NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG PHÁT TRIỂN MẪU VÀ THEO DÕI ĐƠN HÀNG CỦA PHÒNG BAN THƯƠNG MẠI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SCAVI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ MARKETING TÊN ĐỀ TÀI NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG PHÁT TRIỂN MẪU VÀ THEO DÕI ĐƠN HÀNG CỦA PHÒNG BAN THƯƠNG MẠI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SCAVI TỪ GIAI ĐO.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ - MARKETING TÊN ĐỀ TÀI: NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG PHÁT TRIỂN MẪU VÀ THEO DÕI ĐƠN HÀNG CỦA PHỊNG BAN THƯƠNG MẠI TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN SCAVI TỪ GIAI ĐOẠN 2019-2022 Đơn vị thực tập: CÔNG TY CỔ PHẦN SCAVI BIÊN HÒA, ĐỒNG NAI Giảng viên hướng dẫn: ThS Lê Minh Tuấn Sinh viên: Nguyễn Minh Anh Lớp: FT001 Khóa: K41 Khoa: Kinh Doanh Quốc Tế - Marketing MSSV: 311097626782 Email: anhmih@gmail.com 01/2019- 03/2019 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA KINH DOANH QUỐC TẾ - MARKETING TÊN ĐỀ TÀI: NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG PHÁT TRIỂN MẪU VÀ THEO DÕI ĐƠN HÀNG CỦA PHỊNG BAN THƯƠNG MẠI TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN SCAVI TỪ GIAI ĐOẠN 2019-2022 Đơn vị thực tập: CÔNG TY CỔ PHẦN SCAVI BIÊN HÒA, ĐỒNG NAI Giảng viên hướng dẫn: ThS Lê Minh Tuấn Sinh viên: Nguyễn Minh Anh Lớp: FT001 Khóa: K41 Khoa: Kinh Doanh Quốc Tế - Marketing 01/2019- 03/2019 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này, ngồi cố gắng nổ lực thân, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý Thầy giáo, Cô giáo trường Đại Học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh tận tình giảng dạy, truyền đạt cho tơi kiến thức quý báu suốt trình học tập trường Đặc biệt xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc đến Ths Lê Minh Tuấn, người trực tiếp hướng dẫn, nhiệt tình giúp đỡ em suốt q trình làm khóa luận Qua xin chân thành cảm ơn đến ban lãnh đạo, anh, chị cơng ty Scavi BIên Hịa hướng dẫn, bảo tận tình suốt trình tơi thực tập cơng ty, tạo điều kiện để thực điều tra, thu thập số liệu phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài tốt nghiệp Đặc biệt tạo điều kiện để có hội tiếp xúc với mơi trường doanh nghiệp thực tế, giúp tơi tích lũy nhiều kiến thức, kinh nghiệm quý báu làm hành trang giúp tự tin thân sau trường Cuối cùng, tơi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè, người bên cạnh động viên, chia sẻ giúp đỡ tận tình, đóng góp ý kiến q trình hồn thành khóa luận tốt nghiệp Tuy nhiên, chưa có đủ kinh nghiệm thực tiễn kiến thức chuyên môn, thời gian nghiên cứu cịn hạn chế nên đề tài nghiên cứu khơng tránh khỏi sai sót Em mong nhận ý kiến đóng góp q Thầy Cơ bạn bè để nghiên cứu hoàn thiện TP Hồ Chí Minh, tháng năm 2019 Sinh viên thực LỜI CAM KẾT Tôi tác giả luận văn tốt nghiệp “Nâng cao hiệu hoạt động phát triển mẫu theo dõi đơn hàng phòng ban thương mại công ty cổ phần scavi từ giai đoạn 20192022” Tôi xin cam đoan báo cáo tốt nghiệp tơi tự nghiên cứu kết hợp với hướng dẫn khoa học Giảng viên Lê Minh Tuấn Các số liệu nghiên cứu thu thập từ nguồn thực tế, công bố báo cáo quan nhà nước, đăng tải tạp chí, báo chí website hợp pháp; kết phân tích báo cáo trung thực không chép từ viết tổ chức cá nhân khác Các liệu lấy từ nguồn khác đề trích dẫn nguồn đầy đủ TP Hồ Chí Minh, tháng năm 2019 Sinh viên thực MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM KẾT CHƯƠNG : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1.1 Lý chọn đề tài: Ngày nay, bối cảnh Việt Nam ngày hội nhập phát triển, cách mạng công nghiệp 4.0 với việc tham gia nhiều “sân chơi” lớn, đáng ý Hiệp định Thương mại tự Việt Nam – EU (EVFTA) Hiệp định đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP), ngành dệt may nói chung cơng ty cổ phẩn Scavi Việt Nam nói riêng mở nhiều hội phát triển đứng trước thử thách khó khăn Trong năm gần đây, nhờ phát triển vượt bậc đạt thành tựu xuất sắc lĩnh vực dệt may, Công ty cổ phẩn Scavi dần trở thành đối tác sản xuất khơng thương hiệu thời trang hàng đầu đến từ Hàn Quốc, EU, Nhật Bản Điều đồng nghĩa, Scavi buộc phải chuyển thay đổi đầu tư mạnh mẽ cho thiết bị, nhân quy trình hoạt động sản xuất để đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu theo tiến độ Không