TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ MARKETING Đề tài NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÂN VIÊN CỦA DỊCH VỤ THUÊ NGOÀI NHÂN LỰC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LA NĂM 2019 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KIN.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ - MARKETING Đề tài: NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÂN VIÊN CỦA DỊCH VỤ THUÊ NGOÀI NHÂN LỰC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN L&A NĂM 2019 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ - MARKETING Đề tài: NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÂN VIÊN CỦA DỊCH VỤ THUÊ NGOÀI NHÂN LỰC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN L&A NĂM 2019 LỜI CẢM ƠN Bài luận tốt nghiệp hoàn thành kết giúp đỡ, tạo điều kiện tốt quý thầy cô, anh chị bạn Em xin gửi lời cám ơn sâu sắc đến: Thầy Lê Minh Tuấn,Thạc sĩ chuyên ngành Kinh doanh quốc tế, người trực tiếp hướng dẫn, bảo tận tình sai sót thời gian làm đề tài tạo điều kiện giúp em hoàn thành luận tốt nghiệp cách tốt Ban lãnh đạo công ty cổ phần Le & Associates cho em hội điều kiện tốt để e hoàn thành tốt nhiệm vụ thực tập nghiên cứu đề tài Ban giám hiệu Trường Đại học Kinh Tế TP HCM, ban chủ nhiệm Khoa Kinh doanh Quốc tế, tất quý thầy cô truyền dạy kiến thức cho em suốt trình học tập trường Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nội dung khóa luận tốt nghiệp đề tài nghiên cứu thực cá nhân tôi, thực sở nghiên cứu lý thuyết thu thập được, khảo sát tình hình thực tiễn trình thực tập, hướng dẫn Ths Lê Minh Tuấn Các số liệu trích dẫn khóa luận tốt nghiệp trung thực, không chép hình thức Một lần tơi xin khẳng định trung thực lời cam đoan TP.HCM, ngày 13 tháng năm 2019 Sinh viên thực MỤC LỤC CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN KHÓA LUẬN 1.1 Lý chọn đề tài 1.2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu .1 1.2.1 Đối tượng nghiên cứu: 1.2.2 Phạm vi nghiên cứu: CHƯƠNG 2:GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN L&A 2.1 Thông tin chung 2.2 Lịch sử hình thành phát triển 2.3 Sứ mệnh tầm nhìn 2.4 Cơ cấu tổ chức CHƯƠNG 3:PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN VIÊN CỦA DỊCH VỤ TH NGỒI NHÂN LỰC CỦA CƠNG TY L&A .7 3.1Tình hình kinh doanh dịch vụ thuê nhân lực công ty L&A .7 3.2 Ưu điểm 3.3 Nhược điểm 3.3.1 Hợp đồng nhân viên 3.3.2 Hồ sơ nhân viên 3.3.2.1 Không gian lưu trữ 3.3.2.2 Thu hồi-lưu trữ hồ sơ nhân viên CHƯƠNG 4:MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÂN VIÊN CỦA DỊCH VỤ THUÊ NGOÀI NHÂN LỰC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN L&A 12 4.1 Lưu trữ hồ sơ nhân viên 12 4.1.1Mục tiêu đưa giải pháp 12 4.1.2 Cách tiến hành 12 4.2 Hợp đồng lao động nhân viên .13 4.2.1 Mục tiêu giải pháp 13 4.2.2 Cách thực 13 CHƯƠNG 5:KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 14 5.1 Kết luận 14 5.2 Khuyến nghị 14 TÀI LIỆU THAM KHẢO 15 DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Diễn giải BHYT Bảo hiểm y tế BHXH Bảo hiểm xã hội C&B