Giới thiệu về Công ty cổ phần quốc tế Hoa Mười Giờ
Giới thiệu chung về Công ty cổ phần quốc tế Hoa Mười Giờ
Năm 2020 Công ty cổ phần quốc tế Hoa Mười Giờ được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0109353814 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 25/09/2020.
-Tên công ty viết tắt bằng tiếng nước ngoài : HOA MƯƠI GIO
-Tên giao dịch quốc tế : HOA MUOI GIO ISC.
-Địa chỉ trụ sở chính : Số 82 Bà Triệu,phường Hàng Bài,quận
Hoàn Kiếm,thành phố Hà Nội,Việt Nam.
-Đại diện theo pháp luật : Trần Anh Sơn.
-Danh sách ngành nghề kinh doanh : Bán Buôn Thực Phẩm
Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của công ty
-Cung cấp lương thực, thực phẩm cho chủ yếu cho các nhà hàng , cửa hàng chuyên doanh.
-Trồng trọt,chăn nuôi hỗn hợp và sản xuất,chế biến các mặt hàng nông sản.
-Khai thác thủy sản nội địa,biển và chế biến bảo quản các sản phẩm từ thủy sản.
-Cung cấp các thiết bị gia đình cho các cửa hàng chuyên doanh.
-Làm đại lý môi giới đa mặt hàng ( trừ bất động sản).
-Nhập khẩu bán buôn nông sản và thiết bị gia đình.
-Chấp hành nghiêm túc các chế độ,chính sách và luật pháp của Nhà nước trong lĩnh vực kinh doanh.
-Tổ chức hoạt động kinh doanh trong toàn công ty nhằm đạt được mục tiêu của công ty đề ra.
-Công ty phải tiến hành lập kế hoạch kinh doanh trình lên cấp trên và tổ chức thực hiện những chỉ tiêu được giao.
-Đảm bảo đời sống cho cán bộ,công nhân viên đảm bảo các khoản thu nhập và điều kiện làm việc an toàn,hiệu quả cho cán bộ,công nhân viên trong công ty.
-Được chủ động giao dịch,đàm phán và ký kết các hợp đồng kinh tế nhằm phục vụ cho việc kinh doanh của công ty trong phạm vi Ban giám đốc công ty ủy quyền.
-Được quyền liên doanh,liên kết và hợp tác với các công ty khác trong các lĩnh vực kinh doanh thuộc phạm vi Nhà nước cho phép.
1.2.4 Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban trong công ty
Sơ đồ 1 : Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty cổ phần quốc tế Hoa
-Ban giám đốc : Cơ quan đầu não của công ty thực hiện chức năng quản trị,chỉ đạo,điều hành mọi hoạt động của công ty theo quy định của pháp luật.Tổ chức điều hành công tác dịch vụ theo hướng có lợi cho công ty trong hiện tại và tương lai.
-Bộ phận sale và marketing :Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng,tiếp cận thị dịch vụ và chăm soc khách hàng.Cụ thể là chào giá sản phẩm và dịch vụ,tìm kiếm khách hàng có nhu cầu sử dụng sản phẩm,dịch vụ của công ty.
-Bộ phận xuất nhập khẩu : Thực hiện các thủ tục để xuất và nhận hàng xuất nhập khẩu.Mỗi nhân viên có thể tự tìm kiếm khách hàng chứ không thụ động chờ sự chỉ định
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC
-Bộ phận nhân sự : Thực hiện công tác về nhân sự,hợp đồng lao động,thực hiện các nội quy,quy định của công ty Đồng thời có nhiệm vụ lên kế hoạch và triển khai các công tác về tuyển dụng,đào tạo nhân viên,luân chuyển công tác,sắp xếp kì nghỉ phép hàng năm
-Bộ phận kế toán : Thực hiện nhiệm vụ hạch toán,quản lý và tổ chức thực hiện công tác kế toán trong toàn công ty.Tiến hành việc thu nhận,xử lý và cung cấp các thông tin tài chính,tổng hợp báo cáo ,lên kế hoạch về tình hình tài chính của công ty nhằm giúp Ban giám đốc đưa ra những phương án tối ưu nhất trong hoạt động kinh doanh.