đáp ứng yêu cầu khắt khe cao khách hàng mà tăng sức cạnh tranh với đối thủ khác ngành Tuy nhiên, thực tế, cơng ty gặp khơng vấn đề quy trình hoạt động cơng ty, đặc biệt phịng ban Thương Mại q trình phát triển mẫu theo dõi đơn hàng Đây phận đại diện công ty làm việc trực tiếp với khách hàng đối tác cung cấp Chính thế, giữ vai trò đặc biệt quan trọng, định mạnh mẽ đến chất lượng doanh nghiệp mắt khách hàng Việc phục vụ nhiều khách hàng đơn hàng khiến phận trở nên tải dần lộ rõ hoạt động hiệu Sự hạn chế nhân khiến việc phản hồi yêu cầu khách hàng chưa liên tục cập nhật thường xuyên; nguồn nguyên liệu phần lớn nhập từ nước ngồi làm q trình vận chuyển phát triển mẫu kéo dài quản lý hàng hóa kho cịn mang tính chất thủ cơng, thiếu linh hoạt gây chậm trễ cung cấp nguyên phụ liệu may mẫu vấn đề khiến tiến độ phát triển, sản xuất giao hàng bị trì trệ Từ đó, tác động nghiêm trọng đến chất lượng dịch vụ, uy tín tình hình kinh doanh sản xuất công ty năm gần Hiểu vấn đề công ty gặp phải, với vai trò nhân viên thực tập phát triển mẫu theo dõi đơn hàng phận MDS phòng ban Thương mại ( báo cáo này, nhân viên Thương mại gọi tắt Merchandiser) công ty, em xin chọn đề tài: “ Nâng cao hiệu hoạt động phát triển mẫu theo dõi đơn hàng phịng ban Thương mại cơng ty cổ phần Scavi từ giai đoạn 2019-2022 ” nhằm nghiên cứu tìm giải pháp giúp cơng ty khắc phục phần vấn đề trên, tạo sở phát triển, nâng cao vị thế, lực cạnh tranh với bạn hàng nước giới 1.2 Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 1.2.1 Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công việc nhân viên Merchandiser theo dõi đơn hàng phát triển mẫu công ty cổ phẩn Scavi 1.2.2 Phạm vi nghiên cứu: Nhằm giới hạn phạm vi nghiên cứu theo đề tài đề ra, đề tài tập trung xem xét, phân tích, đánh giá yếu tố nằm phạm vi sau: Phạm vi nội dung: Tập trung nghiên cứu vấn đề liên quan đến tình hình quy trình phát triển mẫu theo dõi đơn hàng Phịng ban Thương Mại Cơng ty thơng qua q trình quan sát thu thập thơng tin từ phòng ban Thương Mại, Kỹ thuật, Sourcing, Xuất nhập khẩu, kho bãi… nghiên cứu, phân tích khó khăn, hạn chế ngun nhân để từ đề xuất giải pháp Phạm vi khơng gian: Nghiên cứu tiến hành Công ty Cổ phần Scavi Biên Hòa Phạm vi thời gian: Các số liệu thu thập qua năm 2016, 2017, 2018 Cơng ty Cố phần Scavi Biên Hịa Thời gian thực đề tài: từ 10/01/2019 đến 26/03/2019 1.3 Phương pháp nghiên cứu 1.3.1 Phương pháp thu thập nghiên cứu tài liệu thứ cấp Căn vào tài liệu nội cơng khai có sẵn cơng ty từ năm 2016 đến 2018 gồm: Các báo cáo thống kê kết kinh doanh; cấu tổ chức; tình hình lao động; nguồn vốn; tài sản; thơng tin khách hàng quy trình hoạt động Cơng ty Scavi Biên Hịa Ngồi ra, việc thu thập số liệu thứ cấp thực thông qua nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp đại học, viết có giá trị tham khảo internet liên quan đến ngành dệt may nhánh ngành Merchandiser hoạt động gia công hàng may mặc, số liệu Tổng cục Hải quan, Hiệp hội Dệt may Việt Nam công ty Dệt May khác Việt Nam ,… 1.3.2 Phương pháp thực địa 1.3.2.1 Phương pháp quan sát thực tiễn vấn: Trong trình thực tập, tác giả tiến hành quan sát thực tế, vấn nhân viên cơng tác Phịng Ban Thương mại Phòng ban khác Kỹ Thuật, Giám định, Kho bãi, … hoạt động kinh doanh, vấn đề công tác quản lý, tổ chức công ty, thông tin khách hàng, chi tiết đơn hàng Từ đó, có nhìn khách quan hơn, nắm rõ đào sâu quy trình hoạt động cơng ty nói chung Phịng ban Thương Mại nói riêng Từ đó, giúp em vừa tích lũy kinh nghiệm thực tế cho thân vừa sở phục vụ cho nghiên cứu đề tài, phân tích điểm yếu, điểm mạnh hoạt động để tìm giải pháp đề xuất cho cơng ty 1.3.2.2 Phương pháp phân tích xử lý số liệu Dựa vào đối tượng mục đích nghiên cứu đề tài, em sử dụng phương pháp sau: * Phương pháp phân tích số liệu thứ cấp: Các liệu, thông tin thu thập từ sách, báo cáo, nghiên cứu từ trước chọn lọc, tổng hợp phân tích để phục vụ cho mục đích nghiên cứu xây dựng sở lý luận đề tài * Phương pháp xử lý số liệu: Sử dụng Excel để phân tích, thống kê so sánh * Phương pháp thống kê mô tả: Trên sở số liệu thống kê tài liệu tổng hợp, kết hợp với việc vận dụng phương pháp phân tích thống kê số tương đối, số tuyệt đối, số bình qn ,… để phân tích, so sánh, đối chiếu Từ rút mặt tích cực hạn chế quy trình phát triển mẫu theo dõi đơn hàng Kết