tiểu luận nghiệp vụ tổ chức sự kiện công ty cổ phần quảng cáo và tổ chức sự kiện á châu

1.2 Công việc tổ chứ ự ki n tại công ty Agency c s ệ1.2.1 Công việc của nhân viên tổ chức s kiự ện - Gặp gỡ, trao đổi thông tin với khách hàng về mục đích và nhu cầu khi tổ chức sự kiện.

3 MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ DOANH NGHIỆP 4

1.1 Tóm tắt nội dung ngắn gọn về doanh nghiệp 4

1.1.1 Tên doanh nghiệp, lịch sử hình thành và phát triển 4

1.1.2 Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp 6

1.1.3 Các hoạt động sự kiện trong 5 năm trở lại đây 6

1.2 Công việc tổ chức sự kiện tại công ty (Agency) 10

1.2.1 Công việc của nhân viên tổ chức sự kiện 10

1.2.2 Yêu cầu về tố chất, kiến thức, kỹ năng của nhân viên tổ chức sự kiện 10

1.2.3 Cơ hội và thách thức 11

1.3 Giới thiệu về sự kiện 12

1.3.1 Thông tin cơ bản về sự kiện 12

1.3.2 Ý tưởng hình thành sự kiện 12

1.3.3 Mục đích, mục tiêu của sự kiện 12

CHƯƠNG 2: DỰ TOÁN VÀ HUY ĐỘNG NGÂNG SÁCH 14

2.1 Dự toán ngân sách 14

2.2 Kế hoạch huy động ngân sách 15

2.2.1 Gây quỹ bằng cách bán nước 15

2.2.2 Bán vé sự kiện 15

CHƯƠNG 3: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 16

3.1 Phân công nhiệm vụ ban tổ chức 16

3.2 Timeline checklist công việc 17

3.3 Kế hoạch truyền thông 18

4.4 Đánh giá về sự kiện và các cá nhân 27

4.4.1 Ưu nhược điểm của sự kiện 27

4.4.2 Ưu nhược điểm của cá nhân 28

4.4.3 Bài học rút ra sau sự kiện 29

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ DOANH NGHIỆP

1.1 Tóm tắt nội dung ngắn gọn về doanh nghiệp 1.1.1 Tên doanh nghi p, lệ ịch sử hình thành và phát triển

Hình 1 Logo Công ty cổ phần quảng cáo và tổ chức sự kiện Á Châu

Tổng quan về doanh nghiệp

- Tên công ty: Công ty cổ phần quảng cáo và tổ chức sự kiện Á Châu - Tên viết tắt: A CHAU EVENT JSC

- Mã số thuế: 0105197875 - Ngày hoạt động: 2011 03 17 - -

- Người đại diện pháp luật: Nguyễn Phương Nga

- Lĩnh vực hoạt động cốt lõi: Tổ chức sự kiện, thiết bị sự kiện và hân sự sự kiệnn- Thông tin liên hệ:

- Hotlne: 093 885 9998

- Email: achausukien@gmail.com - Wedsite: https://sukienachau.com/ - Fanpage: Tổ chức sự kiện Á Châu

Too long to read onyour phone? Save

to read later onyour computer

Save to a Studylist

2021 2023

-• Đối mặt với thách thức của đại dịch COVID 19, doanh nghiệp đã thay đổi và thích nghi, tìm ra các giải pháp tổ chức sự kiện trực tuyến và sự kiện kết hợp phù hợp với tyêu cầu khách hàng

1.1.2 Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp

1.1.3 Các hoạt đ ng sự kiện trong 5 năm trở lạộ i đây

1 Lễ khởi công khu công nghiệp số 05 tỉnh Hưng Yên – Yên Mỹ JSC

Hình 2 Sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp Á Châu

7 2 Giải chạy “Vạn

Trái Tim – Một Niềm Tin” – Vietcombank Chí Linh

Fashion Show Spring/Summer – 2023

4 Sự kiện ra mắt sản phẩm AHOHWA – “Vẻ Đẹp Xứng Tầm”

5 Tiệc Tất Niên

TOTO 2022: “Rise&Shine – Không Ngừng Toả Sáng”

6 “Tận hưởng” – Đêm Nhạc cùng Viettel Money

7 Lễ trao chứng nhận nghệ nhân UNESCO Việt Nam

9 8 Chương trình

trao đổi và giao lưu công nghệ Việt – Hàn

9 Lễ giới thiệu dự án FLC ECO Charm

10 Kỷ niệm 55 năm thành lập công ty cổ phần Xi Măng Vicem Hà Tiên

1.2 Công việc tổ chứ ự ki n tại công ty (Agency) c s ệ

1.2.1 Công việc của nhân viên tổ chức s kiự ện

- Gặp gỡ, trao đổi thông tin với khách hàng về mục đích và nhu cầu khi tổ chức sự kiện - Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện: địa điểm, ngày giờ,…

- Chuẩn bị nhân sự, trang thiết bị phù hợp với chương trình.

- Tư vấn hỗ trợ khách hàng trong việc chọn lựa các hạng mục chương trình phù hợp - Viết content, biên tập bài viết, hỗ trợ truyền thông và marketing

- Giám sát, sẵn sàng ứng biến với xử lý sự cố nếu có trong quá trình sự kiện diễn ra - Trao đổi, phối hợp và hỗ trợ ví các nhân viên dịch vụ tham gia sự kiện.

1.2.2 Yêu c u vầ ề tố chất, kiến thức, kỹ năng c a nhân viên tủ ổ chức s kiự ện

- Tố chất:

+ Cẩn thận, chu đáo trong mọi chi tiết + Tính sáng tạo

+ Tính trung thực - Kiến thức:

+ Kiến thức về chuyên môn + Kiến thức về social media - Kỹ năng:

+ Tương tác giữa các cá nhân: biết cách diễn đạt tốt và lắng nghe mọi vấn đề từ những người xung quanh

+ Linh hoạt tốt: xử lý nhanh nhẹn các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện

+ Quản lý thời gian tốt

11 + Kỹ năng lãnh đạo

+ Khả năng viết kịch bản, lên kế hoạch + Kỹ năng giám sát, quản lý con người 1.2.3 Cơ hội và thách thức

- Cơ hội:

+ Học hỏi từ kinh nghiệm thực tế: Lĩnh vực tổ chức sự kiện đòi hỏi kỹ năng và kiến thức thực tiễn Bằng cách làm việc trong môi trường thực tế, bạn có cơ hội học hỏi từ những người có kinh nghiệm trong ngành Bạn sẽ có cơ hội tiếp xúc với các công việc thực tế, gặp gỡ đối tác và khách hàng, và học cách giải quyết các vấn đề trong quá trình tổ chức sự kiện

+ Xây dựng mạng lưới liên kết: Khi làm việc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, bạn sẽ có cơ hội gặp gỡ và làm việc với nhiều người trong ngành Đây là cơ hội tuyệt vời để xây dựng mạng lưới liên kết và mở rộng mối quan hệ chuyên nghiệp Bạn có thể tìm kiếm cơ hội hợp tác với những người có kinh nghiệm và xây dựng mối quan hệ sẽ giúp bạn phát triển sự nghiệp

+ Khám phá lĩnh vực đa dạng: Lĩnh vực tổ chức sự kiện có nhiều loại sự kiện khác nhau, từ hội nghị, triển lãm, đám cưới, đến sự kiện âm nhạc và thể thao Bằng cách làm việc trong ngành này, bạn có thể khám phá và thử sức với nhiều loại sự kiện khác nhau, tạo ra sự đa dạng và thú vị trong công việc của mình

- Thách thức:

+ Thiếu kinh nghiệm: Với tư cách là sinh viên mới tốt nghiệp, bạn có thể gặp khó khăn khi thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện Tuy nhiên, bạn có thể vượt qua thách thức này bằng cách luôn cập nhật và học hỏi từ người đi trước, tham gia các khóa học và tìm kiếm cơ hội thực tập để tích lũy kinh nghiệm

+ Áp lực công việc: Tổ chức sự kiện đòi hỏi khả năng quản lý thời gian và làm việc dưới áp lực Bạn có thể phải làm việc theo lịch trình căng thẳng và đối mặt với nhiều yêu cầu đồng thời Để vượt qua thách thức này, hãy tập trung vào việc quản lý thời gian và ưu tiên công việc một cách hiệu quả

+ Dễ bị đào thải nhanh

+ Đòi hỏi sự linh hoạt: Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, có thể xảy ra các thay đổi và sự kiện bất ngờ Bạn cần có khả năng thích nghi và linh hoạt để xử lý các tình huống đột ngột và đảm bảo rằng sự kiện diễn ra suôn sẻ

1.3 Giới thiệu về sự kiện 1.3.1 Thông tin cơ b n vả ề sự ện ki- Tên sự kiện: đêm nhạc “ Hạ Nhớ”

- Loại hình sự kiện: sự kiện nhỏ, sự kiện giải trí

- Thời gian: 20:00h đến 22:00 tối ngày 29/7

- Địa điểm: Ngõ 181 P.Yên Lãng- Đống Đa -Hà Nội

- Nhóm công chúng hướng tới: Các bạn trẻ trong các câu lạc bộ các trường lân cận như: Đ Hại ọc ông ghiệp, C N Đ Hại ọc ông Đ Á, Cao Đẳng Quốc Tế Hà Nội, - Loại hình: Đêm nhạc live acoustic

- Concept: Retro

- Theme: Tone màu nâu, be, trung tính hơi mang phong hướng hoài cổ, hoài niệm - Mục đích: Tổ chức một đêm “hạ nhớ” nhằm giúp mọi người gần nhau hơn, làm quen nhiều bạn bè, giao tiếp với mọi người xung quanh

1.3.2 Ý tư ng hình thành sở ự kiện

Nhóm muốn các bạn có thể giao lưu gặp gỡ mọi người xung quanh tạo một không gian sôi động, vui vẻ, có thể tâm sự những chuyện khó khăn trong cuộc sống, truyền tải những năng lực tích cực đến với mọi người xung quanh, có một buổi tối nghỉ ngơi sau một tuần đi học, làm việc vất vả

1.3.3 Mục đích, m c tiêu cụ ủa s kiự ện

- Mục đích: Tổ chức 1 đêm nhạc giao lưu dành cho các bạn ở câu lạc bộ, trao đổi, chia sẻ

13 - Mục tiêu:

+ Số người tham dự: Tối thiểu 50 người tham dự sự kiện

+ Truyền thông: đăng bài trên fanpage tối thiểu 1 bài 1 ngày từ ngày 13 đến ngày 28tháng 7, tỉ lệ tương tác trung bình 20 like, cmt, share/ bài trước sự kiện; sau sự kiện tỷ lệ tương tác trung bình 30like, cmt, share/ bài

+ Bán hàng :Tối thiểu 50 ly nước, bánh ngọt (thu về lợi nhuận khoảng 700 nghìn) + Tỷ lệ hài lòng của người tham gia: ít nhất 80% khán giả

2.1 Dự toán ngân sách

BẢNG DỰ TRÙ KINH PHÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Nội dung: Dự trù kinh phí tổ chức phòng trà vào ngày 29/07

Hình Vé 9 vào đêm nhạc

- Vé được thiết kế một cách tối giản nhất, với tông màu chủ yếu là màu trắng chữ đen Bên cạnh đó là 1 vài màu sắc như hồng, xanh dương, xanh lá mạ, cam, giúp làm nổi bật tên sự kiện

- Giá bán: 50.000vnđ/1 vé

2.2.2.2 Cách thức bán và dự kiến doanh thu

- Cách thức bán: liên hệ với trưởng nhóm các câu lạc bộ truyền thông, ban nhạc ở các trường đại học lân cận Đại học công nghiệap, Đại học Đông Á, - Dự kiến doanh thu: 50 vé/2.500.000vnđ

