các phương pháp quản lý dự trữ fifo lifo fefo

Tùy theo tính chất hàng hóa mà hàng hóa doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp quản lý kho khác nhau như: FEFO, FIFO, LIFO,…Các phương pháp này đều có những ưu và nhược điểm riêng c

CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DỰ TRỮ:

FIFO, LIFO, FEFO

LỚP HỌC PHẦN: TMKT1125(223)_02-Quản trị logistics căn bản

TEAM 6

NGUYỄN DOÃN BÁCH

NGUYỄN NGỌC QUỲNH ANH

NGUYỄN NGỌC MINH TÂM

NGUYỄN THUÝ HẰNG

LÊ MINH SANG

PHÙNG DUY HOÀNG

MỤC LỤC

I.FIFO 3

1 Khái niệm 3

2 Quy trình hoạt động 4

3 Vai trò 5

4 Ưu điểm 5

5 Nhược điểm 5

6 Ví dụ minh hoạ 6

II LIFO 7

1 Khái niệm 7

2 Quy trình hoạt động 8

3 Vai trò 9

4 Ưu điểm 9

5 Nhược điểm 9

6 Ví dụ minh họa 9

III FEFO 10

1.Khái niệm 10

2 Quy trình hoạt động 11

3 Vai trò 12

4 Ưu điểm 12

5 Nhược điểm 12

6 Ví dụ minh hoạ 13

IV Tổng kết 13

Tài liệu kham khảo: 15

Các công tác lưu trữ và xuất nhập hàng hóa trong kho cần được sắp xếp một cách có khoa học để mang lại hiệu quả nhất định Chính vì thế mà bất cứ đơn vị kho hàng nào cũng cần có một phương pháp xuất nhập hàng hợp lý Tùy theo tính chất hàng hóa mà hàng hóa doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp quản lý kho khác nhau như: FEFO, FIFO,

LIFO,…Các phương pháp này đều có những ưu và nhược điểm riêng của chúng Vậy trường hợp nào nên ứng dụng FIFO, trường hợp nào nên ứng dụng LIFO hoặc khi nào nên ứng dụng FEFO?

I.FIFO

1 Khái niệm

• Nguyên tắc FIFO hay còn gọi là First In First Out, là nguyên tắc nhập xuất hàng tuân theo nguyên tắc các lô hàng được nhập trước sẽ được xuất trước

• Mục tiêu của phương pháp quản lý này nhằm đạt được mức luân chuyển hàng hóa tốt nhất trong kho Như vậy, hạn chế tối đa được những hư hỏng hoặc quá hạn dùng của những sản phẩm có trong kho hàng

2 Quy trình hoạt động

Quá trình hoạt động của FIFO: FIFO (First In, First Out) là phương pháp quản lý hàng tồn kho dựa trên nguyên tắc hàng nhập trước sẽ được xuất trước Theo nguyên tắc này, hàng hóa được nhập vào kho đầu tiên sẽ được xuất ra trước các hàng hóa nhập vào sau Cách thức hoạt động của FIFO như sau:

• Khi hàng hóa được nhập vào kho, chúng sẽ được đặt tại vị trí phù hợp, thông thường là gần cửa nhập hàng

• Hàng hóa nhập vào sau sẽ được đặt sau hàng hóa nhập vào trước, tạo thành một dãy hàng hóa theo thứ tự thời gian nhập vào kho

• Khi có yêu cầu xuất hàng, hàng hóa được nhập vào kho đầu tiên sẽ được lấy

ra trước Hàng hóa nhập vào sau sẽ được lấy ra khi hàng nhập trước đã được xuất hết

Quá trình này tiếp tục diễn ra cho đến khi tất cả hàng hóa đã được xuất ra khỏi kho Hiện nay, những doanh nghiệp đang áp dụng mô hình lưu kho FIFO đã áp dụng công nghệ và phần mềm để giúp tiết kiệm thời gian, công sức và tăng hiệu quả làm việc như

• Phần mềm: QuickBooks: phần mềm kế toán hỗ trợ quản lý hàng tồn kho theo FIFO, quản lý doanh thu chi phí và báo cáo tài chính

• Công nghệ: barcode- Mã barcode được lập tự động hoặc nhập theo mã vạch trên sản phẩm bằng thao tác quét mã đơn giản Dễ dàng truy xuất thông tin của sản phẩm: Số lượng tồn kho, thông tin mô tả, giá bán, hình ảnh và chi nhánh còn hàng… bằng thao tác quét mã barcode đơn giản

