Quản trị kho hàng giữ vai trò trọng yếu trong quátrình lưu trữ , bảo quản hàng hoá từ nơi sản xuất đến người tiêu dùng , chính vì lẽ đó nênem chọn đề tài “ Hoạt động soạn đơn hàng trong
CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KHO HÀNG
Khái niệm về kho hàng
- Kho hàng ( Warehouse) trong Logistics được dùng để chỉ nơi lưu trữ và bảo quản sản phẩm, các bán thành phẩm, nguyên vật liệu và thành phẩm nhằm mục đích cung ứng cho khách hàng nhanh chóng với chi phí thấp nhất khi có yêu cầu.
- Kho hàng là một phần không thể thiếu trong hệ thống Logisctics.
- Là nơi liên kết giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng.
- Kho bãi còn bao gồm việc cung cấp thông tin về vị trí, tình trạng và điều kiện lưu trữ của các loại hàng hàng hóa cho người quản lí để có thế sắp xếp, bố trí sao cho phù hợp với kho.
- Là bộ phận trực tiếp thực hiện nhiều nội dung hoạt động Logistics của doanh nghiệp Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức Bảo quản hàng hóa dự trữ, chuẩn bị lô hàng theo yêu cầu khinh doanh của doanh nghiệp.
- Sự phát triển của kho hàng
Thủ công→ kĩ thuật cơ giới + số hóa + sự xuất hiện của robot → phần mềm tự động để xử lí các hoạt động trong kho hàng→ tạo nên giá trị gia tăng hàng hóa ( bao bì, đóng gói).
- Một số hoạt động trong kho hàng:
Xác định và nhận hàng hóa vào trong kho hàng.
Dở hàng hóa ra khỏi phương tiện vận chuyển.
Giám định, kiểm tra về chất lượng đầu vào của hàng hóa.
Sắp xếp hàng hóa vào trong kho.
Nhận đơn, soạn hàng, nhặt hàng.
- Kho hàng là một phần không thể tiếu trong chuỗi cung ứng.
- Là nơi lưu trữ, bảo quản, giảm thiểu sự hao hụt của hàng hóa ( vật liệu, thành phẩm, trang thiết bị, ).
- Nơi quản lí, phân phối hàng hóa, là trung tâm điều phối đảm bảo tính liên tục của chuỗi cung ứng.
- Đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa: nhu cầu tiêu dung có thể biến thiên theo mùa vụ và có những dao động khó lường Các nguồn cung ứng luôn có những diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trì liên tục để đảm bảo chất lượng ổn định với chi phí hợp lí, do vật lượng dự trữ nhất định trong kho giúp doanh nghiệp có thể đối phó được với những thay đổi bất thường của điều kiện kinh doanh phòng ngừa rủi ro và điều hòa sản xuất.
- Góp phần giảm thiểu chi phí sản xuất, vận chuyển phân phối: nhờ có kho nên có thể chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó mà giảm thiểu chi phí bình quân trên đơn vị Hơn nữa kho góp phần vào việc tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lí tốt đinh mức hao hụt , sử dụng hàng hóa và hiệu quả về việc sắp xếp, sử dụng cơ sở vật chất tại kho.
- Hổ trợ quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng của doanh nghiệp thông qua việc đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng và trạng thái lô hàng, góp phần giao hàng đúng thời gian và địa điểm.
- Hổ trợ việc thực hiện quá trình” Logistics ngược” thông qua việc thu gom, xử lí, tái sử dụng bao bì, sản phẩm hỏng, sản phẩm thừa.
- Tập kết ( gom ) hàng hóa: các loại mặt hàng đồ vật hay nguyên vật liệu được vận chuyển nhập từ những nơi khác nhau thì không thể thiếu vị trí tập kết lưu trữ đó là kho Các kho bãi này liên tục hoạt động để đi dời hàng hóa đến những khu vực, những nơi cần thiết để sản xuất bằng các phương tiện vận chuyển chuyên dụng.
- Bảo quản, lưu trữ hàng hóa: kho bãi còn có chức năng cần thiết đó là đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn, tránh mất mát, hư hỏng Các kho có chức năng cung cấp bảo quản lưu trữ cần chọn vị trí đặt kho có không gian thông thoáng thuận tiện cho giao thông di chuyển thuận tiện, nhanh chóng Kho cần được xây dựng sao cho phù hợp việc việc bảo quản, lưu trữ tránh gây mất mát hoặc hư hỏng gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm…
- Quản lí, giám sát hàng hóa dễ dàng: nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng thì các loại kho phải cần đa dạng như kích trước, vị trí của kho hàng Việc quản lí và kiểm soát từ số lượng đến chất lượng hàng nhập hoặc hàng xuất trong kho cũng trở nên đơn giản do có người quản lí, kiểm tra trước khi xuất hoặc nhập hàng hóa. 1.1.4 Phân loại:
- Căn cứ vào kích thước: nhỏ, trung, lớn
- Căn cứ vào số tầng: tầng trệt, tầng 1, tầng 2,…
- Căn cứ chủ sở hữu của kho hàng: tư nhân, cho thuê, chính chủ.
- Căn cứ vào chức năng: thông thường, ngoại quan, trung tâm, phân phối.
- Căn cứ vào đặc điểm hàng hóa: thông dụng, gỗ, nông sản, điện tử, hàng hóa đặc biệt, hàng hóa nguy hiểm,…
- Căn cứ vào điều kiện hàng hóa: hàng xá, hàng khô, hàng lạnh,…
1.1.5 Yếu tố ảnh hưởng đến kích thước và thiết kế của kho hàng:
- Mức độ yêu cầu của khách hàng.
