tiểu luận bài tập nhóm kiểm soát nội bộ tìm hiểu kiểm soát nội bộ tại siêu thị lotte

KIỂM SOÁT NỘI BỘNHÓM 9- Sau khi có đề nghị mua hàng từ bộ phận mua hàng, phòng cung ứng tiếnhành lập giấy đề nghị mua hàng.- Trưởng phòng cung ứng kiểm tra và đối chiếu lại với thực tế r

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

BÀI TẬP NHÓM KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TÌM HIỂU KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI SIÊU THỊ LOTTE

Đà nẵng, ngày 22 tháng 05 năm 2023

Trang 2

KIỂM SOÁT NỘI BỘNHÓM 9

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

I Giới thiệu về siêu thị LOTTE 4

II Đánh giá rủi ro và biện pháp kiểm soát nội bộ trong các hoạt động của đơn vị 6

g Biện pháp đối phó rủi ro của doanh nghiệp 7

h Đánh giá tình hiệu quả biện pháp đối phó rủi ro của doanh nghiệp 7

g Biện pháp đối phó rủi ro của đơn vị 8

i Biện pháp nhóm đề xuất 8

1.3 Lựa chọn nhà cung cấp 8

a Các bộ phận tham gia 8

Trang 3

c Mô tả 9

d Chứng từ 9

e Nhiệm vụ 9

f Rủi ro 9

Trang 4

1.8 Thanh toán cho nhà cung cấp: 14

a Các bên tham gia 14

Save to a Studylist

Trang 5

2 Tường thuật phỏng vấn người ở đơn vị 20

Trang 6

I.Giới thiệu về siêu thị LOTTE

- Là trung tâm thương mại (TTTM) thứ 4 của Lotte Mart tại Việt Nam và là TTTMlớn nhất tại Đà Nẵng hiện nay, Lotte Mart được xây theo phong cách hiện đại, phùhợp với thị hiếu và nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng.

- Nằm tại phường Hòa Cường Bắc, quận Hài Châu, thành phố Đà Nẵng Với diện tíchkinh doanh trên 24.000m2, LOTTE Mart Đà Nẵng hoạt động với hình thức kinhdoanh trung tâm thương mại cao cấp kết hợp với giải trí nhằm đáp ứng tối đa nhu cầumua sắm và vui chơi của khách hàng.

Mô tả bên trong siêu thị:

 Tầng 1 gồm có nhà hàng thức ăn nhanh Lotteria, Jolibee, quầy bánh mì ParisBaguest và đặc biệt là trung tâm điện máy của thương hiệu nổi tiếngSamsung Galaxy.

 Tầng 2 tập trung các gian hàng mỹ phẩm, đồ trang sức, giày dép, quần áothời trang cao cấp với các nhãn hiệu nổi tiếng trong và ngoài nước như:Levis, Nike, Josephi, The Faceshop, Bitas, Hoa Mặt Trời và đặc biệt là nhàsách Fahasa.

 Tầng 3 là khu siêu thị tự chọn dành cho tất cả các mặt hàng hóa mỹ phẩm,văn phòng phẩm, thời trang, điện máy gia dụng với hàng hóa đa dạng phongphú mang đến cho khách hàng nhiều sự lựa chọn.

Trang 7

 Tầng 4 là khu siêu thị tự chọn về thực phẩm tập trung tất cả các sản phẩm vớinhãn hiệu nổi tiếng với uy tín và chất lượng hàng đầu tại Việt Nam Các sảnphẩm Châu Á được ưa chuộng nhất của Hàn Quốc, Nhật bản, Trung Quốccũng được bày bán ở đây Đặc biệt, các mặt hàng thực phẩm tươi sống. Tầng 5 là khu vực ẩm thực mang nhiều hương vị độc đáo như Pizaa, Lẩu 1h,

Cơm 300, Đặc sản Huế Tầng 5 cũng là nơi phục vụ nhu cầu vui chơi giảitrí cho khách hàng

II.Đánh giá rủi ro và biện pháp kiểm soát nội bộ trong các hoạt động của đơn vị1 Hoạt động mua hàng

- Phòng cung ứng lập kế hoạch mua hàng căn cứ vào kế hoạch đặt hàng bổsung do phòng kế hoạch lập.

- Sau khi kiểm tra và đối chiếu lại trưởng phòng cung ứng ký duyệt kế hoạchmua hàng.

Trang 8

- Bộ phận mua hàng căn cứ vào thông báo lượng tồn kho của hàng hóa trênhệ thống hoặc báo cáo của bộ phận kho và tình hình sử dụng thực tế tạidoanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng gửi Giám đốc để Giám đốc ký duyệt.- Trưởng các phòng ban tham gia giám sát việc thực hiện.

- Có hệ thống theo dci lượng hàng hóa trong kho.

- Biện pháp đối phó với rủi ro của doanh nghiệp chưa hoàn toàn đối phóđược với các rủi ro nêu trên.

- Chỉ có thể kiểm soát cơ bản lượng hàng trong kho chứ chưa thể kiểm trachất lượng hàng hóa cụ thể và nhu cầu hàng mua thực tế tại doanh nghiệp.- Cần có sự kiểm tra, đối chiếu thường xuyên về số lượng, chất lượng hàng

hóa trong kho với thực tế.

- Có sự phân cấp, phân nhiệm giữa các phòng ban.

- Sau khi lập kế hoạch cần có sự kiểm tra giám sát giữa các phòng ban có liênquan, sau đó giám đốc ký duyệt cuối cùng.

Trang 9

- Sau khi có đề nghị mua hàng từ bộ phận mua hàng, phòng cung ứng tiếnhành lập giấy đề nghị mua hàng.

- Trưởng phòng cung ứng kiểm tra và đối chiếu lại với thực tế rồi ký duyệt vàgửi cho giám đốc xét duyệt cuối cùng.

- Giấy đề nghị mua hàng.

- Khi hàng hóa trong kho không còn đủ đề đáp ứng nhu cầu, phòng cung ứngtiến hành lập giấy đề nghị mua hàng để đáp ứng kịp thời nhu cầu tại doanhnghiệp.

- Nghiệp vụ mua hàng hóa diễn ra chậm, hàng mua nhiều hơn số lượng cầnmua, chất lượng kém hơn.

- Hàng trong kho còn nhiều nhưng báo hết và tiến hành mua bổ sung để tưlợi cá nhân.

- Khi hàng hóa không đủ dể đáp ứng, phòng mua hàng thông báo bổ sunghàng hóa.

- Sau khi nhân viên phòng cung ứng lập giấy đề nghị mua hàng, trưởngphòng cung ứng tiến hành kiểm tra và xác nhận lại lượng hàng tồn và thựctế rồi mới ký duyệt.

- Sau khi ký duyệt trưởng phòng cung ứng gửi cho giám đốc xét duyệt cuốicùng.

- Biện pháp đối phó rủi ro của đơn vị có tính hiệu quá kém, chưa thực sự đốiphó với hầu hết các rủi ro gặp phải.

- Cần thường xuyên theo dci lượng hàng tồn kho để đáp ứng kịp thời nhu cầuthực tế tại đơn vị.

- Sau khi trưởng phòng cung ứng kế duyệt cần chuyển cho các phòng ban cóliên quan kiểm tra lại ( phòng Kế hoạch, bộ phận kho, ) rồi chuyển cho Kếtoán trưởng xác nhận sau cùng mới chuyển cho Giám Đốc ký duyệt.- Sau khi giấy đề nghị mua hàng được phê chuẩn cần chuyển một bản sao

cho phòng kế toán để theo dci.

- Giữa các bộ phận liên quan cần có sự tách biệt rc ràng, có sự bất kiêmnhiệm giữa các chức năng.

1.3 Lựa chọn nhà cung cấp

- Nhân viên thực hiện: nhân viên phòng cung ứng.

Trang 10

- Các bộ phận tham gia: Phòng cung ứng, phòng kế toán, giám đốc.- Đảm bảo doanh nghiệp có thể tiếp cận những nhà cung cấp có chất lượng

và giá cả hợp lý nhất.

- Sau khi đề nghị mua hàng được xét duyệt, phòng cung ứng tiến hành lựachọn nhà cung cấp dựa trên yêu cầu về đơn hàng (số lượng, chất lượng) sauđó lập bảng so sánh giữa các nhà cung cấp và chọn ra nhà cung cấp phùhợp.

- Khi chọn được nhà cung cấp phù hợp trưởng phòng cung ứng ký và gửigiấy đề nghị nhà cung cấp cho Giám đốc xét duyệt.

- Bảng so sánh nhà cung cấp- Giấy đề nghị nhà cung cấp

- Cơ sở chọn được nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.- Bằng chứng cho biết nhà cung cấp được chọn đã được xét duyệt hay chưa.- Bảng đánh giá nhà cung cấp chưa thật sự chính xác.

