GIỚI THIỆU CHUNG VỀ DỰ ÁN
Lý do chọn đề tài
Trong bối cảnh nhu cầu thị trường không ngừng gia tăng, quán cà phê vẫn giữ vị thế vững chắc, đặc biệt ở các thành phố lớn Chúng trở thành nơi lý tưởng để thư giãn, trò chuyện và thậm chí là họp hành Nhóm chúng tôi nhận thấy xu hướng này và quyết định triển khai một mô hình quán cà phê độc đáo nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Không chỉ cung cấp cà phê, chúng tôi còn phục vụ nhiều loại đồ uống khác và các món bánh ngọt hấp dẫn để thu hút mọi đối tượng, từ học sinh, sinh viên cho đến nhân viên văn phòng và người trưởng thành.
Nhóm hiểu rằng khách hàng đến quán cà phê không chỉ để thưởng thức sản phẩm mà còn để tận hưởng không gian độc đáo Vì vậy, nhóm cam kết thiết kế những vị trí ngồi tối ưu nhất trong một không gian độc đáo, nhằm mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng và giúp họ giải tỏa mệt mỏi sau những giờ làm việc căng thẳng. Đối với vấn đề làm thế nào để xây dựng một không gian quán cà phê độc đáo và phù hợp với phong cách của quán cà phê đã có mặt trên thị trường, nhóm sẽ đưa ra những ý tưởng và giải pháp sáng tạo Mục tiêu của nhóm không chỉ là tạo ra một không gian thuận lợi để làm việc và thưởng thức cà phê mà còn làm cho Bản cà phê trở thành một nơi để khách hàng luôn nghĩ đến mỗi khi cần một nơi để thư giản, làm việc.
Nhóm cũng sẽ thực hiện các bước tối ưu hóa chi phí mở rộng chi nhánh mới,đảm bảo rằng dự án của nhóm không chỉ đáp ứng nhu cầu của chủ đầu tư mà còn nằm trong ngân sách đã đề ra Nhóm sẽ chia sẻ chi tiết về các bước từ khâu lên ý tưởng đến hoàn thành dự án, giúp giữ vững đặc điểm độc đáo của Bản cà phê và tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chính của bài tiểu luận chính là dựa vào những kinh nghiệm có sẵn trước đó xây dựng một quá trình quản trị dự án hoàn chỉnh từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc Hướng đến nắm vững được các kiến thức về quản trị dự án như lên kế hoạch tiến độ, kế hoạch chi phí, kế hoạch nhân sự; biết cách vận dụng các công cụ kiểm soát dự án một cách chính xác; … Thông qua đó ứng dụng vào thực tế tiến hành lập một kế hoạch mở rộng chi nhánh quán Bản cà phê.
Phương pháp nghiên cứu
Định lượng kết hợp với phân tích, tổng hợp các tài liệu từ các bài báo cáo, số liệu thống kê và những kinh nghiệm đã có từ trước.
Bố cục về bài tiểu luận
Phần 1: Giới thiệu chung về dự án Phần 2: Mục tiêu dự án
Phần 3: Kế hoạch dự án Phần 4: Nhà quản trị dự án và nhóm dự án Phần 5: Kiểm soát dự án
MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN
Mục tiêu chung
Dự án mở rộng chi nhánh Bản cà phê ở quận 1 nhằm mở rộng thêm một chi nhánh cho quán cà phê hiện đã có tại các quận khác Với các mục tiêu như sau:
Tăng doanh thu và lợi nhuận: mục tiêu chính của dự án là tăng doanh thu và lợi nhuận cho quán cà phê bằng cách mở rộng quy mô kinh doanh Quy mô kinh doanh được mở rộng sẽ đáp ứng được nhu cầu của nhiều khách hàng ở các khu vực mới từ đó mở rộng nguồn thu của quán.
Mở rộng thương hiệu: mở thêm chi nhánh sẽ giúp quán cà phê vừa tăng thị phần vừa tăng cường độ nhận diện thương hiệu ở các khu vực khác.
Cung cấp dịch vụ cà phê sách chất lượng cao: cung cấp dịch vụ chất lượng cho khách hàng thông qua những thức uống thơm ngon của quán và trải nghiệm tốt với các chủ đề về sách tại quán Mở rộng chi nhánh để khách hàng có thêm không gian yên tĩnh thưởng thức cà phê ngon và sách hay.
Mở rộng đối tượng khách hàng: dự án sẽ mở rộng được mạng lưới khách hàng ở khu vực khác đáp ứng nhu cầu của các khách hàng địa phương Tăng lượng khách hàng ở và tạo cơ hội khách hàng cũ trở thành khách hàng trung thành.
Mục tiêu cụ thể
Về chi phí: Tổng chi phí dự kiến phải bỏ ra khi dự án chính thức đưa vào hoạt động là 768.871.000 đồng.
Về tiến độ: Thời gian dự kiến để hoàn thành dự án là 73 ngày Thời gian bắt đầu dự án từ ngày 10/10/2023 bắt đầu lên kế hoạch, dự kiến thời gian hoàn thành dự án là 22/01/2024 kết thúc và bàn giao lại cho chủ đầu tư.
2.2.2 Mục tiêu về chất lượng
Bố trí không gian tiện lợi, phù hợp phục vụ cho mọi lứa tuổi, tầng lớp, Đáp ứng nhu cầu của khách hàng về mọi mặt từ không gian quán đến chất lượng sản phẩm chúng tôi mang lại như: thức uống ngon, nguyên liệu tươi mới và an toàn vệ sinh thực phẩm.
Tư vấn hỗ trợ, giải đáp thắc mắc cho khách hàng khi cần.
Thường xuyên đổi mới, tăng trưởng trong hoạt động kinh doanh:
- Đạt được hơn 200 khách mỗi ngày.
- Doanh thu trong tháng hơn 100 triệu.
- Tỷ suất sinh lời hơn 50%.
100% tiến độ, chất lượng quá trình kinh doanh, tạo sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng đảm bảo tiêu chí 3 không:
- Không có bất kì khiếu nại bằng văn bản liên quan đến chất lượng sản phẩm.
- Không có đơn hàng, sản phẩm nào không đảm bảo chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm,…
- Không có bất kì sự cố, tai nạn trong quá trình kinh doanh.
KẾ HOẠCH CỦA DỰ ÁN
Kế hoạch tiến độ
Theo lý thuyết được tổng hợp từ phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum, kế hoạch tiến độ dự án là bản kế hoạch trình bày trình tự và thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ dự án nhằm đảm bảo dự án thực hiện đúng thời hạn quy định trong mối quan hệ với thành quả và nguồn lực dành cho dự án.
Kế hoạch tiến độ dự án gồm các công việc sau:
- Lựa chọn địa điểm - Tiến hành trang trí - Lựa chọn nguyên liệu - Mua sắm, lắp đặt trang thiết bị - Tuyển dụng và đào tạo nhân sự - Chuẩn bị khai trương
Công cụ lập kế hoạch tiến độ:
- Work Breakdown Structure (WBS) - Gantt chart
3.1.1 Vẽ Work Breakdown Structure (WBS)
“Work Breakdown Structure (WBS) là một công cụ quản lý dự án phổ biến được sử dụng để phân chia công việc cần thực hiện trong một dự án thành các phần nhỏ hơn, quản lý được và theo dõi được WBS giúp tổ chức, phân loại và mô tả các nhiệm vụ, công việc và phần của dự án một cách chi tiết, từ các công việc lớn nhất đến các công việc nhỏ nhất” - theo cuốn Guide to the Project Management Body of Knowledge của tổ chức Project Management Institute (2017).
Nhận thấy lợi ích từ WBS, nhóm dự án quyết định sử dụng nó nhằm cung cấp chính xác rõ ràng nội dung từng công việc trong dự án từ đó dễ dàng hoàn thành mục tiêu dự án Đối với “DỰ ÁN MỞ RỘNG CHI NHÁNH BẢN CÀ PHÊ”, nhóm có sơ đồ khối theo phương pháp Work Breakdown.Và nhóm đã áp dụng như sau:
Để mở một quán cà phê thành công, bạn cần lập một kế hoạch chi tiết, xác định địa điểm phù hợp và thiết kế quán ấn tượng Tiếp đến, tiến hành xây dựng và tu sửa quán, lắp đặt hệ thống nước, điện, internet và camera đảm bảo Trang bị đầy đủ trang thiết bị và nguyên liệu chất lượng Trang trí quán theo phong cách độc đáo để thu hút khách hàng Tuyển dụng và đào tạo nhân sự chuyên nghiệp Cuối cùng, hoạch định chiến lược marketing hiệu quả để quảng bá quán Hoàn thành mọi công đoạn chuẩn bị và tiến tới khai trương quán, đánh dấu bước khởi đầu cho một doanh nghiệp thành công.
Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện Hoàn thiện còn lại
Mua và bố trí cây xanh Sân vườn
Để khởi động một doanh nghiệp thành công, việc lập kế hoạch là điều tối quan trọng Điều này bao gồm việc vạch ra mục tiêu kinh doanh, xác định đối tượng khách hàng mục tiêu và nghiên cứu thị trường Sau khi lập kế hoạch, bước tiếp theo là đăng ký và hoàn thành thủ tục đăng ký kinh doanh Điều này bao gồm việc chọn cấu trúc pháp lý phù hợp cho doanh nghiệp của bạn và nộp các giấy tờ cần thiết cho cơ quan chức năng Để thiết lập địa điểm kinh doanh, bạn sẽ cần tìm kiếm và thuê hoặc mua một địa điểm phù hợp Ngoài ra, bạn cần mua và lắp đặt các thiết bị cần thiết như bóng đèn, cửa ra vào và cửa sổ Cuối cùng, để hoàn tất quá trình, bạn sẽ cần tổ chức cuộc họp để thảo luận về các khía cạnh quan trọng của doanh nghiệp và ký kết hợp đồng để ghi lại các thỏa thuận đã đạt được.
Lưu trữ hồ sơ dự án, viết báo cáo cuối cùng cho dự án Training
Mua sách Thỏa thuận kí kết hợp đồng Liên hệ nhà cung cấp
Nhà vệ sinh Nhận và duyệt các bản vẽ
Hợp đồng cho thuê Ước tính chi phí cho các nhóm công việc
Thanh lý và hoàn thành tất cả thủ tục với các bên liên quan
Tạo fanpage chạy quảng cáo trên Facebook, Tiktok
Phỏng vấn Mua và lắp đặt tranh, ảnh
Liên hệ nhà cung cấp nguyên liệu Lên danh sách vật dụng phục vụ khách hàng Mua và lắp đặt camera, wifi Tiến hành thi công lắp đặt
Tiến hành thi công lắp đặt Quầy thu ngân
Tìm và chọn nhà thiết kế phù hợp Thương lượng chủ thuê và chủ đầu tư Xác định các nhóm công việc chính
Nghiệm thu, kiểm tra và bàn giao dự án
Phát tờ rơi truyền thống Đăng tin tuyển dụng
Xác định phong cách của quán Thiết kế menu
Lên danh sách vật dụng để pha chế
Tìm nhà cung cấp dịch vụ Thiết bị điện
Thiết bị nước Quầy pha chế
Lên ý tưởng và bản vẽ sơ thảo Lựa chọn địa điểm
Tham khảo các dự án liên liên quan
Nguồn: Nhóm tác giả Hình 3.1 : Sơ đồ Work Breakdown Structure (WBS) của dự án
3.1.1.1 Ước lượng thời lượng Ước lượng thời lượng là quá trình đánh giá số lượng thời gian làm việc cần thiết để hoàn thành các công việc cụ thể, với sự sử dụng nguồn lực được ước tính, một khái niệm được đề cập đến trong hướng dẫn của PMI (2013). Để thực hiện ước tính thời lượng cho mỗi hoạt động, cần dựa vào thông tin như phạm vi công việc, loại nguồn lực cần thiết, khả năng của nguồn lực, và thời gian làm việc của nguồn lực Có hai kỹ thuật chính được áp dụng trong quá trình ước lượng, đó là Bottom-Up (từ dưới lên) và Top-Down (từ trên xuống) Trong kỹ thuật Bottom-Up, nhà quản trị dự án làm việc trực tiếp với người phụ trách công việc cuối cùng để xác định thời gian cần thiết cho từng công việc Kỹ thuật này thích hợp cho các dự án mới, khi nhà quản trị không có nhiều kinh nghiệm, tuy nhiên, có nhược điểm là các ước lượng thời gian có thể không chính xác Ngược lại, trong kỹ thuật Top-Down, nhà quản trị ước lượng thời lượng trực tiếp cho từng công việc Phương pháp này thích hợp cho nhà quản trị dự án có kinh nghiệm và đối với các dự án có công việc tương tự. Đối với dự án mở rộng chi nhánh quán Bản cà phê, nhóm quyết định sử dụng phương pháp Top-Down, lựa chọn này được chọn vì dự án đơn giản và nhóm đã có kinh nghiệm từ các dự án tương tự.
3.1.1.2 Xác định Trình tự Công việc
Khái niệm xác định trình tự công việc, theo PMI (2013), là quá trình xác định và ghi chép các mối quan hệ giữa các hoạt động trong dự án Mục tiêu là xác định trình tự hợp lý của các công việc để đạt được hiệu quả tối ưu.
Biểu đồ Gantt của dự án được đánh dấu để thể hiện rõ tiến triển thực tế tại thời điểm báo cáo Nó là phương pháp trình bày cả tiến trình thực tế và kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian Mục đích chính của biểu đồ Gantt là xác định một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các công việc khác nhau trong dự án, phụ thuộc vào độ dài công việc, các ràng buộc và kỳ hạn cần tuân thủ
Ký hiệu Chi tiết Thời gian (Ngày) Công việc trước
A1 Tham khảo các dự án liên liên quan 1
A2 Xác định các nhóm công việc chính 2 A1
A3 Ước tính chi phí cho các nhóm công việc 1 A2
A4 Lên kế hoạch 2 A3 ĐỊA ĐIỂM
A6 Thương lượng chủ thuê và chủ đầu tư 3 A5
A8 Đăng ký và hoàn thành thủ tục đăng ký kinh doanh
A9 Lên ý tưởng và bản vẽ sơ thảo 5 A7
A10 Tìm và chọn nhà thiết kế phù hợp 7 A8,A9
A11 Nhận và duyệt các bản vẽ 2 A10
XÂY DỰNG VÀ TU SỬA
A19 Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện 2 A18
A21 Tiến hành thi công lắp đặt 2 A20
A23 Tiến hành thi công lắp đặt 2 A22
HỆ THỐNG INTERNET VÀ CAMERA
A24 Tìm nhà cung cấp dịch vụ 1 A11
A25 Mua và lắp đặt camera, wifi 2 A24
A26 Lên danh sách vật dụng để pha chế 1 A19
Lên danh sách vật dụng phục vụ khách hàng
A28 Liên hệ nhà cung cấp 2 A26,A27
A29 Thỏa thuận kí kết hợp đồng 1 A28
A31 Liên hệ nhà cung cấp nguyên liệu 1 A30
A32 Thỏa thuận kí kết hợp đồng 1 A31
A33 Xác định phong cách của quán 1 A19, A21, A23, A25
A34 Mua và lắp đặt tranh, ảnh 1 A30
A36 Mua và lắp đặt bóng đèn 1 A30
A37 Mua và bố trí cây xanh 1 A31, A32, A33
A41 Phát tờ rơi truyền thống 2 A37
Tạo fanpage chạy quảng cáo trên Facebook, Tiktok
A43 Nghiệm thu, kiểm tra và bàn giao dự án 5 A37, A42
Thanh lý và hoàn thành tất cả thủ tục với các bên liên quan
Lưu trữ hồ sơ dự án, viết báo cáo cuối cùng cho dự án
Bảng 3.1 Sắp xếp thứ tự công việc
Tổng thời gian dự kiến hoàn thành dự án là 105 ngày.
Thời gian bắt đầu: 12/10/2023 và thời gian kết thúc: 25/01/2024. Đường găng của dự án gồm các công việc: A – B – R – S – T – U – X
Kế hoạch nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân sự (HRP) là một phần không thể thiếu trong quản lý tổng thể, bất kể chức năng, nguyên tắc hay cấp bậc của người quản lý HRP là trách nhiệm của mọi nhà quản lý, tập trung vào việc quản lý con người ở cấp độ cá nhân và nhóm tại nơi làm việc, cũng như các mối quan hệ giữa họ Để đảm bảo thực hiện dự án hiệu quả, các thành viên trong nhóm cần phân loại công việc phù hợp với từng cá nhân dựa trên điểm mạnh, sở trường, phẩm chất và kỹ năng để phân công nhiệm vụ chính xác, phù hợp và hiệu quả nhất.
Từng công việc cụ thể của các thành viên trong dự án được thể hiện trong ma trận dưới đây:
Kế hoạch vật Kế toán tư
3.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 3.3 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức Nguồn: Nhóm tác giả
P: Chịu trách nhiệm chính (Prime
Responsibility) S: Hỗ trợ (Support) N: Thông báo (Notify)
Quản lý dự án (Thành)
Trợ lý dự án (Hồng Nhung)
Giám sát công trình (Hiếu)
Kế hoạch- vật tư (Trúc)
Tham khảo các dự án liên liên quan P N N N
Xác định các nhóm công việc chính P S N Ước tính chi phí cho các nhóm công việc S N N P N
Lên kế hoạch P N Địa điểm
Thương lượng chủ thuê và chủ đầu tư S S P
Hợp đồng cho thuê N P S N N Đăng ký và hoàn thành thủ tục đăng ký kinh doanh N P N S N
Lên ý tưởng và bản vẽ sơ thảo P S S N S
Tìm và chọn nhà thiết kế phù hợp N P S
Nhận và duyệt các bản vẽ S N P N
Xây dựng và tu sửa
Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện N N P N S
Tiến hành thi công lắp đặt N N P N S
Tiến hành thi công lắp đặt N N P N S
Hệ thống Internet và camera
Tìm nhà cung cấp dịch vụ N P S N S
Mua và lắp đặt camera, wifi N N P N S
Lên danh sách vật dụng để pha chế N N S N P
Lên danh sách vật dụng phục vụ khách hàng N N S N P
Liên hệ nhà cung cấp S P N N S
Thỏa thuận kí kết hợp đồng P S N N N
Liên hệ nhà cung cấp nguyên liệu S P S N S
Thỏa thuận kí kết hợp đồng S N N N P
Xác định phong cách của quán P S N N S
Mua và lắp đặt tranh, ảnh N N S S P
Mua và lắp đặt bóng đèn N N S S P
Mua và bố trí cây xanh N N S S P
Nhân sự Đăng tin tuyển dụng N P N
Phát tờ rơi truyền thống S N P N
Tạo fanpage chạy quảng cáo trên Facebook, Tiktok N P S
Nghiệm thu, kiểm tra và bàn giao dự án S S P N S
Thanh lý và hoàn thành tất cả thủ tục với các bên liên quan
Lưu trữ hồ sơ dự án, viết báo cáo cuối cùng cho dự án
Bảng 1.2 : Bảng phân bổ nguồn lực cần thiết trong dự án
Kế hoạch chi phí
Chi phí là những khoản hao phí lao động, hao phí công cụ - thiết bị và hao phí vật chất tính thành tiền để thực hiện một công việc nhất định.
Theo yêu cầu quản lý dự án, chi phí cần được tính toán trước để đạt được một mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi cái gì đó, do vậy trước khi thực hiện thi công một dự án thì ta phải tiến hành lập kế hoạch chi phí của dự án đó.
Theo Pinto (2012) chi phí dự án được xác định như sau:
Lao động Nguyên vật liệu Máy móc thiết bị Chi phí khác
Nguồn: Nhóm tác giả dựa trên Pinto (2012) Chi phí lao động: là những chi phí liên quan đến việc thuê và trả lương cho các nhân viên khác nhau tham gia phát triển dự án Chi phí của mỗi lao động sẽ khác nhau dựa vào kiến thức và kỹ năng cần có của người lao động để hoàn thành công việc theo tiến độ dự án.
Chi phí vật liệu: là những khoản cung ứng về vật chất cần thiết do nhóm dự án mua hoặc dự trữ để hoàn thành dự án Gồm các thiết bị và vật tư cụ thể mà nhóm dự án sẽ yêu cầu để hoàn thành các công việc.
Chi phí máy móc, thiết bị: là chi phí cho những trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công việc của nhóm dự án.
Chi phí khác: chi phí đi lại, chi phí thuê mặt bằng, chi phí thuê ngoài (Pinto,
Nhóm đã thực hiện ước lượng tất cả các chi phí theo phương pháp kết hợp từ dưới lên và từ trên xuống, tức là chi phí sẽ được nhà quản trị và nhân viên cùng ước lượng và họp lại với nhau để chọn ra mức chi phí phù hợp nhất.
A1 Tham khảo các dự án liên quan 1 3.360.000
A2 Xác định các nhóm công việc chính 2 7.520.000
A3 Ước tính chi phí cho các nhóm công việc 1 3.760.000
A4 Lên kế hoạch 2 7.520.000 Địa điểm
A6 Thương lượng chủ thuê và chủ đầu tư 3 5.280.000
A8 Đăng ký và hoàn thành thủ tục đăng ký kinh doanh 2 8.200.000
A9 Lên ý tưởng và bản vẽ sơ thảo 5 2.000.000
A10 Tìm và chọn nhà thiết kế phù hợp 9 33.192.000
A11 Nhận và duyệt các bản vẽ 2 149.920.000
Xây dựng và tu sửa
A19 Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện 2 12.800.000
A21 Tiến hành thi công lắp đặt 2 500.000
A23 Tiến hành thi công lắp đặt 2 1.000.000
Hệ thống Internet và camera
A24 Tìm nhà cung cấp dịch vụ 1 3.040.000
A25 Mua và lắp đặt camera, wifi 2 3.990.000
A26 Lên danh sách vật dụng để pha chế 1 17.870.000
A27 Lên danh sách vật dụng phục vụ khách hàng 1 58.380.000
A28 Liên hệ nhà cung cấp 2 6.080.000
A29 Thỏa thuận kí kết hợp đồng 1 1.760.000
A31 Liên hệ nhà cung cấp nguyên liệu 1 3.040.000
A32 Thỏa thuận kí kết hợp đồng 1 1.760.000
A33 Xác định phong cách của quán 1 3.440.000
A34 Mua và lắp đặt tranh, ảnh 1 3.655.000
A36 Mua và lắp đặt bóng đèn 1 4.505.000
A37 Mua và bố trí cây xanh 1 17.960.000
A41 Phát tờ rơi truyền thống 2 2.000.000
A42 Tạo fanpage chạy quảng cáo trên Facebook, Tiktok 3 5.000.000
Hoàn thành A43 Nghiệm thu, kiểm tra và bàn giao dự án 5 32.000.000
A44 Thanh lý và hoàn thành tất cả thủ tục với các bên liên quan 2 16.320.000
A45 Lưu trữ hồ sơ dự án, viết báo cáo cuối cùng cho dự án 3 16.560.000
Nguồn: Nhóm tác giả tự tổng hợp
Hình 3.3: Biểu đồ Cash Flow của dự án
Việc ước lượng chi phí dự án sẽ không chính xác so với thực tế, có những khoản sẽ sai lệch có thể kể đến như hiện tượng đường cong kinh nghiệm, các khoản nguyên liệu khó ước lượng vì không không ước tính được lượng dư hay thiếu, các loại máy móc và giá cả của nhân công, một số tác động từ môi trường như thiên tai, dịch bệnh, Qua những nguyên nhân ấy, nhóm đã nhận thấy được rằng, phải trích ra một khoản dành cho chi phí dự phòng, chi phí này sẽ được đưa vào những chi phí khác và chi phí này không phải là chi phí bắt buộc nên có bổ sung vào trong quá trình thực hiện dự án Nhóm đã trích ra 10% tổng chi phí để làm chi phí dự phòng rủi ro cho dự án.
NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN VÀ NHÓM DỰ ÁN
Nhóm dự án
Theo PMI (2013), nhóm dự án được định nghĩa là một tập hợp các cá nhân gồm người quản lý dự án và những thành viên khác, hợp tác trong một dự án nhằm đạt được các mục tiêu chung Nhóm dự án bao gồm cả nhà quản lý dự án, nhân viên quản lý và các thành viên khác có thể không trực tiếp tham gia quản lý, nhưng đóng góp vào việc thực hiện các công việc liên quan đến dự án Brown, L (2021) cho rằng một nhóm dự án bao gồm người quản lý dự án và một nhóm các cá nhân làm việc cùng nhau trong một dự án nhằm đạt được các mục tiêu chung Nhóm dự án này có thể bao gồm các nhà quản lý, nhân viên quản lý và các thành viên khác có thể không trực tiếp tham gia vào quản lý nhưng thực hiện các công việc liên quan đến dự án.
Thành viên trong nhóm dự án này đến từ các nhóm khác nhau và có hiểu biết chính xác về chủ đề hoặc sở hữu những kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc.
Nhóm dự án thường có cấu trúc và đặc điểm riêng, tùy thuộc vào yêu cầu của dự án Tuy nhiên, vai trò của người quản lý dự án vẫn không đổi - đó là người lãnh đạo của nhóm Người quản lý dự án có trách nhiệm xây dựng và duy trì một môi trường làm việc hiệu quả trong nhóm, đồng thời chịu trách nhiệm về việc định hình mục tiêu dự án, phân công nhiệm vụ, quản lý tài nguyên, giám sát tiến độ và đảm bảo rằng dự án được hoàn thành thành công.
Vai trò của nhóm dự án là đa dạng, với các thành viên có thể là kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên lập kế hoạch hoặc chuyên gia phần mềm và nhiều vai trò khác Trong mỗi dự án, vai trò của thành viên nhóm dự án phụ thuộc vào nhiệm vụ cụ thể của dự án Theo Pinto (2013), người quản lý dự án là người lãnh đạo nhóm và chịu trách nhiệm đạt được các mục tiêu của dự án Vai trò này khác với người quản lý chức năng hoặc người quản lý hoạt động, với người quản lý chức năng tập trung vào giám sát quản lý chức năng hoặc đơn vị kinh doanh, trong khi người quản lý hoạt động đảm bảo hiệu quả của các hoạt động kinh doanh.
Vai trò của người quản lý dự án có thể báo cáo cho người quản lý chức năng hoặc là một trong những người quản lý dự án báo cáo cho người quản lý chương trình hoặc danh mục đầu tư Trong cả hai trường hợp, người quản lý dự án làm việc chặt chẽ với người quản lý chương trình hoặc danh mục đầu tư để đạt được mục tiêu của dự án và đảm bảo tính phù hợp giữa kế hoạch quản lý dự án và kế hoạch chương trình tổng thể Người quản lý dự án cũng cần hợp tác với những người khác có các vai trò khác nhau như nhà phân tích kinh doanh, người quản lý đảm bảo chất lượng và chuyên gia về chủ đề.
Đội dự án đóng vai trò cốt lõi trong thành công của bất kỳ dự án nào Các chức năng chính trong đội gồm quản lý dự án, thành viên nhóm dự án và nhà tài trợ Quản lý dự án chịu trách nhiệm hoàn thành dự án bằng cách lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và giám sát các nguồn lực dự án, đảm bảo tiến độ và ngân sách theo kế hoạch Thành viên nhóm dự án thực hiện các nhiệm vụ được giao, đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức Nhà tài trợ xác định phạm vi dự án, cung cấp nguồn lực và chịu trách nhiệm về hiệu quả của dự án.
Nhóm dự án “Mở rộng chi nhánh Bản cà phê ở quận 1” bao gồm các thành viên sau: Thành, Phương, Nhung, Trúc, và Hiếu Mỗi thành viên có vai trò và trách nhiệm riêng trong dự án Công việc của từng thành viên như sau:
Stt Họ và tên Chức vụ Công việc
Nhà quản lý dự án
Lên ý tưởng và thiết kế mặt bằng, không gian của quán.
Ký kết các hợp đồng thuê mặt bằng và mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp.
Theo dõi tiến độ dự án và đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.
Quản lý nhân lực và phê duyệt ngân sách dự án.
Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án để đảm bảo liên tục tiến hành dự án 2
Hỗ trợ giấy tờ, hồ sơ dự án, phụ trách quản lý lắp đặt các hệ thống điện, nước, Internet; mua máy móc thiết bị; tìm nhà cung cấp; và thiết kế logo, bảng hiệu, bao bì, thực đơn.
Hỗ trợ nhà quản lý dự án, đảm nhận nhiệm vụ thỏa thuận và ký kết hợp đồng thuê mặt bằng, giấy phép kinh doanh, tìm nhà thầu xây dựng và giám sát công trình.
Quản lý tài chính dự án bao gồm nhiều nhiệm vụ như: quản lý thu chi, thanh toán tiền lương cho nhân viên, kết toán ngân sách và tiền lương Một trong những nhiệm vụ quan trọng là lập bảng lương cho nhân viên, đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong việc thanh toán tiền lương.
Phụ trách mua vật tư cho dự án, quản lý trang thiết bị và tìm kiếm các nhà cung cấp.
Nguồn: Nhóm tác giả Bảng 4.1 : Công việc các thành viên của nhóm dự án
Yếu tố lựa chọn thành viên phù hợp cho dự án như sau:
Thành là sự lựa chọn hoàn hảo nhờ tính cách cầu toàn, mạnh mẽ và có tinh thần trách nhiệm cao Anh sở hữu kinh nghiệm triển khai dự án và am hiểu sâu sắc vai trò của một nhà quản lý dự án Khả năng nhận định, phân tích và giải quyết xung đột cùng các vấn đề phát sinh cũng là điểm mạnh nổi bật của Thành.
Nhung: Nhung có khả năng tư duy sáng tạo và chuyên môn trong mảng thiết kế. kinh nghiệm trong việc soạn thảo hợp đồng và tìm kiếm nhà cung cấp
Hiếu: Hiếu có tính hướng ngoại, nhanh nhẹn và hòa đồng Đặc biệt có Hiếu cũng có kinh nghiệm trong việc giám sát quản lý công trình và nhạy bén trong việc nhận dạng các vấn đề trong quá trình thi công.
Trúc: Trúc được chọn vì tính tỉ mỉ, chi tiết trong công việc và tính khiêm tốn Trúc có khả năng phân tích số liệu, giao tiếp tốt và có kiến thức chuyên môn về kế toán.
Phương: Phương có khả năng giao tiếp tốt và có trách nhiệm trong công việc.
Luôn hoàn thành được các mục tiêu đề ra và có tố chất trong việc tìm kiếm nguồn vật tư từ các nhà cung ứng.
Các thành viên đã được chọn dựa trên điểm mạnh, điểm yếu và tiềm năng cá nhân của họ Mỗi người được phân công công việc phù hợp với chuyên môn của mình Các thành viên cùng có ý thức trách nhiệm cao, hướng tới mục tiêu chung và hỗ trợ lẫn nhau để đạt được thành công trong dự án Dự án này không có nhà tài trợ bên ngoài,mà được chủ đầu tư chi trả toàn bộ vốn 100%.
Quản trị dự án
4.2.1 Khái niệm nhà quản trị dự án
Trong cuốn sách "Project Management" của Dennis Lock, nhà quản trị dự án được định nghĩa là người tổ chức, lãnh đạo và điều phối một dự án từ đầu đến cuối, với sự chú trọng vào thành công của dự án trong các yếu tố chất lượng, thời gian, nguồn lực và phạm vi Vai trò quan trọng của nhà quản trị dự án được nhấn mạnh bởi Kenneth Rose (2013), người định nghĩa người quản lý dự án là người được chỉ định bởi tổ chức thực hiện để lãnh đạo nhóm và đạt được mục tiêu dự án Theo Nguyễn Quốc Duy (2012), nhà quản trị dự án đóng vai trò dẫn dắt dự án, xác định tầm nhìn, hướng dẫn và khuyến khích thành viên nhóm dự án, đồng thời điều hướng thông tin và giao tiếp trong nhóm, lãnh đạo quá trình lập kế hoạch dự án, giải quyết xung đột và tạo sự đoàn kết, kích thích phát triển của các thành viên trong nhóm.
Như vậy có thể thấy đây là công việc cần thiết nhất để đạt hiệu quả tốt nhất trong mỗi dự án Nhà quản lý dự án là người chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nguồn lực để đảm bảo thành công của dự án Người quản lý dự án tham gia vào nhiều phần của dự án từ đầu đến cuối, đảm nhận trách nhiệm lập kế hoạch, thu mua, thực thi và hoàn thành dự án theo đúng tiến độ Ngoài ra, nhà quản lý còn quản lý mục tiêu, tầm nhìn dự án, quản lý nhóm và nguồn ngân sách Họ có vai trò giống như một giám đốc điều hành mini, thực hiện các chức năng quản lý trong doanh nghiệp và cần sở hữu kỹ năng và kinh nghiệm quản trị dự án để đạt thành công.
4.2.2 Vai trò của nhà quản trị dự án.
Theo Kenneth Rose (2013), vai trò của người quản lý dự án khác với người quản lý chức năng hoặc giám đốc hoạt động Thông thường, người quản lý chức năng tập trung vào cung cấp sự giám sát quản lý cho một chức năng hoặc một đơn vị kinh doanh cụ thể, trong khi người quản lý dự án có trách nhiệm đảm bảo rằng các hoạt động dự án được thực hiện một cách hiệu quả Mục tiêu là làm giảm nguy cơ thất bại,tối đa hóa lợi ích và giảm thiểu chi phí Công việc quản lý dự án bao gồm: Lập kế hoạch dự án, quản lý ngân sách, kiểm soát dự án, quản lý và thúc đẩy nhóm dự án,tổng kết và đánh giá dự án Vai trò của người quản lý dự án ngày càng trở nên mang tính chiến lược, và ngoài kiến thức và công cụ quản lý dự án, người quản lý dự án cần có năng lực như kiến thức, hiệu suất và cá nhân Kỹ năng giao tiếp cá nhân cũng quan trọng đối với người quản lý dự án để tương tác và làm việc với nhóm dự án và các bên liên quan khác.
Phong cách lãnh đạo là cách một người lãnh đạo định hướng, thực hiện kế hoạch và truyền động lực cho nhân viên Trong một dự án nhóm, phong cách lãnh đạo dân chủ được cho là hiệu quả nhất Phong cách này đề cao sự tham gia của các thành viên trong việc đưa ra quyết định và phân quyền cho từng cá nhân.
Chuyên quyền: Người lãnh đạo chuyên quyền thích ra lệnh và mong đợi sự tuân thủ, sử dụng đe dọa và trừng phạt để thúc đẩy nhân viên.
Dân chủ: Người lãnh đạo dân chủ thường tham khảo ý kiến của cấp dưới và khuyến khích sự tham gia của họ trong việc đưa ra quyết định.
Tự do: Người lãnh đạo tự do ít can thiệp vào quyết định của nhân viên, tập trung vào việc hỗ trợ và đào tạo, và khuyến khích nhân viên đảm nhận trách nhiệm cá nhân.
Trong trường hợp dự án nhóm nhỏ, với thành viên đều là bạn bè và cùng chí hướng, phong cách lãnh đạo dân chủ là lựa chọn phù hợp Điều này cho phép các thành viên thảo luận, đưa ra ý kiến và thống nhất để đạt hiệu quả tốt nhất cho dự án.
Nó cũng khuyến khích sự sáng tạo và tạo nét độc đáo cho dự án, đồng thời đảm bảo sự hài lòng của tất cả thành viên trong nhóm.
Hình 4.2 Tháp nhu cầu Maslow
Chúng ta có thể áp dụng lý thuyết nhu cầu của Maslow để thúc đẩy sự phát triển của các thành viên trong nhóm dự án Từ tháp nhu cầu của Maslow, chúng ta rút ra bài học quan trọng là phải đáp ứng các nhu cầu cơ bản trước khi có thể đáp ứng các nhu cầu cao hơn Do đó, để thay đổi hành vi của con người, chúng ta cần tác động vào nhu cầu cá nhân trước Để đảm bảo dự án được hoàn thành thuận lợi, nhóm sử dụng các phương pháp sau để khuyến khích đội nhóm và tinh thần làm việc của nhân viên: Đối với đội nhóm và các phòng ban quản lý:
- Thực hiện việc thưởng lương định kỳ cho những cá nhân có thành tích xuất sắc, được xem xét và công bố vào cuối mỗi năm.
- Tạo một môi trường làm việc năng động, thân thiện, tiện lợi và đầy thách thức nhằm phát triển từng cá nhân.
- Tổ chức các cuộc họp định kỳ của công ty để mọi người có thể thảo luận và bày tỏ quan điểm của bản thân.
- Tiến hành đánh giá và phản hồi để nhận biết những điểm mạnh cần khai thác và điểm yếu cần khắc phục để cải thiện bản thân.
- Công nhận những thành tích đã đạt được và tưởng thưởng cho những cá nhân nổi bật và xuất sắc thông qua việc trao khen ngợi, giấy chứng nhận, hoặc cơ hội du lịch. Đối với nhân viên:
- Đảm bảo lương thưởng, phúc lợi và một môi trường làm việc ổn định, bình đẳng và phù hợp với tình hình thực tế.
- Giao công việc cụ thể, rõ ràng để nhân viên biết mình đang làm gì và có thể phát triển theo hướng đó.
- Đảm bảo đào tạo bài bản và quan tâm đến sự phát triển của nhân viên trong các tình huống đặc biệt như khi họ bị ốm, có vấn đề gia đình, và cần sự hỗ trợ.
- Khuyến khích, lắng nghe ý kiến từ quản lý và tạo điều kiện để nhân viên có thể học hỏi và phát triển.
Công nhận những thành tích xuất sắc và nổi bật của nhân viên, và đưa ra các phần thưởng phù hợp nếu họ làm tốt công việc của mình.
KIỂM SOÁT DỰ ÁN
Giới thiệu chung về kiểm soát dự án
5.1.1 Khái niệm chung về kiểm soát
Kiểm soát dự án là hoạt động theo dõi và đánh giá tiến độ dự án, so sánh kết quả thực tế với kế hoạch, tiêu chuẩn thực hiện và tác động ngoài dự kiến Qua đó, các biện pháp hiệu chỉnh được đưa ra để đảm bảo dự án hoàn thành đúng mục tiêu, thời hạn và ngân sách đã đề ra.
Quản lý tiến độ thời gian, đảm bảo yêu cầu kế hoạch Giữ chi phí trong phạm vi ngân sách đã được duyệt Phát hiện kịp thời những tình huống bất thường và đề xuất biện pháp giải quyết Trao đổi thông tin giữa các nhóm và thành viên trong dự án dễ dàng hơn.
Thấy rõ những vấn đề đang triển khai và những công việc đang bị chậm trễ để đưa ra hướng xử lý.
Phản ứng nhanh với các công việc không phù hợp để thay đổi. Đảm bảo dự án được triển khai theo đúng tiến độ đồng thời đảm bảo tiến độ, chi phí, chất lượng của công việc.
Rút ra bài học cho những dự án khác.
Kiểm soát về cơ bản là quá trình theo dõi và quản lý các yếu tố cốt lõi như thời gian, chi phí, chất lượng, rủi ro.
5.1.2 Các chỉ tiêu kiểm soát dự án
Tùy vào từng dự án khác nhau, nhà quản lý dự án sẽ có những yêu cầu, mục tiêu của dự án, những tiêu chí kiểm soát riêng cho dự án của mình như: kiểm soát tiến độ, kiểm soát chi phí, kiểm soát chất lượng, kiểm soát rủi ro dự án, … Tuy nhiên trong quá trình thực hiện kiểm soát dự án, có những trường hợp, rủi ro xảy ra khiến một hay nhiều chỉ tiêu sai lệch so với kế hoạch dự án Việc đánh đổi giữa những chỉ tiêu trên trong quá trình kiểm soát là một trong những giải pháp mà nhà quản lý dự án phải ra lựa chọn và ra quyết định.
Kiểm soát về tiến độ (kiểm soát thời gian)
Kiểm soát tiến độ là quá trình theo dõi tiến độ thực tế, phân tích chênh lệch giữa tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch, và thực hiện các biện pháp điều chỉnh phù hợp.Kiểm soát tiến độ là hoạt động có tầm quan trọng đặc biệt đối với các nhà quản lý dự án.
- Giúp các nhà quản lý dự án theo dõi tiến độ thực hiện của dự án - Xác định các nhân tố là nguyên nhân của sự khác biệt giữa tiến độ thực tế và kế hoạch.
- Kịp thời ngăn chặn nhưng sai phạm, thiếu sót, chậm trễ về tiến độ và tiến hành những điều chỉnh trong kế hoạch tiến độ
- Ước tính các nguồn lực để thực hiện công việc: ước tính chủng loại và số lượng nguyên vật liệu, nhân lực, máy móc thiết bị để thực hiện từng công việc
- Ước tính thời gian thực hiện công việc: ước tính khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc dựa trên ước tính về nguồn lực sử dụng
- Quản lý các thay đổi trong kế hoạch tiến độ và hoàn thiện được các quyết định quản lý như: sắp xếp nguồn lực, các khoảng thời gian dự trữ để giảm thiểu chi phí,…
5.2.2 Công cụ kiểm soát về tiến độ và áp dụng
Một số công cụ trong việc quản lý thời gian/tiến độ của dự án: Microsoft Project, Tracking Gantt chart, Milestone Analysis, …
Sơ đồ Gantt (Gantt chart hay còn gọi là sơ đồ ngang Gantt, sơ đồ Gantt) là loại sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian Biểu đồ Gantt gồm 2 phần chính: trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc ấy Nhìn vào một biểu đồ Gantt, bạn dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc và của cả dự án.
Biểu đồ Gantt được ưa chuộng trong lập kế hoạch dự án nhờ tính đơn giản, trực quan Đặc biệt phù hợp với các dự án đơn giản, ít chồng chéo, giúp người dùng dễ dàng nắm bắt tiến độ thực hiện dự án Đây là phương thức lập kế hoạch hoàn hảo, cho phép nhóm tác giả theo dõi dự án hiệu quả.
Bên cạnh đó, công cụ này cũng tồn tại hạn chế như không kiểm soát kịp thời vấn đề và làm ảnh hưởng đến toàn bộ dự án.
Kiểm soát về chi phí
5.3.1 Khái niệm và tầm quan trọng của kiểm soát chi phí trong dự án
Quản lý chi phí là một phần của các chiến lược tăng trưởng kinh doanh trong quản lý doanh nghiệp nhằm không ngừng cắt giảm chi phí mà còn tạo ra các ưu thế cạnh tranh trên thị trường (Theo APT Thực học – Thực hành).
Quản lý chi phí dự án bao gồm tất cả những quy trình, yêu cầu đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách Quản lý chi phí công trình tốt thì các nhà quản lý dự án sẽ nắm được tình hình thực tế của những dự án đầu tư, các kế hoạch kinh doanh cũng như thực trạng của toàn dự án Từ đó sẽ đưa ra những biện pháp xử lý cũng như thúc đẩy kịp thời để đảm bảo dự án đạt tiến độ đề ra trong mức ngân sách cho phép.
Quản lý chi phí đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo hiệu quả và tiến độ của dự án Việc kiểm soát chi phí chặt chẽ, kịp thời giúp xác định chênh lệch so với kế hoạch ban đầu, ngăn ngừa các thay đổi không được phép hoặc không tuân theo kế hoạch.
Hiểu được tầm quan trọng của Quản lý chi phí trong dự án là vậy nhưng cái khó là làm sao có thể đánh giá được chính xác về kết quả do thông tin chi phí mang lại cho dự án Thông tin kết luận của dự án sẽ có vấn đề nếu báo cáo về chi phí và tiến độ thực hiện được đặt tách rời nhau Ví dụ: một dự án theo kế hoạch sẽ thực hiện 50% chi phí và mất 50% thời gian, tuy nhiên theo thực tế dự án ấy chỉ dùng có 45% chi phí để thực hiện trong 50% thời gian đã đề ra Nếu nhìn theo dữ liệu phân tích trên ta đưa ra cách đánh giá dường như dự án đang chạy rất tốt Tuy nhiên nếu phân tích kỹ hơn ở thông số khối lượng thì kết quả thu được: dự án dùng 50% thời gian và tiêu hao 45% chi phí nhưng khối lượng chỉ đạt được có 40% Như vậy dự án không chỉ chậm tiến độ mà còn vượt chi phí cho phép Như vậy, để kiểm soát được chi phí của một công trình xây dựng thì việc hiểu tầm quan trọng của việc quản lý chi phí là điều vô cùng cần thiết.
5.3.2 Các công cụ kiểm soát chi phí và áp dụng Biểu đồ S-Curve (Pinto, 2012) phổ biến trong quản lý dự án vì nó giúp những người quản lý có một dữ liệu dễ hiểu, trực quan khi đánh giá các thông số của dự án (kế hoạch và thực tế), cụ thể là chi phí.
Hình 5.2: Minh họa kiểm soát chi phí bằng S-Curve
Nguồn: Bài giảng của TS Nguyễn Khắc Hiếu
Tuy nhiên phương pháp này chỉ quan tâm đến chi phí thực sự và chi phí theo kế hoạch mà không quan tâm đến khối lượng của dự án.
Công cụ EVM (Pinto, 2012) được áp dụng cho kiểm soát thời gian và kiểm soát về chi phí: Ngoài những công cụ ở trên, thực tế còn có công cụ kiểm soát được cả thời gian và chi phí, đó chính là công cụ Earned Value Method (EVM) Mặc dù công cụ EVM sẽ có những tính toán phức tạp hơn nhưng công cụ này sẽ cho đánh giá chính xác hơn Vì thế nhóm đã chọn công cụ này để kiểm soát dự án của “Dự án kinh doanh quán trà sữa FiVe”.
Những đại lượng phân tích thành quả:
- Dự chi theo kế hoạch – BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule)
Giá trị công việc theo kế hoạch
BCWS là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền được hoạch định sẽ chi để thực hiện một công việc cụ thể ở một thời điểm cho trước.
BCWS = (Dự chi cho toàn bộ công việc) x (% công việc được hoạch định cho đến thời điểm xem xét)
- Thực chi – ACWP (Actual Cost of the Work Performed)
Chi phí thực tế của công việc đã làm.
ACWP là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vị tiền đã thực chi để thực hiện một công việc cụ thể trong một thời đoạn.
- Dự chi theo tiến độ – BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed)
Chi phí dự toán của công việc đã làm.
BCWP = (Dự chi cho toàn bộ công việc) x (% công việc thực tế đã làm cho đến thời điểm xem xét)
Các chỉ số thực hiện:
- Chỉ số hiệu quả tiến độ - SPI: là tỷ lệ giữa dự chi theo tiến độ và dự chi theo kế hoạch.
SPI = BCWP/BCWS (SPI < 1: dự án chậm tiến độ)
- Chỉ số hiệu quả chi phí – CPI: là tỷ lệ giữa dự chi theo tiến độ và thực chi
CPI = BCWP/ACWP (CPI < 1: dự án vượt chi phí)
- Sai lệch về tiến độ - SV (Schedule variance):
SV = BCWP – BCWS (SV < 0: chậm tiến độ)
- Sai lệch về chi phí – CV (Cost variance):
CV = BCWP – ACWP (CV < 0: vượt chi phí)
Dự báo chi phí thực hiện tương lai:
- Chi phí còn lại FCTC (Forecast Cost to Complete project)
FCTC = (BCAC – BCWP) x (ACWP/BCWP) = (BCAC – BCWP)/CPI
- Chi phí dự báo cho toàn bộ dự án FCAC (Forecast Cost At Completion)
Nguồn: Pinto, J K (2012) Project management Áp dụng công cụ EVM
Công việc Thời gian Bắt đầu Kết thúc Chi phí
Tham khảo các dự án liên quan 1 10/12/23 10/12/23 3.360.000
Xác định các nhóm công việc 2 10/13/23 10/16/23 7.520.000 Ước tính chi phí 1 10/17/23 10/17/23 3.760.000
Lên kế hoạch 2 10/18/23 10/19/23 7.520.000 Địa điểm 11 10/20/23 11/3/23 42.040.000
Thương lượng chủ thuê và đầu tư 3 10/27/23 10/31/23 5.280.000
Hợp đồng cho thuê 1 11/1/23 11/1/23 1.760.000 Đăng ký và hoàn thành thủ tục 2 11/2/23 11/3/23 8.200.000
Lên ý tưởng và bản vẽ sơ thảo 5 11/2/23 11/8/23 2.000.000
Tìm và chọn nhà thiết kế phù hợp 9 11/9/23 11/17/23 33.192.000
Bảng 5.1: Kế hoạch thực hiện công “Dự án mở rộng chi nhánh “Bản cà phê””
Chi phí dự tính Thực chi
% công việc đã thực hiện (10/11/23)
Tham khảo các dự án liên quan 1 3.360.000 đ 3.360.000 đ 100%
Xác định các nhóm công việc 2 7.520.000 đ 7.520.000 đ 100% Ước tính chi phí 1 3.760.000 đ 3.760.000 đ 100%
Lên kế hoạch 2 7.520.000 đ 7.520.000 đ 100% Địa điểm 11 42.040.000 đ 37.040.000 đ 100%
Thương lượng chủ thuê và đầu tư
Hợp đồng cho thuê 1 1.760.000 đ 1.760.000 đ 100% Đăng ký và hoàn thành thủ tục 2 8.200.000 đ 3.200.000 đ 100%
Lên ý tưởng và bản vẽ sơ thảo 5 2.000.000 đ 2.000.000 đ 100%
Tìm và chọn nhà thiết kế phù hợp 7 827.850 đ 180.000 đ 6%
Bảng 5.2: Thực trạng tiến độ và chi phí thực án (Giả sử hiện tại là 10/11/2023)
Công việc BCWP ACWP CV SV
Tham khảo các dự án liên quan 3.360.000 ₫ 3.360.000 ₫ 0 ₫ 0 ₫
Xác định các nhóm công việc 7.520.000 ₫ 7.520.000 ₫ 0 ₫ 0 ₫ Ước tính chi phí 3.760.000 ₫ 3.760.000 ₫ 0 ₫ 0 ₫
Lên kế hoạch 7.520.000 ₫ 7.520.000 ₫ 0 ₫ 0 ₫ Địa điểm 42.040.000 ₫ 37.040.000 ₫ 5,000,000 ₫ 0 ₫
Lựa chọn địa điểm 26.800.000 ₫ 26.800.000 ₫ 0 ₫ 0 ₫ Thương lượng chủ thuê và đầu tư 5.280.000 ₫ 5.280.000 ₫ 0 ₫ 0 ₫
Hợp đồng cho thuê 1.760.000 ₫ 1.760.000 ₫ 0 ₫ 0 ₫ Đăng ký và hoàn thành thủ tục 8.200.000 ₫ 3.200.000 ₫ 5.000.000 ₫ 0 ₫
Lên ý tưởng và bản vẽ sơ thảo 2.000.000 ₫ 2.000.000 ₫ 0 ₫ 0 ₫
Tìm và chọn nhà thiết kế phù hợp 827.850 ₫ 180.000 ₫ (647.850) ₫ 42.444.150 ₫
Bảng 5.3: Đánh giá tiến độ và chi phí thực hiện dự án Đánh giá tiến độ và chi phí thực hiện dự án
CPI = 1.09 CV = 5.647.850 đ > 0 suy ra tiết kiệm chi phí SV = - 42.444.150 đ < 0 suy ra chậm tiến độ FCTC = 761.595.150 đ
FCAC = 822.975.150 đVậy cho đến thời điểm kiểm tra dự án đang nhanh hơn tiến độ 2 ngày và tiết kiệm chi phí một khoảng là 5.647.850 đ
Kiểm soát về chất lượng
Kiểm soát chất lượng là quá trình giám sát và ghi nhận kết quả thực hiện các hoạt động chất lượng để đánh giá hiệu suất và đề xuất những thay đổi cần thiết (Theo Fifth Edition, 2013, tr 248).
Các công cụ kiểm soát chất lượng dự án:
Sơ đồ nhân quả: được sử dụng để xác định các nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề chất lượng trong quá trình thực hiện dự án.
Biểu đồ kiểm soát: là biểu đồ thể hiện bằng đồ thị sự biến động của các chỉ tiêu chất lượng trong quá trình thực hiện dự án Mục đích của biểu đồ kiểm soát là nhằm xem xét quá trình đang diễn ra bên trong hay bên ngoài tầm kiểm soát của nhóm dự án.
Phiếu kiểm tra chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và ghi chép số liệu sơ cấp thông qua phương pháp nhất định, có giá trị đánh giá tình hình chất lượng và đưa ra quyết định giải quyết hợp lý Nó không chỉ là công cụ thu thập dữ liệu mà còn là cơ sở để áp dụng các phương pháp thống kê khác nhằm phân tích và đưa ra kết luận chính xác.
Biểu đồ phân tán: là một đồ thị biểu hiện mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả hoặc giữa các yếu tố ảnh hưởng đến một chỉ tiêu chất lượng nào đó.
Biểu đồ Pareto: là một dạng đồ thị hình cột phản ánh các dữ liệu chất lượng thu thập được, được sắp xếp theo thứ tự từ cao đến thấp Biểu đồ Pareto giúp cho việc xác định các vấn đề chất lượng cần được giải quyết trước tiên.
Sơ đồ lưu trình: là hình thức thể hiện hoạt động của một quy trình bằng cách sử dụng các sơ đồ chức năng và các ký hiệu đã được tiêu chuẩn hóa Sơ đồ giúp xác định hoặc đánh giá xem các hoạt động có mang lại giá trị gia tăng hay không. Đối với dự án “Mở rộng chi nhánh Bản cafe”, các công cụ áp dụng kiểm soát chất lượng được áp dụng xen kẽ như sau: biểu đồ kiểm soát sẽ giúp nhận biết được sự biến động của các chỉ tiêu chất lượng trong quá trình thực hiện dự án Sau đó là sử dụng biểu đồ Pareto để khắc phục các khuyết tật theo thứ tự ưu tiên, tập trung giải quyết những vấn đề quan trọng trước Nhìn vào biểu đồ thấy rõ dạng khuyết tật phổ biến nhất, thứ tự ưu tiên khắc phục vấn đề cũng như kết quả của hoạt động cải tiến chất lượng Nhờ đó hạn chế sự phân tán, lãng phí nguồn lực, thời gian mà vẫn nâng cao được hiệu quả cải tiến chất lượng Việc kết hợp 2 loại biểu đồ này sẽ mang lại được một lợi ích đáng kể trong việc kiểm soát chất lượng dự án.
Kiểm soát về rủi ro
Rủi ro trong quản lý dự án là những sự kiện tiềm ẩn có khả năng đe dọa tiến độ và ngân sách của dự án Kiểm soát rủi ro là quá trình xác định, đánh giá và lên kế hoạch biện pháp để phòng ngừa, giảm thiểu hoặc chuyển giao các rủi ro có thể xảy ra, nhằm đảm bảo dự án đạt được các mục tiêu đề ra.
Rủi ro không thể nào tách rời các dự án vì đặc thù của dự án là tạo ra một kết quả duy nhất cho nên rủi ro là điều không thể tránh khỏi Do đó, nhận biết kịp thời và sẵn sàng đương đầu với rủi ro là cách tốt nhất để xử lý chúng Ngoài ra, để một dự án thành công cần đạt được các mục tiêu đề ra, bên cạnh đó phải biết giữ các rủi ro trong tầm kiểm soát, xem chúng như một động lực để thay đổi Với sự cạnh tranh ngày càng cao, công nghệ phát triển mạnh mẽ và môi trường bên ngoài liên tục thay đổi, điều đó cho thấy kiểm soát rủi ro càng có vai trò quan trọng quyết định sự thành bại của một dự án.
Dựa vào xác suất có thể xảy ra và phạm vi tác động mà có thể chia rủi ro thành 4 loại chính sau:
- Rủi ro khó có thể xảy ra và tác động nhỏ đến dự án.
- Rủi ro dễ xảy ra và tác động nhỏ đến dự án.
- Rủi ro khó có thể xảy ra và tác động lớn đến dự án.
- Rủi ro dễ xảy ra và tác động lớn đến dự án.
Tùy theo quy mô, đặc điểm và sản phẩm dự án, nhà quản lý dự án sẽ lựa chọn phương án phù hợp để quản lý các loại rủi ro Bốn phương án cơ bản bao gồm: Tránh rủi ro bằng cách loại bỏ hoặc sửa đổi các hoạt động có rủi ro cao; Giảm thiểu rủi ro bằng cách thực hiện các biện pháp kiểm soát hoặc giảm tác động của rủi ro; Chuyển giao rủi ro cho bên thứ ba thông qua bảo hiểm hoặc hợp đồng; và Chấp nhận rủi ro nếu lợi ích tiềm năng vượt trội so với chi phí quản lý rủi ro.
- Từ 0 - 0.05: mức độ thấp => Chấp nhận rủi ro - Từ 0.05 - 1.5: mức độ trung bình => Chuyển giao rủi ro / Giảm bớt rủi ro - Trên 1.5: mức độ nghiêm trọng => Loại bỏ rủi ro
5.5.2 Hoạch định các rủi ro có thể xảy ra cho dự án mở Bản cà phê và giải pháp khắc phục
Liệt kê các loại rủi ro có thể gặp phải
Tổng điểm Giải pháp hạn chế rủi ro Xác suất
Giá cả của các nguyên vật liệu trên thị trường không ngừng thay đổi theo chiều hướng tăng
- Thường xuyên theo dõi, cập nhật giá cả nguyên vật liệu trên thị trường;
- Phải chủ động trong việc nhập nguyên vật liệu;
- Tìm kiếm những nhà cung cấp với chi phí thấp nhất và tạo được uy tín, cũng như sự liên kết với họ.
Khâu thiết kế chưa chuẩn xác 0.1 0.5 0.05
Thường xuyên thăm dò khảo sát thiết kế, thẩm định nghiêm ngặt rồi mới phê duyệt thiết kế.
Máy móc thiết bị hư hại trong quá trình làm việc
Để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình sử dụng máy móc thiết bị, người dùng cần tuân thủ hướng dẫn sử dụng, tránh tình trạng quá tải Việc bảo dưỡng, bảo quản đúng cách sẽ giúp kéo dài tuổi thọ thiết bị Trong thời hạn bảo hành, người dùng nên tận dụng giấy bảo hành để được sửa chữa hoặc thay thế khi cần thiết.
Nguyên vật liệu hỏng trong quá trình vận chuyển
Mua ở cửa hàng uy tín, kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu trước khi nhận hàng.
Thời tiết xấu 0.1 0.5 0.05 Phân bổ thời gian hợp lí để có thể kịp tiến độ dự án. Đối thủ cạnh tranh 0.3 0.4 0.12
- Nâng cao tay nghề và chất lượng phục vụ khách hàng của đội ngũ nhân viên;
- Luôn đổi mới và nâng cao chất lượng sản phẩm để tạo lòng tin với khách hàng.
Giá thuê mặt bằng khá cao làm đẩy giá của sản phẩm cao hơn so với đối thủ
0.2 0.3 0.06 Tìm hiểu, cân nhắc và xem xét kỹ trước khi thuê.
Nhập nguyên vật liệu quá nhiều dẫn đến việc tồn kho lâu, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm
- Thường xuyên theo dõi và giám sát nhu cầu của khách hàng để nhập nguyên vật liệu với số lượng vừa phải, hợp lý;
- Kiểm tra kỹ lưỡng việc nhập hàng để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Nhân viên làm việc không gắn bó lâu dài với cửa hàng gây tốn chi phí đào tạo, làm tăng chi phí sinh hoạt
- Cân nhắc kỹ trong quá trình tuyển dụng;
- Xem xét các chế độ ưu đãi dành cho nhân viên nhằm giữ chân nhân viên lâu dài với quán.
An ninh mạng kém gây khó khăn khi bán sản phẩm trên website hay các trang thương mại điện tử
- Kiểm tra thường xuyên dịch vụ mạng;
- Nâng cấp hệ thống bán hàng theo định kỳ;
- Cài đặt phần mềm chống virus thường xuyên.
Nguồn: Nhóm tác giả Bảng 5.4: Bảng kiểm soát rủi ro của dự án
