Đánh giá rủi ro và Biện pháp KSNB trong các hoạt động chính của đơn vị2.1.Hoạt động bán hàng và thu tiềnCông ty TNHH Inox Gia Thịnh là Đơn vị chuyên tư vấn, Thiết kế, sản xuất vàlắp đặt
Giới thiệu về công ty
Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH INOX GIA THỊNH được thành lập vào ngày 12-06-2013, với 9 năm thành lập và phát triển bền vững, qua thời gian xây dựng và củng cố nội lực để trưởng thành, lớn mạnh theo từng giai đoạn.
Công ty TNHH INOX GIA THỊNH là Đơn vị chuyên tư vấn, Thiết kế, sản xuất và lắp đặt các sản phẩm, thiết bị chuyên dùng cho bếp ăn công nghiệp một chiều phục vụ cho Nhà máy, Nhà hàng, Khách sạn, Resort, Trường học, Bệnh viện… Cung cấp hệ thống cổng co giãn, Barie tự động nhập khẩu dùng cho nhà máy, xí nghiệp, văn phòng công sở
Với trang thiết bị hiện đại, cùng với việc quản lý sản xuất chuyên nghiệp, đội ngũ kỹ thuật lành nghề, Công ty inox Gia Thịnh mang đến những sản phẩm có chất lượng cao, tiến độ giao hàng đảm bảo, giá thành hợp lý nhằm đáp ứng các yêu cầu và nhu cầu khác nhau của khách hàng
Thế mạnh làm nên sự khác biệt của thương hiệu Inox Gia Thịnh chính là: Sự chuyên môn hóa trong từng bộ phận, Quy trình quản lý chất lượng nghiêm ngặt,tính trách nhiệm cao cùng những giám sát kỹ thuật làm việc nghiêm túc, cẩn thận nhằm tạo nên những sản phẩm hoàn thiện đến từng chi tiết nhỏ nhất Ngoài ra,các bộ phận thường xuyên trao đổi công việc, chia sẻ những khó khăn, sáng kiến
KSNB_NHÓM 13_45K06.6 xây dựng nên một Inox Gia Thịnh năng động, sáng tạo, chuyên nghiệp hơn trong từng dự án chúng tôi tham gia Chúng tôi luôn mong muốn tạo tính đột phá, phát huy tối đa kinh nghiệm, tư duy đã đạt được để áp dụng cho các dự án đã, đang và sẽ thi công.
Công ty đã và đang tiến đến là một trong những Công ty dẫn đầu chuyên nghiệp trong lĩnh vực này tại thị trường Miền Trung Tây Nguyên, đồng thời phấn đấu phát triển trên phạm vi Toàn Quốc.
Các hoạt động chính của công ty
Tư vấn thiết kế: Bếp nhà hàng, khách sạn, Bếp công nghiệp trường học, nhà máy, Quân đội, bệnh viện
Gia công sản xuất inox: Gia công, inox theo yêu cầu thiết kế của khách hàng, thi công các công trình inox công nghiệp…
Thiết bị nấu nướng : Bếp Âu, Bếp Á, Bếp Nhật, Bếp công nghiệp, bếp trường học
Thiết bị công xếp tự động: Hệ thống cổng xếp tự động inox và hợp kim nhôm nhập khẩu và trong nước, hệ thống barie tự động nhập khẩu
Thiết bị giặt là, rửa, sấy khô: máy rửa chén đĩa, khay ăn công nghiệp, máy sấy tiệt trùng bát đĩa, máy giặt là sấy khô công nghiệp,
Thiết bị chế biến thực phẩm: máy cắt lát rau, củ, quả Máy xay thịt, máy cắt lát thịt, máy ép cam, máy ép nước hoa quả, máy xay sữa đậu nành,…
Thiết bị y tế: Giường y tế, giường khám, giường sinh, tủ đầu giường, tủ thuốc, cọc truyền dịch, xe tim, xe đầy bình oxy,
Thiết bị làm bánh, thiết bị lạnh: Máy cán bột để bàn, máy cán bột đứng, máy trộn bột, máy chia bột lò nướng bánh 02-03 tầng, tủ ủ bột, bàn làm bánh mặt đá.
