văn hóa doanh nghiệp tại công ty cổ phần thiết bị văn phòng siêu thanh chi nhánh hà nội

Khóa luận tốt nghiệp “Văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh - Chi nhánh Hà Nội” được hình thành với mong muốn được dùng kiến thức đã được học ở trường để

HÀ NỘI - 2023

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG -o0o -

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN QUANG SƠN

HÀ NỘI - 2023

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG -o0o -

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

Chuyên ngành : Quản trị doanh nghiệp

Thư viện ĐH Thăng Long

LỜI CẢM ƠN

Kính thưa quý thầy cô trường Đại Học Thăng Long, quý ban lãnh đạo Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh - Chi nhánh Hà Nội Khóa luận tốt nghiệp “Văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh - Chi nhánh Hà Nội” được hình thành với mong muốn được dùng kiến thức đã được học ở trường để áp dụng vào thực tế, cụ thể là vào sự phát triển về văn hóa doanh nghiệp của Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh - Chi nhánh Hà Nội Trong quá trình tìm hiểu và thực hiện khóa luận, do bản thân em cũng gặp phải một số giới hạn khách quan nên khóa luận sẽ không tránh khỏi những sai sót

Em rất mong nhận được lời chỉ bảo và góp ý của quý thầy cô và của quý công ty để hoàn thiện hơn kiến thức của mình

Em trân trọng kính gửi lòng biết ơn chân thành đến các thầy cô Trường Đại học Thăng Long nói chung; đặc biệt là các thầy cô khoa Kinh Tế - Quản Lý trường Đại Học Thăng Long nói riêng đã tận tình giảng dạy và truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt quá trình học tập tại trường

Xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS Lê Huyền Trang Cô đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình từ lúc làm báo cáo thực tập cho đến hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp này

Và cuối cùng, em đồng kính gửi lời cảm ơn đến Ban giám đốc, các anh (chị) cô (chú) ở công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh - Chi nhánh Hà Nội đã nhiệt tình hỗ trợ, giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt luận văn này

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp này là do tự bản thân thực hiện có sự hỗ trợ từ giáo viên hướng dẫn và không sao chép các công trình nghiên cứu của người khác Các dữ liệu thông tin được sử dụng trong Khóa luận tốt nghiệp là có nguồn gốc và được trích rõ ràng Các kết quả nghiên cứu trong Khóa luận do tôi tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan

Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan này!

Hà Nội, ngày 18 tháng 10 năm 2023

Người làm báo cáo

Nguyễn Quang Sơn

Thư viện ĐH Thăng Long

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP 1

1.1.Khái niệm về văn hóa doanh nghiệp 1

1.1.1.Khái niệm về văn hóa 1

1.1.2.Khái niệm về doanh nghiệp 1

1.1.3.Khái niệm về văn hóa doanh nghiệp 2

1.2.Vai trò của văn hóa doanh nghiệp 3

1.2.1.Văn hóa doanh nghiệp là nguồn lực tạo ra lợi thế cạnh tranh 3

1.2.2.Văn hóa doanh nghiệp tạo nên bản sắc của doanh nghiệp 3

1.2.3.Văn hóa doanh nghiệp tạo nên lực hướng tâm chung cho doanh nghiệp 4

1.2.4.Văn hóa doanh nghiệp góp phần xây dựng thương hiệu 4

1.2.5.Văn hóa doanh nghiệp tạo nên hiệu quả trong kinh doanh 4

1.2.6.Văn hóa doanh nghiệp giúp thu hút nhân sự, tăng cường sự gắn bó của người lao động 5

1.3.Các cấp độ của văn hóa doanh nghiệp 5

1.3.1.Cấp độ một: Những quá trình và cấu trúc hữu hình 6

1.3.1.8.Ứng xử và giao tiếp trong doanh nghiệp 10

1.3.1.9.Cơ cấu tổ chức các phòng ban của doanh nghiệp 11

1.3.2.Cấp độ hai: Các giá trị được tuyên bố 11

1.3.2.1.Tầm nhìn 11

1.3.2.2.Sứ mệnh 11

1.3.2.3.Mục tiêu 12

1.3.2.4.Triết lý kinh doanh 12

1.3.3.Cấp độ ba: Những quan điểm chung 13

1.3.3.1.Niềm tin 13

1.3.3.2.Thái độ 14

1.3.3.3.Giá trị cốt lõi 14

1.4.Các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp 14

1.4.1.Yếu tố bên trong doanh nghiệp 14

1.4.1.1.Nhà lãnh đạo 14

1.4.1.2.Lịch sử hình thành doanh nghiệp 15

1.4.1.3.Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp 15

1.4.1.4.Môi trường làm việc của doanh nghiệp 16

1.4.2.Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp 16

1.4.2.1.Khách hàng 16

1.4.2.2.Văn hóa dân tộc 17

1.4.2.3.Toàn cầu hóa 17

1.4.2.4.Thể chế và chính sách nhà nước 18

TỔNG KẾT CHƯƠNG 1 18

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VĂN PHÒNG SIÊU THANH – CHI NHÁNH HÀ NỘI 19

2.1.Khái quát chung về Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội 19

2.1.1.Thông tin chung về Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội 19

2.1.2.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội 19

Thư viện ĐH Thăng Long

2.1.3.Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi

2.2.1.Nhận thức của cán bộ nhân viên công ty về văn hóa doanh nghiệp 35

2.2.2.Cấp độ 1: Những quá trình và cấu trúc hữu hình 36

2.2.2.1.Kiến trúc 36

2.2.2.2.Hệ thống văn bản quy định 41

2.2.2.3.Đồng phục 42

2.2.2.4.Các nghi thức, nghi lễ, sự kiện trong công ty 46

2.2.2.5.Logo và khẩu hiệu 50

2.2.2.6.Quy tắc ứng xử của công ty 52

2.2.3.4.Triết lý kinh doanh 59

2.2.4.Cấp độ 3: Những quan điểm chung 60

2.3.1.2.Môi trường làm việc 64

2.3.1.3.Ảnh hưởng bởi ngành nghề kinh doanh 64

2.3.2.Yếu tố bên ngoài 65

2.3.2.1.Khách hàng 65

2.3.2.2.Ảnh hưởng bởi văn hóa dân tộc 65

2.3.2.3.Ảnh hưởng bởi các thể chế và chính sách kinh tế nhà nước 66

2.4.Đánh giá về văn hóa doanh nghiệp tại Công ty CP TBVP Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội 66

2.4.1.Ưu điểm 66

2.4.1.1.Cấp độ 1: Quá trình và cấu trúc hữu hình 67

2.4.1.2.Cấp độ 2: Những giá trị được tuyên bố 67

2.4.1.3.Cấp độ 3: Những quan niệm chung 67

2.4.2.Hạn chế 68

2.4.2.1.Hạn chế về nhận thức của cán bộ nhân viên công ty về văn hóa doanh nghiệp 68

2.4.2.2.Cấp độ 1: Quá trình và cấu trúc hữu hình 68

2.4.2.3.Cấp độ 2: Những giá trị được tuyên bố 69

2.4.2.4.Cấp độ 3: Những quan niệm chung 69

2.4.3.Nguyên nhân của những hạn chế 70

TỔNG KẾT CHƯƠNG 2 70

Thư viện ĐH Thăng Long

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CP TBVP SIÊU THANH – CHI

NHÁNH HÀ NỘI 71

3.1.Định hướng phát triển văn hóa doanh nghiệp cho công ty cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội 71

3.1.1.Định hướng phát triển chung 71

3.1.2.Định hướng phát triển văn hóa doanh nghiệp 72

3.2.Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện và phát huy văn hóa doanh nghiệp tại công ty CP TBVP Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội 73

3.2.1.Nâng cao nhận thức về văn hóa doanh nghiệp cho cán bộ công nhân viên công ty 73

3.2.2.Giải pháp hoàn thiện cấp độ 1: Những quá trình và cấu trúc hữu hình 76

3.2.3.Giải pháp cho cấp độ 2: Các giá trị được tuyên bố 78

3.2.4.Giải pháp cho cấp độ 3: Những quan điểm chung 80

3.2.5.Giải pháp khác 81

3.2.5.1.Tuyển dụng nhân viên phù hợp với VHDN 81

3.2.5.2.Phát huy năng lực con người 82

3.2.5.3.Tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh và cởi mở 83

3.2.5.4.Duy trì, phát triển văn hóa doanh nghiệp và định hướng tiếp thu chọn lọc các giá trị mới 84

3.2.5.5.Nâng cao chất lượng dịch vụ với khách hàng qua phong cách giao tiếp của cán bộ nhân viên 87

TỔNG KẾT CHƯƠNG 3 88

KẾT LUẬN 89

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ, CÔNG THỨC

Bảng 1.1 Các cấp độ văn hóa doanh nghiệp 6

Bảng 1.2 Bốn loại nghi lễ trong tổ chức và tác động tiềm năng 8

Bảng 2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội giai đoạn 2020 – 2022 27

Bảng 2.2 Tình hình nhân sự của công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội giai đoạn 2020 – 2022 32

