CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1 Khái niệm về vai trò của hệ thống thông tin nguồn nhân lực 1.1 Khái niệm hệ thống thông tin nguồn nhân lực 1.1.1 Hệ thống thông tin Tập hợp các yếu tố có quan hệ với nh
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Khái niệm hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Tập hợp các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin để đạt được một mục tiêu xác định của tổ chức, doanh nghiệp
1.1.2 Hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Cấu trúc hợp nhất các cơ sở dữ liệu và dòng thông tin liên quan đến nguồn nhân lực được xử lý, lưu trữ, cung cấp phục vụ cho hoạt động quản trị nguồn nhân lực và các hoạt động khác của tổ chức, doanh nghiệp
Vai trò của hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực đóng vai trò then chốt trong quản trị nhân lực của các tổ chức, doanh nghiệp Vai trò này không chỉ đơn thuần là hỗ trợ các hoạt động quản lý nhân sự mà còn tác động đến toàn bộ hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp Đầu tư xây dựng hệ thống thông tin nguồn nhân lực hiệu quả là một lợi thế cạnh tranh và giúp tổ chức cải thiện hiệu suất hoạt động, nâng cao khả năng thu hút và giữ chân nhân tài.
Một là, thu thập, xử lí và cung cấp thông tin cho nhà quản trị các cấp ra các quyết định quản lý Đối với hoạt động quản trị tổng quát: HRIS cung cấp thông tin làm cơ sở xây dựng chiến lược, chính sách, kế hoạch hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp Các thông tin từ môi trường, từ hệ thống tác nghiệp được thống kê, phân tích, tổng hợp đặt trong mối quan hệ với nguồn nhân lực để có được mối tương quan, giảm bớt cấp quản lý trung gian, tổ chức luồng công việc linh hoạt, cải tiến phương thức quản lý Đối với hoạt động tác nghiệp, HRIS cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định quản trị nguồn nhân lực bao gồm quyết định trong hoạt động nguồn nhân lực, phân tích công việc, tuyển dụng nhân lực, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, đánh giá nhân lực, trả công nhân lực, HRIS là cơ sở để các nhà quản trị ra quyết định phân bổ nguồn lực tài chính, lựa chọn nguồn lực công nghệ
Hai là, cung cấp phương tiện để hiểu rõ lực lượng lao động
Một HRIS lưu trữ, xử lý và quản lý dữ liệu nhân viên, những thông tin này là phương tiện để vận hành các chức năng như tuyển dụng, theo dõi ứng viên, quản lý thời gian, đánh giá hiệu suất, quản trị thù lao, Mặt khác HRIS là phương tiện để thực hiện chức năng tự phục vụ của nhân viên Ở góc độ xã hội, các thông tin thuộc HRIS có thể đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp phương tiện để hiểu rõ hơn về lực lượng lao động trên thị trường cũng như cho phép tuân thủ các quy định quốc gia về việc cung cấp thông tin
Ba là, góp phần tăng năng suất lao động
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) nâng cao năng suất lao động thông qua việc thực hiện hiệu quả các giao dịch nội bộ và cung cấp dịch vụ nguồn nhân lực chất lượng Tùy vào từng loại phần mềm HRIS, hệ thống sẽ tạo ra các báo cáo khác nhau, cung cấp tính năng báo cáo linh hoạt và phân tích dữ liệu quan trọng, đồng thời trực quan hóa dữ liệu nhân viên Dựa trên nền tảng thông tin đó, các phòng nhân sự và các bộ phận liên quan có thể tiết kiệm thời gian và gia tăng năng suất.
Bốn là, tăng cường sự hợp tác trong tổ chức, doanh nghiệp
Tích hợp các module dữ liệu nguồn nhân lực tạo nền tảng cho sự hợp tác của đội ngũ nhân sự HRIS được mở rộng ứng dụng sang các bộ phận vận hành Việc tích hợp các hệ thống dữ liệu nhân sự nhằm đáp ứng nhu cầu tương tác của các đối tượng chính trong hệ thống và tiết kiệm thời gian đáng kể Ngược lại, việc nhập dữ liệu vào nhiều hệ thống khác nhau - thường thấy ở các tổ chức chưa có hệ thống thông tin nguồn nhân lực - có thể dẫn đến lỗi tốn kém hoặc làm giảm sự tham gia của nhân viên.
Năm là, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực - HRIS là công cụ, vũ khí chiến lược của tổ chức, doanh nghiệp Xét một cách tổng thể, việc giảm giá thành do tăng năng suất lao động, gia tăng liên kết, tăng doanh thu và khuyến khích hoạt động sáng tạo và đổi mới trong tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin nguồn nhân lực có thể tạo ra bộ phận nhân sự chiến lược hơn, góp phần tạo ra và gia tăng lợi thế cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp
Sáu là, bảo mật và quyền riêng tư
Vai trò xuất hiện trong bối cảnh mới - bối cảnh ứng dụng công nghệ của hệ thống thông tin nguồn nhân lực Hệ thống thông tin nguồn nhân lực số có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo mật dữ liệu nhân viên và giữ thông tin riêng tư Trước đây, khi sử dụng biểu mẫu giấy dưới dạng bản in hoặc bảng tính, những người có thể không có quyền truy cập thông tin Hiện nay, một HRIS có thể đảm bảo thông tin tốt hơn, có nghĩa là chỉ có những cá nhân có quyền truy cập thông tin đó mới truy cập được
2 Chức năng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Chức năng lưu trữ thông tin
Chức năng lưu trữ là chức năng nền tảng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực và là cơ sở cho việc thực hiện các chức năng khác Thực hiện chức năng lưu trữ có nghĩa là thông tin nguồn nhân lực được sắp xếp, hệ thống hóa, cất giữ để phục vụ cho việc khai thác đúng mục đích
Có hai hình thức lưu trữ phổ biến là lưu trữ bằng giấy tờ (bản cứng) và lưu trữ trên máy tính (bản mềm) bằng việc lưu vào ổ cứng hoặc trên phần mềm quản trị nguồn nhân lực hoặc trên mạng internet (email, website cung cấp dịch vụ lưu trữ thông tin: google drive, 4share, mediafire, …) Hiện nay, các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng kết hợp hai hình thức lưu trữ Việc lưu trữ thông tin trên nền tảng hệ thống chạy bởi một nền quản trị cơ sở dữ liệu đảm bảo tính hiện đại, dữ liệu phải được thiết kế và cấu hình liên kết chặt chẽ với nhau thể hiện đúng với mối quan hệ giữa chúng ở bên ngoài Hệ cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin nguồn nhân lực phải đảm bảo tính đa chiều, tình lịch sử, tính hiện tại (thông tin kịp thời)
Chức năng tìm kiếm thông tin
Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) trên nền tảng lưu trữ cho phép tìm kiếm thông tin nhân sự nhanh chóng và hiệu quả HRIS cung cấp chức năng tìm kiếm đa dạng đáp ứng nhu cầu đa dạng của công tác quản trị nguồn nhân lực, bao gồm cả tìm kiếm thông tin hiện tại, quá khứ, đơn giản và phức tạp Chức năng tìm kiếm - trả kết quả góp phần chuyển đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích phục vụ cho các hoạt động quản trị nhân sự trong tổ chức.
