TÊN ĐỀ TÀI TỐI ƯU HÓA CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN SALES CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 2 1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 2 1 1 Tổng quan về công ty Logo Tên giao dịch trong nước C.
TÊN ĐỀ TÀI : TỐI ƯU HĨA CƠNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN SALES CHƯƠNG : GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY 2.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty 2.1.1.Tổng quan công ty Logo : Tên giao dịch nước : Công ty TNHH Giao nhận Quốc tế Liên Minh Tên giao dịch quốc tế : Alliance International Logistics Company Limited Tên viết tắt: AIL Co., Ltd Trụ sở : 17 Trƣờng Sơn, P 4, Q Tân Bình, TP.HCM Điện thoại: 08.38112868 Fax: 08.38112866 Website: www.ailvietnam.com Email: info@ailvietnam.com Giấy phép ĐKKD: 4102026316 Mã số thuế : 0303684824 Vốn điều lệ : 2.000.000.000 VND Tổng Giám đốc : Huỳnh Bá Anh Vũ 2.1.2.Lịch sử hình thành phát triển cơng ty Nắm bắt đƣợc nhu cầu ngày tăng dịch vụ vận chuyển giao nhận hàng hố quốc tế, Cơng ty Trách nhiệm hữu hạn Giao nhận Quốc tế Liên Minh (Alliance International Logistics Co., Ltd – AIL) đƣợc hình thành phát triển với chức giao nhận vận tải hàng hoá đƣờng biển đƣờng hàng không Ngày 08 tháng 03 năm 2005, công ty thức đƣợc thành lập vào hoạt động theo định số 4102026316/QĐ – KH&ĐT Sở Kế hoạch Đầu tƣ TP.HCM Với phƣơng châm hoạt động cung cấp cho khách hàng dịch vụ tốt mua bán, giao nhận nhƣ vận tải hàng hố, cơng ty khơng ngừng nỗ lực cải tiến, đẩy mạnh hoạt động, mở rộng thêm nhiều dịch vụ để đáp ứng cách tối ƣu nhu cầu khách hàng Năm 2006, công ty mở thêm chi nhánh Hà Nội nhằm phục vụ giao nhận hàng hố khu vực phía Bắc Tại Đà Nẵng, công ty liên kết với công ty Vinatrans Đà Nẵng – công ty giao nhận vận tải hàng hoá Đà Nẵng nhằm phục vụ khách hàng khu vực miền Trung Việt Nam Ngoài ra, công tƣ đầu tƣ xây dựng website www.ailvietnam.com để giới thiệu cung cấp thông tin cụ thể đến khách hàng mình, giúp khách hàng tìm kiếm lựa chọn đƣợc dịch vụ phù hợp Với cố gắng vƣơn lên không ngừng, từ công ty nhỏ, sau 10 năm hoạt động, đến Công ty TNHH Giao nhận Quốc tế Liên Minh nhanh chóng trở thành doanh nghiệp có uy tín thị trƣờng ngày khẳng định vững vai trị ngành giao nhận hàng hố vốn ngày trở nên sơi động Năm 2008, công ty vinh dự trở thành thành viên tổ chức World Cargo Alliance – Liên minh hàng hoá Thế giới – tổ chức hàng đầu uy tín giao nhận hàng hố quốc tế nhằm hỗ trợ, hợp tác thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động công ty giao nhận quốc tế 2.2 Cơ cấu tổ chức 2.2.1.Sơ đồ tổ chức máy quản lý cơng ty Nhìn chung, cấu tổ chức công ty chặt chẽ thống Bên cạnh Ban Giám đốc cịn có phịng ban với nhiệm vụ khác nhau: Sơ đồ 2.1: Mơ hình tổ chức máy cơng ty AIL BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG CHỨNG TỪ NHẬP XUẤT PHÒNG KINH DOANH PHỊNG GIAO NHẬN PHỊNG KẾ TỐN TÀI CHÍNH PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH (Nguồn: Phịng Tổ chức Hành cơng ty AIL) Cơng ty phân bổ phịng ban làm chức năng, nhiệm vụ cụ thể, riêng biệt nhƣng phịng ban có liên hệ, gắn bó chặt chẽ hỗ trợ lẫn việc Chính liên kết giúp cho phịng ban hồn thành tốt vai trị nhƣ phục vụ khách hàng cách tốt Ngoài ra, cấu tổ chức AIL cịn giúp Ban Giám đốc kiểm sốt hoạt động cơng ty hiệu hơn, nhân viên có ý thức, trách niệm công việc 2.2.2.Chức năng, nhiệm vụ phòng ban 2.2.2.1 Ban giám đốc (The Board of Director) a) Giám đốc Là ngƣời đứng đầu công ty, điều hành hoạt động giao nhận cơng ty Bên cạnh giám đốc cịn định hƣớng chiến lƣợc ngƣời chịu toàn trách nhiệm công ty trƣớc Pháp luật định nhƣ : phân công, bổ nhiệm cấp dƣới, khen