Do đó, hệ thống BI Hệ thống kinh doanh thôngminh và BA Hệ thống phân tích kinh doanh ra đời và đóng vai trò ngày càng nổi bậttrong thời điểm hiện tại.Kinh doanh thông minh và Phân tích k
TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
Giới thiệu về cửa hàng đồ lưu niệm HAHA
- Cửa hàng lưu niệm “HaHa – Art in everything” là cửa hàng chuyên cung cấp các sản phẩm lưu niệm in sẵn lên nhiều chất liệu với họa tiết được in là những bức tranh được vẽ bởi họa sĩ của riêng cửa hàng.
- Các sản phẩm của cửa hàng gồm: Tranh, ảnh, tượng đá, túi xách, áo phông,….
- Địa điểm: 155 Trần Phú, Phường Minh An, Hội An, Quảng Nam
- Ngành hàng kinh doanh: Quà tặng, quà lưu niệm
- Hình thức: Online qua trang web và offline [1].
Quy trình ra quyết định
Quy trình ra quyết định được tiến hành qua 4 bước:
Hình 1 Quy trình ra quyết định.
- Nhận thức (Intelligence): Khám phá, xác định và hiểu vấn đề xảy ra trong tổ chức Nhận dạng vấn đề, nhu cầu, rủi ro,…
- Thiết kế (Design): Xác định và tìm ra giải pháp cho các vấn đề Phân tích các cách tiếp cận để giải quyết vấn đề, tận dụng cơ hội và hạn chế rủi ro
- Lựa chọn (Choice): Cân nhắc và đánh giá từng giải pháp, đo lường hậu quả và chọn giải pháp tối ưu.
- Triển khai (Implementation): Thực hiện giải pháp đã chọn, theo dõi kết quả và điều chỉnh khi thấy cần thiết.
Kinh doanh thông minh (Business Intelligent - BI)
- Là cơ sở hạ tầng để thu thập, lưu trữ, phân tích dữ liệu và quản lý dữ liệu từ môi trường kinh doanh, đặc biệt đối với dữ liệu lớn (big data) giúp tổ chức đưa ra quyết định.
- Cơ sở hạ tầng gồm: Cơ sở dữ liệu, kho dữ liệu và siêu thị dữ liệu.
- Phân tích kinh doanh (BA: Business Analytics) – là công cụ và kỹ thuật để phân tích dữ liệu Bao gồm: OLAP, thống kê, mô hình, khai phá dữ liệu.
1.4 6 yếu tố của môi trường kinh doanh thông minh:
1.4.1 Dữ liệu từ môi trường kinh doanh
Từ nhiều nguồn khác nhau, doanh nghiệp phải xử lý cả dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc để nhanh chóng thích nghi với sự thay đổi của thị trường, bao gồm các dữ liệu từ di động,
9Hình 2 6 yếu tố của môi trường kinh doanh thông minh
MXH, các trang web, Dữ liệu này cần qua quy trình phân tích và tích hợp để các doanh nghiệp sử dụng nhằm ra quyết định.
1.4.2 Cơ sở hạ tầng của kinh doanh thông minh
Dữ liệu từ môi trường kinh doanh được lưu giữ trong các cơ sở dữ liệu, kho dữ liệu hay siêu thị dữ liệu và nhờ đó mà doanh nghiệp có thể phân tích những giá trị kinh doanh ảnh hưởng đến việc ra quyết định.
1.4.3 Công cụ phân tích kinh doanh:
Công cụ phân tích này là một hệ thống phần mềm hoặc nền tảng phân tích dữ liệu được sử dụng để thu thập, phân tích dữ liệu, dự báo, thống kê, trực quan hóa dữ liệu và tạo báo cho hoạt động kinh doanh của một tổ chức Nó giúp theo dõi hiệu suất kinh doanh, tìm kiếm cơ hội và xác định các vấn đề tiềm năng để có thể đưa ra quyết định kinh doanh thông minh và hiệu quả hơn.