Tủ lạnh 04 cánh, bàn tủ mát 03 cánh, tủ đông 02 cánh, máy làm đá viên, tủ trưng bày bánh kem, tủ bảo quản, tủ siêu thị,…
Thiết bị dùng trong khách sạn: Bảng chỉ dẫn, thùng rác cao cấp inox, xe làm phòng, xe đẩy hành lý, khách đoàn Cột lan can, máy đánh giầy. your phone? Save to read later on your computer
Đánh giá rủi ro và Biện pháp KSNB trong các hoạt động chính của đơn vị
Hoạt động bán hàng và thu tiền
Công ty TNHH Inox Gia Thịnh là Đơn vị chuyên tư vấn, Thiết kế, sản xuất và lắp đặt các sản phẩm, thiết bị chuyên dùng cho bếp ăn công nghiệp một chiều phục vụ cho Nhà máy, Nhà hàng, Khách sạn, Resort, Trường học, Bệnh viện… Cung cấp hệ thống cổng co giãn, Barie tự động nhập khẩu dùng cho nhà máy, xí nghiệp, văn phòng công sở
Chu trình bán hàng - thu tiền của hoạt động kinh doanh của công ty TNHH INOX Gia Thịnh sẽ bao gồm những giai đoạn sau:
Bước 1: Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng
Bước 2: Kiểm tra tín dụng và hàng tồn kho
Bước 3: Giao hàng, lập hóa đơn và ghi nhận nghiệp vụ bán hàng
Bước 4: Theo dõi các khoản phải thu và nhận tiền thanh toán.
Chúng ta sẽ phân tích từng bước trong chu trình bán hàng – thu tiền của hoạt động kinh doanh của công ty:
Bước 1 Tiếp nhận và xử lý các đơn đặt hàng a Tiếp nhận các đơn đặt hàng cung cấp thiết bị nhà bếp
Mục đích: Nhận các đơn đặt hàng mua thiết bị nhà bếp từ khách hàng và kiểm tra các thông tin liên quan trước khi tiến hành phê chuẩn bán hàng. Đầu vào: Đơn đặt hàng bằng văn bản, email, điện thoại
Nguồn lực sử dụng: Các phần mềm đặt hàng trên web, nguồn nhân lực, trang thiết bị…
Tác vụ: nhân viên phòng kinh doanh tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách hàng, kiểm tra, xác nhận lại các số liệu đặt hàng như: số lượng, mặt hàng, để đảm bảo không có sai sót hay nhầm lẫn trong quá trình ghi nhận thông tin đơn hàng và so sánh với các đơn đặt hàng cũ của khách hàng để phát hiện sai phạm (nếu có).
Chứng từ được lập: đơn đặt hàng
Kết quả: đơn đặt hàng đã được tiếp nhận và tiến hàng xử lý thông tin trên đơn đặt hàng.
Xử lý: kiểm tra đầy đủ thông tin trên đơn đặt hàng
Nguồn lực sử dụng: nguồn nhân lực, trang thiết bị, nhân viên phòng kinh doanh.
Tác vụ: kiểm tra, xác nhận lại các số liệu đặt hàng như: số lượng, mặt hàng, để bảo đảm không có các sai sót hay nhầm lẫn trong quá trình ghi nhận thông tin đơn hàng và so sánh với các đơn đặt hàng cũ của khách hàng để phát hiện sai phạm (nếu có).
Chứng từ được lập: đơn đặt hàng.
Kết quả: sau khi đơn đặt hàng được xử lý, nhân viên sẽ tiếp nhận thông tin và tiến hành xem xét để đưa ra quyết định. Đầu ra: biên bản xác nhận thông tin đơn hàng
Nguồn lực sử dụng: nguồn nhân lực, trang thiết bị, nhân viên phòng kinh doanh.
Tác vụ: kiểm tra, xác nhận lại số liệu như: mặt hàng, số lượng để tránh sai sót, nhầm lẫn trong quá trình ghi nhận thông tin của đơn hàng. Chứng từ được lập: đơn đặt hàng.
Kết quả: nhân viên phòng kinh doanh chuyển đơn đặt hàng cho bộ phận kế toán để thực hiện đơn hàng.