thƣởng, kỷ luật nhân viên cơng ty b) Phó giám đốc Là ngƣời thừa lệnh giám đốc trực tiếp điều hành hoạt động công ty theo chức nhiệm vụ mục tiêu chiến lƣợc mà giám đốc đề Dƣới phó giám đốc phòng ban, trƣởng phòng ban báo cáo trực tiếp cho phó giám đốc hoạt động phịng ban 2.2.2.2 Phịng chứng từ (Documentation Department) Bộ phận chứng từ đƣợc chia thành hai phận phận chứng từ hàng nhập phận chứng từ hàng xuất a) Bộ phận chứng từ hàng nhập Bộ phận giúp khách hàng hoàn tất giấy tờ có liên quan đến lơ hàng để nhận cảng biển cảng sân bay Bên cạnh đó, phận hàng nhập nhận chi tiết hàng hoá thơng qua kê khai hàng hố chở lên tàu máy bay (manifest) đại lý hãng tàu cảng đến, kiểm tra giấy tờ cần thiết để cấp lệnh giao hàng cho khách hàng Ngoài ra, ban chứng từ hàng nhập hỗ trợ nhận hàng cảng đến thu thập đầy đủ chứng từ để làm sở tính tốn b) Bộ phận chứng từ hàng xuất Bộ phận chứng từ hàng xuất thực thủ tục, chứng từ cần thiết để phục vụ khách hàng họ muốn liên hệ với công ty chuyển tải hàng hố; hồn tất thủ tục có liên quan để xuất hàng nƣớc ngồi Ngồi ra, phận cịn cung cấp giấy tờ cần thiết cho lô hàng liên hệ với đại lý cảng đến 2.2.2.3 Phòng logistics (Logistics Department) Phòng Logistics phòng ban hoạt động mạnh linh hoạt công ty Các nhân viên không làm việc cơng ty mà cịn thƣờng xun hoạt động bên nhƣ sân bay, cảng biển, đại lý hãng tàu, doanh nghiệp vận tải, ngân hàng…Chức phòng trực tiếp liên hệ với hàng tàu, hãng hàng không để đặt chỗ, gia hạn lệnh, cƣợc container….Ngồi ra, nhiệm vụ phịng Logistics khai báo đăng kí hải quan cho lơ hàng cửa xuất nhập; nhận hàng từ ngƣời chuyên chở để xuất nhận hàng nhập từ cảng, sân bay để giao cho khách hàng; ghi lại tổn thất hàng hố (nếu có) để làm sở cho việc giải khiếu nại 2.2.2.4 Phòng kinh doanh (Sales Department) Phịng kinh doanh cơng ty Liên Minh bao gồm phận bán hàng phận marketing Phịng kinh doanh đóng vai trị vơ quan trọng hoạt động cơng ty, đóng góp vào nguồn lợi nhuận cho hoạt động kinh doanh công ty, tiền đề cho phát triển lớn mạnh cơng ty Phịng kinh doanh cơng ty Liên Minh có nhiệm vụ: - - Tổ chức cơng tác tiếp thị bán dịch vụ công ty cho khách hàng Tiếp cận thị trƣờng, cung cấp thông tin giá cả, biến động tình hình thực tế thị trƣờng bên ngoài, dự báo đƣợc tình có lợi lẫn có hại để từ cơng ty kịp thời đƣa định kíp thời để ứng phó theo chiều hƣớng tạo thuận lợi cho hoạt động công ty Thiết lập mối quan hệ cần thiết với hãng tàu, công ty giao nhận, hãng hàng không torng nƣớc nƣớc ngồi Chăm sóc khách hàng tại, tƣ vấn cho khách hàng biết dịch vụ khác công ty 2.2.2.5 Phịng kế tốn (Accounting Department) Phịng kế tốn có trách nhiệm vấn đề tài chính, kế tốn cơng ty cân cƣớc phí thu cho hợp lý Bên cạnh đó, nhân viên phịng kế tốn cịn phải xuất hố đơn phiếu thu trao chứng từ cho khách hàng 2.2.3.Tình hình nhân Hiện nay, cơng ty AIL có 26 nhân viên đƣợc phân bổ nhƣ sau: - Ban Giám đốc: Giám đốc - Phòng Chứng từ: nhân viên - Phòng Kinh doanh: nhân viên - Phòng Giao nhận: nhân viên - Phịng Kế tốn - Tài chính: nhân viên - Phịng Tổ chức hành chính: nhân viên Tình hình nguồn nhân lực cơng ty năm 2018 đƣợc khái quát bảng dƣới đây: Bảng 2.2: Tình hình nhân cơng ty AIL theo giới tính, độ tuổi trình độ (Nguồn: Phịng Tổ chức Hành cơng ty AIL) Giới tính Độ tuổi Nam Nữ Dưới 35 14 Số lƣợng 13 13 Trình độ Từ 35– Trên 45 45 Trên ĐH ĐH 18 Cao đẳng Tổng cộng 26 Tỷ trọng 50 50 53,85 30,77 15,38 7,69 69,23 23,08 100 (%) Qua bảng trên, ta thấy với đội ngũ nhân viên có trình độ Đại học sau Đại học chiếm 75%, tỷ lệ nhân viên dƣới 35 tuổi 53,85% Có thể thấy cơng ty sở hữu nguồn nhân lực đầy tiềm năng, có trình độ cao, trẻ động Đây điều kiện thuận lợi