HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỦ ĐỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN lực

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI KHOA KINH TẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỦ ĐỀ: HỆ THỐNG THÔNG TIN NG̀N NHÂN LỰC QTKD B K9 Đờng Nai – 11/2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI KHOA KINH TẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ CHỦ ĐỀ: HỆ THỐNG THÔNG TIN NGUỒN NHÂN LỰC Cơ sở lý thuyết + ứng dụng phần mềm hệ thống thông tin nguồn nhân lực Sinh viên thực hiện: Nguyễn Trần Ngọc Diễm Trần Ngọc Thuỷ Tiên Nguyễn Công Bằng Bùi Trung Hiếu Khoa: Kinh Tế Ngành: Quản trị kinh doanh Lớp QTKD B K9 NỘI DUNG I Khái quát về hệ thống thông tin nguồn nhân lực: Các chức bản của HTTT nguồn nhân lực Sơ đồ nguồn dữ liệu đầu vào/ra của HTTT nguồn nhân lực II Phân loại hệ thống thông tin nguồn nhân lực mức tác nghiệp Các hệ thông tin nguồn nhân lực mức tác nghiệp a Phân hệ thông tin quản lý lương b Phân hệ thông tin quản lý vị trí làm việc c Phân hệ thông tin quản lý người lao động d Phân hệ thông tin tuyển chọn nhân viên sắp xếp công việc Các hệ thống thông tin nhân lực chiến thuật a Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc: b Hệ thống thông tin lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực: c Hệ thống thơng tin quản lí lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp: d Hệ thống thông tin kế hoạch hóa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Các hệ thông tin nguồn nhân lực chiến lược III Phần mền quản lí nguồn nhân lực: Phần mền quản trị ứng dụng chung quản lí nguồn nhân lực (phần mềm đa năng) Phần mền ứng dụng chuyên biệt quản trị nguồn nhân lực I Khái quát về hệ thống thông tin nguồn nhân lực: Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (Human Resource Information System - HRIS) hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ toàn diện tiềm trí lực, thể lực người, người tập thể, bao gồm mặt số lượng, chất lượng, thời điểm: khứ, dự kiến tương lai Hệ thống gắn liền cách hợp với phân hệ thông tin khác DN HTTT kế tốn tài chính, HTTT sản xuất HTTT Marketing, tạo thành HTTT hợp phục vụ quản trị doanh nghiệp nói chung Các chức của HTTT nguồn nhân lực: - Hỗ trợ hoạt động quản lý liên quan đến nhân tổ chức DN - HTTT quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò hết sức quan trọng việc đảm bảo thành công tổ chức - Thực việc phân tích lập kế hoạch nguồn nhân lực, tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, phân công công việc hoạt động khác liên quan đến nhân lực - Cung cấp thông tin cho tất người làm công tác quản trị nhân lực tổ chức, nhằm đảm bảo chi phí nhân cơng thấp cho việc hoàn thành mục tiêu mà tổ chức đề - Các quyết định quản trị nhân lực cần hỗ trợ HTTT quản trị nhân lực: + Tuyển chọn người lao động + Đánh giá ứng cử viên người lao động doanh nghiệp + Phân tích thiết kế cơng việc + Đào tạo phát triển nguồn nhân lực + Cung cấp báo cáo cho phủ theo yêu cầu + Quảng lý lương bổng người lao động kế hoạch trợ cấp + Lên kế hoạch ngắn dài hạn nhu cầu