Bảo hiểm phúc lợi F&A Phịng Kế tốn HĐLĐ Hợp đồng lao động HĐQT Hội đồng quản trị HR Phòng nhân nội HRBP Đối tác nhân lực HRE Nhân viên nhân IT Phịng hỗ trợ Kỹ Thuật L&A Cơng ty cổ phần Le & Associates Marketing Phòng Marketing R&D Phòng Nghiên Cứu Phát Triển Sản Phẩm-Dịch Vụ SO Phòng th ngồi nhân lực DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH Hình 2.1:Hình ảnh Cơng ty Cổ phần L&A .3 Hình 2.4.1:Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần L&A Bảng 3.1 Doanh thu dịch vụ thuê nhân lực năm 2016-2018 CHƯƠNG 1:TỔNG QUAN KHÓA LUẬN 1.1 Lý chọn đề tài Những năm gần thấy mơ hình th ngồi nhân lực (Staff Outsourcing) ngày bùng nổ phát triển doanh nghiệp họ muốn phát triển,mở rộng quy mô sản xuất lại khơng muốn tốn q nhiều chi phí kinh doanh,đầu tư vật chất, nhân lực hao tốn nhiều thời gian cho việc quản lý hành nhân viên rườm rà,phực tạp.Và bối cảnh ngày việc tiết kiệm chi phí kinh doanh mà công việc diễn liên tục mở rộng việc mà doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu Công ty cổ phần L&A không nằm ngoại lệ với lĩnh vực thuê ngoài,thầu phụ nhân lực với giá trị mà công ty mang lại cho khách hàng “Cải thiện suất,chất lượng công việc tối ưu định pháp lý lao động” (L&A,2019).Để tạo giá trị mà công ty mang lại cho doanh nghiệp bao gồm nhiều yếu tố như:Năng lực quản lý dự án tích cực chủ động theo mơ hình HRBP (Human Resources Business Partner),tiếp nhận quản lý hồ sơ nhân viên,tính bảo mật cao lương cho nhân viên dự án khách hàng đồng thời kèm theo tương tác,hỗ trợ tốt HRBP nhân viên Trong trình nghiên cứu thực tập cơng ty,tơi nhận thấy vấn đề q trình thu hồi lưu trữ hồ sơ chưa khoa học,chặt chẽ,các vấn đề mà nhân viên phản hồi cho HRBP cần hồn thiện yếu tố quan trọng để quản lý nhân viên dự án,cũng góp phần mang lại giá trị tin tưởng đối tác,doanh nghiệp với công ty L&A,nên chọn đề tài mang tên :”Nâng cao hiệu hoạt động quản lý nhân viên dịch vụ th ngồi nhân lực cơng ty cổ phần L&A” nhằm góp phần cho cơng ty khơng tốn nhiều chi phí thời gian việc quản lý nhân viên 1.2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.2.1 Đối tượng nghiên cứu: Tình hình qui trình việc thu hồi-lưu trữ hồ sơ nhân viên dự án Hoạt động tiếp nhận vấn đề nhân viên HRBP Các phần mềm lưu trữ thơng tin có liên quan đến nhân viên 1.2.2 Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu thông qua việc thực tập công ty tình hình kinh doanh phận Staff Outsourcing từ năm 2016 đến năm 2018 1.3 Phương pháp nghiên cứu: Thông tin sơ cấp:Thu thập thông tin,dữ liệu thông qua việc quan sát thực tập thân phận SO cơng ty L&A Thông tin thứ cấp:Thu thập liệu thứ cấp từ liệu công ty cung cấp,thông tin từ sách báo,dữ liệu internet,trang mạng CHƯƠNG 2:GIỚI THIỆU VỀ CƠNG TY CỔ PHẦN L&A 2.1 Thơng tin chung Công ty Cổ phần L&A thành lập vào 6/4/2001 bà Phạm Thị Mỹ LệChủ tịch HĐQT thành lập.Tên gọi L&A tên viết tắt Le & Associates mang ý nghĩa sâu sắc người sáng lập tâm sự:”Luôn xem người làm công ty dù cương vị người cộng thân thiết mà ln tin tưởng tôn trọng”,công ty cổ phần L&A chuyên