- Quy mô của thị trường.
- Phương tiện xếp dỡ, sử dụng.
- Thời gian sản xuất hàng hóa.
Giới thiệu chung về người quản lí kho hàng
- Quản lí kho hàng là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho hàng như nhập- xuất- tồn kho, chyển kho.
- Quản lí kho hàng liên quan trực tiếp đến việc sắp xếp, bảo quản, lưu trữ các hoạt động sắp xếp trong kho, thu gom hàng hóa, nhận và chuyển hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất- cung cấp- phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời góp phần giảm thiểu chi phí lưu thông hàng hóa và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.
- Chịu trách nhiệm quản lí các thành phần trong chuỗi cung ứng:
Hàng hóa, máy móc, các trang thiết bị, hệ thống xếp dỡ.
- Việc quản lí phải đảm bảo tính chính xác để có thể đạt mục tiêu trong chuỗi cung ứng.
- Khu vực làm việc của người quản lí:
Quản lí toàn bộ kho.
- Đóng vai trò quan trọng trong quản lí tài sản, quản lí hàng tồn kho, tránh gây thất thoát hàng hóa.
- Tồn tại để phục vụ các thành phần khác trong doanh nghiệp.
1.2.3 Các yếu tố để trở thành người quản lí
- Một là cần có kiến thức: người quản lí cần phải hiểu rõ các kiến thức về các quy trình quản lí trong kho
Thông tin của hàng hóa: tính chất và đặc điểm của hàng hóa, kích thước.
Quy trình trong kho hàng( bao gồm nhận hàng và kiểm tra hàng hóa→ dỡ hàng ra khỏi đơn vị vận chuyển→ sắp xếp và lưu trữ→ vận chuyển đơn hàng)
Đảm bảo sức khỏe an toàn.
Chọn cách đóng gói hàng hóa.
- Thái độ: chăm chỉ, tôn trọng công việc.
- Sắp xếp hàng hóa, vật tư, nguyên liệu trong kho
Sắp xếp một cách khoa học các loại hàng hóa, vật tư trong kho.
Lập và cập nhật sơ đồ kho.
- Đảm bảo tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho
Sắp xếp hàng hóa trong kho theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất.
Đối với những hàng hóa mau hư cần quản lí theo nguyên tắc nhấp trước xuất trước.
- Thực hiện những thủ tục xuất nhập hàng
Tiếp nhận, kiểm tra các chứng từ, giấy tờ yêu cầu nhập, xuất , giao hàng hay lưu chuyển hàng hóa hàng hóa theo quy định
Thực hiện việc nhập, xuất hàng vật tư cho cá nhân liên quan.
Ghi phiếu nhập, xuất kho
Theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn kho hằng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu.
- Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu hàng ngày và đảm bảo tất cả hàng hóa trong kho phải có định mức tồn kho tối thiểu.
Đề xuất với Giám đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp với biến động của số lượng hàng xuất nhập kho.
- Thực hiện các thủ tục đặt hàng
Lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với những vật tư,
Tuân tủ các quy định về phòng cháy chữa cháy trong kho Kiếm tra định kì các kệ hàng, tránh bị ẩm ướt , gãy đổ, mối mọt,
- Cân bằng chi phí với mức thấp nhất về nhân công và các trang thiết bị
- Dịch vụ tốt để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Lập kế hoạch và giám sát dòng chảy công việc.
- Bao quát quản kí khai thác quy trình.
- Đặt, nhận hàng, xử lí nguyên vật liệu.
- Lên kế hoạch và tổ chức nguyên vật liệu để đưa vào trong kho một cách tối ưu nhất.
- Thuê, cung cấp, đào tạo nhân viên.
- Duy trì, quản lí hàng tồn kho
- Đảo chuyển hàng tồn kho
- Thiết lập, lập kế hoạch hàng thay thế.
- Quy trình tiêu chuẩn an toàn vận hành kho hàng.
Các quyết định trong quản trị kho hàng
- Mức độ ưu tiên cao nhất:
Quyết định chiến lược kho hàng
Quyết định về vị trí và kích thước của kho hàng
Quyết định về hệ thống lưu trữ và xếp dỡ hàng hóa
- Mức độ ưu tiên trung bình:
Quyết định về quản lý tồn kho
Quyết định về mức độ tồn kho tối ưu
Quyết định về chu kỳ kiểm tra và tái cung cấp hàng hóa
- Mức độ ưu tiên thấp:
Quyết định hàng ngày trong quá trình vận hành kho hàng
Quyết định về phân bổ không gian lưu trữ cho từng loại hàng hóa
Quyết định về sắp xếp hàng hóa theo nguyên tắc FIFO (First In First Out) hoặcLIFO (Last In First Out)Với decision making hierarchy này, các quyết định quan trọng như chiến lược kho hàng và quản lý tồn kho được đưa lên mức độ ưu tiên cao, trong khi các quyết định hàng ngày được xem là mức độ ưu tiên thấp hơn.Quyết định ở mỗi mức độ sẽ ảnh hưởng đến quyết định tại mức độ dưới nó.
Các loại kho hàng phổ biến
- Kho riêng ( Private warehouse) là nhà kho được xây dựng hoặc tự mua và thuộc quyền sở hữu và quản lí của cá nhân, doanh nghiệp, nhà phân phối , buôn bán.
Dùng để lưu trữ hàng hóa thuộc quyền sở hữu hoặc do họ tự sản xuất ra Kho riêng cũng thường được coi là kho độc quyền.
- Các kho riêng thường đòi hỏi một khoản đầu tư ban đầu đáng kể vào việc xây dựng, quản lí cơ sở vật chất và bảo trì.
