phân tích hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng hóa của công ty song anh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ XUẤT NHẬP HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY SONG ANH Môn học: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Nhóm: 9... Trong

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ XUẤT NHẬP HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY SONG ANH

Môn học: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Nhóm: 9

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THẢO LUẬN NHÓM 09

Học phần: Hệ thống thông tin quản lý

Mã lớp học phần: 232-ECIT0311-02

Buổi thảo luận: 01

Địa điểm: Google Meet

Thời gian: 05/02/2024

Thành viên có mặt: Đầy đủ

Mục tiêu buổi thảo luận:

• Xây dựng nội dung của bài thảo luận

• Chia nhiệm vụ cho các thành viên

Nội dung buổi thảo luận:

- Nhóm trưởng đưa ra dàn ý, yêu cầu mọi người đưa ý tưởng, xây dựng dàn bài và cách

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THẢO LUẬN NHÓM 09

Học phần: Hệ thống thông tin quản lý

Mã lớp học phần: 232-ECIT0311-02

Buổi thảo luận: 02

Địa điểm: Google Meet

Thời gian: 13/03/2023

Thành viên có mặt: Đầy đủ

Mục tiêu buổi thảo luận:

• Tổng duyệt bài thảo luận nhóm

Nội dung buổi thảo luận:

• Nhóm tổng duyệt lại nội dung Words và Powerpoint

• Tập dượt thuyết trình trước

• Phân chia nhiệm vụ trong buổi thảo luận chính thức

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH VẼ 7

LỜI MỞ ĐẦU 8

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ XUẤT NHẬP HÀNG HOÁ 9

1 Hệ thống thông tin quản lý 9

1.1 Khái niệm hệ thống thông tin 9

1.2 Khái niệm và các dạng hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức doanh nghiệp 9

1.3 Khái niệm và tầm quan trọng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng hóa 10

2 Biểu đồ phân cấp chức năng (Functional Hierachical Diagram - FHD (BPC)) 11

2.1 Khái niệm biểu đồ phân cấp chức năng 11

2.2 Thành phần của biểu đồ phân cấp chức năng 11

2.3 Nguyên tắc xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng 11

2.4 Ý nghĩa của biểu đồ phân cấp chức năng 12

3 Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) 12

3.1 Khái niệm biểu đồ luồng dữ liệu 12

3.2 Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu 13

3.3 Mức độ sử dụng của biểu đồ luồng dữ liệu 13

3.4 Ý nghĩa của biểu đồ luồng dữ liệu 14

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ XUẤT NHẬP HÀNG HOÁ CHO CÔNG TY SONG ANH 15

2.1 Tổng quan về siêu thị Song Anh 15

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của siêu thị Song Anh 15

2.1.2 Tầm nhìn và sứ mệnh của siêu thị Song Anh 15

2.1.3 Các sản phẩm kinh doanh của siêu thị Song Anh 16

2.2 Quy trình quản lý nhập xuất hàng hoá 17

2.2.1 Bài toán quản lý xuất nhập hàng hoá 17

2.2.2 Các nhân tố trong việc quản lý xuất nhập hàng hoá 18

2.3 Sơ đồ phân rã chức năng 18

2.3.1 Xác định chức năng chi tiết 18

2.3.2 Vẽ sơ đồ 19

2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu 19

2.4.1 DFD mức khung cảnh (DFD mức 0) 19

2.4.2 DFD mức đỉnh (DFD mức 1) 20

2.4.3 DFD mức dưới đỉnh (DFD mức 2) 21

KẾT LUẬN 25

TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1: Biểu đồ phân cấp chức năng 19

Hình 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 20

Hình 3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 21

Hình 4: Biểu đồ luồng dữu liệu của chức năng nhập hàng 22

Hình 5: Biểu đồ luồng dữ liệu của chức năng xuất hàng 23

Hình 6: Biểu đồ luồng dữ liệu của chức năng giải quyết sự cố 23

Hình 7: Biểu đồ luồng dữ liệu của chức năng báo cáo 24

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm trởi lại đây, hệ thống thông tin đang dần trở thành một phần không thể thiếu và đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp Trong điều kiện môi trường kinh doanh đang thay đổi liên tục, việc áp dụng hệ thống thông tin vào chu trình quản lý sẽ giúp doanh nghiệp thu thập đầy đủ, kịp thời những thông tin về các diễn biến thuộc môi trường vi mô và vĩ mô, nhận diện, đánh giá được mức độ tác động của chúng

Từ đó công ty có thể đưa ra được những biện pháp, chiến lược ứng phó kịp thời giúp doanh nghiệp đứng vững và phát triển hơn trong thị trường

Trong các hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin quản lý quy trình nghiệp vụ xuất nhập hàng chiếm vai trò quan trọng, quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp Ngoài ra, nó còn là thước đo, là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển

Hệ thống này giúp doanh nghiệp kiểm soát, quản lý lượng hàng hóa một cách chặt chẽ, tối ưu việc hiện diện của hàng hóa, dịch vụ với chi phí hợp lý, đạt hiệu quả tối đa và đạt được mục tiêu marketing của công ty về ngắn hạn cũng như dài hạn Việc quản lý của

hệ thống sẽ được thể hiện cụ thể qua các nhiệm vụ: quản lý khách hang, quản lý kho, quản lý nhà cung cấp, lãnh đạo,…

Để hiểu rõ hơn về hệ thông trên, nhóm chúng tôi xin lựa chọn đề tài: “Phân tích hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng hóa của công ty Song Anh” Có thể bài thảo luận

không tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình nghiên cứu và trình bày Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn Nhóm chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ XUẤT NHẬP HÀNG HOÁ

1 Hệ thống thông tin quản lý

1.1 Khái niệm hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là 1 tập hợp các thành phần được tổ chức (con người, thủ tục và các nguồn lực) để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền và phát thông tin trong tổ chức

Hệ thống thông tin là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút

Hệ thống thông tin là tự động hóa nếu dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác

1.2 Khái niệm và các dạng hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức doanh nghiệp

1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin kết hợp tất cả các hoạt động thông qua việc trao đổi thông tin phục vụ cho mục tiêu quản lý

1.2.2 Các dạng hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức doanh nghiệp

Hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức doanh nghiệp có 3 dạng

• Hệ thống thông tin quản lý theo cấp độ quản lý bao gồm: Quản lý chiến lược, Quản lý chiến thuật và Quản lý vận hành

• Hệ thống thông tin quản lý theo các chức năng nghiệp vụ bao gồm:

• Hệ thống thông tin thị trường: Cung cấp thông tin về thị trường tiêu thụ (tiêu thụ sản phẩm, khách hàng, dự báo giá, sản phẩm cạnh tranh)

• Hệ thống thông tin sản xuất: Cung cấp thông tin về sản xuất (hàng tồn kho, chi phí kỹ thuật, công nghệ sản xuất, )

• Hệ thống thông tin kế toán: Cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ kế toán, thông tin liên quan tới phân tích lập kế hoạch

• Hệ thống thông tin tài chính: Cung cấp thông tin về tài chính (tình hình thanh toán, tỷ lệ lãi vay, thị trường chứng khoán)

• Hệ thống thông tin nhân lực: Cung cấp thông tin về nguồn và cách sử dụng nhân lực (lương, thị trường nhân lực, xu hướng sử dụng nhân lực)

• Hệ thống thông tin quản lý theo mô hình tích hợp:

• Hệ thống thông tin quản lý nguồn lực (ERP - Enterprise Resource Planning): Là

hệ thống tích hợp và phân phối hầu hết các quy trình tác nghiệp chủ yếu của doanh nghiệp

• Hệ thống thông tin quản lý chuỗi cung ứng (SCM - Supply Chain Management):

Là hệ thống tích hợp giúp quản lts và liên kết các bộ phận sản xuất, khách hàng

và nhà cung cấp

• Hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng (CRM - Customer Relatiónhip Management): Là hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết toàn diện các quan

hệ với khách hàng thông qua nhiều kênh và bộ phận chức năng khác nhau,

1.3 Khái niệm và tầm quan trọng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng hóa

1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng hóa

- Xuất hàng hóa là quá trình chuyển hàng hóa từ kho hoặc nguồn cung cấp đến khách hàng hoặc địa điểm tiêu dùng Khi hàng hóa được xuất, nó được chuẩn bị, đóng gói và vận chuyển đến đích cuối cùng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng

- Nhập hàng hóa là quá trình đưa hàng hóa từ nguồn cung cấp hoặc nhà sản xuất vào kho hoặc hệ thống phân phối của một công ty hoặc doanh nghiệp

- Hệ thống quản lý nhập xuất hàng hóa là một hệ thống hoạt động nhằm quản lý và điều phối các hoạt động liên quan đến quá trình nhập và xuất hàng hóa trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức Mục tiêu của hệ thống này là đảm bảo quá trình nhập xuất hàng hóa diễn ra một cách hiệu quả, chính xác và theo đúng yêu cầu của khách hàng

1.3.2 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng hóa

• Quản lý thông tin: Hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng hóa giúp tổ chức

lưu trữ và quản lý thông tin liên quan đến hàng hóa, bao gồm thông tin về nguồn gốc, số lượng, giá trị, thông tin về khách hàng và nhà cung cấp, v.v Điều này giúp tăng tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý hàng hóa

• Theo dõi và kiểm soát: Hệ thống cung cấp khả năng theo dõi và kiểm soát quá

trình xuất nhập hàng hóa từ đầu đến cuối Nó giúp theo dõi vị trí, thời gian và tình trạng của hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển Điều này cho phép tổ chức nắm bắt thông tin thời gian thực về quá trình vận chuyển, phát hiện sự cố

và can thiệp kịp thời để giải quyết vấn đề

• Tối ưu hóa quy trình: Hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng hóa giúp tối

ưu hóa quy trình vận chuyển Nó cung cấp dữ liệu và thông tin phân tích để đánh

giá hiệu suất, xác định các điểm yếu và cải thiện quy trình Điều này giúp cải thiện khả năng đáp ứng nhanh chóng, giảm thiểu thời gian và chi phí vận chuyển,

và tăng cường hiệu quả hoạt động của tổ chức

• Quản lý rủi ro: Hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng hóa giúp tổ chức đánh

giá và quản lý rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa Nó cung cấp thông tin

về bảo hiểm, hợp đồng, giấy tờ pháp lý và các yêu cầu liên quan khác, giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý, mất mát hàng hóa và các vấn đề khác có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển

• Tương tác và tích hợp: Hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng hóa cung cấp

khả năng tương tác và tích hợp với các bên liên quan, bao gồm nhà cung cấp, khách hàng, đối tác vận chuyển và các cơ quan chính phủ Điều này giúp tạo ra

sự liên kết và trao đổi thông tin hiệu quả, nâng cao sự tương tác và tốc độ trao đổi thông tin giữa các bên

2 Biểu đồ phân cấp chức năng (Functional Hierachical Diagram - FHD (BPC))

2.1 Khái niệm biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản giữa các công việc cần thực hiện Mỗi công việc được chia thành các công việc con Số mức chia phụ thuộc và kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

2.2 Thành phần của biểu đồ phân cấp chức năng

Gồm hai thành phần: Chức năng và quan hệ phân cấp

• Chức năng: Là công việc tổ chức cần làm được phân thành nhiều mức từ tổng hợp đến chi tiết Tên gọi bao gồm động từ và bổ ngữ, được biểu diễn bằng hình chữ nhật

• Quan hệ phân cấp: Mỗi chức năng phân rã thành nhiều chức năng con, ta nói chức năng con có quan hệ phân cấp với chức năng cha

2.3 Nguyên tắc xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

• Những chức năng cùng chung một lĩnh vựa được đặt chung trong một chức năng cha

• Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện được chức năng ở mức trên

• Chức năng phải được phát biểu rõ ràng, không gây hiểu lầm

• Một chức năng cấp thấp nhất (lá) chỉ nên có một nhiệm vụ do một hoặc vài cá nhân đảm nhiệm

• Xây dựng các chức năng không quá nhiều mức

• Ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng

• Sơ đồ cần bố trí cân đối, rõ ràng để dễ kiểm tra, theo dõi BPC có thể trình bày trong nhiều trang

2.4 Ý nghĩa của biểu đồ phân cấp chức năng

• Xác định phạm vi hệ thống: Mô tả khái quát dần chức năng của doanh nghiệp một cách trực tiếp khách quan, khoah vùng các chức năng của hệ thống

• Hoàn chỉnh hệ thống: Xác định dễ dàng chức năng thiếu, trùng lặp, bổ sung, loại

bỏ để tạo chức năng hệ thống hoàn chỉnh

• Trao đổi người dùng - nhóm phát triển: Sử dụng để làm việc giữa nhà thiết kể và người sử dụng trong khi phát triển hệ thống

3 Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD)

3.1 Khái niệm biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu là một công cụ sử dụng trong phân tích hệ thống nhằm mô hình hóa tiến trình xử lý nghiệp vụ

Bao gồm: Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh, biểu đồ luồng dữ liệu, mức đỉnh và biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

• Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, tương ứng với mức 1 trong biểu đồ phân cấp chức năng Trong biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh (còn gọi là mức khung cảnh hay mức 0):

• Coi cả hệ thống là một chức năng duy nhất

• Xác định tất cả các tác nhân ngoài và các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài với hệ thống

• Không xuất hiện kho dữ liệu

• Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1), tương ứng với mức 2 của biểu đồ phân cấp chức năng, nhận được từ biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh trên cơ sở phân rã theo nguyên tắc:

• Chức năng tổng quát hay mức đỉnh hoặc mức 1 được phân rã thành các chức năng ở mức 2

• Các tác nhân ngoài và các luồng thông tin trao đổi giữa các tác nhân ngoài và hệthống được bảo toàn

• Các luồng dữ liệu ở mức ngữ cảnh được bào toàn và chi tiết hơn Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết

• Các kho dữ liệu được tạo để lưu giữ dữ liệu

• Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: Từ các chức năng tách thành các chức năng con Cần có tác nhân ngoài, kho dữ liệu và các luồng dữ liệu

3.2 Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu

Gồm 5 thành phần: Chức năng/tiến trình xử lý, luồng dữ liệu, kho dữ liệu, tác nhân ngoài và tác nhân trong

• Chức năng/tiến trình xử lý (Process): Là một hoạt động liên quan đến sự biến động hoặc tác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới Tên gọi bao gồm động tự và bổ ngữ, được biểu diễn bằng hình oval

• Luồng dữ liệu (Data Flow): Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi tiến trình Tên gọi bao gồm danh từ và tính từ, được biểu diễn bằng mũi tên, trên đó ghi thông tin di chuyển

• Kho dữ liệu (Data Store): Là nới biểu diễn thông tin cần cất giữ, để một hoặc nhiều tiến trình sử dụng chúng Tên gọi bao gồm danh từ và tính từ, được biểu diễn bằng hình chữ nhật hở hai đầu chứa tên của thông tin được cất giữ

=> Quan hệ giữa chức năng/tiến tình xử lý, luồng dữ liệu và kho dữ liệu:

• Tác nhân ngoài: Là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống nhưng

có trao đổi trực tiếp với hệ thống Tên gọi là danh từ, được biểu diễn bằng hình chữ nhật

• Tác nhân trong: Là một tiến trình của hệ thống đang xét nhưng được trình bày ở một trang khác của biểu đồ Tên gọi bao gồm động từ và bổ ngữ (giống tên gọi tiền trình), được biểu diễn bằng hình chữ nhật hở 1 phía

* Chú ý:

nhiều nơi trong biểu đồ Luồng dữ liệu vào/ra kho phải ghi tên luồng, trong trường hợp trùng tên kho thì không cần Mức phân tích luồng dữ liệu có phân mức như BPC Khi cần có thể đánh số thứ tự cho tiến trình

kho, nối hai tác nhân ngoài với nhau

3.3 Mức độ sử dụng của biểu đồ luồng dữ liệu

Có hai mức độ sử dung biểu đồ luồng dữ liệu: Phân tích và thiết kế