Bảng 2.3 Trình độ học vấn của nhân sự công ty giai đoạn 2020-2022 33

Bảng 2.4 Cơ cấu nhân sự công ty theo giới tính 34

Bảng 2.5 Nhận thức của CBNV về tầm quan trọng của xây dựng VHDN 35

Bảng 2.6 Đánh giá của CBNV về Kiến trúc của Công ty 39

Bảng 2.7 Đánh giá của CBNV về Hệ thống văn bản quy định của Công Ty 41

Bảng 2.8 Đánh giá của CBNV về đồng phục công ty 44

Bảng 2.9 Đánh giá của CBNV về các hoạt động lễ hội, sự kiện của Công ty 48

Bảng 2.10 Nhận xét của CBNV về Logo, khẩu hiệu của công ty 51

Bảng 2.11 Đánh giá của CBNV về thái độ, cung cách ứng xử trong Công ty 54

Bảng 2.12 Đánh giá của CBNV về ấn phẩm của công ty 56

Bảng 2.13 Đánh giá của CBNV về những giá trị được tuyên bố 59

Bảng 2.14 Đánh giá của CBNV về những quan niệm chung 61

Hình 2.1 Tòa nhà văn phòng công ty 37

Hình 2.2 Quầy lễ tân của công ty 38

Hình 2.3 Phòng họp của công ty 39

Hình 2.4 Phòng tổ chức hội thảo, training nội bộ của công ty 39

Hình 2.5 Đồng phục công ty 43

Hình 2.6 Đồng phục của nhân viên trong quá trình lắp đặt, làm việc 44

Hình 2.7 Lễ kỷ niệm thành lập Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh 46

Hình 2.8 Tiệc tất niên cuối năm công ty 47

Thư viện ĐH Thăng Long

Hình 2.9 Ngày hội Siêu Thanh Hữu của công ty 47

Hình 2.10 Tiệc sinh nhật hành tháng cho cán bộ công nhân viên 48

Hình 2.11 Logo của công ty 50

Hình 2.12 Website công ty CP TBVP Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội 55

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức tại Công ty CP TBVP Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội 22

Biểu đồ 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội giai đoạn 2020-2022 28

Biểu đồ 2.2 Lợi nhuận sau thuế công ty cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội giai đoạn 2020-2022 30

Biểu đồ 2.3 Biểu đồ thể hiện tăng trưởng nhân sự qua các năm 32

Biểu đồ 2.4 Biểu đồ thể hiện cơ cấu nhân sự của công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội năm 2022 34

DANH MỤC VIẾT TẮT

Ký hiệu viết tắt Tên đầy đủ

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay, xu hướng toàn cầu hoá diễn ra mạnh mẽ, kéo theo đó hội nhập kinh tế ngày càng phát triển sâu rộng Điều đó tạo ra những cơ hội mới cho các doanh nghiệp ở Việt Nam Tuy nhiên, bên cạnh những cơ hội, các doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những thách thức lớn, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ

Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp này cần phải chú ý đến việc nâng cao năng lực cạnh tranh của mình Để nâng cao năng lực cạnh tranh của mình, bên cạnh những giải pháp truyền thống như đổi mới công nghệ, tăng cường vốn, đào tạo nguồn nhân lực… thì doanh nghiệp cũng cần phải xây dựng văn hóa doanh nghiệp Bởi văn hoá doanh nghiệp chính là tài sản vô hình của mỗi doanh nghiệp Trong sự phát triển của nền kinh tế thị trường, việc xây dựng văn hoá doanh nghiệp là cần thiết Nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa thật sự chú trọng tới xây dựng văn hóa doanh nghiệp, chưa có bản sắc riêng, chưa có gắn kết được thành viên trong tổ chức…Bởi những doanh nghiệp quy mô như vậy chủ yếu tập trung vào việc nâng cao hiệu quả công việc và lợi nhuận… Tuy nhiên, điều này không mang lại sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp

Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh là một doanh nghiệp phân phối chính thức các giải pháp về thiết bị văn phòng cho nhãn hiệu RICOH (Nhật Bản) với hệ thống mạng lưới rộng khắp cả nước Trải qua hơn 10 năm hình thành và phát triển, công ty đã có những thành công nhất định về lĩnh vực thiết bị văn phòng tại thị trường Việt Nam Để có được thành công ngày hôm nay, từ những ngày đầu thành lập, ban lãnh đạo công ty luôn xác định mục tiêu xây dựng văn hóa doanh nghiệp là yếu tố hàng đầu Quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại công ty cũng gặp phải nhiều khó khăn, phải đối mặt với không ít thách thức từ áp lực cạnh tranh và xu hướng toàn cầu hóa nền kinh tế hiện nay Việc duy trì phát triển văn hóa doanh nghiệp bền vững là một tất yếu khách quan, mang tính chiến lược giúp công ty đứng vững trên thị trường, khẳng định thương hiệu và tiếp tục phát triển trong tương lai

Xuất phát từ nhận thức và tình hình thực tế trên, tác giả đã chọn đề tài: “Văn hóa

doanh nghiệp tại công ty cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội” để thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp của mình với mục đích mang những kiến

thức đã học áp dụng vào mỗi vấn đề mà thực tiễn đòi hỏi

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục đích nghiên cứu

Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp trong các hoạt động của Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu:

Khóa luận này được nghiên cứu dựa trên các mục tiêu sau đây:  Hệ thống hóa cơ sở lý luận về văn hóa doanh nghiệp

 Phân tích được thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội Từ đó đánh giá những ưu điểm, hạn chế tồn tại, tìm ra nguyên nhân của các hạn chế đó

 Đề xuất kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Về nội dung: Hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần thiết bị văn

phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội

Về không gian: Công ty cổ phần thiết bị Văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà

Nội

Về thời gian:

 Thu thập và căn cứ vào số liệu thứ cấp từ năm 2020 – 2022

 Số liệu sơ cấp, được điều tra khảo sát từ tháng 15/2/2023 – 30/5/2023

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như:

Phương pháp phân tích lý thuyết: Là phương pháp nghiên cứu các lý thuyết, văn

bản, tài liệu lý luận khác cũng như các công trình nghiên cứu đã có liên quan đến các cấp độ VHDN

Thư viện ĐH Thăng Long

Phương pháp tổng hợp: Nhận định môi trường bên trong và bên ngoài từ đó xác

định điểm yếu, điểm mạnh làm căn cứ để định hướng hoàn thiện và phát triển văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội

Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Để đạt được những thông tin trong đề tài chủ yếu sử dụng phương pháp thu thập thông tin, dữ liệu thứ cấp từ nhiều nguồn như: Internet, sách, báo, tạp chí khoa học, các báo cáo tài chính, các khóa luận có liên quan đến văn hóa doanh nghiệp và các số liệu, dữ liệu được phòng Hành chính – Nhân sự của công ty cung cấp

Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:

Sử dụng phương pháp điều tra bằng bảng hỏi với việc lấy mẫu chọn lọc đối với những cán bộ, công nhân viên đang làm việc tại công ty Mục đích là thu thập các thông tin liên quan đến thực trạng công tác xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại công ty nhằm đề xuất các giải pháp phù hợp

 Đối tượng khảo sát: 50 CBNV Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh

– Chi nhánh Hà Nội

 Xây dựng bảng hỏi: Những câu hỏi khảo sát liên quan đến thực trạng các cấp độ

văn hóa doanh nghiệp tại công ty

 Thời gian khảo sát: 15/2/2023 – 30/5/2023

 Phân tích dữ liệu: Với mỗi tiêu chí trong bảng khảo sát, tác giả tiến hành chia tỷ lệ phần trăm theo số lượng nhân viên đánh giá, kết hợp với những dữ liệu được cung cấp từ Ban lãnh đạo, các phòng ban, qua quá trình nghiên cứu và tìm hiểu, tác giả đã tiến hành tổng hợp, đưa ra đánh giá, nhận xét, những suy luận khoa học của tác giả về

những vấn đề nghiên cứu

Tiến trình thực hiện:

Bước 1: Thiết kế phiếu điều tra trắc nghiệm bao gồm các câu hỏi nhằm điều tra

về nhận thức về VHDN của CBNV công ty và thực trạng xây dựng văn hóa doanh nghiệp

theo các cấp độ như: Quá trình và cấu trúc hữu hình, những những trị được tuyên bố, những quan niệm chung

Bước 2: Phát phiếu điều tra trắc nghiệm đến 50 cán bộ, công nhân viên đang làm

việc tại Công ty ( 6 cán bộ cấp quản lý, 44 nhân viên )

Bước 3: Thu thập các phiếu điều tra và lọc các phiếu hợp lệ và không hợp lệ

Trong đó số lượng phiếu hợp lệ: 48/50 ( 6 cán bộ quản lý, 42 nhân viên )

Bước 4: Mã hóa các câu trả lời và xử lý số liệu thu thập được từ phiếu điều tra

và tổng hợp thông tin bằng Microsoft Excel

5 Kết cấu khóa luận

Cấu trúc khóa luận bao gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về văn hóa doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần thiết bị văn

phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp tại công ty

cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội

Thư viện ĐH Thăng Long

1

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

1.1 Khái niệm về văn hóa doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm về văn hóa

Văn hóa gắn liền với sự ra đời của nhân loại Phạm trù văn hóa rất đa dạng và phức tạp Đây là khái niệm có nhiều lớp nghĩa được dùng với nội hàm khác nhau về đối tượng, tính chất và hình thức biểu hiện

Theo UNESCO (Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa Liên Hiệp Quốc) năm

1986, văn hóa là tổng thể sống động các hoạt động sáng tạo của các cá nhân và các cộng đồng trong quá khứ, hiện tại qua các thế kỷ hoạt động sáng tạo ấy đã hình thành nên hệ thống các giá trị, các truyền thống và cách thể hiện, đó là những yếu tố xác định đặc tính riêng của mỗi dân tộc

Theo GS.TS Nguyễn Như Ý viết trong cuốn “Đại từ điển Tiếng Việt” của Trung tâm Ngôn ngữ và văn hóa Việt Nam – Bộ giáo dục và đào tạo tái bản mới nhất năm

2021: “Văn hóa là những giá trị vật chất, tinh thần do con người sáng tạo ra trong lịch sự”

Như vậy có thể định nghĩa văn hóa là một hệ thống của các giá trị do con người sáng tạo và tích lũy qua quá trình hoạt động thực tiễn, trong mối quan hệ giữa môi trường tự nhiên và xã hội Văn hóa được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác thông qua quá trình hành động và tương tác xã hội của con người Văn hóa thể hiện trình độ phát triển của con người, xã hội và được biểu hiện trong các giá trị vật chất và tinh thần do con người tạo ra

1.1.2 Khái niệm về doanh nghiệp

Thuật ngữ doanh nghiệp được sử dụng đầu tiên ở nước ta từ năm 1948, theo tinh thần của Sắc lệnh số 104/SL ngày 01.01.1948 về doanh nghiệp quốc gia Trong suốt thời kinh tế kế hoạch hoá tập trung, thuật ngữ này bị lãng quên, các thuật ngữ thay thế thường được sử dụng là xí nghiệp, đơn vị kinh tế, cơ quan kinh tế Đến khi ở Việt Nam xây dựng nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, thuật ngữ doanh nghiệp mới được sử dụng trở lại Theo tinh thần của Luật công ty năm 2020 hay Luật doanh nghiệp năm 2020, thuật ngữ doanh nghiệp được xác định là một thực thể pháp lý được thành lập và đăng ký kinh doanh nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh

2

Dựa vào quy định tại khoản 10 Điều 4 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định:

“Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.”