Các loại thông tin tìm kiếm ở HRIS thường bao gồm: Tìm kiếm thông tin các bộ phận, phòng ban; Tìm kiếm thông tin cá nhân; Tìm kiếm các biểu mẫu; Tìm kiếm các thông tin với mục đích sử dụng riêng biệt (không mang tính phổ biến, …)
Chức năng thống kê, phân tích, tổng hợp
Thống kê, phân tích, tổng hợp là một chức năng tất yếu của hệ thống thông tin nguồn nhân lực Việc lưu trữ dữ liệu đầy đủ trên nền tảng thiết kế liên kết với nhau sẽ cho phép hệ thống thực hiện các thống kê có mức độ phức tạp khác nhau theo tập các tiêu chí khác nhau phục vụ ra quyết định
Có thể kể đến một số dạng thống kê, phân tích, tổng hợp như:
- Số lượng nguồn nhân lực với cơ cấu nguồn nhân lực theo bằng cấp, trình độ; theo thâm niên; theo giới tính; theo tính chất công việc; theo loại hợp đồng lao động …
- Số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực theo ngạch bậc lương, theo diễn biến lương
- Số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực theo tình trạng việc làm như: sắp nghỉ hưu, tỉ lệ nghỉ việc, tỉ lệ thay đổi công việc, hết thời hạn hợp đồng lao động, …
- Số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực được khen thưởng, vi phạm kỷ luật, có sáng kiến đổi mới, hoàn thành sớm tiến độ …
- Số lượng và cơ cấu nguồn nhân lực theo chức danh, vị trí việc làm …
Chức năng hỗ trợ
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực còn thực hiện chức năng của một người hỗ trợ như trợ lý, giúp việc của cán bộ nhân sự
HRIS có thể thực hiện được các công việc hỗ trợ như:
- Tạo các báo cáo kết nối các dữ liệu đơn lẻ của cá nhân, bộ phận, từng đơn vị thời gian chi tiết (giờ, ngày, tuần …) thành báo cáo tổng hợp của nhóm, tổ chức hay doanh nghiệp, đơn vị thời gian khái quát (tháng, quý, năm, …)
- Trích xuất, kết xuất hợp đồng lao động theo thông tin nhân sự và biểu mẫu lưu trong hệ thống
- Trích xuất, kết xuất: Kết quả đánh giá, phân loại nguồn nhân lực; Các quyết định khen thưởng, kỷ luật; Các quyết định nâng lương, nghỉ hưu, sa thải; Kế hoạch tuyển dụng nguồn nhân lực, kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực, kế hoạch trả công lao động,
3 Phân loại thông tin nguồn nhân lực và cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Phân loại thông tin nguồn nhân lực
3.1.1 Phân loại theo cấp độ thông tin
Thông tin chiến lược là thông tin sử dụng cho những chiến lược và chính sách dài hạn của tổ chức, doanh nghiệp, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cấp cao khi dự đoán tương lai Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thường là từ phân tích môi trường quản trị nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin này chủ yếu là hệ thống thông tin hoạch định chiến lược của tổ chức, doanh nghiệp và chiến lược nguồn nhân lực Ví dụ: thông tin về hệ thống pháp luật lao động và sự thay đổi của pháp luật lao động trong hiện tại và tương lai; thông tin về cung, cầu, hệ thống trung gian hỗ trợ của thị trường lao động; thông tin về hệ thống giáo dục đào tạo xu thế thay đổi hệ thống trong việc cung ứng nguồn nhân lực
Thông tin chiến thuật là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức, doanh nghiệp Loại thông tin nguồn nhân lực này một mặt cần mang tính tổng hợp, song mặt khác vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ để làm cơ sở ban hành các quyết định mang tính chiến thuật (chính sách nhân sự, quy chế hay quy định liên quan đến nguồn nhân lực ) Hệ thống thông tin này bao gồm: Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc; Hệ thống thông tin tuyển dụng nguồn nhân lực; Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; Hệ thống thông tin đánh giá nguồn nhân lực; Hệ thống thông tin lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp, phụ cấp;
Thông tin điều hành (thông tin tác nghiệp) là thông tin sử dụng cho công tác điều hành quản trị nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong doanh nghiệp Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên
Hệ thống thông tin điều hành trong doanh nghiệp gồm các hệ thống con chính như: hệ thống thông tin quản lý lương, hệ thống quản lý tuyển dụng, hệ thống quản lý đào tạo, hệ thống quản lý đánh giá thực hiện công việc, hệ thống quản lý thông tin vị trí việc làm và hệ thống quản lý thông tin cá nhân.
3.1.2 Phân loại theo nội dung thông tin
Hệ thống thông tin về các tác nghiệp quản trị nguồn nhân lực
- Hệ thống thông tin quản lý lương
- Hệ thống thông tin vị trí việc làm
- Hệ thống thông tin quản lý thông tin cá nhân
- Hệ thống thông tin tuyển dụng nguồn nhân lực
- Hệ thống thông tin bố trí nhân lực
- Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
- Hệ thống thông tin về các nội dung khác
Hệ thống thông tin về các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị nguồn nhân lực
- Thông tin thị trường lao động và dự báo các chỉ số thị trường
- Thông tin về pháp luật lao động và xu hướng sửa đổi, bổ sung
- Thông tin về mức lương trên thị trường, mức lương ngành và dự báo xu hướng biến động
- Thông tin về hệ thống giáo dục và đào tạo
- Thông tin về cung ứng dịch vụ nhân sự
Cấu trúc hệ thống thông tin nguồn nhân lực
3.2.1 Cấu trúc theo nguồn lực của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực bao gồm năm nguồn lực: phần cứng (thiết bị tin học), phần mềm (chương trình nguồn nhân lực), dữ liệu (kiến thức về nguồn nhân lực), mạng (phương thức truyền thông) và con người (người sử dụng và chuyên gia) Hệ thống này tích hợp "người" và "máy" để tạo thông tin hỗ trợ các hoạt động và ra quyết định quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức.
Nguồn lực phần cứng của HRIS bao gồm các thiết bị vật lí, các thiết bị hữu hình được sử dụng trong quá trình xử lý thông tin Nguồn lực phần cứng được chia làm hai nhóm:
- Nhóm 1 là các thiết bị phần cứng máy tính (như thiết bị vào/ ra, thiết bị xử lí, thiết bị lưu trữ……);
- Nhóm 2 là các thiết bị viễn thông (như thiết bị truyền tín hiệu, thiết bị khuếch đại tín hiệu, thiết bị nhận và giải mã tín hiệu, các thiết bị ngoại vi ) b Nguồn lực phần mềm
Nguồn lực phần mềm là các chương trình nguồn nhân lực được cài đặt trong hệ thống để quản lý hoặc xử lý thông tin Phần mềm kiểm soát và điều phối phần cứng, thực hiện xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu của người sử dụng Nguồn lực phần mềm có ba loại cơ bản đó là:
- Phần mềm hệ thống là các chương trình giúp người sử dụng quản lí, điều hành hoạt động của các thiết bị phần cứng;
- Phần mềm chuyên dụng là các chương trình người sử dụng xử lí thông tin một cách tự động;
Phần mềm bảo mật là chương trình hỗ trợ người dùng bảo vệ dữ liệu trong hệ thống Các loại phần mềm bảo mật phổ biến bao gồm sao lưu dự phòng, bảo mật mạng và diệt virus.
