Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại công ty nce jsc

Trang chơng I giới thiệu tổng quan công ty cổ phần hoá chất thiết bị miền bắc 1.1 Giới thiệu chung Tên công ty : Công ty Cổ Phần Hoá Chất Thiết Bị Miền Bắc Tên giao dịch quốc tế: Northern Chemicals & Equipments Joint - Stock Company ( NORTHERN.CHEM & EQUI JSC Co.,)  Trô së chÝnh : Sè 61 Phè Linh Lang - Cống vị - Ba đình - Hà nội Trụ sở giao dịch : 104A5 - Vạn Phúc - Ba đình - Hà nội Tel : 04 7663406 - 04 7626979 Fax: 04 7626868 Địa E-mail: jsc@hn.vnn.vn Tài khoản tiền Việt Nam: 0011000283306 Ngân hàng Ngoại Thơng Việt Nam ( VIETCOMBANK ) Tài khoản ngoại tệ: 0011370283316 Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam (VIETCOMBANK) Công ty Cổ Phần Hoá Chất & Thiết Bị Miền Bắc đợc thành lập hoạt động theo luật doanh nghiƯp Cỉ phÇn chÝnh phđ ViƯt nam ban hành Quyết định thành lập Giấy phép đăng ký kinh doanh sè  GiÊy phÐp xuÊt nhËp khÈu sè  Vèn kinh doanh : 2.000 triƯu ®ång Tỉ chức doanh nghiệp theo hình thức doanh nghiệp hạch toán độc lập 1.2 Quá trình hoạt động 1.2.1 Sơ lợc giai đoạn phát triển NC&E JSC Từ năm 1998, NC&E JSC hoạt động dới hình thức cửa hàng với chức cung cấp hóa chất thiết bị khoa học kỹ thuật liên quan đến lĩnh vực hoá học, sinh học, y học, môi trờng Với hiệu kinh doanh ngày cao, JSC ngày lớn mạnh từ năm 2000 đà phát triển thành Công Ty Cổ phần Hóa chất Thiết bị Miền Bắc Sinh viên: Phạm Ngọc Dậu Lớp Tin häc Kinh tÕ 41A Trang (Northern Chemicals & Equipments JSC), đặt trụ sở số nhà 80, tổ 7, cụm 5, phờng Cống Vị, quận Ba Đình, Hà nội Từ tháng 11 năm 2000, Công ty chuyển đến trụ së míi sè 61 – Linh Lang – quËn Ba Đình Hà nội tiếp tục tiến lên đờng Trong suốt trình hình thành phát triển mình, đến nay, Công ty tập hợp đội ngũ bao gồm nhiều cán khoa học có trình độ Tiến sĩ, Thạc sĩ, kỹ s cử nhân trẻ, tốt nghiệp từ trờng nớc nh Đại học Khoa học Tự nhiên Đại học Ngoại ngữ - Đại học quốc gia Hà nội, Đại học Dợc Hà nội, Đại học Y Khoa Hà nội, Đại học Ngoại thơng Hà nội, Trung tâm Quốc tế Đào tạo Khoa học Vật liệu (ITIMS), Đại học Bách khoa Hà nội số trờng Đại học nớc Đức, Hà lan, Mỹ Hiện nay, Công ty có đội ngũ cán bao gồm 01 tiến sĩ, 01 Thạc sĩ, 08 kỹ s cử nhân bán hàng, kỹ thuật bảo hành, đội ngũ đông đảo cộng tác viên đến từ trờng đại học, viện nghiên cứu, trung tâm khoa học Họ đà xây dựng phát triển công ty Để đáp ứng yêu cầu khách hàng bớc vào thiên niên kỷ cách vững vàng với phát triển không ngừng công nghệ tin học, thông tin, viễn thông công nghệ ứng dụng khác, Trung tâm Công nghệ Cao (High Technology Center - HTC), đối tác quan trọng JSC đà đời Trung tâm tập hợp kỹ s tin học đầy nhiệt tình kinh nghiệm tốt nghiệp khoa Điện tử Tin học, Điện tử Viễn thông, Vật lý trờng Đại học Khoa học Tự nhiên - Đại học Quốc gia Hà nội, Đại học Bách khoa Hà nội Mục đích HTC hỗ trợ xây dựng giải pháp triển khai dự án liên quan đến công nghệ tin học, thông tin, viễn thông tích hợp nh hệ thống mạng LAN, WAN, Internet, âm thanh, truyền hình kết hợp dự án cung cấp thiết bị Khoa học kỹ thuật ASIMCO tạo nên chuyển giao công nghệ hoàn hảo đến cho khách hàng JSC Cho đến nay, công ty đà thực đợc nhiều hợp đồng cung cấp hóa chất vật t, cung cấp thiết bị chuyển giao công nghệ lớn cho nhiều đơn vị cá nhân, đợc đánh giá cao lực triển khai dự án, trình độ chuyên môn đội ngũ cán bộ, nh chất lợng kinh doanh dịch vụ khách hàng Sinh viên: Phạm Ngọc Dậu Lớp Tin häc Kinh tÕ 41A Trang " Tháa m·n nhu cầu tối đa khách hàng với giá hợp lý mục tiêu phấn đấu, chất lợng dịch vụ chữ tín khách hàng phát triển bền vững Công ty NC&E JSC " Với mục tiêu trên, Công ty NC&E JSC đà thực hiện: + Xây dựng phát triển đội ngũ cán bán hàng có trình độ kinh nghiệm ngày nâng cao, để có khả t vấn cho khách hàng giải pháp kỹ thuật tối u với mục đích sử dụng + Xây dùng ®éi ngị kü tht kü tht cã ®đ søc chuyển giao công nghệ đại đến tận tay ngời sử dụng Có khả bảo hành, bảo trì, sửa chữa thiết bị lĩnh vực thiết bị phòng thí nghiệm + Xây dựng đội ngũ cộng tác viên ngày đông đảo giáo s, tiến sĩ trờng đại học, viện nghiên cứu nhằm tăng cờng tiềm lực khoa học kỹ thuật cho Công ty làm tăng độ tin cậy khách hàng + Đẩy mạnh hợp tác quốc tế lĩnh vực kinh doanh, kỹ thuật đào tạo với nhà sản xuất thiết bị tiếng giới để tạo dịch vụ tốt cho khách hàng 1.2.2 Quan hệ với đối tác - Đại lý độc quyền cho MALLINCKRODT & JT BAKER (Mỹ) Chuyên cung cấp loại hóa chất sử dụng phòng thí nghiệm, công nghiệp, y tế, sinh học - Đại lý thức cho MERCK (Đức) Chuyên cung cấp: + Hóa chất phòng thí nghiệm, công nghiƯp: MERCK (§øc) + Hãa chÊt y häc, sinh häc: CALBIOCHEM (Mỹ) + Thiết bị vật t phòng thí nghiệm: PROLABO (Pháp) - Đại lý thức cho HERAEUS - Pháp Chuyên cung cấp thiết bị sử dụng phòng thí nghiệm: tủ hút, tủ cấy vô trùng - Đại lý thức cho KOTTERMANN - Đức Sinh viên: Phạm Ngọc Dậu Lớp Tin học Kinh tế 41A Trang Chuyên cung cấp thiết bị sử dụng phòng thí nghiệm: tủ hút, tủ cấy vô trùng - Đại lý thức cho OFLAM - Anh Chuyên cung cấp thiết bị sử dụng công nghiệp: nồi hơi, giàn lạnh - Đại lý thức cho HÃng OLDHAM - Pháp Chuyên cung cấp thiết bị đo kiểm tra khí độc - Đại lý chÝnh thøc cho H·ng KETT - NhËt Chuyªn cung cÊp thiết bị đo kiểm tra nông nghiệp - Đại lý thức cho HÃng B/R Instruments - Mỹ Chuyên cung cấp thiết bị chng cất sử dụng phòng thí nghiệm công nghiệp - Đại lý thức cho HÃng IKA - Đức Chuyên cung cấp thiết bị sử dụng phòng thí nghiệm: máy khuấy, máy lắc, máy nghiền - Đại lý thức cho HÃng HSIANGTAI - Đài Loan Chuyên cung cấp thiết bị sử dụng phòng thí nghiệm nhiều lĩnh vực - Đại lý thức cho HÃng SPECTROLAB - Anh Chuyên cung cấp thiết bị sử dụng phân tích phòng thí nghiệm: GC, HPLC, UV-VIS, FTIR - Đại lý thức cho HÃng APV - Đan mạch Chuyên cung cấp thiết bị sử dụng công nghiệp nh phòng thí nghiệm ngành hóa, thực phẩm: máy đồng hóa, sấy phun, hệ thống Pilot cho công nghiệp thực phẩm - Đại lý thức cho HÃng SANYO Gallenkamp PLC - UK Chuyên cung cấp thiết bị sử dơng phßng thÝ nghiƯm hãa, hãa sinh: incubator, tđ lạnh, tủ vi khí hậu, tủ sấy - Đại lý chÝnh thøc cho H·ng VELP Scientific - Italia Chuyªn cung cấp thiết bị sử dụng phòng thí nghiƯm hãa, hãa sinh, m«i trêng: incubator, tđ vi khÝ hậu, tủ sấy - Đại lý thức cho HÃng BIOTAGE - Mỹ Chuyên cung cấp thiết bị sắc ký nhanh sử dụng phòng thí nghiệm cho phân tích tinh chế - Đại lý thức cho HÃng PGC Mỹ Chuyên cung cấp thiết bị đo kiểm soát môi trờng - Đại lý bán hàng cho HÃng PALINTEST Anh Sinh viên: Phạm Ngọc Dậu Lớp Tin học Kinh tế 41A Trang - - - - - Chuyªn cung cÊp thiết bị sử dụng cho phân tích môi trờng nh: photometer, COD, phân tích đơn nguyên tố, coliform Đại lý bán hàng cho HÃng FOSTER & FREEMAN - Anh Chuyên cung cấp thiết bị công nghệ cao sư dơng c¸c lÜnh vùc kiĨm tra, gi¸m s¸t tài liệu, nghiên cứu liên kết, tính chất bề mặt hóa học vật liệu Đại lý bán hàng cho HÃng ALLTECH - Mỹ Chuyên cung cấp thiết bị sắc ký: HPLC, GC phụ kiện Đại lý bán hàng cho HÃng TOA - Nhật Chuyên cung cấp loại thiết bị điện tử, âm đáp ứng theo yêu cầu khách hàng Đại lý bán hàng cho HÃng EPSON - Nhật Chuyên cung cấp thiết bị sử dụng sử dụng văn phòng nh máy in, máy scanner Đại lý bán hàng cho HÃng EIKI - Nhật Chuyên cung cấp thiết bị sử dụng sử dụng văn phòng nh máy chiếu, tinh thể lỏng Đại lý bán hàng cho HÃng NIPPON AVIONICS - Nhật Chuyên cung cấp thiết bị sử dụng sử dụng văn phòng nh máy chiếu, tinh thể lỏng Ngoài ra, JSC đại lý bán hàng cho nhiều hÃng nhà sản xuất thiết bị khác trªn thÕ giíi nh: BDH, B/BRAUN, EPPENDORF SARTORIUS, NETZSCH, LI-COR, SOLAR, BEN MEADOWS, LUFFT, WTW 1.3 Đặc điểm hoạt ®éng kinh doanh cđa c«ng ty 1.3.1 NhiƯm vơ chøc công ty Công ty Cổ phần hoá chất thiết bị Miền Bắc Công ty cổ phần thành lập theo Luật doanh nghiệp Cổ phần Sinh viên: Ph¹m Ngäc DËu Líp Tin häc Kinh tÕ 41A Trang Chức chủ yếu Công ty kinh doanh, mua bán, ký gửi thiết bị vật t khoa học kỹ thuật hoá chất dùng công nghiệp, dợc mỹ phẩm nghiên cứu Công ty đợc thành lập từ năm 1999 với ba sáng lập viên là: Ông Dơng Hồ Nam có tỷ lệ góp vốn 50% Ông Nguyễn Bình Minh có tỷ lệ góp vốn 25% Ông Nguyễn Đức Kiên có tỷ lệ góp vốn 25% Kể từ thành lập, Công ty đà tạo đợc quan hệ bạn hàng tin cậy với nhiều Viện nghiên cứu, Bệnh viện, nhà máy sản xuất địa bàn miền Bắc miền Trung Đặc biệt Công ty đà ký nhiều hợp đồng cung cấp hoá chất thiết bị bảo dỡng thờng xuyên ổn định với sở Sinh viên: Phạm Ngọc Dậu Lớp Tin học Kinh tÕ 41A Trang 1.3.2 Tỉ chøc C«ng ty JSC có máy tổ chức nh sau: Ban giám đốc P giám đốc kỹ thuật Bộ phận kỹ thuật Bộ phận văn phòng Giám đốc điều hành Bộ phận kế toán Bộ phận xuất nhập Sinh viên: Phạm Ngọc Dậu Lớp Tin học Kinh tế 41A P giám đốc kinh doanh Bộ phận bán hàng Bộ phận Kho vận Bộ phận Bảo vệ Trang Cơ cấu tổ chức công ty đợc chia thành 07 phận chức Toàn hoạt động sản xuất công ty đợc quản lý thống Ban giám đốc Công ty Ban giám đốc ngời quản lý chịu trách nhiệm chung cho hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy phận có nhiệm vụ riêng, song liên hệ mật thiết với phạm vi chức quyền hạn phận làm Chức nhiệm vụ phận - Phòng Kinh doanh tiếp thị: Có nhiệm vụ quan trọng thúc đẩy hoạt động mua bán Công ty thông qua hoạt động tìm kiếm bạn hàng xúc tiến việc kí kết thực hợp đồng với bạn hàng - Bộ phận Hành nhân : Có nhiệm vụ bố trí, xếp lao động công ty số lợng, trình độ nghiệp vụ, tay nghề, làm kế hoạch tiền lơng công ty - Bộ phận dịch vụ bảo hành: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng hoá chất thiết bị nhập khẩu, lắp đặt bảo hành thiết bị máy móc cho khách hàng theo hợp đồng qui định theo tiêu chuẩn Việt Nam Quốc tế Ngoài phận thực thêm hợp đồng bảo trì cho thiết bị hết thời hạn bảo hành - Bộ phận Kế toán tài vụ: Tổ chức quản lý công tác tài giá hạch toán bao gồm hạch toán nhiệm vụ kế toán nhằm góp phần bảo toàn phát triển vốn sản xuất, giám sát đầy đủ, kịp thời xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh công ty, chấp hành nghiêm pháp lệnh thống kê, kế toán tài Nhà nớc - Bộ phận kho vận: Có nhiệm vụ hoàn thành thủ tục nhập hàng hoá, vận chuyển hàng kho Công ty bảo quản hàng theo yêu cầu hàng hoá Đồng thời, phận kho có trách nhiệm bảo hành hàng hoá cho khách hàng - Phòng bảo vệ: Tổ chức lực lợng bảo vệ ngày đêm, bảo đảm an toàn cho công ty, phòng cháy chữa cháy - Cửa hàng giới thiệu sản phẩm: Làm nhiệm vụ giới thiệu, t vấn sản phẩm Công ty kinh doanh cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho khách hàng Sinh viên: Phạm Ngọc Dậu Lớp Tin học Kinh tế 41A Trang 1.3.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty Là công ty Cổ phần trực thuộc Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà Nội, Công ty có đặc điểm bật nh sau: Là doanh nghiệp Cổ phần 100 % vốn t nhân, hoạt động tự hạch toán thu chi thực đầy đủ nghĩa vụ thuế cho ngân sách theo luật doanh nghiệp Cổ phần Công ty thực hoạt động kinh doanh theo pháp luật hành chịu quản lý giám sát quan quản lý nhà nớc mà trực tiếp Uỷ Ban Nhân Dân Thành Phố Hà Nội Cục Thuế Hà Nội Theo định kỳ 06 tháng, Công ty nộp báo cáo thuế hoạt động kinh doanh kỳ cho quan có liên quan nh Công ty quản lý sử dụng vốn theo chế độ hành, việc sử dụng vốn phải mục đích nguyên tắc tự chủ tài chính, thực hiền đầy đủ nghĩa vụ thuế, kinh doanh có lÃi Tuân thủ hợp đồng đà ký kết, đảm bảo tuyệt đối chữ tín với khách hàng bạn hàng hàng hoá công ty loại hàng hoá đặc biệt đòi hỏi độ xác cao, chất lợng đảm bảo Nắm bắt khả kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng thị trờng để cải tiến tổ chức kinh doanh hợp lý nhằm đáp ứng đầy đủ yêu cầu khách hàng, thu lợi nhuận tối đa, đảm bảo