the project plan tính minh bạch nơi công sở

Một số vấn đề thường gặp liên quan đến tính minh bạch là: sự chênh lệch về tiền lương, sựthiếu rõ ràng về chính sách, quyền lợi, sự thiếu thông tin về tình hình kinh doanh, sự thiếugiao

THE PROJECT PLAN TÍNH MINH BẠCH NƠI CÔNG SỞ

(Logo/Poster of Project or Team)

*********

INFORMATION OF GROUP

Group name: Mất Kiểm Soát Class: IB1713

MEMBER

I TỔNG QUAN DỰ ÁN

1 Bối cảnh nghiên cứu

Dựa vào thực trạng ngày nay, tính minh bạch vô cùng cần thiết đối với những mối quan hệ giữa người với người và đặc biệt là ở nơi công sở, nó tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, hợp tác và tôn trọng Tính minh bạch ảnh hưởng đến sự hài lòng, gắn kết và hiệu quả làm việc của nhân viên Tuy nhiên, việc duy trì và cải thiện tính minh bạch trong nội bộ nơi công sở không phải là một công việc đơn giản, mà đòi hỏi sự tham gia và đóng góp của tất cả các cấp lãnh đạo và nhân viên, cũng như sự hỗ trợ của các chính sách, quy trình và công cụ phù hợp

Một số vấn đề thường gặp liên quan đến tính minh bạch là: sự chênh lệch về tiền lương, sự thiếu rõ ràng về chính sách, quyền lợi, sự thiếu thông tin về tình hình kinh doanh, sự thiếu giao tiếp giữa các phòng ban, giữa giám đốc và nhân viên, giữa các cá nhân nơi công sở, v.v Chúng ta đang sống ở thời đại 4.0, nơi mà mọi cuộc giao dịch đều cần 2 chữ “minh bạch”, ví

dụ như trong mua hàng online hay trực tiếp, thứ đầu tiên mà mọi khách hàng đều quan tâm là

ai là người cung cấp sản phẩm đó Trong nội bộ công sở cũng tương tự như vậy, mọi người thường đối chiếu những thông tin mà bản thân nhận được với những cá nhân khác để xem thông tin đó có chính xác hay không

Khi thiếu đi sự minh bạch sẽ sinh ra những vấn đề cá nhân giữa các phòng ban và mọi người với nhau, khi cuộc trò chuyện giữa hai bên đều nghi ngờ lẫn nhau rằng đối phương đang không trung thực Một trường hợp khác liên quan đến tính minh bạch đó là liệu có hay không việc công ty thực sự đáp ứng được những gì đã ghi trên cam kết khi tuyển dụng hay không Những vấn đề như không nhận được sự hỗ trợ cần thiết từ những người hướng dẫn hay tiền lương, cơ hội thăng tiến, môi trường làm việc ở trong mỗi tờ poster hay quảng cáo tuyển dụng nhân viên, là 1 thực trạng cho sự thiếu minh bạch minh bạch Vấn đề giao tiếp như phải đối mặt với sự ngại ngùng, e ngại của nhân viên đối với giám đốc, các phòng ban dẫn đến sự hạn chế nhất trong nội dung có thể truyền tải Hiện nay những bài review hay những bài báo

về vấn đề xoay quanh thiếu minh bạch, sự khó khăn trong môi trường làm việc nơi công sở gần đây trở nên thành một điều không thể thiếu đối với những người đã và đang tìm việc, làm

việc Ví dụ như “Mở lời với sếp dễ hay khó” (Báo Tuổi trẻ); “Ông chủ nợ lương nhân viên mua nhà cho con cháu” (VnExpress), “Những khó khăn của thực tập sinh” (Linkedin),…

2 Mục đích của dự án

Dự án xây dựng handbook về tính minh bạch trong giao tiếp tại nơi công sở nhằm mục đích chủ yếu là tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, nơi mà giao tiếp minh bạch được coi trọng

và khuyến khích Handbook này không chỉ là một nguồn thông tin, mà còn là một công cụ hữu ích giúp nhân viên và lãnh đạo thực hiện giao tiếp minh bạch một cách hiệu quả

