vẽ biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu cho hoạt động quản lý nhân sự

Trong số đó, hệ thống thông tin quản lý nhân sự đóng vai trò quantrọng, giúp các tổ chức, doanh nghiệp quản lý một cách hiệu quả các nguồn lực conngười của mình.. Quản lýnhân sự có thể á

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA: KINH TẾ

-🙞🙞🙞🙞🙞 -BÁO CÁ O THẢO LUẬN HỌC PHẦN HỆ THỐ NG THÔNG TIN QUẢ N LÝ

Đề tài : Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ

liệu cho hoạt động quản lý nhân sự

Giảng viên hướng dẫn : Trần Thi

̣Nhung Nhóm thực hiện 12

Mã lớp học phần : 232_ECIT0311_02

HÀ NỘI, 2024

DANH SÁCH THÀNH VIÊN VÀ ĐÁNH GIÁ THẢO LUẬN

sở lý thuyết +thuyết trình

Hoàn thành

nhiêṃ

vu ̣

6 Vũ Văn Phát

thuyết trình + cơsở lý thuyết + tổnghơp̣ word

Hoàn thành

nhiêṃ

vu ̣

Mục Lục

Lời mở đầu 4

A.Lý thuyết 5

I Một số khái niệm cơ bản 5

1 Khái niệm liên quan đến hệ thống thông tin quản lý 5

Khái niệm chung về hệ thống quản lý nhân sự 5

Tình trạng ứng dụng HTTT quản lý nhân sự hiện nay 8

II Lý thuyết công cụ xây dựng biểu đồ 9

1 Biểu đồ phân cấp chức năng 9

2 Biểu đồ luồng dữ liệu 11

B.BÀ I TÂP̣ 14

I Mô tả tóm lược quá trình quản lý nhân sự 14

II Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng 15

III Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu 16

1 Các tác nhân ngoài và kho dữ liệu 16

2 Biểu đồ luồng dữ liệu 17

2.1 BLD mức cảnh 17

2.2 BLD mức đỉnh 17

2.3 BLD mức dưới đỉnh 18

Kết Luận 21

Tài Liệu Tham Khảo 22

Lời mở đầu

Trong thời đại thông tin số, việc áp dụng công nghệ vào quản lý doanh nghiệp

đã trở thành xu hướng tất yếu, đem lại hiệu quả đáng kể trong việc tối ưu hoá các hoạtđộng doanh nghiệp Trong số đó, hệ thống thông tin quản lý nhân sự đóng vai trò quantrọng, giúp các tổ chức, doanh nghiệp quản lý một cách hiệu quả các nguồn lực conngười của mình HTTT quản lý nhân sự không chỉ hỗ trợ việc lưu trữ, quản lý hồ sơnhân viên mà còn giúp tối ưu hóa các quy trình liên quan đến chấm công, tính lương,thưởng và các phúc lợi khác cho nhân viên

Chính vì vậy, việc nghiên cứu và phân tích HTTT quản lý nhân sự trở nên cầnthiết, giúp hiểu rõ hơn về cấu trúc và các hoạt động chính của hệ thống này Đề tài này

sẽ đưa ra cái nhìn toàn diện về khái niệm, lý thuyết liên quan đến hệ thống thông tinquản lý nhân sự và áp dụng thực tiễn của nó trong các tổ chức hiện nay Qua đó, chúng

ta có thể hiểu rõ hơn về lợi ích cũng như thách thức trong việc triển khai và sử dụng hệthống này trong thực tiễn

A.Lý thuyết

I Một số khái niệm cơ bản

1 Khái niệm liên quan đến hệ thống thông tin quản lý

1.1 Hệ thống

Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có mối quan hệ tươngtác, ràng buộc lẫn nhau, cùng phối hợp hoạt động để đạt được một mục tiêu chung.Các phần tử trọng một hệ thống có thể là vật chất hoặc phi vật chất như con người,máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc hoạt động, quy trình xử lý,

Khái niệm hệ thống được sử dụng nhiều trong cuộc sống hàng ngày như hệthống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống giáo dục, hệ thống y tế,

Mục đích của hệ thống: Hệ thống tồn tại và phát triển được khi nó có mục đíchhay nó có thể tạo ra giá trị sử dụng cho một hoặc một số đối tượng nào đó Ví dụ: Một

tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh tồn tại và phát triển được khi tổ chức, doanh nghiệp