- Một nhà kho riêng thường phù hợp với các tập đoàn, doanh nghiệp lớn nhằm mục đích kiểm soát chi phối và kho bãi ngày càng tăng của họ Nó cho phép các doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh tế theo quy mô, đổi lại là tăng lợi nhuận.
- Những mặt hàng có thể lưu trữ trong kho riêng
Máy móc và cơ khí lớn
Hàng siêu trường, siêu trọng
1.4.1.2 Ưu điểm và nhược điểm
Kho riêng Ưu điểm Nhược điểm
1.Tính linh hoạt về dịch vụ Kho tự xây→ có thể thiết kế kho phù hợp với nhu cầu, số lượng, kích thước của hàng hóa, tự do thay đổi cách thức vận hành, máy móc, dịch vụ.
2.Cải thiện hiệu suất hoạt động kho hàng.
3.Tùy chọn phép khả thi Được quản lí bởi một nhóm người có trình độ cao, dưới sự quản lí của doanh nghiệp.
4.Có thể được thuê thay vì mua.
1.Tỉ lệ hoàn vốn thấp 2.Thiếu tính linh hoạt cho hoạt động của doanh nghiệp do kho riêng được đặt ở một vị trí nhất định.
3.Tốn chi phí xây dựng ban đầu
Doanh nghiệp phải bỏ ra một số tiền lớn để có thể xây dựng, mua các trang thiết bị như thiết bị,phương tiện xếp dỡ, hệ thống giá kệ, hàng tháng phải bỏ ra một số tiền để kiểm tra, bảo trì và sửa chữa.
- Kho chung (kho ghép/kho chia sẻ/kho công cộng) là nhà kho do một cá nhân hay doanh nghiệp đầu tư xây dựng Thông thường sẽ đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn an toàn cũng như các dịch vụ tiện ích đi kèm như bốc xếp, xe nâng, kiểm đếm,… Nhà kho lớn được chia ra nhiều khu vực hoặc ô kệ Sau đó sẽ cho các cá nhân, công ty khác thuê kho chứa hàng hóa ngắn hạn hoặc dài hạn trong không gian chung nhằm thu về một khoản phí nhất định hàng tháng.
- Phí dịch vụ kho chung có thể là sự kết hợp giữa phí lưu giữ hàng hóa và phí sử dụng các tiện ích đi kèm Về cách tính phí lưu kho chứa hàng, mỗi kho chung sẽ có chính sách tính khác nhau Có thể tính phí cho mỗi pallet, mỗi mét vuông, mỗi mét khối hoặc dựa vào số lượng thùng hàng
- Các khách hàng thuê kho chứa hàng chung thường là những công ty quy mô vừa và nhỏ, các hộ kinh doanh nhỏ không có khả năng thuê/xây kho riêng do hạn chế về vấn đề tài chính.
- Những mặt hàng có thể lưu trữ trong kho chung: Hầu như mọi loại hàng lưu trữ trong kho riêng đều có thể lưu trữ trong kho chung được Điều này tùy thuộc vào sự thỏa thuận giữa bên thuê và bên cho thuê
- Một số mặt hàng thông dụng như:
Hàng thương mại điện tử
Kho chung Ưu điểm Nhược điểm
1.Tiết kiệm nguồn vốn do không phải bỏ ra chi phí lớn để xây dựng kho 2.Tính linh hoạt cao Doanh nghiệp có thể lựa chọn vị trí của kho để thuê phù hợp và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
3.Chi phí thuê kho phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
4.Doanh nghiệp không cần phải thuê nhân viên, do khi thuê kho đã có đội ngũ riêng bên cho thuê phụ trách ( tùy trường hợp).
5.Chịu trách nhiệm, chi phí phát sinh→duy trì bảo trì, tòa nhà, trả lương quản lí nhân sự trong kho do bên cho thuê phụ trách, không gặp vấn đề về nhân công, vấn đề lao động đòi tăng lương, đình công,…
1.Chủ hàng không có quyền thay đổi kết cấu, kiểm soát nhân viên, diện tích kho, điều kiện môi trường: độ ẩm, nhiệt độ
2.Không phải sử dụng nhân viên của mình nên khó đảm bảo thông tin hàng hóa.
3.Không linh động trong quá trình sản xuất.
4.Thiếu không gian có sẵn
Khi công ty làm ăn không tốt, hết hạn hợp đồng→trả lại phần không gian thuê→chủ kho có người khác thuê→ mất chỗ.