1.4.4 Người dùng quản lý và phương pháp quản lý
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc các nhà quản lý quy định và quản lý việc phân tích dữ liệu với nhiều phương pháp khác nhau giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu chiến lược và nắm bắt được cơ hội, đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
Ngoài ra, việc quản lý tính hiệu quả của quá trình kinh doanh và dùng phương pháp tiếp cận thẻ điểm cân bằng (BSC) cũng giúp doanh nghiệp xác định các chỉ tiêu quan trọng, đánh giá hiệu suất và điều chỉnh chiến lược của mình để đạt được sự cân bằng, thúc đẩy hoạt động kinh doanh và chú ý vào sự thay đổi trong môi trường kinh doanh.
1.4.5 Nền tảng phân phối - MIS, DSS, ESS:
Kết quả phân tích dữ liệu và thông tin kinh doanh thông minh (Hiện nay thông tin đã được tích hợp và hoạt động như một hệ thống độc lập) sẽ được chia sẻ đến các nhà quản trị và nhân viên, tùy vào nhiệm vụ và nhu cầu của mỗi cá nhân Dựa vào các nền tảng:
- Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems-MIS)
- Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems - DSS)
- Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems - ESS)
Giao diện người dùng của kinh doanh thông minh là bộ công cụ và giao diện mà người dùng sử dụng để tương tác và quản lý các quy trình và hoạt động kinh doanh thông minh. Giao diện này thường được thiết kế dễ sử dụng, cung cấp các chức năng quản lý, theo dõi và phân tích dữ liệu Nó cho phép người dùng tiếp cận và sử dụng các báo cáo, biểu đồ và các công cụ quản lý hiệu quả để đưa ra các quyết định và nắm bắt xu hướng kinh doanh.Đồng thời, dữ liệu được tích hợp một cách trực quan và phổ biến trên đa nền tảng (điện thoại, máy tính,…) và cả mạng xã hội.
Chức năng chính của hệ thống Power BI
1.5.1 Báo cáo sản xuất (Production reports):
Các báo cáo đã được xác định trước và chuẩn bị sẵn đối với từng lĩnh vực:
- Tiếp thị/ Marketing: Hiệu quả của quảng cáo, chi phí để quảng cáo, lòng trung thành hay bất trung thành
- Bán hàng: Dự báo doanh thu và lợi nhuận, dự báo nhân viên bán hàng.
- Cung ứng: Quản lí đơn hàng tồn kho, tình trạng hoàn thanh của chuỗi cung ứng
- Nguồn nhân lực: Năng suất làm việc của từng nhân viên; Thù lao của nhân viên.
- Tài chính: Dòng tiền lưu động, sổ cái chung
- Mua sắm và hỗ trợ: Hiệu suất của nhà cung cấp.
- Trung tâm dịch vụ, cuộc gọi: Chi phí của dịch vụ; Sự hài lòng của người mua/ khách hàng.
Người dùng Power BI làm sạch, biến đổi và chuẩn hóa dữ liệu đầu vào với Power Query. 1.5.3 Dashboards/ Bảng điểm:
Dashboard cho thông tin chi tiết và giám sát nhanh chóng thông qua các biểu đồ hoặc đồ thị Mặt khác, các report được thiết kế để phân tích tương tác, chi tiết, cho phép bạn khám phá dữ liệu chuyên sâu và trả lời các câu hỏi kinh doanh phức tạp để cải thiện việc ra quyết định
1.5.4 Truy vấn Ad-hoc/tìm kiếm/lập báo cáo:
Cho phép người dùng truy vấn một dữ liệu mà nó phụ thuộc vào một biến Nó lấy thông tin khi có nhu cầu để tạo ra báo cáo.
Cho phép người dùng xem dữ liệu ở cấp độ chi tiết hơn, cung cấp thông tin chuyên sâu chi tiết hơn và cho phép họ xác định các mẫu và xu hướng có thể không hiển thị ở cấp độ chi tiết dữ liệu cao hơn.
1.5.6 Dự báo, kịch bản, mô hình:
Người dùng có khả năng thực hiện được các dự báo, phân tích dữ liệu bằng các công cụ thống kê chuẩn hay phân tích kịch bản What-If.
