phân tích hệ thống thông tin quản lý mua hàng của siêu thị gia đình

Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm Hệ thống quản lý mua hàng bao gồm ba bộ phận chính, ba bộ phận này có quan hệ tương đối độc lập trong quy trình xử lý công việc: - Bộ phận bổ s

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

- -

BÀI THẢO LUẬN

Đề tài

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ MUA

HÀNG CỦA SIÊU THỊ GIA ĐÌNH

Nhóm thực hiện : 1

Môn học : Hệ thống thông tin quản lý

Lớp học phần : 232_ECIT0311_02

Năm học 2023 - 2024

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 2

I Mô tả nghiệp vụ hệ thống 3

1 Các nhiệm vụ cơ bản 3

2 Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm 3

a Bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật 3

b Bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu về hàng hóa 3

c Bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa 3

d Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý 3

II Xây dựng mô hình phân cấp chức năng 5

1 Tại sao cần xây dựng mô hình phân cấp chức năng 5

2 Cách thức xây dựng mô hình phân cấp chức năng của toàn bộ hệ thống 5

a Giai đoạn 1 – Sử dụng phương pháp top - down để tìm kiếm những chức năng chi tiết 5

b Giai đoạn 2 – Sử dụng phương pháp bottom-up để gom nhóm các chức năng chi tiết thành các chức năng ở mức cao hơn 7

III Xây dựng mô hình luồng dữ liệu 9

3.1 Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh (DFD mức 0) 9

3.2 Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh (DFD mức 1) 10

3.3 Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (DFD mức 2) 11

KẾT LUẬN 16

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh ngày nay, sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin đã mang lại những tiện ích đáng kể cho nhiều lĩnh vực, trong đó không thể không kể đến ngành bán lẻ và quản lý mua hàng Siêu thị Gia Đình, như một mô hình tiêu biểu trong lĩnh vực này, đặt ra bài toán không chỉ về việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ một cách hiệu quả, mà còn về khả năng quản lý thông tin để tối ưu hóa quá trình mua sắm của khách hàng

Phân tích hệ thống thông tin quản lý mua hàng của Siêu thị Gia Đình không chỉ là việc nghiên cứu về cách thức thu thập, xử lý thông tin mua bán, mà còn là việc tìm hiểu

về cách mà hệ thống này góp phần vào sự linh hoạt, đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng đa dạng và phong phú

Qua đề tài này, chúng ta sẽ bước vào thế giới của công nghệ thông tin và quản lý kinh doanh, từ đó đề xuất những giải pháp, cải thiện để nâng cao hiệu suất hoạt động, cũng như trải nghiệm mua sắm của khách hàng tại Siêu thị Gia Đình Hãy cùng nhau khám phá và đàm luận về vai trò quan trọng của hệ thống thông tin trong việc tạo ra một môi trường mua sắm thú vị và tiện lợi hơn bao giờ hết

I Mô tả nghiệp vụ hệ thống

1 Các nhiệm vụ cơ bản

- Thực hiện thủ tục xuất, nhập, chứng từ, hàng hóa

- Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

- Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho

- Sắp xếp hàng hóa trong kho

- Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho

- Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy và an toàn trong kho

- Báo cáo, thống kê theo tháng, quý về tài liệu và thông tin các hàng hóa trong

kho

2 Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm

Hệ thống quản lý mua hàng bao gồm ba bộ phận chính, ba bộ phận này có quan

hệ tương đối độc lập trong quy trình xử lý công việc:

- Bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật

- Bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu về hàng hóa

- Bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa

a Bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật

Nhiệm vụ của bộ phận này là mua hàng hóa, nhập hàng hóa từ nhiều nguồn khác nhau (các công ty sản xuất và phân phối hàng hóa, chợ đầu mối, các đại lý ủy quyền, các nhà phân phối trung gian, ) Liên hệ với bộ phận bán hàng để có danh sách các loại hàng hóa được yêu cầu bổ sung Bộ phần này còn có trách nhiệm xử lý kỹ thuật đối với những mặt hàng được nhập về như đóng dấu, dán nhãn giá, làm hồ sơ cho các loại hàng hóa, đăng ký vào sổ tài liệu tài sản của doanh nghiệp, nhập vào cơ sở dữ liệu

b Bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu về hàng hóa

Khi nhận được hàng hóa từ bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật , bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu về hàng hóa có trách nhiệm phân loại hàng hóa và định ra từ khóa để phục vụ cho các công tác tìm kiếm thông tin hàng hóa sau này Bên cạnh đó, bộ phận này còn hoàn thiện quy trình cập nhật thông tin hàng hóa bằng cách đưa về kho, phân loại theo từng kho và nhập cơ sở dữ liệu đối với những trường hợp cần bổ sung đối với từng loại mặt hàng

c Bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa

Bộ phận này có trách nhiệm trực tiếp tiếp xúc với bộ phận bán hàng, quản lý thông tin tình hình xuất hàng trong kho Đối với những loại hàng hóa dễ vỡ, dễ hư hỏng cần được bảo quản cẩn thận thì bộ phận này cần có biện pháp quản lý đặc biệt Đối với những mặt hàng sắp hết hạn, bộ phận này cần thông báo với bên bộ phận bán hàng để

có những biện pháp xử lý tối ưu Đối với những mặt hàng đã hết hạn thì cần thông báo lại với nhà cung cấp để đổi trả hàng theo điều kiện hợp đồng hai bên đã thỏa thuận

d Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý

Khi có yêu cầu về bổ sung thêm hàng hóa, bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa sẽ đưa ra những yêu cầu bổ sung đó vào danh sách các yêu cầu để phục vụ

cho công tác bổ sung của bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật Tùy theo mức độ ưu tiên của mỗi loại yêu cầu, hoặc hoàn cảnh của mỗi yêu cầu, bộ phần bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật sẽ lập được kế hoạch bổ sung thêm hàng hóa mới, hay số lượng hàng hóa trong kho Thông thường các yêu cầu này rơi nhiều vào các thời điểm như lễ tết, cuối năm hoặc đầu năm

Bên cạnh đó, bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa cũng là một bộ phận trực tiếp làm nhiệm vụ quản lý kho hàng của doanh nghiệp nên bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa có thể nắm bắt được rất rõ tình hình tiêu thụ các loại hàng hóa của doanh nghiệp Với những mặt hàng mà có số lượng hư hỏng, hết hạn hay nhu cầu đối với mặt hàng đó lownsshif bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa có thể tạo ra yêu cầu phải đổi trả hàng hóa hay bổ sung thêm số lượng mặt hàng này lên

bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật

Tại mỗi thời điểm, doanh nghiệp có kế hoạch mua, bổ sung thêm hàng hóa, bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật sẽ thống kê và duyệt đối với các yêu cầu bổ sung hàng hóa, xem xét nhu cầu, cân đối kinh phí và lên một danh sách các mặt hàng

sẽ được mua Đối với những hàng hóa là đặc thù của doanh nghiệp, do doanh nghiệp sản xuất, không mua được những loại hàng hóa đó bên ngoài thì bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật có thể tạo rồi gửi yêu cầu sản xuất hàng hóa cho bộ phận sản xuất của doanh nghiệp hay các xưởng sản xuất quen biết hoặc thuê ngoài, bộ phận

bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật sẽ lên danh sách các mặt hàng cần mua với các thông tin về nhà cung cấp và tạo đơn đặt hàng Sau đó, bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật sẽ gửi đơn đặt hàng đến các nhà cung cấp, các đại lý trên thị trưởng Sau khi nhận được hàng hóa và hóa đơn yêu cầu thanh toán từ nhà cung cấp, bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật có nhiệm vụ kiểm tra hàng nhận được, nếu có sai sót thì phải gửi khiếu nại lại nhà cung cấp yêu cầu nhà cung cấp đổi lại lô hàng khác hoặc giảm giá, chiết khấu lô hàng đó Trong trường hợp hàng hóa nhận được kiểm tra tốt, bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật đóng dấu hóa đơn nhận được rồi gửi hóa đơn yêu cầu thanh toán đó đến phòng tài chính của doanh nghiệp Sau khi các thủ tục thanh toán hoàn tất, bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật sẽ nhận hàng về và làm công tác riêng của mình để chuẩn bị chuyển hàng vào kho hay đưa đến bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu về hàng hóa Sau khi nhận sách về, bộ phận bổ sung, sắp xếp hàng hóa và xử lý kỹ thuật cũng