1.4.3 So sánh kho tập trung và kho phi tập trung
Kho tập trung Kho phi tập trung
Vị trí Tập trung tại một vị trí nhất định
Chia các sản phẩm ra lưu trữ tại nhiều kho, nhiều địa điểm Ưu điểm Giảm chi phí
Dễ dàng cho việc quản trị, chăm sóc khách hàng
Chi phí vận chuyển thấp Thời gian vận chuyển nhanh hơn Nhược điểm Chi phí vận chuyển cao
Thời gian vận chuyển chặng cuối chậm
Chi phí ban đầu cao Khó kiểm soát toàn bộ quá trình hoạt động tại kho Khả năng thay thế hàng hóa
Giá trị hàng hóa Cao hơn Thấp hơn
Quy mô lô hàng Cao hơn Thấp hơn
Yêu cầu đặc biệt về hàng hóa
Nhiều yêu cầu hơn Ít yêu cầu hơn
Dòng sản phẩm Đa dạng hơn Ít đa dạng hơn
Mức độ chăm sóc khách hàng
Chậm hơn Nhanh hơn, tốt hơn
1.4.4 So sánh kho CFS, kho ngoại quan và kho bảo thuế
Kho CFS Kho ngoại quan Kho bảo thuế Định nghĩa Địa điểm thu gom hàng hóa lẻ, khu vực kho , bãi→ thực hiện thu gom, chia tách hàng hóa của nhiều chủ vận chuyển chung container
Kho bãi lưu trữu hàng hóa đã làm thủ tục hải quan được gửi để chờ xuất khẩu hàng hóa từ nước ngoài đưa vào để chờ xuất khẩu→ nước ngoài hoặc nhập khẩu vào Việt Nam
Kho hàng dùng để chứa nguyên vật liệu đã được thông quan nhưng chưa nộp thuế
Tổng cục trưởng tổng cục hải quan
Tổng cục trưởng tổng cục hải quan
Tổng cục trưởng tổng cục hải quan Dịch vụ thực hiện 1.Đóng gói sắp xếp hàng hóa chờ xuất khẩu
2.Hàng hóa quá cảnh→ về kho → tách, đóng ghép chung container→ xuất khẩu 3.Chia tách lô hàng nhập khẩu→ chờ làm thủ tục hoặc đóng gói container với lô hàng nhập khẩu khác→ xuất sang nước thứ ba
4.Chuyển quyền sở hữu hàng hó trong thời gian lưu trữ
1.Gia cố, chia, đóng gói bao bì, đóng ghép, phân loại, bảo dưỡng hàng hóa
2.Lấy mẫu hàng hóa→ phục vụ công tác quản lí và thủ tục hải quan
3.Chuyển quyền sở hữu hàng hóa Chứa hóa chất, xăng dầu nếu đáp ứng yêu cầu quản lí, cấp phép của nhà nước
1.Hàng hóa đưa vào kho sử dụng để sản xuất hàng xuất khẩu của chủ kho bảo thuế 2.Quản lí, theo dõi theo quy định của pháp luật kế toán, thống kê
Loại hàng lưu trữ 1.Hàng nhập khẩu chưa làm thủ tục hải quan
2.Hàng hóa xuất khẩu đã hoàn thành tất cả thủ tục hải quan hoặc đã đăng kí tờ khai hải quan, chờ tiến hành kiểm tra
1.Hàng nhập khẩu đang chờ hoàn thiện thủ tục, chuẩn bị đưa vào thị trường Việt Nam
2.Hàng quá cảnh chuẩn bị xuất khẩu snag nước thứ ba
1.Đa dạng nguyên vật liệu, phục vụ cho hoạt động sản xuất của kho bảo thuế
Các mặt hàng này đã thông quan nhưng chưa nộp thuế thực tế trong kho CFS
3.Hàng hóa chuẩn bị xuất khẩu, đã hoàn tất thủ tục hải quan
4.Hàng buộc phải tái xuất Thời hạn thuê kho Không quá 90 ngày được tính từ ngày đưa hàng vào kho Nếu có lí do chính đáng có thể được chi cục trưởng cục hải quan gia hạn một lần ( không quá 90 ngày)
Hoạt động trong kho hàng
Sơ đồ các hoạt động cơ bản trong kho hàng
1.5.1 Trước khi nhận hàng, mua hàng
- Tiếp nhận các thông tin yêu cầu nhập hàng vào kho:
Hàng hoá từ ngoài vào kho
Hàng hoá từ phương tiện vào kho
Thông tin, số lượng hàng hoá Đem hàng tới kho Nhận hàng
Sắp xếp hàng hóa vào trong kho
Lưu trữ và bảo quản Kiểm tra, giám định chất lượng Nhặt hàng
Giao hàng Đóng gói ( lô hàng hoàn chỉnh)
Kiểm soát đầu ra, kiểm tra chất lượng
- Lập kế hoạch và kiểm tra tình hình kho
Kiểm tra sức chứa hiện tại của kho
Sắp xếp lại kho hàng để đủ khả năng tiếp nhận hàng hoá mới
- Lên phương án nhập hàng
Danh sách xe vận chuyển
Xác nhận , phê duyệt hàng hoá
Sắp xếp nhân lực, thiết bị, dụng cụ, phương tiện cơ giới thực hiện việc nhập hàng vào kho.
- Chọn nơi vận chuyển để bàn giao hàng hóa→ nhà cung cấp được hàng tới kho→ dỡ hàng ra khỏi phương tiện.
- Bước 1: Sau khi chuyển hàng về tới kho, nhân viên nhập hàng sẽ xuất phiếu yêu cầu nhập kho cho kế toán.
- Bước 2: Kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho Phiếu này gồm 1 liên lưu tại số xuất nhập kho, 1 liên gửi cho kế toán, mọt liên đưa cho nhân viên nhập hàng.
- Bước 3: Sau khi hoàn tất việc kiểm tra số lượng, chất lượng và lập giấy tờ, người giao hàng sẽ bàn giao hàng hóa cho nhân viên kho.
- Bước 4: Các bộ phận liên quan sẽ ký nhận vào giấy nhập kho Kế toán cập nhật thông tin vào số kho và hạch toán nhập kho.
- Nhân viên kiểm tra chất lượng hàng hóa có hàng hóa hư hỏng hay không
- Có thể kiểm tra bằng phương pháp:
So sánh mã sản phẩm
Kiểm tra bao bì, cách đóng gói
1.5.5 Sắp xếp hàng hóa vào trong kho
- Lựa chọn vị trí phù hợp với số lượng, chất lượng, tính chất của hàng hóa
- Sắp xếp hàng hóa tiện lợi để tìm kiếm, di chuyển sản phẩm dễ dàng, cập nhập vị trí hàng hóa thường xuyên
1.5.6.Lưu trữ, bảo quản hàng hóa
- Lưu trữ, bảo quản hàng hóa tránh hư hại
- Bảo quản, sửa chữa các trang thiết bị
- Thường xuyên kiểm tra đặc tính hàng hóa có thay đổi hay không.