Hình 3 Bảng điều khiển kỹ thuật số hiển thị trực quan dữ liệu
Phương pháp triển khai BI
Bước 1: Thu thập dữ liệu
Thu thập, tích hợp và lưu trữ dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm dữ liệu nội bộ và dữ liệu bên ngoài.
Bước 2: Áp dụng quy trình ELT
- Extract (Trích xuất): Quá trình đọc dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Giai đoạn này, dữ liệu được thu thập, thường là từ nhiều nguồn khác nhau Đây là một quá trình tốn rất nhiều công sức thậm chí có thể là thử thách đối với nhà phát triển, vì giai đoạn này đánh giá mức độ hiệu quả trong quá trình làm việc của hệ thống BI.
- Transfer (Biến đổi): Quá trình chuyển đổi dữ liệu được trích xuất từ biểu mẫu trước đó thành biểu mẫu cần có để đặt vào cơ sở dữ liệu khác Chuyển đổi diễn ra bằng cách sử dụng các quy tắc hoặc bảng tra cứu hoặc bằng cách kết hợp dữ liệu này với dữ liệu khác.
- Load (Tải dữ liệu): Là giai đoạn cuối cùng ghi chép dữ liệu vào cơ sở dữ liệu đích Ở giai đoạn này mỗi doanh nghiệp sẽ có những tình huống khác nhau, phụ thuộc vào yêu cầu hoặc tình trạng kinh doanh của tổ chức Việc tải dữ liệu ở vài công ty có thể cần được thực hiện vào những thời điểm nhất định hoặc có thể được
13 tải hàng giờ, hàng ngày, hàng tháng, hàng năm, Đối với một số kho dữ liệu, tải dữ liệu chỉ có thể được thực hiện vào lần đầu, những lần tiếp theo chỉ có thể cập nhật hoặc chèn dữ liệu bổ sung.
Bước 3: Phân tích dữ liệu
Sử dụng các công cụ và kỹ thuật phân tích tiên tiến (như khai thác dữ liệu, phân tích thống kê, dữ liệu tích hợp được kiểm tra) để xem xét cải thiện hoạt động kinh doanh. Bước 4: Trực quan hóa và báo cáo
Dữ liệu được phân tích được chuyển đổi thành các biểu diễn trực quan dễ hiểu, như biểu đồ, đồ thị và bảng điều khiển Những hình ảnh trực quan này giúp những người ra quyết định nhanh chóng nắm bắt thông tin chi tiết thu được từ phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định sáng suốt.
Giới thiệu phần mềm Power BI
Power BI là một công cụ phân tích dữ liệu và trình bày thông tin của Microsoft được tạo ra để giúp các doanh nghiệp và cá nhân hiểu rõ hơn về dữ liệu của họ thông qua việc biểu đồ hóa, tạo báo cáo và tương tác với dữ liệu.
Power BI cho phép người dùng kết nối và tổ chức dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như cơ sở dữ liệu, bảng tính Excel, file CSV và nhiều nguồn dữ liệu trực tuyến khác Sau đó, người dùng có thể tạo biểu đồ, đồ thị và bảng số liệu tương tác để hiển thị dữ liệu một cách trực quan và dễ hiểu Đồng thời người dùng cũng có khả năng tạo các bảng điều tương tác để theo dõi hiệu suất và tiến trình công việc, giúp làm việc có hiệu suất và giúp người dùng quản lý và kiểm soát dữ liệu một cách tốt hơn.
Ngoài ra, Power BI cũng cho phép người dùng tạo báo cáo tự động và chia sẻ chúng với đồng nghiệp hoặc khách hàng thông qua việc kết nối với các nền tảng như SharePoint hoặc Microsoft Teams Điều này giúp tăng cường sự thông tin và tương tác giữa các thành viên trong tổ chức và dẫn đến việc ra quyết định tốt hơn
Hình 5 Phần mềm Power BI
KHẢO SÁT QUY TRÌNH KINH DOANH
Mô tả dữ liệu
Dưới đây là tập dữ liệu về doanh số bán hàng lưu niệm tại cửa hàng HAHA ở Hội An. Tập dữ liệu này chứa thông tin về tên, ngày bán, doanh thu, số lượng bán, của các sản phẩm lưu niệm được bán ở cửa hàng này.