Tình hình hoạt động của công ty
Đơn vị tính : triệu đồng
Quý II/2023 Tổng doanh thu
Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm
Dựa vào bảng số liệu Công ty cổ phần quốc tế Hoa Mười Giờ cung cấp,ta có được biểu đồ và các bảng tính toán như sau :
Doanh thu Lợi nhuận Đơn vị tính : Triệu đồng
Biểu đồ 1 : Doanh thu và lợi nhuận của công ty 2021-quý
Bảng 2 :Tốc độ phát triển doanh thu và lợi nhuận của công ty 2020-2021
Tốc độ phát triển liên hoàn (%)
Từ bảng 1 và bảng 2 ta có thể rút ra nhận xét về doanh thu và lợi nhuận của Công ty cổ phần quốc tế Hoa Mười Giờ như sau :
- Doanh thu năm 2022 so với 2021 tăng 65,4% tương ứng tăng 2.571 triệu đồng.Lợi nhuận năm 2022 so với 2021 tăng 83,95% tương ứng tăng 1.621 triệu đồng.
Qua nhận xét cùng với số liệu đã tính như trên ta thấy tình hình doanh thu và lợi nhuận của Công ty cổ phần quốc tế Hoa Mười Giờ khá ổn định qua các năm từ 2021 đến 2022.Doanh thu và lợi nhuận 2022 tăng là do trong năm này công ty mở rộng việc các mối quan hệ kinh doanh và ký kết được nhiều hợp đồng với khách hàng hơn so với năm trước.
Bảng 3 : Tỷ suất lợi nhận trên doanh thu của công ty 2021- Quý II/2023
II/2023 Lợi nhuận (triệu đồng) 1.931 3.552 1.847 Doanh Thu ( triệu đồng) 3.931 6.502 2.600
Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu cho biết có bao nhiêu đồng lợi nhuận được tạo ra trên một đồng doanh thu.Năm 2021, do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 giá trị tỷ suất của công ty đạt
49,12% ,từ năm 2022 đến quý II/2023, các giái trị tỷ suất đều dương chứng tỏ công ty kinh doanh có lãi và có thể thấy lãi cao hơn 50% mỗi năm.Trong thời buổi kinh tế đang bị suy thoái,công ty kinh doanh vẫn ổn định như vậy chứng tỏ công ty đã cố gắng rất nhiều.
Tình hình nhập khẩu hàng hóa từ 2021 đến năm 2022 11 Chương 2 : Quy trình nhập khẩu hàng hóa của công ty quốc tế Hoa Mười Giờ
Lượng (giảm)tăng tuyệt đối (triệu đồng)
Nguồn : P.Xuất nhập khẩu Bảng 4 : Tình hình nhập khẩu theo cơ cấu nhóm sản phẩm
Tổng hợp từ bảng trên,ta có : Trong giai đoạn 2021-2022 tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty đjat 4.195,49 triệu đồng Trong đó,nhóm nông sản đạt 2.566,38 triệu đồng,chiếm 61,17% tổng kim ngạch nhập khẩu và nhóm thiết bị gia đình đjat 1.629,11 triệu đồng chiếm 38,83% tổng kim ngạch nhập khẩu Trong hai năm
2021 và 2022,kim ngạch và tỷ trọng của lĩnh vực nông sản cao hơn lĩnh vực thiết bị gia đình.Nhìn chung,cả hai nhóm sản phẩm nông sản và thiết bị gia đình có kim ngạch nhập khẩu tăng đều.
Bằng phương pháp so sánh tuyệt đối và tương đối,ta tính được chênh lệch về lượng tăng ( giảm ) tuyệt đối và tốc độ tăng (giảm) của nhóm thiết bị gia đình và thiết bị y tế như sau: So với năm 2021,năm 2022 kim ngạch của hai nhóm hàng đều tăng với tổng kim ngạch nhập khẩu tăng 780,25 triệu đồng tương ứng tăng 45,69%.Trong đó nhóm nông sản tăng mạnh hơn với giá trị 551,88 triệu đồng,tương ứng tăng 54,79%,nhóm thiết bị gia đình tăng 228,37 triệu đồng tương ứng tăng 32,61%.
Chương 2 : Quy trình nhập khẩu hàng hóa của công ty quốc tế Hoa Mười Giờ
Sơ đồ 2 : Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Công ty cổ phần quốc tế Hoa Mười Giờ.
Lập kế hoạch nhập khẩu Đàm phán và ký kết hợp đồng
Chuẩn bị bộ chứng từ tờ khai hải Nhập chứng từ nhập khẩu Đăng ký tờ khai hải quan
Thực hiện thủ tục thanh toán
Thông quan hàng hóa Kiểm hóa,tính thuế
Lập kế hoạch nhập khẩu
* Bộ phận thực hiện : Phòng xuất nhập khẩu.
Ban quản lý công ty chỉ đạo cho phòng Xuất nhập khẩu tiến hành nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin,số liệu về thị trường,so sánh,phân tích số liệu và rút ra kết luận.Dựa trên những kết luận này phòng Xuất nhập khẩu sẽ tiếnh hành lập kế hoạch nhập khẩu,trình ban quản lý công ty ký duyệt.Nội dung thông tin cần thu thập gồm :
-Tình hình cung – cầu hàng hóa trên thị trường : Các nhà cung ứng đang hoạt động trên thị trường và nhu cầu hiện tại,tiềm năng của mặt hàng đó trong tương lai,từ đó xác định được tình hình cạnh tranh cũng như cơ hội tại thị trường đang nghiên cứu.
-Giá cả hàng hóa : Trong kinh doanh,đặc biệt là trong buôn bán ngoại thương,việc xác định giá cả là việc làm hàng đầu vì nó ảnh hưởng lớn nhất đến sự sống còn của doanh nghiệp.
Ngoài ra,cần nghiên cứu một số yếu tố khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của côngty trên thị trường như : quan hệ chính trị,văn hóa,pháp luật,chính sách kinh tế,thuế nhập khẩu,
Bảng 5 : Kế hoạch nhập khẩu theo nhóm sản phẩm 2022-2023
Bảng 6 : Danh sách một số mặt hàng nhập khẩu của công ty năm 2022
2 Hạt điều,lúa mì,ngô,đậu tương
3 Hàng điện gia dụng và linh kiện
4 Máy móc,thiết bị,dụng cụ,phụ tùng
Đàm phán và ký kết hợp đồng
Bộ phận thực hiện : phòng Sale & Marketing hoặc Giám đốc ( những lô hàng có giá trị lớn ).
Hiện nay,hình thức nhập khẩu chính tại Công ty cổ phần quốc tế Hoa Mười Giờ là nhập khẩu trực tiếp Nhập khẩu trực tiếp có nghĩa là công ty giao dịch trực tiếp với nhà xuất khẩu ( bên bán ) về các thỏa thuận liên quan tới hàng hóa,giao nhận và thanh toán bằng thư từ,điện tín hoặc gặp mặt trực tiếp để ký kết hợp đồng.Khi có yêu cầu nhập khẩu từ khách hàng có yêu cầu về loại hàng nào đó,công ty sẽ tiến hành nhập khẩu loại hàng hóa đó để phân phối cho khách hàng.
Việc đàm phán ở Công ty cổ phần quốc tế Hoa Mười Giờ khá đơn giản nên được thực hiện bới nhân viên phòng Sale &
Marketing Phương thức đàm phán chủ yếu là qua điện thoại và thư thương mại.Ngoài ra,công ty còn sử dụng fax hoặc email như một phương tiện để chuyển nội dung những bức thư một cách thường xuyên, rất ít khi đàm phán trực tiếp.Những lô hàng có giá trị lớn,phức tạp thì chính Giám đốc sẽ đứng ra đàm phán trực tiếp.
Một số đối tác của Công ty cổ phần quốc tế Hoa Mười Giờ
Bảng 7 : Một số đối tác của công ty giai đoạn 2021-2023
Từ bảng 7,có thể nhận thấy số đối tác của Công ty cổ phần quốc tế Hoa Mười Giờ ngày càng được mở rộng.So sánh với bảng
Thực hiện hợp đồng
Bộ phận thực hiện : phòng Xuất nhập khẩu
Nhận chứng từ nhập khẩu
Các chứng từ : Invoice,Packing List,Bill of Lading sẽ được người xuất khẩu gửi trực tiếp qua bưu điện hoặc các đường chuyển phát đến Công ty cổ phần quốc tế Hoa Mười Giờ.Dựa vào các chứng từ đó và hợp đồng ngoại thương,nhân viên phòng Xuất nhập khẩu của công ty sẽ tiến hành lập bộ chứng từ và lên tờ khai hải quan.Trong quá trình lên tờ khai,nhân viến Xuất nhập khẩu phải xem xét ký và chỉnh sửa cho phù hợp vì bộ chứng từ rất quan trọng để có thể nhận được hàng.
Chuẩn bị bộ chứng từ tờ khai hải quan
- Tờ khai hải quan : 2 bản.
- Phụ lục tờ khai hải quan : 2 bản.
- Bảng kê chi tiết (parking list): 1 bản.
- Hóa đơn thương mại (invoice) : 1 bản
- Tờ khai trị giá tính thuế : 2 bản.
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) : 1 bản ( nếu có ).
- Hợp đồng mua bán hàng hóa : 1 bản.
- Giấy phép nhập khẩu ( nếu có ).
- Công văn nợ chứng từ gốc (nếu có). Đăng ký tờ khai hải quan
-Tại cảng nhân viên giao nhận ở phòng Xuất nhập khẩu của công ty tuân thủ theo quy định của cảng để làm thủ tục hải quan Nhận viên giao nhận sẽ xuất trình bộ chứng từ hải quan cho công chức tiếp nhận hồ sơ,công chức hải quan nhập mã số thuế nhập khẩu của doanh nghiệp để kiểm tra điều kiện cho phép mở tờ khai của doanh nghiệp trên hệ thống máy tính và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế.
Trong trường hợp doanh nghiệp được phép mửo tờ khai thì tiến hành kiểm tra sơ bộ hồ sơ hải quan.Nếu hồ sơ hợp lệ thì công chức hải quan sẽ nhập thông tin tờ khai vào hệ thống mạng máy tính.
Trong trường hợp không đủ khả năng mở tờ khai hoặc không thỏa mãn các quy định về thuế ( doanh nghiệp không được ân hạn thuế hoặc chưa có bảo lãnh số tiền thuế phải nộp) thì công chức hải quan sẽ thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không được phép mở tờ khai.
-Sau khi nhập thông tin mà doanh nghiệp cung cấp ( trên bộ chứng từ hải quan),thông tin này được máy tính tự động xử lý và đưa ra lệnh hình thức,mức độ kiểm tra.Công chức hải quan tiếp nhận hồ sơ,căn cứ vào đó đưa ra đề xuất mức độ tra.
Lệnh hình thức,mức độ kiểm tra gồm một số tiêu chí cụ thể sau : có 3 mức độ khác nhau : 1,2,3 tương ứng các mức xanh,vàng đỏ.
Mức 1 : Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ,miễn kiểm tra thực tế hàng hóa ( luồng xanh ).
Mức 2 : Kiểm tra chi tiết hồ sơ,miễn kiểm tra thực tế hàng hóa ( luồng vàng).
Mức 3 : Kiểm tra chi tiết hồ sơ,kiểm tra thực tế hàng hóa ( luồng đỏ).
Trước bước này,trong lúc chờ phân kiểm,đối với hàng lưu kho,nhân viên giao nhận mang D/O đến giám sát kho và yêu cầu công nhân kho cảng tìm vị trí hàng
Sau khi có số tờ khia,nhân viên giao nhận sẽ theo dõi trên màn hình xem hàng của mình được miễn kiểm hay kiểm hóa.Nếu kiểm hóa thì xem ai là người kiểm và ai là người tính thuế.Sau khi đã biết tên công chức hải quan kiểm hóa,nhớ phải ghi số tờ khai,tên công chức hải quan kiểm hóa vào D/O và đối chiếu tại hải quan kho,hải quan kho sẽ ghi vị trí hàng để nhân viên thuận tiện trong việc kiểm hóa.Bước này gọi là Đối chiếu lệnh.Đối chiếu lệnh được hiểu đơn giản là xem hàng đã vào kho chưa.
Trong quá trình kiểm hóa,công chức hải quan có thể kiểm tra xác suất hoặc toàn bộ lô hàng tùy theo mức ra quyết định của cấp trên.Kết quả kiểm tra sẽ được xác nhận vào tờ khai và đượcc nhập vào máy tính nếu tính nhầm thuế.
Công chức hải quan bộ phận tính thuế sẽ kiểm tra lại việc áp mã cùng với mức thuế đã được nhân viên phòng xuất nhập khẩu của công ty tính sẵn trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu.Lúc này công chức hải quan sẽ kiểm tra lại việc áp mã vào số tiền thuế xem đã đúng hay chưa.Nếu áp mã sai thì công chức Hải quan sẽ điều chỉnh.Nếu đã áp đúng mã số hàng hóa và số tiền thì công chức hải quan sẽ cập nhật thông tin vào máy.Tiếp theo,công chức hải quan tính thuế sẽ đóng dấu,ký tên xác nhận đã kiểm tra thuế.
Sau đó,bộ tờ khai lại được luân chuyển đến chi cục phó để chi cục phó kiểm tra lại xem có đồng ý với ý kiến của đội phó hay không và đưa ra mức chỉnh sửa cuối cùng.
Sau khi các thủ tụcc trên hoàn thành,nhân viên giao nhận đến quầy thu tiền lệ phí hải quan,cung cấp cho công chứuc hải quan tên công ty,mã sôs thuế và số tờ khai.Sau khi đóng phí hải quan sẽ được cấp 2 biên lai,1 bản màu đỏ ( bản lưu người khai hải quan ) do doanh nghiệp giữ lại,1 bản màu tím ( bảo soát ) nộp cho công chức hải quan để nhận lại tờ khai.
Nhân viên giao nhận của công ty có thể chờ đọc đến tên công ty của mình rồi nhận lại hồ sơ hoặc đến chỗ trả tờ khai tìm lại tờ khai của mình.Nhân viên giao nhận phải ký tên và ghi rõ tên công ty vào sổ theo dõi hàng nhập khẩu ở cảng.
Thực hiện thủ tục thanh toán
Bộ phận thực hiện : phòng kế toán.
Tùy vào phương thức thanh toán mà hai bên đã thỏa thuận trong bản hợp đồng mà thực hiện thủ tục thanh toán.Công ty thường chọn phương thức thanh toán chuyển tiền bằng điện – trả sau (TT trả sau ),do giữa các bên có sự tin tưởng lẫn nhau trong kinh doanh và một phần do uy tín của công ty.Thông thường,sau khi nhận hàng khoảng 1 tuần,công ty sẽ của nhân viên phòng kế toán đến ngân hàng để làm thủ tục thanh toán.
Khi thực hiện thủ tục trả tiền bằng điện –trả sau,nhân viên kế toán phải có :
-2 Lệnh chuyển tiền theo mẫu của ngân hàng.
-Hóa đơn thương mại và các chứng từ gửi hàng như B/L,C/O,
-Tờ khia hải quan hàng nhập khẩu.
Thanh lý hợp đồng
Bộ phận thực hiện : người chịu trách nhiệm ký hợp đồng ( nhân viên phòng Sale & Marketing hoặc Giám đốc ).
Thanh lý hợp đồng đúng hạn :
Sau khi nhận hàng ,nếu tình trạng lô hàng hoàn toàn bình thường như trong hợp đồng ngoại thương thì hợp đồng sẽ kế thúc sau khi thanh toán đầy đủ cho lô hàng.
Thanh lý hợp đồng trước hạn :
Hợp đồng được thanh lý trước hạn xảy ra khi :
-Hai bên tham gia ký kết hợp đồng cố gắng hoàn thành nghĩa vụ của mình trước thời hạn hợp đồng quy định.
-Do một trong hai bên hủy hợp đồng: Bên hủy hợp đồng sẽ chịu mức bồi thường cho đối tác mà hai bên đã thỏa thuận trong bản hợp đồng ngoại thương.
Tuy nhiên trong một số trường hợp như : thiếu hàng,hàng không đúng phẩm chất,hàng bị đổ vỡ, người đã ký hợp đồng sẽ tiền hành thỏa thuận,đàm phán với người xuất khẩu để được giảm giá,trả hàng hoặc bồi thường tổn thất Sau khi hai bên tiến hành thỏa thuận trong và tiến hành thủ tục bồi thường thì hợp đồng được thanh lý.
Đánh giá
Công ty cổ phần quốc tế Hoa Mười Giờ đã và đang không ngừng cố gắng phấn đấu xây dựng một hình ảnh tốt trong mắt khách hàng và các đối tác bằng uy tín và chất lượng sản phẩm ,dịch vụ của công ty.Trong thời lỳ suy thoái kinh tế lan rộng khiến nhiều doanh nghiệp trở nên lo ngại thì ban quản lý công ty cổ phần quốc tế Hoa Mười Giờ vẫn đặt một niềm tin lớn vào tương lai của công ty.Bằng những phương pháp quản lý hiện quả,những chiến lược kinh doanh đúng đắn và sự đoàn kể của toàn bộ phận nhân viên công ty đang ngày càng trưởng thành mặc dù bên cạnh vẫn còn nhiều điểm chưa khắc phục được.
-Trình độ nghiệp vụ,chuyên môn của nhân viên đáp ứng nhu cầu của công việc.
-Nhân viên có sự phối hợp,đoàn kết và nỗ lực trong công việc.
-Công ty đầu tư và áp dụng các phương pháp quản lý hiệu quả giúp tạo điều kiện để nhân viên hoàn thành tốt công việc của mình.
-Công ty luôn đặt chất lượng sản phẩm và dịch vụ chăm sóc khách hàng lên hàng đầu giúp tăng thêm uy tín và chỗ đứng của công ty trên thị trường.
-Môi trường làm việc thân thiện.
-Mức lương và chế độ dãi ngộ phù hợp Ngoài những chế độ theo quy định của nhà nước, công ty còn có thêm các chuyến du lịch cho nhân viên, tiệc sinh nhật và các ngày lễ phụ nữ
-Công ty chưa có một đội ngũ chuyên về nghiên cứu thị trường, dẫn đến quá tải công việc cho nhân viên phòng Xuất nhập khẩu.
-Đa số hợp đồng được ký kết qua mail và fax nên chỉ bao gồm một số điều kiện cơ bản Khi xảy ra tổn thất thiệt hại, công ty thường đàm phán để được hạ giá hàng hoá chứ đàm phán đòi bồi thường không mang lại hiệu quả.
-Sử dụng thời gian đàm phán hợp đồng chưa hiệu quả, làm tốn nhiều nhân lực, thời gian và chi phí cho công ty.
-Hình thức thanh toán kém đa dạng.
-Nguồn vốn hạn hẹp khiến quy trình diễn ra chậm trễ như: đóng thuế chậm, phải làm nhiều thủ tục khi khai Hải quan, mất nhiều thời gian Đôi khi hàng về nhưng chưa kịp đóng thuế thì cũng không lấy được hàng, mà hàng để ở cảng quá 7 ngày sẽ bị thu thêm tiền kho bãi.
-Trong quá trình giải quyết khiếu nại, người đại diện chưa thể hiện tốt nên kết quả đàm phán thường bất lợi cho công ty.
-Đôi khi có sự không đồng nhất trong công việc giữa các phòng ban, làm mất nhiều thời gian.
Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả nhập khẩu hàng hóa của công ty Cổ phần quốc tế Hoa Mười Giờ và bài học kinh nghiệm cho bản thân sau thời gian kiến tập 18 3.1 Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả nhập khẩu hàng hóa của công ty Cổ phần quốc tế Hoa Mười Giờ 18
Chú trọng đầu tư hoạt động chiến lược
Cơ sở của giải pháp:
-Để giải quyết nhược điểm: Công ty chưa có một đội ngũ chuyên về nghiên cứu thị trưởng, dẫn đến quá tải công việc cho nhân viên phòng Xuất nhập khẩu
-Chủ động được nguồn hàng.
-Tạo điều kiện cho nhân viên làm việc thoải mái, không có quả nhiều áp lực
-Đảm bảo tiến độ công việc cấp trên giao xuống. Điều kiện thực hiện giải pháp:
Ban lãnh đạo công ty cần thành lập một phòng ban chuyên về lập kế hoạch nhập khẩu hàng hoá Đội ngũ này cần có những kiến thức và kinh nghiệm trong các vấn đề:
-Nghiên cứu thị trưởng, cơ cấu hàng hoá nhập khẩu của công ty.
-Sử dụng thành thạo các phương pháp, kỹ thuật dự báo
-Xác định nhu cầu mua hàng theo từng tháng, từng quý, từng năm.
-Lập kế hoạch nhập khẩu hàng hoá theo loại hàng, khoảng thời gian, số lượng dự kiến. Để thực hiện giải pháp này, công ty cần thay đổi chính sách nhập khẩu hàng hoá hiện tại Giải pháp này cho phép nhập khẩu một lượng hàng hoá phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Kết quả đạt được từ giải pháp:
-Tránh tình trạng thiếu hàng hoặc nhập hàng liên tục, dẫn đến quá tải công việc cho phòng Xuất nhập khẩu
-Giảm chi phí nhập khẩu hàng hoá vì mỗi lô hàng, không phân biệt trọng lượng đều mang một số chi phi nhất định Nếu không dự báo được số lượng hàng nhập thi sẽ dẫn đến tình trạng hàng thiếu khi nào, nhập khi đó, điều này làm cho chi phí nhập hàng tăng thêm.
-Vì tính toán được nhu cầu nhập hàng và số lượng hàng tồn kho tối ưu nên sẽ giảm được chi phí lưu kho hàng hoá.
-Khi việc nhập khẩu được lên kế hoạch tốt, các đơn hàng nhập khẩu sẽ được tổ chức thực hiện định kỳ Tránh tình trạng khi thì đặt hàng, nhận hàng liên tục, khi thì không làm gì cả.
Sử dụng thời gian đàm phán hợp đồng hiệu quả
Cơ sở của giải pháp:
-Giải quyết nhược điểm: Sử dụng thời gian đàm phán hợp đồng chưa hiệu quả, làm tốn nhiều nhân lực, thời gian và chi phí cho công ty.
-Để không mất thời gian của cả hai bên khi đàm phán hợp đồng, tâm lý các bên thoái mái hơn trong quá trình đàm phán, thắt chặt thêm mối quan hệ hợp tác giữa các bên Điều kiện thực hiện giải pháp:
Giao quyền cho bộ phận thu mua có thể quyết định các thoả thuận với đối tác thông qua sự hỗ trợ của các phòng ban khác mà không cần chờ quyết định của cấp trên Vì thực tế cho thấy, bộ phận thu mua nắm rõ giá cả của hàng hoá trên thị trường nhất nên có thể hoàn toàn tự quyết định được.
Lập bảng so sánh giữa các nhà cung cấp, đánh giá được hiệu quả của từng nhà cung cấp mang lại cho công ty Từ đó, công ty có thể lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp.
-Tìm kiếm các nhà cung cấp mới, tiềm năng Điều này giúp công ty có được nhiều sự lựa chọn và ít phụ thuộc vào nhà cung cấp, tránh được rủi ro khi có biển động về nguồn hàng.
-Nghiên cứu kỹ tình hình của nhà xuất khẩu trên thị trường, nằm được điểm mạnh, điểm yếu của đối phương để chủ động trong đàm phán
Kết quả đạt được từ giải pháp:
-Rút ngắn được thời gian đàm phán so với hiện tại Nhân viên sử dụng thời gian tiết kiệm được để nghiên cứu thị trưởng và các đối tác
-Khi mối quan hệ giữa các bên đàm phán được thắt chặt hơn, công ty có thể đàm phán được hiệu quả hơn.
Soạn hợp đồng thương mại chặt chẽ
Cơ sở của giải pháp:
-Để giải quyết hai nhược điểm: Đa số hợp đồng được ký kết qua mail và fax nên chỉ bao gồm một số điều kiện cơ bản Khi xảy ra tổn thất thiệt hại, công ty thường đảm phán để được hạ giá hàng hoá chứ đàm phán đòi bồi thường không mang lại hiệu quả.
Trong quá trình giải quyết khiếu nại, người đại diện chưa thể hiện tốt nên kết quả đàm phán thường bất lợi cho công ty Điều kiện thực hiện giải pháp:
-Nắm rõ quyển hạn, nghĩa vụ của các bên để chủ động hơn khi thực hiện hợp đồng Khi có vấn đề phát sinh, có thể tìm được phương án giải quyết.
-Các bên tôn trọng lẫn nhau và thực hiện hợp đồng nghiêm túc.
-Các hợp đồng nên được ký kết bằng văn bản, công ty soạn hợp đồng với đầy đủ các điều khoản thật chặt chẽ Hợp đồng được fax qua đối tác cẩn có chữ ký xác nhận, tạo bằng chứng pháp lý hợp pháp trong các trường hợp bất lợi phát sinh sau này
Kết quả đạt được từ giải pháp:
-Hạn chế thiệt hại có thể xảy ra cho công ty do đối tác giao nhầm hàng, thiếu hàng và hàng bị thất lạc.
-Trong trường hợp có tổn thất xảy ra, mối quan hệ giữa các bên không bị ảnh hưởng nhiều.
Đa dạng hình thức thanh toán
Cơ sở của giải pháp:
-Để giải quyết nhược điểm: hình thức thanh toán kém đa dạng
-Tận dụng hiệu quả nguồn vốn
-Rút ngắn thời gian đàm phán hợp đồng
-Khẳng định tiềm lực tài chính của công ty Điều kiện thực hiện giải pháp:
-Thay đổi phương thức sử dụng vốn Sử dụng một phần nguồn vốn kinh doanh ngoại tệ cho việc thanh toán để hưởng các khoản lợi ích khác
-Kế toán chuyên về thanh toán quốc tế cần nắm được những ưu và nhược điểm của các phương thức thanh toán Từ đó, bộ phận kế toán có thể tư vấn các phương thức thanh toán mà công ty nên sử dụng.
-Nâng cao kiến thức chuyên về quản lý tài chính cho nhân viên nhằm thay đổi một cách tích cực về cách nhìn nhận nguồn vốn, cách tiếp cận và sử dụng nguồn vốn
Kết quả đạt được từ giải pháp:
-Hưởng được các khoản chiết khấu do lựa chọn phương thức thanh toán phủ hợp
-Khi đa dạng hoá phương thức thanh toán, công ty có thể xây dựng niềm tin về tài chính đối với đối tác.