Nguồn lực dữ liệu là cơ sở dữ liệu được tập hợp một cách hệ thống, có tổ chức và được lưu trữ trên các thiết bị thứ cấp để phục vụ yêu cầu khai thác thông tin Các thiết bị lưu trữ thứ cấp như băng từ, đĩa từ d Nguồn lực mạng
Nguồn lực mạng là tập hợp máy tính, các thiết bị vật lí được kết nối với nhau nhờ đường truyền vật lí theo một cấu trúc nhất định dựa trên các giao thức nhằm chia sẻ các tài nguyên trong mạng Trong tổ chức, doanh nghiệp mạng phổ biến được sử dụng là mạng LAN, Intranet/Extranet, Internet e Nguồn lực con người
Nguồn lực con người là tất cả các đối tượng tham gia quản lí, xây dựng, sử dụng, nâng cấp và bảo trì hệ thống HIRS Các đối tượng bao gồm: người sử dụng, chuyên gia công nghệ thông tin, Nguồn lực con người là nguồn lực cốt lõi, quyết định tính chủ động trong việc tích hợp các nguồn lực trong hệ thống đạt hiệu quả cao nhất
3.2.2 Cấu trúc theo nội dung hoạt động quản trị nguồn nhân lực
- Nhóm hoạt động mang tính quản lý bao gồm các hoạt động quản trị nguồn nhân lực có tính chất quản lý chung, tạo khung khổ và nền tảng cho các hoạt động quản trị nguồn nhân lực cụ thể, các hoạt động này có tầm bao quát, dẫn dắt các hoạt động khác như: hoạch định nguồn nhân lực; thiết kế tổ chức, thiết kế công việc; quản lý thực hiện công việc
- Nhóm hoạt động mang tính phát triển tập trung vào các hoạt động quản trị nhằm cải thiện kỹ năng, năng lực, nghề nghiệp của nhân lực trong tổ chức, doanh nghiệp Đây chính là các hoạt động phát triển con người là động lực cho phát triển tổ chức và cá nhân
- Nhóm hoạt động mang tính hỗ trợ với hạt nhân là các hoạt động đảm bảo rằng các chế độ chính sách và các biện pháp giúp đỡ người lao động trong tổ chức, doanh nghiệp được đầy đủ Những hoạt động này đảm bảo tái sản xuất sức lao động, duy trì hoạt động của nguồn nhân lực trong tổ chức, doanh nghiệp
Tổ chức hệ thống thông tin nguồn nhân lực theo cách tiếp cận nội dung hoạt động cho phép hình thành cơ cấu HRIS với ba nhóm hoạt động nêu trên, trong đó mỗi hệ thống thông tin con theo nhóm hoạt động lại được cấu trúc bởi: (i) Thông tin luồng công việc (workflow); (ii) Dữ liệu/Thông tin đầu vào (input); (iii) Thông tin đầu ra (output)
4 Quản lý hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực là quá trình tìm kiếm, thu thập dữ liệu thô, xử lí dữ liệu và lưu trữ thông tin nguồn nhân lực
4.1.1 Nguyên tắc thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực - HRIS của tổ chức, doanh nghiệp được thiết lập phải đảm bảo các nguyên tắc:
Nhu cầu ra quyết định và loại thông tin làm cơ sở ra quyết định phải rõ ràng Sự rõ ràng được minh chứng bằng sự phân định và khác biệt giữa thông tin về luồng công việc liên quan tới luồng thông tin bao gồm đầu vào để qua quá trình xử lý với nguyên tắc đảm bảo tạo đầu ra phục vụ cho mục đích quản lý nào phải được xác định cụ thể Mà thông tin đầu ra có giá trị gia tăng cao hơn thông tin đầu vào
Nguyên tắc này có nghĩa là phương tiện lưu giữ, chuyển tải thông tin; trách nhiệm quản lý quá trình thiết lập hệ thống thông tin; quyền truy cập hệ thống thông tin và mục tiêu sử dụng hệ thống thông tin phải được thống nhất trong toàn hệ thống tổ chức, doanh nghiệp và giữa các bên liên quan
Tương đồng của chuẩn để kết nối có nghĩa là trong hệ thống thông tin nguồn nhân lực cần bảo đảm đầu ra của một hợp phần phải là đầu vào cho hợp phần khác Ví dụ: thông tin đầu ra của hợp phần đánh giá thành tích nhân viên là thông tin đầu vào của hợp phần đãi ngộ và phúc lợi, cũng là thông tin đầu vào của hợp phần đào tạo Đồng thời trong tổ chức, doanh nghiệp cần có sự đồng bộ hóa dữ liệu để các thành phần thuộc hệ thống thông tin quản lý có thể sử dụng, liên hệ với nhau và liên hệ với hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Tính duy nhất của dữ liệu được hiểu là mọi dữ liệu chỉ được phép đưa vào một lần bởi một đầu mối có trách nhiệm bảo đảm tính chính xác
Liên kết và thừa kế
Dữ liệu HRIS phải liên kết với dữ liệu từ các chức năng hoạt động chính của doanh nghiệp (ví dụ: dữ liệu hoạt động, sản xuất, kinh doanh; dữ liệu tài chính v.v.); đến lượt nó một số dữ liệu chính từ hoạt động, sản xuất và kinh doanh (như ngày công, sản lượng bán hàng ) thường được thừa kế tại hệ thống thông tin nguồn nhân lực (như dữ liệu chấm công, dữ liệu doanh số hay sản lượng hay kết quả thực hiện công việc của mỗi nhân lực theo thời gian) Nguyên tắc này tạo ra tính khoa học cho hệ thống
4.1.2 Căn cứ thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực được thiết lập như thế nào? Với cấu trúc, mức độ phức tạp, công nghệ ra sao? cần dựa vào một số căn cứ chủ yếu sau:
- Chiến lược phát triển của tổ chức, doanh nghiệp
- Mức độ nhất quản của hệ thống quản trị tổ chức, doanh nghiệp
- Năng lực nhà quản trị của tổ chức, doanh nghiệp
- Năng lực thực hiện của đội ngũ quản trị nguồn nhân lực
- Quy mô vận hành của tổ chức, doanh nghiệp
- Năng lực tài chính của tổ chức, doanh nghiệp
4.1.3 Quy trình thiết lập hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Thiết lập HRIS chính là quy trình tìm kiếm, thu thập dữ liệu thô, xử lí dữ liệu và lưu trữ thông tin nguồn nhân lực
Thu thập thông tin nguồn nhân lực
Thu thập dữ liệu và thông tin hữu ích từ nhiều nguồn trong và ngoài tổ chức, doanh nghiệp Thông tin thu thập phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời và phù hợp với quy trình làm việc của tổ chức Việc thu thập dữ liệu cần tuân theo hệ thống quy trình cụ thể, có thể sử dụng các phương pháp khác nhau để thực hiện hiệu quả.