có nhiệm vụ thực hiện các công tác xử lý kỹ thuật như đóng dấu, gán nhãn giá, Sau đó

là đăng kí vào số tài sản của doanh nghiệp và nhập cơ sở dữ liệu theo các form đã ghi trong số tài sản của doanh nghiệp

Cuối cùng, hàng hóa sẽ được chuyển giao sang bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu về hàng hóa Tại đây bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu về hàng hóa sẽ phân loại tiếp các loại hàng hóa đã nhận được thành nhiều phần ( như dựa vào hạn sử dụng, dựa vào độ sai sót của hàng, dựa vào độ bền của sản phẩm ) Tiếp theo bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ

sở dữ liệu về hàng hóa sẽ xác định ra một số từ khóa cho từng lô hàng để phục vụ cho việc tìm kiếm Nhập các từ khóa này lên cơ sở dữ liệu của thư viện để phục vụ cho việc kiểm tra bằng máy tính Bộ phận phân loại biên mục và xây dựng hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu về hàng hóa sẽ làm tiếp nhiệm vụ phân loại hàng hóa về các khu vực kho khác

nhau

Đối với yêu cầu xuất kho hàng hóa của bộ phận bán hàng, bộ phận bán hàng sẽ gửi một yêu cầu xuất kho đến bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa, bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa sẽ kiểm tra tình trạng của mặt hàng đó và cho bộ phận bán hàng biết có thể xuất kho hay không Nếu có thể xuất kho thì bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa in phiếu xuất kho và ghi nhận xuất kho hàng hóa vào cơ sở

dữ liệu

Trong trường hợp một số mặt hàng điện tử đang trong thời gian bảo hành bị hư hỏng và khách hàng mang đến đổi thì bộ phận bán hàng sẽ mang cho bộ phận quản lý xuất kho

và nhập kho hàng hóa kiểm tra lại hàng Nếu là do lỗi kỹ thuật trong quá trình sản xuất thì bộ phận quản lý xuất kho và nhập kho hàng hóa sẽ chấp nhận đổi hàng và mang hàng hóa bị lỗi đó đi đổi trả với nhà cung cấp

II Xây dựng mô hình phân cấp chức năng

1 Tại sao cần xây dựng mô hình phân cấp chức năng

Trước hết ta thấy sơ đồ phân rã chức năng là công cụ để biểu diễn phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra các công việc con Số mức chia phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống Đặc biệt các sơ

đồ phân rã chức năng là: sơ đồ phân rã cho một cách nhìn tổng quát, dễ hiểu từ đại thể đến chi tiết về các chức năng và nhiệm vụ thực hiện (rất dễ thành lập bằng cách phân rã

các chức năng dần dần từ trên xuống)

Như vậy, việc xây dựng mô hình phân cấp chức năng là rất cần thiết nhằm xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích Đồng thời, sơ đồ phân rã chức năng cũng là phương tiện trao đổi giữa nhà thiết kế và người sử dụng, trong khi phát triển hệ thống Sơ đồ phân rã chức năng cho phép mô tả, khái quát dần các chức năng của một tổ chức một cách trực tiếp hoặc khách quan, phát hiện được các chức năng thiếu và trùng lặp

2 Cách thức xây dựng mô hình phân cấp chức năng của toàn bộ hệ thống

Để xây dựng được mô hình phân cấp các chức năng của hệ thống quản lý Mua hàng của công ty , tôi kết hợp 2 phương pháp bottom-up và top-down áp dụng vào hệ thống

quản lý mua hàng, ta làm lần lượt các bước sau :

