Khóa luận tốt nghiệp “Văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh - Chi nhánh Hà Nội” được hình thành với mong muốn được dùng kiến thức đã được học ở trường để
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP
Khái niệm về văn hóa doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm về văn hóa
Văn hóa gắn liền với sự ra đời của nhân loại Phạm trù văn hóa rất đa dạng và phức tạp Đây là khái niệm có nhiều lớp nghĩa được dùng với nội hàm khác nhau về đối tượng, tính chất và hình thức biểu hiện
Theo UNESCO (Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên Hiệp Quốc) năm 1986, văn hóa là tổng thể sống động các hoạt động sáng tạo của các cá nhân và các cộng đồng trong quá khứ, hiện tại qua các thế kỷ hoạt động sáng tạo ấy đã hình thành nên hệ thống các giá trị, các truyền thống và cách thể hiện, đó là những yếu tố xác định đặc tính riêng của mỗi dân tộc
Theo GS.TS Nguyễn Như Ý viết trong cuốn “Đại từ điển Tiếng Việt” của Trung tâm Ngôn ngữ và văn hóa Việt Nam – Bộ giáo dục và đào tạo tái bản mới nhất năm 2021: “Văn hóa là những giá trị vật chất, tinh thần do con người sáng tạo ra trong lịch sự”
Như vậy có thể định nghĩa văn hóa là một hệ thống của các giá trị do con người sáng tạo và tích lũy qua quá trình hoạt động thực tiễn, trong mối quan hệ giữa môi trường tự nhiên và xã hội Văn hóa được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác thông qua quá trình hành động và tương tác xã hội của con người Văn hóa thể hiện trình độ phát triển của con người, xã hội và được biểu hiện trong các giá trị vật chất và tinh thần do con người tạo ra
1.1.2 Khái niệm về doanh nghiệp
Thuật ngữ doanh nghiệp được sử dụng đầu tiên ở nước ta từ năm 1948, theo tinh thần của Sắc lệnh số 104/SL ngày 01.01.1948 về doanh nghiệp quốc gia Trong suốt thời kinh tế kế hoạch hoá tập trung, thuật ngữ này bị lãng quên, các thuật ngữ thay thế thường được sử dụng là xí nghiệp, đơn vị kinh tế, cơ quan kinh tế Đến khi ở Việt Nam xây dựng nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, thuật ngữ doanh nghiệp mới được sử dụng trở lại Theo tinh thần của Luật công ty năm 2020 hay Luật doanh nghiệp năm 2020, thuật ngữ doanh nghiệp được xác định là một thực thể pháp lý được thành lập và đăng ký kinh doanh nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh
2 Dựa vào quy định tại khoản 10 Điều 4 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định:
“Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.”
1.1.3 Khái niệm về văn hóa doanh nghiệp
Xã hội rộng lớn có một nền văn hóa lớn mà doanh nghiệp là một bộ phận của xã hội Do đó trong mỗi doanh nghiệp sẽ tồn tại những hệ thống hay chuẩn mực về giá trị đặc trưng, hình tượng, phong cách được doanh nghiệp tôn trọng và truyền từ thành viên này sang thành viên khác, từ lớp cũ đến lớp mới, trở thành những giá trị, những quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp ấy và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích Khái niệm được sử dụng để phản ánh những hệ thống này được gọi với nhiều cái tên khác nhau như văn hóa doanh nghiệp, văn hóa công ty, văn hóa tập đoàn hay văn hóa tổ chức Mỗi doanh nghiệp có một bản sắc văn hóa doanh nghiệp riêng của mình Tương tự văn hóa, có rất nhiều quan điểm khác nhau bàn về văn hóa doanh nghiệp Tất cả các quan điểm đó sẽ giúp ta hiểu về VHDN một cách toàn diện và đầy đủ hơn
Theo Tổ chức Lao động Quốc Tế (ILO): “Văn hóa doanh nghiệp là sự trộn lẫn đặc biệt với các giá trị, các tiêu chuẩn, thói quen và truyền thống, những thái độ ứng xử và lễ nghi mà toàn bộ chúng là duy nhất đối với một tổ chức đã biết”
Khái niệm về VHDN theo quan điểm của ILO mới chỉ đề cập đến các yếu tố vô hình của doanh nghiệp như giá trị, tiêu chuẩn, thái độ,… Tuy nhiên, khái niệm này là tiền đề cho các tác giả và các nhà nghiên cứu khoa học phân tích, học hỏi và đưa ra những khái niệm khác phù hợp với riêng từng tổ chức, từng khu vực hay quốc gia
Theo PGS.TS Dương Thị Liễu (2013) “Văn hóa doanh nghiệp là một hệ thống các giá trị, các chuẩn mực, các quan niệm và hành vi của doanh nghiệp, chi phối hoạt động của mọi thành viên trong doanh nghiệp và tạo nên bản sắc kinh doanh riêng của doanh nghiệp” Đây là khái niệm được công nhận và đưa vào các chương trình đào tạo tại các trường đại học lớn tại Việt Nam PGS.TS Dương Thị Liễu đã đúc kết những nội dung chính từ các nghiên cứu về VHDN và đưa ra khái niệm phù hợp thể hiện được các cấp độ ảnh hưởng của VHDN trong môi trường kinh doanh tại Việt Nam Điểm chung của các định nghĩa về VHDN hiện nay là “ Văn hóa doanh nghiệp có tính ổn định và bền vững, bất chấp sự thay đổi thường xuyên của các cá nhân, kể cả những người sáng lập và lãnh đạo doanh nghiệp” Nó tác động sâu sắc tới động cơ hành
Thư viện ĐH Thăng Long
3 động của doanh nghiệp, tạo thành định hướng có tính chiến lược cho bản thân doanh nghiệp Văn hóa doanh nghiệp có vai trò là một lực hướng tâm chung, là ý chí thống nhất của tất cả lãnh đạo và cán bộ nhân viên của doanh nghiệp
Dựa trên những nghiên cứu của các học giả, các nhà nghiên cứu từ trước đến nay, văn hóa doanh nghiệp có thể được định nghĩa như sau : “Văn hoá doanh nghiệp là toàn bộ giá trị văn hoá (thói quen, chuẩn mực, giá trị, mục tiêu, triết lý, bầu không khí, tập quán,…) được gây dựng nên trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp, từ đó trở thành quy tắc, tập quán quen thuộc ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp ấy, đồng thời chi phối tình cảm, cách suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích” – Theo Edgar H Schein
Vai trò của văn hóa doanh nghiệp
1.2.1 Văn hóa doanh nghiệp là nguồn lực tạo ra lợi thế cạnh tranh
Văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò hết sức quan trọng, tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp Đó chính là nguồn lực, là lợi thế so sánh khi khách hàng phải quyết định lựa chọn giữa các doanh nghiệp khác nhau, là cơ sở duy trì và phát triển mối quan hệ khách hàng, tạo ra tâm lý tin tưởng cùng hợp tác liên kết lâu dài và bền vững Xây dựng VHDN trên cơ sở tạo ra bầu không khí và tác phong làm việc tích cực, khích lệ tinh thần sáng tạo, củng cố lòng trung thành gắn bó của các thành viên, nâng cao tinh thần trách nhiệm,…Tất cả những yếu tố đó góp phần tạo ra năng suất lao động và đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ, từ đó sẽ củng cố thêm lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp
1.2.2 Văn hóa doanh nghiệp tạo nên bản sắc của doanh nghiệp
VHDN là tài sản tinh thần của doanh nghiệp và phân biệt doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác, tạo nên bản sắc (phong thái, sắc thái, nền nếp, tập tục) của doanh nghiệp VHDN di truyền, bảo tồn bản sắc của doanh nghiệp qua nhiều thế hệ thành viên, tạo ra khả năng phát triển bền vững của doanh nghiệp
Những doanh nghiệp thành công thường là những doanh nghiệp chú trọng xây dựng, tạo ra môi trường văn hóa riêng biệt khác với các doanh nghiệp khác Bản sắc văn hóa không chỉ để nhận diện doanh nghiệp mà còn là phương thức sinh hoạt và hoạt động chung của doanh nghiệp Nó tạo ra lối hoạt động, kinh doanh của doanh nghiệp Đó là bầu không khí, là tình cảm, sự giao lưu, mối quan hệ và ý thức trách nhiệm, tinh thần hợp tác phối hợp trong thực hiện công việc
1.2.3 Văn hóa doanh nghiệp tạo nên lực hướng tâm chung cho doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp có một nền văn hóa tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp thu hút được nhân tài, giữ chân được nhân tài, củng cố được lòng trung thành của các nhân viên đối với doanh nghiệp Vì người lao động làm việc không chỉ vì tiền mà còn vì các mục đích khác nữa, nhất là khi họ đã thỏa mãn phần nào về mặt kinh tế Nhân viên chỉ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp khi họ cảm thấy: được đảm bảo về mặt kinh tế, có hứng thú khi được làm việc trong môi trường doanh nghiệp, cảm nhận được bầu không khí làm việc thân thiện trong doanh nghiệp và có khả năng tự khẳng định mình để thăng tiến
Trong một số trường hợp, khi doanh nghiệp xây dựng được một VHDN mạnh, điều đó sẽ tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, thân thiện, tạo sự gắn kết và thống nhất ý chó, góp phần định hướng và kiểm soát thái độ, hành vi của các thành viên trong doanh nghiệp Từ đó, các thành viên sẽ nhận thức được rõ ràng về vai trò của bản thân mình trong toàn bộ tổng thể doanh nghiệp, họ sẽ gắn bó và làm việc vì mục tiêu và mục đích chung của doanh nghiệp hay còn gọi là “lực hướng tâm chung”
1.2.4 Văn hóa doanh nghiệp góp phần xây dựng thương hiệu
Theo các chuyên gia, một thương hiệu có thành công hay không, điều đó phụ thuộc vào những hành động hằng ngày của người lãnh đạo và tất cả nhân viên của họ
Thương hiệu là một bộ phận không thể thiếu của văn hóa doanh nghiệp, thể hiện uy tín, vị thế của sản phẩm, của doanh nghiệp, là tài sản được xây dựng, tích tụ một cách có ý thức trong quá trình phát triển của doanh nghiệp
Thương hiệu là niềm tự hào của doanh nghiệp, tạo ra niềm tin của người tiêu dùng đối với sản phẩm mà doanh nghiệp cung ứng; thương hiệu chính là yếu tố làm nên nét văn hóa riêng biệt của doanh nghiệp Còn khách hàng sẽ là người bỏ tiền ra không phải để mua sản phẩm mà là thưởng thức những giá trị văn hóa đó Nói cách khác, một thương hiệu nổi tiếng hứa hẹn mang lại cho khách hàng sự tin cậy thì chủ nhân làm nên thương hiệu này phải là người đáng tin tưởng Và văn hóa của một tổ chức, doanh nghiệp được xem như yếu tố căn bản tạo nên sự khác biệt của thương hiệu đó
1.2.5 Văn hóa doanh nghiệp tạo nên hiệu quả trong kinh doanh
Tại các doanh nghiệp mà môi trường văn hóa được xây dựng tốt sẽ giúp nhân viên tự lập, chủ động ở mức độ cao nhất, nghĩa là các cá nhân được khuyến khích để tách biệt đưa ra ý kiến, sáng kiến, thậm chí cả các cá nhân ở cấp cơ sở, sự khích lệ này phát huy được tính năng động sáng tạo của mọi thành viên trong công ty Từ đó dẫn đến hiệu quả doanh nghiệp sẽ được tăng lên và làm gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp
Thư viện ĐH Thăng Long
5 Biên cạnh đó, hiệu quả trong kinh doanh cũng được quyết định bởi sự quan tâm của người lãnh đạo và các khả năng nuôi dưỡng đặc biệt trong một môi trường văn hóa tốt Một hệ thống quy tắc cứng nhắc, các chính sách quản lý không phù hợp với nguyện vọng của các cá nhân sẽ gây nên một kết quả ngược lại Thực tế cho thấy văn hóa tại nhiều doanh nghiệp khi không tạo được môi trường làm việc tốt hay có sự mâu thuẫn giữa ban lãnh đạo và nhân sự sẽ phải hứng chịu rất nhiều khó khăn khi triển khai kế hoạch hoạt động; ví dụ như sự đình công của công nhân, công nhân làm việc cầm chứng hoặc bỏ sang làm cho công ty khác Từ đó dẫn đến hiệu quả kinh doanh giảm sút và một số doanh nghiệp phải thu nhỏ hoạt động của mình
1.2.6 Văn hóa doanh nghiệp giúp thu hút nhân sự, tăng cường sự gắn bó của người lao động
Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng chỉ cần trả lương cao là sẽ thu hút, giữ chân được người tài Tuy nhiên, địa vị, tiền lương, cơ hội thăng tiến… chỉ thực sự có tác dụng khi đi liền với nó là một môi trường làm việc tạo được hứng thú, nhân viên cảm nhận bầu không khí thân thiện và có cơ hội khẳng định mình Một tổ chức xây dựng được một nền văn hóa mạnh mẽ quy tụ được sự nhất trí cao giữa các thành viên về những mục tiêu, nhiệm vụ, chiến lược… mà tổ chức đề ra Sự nhất trí đó sẽ tạo ra sự liên kết, cùng cố lòng trung thành và sự cam kết bền vững với tổ chức
Như vậy, văn hóa doanh nghiệp là sự kết tinh hệ thống giá trị của doanh nghiệp, được đa số các thành viên trong doanh nghiệp thừa nhận và ủng hộ, vì vậy nó là chất kết dính các thành viên trong doanh nghiệp lại với nhau
Văn hóa doanh nghiệp giúp nhân viên thấy được mục tiêu, định hướng phát triển và bản chất của công việc họ làm, tạo ra mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên và một môi trường làm việc lành mạnh Văn hóa doanh nghiệp là nguồn động lực to lớn với nhân viên, các nhân viên sẽ tự có ý thức khi cảm thấy công việc họ đang làm là có ý nghĩa, thành tích của họ được đề cao và họ cảm thấy được tôn trọng Về mặt này, văn hóa doanh nghiệp có vai trò quan trọng giúp nhân viên củng cố niềm tin, đoàn kết và trung thành với tổ chức Văn hóa doanh nghiệp tạo cho tất cả mọi người trong công ty cùng chung sức làm việc, vượt qua những giai đoạn thử thách, những tình thế khó khăn của công ty và họ có thể làm việc quên thời gian.
Các cấp độ của văn hóa doanh nghiệp
Từ xưa đến nay, các nhà nghiên cứu đã phân tích, nghiên cứu và tìm ra rất nhiều phương thức để tiếp cận và biểu diễn ra các cấp độ văn hóa doanh nghiệp Tiêu biểu nhất là Edgar H Schein, ông đã có một cách tiếp cận độc đáo là đi từ hiện tượng đến bản chất
6 của một nền văn hóa, từ những cái mà mắt thường có thể nhìn đến những cái không thể nhìn thấy được mà chỉ có thể cảm nhận được qua sự quan sát bằng giác quan Schein đã chia văn hóa doanh nghiệp thành 3 cấp độ là những quá trình và cấu trúc hữu hình của doanh nghiệp, những giá trị được chấp nhận, những quan điểm chung được minh họa như sau:
Bảng 1.1 Các cấp độ văn hóa doanh nghiệp
Cấp độ thứ nhất Những giá trị văn hóa hữu hình của doanh nghiệp
Cấp độ thứ hai Những giá trị được tuyên bố
Cấp độ thứ ba Những quan niệm chung
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) 1.3.1 Cấp độ một: Những quá trình và cấu trúc hữu hình
Những quá trình và cấu trúc hữu hình là những cái được thể hiện bên ngoài rõ ràng, dễ nhận biết nhất của VHDN Các thực thể hữu hình mô tả một cách tổng quát nhất môi trường vật chất và các hoạt động xã hội trong một doanh nghiệp Đặc trưng cơ bản của cấp độ thứ nhất là dễ nhận biết nhưng lại khó phán đoán được ý nghĩa đích thực của nó Nói một cách khác, người quan sát có thể mô tả những gì họ nhìn thấy và cảm nhận được khi bước chân vào doanh nghiệp nhưng lại chưa thể hiểu được ý nghĩa thực sự ẩn sau lớp văn hóa này Để có thể hiểu được ý nghĩa đó, họ phải thực sự hòa mình vào cuộc sống doanh nghiệp mới có thể phát biểu chính xác văn hóa doanh nghiệp đó như thế nào
Những giá trị văn hóa hữu hình của doanh nghiệp bao gồm: Kiến trúc; hệ thống các văn bản quy định; các nghi lễ và lễ hội; logo và khẩu hiệu; đồng phục; ấn phẩm điển hình; giai thoại; ứng xử và giao tiếp của cán bộ công nhân viên;…
Kiến trúc của một một doanh nghiệp là sự sắp xếp, bố trí không gian của doanh nghiệp; bao gồm toàn bộ hệ thống kiến trúc thiết kế nội ngoại thất; tất cả đều tiêu chuẩn hóa theo màu sắc, kiểu dáng đặc trưng của doanh nghiệp: mặt bằng, quầy, bàn ghế, phòng, hệ thống bảng biểu,…
Kiến trúc ngoại thất của doanh nghiệp được biểu hiện qua các yếu tố như vị trí, phong cách thiết kế tòa nhà, quy mô về không gian của doanh nghiệp,…
Thư viện ĐH Thăng Long
7 Kiến trúc nội thất của doanh nghiệp bao gồm các yếu tố như cách thiết kế, sắp xếp vị trí các phòng làm việc, bố trí nội thất trong phòng, màu sắc chủ đạo,…
Nhìn vào kiến trúc xây dựng bên ngoài cũng như bên trong của doanh nghiệp, khách hàng hay đối tác phần nào cũng có thể đánh giá được văn hóa của doanh nghiệp ấy bởi kiến trúc của doanh nghiệp ảnh hưởng đến ấn tượng ban đầu của khách hàng, khẳng định uy thế của doanh nghiệp trước các đối thủ cạnh tranh khác
1.3.1.2 Hệ thống các văn bản quy định
Hệ thống các văn bản quy định, bao gồm các chính sách, quy trình, và hướng dẫn, đóng một vai trò rất quan trọng trong việc hình thành và tác động đến văn hóa doanh nghiệp
Các văn bản quy định thường chứa các phần mô tả về giá trị và tiêu chuẩn của tổ chức Chúng xác định những nguyên tắc và quy định đạo đức, mà nhân viên cần tuân thủ Các giá trị và tiêu chuẩn này có thể tác động mạnh đến cách nhân viên hành xử và định hình văn hóa nơi làm việc Ngoài ra, còn xác định quyền và trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận trong tổ chức Điều này giúp tạo ra sự rõ ràng trong việc quản lý quyền lực và phân chia trách nhiệm, đảm bảo tính minh bạch và công bằng
Các văn bản quy định cũng cung cấp những hướng dẫn, mô tả rõ ràng về trách nhiệm, nhiệm của của nhân viên và ứng xử cần có trong môi trường công việc Chúng đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện theo các quy tắc và tiêu chuẩn quy định, từ đó giúp tạo ra sự tuân thủ trong tổ chức Việc tuân thủ này có thể trở thành một phần quan trọng của văn hóa doanh nghiệp
1.3.1.3 Các nghi lễ và lễ hội
Các nghi lễ và lễ hội của doanh nghiệp phản ánh đời sống, sinh hoạt của công ty
Nó có thể là các nghi lễ trong hội họp, các sinh hoạt tập thể, giao lưu văn hóa văn nghệ…
Tuy không trực tiếp ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh, nhưng ảnh hưởng của nó đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp cũng rất lớn Nó tuyên truyền phổ biến đường lối, chính sách của công ty, tạo ra sự khác biệt của công ty với bên ngoài, tạo hình ảnh tốt cho công ty trước cộng đồng qua đó góp phần xây dựng thương hiệu…Do vậy, để thực sự tạo ra “cá tính” của doanh nghiệp, tạo ra sức mạnh canh tranh cho doanh nghiệp, không chỉ có nhân viên mà doanh nhân, cán bộ quản lý cấp cao, các nhà lãnh đạo và quản lý các cấp khác phải nhất thiết tham gia vào quá trình xây dựng văn hoá của tổ chức mình
Có 4 loại nghi lễ cơ bản: Chuyển giao, củng cố, nhắc nhở, liên kết, được thể hiện như sau:
Bảng 1.2 Bốn loại nghi lễ trong tổ chức và tác động tiềm năng
Loại hình Minh họa Tác động tiềm năng
Chuyển giao Khai mạc, giới thiệu thành viên mới, chức vụ mới, lễ ra mắt…
Tạo thuận lợi cho việc thâm nhập vào cương vị mới, vai trò mới
Củng cố Lễ phát phần thưởng
Củng cố các nhân tố hình thành bản sắc, ghi nhận công lao và tôn thêm vị thế của thành viên
Nhắc nhở Sinh hoạt văn hóa, chuyên môn, khoa học
Duy trì cơ cấu xã hội và làm tăng thêm năng lực tác nghiệp của tổ chức
Liên kết Lễ hội, liên hoan, Tết
Khôi phục và khích lệ chia sẻ tình cảm và sự cảm thông nhằm gắn bó với các thành viên với tổ chức
(Nguồn: Chuyên đề văn hóa doanh nghiệp, 2012, PGS.TS Nguyễn Mạnh Quân)
Nghi lễ thường được tiến hành theo một cách thức nhất định, các nghi thức thường được thiết kế một cách kỹ lưỡng và sử dụng như những hình thức chính thức để thực hiện nghi lễ Đặc điểm về hình thức và nội dung của nghi thức không chỉ thể hiện những giá trị và triết lý của văn hóa công ty mà tổ chức muốn nhấn mạnh, chúng còn thể hiện quan điểm và cách tiếp cận của những người quản lý Mức độ nghiêm túc trong việc thực hiện nghi thức là dấu hiệu phản ánh nhận thức của các thành viên tổ chức về ý nghĩa và tầm quan trọng của các giá trị và triết lý
Logo là một biểu tượng được tạo thành từ văn bản và hình ảnh để nhận diện một doanh nghiệp Một logo tốt phải thể hiện được ngành nghề, lĩnh vực của công ty và giá trị của thương hiệu của doanh nghiệp
Thư viện ĐH Thăng Long
9 Logo là loại biểu trưng đơn giản nhưng lại có ý nghĩa rất lớn nên được các tổ chức, doanh nghiệp rất coi trọng Nó thường có sức mạnh rất lớn vì chúng hướng sự chú ý của người quan sát vào một chi tiết hay điểm nhấn cụ thể, có thể diễn đạt được giá trị chủ đạo mà tổ chức, doanh nghiệp muốn tạo ấn tượng, lưu lại hay truyền đạt cho người thấy nó Logo không chỉ giúp tăng độ nhận diện thương hiệu mà còn giúp tăng khả năng cạnh tranh với các đối thủ khác trên thị trường Vì vậy, logo là một tác phẩm sáng tạo được thiết kế để thể hiện hình tượng về một tổ chức, một doanh nghiệp bằng ngôn ngữ nghệ thuật phổ thông
Một dạng biểu trưng quan trọng khác thường được sử dụng để gây ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp là khẩu hiệu
THỰC TRẠNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VĂN PHÒNG SIÊU THANH – CHI NHÁNH HÀ NỘI
Khái quát chung về Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội
2.1.1 Thông tin chung về Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội
- Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VĂN PHÒNG SIÊU THANH - CHI NHÁNH HÀ NỘI
- Mã số thuế chi nhánh: 0312992783 - 007 - Ngày thành lập: Ngày 28 tháng 11 năm 2014 - Người đại diện pháp luật: Nguyễn Thế Thịnh - Nơi đăng ký: Cục Thuế Thành phố Hà Nội - Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần ngoài nhà nước - Địa chỉ trụ sở chính: A20 đường Nguyễn Hữu Thọ, Tân Phong, Phường Tân
Phong, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Địa chỉ chi nhánh: Ô 15, Dự án khu nhà ở thấp tầng The Premier tại Lô E2/ D21, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Số điện thoại: 02437150888 - Email: Sieuthanh.hn@sieuthanhricoh.vn
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng
Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội
Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh được thành lập vào ngày 29 tháng 10 năm 2014 thừa hưởng toàn bộ chiến lược, nguồn lực, tài sản, sản phẩm kinh doanh mang thương hiệu RICOH từ Công ty Cổ phần Siêu Thanh và chính thức hoạt động kể từ ngày 01/12/2014
Kể từ khi thành lập, công ty đã không ngừng phát triển và mở rộng quy mô hoạt động của mình Từ ban đầu chỉ cung cấp các sản phẩm văn phòng phẩm như máy in, máy fax, mực in, thì đến bây giờ, công ty đã nhanh chóng bổ sung vào danh mục sản phẩm và dịch vụ của mình nhiều sản phẩm khác như máy photocopy, máy chiếu, camera, thiết bị an ninh, thiết bị vệ sinh,…
Về các giai đoạn hình thành và phát triển của công ty:
20 Năm 1980, các sản phẩm thiết bị văn phòng RICOH đã bắt đầu xuất hiện tại Việt Nam Qua thời gian, những sản phẩm này đã dần khẳng định sự phù hợp thị trường nhờ ưu thế về chất lượng & chi phí sử dụng, thể hiện qua việc các cửa hiệu photocopy sử dụng đến hơn 90% máy photocopy hiệu RICOH phục vụ kinh doanh
Năm 1989, thành lập xí nghiệp LD Vũng Tàu – Supreme sound ( VTSS ) chuyên sản xuất máy ảnh hiệu RICOH với 100% tái xuất
Năm 1993, hợp tác với bưu điện thành phố Hồ Chí Minh thành lập xưởng lắp ráp máy fax RICOH
Ngày 15 tháng 6 năm 1994, Công ty Cổ phần Siêu Thanh được thành lập với tên gọi ban đầu là công ty TNHH TM & DV Siêu Thanh với vốn đầu tư lúc đó là 300 triệu đồng cùng đội ngũ nhân sự 20 người
Năm 1996, nhận thấy tiềm năng phát triển to lớn của thị trường máy văn phòng, Công ty TNHH TM & DV Siêu Thanh đã khai trương phòng trưng bày sản phẩm tại Thành phố Hồ Chí Minh ngày 16 tháng 9 năm 1996 và trở thành nhà phân phối chính thức sản phẩm RICOH tại Việt Nam Đây là bước khởi đầu thiết lập mạng lưới phân phối sản phẩm RICOH & dịch vụ hậu mãi tại chỗ khắp các tỉnh thành
Năm 2001, Cùng với sự phát triển kinh tế, Công ty TNHH TM & DV Siêu Thanh ngày càng lớn mạnh và trưởng thành vượt bậc, điều này đòi hỏi công ty phải hướng đến chuẩn hoá tính chuyên nghiệp trong hoạt động cung cấp sản phẩm & dịch vụ Sau một thời gian triển khai quản lý theo quy trình, công ty đã được tổ chức BVQI xét cấp chứng chỉ ISO 9002 ngày 19 tháng 3 năm 2001 và vinh dự trở thành nhà cung cấp thiết bị văn phòng đầu tiên đạt được chứng chỉ uy tín này
Ngày 18/03/2002, Công ty TNHH TM & DV Siêu Thanh chính thức chuyển đổi thành Công ty Cổ Phần Siêu Thanh Dựa trên nền tảng chính sách phân bổ lợi nhuận & tái đầu tư hợp lý trong suốt chặng đường phát triển, công ty đã đạt đến số vốn đầu tư lên đến 104 tỷ đồng tính đến thời điểm đó và hoạt động với lực lượng nhân sự chính thức hơn 365 cán bộ công nhân viên
Năm 2004, tiếp tục khẳng định sự phát triển bền vững; Công ty Cổ phần Siêu Thanh đã đạt được chứng chỉ ISO 9001 phiên bản 2000 như là một bằng chứng cho sự quyết tâm đưa tổ chức & hành động của doanh nghiệp hướng đến mục tiêu chất lượng
Năm 2006, Công ty Cổ Phần Siêu Thanh, nhà phân phối thiết bị văn phòng RICOH tại Việt Nam thành lập Honda Kim Thanh là Đại lý ủy quyền kinh doanh ô tô Honda, chính thức đi vào hoạt động từ 15/09/2006
Thư viện ĐH Thăng Long
21 Năm 2007, Công ty Cổ Phần Siêu Thanh tiếp tục thành lập công ty con là Cường Thanh Auto - Đại lý ủy quyền kinh doanh ô tô Chevrolet tại Việt Nam
Ngày 10/12/2007, Công ty Cổ phần Siêu Thanh được cấp phép niêm yết cổ phiếu trên sở Giao Dịch Chứng Khoán Thành phố Hồ Chí Minh và chính thức trở thành công ty đại chúng với mã giao dịch ST8
Ngày 29/10/2014, thành lập chi nhánh Hà Nội - Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh, nhận chuyển giao toàn bộ hợp đồng kinh doanh của RICOH từ công ty mẹ, và chính thức đi vào hoạt động từ 01/12/2014
Tháng 12/2020, sáp nhập 3 chi nhánh Tây Hà Nội, chi nhánh Vĩnh Phúc và chi nhánh Hà Nội thành 1 chi nhánh chính là chi nhánh Hà Nội – Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh
Từ đó đến nay, thực hiện phương châm “Hướng đến chất lượng toàn diện”, Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh đã không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Với các chiến lược kinh doanh tốt và đội ngũ nhân viên có trình độ, tận tâm và chuyên nghiệp, Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh đã và đang trở thành một trong những đơn vị hàng đầu trong ngành thiết bị văn phòng tại Việt Nam
Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội là một trong 2 chi nhánh của Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh tại miền Bắc thuộc công ty Cổ phần Siêu Thanh và cũng là một trong những chi nhánh ra đời đầu tiên trong 15 chi nhánh toàn quốc hiện nay của công ty
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức tại Công ty CP TBVP Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự.)
Thực trạng các cấp độ VHDN tại Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu
Thanh – Chi nhánh Hà Nội
Văn hóa doanh nghiệp được thể hiện qua 3 cấp độ và tại Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh các cấp độ đó được biểu hiện như sau:
2.2.1 Nhận thức của cán bộ nhân viên công ty về văn hóa doanh nghiệp
Trong xã hội ngày nay nguồn lực quan trọng của một doanh nghiệp là con người mà văn hoá doanh nghiệp là cái liên kết và nhân lên nhiều lần các giá trị của từng nguồn lực riêng lẻ Văn hoá doanh nghiệp đóng vai trò lớn đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp, bởi bất kỳ một doanh nghiệp nào nếu thiếu đi yếu tố văn hoá, ngôn ngữ, tư liệu, thông tin nói chung được gọi là tri thức thì doanh nghiệp đó khó có thể đứng vững và tồn tại được
Kết quả điều tra sơ bộ nhân viên tại Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh - Chi nhánh Hà Nội hầu hết đều đã cho rằng VHDN là yếu tố xuyên suốt, quan trọng gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của công ty
(Đơn vị tính: Người) Bảng 2.5 Nhận thức của CBNV về tầm quan trọng của xây dựng VHDN
STT Nội dung Rất không đồng ý
Về nhận thức của anh chị về tầm quan trọng của VHDN
1 VHDN có vai trò quan trọng đối với sự phát triển của công ty 0 0 3 15 30
2 Công ty nên coi trọng đến vấn đề xây dựng và phát triển VHDN hiện tại
(Nguồn: Tác giả điều tra, tổng hợp)
Khi được hỏi về tầm quan trọng của VHDN, hầu hết tất cả CBNV công ty đều cho rằng nó có vai trò quan trọng đối với sự phát triển của công ty Có 15 phiếu trả lời đồng ý,
36 30 phiếu rất đồng ý, 3 phiếu trung lập và không có phiếu nào phản đối Tức có khoảng 93,7% số nhân sự ý thức được tầm quan trọng của việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp đối với sự phát triển của công ty
Với câu hỏi: “Công ty nên coi trọng đến vấn đề xây dựng và phát triển VHDN hiện tại?”, kết quả thu về có sự thay đổi so với câu hỏi trên Có đến gần 90% số nhân sự đồng ý với 25 phiếu đồng ý, 18 phiếu rất đồng ý và 5 phiếu trung lập Điều này thể hiện rằng đại đa số nhân viên công ty đều ý thức được tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp và cho rằng công ty nên coi trọng đến vấn đề xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp hiện nay
2.2.2 Cấp độ 1: Những quá trình và cấu trúc hữu hình
VHDN ở cấp độ 1 được biểu hiện qua kiến trúc và cách bài trí nội thất, ngoại thất; nghi lễ và các lễ hội, các biểu tượng, logo, câu khẩu hiệu, cách ăn mặc và ứng xử của nhân viên, hình thức sản phẩm, bao bì, mẫu mã sản phẩm Sau đâu là các biểu hiện của cấp độ 1 tại công ty CP TBVP Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội
Kiến trúc ngoại thất của doanh nghiệp không được đầu tư quá nhiều, doanh nghiệp có trụ sở là 1 tòa nhà với 3 tầng nổi và 1 tầng hầm là kho chứa hàng hóa Đây là khu đất ở khu đô thị mới tại Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội với không gian và đường đi vô cùng thuận tiện cho việc di chuyển của các xe vận chuyển hàng hóa Phía ngoài của tòa nhà có các bảng biển giúp khách hàng dễ dàng nhận ra và phân biệt được cơ sở của Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội
Thư viện ĐH Thăng Long
Hình 2.1 Tòa nhà văn phòng công ty
(Nguồn: Trang fanpages công ty)
Các phòng ban trong công ty được sắp xếp hợp lý và giữa các phòng ban có sự gắn kết với nhau Hầu hết các phòng đều có hệ thống thông gió và ánh sáng đèn được lắp đặt xung quanh, các bàn với các ô ngăn cách, tạo sự thông thoáng và không gian làm việc riêng tư cho nhân viên
Nội thất của tòa nhà được trang bị đầy đủ, từ bàn ghế làm việc cho đến các thiết bị phục vụ văn phòng, tạo không gian thoải mái nhất cho cán bộ và nhân viên làm việc
Quầy lễ tân của công ty được bố trí tại tầng 1 của tòa nhà Không gian của khu vực luôn đảm bảo sạch sẽ, ngăn nắp và thân thiện Backdrop và logo 3D công ty được thể hiện một cách hiện đại, sang trọng nổi bật trên bức tường phía sau quầy, mang đến 1 hình ảnh sang trọng, chuyên nghiệp mỗi khi khách hàng đến làm việc
Hình 2.2 Quầy lễ tân của công ty
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Công ty còn có hệ thống các phòng họp được thiết kế theo lối hiện đại và tiện dụng nhất cho mọi người sử dụng Đây là nơi diễn ra các cuộc họp đưa ra quyết định quan trọng hay là nơi mọi người đề ra các ý tưởng sáng tạo trong việc sản xuất,… Phòng họp được bố trí khép trí khép kín với vách bao quanh cách âm để bảo mật các thông tin cũng như các quyết định quan trọng có ảnh hưởng với công ty, giữa phòng được bố trí một chiếc bàn dài cùng với nhiều ghế dựa, hầu hết các phòng họp đều được trang bị máy chiếu để phục vụ cho các cuộc họp trong công ty
Thư viện ĐH Thăng Long
Hình 2.3 Phòng họp của công ty
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)
Hình 2.4 Phòng tổ chức hội thảo, training nội bộ của công ty
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự) Bảng 2.6 Đánh giá của CBNV về Kiến trúc của Công ty
Cấp độ 1: Những quá trình và cấu trúc hữu hình - Kiến trúc
3 Kiến trúc ngoại thất, nội thất khang trang, hiện đại
4 Trụ sở công ty được đặt ở vị trí thuận tiện
5 Văn phòng làm việc được bố trí đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công việc
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Dựa vào kết quả của bảng 2.6, với tiêu chí: “ Kiến trúc ngoại thất, nội thất khang trang, hiện đại”, ta thấy có 20/48 phiếu đánh giá là bình thường, chiếm tỷ lệ cao nhất; 15 phiếu đồng ý, chiếm 31,3% tổng số phiếu được khảo sát Điều này cho thấy rằng kiến trúc công ty mới chỉ dừng ở mức độ tạm ổn Công ty chọn tòa nhà văn phòng 3 tầng nổi, 1 tầng hầm để hàng hóa vì vậy nên không gian làm việc chung sẽ khá chật chội, nhiều khi có thể thấy hàng hóa chất lên cả hành lang tầng 1, làm ảnh hưởng đến mỹ quan văn phòng, có thể sẽ gây mất chuyên nghiệp trong mắt khách hàng khi họ đến làm việc trực tiếp tại văn phòng
Công ty nên khảo sát và cải tiến, có thể tách biệt giữa khu làm việc và khu kho chứa hàng hóa Bên cạnh đó, nâng cao chất lượng hệ thống nội ngoại thất văn phòng, sơn sửa lại định kỳ và thường xuyên vệ sinh tòa nhà hơn để đảm bảo chất lượng không gian làm việc Ở câu hỏi: “Văn phòng làm việc được bố trí đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công việc” Có 25/48 phiếu trả lời đồng ý, chiếm tỷ lệ hơn 50% và 10 phiếu rất đồng ý Như vậy, đến hơn 70% số nhân viên cho rằng trang thiết bị phục vụ công việc được bố trí đầy đủ, 20% trung lập và chỉ có khoảng 6% không đồng ý Điều này chứng tỏ, doanh nghiệp đầu tư trang thiết bị máy móc văn phòng làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, đúng với năng lực và ngành nghề kinh doanh chính là thiết bị văn phòng như máy in, máy chiếu,…Tuy nhiên, công ty
Thư viện ĐH Thăng Long
41 cũng cần thường xuyên khảo sát để có các phương án thay thế đồ cũ, hỏng và đã sử dụng quá lâu làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc của nhân sự
Các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp tại công ty CP TBVP Siêu
Thanh – Chi nhánh Hà Nội
2.3.1 Yếu tố bên trong 2.3.1.1 Nhà lãnh đạo
Ban lãnh đạo ảnh hưởng rất lớn tới quá trình xây dựng văn hóa của doanh nghiệp nói chung và công ty CP TBVP Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội nói riêng Phong cách làm việc hay những giá trị tốt đẹp mà ban lãnh đạo mang lại cho Chi nhánh sẽ có tác động rất lớn tới cách làm việc cũng như ứng xử của nhân viên trong toàn thể Chi nhánh Có thể nói rằng người ta nhìn vào ban lãnh đạo của doanh nghiệp mà đánh giá được phong cách cũng như văn hóa của doanh nghiệp đó Có thể từ những tác động nhỏ của lãnh đạo mà tạo nên những nét đặc trưng của doanh nghiệp, có thể nêu lên các ví dụ như:
Lãnh đạo gần gũi, chia sẻ khó khăn, với nhân viên
Với công ty CP TBVP Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội, ban lãnh đạo của công ty có sự ảnh hưởng không nhỏ đến VHDN của công ty Trong quá trình xây dựng và phát triển, giám đốc chi nhánh – Anh Nguyễn Thế Thịnh luôn dành thời gian để nói chuyện trực tiếp với nhân viên Theo kinh nghiệm của anh, một trong những cách mà có thể sử dụng hiệu quả để truyền thông cách nghĩ cách làm cho cấp dưới là các cuộc họp định kì Qua những cuộc họp như thế anh có thể hiểu chính xác người dưới quyền của mình cần gì, họ nắm công việc đến đâu và có thực sự quyết tâm với công việc đang làm hay không
Với một nhà lãnh đạo doanh nghiệp, dùng tài tất phải chọn nhân tài, chọn tài là để dùng tài cho tốt hơn Những năm qua tình hình khủng hoảng kinh tế và đại dịch covid 19 cũng đã ảnh hưởng không nhỏ đến tình hình kinh doanh của công ty Dưới sự lãnh đạo quyết liệt của chị, công ty đã có những kế hoạch đúng đắn hiệu quả để từng bước đưa công ty ổn định và phát triển
Anh Thịnh khẳng định rằng cách đào tạo tốt nhất là cho nhân viên cọ xát thực tế, gánh vác trách nhiệm, nhằm tạo ra những con người biết học hỏi để vươn ra thế giới Để có được đội ngũ hàng mấy chục nhân viên tài năng, nhanh nhạy với thời cuộc, giám đốc đã tổ chức hàng chục đợt đi học tập, trao đổi kinh nghiệm giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa các nhân viên với nhau Anh thực sự là là một tấm gương trong phong cách lãnh đạo, ứng xử văn hoá cho toàn thể nhân viên noi theo
Lãnh đạo tạo điều kiện cho nhân viên góp ý
Tạo điều kiện cho nhân viên đóng góp ý kiến là một trong những nét văn hóa trong kinh doanh của công ty CP TBVP Siêu Thanh, nó làm cho doanh nghiệp có thêm những
64 thông tin mới từ góc độ nhân viên, từ những thông tin đó ban lãnh đạo biết được phần nào tâm tư, tình cảm, nguyện vọng của từng cá nhân…để quan tâm hơn nữa tới nhân viên Ngoài ra nhân viên đóng góp ý kiến làm cho những tồn tại vướng mắc trong công việc của công ty được phản ánh rõ để lãnh đạo biết cách khắc phục, thậm chí nhân viên còn góp ý cách khắc phục cho ban lãnh đạo
Với bất kỳ một doanh nghiệp nào, từng nhân viên là một mắt xích quan trọng trong bộ máy của ngân hàng cùng góp phần để toàn bộ hệ thống có thể hoạt động một cách hiệu quả Vì vậy người lãnh đạo đều cần phải có nhận thức rõ ràng về vai trò của mỗi cá nhân trong tổ chức, quan tâm, nắm bắt tâm tư nguyện vọng của cán bộ để có thể đưa ra được phương án phát huy những mặt tích cực, đồng thời điều chỉnh những vấn đề còn tồn tại
Sự hài lòng của nhân viên về môi trường làm việc là yếu tố hết sức quan trọng, vì sự hài lòng về văn hóa môi trường làm việc thể hiện môi trường làm việc hiện tại tốt hay xấu, phù hợp hay không phù hợp với nhân viên
Theo khảo sát thì đại đa số nhân viên công ty hiện nay có mức hài lòng ở mức trung bình đến khá về văn hóa và môi trường làm việc của công ty
Với việc công ty có môi trường làm việc lành mạnh, có văn hoá khiến cho mỗi người lao động an tâm công tác và luôn phấn đấu cho quá trình xây dựng và phát triển của Công ty CP TBVP Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội Việc xây dựng được niềm tin của các thành viên trong chi nhánh là nhờ những giá trị văn hoá tốt đẹp mà Ban lãnh đạo cũng như toàn bộ đội ngũ nhân viên không ngừng học hỏi, tự trau dồi, làm mới mình Điều này có ý nghĩa vô cùng to lớn góp phần tạo nên hình ảnh một công ty CP TBVP Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội luôn giành được sự tin tưởng và nhớ đến của đông đảo khách hàng
2.3.1.3 Ảnh hưởng bởi ngành nghề kinh doanh
Giữa các tổ chức có ngành nghề kinh doanh khác nhau sẽ có văn hóa khác nhau Văn hóa ngành nghề cũng là một yếu tố tác động quan trọng đến kết quả kinh doanh của từng tổ chức Chính vì vậy để thu được thành công trong quản lý, các nhà quản lý của tổ chức cần phải hiểu biết sâu sắc và chính xác về văn hóa và các giá trị của phía đối tác từ đó mới có các hành vi phù hợp tránh các mâu thuẫn và bất đồng không cần thiết
Ngành kinh doanh chính của công ty là kinh doanh và sửa chữa các thiết bị văn phòng phẩm, thiết bị an ninh, an toàn, là ngành cần có sự cập nhật thường xuyên và liên tục về mọi mặt, cải tiến, sáng tạo và luôn học hỏi mỗi ngày
Thư viện ĐH Thăng Long
65 Để có thể phát triển kinh doanh, lãnh đạo và nhân viên công ty phải năng động và liên tục tìm hiểu những kiến thức mới nhất về ngành, về thị trường để có những sản phẩm tốt nhất đến tay người tiêu dùng Mỗi tháng, công ty đều có các buổi đào tạo về các cập nhật mới nhất liên quan đến sản phẩm từ đối tác, hay đào tạo các kiến thức liên quan đến bán hàng cho toàn bộ nhân viên của công ty
2.3.2 Yếu tố bên ngoài 2.3.2.1 Khách hàng
Trong quá trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp, công ty cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh luôn lấy yếu tố khách hàng làm trung tâm, do đó, khách hàng cũng có ảnh hưởng đến văn hóa của doanh nghiệp Nhân tố tác động trực tiếp đến VHDN của công ty có thể kể đến là sự hài lòng của khách hàng Phản hồi tích cực từ khách hàng có thể thúc đẩy tinh thần tích cực và trách nhiệm trong công ty, trong khi phản hồi tiêu cực có thể tạo áp lực để cải thiện Tương tác và giao tiếp với khách hàng giúp hiểu rõ nhu cầu của họ, và công ty có thể phát triển văn hóa dựa trên chất lượng phục vụ khách hàng Khách hàng luôn là mục tiêu quan trọng của công ty, và quản lý mối quan hệ với họ là yếu tố quan trọng trong việc định hình văn hóa doanh nghiệp
2.3.2.2 Ảnh hưởng bởi văn hóa dân tộc
Doanh nghiệp là nơi tụ họp của nhiều văn hóa, dân tộc, ở mọi độ tuổi lao động và giới tính trên các vùng miền Mỗi cá nhân mang một bản sắc văn hóa, tín ngưỡng khác nhau, khiến cho cách tư duy, nhìn nhận vấn đề và phản ứng của họ cũng riêng biệt Khi đã cùng ở trong một tổ chức thì những điều đặc biệt về văn hóa của mọi người sẽ ít nhiều chi phối, ảnh hưởng tới văn hóa doanh nghiệp Vì công ty hiện tại đang phân phối các dòng sản phẩm của thương hiệu RICOH – 1 thương hiệu máy in, thiết bị văn phòng nổi tiếng đến từ Nhật Bản do đó, văn hóa của công ty cũng ảnh hưởng 1 phần không nhỏ của đất nước này Ngoài ra, yếu tố con người, vùng miền cũng khiến cho văn hóa của chi nhánh Hà Nội có sự khác biệt so với các chi nhánh khác trong tổng công ty
Đánh giá về văn hóa doanh nghiệp tại Công ty CP TBVP Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội
Ban lãnh đạo Công ty CP TBVP Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội đã ý thức được tầm quan trọng của VHDN và đã bắt tay vào xây dựng cũng như sửa đổi VHDN của Công ty sao cho phù hợp hơn Qua tìm hiểu về thực trạng của công ty có thể thấy những ưu điểm qua các cấp độ:
Thư viện ĐH Thăng Long
2.4.1.1 Cấp độ 1: Quá trình và cấu trúc hữu hình
Kiến trúc: Công ty đã có trụ sở chi nhánh với các phòng ban được sắp xếp khá hợp lý, thoáng mát, các bàn làm việc có vách ngăn để nhân viên làm việc độc lập hơn cùng với đó là các trang thiết bị hiện địa được trang bị cho nhân viên sử dụng để đem lại hiệu quả tốt nhất trong công việc Ngoài ra, công ty có trang web riêng, với nội dung về các hoạt động kinh doanh, văn hóa, các hoạt động giải trí,… đều thể hiện được phần nào VHDN của công ty;
Nghi lễ và các lễ hội: Công ty rất chú trọng trong việc thực hiện các nghi lễ và lễ hội
Nhân viên được tham gia đầy đủ các nghi lễ của công ty giúp tăng sự hiểu biết cũng như thấu hiểu về công ty Công ty thực hiện theo đúng chỉ đạo của Nhà nước về việc cho nhân viên nghỉ lễ Mỗi năm cán bộ công nhân viên đều được đi tham quan, du lịch hay tham gia các hoạt động ngoại khóa tại địa điểm do công ty định ra và nhân viên công ty tham gia sẽ không mất bất kỳ phụ phí nào;
Các biểu tượng: Công ty CP TBVP Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội đã xây dựng được logo và câu khẩu hiệu phù hợp, bắt mắt Điều này giúp công ty thu hút khách hàng, tăng khả năng nhận diện cũng như giúp thương hiệu có khả năng cạnh tranh với các sản phẩm cạnh tranh trong thị trường;
Cách ăn mặc và ứng xử của nhân viên: Thiết kế đồng phục cho nhân viên, theo từng phòng có đồng phục phù hợp, đẹp và có sự đồng bộ nhất quán toàn công ty
2.4.1.2 Cấp độ 2: Những giá trị được tuyên bố
Tầm nhìn, sứ mệnh: Ở cấp độ 2, VHDN được thể hiện rõ qua tầm nhìn, sứ mệnh, tầm nhìn chiến lược của Công ty CP TBVP Siêu Thanh Tầm nhìn, sứ mệnh được Công ty chia sẻ ngay trên website riêng để các cán bộ công nhân viên cũng như khách hàng những người tiêu dùng có thể thấu hiểu hơn về công ty;
Các mục tiêu, định hướng chiến lược được đặt ra cụ thể, được chia sẻ đến cán bộ công nhân viên trong DN và được mọi người chấp nhận Những điều này giúp công ty hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, làm tăng lợi nhuận; giúp công ty ngày càng phát triển hơn, tạo được nhiều ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng Công ty cũng luôn cố gắng học hỏi các DN khác để có thể xây dựng bổ sung và phát triển VHDN của Công ty được tốt hơn và hoàn thiện hơn cũng như phù hợp với tất cả công nhân viên
2.4.1.3 Cấp độ 3: Những quan niệm chung
Giá trị cốt lõi: Với việc xây dựng được giá trị cốt lõi rất đầy đủ và chi tiết cũng là một điểm nổi bật và gây ấn tượng về VHDN trong Công ty Đội ngũ công nhân viên của công ty
68 cũng nhận thức được các giá trị truyền thống, cam kết chung và các quan điểm chung của tổ chức Qua các điểm chung đó mọi người có thể thấu hiểu, gắn bó cùng nhau phát triển;
Những câu nói thể hiện quan điểm chung: Những câu nói truyền cảm hứng được toàn bộ cán bộ công nhân viên ghi nhớ và lấy đó làm động lực phát triển trong công việc của bản thân Không những thế, cán bộ công nhân viên tại Công ty cũng không ngừng cố gắng và nỗ lực để thực hiện đúng với những gì mình đã nói và hoàn thành tốt nhất có thể
Bên cạnh những ưu điểm đạt được kể trên, tại mỗi cấp độ vẫn tồn tại một vài hạn chế cần được ban lãnh đạo công ty xem xét và sửa đổi sao cho phù hợp hơn Giống như phân tích trên, nhược điểm được phân tích theo 3 cấp độ của VHDN:
2.4.2.1 Hạn chế về nhận thức của cán bộ nhân viên công ty về văn hóa doanh nghiệp
Từ thực trạng về nhận thức của CBNV công ty về văn hóa doanh nghiệp, ta có thể thấy rằng hầu hết nhận thức của họ còn hạn chế và chưa thực sự đồng đều Ban lãnh đạo là người đi tiên phong, tiếp thu, nhận thức và xây dựng VHDN Tuy nhiên, những nhân viên làm việc tại công ty còn thiếu hiểu biết về VHDN hay có biết về việc thực hiện VHDN nhưng không quan tâm Nguyên nhân do công ty chưa có quy trình đào tạo bài bản về VHDN, chỉ giáo dục thông qua việc Ban lãnh đạo nói chuyện trong các cuộc họp, sinh hoạt văn hóa,…
2.4.2.2 Cấp độ 1: Quá trình và cấu trúc hữu hình
Kiến trúc và cách bài trí: Các văn phòng của trưởng phòng được bố trí tách riêng với các nhân trong phòng ban, điều này tạo cảm giác ngăn cách giữa cấp trên – cấp dưới, đồng thời, trưởng phòng cũng không giám sát được tiến độ làm việc của nhân viên dưới quyền mình;
Nghi lễ và các lễ hội: Các ngày lễ của công ty năm nào cũng diễn ra như nhau và có phần truyền thống, không có sự đổi mới sáng tạo khiến các cán bộ công nhân viên dần mất động lực trong công việc dẫn tới giảm hiệu suất làm việc; Ấn phẩm: Các ấn phẩm của chi nhánh công ty còn quá sơ sài, không chú trọng đến việc xây dựng các kênh truyền thông như website hay fanpages Mặc dù công ty có website và fanpages nhưng dường như rất ít khi cập nhật các thông tin, chủ yếu vẫn dùng fanpages chung với tổng công ty mẹ
Cách ăn mặc và ứng xử của nhân viên: Một vài nhân viên chưa thực sự thấu hiểu vẫn còn tồn tại những thói quen không tốt: Kỷ luật kém, hay đi làm trễ, xin nghỉ làm nhiều, hoàn thành các deadline muộn, đến văn phòng đúng giờ nhưng bắt đầu làm việc muộn, ngồi lê đôi
Thư viện ĐH Thăng Long
69 mách, Bên cạnh đó, công ty chưa có mẫu thiết kế đồng phục mùa đông cho nhân viên mà chỉ có đồng phục mùa hè
2.4.2.3 Cấp độ 2: Những giá trị được tuyên bố
Định hướng phát triển văn hóa doanh nghiệp cho công ty cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội
văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội
3.1.1 Định hướng phát triển chung
Kinh tế – xã hội năm 2022 của nước ta diễn ra trong bối cảnh kinh tế thế giới có nhiều biến động nhanh, khó lường làm gia tăng rủi ro đến thị trường tài chính, tiền tệ, an ninh năng lượng, an ninh lương thực toàn cầu Nhờ những quyết sách kiểm soát và thích ứng an toàn, kịp thời với đại dịch Covid-19 của Chính phủ kể từ cuối năm 2021 đã giúp nền kinh tế Việt Nam năm 2022 vượt qua những khó khăn và phục hồi ấn tượng
Tình hình kinh tế-xã hội năm 2022 đạt được nhiều kết quả quan trọng, kinh tế vĩ mô tiếp tục duy trì ổn định, lạm phát trong tầm kiểm soát, các cân đối lớn được đảm bảo; chính sách tiền tệ, tài khóa được điều hành chủ động, linh hoạt và hiệu quả Những yếu tố trên ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp của chúng tôi trong tất cả các ngành nghề lĩnh vực hoạt động
Với mục tiêu luôn vẫn bám sát và cố gắng ổn định các chỉ tiêu về doanh thu và hạn chế giảm thiểu tối đa lợi nhuận các lĩnh vực ngành nghề kinh doanh cốt lõi của mình là thương mại và dịch vụ các sản phẩm mà Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội đang làm nhà phân phối như thiết bị văn phòng trong thời kỳ khó khăn chung của nền kinh tế nói chung và Tổng công ty nói riêng
Do vậy, chi nhánh nên hoạt động ngày một chuyên nghiệp hơn phù hợp theo xu hướng chung của nền kinh tế nhằm đem lại cho các khách hàng với mục tiêu “Tổ chức kinh doanh dịch vụ hướng tới sự thỏa mãn và hài lòng của khách hàng” Song song với nỗ lực tìm kiếm khách hàng mới, ổn định và duy trì lượng khách hàng sẵn có là việc làm mang tính tiên phong Tiếp tục kiểm soát chặt chẽ chi phí, quản lý và duy trì năng suất lao động, cơ cấu lại nguồn lực cho tất cả các lĩnh vực đảm bảo đáp ứng yêu cầu chất lượng cung cấp dịch vụ theo phương châm “Hướng đến chất lượng toàn diện” mà công ty đã và đang duy trì từ trước tới nay
Năm 2023, thị trường diễn biến trong tình trạng không mấy khả quan về ngành ô tô, bất động sản Để bảo toàn và giữ ổn định các chỉ tiêu trong hoạt động kinh doanh cho chi nhánh nhằm hạn chế giảm thiểu các rủi ro chủ quan và khách quan là tái cấu trúc
72 chi nhánh theo xu hướng tinh giảm gọn nhẹ trong nội bộ doanh nghiệp để ổn định cho các hoạt động kinh doanh hiện tại của mình phù hợp với tình hình chung của thị trường Để đạt được mục tiêu phát triển bền vững nêu trên, bên cạnh ảnh hưởng các chính sách vĩ mô của nền kinh tế, Ban điều hành phải phấn đấu hoàn thiện các tiêu chí vi mô của toàn công ty:
Tiến hành củng cố và hoàn thiện hệ thống các để đáp ứng cao nhất yêu cầu dịch vụ của khách hàng
Tổ chức lại hệ thống kinh doanh & dịch vụ theo hướng tinh gọn, linh hoạt và hiệu quả
Phân tích và đánh giá hiệu hoạt động của từng sản phẩm, từng bộ phận, từng phòng ban để có những giải pháp kinh doanh kịp thời
Tập trung công tác dịch vụ chăm sóc khách hàng: tỷ lệ khách hàng hài lòng, sự gắn bó của khách hàng, tỷ lệ dịch vụ bị than phiền, tỷ lệ đáp ứng đơn hàng…
Hoàn thiện chính sách tài chính kế toán, qui trình và công cụ kiểm soát rủi ro cho toàn hệ thống
Tinh gọn bộ máy nhân sự, tăng cường công tác huấn luyện, đào tạo đội ngũ nhân sự
Thay đổi tư duy, thái độ hành vi ứng xử khi giải quyết công việc
Cải cách thủ tục hành chính đơn giản và nhanh hơn
3.1.2 Định hướng phát triển văn hóa doanh nghiệp
Lãnh đạo công ty nhận biết rằng VHDN co vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển của công trng ty và cần phải liên tục xây dựng và phát triển VHDN của công ty
Tiếp nối những thành công trong việc xây dựng nền VHDN của mình, công ty nên đề ra phương hướng xây dựng VHDN của mình trong thời gian tới như sau:
Duy trì và phát triển VHDN
Tiếp tục duy trì và phát triển những điểm mạnh của VHDN công ty, phát huy những điểm mạnh là nền văn hóa gia đình, đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công ty
Phát huy và nâng cao thế mạnh sẵn có của công ty về quản lý, nhân lục, cung cách phục vụ, lên một tầm cao mới để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng
Hoàn thiện những vấn đề còn chưa hoàn thiện của VHDN công ty
Thư viện ĐH Thăng Long
Xây dựng VHDN công ty thành một nền văn hóa mạnh, xây dựng một nền VHDN bản sắc riêng góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty
Xây dựng VHDN trở thành nguồn sức mạnh nội lực trong kinh doanh;
Xây dựng VHDN trở thành phẩm chất, đạo đức, nếp sinh hoạt và làm việc của các nhân viên; toàn chi nhánh quán triệt và thực hiện sứ mạng và khẩu hiệu trở thành truyền thống của Siêu Thanh nhằm củng cố niềm tin bền vững của khách hàng, chiếm lĩnh thị phần, mở rộng thị trưởng, nâng cao sức cạnh tranh về chất lượng của các dịch vụ sản phẩm trên thị trường trong nước và quốc tế Giữ vững và ngày càng tăng tốc độ phát triển trên mọi chi tiêu: doanh thu, thị phần, nhân lực, giá trị thương hiệu
Phương hưởng của công ty đã xác định cách thức phát triển trên các khía cạnh về chiến lược kinh doanh, phát triển con người, thương hiệu sản phẩm, Để đạt được các mục tiêu chiến lược đó, công ty cần có những biện pháp hiệu quả và cụ thể hơn nữa để có thể phát huy được những thế mạnh sẵn có và hạn chế những yếu tố bất lợi ảnh hưởng đến việc đi đến mục tiêu cuối cùng của công ty.
Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện và phát huy văn hóa doanh nghiệp tại công ty CP TBVP Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội
tại công ty CP TBVP Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội
3.2.1 Nâng cao nhận thức về văn hóa doanh nghiệp cho cán bộ công nhân viên công ty
Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội cần nâng cao nhận thức về VHDN trong tổ chức Ban lãnh đạo của công ty cần cho nhân viên hiểu rõ rằng VHDN không phải là kết quả riêng của người lãnh đạo mà phải là do tập thể toàn bộ cán bộ công nhân viên trong cả công ty tạo nên Khi xây dựng VHDN của công ty, người lãnh đạo đóng vai trò là người dẫn đầu nhưng chỉ khi có sự đóng góp của tất cả các thành viên thì mới có thể thành công.Đối với mỗi một vấn đề của một tổ chức để thực hiện tốt thì các thành viên trong tổ chức đó phải có sự hiểu biết về vấn đề đó
Việc xây dựng, hoàn thiện và phát triển cũng không là vấn đề ngoại lệ Theo một số ý kiến của các chuyên gia thì hiện nay và tương lai khi mà sản phẩm và dịch vụ đồng đều về chất lượng thì các doanh nghiệp chủ yếu sẽ cạnh tranh nhau bằng vấn đề VHDN Do vậy việc nhận thức đúng đắn về vấn đề này không chỉ là nhiệm vụ của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nói riêng mà còn với cả tập thể doanh nghiệp nói chung
Trong kết quả phỏng vấn và thu thập thông tin qua bảng hỏi các nhân viên trong công ty em nhận thấy sự hiểu biết của nhân viên về VHDN còn rất hạn chế Văn hoá doanh nghiệp không phải là kết quả của riêng người lãnh đạo mà phải do tập thể người
74 lao động tạo nên Doanh nghiệp có thể thu hút mọi người quan tâm đến văn hoá doanh nghiệp thông qua các lớp huấn luyện về văn hoá doanh nghiệp với mọi thành viên mới của doanh nghiệp, lưu truyền tài liệu, thường xuyên trưng cầu ý kiến của các thành viên để đổi mới văn hoá doanh nghiệp nhằm nâng cao nhận thức về VHDN cho cán bộ nhân viên trong công ty, giúp họ hiểu rõ vai trò, tác dụng của VHDN, giúp họ tự nhận thức thông qua các bài học thực tế Từ đó, đề ra các đường lối, chính sách xây dựng và phát triển VHDN cho phù hợp với định hướng, mục tiêu phát triển của công ty
Có rất nhiều cách để nâng cao nhận thức về VHDN như: Tổ chức các lớp huấn luyện cho mọi thành viên trong công ty, tăng cường công tác đào tạo về VHDN cho cán bộ công nhân viên, trưng cầu và tham khảo ý kiến của nhân viên để hoàn thiện VHDN
Công ty cần đào tạo cho các nhân viên cũ và các nhân viên mới am hiểu công ty và VHDN của công ty Sau đây là một số nội dung cần đào tạo:
Về tầm nhìn, sứ mạng, triết lý kinh doanh của doanh nghiệp:
Hãy làm cho các nhân viên hiểu được mục tiêu lâu dài, sử mệnh của doanh nghiệp và chia sẻ với họ những vấn đề này Có vậy nhân viên mới cảm giác là người trong cuộc, cảm thấy gắn bó và đồng hành với từng bước phát triển của doanh nghiệp Ngược lại, nhân viên sẽ không thấy có hứng thú vì phải làm việc như là một nhiệm vụ bắt buộc
Nhân viên cũng sẽ có cảm giác mình là một phần quan trọng của tổ chức khi nhìn thấy được sự đóng góp của chính họ trong con đường hướng đến những mục tiêu, thành công của doanh nghiệp
Về các quy trình làm việc và các quy định về thực hiện công việc
Công ty cần làm cho nhân hiểu rõ quy trình khi làm một công việc bất kỷ, giúp nhân viên làm đúng công việc, giúp họ có thể hoàn thành công việc tốt hơn với thời gian ngắn hơn
Phong cách giao tiếp là một vấn đề quan trọng nó ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh của nhân viên đó với đồng nghiệp, nhà cung cấp khách hàng, Công ty nên đào tạo cho nhân viên của mình có phong cách giao tiếp mang phong cách giao tiếp chung của công ty, tuân theo các yêu cầu của công ty và mang nét riêng của mỗi nhân viên
Về lịch sử hình thành, những thành tựu của công ty
Công ty cần cho nhân viên của mình am hiểu về lịch sử hình thành, và những thành tựu nổi bật của công ty Làm nổi bật điều này giúp các nhân viên thêm gắn bó với
Thư viện ĐH Thăng Long
75 công ty và hòa nhập tốt vào nền VHDN của công ty, hơn nữa nó tạo cho các nhân viên niềm tin, niềm tự hào về nơi minh đang làm việc
Cơ cấu tổ chức và mối quan hệ với các bộ phận
Các nhân viên cần được biết về cơ cấu tổ chức và mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau để trong quá trình làm việc họ có thể tương trợ lẫn nhau, tránh làm việc chồng chéo lẫn nhau
Công ty cần tuyên truyền cho nhân viên của mình biết về VHDN của mình và giải thích cho nhân viên về VHDN của mình, hướng dẫn họ thực hiện và hòa nhập vào nền văn hóa đó Nếu công ty làm công việc này tốt sẽ giúp cho nhân viên am hiểu và thực thi VHDN tốt, đồng thời họ sẽ tích cực xây dựng nền VHDN mà họ là một nhân tố trong đó
Các chương trình đào tạo và huấn luyện cần được cập nhật để thúc đẩy quá trình đưa cái mới vào công ty Bởi hội nhập vào nền kinh tế thế giới là bước vào một xã hội học tập Học tập suốt đời mới tìm được chỗ đứng trong xã hội Công tác đào tạo, bồi dưỡng cho các thành viên trong công ty là không thể xem nhẹ Các công ty trên thế giới ngày càng thấy ra rằng: Các biện pháp thu hút người tài bằng tăng lương, kỳ nghỉ, nhà ở không còn là biện pháp căn bản Họ đã hướng vào công tác đào tạo để nâng cao năng lực cho các thành viên của mình Hiện tượng này đã được các nhà khoa học gọi là “sự bùng nổ của văn hoá công ty, sản xuất là cứu cánh của công ty và văn hoá chính là điều kiện cần thiết của nó" (Jean Lue Placet)