- Nhân viên muốn tư lợi cá nhân cố tình chọn nhà cung cấp là người quenmặc dù nhà cung cấp này không đáp ứng đủ các yêu cầu về chất lượng vàgiá cả.

- Chọn ra nhiều nhà cung cấp và đối chiếu với các yêu cầu của doanh nghiệp.- Bảng so sánh nhà cung cấp sau khi lập phải được trưởng phòng cung ứngđối chiếu và kiểm tra lại sau đó ký duyệt rồi mới gửi cho giám đốc xétduyệt cuối cùng.

- Biện pháp đối phó rủi ro của doanh nghiệp có hiệu quả.

- Chưa đối phó được rủi ro các nhà cung cấp được lựa chọn là nhà cung cấpảo, nhân viên cố tình lựa chọn nhà cung cấp đơn giá cao để so sánh và đưanhà cung cấp là người quen vào

- Khi có danh sách các nhà cung cấp để so sánh từ nhân viên, trưởng phòngcần kiểm tra đối chiếu lại đầy đủ các thông tin về mỗi nhà cung cấp Sau đómới ký duyệt và gửi kèm giấy đề nghị nhà cung cấp cho Giám đốc.- Sau khi Giám đốc xét duyệt nhà cung cấp cần chuyển một bản sao cho

phòng kế toán để theo dci.

Trang 11

KIỂM SOÁT NỘI BỘNHÓM 91.4 Lập hợp đồng mua hàng

- Nhân viên thực hiện: nhân viên phòng cung ứng.- Bộ phận tham gia: phòng cung ứng, giám đốc.

- Hợp đồng mua hàng cung cấp các quy định rc ràng và bảo vệ quyền lợi củacả người bán và người mua, giúp tránh các tranh chấp trong quá trình giaodịch.

- Hợp đồng mua hàng cung cấp bằng chứng pháp lý về quá trình giao dịchmua bán, giúp hai bên có thể chứng minh được quyền và nghĩa vụ của mìnhtrong trường hợp xảy ra tranh chấp.

- Sau khi nhà cung cấp được phê chuẩn, phòng cung ứng tiến hành lập hợpđồng mua hàng với nhà cung cấp.

- Trưởng phòng cung ứng kiểm tra lại hợp đồng sau đó ký nháy và gửi chogiám đốc trực tiếp ký kết hợp đồng với nhà cung cấp.

- Biện pháp đối phó rủi ro của doanh nghiệp có tình hiệu quả vì được xetduyệt và kiểm tra trước khi đưa tới Giám đốc.

- Sử dụng nhưng hợp đồng mẫu chuẩn, có điều khoản cố định.

1.5 Gửi đơn đặt hàng

- Nhân viên thực hiện: Nhân viên mua hàng

Trang 12

- Bộ phận tham gia : trường phòng cung ứng và nhà cung cấp ,giám đốc ,kếtoán trưởng

- Mua hàng hóa để dự trữ và tiêu thụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng

- Khi nhà cung cấp đã được xét duyệt từ giám đốc, giám đốc yêu cầu bộ phận

đặt hàng tiến hành đặt hàng, thương thảo các điều kiện giao hàng và thanhtoán, làm các thủ tục và kí kết hợp đồng hoặc nhận được sự chấp nhận đặthàng từ nhà cung cấp theo đúng các nội dung được yêu cầu Nội dung chínhcủa đơn đặt hàng bao gồm: ngày tháng, hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đặctính kĩ thuật, tên của phòng ban và người yêu cầu, người phê chuẩn - Bộ phận mua hàng gửi một bản sao của đơn đặt hàng và thông báo chấp

nhận của nhà cung cấp được gửi đến bô • phâ •n nhâ •n hàng để bộ phận nàytheo dci, chuẩn bị cho công tác nhận hàng khi hàng về đến công ty và mộtbản sao khác của đơn đặt hàng được chuyển đến bộ phận kế toán thanh toánđể bộ phận này kiểm tra và làm các thủ tục thanh toán khi nhận được hóađơn của nhà cung cấp.

hàng

- Chỉ có bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng và các đơn đặt hàng được đánhsố liên tục trước trên các đơn đặt hàng chưa dùng hạn chế rủi ro mất đơnđặt hàng, ngụy tạo đơn đặt hàng không có thật Biện pháp này có hiệu quảcao đối với đối phó với rủi ro.

