Liên hệ thực tế về Hệ thống thông tin nguồn nhân lực tại Mirae Asset Prévoir trong Kỷ nguyên số

LIÊN HỆ THỰC TIỄN TẠI DOANH NGHIỆP MIRAE ASSET PREVOIR

Là thành viên của Công ty bảo hiểm nhân thọ Mirae Asset (Hàn Quốc) và Tập đoàn Prévoir (Pháp), Mirae Asset Prévoir là công ty bảo hiểm nhân thọ hàng đầu được thành lập năm 1988, chuyên cung cấp tập hợp các giải pháp tài chính toàn diện và bền vững cho khách hàng và đối tác. Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm phát triển thị trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tư vấn và giới thiệu sản phẩm bảo hiểm phù hợp, ký kết hợp đồng, quản lý hợp đồng, chăm sóc khách hàng và thu thập thông tin thị trường, phản hồi của khách hàng để cải thiện sản phẩm và dịch vụ. Phòng Kỹ thuật đảm nhận các nhiệm vụ đánh giá rủi ro, thẩm định hồ sơ đề nghị bảo hiểm, giám định tổn thất, xác định nguyên nhân, mức độ tổn thất và thanh toán bồi thường, cũng như tham gia xây dựng các sản phẩm bảo hiểm mới đảm bảo tính an toàn và phù hợp với thị trường.

Kết thúc 6 tháng đầu năm 2023, Mirae Asset Prévoir ghi nhận 319 tỷ đồng doanh thu, giảm nhẹ so với cùng kỳ năm ngoái, thế nhưng nhờ tổng chi phí hoạt động kinh doanh bảo hiểm giảm mạnh, giúp công ty bảo hiểm này lãi ròng 149 tỷ đồng, tăng mạnh so với số lãi xấp xỉ 16 tỷ đồng thu được trong 6 tháng đầu năm 2022. HR Portal có thể hiểu là một hệ thống trực tuyến được thiết kế để quản lý các thông tin và quy trình liên quan đến các vấn đề về nhân sự, tiền lương cho phép các doanh nghiệp đang tăng trưởng quy mô nhân sự có thể tự động hóa việc nghỉ phép, tính lương, đánh giá nhân sự giúp giảm tải công việc cho bộ phận nhân sự. Mỗi một hồ sơ sơ yếu lý lịch nhân viên đều phải có ngày nhân viên enjoy vào công ty, mã code nhân viên, mã số thuế, bộ phận, chức danh, nơi làm việc, các cấp quản lý, thông tin liên hệ, thông tin liên hệ của chồng hoặc vợ hoặc con cái khi mà họ có những sự kiện khẩn cấp cần phải thông tin.

Ví dụ như CEO thì thường bao gồm phó tổng giám đốc, tổng giám đốc, về office thì có các bộ phận chia nhỏ ra như accounting, phòng quản lý rủi ro, phòng quản lý hợp đồng phát hành hợp đồng, bộ phận claim chuyên giải quyết quyền lợi bảo hiểm, bộ phận chăm sóc khách hàng..Danh sách nhân sự sẽ bao gồm những thông tin về họ tên, chức danh, thông tin liên hệ. Những thụng tin trờn hệ thống sẽ giỳp quản lý cú thể theo dừi số ngày cụng của từng nhân viên, kiểm tra số ngày nghỉ phép còn lại của từng nhân viên, phê duyệt hoặc từ chối đơn xin nghỉ phép của nhân viên và lập báo cáo về số ngày công, ngày nghỉ phép của toàn công ty. Nhờ có hệ thống thông tin về bảng lương, thời gian trả lương và số lương thực tế nhân viên nhận được mà họ có thể tự kiểm tra phiếu lương, xem chi tiết các loại phí BXH, thuế thu nhập ngoài ra nhân viên còn có thể tự kiểm tra ngày công để đưa ra những phản hồi nếu cần thiết.

- Phản ánh chính xác tiềm lực con người của tổ chức: HRIS cung cấp các dữ kiện về tình hình biến động nhân sự, chất lượng lao động, tiềm năng phát triển để từ đó ban lãnh đạo có căn cứ để điều chỉnh mục tiêu, định hướng hoạt động phù hợp với cơ cấu nhân sự theo từng thời kỳ, giai đoạn và bộ phận khác nhau. - Ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định của nhà quản trị: Dựa trên dữ liệu của hệ thống thông tin, các nhà quản lý bộ phận HR sẽ có thể đưa ra quyết định về số lượng nhân viên cần tuyển thêm hoặc cần đào thải, về bố trí nhân lực làm việc ở vị trí – bộ phận nào cho thích hợp,…. Nhà quản lý có thể tiếp nhận toàn bộ các ý kiến đóng góp, khiếu nại của nhân sự nhằm nâng cao chất lượng quản lý, đồng thời phía nhân viên cũng cú thể chủ động theo dừi dữ liệu thụng tin của chớnh mỡnh trờn hệ thống như hồ sơ nhân sự, bảng công, phiếu lương,…Nhờ đó, quy trình quản trị nguồn nhân lực luụn được đảm bảo minh bạch, rừ ràng và cú sự tương tỏc liền mạch, 2 chiều giữa mọi cấp độ.

Yếu tố lớn nhất là phải bắt kịp với sự phát triển công nghệ thông tin mà đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có 100% có vốn nước ngoài thì sẽ phải thay đổi cách tiếp cận công nghệ thông tin thì mới kịp xu hướng của thời đại và nhu cầu người lao động và người sử dụng lao động. Để đem lại hiệu quả cao khi sử dụng hệ thống HRIS này thì trước khi đưa vào sử dụng hệ thống này với nhân viên và đặc biệt với nhân viên mới thì công ty sẽ có những chương trình đào tạo hội nhập và training cho toàn bộ nhân viên cách sử dụng hệ thống sao cho đúng và hiệu quả. Hệ thống sử dụng cỏc giải phỏp lưu trữ đỏm mõy giỳp theo dừi và đỏnh giỏ hiệu quả công việc của nhân viên một cách dễ dàng; bên cạnh đó việc cập nhật và chính xác về nhân viên, giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt trong điều chỉnh lực lượng nhân sự cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

- Thứ hai, hệ thống thông tin nguồn nhân lực thuộc môi trường mạng toàn cầu, cho phép truy cập từ nhiều máy khác nhau, nên rất có thể có nguy cơ bị tấn công, dẫn đến rò rỉ thông tin cá nhân của nhân viên, những thông tin này có thể bị đánh cắp, dẫn đến nguy cơ bị lừa đảo, giả mạo hoặc sử dụng cho mục đích xấu. - Thứ ba, hệ thống nguồn nhân lực là một tập hợp các phần mềm và phần cứng phức tạp, có thể gặp lỗi do nhiều nguyên nhân khác nhau như lỗi kỹ thuật, lỗi trong quá trình thiết kế, phát triển hoặc cập nhật phần mềm; lỗi do hư hỏng phần cứng hoặc lỗi do môi trường hoạt động không phù hợp dẫn đến gián đoạn hoạt động, hoạt động không ổn định, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của doanh nghiệp.