để công ty phát huy tốt khả kinh doanh cạnh tranh hiệu với đối thủ khác 2.3 Lĩnh vực kinh doanh - Các dịch vụ giao nhận đƣờng hàng không đƣờng biển Làm thủ tục hải quan, chứng từ bảo hiểm - Xuất nhập ủy thác - hàng lẻ phân phối Dịch vụ phân phối hàng Chia lẻ phân phối hàng dự án Gom hàng tất nƣớc giới 2.4 Sơ lƣợc thị trƣờng khách hàng cơng ty Hiện cơng ty AIL có gần 40 khách hàng với đủ loại hình kinh doanh Trong thị phần khách hàng nhóm khách hàng cơng ty có vốn đầu tƣ nƣớc ngồi chiếm đa số Các cơng ty đến từ nhiều tỉnh thành, nhƣng chủ yếu Bình Dƣơng, TP.HCM, Lâm Đồng - Tại Bình Dƣơng, thành lập Công ty AIL, phận Kinh doanh (với nhân viên giỏi Hoa ngữ) xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, cộng tác với khách hàng cơng ty có vốn đầu tƣ Đài Loan nên đến thời điểm nay, số khách hàng chiếm tỷ lệ nhiều cấu khách hàng công ty - Tại Lâm Đồng: Vùng cao ngun có khí hậu, thỗ dƣỡng, độ cao lý tƣởng cho chè sinh sôi, đƣợc coi vùng trồng chè ngon nƣớc năm gần đây, ngành công nghiệp sản xuất - xuất chè trở thành mạnh không ngừng phát triển, nhiều cơng ty liên doanh, 100% vốn nƣớc ngồi đƣợc thành lập Nhận thấy đƣợc nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận công ty lớn (đặc biệt giao nhận hàng xuất khẩu), Công ty AIL đẩy mạnh phát triển thị trƣờng khách hàng đến AIL gầy dựng đƣợc mối quan hệ lâu dài với số khách hàng - Tại TP.HCM: TP.HCM thị trƣờng rộng lớn với vơ số cơng ty có nhu cầu xuất nhập nhƣng việc chiếm lĩnh đƣợc thi trƣờng khơng dễ sức cạnh tranh gay gắt nhiều công ty Logistics khác lớn mạnh có kinh nghiệm hơn, nhƣng Cơng ty AIL cố gắng tìm kiếm khách hàng, xây dựng, củng cố mối quan hệ, số lƣợng khách hàng ngày tăng 2.5 Kết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty năm gần (2107 – 2018) Bảng 2.2: Báo cáo kết HĐKD công ty TNHH Giao nhận Quốc tế Liên Minh năm 2017-2018 (Nguồn: Báo cáo tài (2017-2018), phịng kế tốn, Cơng ty AIL) Chênh lệch CHỈ TIÊU Năm 2017 Năm 2018 Tƣơn g đối (%) Tuyệt đối (VNĐ ) Doanh thu bán hàng cung 4,789,589, 3,568,833, 34.21 1,220,756, cấp dịch vụ 356 191 165 Các khoản giảm trừ doanh thu Doanh thu bán hàng 4,789,589,3 3,568,833,1 cung cấp DV 56 91 Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp bán hàng cung cấp dịch vụ 34.21 1,220,756,1 65 3,479,760, 2,622,401, 32.69 857,359,7 997 201 96 1,309,828, 946,431,9 38.40 363,396,3 359 90 69 Doanh thu hoạt động tài 100,356,78 125,325,10 (19.92) (24,968,32 2) Chi phí tài 150,652,98 102,689,45 46.71 47,963,531 Chi phí bán hàng 287,058,92 205,142,01 39.93 81,916,913 Chi phí quản lý doanh nghiệp 497,654,29 453,141,56 9.82 44,512,721 10 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 11 Thu nhập khác 310,784,0 52.78 164,034,8 53 82 90,645,234 56,391,743 60.74 34,253,491 12 Chi phí khác 13 Lợi nhuận khác 15,021,542 (100.0 (15,021,54 0) 2) 90,645,234 41,370,201 119.11 49,275,033 14 Tổng lợi nhuận kế toán trƣớc thuế 565,464,1 352,154,2 60.57 213,309,9 69 54 15 - Trong đó: Chi phí lãi vay 15 Chi phí thuế TNDN hành 113,092,8 70,430,85 60.57 42,661,98 34 16 Chi phí thuế TNDN hỗn lại 17 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 452,371,3 281,723,4 60.57 170,647,9 35 03 32 18 Lãi cổ phiếu (*) Qua báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh ta thấy doanh thu công ty 2018 đạt 4,789,589,356 tức tăng 1,220,756,165 so với 2017 số tuyệt đối, tƣơng ứng 34.21% số tƣơng đối Nguyên nhân công ty phân phối đƣợc nhiều sản phẩm so với kỳ trƣớc Trong kỳ doanh thu hoạt động tài giảm, cụ thể giảm 24,968,322 đồng tƣơng ứng giảm 19.92% Nguyên nhân giảm giai đoạn 20172018, trƣớc tình hình lãi suất tỷ giá lên xuống thất thƣờng khơng có dấu hiệu