1.1.3 Khái niệm về văn hóa doanh nghiệp

Xã hội rộng lớn có một nền văn hóa lớn mà doanh nghiệp là một bộ phận của xã hội Do đó trong mỗi doanh nghiệp sẽ tồn tại những hệ thống hay chuẩn mực về giá trị đặc trưng, hình tượng, phong cách được doanh nghiệp tôn trọng và truyền từ thành viên này sang thành viên khác, từ lớp cũ đến lớp mới, trở thành những giá trị, những quan niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp ấy và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích Khái niệm được sử dụng để phản ánh những hệ thống này được gọi với nhiều cái tên khác nhau như văn hóa doanh nghiệp, văn hóa công ty, văn hóa tập đoàn hay văn hóa tổ chức Mỗi doanh nghiệp có một bản sắc văn hóa doanh nghiệp riêng của mình Tương tự văn hóa, có rất nhiều quan điểm khác nhau bàn về văn hóa doanh nghiệp Tất cả các quan điểm đó sẽ giúp ta hiểu về VHDN một cách toàn diện và đầy đủ hơn

Theo Tổ chức Lao động Quốc Tế (ILO): “Văn hóa doanh nghiệp là sự trộn lẫn đặc biệt với các giá trị, các tiêu chuẩn, thói quen và truyền thống, những thái độ ứng xử và lễ nghi mà toàn bộ chúng là duy nhất đối với một tổ chức đã biết”

Khái niệm về VHDN theo quan điểm của ILO mới chỉ đề cập đến các yếu tố vô hình của doanh nghiệp như giá trị, tiêu chuẩn, thái độ,… Tuy nhiên, khái niệm này là tiền đề cho các tác giả và các nhà nghiên cứu khoa học phân tích, học hỏi và đưa ra những khái niệm khác phù hợp với riêng từng tổ chức, từng khu vực hay quốc gia

Theo PGS.TS Dương Thị Liễu (2013) “Văn hóa doanh nghiệp là một hệ thống các giá trị, các chuẩn mực, các quan niệm và hành vi của doanh nghiệp, chi phối hoạt động của mọi thành viên trong doanh nghiệp và tạo nên bản sắc kinh doanh riêng của doanh nghiệp”

Đây là khái niệm được công nhận và đưa vào các chương trình đào tạo tại các trường đại học lớn tại Việt Nam PGS.TS Dương Thị Liễu đã đúc kết những nội dung chính từ các nghiên cứu về VHDN và đưa ra khái niệm phù hợp thể hiện được các cấp độ ảnh hưởng của VHDN trong môi trường kinh doanh tại Việt Nam

Điểm chung của các định nghĩa về VHDN hiện nay là “ Văn hóa doanh nghiệp có tính ổn định và bền vững, bất chấp sự thay đổi thường xuyên của các cá nhân, kể cả những người sáng lập và lãnh đạo doanh nghiệp” Nó tác động sâu sắc tới động cơ hành

Thư viện ĐH Thăng Long

3

động của doanh nghiệp, tạo thành định hướng có tính chiến lược cho bản thân doanh nghiệp Văn hóa doanh nghiệp có vai trò là một lực hướng tâm chung, là ý chí thống nhất của tất cả lãnh đạo và cán bộ nhân viên của doanh nghiệp

Dựa trên những nghiên cứu của các học giả, các nhà nghiên cứu từ trước đến nay,

văn hóa doanh nghiệp có thể được định nghĩa như sau : “Văn hoá doanh nghiệp là toàn bộ giá trị văn hoá (thói quen, chuẩn mực, giá trị, mục tiêu, triết lý, bầu không khí, tập quán,…) được gây dựng nên trong suốt quá trình tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp, từ đó trở thành quy tắc, tập quán quen thuộc ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp ấy, đồng thời chi phối tình cảm, cách suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên của doanh nghiệp trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích” – Theo Edgar H Schein

1.2 Vai trò của văn hóa doanh nghiệp

1.2.1 Văn hóa doanh nghiệp là nguồn lực tạo ra lợi thế cạnh tranh

Văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò hết sức quan trọng, tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp Đó chính là nguồn lực, là lợi thế so sánh khi khách hàng phải quyết định lựa chọn giữa các doanh nghiệp khác nhau, là cơ sở duy trì và phát triển mối quan hệ khách hàng, tạo ra tâm lý tin tưởng cùng hợp tác liên kết lâu dài và bền vững Xây dựng VHDN trên cơ sở tạo ra bầu không khí và tác phong làm việc tích cực, khích lệ tinh thần sáng tạo, củng cố lòng trung thành gắn bó của các thành viên, nâng cao tinh thần trách nhiệm,…Tất cả những yếu tố đó góp phần tạo ra năng suất lao động và đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ, từ đó sẽ củng cố thêm lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

1.2.2 Văn hóa doanh nghiệp tạo nên bản sắc của doanh nghiệp

VHDN là tài sản tinh thần của doanh nghiệp và phân biệt doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác, tạo nên bản sắc (phong thái, sắc thái, nền nếp, tập tục) của doanh nghiệp VHDN di truyền, bảo tồn bản sắc của doanh nghiệp qua nhiều thế hệ thành viên, tạo ra khả năng phát triển bền vững của doanh nghiệp

Những doanh nghiệp thành công thường là những doanh nghiệp chú trọng xây dựng, tạo ra môi trường văn hóa riêng biệt khác với các doanh nghiệp khác Bản sắc văn hóa không chỉ để nhận diện doanh nghiệp mà còn là phương thức sinh hoạt và hoạt động chung của doanh nghiệp Nó tạo ra lối hoạt động, kinh doanh của doanh nghiệp Đó là bầu không khí, là tình cảm, sự giao lưu, mối quan hệ và ý thức trách nhiệm, tinh thần hợp tác phối hợp trong thực hiện công việc

4

1.2.3 Văn hóa doanh nghiệp tạo nên lực hướng tâm chung cho doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp có một nền văn hóa tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp thu hút được nhân tài, giữ chân được nhân tài, củng cố được lòng trung thành của các nhân viên đối với doanh nghiệp Vì người lao động làm việc không chỉ vì tiền mà còn vì các mục đích khác nữa, nhất là khi họ đã thỏa mãn phần nào về mặt kinh tế Nhân viên chỉ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp khi họ cảm thấy: được đảm bảo về mặt kinh tế, có hứng thú khi được làm việc trong môi trường doanh nghiệp, cảm nhận được bầu không khí làm việc thân thiện trong doanh nghiệp và có khả năng tự khẳng định mình để thăng tiến

Trong một số trường hợp, khi doanh nghiệp xây dựng được một VHDN mạnh, điều đó sẽ tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, thân thiện, tạo sự gắn kết và thống nhất ý chó, góp phần định hướng và kiểm soát thái độ, hành vi của các thành viên trong doanh nghiệp Từ đó, các thành viên sẽ nhận thức được rõ ràng về vai trò của bản thân mình trong toàn bộ tổng thể doanh nghiệp, họ sẽ gắn bó và làm việc vì mục tiêu và mục đích chung của doanh nghiệp hay còn gọi là “lực hướng tâm chung”

1.2.4 Văn hóa doanh nghiệp góp phần xây dựng thương hiệu

Theo các chuyên gia, một thương hiệu có thành công hay không, điều đó phụ thuộc vào những hành động hằng ngày của người lãnh đạo và tất cả nhân viên của họ Thương hiệu là một bộ phận không thể thiếu của văn hóa doanh nghiệp, thể hiện uy tín, vị thế của sản phẩm, của doanh nghiệp, là tài sản được xây dựng, tích tụ một cách có ý thức trong quá trình phát triển của doanh nghiệp

Thương hiệu là niềm tự hào của doanh nghiệp, tạo ra niềm tin của người tiêu dùng đối với sản phẩm mà doanh nghiệp cung ứng; thương hiệu chính là yếu tố làm nên nét văn hóa riêng biệt của doanh nghiệp Còn khách hàng sẽ là người bỏ tiền ra không phải để mua sản phẩm mà là thưởng thức những giá trị văn hóa đó Nói cách khác, một thương hiệu nổi tiếng hứa hẹn mang lại cho khách hàng sự tin cậy thì chủ nhân làm nên thương hiệu này phải là người đáng tin tưởng Và văn hóa của một tổ chức, doanh nghiệp được xem như yếu tố căn bản tạo nên sự khác biệt của thương hiệu đó

