TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNGKHOA KINH DOANH QUỐC TẾGIAO TIẾP TRONG KINH DOANH BÁO CÁO VĂN HÓA GIAO TIẾP CỦA TRUNG QUỐC VÀ KẾ HOẠCH TIẾP ĐÓN ĐOÀN ĐỐI TÁC THAM QUAN Nhóm thực h
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNGKHOA KINH DOANH QUỐC TẾ
GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH
BÁO CÁO VĂN HÓA GIAO TIẾP CỦA TRUNG QUỐC VÀ KẾ HOẠCH TIẾP ĐÓN ĐOÀN ĐỐI TÁC THAM QUAN
Nhóm thực hiện: Maybee-lớp 48K01.4Giảng viên: ThS Nguyễn Thị Ngọc Ly
Trang 21 Chủ nghĩa nghĩa cá nhân 2
2 Định hướng thời gian 2
III Kế hoạch tiếp đón đoàn khách tham quan Trung Quốc 4
Trước 2 ngày Đoàn đại biểu tới: 4
Timeline 4
IV Dự trù kinh phí 10
V Tài liệu tham khảo 11
VI Notion 11
Trang 4NỘI DUNGI.Giới thiệu về văn hóa giao tiếp ở Trung Quốc
Trung Quốc là một quốc gia có nền văn hóa lâu đời và phong phú, với những đặctrưng riêng trong giao tiếp Điều này được thể hiện rõ qua 7 giá trị văn hóa tronggiao tiếp của Trung Quốc bao gồm:
1 Chủ nghĩa cá nhân :
Người Trung Quốc thường đặt lợi ích của nhóm lên trên lợi ích cá nhân Họ coitrọng sự đoàn kết và tương tác xã hội trong việc đạt được mục tiêu chung và pháttriển bền vững Điều này thể hiện qua sự quan tâm đến sự phồn thịnh của gia đình,cộng đồng và quốc gia Họ có ý thức về sự cần thiết của việc làm việc nhóm và sẵnlòng đóng góp cho sự phát triển của tập thể
2 Định hướng thời gian:
Trung Quốc coi thời gian là một tài nguyên quý giá, đặt nặng công việc và hiệu suấtlàm việc Họ có xu hướng đánh giá cao tính đúng giờ, tuân thủ thời gian, coi trọngviệc hoàn thành công việc theo đúng thời hạn, các cuộc họp, sự kiện, cuộc hẹn đềuphải đúng giờ Tuy nhiên, trong một số tình huống, người Trung Quốc cũng có thểlinh hoạt và chấp nhận vấn đề trễ chậm Điều này có thể áp dụng đặc biệt trongmôi trường xã hội và giao tiếp không chính thức.
3 Khoảng cách quyền lực:
Trung Quốc là một hệ thống xã hội có sự chênh lệch rõ rệt về quyền lực và địa vịxã hội Người Trung Quốc thường tôn trọng và tuân thủ các quy tắc xã hội liênquan đến quyền lực và địa vị xã hội, có một khoảng cách quyền lực đáng kể giữangười có quyền lực và người dưới quyền Người Trung Quốc có xu hướng coi sựphân cấp quyền lực như một điều hiển nhiên, người dưới quyền thường tuân thủvà kính trọng người có quyền lực, sẵn sàng chấp nhận sự phân công, theo sát chỉdẫn của lãnh đạo và ít khi thắc mắc về những mệnh lệnh đó.
4 Tránh xa những điều không chắc chắn:
Trung Quốc ưu tiên sự ổn định và chắc chắn Sự ổn định được coi là một yếu tốquan trọng để duy trì trật tự và sự phát triển bền vững Người Trung Quốc thườngcó xu hướng lập kế hoạch một cách cẩn thận, tìm cách dự đoán và tránh nhữngtình huống không rõ ràng hay không kiểm soát được Điều này thể hiện trong việcquản lý tài chính, việc lập kế hoạch cho tương lai và sự cẩn trọng trong các quyếtđịnh quan trọng.
5 Nghi thức:
Trung Quốc có một truyền thống lâu đời về nghi thức và tôn trọng các quy tắc xãhội Họ thường tuân thủ các quy tắc nghi thức, đề cao sự trang trọng và đúng mựctrong giao tiếp Họ thường sử dụng các từ ngữ lịch sự thể hiện sự tôn trọng với đốiphương, đặc biệt là sự kính trọng với người già và những người có vị trí cao hơn.Trung Quốc có truyền thống rõ ràng về trật tự và thứ tự trong các hoạt động xã hội:
Too long to read onyour phone? Save to
read later on yourcomputer
Save to a Studylist
Trang 5các buổi họp, người Trung Quốc thường xếp hàng theo thứ tự tuổi tác và vị trí xãhội Họ đợi cho những người có vị trí cao hơn nói trước và tuân thủ quy tắc này đểthể hiện sự tôn trọng và sự trang trọng.
6 Chủ nghĩa vật chất:
Trung Quốc văn hóa đề cao chủ nghĩa vật chất, nhấn mạnh tầm quan trọng củatiền bạc và các mục tiêu vật chất Họ đánh giá cao thành công về mặt vật chất nhưtiền bạc, tài sản và địa vị xã hội Người Trung Quốc thường đặt nặng vào việc thểhiện thành tựu và thành công về mặt vật chất.
7 Độ nhạy cảm bối cảnh:
Trung Quốc có truyền thống văn hóa độ nhạy cảm với bối cảnh và ngữ cảnh xã hội.Trong giao tiếp, người Trung Quốc thường đặt nặng vào việc hiểu và đáp ứng đúngvới bối cảnh xã hội và ngữ cảnh giao tiếp Họ đặc biệt coi trọng việc tôn trọng tuổitác, vị trí xã hội và quyền lực Họ thường chú trọng đến quan hệ xã hội và giữ sựcân nhắc trong việc diễn đạt ý kiến để tránh làm tổn thương hoặc xúc phạm thànhviên trong nhóm hay gia đình Người Trung Quốc thường có khoảng cách cá nhânlớn hơn so với một số quốc gia phương Tây, họ giữ khoảng cách lịch sự ít nhất là1m khi giao tiếp.
II.Điểm giống và khác nhau trong văn hóa giao tiếp giữa Trung Quốc và Việt Nam
Sau khi tìm hiểu 7 giá trị trong văn hóa giao tiếp của Trung Quốc, mỗi giá trịđều cho thấy từng đặc trưng của quốc gia này, tạo cơ sở xác định được nên hoặctránh điều gì khi giao tiếp và làm việc với người Trung Quốc Là hai nước láng giềngthuộc châu Á, khi nói về Việt Nam và Trung Quốc, ít nhiều người sẽ cho rằng các giátrị văn hóa đều giống nhau Tuy nhiên, giữa hai quốc gia vẫn có nhiều điểm khác biệttrong văn hóa, đặc biệt là trong văn hóa giao tiếp.
1 Chủ nghĩa nghĩa cá nhân:
Chủ nghĩa cá nhân Trung Quốc thường không mạnh mẽ như ở Việt Nam Nếungười Việt thường đặt sự tự do cá nhân và quyền lợi riêng lên hàng đầu, đánh giácao sự độc lập, tự chủ thì người Trung Quốc lại không đặt chủ nghĩa cá nhân lênquá cao, điều đó sẽ khiến cuộc giao tiếp diễn ra không hiệu quả.
2 Định hướng thời gian:
Ở Việt Nam, thời gian thường linh hoạt hơn, “đúng giờ” không phải là điều bất cứ aicũng chú trọng, việc tuân thủ thời gian vẫn chưa được xem như một đặc điểm củangười Việt, nhất là trong bối cảnh làm việc văn phòng Thói quen muộn giờ ở ViệtNam là tình trạng khá phổ biến Trái ngược với Việt Nam, trong giao tiếp và cuộcsống hàng ngày, người Trung Quốc có xu hướng coi trọng tính đúng giờ và tuân thủlịch trình Trong các hoạt đô{ng chính thức (đi học, đi làm, mời khách dùng bữa, tổchức cuộc họp công ty hoặc gặp gỡ người mới quen) người Trung Quốc thường2
Trang 6đến đúng giờ hoặc đến sớm hơn Tuy nhiên, trong một vài trường hợp người TrungQuốc cũng giống Việt Nam, có thể linh động thời gian và đi trễ một chút nếu khôngảnh hưởng đến công việc.
3 Khoảng cách quyền lực:
Tại Trung Quốc, có một khoảng cách quyền lực đáng kể giữa người có quyền lựcvà người dưới quyền Người Trung Quốc thường gọi người có quyền lực bằng chứcvị hoặc thêm chức danh vào trước tên của họ như “Giám đốc Châu”, “đội trưởngDương”, hoặc họ có thể được gọi là “tiên sinh”; nhân viên thường được thêm chữ “tiểu” (nhỏ) vào trước tên hoặc họ như “tiểu Lý”, Ở Việt Nam, khoảng cách quyềnlực thường ít rõ ràng hơn và người dưới quyền thường được thể hiện ý kiến và gópý một cách tự do hơn Các doanh nghiệp Việt Nam có môi trường làm việc gần gũi,tạo điều kiện để mối quan hệ giữa sếp và nhân viên trở nên thân thiện hơn giúpgiảm bớt khoảng cách quyền lực, khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến và đề xuấtvề cách cải thiện công việc hoặc các quyết định kinh doanh Nhà quản trị không chỉnên lắng nghe mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với ý kiến của nhân viên.
4 Tránh xa những điều không chắc chắn:
Người Trung Quốc thường có xu hướng tránh xa những tình huống không chắcchắn và tìm kiếm sự ổn định và an toàn Còn ở Việt Nam, người Việt thường linhhoạt và thích ứng với những tình huống không chắc chắn hơn Họ thường có khảnăng đối mặt với sự thay đổi và tìm kiếm cơ hội trong những tình huống không chắcchắn Vậy nên khi giao tiếp với người Trung Quốc, tránh những tình huống mơ hồ,chưa có sự rõ rang Điều đó có thể làm cho họ cảm thấy khó chịu và lo lắng.
5 Nghi thức:
Các nghi lễ và quy tắc xã hội của người Trung Quốc thường được tuân thủ chặtchẽ Văn hóa Việt Nam cũng có sự tôn trọng đối với các nghi thức, nhưng ngườiViệt thường có cách tiếp cận nghi thức linh hoạt hơn và thường không tuân thủnghiêm ngặt các quy tắc xã hội, tập trung vào ý nghĩa của nghi lễ hơn là các quy tắccụ thể.
6 Chủ nghĩa vật chất:
Tại Trung Quốc, chủ nghĩa vật chất có sự ảnh hưởng mạnh mẽ Người Trung Quốcthường đánh giá cao thành công về mặt vật chất như tiền bạc, tài sản và địa vị xãhội Cả hai quốc gia Việt Nam và Trung Quốc đều thể hiện xu hướng đánh giá thànhcông dựa trên sự phát triển trong sự nghiệp, tài chính, xã hội: công việc có mức thunhập cao, đạt được các vị trí quan trọng trong công ty hoặc chính phủ, sở hữu nhàđất, những món đồ đắt đỏ, chuyến du lịch sang trọng,…Người Việt Nam cũng có sựđánh giá cao đối với chủ nghĩa vật chất, nhưng cũng coi trọng các giá trị phi vậtchất: lòng tự trọng, lòng tin và tình yêu thương, Người Việt Nam cũng coi trọng giátrị gia đình, mối quan hệ xã hội, tôn giáo và sự hài lòng trong cuộc sống Nếu mộtngười không sỡ hữu những món đồ giá trị nhưng họ có một tấm lòng nhân ái baodung thì vẫn được xã hội công nhận và đề cao.
7 Độ nhạy cảm bối cảnh:
3
Trang 7Người Trung Quốc coi trọng việc duy trì uy tín và hình ảnh công cộng Khác vớiTrung Quốc, người Việt thường có độ nhạy cảm bối cảnh thấp hơn và có xu hướnglinh hoạt hơn trong việc đối phó với tình huống và quan hệ xã hội Cùng một vấn đềxảy ra, nếu nó ảnh hưởng nhiều đến hình ảnh của một người thì thường vấn đề ấysẽ nghiêm trọng hơn khi ở Trung Quốc.
III.Kế hoạch tiếp đón đoàn khách tham quan Trung Quốc’Trước 2 ngày Đoàn đại biểu tới:
trình lên cho BGĐ duyệt qua lần cuối
sang Việt Nam
đồng hồ” gần giống với từ “nghi thức tang lễ”)
trong bản kế hoạch, các địa điểm đã đặt từ trước (nhà hàng, khách sạn), ràsoát lại tình hình trang trại cá và nhà máy chế biến của công ty.
tầng có số 4, người Trung Quốc thường né tránh số 4( vì trong tiếng Trungsố 4 phát âm gần giống với từ “tử”).
NGÀY THỨ 1THAM QUAN TRANG TRẠI CÁ
BUỔI SÁNGThời
Sân bayTânSơnNhất
(BGĐ), thành viên tổ kếhoạch dự án, Phiên dịchviên
- Đến sớm hơn 30’ so vớitimeline đề phòng máybay hạ cánh sớm- Hậu cần chuẩn bị 4 xe7 chỗ, sắp xếp chỗ ngồicho đoàn mỗi xe có thêmmột nhân viên tổ kế4
Trang 8* Khi tiếp đón chỉ nên bắttay, tránh cử chỉ thân mật7:30
viên tổ kế hoạch tiếpđón, Phiên dịch viên
Thành viên tổ kế hoạchtiếp đón gọi báo nhàhàng
Trụ sởcông tytại HồChíMinh
Chào mừng, gặp gỡ ban giám đốc (các lãnh đạo).Tham quan &chụp ảnh lưuniệm
BGĐ (lãnh đạo) công ty,Trưởng bộ phận kinhdoanh, Phiên dịch viên
- Giới thiệu khái quát quymô công ty
- Giới thiệu cơ cấu sảnphẩm, đối tác liên kết củacông ty
Gần kết thúc, thành viêntổ kế hoạch gọi báokhách sạn
Check-inkhách sạn
Phiên dịch viên
BUỔI TRƯA
Nhàhàng tại
viên tổ kế hoạch tiếpđón, Phiên dịch viên
Lưu ý: Văn hóa trên bàn
ăn của Trung Quốc:Nếu có dùng trà, khôngđể vòi ấm trà chĩa vàongười khác, khi nóichuyện không dùng đũahay tay chỉ thẳng vào đốiphương, tặng một mónquà lưu niệm nhỏ khi kếtthúc bữa ăn tạo thiệncảm
tiếp đón, Phiên dịch viên
Người phụ trách có thểnghỉ ngơi tại khách sạn(phòng công ty đã đặt)để hỗ trợ đoàn khi cần,tới sớm 15’ đợi đoànkhách tại sảnh khách5
Trang 9sạn, nhắc đoàn khách vềlịch trình buổi chiều
BUỔI CHIỀU
Tập trung, dichuyển đếntrang trại
Phiên dịch viên, Nhânviên hỗ trợ, Thành viêntổ kế hoạch tiếp đón
Nắm số lượng đại biểutham gia
Trangtrại cá
Chào đón,chụp hìnhlưu niệm
BGĐ (lãnh đạo) trụ sởchính, Người quản lí/điều hành trang trại,Thành viên tổ kế hoạchtiếp đón, Nhân viên hỗtrợ chụp hình, Phiêndịch viên
Kiểm tra số lượng thànhviên trong nhóm theocùng đoàn và BGĐ (lãnhđạo) đến trang trại
Trangtrại cá
Tham quantrang trại:Làm thủ tụckhử trùng,
khu vực
BGĐ (lãnh đạo) trụ sởchính, Người quản lí/điều hành trang trại,Thành viên tổ kế hoạchtiếp đón, Nhân viên hỗtrợ và chụp hình, Phiêndịch viên
Nhân viên chụp hìnhtheo dõi tác nghiệpGiới thiệu sơ đồ tổngquan trang trại, khu vựccủa từng loại cá, quytrình hoạt động từng khuvực
Di chuyển vềlại khách sạn
Phiên dịch viên, Thànhviên tổ kế hoạch tiếpđón
Giao tiếp, hỏi thăm đoànvài câu (có mệt không, )và nhắc về lịch trình buổitối
BUỔI TỐI
Di chuyển
hàng Việt Trung
-Phiên dịch viên, Thànhviên tổ kế hoạch tiếpđón, Nhân viên hỗ trợ
Nắm số lượng đại biểutrước khi di chuyểnGọi báo nhà hàng 18:30
-NhàhàngViệt -Trung
chính, Thành viên tổ kếhoạch tiếp đón, Nhânviên hỗ trợ, Phiên dịchviên
Hỏi cảm nhận của đoànvề chuyến tham quan Tránh đề cập sâu về vấnđề hợp tác làm ăn( Chú ýcác chuẩn mực trên bàn6
Trang 10Thành viên tổ kế hoạchtiếp đón, Nhân viên hỗtrợ, Phiên dịch viên
Đoàn sinh hoạt tự do vàcó thể yêu cầu thànhviên tổ kế hoạch tiếp đónhỗ trợ.
Nhắc đoàn khách về thờigian bắt đầu vào sángmai
TIMELINE NGÀY THỨ 2THAM QUAN NHÀ MÁY CHẾ BIẾN
BUỔI SÁNGThời
Ăn buffet sángDi chuyển tới nhà máy chế biến
Đại diện BGĐ (lãnhđạo) trụ sở chính,Thành viên tổ kếhoạch tiếp đón,Nhân viên hỗ trợ,Phiên dịch viên
Gọi điện báo nhà máy chế biến đoàn sắp đến
BGĐ (lãnh đạo),thành viên (2-3người) tổ kế hoạchtiếp đón đến nhà máychế biến trước sẵnsàng đón đoàn đạibiểu
Nắm số lượng đạibiểu và thành viêncông ty trước khi khởihành
Chào đón đoàn đại biểu, chụp hình lưu niệm
Thực hiện thủ tục khử trùng, mặc trang
BGĐ (lãnh đạo) trụsở chính, Ngườiquản lí/ điều hànhnhà máy, Thành viêntổ kế hoạch tiếp đón,
Ban hậu cần chuẩn bịtrang phục chuyên dụng
7
Trang 11phục chuyên dụng di chuyển vào nhà máy
Nhân viên hỗ trợ vàchụp hình, Phiêndịch viên
Tham quan từng khuvực: Khu nhậnnguyên liệu, Khu vệsinh, sơ chế, khửtrùng, Khu sản xuấttừng loại sản phẩmriêng biệt, Khu đónggói, Vô trùng, Bảoquản thành phẩm,Khu vực xử lí chấtthải
BGĐ (lãnh đạo) trụsở chính, ngườiquản lí/ điều hànhnhà máy, thành viêntổ kế hoạch tiếp đón,Nhân viên hỗ trợ vàchụp hình, phiêndịch viên, ngườiquản lí từng khu vựctheo quy trình
- Giới thiệu quy mô nhà máy chế biến, quy trình thực hiện từng khu, vài sản phẩm tiêu biểu- Đoàn trải nghiệm thử sản phẩm (15 - 20 phút/ khu vực)
BUỔI TRƯA & BUỔI CHIỀU
sở chính, gười quảnlí/ điều hành nhàmáy, thành viên tổkế hoạch tiếp đón,phiên dịch viên
Hỏi thăm cảm nhận của đoàn đại biểu về chuyến tham quan Nhắc về buổi tiệc tối (thời gian & trang phục)
Nghỉ trưa tại khách sạn
Đoàn đại biểu hoạt động tự do
Thành viên tổ kếhoạch tiếp đón,Phiên dịch viên
Chủ động đề nghị hỗ trợ đoàn đại biểu nếuhọ có nhu cầu tham quan Việt Nam (tìm hiểu văn hoá, những địa điểm nổi tiếng, )
BUỔI TỐI : TIỆC RƯỢU ĐÀM PHÁN HỢP TÁC
Nhàhàng
Hội nghị giới thiệu sản phẩm & đàm phán hợp tác: Trình chiếu đoạn video clip bao quát về quá trình phát triển của công ty(sứ mệnh, mục tiêu và đường lối) và
BGĐ (lãnh đạo) trụsở chính, thư kí,Người quản lí/ điềuhành nhà máy, trangtrại cá, Trưởng bộphận kinh doanh, tàichính, kỹ thuật,Thành viên tổ kế
- Check lại nội dung liên quan.
- Bày tỏ sự chân thành khi được tiếp đón và mong muốn hợp tác
* Lưu ý:
Không đề cập tới vấn8
Trang 12thành tựu đạt được hoạch tiếp đón,Phiên dịch viên
đề hợp tác ngay từ đầu, các văn hoá giao tiếp trên bàn ăn, không đạt được sự nhất trí trong thỏa thuận cần thể hiện sựniềm nở mong muốn hợp tác
NGÀY THỨ 3TIỄN ĐOÀN ĐẠI BIỂU
BUỔI SÁNGThời
Nhà hàngtại khách
kí, Thành viên tổ tiếp đón, Phiêndịch viên
Kiểm tra lại thông tin chuyến bay cho đoàn đại biểuXử lí thủ tục check-out7:45
-Sân bayTân SơnNhất
Chia tay đoàn đại biểu
BGĐ (lãnh đạo) trụ sở chính, thưkí, thành viên tổ tiếp đón, Thànhviên tổ kế hoạch tiếp đón, Phiêndịch viên
Tặng quà lưu niệm & Hẹn gặp lại
* Phiên dịch viên (Thuê hoặc Nhân viên có năng lực tiếng Trung tốt của công ty)1 thành viên tổ kế hoạch đón tiếp (có thể linh hoạt thay đổi các thành viên trongtổ) ở cùng khách sạn với đoàn khách để kịp thời hỗ trợ, tham gia xuyên suốt cáchoạt động trong timeline.
* Phiên dịch viên trong tổ kế hoạch phải nắm timeline các hoạt động đón tiếp vàtham quan, làm việc.
9