Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng kế toán máy Nội dung nghiên cứu Chương 1: Tổ c ng t c kế to n trong điều kiện kế to n m y Chương 2: Phần mềm kế to n v tổ chức ứng dụng phần mềm kế to n trong doanh nghiệp
Trang 1+ Giáo trình Kế toán máy - NXB Tài chính 2014
+ Giáo trình kế toán tài chính - NXB Tài chính 2013+ Website: effect.com.vn
Trang 41.2 Quá trình kế toán số liệu
1.3 Đặc điểm và yêu cầu thông tin kế toán trong điều kiện kếtoán máy
Trang 5Hoạt động
Thu nhận thông tinXử lý thông tinCung cấp thông tin
Ghi chép (phản ánh) số liệu
Phân loại, tổng hợp
Báo cáo (truyền tin)
- Vai trò của kế toán trong hệ thống quản lý kinh doanh:
+ là một phân hệ thông tin kinh tế tài chính quan trọng cấu thành nên hệ thốngthông tin kinh tế của đơn vị
+ là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính
Trang 61.2 Quá trình kế toán số liệu
Nghiệp vụ KT phát
Lập chứngtừ KT
Ghi sổ
nhật kýSổ cái Bút toánđiều chỉnh
Bút toánkhóa sổ
Bảng CĐTK hoàn chỉnh
Báo cáo tài chính
Tài liệu liên quan
Bảng CĐTK chưa hoàn
chỉnh(1)(2)(3) (4)
(10)
Trang 7- Thông tin trung thực và an toàn
- Thông tin kịp thời
- Thỏa mãn yêu cầu của đơn vị và theo chuẩn mực, chế độ
Trang 82 Hệ thống thông tin kế toán và công nghệ thông tin
2.1 Hệ thống thông tin kế toán
2.2 Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tintrong công nghệ kế toán
2.2.1 Công nghệ thông tin
2.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán2.2.3 Khái quát các công việc tổ chức ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác kế toán
2.2.4 Tính ưu việt của việc ứng dụng CNTT vào công táckế toán
Trang 92.1 Hệ thống thông tin kế toán
- Hệ thống thông tin kế toán: là tập hợp các nguồn lực con người (cán bộ kế
toán), thiết bị công cụ xử lý thông tin (máy tính, thiết bị ngoại vi, mạng…)và các thành phần hỗ trợ khác (phần mềm) được thiết kế nhằm biến đổi dữliệu kinh tế, tài chính đầu vào và kiết xuất các thông tin kế toán
- Mô hình hệ thống thông tin kế toán:
Phần cứngMVT
Phần mềm kế toán
Cơ sở
dữ liệu Các thủ tục
Con người
Thông tin kế toán (Báo cáo
KTTC, báo cáo KTQT…)Dữ liệu
kế toán (chứng từ,
số liệu…)
Trang 102.2 Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trongcông nghệ kế toán
2.2.1 Công nghệ thông tin
Nguyên lý chung hoạt động của máy vi tính
Bộ xử lýBộ điều khiển
Bộ nhớ
Bộ xuất (ra)Bộ nhập (vào)
Trang 112.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
Các yếu tố cần thiết để ứng dụng CNTT trong hệ thống thông tin kế toán:
- Phần cứng: MVT, các thiết bị ngoại vi, các thiết bị mạng phục vụ nhucầu giao tiếp với con người hoặc với các máy tính khác
- Phần mềm: phần mềm hệ điều hành, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu,PMKT
- Các thủ tục: các thủ tục cần tuân thủ để tổ chức và quản trị các hoạt độngxử lý thông tin
- Các tệp dữ liệu: bao gồm các tệp dữ liệu cấu thành nên cơ sở dữ liệu kếtoán, như: tệp danh mục tài khoản, tệp chứng từ, tệp danh mục tài sản…- Con người: là nhân viên phân tích thiết kế hệ thống, lập trình viên, cácnhân viên nghiệp vụ, các nhà quản trị…
Trang 122.2.3 Khái quát các công việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
Trang bị và lắp đặt hệ thống máy tính (phần cứng) Lựa chọn và cài đặt phần mềm cần thiết
Xây dựng hệ thống danh mục các đối tượng
Tổ chức bố trí sắp xếp phân công cán bộ kế toán, phân quyền cập nhật, khai thác thông tin
Trang 13Mã hóa đối tượng quản lý
KN: là cách thức thực hiện phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng quản lý
Trang 14Mã hoá
Chứng từ gốc
Nhập chứng
từ vào
Chứng từ
trên máy
- Sổ kế toán tổng hợp- Sổ cái TK- Sổ chi tiết- BCTC
- Báo cáo khác
xem in
Xử lý của phần
mềm kế toán
trên MVT
Quá trỡnh xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệthống kế toán tự động đợc thực hiện theo quytrỡnh
Trang 15Phần mềm kế toán tĩnh
Phần mềm KT động
1Bản chấtMôtả một số trạng tháirời rạc của quá trinh hạchtoán kế toán
toàn bộ các trạng thái của quá trinhhạch toán kế toán.
2 Tính tự độnghoá
Các thành phần kế toán liênkết rời rạc với nhau, cónhững dữ liệu phải nhậpnhiều lần
Toàn bộ chơng trinh là 1 thể thống nhất,chứa đựng tấtcả các phần hành kế toán,dữ liệu chỉ nhập 1 lần.
3 Xử lý và cungcấp báo cáo kếtoán
Bắt buộcphải có Modul kếtoán tổng hợp mới có đợc mộtsố báo cáo cần thiết, khôngthể cung cấp các báo cáo kếtoánquản trị
Không cầnphải có Modul kế toán tổnghợp vẫn làm đợc kế toán tổng hợp, dễdàng tạo ra và cung cấp các BCTC và báocáo kế toánquản trị
4.Khả năng thayđổi khi hệ thốngkế toán thay đổi
Không thể áp dụng đợc,cần đợc lập lại chơngtrinh
Cókhả năng biến hoá, thêm, bớt vào ơng trinh phù hợp với hệ thống kế toántrong từng thời kỳ và phù hợp với yêu cầuquản trị
ch-So sỏnh kế toỏn trờn mỏy với kế toỏn thủ cụng
2.2.4 Tớnh ưu việt của việc ứng dụng CNTT vào cụng tỏc kế toỏn
Trang 16Hỡnh thức xử lý
Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ
Kế toán thủ côngKế toán trên máy
1 Nhậpdữ liệu đầu vào: tài liệu gốc(hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi…)
hoặc dùng máy quét
2 Xử lýdữ liệu: tính toán, xử lý dữliệu trên các sổ kế toán thành thông tintrên sổ cái và trên báo cáo
trinh đã cài đặt
3 Lutrữ và bảo mật dữ iệu, thông tinThủ công trên các sổ vàbáo cáo kế toán Tínhbảo mật không cao
Tự động ở các tệp tin.
toàn cao4 Cung cấp thông tin:
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quin trị
Thủ công, thông tin kếtoánquản trị cung cấphạn chế.
Tự động theo chơngtrinh cài đặt Thôngtin cung cấp đa dạngtheo yêu cầu ngời sửdụng thông tin
Trang 173.6 Tổ chức lập báo cáo kế toán, cung cấp và lưu trữ thông tin3.7 Tổ chức kiểm tra kế toán và quản trị người dùng
Trang 18- Do yêu cầu hội nhập, hợp tác quốc tế
- Do yêu cầu quản lý của các doanh nghiệp
- Do yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin ngoài doanhnghiệp
Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán trên máy
Trang 19- Đảm bảo độ tin cậy, an toàn trong công tác kế toán.- Đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.
Nguyên tắc và yêu cầu tổ chức kế toán máy
Trang 21Khái niệm: chứng từ là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ
kinh tế - tài chính đã thực sự phát sinh và hoàn thành là cơ sở ghi sổkế toán
Yêu cầu về việc sử dụng chứng từ
- Mọi nghiệp vụ phát sinh đều phải có chứng từ
- Chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có tính bằng chứng, tính pháp lý.Nội dung chứng từ phải có đầy đủ các thông tin: tên, số hiệu chứngtừ …
- Chứng từ kế toán phải chính xác, kịp thời và hợp lệ, hợp pháp
Trang 22• Chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn, DN được chủ động xây dựng thiết kế mẫu biểu chứng từ nhưng vẫn
phải thực hiện theo quy định của Luật Kế toán, NĐ 129/2004/NĐ-CP
• Trường hợp không tự xây dựng, thiết kế biểu mẫu Chứng từ cho riêng mình có thể áp dụng theo hướng dẫn Phụ lục 3/TT 200.
+ CT do các nhân viên kế toán lập trên máy
Trang 233.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khản kế toán
- Tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán phân loại
và hệ thống hoá các loại tài sản và nghiệp vụ kinh tế theonội dung kinh tế
- Hệ thống tài khoản: Là một bảng kê các tài khoản kế
toán được sử dụng trong công tác kế toán để phản ánhcác loại tài sản và nguồn vốn, các hoạt động của doanhnghiệp và sắp xếp tài khoản theo nguyên tắc, trình tựnhất định.
Trang 24Hệ thốngtài khoản
Có số dư (TK thực)
Loại TK Tài sảnLoại TK Nợ phải trảLoại TK Vốn CSH
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Trang 25Chú ý: Trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán, hệ thống tài
khoản phải được mã hóa Việc mã hóa các tài khoản kế toán nên dựavào hệ thống số hiệu tài khoản do Chế độ kế toán quy định thốngnhất rồi bổ sung thêm các số hoặc kết hợp chữ với số để mã hóa cáctài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 hoặc cũng có thể sử dụng hệ thống kýtự chữ để mã hóa cho các tài khoản chi tiết.
Ví dụ: Mã hóa các loại vật tư, hàng hóa theo số tự nhiên
1521 – Loại NVLC
152101– Loại NVLC – Mã nhóm xi măng
1521010001– Loại NVLC –nhóm xi măng – mã nhóm xi măng PC30HT
1521010002– Loại NVLC –nhóm xi măng – mã nhóm xi măng PC40HT
Trang 26– Hình thức sổ kế toán nhật ký chung– Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái– Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ– Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ
Trang 273.6 Tổ chức lập báo cáo kế toán, cung cấp và lưu trữ thông tin
3.6.1 Lưu trữ dữ liệu và dữ liệu kế toán trong máy tính
3.6.2 Tổ chức báo cáo kế toán và cung cấp thông tin kế toán
Trang 283.6.1 Lưu trữ dữ liệu và dữ liệu kế toán trong máy tính
Có 2 phương pháp thông dụng để lưu trữ dữ liệu:
- Mô hình lưu trữ dữ liệu dưới dạng hệ thống các tệp tintruyền thống
- Mô hình cơ sở dữ liệu
Trang 303.7 Tổ chức kiểm tra kế toán và quản trị người dùng
3.7.1 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán3.7.2 Tổ chức quản trị người dùng
Trang 313.7.1 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán
Quy trình kiểm tra:
- Kiểm tra việc khai báo hệ thống như:
+ Đồng bộ dữ liệu: để dọn dẹp các dữ liệu đã xóa sổ chỉ thuộc kỳ kiểm tra
+ Khai báo hệ thống cho phần mềm như: pp tính giá vốn áp dụng, kế toán theođơn vị tiền tệ nào (VND, USD…)…
-Thực hiện bút toán kết chuyển, phân bổ cuối kỳ- Thực hiện xem, in BCTC
- Đối chiếu, so sánh các BCTC trước khi kiểm tra với BC của cán bộ kiểm tra đãxem, in ở trên
- Xác định, khoanh vùng các khoản mục chênh lệch để có biện pháp kiểm tra chitiết
- Thực hiện kiểm tra chi tiết từ chứng từ gốc, việc nhập liệu, xử lý chống trùng…những khoản mục đã được xác định
Trang 323.7.2 Tổ chức quản trị người dùng
- Quản trị người dùng: là vấn đề liên quan đến tổ chức phân công tráchnhiệm công việc được quyền thực hiện và khai thác thông tin cho các nhânviên trong hệ thống mạng nội bộ
+ Quyền được nhập một, hoặc một số loại chứng từ nhất định theo nộidung công tác kế toán
+ Quyền khai thác thông tin: quy định ai được xem, in báo cáo nào, sổnào trong hệ thống
+ Quyền nhóm: quy định ai được phép quản lý, xem dữ liệu, sửa dữ liệucủa một nhóm user xác định
……….
Trang 342.1 Phần mềm kế toán
2.2 Tổ chức ứng dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Trang 352.1 Phần mềm kế toán
mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán
phần mềm kế toán
Trang 362.1.1 Phần mềm kế toán, vị trí và vai trò của phần mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán
- Phần mềm kế toán là gì?
là một loại phần mềm ứng dụng, được xác định bao gồm hệ
thống các chương trình được lập sẵn nhằm thực hiện xử lý
thông tinkế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập
chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin của chứngtừ sau đó in ra các sổ kế toán và báo cáo kế toán.
- Vai tròcủa phần mềm kế toán:
là công cụ tự động hóa công tác xử lý thông tin kế toán trongcác đơn vị.
Trang 37- Phânloại:
1 Cácphần mềm kế toán chuyên nghiệp do các công ty tinhọc chuyên nghiệp sản xuất và cung cấp (VD: Phần mềmkế toán EFFECT, MISA, Fast Acc, Bravo…)
2 Cácphần mềm kế toán nghiệp dư do các đơn vị tự xâydựng hoặc do các công ty tin học không chuyên xây dựngtheohợp đồng với những yêu cầu cụ thể của từng đơn vị.
- Tínhưu việt của PMKT so với ghi chép kế toán thủ công:
1 Tính chính xác2 Tínhhiệu quả
3 Tính chuyênnghiệp4 Tínhcộng tác
Trang 38-Đảm bảo nguyên tắc xử lý bút toán trùng:
+ Các phát sinh liên quanđồng thời đến tiền mặt và TGNH+ Cácnghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua, bán ngoại tệ
+ Các phát sinh liên quanđến mua/ bán hàng hóa, vật tư thanh toán ngay bằngTM hay TGNH
Trang 392.2 Tổ chức ứng dụng
phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
2.2.1 Khái quát chung về phần mềm kế toán doanh nghiệp
2.2.2 Tổ chức các phần hành kế toán chủ yếu trong phần mềm kế toán
Trang 40QUY TRÌNH LÀM VIỆC:
Kế toán thủ công: Chứng từ, hoá đơn đầu vào => sổ chi tiết
=> sổ tổng hợp => thực hiện các thao tác cuối kỳ => báo cáocuối kỳ và BCTC.
Kế toán máy: Chứng từ, hoá đơn đầu vào => nhập vào
chương trình => tự động tính toán trên tất cả các sổ sách báocáo => tự động thực hiện các thao tác cuối kỳ => báo cáo cuốikỳ và BCTC.
2.2.1 Khái quát chung phần mềm kế toán DN
Trang 41KẾT CẤU CHUNG
CỦA MỘT PHẦN MỀM KẾ TOÁN
2. Phần tìm kiếm, sửa, huỷ dữ liệu
Trang 42Quy trình xử lý thông tin kế toán trong kế toán máy
Trang 432.2.2 Tổ chức các phần hành kế toán chủ yếu trong PMKT
Làm việc với phần mềm kế toán EFFECT
2.2.2.1 Giới thiệu quy trình làm việc của EFFECT2.2.2.2 Tạo lập hệ thống danh mục
2.2.2.3 Cập nhật và kiểm soát dữ liệu nhập2.2.2.4 Cập nhật số dư ban đầu
Trang 442.2.2.1 Giới thiệu quy trình làm việc của EFFECT
Nhập liệu → In báo cáo quản trị
Nhập liệu → Các thao tác cuối tháng → In sổ sách, các báo cáo quản trị, kế toán
Đưa EFFECT vào ứng dụng
1 Các công việc để cài đặt EFFECT:
• Chuẩn bị phần cứng theo yêu cầu của doanh nghiệp củadoanh nghiệp (máy tính, máy in, lắp đặt mạng nếu có) • Cài đặt phần mềm EFFECT
Trang 45• Lên mô hình phân quyền cập nhật thông tin, quyền khaithác thông tin, cập nhật một lần vào máy.