1.2.5 Văn hóa doanh nghiệp tạo nên hiệu quả trong kinh doanh

Tại các doanh nghiệp mà môi trường văn hóa được xây dựng tốt sẽ giúp nhân viên tự lập, chủ động ở mức độ cao nhất, nghĩa là các cá nhân được khuyến khích để tách biệt đưa ra ý kiến, sáng kiến, thậm chí cả các cá nhân ở cấp cơ sở, sự khích lệ này phát huy được tính năng động sáng tạo của mọi thành viên trong công ty Từ đó dẫn đến hiệu quả doanh nghiệp sẽ được tăng lên và làm gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp

Thư viện ĐH Thăng Long

5

Biên cạnh đó, hiệu quả trong kinh doanh cũng được quyết định bởi sự quan tâm của người lãnh đạo và các khả năng nuôi dưỡng đặc biệt trong một môi trường văn hóa tốt Một hệ thống quy tắc cứng nhắc, các chính sách quản lý không phù hợp với nguyện vọng của các cá nhân sẽ gây nên một kết quả ngược lại Thực tế cho thấy văn hóa tại nhiều doanh nghiệp khi không tạo được môi trường làm việc tốt hay có sự mâu thuẫn giữa ban lãnh đạo và nhân sự sẽ phải hứng chịu rất nhiều khó khăn khi triển khai kế hoạch hoạt động; ví dụ như sự đình công của công nhân, công nhân làm việc cầm chứng hoặc bỏ sang làm cho công ty khác Từ đó dẫn đến hiệu quả kinh doanh giảm sút và một số doanh nghiệp phải thu nhỏ hoạt động của mình

1.2.6 Văn hóa doanh nghiệp giúp thu hút nhân sự, tăng cường sự gắn bó của người lao động

Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng chỉ cần trả lương cao là sẽ thu hút, giữ chân được người tài Tuy nhiên, địa vị, tiền lương, cơ hội thăng tiến… chỉ thực sự có tác dụng khi đi liền với nó là một môi trường làm việc tạo được hứng thú, nhân viên cảm nhận bầu không khí thân thiện và có cơ hội khẳng định mình Một tổ chức xây dựng được một nền văn hóa mạnh mẽ quy tụ được sự nhất trí cao giữa các thành viên về những mục tiêu, nhiệm vụ, chiến lược… mà tổ chức đề ra Sự nhất trí đó sẽ tạo ra sự liên kết, cùng cố lòng trung thành và sự cam kết bền vững với tổ chức

Như vậy, văn hóa doanh nghiệp là sự kết tinh hệ thống giá trị của doanh nghiệp, được đa số các thành viên trong doanh nghiệp thừa nhận và ủng hộ, vì vậy nó là chất kết dính các thành viên trong doanh nghiệp lại với nhau

Văn hóa doanh nghiệp giúp nhân viên thấy được mục tiêu, định hướng phát triển và bản chất của công việc họ làm, tạo ra mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên và một môi trường làm việc lành mạnh Văn hóa doanh nghiệp là nguồn động lực to lớn với nhân viên, các nhân viên sẽ tự có ý thức khi cảm thấy công việc họ đang làm là có ý nghĩa, thành tích của họ được đề cao và họ cảm thấy được tôn trọng Về mặt này, văn hóa doanh nghiệp có vai trò quan trọng giúp nhân viên củng cố niềm tin, đoàn kết và trung thành với tổ chức Văn hóa doanh nghiệp tạo cho tất cả mọi người trong công ty cùng chung sức làm việc, vượt qua những giai đoạn thử thách, những tình thế khó khăn của công ty và họ có thể làm việc quên thời gian

1.3 Các cấp độ của văn hóa doanh nghiệp

Từ xưa đến nay, các nhà nghiên cứu đã phân tích, nghiên cứu và tìm ra rất nhiều phương thức để tiếp cận và biểu diễn ra các cấp độ văn hóa doanh nghiệp Tiêu biểu nhất là Edgar H Schein, ông đã có một cách tiếp cận độc đáo là đi từ hiện tượng đến bản chất

6

của một nền văn hóa, từ những cái mà mắt thường có thể nhìn đến những cái không thể nhìn thấy được mà chỉ có thể cảm nhận được qua sự quan sát bằng giác quan Schein đã chia văn hóa doanh nghiệp thành 3 cấp độ là những quá trình và cấu trúc hữu hình của doanh nghiệp, những giá trị được chấp nhận, những quan điểm chung được minh họa như sau:

Bảng 1.1 Các cấp độ văn hóa doanh nghiệp

Cấp độ thứ nhất Những giá trị văn hóa hữu hình của doanh nghiệp

Cấp độ thứ hai Những giá trị được tuyên bố

Cấp độ thứ ba Những quan niệm chung

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

1.3.1 Cấp độ một: Những quá trình và cấu trúc hữu hình

Những quá trình và cấu trúc hữu hình là những cái được thể hiện bên ngoài rõ ràng, dễ nhận biết nhất của VHDN Các thực thể hữu hình mô tả một cách tổng quát nhất môi trường vật chất và các hoạt động xã hội trong một doanh nghiệp Đặc trưng cơ bản của cấp độ thứ nhất là dễ nhận biết nhưng lại khó phán đoán được ý nghĩa đích thực của nó Nói một cách khác, người quan sát có thể mô tả những gì họ nhìn thấy và cảm nhận được khi bước chân vào doanh nghiệp nhưng lại chưa thể hiểu được ý nghĩa thực sự ẩn sau lớp văn hóa này Để có thể hiểu được ý nghĩa đó, họ phải thực sự hòa mình vào cuộc sống doanh nghiệp mới có thể phát biểu chính xác văn hóa doanh nghiệp đó như thế nào

Những giá trị văn hóa hữu hình của doanh nghiệp bao gồm: Kiến trúc; hệ thống các văn bản quy định; các nghi lễ và lễ hội; logo và khẩu hiệu; đồng phục; ấn phẩm điển hình; giai thoại; ứng xử và giao tiếp của cán bộ công nhân viên;…

1.3.1.1 Kiến trúc

Kiến trúc của một một doanh nghiệp là sự sắp xếp, bố trí không gian của doanh nghiệp; bao gồm toàn bộ hệ thống kiến trúc thiết kế nội ngoại thất; tất cả đều tiêu chuẩn hóa theo màu sắc, kiểu dáng đặc trưng của doanh nghiệp: mặt bằng, quầy, bàn ghế, phòng, hệ thống bảng biểu,…

Kiến trúc ngoại thất của doanh nghiệp được biểu hiện qua các yếu tố như vị trí, phong cách thiết kế tòa nhà, quy mô về không gian của doanh nghiệp,…

Thư viện ĐH Thăng Long

1.3.1.2 Hệ thống các văn bản quy định

Hệ thống các văn bản quy định, bao gồm các chính sách, quy trình, và hướng dẫn, đóng một vai trò rất quan trọng trong việc hình thành và tác động đến văn hóa doanh nghiệp

Các văn bản quy định thường chứa các phần mô tả về giá trị và tiêu chuẩn của tổ chức Chúng xác định những nguyên tắc và quy định đạo đức, mà nhân viên cần tuân thủ Các giá trị và tiêu chuẩn này có thể tác động mạnh đến cách nhân viên hành xử và định hình văn hóa nơi làm việc Ngoài ra, còn xác định quyền và trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận trong tổ chức Điều này giúp tạo ra sự rõ ràng trong việc quản lý quyền lực và phân chia trách nhiệm, đảm bảo tính minh bạch và công bằng

Các văn bản quy định cũng cung cấp những hướng dẫn, mô tả rõ ràng về trách nhiệm, nhiệm của của nhân viên và ứng xử cần có trong môi trường công việc Chúng đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện theo các quy tắc và tiêu chuẩn quy định, từ đó giúp tạo ra sự tuân thủ trong tổ chức Việc tuân thủ này có thể trở thành một phần quan trọng của văn hóa doanh nghiệp

1.3.1.3 Các nghi lễ và lễ hội

Các nghi lễ và lễ hội của doanh nghiệp phản ánh đời sống, sinh hoạt của công ty Nó có thể là các nghi lễ trong hội họp, các sinh hoạt tập thể, giao lưu văn hóa văn nghệ… Tuy không trực tiếp ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh, nhưng ảnh hưởng của nó đối với mọi hoạt động của doanh nghiệp cũng rất lớn Nó tuyên truyền phổ biến đường lối, chính sách của công ty, tạo ra sự khác biệt của công ty với bên ngoài, tạo hình ảnh tốt cho công ty trước cộng đồng qua đó góp phần xây dựng thương hiệu…Do vậy, để thực sự tạo ra “cá tính” của doanh nghiệp, tạo ra sức mạnh canh tranh cho doanh nghiệp, không chỉ có nhân viên mà doanh nhân, cán bộ quản lý cấp cao, các nhà lãnh đạo và quản lý các cấp khác phải nhất thiết tham gia vào quá trình xây dựng văn hoá của tổ chức mình

Có 4 loại nghi lễ cơ bản: Chuyển giao, củng cố, nhắc nhở, liên kết, được thể hiện như sau:

8

Bảng 1.2 Bốn loại nghi lễ trong tổ chức và tác động tiềm năng

Loại hình Minh họa Tác động tiềm năng

Chuyển giao Khai mạc, giới thiệu thành viên mới, chức vụ mới, lễ ra mắt…

Tạo thuận lợi cho việc thâm nhập vào cương vị mới, vai trò mới

Củng cố Lễ phát phần thưởng

Củng cố các nhân tố hình thành bản sắc, ghi nhận công lao và tôn thêm vị thế của thành viên

