phân tích hệ thống quản lý hoạt động mua bán của doanh nghiệp an thượng yến

Về bên ngoài: Biểu đồ phân cấp chức năng BPC có vai trò thu thập các dữ liệu từ môi trường bên ngoài, và đưa thông tin từ trong doanh nghiệp ra bên ngoài.. Các loại thông tin được thu th

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ

BÁO CÁO THẢO LUẬN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Đề tài:

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG MUA BÁN

CỦA DOANH NGHIỆP AN THƯỢNG YẾN

GVHD : Th.S Trần Thị Nhung LHP : 232_ECIT0311_02 Nhóm : 4

Hà Nội, 04/2024

DANH SÁCH THÀNH VIÊN

MỤC LỤC DANH SÁCH THÀNH VIÊN

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN 2

1.1 Sơ đồ phân cấp chức năng (BPC) 2

1.1.1 Khái niệm, vai trò của sơ đồ phân cấp chức năng 2

1.1.2 Đặc điểm, mục đích của sơ đồ phân cấp chức năng 2

1.1.3 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng 3

1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) 5

1.2.1 Luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 6

1.2.2 Luồng dữ liệu mức đỉnh 6

1.2.3 Luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 6

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH ĐẶC TẢ VỀ QUY TRÌNH CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP AN THƯỢNG YẾN 8

2.1 Mô tả nghiệp vụ hệ thống 8

2.1.1 Các nhiệm vụ cơ bản 8

2.1.2 Mô tả nghiệp vụ hệ thống 8

2.2 Xây dựng mô hình phân cấp chức năng 9

2.2.1 Tại sao phải xây dựng mô hình phân cấp chức năng 9

2.2.2 Cách thức xây dựng mô hình phân cấp chức năng của toàn bộ hệ thống 9

2.3 Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu 13

2.3.1 Biểu đồ dữ liệu mức ngữ cảnh 13

2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 13

2.3.3 Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh 14

2.4 Nhận xét, đánh giá và bình luận 17

2.4.1 Ưu điểm của hệ thống quản lý mua - bán hàng 17

2.4.2 Nhược điểm của hệ thống quản lý mua - bán hàng 18

KẾT LUẬN 19

1

LỜI MỞ ĐẦU

Trong kỷ nguyên công nghệ 4.0, cạnh tranh trong thị trường mua bán trở nên khó khăn hơn bao giờ hết Để tạo ra lợi thế trên cuộc đua này, doanh nghiệp cần chuyển đổi số và mở rộng kênh bán hàng nhanh chóng và hiệu quả Tuy nhiên, trong đà phát triển nhanh về doanh thu và quy mô, các doanh nghiệp lại gặp một vấn đề mới: làm thế nào để vận hành hiệu quả? Bên cạnh

đó, tình trạng thất thoát hàng hóa đang xảy ra khá thường xuyên, gây ra những hậu quả xấu cho công việc kinh doanh của cửa hàng Để hạn chế thất thoát xảy ra, nhiều chủ cửa hàng tìm đến các hệ thống quản lý bán hàng

Hiểu được tầm quan trọng của hệ thống quản lý bán hàng trong doanh nghiệp, nhóm 4

chúng em đã lựa chọn đề tài: “Phân tích hệ thống quản lý hoạt động mua bán của doanh

nghiệp An Thượng Yến”

2

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÍ THUYẾT VỀ XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG

TIN 1.1 Sơ đồ phân cấp chức năng (BPC)

1.1.1 Khái niệm, vai trò của sơ đồ phân cấp chức năng

Khái niệm:

Sơ đồ phân cấp chức năng (BPC) là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua chức năng

do công ty IBM phát triển vì vậy cho đến nay nó vẫn còn được sử dụng Nó cho phép phân rã dần dần các chức năng từ chức năng mức cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn; và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức năng Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng dễ hiểu cái

gì xảy ra trong hệ thống

Vai trò:

Có thể nói rằng, biểu đồ phân cấp chức năng BPC là một hệ thống đóng vai trò làm vật trung gian giữa các công ty, doanh nghiệp với môi trường, xã hội Nó là một hệ thống nằm ở trung tâm của doanh nghiệp, giúp cho quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách thuận lợi nhất Vai trò của hệ thống thông tin được thể hiện qua hai mặt là bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

Về bên ngoài: Biểu đồ phân cấp chức năng BPC có vai trò thu thập các dữ liệu từ môi

trường bên ngoài, và đưa thông tin từ trong doanh nghiệp ra bên ngoài Các loại thông tin được thu thập và cung cấp ra bên ngoài bao gồm thông tin về giá cả, sức lao động, thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu mặt hàng, lạm phát, các chính sách của chính phủ,…