Chúng tôi hiểu rằng tính minh bạch là chìa khóa để xây dựng lòng tin và cam kết từ phía nhân viên Chúng tôi kỳ vọng rằng thông tin này sẽ tăng cường độ tin cậy và cam kết từ phía nhân viên, đặc biệt là khi họ cảm nhận được sự chân thành và minh bạch trong giao tiếp

Handbook cũng nhấn mạnh việc xây dựng một môi trường làm việc mở cửa và trách nhiệm, nơi mà thông tin được chia sẻ một cách tự do giữa các bộ phận và cấp bậc Chúng tôi tin rằng việc giảm thiểu sự hiểu lầm và tăng cường tương tác giữa các đồng đội sẽ tạo ra một cộng đồng làm việc tích cực và hỗ trợ

Hướng dẫn trong handbook không chỉ giới hạn ở việc cung cấp các nguyên tắc và phương pháp giao tiếp minh bạch, mà còn bao gồm cách thức giao tiếp trong những tình huống khó khăn, trong quá trình quản lý dự án và trong các cuộc họp Chúng tôi mong muốn rằng thông tin này sẽ giúp nhân viên và lãnh đạo áp dụng giao tiếp minh bạch vào công việc hàng ngày,

từ đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả

3 Phương pháp thu thập thông tin:

3.1 Khảo sát qua bảng hỏi

Khảo sát bao gồm những câu hỏi để đánh giá xoay quanh những vấn đề và thu nhập những ý kiến của mọi người về văn hóa nội bộ nơi công sở, đặc biệt là về tính minh bạch và sự xung đột Kết quả của bản khảo sát này sẽ được sử dụng để nghiên cứu và đề xuất những giải pháp cải thiện văn hóa nơi công sở

Đối tượng nhóm chúng tôi khảo sát hướng tới là những người đang trong quá trình làm việc ở môi trường công sở bao gồm nhân viên chính thức hay thực tập sinh, những người đã có trải nghiệm trong môi trường đó Số lượng khảo sát dự kiến là 60 người

Thời gian dự kiến thực hiện khảo sát từ ngày 18/1 đến ngày 25/1 dưới hình thức online qua Google Form: https://forms.gle/oRnHqbvT13JAhfxR8

3.2 Khảo sát qua phỏng vấn

Bộ câu hỏi phóng vấn về TÍNH MINH BẠCH

- Bạn cảm thấy có được đầy đủ thông tin cần thiết để hiểu rõ về quyết định và hướng dẫn

từ lãnh đạo không?

- Bạn cảm thấy có đủ cơ hội để đưa ra ý kiến, đóng góp ý kiến của mình không?

- Bạn có tin rằng thông tin phản hồi được truyền đạt một cách trung thực và không che dấu không?

- Tổ chức có quy trình rõ ràng cho việc thông báo thông tin quan trọng không?

- Làm thế nào tổ chức đảm bảo rằng thông tin được chia sẻ qua các kênh này là minh bạch

và chính xác?

- Có những biện pháp nào tổ chức đang thực hiện để đảm bảo tính trung thực trong giao tiếp của lãnh đạo không?

Bộ câu hỏi phỏng vấn về SỰ XUNG ĐỘT

- Những xung đột, khúc mắc thường diễn ra ở trong môi trường đang làm việc là gì?

- Nguyên nhân thường xuyên dẫn đến những xung đột đó là gì?

- Những hệ quả từ việc xung đột xảy ra một cách thường xuyên là gì?

Số lượng nhóm dự kiến phỏng vấn là 3 người, trong đó có 1 người thực tập sinh, 1 đã có từ

1-3 năm trong công việc và 1 người có trên 1-3 năm kinh nghiệm

Thời gian dự kiến phỏng vấn từ 18/1 đến 23/1, hình thức phỏng vấn bao gồm cả trực tiếp và trực tuyến (qua Google Meet)

II PHÂN TÍCH KẾT QUẢ KHẢO SÁT

1 Kết quả khảo sát qua bảng hỏi

Thực tế khảo sát của nhóm 68 người

Từ thông tin thu nhập được nhóm phân tích và đánh giá

1.1 Thâm niên làm việc

Dữ liệu từ khảo sát cho thấy sự tiếp cận lớn đến vấn đề được khảo sát từ phía nhóm người có thâm niên làm việc dưới 1 năm và từ 1 đến 3 năm, với tỷ lệ lần lượt là 60,6% và 33,3% Trong khi đó, nhóm người có thâm niên làm việc trên 3 năm chỉ chiếm 6,1% Nhóm người có thâm niên dưới 1 năm có tỷ lệ lớn nhất, có thể đại diện cho những người mới gia nhập tổ chức

Nhóm người có thâm niên từ 1 đến 3 năm cũng chiếm một phần lớn, cho thấy sự quan tâm và tham gia tích cực từ phía những người đã có một thời gian làm việc đáng kể trong tổ chức

Nhóm người có thâm niên trên 3 năm chỉ số ít, đây có thể là nhóm nhân viên đã có trải nghiệm

và có thể họ không còn quan tâm nhiều đến các vấn đề mới hoặc có thể đã đủ hiểu biết về môi trường làm việc trong tổ chức

1.2 Tầm quan trọng của sự minh bạch trong nội bộ công ty

Dữ liệu từ khảo sát cho thấy rằng đa số người tham gia khảo sát đánh giá tầm quan trọng của tính minh bạch trong nội bộ công ty ở mức độ cao Cụ thể, tỷ lệ đánh giá ở mức độ 4 và 5 là 18,5%

và 70,8% tương ứng Điều này chỉ ra rằng một lượng lớn người tham gia khảo sát coi tính minh bạch là yếu tố quan trọng hoặc rất quan trọng đối với môi trường làm việc trong công ty

Ngoài ra, tỷ lệ đánh giá ở mức độ trung bình chỉ là 10,8%, đồng nghĩa với việc có một số nhỏ người có ý kiến trung bình về tính minh bạch trong nội bộ công ty

1.3 Mức độ minh bạch trong giao tiếp nơi làm việc

Kết quả từ khảo sát cho thấy một xu hướng tích cực về mức độ minh bạch trong giao tiếp tại nơi làm việc Mức độ 4 và 5 lần lượt chiếm tổng cộng là 66% (33,8% + 32,2%), cho thấy một tỷ lệ lớn người tham gia khảo sát đánh giá cao tính minh bạch trong giao tiếp

Sự phân bố gần nhau giữa các mức độ 3, 4 và 5 chỉ ra rằng có sự đồng nhất trong quan điểm của những người tham gia khảo sát về mức độ minh bạch Mức độ 3 là một phần lớn và có thể đại diện cho những người có ý kiến trung bình về mức độ minh bạch Điều này có thể là một tín hiệu

để tập trung vào nhóm này và hiểu rõ hơn về những điểm họ có thể muốn cải thiện hoặc những vấn đề cụ thể họ đang gặp phải

1.4 Mức độ nhận được sự hỗ trợ từ những người hướng dẫn

Dựa vào kết quả khảo sát về mức độ nhận được sự hỗ trợ từ người hướng dẫn ở công ty, có thể rút ra một số điều quan trọng

Mức độ 5 là mức độ cao nhất Điều này có thể cho thấy có một mối liên quan giữa sự hỗ trợ mạnh mẽ từ người hướng dẫn và tính minh bạch trong giao tiếp Mức độ 4 cũng là một mức độ đáng chú ý, đặc biệt khi xem xét sự ổn định và đồng nhất trong sự hỗ trợ Mức độ 3 có thể là một nhóm quan trọng cần xem xét kỹ hơn Điều này có thể là cơ hội để tăng cường sự minh bạch và

hỗ trợ

Phản hồi chi tiết từ nhóm ở mức độ 3 có thể giúp chúng tôi hiểu rõ hơn về những điểm họ muốn cải thiện và mong đợi gì từ người hướng dẫn

1.5 Vấn đề về cam kết trong hợp đồng

Sự chênh lệch giữa lựa chọn "có" và "không" (56,9% và 43,1% tương ứng) đều chỉ ra rằng vẫn

có một phần không nhỏ người tham gia khảo sát gặp vấn đề trong việc bị đối xử không đúng với những điều kiện đã được cam kết trong hợp đồng

Những chênh lệch trong cam kết hợp đồng cần được bàn bạc và giải quyết một cách công bằng

Có thể cần phải tìm hiểu chi tiết hơn về nguyên nhân của sự chênh lệch để có giải pháp hiệu quả

Khảo sát có thể là một cơ hội để thu thập phản hồi chi tiết từ những người chọn "không" Điều này có thể giúp chúng tôi hiểu rõ hơn về những vấn đề cụ thể và đưa ra các biện pháp cải thiện

1.6 Công ty có chia sẻ tài chính và hướng đi trong tương lai cho nhân viên

Dựa theo khảo sát, những công ty chia sẻ những con số tài chính và hướng đi trong tương lai cho nhân viên chiếm 53,8% Trong khi đó 46,2% là những nơi có nhân viên không được chia sẻ về những con số tài chính và hướng đi trong tương lai

Qua đó có thể thấy được việc chia sẻ những con số và hướng đi trong tương lai cho nhân viên là

vô cùng quan trọng

1.7 Sự công khai và minh bạch về các chính sách đãi ngộ, tiền lương, thưởng cho nhân viên

Dựa vào bảng kết quả khảo sát, ta có thể thấy được mức độ công khai và minh bạch về các chính sách đãi ngộ, tiền lương và thưởng cho nhân viên như sau Mức độ 5 chiếm tổng cộng là 38,5%,

là mức độ cao nhất Điều này có thể cho thấy có một sự rõ ràng về chính sách đãi ngộ cho các nhân viên Mức độ 4 với tỷ lệ 24,6% cũng là một mức độ đáng chú ý Mức độ 3 chiếm 26,2%, có thể là một nhóm quan trọng cần xem xét kỹ hơn Mức độ 2 và 1 chiếm tổng cộng 10,8%, chỉ ra rằng một số người nhận định mức độ minh bạch thấp Đây có thể là nhóm cần chú ý đặc biệt và xem xét cách cải thiện sự hỗ trợ và minh bạch cho họ

1.8 Các buổi họp ngắn có được tổ chức để các thành viên chia sẻ về khó khăn họ đang gặp phải không?

Dựa vào thông tin từ khảo sát, ta có thể suy ra rằng tổ chức cuộc họp thường xuyên là một phần quan trọng trong môi trường công sở Từ tỷ lệ 58,5% cuộc họp được tổ chức và 41,5% không có cuộc họp, ta có thể khẳng định rằng hầu hết các tổ chức công sở đều đặt sự chú trọng vào việc tạo cơ hội cho nhân viên thể hiện quan điểm và phản ánh về những khó khăn trong công việc

1.9 Cơ hội để nhân viên phản hồi, khiếu nại công kai

Dựa vào biểu đồ khảo sát, ta có thể thấy rằng mức độ giữa có và không là xấp sỉ nhau nhưng vẫn

có một ít chênh lệch Bên cạnh đó ý kiến cho rằng vừa đủ cơ hội là không đáng kể Con số 50% của lựa chọn có cho chúng ta thấy rằng một nửa số nhân viên là có cơ hội để bày tỏ ý kiến qua các kênh phản hồi và khiếu nại của công ty Ngoài ra cơ hội nhân viên không có cơ hội phản hồi

và khiếu nại là 48,5% Đây là một con số đáng chú ý và là một vấn đề cần cải thiện giúp hỗ trợ

về vấn đề khiếu nại công khai trong môi trường công sở

1.10 Tầm quan trọng của tính minh bạch trong công ty

Dựa vào biểu đồ khảo sát, ta có thể thấy được rằng 72,3% mọi người lựa chọn rằng tính minh bạch trong công ty sẽ tạo nên một môi trường làm việc lành mạnh và 87,7% mọi người tin tưởng rằng tính minh bạch sẽ làm tăng cường niềm tin giữa các nhân viên, lãnh đạo và các phòng ban

Bên cạnh đó việc đánh giá chính xác về năng lực của nhân viên cũng vô cùng quan trọng, con số này chiếm đến 75,4% sự lựa chọn của mọi người Dù số phần trăm người lựa chọn rằng tính minh bạch dẫn đến giảm thiểu những rủi ro và cải thiện năng suất làm việc kém hơn một chút so với những yếu tố khác với phần trăm là 50,8% và 47.7% nhưng nó vẫn thể hiện rằng tính minh bạch cũng giúp cải thiện năng suất làm việc và giảm thiểu những rủi ro không cần thiết trong quá trình làm việc

1.11 Những cách để có thể tạo nên một môi trường minh bạch

Từ kết quả thu được có thể thấy được có nhiều cách để chúng ta hướng tới một môi trường minh bạch với nhiều cách khác nhau như tiếp nhận, đóng góp và khuyến khích mọi người cộng tác với nhau

1.12 Những xung đột thường diễn ra

Có nhiều cách để giải quyết những xung đột khác nhau và trong biểu đồ thấy được phương hợp tác và thỏa hiệp luôn được ưu tiên nhất (61% và 53%) đối với mọi người bởi sự tối ưu cũng như

có thể san sẻ những khó khăn cho nhau Một số khác cho rằng cạnh tranh và lẩn tránh(34% và 44%) là phương pháp có thể xem xét, điều này đúng với tùy trường hợp nhất định

1.13 Nguyên nhân dẫn đến xung đột

Điều này chứng tỏ có nhiều nguyên nhân dẫn đến những xung đột bao gồm vấn đề cá nhân, công việc, giao tiếp Hầu hết mọi người cho rằng trong môi trường làm việc thì thứ gây xung đột chính

là công việc không được đồng đều hay thiếu hụt nhân lực dẫn những sự bất mãn, lên tới 70%

1.14 Hệ quả của xung đột

Như những gì đã đề cập đến trong khảo sát, những người tham gia cảm thấy những tác động xấu của việc xảy ra xung đột với nhau vô cùng nghiêm trọng và ở đây lần lượt là thiếu tin tưởng, chia phe phái và trốn tránh công việc là thường xuyên xảy ra nhất với 64%, 68%, 66% Điều này gây ảnh hưởng xấu đến môi trường làm việc và kéo theo là môi trường không còn được thoải mái

1.15 Cách để giải quyết xung đột

Có nhiều cách để giải quyết những xung đột khác nhau và trong biểu đồ thấy được phương hợp tác và thỏa hiệp luôn được ưu tiên nhất (61% và 53%) đối với mọi người bởi sự tối ưu cũng như

có thể san sẻ những khó khăn cho nhau Một số khác cho rằng cạnh tranh và lẩn tránh(34% và 44%) là phương pháp có thể xem xét, điều này đúng với tùy trường hợp nhất định

2 Kết quả khảo sát qua phỏng vấn

https://drive.google.com/drive/folders/1NeehvYkpHn7LzbdgKMeWYgW5U2PcTYFh? usp=drive_link

II.1 Kết quả phỏng vấn thực tập sinh

- Tên: Lê Tuấn Đạt

- Nghề nghiệp : sinh viên năm cuối của Đại Học Bách Khoa Hà Nội Đã có 1 có kinh nghiệm thực tập 3 tháng tại FPT software hiện đang đi làm tại công ty về kỹ thuật cánh máy bay của Canada có trụ sở tại Việt Nam

Vấn đề đầu tiên đó chính là việc các thông tin được đưa xuống cho nhân viên luôn luôn đầy

đủ bên cạnh đó còn nhận được các kênh thông tin từ các bên không trực tiếp làm việc với mình cũng luôn gửi các email hay workspace cho nhân viên nên thông tin luôn được đầy đủ

Cách xác thực thông tin đó chính là khi email được gửi xuống cho nhân viên thì nó không chỉ được gửi cho 1 người mà được gửi cho nhiều người trong cùng 1 công ty nên mọi người sẽ cùng nhau xác thực tính minh bạch của thông tin từ đó tránh được sự sai sót

Tính minh bạch được xác thực từ khi đưa ra vì nó mọi người đều được tham gia góp ý vào mọi quyết định của công ty từ đó nó luôn được minh bạch từ trên xuống dưới

Sự xung đột trong giao tiếp có thể nhận thấy khi thái độ của mọi người trở nên căng thẳng hơn tuy nhiên đó là điều tốt khi mọi người có thể kiểm soát được sự xung đột Môi trường làm việc tại FPT được coi là bình đẳng khi nhân viên có thể đưa ra ý kiến trái chiều với sếp

và hoàn toàn có thể được chấp thuận khi có thể bảo vệ được quan điểm của bản thân

Sự xung đột trong giao tiếp có thể đến từ việc đó chính là khác biệt về cách nghĩ bên cạnh đó cũng có thể là do cách truyền đạt chưa tốt

II.2 Kết quả phỏng vấn người từ 1-3 năm