Các bộ phận, cá nhân thực hiện: nhân viên phòng kinh doanh
Nhiệm vụ và công việc:
+ Nhân viên phòng kinh doanh: tiếp nhận các đơn đặt hàng của khách hàng, kiểm tra các thông tin về khách hàng như: tên, địa chỉ, số điện thoại, sau đó đối chiếu và xác nhận lại số liệu đặt hàng như: mặt hàng, số lượng, để đảm bảo không có nhầm lẫn hay sai sót trong quá trình ghi nhận đơn hàng.
Rủi ro có thể xảy ra:
Rủi ro 1: Khách hàng mua hàng không có thực, mạo danh và có hành vi ý đồ lừa đảo.
Khả năng phát sinh rủi ro: Thấp Vì trước khi phê chuẩn bán hàng thì công ty đã tiến hành các bước để kiểm tra, thẩm định về thông tin của khách hàng do đó có thể dễ dàng phát hiện ra các đơn hàng không có thực, mạo danh.
Mức độ tác động: Lớn Vì khi rủi ro phát sinh thì công ty sẽ khó có thể thu hồi lại được tiền và có nguy cơ mất hàng hóa từ các đơn hàng không có thực hay giả mạo đó.
Rủi ro 2: Nhu cầu mua từ khách hàng không chính xác hoặc không xác thực.
Khả năng phát sinh rủi ro: Trung bình Vì rủi ro này chỉ xảy ra khi khách hàng cố ý mua hàng nhưng không thật sự có nhu cầu và có thể sẽ ko nhận hàng sau khi đã đặt hàng, hoặc khách hàng sử dụng sai mục đích.
Mức độ tác động: Trung bình Vì khi rủi ro này xảy ra có thể dẫn đến công ty bị mất hàng hoặc có sự mâu thuẫn giữa khách hàng và công ty. Biện pháp đối phó của công ty:
Thiết lập mẫu đơn đặt hàng chuẩn và mẫu này đã được đánh số trước và được người có thẩm quyền ký duyệt.
Thiết lập một hạn mức tín dụng cụ thể cho từng khách hàng.
Biện pháp nhóm đề xuất:
Gọi điện thoại, gửi email với khách hàng đã đặt hàng để xác nhận lại đơn đặt hàng.
Kiểm tra đối chiếu lại các số liệu đặt hàng để đảm bảo không có sự sai sót hoặc nhầm lẫn trong quá trình ghi nhận thông tin đơn hàng. b Áp giá bán cho đơn đặt hàng
Mục đích: bán đúng giá cho khách hàng và áp giá bán phù hợp với lợi ích của cả hai bên khách hàng và đơn vị. Đầu vào: biên bản xác nhận thông tin đơn hàng
Nguồn lực sử dụng: nguồn nhân lực, phần mềm bảng giá, trang thiết bị, nhân viên phòng kinh doanh.
Tác vụ: nhân viên đối chiếu thông tin trên đơn hàng để lập bảng báo giá và chuyển cho người có thẩm quyền phê duyệt.
Chứng từ được lập: bảng báo giá đã được phê duyệt.
Kết quả: sau khi đã xác định và phê duyệt bảng báo giá chuyển cho người có thẩm quyền kiểm tra và đối chiếu.
Xử lý: Xác định đơn giá của hàng hóa
Nguồn lực sử dụng: nhân viên phòng kinh doanh, trang thiết bị, danh sách đơn giá.
Tác vụ: Nhân viên phòng kinh doanh nhận danh sách các đơn giá đã được duyệt trước trong sổ chi tiết bảng giá Sau đó nhập mã số các sản phẩm vào hệ thống bán hàng để xác định xem đơn hàng có được trình bày đúng hay không, đồng thời đối chiếu với bảng giá, các bảng xét duyệt giá để xác định đơn giá của hàng hóa.
Chứng từ được lập: giấy đề nghị bán hàng
Kết quả: xác định đúng mức giá cho đơn hàng của khách hàng Đầu ra: Bảng giá đơn hàng
Nguồn lực sử dụng: nguồn lực con người, trang thiết bị máy móc, nhân viên phòng kinh doanh (nhân viên bán hàng).