nguồn nhân lực Sơ đồ nguồn dữ liệu đầu vào/ra của HTTT nguồn nhân lực Mô hình hệ thống thông tin nguồn nhân lực Nguồn liệu đầu vào HTTT quản lý nhân bao gồm: Kế hoạch chiến lược sách kinh doanh tổ chức hệ thống xử lý giao dịch hệ thống xử lý lương hệ thống xử lý đơn hàng hệ thống xử lý liệu nhân nguồn liệu từ bên tổ chức Nguồn liệu đầu vào HTTT quản trị nhân lực bao gồm: Kế hoạch chiến lược sách kinh doanh tổ chức, HTTT xử lý giao dịch hệ thống xử lý lương, hệ thống xử lý đơn hàng, hệ thống xử lý liệu nhân Dữ liệu nguồn nhân lực tổ chức thường bao gồm liệu nghề nghiệp kĩ kinh nghiệm làm việc thông tin quan trọng khác CSDL Những liệu hữu ích cho việc lựa chọn đối tượng nhân lực cho công việc dự án Rất nhiều nguồn liệu quan trọng từ bên ngồi dùng cho HTTT quản lý nhân VD: mức lương trả cho nhân công quan khác liệu thống kê nhân lực sử dụng để xác định mức lương tiền công cho nhân viên tổ chức Đầu HTTT quản lý nhân bao gồm báo cáo quản lý báo cáo kế hoạch nguồn nhân lực, báo cáo tổng hợp kỹ công việc, báo cáo khảo sát lương Bằng việc cung cấp báo cáo quản lý, HTTT quản lý nguồn nhân lực có khả gia tăng giá trị cho sản phẩm dịch vụ đơn vị II Phân loại hệ thống thông tin nguồn nhân lực mức tác nghiệp Cũng giống hệ thống thơng tin quản lý chun chức khác, góc độ quản lý HTTT nguồn nhân lực phân thành mức: tác nghiệp, chiến thuật chiến lược Mức quản lý Chiến lược Chiến thuật Tác nghiệp Các phân hệ thông tin nguồn nhân lực - Kế hoạch hóa nguồn nhân lực - Đàm phán lao động - HTTT phân tích thiết kế cơng việc - HTTT tuyển dụng nguồn nhân lực - HTTT quản lý lương thưởng bảo hiểm trợ cấp - HTTT đào tạo phát triển nguồn nhân lực - Phân hệ thông tin quản lý lương, - Phân hệ thông tin quản lý vị trí cơng việc - Phân hệ thơng tin quản lý người lao động - Phân hệ TT tuyển chọn nhân viên xếp công việc Bảng các HTTT nguồn nhân lực theo mức quản lý Các hệ thông tin nguồn nhân lực mức tác nghiệp Hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp hệ thống thực việc thu thập thông tin, liệu nhân sự, hỗ trợ nhà quản lí ban hành qút định nhân có tính thủ tục, lặp lại Các hệ thống còn chứa sách, qui định Chính phủ người lao động Ví dụ: phân hệ cung cấp báo cáo tình trạng sức khoẻ người lao động, thông tin tai nạn nghiêm trọng hay bệnh nghề nghiệp… Các nhà quản lý sử dụng thơng tin để tính tai nạn bệnh nghề nghiệp bình qn cho tồn tổ chức, cho đơn vị phận, cho ca làm việc, dự án; xác định địa điểm, ngành nghề hay người phụ trách liên đới đến tỉ lệ tai nạn bệnh tật cao tỉ lệ trung bình; sở đặt u cầu đào tạo hay đào tạo lại nội quy bảo hộ lao động cho người người phụ trách họ Nhà quản lý có nhu cầu xếp thông tin thu nhận theo nhóm nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp a Phân hệ thông tin quản lý lương: Phân hệ quản lý lương thực thu thập báo cáo liệu nguồn nhân lực doanh nghiệp Các tệp quản lý lương chứa lượng lớn thông tin người lao động, hệ số lương người lao động, nhóm thu nhập thâm niên nghề nghiệp người lao động thơng tin có ích cho quản trị viên nhân lực quyết định Ví dụ: mức lương, đơn giá tiền