Cấu trúc dữ liệu: gồm 8 cột, 12274 dòng
Thứ tự cột Tên cột Kiểu dữ liệu Giá trị
2 Mã sản phẩm Text ON13, HB20, CG01, SF01,
3 Tên sản phẩm Text Tiles Notebook, Keychains,
5 Số lượng bán Number 1 – 36 ( cái)
7 Tổng giá vốn Number 0 – 3.5000.000 (VNĐ)
9 Tỷ suất Phần trăm (%) 38.46% - 100% (VNĐ)
Bảng 1 Cấu trúc dữ liệu
Khảo sát về quy trình nghiệp vụ bán hàng
Bảng 2 Quy trình nghiệp vụ bán hàng.
Khảo sát về quy trình phần mềm
Bảng 3 Quy trình phần mềm.
Bước 1: Xác định mục tiêu phân tích
- Chủ cửa hàng xác định mục tiêu của quá trình phân tích dữ liệu.
- Đặt ra các câu hỏi cần trả lời và đề xuất yêu cầu phân tích cụ thể.
- Xác định nguồn dữ liệu và đặt giới hạn thời gian và ngân sách.
Bước 2: Thu thập dữ liệu:
Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau liên quan đến vấn đề cần phân tích.
Bước 3: Tiền xử lý dữ liệu:
Sử dụng Excel hoặc công cụ PowerBI để xử lý dữ liệu thô.
Loại bỏ giá trị ngoại lai, xử lý giá trị bị thiếu, và chuẩn hóa dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và thống nhất.
Bước 4: Chọn lọc dữ liệu phân tích:
Chọn lọc dữ liệu để tính toán các chỉ số liên quan đến vấn đề cần phân tích.
Bước 5: Trực quan hóa dữ liệu:
Sử dụng PowerBI để trực quan hóa dữ liệu bằng các bảng số liệu thống kê và biểu đồ. Bước 6: Báo cáo kết quả phân tích:
Lập báo cáo kết quả phân tích.
Trình bày kết quả trực tiếp đến ban lãnh đạo doanh nghiệp thông qua các phương tiện truyền thông như email, in ấn hoặc các nền tảng trực tuyến khác.
Từ dữ liệu đã trực quan hóa, đưa ra các kết luận và khuyến nghị để cải thiện tình trạng của vấn đề.
Cân nhắc và đưa ra quyết định cuối cùng về các biện pháp sẽ được thực hiện để giải quyết vấn đề và cải thiện tình trạng.
Ứng dụng quy trình phần mềm
- Giai đoạn xin thông tin khách hàng: Phần mềm đã được tối ưu hóa để thu thập dữ liệu từ hoạt động này của cửa hàng, bao gồm thông tin về tên, số điện thoại và giới tính của khách hàng Điều này giúp quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả và tạo cơ hội cho việc tùy chỉnh chăm sóc khách hàng dựa trên dữ liệu này.
- Khâu nhận tiền thanh toán: Phần mềm đã mở rộng phương thức thanh toán, cho phép cửa hàng chấp nhận nhiều hình thức thanh toán khác nhau như chuyển khoản, ví điện tử, nâng cao tính tiện lợi cho khách hàng và tăng khả năng giao dịch.
- Khâu xuất hóa đơn: Thay vì ghi hóa đơn bằng tay, phần mềm đã tối ưu hóa quy trình bằng việc tự động xuất hóa đơn Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và lưu trữ thông tin hóa đơn một cách hiệu quả.
- Khâu chăm sóc khách hàng: Phần mềm đã cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng, bao gồm cả chăm sóc khách hàng trực tuyến và tại cửa hàng Nó cung cấp khả năng giải quyết thắc mắc của khách hàng nhanh chóng, tạo cơ hội để tối ưu hóa mức hài lòng của khách hàng.
Phân tích viên dựa vào phần mềm để thu thập dữ liệu từ các khâu quan trọng như xin thông tin khách hàng, xuất hóa đơn và chăm sóc khách hàng Sau đó, sử dụng dữ liệu này ứng dụng phần mềm Power BI để tạo các báo cáo trực quan, giúp chủ cửa hàng hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh và ra quyết định dựa trên thông tin cụ thể Điều này giúp tối ưu hóa chiến lược kinh doanh và gia tăng doanh thu.
TRỰC QUAN HÓA DỮ LIỆU
Biểu đồ 1: Doanh thu theo tháng của cửa hàng.
- Nhìn chung, doanh thu có xu hướng tăng chậm trong 3 tháng đầu năm và tăng nhanh trong những tháng cuối năm.
- Những tháng có xu hướng tăng doanh thu bắt đầu từ tháng 1, tháng 2, tháng 4 đến tháng
- Những tháng có xu hướng giảm là tháng 2 đến tháng 3, tháng 9 đến tháng 10.
- Tháng có doanh thu cao nhất là tháng 12 với 313,000,000 VNĐ và tháng có doanh thu thấp nhất là tháng 1 với 7,000,000 VNĐ.
- Mở rộng nhiều cơ sở, chi nhánh ở các vị trí dễ tìm để tăng khả năng tiếp cận và phục vụ một lượng khách hàng vãng lai đáng kể hơn.
- Sau đại dịch Covid-19, thị trường này có mức độ cạnh tranh đang tăng cao nên để duy trì doanh thu thì cần tập trung mạnh mẽ vào đầu tư và phát triển mẫu mã mới, đa dạng hóa
21 sản phẩm so với các cửa hàng trong cùng lĩnh vực kinh doanh Đặc biệt là chú trọng vào các tháng 10, tháng 11 và tháng 12.
Biểu đồ 2: Top 10 sản phẩm có doanh thu và lợi nhuận lớn nhất.
Hình 6 Top 10 sản phẩm có doanh thu và lợi nhuận lớn nhất
- Sản phẩm Tote bag HoiAn có tỷ lệ phần trăm doanh thu và lợi nhuận lớn nhất với doanh thu và lợi nhuận lần lượt là 73 triệu VNĐ và 52 triệu VNĐ.
- Sản phẩm Coaster- trái cây (Pcs) có doanh thu và lợi nhuận lần lượt là 49 triệu VNĐ và
- Các sản phẩm còn lại đạt được doanh thu và lợi nhuận tương đối gần bằng nhau
- Poster A3 đã thu về lợi nhuận là 19 triệu VNĐ (chiếm 79%) so với số doanh thu của sản phẩm là 24 triệu VNĐ.
- Wallet HoiAn đã thu về lợi nhuận là 18 triệu VNĐ (chiếm 78%) so với số doanh thu là
- Thông qua dữ liệu phân tích, cửa hàng có thể xác định được những loại sản phẩm được khách hàng yêu thích và bán chạy nhất từ đó đưa ra các quyết định về việc quản lí kho hàng:
+ Với sản phẩm Tote bag HoiAn (sản phẩm bán chạy nhất vì có giá thành khá rẻ), vì vậy chúng ta nên tập trung nhiều hơn vào phân khúc giá rẻ bằng cách có thể mở bán thêm các sản phẩm tương tự trong tầm giá như là các loại túi handmade khác.
+ Mặc dù Wallet HoiAn, Poster 3A mang về doanh thu thấp nhưng % lợi nhuận thu về lại chiếm rất cao so với doanh thu vì vậy nên đẩy mạnh quảng cáo, tăng không gian trưng bày để có thể tăng lượng sản phẩm bán ra.
+ Có thể thử đưa các mặt hàng bán chạy lên sàn thương mại điện tử như là: Amazon; Alibaba, …
+ Nên ưu tiên đặt hàng trước các sản phẩm bán chạy để tránh tình trạng không đủ sản phẩm để bán.
Biểu đồ 3: Chênh lệch giữa lợi nhuận và tổng giá vốn theo tháng.
23Hình 7 Chênh lệch giữa lợi nhuận và tổng giá vốn theo tháng.
- Tổng lợi nhuận trung bình của các tháng gấp gần 2.8 lần so với tổng giá vốn ban đầu Theo đó thấy được, tình hình kinh doanh của cửa hàng sinh lợi tốt.