cung cấp dịch vụ giải pháp hiệu nguồn nhân lực Sau 17 năm thành lập,cùng xây dựng phát triển,hiện tổng số nhân viên công ty khoảng 8000 nhân viên trải dài nước từ Bắc đến Nam Hình 2.1:Logo Cơng ty Cổ phần L&A Nguồn:(Website cơng ty L&A) Trụ sở chính:323A Lê Quang Định,phường 5,Bình Thạnh,Hồ Chí Minh Văn phịng đại diện:140 Nguyễn Văn Thủ,phường Đakao,quận 1,Hồ Chí Minh Mã số thuế: 0302269938 Hotline: 0902 989 578 Điện thoại: (028) 7107 9909 Email:cs@l-a.com.vn Website:l-a.com.vn Lĩnh vực kinh doanh: +Dịch vụ tư vấn: Xây dựng hệ thống quản lý nhân lực Xây dựng Kế hoạch phát triển cá nhân Nâng cao lực quản lý nguồn nhân lực +Dịch vụ cung ứng thuê nhân lực: Thuê nhân Thầu nhân lực sản xuất Quản lý lương Tuyển dụng đại trà +Dịch vụ tuyển dụng: +Đào tạo phát triển: Đào tạo kĩ mềm Đào tạo kĩ lãnh đạo quản lý Huấn luyện +Dịch vụ quảng cáo truyền thông 2.2 Lịch sử hình thành phát triển Năm 2001: Thành lập L & A Cung cấp dịch vụ Tuyển dụng quản trị viên Năm 2002: Cung cấp dịch vụ Thuê nhân lực Năm 2004: Cung cấp dịch vụ Đào tạo doanh nghiệp Năm 2007: Cung cấp dịch vụ Tư vấn quản lý nhân lực Năm 2009: Khai trương văn phòng đại diện L & A Hà Nội Năm 2013: Cung cấp dịch vụ Đánh giá tổ chức cá nhân Năm 2014: Ra mắt mơ hình SIBOT – Giải pháp nhân trọn gói Năm 2015: Trở thành Đối tác chiến lược với Dream Incubator Năm 2016: Tách phận ESS thành lập CxO Search Năm 2017: Đối tác chiến lược với CVreferral (Ứng dụng CNTT để quản lý tăng chất lượng tuyển dụng thông qua giới thiệu nhân viên cộng tác viên, tiên phong Châu Á.) Năm 2018: Phân phối độc quyền cho ứng dụng quản lý hiệu công việc PeopleTrek (Ứng dụng CNTT để quản lý hiệu công việc theo thời gian thực cách đơn giản khai thác độc quyền Việt Nam L & A) Trở thành Đối tác chiến lược với Trust Tech Group (Một tập đoàn hàng đầu dịch vụ thầu nhân lĩnh vực kỹ thuật Nhật Bản cổ đông chiến lược L & A 2.3 Sứ mệnh tầm nhìn +Sứ mệnh:Tối đa hóa đầu tư khách hàng vào nguồn nhân +Tầm nhìn:Trở thành nhà cung cấp nguồn nhân lực thành công đáng tin cậy Châu Á để đáp ứng nhu cầu khách hàng đội ngũ chuyên gia giàu lực,sáng tạo tận tâm 2.4 Cơ cấu tổ chức Hình 2.4.1:Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần L&A L&A Holdings Chairwoman Legail Assitant F&A Finance & Accounting Manager Research & Development Director L&A General Director HR HR Director IT IT Director SO Non-Commercial THÁI HOÀNG OANH SO Commercial TRẦN MẠNH TƯỞNG Director Director R&D Research & Development Director MKT Marketing Manager Marketing Manager Director Nesso PHẠM XUÂN TÙNG C&OD NGUYỄN TUYẾT MINH Dip Manager Back End C&OD Manager Front end Nguồn: (Phòng nhân sự,2019) Chức nhiệm vụ phòng ban: Chairwoman:Người đứng đầu công ty,quyết định điều hành hoạt động công ty,chủ tọa họp công ty Legail Assistant:Tư vấn,chịu trách nhiệm hạn chế rủi ro pháp lý,bảo vệ lợi ích hợp pháp uy tín cho cơng ty.Ln đảm bảo hoạt động công ty thực với pháp luật General Director:Có vai trị quan trọng việc lãnh đạo hoạt động công ty.Chịu trách nhiệm việc lập hoạt động,định hướng chiến lược