cấu đề tài Kết cấu đề tài gồm phần: Chương 1: Tổng quan đề tài Chương 2: Giới thiệu tổng quan cơng ty cổ phần Scavi Biên Hịa Chương 3: Thực trạng quy trình hoạt động phận phát triển mẫu theo dõi đơn hàng công ty Cổ phần Scavi Biên Hòa Chương 4: Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động phát triển mẫu theo dõi đơn hàng Phòng ban Thương Mại công ty Cổ phần Scavi Chương 5: Kết luận CHƯƠ NG : GI ỚI THI ỆU T ỔNG QUAN CƠNG TY C Ổ PH ẦN SCAVI BIÊN HỊA 2.1 Giới thiệu chung công ty cổ phần Scavi Hình 2.1: Logo cơng ty             Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Scavi Tên tiếng anh: SCAVI Joint Stock Company Địa chỉ: Lô 14 Đường 19 A, KCN Biên Hịa - Thành phố Biên Hồ - Đồng Nai Mã số thuế: 0300771645 Đại diện pháp luật: Trần Văn Phú Năm thành lập: 28/09/1988 Điện thoại: (84 251) 3994994 Fax: (84 251) 3994996 Email: scavivietnam@scavi.com.vn Website: http://www.scavi.com.vn Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất trang phục Vốn điều lệ: 9.095.901 USD Công ty cổ phần Scavi (gọi tắt Scavi Biên Hịa) cơng ty 100% vốn nước thuộc sở hữu Corèle International - tập đoàn dệt da/ may mặc quốc tế hàng đầu Pháp, cung cấp sản phẩm cho 50 thương hiệu dẫn đầu quần áo nội y toàn giới, nắm giữ vị trí Top Pháp ngành thời trang Nội y Top giới ngành cơng nghiệp cung ứng dịch vụ tồn diện thời trang “Nội y– Quần áo tắm” Được thành lập vào năm 1988, Scavi Biên Hịa cơng ty Việt Nam nhận đầu tư trực tiếp từ nước Luật đầu tư nước Việt Nam có hiệu lực Trải qua 31 năm hình thành phát triển, từ nhà máy có quy mơ sản xuất cịn nhỏ với 100 nhân viên An Điền, An Phú, quận 2, Thành Phố Hồ Chí Minh chủ trương xây dựng nhà máy vào mơ hình hoạt động chun nghiệp khu cơng nghiệp Biên Hịa vào năm 1998, Scavi có chuyển đầy mạnh mẽ đột phá Với hướng chuyên biệt cụ thể, Scavi bước tạo chỗ đứng vững ngày phát triển mạnh mẽ vị tầm quan trọng 10 thành sản phẩm phẩm - Các MDS nghiên cứu giá bán sản phẩm, nghiên cứu phân khúc thị trường, nhu cầu khách hàng mức độ cạnh tranh ngành để xây dựng giá thành tốt ưu mang lại giá trị dịch vụ cho khách hàng - Ngoài ra, dựa yêu cầu tiêu chuẩn chất lượng nguyên phụ liệu xây dựng trước phương pháp so sánh sản phẩm theo hàng dọc ngang, MDS tìm kiếm đề xuất nguyên phụ liệu thay nhằm đạt mục tiêu giá từ khách hàng So sánh sản phẩm theo hàng dọc có nghĩa đối chiếu, so sánh mức độ chất lượng (nguyên phụ liệu thành phẩm) mẫu sản phẩm khách hàng, sản xuất nhà máy đối thủ Scavi, bán thị trường Còn so sánh ngang đối chiếu, so sánh mức độ chất lượng (nguyên phụ liệu thành phẩm) mẫu sản phẩm khách hàng nằm phân khúc chất lượng - Một bảng giá chi tiết nội sản phẩm mà cơng ty xây dựng nên (cịn gọi tắt PRI) từ số phút ( thời gian hao phí trực tiếp may sản phẩm) vị trí, giá nguyên phụ liệu, định mức, chi phí vận chuyển, chi phí quản lý, sản xuất lợi nhuận tối thiểu (GP) Gửi báo giá mẫu cho khách hàng duyệt - Sau xây dựng bảng giá, MDS gửi đến khách hàng mẫu proto MDS, thông tin chi tiết đơn hàng (offer sheet) gồm: MS, Sourcing + Thông tin, kiểu dáng sản phẩm cuối , + Bảng giá chi tiết sản phẩm gồm chất lượng, giá, Incoterm nguyên phụ liệu sử dụng cho sản phẩm (đã bao gồm chi phí khác lợi nhuận) Thơng thường, để chủ động việc tìm kiếm nguồn hàng đạt lợi nhuận cao cho công ty, bên cạnh nguyên phụ liệu định từ khách hàng, MDS đẩy mạnh đề xuất nguyên phụ liệu thay từ nhà cung cấp nguyên phụ liệu (chủ hàng) có mối quan hệ hợp tác với công ty + Giá sản phẩm, Incoterm, MOQ ( ) , MCQ ( ) ngày đơn hàng có hiệu lực, điều kiện toán, + Thời gian giao hàng theo số lượng cố định biến động theo trường hợp + Dung sai số lượng, giá sản phẩm + Một số trường hợp ảnh hướng đến thay đổi • • • Thơng số kích cỡ size thay đổi Ngun phụ liệu thay đổi Lạm phát giá nguyên phụ liệu thay đổi 31 định mức, xuất nhập • Tăng chi phí nhân cơng chi phí nhiên liệu điện, nước, + Các điều khoản đồng thuận hai bên - Nếu khách hàng đồng ý dựa mẫu mà cơng ty phát triển tiến hành gửi đơn hàng để sản xuất Còn khơng, cơng ty phải tiếp tục phát triển lại mẫu lập lại báo giá cho phù hợp với nhu cầu khách hàng công ty không nhận đơn hàng sản xuất mùa Cập nhật thơng tin sản phẩm lên hệ thống - MDS cập nhật thông tin nguyên phụ liệu lên hệ thống để sản xuất đại trà - Người MDS có trách nhiệm chuẩn bị đảm bảo thơng tin