đó làm ra sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng và được khách hàng chấp nhận.Tất cả các hệ thống đang tồn tại và phát triển đều có mục đích nhằm phục vụ cho mộthay một số đối tượng cụ thể Sự tồn tại và phát triển của một hệ thống càng lâu càngchứng tỏ hệ thống đó là cần thiết và quan trọng trong đời sống xã hội

1.2 Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễnthông, con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyềnphát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin hỗ trợ việc raquyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt độngtrong một tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vàocác công cụ thủ công như giấy, bút, thước, tủ hồ sơ, còn hệ thống thông tin hiện đại

là hệ thống tự động hóa dựa vào mạng máy tính và các thiết bị công nghệ khác

1.3 Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của

tổ chức] Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánhgiá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạnthảo các quyết định trong tổ chức

2 Khái niệm chung về hệ thống quản lý nhân sự

2.1 Quản lý nhân lực

Nhân lực : Bất cứ tổ chức nào cũng được tạo thành bởi các thành viên là con ngườihay nguồn nhân lực của nó Do đó, có thể nói nguồn nhân lực của một tổ chức baogồm tất cả những người lao động làm việc trong tổ chức đó, còn nhân lực được hiểu lànguồn lực của mỗi con người mà nguồn lực này gồm có thể lực và trí

Quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự hay quản lý nhân lực là sự khai thác và sử dụngnguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả Quản lýnhân sự có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực không riêng gì trong sản xuất kinh doanh.Tiếp cận theo chức năng quản lý thì quản lý nhân lực là hoạt động hoạch định, tổ chức,chỉ huy và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc thu hút, sử dụng và phát triểncon người

Mục tiêu quản lý nhân sự là có thể quản lý nhân viên một cách tốt nhất, hiệu quảnhất Đó không chỉ là quản lý về lương, thưởng mà còn là quản lý hồ sơ, quản lý quátrình công tác,

Tác dụng của quản lý nhân sự có thể đề cập đến: quản lý nhân sự góp phần vàoviệc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động Mỗi công ty hoạt độngđược đều phải có các phòng ban, có cấp trên, cấp dưới, chính vì vậy công tác quản lýnhân sự tạo ra một bầu không khí cho doanh nghiệp, công ty, giúp công ty hoạt động

và phát triển Đây có thể coi là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của côngty

 Vai trò, ý nghĩa của quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của công ty bởi

nó phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực (vốn, cơ

sở vật chất, tiến bộ khoa học kỹ thuật, người lao động), các yếu tố này có mối quan hệmật thiết và tác động qua lại với nhau Quản lý nhân lực cũng là yếu tố giúp ta nhậnbiết được một tổ chức hoạt động tốt hay không hoạt động tốt, thành công hay khôngthành công Một khi con người được sắp xếp, bố trí tương xứng với công việc sẽ giúpcho công ty thực hiện với hiệu quả cao và đạt được sự thỏa mãn của nhân viên, duy trìđược những nhân viên có hiệu quả ở mức cao và hạ thấp sự vắng mặt Trong trườnghợp công ty có công tác quản lý nhân sự không tốt thì không phát huy được hết cơ hộicho từng nhân viên từ đó làm giảm hiệu quả kinh doanh của công ty

Quản lý nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề laođộng Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đếnmột mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do họlàm ra Quản lý nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nàocũng cần phải có bộ phận nhân sự Đây là một thành tố quan trọng của chức năng quảntrị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức, nó hiện diện ởkhắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên dưới quyền vì thế đềuphải có quản lý nhân sự Quản lý nhân sự có vai trò to lớn đối với hoạt động kinhdoanh của một doanh nghiệp, nó là hoạt động bề sâu chìm bên trong doanh nghiệpnhưng lại quyết định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Các chức năng chính của hệ thống quản lý nhân sự

- Tuyển dụng nhân sự : Tuyển dụng nhân sự là khâu quan trọng để tìm những ứng viênphù hợp nhất với vị trí công việc, bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm thực hiệnmục tiêu của công ty

- Tổ chức hoạt động bố trí và sử dụng nhân lực : Bố trí và sử dụng nhân lực của công

ty là quá trình bố trí, sắp đặt nhân lực vào các vị trí và khai thác tối đa năng lực làmviệc của nhân lực nhằm thực hiện có hiệu quả chiến lược và mục tiêu của doanhnghiệp