Trang 463 Các công việc thực hiện hàng ngày (hoặc định kỳ)
Nhập dữ liệu theo phân loại chứng từ
In các phiếu Nhập, Xuất, Thu, Chi,… nếu cần Kiểm tra, điều chỉnh, sửa, hủy dữ liệu
In các báo cáo quản trị để sử dụng hoặc để kiểm tra số liệu Sao, lưu dữ liệu đề phòng sự cố phần cứng
14
Trang 474 Các công việc thực hiện cuối kỳ (cuối tháng)
Tự sinh các bút toán lệch tỷ giá
Thực hiện các bút toán tiền lương và trích theo lương
Phân bổ chi phí SX gián tiếp (chưa phân bổ), kết chuyển thànhphẩm, tính giá thành sản phẩm
Phân bổ chi phí chung chưa phân bổ trong kỳ (CPBH, CPQLDN) Kết chuyển tự động các TK không có số dư
In sổ sách, báo cáo cuối tháng, khoá sổ, chuyển kỳ hàng tháng,hoặc hàng năm
Sao, lưu dữ liệu đề phòng sự cố phần cứng
15
Trang 48Giao diện đăng nhập vào phần mềm EFFECT
Trang 49Giao diện chức năng của phần mềm EFFECT17
Trang 502.2.2.2 Tạo lập hệ thống danh mục trong EFFECT
1 Khái niệm danh mục kế toán2 Ý nghĩa
5.4 Danh mục kho hàng5.5 Danh mục Bộ phận5.6 Danh mục khoản mục
5.7 Danh mục đối tượng chi phí5.8 Danh mục TSCĐ
5.9 Danh mục tiền tệ
5.10.Danh mục đơn vị cơ sở
Trang 51Các danhmục cần được tạo ra ngay khi bắt đầu đưa chương trình vào hoạtđộng
Cácmục trong danh mục có thể sử dụng kết hợp với nhiều TK khác nhau
Nếu quản lý danh mục theo mã, EFFECT không cho phép trùng mã và tựđộng sắp xếp chúng theo từng nhóm thông qua cơ chế mã hình cây
Danhmục kế toán là một tập hợp dữ liệu dùng để quản lý một cách có tổchức và không nhầm lẫn các đối tượng thông qua việc mã hóa các đốitượng đó Mỗi danh mục gồm nhiều danh điểm Một danh điểm là một đốitượng cụ thể cần quản lý như một tài khoản kế toán, một khách hàng haymột hàng hóa và được xác định bằng một mã duy nhất
2 Ýnghĩa3 Đặc điểm
Trang 524 Một số thao tác chung trong các danh mục 20
-Vào danh mục: Trên Cây chức năng => "Danh mục"-Thêm mới 1 dòng trong danh mục: Ctrl+I
-Sửa một mục trong danh mục: sửa trực tiếp trên danh mục => nhấn C
(có) để sửa
-Xóa một mục trong danh mục: nhấn F8 => Nhấn C để trả lời có
-Cách đặt danh mục ở dạng hình cây: Các danh mục có trường “Mã”
thì có thể có dạng hình cây
Lưu ý: Khi nhập dữ liệu, chỉ có thể chọn các mục con, còn khi tìm
kiếm dữ liệu hoặc xem, in sổ sách thì có thể chọn cả các mục con và các mục mẹ.
-Các phím nóng trong các danh mục:
-Thoát khỏi danh mục: nhấn ESC hoặc Ctrl+F4 hoặc nút “X”
Trang 531 Danh mục Tài khoản
2 Danh mục Đơn vị khách hàng
3 Danh mục Vật liệu, Sản phẩm, Hàng hoá4 Danh mục Kho hàng
5 Danh mục Bộ phận6 Danh mục Khoản mục
7 Danh mục Đối tượng chi phí8 Danh mục TSCĐ
9 Danh mục Tiền tệ
10.Danh mục Đơn vị cơ sở
21
Trang 551 Danh mục Tài khoản
+ Có sẵn theo hệ thống TK thống nhất do BTC quy định
Lưu ý: Khi nhập dữ liệu: chỉ chọn được các TK con (TK chi tiết); Khitìm kiếm hoặc in sổ sách: có thể lọc theo cả TK mẹ và TK con.
+ Cột Nte: Đánh dấu các TK có thể có phát sinh ngoại tệ.
+ Cột CN (công nợ): Là 1 nếu là TK công nợ => khi định khoản thì bắtbuộc phải có “Tên Đơn vị khách hàng”
+ Cột Kho (kho Vlsphh): Là 1 nếu là TK hàng tồn kho => khi địnhkhoản bắt buộc phải có tên Vlsphh và tên Kho hàng
Lưu ý: Khi mở thêm tài khoản chi tiết liên quan đến TK công nợ vàTK hàng tồn kho thì nên quan tâm đến giá trị ở hai cột này
23
Trang 572 Danh mục Đơn vị Khách hàng
- Có 2 mục đích sử dụng:
+ Là danh mục khai báo các đối tượng công nợ: có quan hệthanh toán, công nợ với doanh nghiệp, ví dụ đơn vị cá nhânmua, bán, đơn vị, cá nhân trong nội bộ DN
Một đối tượng trong danh mục ĐVKH có thể vừa là ngườimua, vừa là người bán, nghĩa là một ĐVKH có thể liên quanđến mọi TK công nợ, là cơ sở để đưa ra các sổ tổng hợp côngnợ.
+ Khai báo các đối tượng không phải là đối tượng công nợnhưng có phát sinh Hóa đơn GTGT với đơn vị từ 2 lần trở lênthì vẫn khai báo tại danh mục Đơn vị khách hàng để phục vụviệc kê khai thuế GTGT mua vào.
25