xác hệ thống ScaX (phần mềm quản lý liệu) công ty ScaX công cụ hỗ trợ đặc lức để kiểm soát vận hành hoạt động sản xuất nhà máy MDS cần chuẩn bị đồng liệu hệ thống ScaX từ lúc bắt đầu khai báo mã hàng gửi đến phòng ban Sourcing Kế hoạch kiểm duyệt - Phòng ban Kế hoạch kiểm tra PRI mà MDS gửi tương ứng với nguyên phụ liệu cập nhật xác nhận với phòng ban Sourcing - Phịng ban Sourcing cập nhật thức lên hệ thống, tổng hợp chi tiết nguyên phụ liệu cần mua gửi cho giám đốc nhà máy ký chuẩn - Phịng ban IT quản lý thơng tin, cập nhật xét duyệt lần cuối lên hệ thống MDS, Kế hoạch, Sourcing , IT, Ban giám đốc Theo - Sau thắng thị trường, muốn đưa mã hàng vào sản xuất, trước dõi tiến tiên cần trải qua trình phát triển mẫu khắt khe Vì vậy, song song trình phát bước 7, MDS tiến hành phát triển mẫu sản phẩm đồng thời tiêu triển mẫu chí màu sắc, kĩ thuật nguyên phụ liệu - MDS cần thường trực kết nối với khách hàng để nắm bắt quy trình phát triển, giai đoạn phát triển cần thiết chuẩn bị cho sản xuất Qua bước mẫu, khách hàng Scavi dần hoàn thiện hồ sơ kỹ thuật, để nhà máy hiểu rõ cấu trúc sản phẩm nhằm hạn chế tối đa rủi ro sản xuất 8.1 Phát - Dựa vào mẫu màu hồ sơ phát triển sản phẩm ban đầu khách triển màu hàng, MDS gửi mẫu đến nhà cung cấp nguyên phụ liệu (chủ hàng) để phát triển bảng màu tương ứng (cịn gọi Lap Dip) Thơng thường, thời gian phát triển Lab Dip kéo dài từ 7-12 ngày, tùy thuộc vào thời gian vận chuyển MDS, kĩ thuật, nhà máy - Sau nhận kết Lab Dip, MDS đưa phòng ban Giám định kiểm tra độ tương ứng màu sắc với mẫu màu ban đầu Nếu khác biệt lớn, chủ hàng có nhiệm vụ phát triển lại theo kết giám định Quá trình lập lập lại kết mang lại tốt Đó sở trình quan trọng để MDS xác nhận PO mua hàng giúp chủ hàng sản xuất ngun phụ liệu xác Q trình phát triển tốn thời gian ảnh hưởng đến khâu 32 MS, xuất nhập khẩu, giám định sau phận MS trình vận chuyển kéo dài, dễ xảy tình trạng thất lạc hàng 8.2 Phát triển nguyên phụ liệu - Đối với nguyên phụ liệu nguyên phụ liệu có giá cao, Sourcing MDS tiến hành gửi mẫu cho chủ hàng liên quan để tìm kiếm , MDS, nguyên phụ liệu tương ứng Khi nhận phù hợp giá kĩ thuật chất lượng, MDS cập nhật giá thông số thành phần lên hệ thống quản lý cơng ty (SCAX) Song song thơng tin tiếp đến phòng ban Sourcing để kiểm tra, duyệt thương lượng tiếp điều kiện toán điều khoản liên quan - Thông thường, MDS kham khảo danh sách chủ hàng phòng ban Sourcing xây dựng sau thông qua yếu tố giá cả, chất lượng, thời gian cung cấp dịch vụ uy tín 8.3 Phát - Song song với bước trên, dựa vào mẫu proto ban đầu MDS phát triển kĩ triển mẫu size set (mẫu có ngun phụ liệu xác, kích cỡ size chuẩn thuật với màu sắc bất kì) để kiểm tra cải thiện kĩ thuật sản phẩm có đổi thông số kỹ thuật, quy cách may nguyên phụ liệu - Các MDS chuẩn bị nguyên phụ liệu may mẫu cách xuất hàng tồn kho xin từ chủ hàng tương ứng để tiến hành may mẫu Phòng ban kĩ thuật hỗ trợ MDS việc đảm bảo mẫu hoàn thiện với điều chỉnh tiến độ từ khách hàng MDS, kĩ thuật, xưởng may, xuất nhập khẩu, kho bãi Hồn - Sau q trình phát triển Lab Dip hoàn tất, chủ hàng dựa thiện mẫu kết kiểm tra để thức sản xuất nguyên phụ liệu cung cấp cho nhà sản xuất máy - Trước đó, chủ hàng gửi hàng mẫu theo màu sắc cơng ty lựa chọn (cịn gọi Shipment Sample) để giám định kiểm tra thêm lần - Các MDS sử dụng nguyên phụ liệu để hoàn thiện mẫu màu gửi cho khách hàng kiểm tra trước sản xuất thành phẩm số lượng lớn - Ngoài mẫu màu, tùy theo yêu cầu khách hàng, MDS thực mẫu Size set (mẫu bao gồm size) để khách hàng duyệt thông số kĩ thuật 10 - Sau duyệt bước phát triển mẫu để vào sản xuất đại trà, MDS Chuyền thơng tin đến MS tồn liệu liên quan đến sản phẩm bao tải hồ sơ gồm: phát triển + Cập nhật BOM (Bill of material) lên hệ thống để MS thống kê số cho lượng, màu sắc nguyên phụ liệu PO mua hàng cho chủ hàng BOM MS gồm danh sách thông tin nguyên phụ liệu tên thành phần, màu sắc, chức sử dụng cho đơn vị sản phẩm + Mẫu hoàn thiện cuối + Tổng hợp chi tiết yêu cầu sản phẩm từ khách hàng số lượng, 33 Giám định, MDS, kĩ thuật, xưởng may MDS, IT, kĩ thuật, MS, Sourcing ngày giao hàng tiến trình phát triển + PRI offer sheet + Tác nghiệp, thông số kĩ thuật từ phòng ban kĩ thuật liệu từ phịng ban Sourcing 3.2 Quy trình hoạt động phận theo dõi đơn hàng (MS) 3.2.1 Sơ đồ quy trình