng các trang thiết bị, tài sản phục vụ trong công việc Phân công rõ trách nhiệm trong quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị Đồng thời, nâng cao ý thức, trách nhiệm của nhân viên trong việc sử dụng tài sản, cơ sở vật chất
3.5.2 Ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng
Hiện nay, trong thời đại CNTT phát triển mạnh mẽ, len lỏi vào mọi lĩnh vực trong xã hội, trong đó có công tác văn phòng và tham mưu, tổng hợp Việc ứng dụng CNTT sẽ giúp nâng cao hiệu quả thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin; tăng cường khả năng phân tích, dự báo; thuận tiện trong chỉ đạo, phối hợp, trao đổi thông tin Từ đó, có các phương án đề xuất cho lãnh đạo kịp thời, chính xác, khả thi Do đó, cần nhanh chóng chọn lọc và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ phù hợp vào công tác văn phòng nói chung và công tác tham mưu, tổng hợp nói riêng Đầu tiên, đẩy mạnh hơn nữa việc ứng dụng công nghệ tiên tiến vào quản lý công tác văn phòng để tạo thuận lợi cho nhân sự Phòng HCNS nói riêng và toàn Công ty nói chung trong việc triển khai thực hiện công việc hàng ngày
Tiếp theo, tăng cường ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm bảo vệ, quản lý thông tin và tài liệu lưu trữ một cách thống nhất, khoa học và bảo mật hơn Hiện nay, công tác này văn thư, lưu trữ tại SAVIS vẫn còn một số hạn chế cần được nhanh chóng khắc phục và hoàn thiện Trong khi đó, số hóa và lưu trữ điện tử được đánh giá là một trong những thế mạnh của SAVIS, đây chính là điều kiện thuận lợi để Phòng
HCNS tham mưu cho BLĐ áp dụng dịch vụ, sản phẩm của chính doanh nghiệp vào quản lý công tác này Ngoài ra, đẩy mạnh số hóa, lưu trữ tài liệu điện tử sẽ tạo tiền đề trong việc thực hiện đề xuất xây dựng và áp dụng phần mềm quản lý công việc cho SAVIS
Kế tiếp, thông qua nghiên cứu, khảo sát cho thấy, các nghiệp vụ trong công tác văn phòng tại Phòng HCNS được thực hiện rời rạc, chưa đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ Trong 14 nguyên tắc quản lý hành chính, Henry Fayol luôn nhấn mạnh đến tính thống nhất trong điều hành và thực hiện công việc Bởi lẽ muốn quản trị tốt cần phải có một hệ thống thống nhất để phổ biến, áp dụng, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá công việc Vì vậy, Phòng HCNS cần tăng cường tham mưu cho BLĐ trong việc đầu tiên nguồn lực phục vụ hoạt động chuyển đổi số văn phòng nhằm hướng đến chuẩn hóa công việc và tối ưu hóa chi phí vận hành DN
- Trước hết, cần triển khai trang bị một phần mềm quản lý công việc trên một nền tảng duy nhất Nền tảng này sẽ được tích hợp các chức năng quản trị công việc, quản trị nhân sự và quản lý hệ thống thông tin Nhờ đó, các luồng thông tin từ trên xuống, từ dưới lên, giữa các Phòng ban, bộ phận và cá nhân sẽ đảm bảo được tính nhanh chóng, xuyên suốt, đồng bộ, kịp thời và bảo mật Từ đó, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập, đánh giá, tổng hợp, báo cáo và tham mưu của Phòng HCNS
- Hiện nay trên thị trường đã có nhiều sản phẩm quản lý công việc như: Base, 1Office, CloundOffice, … Những nền tảng này sẽ cung cấp bộ công cụ hỗ trợ quản lý, thực hiện các nghiệp vụ từ chuẩn hóa quy trình công việc, giao việc, phê duyệt tờ trình; đến quản lý tài liệu, đánh giá hiệu quả công việc, quản lý nhân sự, giao tiếp nội bộ, một cách có hệ thống, tập trung, hiệu quả và nhanh chóng Tuy nhiên, phương án này sẽ mang lại một số thách thức về kinh phí đầu tư và với một công ty công nghệ sẽ không đảm bảo an toàn bảo mật thông tin