Tác vụ: sau khi đã xác định mức giá, tính toán số tiền trên đơn hàng của khách hàng.
Chứng từ được lập: giấy đề nghị bán hàng
Kết quả: áp đúng giá bán cho các mặt hàng và tính chính xác số tiền trên đơn hàng.
Các bộ phận cá nhân thực hiện: nhân viên bán hàng (phòng kinh doanh) Nhiệm vụ và công việc:
Nhân viên bán hàng: nhận danh sách các đơn giá đã được phê duyệt trước trong sổ chi tiết bảng giá Sau đó nhập mã số các sản phẩm vào hệ thống bán hàng để xác định xem đơn giá được trình bày đúng hay không, đồng thời đối chiếu với bảng giá, để xác định đơn giá của hàng hóa và tính số tiền của đơn hàng của khách hàng.
Rủi ro có thể xảy ra:
Rủi ro 1: Nhân viên phòng kinh doanh đã áp dụng giá bán cho đơn đặt hàng không chính xác.
Hoạt động thi công các công trình Inox
Công ty TNHH INOX Gia Thịnh hàng năm đã thi công xây lắp nhiều công trình, hỗ trợ tư vấn - thiết kế chuyên nghiệp hệ thống bếp công nghiệp - bếp nhà hàng khách sạn - trường học - bệnh viện…Cung cấp hệ thống cổng co giãn, Barie tự động nhập khẩu dùng cho nhà máy, xí nghiệp, văn phòng công sở Với hệ thống dây chuyền sản xuất khép kín, máy móc hiện đại, chính xác và đội ngũ kỹ thuật tay nghề cao đáp ứng được nhu cầu của khách hàng
Hoạt động thi công các công trình Inox là hoạt động công ty sẽ đứng ra nhận và tiến hành thi công xây dựng công trình theo yêu cầu của khách hàng Hoạt động này trải qua 3 giai đoạn.
Bước 1: Lên ý tưởng thiết kế sơ bộ, dự toán chi phí.
Bước 2: Thiết kế chi tiết kỹ thuật thi công và thi công công trình Inox
Bước 3: Kiểm tra chất lượng sản phẩm, nghiệm thu, lắp đặt đưa vào sử dụng Phân tích từng bước trong hoạt động thi công các công trình Inox
Bước 1 Lên ý tưởng thiết kế sơ bộ, dự toán chi phí.
Lên ý tưởng thiết kế sơ bộ thể hiện những ý tưởng ban đầu về thiết kế xây dựng công trình, lựa chọn sơ bộ về dây chuyền công nghệ, thiết bị làm cơ sở xác định chủ trương đầu tư xây dựng công trình.
Dự toán chi phí là bản dự kiến tính toán giá trị công trình, tòa bộ chi phí cần thiết trước thời điểm thi công Dự toán được lập dựa trên cơ sở khối lượng công việc xác định phù hợp với thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công và các yêu cầu khác về công việc, Đầu vào: Bản vẽ kiến trúc
Nguồn lực sử dụng: Kiến trúc sư, kỹ sư xây dựng
Tác vụ: Rà soát lại bản vẽ kiến trúc và kết cấu, lựa chọn dây chuyền công nghệ, kỹ thuật hợp lý Đọc kỹ yêu cầu của hồ sơ để tiến hành các bước lập dự toán chi phí
Kết quả: Bản vẽ kiến trúc phù hợp với nhu cầu khách hàng.
Xử lý: Tiến hành lập bảng dự toán chi phí, Xử lý các đơn giá và định mức trong dự toán.
Nguồn lực sử dụng: kỹ sư xây dựng, kế toán
Tác vụ: : Kế toán sẽ xác định khối lượng công việc được bóc tách từ bản vẽ thiết kế Sau đó lập dự toán chi phí cho từng công việc như chi phí vật liệu, nhân công, máy móc, chi phí khác.
Kết quả: Bảng dự toán chi phí chính xác. Đầu ra: Bảng dự toán chi phí xây dựng
Nguồn lực sử dụng: Kỹ sư xây dựng
Tác vụ:Bộ phận có thẩm quyền phê duyệt dự toán chi phí
Kết quả: Bảng dự toán chi phí xây dựng hoàn chỉnh (tính toán trước chi phí của công trình.)