- Bước 1: xác định đơn hàng: nhân viên xem qua đơn hàng để biết chính xác loại hàng hóa, số lượng.
- bước 2: xác định vị trí hàng hóa: dựa vào thông tin trong đơn hàng, nhân viên kho tìm và xác định vị trí hàng hóa
- Bước 3: lựa chọn hàng hóa: nhân viên kho đi đến vị trí của hàng hóa và lựa chọn số lượng theo yêu cầu đơn hàng.
1.5.8 Kiểm tra chất lượng, kiểm soát đầu ra, đóng gói và giao hàng
- Kiểm tra chất lượng: Trước khi giao hàng, sản phẩm sẽ được kiểm tra chất lượng để đảm bảo rằng chúng đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu chất lượng đã được quy định trước đó.
- Đóng gói và đánh dấu: Sản phẩm sau khi kiểm tra chất lượng sẽ được đóng gói và đánh dấu đúng theo yêu cầu Điều này bao gồm việc sử dụng vật liệu đóng gói phù hợp và đảm bảo thông tin đánh dấu như mã vạch, tên sản phẩm, ngày hết hạn và thông tin liên quan khác được ghi đúng và rõ ràng.
- Xác nhận và so khớp đơn hàng: Trước khi giao hàng, cần xác nhận rằng số lượng và loại hàng trong đơn hàng khớp với sản phẩm đã được đóng gói và chuẩn bị.
- Chuẩn bị và kiểm tra tài liệu vận chuyển: Tất cả các tài liệu liên quan đến vận chuyển và giao hàng, bao gồm hóa đơn, biên bản giao nhận, và giấy tờ hải quan(nếu cần thiết) cần được chuẩn bị và kiểm tra để đảm bảo tính chính xác và hoàn toàn.
- Theo dõi và ghi nhận thông tin vận chuyển: Khi hàng hóa được giao đi, cần theo dõi và ghi nhận thông tin về vận chuyển như số lượng, thời gian giao hàng và các chi tiết vận chuyển khác.
- Giao hàng cho khách hàng
Các thiết bị lưu trữ và làm hàng
- Là công cụ chứa hàng và nâng hàng.
Tiết kiệm thời gian, chi phí vận chuyển
Dễ dàng xếp, chất cao lên
Dễ quản lí, kiểm soát, chuẩn hóa đơn vị lưu trữ
Đơn giản hóa thiết bị mang hàng
Pallet trên để 2 mép của pallet dưới
- Là công cụ chứa đựng hàng hóa bằng nhựa hoặc giấy, mép có phần cong lên để thiết bị mang hàng kẹp vào, có độ bền cao
- Thích hợp với hàng hóa trọng lượng nhẹ
- Tiết kiệm chi phí lưu trữ
- Dùng để lưu trữ hàng hóa, palllet có tải trọng nặng, trên thân cột có các lỗ thuận tiện cho việc lắp ráp và nâng hạ, có thể sử dụng phổ biến vối nhiều không gian lưu trữ hàng hóa khác nhau.
- Được tạo nên từ 6 chi tiết chính sau gồm khung cột chịu tải, thanh liên kết khung, rào bảo vệ, trụ bảo vệ, thanh beam, thanh support.
- Là loại kệ hàng nặng, hệ thống kệ đôi gồm 2 dây kệ đơn được lắp đặt đối lưng với nhau, có cấu tạo tương tự như kệ đơn.
- Tải trọng 1500-6000 kg/ tầng, có thể chứa từ 2-4 pallet hang, chiều cao tối đa 10m, chiều sâu 1200mm- 4500mm.
- Có các thanh ray được lắp đặt hơi nghiêng về phía nhập, xuất hàng hóa
- Lúc nhập hàng, khi các pallet được đặt lên thanh trượt, hệ thống sẽ tự động trượt các pallet khác vào bên trong
- Lúc xuất hàng: khi xe nâng lấy 1 pallet ra, các pallet còn lại tự trượt về phía pallet vừa lấy tại ra chỗ trống cuối cùng.
- Gồm 1 hệ thống thanh ngang, đặt sát nhau, trên thanh ngang có các con trượt và hệ thống thanh ngang nghiêng một đầu
- Nhập hàng vào 1 đầu, pallet tự động trượt sang mép đầu còn lại Khi lấy hàng, lấy bên đầu còn lại, pallet chưa lấy sẽ trượt lấp vào pallet mới lấy, tạo khoảng trống ở đầu nhập
Tận dùng tốt không gian
Phù hợp với phương pháp FIFO
Phù hợp với mặt hàng lưu trữ lâu dài
1.6.7 Drive- through or drive- in- rack
- Chiều sâu lớn, mặt độ dự trữ lớn
- Phù hợp với lưu trữ hàng hóa lâu dài
- Cần phải có kệ chắc chắn
- Quản lí theo phương pháp LIFO
- Lấy hàng khó→ tốn thời gian và chi phí
Khoảng cách ngắn, khối lượng nhẹ
- Xe nâng chạy bằng động cơ
Khoảng cách lớn, khối lượng lớn
Phù hợp với kho lớn, hàng hóa luân chuyển nhiều
Động cơ đốt trong: nhiên liệu
Động cơ điện: ác quy điện
- Dễ ngộp do khí CO2, khói→ dễ hư hỏng hàng hóa
- Tầm với sức nâng lớn.
- Đòi hỏi không gian tác nghiệp lớn.
- Cấu tạo giống link truck, có càng gắn trên cần cẩu, có khả năng vươn xa, phù hợp với kệ có khả năng quá cỡ.