- Cần phải lập các sổ theo dci tình trạng các đơn đặt hàng và phân quyền độclập các nhân viên mua hàng và nhân viên lập đơn đặt hàng riêng để tránhcho cả hai thông đồng lập chứng từ giả

Trang 13

KIỂM SOÁT NỘI BỘNHÓM 91.6 Nhận hàng hóa và nhập kho

- Nhân viên thực hiện:bộ phận cung ứng,thủ kho

- Bộ phận tham gia:Bộ phận cung ứng,bộ phận KCS,bộ phận quản lýkho ,thủ kho

- Nhận hàng và nhập kho

- Thủ kho thực hiện việc nhận hàng, kiểm nghiệm tại địa điểm và thời giangiao hàng đã quy định trong đơn đặt hàng và làm thủ tục kiểm tra và nhậnhàng trên cơ sở đối chiếu số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư hàng hóathực tế được nhập với đơn đặt hàng từ bộ phận mua hàng đã giao trước vàphiếu giao hàng của nhà cung cấp Khi nhà cung cấp giao đúng, đủ, sốlượng, mặt hàng, thì nhân viên nhận hàng tiếng hành nhập kho Nếu như cóphát sinh thừa thiếu bộ phận nhận hàng phải xin ý kiến của cấp có thẩmquyền để xử lí và làm các thủ tục liên quan.

- Xử lý hàng bán bị trả lại: Phát hiện hàng không đạt yêu cầu thì nhân viênkiểm nhận hàng phải báo lên giám đốc để xử lý vụ việc kịp thời.

- Bước tiếp theo, nhập kho hàng hóa và thủ kho ký nhận vào phiếu nhập khovà lúc này thủ kho có trách nhiệm quản lí vật tư, hàng hóa, bảo quản về mặthiện vật các loại hàng tồn kho được cung ứng cho đến khi xuất giao chogiao cho khách hàng hay là cho các bộ phận khác sử dụng Kế toán kho dựatrên phiếu nhập kho phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có liênquan.

- Bảng kê nhập kho hàng hóa,phiếu nhập kho,biên bản giao nhận hàng hóa

- Thủ kho: nhận hàng, kiểm tra nhận hàng, kiểm tra lượng hàng, bảo quảnhàng

- Kế toán kho bảo vệ tài sản, chứng thực tài sản, lập phiếu nhập kho, đảm:

bảo hàng đã thực sự về dựa trên phiếu nhập kho phản ánh vào sổ kế toántổng hợp và chi tiết có liên quan.

- Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhân viên khai khống và không nhậpkho đủ số lượng hàng gây thiêt hại lớn về tình trạng hàng thiếu, không đủ

Trang 14

số lượng giao, mất uy tín, mất khách hàng và trả chi phí vi phạm hợp đồngkhi số lượng hàng không giao đủ số lượng Khả năng rủi ro phát sinh cao

- Khi nhận và nhập hàng giao cho thủ kho ,thủ kho chỉ được nhận hàng khi

có đầy đủ chứng từ về đơn đặt hàng khi bộ phận mua hàng gửi đến Hiệu

quả của biện pháp này cao khi đối phó với rủi ro

- Cần tách biệt bộ phận nhận hàng và bộ phận kho để khi nhận hàng có sựkhách quang về số lượng và thủ kho sau khi nhận hàng xong sẽ đối chiếu sốliệu và bộ phận nhận hàng để đảm bảo số lượng nhận hàng.

1.7 Xác nhận nghĩa vụ thanh toán và theo d[i thanh toán

- Nhận viên thực hiện: Kế toán thanh toán và kế toán côn nợ- Bộ phận tham gia: Giám đốc,kế toán trưởng

- Theo dci khoản thanh toán

- Mô tả: Khi thủ tục nhập kho thực hiện xong, với đầu vào phải đầy đủ cácchứng từ như đơn yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn, đơn đặt hàng hóađơn bán hàng của nhà cung cấp và biên bản giao nhận hàng và các chứng từnày sẽ được chuyển đến phòng kế toán, kế toán công nợ hạch toán và lưutrữ hóa đơn bán hàng cho đến khi thanh toán Kế toán thanh toán lúc nàykiểm tra đối chiếu hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp với bản sao yêu cầumua hàng, đơn đặt hàng của bộ phận mua hàng đã giao lúc trước và cácchứng từ nhận hàng và phiếu nhập kho để đảm bảo hàng mua và các hìnhthức thanh toán thanh toán chính xác với yêu cầu trước khi hạch toán vào sổkế toán chi tiết và tổng hợp