lương, bậc lương, hệ số phụ cấp trách nhiệm, hệ số khuyến khích trình độ, hệ số chất lượng cơng tác tháng, mức đóng bảo hiểm xã hội, y tế, cơng đồn phí b Phân hệ thông tin quản lý vị trí làm việc: Trong công việc đơn vị nhỏ chia từ hoạt động tổ chức, doanh nghiệp vị trí phần công việc thực người lao động Mục tiêu phân hệ thơng tin quản lí vị trí làm việc xác định vị trí lao động tổ chức, phạm trù nghề nghiệp vị trí nhân đảm đương vị trí Định kì, phân hệ thơng tin quản lí vị trí làm việc cung cấp danh mục vị trí lao động theo ngành nghề, theo phòng ban phận, theo nội dung công việc theo u cầu cơng việc cùng danh mục vị trí làm việc còn khuyết nhân lực Những danh mục liệt kê vị trí làm việc còn khuyết theo ngành nghề có ích cho phận quản trị nhân việc quyết định tuyển người Phân hệ cung cấp nhiều thơng tin hữu ích giúp cho quản trị viên hệ thống phát vấn đề nguồn nhân lực để từ quyết định chiến thuật phù hợp c Phân hệ thông tin quản lý người lao động: Phòng tổ chức – hành phải trì thơng tin tất nhân doanh nghiệp để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác phân chia thành nhiều HTTT quản lý như: + Tệp nhân phần hệ thống thông tin quản lý người lao động, chứa liệu thân nhân thông tin liên quan đến tổ chức họ tên, giới tính, tình trạng gia đình, trình độ học vấn, … + Danh mục kỹ phần khác hệ thống thông tin quản lý người lao động là, chứa thơng tin kinh nghiệm làm việc, sở thích cơng việc, điểm trắc nghiệm, sở thích khả đặc biệt khác người lao động Danh mục giúp cho quản trị viên nhân lực xác định lực người lao động xếp người, việc để đạt hiệu lao động cao nhất; đồng thời sử dụng để quyết định đề bạt, đào tạo hay thuyên chuyển người lao động, nhằm kích thích khả ngành nghề linh hoạt xếp vị trí việc làm d Phân hệ thơng tin tuyển chọn nhân viên sắp xếp công việc: Sau đã xác định vị trí cơng việc yêu cầu người lao động vị trí cơng việc đó, hệ thống thơng tin tuyển chọn nhân viên xếp công việc hỗ trợ nhà quản lí tiến hành q trình tuyển mộ, sàng lọc, đánh giá, lựa chọn xếp người lao động vào vị trí làm việc còn trống Số liệu thu qua phỏng vấn, sát hạch quyết định tiếp nhận, phân công công việc phải thu thập lưu giữ lại theo yêu cầu điều luật, phục vụ mục đích phân tích sau Các hệ thơng tin nguồn nhân lực chiến thuật Hệ thống thông tin nhân lực chiến thuật hệ thống hỗ trợ nhà quản lý ban hành quyết định liên quan đến phân bổ nguồn nhân lực tổ chức Trong lĩnh vực quản trị nhân lực, quyết định mức bao gồm lập kế hoạch tuyển dụng người lao động, phân tích thiết kế cơng việc, qút định phát triển đào tạo nhân lực hay quyết định kế hoạch hoá quĩ lương, thưởng trợ cấp cho người lao động a Hệ thống thông tin phân tích thiết kế cơng việc: Phân tích thiết kế cơng việc bao gồm q trình mơ tả công việc cần thiết tổ chức lực, phẩm chất cần có người lao động để thực cơng việc Kết q trình Bản mơ tả cơng việc Bản đặc tả công việc Bản mô tả công việc phải nêu mục đích, nghĩa vụ trách nhiệm người lao động công việc cùng với điều kiện chuẩn mực để thực thi nghĩa vụ trách nhiệm Bản đặc tả công việc nêu kĩ năng, trình