- Càng nâng có thể nâng lên hạ xuống, xoay được 180 độ→ độ linh hoạt, không đòi hỏi nhiều không gian tác nghiệp.
- Chi phí đầu tư lớn.
1.6.11 Bin- shelving or static rack
- Kệ lưu trữ hàng hóa kích thước nhỏ, hàng rời
- Có những ô nhỏ để lưu trữ những kiện hàng nhỏ, lẻ phù hợp với những hàng hóa không được đóng gói, đóng kiện
1.6.12 Cantilever rack ( kệ xương cá)
- Kiểu thiết bị như xương cá.
- Cần nơi có không gian dài, thoáng.
- Phổ biến cho ngành vật liệu xây dựng, nội thất nơi hnagf hó không được lưu trữ trên pallet truyền thống.
- Hệ thống cho phép lưu trữ hàng hóa khác nhau ở mỗi tầng.
- Giống như pallet flow rack
- Lưu trữ hàng nhỏ, lẻ, thùng carton
- Phù hợp với hàng nhỏ, lẻ, không được pallet hóa
- Trên con lăn được gắn các băng chuyển bằng cao su
- Tốc độ vận chuyển nhanh nhưng cố định
- Hệ thống lưu trữ và lấy hàng tự động
- Cầu một thiết bị cần cẩu có thể nâng lê, hạ xuống để lấy hàng trên kẹ, thiết bị này được tự động hóa 100% có hệ thống máy tính tự động, con người chỉ cần ra lệnh cần cẩu sẽ tự động chạy dọc trên thanh ray, lấy hàng theo yêu cầu.
Mang lại hiệu quả kinh tế cao
Tự động, máy tính tự kiểm soát
Tốc độ lấy hàng nhanh
- Nhược điểm: chi phí đầu tư lớn
HOẠT ĐỘNG SOẠN ĐƠN HÀNG TRONG KHO HÀNG
Khái niệm
Soạn đơn hàng gồm những công việc:
- Chuẩn bị đơn hàng theo yêu cầu và quy trình, quy định của công ty/cửa hàng.
- Nắm được số lượng và các mặt hàng trong kho, liên tục cập nhật vào hệ thống.
- Đóng gói, bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
- Hỗ trợ lập kế hoạch và xây dựng chiến lược bán hàng.
- Đảm bảo nhân viên bán lẻ/nhân viên kinh doanh được thông báo đầy đủ về chi tiết sản phẩm và chương trình khuyến mãi.
- Duy trì liên lạc với khách hàng và các bộ phận liên quan.
- Khả năng lấy hàng nhanh từ khu vực lưu trữ và chuyển qua khu vực sorting.
- Tổng hợp các đơn hàng ở trung tâm phân phối, đây là một khâu tốn kém nhiều chi phí nhất trong kho hàng Cách thiết kế và quy hoạch một kho chứa hàng
- Sử dụng ở mức soạn hàng nhiều và ít.
- Chiến thuật soạn hàng giữa soạn từng đơn hàng và tổng đơn hàng và khu vực soạn hàng
- Quá trình lưu trữ tùy thuộc vào từng chính sách và yêu cầu kỹ thuật lưu trữ nhất định sản phẩm.
- Các chính sách trong quá trình soạn hàng phải tuân thủ.
Các cách soạn đơn hàng
- Duy trì độ chính xác của hàng tồn kho để soạn hàng hiệu quả
Thực hiện đơn hàng Đóng gói Đơn vị vận chuyển
Nên kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên theo chu kỳ để tránh các vấn đề về hàng tồn kho phát sinh
Có thể kiểm tra theo cách thủ công hoặc sử dụng các hệ thống tự động như WMS (Hệ thống quản lý kho hàng) hoặc thậm chí sử dụng các thiết bị bay điều khiển từ xa.
Thiết lập các quy tắc soạn hàng và bổ sung hàng cho từng sản phẩm dựa trên dữ liệu lịch sử và dự báo (như việc soạn hàng theo mùa vụ/thời điểm), sẽ không bao giờ rơi vào tình trạng cháy hàng đối với các sản phẩm chính của mình.
- Sử dụng công nghệ để hạn chế tối đa những sai lầm trong quy trình soạn hàng
Áp dụng công nghệ tần số vô tuyến như các thiết bị đọc mã vạch soạn hàng cầm tay Các thiết bị này dễ sử dụng và giúp chỉ dẫn đúng vị trí soạn hàng cho nhân viên soạn hàng
Ứng dụng quét mã vạch đảm bảo các món và thùng hàng được soạn chính xác, tại đúng vị trí cần lấy Đồng thời, các thiết bị này sẽ theo dõi các dữ liệu liên quan để tối ưu hóa lưu lượng kho hàng và khu vực lưu kho.
- Đào tạo nhân viên về những lỗi thường gặp và các rủi ro khi soạn đơn hàng
Dưới đây là hai sai lầm phổ biến nhất làm ảnh hưởng đến độ chính xác của việc soạn hàng:
Nhầm lẫn giữa các sản phẩm giống nhau và được đặt gần nhau;
Chọn nhiều hơn hoặc ít hơn các món/ thùng hàng so với số lượng được đặt.
Cách tốt nhất để tránh việc thiếu chính xác trong quy trình soạn hàng là tổ chức đào tạo cho các nhân viên thực hành những phương pháp hiệu quả nhất.
