Các nguồn tư liệu, tài liệu chính được sử dụng trong luận ánDé thực hiện dé tài này chúng tôi sử dụng một số nguồn tài liệu sau: - Sách chuyên khảo, giáo trình về lưu trữ của Việt Nam và
Trang 1Lâm Thu Hằng
NGHIÊN CỨU HOÀN THIEN THE CHE
SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM
LUẬN ÁN TIEN SĨ LƯU TRU HOC
HÀ NỘI - 2023
Trang 2ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
Lâm Thu Hằng
NGHIÊN CỨU HOÀN THIEN THẺ CHE
SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 62320301
LUẬN ÁN TIEN SĨ LƯU TRỮ HỌC
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS Nguyễn Minh Phương
HÀ NỘI - 2023
Trang 3LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu cua cá nhân tôi, được thực hiện
dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Nguyễn Minh Phương Trong luận án,
thông tin tham khảo từ những công trình nghiên cứu khác đã được tác giả chú thích
TỐ nguồn.
Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận án này làtrung thực và chưa từng được công bố dưới bat cứ hình thức nào Tôi xin chịu trách
nhiệm vê công trình nghiên cứu của mình.
Hà Nội, ngày tháng năm 2023
NGHIÊN CỨU SINH
Lâm Thu Hằng
Trang 4LỜI CÁM ƠN
Trong quá trình thực hiện luận án: “Hoàn thiện thể chế sử dụng tai liệu lưu trữ ởViệt Nam”, tôi đã nhận được sự giúp đỡ trực tiếp của Lãnh đạo, Nguyên lãnh đạo,
cán bộ, viên chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, trung tâm lưu trữ quốc gia
I,H, UI, Chi cục Văn thư lưu trữ ( trước năm 2020), Trung tâm lưu trữ lịch sử các
tỉnh Lâm Đồng, Đà Nẵng, Thái Nguyên, Đắc Lắk, Bình Định, Bắc Ninh Tôi xin
bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Quý cơ quan, các cán bộ, viên chức
Tôi xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Nguyễn Minh
Phương - giảng viên hướng dẫn tôi thực hiện luận án.
Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các Thầy, Cô Khoa Lưu trữ học và Quảntrị văn phòng- Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà
Nội đã góp ý giúp tôi hoàn thiện luận án của mình.
Tôi trân trọng cảm ơn Ban giám hiệu, Khoa Quản tri văn phòng - Trường Dai
học Nội vụ Hà Nội trước đây nay là Học viện Hành chính Quốc gia đã tạo điều kiện
thuận lợi cho tôi trong quá trình nghiên cứu, học tập và hoàn thiện luận án.
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình hai bên nội ngoại, bạn bẻ, đồng nghiệp đãđộng viên, khích lệ, tạo động lực dé tôi hoàn thành luận án
NGHIÊN CỨU SINH
Lâm Thu Hằng
Trang 5MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
18 08 0005 ÔÔ 1
DANH MỤC CAC TU VIET TẮTT s- se << se ssssessesseEssvssessesserserssese 6
DANH MỤC BIEU DO 5° 2252 s£ se SSSESSEEsEESeEsSESsErsersetsstsserserssrssrse 7
MỞ ĐÂU 2- 5< EE.E7E1.3E07134 97744 07714077139 92744 09744 E92941p9941eptrsde 8
1 Sự cần thiết của VIEC NGNISN 011107 Ô 8
2 Mục đích và nhiệm vụ nghiÊn CỨU - - 55 222 32 ***EE*EEseEreeereereeerrreree 10
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - 2-2 2 +E£+keEkeExerx+xxzrrrerrered 11
4 Cac nguồn tư liệu, tài liệu chính được sử dụng trong luận án 12
5 Câu hỏi nghiên cứu và giả thuyết khoa hoc 2 2cz+cs+sezs2 12
6 Góc độ nghiên cứu va Phương pháp nghiên cứu - 5+5 +++<<++s 14
7 DOng QOp cla LUAN AN 17
8 Bố cục của luận AN oo eeeececssecesseseccsesesecscsesucecsvsucecsvsucacavsucecsrsucecavsueacacsvsncacavene 17
Chương 1 TONG QUAN TINH HÌNH NGHIÊN CỨU -.-« <« 19
1.1 Giới thiệu khái quát các công trình nghiên cứu liên quan đến luận án 19
1.1.1 Số lượng các công trình đã công bố liên quan đến nội dung luận án 191.1.2 Về thể loại các công trình đã công bó liên quan đến nội dung luận án 201.1.3 Về thời gian công bố của các công trình nghiên cứu liên quan 221.2 Những nghiên cứu về thé chế liên quan đến lĩnh vực lưu trữ,
CONG tac WU tril ee Ầồ anổ75ố5£®£®£Ẽà 23
1.3 Một số kết quả nghiên cứu liên quan đến thé chế sử dung tài liệu lưu trữ 25
1.3.1 Về vai trò của thể chế trong công tác lưu trữ và sử dụng
Trang 61.4 Đánh giá chung và những khoảng trống trong nghiên cứu về thé chế và
hoàn thiện thé chế sử dụng tài liệu lưu trữ 2-2 2 2+E£+E££EeEEeE+EzErrerkees 371.5 Những van dé cần nghiên cứu của luận án - 5+ ©2+5++++cxe+xzxxersee 39
Tiểu kết chương Ï vessessecssessessssssessessessssssessesssssvesssssssssesssssssssssscsscsassasssscsscssesssesecsscess 40
Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHAP LÝ VE THE CHE VÀ HOÀN THIỆN
THE CHE SỬ DỤNG TAI LIEU LƯU TRU Ở VIỆT NAM 41
2.1 Giải thích các khái mệm được sử dụng trong luận án -<<- 41
2.1.1 Một số quan niệm VE ““thỂ CRE? cecccececcccsseseecsrssesveresveverssvsveresssversatsveneeeavene 4]
2.1.2 Khái niệm “sử dụng tài liệu lưu trữ:” -:©ccccccscxcsrxrsreerreerkcee 44
2.1.3 Khái niệm “thể chế sử dụng tài liệu lưu trữ ”” -cc+cccscsccee 472.1.4 Khái niệm “hoàn thiện thể chế sử dụng tài liệu lưu trữ'” - 48
2.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống thé chế sử dụng tài liệu lưu trữ - 502.3 Các yêu cầu đối với thé chế si dung tài liệu lưu trữ - se s+cs+cscceẻ 53
2.3.1 Yêu cầu về thẩm quyên, trách nhiệm của các cơ quan quản lý nhà nước
về công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ trong việc xây dụng và thực hiện
thể chế sử //11⁄150/217811208/777014270nn8n88 e- 53
2.3.2 Yêu cầu đối với việc xây dựng, ban hành hệ thong các văn bản
quy phạm pháp luật về sử dụng tài liệu lưu trữữ 2 +©5e+cceeceEevsrrrrrrervee 57
2.3.3 Yêu cau đối với các biện pháp tổ chức thực hiện thể chế sử dụng
/2181127Ñ/1178:470EEENHỊ*IÁA 63
2.4 Vai trò của thé chế sử dụng tài [iG ÏƯU ƯỂ ĂàĂĂẶScSSSsierierrrerresrreree 66
2.4.1 Là công cụ quản lý nhà nước về sử dụng tài liệu lưu trữ - 672.4.2 Là căn cứ để nhà nước và các đổi tượng có liên quan thực hiện
quyền và nghĩa vụ của mình trong sử dụng tài liệu lưu trữ - -c 67
2.4.3 Đảm bảo tính thông nhất giữa các cơ quan Lưu trữ trong phục vụ
78.028.80.80 0n n e 68
2.4.4 La cơ sở giải quyết tranh chấp, khiếu nại liên quan đến sử dung
tài LIỆM MUU ÍFẴỂ - G5505 5011 k5 6 vu 68
2.4.5 Là căn cứ cho việc xác định, truy cứu trách nhiệm của các cơ quan,
tổ chức liên quan đến thé chế sử dụng tài liệu lưu triỮ - -©22©csccccccczcscsee 69
Trang 72.5 Các yếu tô tác động, ảnh hưởng đến thể chế sử dung tài liệu lưu trữ 692.6 Cơ sở lý luận và pháp lý của việc hoàn thiện thé chế sử dung tai liệu lưu trữ 73
Tid 87.81) NNẽN h6 nh na 75Chương 3 THỰC TRANG BAN HANH THE CHE SỬ DỤNG TAI LIEU
¡90W ):4009À) 0ý) 00777 77
3.1 Khái quát hoạt động ban hành văn bản quy pháp luật và văn bản
hướng dẫn về sử dung tài liệu lưu trữ ở Việt Nam - 555cc, 71
3.1.1 Hoạt động ban hành văn bản quy phạm pháp luật về sử dụng
tdi liéu luru triv 0 Viet NAM E077 77
3.1.2 Hoạt động ban hành văn bản hướng dẫn về sử dụng tài liệu lưu trữ
Ở Viet ÌNGHHN - << G HS 0T vu 82
3.2 Những van dé đã được quy định trong thê chế sử dung tài liệu lưu trữ 87
3.2.1 Nhóm các quy định về thẩm quyên sử dụng tài liệu lưu trữ 873.2.2 Nhóm các quy định vẻ hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ 97
3.2.3 Nhóm các quy định về điều kiện đảm bảo phục vụ nhu cầu
SU dụng tải LGU eeescccecccessccenscesseeesceceseeesneceaeceaeceseeceseceeseceeeeceseeceaecesaecnseeceaeeseaeenses 103
3.3 Nhan xét, danh gia vé thuc trang ban hanh thé ché str dụng tài liệu lưu trữ 103
3.3.1 Về tính phù hợp của thể chế sử dụng tài liệu lưu trữ với quan điểm,đường lối của Đảng, chính sách của Nhà HưỚC 2- 2 52+ccEcceEeEerrrerrees 103
3.3.2 Vé tính hệ thong, đông bộ, thong nhất của thé chế sử dụng tài liệu
lưu trữ tài HIỆU TU ƑẴỄ GG G51 KĐT KT kg kg vu 104
3.3.3 Về thẩm quyên và quy trình, thủ tục ban hành thể chế sử dụng
3.3.4 Về tinh kip thời và day du, bao quát những van dé cơ bản
của hoạt động sử dụng tài lieu Iu ÍFÍ SH HH ngu 107
Trang 8Chương 4 CÁC BIỆN PHÁP VÀ KÉT QUÁ TỎ CHỨC THỰC HIỆN
THE CHE SU DỤNG TÀI LIEU LƯU TRU Ở VIỆT NAM 1164.1 Các biện pháp tô chức thực hiện thể chế sử dung tài liệu lưu trữ 116
4.1.1 Tuyên truyền, pho biến, hướng dan thể chế sử dụng tài liệu lưu trữcho các đối tượng LIEN qHđH - - 5-52-5252 SE*E‡EE‡EE‡EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEe te 116
4.1.2 Đảm bảo các điều kiện dé thực hiện thé chế sử dụng tài liệu lưu trữ 120
4.1.3 Kiểm tra, đánh gid việc tổ chức thực hiện thể chế sử dụng
tài HIỆM TU ẨfÍF GGG Gv ng HT 129