hoạt động phận theo dõi đơn hàng (MS) 34 Sơ đồ 3.2: Sơ đồ quy trình hoạt động phận theo dõi đơn hàng (MS) Nhận đơn hàng Xử lý đơn hàng Tạo Sale Order hệ thống Xác định input, output nhà máy Chuyển thông tin đơn hàng cho phận Định mức (UC) Kiểm tra tồn kho Yêu cầu PO mua hàng Điều chuyển nguyên phụ liệu kho Yêu cầu giám định nguyên phụ liệu Kiểm tra biên giám định Giải vấn đề phát sinh liên quan đến nguyên phụ liệu sản xuất Kiểm sốt q trình sản xuất Theo dõi trình xuất hàng 35 3.2.2 Bước thực Quy trình hoạt động phận theo dõi đơn hàng (MS) Nội dung thực Các phận liên quan Nhận đơn - Sau hoàn thiện bước phát triển đơn hàng, đúc kết thị hàng từ trường để vào sản xuất đại trà, nhóm MDS chuyển cho nhóm khách hàng MS tồn thông tin sản phẩm đơn hàng khách hàng duyệt nhằm tiếp tục giai đoạn tiếp theo: Giai đoạn theo dõi đơn hàng MDS, MS Xử lý đơn - Các MS kiểm tra đối chứng thông tin chất lượng, hàng số lượng, kích cỡ, màu sắc giá PO với thông tin đơn hàng mà khách hàng đề nghị ban đầu MS, Supply Chain, kế hoạch - Mỗi MS làm việc với phòng ban Supply chain để xác nhận lại yêu cầu số lượng mà MDS đặt phòng kế hoạch Những kế hoạch cập nhật trước 18 tháng Giám Đốc Thương Mại - Cụ thể, MS làm việc với người đại diện cung cấp đơn hàng khác để nhận đơn hàng, tùy theo nhãn hàng mà MS theo mùa - Vào thứ ba hàng tuần MS nhận thông thông tin tổng quát đơn hàng từ tương ứng số lượng đơn hàng tuần này, số lượng sản phẩm đơn hàng, ngày giao hàng, Tuy nhiên, thơng tin tổng quát đơn hàng, MS phải vào hệ thống khách hàng để tải đơn hàng chi tiết - Ngay nhận đơn hàng, MS cần phải kiểm tra xem ngày ETD mà khách hàng u cầu có phù hợp hay khơng cách so sánh khoảng thời gian từ lúc nhận đơn hàng đến ngày xuất hàng mà khách hàng yêu cầu với khoảng thời gian sản xuất (leadtime sản xuất) mà hai bên đồng thuận trước Nếu phù hợp xác nhận ngày ETD ngày mà khách hàng yêu cầu Cịn thấy khơng phù hợp cần đưa lý đáng yêu cầu khách xác nhận lại vòng 24 tiếng - Leadtime khách hàng nhà máy Scavi Biên Hòa đồng thuận vào đầu mùa sản xuất, áp dụng kết thúc mùa Leadtime mà công ty khách hàng áp dụng: + Đối với hàng không in: Leadtime = J + 28 ngày + Đối với hàng in Biên Hòa: Leadtime = J + 29 ngày 36 + Đối với hàng in Huế: Leadtime = J + 32 ngày (J ngày đơn hàng tạo hệ thống khách hàng) - Các thông tin đơn hàng nhận cập nhật vào bảng theo dõi MS để tiện theo dõi kiểm tra Dữ liệu quan trọng, xuyên suốt trình làm việc phục vụ cho kế hoạch sản xuất, xuất hàng, tra xuất liệu kiểm sốt đơn hàng Các thơng tin cần có: + Tuần/ Ngày nhận đơn hàng: Dựa vào lead time chung đồng thuận với khách hàng, tính tốn ETD đồng thuận chung, từ so sánh ETD khách yêu cầu cho đơn hàng có phù hợp không Đây sở để xác nhận ETD với khách + Mùa sản xuất + Tên đơn hàng, số hiệu đơn hàng, mã hàng, số lượng đặt hàng,… + Loại đơn hàng: tùy loại đơn hàng có leadtime dài ngắn khác nhau, phương pháp quản lý quy trình khác - Có loại đơn hàng: Đơn hàng lần sản xuất đơn hàng sản xuất đầu mùa (Implantation order): - Thơng thường có số lượng lớn (khoảng 30% selection) nhằm đáp ứng đủ khả cung ứng cửa hàng thời kỳ đầu từ 2-6 tuần tùy vào đặc thù nhãn hàng, mã hàng Leadtime 14 tuần tương đương 98 ngày - Sỡ dĩ Leadtime loại đơn hàng dài tính leadtime sản xuất nguyên phụ liệu , vận chuyển nhà máy để sản xuất Thơng thường đơn hàng mới, đầu mùa nên chưa có chuẩn bị nguyên phụ liệu kịp thời cho sản xuất, đợi có đơn hàng tiến hành đặt mua nguyên phụ liệu đủ cho đơn hàng Đặc biệt loại đơn hàng bắt buộc phải xuất số lượng hợp đồng theo ETD, khách hàng không chấp nhận việc xin xuất trễ hay tách PO ban đầu thành PO nhỏ xuất hàng đợt Đơn hàng bổ sung (Replenishment order): - Được phân nhỏ số lượng sản xuất theo tuần suốt mùa nhằm đáp ứng đủ nhu cầu kho khách hàng, giữ mức thành phẩm có sẵn kho tùy theo chiến lược mã hàng Số lượng thời điểm cung cấp cho Scavi PO phụ thuộc vào tình hình bán hàng tốt hay khơng tốt cửa hàng Leadtime 37 tuần tương đương 28 ngày Vì đơn hàng bổ sung nên việc có sẵn nguyên phụ liệu kho bắt buộc nhà máy - Thông thường MS thường tiến hành mua nguyên phụ liệu theo Forecast (nguồn dự trữ khách hàng yêu cầu mua trước) khách hàng cung cấp Đến đơn hàng đến tiến hành vào sản xuất Đơn hàng tạo dựa nhu cầu nhãn hàng (Prod order): - Đơn hàng tạo nhằm bảo đảm khả cung ứng cửa