độ, kinh nghiệm phẩm chất cần thiết khác người lao động để xếp vào vị trí làm việc mô tả - Đầu vào cho hệ thống thơng tin phân tích thiết kế cơng việc liệu thu qua phỏng vấn người phụ trách, người lao động hướng dẫn Thông tin thu từ môi trường tổ chức đầu vào hệ thống thơng tin kiểu này, ví dụ từ nghiệp đoàn lao động, từ đối thủ cạnh tranh hay từ tổ chức phủ - Đầu hệ thống thơng tin phân tích thiết kế công việc mô tả đặc tả công việc Các thông tin tạo sở cho nhà quản lí quyết định chiến thuật như: + Xác định giá trị tương đối công việc so với công việc khác tổ chức để thực nguyên tắc trả lương công bằng cho người lao động nội tổ chức + Xây dựng danh mục chức danh cách gọn nhẹ + Kết nối với hệ thống thông tin quản lí vị trí làm việc, từ đưa danh mục vị trí làm việc còn khuyết nhân theo nội dung công việc, theo kĩ nghề nghiệp, theo trình độ theo kinh nghiệm làm việc cần cho vị trí đó; Xác định phẩm chất, kĩ loại nhân lực cần tuyển dụng + Thực việc đánh giá, đề bạt hay buộc việc người lao động b Hệ thống thông tin lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực: Chức đảm bảo cung cấp cho tổ chức nhân lực có đào tạo, có khả đảm đương vị trí cơng việc còn trống, xác định từ HTTT quản lý vị trí làm việc mơ tả HTTT phân tích thiết kế cơng việc; đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ theo luật định hợp đồng biên chế lao động Hệ thống thông tin lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực thu thập xử lí nhiều kiểu thơng tin khác để lên kế hoạch danh sách vị trí cơng việc còn trống; danh sách người lao động dự kiến tuổi hưu trí, thuyên chuyển hay buộc việc,… Cung cấp thông tin để giúp nhà quản lí kiểm sốt hoạt động tuyển chọn nhân lực c Hệ thớng thơng tin quản lí lương, thưởng bảo hiểm, trợ cấp: Hệ thống thông tin quản lí lương, thưởng bảo hiểm, trợ cấp hỗ trợ nhà quản lí xây dựng kế hoạch lương, thưởng trợ cấp theo giai đoạn (quí, năm ) Hệ thống sử dụng thông tin liên quan đến kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh chung tổ chức để cung cấp thông tin đầu quĩ lương kế hoạch chung cho tổ chức, theo đơn vị thành viên; Dựa vào đó, hệ thống lương có sở để tính lương (tạm ứng) cho người lao động d Hệ thống thông tin kế hoạch hóa đào tạo phát triển nguồn nhân lực: Là hoạt động quan trọng phong quản trị nhân lực nhằm nâng cao chất lượng người lao động Dựa vào thông tin thu từ hệ thống thơng tin quản lí vị trí làm việc hệ thống thơng tin phân tích thiết kế cơng việc, hệ thống thơng tin kế hoạch hóa đào tạo phát triển nguồn nhân lực xử lí cung cấp kế hoạch đào tạo (theo giai đoạn), quản trị chương trình đào tạo người lao động nhằm thoả mãn yêu cầu công việc Các hệ thông tin nguồn nhân lực chiến lựợc Khái niệm: Hệ thống thông tin nhân lực mức chiến lược hay cịn gọi hệ thống thơng tin kế hoạch hóa nguồn nhân lực Hệ thống thơng tin nhân lực mức chiến lược trình mà thơng qua doanh nghiệp đảm bảo đầy đủ cụ thể số lượng chất lượng người lao động phù hợp với yêu cầu công việc, vào lúc để tổ chức đạt mục tiêu đề Thông tin đầu vào hệ thống thơng tin kế hoạch hóa