4.2 Kết quả và hiệu quả tổ chức thực hiện thé chế sử dụng tài liệu lưu trữ 131
ADL KEt r n6 ẽe e 1314.2.2 Một so hiệu quả, tổ chức thực hiện thể chế sử dụng tài liệu lưu trữ 1334.3 Đánh giá chung về các biện pháp và hiệu quả tô chức thực hiện thé chế
sử dụng tải lIỆU ÏƯU ẨTŨY - - - c 1321332113311 83111 91111 1118 11 E1 1H ng ng rệt 139
4.38.1 UU Gib ",o 1394.3.2 Nguyên nhân của tu Gi€M cececceccecceccssessessessessessessessessssessecsessessessesseenssvess 1404.3.3 HAM CREan 14]
4.3.4 NGUYEN HhÂNH ch TT ng HH ket 144
Tiểu kết chương 4 vecssessesssssvessessesssessessesssessessessssssessessessesssssuesscssessscsscsscsaeesseeess 145
Chương 5 ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN THẺ CHÉ
SỬ DỤNG TAI LIEU LƯU TRU Ở VIỆT NAM -5-s-scsecsee 147
5.1 Định hướng và các căn cứ, cơ sở đề xuất giải pháp hoàn thiện thé chế
SU dung tai 1G TUU trite ee 147
5.1.1 Chủ trương, đường loi của Dang va Nhà nước về cải cách thể chế 147
5.1.2 Boi cảnh và yêu cầu đặt ra trong quá trình hội nhập và phát triển 148
5.2 Nhóm giải pháp chuyên môn dé hoàn thiện thé chế sử dung tài liệu lưu trữ 152
5.2.1 Hoàn thiện cấu trúc của hệ thong văn bản quy phạm pháp luật và văn
bản hướng dẫn về sử dụng tài liệu lưu trữữ - -5c52+St+E+E+EeEterterkerrrrrerree 152
5.2.2 Xác định các nội dung về sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
can được quy định trong hệ thong văn bản quy phạm pháp luật - 154
5.2.3 Đảm bảo sự thống nhất đối với các Luật, Nghị định có liên quan trong
các quy định về sử dung và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ © -ccccsa 155
Trang 95.2.4 Đề xuất một số quy định vé sử dụng tài liệu lưu trữ can bãi bỏ vì
[J/10/1.039.87,7)8.10/80000n0nn8588
5.2.5 Dé xuất một số quy định mới CAN DO SUNG 5c 5s5sscsccs+csccez
5.3 Nhóm giải pháp quan lý - 6 5s 3 vn TH HH nh ng
5.3.1 Định hướng và lập kế hoạch xây dựng, hoàn thiện thể chế thể chế
sử dụng tài liệu lưu trữ (ngắn hạn, dài hạn)) 2 2©5e+ce+ecceererterererrrrees
5.3.2 Nang cao năng lực đội ngũ cán bộ có trách nhiệm soạn thảo,
ban hành và tổ chức thực hiện thể chế sử dụng tài liệu lưu trữt
5.3.3 Đảm bảo kinh phí cho việc xây dựng, ban hành và tổ chứcthực hiện thể chế sử 011/15817181127818/470nnnnẺ8n8.ẦẦ.a
5.3.4 Tăng cường hoạt động thanh tra, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ
DANH MỤC CÁC CÔNG TRÌNH KHOA HỌC CUA TÁC GIÁ
LIÊN QUAN DEN LUẬN AN -5-©cscseccscsserssersetrsersserssersee
TÀI LIEU THAM KHẢO - 2-2 s£ se ©5< 5s s£Es£ESs£Ss£EseEssessessessersee
PHỤ LỤC
Trang 10DANH MỤC CÁC TỪ VIET TAT
TT | Từ viết tắt Các từ và thuật ngữ được viết tắt
1 CMCN Cách mạng công nghệ
2 CPDT Chính phủ điện tử
3 Cục VTLTTNN Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
4 KT, SD TLLT Khai thác, sử dụng tai liệu lưu trữ
5 LTLS Lưu trữ lịch sử
6 | PHGTTLLT Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
7 QPPL Quy phạm pháp luật
8 SDTLLT SDTLLT
9 TLLT Tài liệu lưu trữ
10 | UBND Uy ban nhân dân
1I | VTLT Văn thư Lưu trữ
12 | VBQPPL Văn bản quy phạm pháp luật
Trang 11DANH MỤC BIEU DO
Biểu đồ 3.1 Biêu đồ số lượng văn bản QPPL liên quan đến SDTLLT
đã ban hành qua các Ø1a1 ỔOạï1 - - - c5 3220118311183 1 89111191118 11 811 11 nếp 78
Biểu đồ 3.2 Biéu đồ thé hiện loại hình (VBQPPL) có các quy định liên quan
đến SDTLLL/T 2- 5: ©5£2S2‡EE‡SE2E2EEEEEE2E211211271717112111111.111 211111111 1e crxee 79
Biểu đồ 3.3 Số lượng văn bản đã ban hành liên quan đến SDTLLT ở cấp TW 83
Biểu đồ 3.4 Tình hình ban hành văn bản quy định, hướng dẫn về SDTLLT
D181) 0007 4 85
Biểu đồ 3.5 Biéu đồ khảo sát nhu cầu SDTLLT phòng đọc trực tuyến 98
Biểu đồ 3.6 Biéu đồ về việc tổ chức các hình thức SDTLLT của các
Luu trit Lich Stee ccc 6 -aAaA 102
Biểu đồ 4.1 Biéu đồ các hình thức phô biến, hướng dẫn việc tổ chức thực hiện
các thể chế về SDTLLT - : +++2©+++t2£EEY++tttEEkkrrrttkttrrrtrtttrrrrtrrirrrrrireg 119
Biểu đồ 4.2 Biéu đồ về diện tích phòng đọc tai các Lưu trữ lich sử 124
Biéu đồ 4.3 Biéu đồ về công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử 125
Biểu đồ 4.4 Biéu đồ về thời gian bắt đầu sử dung phần mềm lưu trữ
tại các Lưu trữ Lich SỬ << 1 1111 22230111111 12031111 ng reo 126
Biêu đô 4.5 Biêu đô về các tính năng của phân mêm lưu trữ tại các Lưu trữ
Trang 12MO DAU
1 Sự cần thiết của việc nghiên cứu dé tài
Công tác lưu trữ “/d một ngành hoạt động của nhà nước bao gom tat cả cácvan dé lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử
dụng tai liệu lưu trữ” [31:tr15] Công tác lưu trữ bao gồm nhiều hoạt động, trong
đó, tô chức sử dụng tài liệu lưu trữ (SDTLLT) vừa là nhiệm vụ quan trọng, đồng
thời cũng là mục tiêu cuối cùng cần hướng tới Cùng với hệ thống lý luận của lưutrữ học, thé chế là một trong những yếu tố quyết định đến sự phát triển của công tác
lưu trữ nói chung và vẫn đề SDTLLT nói riêng Hệ thống thê chế đầy đủ và phù hợp
sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tô chức SDTLLT phát huy được gia tri của
TLLT Các quy định cảng cụ thể, rõ ràng bao nhiêu thì trách nhiệm của các cơ quan
quản lý cũng như hoạt động phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng, tiếp cận thông tin
TLLT càng có hiệu quả cao.
Dé thực hiện tốt công tác lưu trữ nói chung và t6 chức SDTLLT nói riêng,trong những năm qua, Nhà nước đã ban hành rất nhiều văn bản quy phạm pháp luật
(VBQPPL), văn bản hướng dẫn, trong đó quy định rõ trách nhiệm của các cơ quanlưu trữ cũng như của các đối tượng có nhu cầu SDTLLT, tạo thành một hệ thống thể
chế tương đổi đầy đủ và hoàn chỉnh Nhờ vậy, công tác lưu trữ ở Việt Nam nói
chung, đặc biệt là hoạt động sử dung, phát huy giá trị TLLT ở Việt Nam nói riêng
đã và đang không ngừng phát triển, góp phần đưa TLLT trở thành một trong nhữngnguôn lực thông tin quan trọng, phục vụ sự phát triển chung của đất nước
Tuy nhiên, hiện nay thé chế về sử dụng tài liệu lưu trữ đã va đang bộc lộnhững hạn chế và bất cập, cần được khắc phục và hoàn thiện Do được ban hànhqua nhiều năm, trong những bối cảnh khác nhau, nên thể chế về công tác lưu trữ nói
chung và thé chế về sử dụng, phát huy giá trị TLLT nói riêng chưa thé đầy đủ, hoàn
chỉnh; đồng thời không tránh khỏi việc thiếu tính đồng bộ và thống nhất ngay trong
cùng hệ thống và với các thé chế khác có liên quan như: giữa Luật Lưu trữ (2011)với Luật Công nghệ thông tin (2006), Luật Giao dịch điện tử (2005), Luật Tiếp cận
thông tin (2016), Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm (2018) Bên cạnh đó, có một sỐquy định chưa hoàn toàn tương thích với luật pháp quốc tế về lưu trữ
Trang 13Sau hơn 10 năm triển khai thực hiện Luật Lưu trữ 2011 - văn bản pháp luậtcao nhất của ngành lưu trữ - dang được các cơ quan chức năng nghiên cứu dé trìnhQuốc hội xem xét, sửa đổi cho phù hợp với thực tế trong thời gian tới Cùng với
việc sửa đôi, bổ sung Luật Lưu trữ, các văn bản pháp luật về những van đề khác có
liên quan (trong đó có thé chế SDTLLT) cũng đang được nghiên cứu, xem xét và
đánh giá.
Ngoài ra, sự phát triển của khoa học công nghệ và xu hướng phát triển lưutrữ điện tử, lưu trữ số trên thế giới cũng như ở Việt Nam đã và đang đặt ra những
yêu cầu mới cho công tác lưu trữ nói chung và hoạt động SDTLLT nói riêng Nhu
cầu chia sẻ thông tin rộng rãi, các hình thức tiếp cận và sử dụng tai liệu lưu trữ
qua môi trường điện tử, trong không gian số đang đặt ra những vấn đề bức thiết,
cần có thé chế dé tạo khuôn khổ pháp lý mới, nhằm tạo những điều kiện thuận lợinhất cho người có nhu cầu khai thác, nhưng vẫn được kiểm soát băng các quy chế,quy định của pháp luật, tránh rủi ro và thiệt hại cho các quốc gia, các chủ thê đang
sở hữu TLLT.
Từ những phân tích trên, tác giả lựa chọn vấn đề “Hoàn thiện thể chế sử dụng
tài liệu lưu trữ ở Việt Nam” đề nghiên cứu, xuất phát từ ba luận cứ sau:
(1) Thể chế sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam và việc hoàn thiện thể chếSDTLLT có vị trí, vai trò quan trọng đối với công tác quản lý, quản trị quốc gia nói
chung, các ngành, các lĩnh vực nói riêng, trong đó có lĩnh vực lưu trữ.
(2) Trong những năm qua, thé chế SDTLLT đã được Nhà nước và các cơ quanchức năng ban hành và tô chức thực hiện tương đối tốt, nhưng hiện vẫn còn một SỐ
bất cập và hạn chế, cần được bé sung vả khắc phục.