- Giấy đề nghị thanh toán

- Theo dci và ghi nhận khoản phải trả

- Đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp không thể hiện được rc ràng, chínhxác dẫn đến việc phê duyệt thanh toán không bài bản, dễ xảy ra sai sót - Đề nghị thanh toán được lập hai lần cho việc thanh toán một khoản nợ.- Cuối tuần đối chiếu giữa bộ phận kế toán với bộ phận mua hàng- Đôi chiếu công nợ với nhà cung cấp

Trang 15

- Đối chiếu số liệu giữa sổ cái tài khoản với sổ chi tiết

- Kế toán thanh toán và kế toán trưởng kiểm tra xem các chứng từ có đầy đủ,hợp lệ, khớp đúng không (trong một số trường hợp, tối thiểu phải có hóađơn và phiếu nhập kho (hoặc các chứng từ tài liệu tương tự) chứng minhrằng NVL/tài sản mua thực sự đã là tài sản của đơn vị.

- Kế toán thanh toán và kế toán trưởng kiểm tra trên hệ thống kế toán làkhoản nợ với nhà cung cấp vẫn chưa được thanh toán, đồng thời, kiểm traxem hóa đơn và bộ chứng từ mua hàng đã được xác nhận thanh toán rồi haychưa.

- Kế toán thanh toán và kế toán trưởng đối chiếu Giấy Đề nghị thanh toán vớihóa đơn và các chứng từ mua hàng, ký duyệt vào Giấy đề nghị thanh toán - Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra và phê chuẩn Giấy đề nghị

thanh toán

1.8 Thanh toán cho nhà cung cấp:

- Nhân viên thực hiện: kế toán thanh toán- Bộ phận tham gia: Giams đốc,kế toán trưởng- Hoàn tất các khoản thanh toán cho nhà cung cấp.

- Tùy thuộc phương thức thanh toán đã thỏa thuận đã nêu trong đơn đặt hàng,đến thời hạn thanh toán, kế toán thanh toán tiến hành xuất “Hóa đơn bánhàng” đến các thủ tục cần thiết để kế toán tiền gửi ngân hàng chuyển tiềnvào tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp hoặc kế toán tiền mă •t chi thanhtoán bằng tiền mặt Chứng từ được lập ở khâu này là ủy nhiệm chi hayphiếu chi.

- Hóa đơn thanh toán, ủy nhiệm chi, lệnh chi, phiếu chi

- Lập phiếu chi hay ủy nhiệm chi thanh toán tiền hàng còn thiếu cho nhà cungcấp

- Việc thực hiện thanh toán không đúng như đề nghị thanh toán đã đượcduyệt

- Chứng từ thanh toán được lập hai lần cho một đề nghị thanh toán

- Khoản thanh toán bị lạm dụng trong một khoảng thời gian trước khi đượcthanh toán.

Trang 16

- Theo dci khoản thanh toán theo thời hạn nợ

- Hóa đơn đã thanh toán nên được đóng dấu, kí hiệu đã thanh toán.

- Kế toán thanh toán lập các chứng từ chi tiền như Phiếu Chi, Ủy nhiệm chihoặc séc

- Các chứng từ chi tiền cần bảo đảm xác định rc người nhận tiền chỉ có thể làngười được ủy quyền của nhà cung cấp hoặc tài khoản của nhà cung cấp.

- Kế toán trưởng kiểm tra tính chính xác của các chứng từ chi tiền thông quaviệc đối chiếu với Giấy đề nghị thanh toán đã được duyệt, kiểm tra tính hợplệ của chứng từ chi tiền, kiểm tra tính xác thực của người được ủy quyềnnhận tiền của nhà cung cấp hoặc tài khoản của nhà cung cấp.

- Kế toán trưởng phải kiểm tra, giám sát việc thực hiện chi tiền thanh toán chonhà cung cấp, bảo đảm việc chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp được thựchiện đúng thời hạn.

2.Quy trình bán hàng và thu tiền2.1 Chuẩn bị hàng bán:

Mô tả chi tiết hoạt động

- Nhân viên thực hiện: nhân viên bán hàng, nhân viên tạp vụ, nhân viên phòngkinh doanh, nhân viên quản lý kho.

- Các bộ phận tham gia: BP bán hàng, BP kho, BP kinh doanh- Chi tiết công việc:

 Nhân viên bán hàng: tiến hành sắp xếp, trưng bày hàng hoá theo đúng vị