- Tổ chức hoạt động đào tạo và phát triển nhân lực : Đào tạo và phát triển nhân lực làquá trình cung cấp kiến thức, hoàn thiện kỹ năng, rèn luyện các phẩm chất nghềnghiệp cho nhân sự để họ có thể thực hiện tốt công việc hiện tại và tương lai Quytrình thực hiện bao gồm: Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nhân lực, xây dự kếhoạch đào tạo và phát triển nhân lực, triển khai thực hiện đào tạo và phát triển nhânlực, đánh giá kết quả đào tạo và phát triển nhân lực

- Tổ chức hoạt động đánh giá thực hiện công việc : Đánh giá thực hiện công việc làquá trình thu nhận và xử lý thông tin về quá trình và kết quả thực hiện công việc củanhân viên để đưa ra những nhận định chính xác về mức độ hoàn thành công việc củanhân viên trong một thời gian nhất định

2.2 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Đối với bất cứ tổ chức nào, việc quản lý nhân sự là một công tác quan trọng ảnhhưởng trực tiếp đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Việc đưa hệ thống thôngtin quản lý nhân sự vào quá trình quản trị đội ngũ không còn là điều mới lạ nữa, nhiềudoanh nghiệp đã dần triển khai và phát huy được các thế mạnh của nguồn lực chínhmột cách hiệu quả.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin bao gồm tất cả những quyếtđịnh và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạtđộng, sa thải nhân viên trong doanh nghiệp, v.v ) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữadoanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp Ta có thể thấy rằng, hệ thốngthông tin nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch chiến thuật và chiếnlược bằng cách cung cấp cho người dùng những công cụ dùng để dự báo, phân tích,truy vấn và thực hiện những hoạt động quản trị nhân lực khác

· Vai trò của hệ thống thông tin quản lý nhân sự :

Thứ nhất, hệ thống thông tin quản lý nhân sự chính là thu hút, xây dựng, pháttriển, sử dụng, đánh giá và đảm bảo giữ gìn nguồn nhân lực Hệ thống hỗ trợ công tácquản lý phù hợp với các yêu cầu trong công việc về chất lượng cũng như số lượng Vaitrò này được thể hiện rõ hơn thông qua các doanh nghiệp với hoạt động sản xuất kinhdoanh hàng hoá và dịch vụ

Thứ hai, tạo nên lợi thế cạnh tranh trên thị trường lao động Điều ảnh hưởngtrực tiếp đến sự thành công trong quá trình phát triển của doanh nghiệp và tạo nên lợithế chính là yếu tố nguồn nhân lực Do đó, một doanh nghiệp có hệ thống thông tinquản trị nhân lực tốt là một điều vô cùng quan trọng và góp phần tạo nên những quyếtđịnh mạnh mẽ, chính xác hơn Khi có nguồn nhân lực tốt, hoạt động kinh doanh và sảnxuất của doanh nghiệp sẽ trở nên mượt mà và trơn tru Tốc độ nhanh hay chậm đều tùythuộc vào đội ngũ của tổ chức có làm tốt hay không Với một doanh nghiệp sở hữu hệthống thông tin nguồn nhân lực tốt, về lâu dài trong quá trình hoạt động, công tác quảntrị nhân sự được cải thiện rõ rệt Tổ chức đó dễ dàng tạo ra được đội ngũ lao độngnhiệt huyết, chăm chỉ và có xu hướng gắn bó lâu dài với doanh nghiệp

Nguồn lực con người là nguồn tài nguyên quan trọng bậc nhất đối với sự tồn tại, pháttriển của mỗi tổ chức, doanh nghiệp Để tạo lập và duy trì được một đội ngũ nhân sựvững mạnh yêu cầu ban quản lý nhân sự của công ty phải có cách thức quản lý tốt, tạođiều kiện cho các cá nhân trong tập thể phát huy được khả năng của mình, đồng thờiviệc quản lý tốt cũng thể hiện được sự quan tâm, động viên của lãnh đạo đối với các cánhân trong tập thể, tạo những điều kiện cần thiết giúp các cá nhân hoàn thiện mình Do

đó, nhu cầu cần có một hệ thống thông tin quản lý nhân sự là rất cần thiết, nhằm khắcphục những khuyết điểm trong việc quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công, đảmbảo cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu của quản lý cấp trên nhằm hoànthành tốt kế hoạch và nhiệm vụ của công ty trong từng giai đoạn

HTTT quản lý nhân sự của một doanh nghiệp là hệ thống phản ánh đầy đủ và toàndiện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng lao động Nhờ những thông tin mà

hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp, ban lãnh đạo và những nhà quản lý củacông ty có thể dễ dàng theo dõi tình hình nhân sự về mọi mặt của các cán bộ, nhânviên một cách nhanh chóng, chính xác Như vậy, HTTT quản lý nhân sự giúp tiết kiệmsức người, sức của, thời gian và chi phí trong các quá trình tiếp xúc giữa lãnh đạo,người quản lý với nhân viên