Phân loại, lọc nhiễu và tập hợp thông tin
Theo cấu trúc phù hợp với mục đích sử dụng của tổ chức, doanh nghiệp thông tin được phân loại, sàng lọc và tập hợp Dữ liệu, thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, dưới nhiều hình thức khác nhau, tuy nhiên thường phân nhóm thành hai tập hợp chủ yếu là thông tin không có câu trúc và thông tin có câu trúc Thông tin không có câu trúc hay còn gọi là thông tin tự nhiên/ thông tin gốc, chưa qua xử lí và chưa phân loại như: tiếng nói, công văn, hình ảnh, video Thông tin có cấu trúc là những thông tin đã được định dạng theo khuôn hình nhất định như: hóa đơn, hợp đồng, bảng biểu, báo cáo
Sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực
4.2.1 Đối tượng sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực
- Nhà quản trị cấp cao, là chủ thể sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực để có được những thông tin hữu dụng bao gồm các thông tin quá khứ, dự báo tương lai, phân tích xu hướng nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp và trong ngành, các khuyến nghị chính sách quản trị và phát triển nhân lực, các chương trình cải thiện hệ thống quản lý hoặc kỹ năng quản lý và văn hóa tổ chức, doanh nghiệp nhằm tạo ra hiệu suất hoạt động tốt hơn
- Nhà quản trị cấp trung, là chủ thể sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực để tạo ra thông tin đóng vai trò phục vụ việc quản lý trực tiếp nguồn nhân lực; ra quyết định trong thu hút, phát triển và giữ chân nhân viên dưới quyền
- Bộ phận nhân sự, là chủ thế sử dụng HRIS để chuẩn hóa các quy định, quy trình và hướng dẫn nhất quán cho các cán bộ quản lý cấp trung, đồng thời tư vấn cho họ trong ra quyết định đối với tình huống cụ thể
- Nhân viên, là chủ thể sử dụng CRM để tìm hiểu những thông tin phục vụ cho việc trao đổi hai chiều với nhà quản lý và đồng nghiệp Họ kỳ vọng được đưa và nhận thông tin, giải thích các chính sách, truyền thông về hiện trạng và tương lai của bản thân cũng như của tổ chức, doanh nghiệp
4.2.2 Nội dung sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Sử dụng để ra quyết định quản trị nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực trước hết được sử dụng trong hoạch định, tổ chức, triển khai và kiểm soát quản trị nguồn nhân lực
Ứng dụng quản lý nhân sự giúp tập hợp hồ sơ nhân sự, quản lý hệ thống chức danh công việc và bản mô tả công việc bao gồm tiêu chuẩn công việc cần thiết cho từng chức danh, cũng như cung cấp thông tin rõ ràng về cơ cấu nguồn nhân lực trong tổ chức Hệ thống lưu trữ thông tin về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các bộ phận thuộc cấu trúc, giúp quản lý nhân sự dễ dàng theo dõi, giám sát và tối ưu hóa hoạt động nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
- Hoạch định chiến lược, chính sách, kế hoạch tác nghiệp nguồn nhân lực của tổ chức, doanh nghiệp;
- Các báo cáo quản trị nguồn nhân lực: tuyển dụng nguồn nhân lực, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, đánh giá năng lực, đánh giá thực hiện công việc, đãi ngộ nguồn nhân lực (báo cáo nhân sự lương, thưởng, phúc lợi, năng lực đội ngũ, khen thưởng, kỷ luật, )
- Kiểm soát quản trị nguồn nhân lực thông qua các chỉ tiêu quản lí hiệu quả công việc; chỉ số KPI cá nhân/bộ phận; Cổng thông tin phản hồi
Sử dụng trong việc hoạch định nguồn lực của tổ chức, doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP)
Theo mô hình chuỗi giá trị của M.Porter (1980), chuỗi hoạt động và hệ thống thông tin cần quản lý của một tổ chức, doanh nghiệp được chia thành hai nhóm: hoạt động chính và hoạt động hỗ trợ Các hoạt động chính bao gồm: vận chuyển đầu vào, chế tạo, vận chuyển đầu ra, tiếp thị bán hàng, dịch vụ Các hoạt động hỗ trợ bao gồm: mua hàng, phát triển công nghệ, quản trị nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng tổ chức, doanh nghiệp Mô hình này giúp kết nối thông tin giữa các hoạt động, theo đó xác định khả năng và ứng dụng của HRIS trong hệ thống thông tin tổng thể.
Sử dụng trong hệ thống thông tin quản trị tri thức (Knowledge Management Systems)
Hệ thống thông tin quản trị tri thức là một chuỗi các hoạt động nhằm sáng tạo, cung cấp, tổng hợp, chuyển hóa, phổ biến và ứng dụng tri thức trong tổ chức, doanh nghiệp Quản trị tri thức là nhu cầu tự thân của tổ chức, doanh nghiệp để thích ứng với những đòi hỏi của nền kinh tế tri thức (gắn với gia tăng nhu cầu trao đổi thông tin, chia sẻ thông tin; nhu cầu của tri thức đổi mới, sáng tạo của nguồn nhân lực), của sự phát triển công nghệ thông tin (gắn với đòi hỏi về kỹ năng, năng lực công tác của nguồn nhân lực ngày càng cao, ngày càng nhạy bén, linh hoạt) Quản trị tri thức chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố "cứng" là hạ tầng công nghệ và các yếu tố "mềm" như cơ cẩu tổ chức, doanh nghiệp; văn hóa tổ chức và đặc biệt là hệ thống quản trị nguồn nhân lực.
Kiểm soát hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Kiểm soát hệ thống thông tin nguồn nhân lực là quá trình đánh giá sự phù hợp giữa kết quả đạt được và mục tiêu đề ra của hệ thống Nó bao gồm xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát liên quan đến hiệu quả của hệ thống, thực hiện các biện pháp điều chỉnh kịp thời để đảm bảo đạt được mục tiêu mong muốn.
Tiêu chuẩn kiểm soát hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Một HRIS thường được đánh giá là có chất lượng nêu nó góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quản trị nguồn nhân lực và hoạt động quản trị tổ chức Một số tiêu chuẩn được sử dụng để đánh giá hiệu quả của hệ thống thông tin nguồn nhân lực biểu hiện trên các khía cạnh sau:
- Chất lượng của hệ thống thông tin: Đạt được mục tiêu thiết kế để ra có nghĩa là đạt được các tiêu chí và thực hiện đầy đủ các chức năng được định dạng ban đầu;
- Chất lượng thông tin của hệ thống: Đáp ứng được chuẩn mực của hệ thống thông tin hiện hành đó là đảm bảo đủ tin cậy, tiện lợi, kịp thời, tối ưu, tốc độ, khả năng lưu trữ
- Việc sử dụng thông tin: Dễ sử dụng thể hiện ở việc những đối tượng liên quan dễ học, dễ đọc, dễ nhớ, dễ vận hành
Sự thỏa mãn của người sử dụng thông tin là mục tiêu quan trọng trong quản trị thông tin Để đạt được sự thỏa mãn này, cần cung cấp thông tin có giá trị gia tăng, hỗ trợ việc ra quyết định và thực hiện hành động hiệu quả trong các tổ chức và doanh nghiệp.
- Tác động của hệ thống thông tin đến cá nhân và tổ chức: Chi phí vận hành phù hợp với điều kiện của tổ chức, doanh nghiệp; Mềm dèo, linh hoạt để có thể dễ dàng điều chỉnh, bảo trì định kỳ và khi điều kiện thay đổi, nâng cấp mà vẫn đảm bảo chuẩn mực Điều chỉnh hệ thống thông tin nguồn nhân lực
- Cập nhật dữ liệu nguồn nhân lực thường xuyên và định kỳ (dữ liệu về cá nhân, về kết quả, hiệu suất công việc );
- Rà soát, điều chỉnh và nâng cấp hệ thống thông tin nguồn nhân lực để luôn đảm bảo tính chính xác, khách quan, kịp thời;
LIÊN HỆ THỰC TIỄN TẠI DOANH NGHIỆP MIRAE ASSET PREVOIR
Giới thiệu
Là thành viên của Công ty bảo hiểm nhân thọ Mirae Asset (Hàn Quốc) và Tập đoàn Prévoir (Pháp), Mirae Asset Prévoir là công ty bảo hiểm nhân thọ hàng đầu được thành lập năm
1988, chuyên cung cấp tập hợp các giải pháp tài chính toàn diện và bền vững cho khách hàng và đối tác
Dựa trên kinh nghiệm quản lý tài sản của Tập đoàn Tài chính Mirae Asset, Công ty bảo hiểm nhân thọ Mirae Asset được đánh giá cao về năng lực cạnh tranh trong thị trường bảo hiểm nhiều biến động, nơi đang thu hút sự chú ý với những công cụ tài chính mới nhất hiện nay Bảo hiểm nhân thọ Mirae Asset cũng được đánh giá là một công ty tài chính chủ động cung cấp các giải pháp tài chính toàn diện cho khách hàng
Mirae Asset Prévoir tập trung nâng cao sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu của khách hàng, xây dựng nền tảng vững mạnh về tài chính và tăng cường xây dựng các kênh phân phối đa dạng giúp khách hàng đưa ra quyết định dễ dàng hơn và sống tốt hơn với phương châm
“Cho ngày mai tốt hơn, từ hôm nay"
Công ty TNHH Bảo hiểm Nhân thọ Mirae Asset Prévoir được thành lập và hoạt động theo Giấy phép thành lập và hoạt động số 31GP/KDBH ngày 17/03/2005 do Bộ Tài Chính cấp và Giấy phép sửa đổi bổ sung Số 31/GPĐC10 /KDBH do Bộ Tài chính cấp ngày 08/05/2018 do Ko Young Wan – Chủ tịch kiêm Tổng Giám đốc làm người đại diện theo pháp luật
Tên tiếng Anh: Mirae Asset Prévoir Life Insurance Company Limited
Lĩnh vực kinh doanh: Bảo hiểm nhân thọ
Các nghiệp vụ được phép tiến hành kinh doanh: Bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm sức khỏe, tái bảo hiểm, đầu tư vốn nhàn rỗi, các hoạt động khác theo quy định của pháp luật.
Đặc điểm nổi bật
• Vốn điều lệ: 2.158 tỷ VND (hai ngàn một trăm năm mươi tám tỷ đồng)
• 15 Năm hoạt động tại Việt Nam
• Biên khả năng thanh toán: 2.000%
• Phục vụ hơn 200.000 khách hàng
• Kinh doanh có lãi liên tục trong 4 năm(*) 2016-2019
• Được vinh danh là “Đối tác bảo hiểm nhân thọ tốt nhất” tại Việt Nam năm 2023 tại giải thưởng International Finance
(*) Theo Báo cáo tài chính Mirae Asset Prévoir 2016-2019
Bộ máy tổ chức
Họ và tên Chức vụ Ngày bổ nhiệm/ miễn nhiệm Ông Ko Young Wan Chủ tịch Bố nhiệm ngày 06 tháng 02 năm 2020
Bà Patricia Lacoste Thành viên Bổ nhiệm ngày 11 tháng 05 năm 2018 Ông Khamsaya Soukhavong Thành viên Bổ nhiệm ngày 11 tháng 05 năm 2018 Ông Byun Jae Sang Thành viên Bố nhiêm ngày 29 tháng 05 năm 2019 Ông Seol Kyung Suk Thành viên Bổ nhiệm ngày 11 tháng 05 năm 2018 Ông Alferieff Ballhausen
Bố nhiệm ngày 20 tháng 11 năm 2020 Ông Kim Jae Sik Thành viên
Bổ nhiệm ngày 15 tháng 02 năm 2022
Họ và tên Chức vụ Ngày bổ nhiệm Ông Ko Young Wan Tổng Giám đốc Bố nhiệm ngày 14 tháng 05 năm 2021
Bà Trương Thị Diệu Thanh Giám đốc
Bổ nhiệm ngày 01 tháng 06 năm 2018 Ông Bùi Ngọc Long Giám đốc các kênh phân phối Bổ nhiệm ngày 26 tháng 03 năm 2018
Bà Võ Phạm Tú Cẩm Giám đốc Nhân sự và Hành chính
Bổ nhiệm ngày 01 tháng 01 năm 2019 ÔngKhamsaya
Soukhavong Giám đốc Tài chính Bố nhiệm ngày 14 tháng 05 năm 2021 Ông Nguyễn Quang Huy
Chuyên gia tính phí được chỉ định
Bổ nhiệm ngày 12 tháng 05 năm 2022
Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Tổng Giám đốc (CEO) nắm vai trò then chốt trong việc hoạch định định hướng và chiến lược phát triển của doanh nghiệp Họ chịu trách nhiệm lập kế hoạch kinh doanh, tài chính và đầu tư, cũng như đưa ra quyết định quan trọng liên quan đến hoạt động kinh doanh cốt lõi, đầu tư, tài chính, nhân sự, quản lý và kiểm tra hiệu quả hoạt động của các phòng ban Bên cạnh đó, CEO còn đại diện doanh nghiệp trong các mối quan hệ bên ngoài, bao gồm cơ quan nhà nước, đối tác chiến lược và các tổ chức tài chính.