chung cho công ty,đảm bảo việc phát triển lợi nhuận cơng ty SO Commercial Director:Có vai trị việc quản lý dự án khối bán lẻ,khối văn phòng SO Non-Commercial Director:Quản lý,điều hành hoạt động nhân viên dự án khối sản xuất,dược phẩm,… C&OD Manager:Quản lý,lên kế hoạch chịu trách nhiệm việc tư vấn,đào tạo phát triển cho doanh nghiệp.Tối ưu hóa cho ngân sách cơng ty tư vấn mơ hình doanh nghiệp với văn hóa quản lý khác biệt Nesso Dip Manager:Quản lý dịch vụ xử lý ảnh liệu chất lượng, linh hoạt tiết kiệm chi phí với khách hàng nước lĩnh vực điện tử,thương hiệu, Finance & Accounting:Thực hoạt động tài chính,thu-chi hàng tháng,q năm,chi trả lương,xuất hóa đơn,cho nhân viên dự án khác nhau.Lập báo cáo tài chính,báo cáo thuế hàng năm,tuân theo luật pháp nội quy công ty Human Resources:Quản lý thông tin nhân viên công ty,lập bảng chấm công cho công ty,đào tạo tuyển dụng nhân viên thực tập sinh cho công ty Informational Technology: Hỗ trợ,chỉnh sửa hoạt động máy tính cơng ty máy in,máy phô tô.Cập nhật,thay đổi phần mềm tiên tiến để hồn thiện cơng việc nhân viên nhanh chóng Research and Development:Phát triển,hoạch định nghiên cứu kế hoạch để phát triển dịch vụ cơng ty Phịng Marketing:Lên kế hoạch,ý tưởng để quảng bá công ty theo mục tiêu Marketing cơng ty đề CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN VIÊN CỦA DỊCH VỤ THUÊ NGỒI NHÂN LỰC CỦA CƠNG TY L&A 3.1Tình hình kinh doanh dịch vụ th ngồi nhân lực cơng ty L&A Bảng 3.1 Doanh thu dịch vụ thuê nhân lực năm 2016-2018 ĐVT:Đồng Năm Số liệu Doanh thu Chi phí Lợi nhuận 2016 2017 2018 204.571.289.505 255.714.111.882 284.572.971.921 46.473.008.253 59.091.260.316 64.992.025.737 158.098.281.252 196.622.851.566 219.580.946.184 ( Nguồn:Phòng nhân sự,2019) Qua bảng 3.1 thống kê doanh thu dịch vụ thuê nhân lực qua ba năm từ năm 2016 đến năm 2019,có thể thấy năm 2017 so với năm 2016 năm tăng trưởng doanh thu cao nhất,tăng lên đến 51.142.822.377 đồng,tương đương tăng 25%,năm 2018 so với năm 2017 tăng chậm lên đến 28.858.860.039 đồng,tương đương tăng 11%.Chi phí năm 2017 so với năm 2016 tăng 59.091.260.316 đồng,tương đương 27%,chi phí năm 2018 so với năm 2017 tăng chậm lên đến 5.900.765.421 đồng,tương đương tăng 10%.Nhưng từ thấy chi phí năm 2018 thấp tốc đổ tăng trưởng doanh thu năm,và chiều hướng diễn biến tốt năm 2018.Bộ phận SO hoàn thành tiêu mà cơng ty đề tối thiểu chi phí tối đa hóa lợi nhuận nhằm phát triển công ty ngày tốt hơn,nâng cao hiệu trog việc sản xuất kinh doanh 3.2 Ưu điểm Về dịch vụ Staff Outsourcing công ty cổ phần L&A đạt nhiều mặt tích cực như: Ban lãnh đạo công ty tạo nhiều điều kiện hội cho nhân viên công ty thăng tiến,phát triển cơng việc mình,cơng ty ln mở lớp học để bồi dưỡng thêm kỹ năng,nghiệp vụ cho nhân viên mở lớp dạy thêm cách tính lương nhân sự,….