- Theo dõi hiệu quả truyền thông

Vũ Thị Thảo Vân Phụ trách hậu cần - Chuẩn bị các trang thiết bị cho ban nhạc - Chuẩn bị quà tặng cho mini games

- Set up sân khấu, không gian

- Liên lạc với nhà cung cấp

Đinh Thị Tuyết Phụ trách đối ngoại - Danh sách khách mời- Liên hệ khách mời- Danh sách vé tặng- Tạo các chương trình Nguyen Kim Oanh Quản lí ngân sách - Xác định kinh phí

- Phân bổ ngân sách cho tùng hoạt động - Theo dõi chi tiêu Vũ Thị Yến Nhi Phụ trách ấn phẩm - Thiết kế ấn phẩm( Poster,

banner, standee, )

-Giải quyết mâu thuẫn và vấn đề phát sinh

3.2 Timeline checklist công việc

STT Hạng m c ụ Chi tiết Thời gian Người ph tr ch ụ áTHIẾT K SẾ ẢN XUẤT

1 Vé 14 x 7 (cm) 25/07/2023 Vũ Thị ến Nhi, YVũ Thị Thảo Vân 2 Standee 80 x 200 (cm) 25/07/2023 Vũ Thị ến Nhi, Y

Vũ Thị Thảo Vân

TRUYỀN THÔNG3 Ảnh bài đăng

truyền thông

Ảnh vuông, nh ả

Nguyễn Thị Hoài,Ngô Hoàng Vũ

4 Viết bài truyền thông

Bài viết giới thiệu Fanpage, sự kiện, di n giễ ả, nhà tài trợ, thời gian tổ ức ch

19/07- /07/2023 30

Nguyễn Thị Hoài,Ngô Hoàng Vũ

3.3 Kế hoạch truyền thông

Trước sự kiện1 Truyền thông

offline

- Truyền thông tại các lớp

- Truyền thông trực tiếp

- Truyền thông tại các lớp

- Truyền thông trực tiếp tới các khách mờiqua các hình thức như gặp mặt trực tiếp

2 Truyền thôngonline

- Tạo trang Fanpage

- Các bài viết gợi mở về sự kiện

- Thông báo về một số hoạt động có trong sự kiện

Facebook

Trong sự kiện 3 Truyền thông

offline

- Sử dụng ấn phẩm truyền thông standee, hình ảnh

Tại địa điểm tổ chức

Sau sự kiện 4 Tổng kết sự

kiện online

Phỏng vấn trực tiếp sau sự kiện

Dùng Google Docs tạo cuộc bình chọn, nhận xé ề sự t v kiện

https://forms.gle/WUFrfv2k9RD9khQm8

19 3.4 Agenda

Hình 10 Agenda của sự kiện 3 Kị5 ch bản MC

MC: Xin chào mừng các bạn đến với đêm nhạc "Hạ Nhớ"! Hãy cùng tôi đón chào và tạo không khí ấm áp, lãng mạn bên dưới ánh trăng và những giai điệu tình ca đầy cảm xúc Đêm nay, ban nhạc chúng ta sẽ mang đến cho chúng ta những tiết mục hát tuyệt vời và các trò chơi con số may mắn với những phần quà xinh xắn đang chờ đón

Giới thiệu ban nhạc và tiết mục hát "Bài Sợ Yêu"

MC: Trước tiên, hãy cùng đón chào ban nhạc "Summer Memories" và tiết mục hát đầu tiên của đêm: "Bài Sợ Yêu" Đắm mình vào cảm xúc của giai điệu và lời ca, chúng ta hãy nhớ lại những kỷ niệm đáng quý trong tâm hồn

Tiết mục hát "Bài Sợ Yêu"

MC: (Sau khi tiết mục hát kết thúc) Hoan hô cho ban nhạc "Summer Memories" và tiết mục "Bài Sợ Yêu" đầy cảm xúc Chúng ta đã bước chân vào không gian tình yêu đang nở rộ trong đêm này

Trò chơi 1: Con Số May Mắn

MC: Tiếp theo, chúng ta sẽ có trò chơi "Con Số May Mắn" với những phần quà xinh xắn đang chờ đón Mỗi khán giả sẽ được cấp một số may mắn và nếu số của bạn được gọi, hãy nhanh chóng lên sân khấu để nhận phần quà thú vị nhé!