Về mặt nội bộ: Biểu đồ phân cấp chức năng BPC nội bộ của doanh nghiệp đóng vai trò

như một cây cầu, liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau Nó thu thập, cung cấp thông tin cho những đơn vị cần thiết để thực hiện các mục đích khác nhau mà doanh nghiệp đề

ra Ví dụ như thông tin hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong năm; thông tin

về trình độ quản lý của doanh nghiệp; thông tin về các chính sách nội bộ của doanh nghiệp; thông tin về mua sắm, xuất nhập khẩu hàng hóa; thông tin về bán hàng, doanh thu, tài chính…

1.1.2 Đặc điểm, mục đích của sơ đồ phân cấp chức năng

Đặc điểm:

- Các chức năng được nhìn một cách khái quát nhất, trực quan dễ hiểu, thể hiện tính cấu trúc của phân rã

Mục đích của việc tạo sơ đồ phân cấp chức năng BPC trong hệ thống thông tin quản lý là

để hỗ trợ cho quá trình quản lý kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp Bằng cách phân loại

và tổ chức các chức năng và tính năng trong phần mềm BPC theo một cách hợp lý và có hệ thống, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập và sử dụng các tính năng một cách hiệu quả

Cụ thể, sơ đồ phân cấp chức năng BPC giúp cho doanh nghiệp:

- Tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tài chính: Sơ đồ phân cấp chức năng BPC cho phép doanh nghiệp định hướng các chức năng và tính năng của phần mềm BPC một cách rõ ràng và có hệ thống Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình kinh doanh và tài chính của mình, giảm thiểu các sai sót và tăng tính hiệu quả của hoạt động

- Nâng cao khả năng quản lý và phân tích: Sơ đồ phân cấp chức năng BPC cung cấp cho doanh nghiệp một cái nhìn tổng quan về các tính năng của phần mềm, giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý và phân tích dữ liệu một cách tốt nhất Điều này giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác hơn và nhanh chóng hơn trong hoạt động kinh doanh

- Tăng cường tính linh hoạt: Sơ đồ phân cấp chức năng BPC giúp doanh nghiệp có thể tùy chỉnh và điều chỉnh các tính năng của phần mềm BPC phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình Điều này giúp doanh nghiệp có tính linh hoạt cao trong việc quản lý tài chính và kinh doanh

1.1.3 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

• Mức 1: Nút gốc là chức năng tổng quát của hệ thống

• Mức 2: Phân rã ở chức năng thấp hơn là chức năng nhóm

4

- Các mức tiếp theo được phân rã tiếp tục và mức cuối cùng là chức năng nhỏ nhất không phân chia được nữa

Đầu ra: Biểu đồ BPC

Bước 2: Phân rã các chức năng

Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân hệ thống Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn

chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó

Biểu đồ phân cấp chức năng BPC giúp phân rã và mô tả các chức năng của hệ thống BPC thành các cấp độ khác nhau theo cấu trúc hình cây Mỗi cấp độ chức năng được biểu diễn bởi một ô vuông hoặc hình chữ nhật trong biểu đồ

Các chức năng ở cấp độ trên cùng của biểu đồ thường liên quan đến các chức năng tổng thể của hệ thống, chẳng hạn như cấu hình và quản lý người dùng Các chức năng ở các cấp độ dưới đó sẽ phân rã chi tiết hơn các chức năng tổng thể này thành các chức năng con cụ thể hơn

Các chức năng con này có thể được phân ra thành các chức năng con khác hơn nữa, tạo thành một cấu trúc phân cấp chi tiết của tất cả các chức năng trong hệ thống BPC Biểu đồ phân cấp chức năng BPC cho phép người dùng nhìn thấy cấu trúc tổng thể của hệ thống, mối quan hệ giữa các chức năng và cách mà chúng tương tác với nhau

và hoạt động của doanh nghiệp, cũng như các khu vực chức năng khác nhau trong công ty

Đánh giá mức độ quan trọng của từng chức năng: Từ đó, mức độ quan trọng của từng chức năng cần được đánh giá để xác định vị trí và mức độ ưu tiên của chúng trong biểu đồ phân cấp chức năng BPC

Sắp xếp chức năng theo cấp độ ưu tiên: Sau đó, các chức năng cần được sắp xếp theo cấp

độ ưu tiên Các chức năng quan trọng hơn cần được đặt ở cấp độ cao hơn trong biểu đồ phân cấp

5

Xác định các tính năng cần thiết cho từng chức năng: Khi đã xác định các chức năng và sắp xếp chúng theo cấp độ ưu tiên, các tính năng cần thiết cho mỗi chức năng cần được xác định Điều này giúp xác định các yêu cầu chức năng cụ thể cho phần mềm BPC

Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng BPC: Cuối cùng, các chức năng và tính năng cần được xây dựng thành biểu đồ phân cấp chức năng BPC Biểu đồ này có thể được tổ chức thành các cấp độ chức năng và các tính năng con của từng chức năng Nó cho phép nhân viên của doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm và sử dụng các tính năng cần thiết của phần mềm BPC

Những nguyên tắc trên giúp cho việc xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng BPC trở nên

dễ dàng và hiệu quả hơn, đảm bảo rằng hệ thống thông tin quản lý được phát triển phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp

Hỗ trợ quản lý dự án: Sơ đồ phân cấp chức năng BPC cung cấp một khung làm việc cho việc quản lý dự án, giúp định hướng và phân chia các nhiệm vụ cho các nhóm và cá nhân trong

đó có thể dễ dàng mở rộng và nâng cấp hệ thống trong tương lai

Giảm thiểu rủi ro: Sơ đồ phân cấp chức năng BPC giúp tránh nhầm lẫn và giảm thiểu rủi

ro trong việc phát triển hệ thống thông tin quản lý, đảm bảo tính ổn định và bảo mật của hệ thống

1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)

Khái niệm:

Biểu đồ luồng dữ liệu (còn được gọi là sơ đồ luồng/dòng dữ liệu) (Data Flow Diagram – DFD) được sử dụng để mô hình hóa tiến trình xử lý nghiệp vụ hay biểu diễn đồ thị các chức năng

- Coi cả hệ thống là một chức năng duy nhất

- Xác định tất cả các tác nhân ngoài và các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài với hệ thống

- Không xuất hiện kho dữ liệu

1.2.2 Luồng dữ liệu mức đỉnh

Được phân rã từ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh với các chức năng phân rã tương ứng mức

1 của BPC Các nguyên tắc phân rã:

- Các luồng dữ liệu được bảo toàn

- Các tác nhân ngoài bảo toàn

- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu

- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết

1.2.3 Luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Được phân rã từ luồng dữ liệu mức đỉnh Các chức năng được định nghĩa riêng từng biểu

đồ hoặc ghép lại thành một biểu đồ trong trường hợp biểu đồ đơn giản Các thành phần của biểu

đồ được phát triển như sau:

Về chức năng: Các chức năng sẽ được phân rã từ chức năng cấp trên thành chức năng cấp

dưới thấp hơn theo dạng phân cấp “gia phả”

Luồng dữ liệu: Các luồng dữ liệu vào/ra mức trên thì lặp lại (bảo tồn) ở mức dưới (phân

rã) Có thể bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội bộ do phân rã các chức năng và thêm kho dữ liệu nếu cần thiết

Kho dữ liệu: Các kho dữ liệu dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ trao đổi lưu trữ trong

hệ thống

Tác nhân ngoài: Ngay từ đầu các tác nhân ngoài sẽ xuất hiện đầy đủ ở bảng dữ liệu mức

ngữ cảnh, ở mức dưới không thể thêm hoặc bớt tác nhân ngoài nào

7

Tóm lại biểu đồ BLD là một trong những công cụ quan trọng trong phân tích cấu trúc hệ thống thông tin Nó trình bày một phương pháp thiết lập mối quan hệ giữa chức năng hay quá trình của hệ thống với thông tin nó sử dụng BLD là 1 phần chủ đạo của các yếu tố chỉ định quá trình, bởi vì nó quyết định thông tin nào cần cho quá trình trước khi nó được thực thi

8

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH ĐẶC TẢ VỀ QUY TRÌNH CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ MUA HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP AN THƯỢNG YẾN

2.1 Mô tả nghiệp vụ hệ thống

2.1.1 Các nhiệm vụ cơ bản

Cập nhật và bổ sung các hàng hóa đã bán, số lượng bán, cùng những thông tin có liên quan về hàng hóa

Quản lý số lượng, loại hàng, thời gian nhập hàng hóa vào kho

Quản lý về quá trình lưu trữ hàng hóa trong kho và quá trình đưa hàng vào mua bán Quản lý các báo cáo tài chính theo tháng, quý về quá trình mua bán hàng hóa của doanh nghiệp

2.1.2 Mô tả nghiệp vụ hệ thống

Hệ thống thông tin quản lý mua bán hàng của doanh nghiệp An Thượng Yến gồm các chức năng:

1 Quản lý nhập hàng (QLNH):

Khi có yêu cầu mua thêm hàng hóa cho doanh nghiệp từ ban giám đốc, bộ phận QLNH

sẽ lập kế hoạch nhập hàng cho doanh nghiệp Sau đó bộ phận QLNH sẽ chọn nhà cung cấp Bên cạnh đó, bộ phận QLNH cũng cần tạo danh sách những nhà cung cấp dự trù cho trường hợp hợp đồng cung cấp hàng hóa với nhà cung cấp trước đó bị gián đoạn Khi QLNH nhận được phiếu giao hàng và hóa đơn yêu cầu thanh toán từ nhà cung cấp, bộ phận QLNH có nhiệm vụ kiểm tra hàng nhận được Sau khi kiểm tra, bộ phận QLNH sẽ thực hiện thanh toán tiền đơn hàng cho nhà cung cấp và lưu trữ hóa đơn nhập hàng, sau đó cập nhật thông tin đơn hàng cho QLTC và báo cáo thông tin nhập hàng tới ban giám đốc Ban giám đốc gửi lại thông tin phản hồi

2 Quản lý kho hàng (QLKH):

Sau khi nhập hàng, bộ phận QLKH sẽ lập và lưu trữ phiếu nhập kho Các nhóm hàng hóa được nhập kho sẽ được phân loại vào những khu vực khác nhau phù hợp với điều kiện bảo quản hàng hóa Bộ phận QLKH phải liên tục theo dõi và quản lý các sản phẩm trong kho Khi được ban giám đốc gửi yêu cầu, bộ phận QLKH có nhiệm vụ kiểm kê hàng hóa trong kho sau đó cập nhật hàng xuất kho và gửi báo cáo kho hàng xuất cho ban giám đốc Khi nhận yêu cầu xuất hàng của bộ phận QLBH, bộ phận QLKH sẽ có trách nhiệm lập phiếu xuất hàng theo số lượng hàng hóa bộ phận QLBH yêu cầu

9

3 Quản lý bán hàng (QLBH):

Tại bộ phận QLBH, sau khi khách hàng gửi yêu cầu mua hàng, bộ phận này sẽ tư vấn nhu cầu của khách hàng Bên cạnh đó, thông tin về khách hàng cũng sẽ được lưu trữ Sau khi khách hàng đã xác nhận yêu cầu muốn đặt hàng, bộ phận QLBH sẽ gửi đơn đặt hàng xuống bộ phận QLKH Sau khi đơn đặt hàng được thông qua, bộ phận QLKH sẽ gửi thông tin phản hồi cho bộ phận QLBH Khi đã có hàng hóa cho khách hàng, bộ phận QLBH có nhiệm vụ lập phiếu xuất và hóa đơn xuất hàng Phiếu xuất và hóa đơn một phần sẽ được lưu trữ, một phần chuyển cho khách hàng, sau đó bộ phận QLBH nhận tiền thanh toán từ khách hàng và gửi báo cáo bán hàng cho ban giám đốc

4 Quản lý tài chính (QLTC):

Bộ phận QLTC có nhiệm vụ tính toán các thanh toán bằng tiền, tài sản và nguồn vốn Bộ phận sẽ lập ra các bảng thu chi, xem xét các kế hoạch nhập hàng của bộ phận QLNH, quyết toán hóa đơn cho Nhà cung cấp hàng hóa Cuối mỗi kỳ, bộ phận QLTC sẽ thu thập dữ liệu hóa đơn nhập hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất và hóa đơn xuất hàng để nộp bảng báo cáo thống kê lên ban giám đốc

2.2 Xây dựng mô hình phân cấp chức năng

2.2.1 Tại sao phải xây dựng mô hình phân cấp chức năng

Trước hết ta thấy sơ đồ phân rã chức năng là công cụ để biểu diễn phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con Số mức chia phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống Đặc điểm của sơ đồ phân rã chức năng là: sơ đồ phân rã chức năng cho một cách nhìn tổng quát, dễ hiểu từ đại thể đến chi tiết về các chức năng và nhiệm vụ thực hiện (rất dễ thành lập bằng cách phân rã các chức năng dần dần từ trên xuống)

Như vậy, việc xây dựng mô hình phân cấp chức năng là rất cần thiết nhằm xác định phạm

vi của hệ thống cần phân tích Đồng thời, sơ đồ phân rã chức năng cũng là phương tiện trao đổi giữa nhà thiết kế và người sử dụng trong khi phát triển hệ thống Sơ đồ phân rã chức năng cho phép mô tả, khái quát dần các chức năng của một tổ chức một cách trực tiếp hoặc khách quan, phát hiện được các chức năng thiếu và trùng lặp

2.2.2 Cách thức xây dựng mô hình phân cấp chức năng của toàn bộ hệ thống

Để xây dựng được mô hình phân cấp các chức năng của hệ thống quản lý bán và mua hàng, nhóm có sử dụng kết hợp cả hai phương pháp bottom - up và phương pháp top - down Áp