(3) Những yêu cầu mới đặt ra đòi hỏi thé chế SDTLLT cần được hoàn thiện dé
phù hợp với xu hướng đổi mới, hội nhập quốc tế; xây dựng và phát triển lưu trữđiện tử, lưu trữ số, thực hiện chuyển đổi số trong công tác lưu trữ
Như vậy, hoàn thiện thé chế SDTLLT là van dé cần thiết và cấp bách, khôngchỉ góp phần giải quyết những bắt cập, hạn chế nói trên, mà còn góp phần phát huygiá trị tài liệu lưu trữ dé phuc vu tốt hon nữa cho sự nghiệp phát triển đất nước trongthời kỳ mới; đồng thời nâng cao trách nhiệm, uy tín và vị thế của ngành Lưu trữ
Trang 14Là một giảng viên đại học, trong những năm qua, tác giả đã quan tâm đến van
dé thé chế trong lĩnh vực lưu trữ nói chung va thé chế SDTLLT nói riêng Quanghiên cứu, tác giả nhận thấy, vấn đề thể chế của ngành lưu trữ tuy đã được đề cậpđến trong một số công trình nghiên cứu, nhưng cho đến nay, vẫn chưa có nhiềucông trình nghiên cứu chuyên sâu về thê chế lưu trữ nói chung và thể chế SDTLLTnói riêng Dé góp phan hoàn thiện thé chế của ngành lưu trữ, tác giả chọn vấn đề
“Nghiên cứu hoàn thiện thể chế sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam” làm đề tài
luận án chuyên ngành Lưu trữ học.
2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1 Mục đích nghiên cứu:
Luận án hệ thống và làm rõ thêm một số vấn đề lý luận về thê chế SDTLLT và
các quy định pháp lý liên quan Trên cơ sở đó, luận án tập trung khảo sát, đánh giá
thực trạng ban hành và tô chức thực hiện thể chế SDTLLT ở Việt Nam trong thờigian qua; đồng thời chỉ ra những hạn ché, bat cập, phân tích nguyên nhân và đề xuấtcác giải pháp nhằm hoàn thiện thể chế SDTLLT dé phù hợp và đáp ứng với yêu cầu
của tình hình mới.
2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
Dé đạt được mục đích trên, luận án đặt ra và giải quyết các nhiệm vụ cơ
- Thứ ba, khảo sát thực trạng ban hành thể chế sử dụng tài liệu lưu trữ hiện nay
ở Việt Nam; phân tích, những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân dẫn đến những hạnchế, bất cập của thể chế SDTLLT
- Thứ tw, khảo sát thực trạng tô chức thực hiện thé chế SDTLLT hiện nay ở
Việt Nam, phân tích, những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân dẫn đến những hạn
chế, bất cập của việc tô chức thực hiện thé chế, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Thứ năm, đề xuất các giải pháp hoàn thiện thể chế sử dụng tài liệu lưu trữ ở
Việt Nam hiện nay.
10
Trang 153 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đối trợng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thể chế sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam
và các giải pháp hoàn thiện thê chế
trữ nói chung) Do vậy, phạm vi nội dung của luận án tập trung nghiên cứu lý luận,
thực tiễn thể chế sử dụng TLLT ở Việt Nam và định hướng, giải pháp hoàn thiệnthé chế sử dụng TLLT ở Việt Nam
b/ Phạm vi không gian
Luận án nghiên cứu, làm rõ trách nhiệm của các cơ quan quản lý nhà nước về
công tác lưu trữ từ trung ương đến địa phương (cấp tỉnh) ở Việt Nam trong việc ban
hành và tổ chức thực hiện thé chế SDTLLT, gồm: các cơ quan quản lý nhà nước ở
trung ương (Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) và địa
phương (UBND cấp tỉnh và thành phó, Sở Nội vu, Chi cục Văn thư và Lưu trữ)
c/ Pham vi thời gian
Về nguyên tắc, luận án cần nghiên cứu, khảo sat hệ thống thé chế SDTLLT ởViệt Nam từ năm 1963 đến nay Sở di tác giả chọn mốc từ năm 1963 đến nay viđây là thời điểm ban hành Nghị định 142/CP của Chính phủ nước Việt Nam Dân
chủ Cộng hòa về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, trong đó có quy
định về SDTLLT
Tuy nhiên, do một số văn bản đến nay đã không còn hiệu lực, nên luận án tậptrung nhiều hơn vào thê chế SDTLLT ở Việt Nam được ban hành và áp dụng trongkhoảng 20 năm trở lại đây, tính từ mốc ban hành Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm
2001, đồng thời có sự so sánh với giai đoạn trước
11
Trang 164 Các nguồn tư liệu, tài liệu chính được sử dụng trong luận án
Dé thực hiện dé tài này chúng tôi sử dụng một số nguồn tài liệu sau:
- Sách chuyên khảo, giáo trình về lưu trữ của Việt Nam và một số nước như:cuốn “Công tác lưu trữ Việt Nam” do Vũ Duong Hoan chủ biên (NXB Khoa học
Xã hội, 1987); Giáo trình đại học “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do nhóm
tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm
(NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, 1990); Lich sứ lưu trữ Việt Nam”, nhóm
tác giả Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Dao Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng,NXB ĐHQG, 2010; Ly luận và thực tiễn công tác Lưu trữ ở Liên Xô, NXB đại học,M.1966 tái bản 1980, Hodn thiện thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ
nghĩa theo văn kiện Đại hội XII cua Đảng - một số vấn dé đặt ra từ thực tiễn côngtác pháp luật dân sự- kinh tế, TS Lê Thành Long, TS Nguyễn Thanh Tú đồng chủ
biên, (NXB Tư pháp 2021)
- Các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ khoa học có liên quan;
- Những bài viết trên các tạp chí khoa học liên quan đến thể chế lưu trữ, théchế SDTLLT;
- Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, các quy định liên quan đếncông tác lưu trữ nói chung và SDTLLT nói riêng của Việt Nam và một số nướctrên thế giới;
- Các văn bản hướng dẫn thực hiện thể chế về SDTLLT;
- Website của Quốc hội, Chính phủ, Bộ Tư pháp ;
- Công báo Nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam;
- Các thông tin, tư liệu, số liệu khảo sát từ thực tế và tham khảo từ các công
trình nghiên cứu trước có liên quan.
5 Câu hỏi nghiên cứu và giả thuyết khoa học
5.1 Câu hỏi nghiên cứu
Khi nghiên cứu đề tài này chúng tôi đặt ra một số câu hỏi sau:
(1) Thể chế SDTLLT ở Việt Nam bao gồm những van đề gi và có vai trò nhưthé nao trong sự phát triển của ngành lưu trữ ở Việt Nam?
12
Trang 17(2) Thể chế SDTLLT ở Việt Nam đã được ban hanh và tổ chức thực hiện nhưthé nao trong thực tế?
(3) Thé chế SDTLLT ở Việt Nam hiện nay có cần tiếp tục hoàn thiện và cầnhoàn thiện những vấn đề gì?
5.2 Giả thuyết nghiên cứu
a/ Đối với câu hỏi (1), tác giả đưa ra hai giả thuyết:
- Giả thuyết thứ nhất, những van đề cơ bản về thé chế SDTLLT ở Việt Nam
đã được xác định rõ ràng, cụ thể; đồng thời đã được khẳng định rõ vai trò quantrọng đối với sự phát triển của ngành lưu trữ ở Việt Nam?
- Giả thuyết thứ hai, thé chế SDTLLT ở Việt Nam tuy đã được quan tâm,
nghiên cứu bước đầu, nhưng chưa được làm rõ về nội hàm và những yếu tố cấu
thành; đồng thời vai trò của thể chế SDTLLT đối với sự phát triển của ngành lưu trữ
ở Việt Nam mặc dù đã được ghi nhận, nhưng chưa được phân tích đầy đủ, nên cầntiếp tục nghiên cứu và làm rõ
b/ Đối với câu hỏi (2), tác giả đưa ra hai giả thuyết:
- Giả thuyết thứ nhất, thê chê SDTLLT ở Việt Nam đã được ban hành và tổchức thực hiện rất tốt trong thực tế
- Giả thuyết thứ hai, thê chễ SDTLLT ở Việt Nam đã được quan tâm, banhành và tô chức thực hiện tương đối tốt trong thực tế Bên cạnh đó, do nhiều nguyênnhân, việc ban hành và tô chức thực hiện thé chế SDTLLT ở Việt Nam vẫn cònnhiều hạn chế và bất cập so với tình hình mới
c/ Đối với câu hỏi (3), tac giả cũng đưa ra hai giả thuyết:
- Giả thuyết thứ nhất, thé chê SDTLLT ở Việt Nam hiện nay đã được ban
hành và tô chức thực hiện tốt, nên không có vấn đề gì lớn cần phải nghiên cứu và
hoàn thiện
- Giả thuyết thứ hai, do van còn những hạn chế và bat cập, nhất là trong giaiđoạn hiện nay, khi ngành lưu trữ đang trong thời kỳ chuyên đổi mạnh mẽ sang lưu
trữ điện tử, lưu trữ số, nên thê chế SDTLLT ở Việt Nam rất cần được nghiên cứu và
hoàn thiện đê đáp ứng yêu câu của tình hình mới.
13
Trang 18Với cả ba câu hỏi trên, tác giả luận án đều chọn giả thuyết thứ hai và tập trung
nghiên cứu, thu thập, phân tích thông tin dé chứng minh cho ba giả thuyết trên.
6 Góc độ nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu
6.1 Góc độ nghiên cứu
Luận án được nghiên cứu ở góc độ chính là Lưu trữ học Tuy nhiên, do đối
tượng nghiên cứu là thé chế, nên luận án còn được tiếp cận ở góc độ liên ngành, kết
hợp giữa lý luận, lý thuyết của Lưu trữ học với lý luận, lý thuyết của các ngành
khoa học khác như: Luật học, Khoa học hành chính, Khoa học quản lý, Văn hóa học, Sử liệu học
O góc độ lưu trữ, luận án tiếp cận vấn đề trên cơ sở lý luận của Lưu trữ học,gồm các khái niệm, nội dung, nguyên tắc, yêu cầu và phương pháp nghiệp vụ của
công tác lưu trữ, trong đó SDTLLT được xác định là một trong những hoạt động co ban va quan trọng.
O góc độ Khoa hoc Hanh chính, thé ché SDTLLT duoc tiép can tu pham virộng là thé chế nha nước, thé chế hành chính Thẻ chế công tác lưu trữ nói chung vàthé chế SDTLLT được xác định thuộc nhóm thể chế hành chính, nên những van đề
lý luận về thê chế hành chính sẽ được tác giả vận dụng dé làm rõ các khái niệm, yếu
tố cau thành, yêu cầu và vai trò của thể chế SDTLLT
O góc độ Luật học, luận an hệ thống và phân tích, đánh giá việc xây dựng, ban
hành các văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) về SDTLLT trên cơ sở lý luận củakhoa học pháp lý như: hệ thống văn bản; thẩm quyền, quy trình, thủ tục ban hành vànhững yêu cầu đối với hệ thống văn bản QPPL về SDTLLT
Ở góc độ Khoa hoc Quản lý, luận án vận dụng các van đề lý luận dé làm rõcác biện pháp mà co quan có thâm quyền cần áp dụng trong việc xây dựng, ban
hành, tổ chức thực hiện thé chế SDTLLT
Do tai liệu lưu trữ là những thông tin quá khứ, được lựa chọn và lưu giữ lại, nên
van đề SDTLLT luôn được xem xét ở góc độ lịch sử và văn hóa, đặc biệt là nhữngđịnh hướng, nguyên tắc cần được tuân thủ, nhằm phát huy giá trị đặc biệt của TLLT
dé phục vụ sự phát triển kinh tế, xã hội, bảo tồn và phát triển văn hóa nói chung
14
Trang 196.2 Phương pháp nghiên cứu
6.2.1 Phương pháp luận
Dé thực hiện luận án này, tác giả vận dụng cơ sở phương pháp luận duy vật
biện chứng và duy vat lịch sử của chủ nghĩa Mác- Lê Nin, tư tưởng Hồ Chí Minh vàquan điểm, đường lối của Đảng về công tác lưu trữ để xem xét, đánh giá và đề xuất
các giải pháp nhằm hoàn thiện thé chế SDTLLT ở Việt Nam.