Tiết mục hát "Dĩ Vãng Nhạt Nhòa"

MC: Tiếp theo là tiết mục thứ hai của ban nhạc "Summer Memories" mang tên "Dĩ Vãng Nhạt Nhòa" Hãy lắng nghe và cảm nhận những giai điệu nhẹ nhàng, những kỷ niệm dịu êm mà bài hát này mang đến

Tiết mục hát “Yêu thương là bão tố”

MC: (Sau khi tiết mục hát kết thúc) Chúng ta đã có thêm một tiết mục âm nhạc đẹp đến từ ban nhạc "Summer Memories" Đêm nhạc ngày hôm nay thật đặc biệt và ý nghĩa với những bài hát đầy tình cảm như vậy

Trò chơi 2: Con Số May Mắn Tiếp Theo

21

MC: Chúng ta vẫn còn nhiều phần quà đang chờ đón Tiếp tục với trò chơi "Con Số May Mắn Tiếp Theo" Các bạn hãy tiếp tục đón nhận những phần thưởng bất ngờ khi số may mắn của mình được gọi!

Tiết mục hát “ Một đêm say”

MC: Hãy sẵn sàng cho tiết mục hát tiếp theo của ban nhạc "Summer Memories"và bạn Hữu Nam mang tên “ Một đêm say” Những giai điệu sôi động và nhịp điệu cuốn hút sẽ khiến chúng ta nhún nhảy cùng nhau

Tiết mục hát "Đêm Lao Xao"

MC: (Sau khi tiết mục hát kết thúc) Cảm ơn ban nhạc "Summer Memories" và bạn Hữu Nam vì tiết mục "Một đêm say" thú vị Chúng ta đã có những giây phút sôi động không thể quên

Tiết mục hát "Người Hãy Quên Em Đi"

MC: Hãy lắng nghe và cảm nhận tiết mục cuối cùng của ban nhạc "Summer Memories" mang tên "Người Hãy Quên Em Đi" Để rồi chúng ta cùng nhau đón nhận một kỷ niệm mới trong cuộc sống

Tiết mục hát "Người Hãy Quên Em Đi"

MC: (Sau khi tiết mục hát kết thúc) Cảm ơn ban nhạc "Summer Memories" vì tiết mục cuối cùng của đêm nhạc Chúng ta đã cùng nhau tạo nên một đêm nhạc đáng nhớ và tuyệt vời!

2 Số lượng người tham gia Vé bán ra: 40 véVé tặng: 10 vé

Tổng số vé được bán ra: 50 vé

Vé bán ra: 40 Vé tặng: 10 Tổng phát sinh : 50

Số lượng khán giả tham gia sự kiện là: 55

3 Mức độ hài lòng của khán giả: 80%

Mức độ hài lòng của khán giả: 85%

Đánh giá dựa trên thái độ, hành vi của khán giả:

80% mọi người ủng hộ nhiệt tình để khuấy động bầu mang tới bầu không khí sôi động 10% những người ra về sớm với một số lý do khách quan 5% những người không

Tham gia các hoạt động của sự kiện

23 4.2 Phát sinh trong sự ện ki

+Cách giải quyết: sử dụng micro dự phòng, sau đó kiểm tra lại các thiết bị loa đài ngay lập tức

+Cách giải quyết: Lùi lại thời gian diễn ra sự kiện muộn một chút (khoảng 30 phút) Thông báo cho khách mời, khán giả là thời gian diễn ra sự kiện sẽ có 1 chút thay đổi do thời tiết Chơi 1 số trò chơi nhẹ để khuấy động bầu không khí cho những khán giả tới trước

- Phát sinh về công tác nhân sự: MC không đến được do trời mưa

+Cách giải quyết: Cử một người trong ban tổ chức có khả năng nói lưu loát, có kinh nghiệm dẫn chương trình lên làm MC thay thế

+Cách giải quyết: mời khán giả, khách mời lên giao lưu hát 1 số bài để thay đổi không khí

4.3 Báo cáo bằng hình nh ả

Trước sự kiện:

Bán hàng gây quỹ, bán các loại xiên sạch ở 136 Hồ Tùng Mậu

25

Trong sự kiện

Hình 15 Ban tổ chức

Hình 16 Tiết mục mở màn của ban nhạc

Hình 17, 18 ác tiết mục giao lưu của khán giả C

Sau sự kiện

Hình 21 Viết bài cảm ơn sau khi kết thúc sự kiện

Hình 19,20 Khán giả check in cùng vé

27 Hình 22 Gửi biểu mẫu để khán giả đánh giá về trải nghiệm trong sự kiện

4.4 Đánh giá về sự ện và các cá nhân ki

4.4.1 Ưu nhược điểm củ ự ện a s ki

- Đa số khách mời tham dự đạt đủ chỉ tiêu đưa ra như kế hoạch - Không mất chi phí thuê địa điểm

so với mặt bằng

- Ban nhạc có kinh nghiệm nên các tiết mục diễn ra suôn sẻ - Có những khách ngoài đến và

cũng tham gia với sự kiện góp phần cho sự kiện sôi nổi - Có doanh thu lợi nhuận sau sự

- Ánh sáng quán hơi tối chủ yếu màu vàng tạo cảm giác hơi buồn ngủ

- Đồ uống khách phản hồi không được ngon còn mắc

- MC nói hơi nhỏ nhưng dẫn dắt sự kiện chưa được tốt

- Khách mời đến muộn so với dự kiến

- Phần tiếp đón và quan tâm khách mời đang còn sai sót

4.4.2 Ưu nhược điểm của cá nhân

Đinh Thị Tuyết + Ngoại hình ưa nhìn + Chăm chỉ + Sáng tạo trong công việc

+ Sức khoẻ không ổn định + Khả năng giao tiếp chưa tốt

+ Chưa có các mối quan hệ rộng rãi

+ Ngoại hình ưa nhìn + Có khả năng lãnh đạo + Quản lí thời gian tốt

+ Xử lí các tình huống chưa khéo léo

+ Sức khoẻ không ổn định + Chưa tập trung vào công việc

Nguyễn Thị Hoài + Ngoại hình ưa nhìn + Có các mối quan hệ rộng rãi

+ Có tinh thần làm việc nhóm

+ Khả năng chịu áp lực chưa tốt

+ Phân bố thời gian chưa hợp lí

+ Chưa linh hoạt Nguyễn Thị Kim Oanh

+ Năng động + Hoạt bát

+ Có trách nhiệm với nhiệm vụ được giao

+ Chưa đóng góp ý kiến cá nhân cho nhóm + Luôn phụ thuộc vào nhiệm vụ được giao + Khả năng quan lí thời gian chưa tốt

Vũ Thị Thảo Vân + Quan tâm đến việc của nhóm

+ Hoàn thành nhiệm vụ trước hạn dealine + Có trách nhiệm với công việc được giao

+ Quản lý thời gian chưa được tốt

- Ưu điểm

+ Kinh nghiệm thực tiễn: tổ chức sự kiện thực tiễn sẽ giúp có thêm cơ hội tích lũy kinh nghiệm quý báu và học hỏi những bài học từ việc thực hiện các công việc thực tế

+ Xây dựng kỹ năng tổ chức: Từ việc lập kế hoạch, quản lý thời gian, tương tác với đối tác và nhà tài trợ, sẽ phát triển kỹ năng tổ chức quan trọng trong ngành tổ chức sự kiện