-Đa dạng hoá phương thức thanh toán cũng là một cách để rút ngắn thời gian đàm phán hợp đồng khi đàm phán điều khoản thanh toán.
Thông quan và nhận hàng hoá nhanh chóng
Cơ sở của giải pháp:
-Để giải quyết hại nhược điểm:
Nguồn vốn hạn hẹp khiến quy trình diễn ra chậm trễ như: đóng thuế chậm, phải làm nhiều thủ tục khi khai Hải quan, mất nhiều thời gian Đôi khi hàng về nhưng chưa kịp đóng thuế thì cũng không lấy được hàng, mà hàng để ở cảng quá 7 ngày sẽ bị thu thêm tiền kho bãi. Đôi khi có sự không đồng nhất trong công việc giữa các phòng ban, làm mất nhiều thời gian Điều kiện thực hiện giải pháp:
-Nhân viên xuất nhập khẩu cần thường xuyên liên hệ với đại lý để nắm rõ lịch trình, thời gian hàng về.
-Trong quá trình lập tờ khai Hải quan cần kiểm tra kỹ lưỡng hợp đồng, tránh gây mất nhiều thời gian
-Nhân viên kế toán phải nắm vững quy trình và tiến độ của xin quyết định hoàn thuế để dự trù khoảng thời gian chậm trễ ở cơ quan thuế, từ đó đưa ra thời gian hợp lý để lấy được quyết định hoàn thuế đúng hạn định
-Kiểm tra tài khoản đóng thuế sẽ tránh được nhầm lẫn giữa tài khoản tạm thu và truy thu.
-Tìm kiếm thêm các đối tác trong việc vận chuyển hàng hoả, tránh được sự ép giá của khâu vận chuyển
Kết quả đạt được từ giải pháp:
-Tiết kiệm thời gian kiểm tra chứng từ.
-Chuẩn bị bộ tờ khai Hải quan nhanh hơn.
-Tiết kiệm chi phí và công việc đạt hiệu quả hơn.
-Hàng hoá không phải lưu kho bãi lâu.
Điều chỉnh phương thức khiếu nại
Cơ sở của giải pháp:
-Để giải quyết nhược điểm:
-Trong quá trình giải quyết khiếu nại, người đại diện chưa thể hiện tốt nên kết quả đàm phán thường bất lợi cho công ty Điều kiện thực hiện giải pháp:
-Xây dựng các điều khoản hợp đồng một cách chặt chẽ
-Công ty cần có những nhân viên xử lý khiếu nại tốt, hiểu rõ luật thương mại, ngoại ngữ tốt và có khả năng đàm phán tốt
-Thuê luật sư riêng cho công ty hoặc tìm đến các văn phòng luật để có được sự hỗ trợ khi gặp trục trặc với những lô hàng có giá trị lớn
Kết quả đạt được từ giải pháp:
-Giảm thiểu tổn thất cho công ty
-Các bên có thái độ nghiêm túc để thực hiện hợp đồng đúng tiến độ.
Giảm chi phí lưu thông và phân bổ chi phí quản lý
Về chi phí quản lý: thực tế chi phí quản lý hiện nay còn khá cao, làm giảm hiệu quả phương án kinh doanh của công ty Chính chi phí quản lý lớn như vậy nên cần phân bổ chi phí cho các phòng ban Cách giải quyết là phải phân bổ chi phi một cách trực tiếp, cụ thể cho từng phòng ban bộ phận.
Giải pháp về con người
Cơ chế thị trường đòi hỏi các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu nhất thiết phải có nghiệp vụ, có ngoại ngữ, tin học Trong thời gian tới, công ty cần có biện pháp thu hút được đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, đào tạo thêm cho các nhân viên hiện có để thu được kết quả tốt và đáp ứng được đòi hỏi của công việc kinh doanh trong cơ chế thị trường hiện nay Đối với các nhà quản lý, các lãnh đạo các phòng nghiệp vụ phải là những người có trình độ quản lý lãnh đạo trên mọi phương diện, có đầu óc sáng tạo, năng động, tham mưu tốt cho giám đốc trong việc điều hành và quản lý
Ngoài ra, công ty tích cực hơn nữa trong việc chủ động tham gia vào các chương trình hội thảo, triển lãm hội nghị khách hàng tổ chức ở trong nước và nước ngoài để tìm kiếm những kinh nghiệm và tăng thêm uy tín trên thị trường.