6.2.2 Các phương pháp nghiên cứu cụ thể
- Phương pháp lich sử: Tac giả sử dụng phương pháp nay bởi vì trong luận án
tác giả nghiên cứu các quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ từ năm 1963 đến nay,
đặc biệt là trong khoảng 20 năm trở lại đây Do vậy phương pháp lịch sử được áp
dụng dé nghiên cứu bối cảnh ra đời các quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ và đặt
các quy định đó trong từng giai đoạn lịch sử để lý giải, so sánh đối chiếu đưa ra
nhận xét, đánh giá.
- Phương pháp hệ thống: Phương pháp này được áp dụng để nghiên cứu mộtcách có hệ thống các văn bản quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ theo thời gian(từng giai đoạn), theo nội dung, đặt trong mối quan hệ với các thành tố khác của hệthống và với hệ thống các văn bản pháp luật khác có liên quan, từ đó tìm ra những
ưu, nhược điểm của các quy định, làm cơ sở đề xuất, sửa đôi hoàn thiện thé chế sử
dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.
- Phương pháp phân loại: Day là phương pháp được sử dụng ở chương 1
(Tổng quan) khi phân loại các công trình, đề tài nghiên cứu khoa học về lưu trữ, cácbài viết đăng trên tạp chí theo loại hình, tác giả, nội dung va ở chương 2 dé phân
loại thể chế SDTLLT theo loại hình văn bản, thời gian ban hành, theo nội dung, giá
trị pháp lý, theo thâm quyền của cơ quan ban hành và thực hiện
- Phương pháp khảo sát: Đề thực hiện luận án này, tác giả đã sử dụng phương
pháp khảo sát qua hình thức: khảo sát trực tiếp, khảo sát qua bảng hỏi để tìm hiểu
về hệ thông văn bản quy phạm pháp luật đã được các cơ quan quản lý nhà nước banhành liên quan đến van đề SDTLLT; khảo sát hệ thống tô chức và các biện pháp tôchức thực hiện thê chế SDTLLT tại các cơ quan quản lý nhà nước ở trung ương vàcấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
15
Trang 20- Phương pháp điều tra xã hội học: phương pháp này được áp dụng trong việcphỏng vấn các nhà khoa học, các nhà quản lý đã có nhiều năm công tác và am hiểu
về công tác lưu trữ hoặc đã từng tham gia xây dựng, tô chức thực hiện các văn bảnpháp luật về công tác lưu trữ dé tìm hiểu về thực trạng ban hành và tổ chức thựchiện thé chế về SDTLLT ở Việt Nam, bổ sung cho phương pháp khảo sát ở trên.Thực hiện phương pháp này, tác giả đã phỏng vấn, phát phiếu khảo sát một số đối
tượng sau:
+ Nguyên Lãnh đạo Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước, Lãnh đạo và những người
phụ trách bộ phận SDTLLT của các trung tâm lưu trữ quốc gia, một số trung tâm
- Phương pháp xử lý thông tin, số liệu: Thông qua kết quả khảo sát từ thực tế,
các thông tin thu thập được từ báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ tại các Bộ ngành,
các trung tâm lưu trữ quốc gia, trung tâm lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, tác giả sử dụngphương pháp thống kê và phần mềm tin học như exel, tính toán số liệu dé xử lý, lậpbảng biểu, sơ đồ, đồ thị nhằm so sánh đối chiếu dé làm rõ các van đề liên quan
- Phương pháp hệ thong hóa: phương pháp này được tác giả sử dụng dé hệthống nội dung, các vấn đề đã được quy định trong những văn bản quy phạm pháp
luật đầu tiên và các văn bản tiếp theo, từ đó rút ra những điểm đã được thay đổi, bãi
bỏ hay sửa đổi, quy định trước có khác gì quy định sau, có điểm nào được kế thừa
hay chỉnh sửa
- Phương pháp so sánh: trên cơ sở kết quả khảo sát, phương pháp này được sử
dụng để so sánh các quy định tại văn bản trước và văn bản ban hành sau; so sánh
giai đoạn trước và giai đoạn sau; so sánh luật pháp của các nước với thể chế
SDTLLT của Việt Nam (ở một mức độ nhất định) dé tìm những điểm tương đồng
hay khác biệt; so sánh giữa quy định SDTLLT của các cơ quan lưu trữ trung ương với địa phương, các ngành các câp.
16
Trang 21- Phương pháp phân tích, nhận xét, đánh giá: trên cơ sở kết quả khảo sát vềthể chế SDTLLT, tác giả đã áp dụng phương pháp phân tích, lý giải nhiều chiều,nhiều khía cạnh, nhiều góc độ dé từ đó tìm ra những hạn chế, bất cập của thể chếSDTLLT ở Việt Nam và các nguyên nhân, làm cơ sở đề xuất giải pháp hoàn thiện.
- Phương pháp tổng hợp: Đây là phương pháp được chúng tôi sử dụng xuyênsuốt trong quá trình thực hiện luận án Các thông tin, vấn đề sau khi phân tích, đượctong hợp nhằm rút ra những nhận định, đánh giá khách quan
Trong quá trình thực hiện luận án, các phương pháp trên được vận dụng kếthợp linh hoạt và áp dụng xuyên suốt trong tất cả các chương
7 Đóng góp của luận án
- Vé mặt lý luận: Là công trình đầu tiên nghiên cứu chuyên sâu về thể chếSDTLLT ở Việt Nam, luận án góp phan làm rõ và bổ sung (ở mức độ nhất định)cho hệ thống lý luận của Lưu trữ học ở Việt Nam một số vấn đề liên quan đến nộidung nghiên cứu như: khái niệm, các yếu tố cấu thành, tác động đến thé chếSDTLLT; trách nhiệm, nguyên tắc, yêu cầu, quy trình, phương pháp ban hành và tôchức thực hiện cũng như việc hoàn thiện thể chế lưu trữ nói chung, thể chế
SDTLLT nói riêng.
- Vé mặt thực tiễn:
Kết quả nghiên cứu của Luận án có thể làm cơ sở, tài liệu tham khảo cho các
cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ như: Bộ Nội vụ, Cục Văn thư
Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ va Chi cục văn thư - Lưu trữ địa phương trong việc
hoàn thiện thê chế về công tác lưu trữ nói chung và SDTLLT nói riêng
Kết quả nghiên cứu của Luận án cũng có thê là tài liệu tham khảo cho các cơ
sở đào tạo ngành Lưu trữ học.
8 Bố cục của luận án
Ngoài phần mở đầu, kết luận, luận án được chia thành 5 chương
Chương 1 TONG QUAN TINH HÌNH NGHIÊN CỨU VE THẺ CHE VÀ
HOÀN THIỆN THẺ CHÉ VỀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Chương này hệ thống và tổng quan các công trình nghiên cứu trong và ngoàinước có liên quan đến đề tài, chỉ ra những khoảng trống và xác định những vấn đề
cân nghiên cứu, giải quyêt trong luận án.
17
Trang 22Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHAP LÝ VE THE CHE VÀ HOÀN THIỆNTHE CHE SỬ DỤNG TÀI LIEU LƯU TRU Ở VIỆT NAM
Trong chương này, tác giả làm rõ khái niệm, các vấn đề cụ thể về nội dung,vai trò và yêu cầu đối với thê chế SDTLLT; trách nhiệm của các cơ quan quản lýnhà nước trong việc ban hành, tổ chức thực hiện và hoàn thiện thé chế SDTLLT
Chương 3 THỰC TRẠNG BAN HANH THE CHE SỬ DỤNG TAI LIEU
LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM
Chương 3 tập trung khảo sát, phân tích kết quả, chỉ ra ưu, nhược điểm và nguyên
nhân của những hạn chế, những vấn đề cần hoàn thiện trong hoạt động ban hành thê
Day là chương thé hiện mục đích cuối cùng của luận án Từ các kết quả nghiên
cứu nêu trên, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện thé chế SDTLLT ở Việt
Nam, đáp ứng yêu câu của tình hình mới.
18
Trang 23Chương 1 TONG QUAN TINH HÌNH NGHIÊN CỨU VE THE CHE VÀ
HOÀN THIỆN THE CHE SU DỤNG TAI LIEU LƯU TRU’
1.1 Giới thiệu khái quát các công trình nghiên cứu liên quan đến luận án
SDTLLT là một trong những nhiệm vụ của công tác lưu trữ, nên đề tổng quan
các công trình nghiên cứu liên quan đến dé tài, tác giả tiễn hành khảo sát, hệ thốngcác nghiên cứu trong và ngoài nước đã công bố về thể chế liên quan đến công tác
lưu trữ nói chung và đi sâu vào các nghiên cứu về thé chế SDTLLT nói riêng
Với định hướng trên, tác giả đã tiến hành sưu tầm, hệ thống các công trìnhnghiên cứu hiện đang được lưu giữ tại: Thư viện Quốc gia, Thư viện Đại học Quốc
gia Hà Nội, Thư viện Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Thư viện Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, Thư viện Học viện Hành chính quốc gia, Tư liệu Khoa Lưu trữ học
và Quản trị văn phòng (Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại
học Quốc gia Hà Nội); Trung tâm Tin học - Văn phòng Quốc hội; các bài viết liênquan đến nội dung của luận án đã đăng trên các tạp chí khoa học trong và ngoài
nước hoặc trên internet, google, website Viện nghiên cứu lập pháp của Quốc hội,
Cổng thông tin điện tử: quochoi.vn; chinhphu.vn, moj.gov.vn
1.1.1 Về số lượng các công trình đã công bố liên quan đến nội dung luận án
Dưới đây là kết quả khảo sát về số lượng các công trình đã công bố liên quan
đến luận án được tác giả cập nhật đến năm 2020”
* Ở trong nước
DANH MỤC TÀI LIỆU ĐÃ CÔNG BÓ
TT Tên thể loại tài liệu Số lượng tài liệu | Thờigian | Ghi chú
1 | Giáo trình 05 1990- 2016
2 | Sách chuyên khảo 08 1987-2021
3 | Dé tài nghiên cứu khoa học 05 1991-2008
4 | Bai báo, tap chí 30 1990-2022
5 | Các kỷ yếu hội thảo 13 2006-2022
6 | Luận văn, Luận án có liên quan 09 2007-2019
Nguôn: Tác giả thong kê năm 2022(Chỉ tiết về tên các công trình xin xem thêm tại phụ lục số 01)
3 Một số công trình nghiên cứu của năm 2021 cũng đã được bé sung, nhưng có thé chưa đầy đủ
19
Trang 24Nguôn: Tác giả thông kê năm 2022
(Chỉ tiết về tên các công trình xin xem thêm tại phụ lục số 02)
Qua bảng thống kê trên, có thể thấy, các công trình nghiên cứu liên quan đếnnội dung của luận án ở trong nước có số lượng không nhiều, chủ yếu được đề cậpđến như là một phần, một nội dung trong tông thể chung, ít công trình chuyên sâu
và độc lập Điều này có thé lý giải được, bởi vi, thể chế SDTLLT là một trong
những van đề thuộc thé chế lưu trữ, nên thường được dé cập đến trong tổng thé
chung Trong khi đó, van dé thé chế về lưu trữ lại thường được đề cập đến như là
một trong những nội dung của công tác lưu trữ.
