Hệ thống thông tin: Quản lý mua bán hàng hóa

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI Khoa Thương Mại Điện Tử  Bài thảo luận Môn: Hệ thống thông tin quản lý Đề tài:Quản lý mua bán hàng hóa Giáo viên hướng dẫn: Thầy Nguyễn Quang Trung Hà Nội - 2009 I. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng ( BPC ). I.1 Mô tả tóm lược quá trình quản lý mua bán hàng hoá. I.1.1 Quản lý về mua bán hàng hoá về nhập kho. - Bộ phận quản lý mua hàng hoá về nhập kho tại các cửa hàng có chức năng đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho tiêu chí đã đặt ra. Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp thì bộ phận quản lý mua hàng làm hợp đồng với nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng với nhà cung cấp. Sau khi đã hoàn thành các giấy tờ hợp lệ, nhà cung cấp sẽ cung ứng hàng cho bộ phận quản lý mua hàng. - Khi bộ phận quản lý mua hàng về phải thông báo cho các cửa hàng để nhận hàng và làm các thủ tục nhập kho. Tại kho của cửa hàng có một nhân viên kiểm tra về chất lượng và số lượng hàng nhập về có đúng với đơn đặt hàng hay không. Sau đó thì nhân viên đó viết phiếu nhập kho, viết vào thẻ kho theo từng số danh điểm hàng hoá. Tiếp theo đó nhân viên chịu trách nhiệm sẽ chuyển toàn bộ phiếu nhập kho về cho kế toán để lập báo cáo mua hàng. Khi đó kế toán sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn để thanh toán với nhà cung cấp. Nếu khi mua hàng về nhập kho tại các cửa hàng mà còn nợ tiền của nhà cung cấp thì kế toán sẽ theo dõi nợ với nhà cung cấp. I.1.2 Quản lý phân phối và bán hàng tại các cửa hàng. - Khi hàng đã nhập về, thì tại các cửa hàng cửa hàng trưởng sẽ lên danh sách mã hàng và phân loại từng mặt hàng sao cho hợp lý. Rồi hàng sẽ được phân phối ra cửa hàng để bán. Sau khi đã phân phối hàng tại các cửa hàng thì hàng hàng hoá sẽ được bán cho khách hàng. - Bán hàng tại cửa hàng: + Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng tại cửa hàng, nhân viên bán hàng ghi lai số lượng, giá, thuế mà họ đã bán. Cuối ca bán hàng, thì nhân viên bán hàng phải lập hoá đơn thanh toán tổng hợp rồi nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ. ● Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt thì nhân viên sẽ viết phiếu thu cho khách. ● Nếu khách hàng muốn mua hàng trả tiền sau thì phải được phép của cửa hàng trưởng để thoả thuận về thời hạn thanh toán. Khi đó cũng được thực hiện theo dõi nợ của khách. I.1.3 Thống kê báo cáo. Cuối tháng, công ty phải lập các báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng bán, báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng mua cho chi cục thuế. Tình hình sử dụng hoá đơn của mỗi quyển hoá đơn, hạch toán giá vốn hàng bán, tình hình kinh doanh bán hàng, báo cáo tồn đầu-nhập-bàn-tồn cuối từng mặt hàng, thẻ kho từng mặt hàng tại mỗi cửa hàng. I.2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng. .2.1 Liệt kê các chức năng trong qúa trính quản lý mua bán hàng hoá. 1. Quản lý mua hàng 1.1 Chọn nhà cung cấp 1.2 Làm hợp đồng với nhà cung cấp 1.3 Lập đơn đặt hàng 1.4 Lập hóa đơn thanh toán 1.5 Thanh toán với nhà cung cấp 1.6 Theo dõi nợ nhà cung cấp 2. Quản lý nhập hàng 2.1 Kiểm tra nhập hàng 2.2 Viết phiếu nhập kho 2.3 Viết thẻ kho 3. Quản lý phân phối hàng 3.1 Lên danh sach mã hàng 3.2 Phân loại hàng hóa 3.3 Phân phối cho các cửa hàng 4. Quản lý bán hàng 4.1 Khách trả trước 4.1.1 Nhận yêu cầu của khách 4.1.2 Lập hóa đơn thanh toán 4.1.3 Thanh toán cho khách 4.2 Khách trả sau 4.2.1 Nhận yêu cầu của khách 4.2.2 Thỏa thuận bán hàng 4.2.3 Lập hóa đơn theo dõi công nợ 5. Thống kê báo cáo 5.1 Báo cáo hàng mua 5.2 Báo cáo hàng bán 5.3 Báo cáo thuế GTGT 5.4 Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn 5.5 Báo cáo tồn kho cuối lỳ 5.6 Nộp tiền HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý I.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC).  Sự phân rã chức năng Quản lý mua hàng.  Mô tả chi tiết Quản lý mua hàng. 1.1. Chọn nhà cung cấp: Sau khi tìm hiểu các thông tin khác mà công ty mình cần, bộ phận quản lý mua hàng lập phiếu đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chí mà công ty mình đã đề ra, trước đó để chọn đối tác. Tiêu chí đánh giá như: Loại hình doanh nghiệp, thời gian thành lập, uy tín, năng lực sản xuất, quy mô, năng lực nhà xưởng… Sau khi đã chọn được nhà đối tác thì hai bên ký hợp đồng, thời gian của bản hợp đồng và nội dung của bản hợp đồng hai bên thoả thuận. Nhãm 4 L05– 5 HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý 1.2 Làm hợp đồng với nhà cung cấp: Sau khi đã quyết định lựa chọn nhà cung cấp phù hợp thì bộ phận mua hàng sẽ làm hợp đồng với nhà cung cấp . Trong hợp đồng hai bên sẽ phải tuân thủ những quyền hạn trong hợp đồng. 1.3 Lập đơn đặt hàng: Sau khi chọn nhà cung cấp và hợp đồng đã được ký kết thì bộ phận quản lý lập đơn đặt hàng với nhà cung cấp để mua hàng. 1.4 Nhận hoá đơn thanh toán: Sau khi nhà cung cấp giao hàng cho bộ phận quản lý thì bộ phận quản lý có nhiệm vụ lập hoá đơn thanh toán và thanh toán với nhà cung cấp. 1.5 Thanh toán với nhà cung cấp: Sau khi đã mua hàng hóa thì bộ phận quản lý sẽ chuyển hóa đơn thanh toán cho kế toán. Khi đó kế toán sẽ trực tiếp thanh toán với nhà cung cấp hoặc thông qua bộ phận mua hàng. 1.6 Theo dõi nợ nhà cung cấp: Trong trường hợp mua hàng hoá và nợ lại tiền của nhà cung cấp thì bộ phận quản lý hoặc kế toán sẽ thực hiện theo dõi nợ với nhà cung cấp.  Sự phân rã chức năng Quản lý nhập hàng .  