Ví dụ: Tập trung vào mức độ hài lòng của khách hàng, loại bỏ các giá trị không mang tính hiệu quả, quản lý độ chính xác của hàng tồn kho, tôn trọng quy ước hợp đồng Có thể thường xuyên trao đổi về các chỉ số đánh giá KPI để thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhóm cũng như hoàn thiện hệ thống quản lý của mình Hãy nghĩ đến các chính sách thưởng dành cho những cá nhân hoàn thành xuất sắc quy trình soạn hàng nhằm khuyến khích các nhân viên kho hàng.
- Thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên chất lượng để đảm bảo độ chính xác trong quy trình soạn hàng.
Đảm bảo rằng các đơn hàng chuẩn bị giao luôn trong tình trạng sẵn sàng khi được kiểm tra ngẫu nhiên Trên thực tế, đây là hệ thống quản lý chất lượng dễ dàng và nhanh nhất để bắt đầu
Sử dụng danh sách soạn hàng theo phương pháp thủ công để xác minh các đơn đặt hàng hoặc dựa vào thiết bị đọc mã vạch cầm tay để quét từng sản phẩm trong đơn đặt hàng được kiểm soát ngẫu nhiên Máy quét di động sẽ báo cáo độ chênh lệch nhằm giúp bạn có thể khắc phục những điểm không chính xác.
- Tích hợp chương trình cải tiến liên tục về độ chính xác và chất lượng của quy trình soạn hàng.
Cuối cùng, liên tục tối ưu hóa hệ thống Khi khối lượng đơn hàng tăng lên hoặc các thể loại đơn đặt hàng thay đổi, cần phải thay đổi quy trình của mình Hãy theo dõi những nỗ lực và tiến độ về chất lượng bằng KPI Sau đó, xây dựng một môi trường văn hóa luôn được trao dồi và cải tiến giữa các thành viên trong nhóm (quy trình nhập môn, cố vấn, thủ tục hồ sơ), tạo điều kiện để họ cùng tham gia
Vào các phiên giải quyết vấn đề có tính chất sáng tạo để phát triển chất lượng tốt hơn.
Những lưu ý khi soạn đơn hàng
- Xác định mục đích và nội dung của đơn hàng trước khi bắt đầu soạn.
- Sắp xếp các thông tin cần thiết theo đúng thứ tự và định dạng, tạo ra một bản đơn hàng dễ đọc và dễ hiểu.
- Chú ý tới độ chính xác của thông tin, đảm bảo rằng toàn bộ các thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả,…được ghi đúng.
- Kiểm tra và xác nhận lại các điều khoản về giá cả, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, vận chuyển, bảo hành, đổi trả… để tránh những rắc rối về sau.
- Chỉ định rõ người nhận đơn hàng và địa chỉ giao hàng, đảm bảo việc giao hàng được chính xác và đúng địa điểm.
- Kiểm tra lại danh mục sản phẩm và số lượng trước khi hoàn tất đơn hàng.
- Bổ sung thêm các thông tin cần thiết khác như thông tin về người liên hệ, số điện thoại, thư điện tử,…
- Cuối cùng, hãy lưu lại và kiểm tra kỹ đơn hàng trước khi gửi đi, đảm bảo rằng không có lỗi và tất cả thông tin trên đơn hàng đều chính xác.
Thiết bị và công nghệ quản lí
Một số thiết bị công nghệ quản lý xử lý đơn hàng bao gồm:
- Phần mềm quản lý đơn hàng: Đây là một công cụ quản lý mạnh mẽ để theo dõi đơn hàng từ khâu đặt hàng đến khâu vận chuyển và giao hàng.
- Máy in mã vạch: Loại máy này sẽ in ra nhãn mã vạch để đính kèm vào sản phẩm. Nhãn mã vạch này sẽ giúp cho kế toán và nhân viên quản lý hàng hóa dễ dàng theo dõi từ hoá đơn đặt hàng, kiểm kê hàng tồn kho, đến việc đóng gói và giao hàng.
- Máy quét mã vạch: Thiết bị này giúp cho việc quản lý sản phẩm trở nên dễ dàng và chính xác hơn Bằng cách quét mã vạch trên sản phẩm, nhân viên quản lý có thể theo dõi số lượng và trạng thái lưu kho của sản phẩm đó.
- Thiết bị đọc thẻ thông minh: Thiết bị này giúp cho việc đọc thông tin từ thẻ thông minh để xác định sản phẩm, trạng thái lưu kho của sản phẩm, khách hàng mua sản phẩm, v.v.
- Thiết bị quản lý kho thông minh: Thiết bị này giúp cho việc quản lý kho trở nên linh hoạt hơn Nhân viên có thể theo dõi từng chi tiết, từng vị trí hàng hóa trong kho thông qua hệ thống quản lý kho thông minh này.
- Thiết bị định vị GPS: Thiết bị này giúp cho việc quản lý vận chuyển và giao hàng trở nên dễ dàng hơn Nhân viên quản lý có thể theo dõi tình trạng của đơn hàng và vị trí xe vận chuyển trên bản đồ.
- Tất cả những thiết bị này có thể kết hợp với nhau để tạo thành một hệ thống quản lý đơn hàng thông minh và chính xác.
CÁC XU HƯỚNG TRONG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG
Quản lý đơn hàng là gì
- Quản lý đơn hàng (order management) là việc quản lý các quy trình kinh doanh liên quan đến đơn hàng cho hàng hóa hoặc dịch vụ
- Order management bắt đầu khi khách hàng đặt hàng và kết thúc khi họ nhận được gói hoặc dịch vụ của họ Nó cho phép một doanh nghiệp điều phối toàn bộ quá trình thực hiện – từ thu thập đơn hàng, tồn kho và khả năng giao hàng đến khả năng cung cấp dịch vụ
- Quy trình công việc liên quan có thể khác nhau dựa trên nhu cầu của công ty, nhưng quy trình quản lý đơn hàng điển hình bao gồm ba bước:
Placement (đặt hàng): Khách hàng đặt hàng thông qua một hình thức tự động. Một thành viên nhóm bán hàng kiểm tra các chi tiết và xác nhận đơn hàng.