Điều làm cho kỹ nhân viên hoàn thiện hơn,tác phong chuyên nghiệp,tạo niềm tin hài lòng khách hàng dành cho nhân viên công ty Khâu tuyển dụng HRBP,hoặc HRBP với C&B ngày phối hợp nhịp nhàng ăn ý với nhau,cùng giải vấn đề khách hàng,nhân viên dự án.Giúp cho việc tuyển dụng cho khách hàng ngày tốt hơn,tuyển dụng nhân viên chất lượng cho khách hàng,hỗ trợ tốt cơng việc dự án,thêm vào bên C&B làm tốt công tác phúc lợi cho nhân viên,giúp nhân viên hài lòng vấn đề người lao động cảm giác muốn gắn bò lâu dài với cơng ty,hồn thành tốt,phát triển cơng việc Bảo mật cao tiền lương,việc trả lương cho nhân viên hạn,có tương tác tốt HRBP với nhân viên dự án.Dịch vụ chuyển lương cho nhân viên thơng qua hình thức chuyển khoản.Hạn chế nhiều vấn đề phát sinh trả lương tiền mặt Số lượng dự án phận th ngồi nhân lực tăng lên theo năm.Điển hình hợp tác với Trust Tech Group,một năm công ty hàng đẩu Nhật Bản dịch vụ thầu nhân 3.3 Nhược điểm Ngồi mặc tích cực mà cơng ty đạt được,trong q trình nghiên cứu cơng ty cịn nhiều mặt hạn chế cần cải thiện như: 3.3.1 Hợp đồng nhân viên +Khi HRE lập HĐLĐ cho nhân viên dự án gửi cho nhân viên hai HĐLĐ,một nhân viên giữ lại,bản lại gửi lại cho cơng ty để hồn chỉnh hồ sơ nhân viên.Nhưng số nhân viên khơng gửi HĐLĐ cịn lại cho cơng ty,nếu có qn kí tên lên HĐLĐ.Việc quản lý hàng trăm nhân viên dự án khác nhau,ở tỉnh thành khác quản lý việc gửi HĐLĐ nhân viên tốn nhiều thời gian cịn khó khăn.Ngun nhân dẫn đến việc khó kiểm tra việc HĐLĐ gửi cho cơng ty do: Kiểm tra thư nhân viên gửi cịn thiếu sót,kiểm tra nhập liệu thư nhân viên gửi bao gồm chưa thật cẩn thận,khơng kiểm sốt việc nhân viên có gửi lại cho công ty hay không,và nhân viên gửi HĐLĐ lại không lưu ý lại để sau lại phải thời gian cho việc dò lại hồ sơ nhân viên Việc liên hệ cho nhân viên để thơng báo khó khăn tốn nhiều thời gian cho việc liên hệ hàng trăm nhân viên thật HRBP HRE khộng có thời gian tính chất cơng việc người nhiều việc để hoàn thành Việc nhân viên nhận HĐLĐ từ cơng ty cịn chậm trễ việc nhân viên hết hạn với HĐLĐ cũ nhận HĐLĐ trễ hạn với lí như: Việc tuyển dụng nhân viên cơng ty tuyển dụng,cũng đối tác trực tiếp tuyển dụng.Nên có nhân viên từ đối tác tuyển dụng đơi họ thông báo trễ thông tin nhân viên cho công ty,việc thông báo đột xuất đối tác làm cho HRE không tạo code làm HĐLĐ hạn cho nhân viên Hồ sơ nhân viên gửi cho cơng ty có có sai sót dẫn đến hai việc : Các HRE nhân viên thông tin cung cấp bị sai sót,các HRE tạo HĐLĐ với thơng tin nhân viên gửi,và nhân viên nhận HĐLĐ hồn trả lại khơng kí tên.Điều bắt buộc HRE làm lại HĐLĐ khác cho nhân viên.Qúa trình tạo HĐLĐ khác ,trình ký chung với HĐLĐ khác gửi lại cho nhân viên tốn thời gian,nhân viên nhận HĐLĐ không hạn Nhân viên cung cấp thông tin sai số điện thoại sai nên việc liên hệ nhân viên khó khăn,tốn nhiều thời gian cho việc tạo HĐLĐ việc liên hệ nhân viên để gửi thư 3.3.2 Hồ sơ nhân viên Với hàng trăm nhân viên dự án tính chất dự án lại khác nên quản lý hồ sơ cuả nhân viên chưa khoa học chặt chẽ.Một hồ sơ đầy đủ nhân viên bắt buộc phải gửi cho công ty bắt đầu làm cho dự án bao gồm: Sơ yếu lí lịch (bắt buộc công chứng) Chứng minh nhân dân,hộ (bắt buộc công chứng) Giấy khám sức khỏe Bảng kê khai thông tin nhân viên (Bảng công ty gửi cho nhân viên đầy đủ thông tin vào cần bảng kê