- Sử dụng phương pháp top-down đề tìm kiếm những chức năng chi tiết được nêu trong phần mô tả quy trình nghiệp vụ của hệ thống

- Sử dụng phương pháp bottom-up để gom nhóm các chức năng chi tiết được liệt

kê ở trên thành các chức năng ở mức cao hơn

- Thực hiện kết hợp việc giản lược hóa từ ngữ đến khi thu được chức năng của toàn bộ hệ thống

Gồm 2 giai đoạn:

a Giai đoạn 1 – Sử dụng phương pháp top - down để tìm kiếm những chức năng chi tiết

Để tìm kiếm những chức năng chi tiết từ bản mô tả quy trình nghiệp vụ ta thực hiện đầy

đủ theo 5 bước như dưới đây:

Bước 1: Gạch chân các động từ và bổ ngữ liên quan đến công việc của hệ thống thống (những chức năng chi tiết sẽ được mô tả thông qua các động từ và bổ ngữ này)

Bước 2: Từ danh sách các động từ và bổ ngữ thu được ở bước 1 ta tìm và loại bỏ những chức năng trùng lặp hay những cụm không phải là chức năng của hệ thống

Bước 3: Từ danh sách thu được ở bước 2, gom nhóm những chức năng nào đơn giản do một người hay một bộ phận thực hiện lại

Bước 4: Trong danh sách thu được từ bước 3, loại những chức năng không có ý nghĩa với hệ thống

Bước 5: Chinh sửa lại các chức năng được chọn sau bước 4 cho hợp lý

Kết quả thu được:

- Gạch chân các động từ và bổ ngữ liên quan đến công việc của hệ thống, loại bỏ các cụm từ không phải là chức năng của hệ thống ta được kết quả sau:

1 THÊM YÊU CẦU BỔ SUNG HÀNG HÓA

2 LẬP DANH SÁCH ĐƠN HÀNG ĐẶT MUA

3 BÁO CÁO TÌNH HÌNH THEO DÕI ĐƠN ĐẶT HÀNG

4 TÌM KIẾM HÀNG HÓA

5 LẬP KẾ HOẠCH BỔ SUNG HÀNG HÓA

6 CẬP NHẬT THÔNG TIN TỪNG MẶT HÀNG

7 CẬP NHẬT BẢNG GIÁ

8 CHỌN NHÀ CUNG TỐT NHẤT CHO CÔNG TY

9 THỐNG KÊ YÊU CẦU BỔ SUNG HÀNG HÓA

10 GHI NHẬN THÔNG TIN XUẤT KHO HÀNG HÓA

11 PHÂN LOẠI HANG HOA

12 GHI NHẬN THÔNG TIN NHẬP KHO HÀNG HÓA

13 THỐNG KÊ TÌNH TRẠNG HIỆN TẠI CỦA HÀNG HÓA

14 TÌM KIẾM THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

15 PHÂN LOẠI VÀ SẮP XẾP HÀNG HÓA THEO KHO

16 XỬ LÝ HÀNG HÓA QUÁ HẠN, HƯ HỒNG

17 ĐƠN ĐẶT HÀNG

18 NHẬN HÀNG VÀ THANH TOÁN

19 LÊN DANH SÁCH CÁC MẶT HÀNG DO BỘ PHẬN BÁN HÀNG YÊU CẦU

20 KIỂM TRA SỐ LƯỢNG HÀNG TỒN KHO

21 TẠM DỪNG HOẶC HỦY ĐƠN HÀNG

22 TÌM KIẾM NHÀ CUNG CẤP

23 THÊM NHÀ CUNG CẤP

24 QUẢN LÝ CÔNG NỢ

25 CẬP NHẬT THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

26 IN HÓA ĐƠN

27 BÁO CÁO

28 THÔNG KẾ

- Gom các nhóm chức năng trùng lặp hoặc các chức năng có thể khái quát hóa lại được ta có kết quả dưới đây:

1 → 1

20 → 20

16 → 16

4 → 4

6 +7 + 11→ 6

8 + 22 + 23 → 8

17 + 2 + 5 + 19 → 17

21 → 21

24 → 24

10 → 10

12 + 15 + 18 → 12

25 + 14 → 25

26 → 26

27 + 3 → 27

28 + 9 + 13 → 28

Sửa đôi thay thế các từ ngữ cho phù hợp ta thu được kết quả cuối cùng là danh sách các chức năng chi tiết như sau:

+ THÊM YÊU CẦU BỔ SUNG HÀNG HÓA

+ KIỂM TRA SỐ LƯỢNG HÀNG TỒN KHO

+ XỬ LÝ HÀNG HÓA QUÁ HẠN, HƯ HỎNG

+ TÌM KIẾM HÀNG HÓA

+ CẬP NHẬT THÔNG TIN TỪNG MẶT HÀNG

+ CHỌN NHÀ CUNG TỐT NHẤT CHO CÔNG TY

+ ĐƠN ĐẶT HÀNG

+ TẠM DỪNG HOẶC HỦY ĐƠN HÀNG

+ QUẢN LÝ CÔNG NỢ

+ GHI NHẬN THÔNG TIN XUẤT KHO HÀNG HÓA

+ GHI NHẬN THÔNG TIN NHẬP KHO HÀNG HOA

+ CẬP NHẬT THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

+ IN HÓA ĐƠN

+ BÁO CÁO

+ THỐNG KÊ

b Giai đoạn 2 – Sử dụng phương pháp bottom-up để gom nhóm các chức năng chi tiết thành các chức năng ở mức cao hơn

Sau khi làm công đoạn gom nhóm các chức năng nhỏ được liệt kê trong giai đoạn một,

ta sẽ thu được các chức năng ở mức độ cao hơn như sau:

1 ĐẶT MUA BÒ SUNG HÀNG HÓA

2 QUẢN LÝ HÀNG HÓA

3 QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP

4 QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG

5 QUẢN LÝ XUẤT KHO, NHẬP KHO

6 BÁO CÁO VÀ THỐNG KÊ

Lập bảng tập hợp các chức năng của hệ thống:

QUẢN LÝ

MUA

HÀNG

HÓA

ĐẶT MUA BỔ SUNG HÀNG HÓA

Thêm yêu cầu bổ sung hàng hóa Đơn đặt hàng

Tạm dừng hoặc hủy đơn hàng

QUẢN LÝ HÀNG HÓA

Tìm kiếm hàng hóa Cập nhật thông tin hàng hóa Kiểm tra số lượng hàng tồn kho

Xử lý hàng hóa quá hạn, hư hỏng

QUẢN LÝ NHÀ CUNG CẤP

Chọn nhà cung cấp tốt nhất cho công ty

Quản lý công nợ

Bổ sung danh sách nhà cung cấp

QUẢN LÝ THÔNG TIN

QUẢN LÝ XUẤT KHO, NHẬP KHO

HÀNG HÓA

Ghi nhận thông tin hàng hóa xuất kho

Ghi nhận thông tin hàng hóa nhập kho

BÁO CÁO VÀ THỐNG KÊ

Báo cáo

Thống kê

III Xây dựng mô hình luồng dữ liệu

3.1 Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh (DFD mức 0)

Đây là mô hình được xây dựng ở mức tổng quan nhất

Ở mức này, chức năng tổng quan của hệ thống là Quản lý hàng hóa Với hệ thống này,

có bốn tác nhân ngoài có khả năng tác động đến hệ thống về mặt dữ liệu

- Nhà cung cấp hàng hóa

- Ban tài chính

- Bộ phận bán hàng

- Bộ phận quản lý kho

Bổ sung các luồng dữ liệu trao đổi giữa hệ thống và tác nhân ngoài, ta có biểu đồ dữ liệu mức khung cảnh như sau: