Quản lý dự án kinh doanh quán trà sữa Five

NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN VÀ NHểM DỰ ÁN 4.1. Nhóm dự án

• Quản trị dự án

Trong cả hai trường hợp, người quản lý dự án làm việc chặt chẽ với người quản lý chương trình hoặc danh mục đầu tư để đạt được mục tiêu của dự án và đảm bảo tính phù hợp giữa kế hoạch quản lý dự án và kế hoạch chương trình tổng thể. Người quản lý dự án cũng cần hợp tác với những người khác có các vai trò khác nhau như nhà phân tích kinh doanh, người quản lý đảm bảo chất lượng và chuyên gia về chủ đề. Nhà quản lý dự án chịu trách nhiệm về hoàn thiện dự án bằng cách lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, lãnh đạo và kiểm soát nguồn lực dự án để đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời hạn và đạt được mục tiêu ngân sách.

Hỗ trợ nhà quản lý dự án, đảm nhận nhiệm vụ thỏa thuận và ký kết hợp đồng thuê mặt bằng, giấy phép kinh doanh, tìm nhà thầu xây dựng và giám sát công trình. Quản lý tài chính của dự án, bao gồm quản lý thu chi, thanh toán tiền lương nhân viên và kết toán ngân sách và tiền lương, lập bảng lương cho nhân viên. Trong cuốn sách "Project Management" của Dennis Lock, nhà quản trị dự án được định nghĩa là người tổ chức, lãnh đạo và điều phối một dự án từ đầu đến cuối, với sự chú trọng vào thành công của dự án trong các yếu tố chất lượng, thời gian, nguồn lực và phạm vi.

Vai trò quan trọng của nhà quản trị dự án được nhấn mạnh bởi Kenneth Rose (2013), người định nghĩa người quản lý dự án là người được chỉ định bởi tổ chức thực hiện để lãnh đạo nhóm và đạt được mục tiêu dự án. Theo Nguyễn Quốc Duy (2012), nhà quản trị dự án đóng vai trò dẫn dắt dự án, xác định tầm nhìn, hướng dẫn và khuyến khích thành viên nhóm dự án, đồng thời điều hướng thông tin và giao tiếp trong nhóm, lãnh đạo quá trình lập kế hoạch dự án, giải quyết xung đột và tạo sự đoàn kết, kích thích phát triển của các thành viên trong nhóm. Người quản lý dự án tham gia vào nhiều phần của dự án từ đầu đến cuối, đảm nhận trách nhiệm lập kế hoạch, thu mua, thực thi và hoàn thành dự án theo đúng tiến độ.

Họ có vai trò giống như một giám đốc điều hành mini, thực hiện các chức năng quản lý trong doanh nghiệp và cần sở hữu kỹ năng và kinh nghiệm quản trị dự án để đạt thành công. Thông thường, người quản lý chức năng tập trung vào cung cấp sự giám sát quản lý cho một chức năng hoặc một đơn vị kinh doanh cụ thể, trong khi người quản lý dự án có trách nhiệm đảm bảo rằng các hoạt động dự án được thực hiện một cách hiệu quả. Vai trò của người quản lý dự án ngày càng trở nên mang tính chiến lược, và ngoài kiến thức và công cụ quản lý dự án, người quản lý dự án cần có năng lực như kiến thức, hiệu suất và cá nhân.

Trong dự án nhóm, phong cách lãnh đạo dân chủ là phù hợp nhất, với việc đưa ra quyết định dựa trên ý kiến của các thành viên và phân chia quyền hạn cho từng cá nhân. Tự do: Người lãnh đạo tự do ít can thiệp vào quyết định của nhân viên, tập trung vào việc hỗ trợ và đào tạo, và khuyến khích nhân viên đảm nhận trách nhiệm cá nhân. - Đảm bảo đào tạo bài bản và quan tâm đến sự phát triển của nhân viên trong các tình huống đặc biệt như khi họ bị ốm, có vấn đề gia đình, và cần sự hỗ trợ.

KIỂM SOÁT DỰ ÁN 5.1. Giới thiệu chung về kiểm soát dự án

• Kiểm soát về tiến độ (kiểm soát thời gian)
• Kiểm soát về chi phí
• Kiểm soát về rủi ro

Khái niệm và tầm quan trọng của kiểm soát tiến độ trong dự án Kiểm soỏt tiến độ là quỏ trỡnh theo dừi tiến độ thực tế, phõn tớch chờnh lệch giữa tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch, và thực hiện các biện pháp điều chỉnh phù hợp.Kiểm soát tiến độ là hoạt động có tầm quan trọng đặc biệt đối với các nhà quản lý dự án. - Ước tính các nguồn lực để thực hiện công việc: ước tính chủng loại và số lượng nguyên vật liệu, nhân lực, máy móc thiết bị để thực hiện từng công việc. - Quản lý các thay đổi trong kế hoạch tiến độ và hoàn thiện được các quyết định quản lý như: sắp xếp nguồn lực, các khoảng thời gian dự trữ để giảm thiểu chi phí,….

Với đặc thù của nó, biểu đồ Gantt phù hợp với những dự án đơn giản, ít sự chồng chéo, giúp cho người dùng dễ dàng đọc và nắm bắt quá trình và tiến độ thực hiện dự án được nhóm tác giả sử dụng cho dự án. Khái niệm và tầm quan trọng của kiểm soát chi phí trong dự án Quản lý chi phí là một phần của các chiến lược tăng trưởng kinh doanh trong quản lý doanh nghiệp nhằm không ngừng cắt giảm chi phí mà còn tạo ra các ưu thế cạnh tranh trên thị trường (Theo APT Thực học – Thực hành). Quản lý chi phí công trình tốt thì các nhà quản lý dự án sẽ nắm được tình hình thực tế của những dự án đầu tư, các kế hoạch kinh doanh cũng như thực trạng của toàn dự án.

Như vậy Quản lý chi phí đóng vai trò rất quan trọng trong sự thành công của dự án: đảm bảo cho sự hiệu quả cũng như tiến độ thực hiện dự án, kiểm soát tốt, nhanh chóng, kịp thời về chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch ban đầu đề ra, nhờ có công tác quản lý chi phí dự án mà sẽ ngăn ngừa những thay đổi không được phép, không đúng so với kế hoạch. Hiểu được tầm quan trọng của Quản lý chi phí trong dự án là vậy nhưng cái khó là làm sao có thể đánh giá được chính xác về kết quả do thông tin chi phí mang lại cho dự án. Biểu đồ S-Curve (Pinto, 2012) phổ biến trong quản lý dự án vì nó giúp những người quản lý có một dữ liệu dễ hiểu, trực quan khi đánh giá các thông số của dự án (kế hoạch và thực tế), cụ thể là chi phí.

Công cụ EVM (Pinto, 2012) được áp dụng cho kiểm soát thời gian và kiểm soát về chi phí: Ngoài những công cụ ở trên, thực tế còn có công cụ kiểm soát được cả thời gian và chi phí, đó chính là công cụ Earned Value Method (EVM). Kiểm soát chất lượng là quá trình giám sát và ghi nhận kết quả thực hiện các hoạt động chất lượng để đánh giá hiệu suất và đề xuất những thay đổi cần thiết. Biểu đồ phân tán: là một đồ thị biểu hiện mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả hoặc giữa các yếu tố ảnh hưởng đến một chỉ tiêu chất lượng nào đó.

Đối với dự án “Mở rộng chi nhánh Bản cafe”, các công cụ áp dụng kiểm soát chất lượng được áp dụng xen kẽ như sau: biểu đồ kiểm soát sẽ giúp nhận biết được sự biến động của các chỉ tiêu chất lượng trong quá trình thực hiện dự án. Khái niệm và tầm quan trọng của kiểm soát về rủi ro trong dự án Rủi ro là một sự kiện có thể đe dọa và cản trở việc thực hiện dự án theo tiến độ thời gian và trong khuôn khổ ngân sách. Kiểm soát rủi ro nhằm ngăn chặn và giảm thiểu những tổn thất do rủi ro gây ra cho dự án (Theo Viện Công Nghệ Thông Tin – Đại học Quốc gia Hà Nội, 2013).

Ngoài ra, để một dự án thành công cần đạt được các mục tiêu đề ra, bên cạnh đó phải biết giữ các rủi ro trong tầm kiểm soát, xem chúng như một động lực để thay đổi. Với sự cạnh tranh ngày càng cao, công nghệ phát triển mạnh mẽ và môi trường bên ngoài liên tục thay đổi, điều đó cho thấy kiểm soát rủi ro càng có vai trò quan trọng quyết định sự thành bại của một dự án.