Nhắc nhở Sinh hoạt văn hóa, chuyên môn, khoa học

Duy trì cơ cấu xã hội và làm tăng thêm năng lực tác nghiệp của tổ chức

Liên kết Lễ hội, liên hoan, Tết

Khôi phục và khích lệ chia sẻ tình cảm và sự cảm thông nhằm gắn bó với các thành viên với tổ chức

(Nguồn: Chuyên đề văn hóa doanh nghiệp, 2012, PGS.TS Nguyễn Mạnh Quân)

Nghi lễ thường được tiến hành theo một cách thức nhất định, các nghi thức thường được thiết kế một cách kỹ lưỡng và sử dụng như những hình thức chính thức để thực hiện nghi lễ Đặc điểm về hình thức và nội dung của nghi thức không chỉ thể hiện những giá trị và triết lý của văn hóa công ty mà tổ chức muốn nhấn mạnh, chúng còn thể hiện quan điểm và cách tiếp cận của những người quản lý Mức độ nghiêm túc trong việc thực hiện nghi thức là dấu hiệu phản ánh nhận thức của các thành viên tổ chức về ý nghĩa và tầm quan trọng của các giá trị và triết lý

1.3.1.4 Logo và khẩu hiệu

 Logo

Logo là một biểu tượng được tạo thành từ văn bản và hình ảnh để nhận diện một doanh nghiệp Một logo tốt phải thể hiện được ngành nghề, lĩnh vực của công ty và giá trị của thương hiệu của doanh nghiệp

Thư viện ĐH Thăng Long

9

Logo là loại biểu trưng đơn giản nhưng lại có ý nghĩa rất lớn nên được các tổ chức, doanh nghiệp rất coi trọng Nó thường có sức mạnh rất lớn vì chúng hướng sự chú ý của người quan sát vào một chi tiết hay điểm nhấn cụ thể, có thể diễn đạt được giá trị chủ đạo mà tổ chức, doanh nghiệp muốn tạo ấn tượng, lưu lại hay truyền đạt cho người thấy nó Logo không chỉ giúp tăng độ nhận diện thương hiệu mà còn giúp tăng khả năng cạnh tranh với các đối thủ khác trên thị trường Vì vậy, logo là một tác phẩm sáng tạo được thiết kế để thể hiện hình tượng về một tổ chức, một doanh nghiệp bằng ngôn ngữ nghệ thuật phổ thông

Đồng phục đẹp còn cho thấy trình độ văn hóa cũng như thẩm mỹ của cán bộ nhân viên doanh nghiệp, nó là diện mạo tạo nên ấn tượng tốt cho hình ảnh doanh nghiệp đó, đồng thời đóng góp một phần không nhỏ vào thành công của họ Thiết kế đồng phục cho nhân viên là một cuộc đầu tư có lãi cho doanh nghiệp, bởi họ chính là những công cụ quảng bá thương hiệu hữu hiệu nhất và có sức thuyết phục nhất khi khoác lên mình bộ đồng phục mang thương hiệu của công ty, và nhờ đó mà doanh nghiệp ấy sẽ có thêm nhiều đối tác, khách hàng mới

10

1.3.1.6 Ấn phẩm điển hình

Là những tư liệu chính thức có thể giúp đối tác khách hàng có thể nhận thấy rõ hơn về cấu trúc văn hóa của một tổ chức Chúng là những sản phẩm như: Sách, đĩa, kỷ yếu, nội san, khẩu hiệu hành động, cặp file tài liệu, thiệp chúc mừng, lịch giấy, tiêu đề phong bì Công ty, name card, tờ rơi…

Những sản phẩm này góp phần làm rõ mục tiêu của tổ chức, phương châm hành động, niềm tin và giá trị chủ đạo, triết lý quản lý, thái độ với lao động, với công ty, với người tiêu dùng, xã hội Chúng cũng giúp những người nghiên cứu so sánh, đối chiếu sự đồng nhất giữa những biện pháp được áp dụng với những triết lý được tổ chức tôn trọng Đối với những đối tượng hữu quan bên ngoài đây chính là những căn cứ để xác định tính khả thi và hiệu lực của văn hóa công ty

1.3.1.7 Giai thoại

Khi triển khai các hoạt động trong thực tiễn, thường xuất hiện những sự kiện, tấm gương điển hình cho việc thực hiện thành công hay thất bại một giá trị, triết lý mà tổ chức, doanh nghiệp có thể sử dụng làm bài học kinh nghiệm hay minh họa điển hình, mẫu mực, dễ hiểu về văn hóa công ty Những câu chuyện này thường là những câu chuyện được truyền miệng từ những sự kiện có thực, điển hình về những giá trị, triết lý của văn hóa công ty được các thành viên trong tổ chức truyền bá cho những thế hệ sau, cho người mới Một số câu chuyện trở thành những giai thoại do những sự kiện mang tính lịch sử và có thể được khái quát hóa hoặc hư cấu thêm

Trong các giai thoại thường xuất hiện những tấm gương điển hình, có thể được nhân cách hóa thành huyền thoại với những phẩm chất và tính cách, những giá trị và niềm tin có thể đại diện cho cả tổ chức Các mẩu chuyện có tác dụng duy trì sức sống cho các giá trị ban đầu của tổ chức và giúp tổ chức thống nhất về nhận thức của tất cả

mọi thành viên

1.3.1.8 Ứng xử và giao tiếp trong doanh nghiệp

Ngôn ngữ sử dụng để giao tiếp giữa các nhân viên với cấp trên; giữa nhân viên với nhân viên; với khách hàng, đối tác…là những yếu tố quan trọng nhất, góp phần làm nên một nền văn hóa doanh nghiệp đậm đà bản sắc Khi các nhân viên của doanh nghiệp sử dụng những ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, thân thiện với khách hàng, đối tác thì sẽ mang lại cho họ cảm giác tin tưởng, dễ chịu Khi các nhà quản trị sử dụng ngôn ngữ thân mật, vui vẻ, nhân viên cũng cảm thấy tin tưởng, yêu công ty, yêu công việc hơn…Ứng xử giao tiếp trong công ty là cái “không mất tiền mua” nhưng mang lại giá trị tinh thần vô cùng to lớn Vì vậy, người sử dụng nó luôn phải cân nhắc, suy nghĩ kỹ

Thư viện ĐH Thăng Long

11

trước khi nói, ứng xử không đúng cách có thể khiến người nghe bực tức, mất thiện cảm,…Ngôn ngữ giao tiếp chính là cái tạo nên văn hóa của cá nhân, cộng đồng sử dụng nó

1.3.1.9 Cơ cấu tổ chức các phòng ban của doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận trong tổ chức Nó định rõ ai chịu trách nhiệm trong việc đạt được mục tiêu và thực hiện công việc cụ thể Như vậy, có thể xác định công việc được thực hiện như thế nào? Ai quản lý? Ai báo cáo cho ai? Và quan trọng nhất là ai chịu trách nhiệm với kết quả công việc Phân chia trách nhiệm không rõ ràng hoặc không công bằng có thể gây ra sự bất mãn và làm suy giảm hiệu suất Trong khi đó, cơ cấu tổ chức tốt có thể đảm bảo sự rõ ràng về trách nhiệm và giúp xây dựng một văn hóa đánh giá cao sự đóng góp của từng thành viên

1.3.2 Cấp độ hai: Các giá trị được tuyên bố

Yếu tố này đề cập đến mức độ chấp nhận, tán đồng hay chia sẻ các giá trị bao gồm các chiến lược, mục tiêu, triết lý kinh doanh, các nội quy, quy định, tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp Các giá trị này được công bố công khai để mọi thành viên của công ty nỗ lực thực hiện Đây là kim chỉ nam, phương châm và mục tiêu hành động cho mọi hoạt động của cán bộ công nhân viên trong tổ chức

1.3.2.2 Sứ mệnh

Sứ mệnh của công ty là một bản tuyên bố “lý do tồn tại” của doanh nghiệp, còn gọi là quan điểm, tôn chỉ, tín điều, nguyên tắc, mục đích kinh doanh của doanh nghiệp

12

Hay nói cách khác là xác định các mục đích của công ty, lý do vì sao công ty đó ra đời và căn cứ tồn tại, phát triển của nó Sứ mệnh và các giá trị cơ bản nêu lên vai trò, trách nhiệm mà tự thân doanh nghiệp đặt ra Sứ mệnh và các giá trị cơ bản cũng giúp cho việc xác định con đường, cách thức và các giai đoạn để đi tới tầm nhìn mà doanh nghiệp đã xác định

Sứ mệnh của một doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mục tiêu và giá trị cốt lõi của tổ chức Sứ mệnh tạo động lực cho nhân viên, đồng thời định hình văn hóa doanh nghiệp bằng cách thúc đẩy đồng thuận và xác định những gì đúng và quan trọng đối với tổ chức Nó cũng có thể định hình trách nhiệm xã hội và bền vững của doanh nghiệp trong cộng đồng và môi trường

1.3.2.3 Mục tiêu

Mục tiêu của doanh nghiệp là đích đến, kết quả đạt được trong một khoảng thời gian nhất định Mục tiêu doanh nghiệp sẽ được phát triển và định hình theo từng cá nhân, các bộ phận, phòng ban doanh nghiệp và dựa khách hàng tiềm năng Mục tiêu cũng có thể là ngắn hạn và dài hạn Bởi lẽ mỗi khoảng thời gian khác nhau, chiến lược và chính sách của công ty lại có sự thay đổi.