khai thông tin nhân viên giúp nhiều cho HRBP việc chi lương gửi thư cho nhân viên) Ngồi tính chất dự án khác nhân viên nộp thêm giấy khai sinh,đơn xin gia nhập cơng đồn,đơn xác nhận hạnh kiểm,bằng cấp chun mơn,… Là công ty chuyên nguồn nhân lực,số lượng nhân viên lên tới hàng ngàn nhân viên nên có nhiều vấn đề hồ sơ nhân viên như: 3.3.2.1 Không gian lưu trữ Không gian lưu trữ hồ sơ nhân viên cơng ty cịn hạn chế,khơng đủ nơi để hồ sơ nhân viên(bao gồm hồ sơ nhân viên làm việc nhân viên nghỉ việc).Việc khơng gian lưu trữ có hạn làm cho lưu hồ sơ nhét vào sọt làm rách hồ sơ.Khi có việc liên quan đến hồ sơ việc tìm kiếm hồ sơ tốn thời gian khó khăn cho người tìm,điều kể đến ngun như: Các dự án team quản lý,hay dự án mà HRBP quản lý không nằm chung chỗ,không xếp theo hệ thống team nên HRE quản lý HĐLĐ nhân viên cho team tìm hồ sơ thời gian Quá tủ đựng hồ sơ cho nhân viên,nhân viên dự án ngày tăng lên số tủ đựng hồ sơ nhân viên nên sọt hồ sơ nhân viên phải để rìa ngồi tủ đựng dễ làm cho rớt hồ sơ 3.3.2.2 Thu hồi-lưu trữ hồ sơ nhân viên +Việc thu hồi-lưu trữ hồ sơ nhân viên cịn nhiều thiếu sót,hay thất lạc hồ sơ nhân viên nên có vấn đề cần hồ sơ nhiều thời gian việc tìm kiếm,điều làm cho nhân viên đơi khó chịu với việc tiếp nhận hồ sơ cơng ty,vì hồ sơ ví dụ CMND hay hồ sơ hưởng chế độ thai sản nhân viên nữ họ lại phải làm lại nhiều thời gian họ.Hồ sơ nhân viên đơi thiếu sót thơng tin,sai sót thất lạc ảnh hưởng nhiều đến việc làm HĐLĐ cho nhân viên không hạn,hoặc HRE hay HRBP cung cấp sai thông tin CMND nhân viên cho C&B khơng tìm mã số thuế gây khó khăn việc khai báo thuế lại phải thời gian dị lại thơng tin nhân viên.Nguyên nhân dẫn đến bao gồm: Kiểm tra thư nhập liệu vào máy tính bị sót thơng tin,việc kiểm tra thư nhân viên gửi chưa kĩ lưỡng.Hoặc để hồ sơ chưa gọn gàng nên hồ sơ CMND dễ Nhân viên nộp hồ sơ công ty có nhân viên có bảng kê khai thơng tin nhân viên,sẽ có nhân viên khơng có nên hồ sơ nhân viên đơi khơng có số điện thoại,địa nhân viên, nhân viên ghi lên bìa hồ sơ ngồi bao thư đơi kiểm tra khơng để ý mà bỏ sót qua điều Nhân viên cung cấp thơng tin sai thông tin quan trọng hay sai số điện thoại,CMND,email,…hoặc người kiểm tra nhập thơng tin sai lên hệ thống Khi tạo bìa lưu hồ sơ ghi nhầm mã code để không thứ tự mã code vào sọt hồ sơ,một số hồ sơ lại đề nhầm qua dự án khác,điều dẫn đến nhân viên phải nộp lại tìm kiếm thời gian Công việc HRBP nhiều nên họ khơng có nhiều thời gian cho việc lưu hồ sơ nhân viên,thêm vào nhân viên họ nộp hồ sơ không đầy đủ phải nộp nhiều lần nên HRBP thường dồn hồ sơ lần lưu hồ sơ,điều làm cho hồ sơ để lâu dễ thất lạc Thêm vào đó,việc bàn giao hồ sơ liên quan đến bảo hiểm hay thuế phải làm làm lại bị thất lạc,ảnh hưởng đến phúc lợi cho nhân viên,hoặc nhân viên gửi thiếu hồ sơ để làm phúc lợi cơng đồn hay thuế,bảo hiểm nên chế độ phúc lợi cho nhân viên bị chậm trễ,lí việc là: Khi bàn giao qua C&B ln có hai tờ bàn giao thể bên HRBP bàn giao cho C&B,một bên HRBP giữ,một bên C&B giữ.Bên C&B kiểm tra hồ sơ bàn giao qua xem có đầy đủ ,đúng