Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty hệ thống thông tin FPT

Tổng quan của phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng Phân tích hệ thống nhằm xác định các thông tin và các chức năng cần xử lý thông tincủa các chức năng cần phát triển trong hệ thống

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, em muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến cô Nguyễn Hằng Giang làTh.S – Giảng viên Bộ môn Tin học đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình thực

hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý

bán hàng tại công ty hệ thống thông tin FPT”.

Em xin bày tỏ lòng biết ơn sắc đến những thầy cô giáo đã giảng dạy em trongnhững năm ngồi trên ghế giảng đường trường Đại học Thương Mại Thầy cô đã cho

em những kiến thức là hành trang giúp em vững bước trên con đường tương lai

Em xin chân thành cảm ơn Phó Giám đốc trung tâm Tech 1- Nguyễn Văn Mạnhcùng toàn thể cán bộ nhân viên trong Công ty Hệ thống Thông tin FPT đã tạo điềukiện và tận tình giúp đỡ em trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệp

Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn Khoa hệ thống thông tin và các thầy côtrong Thư viện trường đã tạo điều kiện giúp em nghiên cứu tài liệu quý báu trong thờigian qua để hoàn thành đề tài

Mặc dù em đã cố gắng hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp trong phạm vi vàkhả năng bản thân nhưng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Kính mongnhận được sự chỉ bảo và giúp đỡ của quý thầy cô và các bạn để bài làm hoàn thiệnhơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiệnNguyễn Thị Thu

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

DANH SÁCH BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1

1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của HTTT quản lý bán hàng 1

1.2 Tổng quan & tầm quan trọng của phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng 2

1.2.1 Tổng quan của phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng 2

1.2.2 Tổng quan & tầm quan trọng của phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng 3

1.3 Mục tiêu của đề tài 5

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài 6

1.6 Kết cấu khóa luận 6

2.1 Cơ sở lý luận 7

2.1.1 Một số khái niệm về quản trị kinh doanh 7

2.1.2 Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin 8

2.1.3 Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin 8

2.1.3.1 Các phương pháp phân tích thiết kế 8

2.1.3.2 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng 10

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty HTTT FPT 11

2.2.1 Giới thiệu về công ty 11

2.2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lý bán hàng của công ty 12

2.2.2.1 Quy trình quản lý bán hàng tại công ty 12

2.2.2.2 Thực trạng HTTT quản lý bán hàng tại công ty HTTT FPT 14

PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY HỆ THỐNG THÔNG TIN FPT 18

3.1 Phân tích hệ thống thông tin quản lý bán hàng 18

3.1.1 Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng 18

3.1.2 Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu 20

3.1.2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 20

3.1.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 22

3.1.2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 24

3.1.3 Phân tích dữ liệu 29

3.1.3.1 Mô hình thực thể liên kết 29

3.1.3.2 Mô hình quan hệ 30

3.2 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng 33

3.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 33

3.2.2 Thiết kế giao diện 36

3.3 Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện HTTT quản lý bán hàng của công ty HTTT FPT 40

KẾT LUẬN 41

TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 PHỤ LỤC

DANH SÁCH BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ ST

T

Tên bảng biểu, hình vẽ, sơ đồ Trang

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Nghĩa của từ Từ viết tắt Nghĩa của từ

les Idees Effort

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG

1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của HTTT quản lý bán hàng

Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, nền kinh tế thế giới đã có những thayđổi trong nhận thức và tư duy Trước yêu cầu của nền cơ chế thị trường, các tổ chức cũngnhư các doanh nghiệp phải tìm mọi cơ hội và biện pháp để tìm kiếm, xây dựng, quản lýnguồn thông tin cho chính mình Để tìm kiếm được nguồn thông tin thì việc xây dựng một

hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác tốt mọi luồng thông tin là công việc cần phải làmđối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh Một hệ thống thông tin tốt sẽ trở thành sức mạnhtrợ giúp đắc lực cho cả hệ thống trong tất cả các quyết định đề ra

Khi các hoạt động tác nghiệp, giao dịch hàng hoá, dịch vụ được tin học hoá thì việcnâng cao hiệu quả quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trở nên dễ dànghơn Ứng dụng CNTT sẽ mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong mọi lĩnh vựchoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Các doanh nghiệp hàng đầu thế giới tại cácnước phát triển đã đạt được nhiều thành công một phần cũng do không ngừng đầu tư,cải tiến các giải pháp, các sản phẩm phần cứng, phần mềm cho doanh nghiệp nhằmnâng cao hiệu quả quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh Việc phát triển ứng dụngCNTT vào quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh của Việt Nam chúng ta là một xuthế tất yếu Có không ít doanh nghiệp Việt Nam giờ đây đang ứng dụng các sản phẩmphần mềm để tiến hành quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của chính mình.Trong các HTTT quản lý của doanh nghiệp thì HTTT quản lý bán hàng có tầm quantrọng và ý nghĩa to lớn Hệ thống quản lý đầu vào, đầu ra hàng hóa, dịch vụ của doanhnghiệp Đánh giá chính xác được hiệu quả sản xuất kinh doanh, lợi nhuận của doanhnghiệp Đồng thời, Hệ thống quản lý bán hàng cũng cho biết tình hình tồn kho hànghóa của doanh nghiệp, từ đó có hướng giải quyết và phương án sản xuất hàng hóa phùhợp Hệ thống tổng hợp cho doanh nghiệp lượng thông tin khách hàng cần thiết, đây làthông tin mang tính chất sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Vai trò của hệ thống quản lý bán hàng giúp các doanh nghiệp tăng cường công tácquản lý trong hoạt động bán hàng: quản lý nhập hàng, quản lý kho hàng, quản lý bánhàng Quản lý bán hàng bằng mã vạch trên sản phẩm giúp tiết kiệm thời gian, chínhxác về số lượng, chủng loại hàng hoá, thực hiện thanh toán nhanh và chính xác Cơ sở

dữ liệu cho phép người quản lý có được thông tin tức thời nhanh chóng về hàng hoá:

số lượng bán số lượng tồn kho, Bên cạnh đó, các thông tin về khách hàng lưu trữtrong cơ sở dữ liệu giúp cho việc chăm sóc khách hàng được tốt hơn

1.2 Tổng quan & tầm quan trọng của phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng

1.2.1 Tổng quan của phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng

Phân tích hệ thống nhằm xác định các thông tin và các chức năng cần xử lý thông tincủa các chức năng cần phát triển trong hệ thống thông tin quản lý

Phân tích thông tin gồm các công việc như:

+ Xác định yêu cầu của hệ thống thông tin, là xác định các chức năng, dữ liệu nghiệp

vụ và quy trình hoạt động của hệ thống, cách thức thực hiện của hệ thống hiện tại vàvấn đề phát triển HTTT mới

+ Phân tích hệ thống về chức năng nhằm xác định vấn đề tổng quát xem hệ thống đó làm

gì, xác định các nhiệm vụ, chức năng của hệ thống đảm nhận, xác định mỗi ràng buộc củamỗi chức năng trong hệ thống, đặc tả chi tiết hoạt động của các chức năng

+ Phân tích hệ thống về dữ liệu nhằm xây dựng mo hình dữ liệu quan niệm Mô hìnhnày mô tả súc tích các yêu cầu dữ liệu nghiệp vụ, nó mô tả tập các dứ liệu sử dụngtrong hoạt động nghiệp vụ và tập các mối liên kết giữa chúng Đây là cơ sở của việcthiết lập cơ sở dữ liệu hệ thống

Qua phân tích hệ thống, người phân tích tìm ra được các giải pháp cho thiết kế ban đầu

để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn được giải pháp tốt nhất, đáp ứng cácyêu cầu về chi phí, nguồn lực, thời gian và kỹ thuật cho phép

Thiết kế hệ thống là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng, về dữliệu kết hợp với các ràng buộc về môi trường cài đặt thông qua sử dụng các phươngpháp, công cụ về thủ tục thiết kế thành các đặc tả thiết kế về hệ thống

Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất cứ hệ thống phần cứng và phần mềm nào,

nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực

Thiết kế vật lý là quá trình chuyển hóa mô hình logic trừ tượng thành các bản thiết kếhay các đặc tả kỹ thuật Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào các thaotác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và đưa ra cácthông tin cần thiết cho tổ chức

Thiết kế hệ thống bao gồm:

+ Thiết kế kiến trúc hệ thống

+ Thiết kế các modun chương tình

+ thiết kế giao diện chương trình.

+ Thiết kế các báo cáo

+ Lập tài liệu thiết kế hệ thống

Các giai đoạn thiết kế hệ thống:

- Giai đoạn 1: Thiết kế logic nhằm xây dựng các thành phần chính của hệ thống và mỗiquan hệ giữa chúng

- Giai đoạn 2: Thiết kế chi tiết từng thành phần cấu thành nên hệ thống và mô tả mốiquan hệ giữa các thành phần này một cách cụ thể và rõ ràng

Thiết kế là việc áp dụng các công cụ phương pháp thủ tục để tạo ra mô hình hệ thốngcần sử dụng Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồntại trên thực tế sao chô nhà lập trình và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thànhchương trình và cấu trúc hệ thống

Từ những lý luận trên cho thấy phân tích thiết kế hệ thống có vai trò vô cùng quantrọng đối với một hệ thống thông tin quản lý Đặc biệt trong HTTT quản lý bán hàng,Phân tích thiết kế hệ thống là bước đầu để đưa ra thực trạng, yêu cầu của hệ thống, từ

đó phát triển hệ thống hoàn thiện qua từng ước, từng pha của quá trình thiết kế hệthống

1.2.2.Tổng quan & tầm quan trọng của phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng

Các hệ thống thông tin quản lý không còn xa lạ với các doanh nghiệp khi nhu cầu quản

lý thông tin một cách có hệ thống trở nên vô cùng cấp thiết và ảnh hưởng không nhỏđến hiệu quả sản xuất – kinh doanh cũng như khả năng cạnh tranh và sự tồn tại củadoanh nghiệp Đã có không ít đề tài nghiên cứu trong và ngoài nước về đề tài nàynhằm tìm ra lối đi mới trong việc quản trị quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụtrong doanh nghiệp:

Ngoài nước:

+ Vicki A.Benge (2012), Article “The advantages of using System analysis & design

to improve business quality”, Chron online newspaper Bài báo khẳng định những lợiích mà việc phân tích và thiết kế HTTT quản lý mang lại cho doanh nghiệp, đặc biệt làdoanh nghiệp vừa và nhỏ

+ Chokgijgarn, Paulpone (1995), Master Project “Analysis/Design and

Documentation of an Information System for an Automobile Dealership in Thailand”,library.uis.edu Bài nghiên cứu đã phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý chung

bao gồm cả quản lý việc cung cấp các dịch vụ của công ty nhằm giúp chủ công ty giảiquyết vấn đề không trùng khớp số liệu, thất thoát doanh thu dịch vụ cung cấp

Trong nước:

+ Nguyễn Quốc Trung (2010), Đồ án tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tinquản lý bán hàng tại công ty Thương mại và Phát triển Công nghệ Bách Khoa 4”, ViệnCông nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Bách Khoa Hà Nội Đề tài xây dựngHTTT quản lý bán hàng với các chức năng: quản lý hóa đơn, tính tồn kho theo ngàynhập, tên hàng hóa theo quý, năm, quản lý hàng hóa, quản lý khách hàng, lập báocáo… nhằm cung cấp cho bộ máy quản trị Công ty Thương mại và Phát triển Côngnghệ Bách Khoa 4 công cụ quản lý hàng hóa đồng bộ, chi tiết, đồng thời giám sát chặtchẽ số lượng hàng hóa ra vào kho cũng như nắm được thông tin khách hàng mua hàngcủa Công ty một cách hệ thống

+ Nguyễn Thị Ánh (2011), Khóa luận tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tinquản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại Điện tử DHE”, Khoa Hệ thốngthông tin kinh tế, Đại học Thương Mại Đây là một trong những đề tài xây dựng HTTTquản lý theo hướng đối tượng hoàn chỉnh, khắc phục được những nhược điểm cơ bảncủa phương pháp phân tích, thiết kế HTTT quản lý theo hướng chức năng như: việcphân tích và thiết kế gần gũi với thế giới thực; tái sử dụng dễ dàng; đóng gói, che giấuthông tin làm tăng tin an toàn cho hệ thống và đặc biết là tính kế thừa cao, làm giảmchi phí, hệ thống có tính mở Tuy nhiên, để xây dựng được HTTT theo hướng đốitượng đòi hỏi thời gian và chi phí lớn, chỉ phù hợp với hệ thống lớn và phức tạp

+ Trần Văn Mộc, Luận văn: “Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý bánhàng nội thất của công ty F.GOUP ”, Khoa công nghệ thông tin, Đại học giao thôngvận tải Xây dựng cơ sở dữ liệu chi tiết, mang tính linh động cao; lưu trữ đầy đủ thôngtin cần thiết gióp tổ hợp, chọn lọc dữ liệu đầy đủ, đáp ứng các nhu cầu báo cáo, tổnghợp dữ liệu của người sử dụng Giao diện chương trình gần gũi, cập nhật dễ dàng,thống nhất trên tất cả các chức năng; tích hợp chức năng tìm kiếm dữ liệu trên hầu hếtcác chức năng

+ Nguyễn Thị Thuỳ Dương , Luận văn : “Phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản

lí bán hàng công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương”, Khoa tin học kinh

tế, Đại học Kinh Tế Quốc Dân Chương trình phần mềm Quản lý bán hàng tại công ty

cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương đã đáp ứng được những yêu cầu cơ bản

trong hệ thống quản lý bán hàng Chương trình đã quản lý được các giao dịch trongngày tại công ty, chương trình cũng theo dõi được quá trình thực hiện giao dịch củatừng nhân viên Chương trình cũng cho phép người sử dụng tìm kiếm các thông tim vềkhách hàng theo các tiêu thức khác nhau, cho người sử dụng lựa chọn đồng thờichương trình lập được các báo cáo theo từng giai đoạn cụ thể theo từng loại kháchhàng thực hiện giao dịch.

Qua những bài báo, những đề tài nghiên cứu trên có thể thấy được xu hướng đầu tư,xây dựng HTTT quản lý trong doanh nghiệp rất phổ biến và được quan tâm cả trong

và ngoài nước Việc nên xây dựng một HTTT quản lý cho doanh nghiệp thương mạiđặc biệt là để quản lý hàng hóa và dịch vụ - những đối tượng kinh doanh chính đượcđánh giá là rất có ích cho việc quản lý, ra quyết đinh, tăng doanh thu và khả năng cạnhtranh Tuy nhiên, việc này cũng đặt ra câu hỏi, nên xây dựng HTTT quản lý hàng hóa

và dịch vụ như thế nào và bằng phương pháp nào để phù hợp với quy mô và lĩnh vựchoạt động của một doanh nghiệp cụ thể, để việc đầu tư thời gian, tiền bạc và trí lực conngười có hiệu quả như mong đợi Trước những đòi hỏi chung của thời điểm mà mọidoanh nghiệp đều cố gắng giảm chi phí tìm kiếm, tổng hợp và đồng thời nâng cao chấtlượng quản lý thông tin cố gắng khắc phục những tồn tại để giúp quá trình quản lý bánhàng và cung cấp dịch vụ được hiệu quả hơn

1.3 Mục tiêu của đề tài

Hệ thống hóa kiến thức về HTTT quản lý bán hàng nói chung và của công ty HTTTFPT nói riêng

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý bán hàng tại công ty HTTT FPT,nghiên cứu các phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng từ đó đưa ra một

số đề xuất, giải pháp để có thể tạo ra một hệ thống thông tin quản lý bán hàng phù hợp

và mang tính thiết thực đối với hoạt động quản lý bán hàng, đem lại hiệu quả trongcông việc

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý bán hàng tại công ty HTTT FPT

Phạm vi nghiên cứu

- Không gian

+ Về mặt lý luận: Tiến hành nghiên cứu về thông tin, HTTT, HTTT quản lý thông quacác tài liệu, các công trình nghiên cứu

+ Về mặt thực tiễn: Tiến hành nghiên cứu các hoạt động bán hàng và hệ thống thôngtin bán hàng tại công ty HTTT FPT.

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài

Nghiên cứu tài liệu: Tài liệu của Công ty (như tập san, thông tin trên website), tin tứctrên các bài báo, tài liệu tham khảo và các giáo trình là nguồn cung cấp thông tin hữuích, khá chính xác và đa dạng

Phỏng vấn trực tiếp: Nhằm tìm kiếm thông tin sơ cấp chính xác và cụ thể nhất Phươngpháp này giúp tìm hiểu sâu và khai thác được tối đa những thông tin liên quan đến quátrình bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty HTTT FPT

Quan sát thực tế: Phương pháp này cung cấp cái nhìn tổng quát về vấn đề cần nghiêncứu một cách thực tế nhất

Thống kê, so sánh đối chiếu: Bằng cách ghi chép lại thông tin từ điều tra trắc nghiệm,quan sát thực tế và phỏng vấn trực tiếp để đưa ra những đánh giá ban đầu, phươngpháp này thực sự có hiệu quả khi việc thu thập thông tin là không dễ dàng

Phân tích, tổng hợp: Phương pháp này là bước cuối cùng trong việc thu thập thông tin,làm cho thông tin trở nên hữu ích và giá trị hơn

1.6 Kết cấu khóa luận

Khóa luận được chia thành 3 phần chính:

Phần 1: Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công

ty hệ thống thông tin FPT

Phần 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty hệ thốngthông tin FPT

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY HỆ THỐNG THÔNG TIN FPT

2.1 Cơ sở lý luận

2.1.1 Một số khái niệm về quản trị kinh doanh

 Khái niệm Quản trị

Quản trị là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều lĩnh vực như quản trị hành chính(trong các tổ chức xã hội), quản trị kinh doanh (trong các tổ chức kinh tế) Có rất nhiềuquan niệm về quản trị:

+ Quản trị là các hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm sự hoàn thành công việcqua những nỗ lực của những người khác; quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả cáchoạt động của những người cộng sự khác cùng chung một tổ chức

+ Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt đượcmục tiêu đề ra trong một môi trường luôn luôn biến động

+ Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữuhiệu các nguồn lực của doanh nghiệp; theo quan điểm hệ thống, quản trị còn là việcthực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục Quản trịtrong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu, các phần, các bộphận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhauphát triển

 Khái niệm quản trị kinh doanh

Trong lĩnh vực quản trị kinh doanh chia ra nhiều lĩnh vực: Quản trị tài chính, quản trịnhân sự, quản trị Marketing, quản trị sản xuất

Quản trị kinh doanh là tập hợp các hoạt động có liên quan và tương tác mà một chủ thểkinh doanh tác động lên tập thể những người lao động trong doanh nghiệp để sử dụngmột cách tốt nhất mọi nguồn lực, tiềm năng và cơ hội của doanh nghiệp trong hoạtđộng kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu đề ra theo đúng luật định và thông lệ kinhdoanh

Quản trị nhân lực là hệ thống các quan điểm, chính sách và hoạt động thực tiễn được

sử dụng trong quản trị con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả

tổ chức và nhân viên

Quản trị tài chính doanh nghiệp là các hoạt động nhằm phối trí các dòng tiền tệ trong doanhnghiệp nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp Quản trị tài chính bao gồm các hoạtđộng làm cho luồng tiền tệ của công ty phù hợp trực tiếp với các kế hoạch.

Quản trị quan hệ khách hàng là quá trình lựu chọn những khách hàng mà một doanhnghiệp có thể phục vụ một cách sinh lời nhất và thiết lập những tương tác riêng biệtgiữa doanh nghiệp với từng khách hàng

2.1.2 Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin

- Dữ liệu (Data) là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan

Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng Có thể là một tập hợp cácgiá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng

- Thông tin (Information) là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý(phân tích, tổng hợp, ), phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng Thông tin cóthể gồm nhiều giá trị dữ liệu được tổ chức sao cho nó mang lại một ý nghĩa cho mộtđối tượng cụ thể,trong một ngữ cảnh cụ thể

- Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộclẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Phần tử có thể là vật chấthoặc phi vật chất: Con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, qui tắc,quy trình xử lý

- Hệ thống thông tin là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý,truyền và phát thông tin trong một tổ chức Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếudựa vào các công cụ như giấy, bút Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóadựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác

- Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổchức Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá vàphân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảocác quyết định trong tổ chức

2.1.3 Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin

2.1.3.1 Các phương pháp phân tích thiết kế

Phương pháp phân tích thiết kế bao gồm 9 hoạt động: Khảo sát, phân tích, thiết kế, bổsung, tạo sinh, kiểm thử xác định, bảo đảm chất lượng, mô tả thủ tục, biến đổi cơ sở dữliệu, cài đặt

Các hoạt động có thể thực hiện song song, mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửađổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt động trước đó.

Các phương pháp hướng chức năng:

- Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technie) của Mỹ dựa theophương pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn Nó có hệthống trợ giúp theo kiểu đồ họa để biểu diễn các hệ thống và việc trao đổi thông tin giữacác hệ con Kỹ thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu(Data Dictionnary), ngôn ngữ mô tả có cấu trúc, ma trận chức năng Nhưng SADT chưaquan tâm một cách thích đáng đối với mo hình chức năng của hệ thống

- Phương pháp MERISE (Method pour Rassembler les Idees Effort) của Pháp dựa trêncác mức bất biến (mức trừu tượng hóa) của hệ thống thông tin như mức quan niệm,mức tổ chức, mức vật lý và có kết hợp với mô hình

- CASE (Computer- Aided System Engineering) – phương pháp phân tích và thiết kế

tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính

Các phương pháp hướng đối tượng:

- Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là một phương phápđược lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực Phương pháp này yêu cầu cácphần mềm phải được mã hóa bằng ngôn ngữ lập trình ADA Do vậy, phương pháp nàychỉ hỗ trợ cho việc thiết kế các đối tượng mà không hỗ trợ cho các tính năng kế thừa

- Phương pháp OMT (Object Modelling Technique) là một phương pháp được xem làmới nhất trong cách tiếp cận hướng đối tượng Phương pháp này khắc phục được một sốnhược điểm của các phương pháp tiếp cận hướng đối tượng trước mắc phải

Trên mặt lý thuyết ta thấy cách tiếp cận hướng đối tượng có các bước phát triển hơn sovới tiếp cận hướng chức năng Nhưng trong thực tế việc phân tích và thiết kế hệ thốngtheo cách tiếp cận hướng đối tượng gặp nhiều khó khăn vì chưa có nhiều các công cụ

phát triển hỗ trợ cho việc thiết kế đối tượng Chính vì vậy cách tiếp cận này vẫn chưađược phát triển rộng rãi.

2.1.3.2 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng chức năng

Phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức năng quan tâm chủ yếu tới những thôngtin mà hệ thống sẽ giữ gìn, xem người dùng sẽ cần những thông tin nào, rồi thiết kếngân hàng dữ liệu để chứa những thông tin đó, cung cấp Forms để nhập thông tin và inbáo cáo để trình bày các thông tin Nói một cách khác là tập trung vào thông tin vàkhông mấy để ý đến những gì có thể xảy ra với những hệ thống đó và cách hoạt độngcủa hệ thống là ra sao Đây là lối tiệm cận xoay quanh dữ liệu và đã được áp dụng đểtạo nên hàng ngàn hệ thống trong suốt nhiều năm

Lối tiếp cận xoay quanh dữ liệu là phương pháp tốt cho việc thiết kế ngân hàng dữ liệu

và nắm bắt thông tin Một trong những thách thức lớn là yêu cầu đối với các hệ thốngthường xuyên thay đổi Một hệ thống xoay quanh dữ liệu có thể dể dàng xử lý việcthay đổi ngân hàng dữ liệu, nhưng lại khó thực thi những thay đổi trong nguyên tắcnghiệp vụ hay cách hoạt động của hệ thống

- Cách thực hiện : Phương pháp thiết kế từ trên xuống (top-down) Phương pháp nàytiến hành phân rã các bài toán thành bài toán nhỏ hơn đến khi nhận được các bài toán

+ Tư duy phân tích thiết kế rõ ràng

+ Chương trình sáng sủa dễ hiểu

+ Phân tích được các chức năng của hệ thống

+ Dễ theo dõi luồng dữ liệu

Nhược điểm:

+ Không hỗ trợ việc sử dụng lại Các chương trình hướng cấu trúc phụ thuộc chặt chẽvào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, do đó không thể dùng lại modul nào đó trongphần mềm này cho phần mềm khác với các yêu cầu về dữ liệu khác

+ Không phù hợp cho phát triển các phần mềm lớn

+ Khó quản lý mối quan hệ giữa các modul và dễ gây ra lỗi trong phân tích cũng nhưkhó kiểm thử và bảo trì

Lĩnh vực áp dụng: Phương pháp hướng chức năng thường phù hợp với nhiều bài toánnhỏ, có luồng dữ liệu rõ ràng, cần phải tư duy giải thuật rõ ràng và người lập trình cókhả năng tự quản lý được mọi truy cập đến các dữ liệu của chương trình

Phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức năng gồm các giai đoạn cơ bản sau:

- Giai đoạn 1 Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án: Thu thập thông tin, tài liệu, nghiêncứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệ thông tin cũ trong hệ thống thực,

từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thống thông tin mới (hệ thông tin quản lý)

- Giai đoạn 2 Phân tích hệ thống: Phân tích sâu hơn các chức năng và dữ liệu của hệthống cũ để đưa ra mô tả của hệ thống mới (giai đoạn thiết kế logic)

- Giai đoạn 3 Thiết kế hệ thống nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt hệ thống, đểsao cho hệ thống thỏa mãn được các yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đưa ra, đồngthời lại thích ứng với các điều kiện ràng buộc trong thực tế

- Giai đoạn 4 Cài đặt hệ thống gồm 2 công việc chính là lập trình và kiểm định nhằmchuyển các kết quả phân tích và thiết kế trên giấy thành một hệ thống chạy được

- Giai đoạn 5 Khai thác và bảo trì: Là giai đoạn đưa hệ thống vào sử dụng, đồng thờithực hiện các chỉnh sửa khi phát hiện thấy hệ thống còn có chỗ chưa thích hợp

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công

ty HTTT FPT

2.2.1 Giới thiệu về công ty

Tên công ty: Công ty Hệ thống Thông tin FPT

Tên viết tắt: FPT IS

Tên tiếng anh: FPT Information System

Địa chỉ:Tầng 22 tòa nhà Keangnam Landmark Tower - E6 Phạm Hùng, Hà Nội

Đội ngũ kỹ sư am hiểu nghiệp vụ khách hàng, chuyên sâu trong từng ngành kinh tế,chia sẻ kinh nghiệm để cùng phát triển là giá trị quan trọng mà FPT IS tích lũy trongnhiều năm

Sứ mệnh: “FPT IS nỗ lực trở thành nhà cung cấp giải pháp phần mềm và dịch vụ côngnghệ thông tin có uy tín trên toàn cầu, sáng tạo các giá trị vì khách hang, đem lại thànhcông cho các thành viên, đóng góp cho cộng đồng”

2.2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng HTTT quản lý bán hàng của công ty

2.2.2.1 Quy trình quản lý bán hàng tại công ty

Hiện đối tác của công ty rất đa dạng, gồm nhiều doanh nghiệp, tổ chức thuộc chínhphủ và cả tư nhân với các quy mô khác nhau Đặc thù là một công ty phần mềm, cácsản phẩm mang tính chất là các giải pháp, dịch vụ, phần mềm… Quá trình quản lý bánhàng liên hệ mật thiết với quá trình triển khai dự án Sau khi tiếp nhận các đơn hàng,các dự án từ phía khách hàng, bộ phận chuyên môn sẽ làm việc với khách hàng để nắmbắt yêu cầu khách hàng, thành lập đội dự án làm theo đúng kế hoạc dự án đề ra, đồngthời làm việc với ban kiểm tra chất lượng, phòng kế toán để quản lý chi phí, phònghành chính để quản lý thông tin khách hàng thường xuyên

Trong quá trình triển khai các dự án, song song với các hoạt động kỹ thuật có rất nhiềuviệc quản lý cần được thực hiện để đảm bảo thành công của dự án

Quá trình triển khai phải đảm bảo các hoạt động theo dõi và kiểm soát quy trình đượcthực hiện một cách nghiêm túc, hiệu quả bao gồm các hoạt động chính sau:

- Quản lý phạm vi dự án :Quản lý sản phẩm, quản lý yêu cầu và thay đổi yêu cầu

- Quản lý chi phí bao gồm: Chi phí nhân công, Chi phí triển khai

- Quản lý tiến trình: Lập kế hoạch chi tiết các giai đoạn, kiểm soát kế hoạch chi tiết.

- Quản lý chất lượng :Thực hiện các hoạt động đảm bảo chất lượng, thực hiện các hoạtđộng kiểm soát chất lượng

- Quản lý nguồn nhân lực: Xây dựng đội dự án và quản lý đội dự án

- Quản lý rủi ro: Thực hiện các hoạt động khắc phục và phòng ngừa rủi ro, đánh giá lạicác rủi ro

- Quản lý truyền thông: Thực hiện các hoạt động truyền thông và quản lý các bên liênquan

- Quản lý mua sắm: Thực hiện việc mua sắm theo kế hoạch

Quy trình quản lý bán hàng hiện tại của công ty bao gồm các hoạt động chính:

Quản lý khách hàng dự án:

+ Cập nhật thông tin khách hàng

+ Tiếp nhận phiếu yêu cầu dự án

+ Gửi phiếu yêu cầu dự án đến ban giám đốc và phòng kỹ thuật

+ Gửi thông tin phản hồi

+ Lập hợp đồng

Quản lý chi phí dự án:

+ Cập nhật thông tin danh mục dự án

+ Quản lý thu cho dự án

+Quản lý chi cho dự án

+ Theo dõi công nợ và chuyển khoản

Thống kê, báo cáo:

+ Báo cáo danh mục dự án đã hoàn thiện

+ Báo cáo danh mục dự án đang triển khai

+Báo cáo các khoản thu của dự án

+ Báo cáo chi của dự án

+Báo cáo thông tin chi tiết dự án

Mô hình tổ chức quản lý dự án công ty đang sử dụng là mô hình tổ chức quản lý dự ántheo các bộ phận chức năng Khi nhận được hợp đồng mới, đội dự án sẽ được thànhlập Thành viên của đội dự án đến từ các phòng ban khác nhau, đảm bảo cho mọi hoạtđộng của dự án được xuyên suốt và thống nhất Giám đốc trực tiếp kí quyết định thànhlập đội dự án

Các bộ phận tham gia vào quá trình quản lý bán hàng.