nguồn nhân lực kế hoạch chiến lược trung hạn dài hạn như: mở rộng thị trường, xây dựng nhà máy hay mở văn phòng địa điểm đưa sản phẩm cẩn đến thông tin số lượng chất lượng lao động có, để thực mục tiêu doanh nghiệp thế cần kế hoạch hóa nguồn nhân lực để phục vụ mục đích Nó xác định nguồn nhân lực cần để thực mục tiêu doanh nghiệp vạch kế hoạch III Phần mền quản lí nguồn nhân lực Rất hiều phần mềm thương mại hóa dùng cho nhân viên quản trị nhân lực Được chia thành loại: Phần mềm đa phần mềm chuyên dụng Phần mền quản trị ứng dụng chung quản lí nguồn nhân lực - phần mềm đa - Quản lý nhân trình kéo dài từ xây dựng kế hoạch tuyển dụng đến sau nhân nghỉ khỏi cơng ty Mỗi nhân bao gồm nhiều thơng tin rời rạc, khó quản lý nếu quản lý bằng giấy tờ file riêng lẻ, đặc biệt cập nhật, thay đổi thông tin cá nhân, việc liệu không “khớp” với khơng phải hiếm Chính vậy, cần có hệ thống phần mềm phù hợp giúp quản lý thông tin cá nhân nhân cách xuyên suốt trình làm việc doanh nghiệp - Phần mềm ứng dụng chung phần mềm sử dụng rộng rãi lĩnh vực khác: Phần mềm quản trị sở liệu, phần mềm bảng tính phần mềm thống kê ● Phần mềm quản trị sở dữ liệu: - Chức năng: lập tệp liệu mô tả công việc, vị trí làm việc, lực nhân viên, tệp người xin việc… - Từ tệp này, nhà quản lý tiến hành phân tích “What If” cho mục tiêu lập kế hoạch chiến lược hoạt động tác nghiệp cách nhanh chóng - Cho phép phát triển hệ thống nhanh hoàn toàn kiểm soát hệ thống - Giúp lưu trữ số lượng tài liệu cực lớn, vẫn đảm bảo tính nguyên vẹn file liệu - Giảm trùng lặp thông tin mở mức tối đa, hạn chế xảy tình trạng dư thừa liệu Từ đó, đảm bảo tính đồng tồn vẹn hệ thống thông tin liệu - Tuy nhiên, để sử dụng phần mềm đòi hỏi trình độ quản trị sở liệu định nhân viên quản trị nhân lực Bên cạnh đó, tệp liệu sử dụng chung cho nhân viên quản trị viên phận chức khác phòng quản trị nhân lực VD1: Hằng ngày, đã sử dụng phần mền quản trị sở liệu Đó lướt web, xem phim, vào mạng đọc tin tức từ trang báo hàng ngày Tất trang sử dụng hệ thống lưu trữ liệu Khi người dùng click vào xem, hệ thống trả liệu hình người dùng VD2: Các phần mềm quản trị sở liệu phổ biến VD3: phần mềm cụ thể: FAST HRM online: lưu trữ tất thông tin nhân viên như: mã nhân viên, họ tên, phận… ● Các sở dữ liệu trực tuyến: - Cung cấp cho nhà kế hoạch hóa nguồn nhân lực thông tin về: xu hướng kinh tế, thống kê lao động, mức lương đối thủ cạnh tranh, kinh nghiệm kỹ nghề nghiệp nhân cơng lao động quy định Chính phủ… - Các sở liệu giúp đánh giá tồn diện mặt nhân cơng ty, từ xây dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng hiệu quả, nhu cầu ● Phần mềm bảng tính: - Chức năng: + Lập ngân sách nói chung ngân sách dự án nguồn nhân lực nói riêng để đánh giá liệu vấn đề nguồn nhân lực khác + Lập biểu mẫu thống kê: số lượng tỷ lệ lao động ngành nghề khác nhau; tai nạn bệnh tật tử vong; số lượng tỉ lệ nhân lực theo nhóm tuổi khác + Tạo nhiều bảng công, bảng lương theo yêu cầu đặc thù doanh nghiệp + Tính lương tự động - khép kín + … VD: phần mềm quản lý nhân MISA AMIS ● Phần mềm thớng kê: Các quản trị viên