thông tin hay không ký gửi lại cho HRBP tờ bàn giao chứng nhận C&B nhận hồ sơ đầy đủ Nhưng bàn giao C&B 10 chưa kiểm tra liền,hoặc hai ba ngày sau trả lại tờ bàn giao bỏ sót việc đưa lại cho HRBP,điều làm cho HRBP C&B kiểm tra nhập thông tin vào hay chưa Nhân viên cung cấp thiếu hồ sơ ví dụ đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh hồ sơ bao gồm: Nếu đăng kí chưa có CMND thi phải có giấy khai sinh có cơng chứng,hoặc có CMND phải có hồ sơ học trường nào,… Nếu đăng kí cho ba mẹ có CMND ba mẹ,giấy tờ chứng minh mối quan hệ,… Nếu đăng kí cho chồng có CMND chồng,giấy kết Chỉ cần nhân viên nộp thiếu phải đợi liên hệ lại nhân viên để nhân viên nộp đầy đủ bàn giao qua C&B.Hoặc nhân viên chưa tạo code hồ sơ không bàn giao,các HRE chưa tạo mã code liền cho nhân viên.Điều ảnh hưởng đến việc làm phúc lợi cho nhân viên 3.3.3 Gửi thư Vấn đề gửi thư xảy chưa khắc phục,việc thư bị hoàn hay nhận thư trễ lí ảnh hưởng đến quyền lợi nhân viên vấn đề nhân viên hay than phiền với HRBP.Ngoài nhân viên liên tục bị hỏi thông tin gửi thư cung cấp nhiều lần cho cơng ty vì: Thông tin gửi thư không lưu chung mục thư,mỗi HRBP lưu thông tin thư vào tệp thư riêng HRE vậy,và mục thư để thứ chỗ khác Dich vụ thuê ngồi nhân lực cơng ty nhân viên xa lạ,một số nhân viên nghĩ dự án mà họ làm cơng ty họ công ty L&A,nên hồ sơ họ nộp công ty họ làm việc bên dự án gửi cho L&A.Và nhân viên công ty L&A trải dài từ Bắc vào Nam nên việc tiếp cận nhân viên tỉnh khác cịn khó khăn 11 CHƯƠNG 4:MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÂN VIÊN CỦA DỊCH VỤ TH NGỒI NHÂN LỰC CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN L&A 4.1 Lưu trữ hồ sơ nhân viên 4.1.1Mục tiêu đưa giải pháp Quản lý hồ sơ nhân viên khoa học vấn đề quan trọng cấp bách công ty cần giải quyết,thực thời gian ngắn khơng giúp cơng ty giảm thiểu khơng gian lưu trữ mà cịn tiết kiệm thời gian việc cung cấp thông tin nhân viên cho vấn đề cần thiết,đảm bảo tiến độ nâng cao hiệu công việc.Đồng thời giảm thiểu nhiều việc thất lạc hồ sơ,tránh việc nhân viên phải gửi lại hồ sơ cho công ty Quản lý hồ sơ cách khoa học mà phải thêm chặt chẽ Việc nhân viên cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời giúp HRBP HRE dễ dàng công tác quản lý làm chế độ phúc lợi cho người lao động như: lên mã code nhân viên phần mềm Master File công ty, cập nhật thông tin để làm HĐLĐ phụ lục HĐLĐ,dễ dàng việc đăng kí mã số thuế cá nhân cho nhân viên, quản lý thẻ BHYT sổ BHXH,…đảm bảo tương tác cho nhân viên với HRBP,HRE 4.1.2 Cách tiến hành giải pháp Đầu tiên,bộ phận SO mở họp thống việc quản lý hồ sơ nhân viên dự án,lên kế hoạch cụ thể để xếp lại hồ sơ nhân viên nghỉ việc,nhân viên làm việc Bước 1: Chọn tủ hồ sơ xếp lại không gian lưu trữ Bước đầu loại bỏ tủ gỗ cũ,dễ gãy để tránh việc để hồ sơ nặng làm nguy hiểm cho người ngồi gần tủ đựng hồ sơ.Chọn tủ có nhiều khơng gian,ít vách ngăn để đựng nhiều sọt đựng hồ sơ hơn.Tận dụng loại tủ treo tường để đựng hồ sơ sổ BHXH,các giấy tờ thuế để không gian đất đựng hồ sơ nhân viên Về phần không gian