Rủi ro có thể xảy ra:
Rủi ro 1: Thiết kế không đầy đủ, thiếu các phần việc trong công trình lắp đặt
Hậu quả có thể xảy ra: Phát sinh các phần việc bổ sung làm chậm tiến độ và vượt dự toán chi phí.
Khả năng phát sinh rủi ro: Thấp Vì khi làm việc theo quy trình thì bảng vẽ và dự toán đã được xem xét, phê duyệt và đối chiếu với nhu cầu khách hàng nên khả năng xảy ra rủi ro không cao.
Mức độ tác động: Cao Thiết kế không đầy đủ sẽ dẫn đến vượt dự toán chi phí đề ra, bên cạnh đó, đặc thù của công ty là hoàn thiện các bộ phận inox rồi tiến hành thi công công trình inox, vì vậy sẽ làm chậm tiến độ thi công công trình Inox, gây thiệt hại cho công ty.
Biện pháp đối phó của công ty: Phê duyệt hồ sơ thiết kế kỹ lưỡng phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Biện pháp nhóm đề xuất: Khách hàng và đơn vị cùng thẩm định lại hồ sơ sau khi hoàn thiện để giảm bớt rủi ro không đầy đủ.
Rủi ro 2: Tính toán sai khối lượng nguyên liệu cần thực hiện
Kỹ sư tính thiếu hoặc thừa khối lượng từ bản vẽ, ví dụ do bản vẽ đối xứng, thống kê một nửa dẫn đến khối lượng inox dự toán thiếu…
Hậu quả có thể xảy ra: Khi tính sai khối lượng làm cho khối lượng dự toán chênh lệch lớn so với khối lượng thực tế của công trình, dẫn đến dự toán chi phí cũng chênh lệch khá nhiều so với thực tế Gây khó khăn cho khách hàng và doanh nghiệp trong thực thi công trình.
Mức độ tác động: Lớn Dự toán bị sai lệch, các công trình đang thi công dở dang có thể thiếu hoặc thừa nguyên liệu ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian dự kiến hoàn thành công trình và có thể gây tổn thất cho doanh nghiệp.
Khả năng phát sinh rủi ro: Trung bình Tình trạng tính toán sai khối lượng cũng khá phổ biến.
Biện pháp đối phó của công ty: Phê duyệt dự toán theo đúng trình tự và thủ tục, phát hiện sai sót và điều chỉnh kịp thời, phê duyệt lại sau mỗi lần điều chỉnh.
Biện pháp nhóm đề xuất: Nhân viên lập dự toán nên xem xét kỹ khối lượng tính toán từ bản vẽ khi lập dự toán.
Bước 2 Thiết kế chi tiết kỹ thuật thi công và thi công công trình inox a Thiết kế chi tiết kỹ thuật thi công
Tác vụ: Kiến trúc sư sẽ căn cứ vào các nội dung trong hồ sơ thiết kế kỹ thuật, thiết kế thể hiện đầy đủ các thông số kỹ thuật, vật liệu sử dụng và chi tiết cấu tạo phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật được áp dụng, bảo đảm đủ điều kiện để triển khai thi công xây dựng công trình.
Kết quả của bước: Hồ sơ thiết kế thi công hoàn thiện.
Nguồn lực sử dụng: Kiến trúc sư, quản lý dự án, kỹ thuật
Rủi ro có thể xảy ra:
Rủi ro: Bản vẽ thi công không chính xác vì kiến trúc sư xác định tỷ lệ các bộ phận bị sai lệch so với thực tế.
Khả năng phát sinh rủi ro: Thấp Sau khi hoàn thành bản thiết kế kỹ thuật, hồ sơ được thẩm định bởi những người có thẩm quyền, chuyên môn và kinh nghiệm Vì vậy, khả năng phát sinh rủi ro thấp.
Mức độ tác động của rủi ro: Lớn Vì thi công dựa trên bản vẽ, vì vậy bản vẽ không chính xác ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, không đạt yêu cầu của khách hàng, gây tổn thất lớn về tài sản và danh tiếng của công ty.
