Bài giảng kế toán máy ( combo full slides 2 chương )

Bài giảng kế toán máy Nội dung nghiên cứu Chương 1: Tổ c ng t c kế to n trong điều kiện kế to n m y Chương 2: Phần mềm kế to n v tổ chức ứng dụng phần mềm kế to n trong doanh nghiệp

10/18/2016 1

+ Giáo trình Kế toán máy - NXB Tài chính 2014

+ Giáo trình kế toán tài chính - NXB Tài chính 2013

10/18/2016 3

Chương 1:

Tổ công tác kế toán trong điều kiện

kế toán máy

1 Kế toán và thông tin kế toán trong điều kiện tổ chức kế toán máy

2 Hệ thống thông tin kế toán và công nghệ thông tin

3 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện kế toán trênmáy

1.2 Quá trình kế toán số liệu

1.3 Đặc điểm và yêu cầu thông tin kế toán trong điều kiện kếtoán máy

10/18/2016 5

1.1 Kế toán là một phân hệ thông tin trong hệ thống

quản lý kinh doanh của đơn vị

- Chu trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán:

Các nghiệp vụ

(hoạt động, kinh doanh)

Người ra quyết định

Báo cáo (truyền tin)

- Vai trò của kế toán trong hệ thống quản lý kinh doanh:

+ là một phân hệ thông tin kinh tế tài chính quan trọng cấu thành nên hệ thống thông tin kinh tế của đơn vị

+ là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính

từ KT

Ghi sổ nhật ký Sổ cái Bút toán

điều chỉnh

Bút toán khóa sổ

Bảng CĐTK hoàn chỉnh

Báo cáo tài chính

Tài liệu liên quan

Bảng CĐTK chưa hoàn chỉnh (1) (2) (3) (4)

(5)

(6)

(7)

(9) (8)

(10)

- Thông tin trung thực và an toàn

- Thông tin kịp thời

- Thỏa mãn yêu cầu của đơn vị và theo chuẩn mực, chế độ

10/18/2016 8

2 Hệ thống thông tin kế toán và công nghệ thông tin

2.1 Hệ thống thông tin kế toán

2.2 Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin

trong công nghệ kế toán

2.2.1 Công nghệ thông tin

2.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán2.2.3 Khái quát các công việc tổ chức ứng dụng công nghệ

thông tin vào công tác kế toán2.2.4 Tính ưu việt của việc ứng dụng CNTT vào công tác

kế toán

10/18/2016 9

2.1 Hệ thống thông tin kế toán

- Hệ thống thông tin kế toán: là tập hợp các nguồn lực con người (cán bộ kế

toán), thiết bị công cụ xử lý thông tin (máy tính, thiết bị ngoại vi, mạng…)

và các thành phần hỗ trợ khác (phần mềm) được thiết kế nhằm biến đổi dữ liệu kinh tế, tài chính đầu vào và kiết xuất các thông tin kế toán

- Mô hình hệ thống thông tin kế toán:

Phần cứng MVT

10/18/2016 10

2.2 Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong

công nghệ kế toán

2.2.1 Công nghệ thông tin

Nguyên lý chung hoạt động của máy vi tính

10/18/2016 11

2.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán

Các yếu tố cần thiết để ứng dụng CNTT trong hệ thống thông tin kế toán:

- Phần cứng: MVT, các thiết bị ngoại vi, các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với con người hoặc với các máy tính khác

- Phần mềm: phần mềm hệ điều hành, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu, PMKT

- Các thủ tục: các thủ tục cần tuân thủ để tổ chức và quản trị các hoạt động

10/18/2016 12

2.2.3 Khái quát các công việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông

tin vào công tác kế toán

 Trang bị và lắp đặt hệ thống máy tính (phần cứng)

 Lựa chọn và cài đặt phần mềm cần thiết

 Xây dựng hệ thống danh mục các đối tượng

 Tổ chức bố trí sắp xếp phân công cán bộ kế toán, phân quyền cập nhật, khai thác thông tin

10/18/2016 13

Mã hóa đối tượng quản lý

 KN: là cách thức thực hiện phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng quản lý

từ vào má y

Chứng

từ trên máy

- Sổ kế toán tổng hợp

Xử lý của phần

mềm

kế toán trên MVT

Quá trỡnh xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động đợc thực hiện theo quy trỡnh

Toàn bộ chơng trinh là 1 thể thống nhất, chứa đựng tất cả các phần hành kế toán,

Không cần phải có Modul kế toán tổng hợp vẫn làm đợc kế toán tổng hợp, dễ dàng tạo ra và cung cấp các BCTC và báo cáo kế toán quản trị

4 Khả năng thay

đổi khi hệ thống

kế toán thay đổi

Không thể áp dụng đợc, cần đợc lập lại chơng trinh

Có khả năng biến hoá, thêm, bớt vào

ch-ơng trinh phù hợp với hệ thống kế toán trong từng thời kỳ và phù hợp với yêu cầu quản trị

So sỏnh kế toỏn trờn mỏy với kế toỏn thủ cụng

2.2.4 Tớnh ưu việt của việc ứng dụng CNTT vào cụng tỏc kế toỏn

10/18/2016 16

Hỡnh thức xử lý

Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ

Kế toán thủ công Kế toán trên máy

1 Nhập dữ liệu đầu vào: tài liệu gốc

(hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi…)

hoặc dùng máy quét

2 Xử lý dữ liệu: tính toán, xử lý dữ

liệu trên các sổ kế toán thành thông tin

trên sổ cái và trên báo cáo

trinh đã cài đặt

3 Lu trữ và bảo mật dữ iệu, thông tin Thủ công trên các sổ và

báo cáo kế toán Tính bảo mật không cao

Tự động ở các tệp tin.

toàn cao

4 Cung cấp thông tin:

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quin trị

Thủ công, thông tin kế toán quản trị cung cấp hạn chế.

Tự động theo chơng trinh cài đặt Thông tin cung cấp đa dạng theo yêu cầu ngời sử dụng thông tin

10/18/2016 18

- Do yêu cầu hội nhập, hợp tác quốc tế

- Do yêu cầu quản lý của các doanh nghiệp

- Do yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin ngoài doanhnghiệp

 Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán trên máy

bộ trên máy tính theo phần mềm kế toán đã cài đặt sẵn.

- Đảm bảo độ tin cậy, an toàn trong công tác kế toán

- Đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

 Nguyên tắc và yêu cầu tổ chức kế toán máy

10/18/2016 20

3.2 Tổ chức bộ máy kế toán

- Loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung

- Loại hình tổ chức công tác kế toán phân tán

- Loại hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán

10/18/2016 21

Khái niệm: chứng từ là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ

kinh tế - tài chính đã thực sự phát sinh và hoàn thành là cơ sở ghi sổ

kế toán

Yêu cầu về việc sử dụng chứng từ

- Mọi nghiệp vụ phát sinh đều phải có chứng từ

- Chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có tính bằng chứng, tính pháp lý.Nội dung chứng từ phải có đầy đủ các thông tin: tên, số hiệu chứng

từ …

- Chứng từ kế toán phải chính xác, kịp thời và hợp lệ, hợp pháp

• Chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn, DN được chủ động xây dựng thiết kế mẫu biểu chứng từ nhưng vẫn

phải thực hiện theo quy định của Luật Kế toán, NĐ

129/2004/NĐ-CP

• Trường hợp không tự xây dựng, thiết kế biểu mẫu Chứng

từ cho riêng mình có thể áp dụng theo hướng dẫn Phụ lục 3/TT 200.

10/18/2016 23

3.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khản kế toán

- Tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán phân loại

và hệ thống hoá các loại tài sản và nghiệp vụ kinh tế theo nội dung kinh tế

- Hệ thống tài khoản: Là một bảng kê các tài khoản kế

toán được sử dụng trong công tác kế toán để phản ánh các loại tài sản và nguồn vốn, các hoạt động của doanh nghiệp và sắp xếp tài khoản theo nguyên tắc, trình tự nhất định.

Không có số dư

(TK tạm thời)

Loại TK Doanh thu Loại TK CPSXKD Loại TK Thu nhập khác Loại TK Chi phí khác Loại TK XĐKQKD

LậpB01BCĐKT

LậpB02BCKQKD

Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

10/18/2016 25

Chú ý: Trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán, hệ thống tài

khoản phải được mã hóa Việc mã hóa các tài khoản kế toán nên dựavào hệ thống số hiệu tài khoản do Chế độ kế toán quy định thốngnhất rồi bổ sung thêm các số hoặc kết hợp chữ với số để mã hóa cáctài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 hoặc cũng có thể sử dụng hệ thống ký

tự chữ để mã hóa cho các tài khoản chi tiết

Ví dụ: Mã hóa các loại vật tư, hàng hóa theo số tự nhiên

1521 – Loại NVLC

152101 – Loại NVLC – Mã nhóm xi măng

1521010001 – Loại NVLC –nhóm xi măng – mã nhóm xi măng PC30HT

1521010002 – Loại NVLC –nhóm xi măng – mã nhóm xi măng PC40HT

10/18/2016 27

3.6 Tổ chức lập báo cáo kế toán, cung cấp

và lưu trữ thông tin

3.6.1 Lưu trữ dữ liệu và dữ liệu kế toán trong máy tính

3.6.2 Tổ chức báo cáo kế toán và cung cấp thông tin kế toán

10/18/2016 28

3.6.1 Lưu trữ dữ liệu và dữ liệu kế toán trong máy tính

Có 2 phương pháp thông dụng để lưu trữ dữ liệu:

- Mô hình lưu trữ dữ liệu dưới dạng hệ thống các tệp tintruyền thống

- Mô hình cơ sở dữ liệu

- DN)

2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 DN)

-3 Báo cáo Lu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 - DN)

4 Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 - DN)

3.6.2 Tổ chức bỏo cỏo kế toỏn và cung cấp thụng tin kế toỏn

10/18/2016 30

3.7 Tổ chức kiểm tra kế toán và quản trị người dùng

3.7.1 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán 3.7.2 Tổ chức quản trị người dùng

10/18/2016 31

3.7.1 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán

Quy trình kiểm tra:

- Kiểm tra việc khai báo hệ thống như:

+ Đồng bộ dữ liệu: để dọn dẹp các dữ liệu đã xóa sổ chỉ thuộc kỳ kiểm tra

+ Khai báo hệ thống cho phần mềm như: pp tính giá vốn áp dụng, kế toán theo đơn vị tiền tệ nào (VND, USD…)…

-Thực hiện bút toán kết chuyển, phân bổ cuối kỳ

10/18/2016 32

3.7.2 Tổ chức quản trị người dùng

- Quản trị người dùng: là vấn đề liên quan đến tổ chức phân công trách nhiệm công việc được quyền thực hiện và khai thác thông tin cho các nhân viên trong hệ thống mạng nội bộ

+ Quyền được nhập một, hoặc một số loại chứng từ nhất định theo nội dung công tác kế toán

+ Quyền khai thác thông tin: quy định ai được xem, in báo cáo nào, sổ nào trong hệ thống

+ Quyền nhóm: quy định ai được phép quản lý, xem dữ liệu, sửa dữ liệu của một nhóm user xác định

……….

2.1 Phần mềm kế toán

mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán

phần mềm kế toán

2.1.1 Phần mềm kế toán, vị trí và vai trò

của phần mềm kế toán trong hệ thống

thông tin kế toán

- Phần mềm kế toán là gì?

là một loại phần mềm ứng dụng, được xác định bao gồm hệ

thống các chương trình được lập sẵn nhằm thực hiện xử lý

thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập

chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin của chứng

từ sau đó in ra các sổ kế toán và báo cáo kế toán

- Vai trò của phần mềm kế toán:

là công cụ tự động hóa công tác xử lý thông tin kế toán trongcác đơn vị

- Phân loại:

1 Các phần mềm kế toán chuyên nghiệp do các công ty tin

học chuyên nghiệp sản xuất và cung cấp (VD: Phần mềm

kế toán EFFECT, MISA, Fast Acc, Bravo…)

2 Các phần mềm kế toán nghiệp dư do các đơn vị tự xây

dựng hoặc do các công ty tin học không chuyên xây dựng theo hợp đồng với những yêu cầu cụ thể của từng đơn vị.

- Tính ưu việt của PMKT so với ghi chép kế toán thủ công:

1 Tính chính xác

2 Tính hiệu quả

3 Tính chuyên nghiệp

4 Tính cộng tác

- Đảm bảo tính linh hoạt: PMKT phải được xây dựng thiết kế “mở và động” cho phép

dễ dàng sửa đổi, bổ sung cập nhật khi hệ thống kế toán có sự thay đổi và phát triển.

- Tính bảo mật và an toàn dữ liệu: đảm bảo việc bảo quản, lưu trữ số liệu kế toán được lâu dài, an toàn, gọn nhẹ, thực hiện được phân quyền sử dụng phần mềm quản

lý, truy cập dữ liệu, truy cập thông tin theo yêu cầu quản trị người dùng

- Đảm bảo nguyên tắc xử lý bút toán trùng:

+ Các phát sinh liên quan đồng thời đến tiền mặt và TGNH

+ Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua, bán ngoại tệ

+ Các phát sinh liên quan đến mua/ bán hàng hóa, vật tư thanh toán ngay bằng

TM hay TGNH

2.2 Tổ chức ứng dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

2.2.1 Khái quát chung về phần mềm kế toán doanh nghiệp

2.2.2 Tổ chức các phần hành kế toán chủ yếu

trong phần mềm kế toán

QUY TRÌNH LÀM VIỆC:

8

Kế toán thủ công: Chứng từ, hoá đơn đầu vào => sổ chi tiết

=> sổ tổng hợp => thực hiện các thao tác cuối kỳ => báo cáocuối kỳ và BCTC

Kế toán máy: Chứng từ, hoá đơn đầu vào => nhập vào

chương trình => tự động tính toán trên tất cả các sổ sách báocáo => tự động thực hiện các thao tác cuối kỳ => báo cáo cuối

kỳ và BCTC

2.2.1 Khái quát chung phần mềm kế toán DN

KẾT CẤU CHUNG

CỦA MỘT PHẦN MỀM KẾ TOÁN

2. Phần tìm kiếm, sửa, huỷ dữ liệu

Quy trình xử lý thông tin kế toán trong kế toán máy

2.2.2 Tổ chức các phần hành kế toán chủ yếu

trong PMKT

Làm việc với phần mềm kế toán EFFECT

2.2.2.1 Giới thiệu quy trình làm việc của EFFECT

2.2.2.2 Tạo lập hệ thống danh mục

2.2.2.3 Cập nhật và kiểm soát dữ liệu nhập

2.2.2.4 Cập nhật số dư ban đầu

2.2.2.1 Giới thiệu quy trình làm việc

của EFFECT

Nhập liệu → In báo cáo quản trị

Nhập liệu → Các thao tác cuối tháng

→ In sổ sách, các báo cáo quản trị,

kế toán

Hoặc:

Đưa EFFECT vào ứng dụng

1 Các công việc để cài đặt EFFECT:

• Chuẩn bị phần cứng theo yêu cầu của doanh nghiệp củadoanh nghiệp (máy tính, máy in, lắp đặt mạng nếu có)

• Cài đặt phần mềm EFFECT

EFFECT:

• Đặt cấu hình cho EFFECT phù hợp với doanh nghiệp

• Phân loại chứng từ, chi phí cập nhật một lần vào máy

• Nhập các dữ liệu cố định ban đầu (Số dư tài khoản ban

đầu,…)

• (EFFECT-Customize) Tập hợp các bảng biểu, báo cáoquản trị ngoài các mẫu chuẩn (đặc thù cho doanh nghiệp),cập nhật một lần vào máy

• Lên mô hình phân quyền cập nhật thông tin, quyền khaithác thông tin, cập nhật một lần vào máy