tốt nên công ty tập đầu tƣ vào khâu dịch vụ xuất nhập kỳ trƣớc Lợi nhuận sau thuế năm 2018 tăng so với năm 2017, đạt 452,371,335 đồng, tăng 170,647,932 đồng so với năm 20l7 số tuyệt đối , tƣơng ứng 60.57 % số tƣơng đối lợi nhuận trƣớc thuế tăng mạnh (60.57% tƣơng đối) tƣơng ứng với sô tuyệt đối 213,309,915 VNĐ Lợi nhuận trƣớc thuế tăng mạnh lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 2018 tăng mạnh 164,034,882 VNĐ mặt tuyệt đối 52.78% mặt tƣơng đối so với 2017, phần năm 2018 thu nhập khác đạt 90,645,234 đồng tăng so với kỳ năm trƣớc 34,253,491 đồng tƣơng ứng tăng 60.74 % nguyên nhân tăng phải di dời công ty nên lý thiết bị vận tải,thiết bị văn phòng cũ Chi phí quản lý tăng cụ thể tăng 44,512,721 đồng tƣơng ứng tăng 9.82 % Nguyên nhân tăng kỳ tăng số lƣợng nhân viên mua sắm thiết bị văn phịng nhiều Chi phí PR bán hàng tăng mạnh công ty đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hóa chi trả lƣơng thƣởng cho nhân viên làm cụ thể tăng 81,916,913 % tƣơng ứng 39.93 % Nhìn chung, qua phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2018 cho ta thấy lợi nhuận ngày tăng đáng kể cụ thể tất yếu tố tăng tín hiệu tích cực cho doanh nghiệp tình hình kinh tế khó khăn nhƣ nay.Đây mong đợi nhà đầu tƣ ngân hàng n tâm rót vốn cho cơng ty mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh suất tỷ giá lên xuống thất thƣờng khơng có dấu hiệu tốt nên công ty tập đầu tƣ vào khâu dịch vụ xuất nhập kỳ trƣớc Lợi nhuận sau thuế năm 2018 tăng so với năm 2017, đạt 452,371,335 đồng, tăng 170,647,932 đồng so với năm 20l7 số tuyệt đối , tƣơng ứng 60.57 % số tƣơng đối lợi nhuận trƣớc thuế tăng mạnh (60.57% tƣơng đối) tƣơng ứng với sô tuyệt đối 213,309,915 VNĐ Lợi nhuận trƣớc thuế tăng mạnh lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 2018 tăng mạnh 164,034,882 VNĐ mặt tuyệt đối 52.78% mặt tƣơng đối so với 2017, phần năm 2018 thu nhập khác đạt 90,645,234 đồng tăng so với kỳ năm trƣớc 34,253,491 đồng tƣơng ứng tăng 60.74 % nguyên nhân tăng phải di dời công ty nên lý thiết bị vận tải,thiết bị văn phòng cũ Chi phí quản lý tăng cụ thể tăng 44,512,721 đồng tƣơng ứng tăng 9.82 % Nguyên nhân tăng kỳ tăng số lƣợng nhân viên mua sắm thiết bị văn phịng nhiều Chi phí PR bán hàng tăng mạnh công ty đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng hóa chi trả lƣơng thƣởng cho nhân viên làm cụ thể tăng 81,916,913 % tƣơng ứng 39.93 % Nhìn chung, qua phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2018 cho ta thấy lợi nhuận ngày tăng đáng kể cụ thể tất yếu tố tăng tín hiệu tích cực cho doanh nghiệp tình hình kinh tế khó khăn nhƣ nay.Đây mong đợi nhà đầu tƣ ngân hàng n tâm rót vốn cho cơng ty mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG CỦA PHỊNG KINH DOANH CƠNG TY GIAO NHẬN QUỐC TẾ LIÊN MINH AIL - THỰC TRẠNG VÀ KHÓ KHĂN Tìm kiếm khách hàng Tiến hành liên hệ Báo giá thường xuyên Chủ động hẹn gặp Chốt sales Nhận booking request (thong tin yeu cau cua kh doi voi mot lo hang cu the) => xử lý vấn đề => giải pháp => xác nhận bàn giao Theo dõi hàng để cập nhật thơng tin cho khách hàng Làm việc với phịng ban để hỗ trợ làm hàng cho khách (bàn giao cơng việc ) Kết thúc đơn hàng trì mối quan hệ Tìmkiếm khách hàng Tiến hành liên hệ Chủ động hẹn gặp Chốt sales Báo giá thường xuyên Theo dõi hàng để cập nhật thông tin cho khách hàng Tìm kiếm khách hàng -Các nguồn thông tin: Các trang B2B: Yellow Pages (trang vàng), Alibaba, Amazon Đánh giá: Kết thúc đơn hàng trì quan hệ - Đây nguồn thơng tin tiềm năng, cho kết nhiều loại hàng, nhiều nhà cung cấp Tuy nhiên, số liên hệ dẫn phòng sales email hotline nên khả lớn khơng gặp người phụ trách, cần phải kết hợp với