Ban giám đốc sẽ thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng, bao gồm:
• Ra quyết định về mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
• Kiểm tra, giám sát và quản lý hoạt động của ban quản lý cấp dưới
• Giám sát việc tuân thủ các quy tắc nội bộ và quy định của pháp luật
• Dẫn dắt các phòng ban thực hiện kế hoạch theo đúng mục tiêu đề ra
Phòng kinh doanh là bộ phận thuộc khối Front Office, đóng vai trò tạo ra doanh số bán hàng và lợi nhuận trực tiếp cho doanh nghiệp Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm phát triển thị trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tư vấn và giới thiệu sản phẩm bảo hiểm phù hợp, ký kết hợp đồng, quản lý hợp đồng, chăm sóc khách hàng và thu thập thông tin thị trường, phản hồi của khách hàng để cải thiện sản phẩm và dịch vụ
Công việc cụ thể của phòng kinh doanh bao gồm:
• Tiếp cận khách hàng thông qua nhiều kênh khác nhau như: điện thoại, email, mạng xã hội, gặp gỡ trực tiếp,…
• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng
• Cung cấp thông tin, tư vấn cho khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp
• Thu thập và quản lý thông tin về khách hàng
• Đề xuất chiến lược phát triển thị trường, mở rộng tệp khách hàng
• Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng
• Tổng kết, báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng/quý/năm lên các cấp quản lý, lãnh đạo
• Theo dõi, giám sát hiệu quả hoạt động của đội ngũ nhân viên kinh doanh
• Đề xuất các kế hoạch đào tạo, phát triển năng lực cho đội ngũ
Phòng kinh doanh được xem là “mũi tiên phong”, đóng góp trực tiếp vào sự phát triển và thành công của công ty trên thị trường
Phòng Kỹ thuật đảm nhận các nhiệm vụ đánh giá rủi ro, thẩm định hồ sơ đề nghị bảo hiểm, giám định tổn thất, xác định nguyên nhân, mức độ tổn thất và thanh toán bồi thường, cũng như tham gia xây dựng các sản phẩm bảo hiểm mới đảm bảo tính an toàn và phù hợp với thị trường
Các công việc của phòng kỹ thuật bao gồm:
• Nghiên cứu, xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho các dự án kỹ thuật cho doanh nghiệp
• Lập và thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật
• Quản lý, giám sát kỹ thuật các dự án máy móc, thiết bị mới
• Thiết lập định mức kỹ thuật và đảm bảo các vấn đề kỹ thuật của hệ thống máy móc, thiết bị
• Phối hợp cùng với các phòng ban khác để hoàn thiện kế hoạch, phương án xây dựng hệ thống kỹ thuật
• Theo dõi, kiểm tra và giám sát quá trình thực hiện dự án, đảm bảo vấn đề kỹ thuật, tiến độ, thiết bị,… trong dự án
1.4.4 Phòng Tài chính - Kế toán:
Phòng Tài chính - Kế toán quản lý tài chính, kế toán của công ty, bao gồm quản lý ngân sách, theo dõi thu chi, quản lý dòng tiền, thanh toán chi phí, bồi thường bảo hiểm, hạch toán doanh thu, lợi nhuận và báo cáo tình hình tài chính của công ty Tài chính – kế toán là phòng ban có trách nhiệm quản lý và thực hiện các công việc liên quan đến hạch toán kế toán và quản lý nguồn vốn hiệu quả Từ đó đảm bảo các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đạt được hiệu quả tốt nhất
Công việc chính là phòng tài chính – kế toán đảm nhận có thể bao gồm:
• Tổ chức và điều hành bộ máy kế toán theo đúng quy định của nhà nước
• Quản lý và giám sát các hoạt động tài chính của doanh nghiệp, bao gồm: lập kế hoạch tài chính, quản lý nguồn vốn và tài sản, quản lý các khoản nợ vay và cho vay,…
• Thực hiện việc kê khai, quyết toán thuế, nộp thuế và các khoản phải nộp khác theo quy định của nhà nước
• Báo cáo, giải trình các số liệu về tài chính – kế toán lên cấp trên hoặc cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu
• Dự báo tài chính giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định liên quan đến đầu tư, mở rộng hoạt động kinh doanh
• Thường xuyên cập nhật các luật thuế, chính sách thuế hoặc quy định mới để đảm bảo hoạt động theo đúng quy định pháp luật
Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, quản lý quan hệ lao động, trả lương, thưởng và các chế độ phúc lợi, đánh giá hiệu quả công việc, và xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Chức năng chính của phòng ban này bao gồm:
• Tìm kiếm, tuyển dụng nhân sự chất lượng cao cho doanh nghiệp
• Quản lý đào tạo và phát triển năng lực của đội ngũ nhân viên
• Quản lý lương thưởng và phúc lợi, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ luật pháp về lao động
• Quản lý mối quan hệ giữa đội ngũ nhân viên và doanh nghiệp
• Theo dõi biến động nhân sự và lập kế hoạch tuyển dụng cho doanh nghiệp
Phòng Marketing thực hiện các công việc quảng bá thương hiệu, sản phẩm bảo hiểm thông qua các kênh truyền thông, tổ chức hoạt động xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, xây dựng chiến lược marketing và đo lường hiệu quả hoạt động marketing
Dưới đây là những nhiệm vụ và chức năng chính mà phòng Marketing đảm nhận:
• Xây dựng hình ảnh và phát triển thương hiệu cho doanh nghiệp
• Nghiên cứu và phân tích thị trường, xác định phân khúc khách hàng mục tiêu
• Xác định mục tiêu chiến lược, xây dựng kế hoạch và cách thức thực thi cụ thể
• Quảng bá sản phẩm, dịch vụ đến nhóm khách hàng mục tiêu
• Thiết lập và duy trì mối quan hệ với giới truyền thông, báo chí, KOL
• Quản lý, đào tạo đội ngũ nhân viên Marketing
1.4.7 Phòng Dịch vụ khách hàng:
Ngoài các phòng ban trên, bộ phận chăm sóc khách hàng cũng được tương tác và làm việc trực tiếp với khách hàng Phòng Dịch vụ khách hàng giải đáp thắc mắc, khiếu nại của khách hàng, cung cấp dịch vụ sau bán hàng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng với sản phẩm và dịch vụ của công ty
Các chức năng chính của phòng ban này bao gồm:
• Tiếp nhận mọi phản hồi, khiếu nại của khách hàng liên quan đến sản phẩm/dịch vụ
• Đưa ra giải pháp phù hợp để xử lý vấn đề cho khách hàng
• Tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng trước, trong và sau khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ
• Đóng vai trò là “cầu nối” giữa khách hàng và các bộ phận khác liên quan
• Giới thiệu đến khách hàng các chương trình giảm giá, khuyến mãi
• Duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng, thường xuyên thăm hỏi, tặng quà tri ân nhân các dịp đặc biệt.
Cơ cấu nguồn nhân lực
1.5.a Biểu đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo phòng ban tại Mirae Asset Prevoir
(Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2022)
1.5.b Biểu đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo giới tính tại Mirae Asset Prevoir
Kết quả sản xuất – kinh doanh
*Bảng Kết quả kinh doanh Bảo hiểm Mirae Asset Prévoir giai đoạn 2018 - 6T/2023 (tỷ đồng)
Vào tháng 9/2021, Mirae Asset Prévoir và Ngân hàng TMCP Việt Á (VietABank) hợp tác độc quyền phân phối sản phẩm bảo hiểm nhân thọ Theo đó, Mirae Asset Prévoir sẽ cung cấp các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ đến với khách hàng của VietABank thông qua 97 điểm giao dịch bao gồm chi nhánh và các phòng giao dịch của VietABank tại Việt Nam
Báo cáo tài chính Mirae Asset Prévoir cho thấy, kể từ khi liên kết hoạt động Bancassurance với VietABank, kết quả kinh doanh của Mirae Asset Prévoir có nhiều chuyển biến tích cực
Theo đó, kết thúc năm 2021, doanh thu thuần hoạt động kinh doanh bảo hiểm của Mirae
Asset Prévoir đạt 495 tỷ đồng, tăng 6% so với năm 2020
Năm 2022, Mirae Asset Prévoir ghi nhận doanh thu đạt 666 tỷ đồng, tăng trưởng 35% so với năm trước Đáng chú ý, lợi nhuận ròng sau thuế của công ty đạt hơn 84 tỷ đồng, gấp 4,6 lần so với cùng kỳ năm ngoái Kết quả này cho thấy sự tăng trưởng mạnh mẽ của Mirae Asset Prévoir trong năm 2022.