Mục tiêu đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp Xây dựng mục tiêu sẽ giúp các nhà quản trị tìm ra hướng đi đúng đắn cho cả doanh nghiệp, từ đó, lên kế hoạch, chiến lược phù hợp để phát triển doanh nghiệp bền vững Ngoài ra, nó cũng giúp tạo động lực, đẩy mạnh tinh thần, sự nhiệt huyết và cống hiện của toàn bộ nhân sự trên hành trình đạt được mục tiêu đã xây dựng

1.3.2.4 Triết lý kinh doanh

Triết lý quản lý và kinh doanh là lớp trong cùng và rất quan trọng của VHDN, bao gồm những triết lý quản lý và kinh doanh cốt lõi nhất, căn bản nhất

Triết lý kinh doanh là tổng hợp các nguyên tắc chuẩn mực có tác dụng định hướng hoạt động kinh doanh và ứng xử của đội ngũ cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp Triết lý kinh doanh thể hiện quan điểm riêng của một doanh nghiệp, được tạo dựng bởi các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp đó Nó được duy trì, bổ sung phát triển trong quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp Trong một số trường hợp, triết lý kinh doanh được thể hiện trong một mệnh đề ngắn gọn (như một khẩu hiệu) và được tuyên bố rất mạnh mẽ trong nội bộ cũng như bên ngoài doanh nghiệp Cũng có khi triết lý kinh doanh được truyền từ đời này sang đời khác, từ thế hệ quản trị này sang thế hệ quản trị khác một cách âm thầm nhưng có sức sống mãnh liệt Cách thể hiện triết lý kinh doanh của mỗi doanh nghiệp là khác nhau nhưng nhìn chung đều có những đặc điểm sau:

Thư viện ĐH Thăng Long

1.3.3 Cấp độ ba: Những quan điểm chung

Cấp độ thứ ba bao gồm các giá trị như: Niềm tin, thái độ, giá trị cốt lõi và tình cảm trong tiềm thức được công nhận và chi phối các hoạt động của doanh nghiệp

Trong biết kỳ hình thức văn hóa nào cũng đều có những quan niệm chung, tồn tại trong thời gian dài và ăn sâu vào tâm trí hầu hết các thành viên thuộc nền văn hóa đó được mặc nhiên công nhận Doanh nghiệp hình thành được quan niệm chung, tức là các thành viên trong doanh nghiệp cùng nhau chia sẻ và hành động theo quan niệm chung đấy, họ rất khó chấp nhận những hành vi đi ngược lại quan điểm chung Có tác dụng định hướng cho suy nghĩ, cảm nhận, và hành vi của các thành viên

1.3.3.1 Niềm tin

Niềm tin là khái niệm đề cập đến việc mọi người cho thế nào là đúng, thế nào là sai, là điểm tựa tinh thần tạo nên động lực của con người Trong niềm tin luôn chứa đựng những giá trị và triết lý đã nhận thức và là nguồn sức mạnh cho người hành động, niềm tin là giá trị được hình thành một cách vững chắc về một cách thức hành động hay trạng thái nhất định

Về giá trị này, mỗi người và mỗi doanh nghiệp có nhận thức khác nhau Một số người có niềm tin rằng họ có thể làm chủ được trong mọi tình huống, tác động của môi trường không thể làm thay đổi vận mệnh của họ Một số người khác thì cho rằng họ cần phải hòa nhập với môi trường, tìm cách sao cho có một vị trí an toàn để tránh được những tác động bất lợi của môi trường

Các doanh nghiệp khác nhau có niềm tin khác nhau về bản chất con người Một số nhà quản trị cho rằng bản chất con người là lười biếng, tinh thần tự chủ thấp, khả năng sáng tạo kém Các nhà quản trị khác lại cho rằng bản chất con người là có tinh thần tự chủ cao, có trách nhiệm và có khả năng sáng tạo tiềm ẩn Trong khi đó, một số doanh nghiệp lại đánh giá cao khả năng của người lao động, đề cao người lao động và coi đó là chìa khóa của sự thành công Các niềm tin và quan niệm khác nhau dẫn đến những phương pháp quản lý khác nhau và có tác động đến nhân viên theo những cách khác nhau

14

1.3.3.2 Thái độ

Thái độ được định nghĩa là một thói quen tư duy theo kinh nghiệm để phản ứng theo một cách thức nhất quán thể hiện sự mong muốn hoặc không mong muốn đối với sự vật, hiện tượng Như vậy, thái độ là nhận thức phát triển ở mức độ cao hơn, trong đó thể hiện chiều hướng chuyển động của cá nhân

Thái độ được hình thành trên cơ sở những giá trị và triết lý đã được nhận thức Thái độ được định hình theo thời gian từ sự tiếp thu và phân tích những giá trị văn hóa doanh nghiệp Thái độ của con người là tương đối ổn định và có những ảnh hưởng nhất định đến hành động Tuy nhiên sự chuyển hóa còn ở mức độ thấp, bởi thái độ chỉ thể hiện trong từng hoàn cảnh cụ thể, chưa trở thành động cơ thúc đẩy con người hành động một cách chủ động

Thái độ là chất gắn kết giá trị với niềm tin thông qua tình cảm Nhận thức ở cấp độ thái độ, con người sẽ luôn có xu thế phản ứng trước những vấn đề nhất định Hành động phản ứng của họ không chỉ thể hiện những giá trị mà họ nhận thức được mà còn thể hiện cả tình cảm của họ

1.3.3.3 Giá trị cốt lõi

Giá trị cốt lõi của doanh nghiệp chính là các nguyên tắc, nguyên lý nền tảng và bền vững của tổ chức Có những nguyên tắc tồn tại không phục thuộc vào thời gian Tự thân, không cần sự phản biện bên ngoài, có giá trị và tầm quan trọng với bên trong tổ chức Giá trị cốt lõi qua việc sàng lọc tính chân thực, có thể nhận diện nhờ xác định giá trị nào thực sự là trung tâm và mặt khác phải bền vững trước kiểm định của thời gian Một doanh nghiệp cần xác định cho chính mình những giá trị được giữ làm cốt lõi, độc lập với môi trường hiện tại, với yêu cầu cạnh tranh và cách thức quản trị

Như vậy việc xác định tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi là sự tuyên bố chiến lược của tổ chức, là một sự trăn trở để thiết kế, xây dựng chứ không phải chỉ là câu chữ đơn thuần, chỉ để phát biểu cho hay

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp

1.4.1 Yếu tố bên trong doanh nghiệp

1.4.1.1 Nhà lãnh đạo

Đây là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp Người đứng đầu doanh nghiệp không chỉ là người quyết định cơ cấu tổ chức và công nghệ được áp dụng trong doanh nghiệp, mà còn là người sáng tạo ra các biểu tượng, các ý thức hệ, các

Thư viện ĐH Thăng Long

1.4.1.2 Lịch sử hình thành doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp đều có lịch sử phát triển của riêng mình, có cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, đặc trưng văn hóa mang tính đặc thù Tất cả các yếu tố đó đều góp phần không nhỏ trong việc hình thành và xây dựng văn hóa của doanh nghiệp Một doanh nghiệp có bề dày lịch sử truyền thống, đã xây dựng được cho mình một cơ chế hoạt động vững mạnh chắc chắn sẽ có văn hóa ổn định hơn Trái lại, một doanh nghiệp chưa có bộ máy cơ chế hoạt động rõ ràng, chưa có nhiều năm kinh nghiệm có thể sẽ có văn hóa không ổn định và yếu hơn

Lịch sử hình thành của một doanh nghiệp có tác động lớn đến văn hóa doanh nghiệp và cách nó phát triển Nếu doanh nghiệp ra đời từ một sáng lập gia đình, văn hóa có thể được định hình bởi giá trị gia đình và truyền thống Nếu nó được thành lập từ một tập đoàn lớn, văn hóa có thể phản ánh các giá trị và mục tiêu của tập đoàn đó Sự phát triển và thay đổi của doanh nghiệp qua các giai đoạn khác nhau cũng có tác động đáng kể đến văn hóa của chính doanh nghiệp đó Ví dụ, trong giai đoạn ban đầu của một công ty khởi nghiệp, văn hóa có thể tập trung vào sự linh hoạt và sáng tạo, trong khi khi trở thành một tập đoàn lớn hơn, nó có thể thay đổi để đáp ứng các yêu cầu phức tạp hơn

1.4.1.3 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp

Ngành nghề kinh doanh của một doanh nghiệp có ảnh hưởng lớn đến văn hóa của tổ chức Lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp định hình nhiều khía cạnh trong cách doanh nghiệp hoạt động và tương tác với môi trường xung quanh Ngành nghề kinh

16

doanh xác định những giá trị và mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp Ví dụ, một doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ có thể đặt mục tiêu là sáng tạo và đổi mới, trong khi một doanh nghiệp y tế có thể tập trung vào cải thiện sức khỏe và chăm sóc bệnh nhân Các giá trị và mục tiêu này đóng vai trò quan trọng trong việc định hình văn hóa doanh nghiệp

Các ngành nghề có thể yêu cầu các phong cách lãnh đạo khác nhau Ví dụ, trong ngành công nghiệp sản xuất nơi cần sự quản lý cẩn thận và tuân thủ quy trình, phong cách lãnh đạo có thể tập trung vào quản lý chi tiết Trong khi đó, trong ngành công nghệ thông tin, nơi đòi hỏi sự sáng tạo và linh hoạt, lãnh đạo có thể tạo điều kiện cho sự tự do và đóng góp ý kiến từ mọi người

1.4.1.4 Môi trường làm việc của doanh nghiệp

Môi trường làm việc cũng là một trong các nhân tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp Hiện nay, môi trường làm việc được đánh giá là một yếu tố quan trọng, có tác động lớn đến năng suất và chất lượng công việc của nhân viên