nhân lực sử dụng phần mềm thống kê để phục vụ nhiều mục đích khác nhau: - Phân tích thành phần nhân viên phòng ban phận nhằm xác định xem số lao động nhiều tuổi chiếm đa số hay thiểu số sở để lập kế hoạch tuyển bổ sung lao động để xác định xem vị trí cơng việc rơi vào tình trạng thiếu người đảm nhận lý hưu trí lao động - Xác định mối tương quan nhóm ngành cơng việc với loại tai nạn bệnh tật sở cho phép tìm nhóm ngành nghề có tỷ lệ tai nạn hay bệnh tật cao bất thường - Ngoại suy để tìm chi phí bảo hiểm sức khoẻ khoản trợ cấp khác cho năm tới nhằm dự báo chi phí lượng tương lai doanh nghiệp VD: từ liệu, thông tin, kết hợp với công cụ, phần mềm đưa báo cáo tiến độ công việc, rõ nhân viên đã hồn thành cơng việc, cơng việc chưa hoàn thành, nhân viên làm nhiều nhất, muộn nhất… Phần mền ứng dụng chuyên biệt quản trị nguồn nhân lực Cùng với giúp đỡ máy tính nhà quản lý thực phân tích What - If phục vụ trình quyết định Phần mềm đào tạo trực tuyến nhân viên đào tạo quản lý, đào tạo bán hàng, đào tạo tin học xem phần mềm chuyên dụng ứng dụng HTTT nhân lực Có nhóm phần mềm thiết kế chuyên biệt cho chức quản trị nhân lực phần mềm quản trị nhân lực thông minh phần mềm quản trị nhân lực chuyên biệt - Trong phần mềm quản trị nhân lực thông minh tất tệp quản trị nhân lực thiết kế theo cách tích hợp quản trị cách hợp phần mềm quản trị sở liệu cho chương trình ứng dụng cung cấp báo cáo từ hay từ tất tệp - Phần mềm quản trị nhân lực chuyên biệt cho phép nhà quản trị nhân lực tự động hóa hay vài hoạt động quản trị nhân lực cách nhanh chóng dễ dàng VD: Phần mềm đào tạo sử dụng để đào tạo trực tuyến nhân viên, đào tạo quản lý, đào tạo bán hàng, đào tạo máy vi tính hay đào tạo soạn thảo văn Trong chương trình đào tạo có sử dụng phần mềm phần cứng đa phương tiện Tin học hóa chức quản trị nhân việc hết sức cần thiết lượng lớn liệu vị trí cơng việc nhân viên cần trì cách xác nhu cầu truy nhập liệu thường xuyên để lên báo cáo quản trị định kỳ báo cáo dành cho tổ chức Chính phủ cách kịp thời ● Video ví dụ chung về phần mềm quản trị ứng dụng chung https://drive.google.com/file/d/1czL9rUUXyonU4Nsl4MAYmK6HNY5iTco/view?usp=sharing Ứng dụng chứa tất phần mềm nói trên: quản trị sở liệu: lưu tất thông tin nhân sự, vị trí làm việc, Phần mềm bảng tính: hệ thống tính tốn lương, thời gian làm việc nhân viên, Phần mềm thống kê: từ thông tin lương, số làm việc, thời gian còn lại, đưa quyết định kịp thời gia hạn hợp đồng nhân sự, thăng chức, tăng lương, ... Các hệ thông tin nguồn nhân lực chiến lựợc Khái niệm: Hệ thống thông tin nhân lực mức chiến lược hay cịn gọi hệ thống thơng tin kế hoạch hóa nguồn nhân lực Hệ thống thơng tin nhân lực mức... lực theo mức quản lý Các hệ thông tin nguồn nhân lực mức tác nghiệp Hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp hệ thống thực việc thu thập thông tin, liệu nhân sự, hỗ trợ nhà quản lí ban hành... hệ thông tin quản lý lương, - Phân hệ thông tin quản lý vị trí cơng việc - Phân hệ thơng tin quản lý người lao động - Phân hệ TT tuyển chọn nhân viên xếp công việc Bảng các HTTT nguồn nhân lực