Fulfillment ( xử lý): Một nhân viên kho xác nhận chi tiết vận chuyển, tạo hóa đơn và hoàn thành đơn hàng – chọn, đóng gói và vận chuyển.
Inventory management (quản lý tồn kho): Mức tồn kho được theo dõi khi chúng dao động với nhu cầu của doanh nghiệp.
Tại sao phải quản lý đơn hàng
- Quản lý đơn hàng có liên quan hầu như mọi hệ thống và quy trình trong chuỗi cung ứng => Nó liên quan đến nhiều đối tác như nhà cung cấp linh kiện và linh kiện, dịch vụ lắp ráp và đóng gói hoặc trung tâm phân phối, khiến cho việc mất khả năng hiển thị và kiểm soát đơn hàng trở nên dễ dàng.
- Order management có tác động trực tiếp đến cách khách hàng cảm nhận về doanh nghiệp hoặc thương hiệu.
- Khi đơn hàng đang được thực hiện, khách hàng mong đợi sẽ thấy các cập nhật như email trên đường đi Nếu có vấn đề, họ có thể muốn trả lại thông qua một kênh vật lý như cửa hàng Mỗi điểm trong hành trình thể hiện một cơ hội để cung cấp trải nghiệm khách hàng tuyệt vời và tăng khả năng duy trì và doanh thu Hành trình omnichannel cũng mang đến cơ hội để đưa ra khuyến nghị bán và bán chéo và tăng doanh thu.
Lịch sử quản lý đơn hàng
- Quay trở lại thời kỳ “đồ đá” (40 năm trước), hầu hết các công ty đã sử dụng các quy trình giấy để làm điều này Thậm chí ngày nay, nhiều công ty vẫn đang sử dụng các quy trình giấy lỗi thời này để thực hiện và theo dõi đơn hàng của họ. Nhiều rủi ro cho đơn hàng xảy ra như bị mất, giao sai,… dẫn đến khách hàng không hài lòng làm mất doanh thu cho doanh nghiệp Những rủi ro này có thể là do số liệu và thông tin bị mất hoặc nhập liệu và việc xử lý, thực hiện của hệ thống không chính xác
- Sự khác biệt giữa 40 năm trước và ngày nay: là với sự ra đời của thương mại điện tử Hầu hết khách hàng đã quen với việc đặt hàng trực tuyến và hoàn thành chính xác như đã đặt hàng Khả năng nhấn nút và nhận được những gì mình muốn là mong đợi của người tiêu dùng Những kỳ vọng này mang đến không gian B2B bán buôn vì hoạt động kinh doanh của bạn được điều hành bởi mọi người và những người này mong muốn quy trình này dễ dàng, tự động.
Những vấn đề cần tránh trong quản lý đơn hàng
- Nhiều nhà bán buôn nhận thấy rằng khi việc kinh doanh có nhiều vấn đề phát sinh như giao hàng trễ hoặc giao hàng sai Những điều này có thể làm mất danh tiếng của một doanh nghiệp và dẫn đến khách hàng không hài lòng.
- Để tránh sự chậm trễ và sai lầm trong giao hàng và chịu chi phí bán hàng cao hơn, các nhà bán buôn phải hợp lý hóa quy trình kinh doanh của họ Phân tích dòng đơn đặt hàng bằng cách tham khảo chéo trong các bộ phận khác nhau
- Dưới đây là một số dấu hiệu của sự kém hiệu quả trong quy trình quản lý đơn hàng:
Lỗi nhập dữ liệu và lỗi của con người (chẳng hạn như ghi sai số đơn hàng) có thể dẫn đến lỗi thực hiện.
Sai sót trong các quy trình thủ công và từ các hệ thống phần mềm cũ.
Thông tin hàng tồn kho không được cập nhật kịp thời trong quá trình đặt hàng dẫn đến sự dư thừa hoặc thiếu hụt.
Các xu hướng trong hoạt động soạn đơn hàng
3.5.1 Tự động hóa và robot:
- Nhiều nhà kho đang triển khai các hệ thống tự động và robot để hợp lý hóa quy trình thực hiện đơn hàng
- Điều này bao gồm các hệ thống chọn, đóng gói và phân loại tự động có thể xử lý số lượng lớn đơn đặt hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
3.5.2 Hệ thống quản lý hàng tồn kho tích hợp:
- Các nhà kho đang ngày càng sử dụng các hệ thống quản lý hàng tồn kho tích hợp kết nối các phòng ban và quy trình khác nhau, cho phép theo dõi thời gian thực về mức hàng tồn kho, trạng thái đơn hàng và tiến độ thực hiện
- Điều này giúp giảm lỗi và cải thiện độ chính xác.
- Các thiết bị di động như điện thoại thông minh và máy tính bảng đang được sử dụng để cho phép liên lạc và truy cập dữ liệu theo thời gian thực trong kho
- Điều này cho phép nhân viên kho nhận và xử lý đơn đặt hàng, cập nhật mức tồn kho và theo dõi các lô hàng khi đang di chuyển, tăng hiệu quả và năng suất.
3.5.4 Ra quyết định dựa trên dữ liệu:
- Người quản lý kho đang tận dụng phân tích dữ liệu và mô hình dự đoán để đưa ra quyết định sáng suốt về việc thực hiện đơn hàng
- Bằng cách phân tích dữ liệu lịch sử và xu hướng, họ có thể tối ưu hóa mức tồn kho, cải thiện.