Mô tả chi tiết Quản lý nhập hàng. 2.1.Kiểm tra hàng nhập: Sau khi nhà cung cấp vận chuyển hàng đến, bộ phận ở kho nhập hàng có nhiệm vụ kiểm tra hàng trước khi cho nhập. 2.2.Viết phiếu nhập kho. Sau khi đã kiểm tra chất lượng và số lượng đã đạt yêu cầu thì thủ kho viết phiếu nhập kho để tiến hành nhập hàng vào kho. Nhãm 4 L05– 6 HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý 2.3. Viết thẻ kho: Sau đó thủ kho viết vào thẻ kho số hàng vừa nhập về để tiện theo dõi tình hình của hàng hoá đó.  Sự phân rã chức năng Quản lý phân phối hàng.  Mô tả chi tiết Quản lý phân phối hàng. 3.1.Lên danh sách mã hàng: Bộ phận bên kho hàng có nhiệm vụ tổng hợp và lên danh sach mã hàng. 3.2 Phân loại mặt hàng: Ngoài ra bộ phận bên kho hàng còn phải phân loại các mặt hàng để tiện theo dõi và dễ phân phối khi cửa hàng cần. 3.3 Phân phối cho các cửa hàng: Khi cửa hàng có yêu cầu nhập thêm hàng thì bên quản lý kho có nhiệm vụ xem xét yêu cầu để tiến hành xuất hàng cho cửa hàng. Việc này cần có báo cáo rõ ràng.  Sự phân rã chức năng Quản lý bán hàng. Nhãm 4 L05– 7 HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý  Mô tả chi tiểt Quản lý bán hàng. 4.1 Khách trả trước 4.1.1 Nhận yêu cầu khách: Nhân viên bán hàng phải ghi nhận mặt hàng, số lượng bán, đơn giá bán tương ứng với từng mặt hàng, xác định thuế xuất giá trị gia tăng… để thực hiện yêu cầu của khách hàng. 4.1.2 Lập hoá đơn thanh toán: Sau khi đã ghi nhận yêu cầu của khách hàng thì nhân viên bán hàng phải tiến hành lập hoá đơn thanh toán. 4.1.3 Thanh toán: Khách hàng phải trả tiền mặt ngay. Nhân viên bán hàng nhận tiền mặt từ khách theo đúng số tiền ghi trên hoá đơn. 4.2 Khách trả sau 4.2.1 Nhận yêu cầu khách hàng. Nếu khách hàng muốn mua hàng và trả sau. Cửa hàng trưởng tiếp nhận yêu cầu và đưa ra quyết định 4.2.2 Thoả thuận thời hạn thanh toán: Sau khi cửa hàng trưởng chấp nhận thì hai bên sẽ thoả thuận về thời gian thanh toán, thời hạn thanh toán cũng sẽ được ghi nhận trên hoá đơn. 4.2.3 Lập hoá đơn theo dõi công nợ: Sau khi thoả thuận xong cửa hàng trưởng tiến hành lập hoá đơn theo dõi công nợ để tiện cho việc theo dõi nợ của khách hàng. Nhãm 4 L05– 8 HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý  Sự phân rã chức năng thống kê báo cáo.  Mô tả chi tiết quản lý thống kê báo cáo. 5.1 Báo cáo hàng mua: Khi công ty mua hàng kinh về thì phòng doanh có các số liệu về hàng mua để lập báo cáo sẽ được lấy từ thủ kho của các cửa hàng. 5.2 Báo cáo hàng bán: Phòng kinh doanh cũng có nhiệm vụ lập báo cáo hàng bán. Thông tin và số liệu của hàng bán được thu thập từ các cửa hàng trưởng của các cửa hàng. 5.3 Báo cáo thuế GTGT: Cuối tháng công ty phải lập các báo cáo thuế GTGT hàng mua, thuế GTGT hàng bán cho chi cục thuế 5.4 Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn: Phòng kinh doanh có nhiệm vụ báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn của mỗi quyến hoá đơn của kho hàng và cửa hàng cho công ty. 5.5 Báo cáo tồn kho cuối kỳ: Phòng kinh doanh theo dõi tình hình mua bán của cửa hàng để kinh doanh được hiệu quả, đồng thời nhận báo cáo tồn kho ở các cửa hàng để lập báo cáo tồn kho cuối kỳ. Sau đó đề xuất phương án giải quyết việc tồn kho nhằm thu hồi vốn kinh doanh. Nhãm 4 L05– 9 HÖ thèng th«ng kinh tÕ vµ qu¶n lý 5.6 Nộp tiền: Chi cục thuế căn cứ vào những báo cáo thuế suất trên để xác định số tiền thuế mà công ty phải nộp hay chi cục thuế sẽ hoàn lại của tháng đó. II. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu. II.1 Liệt kê các tác nhân ngoài và kho dữ liệu. Các tác nhân ngoài. Nhà cung cấp Khách hàng Ngân hàng Hệ thống cửa hàng Bộ phân quản lý Kho dữ liệu. Hóa đơn Đơn đặt hàng Phiếu chi, phiếu thu Phiếu nhận kho Thẻ kho Nhãm 4 L05– 10 [...]... L05 11 Giao hàng 1.0 Quản lý mua hàng Lên DS mã hàng Phiếu chi Phiếu nhập kho B/C mua hàng B/C thuế GTGT 2.0 Quản lý nhập hàng Kiểm tra hàng hoá Thanh toán Hoá đơn Gửi đơn đặt hàng B/C bán hàng Ngân hàng Phân loại hàng Nhà cung cấp Thanh toán Theo dõi nợ Thanh toán Chọn nhà cung cấp 3.0 Quản lý phân phối Đơn đặt hàng Thẻ kho B/C tình hình sổ HĐ Yêu cầu B/C tồn kho II.2.2 BLD mc nh 5.0 Thống kê báo... Nhóm 4 L05 Bộ phận quản lý 4.0 Quản lý bán hàng ý kiến Yêu cầu Phân phối cho của hàng Khách hàng Hệ thống cửa hàng Nhóm 4 L05 13 II.2.3 BLD mc di nh a Qun lý mua hng Phiếu đánh giá 1.1 1.2 Làm Đánh giá hợp đồng hợp đồng Đơn hàng 1.3 Nhà C2 Đơn đặt hàng Nợ nhà cung cấp Theo dõi nợ 1.4 Nhận đơn hàng 1.5 Thanh toán phiếu chi Hoá đơn Phiếu chi kê báo báo Ngân hàng Nhóm 4 L05 14 b Qun lý nhp hng 2.1 Nhận... KTra nhận hàng 2.3 hàng nhập Nhập hàng HT Cửa hàng 2.4 Viết phiếu kho Phiếu thẻ kho 2.5 viết thẻ kho Kiểm kê báo cáo Nhóm 4 L05 15 Phiếu nhập kho Nhóm 4 L05 16 c Qun lý phõn phi hng 3.1 Nhận YC HT cửa hàng 3.2 Lập DSMH TBHCL Báo cáo tồn kho hàng đc yêu cầu 3.3 Phân loại mặt hàng Tkê báo cáo d Qun lý bỏn hng Nộp tiên cho thủ quỹ d1 Khỏch tr trc 4.2 Lập hoá đơn cho khách 4.1 NV bán hàng HT Cửa hàng nhận... NV bán hàng HT Cửa hàng nhận KH toán Hoá đơn thanh Trả tiền 4.3 Thanh toán d2 Khỏch tr sau Hoá đơn Báo cáo HC báo cáo 4.2 Lập hoá đơn thanh toán 4.1 NVBH HT cửa hàng 4.4 theo dõi nợ Hoá đơn nợ KHTTiền sau nhận thanh toán Nhóm 4 L05 17 Khách hàng 4.3 Thanh toán Phiếu thu Nhóm 4 L05 18 . BPC ). I.1 Mô tả tóm lược quá trình quản lý mua bán hàng hoá. I.1.1 Quản lý về mua bán hàng hoá về nhập kho. - Bộ phận quản lý mua hàng hoá về nhập kho tại các cửa hàng có chức năng đi tìm và. cấp Ngân hàng 1.0. Quản lý mua hàng 2.0. Quản lý nhập hàng 3.0. Quản lý phân phối 4.0. Quản lý bán hàng Hoá đơn Phiếu nhập kho Thẻ kho Hệ thống cửa hàng Khách hàng Bộ phận quản lý 5.0 cửa hàng để bán. Sau khi đã phân phối hàng tại các cửa hàng thì hàng hàng hoá sẽ được bán cho khách hàng. - Bán hàng tại cửa hàng: + Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng tại cửa hàng, nhân viên bán