Kết thúc 6 tháng đầu năm 2023, Mirae Asset Prévoir ghi nhận 319 tỷ đồng doanh thu, giảm nhẹ so với cùng kỳ năm ngoái, thế nhưng nhờ tổng chi phí hoạt động kinh doanh bảo hiểm giảm mạnh, giúp công ty bảo hiểm này lãi ròng 149 tỷ đồng, tăng mạnh so với số lãi xấp xỉ 16 tỷ đồng thu được trong 6 tháng đầu năm 2022
*Bảng: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước của Bảo hiểm Mirae Asset Prévoir giai đoạn năm 2018 - 6T/2023
Tại ngày 30/6/2023, tổng tài sản Mirae Asset Prévoir đạt 3.723 tỷ đồng, tăng thêm 59 tỷ đồng sau 6 tháng Trong đó, công ty đang dùng 2.951 tỷ đồng cho các hoạt động đầu tư tài chính Có thể kể đến như Mirae Asset Prévoir đang có 1.198 tỷ đồng tiền gửi có kỳ hạn tại các tổ chức tín dụng (từ 3 tháng đến dưới 1 năm); 195 tỷ đồng tiền gửi có kỳ hạn tại các tổ chức tín dụng (dưới 1 tháng); 380 tỷ đồng tiền gửi trên 1 năm; 805 tỷ đồng trái phiếu doanh nghiệp; 276 tỷ đồng trái phiếu Chính phủ
2 Phỏng vấn Mrs Ngân - Nhân viên phòng Nhân Sự
Bảng hỏi phỏng vấn
1 Hệ thống/ phần mềm/ nền tảng mà doanh nghiệp sử dụng?
2 Nội dung thông tin & quy trình sử dụng HRIS của doanh nghiệp?
3 Vai trò cụ thể của HRIS đối với doanh nghiệp và người lao động
- Ảnnh hưởng đến việc ra quyết định của các nhà quản trị như thế nào?
- Mang lại lợi ích, thuận tiện như thế nào cho doanh nghiệp và người lao động?
4 Yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng HRIS của doanh nghiệp?
5 Cần đảm bảo những nguyên tắc nào trong việc xây dựng và thực hiện HRIS? Doanh nghiệp làm thế nào để đảm bảo những nguyên tắc này?
6 Quy trình xây dựng HRIS của doanh nghiệp
- Ai là người phụ trách việc xây dựng HRIS của doanh nghiệp?
- Doanh nghiệp thu thập thông tin, cập nhật thông tin mới & loại bỏ thông tin hết giá trị như thế nào? Tần suất ra sao?
- Ai là người sử dụng?
- Quyền sử dụng đối với các cấp khác nhau như thế nào? (quản lý cấp cao/ bộ phận nhân sự/ nhân viên bình thường)
- Nhân viên tại công ty được đào tạo như thế nào để sử dụng hiệu quả HRIS?
- Ai phụ trách theo dõi, kiểm soát và đánh giá HRIS?
- Cá nhân anh/ chị đánh giá về HRIS của doanh nghiệp: khó khăn & lợi ích khi sử dụng?
Phân tích phỏng vấn
2.2.1 Hệ thống/ phần mềm/ nền tảng mà doanh nghiệp sử dụng?
Công ty bảo hiểm nhân thọ Mirae Asset Prevoir sử dụng website HR Portal Đây là website thuộc nội bộ của doanh nghiệp và luôn được đảm bảo sự bảo mật về các thông tin của nhân sự trong doanh nghiệp
Trong một doanh nghiệp, tổ chức, nhu cầu trao đổi và lưu trữ những thông tin, dữ liệu liên quan đến công việc, tổ chức là tất yếu Nhưng các dữ liệu này lại đang được lưu trữ ở nhiều dạng, trên nhiều nền tảng khác nhau một cách rời rạc, không thống nhất dẫn đến khó khăn trong công tác tập hợp, tìm kiếm mà thông tin lại còn không được bảo mật do phải lưu trữ ở 1 bên thứ 3 Do đó, HR Portal giúp mọi thông tin có thể được tập hợp, lưu trữ trên cùng một nền tảng duy nhất, cho phép truy xuất, tập hợp nhanh chóng với độ an toàn, bảo mật cao đã trở thành nhu cầu thiết yếu trong mỗi doanh nghiệp HR Portal có thể hiểu là một hệ thống trực tuyến được thiết kế để quản lý các thông tin và quy trình liên quan đến các vấn đề về nhân sự, tiền lương cho phép các doanh nghiệp đang tăng trưởng quy mô nhân sự có thể tự động hóa việc nghỉ phép, tính lương, đánh giá nhân sự giúp giảm tải công việc cho bộ phận nhân sự
2.2.2 Nội dung thông tin HRIS của doanh nghiệp?
* Nội dung thông tin được đưa ra trong hệ thống:
Khi truy cập website, nhân viên và nhà quản lý có thể cập nhật các thông tin liên quan đến hồ sơ cá nhân của nhân viên, bao gồm thông tin cơ bản, học vấn, kinh nghiệm làm việc, khen thưởng và kỷ luật Ngoài ra, người dùng còn có thể tra cứu danh sách nhân sự công ty, theo dõi thông tin về ngày công, xem bảng lương, quản lý lịch trình tăng ca – nghỉ phép, đi công tác và đánh giá năng lực nhân viên.
Hồ sơ nhân viên trên HR Portal sẽ bao gồm nhân thân của mỗi nhân viên ví dụ như họ tên ngày tháng năm sinh, quê quán Mỗi một hồ sơ sơ yếu lý lịch nhân viên đều phải có ngày nhân viên enjoy vào công ty, mã code nhân viên, mã số thuế, bộ phận, chức danh, nơi làm việc, các cấp quản lý, thông tin liên hệ, thông tin liên hệ của chồng hoặc vợ hoặc con cái khi mà họ có những sự kiện khẩn cấp cần phải thông tin b, Danh sách nhân sự
Danh sách nhân sự trên website HR Portal của công ty Bảo hiểm Mirae Asset Prevoir có thể bao gồm các thông tin như: Thông tin cơ bản (họ tên, chức vụ, bộ phận, email, số điện thoại, hình ảnh), thông tin liên quan đến công việc, thông tin liên quan khác,
Bên cạnh đó, trong danh sách nhân sự thì nhân sự được chia ra theo chi nhánh phòng ban và cơ cấu tổ chức theo từng level Ví dụ như CEO thì thường bao gồm phó tổng giám đốc, tổng giám đốc, về office thì có các bộ phận chia nhỏ ra như accounting, phòng quản lý rủi ro, phòng quản lý hợp đồng phát hành hợp đồng, bộ phận claim chuyên giải quyết quyền lợi bảo hiểm, bộ phận chăm sóc khách hàng Danh sách nhân sự sẽ bao gồm những thông tin về họ tên, chức danh, thông tin liên hệ Các thông tin này sẽ được cập nhật lên hệ thống mỗi khi có sự thay đổi về mặt nhân sự.