3 Các công việc thực hiện hàng ngày (hoặc định kỳ)

 Nhập dữ liệu theo phân loại chứng từ

 In các phiếu Nhập, Xuất, Thu, Chi,… nếu cần

 Kiểm tra, điều chỉnh, sửa, hủy dữ liệu

 In các báo cáo quản trị để sử dụng hoặc để kiểm tra số liệu

 Sao, lưu dữ liệu đề phòng sự cố phần cứng

14

4 Các công việc thực hiện cuối kỳ (cuối tháng)

 Tự sinh các bút toán lệch tỷ giá

 Thực hiện các bút toán tiền lương và trích theo lương

 Phân bổ chi phí SX gián tiếp (chưa phân bổ), kết chuyển thànhphẩm, tính giá thành sản phẩm

 Phân bổ chi phí chung chưa phân bổ trong kỳ (CPBH, CPQLDN)

 Kết chuyển tự động các TK không có số dư

 In sổ sách, báo cáo cuối tháng, khoá sổ, chuyển kỳ hàng tháng,hoặc hàng năm

 Sao, lưu dữ liệu đề phòng sự cố phần cứng

15

Giao diện đăng nhập vào phần mềm EFFECT

Giao diện chức năng của phần mềm EFFECT 17

4 Một số thao tác chung trong các danh mục

5 Nội dung các danh mục

5.1 Danh mục tài khoản5.2 Danh mục ĐVKH (Đơn vị khách hàng)5.3 Danh mục VLSPHH

5.4 Danh mục kho hàng5.5 Danh mục Bộ phận5.6 Danh mục khoản mục5.7 Danh mục đối tượng chi phí5.8 Danh mục TSCĐ

5.9 Danh mục tiền tệ5.10.Danh mục đơn vị cơ sở

Các danh mục cần được tạo ra ngay khi bắt đầu đưa chương trình vào hoạt động

Các mục trong danh mục có thể sử dụng kết hợp với nhiều TK khác nhau

Nếu quản lý danh mục theo mã, EFFECT không cho phép trùng mã và tự động sắp xếp chúng theo từng nhóm thông qua cơ chế mã hình cây

19

1 Khái niệm

Danh mục kế toán là một tập hợp dữ liệu dùng để quản lý một cách có tổ chức và không nhầm lẫn các đối tượng thông qua việc mã hóa các đối tượng đó Mỗi danh mục gồm nhiều danh điểm Một danh điểm là một đối tượng cụ thể cần quản lý như một tài khoản kế toán, một khách hàng hay một hàng hóa và được xác định bằng một mã duy nhất

2 Ý nghĩa

3 Đặc điểm

4 Một số thao tác chung trong các danh mục 20

- Vào danh mục: Trên Cây chức năng => "Danh mục"

- Thêm mới 1 dòng trong danh mục: Ctrl+I

- Sửa một mục trong danh mục: sửa trực tiếp trên danh mục => nhấn C

(có) để sửa

- Xóa một mục trong danh mục: nhấn F8 => Nhấn C để trả lời có

- Cách đặt danh mục ở dạng hình cây: Các danh mục có trường “Mã”

thì có thể có dạng hình cây

Lưu ý: Khi nhập dữ liệu, chỉ có thể chọn các mục con, còn khi tìm kiếm dữ liệu hoặc xem, in sổ sách thì có thể chọn cả các mục con và các mục mẹ.

- Các phím nóng trong các danh mục:

- Thoát khỏi danh mục: nhấn ESC hoặc Ctrl+F4 hoặc nút “X”

1 Danh mục Tài khoản

1 Danh mục Tài khoản

+ Có sẵn theo hệ thống TK thống nhất do BTC quy định

Lưu ý: Khi nhập dữ liệu: chỉ chọn được các TK con (TK chi tiết); Khi tìm kiếm hoặc in sổ sách: có thể lọc theo cả TK mẹ và TK con.

+ Cột Nte: Đánh dấu các TK có thể có phát sinh ngoại tệ

+ Cột CN (công nợ): Là 1 nếu là TK công nợ => khi định khoản thì bắtbuộc phải có “Tên Đơn vị khách hàng”

+ Cột Kho (kho Vlsphh): Là 1 nếu là TK hàng tồn kho => khi địnhkhoản bắt buộc phải có tên Vlsphh và tên Kho hàng

Lưu ý: Khi mở thêm tài khoản chi tiết liên quan đến TK công nợ và

TK hàng tồn kho thì nên quan tâm đến giá trị ở hai cột này

23