3 Vai trò

• Phương pháp FIFO thường được sử dụng trong quản lý kho và kế toán để xác định giá vốn hàng hoá hoặc nguyên vật liệu, đặc biệt là trong trường hợp giá vốn thay đổi theo thời gian

• FIFO thường áp dụng trong ngành sản xuất và phân phối hàng hóa yêu cầu chất lượng như thực phẩm, dược phẩm, hóa chất Phương pháp này giúp đảm bảo tính chính xác của chi phí và lợi nhuận trong quá trình kinh doanh, đồng thời giúp quản lý kho hiệu quả hơn và tránh tình trạng hàng tồn kho lâu ngày

4 Ưu điểm

• Dễ hiểu và triển khai: Cách thức hoạt động đơn giản giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng và triển khai trong quy trình quản lý hàng tồn kho

• Tuân theo luồng tự nhiên của hàng hóa: FIFO mô phỏng luồng tự nhiên, đảm bảo hàng hóa lưu thông đúng thứ tự và không bị ảnh hưởng bởi thời gian chờ đợi trong kho

• Phản ánh giá trị hàng tồn kho chính xác hơn so với LIFO: Ước tính giá trị hàng tồn kho dựa trên giá nhập hàng mới nhất

• Độ chính xác: Kiểm soát chất lượng hàng hóa một cách chính xác, không bị ảnh hưởng bởi thời gian chờ đợi trong kho

• Tiết kiệm chi phí hàng tồn kho: Giảm thiểu tồn đọng hàng hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho

• Giảm tác động của lạm phát: Giảm thiểu tác động của lạm phát lên giá trị hàng tồn kho, đặc biệt trong thời kỳ giá cả biến động

5 Nhược điểm

• Phức tạp trong việc quản lý:

- Áp dụng FIFO đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi và sắp xếp các lô hàng riêng biệt, tốn nhiều thời gian và công sức, nhất là với kho hàng lớn, nhiều sản phẩm sẽ cần một sự kết hợp khoa học, một không gian lớn với nhiều thiết bị chuyên dụng

- Việc xuất kho theo FIFO cần đảm bảo lấy đúng sản phẩm từ lô hàng cũ nhất, có thể gây khó khăn trong thực tế, nhất là với hàng hóa dạng rời, không thể dễ dàng nhận diện lô hàng

- Khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển, nhu cầu lưu kho cũng mở rộng.có thể gặp khó khăn khi phải cập nhật hàng tồn kho liên tục với hàng ngàn mã hàng hóa ở các vị trí khác nhau, khó khăn trong kiểm kê và các nghiệp vụ kế toán

• Ảnh hưởng đến lợi nhuận:

Trong giai đoạn lạm phát, giá cả nguyên vật liệu tăng cao Phương pháp FIFO tính giá vốn hàng bán dựa trên giá nhập kho của lô hàng đầu tiên

(thường thấp hơn) Mặc dù điều này khiến giá vốn hàng bán thấp hơn thực

tế, dẫn đến lợi nhuận doanh nghiệp trên báo cáo tài chính cao hơn thực tế, nhưng lợi nhuận cao hơn sẽ dẫn đến nghĩa vụ thuế cao hơn

• Không phù hợp với một số mặt hàng :

Phương pháp FIFO giả định sản phẩm được xuất kho theo thứ tự nhập kho Tuy nhiên, điều này không luôn luôn đúng với một số mặt hàng có thời hạn

sử dụng ngắn Ví dụ, với thực phẩm, doanh nghiệp cần ưu tiên xuất kho sản phẩm sắp hết hạn để tránh lãng phí

6 Ví dụ minh hoạ

Giả sử một công ty sản xuất đồ uống có 3 lô hàng cùng loại đồ uống nhưng có những ngày sản xuất khác nhau Lô hàng 1 sản xuất ngày 01/01, lô hàng 2 sản xuất ngày 15/01 và lô hàng 3 sản xuất ngày 30/01

Khi áp dụng phương pháp FIFO, công ty sẽ xuất hàng theo thứ tự lô hàng 1 trước, sau đó đến lô hàng 2 và cuối cùng là lô hàng 3 Điều này đảm bảo rằng các sản phẩm

có ngày sản xuất sớm hơn sẽ được tiêu thụ trước, tránh để sản phẩm bị lỗi thời và đảm bảo chất lượng cho người tiêu dùng

- Một tiệm bánh cupcake:

giá 1.000 đồng mỗi cái (tổng 100.000 đồng)

đồng mỗi cái (tổng 180.000 đồng)

Theo phương pháp FIFO, tiệm bánh coi những cái bánh cupcake bán ra là những cái được mua vào trước Vì vậy:

• Doanh thu bán hàng

o 100 cái bánh cupcake đầu tiên được bán ra thuộc hàng tồn kho ban đầu, giá 1.000 đồng mỗi cái (tổng 100.000 đồng)

o 20 cái bánh cupcake bán ra còn lại thuộc lô hàng nhập mới, giá 1.200 đồng mỗi cái (tổng 24.000 đồng)

o Tổng : 100.000 đồng + 24.000 đồng = 124.000 đồng

o Họ còn lại 130 cái bánh cupcake (100 cái ban đầu + 150 cái nhập thêm - 120 cái bán ra)

o Trong 130 cái, 30 cái đầu tiên thuộc hàng tồn kho ban đầu và có giá 1.000 đồng mỗi cái

o 100 cái còn lại thuộc lô hàng nhập gần đây và có giá 1.200 đồng mỗi cái

II LIFO

1 Khái niệm

Phương pháp LIFO (Last In, First Out): Nhập sau, xuất trước có nghĩa là các háng hoá gần đây nhất được nhập vào kho sẽ được xuất ra đầu tiên Các hàng hoá mới được sử dụng trước, dùng ưu tiên hơn hàng hoá cũ Phương pháp này cho phép điều chỉnh giá thành sản phẩm để phản ánh chi phí gần đây nhất Tuy nhiên, không phù hợp với hàng hóa có hạn sử dụng ngắn, có thể dẫn đến tình trạng dồn ứ hàng cũ trong kho đến vài năm

2 Quy trình hoạt động

Để áp dụng phương pháp LIFO trong quản lý kho hàng, cần tuân theo các bước sau:

• Xác định và đánh dấu ngày nhập kho của hàng hóa để có thể xác định hàng hóa theo thứ tự LIFO

• Sắp xếp và lưu trữ hàng hóa trong kho theo thứ tự từ mới nhất đến cũ hơn

• Thực hiện kiểm soát chặt chẽ quá trình xuất kho và đảm bảo hàng hóa cũ hơn được tiêu thụ sau cùng

Công thức tính hàng tồn kho bằng phương pháp LIFO

Tồn cuối kì = tồn đầu kì + mua hàng mới – giá vốn hàng bán (đơn vị tính: tiền hàng)

3 Vai trò

Sử dụng LIFO cho phép bạn điều chỉnh giá thành sản phẩm để phù hợp với chi phí gần đây nhất của bạn Khi các chi phí sản xuất sản phẩm của bạn đang tăng lên, đây

là một phương pháp tuyệt vời

Trường hợp, các sản phẩm gần đây nhất của bạn có chi phí sản xuất tăng Nếu bạn bán những sản phẩm đó với giá xuất kho theo giá xuất kho của các sản phẩm sản xuất thời gian trước, bạn sẽ thấy chi phí sản xuất ở mức thấp và lợi nhuận thu được

ở mức cao bởi vì bạn đang làm việc với các thông tin cũ khác hẳn so với thông tin thực tế tại thời điểm hiện tại Vì vậy, sử dụng LIFO, bạn sẽ có những thông tin cập nhật hơn và chính xác hơn về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của mình

4 Ưu điểm

• Đây là phương pháp phản ánh đúng chi phí hàng tồn thực tế nhất cho doanh nghiệp Với nguyên tắc xuất nhập hàng hóa Lifo, doanh nghiệp sẽ thống kê đúng giá trị của hàng hóa vào thời điểm hàng nhập vào kho

• Quản lý kho Lifo thường được áp dụng với những doanh nghiệp vừa và nhỏ nhờ cách thức đơn giản, dễ triển khai và dễ dàng trong việc thống kê, tháo

dỡ

• Khi xuất những hàng hóa mới nhập trước, doanh nghiệp nhanh chóng cập nhật được mức giá của thị trường, tránh trường hợp ép giá do hàng tồn kho

5 Nhược điểm

• Nhược điểm lớn nhất của nguyên tắc Lifo chính là rủi ro hàng tồn kho lâu, đặc biệt là với những hàng hóa có hạn dùng ngắn

• Mặc dù doanh nghiệp áp dụng phương pháp quản lý kho Lifo sẽ giảm bớt công việc trong quá trình xuất hàng, kiểm kê Tuy nhiên, về lâu dài trong công tác quản lý gây khó kiểm soát với những mặt hàng đã tồn kho quá lâu

và giảm chất lượng

6 Ví dụ minh họa

Giả sử bạn là chủ một nhà sách và bạn quản lý kho hàng sách của mình bằng phương pháp LIFO

• Nhập hàng vào kho hàng:

- Nhà sách nhận được một lô sách mới từ nhà phát hành

- Lô sách này bao gồm 50 cuốn sách mới về kinh doanh

• Bán hàng cho khách hàng:

- Trong ngày đầu tiên sau khi nhận lô sách mới, có nhiều khách hàng đến mua sách

- Nhà sách sẽ bán ra các cuốn sách từ lô mới nhất đầu tiên, tức là các cuốn sách

về kinh doanh mới nhất

• Tính toán tồn kho:

- Sau khi bán sách, trong kho của nhà sách sẽ còn lại các cuốn sách từ các lô cũ hơn

- Các cuốn sách từ lô mới nhất (lô được nhập vào trong ngày hôm đó) sẽ được giữ lại

Phương pháp LIFO giúp nhà sách bán ra các cuốn sách mới nhất trước, giữ cho kho sách của họ luôn cập nhật với những tác phẩm mới nhất

III FEFO

1.Khái niệm

Phương pháp FEFO, hay “First Expired, First Out,” là một cách quản lý hàng tồn kho tập trung vào việc ưu tiên sử dụng và phân phối những sản phẩm có thời hạn sử dụng sớm hơn Thông tin quan trọng nhất trong việc tổ chức kho hàng theo phương pháp FEFO là hạn sử dụng của sản phẩm Điều này có nghĩa là sản phẩm có hạn sử dụng sớm nhất sẽ được tiêu thụ hoặc phân phối đầu tiên Bằng cách này, chúng ta đảm bảo rằng sản phẩm được duy trì chất lượng tốt nhất và tránh tình trạng phát sinh thêm chi phí do sản phẩm hết hạn sử dụng, đồng thời giảm nguy cơ sản phẩm hỏng

2 Quy trình hoạt động

Để áp dụng phương pháp FEFO trong quản lý kho hàng, cần tuân theo các bước sau:

• Tổ chức và ghi nhãn sản phẩm: Sản phẩm cần được dán nhãn và đánh dấu một cách rõ ràng từ khi nhận vào kho cho đến khi xuất khỏi kho Điều này giúp đảm bảo tính xác định và theo dõi hạn sử dụng của sản phẩm

• Thiết lập hệ thống quản lý hàng tồn kho: Quản lý hàng tồn kho cần được thực hiện một cách chặt chẽ, bao gồm việc ghi chép và cập nhật thông tin liên quan đến sản phẩm trong kho, bao gồm thông tin cần thiết để phân phối sản phẩm một cách chính xác

• Bảo quản theo hạn sử dụng: Sản phẩm mới sẽ được lưu trữ phía sau sản phẩm có sẵn trong kho Khi cần lấy hàng, sản phẩm có hạn sử dụng sớm nhất sẽ được chọn để đảm bảo sự tuân thủ với phương pháp FEFO

• Giám sát và hiện đại hóa: Sau khi phương pháp FEFO đã được triển khai, quan trọng là liên tục giám sát hiệu quả của nó, thực hiện điều chỉnh khi cần thiết và cập nhật thông tin về hạn sử dụng khi cần Điều này đảm bảo rằng phương pháp FEFO luôn hoạt động hiệu quả và tuân theo nguyên tắc ưu tiên sản phẩm hết hạn sử dụng sớm nhất

3 Vai trò

Nguyên tắc quản lý kho FEFO được sử dụng rộng rãi với các doanh nghiệp có sức tiêu thụ nhanh, như các doanh nghiệp sản xuất mặt hàng thiết yếu Có thể kể đến như các sản phẩm dược, thuốc men, mỹ phẩm, đồ dùng vệ sinh Đây cũng là nguyên tắc xuất nhập hàng hóa ngắn hạn hiệu quả nhất trong ba phương pháp fefo, lifo, fifo

Ngoài ra, những doanh nghiệp kinh doanh các sản phẩm theo xu hướng như thời trang, đồ điện tử cũng có thể áp dụng phương pháp quản lý kho này Đây là những sản phẩm mang tính xu hướng, các doanh nghiệp thường sản xuất với số lượng vừa phải để tránh tình trạng tồn kho

4 Ưu điểm

• Đảm bảo hàng hóa không bị hết hạn trong quá trình lưu kho, tránh trường hợp bị hỏng hóc, giảm chất lượng sản phẩm

• Giúp doanh nghiệp kiểm soát được lượng sản phẩm sắp hết hạn để có

phương pháp đẩy hàng tồn

• Giảm thiểu rủi ro phải xử lý hàng hóa hỏng, đảm bảo chất lượng trước khi đưa ra thị trường

• Bên cạnh đó, quản lý hàng tồn kho bằng phương pháp FEFO giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc tuân thủ các yêu cầu về pháp lý, tránh

những sự cố khi sản phẩm phẩm đã tung ra thị trường mà hết hạn sử dụng

• Tăng độ tin cậy của khách hàng là một trong những yêu điểm lớn FEFO mang lại, bằng việc áp dụng phương pháp này doanh nghiệp luôn cung cấp cho khách hàng những sản phẩm chất lượng

5 Nhược điểm

• Quản lý kho theo nguyên lý thứ tự hạn sử dụng FEFO đòi hỏi doanh nghiệp cần có một quy trình quản lý kho chặt chẽ Chính vì vậy, phương pháp tốn nhiều nguồn lực từ công nghệ, đến con người Cần chú trọng và tỉ mỉ trong việc kiểm soát xuất nhập hàng hóa, để cập nhật đúng thông tin về hạn sử dụng

• Phương pháp quản lý kho có thể chỉ hiệu quả cho những doanh nghiệp có sản phẩm “đắt hàng”, dòng chảy hàng hóa lưu thông nhanh Trong các

trường hợp “ế ẩm”, cách quản lý kho này dẫn đến tính trạng hàng hóa đưa ra

thị trường không phải là hàng mới nhất, ảnh hưởng một phần đến tâm lý người tiêu dùng

• Với những doanh nghiệp có đa dạng hàng hóa, việc quản lý theo FEFO có thể tạo ra thách thức khi có quá nhiều sản phẩm có date sử dựng khác nhau

6 Ví dụ minh hoạ

Đây là một ví dụ minh họa cách hoạt động của FEFO:

Giả sử bạn điều hành một cửa hàng tạp hóa và bạn nhận được một lô hàng sữa có ngày hết hạn như sau:

Hộp Sữa A - Hết hạn vào ngày 25 tháng 10 năm 2023

Hộp Sữa B - Hết hạn vào ngày 5 tháng 11 năm 2023

Hộp Sữa C - Hết hạn vào 10/11/2023

Sử dụng phương pháp FEFO, bạn sẽ sắp xếp các thùng carton này theo cách đảm bảo những thùng có ngày hết hạn sớm nhất sẽ được đặt ở phía trước và sẽ được bán hoặc sử dụng trước Vì vậy, thứ tự bạn sắp xếp chúng sẽ là:

Hộp sữa A (25/10/2023)

Hộp Sữa B (05/11/2023)

Hộp Sữa C (10/11/2023)

Bằng cách này, khi khách hàng đến mua sữa, đương nhiên họ sẽ lấy hộp có hạn sử dụng sớm nhất, đảm bảo sản phẩm được sử dụng theo đúng thứ tự hạn sử dụng

FEFO giúp ngăn ngừa lãng phí bằng cách giảm thiểu khả năng sản phẩm hết hạn

sử dụng trước khi được bán Đó là một thông lệ quan trọng, đặc biệt là trong các ngành mà ngày hết hạn của sản phẩm được quy định chặt chẽ vì lý do an toàn và sức khỏe

IV Tổng kết

Ba nguyên tắc quản lý kho FEFO, FIFO và LIFO đóng vai trò quan trọng trong

quá trình quản lý hàng hóa và tồn kho Mỗi nguyên tắc mang lại lợi ích và áp dụng phù hợp trong các ngành nghề và tình huống khác nhau Nguyên tắc FIFO giúp duy trì chất lượng và giá trị hàng hóa, đảm bảo sự công bằng trong việc tiêu thụ hàng hóa Nguyên tắc LIFO phù hợp trong các ngành có hàng hóa có tuổi thọ hạn chế, giúp đảm bảo sự sử dụng hàng hóa mới nhất trước Nguyên tắc FEFO tập trung vào việc đảm bảo hàng hóa có hạn sử dụng được tiêu thụ trước, giúp tránh