Ví dụ thông tin về vai trò, nhiệm vụ của các nhà quản trị tại Mirae Asset Prevoir được hiển thị trên hệ thống:
DANH VAI TRÒ, NHIỆM VỤ
1 Ko Young Wan Chủ tịch kiêm Tổng Giám đốc Điều hành mọi hoạt động kinh doanh theo đúng sứ mệnh và tầm nhìn chiến lược Hội đồng Quản trị vạch ra cho Công ty
Giám đốc Chi nhánh Hà Nội
- Thiết kế, xây dựng, quản lý quy trình nghiệp vụ bảo hiểm nhằm hỗ trợ phù hợp và hiệu quả cho các kênh phân phối ngày càng đa dạng tại Mirae Asset Prevoir
- Trực tiếp thực hiện công việc đối ngoại với
Bộ trực thuộc trong các vấn đề hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Giám đốc Tài chính Điều hành các hoạt động tài chính phù hợp với tầm nhìn sứ mệnh do Ban Quản trị đề ra
4 Võ Phạm Tú Cẩm Giám đốc
Quản lý toàn bộ chiến lược hoạt động nhân sự nhằm hỗ trợ các phòng ban đạt được các mục tiêu của Mirae Asset Prevoir thông qua nguồn tài nguyên quý giá nhất - Người tài
Huy Chuyên gia Định phí - Phân tích rủi ro, xác định và đánh giá các rủi ro
- Định giá sản phẩm, tính toán mức phí bảo hiểm phù hợp
- Quản lý dự phòng, tính toán mức dự phòng
- Báo cáo và tư vấn
- Tham gia xây dựng chiến lược kinh doanh c, Thông tin về ngày công, tăng ca nghỉ phép và đi công tác
Tại website HR Portal thì thông tin về ngày công tăng ca, nghỉ phép, đi công tác nằm trong bảng công tổng hợp và sẽ có ngày công chuẩn và số ngày công thực tế, chi tiết giờ vào làm, giờ ra về, thống kê số ngày tăng ca số ngày nghỉ phép Ví dụ như muốn tăng ca thì nhân viên cần đăng ký trực tiếp số ngày tăng ca, số ngày nghỉ phép Thông tin về ngày nghỉ sẽ được thống kê rất là chi tiết bao gồm thời gian nghỉ và người duyệt nghỉ Về đi công tác thì trên hệ thống sẽ có đầy đủ lịch trình về ngày đi, ngày về, phương tiện đi lại và các biên lai giấy tờ trong chuyến đi Và tất cả nhân viên sau khi đi công tác về cần cập nhật đầy đủ những thông tin về chi phí di chuyển, di phí phát sinh,
Những thông tin trên hệ thống sẽ giúp quản lý có thể theo dõi số ngày công của từng nhân viên, kiểm tra số ngày nghỉ phép còn lại của từng nhân viên, phê duyệt hoặc từ chối đơn xin nghỉ phép của nhân viên và lập báo cáo về số ngày công, ngày nghỉ phép của toàn công ty Ngoài ra, cũng là những thông tin hữu ích giúp nhân viên có thể xem số ngày công của bản thân, xem số ngày nghỉ phép còn lại của bản thân, đăng ký xin nghỉ phép trực tuyến và xem lịch sử nghỉ phép của bản thân
Hệ thống thông tin về ngày công, ngày nghỉ phép và đi công tác cung cấp dữ liệu toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý nhân sự Bằng cách số hóa các quy trình quản lý này, doanh nghiệp có thể cải thiện tính chính xác, giảm bớt công việc thủ công và tăng cường hiệu quả Ngoài ra, hệ thống này cũng giúp nhân viên truy cập dễ dàng vào thông tin ngày công và nghỉ phép của mình, từ đó nâng cao sự hài lòng và động lực làm việc.
Doanh nghiệp thường chốt công vào ngày 22 và chuyển lương vào ngày 25 hàng tháng Vào đầu ngày 25, HR sẽ gửi email thông báo cho từng cá nhân, đồng thời cập nhật thông tin lên hệ thống về: lương cơ bản, phụ cấp, ngày công chuẩn và công thực tế, thu nhập chịu thuế (nếu có), các khoản bổ sung và chốt lại là số tiền thực lĩnh trong tháng của nhân viên Nhờ có hệ thống thông tin về bảng lương, thời gian trả lương và số lương thực tế nhân viên nhận được mà họ có thể tự kiểm tra phiếu lương, xem chi tiết các loại phí BXH, thuế thu nhập ngoài ra nhân viên còn có thể tự kiểm tra ngày công để đưa ra những phản hồi nếu cần thiết e, Thông tin về hệ thống, cách thức đánh giá nhân viên
Dữ liệu được thu thập và lưu trữ trên hệ thống bao gồm thông tin hồ sơ nhân sự, hợp đồng, chính sách lương bổng – phúc lợi, cơ chế khen thưởng – kỷ luật, quá trình công tác,…Những dữ liệu này sẽ được tổng hợp, phân tích và theo dõi thường xuyên để làm cơ sở cho việc ra quyết định và đề xuất các chiến lược quan trọng liên quan đến nguồn nhân lực Bảo hiểm Mirae Asset Prevoir rất thông minh khi đưa ra những giải pháp nhân sự vô cùng hữu hiệu Ở công ty, 1 năm chia làm 2 kỳ đánh giá để đánh giá nhân sự đó là: 6 tháng đầu năm và cả năm Thông thường đầu năm, mỗi bộ phận sẽ đặt ra KPI cho từng cá nhân Qua các kỳ đánh giá, mỗi nhân viên phải tự đánh giá bản thân đã hoàn thành được bao nhiêu % so với KPI đặt ra từ đầu năm Sau đó, sẽ được các cấp quản lý review, đánh giá và đưa ra quyết định dựa trên các tiêu chí hoàn thành KPI của từng cá nhân đó Bản đánh giá nhân viên cuối cùng sẽ được nhân viên và cấp quản lý (người trực tiếp đánh giá) ký xác nhận và nộp lại cho HR Sau đó, HR sẽ cập nhật lên hệ thống
2.2.3 Vai trò cụ thể của HRIS đối với doanh nghiệp và người lao động
HRIS cung cấp số liệu chính xác về tình hình biến động nhân sự, năng lực lao động và tiềm năng phát triển Những thông tin này giúp ban lãnh đạo có căn cứ để điều chỉnh mục tiêu và định hướng hoạt động của tổ chức sao cho phù hợp với cơ cấu nhân sự theo từng thời kỳ, giai đoạn và bộ phận khác nhau Điều này đảm bảo rằng mục tiêu và định hướng của tổ chức luôn phản ánh chính xác tiềm lực con người của mình.