Tuy không nhiều, nhưng với số lượng như trên, có thé thấy, van dé thé chế lưutrữ nói chung, SDTLLT nói riêng đã được quan tâm nghiên cứu và nhiều vấn đề đãđược làm sáng tỏ Bên cạnh đó, còn nhiều vấn đề cần tiếp tục được nghiên cứu sâuthêm (nội dung này sẽ được tổng quan cụ thé ở mục 1.2.)
1.1.2 Về thể loại các công trình đã công bố liên quan đến nội dung luận án
* Ở trong nước:
Qua bảng thống kê nêu trên có thé thấy, van dé thể chế SDTLLT đã được décập đến trong nhiều thể loại công trình nghiên cứu, từ các giáo trình, sách chuyênkhảo đến các đề tài, bài viết đăng trên tạp chí khoa học và các luận văn, luận án
Về sách chuyên khảo và giáo trình, tác giả nhận thấy, tuy vẫn đề SDTLLT vàmột số quy định liên quan đã được trình bảy trong một sé chương, mục của cácgiáo trình và sách chuyên khảo về lưu trữ (ví dụ, trong các giáo trình về lưu trữđều có một chương về tổ chức SDTLLT), nhưng cho đến nay chưa có cuốn sáchchuyên khảo hoặc giáo trình riêng, độc lập và chuyên sâu về SDTLLT và thể chếliên quan Gần đây, cuốn sách tham khảo về “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ởViệt Nam” của TS Trần Hoàng mới được xuất bản (năm 2020), trong đó có đề cập
20
Trang 25đến một số quan điểm, nhận thức của các cơ quan quản lý nhà nước và giới thiệu
một số quy định của pháp luật Việt Nam cũng như một số nước liên quan đến sử
Ví dụ:
- Đề tài “Nghiên cứu đổi mới công tác khai thác và SDTLLT ở các Trung tâmLưu trữ Quốc gia” (2002) do tác giả Nguyễn Cảnh Đương làm chủ nhiệm
- Kỷ yếu Hội thảo, Hội nghị khoa học: “45 năm tổ chức và sử dụng tài liệu tại
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, 1962-2007” (2007)
- Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị TLLT trong nghiên
cứu khoa học xã hội và nhân văn (2010) của Trường Dai hoc Khoa học Xã hội va
Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội
- Hội thảo khoa học quốc tế “Phát huy giá trị TLLT phục vụ sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ tổ quốc” (2008) [51] của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Về luận án, trong những năm gần đây, khi chủ trương và các hoạt động phát
huy giá trị TLLT ở Việt Nam được đây mạnh, nhiều học viên cao học, nghiên cứusinh đã lựa chọn vấn đề SDTLLT làm dé tai luận án, tiêu biểu như: Luận án “Sử
dung tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước Việt Nam”,
của tác giả Nguyễn Thị Lan Anh; Luận án “Chính sách sử dụng tài lưu trữ ở Việt Nam”, của tác giả Nguyễn Kim Dung
Một trong những thé loại có số lượng nhiều nhất là các bài nghiên cứu đượcđăng trên tạp chí khoa học (trên 50 bài), trong đó đáng chú ý là các bài viết trực tiếphoặc gián tiếp bàn về vấn đề thể chế SDTLLT
Vi dụ:
- Bài viết “Văn bản pháp luật và sự phát triển ngành Lưu trữ Việt Nam” của tác
giả Dương Văn Khảm, đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 08 /2017
21
Trang 26- Bài viết “Pháp luật về lưu trữ và vai trò của nó trong việc xây dựng nên lưutrữ quốc gia” của tac giả Nguyễn Văn Ham, đăng trên tạp chí Van thư Lưu trữ ViệtNam, số 02 /2014.
- Bài viết “Một số suy nghĩ về van dé tổ chức SDTLLT ở nước ta” của tác giả
Vũ Thị Phụng, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 2/1990
* O nước ngoài:
Theo khảo sát của tác giả (đến năm 2020), van dé thé chế SDTLLT đã được đềcập đến một cách gián tiếp hoặc trực tiếp trong một số cuốn sách và giáo trình vềlưu trữ, tiêu biểu là: Cuốn “Ly luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Liên Xổ” NXBĐại học, tái bản năm 1990 do Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước dịch; “7c tiễn Lưu
trữ Pháp” (1993) của tác giả Jean Favier, Cục Văn thư Lưu trữ Nha nước dich;
“Những nguyên tắc và thủ tục về lưu trữ của Lưu trữ quốc gia”, Quebec 1992 (tàiliệu dịch), Tổng cục quản lí lưu trữ Liên Xô (1984); Những nguyên tắc công tác cơban trong các Viện lưu trữ nhà nước ở Liên Xô, bản dich từ tiếng Nga Ngoài ra,
van dé này cũng được bàn luận trong một số bài viết, tham luận đăng trên các tạp
chí hoặc trong một 36 hội thảo khoa hoc quốc tế
1.1.3 Về thời gian công bố của các công trình nghiên cứu liên quan
Trong các công trình đã được khảo sát, những công trình có thời gian công bố
xa nhất là vào những năm 80, 90 của thé kỷ trước, vi dụ như: cuén “Công tác Lưutrữ Viêt Nam” của tác giả Vũ Dương Hoan, xuất bản năm 1987; Cuốn “ Lý luận vàthực tiễn công tác Luu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Ham,Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, xuất bản năm 1990; Cục lưu trữ Pháp(1993), Thực tiễn lưu trữ Pháp - Tập 1, Tài liệu dich từ tiếng Pháp (Tư liệu Khoa
Lưu trữ học và Quản tri văn phòng, Trường Dai học Khoa học Xã hội và Nhân văn,
Đại học Quốc gia Hà Nội)
Hầu hết các công trình được công bố vào khoảng 20 năm trở lại đây, trong đótác giả tập trung nhiều hơn vào những công trình nghiên cứu mới được công bốtrong khoảng 5-10 năm gần đây dé đảm bảo tinh cập nhật và thời sự
22
Trang 271.2 Những nghiên cứu về thể chế liên quan đến lĩnh vực lưu trữ, công tác
lưu trữ
Trước khi tổng quan những nghiên cứu về thê chế lưu trữ, tác giả đã tìm hiểu
một số nghiên cứu về thé chế nói chung Cho đến nay, ở Việt Nam gần như chưa
có cuốn sách chuyên khảo nào về thé chế Tuy nhiên van đề này đã được nghiên
cứu và phân tích trong một số sách chuyên khảo hoặc tài liệu giảng dạy sau đạihọc của Học viện Hành chính quốc gia như: Hành chính công, NXB Khoa hoc và
Kỹ thuật, H 2006 [75]; Tổng quan về nghiên cứu khoa học hành chính (2013),Ngô Thành Can, Hoàng Sỹ Kim, Nguyễn Quốc Tuan, NXB Lao động [ 29] Gần
đây, khi công cuộc cải cách hành chính ở Việt Nam được đây mạnh, đã có nhiều
bài viết được đăng tải trên các tạp chí khoa học hoặc trên trang Web của một số cơ
sở đào tạo về hành chính như: Thể chế của tác giả PGS, TS Phạm Thị Tuy, Thé ché,
p/tu-dien-mo/item/675-the-che.html|[173 Phân biệt Thê chê nhà nước, Thê chế tư và Thé chê Hanh chinh| Học viện Hanh
chính Quoc gia Hô Chí Minh,
|https://www1.napa.vn/blog/phan-biet-the-che-nha-nuoc-the-che-tu-va-the-che-hanh-chinh.htm[[ 17 1].
Trong những công trình nghiên cứu nói trên, vấn đề “thể chế” đã được đề
cập và phân tích, bao gồm: khái niệm, phân loại, các yếu tô cau thành và ảnh hưởngđến thê chế, nội dung của thé chế và cải cách thé chế
Về cơ bản, quan điểm của các nhà nghiên cứu về những vấn đề cốt yêu liênquan đến thể chế nêu trên đều tương đối thống nhất Đây là nền tảng, cơ sở lý luận
dé tác giả vận dung trong quá trình nghiên cứu về thé chế lưu trữ nói chung và théchế SDTLLT nói riêng Những vấn đề cơ bản về thể chế sẽ được tác giả khái quát
ở chương 2.
Trên cơ sở những nghiên cứu về thê chế nói chung, tác giả tìm hiểu các công
trình nghiên cứu liên quan đến thể chế lưu trữ và nhận thấy: cho đến nay, ở Việt
Nam chưa có một công trình nào dưới hình thức sách chuyên khảo nghiên cứu
chuyên sâu về thé chế hoặc về luật pháp lưu trữ được xuất bản Tuy nhiên, trongnhững năm qua, đã có một số đề tài, bài viết trên tạp chí khoa học của ngành liên
quan đên van dé này.
23
Trang 28Ví dụ:
- Đề tài “Cơ sở khoa học sửa đổi, bổ sung Luật Luu tri?” do Thạc sỹ Vũ Thị
Thanh Thủy chủ nhiệm, năm 2020.