nguồn - Riêng Trang vàng có cung cấp email website cơng ty Alibaba lại cung cấp thông tin sản phẩm, thị trường tỷ lệ xuất Thơng tin trang B2B cần phải kiểm chứng lại số chưa cập nhật hết giá trị sử dụng - Các nhân viên kinh doanh AIL xem nguồn trước bắt đầu thành lập danh sách khách hàng Website công ty Đánh giá: Điều cần làm trước tiếp cận khách hàng ln “biết biết ta trăm trận trăm thắng”, nhân viên sales cần lên website công ty để biết sản phẩm bản, thị trường, lịch sử công ty, quy mô công ty thông tin liên hệ Trên website, số điện thoại hay email thông thường số lễ tân số phận kinh doanh Business directory (danh mục khách hàng), báo hay tạp chí Đánh giá: Đây nguồn thơng tin mang tính tham khảo, cần phải tìm hiểu lại trước tạo lập danh sách khách hàng Hội chợ triển lãm Đánh giá: - Nguồn offline nhân viên sales sử dụng nhiều hiệu hội tìm kiếm thơng tin khách hàng cao Trung bình tháng có tầm 3-4 đợt tổ chức với mặt hàng khác nhau, hình thức xuất nhập, ví dụ: VIFA – EXPO 2019 giới thiệu hàng nội thất Việt Nam xuất khẩu, HORTEX Vietnam 2019 xuất hoa rau Việt Nam, triển lãm quốc tế máy móc thiết bị với tham gia nhà cung cấp nhiều quốc gia (nguồn: SECC.com.vn danh mục events) - Các nhân viên sales đăng ký quầy khai bao công ty đại diện lấy thể để vào tham quan quầy hàng Để có thông tin cần thiết, nhân viên lấy brochure, card visit catalogue doanh nghiệp, trò chuyện hỏi thăm tình hình kinh doanh sơ lược giá mặt hàng, số lượng trung bình xuất-nhập Nếu triển lãm hàng - Nếu triển lãm hàng xuất cần lấy thông tin sản phẩm thị trường xuất chính, cịn triển lãm hàng nhập, nhân viên gặp nhà cung cấp nước ngồi có nhu cầu tìm đại lý phân phối card visit brochure công ty cần thiết để khai thác thông tin Mỗi kiện triển lãm có phát booklet để người tham quan dễ theo dõi, nhân viên sales giữ booklet để lọc lại thông tin sau tham quan hội chợ Thông tin khách hàng ghi lại report công ty Đánh giá: Công ty thường lưu lại data khách hàng làm việc tiếp cận, gọi “lead” Những lead đáp ứng tốt mặt liên hệ số điện thoại email phận phụ trách, thơng tin hàng hóa, thị trường xuất – nhập điều kiện đầy đủ Tuy nhiên để dụng lại lead đòi hỏi nhân viên sales phải thay đổi cách tiếp cận, tìm hiểu lại có thay đổi nhân khách hàng dịch vụ họ yêu cầu có đổi hay không Thông tin từ bạn bè người thân gia đình Đánh giá: Hầu hết nhân viên sales cho nguồn thông tin hiệu tin tưởng ủng hộ đến từ nguồn giúp việc tiếp cận, chí chốt sales trở nên dễ dàng Đây xem nguồn hàng chủ động, nhân viên sales không cần nhiều thời gian để follow khách hàng Sự giới thiệu từ khách hàng Đánh giá: Giống như từ bạn bè người thân, tin tưởng tảng làm việc khách hàng giới thiệu cho người khác Tuy nhiên cần phải thận trọng khéo léo để trì mối quan hệ nhiều bên Hotline công ty đường line website : www.ailglobal.net Đánh giá: Đối với công ty Liên Minh AIL, hotline 028.38112868 kênh giúp đem lại khách hàng nhu cầu, cần dịch vụ nhất, khách hàng kênh mang lại đa số khách hàng nhỏ lẻ, theo hình thức cá nhân phi mậu dịch lại dễ chốt sales khách chủ động liên lạc cần nhu cầu Từ danh sách công ty Hải quan kho Đánh giá: Nhân viên sales thân thiết với nhân viên phịng trường làm hàng, nhân viên phòng trường dựa vào mối quan hệ với Hải quan kho đóng hàng để xin danh sách cơng ty có lưu lại thơng tin, dựa vào danh sách này, nhân viên sales lọc “đeo đuổi” khách hàng nhắm tới phù hợp với dịch vụ cơng ty - Cần có chọn lọc trước tạo lập danh sách khách hàng Thông thường có hai cách phân loại khách hàng trước bắt đầu “đeo đuổi”: dựa loại hình sản phẩm xuất – nhập tuyến hàng thường xuyên khách a) Dựa loại hình sản phẩm xuất – nhập khẩu: Tùy vào mặt