hàng hoá bán có chất lợng tốt, đáp ứng yêu cầu chuyên môn Chấp hành thực nghiêm chỉnh chế độ, nộp ngân sách đầy đủ cho Nhà nớc, đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho ngời lao động 1.3.4 LÜnh vùc kinh doanh cđa C«ng ty C«ng ty cổ phần hoá chất thiết bị Miền Bắc doanh nghiệp hạch toán độc lập, hoạt động thị trờng dợc phẩm, đợc phép xuất nhập trực tiếp kinh doanh hàng hoá ngành Dợc xí nghiệp, hÃng nớc (theo quy định Bộ y tế), cung cấp thuốc, nguyên liệu làm thuốc, hoá chất xét nghiệm, băng gạc y tế, dụng cụ y tế mỹ phẩm cho công ty, xí nghiệp dợc bệnh viện trung ơng nh địa phơng Bên cạnh đó, công ty đa dạng hóa kinh doanh loại hình dịch vụ khác, nh: Nhập uỷ thác cho đơn vị khác, trúng thầu số chơng trình y tế cộng đồng Bộ Y tế (Chơng trình phòng chống sốt rét, ch- Sinh viên: Phạm Ngọc DËu Líp Tin häc Kinh tÕ 41A Trang 10 ¬ng trình Dân số kế hoạch hoá gia đình, chơng trình y tế quỹ UNFA, chơng trình phòng chống AIDS dự trữ quốc gia) Ngoài ra, Công ty có xởng sản xuất gia công hàng hoá phục vụ cho nhu cầu hàng hoá nớc, đáp ứng phần sản phẩm quốc nội 1.3.5 Sản phẩm doanh nghiệp Sản phẩm mà Công ty cổ phần Hoá chất Thiết bị Miền Bắc kinh doanh thiết bị vật t khoa học kỹ thuật hoá chất phục vụ nghiên cứu khoa học, sản xuất công nghiệp dợc mỹ phẩm Đây loại hàng hoá tiêu thụ đặc biệt, khách hàng chủ yếu sở nghiên cứu sản xuất nên mức tiêu thụ doanh thu ổn định theo chiều hớng tăng Doanh số hàng năm loại sản phẩm Việt Nam Tỷ lệ lợi nhuận vốn cao, theo chuyên gia đánh giá từ 15 đến 30% Tuy nhiên hàng hoá có hàm lợng khoa học kỹ thuật cao nên phải chịu quản lý chặt chẽ Nhà nớc chất lợng số lợng Hai nét đặc thù ảnh hởng sâu sắc đến hoạt động kinh doanh Công ty Hiện nay, Công ty đại lý tiêu thụ cho nhiều HÃng sản xuất tiếng giới nh: Merck, Prolabo, MalineKrot, Hewlett Parkard VỊ thiÕt bÞ vật t khoa học, Công ty đặc biệt trọng kinh doanh thiết bị định tính, định lợng dùng nghiên cứu hoá dợc mỹ phẩm nh cân ®iƯn tư cã ®é chÝnh x¸c cao, c¸c m¸y x¸c định thành phần, hàm lợng chất, loại máy quang phổ Về hoá chất, sản phẩm đợc chia thành hai nhóm Loại thứ hoá chất đồ tiêu hao dùng nghiên cứu, nh dùng cho thiết bị nghiên cứu Loại hai hoá chất dùng làm nguyên liệu công nghiệp chế biến, hoá dợc mỹ phẩm Các thiết bị hoá chất có yêu cầu cao chất lợng, bảo quản tính đồng Chính mà công ty đà chi phí lớn để xây dựng hệ thống kho bảo quản theo tiêu chuẩn quốc tế đào tạo đội ngũ nhân viên có đủ trình độ đáp ứng yêu cầu bảo quản, bảo dỡng chúng Các sản phẩm trớc giao đến cho khách hàng đợc kiểm tra chất lợng máy móc đại Do vậy, sản phẩm đà đợc khách hàng tin cậy, tạo dựng nên u cạnh tranh Công ty Đặc điểm sản phẩm Công ty loại sản phẩm đặc biệt có hàm lợng khoa học kỹ thật cao Giá chúng khác tuỳ theo nhà cung cấp Khách hàng, chủ yếu sở nghiên cứu sản xuất công nghiệp, Sinh viên: Phạm Ngọc Dậu Lớp Tin học Kinh tÕ 41A