- Tháng 12 có lợi nhuận cao nhất là 245.23 triệu đồng, gấp 3.6 lần giá vốn
- Tháng 1 có lợi nhuận thấp nhất là 6.326 triệu đồng, gấp gần 2 lần giá vốn
- Việc phân tích biểu đồ trên cho thấy, cửa hàng nên tập trung vào các sản phẩm có vốn ban đầu thấp nhưng đem đến lợi nhuận cao và bắt kịp xu hướng thị trường nhằm gia tăng lợi nhuận và thu hút lượng khách hàng tiềm năng.
- Tập trung vào những sản phẩm có mức giá hợp lý so với đối tượng khách hàng nhắm tới Đồng thời, phân khúc sản phẩm rõ ràng ở các khu vực trưng bày để nâng cao tỷ lệ mua hàng của khách.
Biểu đồ 4: So sánh doanh thu theo quý trong năm 2022 của cửa hàng đồ lưu niệm HAHA.
Hình 8 Doanh thu 4 mùa (quý) trong năm 2022.
- Nhìn chung doanh thu tăng dần theo thời gian từ quý 1 – quý 4 trong năm.
- Doanh thu thấp nhất là quý 1 với tổng doanh thu là 23,2 triệu VNĐ
- Doanh thu cao nhất là quý 4 với tổng doanh thu là 780 triệu VNĐ, gấp gần 34 lần quý 1
- Cung cấp thông tin về khách hàng có nhu cầu du lịch, tham quan và mua hàng vào khoảng thời gian nào trong năm, từ đó giúp cửa hàng tính toán được lượng tồn kho phù hợp mong muốn.
- Đưa ra quyết định về tuyển dụng nhân viên bán hàng thời vụ để đáp ứng với lượng khách cao khi vào thời điểm vàng và giảm chi phí nhân công cho thời điểm lượng khách giảm sút
- Các chiến lược quảng cáo và tiếp thị của cửa hàng nên được tăng cường vào thời điểm vàng (quý 4) để thu hút lượng khách hàng tiềm năng, gia tăng doanh số.
Biểu đồ 5: So sánh doanh thu 3 quý đầu năm 2022 và 2023.
Hình 9 Doanh thu 3 quý đầu năm 2022 và 2023.
- Năm 2022 chịu tác động nặng nề của dịch COVID-19, dẫn đến giảm sút doanh thu của cửa hàng lưu niệm HAHA trong quý 1 Tuy nhiên, sự hồi phục bắt đầu từ quý 2 và tiếp tục trong quý 3
+ Quý 1: Doanh thu là 0.02 tỷ, rất thấp, có thể do ảnh hưởng của dịch COVID-19 khi nhiều người hạn chế việc mua sắm và du lịch.
+Quý 2: Doanh thu tăng lên 0.42 tỷ, có thể là do một số biện pháp kiểm soát dịch đã được nới lỏng và người dân trở lại mua sắm.
+Quý 3: Doanh thu tiếp tục tăng lên 0.65 tỷ, có thể là do sự phục hồi kinh tế sau dịch và tăng cường mua sắm du lịch.
- Doanh thu của cửa hàng năm 2023 tăng đáng kể so với năm 2022 trong tất cả 3 quý Doanh thu đã vượt xa mức doanh thu trong năm 2022, đặc biệt ấn tượng là quý 3 với mức doanh thu cao nhất trong khoảng thời gian này Bên cạnh đó cửa hàng cũng đã tăng cường cung cấp sản phẩm và dịch vụ, mở rộng hoặc cải thiện dịch vụ để thu hút nhiều khách hàng hơn hoặc cung cấp các sản phẩm mới và hấp dẫn Quý 3 là những tháng của mùa du lịch tạo điều kiện tốt ho doanh thu tăng cao
Nhìn chung, dữ liệu doanh thu cho thấy sự phục hồi mạnh mẽ của cửa hàng sau dịch COVID-19 và sự tăng trưởng tích cực trong năm 2023, là một dấu hiệu tích cực cho tương lai của cửa hàng lưu niệm HAHA.