Một môi trường làm việc tốt sẽ tạo nên cảm hứng sáng tạo liên tục cho đội ngũ nhân viên, còn truyền cảm hứng làm việc cho nhân viên Do đó, góp phần gia tăng năng suất lao động lên rất nhiều Hơn nữa, môi trường làm việc tốt còn tạo ra cảm giác gắn kết giữa nhân viên và doanh nghiệp, cũng như có tác động tích cực đến sức khỏe và tinh thần làm việc của họ Qua đó khuyến khích nhân viên làm việc, giao tiếp và hợp tác hiệu quả hơn Họ cũng mạnh dạn thể hiện ý kiến và năng lực của bản thân, góp phần vào việc hoàn thành các mục tiêu phát triển của doanh nghiệp

1.4.2 Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

1.4.2.1 Khách hàng

Các doanh nghiệp tồn tại và phát triển không vì lợi nhuận trước mắt mà phải vì một lợi nhuận lâu dài và bền vững Với vai trò là người góp phần tạo ra doanh thu, khách hàng cũng đóng góp một phần rất quan trọng vào việc tạo ra lợi nhuận lâu dài và bền vững cho chủ thể kinh doanh Nhất là trong xã hội hiện đại, khách hàng không mua sản phẩm thuần túy, họ muốn mua những giá trị, họ đưa ra các quyết định dựa trên bối cảnh văn hóa chứ không đơn thuần là những quyết định có tính chất thiệt hơn Khách hàng ngày càng đòi hỏi nhiều hơn, họ có tính cách, suy nghĩ, lập trường riêng, có nghĩa là họ có văn hóa riêng của họ Cuộc sống càng hiện đại, cung cách buôn bán càng phát triển thì họ càng được tự do hơn trong lựa chọn Do đó, nhu cầu, thẩm mỹ, trình độ dân trí về kinh tế của khách hàng cũng tác động trực tiếp tới VHDN của các chủ thể kinh doanh

Thư viện ĐH Thăng Long

17

1.4.2.2 Văn hóa dân tộc

Văn hóa doanh nghiệp là một bộ phận của văn hóa dân tộc Vì vậy, sự phản chiếu của văn hóa dân tộc, văn hóa xã hội, văn hóa vùng miền lên văn hóa doanh nghiệp là một điều tất yếu Dựa trên các giá trị chuẩn mực của văn hóa dân tộc thì VHDN cũng sẽ có những chuẩn mực cụ thể trong mỗi doanh nghiệp

VHDN sẽ bị ảnh hưởng bởi văn hóa dân tộc trên các khía cạnh về hệ thống giá trị chung, các chuẩn mực, quan niệm, cách ứng xử, giao tiếp, truyền thống, thói quen, tập tục trong sinh hoạt…Điều này có nghĩa là khi một doanh nghiệp muốn xây dựng hay phát triển văn hóa riêng của doanh nghiệp mình, luôn cần phải chú ý tới văn hóa của vùng, miền, lãnh thổ mà mình đang hoạt động kinh doanh như thế nào, từ đó để có những ứng xử, phương thức hoạt động cho phù hợp với văn hóa dân tộc đó, tránh gây ra những việc làm không phù hợp, vi phạm đến lối sống, quan niệm, bản sắc văn hóa dân tộc ấy Nếu doanh nghiệp vi phạm đến văn hóa của một cộng đồng, dân tộc thì có nghĩa là doanh nghiệp đang dần loại bỏ mình ra khỏi lãnh địa của cộng đồng, dân tộc ấy

1.4.2.3 Toàn cầu hóa

Toàn cầu hoá, khu vực hóa tạo ra những thời cơ thuận lợi cho sự phát triển của các nước đang phát triển Một trong những thời cơ thuận lợi đó là các nước đang phát triển nếu chủ động, linh hoạt, sáng tạo trong hội nhập thì sẽ phát huy được lợi thế so sánh của mình trong quan hệ kinh tế quốc tế Trong quá trình toàn cầu hóa, khu vực hóa sẽ có sự phân chia thành các nhóm nước với những lợi thế so sánh tương ứng để bổ sung cho nhau trong sự hợp tác và phát triển

Toàn cầu hóa thúc đẩy sự giao thương và tương tác giữa các văn hóa khác nhau Điều này có thể dẫn đến việc nhân viên và đối tác kinh doanh đến từ các nền văn hóa khác nhau Doanh nghiệp phải thúc đẩy sự hiểu biết và tôn trọng đa dạng văn hóa để làm việc hiệu quả và xây dựng mối quan hệ tốt Các doanh nghiệp có thể phải hoạt động ở nhiều quốc gia khác nhau, tạo ra môi trường làm việc đa quốc gia Đòi hỏi sự quản lý văn hóa linh hoạt để thích nghi với các quy tắc, quy định, và thực tiễn kinh doanh đa dạng

Xây dựng văn hóa kinh doanh vừa là mục tiêu, vừa là thách thức lớn đối với hầu hết các doanh nghiệp, trong xu hướng phát triển gia nhập WTO và toàn cầu hóa hiện nay Thách thức lớn nhất là nguy cơ tụt hậu, là hiệu quả kinh tế và năng lực cạnh tranh thấp Hơn lúc nào hết, chúng ta cần nhận thức rõ những hạn chế, bất cập trong phát triển VHDN ở Việt Nam Từ đó, tìm ra hướng đi cho các doanh nghiệp Việt Nam tích cực,

18

chủ động trong hội nhập, đảm bảo xây dựng một nền VHDN Việt Nam tiên tiến, đậm đà bản sắc văn hóa dân tộc, làm nền tảng cho sự phát triển bền vững của nền kinh tế Việt Nam

1.4.2.4 Thể chế và chính sách nhà nước

Thể chế là yếu tố hàng đầu, có vai trò chi phối tới VHDN của mỗi nước Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải chịu sự quy định, sự tác động của môi trường thể chế, phải tuân thủ các nguyên tắc, thủ tục hành chính, sự quản lý của nhà nước về kinh tế Do vậy có thể nói, thể chế chính trị, thể chế kinh tế, các chính sách của chính phủ hay hệ thống pháp chế, là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến môi trường kinh doanh và ảnh hưởng sâu sắc đến sự hình thành và phát triển VHDN

Sự ổn định chính trị được coi là một tiền đề quan trọng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Sự bình ổn của hệ thống chính trị biểu hiện qua các yếu tố pháp luật, ngoại giao, hệ thống chính sách, sẽ tạo điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh, tạo ra sự ổn định của doanh nghiệp và tạo điều kiện cho sự phát triển của VHDN

Các chính sách của nhà nước có ảnh hưởng mạnh mẽ tới doanh nghiệp, nó có thể tạo ra lợi nhuận hay thách thức cho doanh nghiệp như chính sách thương mại, chính sách phát triển ngành, phát triển kinh tế, Hệ thống chính sách hợp lý, đồng bộ, nhất quán dựa trên một nền chính trị ổn định sẽ ảnh hưởng tích cực tới hoạt động của doanh nghiệp

TỔNG KẾT CHƯƠNG 1

Trong chương 1 tác giả đã trình bày cơ sở lý luận về văn hóa doanh nghiệp và các cấp độ văn hóa doanh nghiệp Tác giả đã nêu các vấn đề cơ bản như khái niệm, nội dung ba cấp độ văn hóa doanh nghiệp, vai trò và các yếu tố tác động đến văn hóa doanh nghiệp để thấy được cái nhìn tổng quan về văn hóa doanh nghiệp, từ đó nhận thấy sự cần thiết và quan trọng của việc xây dựng và hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp Với những cơ sở lý luận đã được nêu ra ở chương 1 sẽ là nền tảng để tác giả vận dụng phân tích thực trạng các cấp độ văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội ở chương 2

Thư viện ĐH Thăng Long

- Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần ngoài nhà nước

- Địa chỉ trụ sở chính: A20 đường Nguyễn Hữu Thọ, Tân Phong, Phường Tân

Phong, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

- Địa chỉ chi nhánh: Ô 15, Dự án khu nhà ở thấp tầng The Premier tại Lô E2/ D21,

Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam - Số điện thoại: 02437150888

Kể từ khi thành lập, công ty đã không ngừng phát triển và mở rộng quy mô hoạt động của mình Từ ban đầu chỉ cung cấp các sản phẩm văn phòng phẩm như máy in, máy fax, mực in, thì đến bây giờ, công ty đã nhanh chóng bổ sung vào danh mục sản phẩm và dịch vụ của mình nhiều sản phẩm khác như máy photocopy, máy chiếu, camera, thiết bị an ninh, thiết bị vệ sinh,…

Về các giai đoạn hình thành và phát triển của công ty:

20

Năm 1980, các sản phẩm thiết bị văn phòng RICOH đã bắt đầu xuất hiện tại Việt Nam Qua thời gian, những sản phẩm này đã dần khẳng định sự phù hợp thị trường nhờ ưu thế về chất lượng & chi phí sử dụng, thể hiện qua việc các cửa hiệu photocopy sử dụng đến hơn 90% máy photocopy hiệu RICOH phục vụ kinh doanh

Năm 1989, thành lập xí nghiệp LD Vũng Tàu – Supreme sound ( VTSS ) chuyên sản xuất máy ảnh hiệu RICOH với 100% tái xuất

Năm 1993, hợp tác với bưu điện thành phố Hồ Chí Minh thành lập xưởng lắp ráp máy fax RICOH

Ngày 15 tháng 6 năm 1994, Công ty Cổ phần Siêu Thanh được thành lập với tên gọi ban đầu là công ty TNHH TM & DV Siêu Thanh với vốn đầu tư lúc đó là 300 triệu đồng cùng đội ngũ nhân sự 20 người