· Chức năng của hệ thống thông tin quản trị nhân sự

Hệ thống thông tin nhân sự cho phép người dùng nắm được các thông tin liênquan đến trách nhiệm, quyền lợi của đội ngũ nhân viên, hỗ trợ công tác quản trị đạthiệu quả cao Hệ thống này hỗ trợ tổ chức huy động nguồn nhân lực và sử dụng hiệuquả nguồn lực đó sao cho phù hợp nhất Hệ thống thông tin quản trị nhân lực khôngnhững hỗ trợ bộ phận nhân sự lưu giữ thông tin nhân viên, tạo lập báo cáo theo định

kỳ mà còn hỗ trợ xây dựng chiến lược với các công cụ dự báo, mô phỏng và phân tíchnguồn nhân lực Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có các chức năng:

- Tuyển chọn ứng viên phù hợp

- Đánh giá chất lượng ứng viên và nhân sự tổ chức

- Lựa chọn, đề cử, thực hiện luân chuyển nhân sự khi cần thiết

- Quản lý lương, thưởng, bảo hiểm, trợ cấp khác của đội ngũ lao động

- Đưa ra các cảnh báo cho bộ phận quản lý theo như yêu cầu

- Thiết lập kế hoạch dài hạn và ngắn hạn về nhu cầu nguồn nhân lực

- Đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự

Hệ thống thông tin quản trị nhân lực của doanh nghiệp sẽ giúp tổ chức phản ánh đầy đủ và toàn diện về những tiềm năng của đội ngũ lao động: thể lực và trí lực

3 Tình trạng ứng dụng HTTT quản lý nhân sự hiện nay

Hiện nay, các ứng dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự đang trở nên phổbiến rộng rãi, việc tự động hóa mà nó mang lại giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa và

dự báo nhận sự chính xác

Theo báo cáo công bố mới đây của Công ty InnoLab Asia ở TP.HCM, thịtrường HR Tech tại Việt Nam được định giá khoảng 27,49 triệu USD trong năm 2021

và ước đạt 4 tỉ USD vào năm 2045 với tốc độ tăng trưởng kép hằng năm đạt 22,81%

do nhu cầu đang tăng

Khi nhu cầu nhân lực có trình độ cao và nhiều kinh nghiệm ngày càng tăng ởcác doanh nghiệp, thị trường HR Tech cũng mở rộng rất nhanh

Tới nay, hơn 88% doanh nghiệp toàn cầu đã bắt đầu ứng dụng trí tuệ nhân tạo(AI) trong quản lý nhân sự, trong đó khoảng 44% sử dụng AI hỗ trợ rà soát và chọnlọc ứng viên tiềm năng Đáng nói họ đã giảm chi phí lên tới 75% Theo nghiên cứu củatrang LinkedIn, 66% quản lý nhân sự hoặc nhà tuyển dụng đã đánh giá tích cực vềhiệu quả của HR Tech ứng dụng AI

Với việc trong số hơn 3.800 start-up tại Việt Nam có tới 90% thất bại ngaytrong năm đầu tiên chủ yếu vì khủng hoảng nhân sự, có thể hiểu vấn đề nhân sự quantrọng thế nào và vì sao nhu cầu HR Tech ngày càng tăng

Theo khảo sát do trang TopCV thực hiện tại Việt Nam, hơn 41,8% cho biếtđang áp dụng HR Tech vào tuyển dụng, 36,1% đang ứng dụng trong hệ thống thôngtin Một số trang đang ứng dụng HR Tech như Recruitery, Viec Lam Tot, TopCV Một

số start-up về HR Tech ở Việt Nam như Freecracy Việt Nam, Tribee Vietnam,BravoHR

Báo cáo chỉ ra những thách thức trong thị trường HR Tech tại Việt Nam Chẳnghạn, trang Vietnamworks cho biết khoảng 66% doanh nghiệp tại Việt Nam đang dùng

HR Tech "ngoại" và chỉ 34% chọn hàng nội Chia sẻ với Tuổi Trẻ, ông Huỳnh CôngThắng, CEO và là đồng sáng lập Công ty InnoLab Asia, cho rằng trước xu thế ứngdụng HR Tech hiện nay, để tăng cường cơ hội trong mắt nhà tuyển dụng, người laođộng nên chuẩn bị và xây dựng các kỹ năng cũng như ứng xử phù hợp

Trước hết, họ cần có tinh thần sẵn sàng đổi mới sáng tạo Các công ty đang tậptrung vào điều này để thúc đẩy ý tưởng và giải pháp mới Người lao động nên thể hiện

khả năng thích ứng nhanh trước những thay đổi, sẵn sàng đổi mới sáng tạo và tiếp cậncông nghệ mới.