hàng số thời điểm đặc biệt dịp lễ, giáng sinh, năm mới, Đơn hàng tạo để bù đắp cho thiếu hụt đơn hàng cho Scavi thời điểm nhu cầu người tiêu dùng giảm (Ví dụ mặt hàng đồ bơi Tribord hay Nabaiji mùa đơng số lượng đơn hàng giảm khơng có) Leadtime loại đơn hàng không cố định tùy thuộc yêu cầu từ khách hàng Tạo Sale Tạo Sale Order, nhập SO line nhập chi tiết size Order - Sale Order hệ thống tập hợp chứa tất đơn hàng hệ thống mà Scavi nhận từ khách hàng Trong Sale Oder chứa SO line đại diện cho đơn hàng nhận Mỗi SO line tương ứng với mã, màu, số lượng hàng hóa riêng biệt MS - Nhập chi tiết size cho SO line, đơn hàng nhận bao gồm nhiều size khác số lượng hàng hóa size khác Đây sở để tiến hành mua nguyên phụ liệu cho đơn hàng nhận Đồng thời sở để phiếu lĩnh vật tư cung cấp nguyên phụ liệu cho phân xưởng cắt, phân xưởng may phận đóng gói tiến hành hoạt động sản xuất Xác định Input – Output cho nhà máy - Sau xử lý đơn hàng, phận MS theo sát nhà máy để lấy mục tiêu Input, Output cho đảm bảo tiến độ ETD mà khách hàng yêu cầu Các MS chuyển mục tiêu Input, Output số lượng sản phẩm đến Phòng kế hoạch để xếp kế hoạch sản xuất cho đơn hàng Từ đó, lấy lại xác nhận mục tiêu để kiểm tra theo dõi suốt trình sản xuất - Cơ sở để xác định input output nhà máy: + Dựa vào ETD khách hàng yêu cầu Output nhà máy phải trước ETD ngày xuất cảng Cái Lái ngày xuất cảng Đà Nẵng + Dựa vào leatime sản xuất nhà máy để xác nhận Input nguyên phụ liệu Đối với loại hàng khác có leadtime sản xuất khác 38 MS, sản xuất, Kế hoạch nhau: Đối với hàng không in: Leadtime = J + 16 ngày Đối với hàng in Biên Hòa: Leadtime = J + 17 ngày Đối với hàng in Huế: Leadtime = J + 19 ngày (J ngày Input nguyên phụ liệu) Như : Input = Output – Leadtime sản xuất + Dựa vào tình trạng tồn kho nguyên phụ liệu, cân đối nguyên phụ liệu nhà máy - Tất thông tin thể bảng cân đối mà MS theo dõi, theo dõi nguyên phụ liệu MS quản lý File cập nhật liên tục ngày theo tiến trình đơn hàng mà MS theo Chuyển thông tin đơn hàng cho phận Định mức (UC) - MS chuyển thông tin đơn hàng đến phận UC phân tích nhằm đạt số phút tiêu thụ tối ưu ( sau giảm số phút tiêu thụ lưu trữ 6%) UC xác nhận với MS định mức cập nhật dựa kích cỡ size số lượng sản xuất thực tế thông qua BOM Kiểm tra - MS truy cập vào hệ thống quản lý kho SCAX (RM booking) để số lượng tồn kiểm tra tình trạng tồn kho nguyên phụ liệu sử dụng cho kho đơn hàng UC, MS MS, kho, Buyer, - Hệ thống tồn kho sử dụng cho tồn phịng ban Thương Mại tất nhà máy Scavi - Nếu nguyên phụ liệu tồn kho, MS làm việc với nhóm Thương Mại quản lý tương ứng để xuất kho sử dụng - Trong trường hợp, nguyên phụ liệu khơng cịn tồn kho, MS thiết lập PR (đơn yêu cầu mua hàng) đến phận Mua hàng (Buyer) thuộc phòng ban xuất nhập Yêu cầu Xuất phiếu đề nghị mua hàng (PR mua hàng) để mua nguyên phụ PO mua hàng liệu - PR đơn yêu cầu mua hàng mà MS gửi đến Bộ phận Mua hàng (Buyer) thuộc phòng ban xuất nhập sở cân đối nguyên phụ liệu Khi tiến hành PR mua nguyên phụ liệu cần phải cân đối hàng cho mua đủ số lượng nguyên phụ liệu cần thiết cho đơn hàng nhận tính tốn cho ngun phụ liệu ngày input Khi mua hàng mua thêm 1% nguyên phụ liệu so với nhu cầu thực tế để tránh trường hợp thiếu hàng chuyền may sai hàng bị lỗi,… 39 MS, Buyer, MDS, - Sau đó, Buyer phát hành đơn hàng mua hàng (PO mua hàng) gửi đến MS xác nhận Sau nhận PO mua hàng, MS cần kiểm tra xem nguyên phụ liệu cần mua mà phận Mua hàng cung cấp đủ hay chưa Đây bước xác nhận quan trọng để đảm bảo nguyên phụ liệu đầy đủ thời gian, đảm bảo chuyền hoạt động hiệu đủ cơng suất - Trong q trình này, MS yêu cầu MDS xác nhận mã màu với chủ hàng để hoàn thiện PO - Sau đó, phận Mua hàng người trực tiếp làm việc với chủ hàng để mua nguyên phụ liệu sản xuất - MS người theo dõi nguyên phụ liệu kho với ngày chủ hàng cam kết, không sớm không muộn Ra Phiếu lĩnh vật tư (PLVT) cho sản xuất - PLVT tạo thành từ nhu cầu loại nguyên phụ liệu sở liệu mà phận MDS tạo hệ thống trước - PLVT sở để kế toán kho đánh phiếu xuất kho cung cấp nguyên phụ liệu cho phân xưởng cắt, cho chuyển may cho phận đóng gói - Mỗi PLVT tương ứng với SO line nhập hệ thống theo quy trình PLVT phải gửi cho phận Sản xuất trước ngày vào chuyền từ 2-3 ngày Điều chuyển nguyên phụ liệu kho - Sau hoàn tất thủ tục mua hàng, xác định ngày hàng kho Biên