hàng định có đặc điểm đóng hàng, giấy tờ chuẩn bị tính chất thuế quan khác Vì thiết lập theo cách giúp nhân viên sales có chuyên mơn sâu để làm hàng cho khách, có vấn đề phát sinh nhân viên sales có kinh nghiệm quen thuộc với mặt hàng, từ việc tư vấn cho khách quy trình chứng từ tốt Bên cạnh đó, việc tập trung vơ nhóm khách hàng mặt hàng thúc đẩy nhân viên sales khai thác hội đến từ nhóm hàng này, đồng thời cung cấp kiến thức kinh tế - xã hội ảnh hướng lên ngành, thị trường hàng Ví dụ: tập trung vơ khách hàng xuất đồ may mặc mang lại hội cho cơng ty năm 2018, Việt Nam xuất 36 tỷ USD tiếp tục mong đợi đạt mục tiêu cao 40 tỷ USD (nguồn: http://cafef.vn/tong-giam-docvinatex-nganh-det-may-nam-2019-se-thach-thuc-hon-201820190117135510125.chn) b) Dựa tuyến hàng thường xuyên: Tương tự cách phân loại trên, bỏ qua khác biệt ngành hàng, nhân viên sales quan tâm thị trường xuất đến nhập từ đâu phù hợp với mạnh công ty để tiếp cận khách hàng Ở AIL, nhờ lợi cạnh tranh hệ thống đại lý chi nhánh Mỹ nên công ty tập trung đẩy mạnh tuyến Mỹ Bên cạnh cịn thúc đẩy tuyến Trung Quốc số tuyến xuất qua châu Âu Ưu điểm cách cung cấp cho khách hàng mức giá tốt Ngoài phát triển mối quan hệ với đại lý tuyến, họ hỗ trợ nhiều hơn, có hàng đại lý ưu tiên gửi hàng cho AIL thực (hàng định) Tiến hành liên hệ Sau tạo danh sách khách hàng, nhân viên tiến hành liên hệ Có hai cách: - Telesales: hình thức gọi điện ln thông dụng Hầu hết nhân viên sales tiếp cận khách hàng lần đầu thông qua “cold call” – gọi ngẫu nhiên để chào hàng Đối với khách hàng, điều khiến họ thoải mái, nhiên để có thơng tin chí cố gắng chốt gặp lại gọi tiềm Nhân viên soạn script giới thiệu sơ lược công ty dịch vụ sau đặt câu hỏi để lấy thơng tin cần thiết Theo nhân viên sales, ngày nên gọi khoảng 50 với tỷ lệ 10 có thơng tin Khung gọi buổi sáng từ tới 11 chiều từ tới giờ, trừ buổi sáng thứ hai chiều thứ sáu Vấn đề telesales khách hàng khơng hài lịng nhận “cold call”, họ thường dập máy trả lời “Khơng có nhu cầu”, “Anh/Chị có bên khác phụ trách rồi”…Nhân viên sales cần phải chuẩn bị kịch khác để kéo dài gọi xin thông tin Đối với khách hàng chưa thể thành công gọi đầu, nhân viên cần ghi chép file “follow up” để xếp thời gian hợp lý cho gọi sau Theo nhân viên AIL chia sẻ, tỷ lệ thành công telesales 50 gọi có 10 hiệu Một buổi cần phải gọi 50 cuộc, ngày 100 hội xảy 10 đến 20 báo giá ngày Tuy nhiên thực tế nhân viên sales AIL không thực số họ khơng có đủ thời gian phải xử lý vấn đề cho khách, giải giấy tờ phịng ban - Email: Marketing thơng qua email hình thức phổ biến Một email chào hàng bao gồm lời giới thiệu công ty dịch vụ công ty cung cấp, thông tin khách hàng mà nhân viên tìm hiểu sơ lược để bắt đầu nói chuyện email nhằm biến khác với email quảng cáo khác Khách hàng bỏ qua email chào hàng khơng thật đánh tâm lý họ Vì trước gửi mail cần phải tìm hiểu thật kỹ nhu cầu khách chọn lưa điểm để gây ấn tượng cho khách đọc mail Tuy nhiên, tính hiệu ngành gửi khách hàng có nhu cầu phần trăm việc gửi người gần thấp Nhân viên sales kết hợp hai cách tiếp cận khách hàng khác Lập kế hoạch để liên lạc lại chưa có thơng tin cần thiết đồng thời Báo giá Có thông tin loại hàng, khối lượng, ngày dự kiến (ETD) cảng – cảng đến (POL – POD), nhân viên sales tiến hành kiểm tra giá bên liên quan: a) Cước vận chuyển - Shipping lines, airlines: Đối với hàng nguyên container (FCL), AIL trực tiếp làm việc với hãng tàu(shipping) để lấy giá cước làm giá mua trước hình thành giá bán cho khách Đối với hàng lẻ (LCL), không gom đủ hàng để mở container, AIL phải gửi hàng qua master consol – người gom hàng lẻ để mở container Tương tự với hàng air, AIL không trực