lưu trữ,tận dụng không gian bỏ trống để đựng hồ sơ nhân viên nghỉ việc,những dự án kết thúc hợp đồng với cơng ty,nó giúp cơng ty tiết kiệm nhiều không gian để lưu trữ nhiều hồ sơ Bước 2: Phân loại hồ sơ Có nhiều cách để phân loại hồ sơ mà đảm bảo công việc kiểm tra, xắp xếp dễ dàng.Ta chia hồ sơ nhân viên nghỉ việc nhân viên lam việc.Nhân viên nghỉ ta nên để vào không gian trống công ty.Hồ sơ nhân viên làm việc chia theo dự án mà HRBP phụ trách,có hai nhóm HRBP phụ trách nhóm HRBP HRE phụ trách dự án hồ sơ nhân viên dự án nên để gần nhóm HRBP HRE để tiện cho việc tiết kiệm thời gian tìm kiếm 12 Bước 3: Sắp xếp hồ sơ Sau phân loại hồ sơ xong, công đoạn khác quản lý hồ sơ xếp hồ sơ theo trình tự Với hồ sơ thông tin nhân viên xếp theo trình tự mã nhân viên tăng dần dự án Còn sổ bảo hiểm nên xếp theo ngày tháng chốt sổ nhân viên nghỉ việc theo số lưu sổ nhân viên làm việc.Quá trình xếp hồ sơ nên làm cẩn thận để không bị thất lạc hồ sơ nhân viên lần nữa.Hồ sơ nhân viên cũ cần nên tạo bìa hồ sơ để tránh việc làm rách hồ sơ nhân viên Bước 4:Quản lý hồ sơ nhân viên Hồ sơ nhân viên nên cập nhật thường xun để tránh việc sai sót thơng tin HĐLĐ.Bộ phận kỹ thuật nên cài đặt phần mềm khắc phục có cố xảy như: phần mềm phục hồi hồ sơ, phần mềm chuyên phục hồi liệu ổ đĩa cứng, phần mềm chuyên phục tìm lại mật bị mất,… Bộ phận kỹ thuật cần giới hạn quyền truy cập thơng tin, hồ sơ máy tính, số người có nhiệm vụ liên quan có quyền xem thông tin, quyền chỉnh sửa, cập nhật thông tin,… 4.2 Hợp đồng lao động nhân viên 4.2.1 Mục tiêu giải pháp Tránh làm sai sót HĐLĐ cho nhân viên,gửi cho nhân viên hạn.Tạo thuận lợi công việc HRE,HRBP với nhân viên 4.2.2 Cách thực Các HRE nên tích cực chủ động việc liên hệ nhân viên để cập nhật thông tin nhân viên nhân viên cũ.Khi nhân viên gửi hồ sơ cho cơng ty HRE nên xem xét cẩn thận hồ sơ nhân viên bìa thư ngồi để cập nhật thơng tin nhân viên,sau chủ động liên hệ nhân viên để xác thực thơng tin nhân viên cung cấp xác cập nhật địa gửi thư cho nhân viên địa để sau có gửi HĐLĐ gửi thẻ BHYT,có thể thời gian lúc đầu lần sau tốn thời gian cho việc tìm kiếm,tránh nhiều sai sót việc làm HĐLĐ Nên tạo thư mục chung gửi thư cho dự án nhóm.Khi cần gửi thư cho nhân viên vào mục gửi thư chung,tránh thời gian việc điện thoại nhiều lần cho nhân viên để hỏi lại địa gửi thư 13 14 ... +Dịch vụ tư vấn: Xây dựng hệ thống quản lý nhân lực Xây dựng Kế hoạch phát triển cá nhân Nâng cao lực quản lý nguồn nhân lực +Dịch vụ cung ứng thuê nhân lực: Thuê nhân Thầu nhân lực. .. SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÂN VIÊN CỦA DỊCH VỤ TH NGỒI NHÂN LỰC CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN L&A 4.1 Lưu trữ hồ sơ nhân viên 4.1.1Mục tiêu đưa giải pháp Quản lý hồ sơ nhân viên khoa học... TP.HCM KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ - MARKETING Đề tài: NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÂN VIÊN CỦA DỊCH VỤ THUÊ NGOÀI NHÂN LỰC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN L&A NĂM 2019 LỜI CẢM ƠN Bài luận tốt nghiệp