- Vì vậy, SAVIS có thể triển khai dự án xây dựng giải pháp “Văn phòng số” do chính nội bộ Công ty thực hiện Dự án này đòi hỏi cần đầu tư chi phí, nhân lực, thời gian để hoàn hiện, nhưng nếu SAVIS xây dựng và áp dụng thành công sẽ mang lại những ưu điểm lớn Đầu tiên, giúp công tác vận hành DN được hiện đại, chuẩn hóa và tối ưu Tiếp đến, công việc được quản lý và thực hiện khoa học, hiệu quả, dễ dàng theo dõi, đánh giá và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng Bên cạnh đó, việc tự động hóa các quy trình công việc giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí vận hành Đồng thời, tăng cường phối hợp giữa các phòng ban, cá nhân Điều quan trọng nhất, vẫn đảm bảo được yêu cầu về
68 bảo mật thông tin của Công ty Ngoài ra, khi áp dụng thành công SAVIS đóng vai trò như một người dùng dịch vụ, trải nghiệm và đưa ra những phản hồi để phần mềm được hoàn thiện hơn Từ đó, SAVIS có thể biến dự án này thành một sản phẩm, dịch vụ có thể cung cấp cho khách hàng
3.5.3 Tăng cường ứng dụng ISO 9001:2015 vào công tác tham mưu, tổng hợp
Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO giúp xây dựng quy trình làm việc khoa học, bài bản, nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc Nhờ đó, lãnh đạo và nhân sự có thể dễ dàng nắm bắt, thực hiện và kiểm tra công việc chính xác hơn Hiện tại, SAVIS đã có quy định cơ bản về việc tuân thủ ISO trong công việc thường ngày Tuy nhiên, việc ứng dụng tiêu chuẩn này vào công tác tham mưu, tổng hợp vẫn còn chưa triệt để Xuất phát từ nguyên nhân thiếu quy định, quy trình cụ thể trong tham mưu, tổng hợp Chính vì lẽ đó, trên cơ sở hệ thống ISO 9001:2015 do Công ty quy định, Phòng HCNS cần nhanh chóng tiến hành xây dựng các quy định, quy trình của công tác tham mưu, tổng hợp để nhiệm vụ được giao được xử lý khoa học hợp lý, đồng thời xác định rõ việc, rõ người, rõ cách thức thực hiện, … Từ đó, đảm bảo cơ sở, căn cứ để quản lý, lãnh đạo kiểm tra, kiểm soát quá trình giải quyết công việc
Trên cơ sở thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp còn tồn tại một số hạn chế gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc Tại Chương 3, tác giả đã đưa ra hệ thống giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của Phòng HCNS gồm: nâng cao nhận thức của lãnh đạo về công tác tham mưu, tổng hơp; xây dựng quy định cho công tác này; xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhân sự làm công tác tham mưu, tổng hợp chuyên nghiệp; đồng thời tiến hành hiện đại hóa văn phòng, đặc biệt là công tác tham mưu, tổng hợp Những giải pháp được tác giả đưa ra mang tính gợi ý, gợi mở với hy vọng có thể trở thành cơ sở để Phòng HCNS của SAVIS nghiên cứu, áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp
Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp được ví như “bộ não thứ hai” của lãnh đạo thông qua chức năng tham mưu, tổng hợp Tham mưu và tổng hợp là hai hoạt động có mối quan hệ tương hỗ, mật thiết không thể tách rời nhau Chỉ trên cơ sở kết quả tổng hợp, mới có đầy đủ thông tin để thực hiện chức năng tham mưu một cách chính xác và hiệu quả Phòng HCNS của Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS với vị trí đầu mối thông tin, thông qua chức năng tham mưu, tổng hợp đã giúp BLĐ nắm bắt tình hình thực tế, đưa ra được các quyết định kịp thời nhằm góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty Trên cơ sở kiến thức đã được tiếp trên giảng đường đại học cũng như thông qua quá trình khảo sát trực tiếp tại SAVIS, tác giả đã lựa chọn “Công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, Hà Nội” để làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình Sau quá trình nghiên cứu, đề tài đã đạt được một số mục tiêu đặt ra như sau:
