Xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng

Lời nói đầu Ngày với phát triển nhanh chóng Công nghệ thông tin việc ứng dụng vào thực tế ngành kinh tế đời sống đem lại lợi ích vô to lớn Có thể nói kỹ nguyên kỹ nguyên công nghệ thông tin Trong Bưu Điện, Ngân Hàng, Kinh Doanh ngành phát triển ứng dụng công nghệ tin học hàng đầu Nhưng thực tế CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang chưa hoàn toàn tin học hoá quản lý kinh doanh Quản lý xuất nhập hàng hoá công tác hoạt động công ty, cần hệ thống quản lý phù hợp hầu hết chương trình quản ly xây dựng môi trường ACCESS Pocro nên nhiều hạn chế chưa đáp ứng với nhu cầu thực tế Qua thời gian tiếp xúc với CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang cô anh chị công ty gợi ý giúp đỡ, định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp Với đề tài chia thành chương sau: Chương I : Khảo sát & phân tích trạng Chương II : Giới thiệu công nghệ liên quan Chương III : Phân tích thiết kế hệ thống Chương IV: Xây dựng chương trình Chương V: Đánh giá hệ thống Do thời gian hạn chế kiến thức cón hạn hẹp nên đề tài tránh khỏi thiếu sót Kính mong quý thầy cô giáo bạn sinh viên đóng gớp ý kiến đề tài ngày hoàn thiện Nhân em xin chân thành cảm ơn cô Bùi Thị Hoà– GV môn Công Nghệ Phần Mềm – khoa Công Nghệ Thông Tin trường ĐHBK Hà Nội tận tình hướng dẫn em trình thực đề tài thực tập tốt nghiệp Hà Nội – 2003 Sinh viên thực hiện: Đinh Trọng Vinh MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU ………………………………………………………… …… MỤC LỤC …………………………………………………………………… Chương 1: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG ………………… I Giới thiệu Công ty………………………………………………… II Phân tích trạng …………………………………………………… Chương 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG …………………… I Mô hình quan niệm liệu …………………………………………… II Mô hình tổ chức liệu ……………………………………………… 8 III Mô hình vật lý liệu ………………………………………………… IV Mô hình thông lượng ………………………………………………… 14 V Mô hình quan niệm xử lý ………………………………………………16 VI Mô hình tổ chức xử lý ……………………………………………… 18 VII Mô hình vật lý xử lý ………………………………………………… 22 Chương 3: GIỚI THIỆU CÁC CÔNG NGHỆ LIÊN QUAN ……………… 23 I Giới thiệu Visual Basic 6.0 ………………………………………… 23 II Làm việc với Microsoft Visual Basic 6.0 …………………………… 24 III Khả kết nối với sở liệu Visual Basic ………………… 31 Chương 4: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ……………………………… 33 I Phần liệu……………………………………………………………… 33 II Một số giao diện ………………………………………………… 34 III Một số Module ………………………………………………… 36 Chương 5: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG … ………………………………… 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO ………………………………………………… 40 CHƯƠNG I KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG Giới thiệu tổng quát Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vấn đề áp dụng công nghệ tin học đặt lên hàng đầu nhằm hoàn chỉnh hoá hệ thống giao dịch quản lý hàng công ty, nhằm tăng khả hoạt động, giảm bớt số lượng nhân viên quản lý, đảm bảo độ xác khả bảo mật, an toàn liệu cao Vì lý việc thay nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh vấn đề cấp bách cho ngành kinh doanh Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh tổng công ty đưa cho chi nhánh Hệ thống chạy hệ hệ quản trị CSDL Access Foxpro Hệ thống nhìn chung có nhiều ưu điểm tính đồng nhất, chạy nhanh, kích thước liệu nhỏ không đòi hỏi cấu hình máy tính cao, mà năm trước vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế Nhưng việc đầu tư sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không vấn đề khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt tính xác, nhanh, an toàn độ bảo mật khả quản lý toàn diện để tăng tính cạnh tranh giảm bớt nhân vấn đề cho ngành quản lý Quản lý xuất/ nhập hàng hoạt động công ty Hệ thống quản lý hàng hoá công nợ tích hợp chung hệ thống thông tin quản lý kinh doanh công ty Tuy có tính ưu điểm trình bày nhiều hạn chế chạy chậm khối lượng liệu lớn, khả quản lý khối lượng liệu hạn chế, khả bảo mật chưa cao, giao diện chưa thân thiện với người sử dụng Hiện trạng quản lý kinh doanh công ty Qua trình khảo sát tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh Công ty, nắm số trạng Công ty sau: Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế –Chi nhánh Nha Trang chi nhánh tổng Công ty Malaysia Tổng Công ty chuyên sản xuất mặt hàng thực phẩm – Các loại nước trái đóng lon bánh kẹo loại(Nước bí, nước yến, kẹo xốp, …) Chi nhánh Nha Trang chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm tổng Công ty sản xuất cho tỉnh khu vục tỉnh miền trung (Khánh Hoà, Ninh Thuận, Phú Yên, Bình Định, Gia Lai, KonTum, Đak Lak) 2.1 Sơ đồ hoạt động kinh doanh chi nhánh Công ty TỔNG CÔNG TY CC hàng CÁC CHI NHÁNH PP hàng CÁC SHOP PP hàng CÁC ĐẠI LÝ Chức thành phần sơ đồ - Tổng công ty: tổng công ty chuyên sản xuất mặt hàng thực phẩm (các loại nước uống đóng lon loại bánh kẹo) cung cấp sản phẩm cho chi nhánh công ty - Các chi nhánh công ty chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm tới cửa hàng (Shop) đại lý 2.2 Sơ đồ tổ chức chi nhánh Công ty BAN GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN KHO Vai trò chức phận công ty : - Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Công ty - Bộ phận kế toán: Kết toán sổ sách - Bộ phận kinh doanh : Tìm hiểu thị trường, đưa chiến lược kinh doanh, giới thiệu sản phẩm - Bộ phận kho: Lưu trứ hàng hoá bảo quản hàng hóa, báo cáo tình hình số lượng hàng hoá kho Các quy trình quản lý sau a Quy trình quản lý nhập hàng - Bộ phận kinh doanh vào nhu cầu mua hàng khách hàng, số lượng hàng hoá tồn tối thiểu, số lượng hàng hoá tồn tối đa kho danh sách mặt hàng có tổng công ty để lập đơn đặt hàng Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin chi nhánh công ty, danh sách số lượng mặt hàng cần nhập - Bộ phận kinh doanh trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt - Nếu đơn đặt hàng ban giám đốc ký duyệt phận kinh doanh gửi đơn đặt hàng tới tổng công ty - Nếu tổng công ty chấp thuận cung cấp hàng phận kinh doanh lập phiếu nhập hàng nhận hàng đưa kho - Mỗi lần nhập hàng phải làm phiếu nhập bao gồm: Thông tin đầy đủ nhà cung cấp, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập, đơn giá, ngày hẹn trả tiền theo mẫu in sẵn - Bộ phận kinh doanh chuyển phiếu nhập hàng phiếu toán tới phận kế toán để toán tiền hàng cho tổng công ty - Cách tính tổng giá trị hàng nhập: Tổng giá trị = - ∑ số lượng nhập * đơn giá Mỗi lần nhập hàng phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hoá thêm mặt hàng (nếu mặt hàng mới), cập nhật lại số lượng, tính lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân gia quyền) dgbqck = Tgtondk+Tgnhaptk Sltondk +S ln haptk Trong đó: Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ Tgnhaptk: tổng giá nhập kỳ Sltondk: số lượng tồn đầu kỳ Slnhaptk: số lượng nhập kỳ b Quy trình quản lý xuất hàng - Khi khách hàng cần mua hàng làm đơn đặt hàng theo mẫu in sẵn bao gồm : Phần đầu gồm thông tin đầy đủ khách hàng, phần thứ hai danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng, đơn giá loại ngày nhận hàng Khi đặt hàng, khách hàng đặt số tiền - Khi mua hàng, khách hàng trả tiền trước hay hẹn trả sau nhận hàng số ngày quy định - Đơn đặt hàng đưa đến phận kinh doanh để xem xét Nếu khách hàng nợ trễ hạn số tiền quy định phận kinh doanh từ chối bán hàng Nếu hàng tồn kho đủ cung cấp cho khách hàng theo đơn đặt hàng - Hàng ngày phận kinh doanh xem xét đơn đặt hàng đồng thời so sánh tồn kho, để làm giấy báo cho khách hàng nhận hàng, giấy báo nợ cho khách hàng đặt hàng cho nhà cung cấp lượng hàng tồn vượt mức tồn tối thiểu - Mỗi lần xuất hàng phải làm phiếu xuất bao gồm : Thông tin đủ khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, đơn giá, ngày hẹn trả tiền - Cách tính tổng giá trị hàng xuất: Tổng giá trị = ∑ số lượng xuất * đơn giá c Thống kê - Định kỳ hàng tháng phải báo cáo xuất, nhập tồn hàng hoá tháng theo mẫu định Số lượng hàng tồn = số lượng hàng nhập – số lượng hàng xuất - Tại thời điểm nào, yêu cầu người có thẩm quyền phải báo cáo tình hình hàng hoá loại, kho, tình hình công nợ Một số mẫu đơn từ sử dụng trình hoạt động kinh doanh a Mẫu phiếu đặt hàng Mẫu phiếu đặt hàng dùng chung cho công ty đặt mua hàng khách đặt hàng CÔNG TY CN CB THỰC PHẨM QUỐC TẾ CHI NHÁNH THÀNH PHỐ NHA TRANG Điện thoại: 834223 Fax: 834225 E-mail: INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD NHA TRANG BRANCH PHIẾU ĐẶT HÀNG (Không có giá trị toán) hàng: …………………………………………………… Tel: ………… … Đường: ………………… Phường: ……………… Quận: ………… … Giao hàng: ……………giờ, ngày …… tháng………năm……… ët hàng: ……………………………………………… Đặt hàng TEL: c toán: Tiền mặt: Trả chậm: ………………………ngày hiếu trước nhận giao hàng phiếu sau tra số lượng, chất lượng hàng nhận Chỉ nhận đổi lại hàng móp, rách ớc … Trong vòng 03 ngày a khách hàng số HDD: …………… ngày mua hàng ………Trị giá……… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Ngày ………… tháng …… năm …… RƯỞNG PHÒNG GIÁM SÁT TT NHÂN VIÊN TT KD – TT Kiểm tra Đặt hàng