Họ cũng cần thể hiện khả năng làm việc linh hoạt Khoảng 83% số nhà tuyển dụng tinrằng làm việc từ xa sẽ là tiêu chuẩn làm việc mới, do đó hầu hết các công ty đều kỳvọng nhân viên có khả năng thích nghi và làm việc mọi nơi mọi lúc

Người lao động cũng cần trau dồi khả năng làm việc định hướng mục tiêu Quy định về thời gian làm việc 8 tiếng một ngày theo tiêu chuẩn đã không còn được chú trọng nhiều như trước, giờ đây các nhân viên được kỳ vọng sẽ chú trọng hơn vào việc hoàn thành các mục tiêu, chỉ tiêu và thời hạn Theo đó, người lao động cần tập trung xây dựng kỹ năng quản lý thời gian, quản trị dự án để linh hoạt hơn trong công việc Người lao động cũng cần xây dựng hình ảnh tốt trên mạng xã hội, giúp nhà tuyển dụng

có ấn tượng tốt và tạo tiền đề tích cực cho việc chọn lọc, đánh giá Theo khảo sát của The Harris Poll, 70% các nhà tuyển dụng sẽ đánh giá hồ sơ ứng viên trên mạng xã hội Tuy nhiên, hình ảnh trên mạng xã hội cần tương đồng với sự thể hiện trực tiếp vì nếu không sẽ gây thất vọng và tạo hiệu ứng ngược với nhà tuyển dụng

Một điểm nữa cần lưu ý, vì có lẽ ít người để ý, đó là người lao động cần xây dựng mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng, thậm chí trong trường hợp xấu nhất

Công nghệ chính là cơ hội giúp doanh nghiệp vươn lên mạnh mẽ, tăng khả năngcạnh tranh và tạo ra bước đột phá lớn trong kinh doanh Trong một báo cáo về thịtrường và xu hướng tuyển dụng đã cho thấy những con số ấn tượng về áp dụng HRTech trong quản lý nhân sự tại doanh nghiệp Việt Nam Cụ thể

+ Có 76% doanh nghiệp cho rằng HR Tech là cần thiết và 8,8% cho rằng HRTech là rất cần thiết

+ Có 25,1% doanh nghiệp đã ứng dụng HR Tech trong năm 2021

+ 33,2% số doanh nghiệp có xu hướng áp dụng cho toàn bộ quy trình quản trịnhân sự khi quyết định ứng dụng HR Tech

+ 66,8% doanh nghiệp ứng dụng HR Tech vào các giai đoạn khác nhau trongquy trình quản trị nhân sự Trong đó tuyển dụng 41,8%, hệ thống thông tin nhân sự36,1% và quản lý, tính toán ngày công 23,7%

+ 55,7% doanh nghiệp dự định ứng dụng HR Tech trong năm 2022 Trong đó

có 55% doanh nghiệp mong muốn ứng dụng HRTech vào toàn bộ quy trình tuyểndụng nhân sự

+ Ba giai đoạn được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất khi dự định ứng dụng

HR Tech trong năm 2022 là tuyển dụng, hệ thống thông tin nhân sự và đánh giá nhânviên

Có thể thấy rằng, công nghệ nhân sự (HR Tech) đang là xu hướng được nhiều doanhnghiệp quan tâm Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng đã bắt đầu đánh giá cao tầmquan trọng của việc quản trị nhân sự thông qua các hoạt động đầu tư ngày càng nhiềuvào các giải pháp công nghệ

Nếu không nhanh chóng ứng dụng HR Tech vào quản trị nhân sự, doanh nghiệp có thểgặp phải nhiều thách thức trong tuyển dụng và quản lý nguồn nhân sự Lâu dần doanhnghiệp sẽ trở nên lạc hậu

II Lý thuyết công cụ xây dựng biểu đồ

1 Biểu đồ phân cấp chức năng

Khái niệm

Biểu đồ phân cấp chức năng (Functional Hierarchical Diagram FHD (BPC)) làcông cụ để miêu tả các chức năng, nghiệp vụ của hệ thống thông qua việc phân rã cóthứ bậc các chức năng; dùng để xác định mô hình nghiệp vụ hay các chức năng nghiệp

vụ trong một tổ chức, doanh nghiệp, các mối quan hệ bên trong giữa các chức năng,nghiệp vụ cũng như mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài

Biểu đồ phân cấp chức năng cho phép phân rã dần các chức năng mức caothành chức năng chi tiết nhỏ hơn ở mức thấp hơn và kết quả cuối cùng là thu được 1cây chức năng Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng, dễ hiểu các công việccần làm (làm gì chứ không phải làm như thế nào trong hệ thống)

Sơ đồ tổng quát của biểu đồ phân cấp chức năng

b Thành phần, các dạng và mục đích

Một biểu đồ phân cấp chức năng gồm 2 đối tượng (thành phần) chính là các chức năng

và các đường kết nối:

 Các chức năng: Được biểu diễn (ký hiệu) bằng hình chữ nhật, bên trong có gántên (nhãn) Tên của chức năng thường là một động từ (có thể kèm theo bổ ngữ).Chức năng (công việc) được xem xét ở các mức độ từ tổng hợp đến chi tiết theothứ bậc: một lĩnh vực hoạt động; một hoạt động; một nhiệm vụ; một hành động.Chức năng mức gộp (mức trên) thường do lãnh đạo cung cấp, chức năng mứcchi tiết (mức dưới) do bộ phận chức năng cung cấp

 Các kết nối: kết nối giữa các chức năng, thể hiện tính chất phân cấp và đượcbiểu diễn bằng đoạn thẳng nối chức năng “cha” (trên) với chức năng “con”(dưới)

c Chú ý khi xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

 Việc phân rã các chức năng được thực hiện có thứ bậc, từ trên xuống dưới.Những chức năng cùng chung lĩnh vực, được đặt chung trong một chức năngcha, việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thựchiện chức năng trên

 Chức năng phải được phát biểu rõ ràng, không gây hiểu lầm giữa các chứcnăng, kiểm tra lại định nghĩa chức năng với một số người dùng khác nhau đểđảm bảo rằng định nghĩa được hiểu là như nhau.

 Một chức năng cấp thấp nhất (ngọn/lá) chỉ nên có một nhiệm vụ (1 tiến trình xửlý) do một hoặc một vài cá nhân đảm nhiệm, không phân các chức năng thànhquá nhiều mức

 Biểu đồ phân cấp chức năng cần được bố trí cân đối, rõ ràng để dễ kiểm tra,theo dõi

 Một biểu đồ phân cấp chức năng có thể được trình bày trong nhiều trang: Trang

1 thể hiện mức cao nhất (mức 1), sau đó ứng với mỗi chức năng (mức 2) ở trangnày sẽ thể hiện trong các trang tiếp theo cho đến chức năng thấp nhất

Vậy biểu đồ phân cấp chức năng được xây dựng giúp cho việc nắm bắt và hiểu rõ mọihoạt động của tổ chức (đi từ tổng quát đến chi tiết), định hướng cho các hoạt động kếtiếp, xác định phạm vi các chức năng cần nghiên cứu, xác định vị trí một công việctrong toàn bộ hệ thống tránh trùng lặp, giúp phát hiện các chức năng còn thiếu, biểu đồphân cấp chức năng còn là cơ sở để cấu trúc chương trình

2 Biểu đồ luồng dữ liệu

a Khái niệm

Biểu đồ luồng dữ liệu (sơ đồ luồng/ dòng dữ liệu) (Data Flow Diagram - DFD)được sử dụng để mô hình hóa tiến trình xử lý nghiệp vụ hay biểu diễn đồ thị các chứcnăng của quá trình thu nhập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ phậntrong một hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống nghiệp vụ và môi trường của nó

Biểu đồ luồng dữ liệu là một công cụ trợ giúp cho hoạt động chính của các phântích viên hệ thống như phân tích, thiết kế, biểu đạt và dùng làm tài liệu, trong phântích Biểu đồ luồng dữ liệu được dùng để mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ cũ và mới ởdạng vật lý, logic nhằm phát hiện độ chênh khi phát triển các mô hình cho tiến trìnhnghiệp vụ cũng như phát hiện sự không hiệu quả: các luồng dữ liệu dư thừa, dữ liệucập nhật ở nhiều nơi, Việc so sánh các biểu đồ luồng dữ liệu khác nhau cho phép xácđịnh một số phần tử cần được thảo luận khi đánh giá về yêu cầu của hệ thống