Phòng kinh doanh:

Nhân viên kinh doanh tìm kiếm và gặp gỡ các khách hàng tiềm năng trong khu vựcmình quản lý, trao đổi, tìm hiểu thông tin và gửi cho họ các thông tin về các thiết bịcông ty cung cấp và thông tin của công ty

Khi khách hàng có nhu cầu thì sẽ gửi phiếu yêu cầu dự án đến phòng kinh doanh củacông ty Nhân viên kinh doanh tiếp nhận và tổng hợp các thông tin cần thiết để trìnhlên ban giám đốc và phòng dự án

Nếu Ban giám đốc chấp nhận dự án thì nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành viết hợpđồng với khách hàng Nếu không sẽ thông báo cho khách hàng là dự án không đượcchấp nhận

Nhận các thông tin về dự án từ phòng dự án, sau đó dự toán kinh phí cho dự án, quản

lý các khoản mục chi phí cho dự án và thu tiền từ các khách hàng, đối tác

Khi cần nhập về các thiết bị cần thiết cho dự án, nhóm phụ trách dự án gửi các bảng

dự toán chi phí đến bộ phận kế toán Nếu đồng ý chi, nhân viên kế toán sẽ viết phiếuchi và lưu lại thông tin Khi khách hàng chi trả các chi phí cho dự án, kế toán sẽ lậpphiếu thu Khách hàng có thể trả bằng tiền mặt hoặc thông qua tài khoản ngân hàng.Đồng thời theo dõi công nợ của khách hàng thông qua các tài khoản đó

Ban giám đốc:

- Xem xét báo cáo quản lý các công việc thường niên

- Lên kế hoạch, phương hướng nhiệm vụ quá trình quản trị dự án

2.2.2.2 Thực trạng HTTT quản lý bán hàng tại công ty HTTT FPT

+ Bộ phần mềm Microsoft Office luôn là một bộ phận không thể thiếu đối với mỗichiếc máy tính văn phòng.

+ Phẩn mềm gõ Tiếng Việt: Unikey và Vietkey

+ Các trình duyệt web: chrome, firefox , Cốc Cốc

+ Ứng dụng nén và giải nén tập tin: winrar

cho doanh nghiệp theo mô hình mẹ con và có nhiều cơ quan trực thuộc Dễ dàng hợp nhất các báo cáo tài chính, quản lý và theo dõi thông tin tài chính, kế toán nhanh chóng, chính xác Đảm bảo thống nhất nghiệp vụ kế toán giữa các công ty con

Là một công ty chuyên về hệ thống thông tin, công nghệ thông tin nên công ty hết sứcchú trọng đầu tư cho cơ sở hạ tầng kỹ thuật CNTT Cụ thể như sau:

Toàn công ty có 380 máy chủ được cài đặt hệ điều hành Windows và Linux là nềntảng cho ứng dụng và dịch vụ, là kho lưu trữ thông tin các dự án, thông tin của công

ty Hạ tầng được đầu tư mạnh mẽ có thể đảm bảo cung cấp dịch vụ cho cán bộ nhânviên công ty

Máy chủ được đặt tại tầng 21 trụ sở chính, luôn luôn đảm hệ thống điện, hệ thống làmmát (điều hòa), hệ thống camera theo dõi, hệ thống báo cháy…

Công ty sử dụng mạng nội bộ Lan và Wan là mạng truyền thông dữ liệu kết nối cácthiết bị đầu cuối gồm máy tính, máy chủ, máy in, … trong công ty Các thiết bị trongcông ty được kết nối thông qua kết nối có dây hoặc kết nối không dây, Ethernet, TokenRing và wireless LAN IEEE 802.11b/g/n,

Việc sử dụng nghiêm ngặt mạng nội bộ giúp cho công ty có thể đảm bảo tối đa vấn đề

an toàn bảo mật, đồng thời các máy, thiết bị có thể kết nối với nhau cũng như kết nốivới cơ sở dữ liệu nhanh chóng

Năm 2014, FPT IS có hơn 3.200 nhân viên trong đó có trên 2.500 kỹ sư trình độ cao,

am hiểu nghiệp vụ khách hàng và chuyên sau trong từng ngành kinh tế

Số lượng cán bộ nhân viên hoạt động trong lĩnh vực CNTT:

Việc triển khai dự án tuân thủ theo quy trình đề ra thực sự đem lại hiệu quả Tuân thủtheo quy trình không có nghĩa là rập khuôn cứng nhắc mà việc tuân thủ theo quy trìnhnhằm đảm bảo tính nhất quán, thống nhất không bỏ xót các nghiệp vụ, tình tiết trongquá trình triển khai Đồng thời cũng đòi hỏi Quản trị dự án, cán bộ triển khai phải linhhoạt, nhạy bén trong quá trình xử lý các tình huống phát sinh khi triển khai dự án đếnvới khách hàng Tính chất khoa học của hệ thống quy trình đã được chứng minh bằngchính những dự án đã được triển khai thành công

Bộ phận tài chính kế toán của công ty theo dõi chi phí của dự án, nhân lực tham gia vànguồn lực của dự án hàng tuần Việc theo dõi này không chỉ đảm bảo cho việc kiểm

soát chi phí của dự án mà nó còn có những điều chỉnh hợp lý để cắt giảm chi phí phù hợptăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Còn về nhân lực, có những người cùng một lúc thamgia vào nhiều dự án thì lịch trình và công việc của họ rất linh hoạt, có thể có những sựchậm trễ nào đó trong giới hạn cho phép đối với một dự án để có thể tập trung đẩy nhanhtiến độ cho dự án khác để kết thúc dự án sớm Đảm bảo ngân sách cho dự án có ý nghĩarất quan trọng, không chỉ ảnh hưởng tới việc huy động nguồn lực ảnh hưởng tới chấtlượng tiến độ thực hiện dự án mà còn ảnh hưởng tới hiệu quả của dự án.

Cơ sở hạ tầng về CNTT hiện tại của công ty hoàn toàn đáp ứng được khả năng tin họchóa hệ thống thông tin quản lý dự án, hỗ trợ tốt các phần mềm ứng dụng, đáp ứngđược nhu cầu lưu trữ và xử lý thông tin liên quan đến dự án của công ty

Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên với kiến thức tin học căn bản là nền tảng để có thể đàotạo sử dụng hệ thống sau khi tin học hóa

Những hạn chế:

Lịch làm việc của nhân viên được lưu ở dạng các file excel Lịch làm việc hàng tuầnđược mỗi nhân viên gửi cho nhóm trưởng, nhóm trưởng tổng hợp gửi cho bộ phậnHành chính, bộ phận Hành chính tổng hợp gửi cho toàn công ty Công việc tra cứu lịchlàm việc phục vụ cho việc quản lý dự án diễn ra không thuận lợi

Giao tiếp giữa các thành viên trong một dự án gặp khó khăn, phụ thuộc vào việc gặpmặt trực tiếp trao đổi công việc Nhân lực chính của một dự án là nhân viên của phòng

Dự án, điều này dẫn đến việc tại cùng một thời điểm, một nhân viên tham gia vàonhiều dự án Điều này dẫn đến trong một số trường hợp, nhân viên tham gia đồng thờihai dự án A và B, phải xuống thực tế nghiệm thu dài ngày dự án A, đội dự án B cầnthông tin, nhưng thông tin này lại chỉ do thành viên kia hiểu rõ, gây chậm trễ thông tin

Khi cần tìm kiếm thông tin liên quan đến dự án, việc tra cứu rất khó khăn và mất thờigian do phải chờ quản trị hệ thống thông tin cho phép truy cập vào CSDL

Công ty cũng gặp phải không ít khó khăn do sự bất cập trong quản lý dự án như trễtiến độ dự án, thất thoát tài nguyên dự án, thiếu hụt nguồn nhân lực…

PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY HỆ THỐNG THÔNG TIN FPT

3.1 Phân tích hệ thống thông tin quản lý bán hàng

3.1.1 Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng

Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ thống Để phân tíchyêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ,chức năng gì Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong cácchức năng cũng như hạn chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó

Sơ đồ phân cấp chức năng (BFD) là loại biểu đồ diễn tả sự phân rã dần các chức năng

từ tổng quát đến chi tiết Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng, quan hệ giữa cácchức năng là các cung có quan hệ bao Biểu đồ cho cái nhìn khái quát, dễ hiểu về cácchức năng của hệ thống, dễ dàng thành lập, có tính chất tĩnh (chỉ thấy chức năng màkhông có trình tự xử lý), thiếu sự trao đổi thông tin giữa các chức năng

Mục đích của sơ đồ phân cấp chức năng nhằm xác định phạm vi của hệ thống Chophép mô tả khái quát dần các chức năng của một tổ chức một cách trực tiếp kháchquan, có thể phát hiện chức năng thiếu, trùng lặp Giúp làm việc giữa nhà thiết kế vàngười sử dụng trong khi phát triển hệ thống

Trong bài sử dụng phương pháp Topdown để phân tích và thiết kế hệ thống về mặtchức năng

Với cơ cấu tổ chức gồm: Ban giám đốc, phòng quản lý giao dịch khách hàng, phòngquản lý công nợ khách hàng

Mô tả chức năng của hệ thống quản lý bán hàng:

hàng, nhận đơn hàng đặt sản phẩm và lập hợp đồng

chuyển sản phẩm cho khách hàng, nhận sản phẩm khách trả và chỉnh sửa theo yêu cầu

các hóa đơn thanh toán cho khách hàng, thu tiền khách trả, thu tiền khách nợ

hàng, về dự án, các danh mục tra cứu báo cáo để ban giám đốc tra cứu và đưa ra quyếtđịnh chỉ thị khi cần

Hình 3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng

3.1.2 Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD – Data Flow Diagram) là một công cụ mô tả mối quan hệthông tin giữa các công việc

Sơ đồ luồng dữ liệu bổ xung khiếm khuyết của sơ đồ phân rã chức năng bằng việc bổxung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng Cho ta cái nhìn đầy đủhơn về các mặt hoạt động của hệ thống Là một trong số các đầu vào cho quá trìnhthiết kế hệ thống

Các thành phần của sơ đồ luồng dữ liệu gồm có chức năng, luồng dữ liệu, kho dữ liệu,tác nhân ngoài, tác nhân trong

- Chức năng là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tinnhư tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới Nếu trong mộtchức năng không có thông tin mới sinh ra thì đó chưa phải là chức năng trong DFD

- Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng Các luồng dữ liệu phảichỉ ra được thông tin logic chứ không phải tài liệu vật lý, các luồng thông tin khácnhau phải có tên gọi khác nhau

- Kho dữ liệu là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ để một hoặc nhiều chức năng sửdụng chúng

- Tác nhân ngoài là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống nhưng cótrao đổi trực tiếp với hệ thống Sự có mặt của các nhân tố nà trên sơ đồ chỉ ra giới hạncủa hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài

- Tác nhân trong là một chức năng hoặc hệ thống con của hệ thống đang xét nhưngđược trình bày ở một trang khác của mô hình Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều có thể baogồm một số trang, thông tin truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau đượcchỉ ra nhờ kí hiệu này

3.1.2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Sơ đồ dữ liệu mức khung cảnh gồm một chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thốngđang nghiên cứu, chức năng này được nối với mọi tác nhân ngoài của hệ thống Cácluồng dữ liệu giữa chức năng và tác nhân ngoài chỉ thông tin vào ra của hệ thống