Hịa hay kho Huế (kho cơng ty Cổ phần Scavi Biên Hòa) MS phải theo dõi tiến độ hàng xem có đáp ứng mục tiêu Input đề hay không, thời gian, số lượng, chất lượng hàng hóa nào,… Các thông tin thống PO mua hàng gửi cho chủ hàng chủ hàng - Nếu hàng thẳng kho Huế, phận kho gửi phiếu yêu cầu nhập kho cho phận MS để theo dõi hàng cách đầy đủ số lượng - Nếu hàng kho Biên Hòa: + Ngay hàng kho Biên Hịa, kế tốn kho Biên Hòa phải đánh phiếu chuyển kho Huế, gửi đến kế toán kho Huế để nhập lên hệ thống ScaX với thơng tin: Tên NPL, số hóa đơn, số lượng NPL, … Sau phiếu chuyển kho gửi lại cho phận kế toán kho Biên Hịa hàng xuất khỏi nhà máy 40 MS, Kho, xuất nhập + Tuy nhiện, mua điều chuyển NPL nhà máy cần tuân thủ quy định thời gian lưu kho theo quy định phải theo dõi chặt chẽ trình sản xuất cho vừa đáp ứng tiến độ sản xuất nhà máy tránh xảy trường hợp ngưng chuyền, trống chuyền vừa không sớm tránh tình trạng q tải cho kho, tránh phình kho, khơng có chỗ chứa hàng, dẫn đến hư hỏng, giảm chất lượng đưa vào sản xuất + Đối với loại nguyên phụ liệu có định mức lớn vải, mould cup chiếm nhiều không gian nên đưa nhà máy theo đợt input sản xuất, vòng không tuần + Riêng thùng carton, thời gian nhập kho phụ thuộc vào kế hoạch đóng gói xuất hàng mà cho đợt, không đưa lần tránh tình trạng tải cho kho Yêu cầu giám định nguyên phụ liệu, kiểm tra biên giám định - Trong trình theo dõi hàng kho Huế, MS cần nắm thông tin ngày xác hàng nhập kho Huế để yêu cầu phận giám định tiến hành giám định nguyên phụ liệu - Nếu giám định hồn tất nguyên phụ liệu đưa vào sản xuất Thông thường, loại NPL giám định 10% tổng số nguyên phụ liệu cần đưa vào sản xuất đợt Input Kết làm đại diện cho tồn tính chất loại NPL sở để định loại hàng hóa có đưa vào sản xuất hay khơng - Nếu kết giám định không đạt tiêu chuẩn đề phạm vi giám định nguyên phụ liệu mở rộng, tiến hành giám định toàn số lượng cần thiết - Đồng thời, MS thông báo đến phận UC chiều dài thực khổ vải để tính tốn định mức cắt cho giảm tối đa hao phí nguyên phụ liệu sản xuất 10 Giải vấn đề phát sinh liên quan đến nguyên phụ liệu sản xuất Trở ngại nguyên phụ liệu không kịp Input đáp ứng tiến độ sản xuất: cần xem xét nguyên nhân dẫn đến cố trở ngại nguyên nhân khách quan hay chủ quan, mức độ nghiêm trọng để có biện pháp xử lý kịp thời - Nếu nguyên nhân khách quan: chủ hàng vi phạm ETD thỏa thuận với Scavi có cố chất lượng, số lượng nguyên phụ liệu dẫn đến đưa vào sản xuất Cần tìm phương án rút ngắn thời gian nhanh để bổ sung đáp ứng kịp thời nguyên phụ liệu cho sản xuất tìm chuyến tàu nhanh chí đường khơng ngun phụ liệu 41 MS, kho, UC, Giám định - Nếu nguyên nhân chủ quan: MS cân đối nguyên phụ liệu sai, dẫn đến mua hàng thiếu đặt mua hàng trễ dẫn đến không kịp đáp ứng sản xuất Cần báo động đến phận liên quan để linh hoạt xếp lại kế hoạch sản xuất, luân chuyển đơn hàng để đảm bảo có hàng cho chuyền may đảm bảođáp ứng ETD cho khách hàng Trở ngại hao hụt trình sản xuất lý khách quan từ chất lượng nguyên phụ liệu - Nếu nguyên nhân khách quan: NPL gặp vấn đề chất lượng định mức tiêu hao NPL thực tế lớn định mức hệ thống Cần phiếu bổ sung NPL nhanh cho sản xuất, cung ứng kịp thời đảm bảo tiến độ sản xuất theo kế hoạch - Nếu nguyên nhân chủ quan: hao hụt q trình sản xuất, cắt, may, đóng gói làm thất thoát NPL thành phẩm Cần tổ chức rà sốt, tìm kiếm lại trước u cầu bổ sung 11 Theo dõi kiểm sốt q trình sản xuất - Các MS làm việc thường xuyên với nhà máy nhằm theo dõi kịp thời giải vấn đề phát sinh, đảm bảo số lượng sản xuất đủ tiến độ - Đối với đơn hàng sản xuất từ lâu, trước ETD tuần cần phải gửi biên kiểm kê thành phẩm đến phận kho phận hoàn thành Mục tiêu nhận thông tin từ 3-4 ngày sau nhằm xử lý cố thiếu hàng có MS, sản xuất, xuất nhập khẩu, kho - Đối với đơn hàng sản xuất, theo dõi tiến độ sản xuất trợ lý quản đốc khu vực lập để kiểm tra suất ngày Theo dõi bảng nhập kho thành phẩm chuyền nhập kho Theo dõi liệu thống kê thành phẩm lưu kho từ phận kho Báo động lấy xác nhận phận sản xuất để có biện pháp khắc phục kịp thời có cố xảy - Nhà máy hỗ trợ MS gửi sản phẩm mẫu cho khách hàng kiểm duyệt trước xuất hàng tồn 12 Theo dõi q trình xuất hàng - MS làm việc với phận xuất nhập để theo dõi can thiệp MS, xuất (nếu cần) đảm bảo chuyến tàu xuất cập bến với ETD cam nhập khẩu, kết kế toán, - MS làm