tiếp làm việc với airlines mà thông qua coloader – đại lý hãng hàng khơng Tùy vào hình thức vận chuyển khách hàng để làm việc với đơn vị phù hợp - Agents: hệ thống đại lý AIL nước Khi khách hàng nhập với điều kiện incoterms quyền book cước, nhân viên sales liên hệ tới đại lý đầu bên yêu cầu báo giá cước Trong trường hợp hàng xuất, nhân viên so sánh giá đặt trực tiếp với hãng tàu bên với giá xin nhờ agents, giá tốt dùng để báo cho khách - AIL có cập nhật Bảng giá hàng tháng Bitrix – mạng nội công ty Nếu bảng giá chưa cập nhật, nhân viên sales nhờ phòng chứng từ xuất nhập lấy giá Trong trường hợp phải có giá khẩn cấp, nhân viên gặp sếp để hỗ trợ b) Thủ tục hải quan - Giá cả: Kiểm tra bảng chi phí thủ tục hải quan Bitrix - Thuế thủ tục thực chứng từ gấp: nhân viên liên hệ anh Hùng – Trưởng phòng anh Khơi – Phó phịng Logistics, lên hệ thống Bitrix để đăng câu hỏi c) Vận chuyển nội địa - Đầu Việt Nam: nhân viên liên hệ đối tác công ty (nhà xe, công ty vận chuyển, logistics) - Đầu nước ngoài: Nhân viên đưa địa giao hàng để đại lý kiểm tra giá d) Thuê kho, bãi: Nhân viên nhờ sếp liên hệ hỏi giá Sau gửi báo giá cho khách, nhân viên sales theo dõi lại bảng chào giá upload bảng giá gửi lên Bitrix Nhân viên phải tạo lịch theo dõi khách hàng Bitrix với khoảng thời gian cố định cập nhật bảng chào giá định kì cho khách hàng Thực tế, khâu báo giá lại chiếm nhiều thời gian mức cần thiết nhân viên sales AIL khơng có phận chuyên làm giá, nhân viên sales sau nhờ phòng ban kiểm tra giá từ đối tác sau phải nâng giá hình thành giá bán gửi cho khách, quy trình khoảng nửa ngày Ở tuyến hàng lạ thời gian báo giá cho khách ngày Bên cạnh đó, nhân viên phòng xuất nhập phải chờ đơn vị liên quan kiểm tra báo lại cho sales Sự chậm trễ gây bất cập cho nhân viên sales khách hàng quên ai, họ bỏ qua mail báo giá tạo cảm giác không chuyên nghiệp cho khách hàng, nhân viên sales đánh hội khách hàng tiềm Chủ động hẹn gặp Qua giai đoạn cập nhật giá cho khách, nhân viên sales cần chủ động hẹn gặp Làm việc trực tiếp với khách hàng giúp nhân viên dễ dàng kiếm thông tin nhiều hơn, hiểu vấn đề khách nằm đâu dịch vụ giải khó khăn cho họ hay khơng Ở bước này, khả chốt sales có phần trăm cao, nhân viên sales cần nắm bắt nói chuyện thuyết phục khách hàng chấp nhận Quy tắc chung buổi gặp mặt khách hàng, đặc biệt lần gặp, nhân viên cần phải biết vấn đề khách Điều khách hàng quan tâm giúp cho họ khơng phải bán Để đạt mục tiêu đó, khách hàng phải người nói nhiều Tuy nhiên, nhân viên sales phải dẫn dắt nói chuyện, gợi cho họ nói theo hướng muốn khai thác thơng tin Lắng nghe chia sẻ khách hàng thật lòng tư vấn đem lại giải pháp có lợi cho khách Tùy vào tính cách thái độ khách hàng, nhân viên sales tạo bầu khơng khí cho buổi gặp Nội dung nói chuyện khơng thiết xoay quanh cơng việc, hỏi thăm cơng ty họ, trò chuyện lĩnh vực họ kinh doanh chia sẻ kinh nghiệm làm hàng để xây dựng niềm tin khách hàng Nhưng mấu chốt gặp khách hàng cố gắng chốt sales Chốt sales Trước ký hợp đồng, nhân viên sales phải làm việc với khách hàng điều khoản tốn, cơng nợ, trách nhiệm hai bên Một vấn đề chung không AIL mà tồn ngành logistics khách hàng ln xin cơng nợ 30 đến 45 ngày Do cạnh tranh thị trường nên việc khách hàng ép nhân viên xin cơng nợ cho dễ gặp phải Nhân viên sales cần cân quy định công ty lợi ích khách hàng Theo nguyên tắc AIL, khách hàng phải toán lô hàng để xây dựng niềm tin, tùy theo lượng hàng hàng tháng nhân viên công ty cho công nợ dài hay ngắn Nhân viên sales chịu trách nhiệm cho định xin cơng nợ cho khách có ảnh hưởng đến vịng vốn cơng ty Mẫu bảng Hợp địng dịch vụ giao nhận cơng ty giao nhận quốc tế Liên Minh AIL Ở