- Một số bài viết đăng trong các tạp chí như: Pháp luật về lưu trữ và vai trò
của nó trong việc xây dựng nên lưu trữ quốc gia của tac giả Nguyễn Văn Ham (Tạp
chí Lưu trữ Việt Nam, số 2/1994); Pháp lệnh lưu trữ quốc gia có phải là văn bảnpháp luật cao nhất về Lưu trữ của Việt Nam của tác giả Dương Văn Khảm (Tạp chí
Lưu trữ Việt Nam số 02/2003); Luật lưu trữ - Một đạo luật cần thiết đảm bảo choviệc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở Việt Nam của tác giả Nguyễn Trọng
Biên (Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 02/2005); Đôi điểu suy ngẫm về pháp luật Luutrữ Việt Nam từ năm 1945 đến nay của tác giả: Phạm Thanh Hà (Tạp chí Văn thưLưu trữ số 01/2006) Gan đây, khi van đề sửa đổi Luật Lưu trữ năm 2011 được
đặt ra, trên tạp chí Lưu trữ và Thời đại * đã có một số bài viết liên quan đến vấn đềnày như: Một số góp ý cho việc sửa đổi Luật Lưu trữ của tác giả Vũ Thị Phụng (số
1/2022): Quy định của Pháp luật Việt Nam về Lưu trữ tư và những van dé cần bồsung, sửa đổi của tác giả Vũ Thị Thanh Thủy (số 2/2022)
Qua các đề tài, bài viết nói trên, van đề thé chế liên quan đến lĩnh vực lưu trữ
và công tác lưu trữ đã được tổng hợp và phân tích trên một số khía cạnh như:
- Sự cần thiết và vai trò của hệ thống luật pháp (yếu tố cốt lõi của thể chế) đối
với sự phát triển của ngành lưu trữ;
- Trách nhiệm, thâm quyền ban hành của các cơ quan chức năng và những van
đề cần được điều chỉnh trong các văn bản pháp luật về lưu trữ;
- Về quy trình và phương pháp xây dựng các quy phạm pháp luật liên quan;
- Các biện pháp cần áp dụng đề pháp luật về lưu trữ được thực thi hiệu quả;
- Những thành tựu và hạn chế, bất cập của hệ thong pháp luật về lưu trữ vàtrách nhiệm của các cơ quan chức năng trong vấn đề này
Mặc dù chưa có nhiều công trình chuyên sâu, nhưng những nghiên cứu nói
trên đã giúp tác giả khái quát được hệ thống thé chế trong lĩnh vực lưu trữ ở Việt
* Cơ quan ngôn luận của Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam
24
Trang 29Nam, từ đó đi sâu và xem xét thé chế SDTLLT trong tổng thé chung (những van đề
này sẽ được phân tích kỹ hơn ở chương 2)
1.3 Một số kết quả nghiên cứu liên quan đến thế chế sử dụng tài liệu lưu trữ
Trên cơ sở tông quan các nghiên cứu về thể chế, thé chế trong lĩnh vực lưutrữ nói chung, tác giả tìm hiểu sâu hơn các công trình nghiên cứu về thé chế
SDTLLT Về nội dung, qua kết quả tổng quan, có thé thấy, các công trình nghiêncứu đã đề cập đến những vấn đề sau:
1.3.1 Về vai trò của thé chế trong công tác lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ chỉ có giá trị khi chúng được đưa vào khai thác phục vụ cho
các mục đích: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, nghiên cứu khoa học, lịch sử Xãhội càng phát triển thì nhu cầu thông tin ngày càng lớn, đặc biệt là thông tin quákhứ Tuy nhiên, do TLLT có chứa nhiều thông tin thuộc diện bí mật, thông tin báncông khai, nên việc sử dụng tải liệu lưu trữ cần phải được đảm bảo va kiểm soát
bằng hệ thống các quy chế, quy định (gọi chung là thể chế) Những quy định này
phải đặt trong tông thê hệ thống thể chế về công tác lưu trữ nói chung Vì vậy, trongthời gian qua, đã có một số công trình nghiên cứu bàn về vai trò, tam quan trọng củathê chế trong công tác lưu trữ nói chung và trong SDTLLT nói riêng
+ Trong cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào
Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm [31], vấn
dé xây dựng hệ thống pháp chế cho công tác lưu trữ đã được nhân mạnh Giáo trìnhcũng xác định việc nghiên cứu hệ thống pháp chế về công tác lưu trữ là một trong
những nội dung cơ bản của lưu trữ học.
+ Năm 2014, trong bài viết “Pháp luật về lưu trữ và vai trò của nó trong việc
xây dựng nén lưu trữ quốc gia”, tác giả Nguyễn Văn Hàm đã khang định: bat kỳ
một quốc gia nào cũng ban hành những văn bản luật hoặc dưới luật dé làm chuẩn
mực cho hoạt động của công tác lưu trữ [69; tr.137].
+ Tác giả Phạm Thanh Hà trong bài viết “Đôi điều suy ngẫm về luật pháp lưutrữ Việt Nam từ năm 1945 đến nay” [65; tr.21-22], đã khang định vai trò của phápluật về lưu trữ trong việc tạo hành lang pháp lý dé quản lý công tác lưu trữ và tài
25
Trang 30liệu lưu trữ; trong đó tác giả nhấn mạnh đến vai trò của Luật Lưu trữ, nếu được banhành sẽ giải quyết được vấn đề SDTLLT trong bối cảnh thực hiện chính sách mở
cửa, hội nhập với các nước, đặc biệt là đối với cá nhân, tổ chức nước ngoài kinh
doanh và hoạt động ở Việt Nam.
+ Trong tham luận “Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về côngtác lưu trữ dé phát huy giá tri của tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng và bảo
vệ t6 quốc” tại Hội thảo khoa học quốc tế “ Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ
sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc” tháng 4/2008 [50] (từ đây gọi tắt Hội thảo
năm 2008), tác giả Nguyễn Thị Thuần cũng khang định: hệ thống văn bản của Dang
và Nhà nước về công tác lưu trữ là cơ sở quan trọng góp phần thúc đây ngành lưutrữ ngày càng phát triển, giúp cho việc bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tàiliệu lưu trữ, đáp ứng nhu cầu của xã hội
Cũng trong hội thảo này, tác giả Hà Văn Hué trong bài viết “ Những diéu
chỉnh trong văn bản quy phạm pháp luật về công tác tổ chức, sử dụng tài liệu lưu
trữ và những vấn dé đặt ra” [50] đã đi sâu phân tích vai trò của các văn bản quyphạm pháp luật trong việc quy định trách nhiệm của các cơ quan, tô chức đối vớiviệc sử dụng tai liệu lưu trữ; chỉ rõ vai trò của thé chế trong việc quy định quyền vànghĩa vụ đối với việc sử dụng tài liệu; thẩm quyền cho phép công bố, sử dụng tai
liệu lưu trữ; quy định các hình thức sử dụng tai liệu lưu trữ, phạm vi sử dụng
Qua các nghiên cứu nói trên, có thé thấy, hầu hết các giáo trình, bài viết đãkhang định và nhắn mạnh đến vai trò, tam quan trọng của hệ thống thể chế về côngtác lưu trữ nói chung và thê chế SDTLLT nói riêng Tuy nhiên, vẫn đề này chưa đượcban sâu, trừ bài viết của tác giả Hà Văn Hué (đây là một trong số ít những công trìnhnghiên cứu bàn trực tiếp và nhắn mạnh đến vai trò của thé chế trong SDTLLT)
1.3.2 Về các van đề liên quan đến việc ban hành và tổ chức thực hiện thể chế sử
dụng tài liệu lưu trữ
Liên quan đến nội dung này, một số công trình nghiên cứu đã bước đầu đề cập
và bàn luận đến vấn đề ban hành thê chế về công tác lưu trữ nói chung và thể chếSDTLLT nói riêng như: thâm quyền, quy trình, thủ tục và những vấn đề đã được/cần được quy định trong thể chế hiện hành
26
Trang 31Cũng trong hội thảo này, bài viết “Mối quan hệ và trách nhiệm giữa các chủ thể
trong hoạt động SDTLLT” của TS Nguyễn Liên Hương [124; tr.316] đã chỉ ra vai trò
của Bộ Nội vụ - cơ quan có thâm quyền cao nhất trong việc tham mưu cho Chính phủ
và trực tiếp soạn thảo, ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật về SDTLLT
Về những van dé đã được quy định trong thé chế SDTLLT, trong bài viết
“Những điều chỉnh trong văn bản quy phạm pháp luật về công tác tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ và những van dé đặt ra”, do Cục Văn thư va Lưu trữ nhà nước tô
chức, năm 2008 [50], tác giả Hà Văn Hué đã khái quát nội dung các văn bản của Ủyban thường vụ Quốc hội, Chính phủ, bộ, ban, ngành có liên quan về công tác khaithác và sử dụng tài liệu lưu trữ, cụ thể như sau: Quy định về trách nhiệm của cơquan, tô chức và công chức lưu trữ đối với việc tổ chức và sử dụng tải liệu lưu trữ;
về quyền và nghĩa vụ đối với việc sử dụng tài liệu lưu trữ; về thâm quyền cho phépcông bố, sử dụng tài liệu lưu trữ; về các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ; quy định
về phạm vi sử dụng đối với các loại tài liệu lưu trữ
Vé các biện pháp tổ chức thực hiện thé chế, van đề này được bàn đến trongtổng thé các biện pháp tô chức thực hiện công tác lưu trữ và luật pháp về lưu trữ nói
chung như: tuyên truyền về giá trị của tài liệu lưu trữ, ban hành các văn bản hướng
dẫn cụ thể về quy trình nghiệp vụ về tổ chức SDTLLT; phổ biến, hướng dẫn cácnghiệp vụ chuyên môn; kiểm tra, đánh giá việc thực hiện thể chế hoặc đây mạnhhoạt động giải mật TLLT Trong bài viết “Van dé sử dung tài liệu lưu trữ trongmột số công trình nghiên cứu tổng kết chính sách đổi mới kinh tế- xã hội Việt Nam”(tham luận tại Hội thảo nói trên), tác giả Trần Thanh Tùng cho rằng, các cơ quanlưu trữ cần phải sáng tạo các hình thức tuyên truyền về giá trị của tài liệu dé nângcao nhận thức, thói quen tiếp cận, sử dụng tải liệu lưu trữ như: thông qua những bộphim tư liệu, những chương trình trên truyền hình giới thiệu các hồ sơ lưu trữ, qua
các đợt triển lam theo chuyên đề gắn liền với thành quả cách mạng và công cuộc đổi
mới của Đảng và Nhà nước
Như vậy, liên quan đến vấn đề ban hành, tô chức thực hiện thể chế SDTLLT
đã có một sô nghiên cứu, tuy nhiên, sô lượng chưa nhiêu Đặc biệt, tác giả nhận
27
Trang 32thấy rất ít công trình nghiên cứu bàn riêng về quy trình, thủ tục ban hành và cácbiện pháp tổ chức thực hiện đối với thê chế SDTLLT.
Gan đây, trong bài viết Một số góp ý cho việc sửa đổi Luật Lưu trữ [102;
tr.7-10] (đăng trên Tạp chí Lưu trữ và Thời đại số 1/2022), tác giả Vũ Thị Phụng đã đưa
ra cách tiếp cận khi tiến hành sửa đổi Luật Lưu trữ và đề xuất một số van đề liên
quan đến quy trình, phương pháp cần áp dụng
1.3.3 Các nghiên cứu liên quan đến việc hoàn thiện thé chế sw dụng tài liệu lưu trữ
Liên quan đến vấn đề hoàn thiện thể chế về SDTLLT, trong những năm gầnđây, có khá nhiều công trình nghiên cứu bàn luận đến Van dé này có thé được đềcập đến khi bàn về việc hoàn thiện thể chế về công tác lưu trữ nói chung, nhưng
cũng có những công trình chuyên sâu hơn.
Trong bai viết “Cải thiện hơn nữa việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong cáccông trình khoa học và trong đời sống xã hội”, GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm có
đưa ra kiến nghị cần phải thay đổi mạnh mẽ hơn nữa thể chế về khai thác tài liệu [124: tr.293]
TS Vũ Thị Minh Hương (2010) khi ban về “Vai trò của Cục Văn thư và Lưutrữ nhà nước đổi với việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu khoahọc” [124: tr.36] đã nhân mạnh: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có vai trò quantrọng trong việc tham mưu, định hướng và dé xuất dự thảo ban hành các văn bảnquy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ đặc biệt là các văn bản về t6 chức SDTLLT
và phát huy giá trị tài liệu.