việc với phịng tài kế tốn nhằm đảm bảo khách hàng toán đủ hạn 42 3.2.3 Mối liên hệ phận Thương Mại với phận khác quy trình quản lý đơn hàng Sơ đồ 3.3 Mối liên hệ phận Thương Mại với phận khác quy trình quản lý đơn hàng (4) Chủ hàng (3) Buyer Thương Mại (6) Giám định (5) Kho (1) Khách hàng (2) Kế hoạch (7) (5) Phân xưởng cắt (8) Xưởng may (9) Cơ khí (10) Đóng gói (11) Giám định (12) Logistic (Nguồn: Phịng Thương Mại - cơng ty Scavi Biên Hòa) (1) Sau phận Thương Mại nhận đơn hàng thức từ khách hàng tiến hành kiểm tra leadtime đồng thuận lịch trình tàu chạy để xác nhận lại ngày ETD mà khách hàng yêu cầu (2) Sau xác nhận ngày ETD phận Thương Mại tiến hành kiểm tra tình hình ngun phụ liệu có công ty để xác định ngày Input- Output cho nhà máy, gửi đến phận Kế hoạch Bộ phận kế hoạch dựa vào ngày InputOutput tình hình sản xuất cơng ty để tiến hành xếp kế hoạch cho sản xuất đồng thời gửi lại ngày Input- Output thức cho phận Thương Mại để tiện theo dõi kiểm tra (3) Bộ phận Thương Mại xem xét, tính tốn nhu cầu nguyên phụ liệu cho đơn hàng dựa sở tình hình ngun phụ liệu có kho để tiến hành đặt hàng, gửi đến 43 phận Mua hàng Trung ương Biên Hòa để mua nguyên phụ liệu điều chuyển hàng kho Đồng thời gửi thông tin số lượng hàng hóa ngày hàng kho đến phận Thương Mại để theo dõi quản lý (4) Bộ phận Mua hàng người trực tiếp làm việc với chủ hàng để mua nguyên phụ liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất công ty (5) Bộ phận kế hoạch gửi kế hoạch sản xuất đến phận Kho để làm sở cho việc xuất kho nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất Đồng thỏi gửi kế hoạch cho phân xưởng may để tiến hành chuẩn bị lực phục vụ sản xuất (6) Bộ phận Giám định nhận nguyên phụ liệu từ phận Kho tiến hành giám định nguyên phụ liệu trước cung cấp cho chuyền may, sau gửi lại biên giám định cho Kho vòng ngày (7) Sau có kết giám định Kho tiến hành xuất nguyên phụ liệu theo phiếu lĩnh vật tư phận Thương Mại yêu cầu cung cấp cho phân xưởng cắt, tiến cắt vải (8) Phân xưởng cắt cung cấp bán thành phẩm cho phân xưởng may để tiến hành hoạt động may (9) Bộ phận điện phải dựa theo nhu cầu loại sản phẩm mà phân xưởng may tiến hành may để điều chỉnh, thay đổi máy móc cho phù hợp (10) Ở cuối chuyền may phận đóng gói Tiến hành kiểm tra chất lượng số lượng thành phẩm, phân loạivà tiên hành đóng gói theo quy định (11) Bộ phận giám định phận kiểm tra chất lượng thành phẩm cuối trước hàng xuất khỏi nhà máy Đảm bảo cung cấp đến khách hàng sản phẩm đầy đủ số lượng đảm bảo chất lượng (12) Hàng hóa sau xuất khỏi nhà máy phận Logistic người chịu trách nhiệm việc làm thủ tục để vận chuyển hàng hóa đến cảng xuất cảng cách thuận lợi 44 3.3 Đánh giá hoạt động phát triển mẫu theo dõi đơn hàng nhân viên phận Thương Mại 3.3.1.1 Khó khăn Việc quản lý đơn hàng hệ thống quan trọng quy trình quản lý đơn hàng phận Thương Mại Tuy nhiên, gặp số khó khăn hệ thống chưa hồn thiện hay việc xử lý cố nhiều thời gian Xác định Input – Output sản xuất cho nhà máy hoạt động quan trọng việc xác định thời điểm hàng thức đưa vào chuyền sản xuất Trong bước này, MS phải liên hệ chặt chẽ với phận kế hoạch để đảm bảo tất đơn hàng vận hành xuyên suốt mùa, đảm bảo đủ số lượng hàng hóa ETD cho khách hàng Trong bước này, khó khăn mà MS thường gặp phải thông tin chậm phận input – output nhà máy xác nhận không với mục tiêu MS đưa CHƯƠNG : CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HI ỆU QU Ả HO ẠT ĐỘNG PHÁT TRI ỂN M ẪU VÀ THEO DÕI ĐƠN HÀNG C ỦA B Ộ PH ẬN TH ƯƠNG M ẠI T ẠI CÔNG TY C Ổ PH ẦN SCAVI BIÊN HÒA 4.1 Mục tiêu giải pháp 4.2 Thực giải pháp 4.3 Dự đoán kết CHƯƠNG : KẾT LUẬN 45 ... trình hoạt động phận phát triển mẫu theo dõi đơn hàng công ty Cổ phần Scavi Biên Hòa Chương 4: Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động phát triển mẫu theo dõi đơn hàng Phịng ban Thương Mại cơng ty Cổ phần. .. TÊN ĐỀ TÀI: NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG PHÁT TRIỂN MẪU VÀ THEO DÕI ĐƠN HÀNG CỦA PHÒNG BAN THƯƠNG MẠI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SCAVI TỪ GIAI ĐOẠN 2019-2022 Đơn vị thực tập: CÔNG TY CỔ PHẦN SCAVI BIÊN... TRÌNH PHÁT TRI ỂN M ẪU VÀ THEO DÕI ĐƠN HÀNG CỦA PHÒNG BAN TH ƯƠNG M ẠI T ẠI CÔNG TY C Ổ PH ẨN SCAVI BIÊN HỊA 3.1 Quy trình phát triển mẫu theo dõi đơn hàng phân Thương Mại công ty cổ phần Scavi