đơn hàng Nhân viên sales nhân viên sales nhận booking request bao gồm: loại hàng, khối lượng, tên người nhận (shipper), có u cầu đặc biệt, ETD, ETA, tên hãng tàu (nếu KH định) Nhân viên sales tiến hành gửi giá lần để xác nhận với khách hàng chuyển booking request cho phòng xuất để booking với hãng tàu/bay (đối với hàng nhập, nhân viên sales làm việc trực tiếp với agent đưa xuống cho phòng nhập để liên hệ với agent nhờ book cước), Theo dõi chi tiết đơn hàng – hỗ trợ phòng ban Trong suốt trình đơn hàng thực hiện, nhân viên sales người liên lạc cập nhập thông tin cố cho khách hàng Sự hỗ trợ phòng xuất-nhập phòng trường tham gia vào trình liên hệ với khách chuyến hàng Dưới mơ hình tương tác phận: Có vấn đề thường xuyên xảy AIL khiến công việc không theo quy trình, phịng xuất-nhập trường khơng nắm bắt tình hình lơ hàng để kịp thời báo phòng sales: Hiện trạng delay tàu: thơng thường nhân viên phịng xuất-nhập phải dự báo liên lạc với hãng tàu để nắm bắt thời gian chạy tàu, nhiên họ ý đến vấn đề báo trễ dẫn đến tình trạng khách hàng báo cảm thấy khơng hài lịng chậm trễ tình này, nhân viên sales thường xuyên đốc hỏi han tình hình tàu trực tiếp liên hệ với hãng tàu để hỏi lại phải thông báo ngược lại cho phòng ban Các vấn đề chứng từ: AIL nhân viên phòng chưng từ xuất-nhập chủ động gửi mail có CC sếp, nhân viên sales cho khách hàng có yêu cầu sửa chữa, bổ sung chứng từ Hoặc nhân viên chứng từ gọi điện trực tiếp với khách hàng trường hợp gấp thông báo lại cho nhân viên sales sau Việc thể tính chủ động, nhân viên sales quan sát khách hàng cảm thấy yên tâm nhân viên theo dõi Song thực tế, nhân viên chứng từ xuất-nhập chủ động làm vậy, họ thường báo cho nhân viên sales để liên hệ với khách hàng hỏi nhân viên sales yêu cầu cung cấp thêm chứng từ Quy trình tốn thời gian, khơng chủ động thân họ tự liên hệ với khách Lý dẫn đến việc đến từ việc công việc phịng chứng từ nhiều (AIL có nhiều hàng điịnh từ đại lý) nhân viên chứng từ quen với việc không chủ động liên hệ với khách mà thông qua nhân vien sales Tương tự với vấn đề trên, nhân viên phòng trường thường xuyên liên hệ với nhân viên sales thay khách hàng nhân viên chứng từ có sai sót khâu thủ tục hải quan lấy hàng Nhân viên phòng sales AIL cho biết họ “bất đắc dĩ” nhận gọi phịng ban khác vấn đề đơn giản không thiết phải gọi cho họ nhu yêu cầu sửa bill, bổ sung giấy tờ khai hải quan, giải thích tên hàng hóa VGM… Ngoại trừ cố lớn cần báo cho khách hàng gấp vấn đề nhỏ phòng ban xất-nhập chứng từ nên tự chủ động lẫn để không làm thời gian lô hàng Kết thúc đơn hàng.và trì mối quan hệ Nhân viên sales gọi điện gặp khách hàng để nhìn nhận tổng quát trình đơn hàng vừa qua để đánh giá lại dịch vụ cơng ty thiếu xót cần khắc phục Bên cạnh đó, nhân viên sales cần giữ mối quan hệ, gửi báo giá hàng tháng, hỏi thăm trò chuyện với khách, tư vấn cho khách hàng thơng tin họ chưa rõ để trì quan hệ lơ hàng CHƯƠNG 3: GIÁI PHÁP Nhân viên Sales Support Chia nhân viên sales theo team áp target lên team Quy định lại cách làm việc phòng ban hỗ trợ nhân viên sales ... Chứng từ: nhân viên - Phòng Kinh doanh: nhân viên - Phòng Giao nhận: nhân viên - Phịng Kế tốn - Tài chính: nhân viên - Phịng Tổ chức hành chính: nhân viên Tình hình nguồn nhân lực cơng ty năm 2018... ngừng, từ công ty nhỏ, sau 10 năm hoạt động, đến Công ty TNHH Giao nhận Quốc tế Liên Minh nhanh chóng trở thành doanh nghiệp có uy tín thị trƣờng ngày khẳng định vững vai trị ngành giao nhận hàng... tháng nhân viên công ty cho công nợ dài hay ngắn Nhân viên sales chịu trách nhiệm cho định xin cơng nợ cho khách có ảnh hưởng đến vịng vốn cơng ty Mẫu bảng Hợp địng dịch vụ giao nhận cơng ty giao