TS Nguyễn Liên Hương (2010) [124; tr.316] đã chỉ ra vai trò của Bộ Nội vụ
-cơ quan có thẩm quyền cao nhất trong việc tham mưu cho Chính phủ và trực tiếpsoạn thảo, ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật về SDTLLT Tác giả cũng
đã đánh giá sự nỗ lực của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong việc
xây dựng được các văn bản pháp luật như Pháp lệnh, Nghị dinh tao co sở pháp lý
cho hoạt động lưu trữ Tuy nhiên, cũng trong bài viết này, tác giả đề cập đến vấn đề
lớn hơn là làm sao dé có được một hệ thong các văn ban cụ thé đành riêng cho việc
tô chức SDTLT dé dễ dàng trong việc triển khai, thực hiện
28
Trang 33Từ góc độ chính sách công, trong luận án tiễn sĩ “Chính sách sử dụng tài liệulưu trữ ở Việt Nam”, tác giả Nguyễn Kim Dung đã phân tích và đưa ra 3 vấn đề cần
hoàn thiện, gồm:
- Thứ nhất, hoàn thiện các chính sách về tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ, bao
gồm: tổ chức hệ thống các kho lưu trữ lịch sử; tổ chức sử dụng tài liệu với mục tiêu
tạo điều kiện dé công chúng được tiếp cận với tài liệu lưu trữ nhanh chóng, dễ dàngthuận tiện, ma cu thé là các văn ban quy định về tiếp cận thông tin cần được ban hànhmột cách đồng bộ với các Luật như tiếp cận thông tin, Luật sở hữu trí tuệ, Luật bảo
vệ bí mật nhà nước , chính sách về những trường hợp hạn chế tiếp cận thông tin
- Thứ hai, hoàn thiện các chính sách về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, baogồm: hình thức sử dụng tài liệu truyền thống và sử dụng tài liệu trong thời kỳ cách
cụ thé là sửa đối, bố sung Luật Lưu trữ 2011, trong đó tập trung vào một số vấn đề
chính như: cần quan tâm thích đáng tới thu thập, phục vụ khai thác sử dụng tài liệulưu trữ dân sinh và xây dựng các chế tài về xử lý vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ
Về các vấn dé cụ thé cần hoàn thiện trong thể chế SDTLLT, tác giả Hà Văn
Hué [76] đã chi rõ: bên cạnh những van đề đã được quy định tương đối cụ thé, vẫn
còn những vấn đề hạn chế về cơ sở pháp lý đối với lĩnh vực tô chức, sử dụng tài liệu
như: thiếu các quy định cụ thể về chế độ sử dụng tai liệu (đối với những trường hợpngười nước ngoài muốn SDTLLT, nhiều cơ quan đã lúng túng vì chưa có quy định
cụ thé); các quy định pháp lý khác còn phân tán chưa có tính đồng bộ, hệ thống: cácquy định về chuyên môn nghiệp vụ trong tô chức, sử dụng tải liệu còn thiếu như:nguyên tắc, quy trình biên tập công bồ tải liệu lưu trữ, định mức lao động và phí sử
dụng tài liệu lưu trữ Trên cơ sở đó, tác giả đã đưa ra các nội dung cần nghiên cứu
để hoàn thiện cơ sở pháp lý và các văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ tronglĩnh vực tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ
29
Trang 34Trong tham luận của mình, tác giả Hà Văn Hué [76] cho rang, có nhiều van đềcần nghiên cứu hoàn thiện về thê chế SDTLLT, cụ thể như sau:
+ Về thẩm quyên trong tổ chức sử dụng tài liệu: cần hoàn thiện hơn quy định vềthâm quyền đối với tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng: cấp bản sao, chứng thực tảiliệu lưu trữ; giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng: công bố cácxuất bản phẩm về tài liệu lưu trữ; đưa tài liệu ra trưng bày, triển lãm; đưa tài liệu lưu
trữ ra nước ngoài; SDTLLT do cá nhân tặng, ky gửi hoặc ban tài liêu cho cơ quan lưu
trữ Đối với thâm quyền cấp xét duyệt cho SDTLLT can quy định rõ hơn thẩm quyền
của: Thủ tướng Chính phủ; Bộ trưởng, Chánh văn phòng Bộ, trưởng phòng lưu trữ
của văn phòng Bộ; Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước; Giám đốc trung tâm lưu trữ quốc gia; Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Chánh văn
phòng Ủy ban nhân dân; người đứng đầu cơ quan, tô chức khác
+ Về hình thức phục vụ nhu cầu sử dung tài liệu lưu trữ: Cần bé sung một séquy dinh dé phù hợp với tinh hình thực tiễn như: Phục vụ sử dụng tài liệu từ xa;
SDTLLT trên mang internet.
+ Về thủ tục sử dung tài liệu: Đôi với thủ tục sử dung tai liệu tại phòng đọc
cần phân biệt thủ tục giữa các loại đối tượng và mục đích sử dụng khác nhau; thủ
tục công bố tài liệu lưu trữ; quy định trách nhiệm về thời gian đối với người cóthâm quyền duyệt cho sử dụng tài liệu lưu trữ
+ Về việc dua tài liệu lưu trữ ra nước ngoài: cần quy định cụ thé déi tượng
được mang tai liệu ra nước ngoài; loại tài liệu được mang đi; thủ tục xét duyệt mang
tài liệu ra nước ngoài; thâm quyền xét duyệt; thời gian sử dụng tài liệu lưu trữ ởnước ngoài; thời gian trả tài liệu sau khi về nước
+ Về sử dụng tài liệu lưu trữ cá nhân đã tặng, ky gửi, bán cho lưu trữ lịch sửtrong đó có tài liệu cá nhân được sử dụng rộng rãi, cần quy định quyền của cá nhân
trong việc sử dụng tài liệu đã tặng, ký gửi hoặc bán cho lưu trữ; thủ tục xin sử dụng
tài liệu lưu trữ cá nhân.
+ Bồ sung thêm quy định về phi sử dung tài liệu lưu trữ
+ Về hình thức văn bản quy phạm pháp luật quy định về tổ chức sử dụng tàiliệu lưu trữ, vào thời điểm đó, tác giả đề nghị: Bộ Nội vụ có trách nhiệm xây dựng
30
Trang 35kế hoạch và tô chức biên soạn dự thảo sửa đổi Luật Luu trữ: trình Chính phủ banhành Nghị định về SDTLLT; nghiên cứu, ban hành quy trình và định mức lao độngtrong hoạt động tổ chức SDTLLT.
+ Hoàn thiện hệ thống các văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ tronglĩnh vực tổ chức sử dung tài liệu lưu trữ cụ thé là: Hướng dẫn tiêu chuẩn tài liệu lưutrữ thuộc diện đặc biệt quý hiếm; hướng dẫn các chương trình ứng dụng công nghệthông tin trong SDTLLT; hướng dẫn về chứng thực tài liệu lưu trữ; hướng dẫn về
phương pháp biên tập, công bố tài liệu lưu trữ
Về các van dé cụ thé cần hoàn thiện về thé chế SDTLLT, một số tham luận tai
Hội thảo “Khai thác sw dụng tai liệu lưu trữ cua độc gia tại lưu trữ lịch sử” do
Trung tâm Khoa học kỹ thuật Văn thư - Lưu trữ (Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước)
tổ chức tháng 10/2021 đã đề xuất các giải pháp dé thực hiện thể chế như: cần có cácquy định về trách nhiệm của cơ quan lưu trữ trong việc áp dụng các biện pháp đểthu hút độc giả đến khai thác tài liệu lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ quốc gia; tổ
chức “phòng đọc ảo”, “phòng đọc trực tuyến” đối với một số tài liệu duoc khai thác
rộng rãi; tăng cường công tác tuyên truyền, quảng bá tài liệu lưu trữ thông qua các
kênh như Website, fanpage, đăng tin trên đài phát thanh, đài truyền hinh, triển lãm, hội nghị, hội thảo, xây dựng các bộ phim ngắn, các ấn phẩm văn hóa có dấu ấn lịch
sử phát trên các phương tiện thông tin đại chúng dé người dân có thé tiếp cận vàhiểu được giá trị của tài liệu lưu trữ
Như vậy, có thê thấy, trong những năm gần đây, vấn đề hoàn thiện thể chếSDTLLT đã được đề cập khá nhiều trong các công trình nghiên cứu, trong đó, bêncạnh những vấn đề vĩ mô như chính sách, định hướng, có cả những đề xuất tươngđối cụ thể Đó là những thông tin hữu ích cho tác giả trong quá trình nghiên cứu
1.3.4 Về thé chế sử dụng tài liệu lưu trữ của các nước trên thé giới
Bên cạnh những công trình nghiên cứu về thê chế SDTLLT ở Việt Nam, đã cómột số công trình bước đầu nghiên cứu về vấn dé này ở một số nước trên thé giới
Trong cuốn Những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động của lưu trữ cơ quan(năm 2003) của Viện Nghiên cứu khoa học toàn Nga về văn kiện học và công tác
31
Trang 36lưu trữ (Cục Lưu trữ Liên bang Nga); Thực tiễn lưu trữ Pháp, năm 1993 của CụcLưu trữ Pháp; Archives principles and practices (Các nguyên tắc và thực hành lưutrữ) năm 2010 của Laura A.Millar va một số bài báo đăng trên kỷ yếu khoa họcquốc tế về lý luận công tác lưu trữ đã có một số nội dung liên quan đến van đề théchế SDTLLT.
Trong cuốn Archives principles and pratices (2010), của tác giả Laura A
Millar [150] có nội dung liên quan đến lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Mỹ
đã nhân mạnh đến vai trò, tam quan trọng của các chính sách và pháp luật về lưutrữ, trong đó có pháp luật về SDTLLT
Tại Hội thảo “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng
và bảo vệ tổ quốc” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Lưu trữ Quốc gia Cu
Ba tổ chức năm 2008 [50], các chuyên gia lưu trữ đến từ Cuba, Hàn Quốc,
Singapore, Trung Quéc đã có tham luận về hoạt động tô chức sử dụng tài liệu tạicác quốc gia này Trong bài “Chương trình tổng thể nâng cao văn hóa của Lưu
trữ quốc gia Cuba”, Tông Giám đốc Lưu trữ Quốc gia Cuba nói về việc dé xã
hội chia sẻ quan điểm và nhận thức đúng vai trò quan trọng hàng đầu của lưu trữ,các cơ quan lưu trữ đã cung cấp các thông tin làm minh chứng cho nhiều sự kiệntrong quá khứ, theo đó tài liệu được cả các công dân và cơ quan, tổ chức sử dụngnhư những bằng chứng cho quyền và lợi ích của họ Lưu trữ Quốc gia Cuba đãtriển khai một chương trình nâng cao văn hóa toàn diện với các hoạt động như
kết hợp lưu trữ lịch sử với các dự án cộng đồng có tính chất chiến lược nhằm
phát triển xã hội tri thức và những động lực văn hóa; tận dụng nguồn tư liệu
thông tin đồ sộ trong lưu trữ với mục đích cuối cùng là thúc đây các hoạt độngvăn hóa và phô biến kiến thức, phát triển một cách thực tế quyền lợi của công
dân về thông tin và tri thức
Trong tham luận “Các tiến bộ và thành tựu trong đổi mới công tác quản lý tài
liệu ở Hàn Quốc” (Kỷ yêu hội thảo khoa học quốc tế năm 2008 của Cục Văn thư
Lưu trữ Nhà nước), tác giả Jung Haekyo, Trưởng phòng Cải cách công tác lưu trữ, Lưu trữ Quôc gia Hàn Quôc đã mô tả về lịch sử quá trình đôi mới công tác quản lý
32
Trang 37tài liệu, về quá khứ buồn của khối di sản tài liệu lưu trữ hay nhất thế giới bị mai mộtqua thời kỳ chiếm đóng của Nhật, cuộc chiến tranh Triều Tiên và chính phủ quân
sự Nhờ có Luật quản lý tài liệu công được ban hành tháng 1 năm 2000, Luật Quản
lý tài liệu của Tổng thống được ban hành tháng 4 năm 2007, Lưu trữ Quốc gia HànQuốc đã xây dựng được một hệ thống quản lý tài liệu, qua đó nâng cao tính minh
bạch hành chính và quyền được biết của nhân dân bằng các hoạt động nghiệp vụ thuthập, sưu tầm, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ truyền thống đồng thời với
phát triển hệ thống quản lý tài liệu điện tử, xây dựng dịch vụ tìm kiếm thông quacông Internet; hoạt động phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ và nâng cao nhận thức
về tài liệu lưu trữ cho công chúng
Về “Kinh nghiệm của Lưu trữ Quốc gia Singapore trong việc bảo quản an
toàn và pho biến tài liệu lưu trữ” (Kỷ yêu hội thảo khoa học quốc tế năm 2008 củaCục Văn thư Lưu trữ Nhà nước), tác giả Vonne Chan, Lưu trữ Quốc gia Singaporegiới thiệu về công tác tiếp cận va bao quản các tài liệu lưu trữ với “muc tiêu cuối
cùng của mọi no lực lưu trữ là bảo ton duoc những tài liệu có giá trị và tổ chức sử
dung chúng” Với sự phát triển của thé giới hiện đại, công nghệ là một lợi íchđáng kế đối với chương trình bao quản và sử dụng tài liệu lưu trữ, tuy rang nócũng có thể là một cản trở, từ đó đặt ra những thách thức trong việc số hóa như
van dé xử lý các dạng thức điện tử, van dé bảo vệ và tôn trọng quyền tác giả Ở
Lưu trữ Quốc gia Singapore, số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ là giải pháp dé cânbằng tiếp cận và bảo quản, số hóa còn giúp cải tiến các chương trình giới thiệu tailiệu thông qua việc tải các tài liệu đã được số hóa lên mạng, giúp người dân có
được thông tin từ tài liệu lưu trữ bằng công cụ tìm kiếm trực tuyến, bằng các triển
lãm trực tuyến Bên cạnh đó Lưu trữ Quốc gia Singapore cũng tô chức các hìnhthức truyền thống phục vụ người sử dụng như phòng đọc, các trung tâm tưởngniệm chiến tranh thế giới thứ 2, triển lam lưu động và các xuất bản phẩm; đón họcsinh, sinh viên tham quan, thực tập tại Lưu trữ Quốc gia Singapore; tô chức cáccuộc tham quan, hội nghị, hội thảo chuyên dé về tiến hành phỏng van lich sử khẩu
vân, về tư liệu giảng dạy cho giáo viên
33
Trang 38Trong tham luận “Công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ hướng tớicông chúng dé tăng cường phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội ở Trung
Quốc” (Kỷ yêu hội thảo khoa học quốc tế năm 2008 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà
nước), tác giả Doãn Lực đã nêu quan điểm chỉ đạo từ cuối thập niên 80 của thế kỷtrước của Tổng cục Lưu trữ Nhà nước Trung Quốc là đưa tài liệu lưu trữ hướng tới
xã hội, tăng cường sự nhận thức, hiểu biết về tài liệu lưu trữ của xã hội, thúc day
việc sử dụng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ Hoạt động tuyên truyền, giới thiệu
của Tổng cục Lưu trữ Nhà nước Trung Quốc tập trung vao tài liệu lưu trữ nôngnghiệp và doanh nghiệp phục vụ sự phát triển kinh tế - xã hội; tài liệu lưu trữ dânsinh, phục vụ cho sự phát triển hài hòa của xã hội; về văn hóa lich sử ưu tú của dan
tộc và tinh thần dân tộc, tạo ra những sản phẩm văn hóa lưu trữ; tăng cường ý thức
xã hội về pháp chế lưu trữ
Lưu trữ Liên bang Nga (Lưu trữ Liên Xô trước đây) là nơi có bề dày kinhnghiệm về công tác lưu trữ, nên các lý thuyết và thực tiễn công tác lưu trữ của Việt
Nam được xây dựng và phát triển một thời gian dài chủ yếu theo mô hình và nghiệp
vụ của lưu trữ nước này Về lĩnh vực sử dụng tài liệu lưu trữ, Lưu trữ Liên bangNga có một số tài liệu hướng dẫn - phương pháp như “Sách phương pháp về sửdụng tài liệu cho các mục đích kinh tế quốc dân” năm 1979; “Khuyến nghị phương
pháp về thành lập và tổ chức phông sử dụng tài liệu bản sao của các lưu trữ nhà
nước” năm 1984 Năm 2003, Cục Lưu trữ Liên bang Nga xuất bản cuốn sách
“Những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động của Lưu trữ cơ quan”, Matxcova, bản
dịch tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học Luu trũ- Cục Văn thu Lưu trữ Nhà nước,
trong đó có hoạt động sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm các nội dung như: khái niệm
sử dụng tài liệu lưu trữ; các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ; thực hiện các yêu cầucung cấp thông tin mang tính xã hội của công dân và các cơ quan dưới dạng chứng
thực lưu trữ, bản sao lưu trữ và bản trích lục lưu trữ; hoạt động của phòng đọc lưu
trữ; cho mượn hồ sơ dé sử dụng; sử dụng tài liệu lưu trữ khi chuẩn bị các hoạt động
thông tin, trên các phương tiện thông tin đại chúng và hoạt động công bố, giới thiệu;
thống kê sử dụng hồ sơ và tài liệu lưu trữ
34
Trang 39Ngoài ra, bàn về các biện pháp tổ chức thực hiện thê chế lưu trữ nói chung vàkhai thác sử dụng tài liệu nói riêng, đã có một số bài viết trên các tạp chí chuyênngành trong những năm 1971, 1991, 2005, 2006 về kinh nghiệm sử dụng tài liệucủa một số vùng, khu vực, bộ ngành; kinh nghiệm sử dụng tài liệu để xây dựng Luậtliên bang mới “Về công tác Lưu trữ ở Liên bang Nga” và Luật thành phố Matxcova
“Về phông lưu trữ Matxcơva và các lưu trữ” hoặc sử dụng tài liệu trong vấn đề xác
định biên giới giữa các quốc gia Ở Pháp, việc SDTLLT được quy định trong các bộ
luật dân sự.
Trong bài viết “Góp phần tim hiểu quá trình giải mật tài liệu trong lưu trữ Phápqua hệ thống văn bản pháp quy về sử dụng tài liệu lưu trữ” (Kỷ yếu hội thảo khoa
học quốc tế năm 2008 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước), tác giả Vũ Minh Hương
cho biết: Các nhà lưu trữ Pháp đã khang định “quyên được nghiên cứu tài liệu lưu trữcủa công chúng cũng là một phần của nhân quyên”, đó là ý muốn chung của mọingười và đối với một số người thì họ coi đó là “một điều kiện của dân chủ” Từ rất
sớm, Pháp là quốc gia đã có nhiều biện pháp chặt chẽ dưới nhiều hình thức khác nhau
được thi hành nhằm thực hiện nhiệm vụ kết hợp hài hòa giữa việc sử dụng tải liệu vớiviệc giữ bí mật cho hoạt động của nhà nước, của chính quyền cũng như bảo vệ bí mật
về đời tư của công dân trong các tài liệu lưu trữ Luật “Về di liệu điện tử và tự do
công dân ” quy định hệ thống hình phạt những ai làm lộ bí mật tài liệu, làm hại đến
thanh danh của công dân hoặc vi phạm cuộc sống riêng tư của họ
Về kinh nghiệm của Trung Quốc, trong cuốn kỷ yếu hội thảo khoa học quốc tế
“Phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc”
năm 2008 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước [50], có hai bài tham luận đề cậpđến các biện pháp thực hiện thể chế SDTLLT nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ Trong bài viết “Các giải pháp để tài liệu lưu trữ hướng tới công chúng phục vụ
xã hội ở Quảng Đông”), tác giả Nguyễn Hoàng Yến chia sẻ kinh nghiệm của lưu trữ
Quảng Đông (Trung Quốc) trong việc đưa tài liệu tới công chúng Chang hạn, laycác nguồn tài liệu trong kho lưu trữ để tuyên truyền thông qua các cuộc triển lãm
như: triển lãm thư họa của những tướng quân thời kỳ cộng hòa; triển lãm tranh ảnh,
35
Trang 40tài liệu lưu trữ quý hiếm về Quang Châu 100 năm ; đưa triển lãm ra nước ngoài tổ
chức, tăng cường giao lưu hữu hảo với nước ngoài; xây dựng cơ sở thực tiễn xã hội
cho sinh viên và mở các lớp học ở bên ngoài những trường tiểu học, trung học; tăng
cường chức năng giáo dục xã hội của tải liệu lưu trữ Mặt khác tỉnh Quảng đông
còn xây dựng mạng lưới lưu trữ, mở rộng kênh tuyên truyền về Luật Lưu trữ, tổ
chức “Ngày mở cửa với công chúng” để tăng cường nhận thức về tài liệu lưu trữ
của xã hội; kết hợp các hoạt động phổ biến pháp luật, khơi dậy phong trào học tập,tuyên truyền pháp luật Lưu trữ; t6 chức “ngày hướng tới công chúng”, xóa bỏ bứcmàn thần bí của kho lưu trữ, triển khai công tác khai thác những văn bản hiện hành
đã được công bố công khai
Trong bài viết “Nghiên cứu giải pháp và thực tiễn kinh nghiệm của Thành phố
Thượng Hải trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho sự phát triển xã hội”[50], tác giả Triệu Cương cũng chia sé các biện pháp như: thành phố đã tuyêntruyền về giá trị của tài liệu lưu trữ để quần chúng nhân dân hiểu về lưu trữ, kho lưutrữ, cụ thé là thực hiện việc công khai các tin tức của Chính phủ; quy định về việccông khai nguồn thông tin Chính phủ của thành phố Thượng Hải; tô chức việc triểnlam “Ky ức thành phố”, mở các diễn đàn văn hóa lưu trữ “Diễn đàn Đông Phuong”,
“Ký ức thành phố - Câu chuyện của Thượng hải”; xuất bản tập san văn hóa lưu trữmang tên “Lưu trữ Xuân Thu”, làm các tác phẩm truyền hình về lưu trữ, t6 chức
“Ngày lưu trữ” tổ chức “lớp học thứ 2” cho học sinh
Cũng tại hội thảo “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng
và bảo vệ tô quốc” năm 2008 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước), từ góc độ tổng
quan, trong bài viết “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ của lưu trữ một số nước trênthé giới và một số dé xuất đối với lưu trữ Việt Nam” tac giả Nguyễn Thị Thúy Binh
đã tìm hiểu và giới thiệu kinh nghiệm của một số nước như Cộng hòa nhân dânTrung Hoa, Liên bang Nga, Mỹ, Nhật Bản trong việc ban hành thé chế về lưu trữnói chung và thể chế SDTLLT nói riêng; đồng thời giới thiệu một số hình thức pháthuy giá trị tài liệu lưu trữ của các nước như: Trung Quốc coi trọng công tác tuyêntruyền, giới thiệu tài liệu hướng tới công chúng Singapore phát triển số hóa tài liệu
36