Ứng dụng Công nghệ Thông tin vào Kế toán Máy: Tổng quan và Thành phần

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán

- Phần cứng: MVT, các thiết bị ngoại vi, các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với con người hoặc với các máy tính khác. - Phần mềm: phần mềm hệ điều hành, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu, PMKT. - Các thủ tục: các thủ tục cần tuân thủ để tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý thông tin.

- Các tệp dữ liệu: bao gồm các tệp dữ liệu cấu thành nên cơ sở dữ liệu kế toán, như: tệp danh mục tài khoản, tệp chứng từ, tệp danh mục tài sản…. - Con người: là nhân viên phân tích thiết kế hệ thống, lập trình viên, các nhân viên nghiệp vụ, các nhà quản trị….

Khái quát các công việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán

 KN: là cách thức thực hiện phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng quản lý. Quá trỡnh xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động đợc thực hiện theo quy trình. 1 Bản chất Mô tả một số trạng thái rời rạc của quá trinh hạch toán kế toán.

Tạo lập nguyên lý để tổ hợp nên toàn bộ các trạng thái của quá trinh hạch toán kế toán. Các thành phần kế toán liên kết rời rạc với nhau, có những dữ liệu phải nhập nhiều lần. Toàn bộ chơng trinh là 1 thể thống nhất, chứa đựng tất cả các phần hành kế toán, dữ liệu chỉ nhập 1 lần.

Bắt buộc phải có Modul kế toán tổng hợp mới có đợc một số báo cáo cần thiết, không thể cung cấp các báo cáo kế toán quản trị. Không cần phải có Modul kế toán tổng hợp vẫn làm đợc kế toán tổng hợp, dễ dàng tạo ra và cung cấp các BCTC và báo cáo kế toánquản trị.

Tính ưu việt của việc ứng dụng CNTT vào công tác kế toán

Xử lý dữ liệu: tính toán, xử lý dữ liệu trên các sổ kế toán thành thông tin trên sổ cái và trên báo cáo. Lu trữ và bảo mật dữ iệu, thông tin Thủ công trên các sổ và báo cáo kế toán.

Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện kế toán trên máy

• Tổ chức lập báo cáo kế toán, cung cấp và lưu trữ thông tin
• Tổ chức kiểm tra kế toán và quản trị người dùng

- Đảm bảo tính khoa học, hợp lý, phù hợp yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước, phù hợp CMKT, chính sách, chế độ kế toán. - Đảm bảo tính đồng bộ và tự động hoá cao: Việc tính toán, hệ thống hoá và cung cấp thông tin phải được thực hiện tự động, đồng bộ trên máy tính theo phần mềm kế toán đã cài đặt sẵn. Khái niệm: chứng từ là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế - tài chính đã thực sự phát sinh và hoàn thành là cơ sở ghi sổ kế toán.

- Tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán phân loại và hệ thống hoá các loại tài sản và nghiệp vụ kinh tế theo nội dung kinh tế. - Hệ thống tài khoản: Là một bảng kê các tài khoản kế toán được sử dụng trong công tác kế toán để phản ánh các loại tài sản và nguồn vốn, các hoạt động của doanh nghiệp và sắp xếp tài khoản theo nguyên tắc, trình tự nhất định. Việc mã hóa các tài khoản kế toán nên dựa vào hệ thống số hiệu tài khoản do Chế độ kế toán quy định thống nhất rồi bổ sung thêm các số hoặc kết hợp chữ với số để mã hóa các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 hoặc cũng có thể sử dụng hệ thống ký tự chữ để mã hóa cho các tài khoản chi tiết.

– Hình thức sổ kế toán nhật ký chung – Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái – Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ – Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ. - Quản trị người dùng: là vấn đề liên quan đến tổ chức phân công trách nhiệm công việc được quyền thực hiện và khai thác thông tin cho các nhân viên trong hệ thống mạng nội bộ.

PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

• Phần mềm kế toán 3

Các phần mềm kế toán chuyên nghiệp do các công ty tin học chuyên nghiệp sản xuất và cung cấp (VD: Phần mềm kế toán EFFECT, MISA, Fast Acc, Bravo…). Các phần mềm kế toán nghiệp dư do các đơn vị tự xây dựng hoặc do các công ty tin học không chuyên xây dựng theo hợp đồng với những yêu cầu cụ thể của từng đơn vị. - Tuân thủ luật và các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, cũng như hệ thống chế độ kế toán hiện hành.

- Đáp ứng được tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định của BTC, đảm bảo khả năng đối chiếu, tổng hợp số liệu kế toán và lập báo cáo kế toán theo yêu cầu. - Đảm bảo tính thích nghi: kế toán phải đảm bảo thích nghi phù hợp với đặc điểm, yêu cầu cầu của tổ chức hoạt động SXKD, quản lý SXKD của doanh nghiệp. - Đảm bảo tính linh hoạt: PMKT phải được xây dựng thiết kế “mở và động” cho phép dễ dàng sửa đổi, bổ sung cập nhật khi hệ thống kế toán có sự thay đổi và phát triển.

- Tính bảo mật và an toàn dữ liệu: đảm bảo việc bảo quản, lưu trữ số liệu kế toán được lâu dài, an toàn, gọn nhẹ, thực hiện được phân quyền sử dụng phần mềm quản lý, truy cập dữ liệu, truy cập thông tin theo yêu cầu quản trị người dùng. + Các phát sinh liên quan đồng thời đến tiền mặt và TGNH + Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua, bán ngoại tệ.

QUY TRÌNH LÀM VIỆC

CỦA MỘT PHẦN MỀM KẾ TOÁN

13 2. Các công việc thực hiện một lần sau khi cài đặt