Năm 1996, nhận thấy tiềm năng phát triển to lớn của thị trường máy văn phòng, Công ty TNHH TM & DV Siêu Thanh đã khai trương phòng trưng bày sản phẩm tại Thành phố Hồ Chí Minh ngày 16 tháng 9 năm 1996 và trở thành nhà phân phối chính thức sản phẩm RICOH tại Việt Nam Đây là bước khởi đầu thiết lập mạng lưới phân phối sản phẩm RICOH & dịch vụ hậu mãi tại chỗ khắp các tỉnh thành

Năm 2001, Cùng với sự phát triển kinh tế, Công ty TNHH TM & DV Siêu Thanh ngày càng lớn mạnh và trưởng thành vượt bậc, điều này đòi hỏi công ty phải hướng đến chuẩn hoá tính chuyên nghiệp trong hoạt động cung cấp sản phẩm & dịch vụ Sau một thời gian triển khai quản lý theo quy trình, công ty đã được tổ chức BVQI xét cấp chứng chỉ ISO 9002 ngày 19 tháng 3 năm 2001 và vinh dự trở thành nhà cung cấp thiết bị văn phòng đầu tiên đạt được chứng chỉ uy tín này

Ngày 18/03/2002, Công ty TNHH TM & DV Siêu Thanh chính thức chuyển đổi thành Công ty Cổ Phần Siêu Thanh Dựa trên nền tảng chính sách phân bổ lợi nhuận & tái đầu tư hợp lý trong suốt chặng đường phát triển, công ty đã đạt đến số vốn đầu tư lên đến 104 tỷ đồng tính đến thời điểm đó và hoạt động với lực lượng nhân sự chính thức hơn 365 cán bộ công nhân viên

Năm 2004, tiếp tục khẳng định sự phát triển bền vững; Công ty Cổ phần Siêu Thanh đã đạt được chứng chỉ ISO 9001 phiên bản 2000 như là một bằng chứng cho sự quyết tâm đưa tổ chức & hành động của doanh nghiệp hướng đến mục tiêu chất lượng

Năm 2006, Công ty Cổ Phần Siêu Thanh, nhà phân phối thiết bị văn phòng RICOH tại Việt Nam thành lập Honda Kim Thanh là Đại lý ủy quyền kinh doanh ô tô Honda, chính thức đi vào hoạt động từ 15/09/2006

Thư viện ĐH Thăng Long

Ngày 29/10/2014, thành lập chi nhánh Hà Nội - Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh, nhận chuyển giao toàn bộ hợp đồng kinh doanh của RICOH từ công ty mẹ, và chính thức đi vào hoạt động từ 01/12/2014

Tháng 12/2020, sáp nhập 3 chi nhánh Tây Hà Nội, chi nhánh Vĩnh Phúc và chi nhánh Hà Nội thành 1 chi nhánh chính là chi nhánh Hà Nội – Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh

Từ đó đến nay, thực hiện phương châm “Hướng đến chất lượng toàn diện”, Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh đã không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Với các chiến lược kinh doanh tốt và đội ngũ nhân viên có trình độ, tận tâm và chuyên nghiệp, Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh đã và đang trở thành một trong những đơn vị hàng đầu trong ngành thiết bị văn phòng tại Việt Nam

Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội là một trong 2 chi nhánh của Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh tại miền Bắc thuộc công ty Cổ phần Siêu Thanh và cũng là một trong những chi nhánh ra đời đầu tiên trong 15 chi nhánh toàn quốc hiện nay của công ty

Nhìn vào sơ đồ bộ máy tổ chức có thể thấy được cơ cấu tổ chức của công ty được thiết lập chuyên môn hóa theo chức năng "Mỗi nhân viên được gắn với một vị trí làm việc dựa trên nguyên tắc chuyên môn hoá" Đây là loại hình cơ cấu trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do từng cơ quan, bộ phận đảm nhiệm Với mô hình này, mỗi bộ phận, mỗi phòng ban, phân xưởng sẽ có cấp trên trực tiếp quản lý mình Mỗi cá nhân sẽ xác định được cụ thể công việc cần làm, cần giải quyết Việc thực hiện chuyên môn hóa theo chức năng sẽ có những ưu và nhược điểm riêng:

 Ưu điểm:

 Ra quyết định tập trung;

Thư viện ĐH Thăng Long

23

 Giảm thiểu các nguồn lực, gia tăng sự hợp tác trong cùng lĩnh vực chức năng;

 Thúc đẩy chuyên môn hóa các kỹ năng;

 Thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp và đào tạo;

 Cho phép các nhà quản trị và cấp dưới chia sẻ kinh nghiệm nghề nghiệp;

 Thúc đẩy giải quyết vấn đề kỹ thuật chất lượng cao

 Nhược điểm:

 Nhấn mạnh vào những nhiệm vụ thường xuyên;  Hạn chế sự liên kết giữa các bộ phận trong tổ chức;  Tạo ra sự xung đột giữa các bộ phận;

 Có thể tạo ra thủ tục liên kết khó khăn;

 Tập trung vào các bộ phận chức năng không vì vấn đề và mục tiêu của tổ chức;  Phát triển các nhà quản trị chuyên gia trong từng lĩnh vực riêng biệt

2.1.4 Chức năng và nhiệm vụ từng bộ phần trong Công ty Cổ phần thiết bị văn phòng Siêu Thanh – Chi nhánh Hà Nội

2.1.4.1 Ban lãnh đạo

Hiện gồm 1 giám đốc chi nhánh, 1 phó giám đốc chi nhánh có nhiệm vụ cụ thể hóa các quy định, quyết định của công ty CP TBVP Siêu Thanh Từ đó có kế hoạch, phương hướng điều hành toàn bộ hoạt động của Chi nhánh sao cho phù hợp với tình hình thực tế và địa phương vào từng thời kỳ, thời điểm cụ thể

 Giám đốc

Thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty, người đứng đầu bộ máy hoạt động, chịu trách nhiệm trước pháp luật Giám đốc cần đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu chiến lược và kế hoạch đã đề ra trước tập đoàn được thực hiện nghiêm túc, đúng tiến độ Đây là người sẽ ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định các vấn đề liên quan đến các hoạt động kinh doanh hàng ngày, ngoài ra giám đốc vẫn phải xem lại báo cáo cũng như các mã số thuế từ phòng kế toán nhằm nâng cao chất lượng quản lý, giám sát trong doanh nghiệp Giám đốc hoàn toàn có quyền quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh, tăng lương hay cắt lương những cá nhân làm việc không hiệu quả Ngoài việc ủy quyền cho các Phó giám đốc trực tiếp điều hành từng lĩnh vực cụ thể, giám đốc còn chỉ đạo trực tiếp các phòng ban để mọi người thực hiện công việc hiệu quả nhất

24  Phó giám đốc

Nhiệm vụ của phó giám đốc bao gồm đảm bảo rằng các mục tiêu, chiến lược và kế hoạch được thực hiện hiệu quả, điều hành và quản lý các hoạt động kinh doanh của tổ chức theo sự chỉ đạo của giám đốc Ngoài ra, phó giám đốc cũng tham gia vào việc lập kế hoạch và đưa ra các chiến lược mới để phát triển doanh nghiệp, điều hành các bộ phận hoạt động khác nhau trong tổ chức và tạo điều kiện cho nhân viên phát triển và đóng góp vào sự thành công của tổ chức Thêm vào đó, phó giám đốc còn có trách nhiệm tương tác và liên lạc với các đối tác kinh doanh, khách hàng và các bên liên quan khác của tổ chức, đại diện cho giám đốc trong một số hoạt động và cuộc họp Tóm lại, phó giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và thúc đẩy sự phát triển của tổ chức

2.1.4.2 Phòng hành chính – nhân sự

Tổ chức thực hiện quy hoạch cán bộ, nhận xét, đánh giá, tuyển dụng, đào tạo nhân viên tại Công ty Công tác lao động tiền lương, chế độ chính sách cho người lao động Tổ chức đánh giá và dự báo nhu cầu về lao động của đơn vị để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và khả năng đáp ứng nhu cầu đó Tóm lại, Phòng hành chính - nhân sự của công ty đang thực hiện các chức năng như tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, xây dựng chính sách nhân sự và quản lý nhân viên, tính lương và đảm bảo an toàn lao động để giúp công ty phát triển và đảm bảo sự hài lòng của nhân viên

2.1.4.3 Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh của công ty chia làm 2 khối là khối kinh doanh sỉ và khối kinh doanh lẻ với các nhiệm vụ và công việc khác nhau, tuy nhiên một số các nhiệm vụ chung của 2 khối như tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tư vấn sản phẩm, đàm phán hợp đồng, phân tích thị trường và khách hàng,…Bên cạnh những nhiệm vụ chung, nhiệm vụ riêng của từng khối trong công ty được phân chia như sau:

Khối kinh doanh sỉ: Có nhiệm vụ phân phối sản phẩm cho các đại lý, nhà phân

phối hoặc các cửa hàng bán lẻ Các công việc chính bao gồm tìm kiếm khách hàng bán sỉ, xây dựng mối quan hệ với khách hàng, đàm phán hợp đồng, ký kết hợp đồng,…

Khối kinh doanh lẻ: Thiết lập, duy trì và mở rộng mối quan hệ với khách hàng,

phân tích hành vi và chân dung khách hàng theo quy trình nghiệp vụ Các công việc chính như: Tiếp thị trực tiếp, tiếp đón khách hàng, xúc tiến bán hàng, tư vấn sản phẩm và quản lý hệ thống bán hàng tại chi nhánh

Thư viện ĐH Thăng Long