NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TRONG KIỂM TOÁNBÁO CÁO TÀI CHÍNH DO TỔ CHỨC KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP THỰC HIỆN
Khái quát chung về khoản mục nợ phải trả người bán
1.1.1 Khái niệm nợ phải trả người bán
Theo giáo trình Nguyên lý kế toán (xuất bản năm 2014), nhà xuất bản Tài chính: “Nợ phải trả là nghĩa vụ tài chính hiện tại mà đơn vị kế toán thanh toán bằng nguồn lực của mình.”
Nợ phải trả là phần vốn doanh nghiệp đi chiếm dụng từ bên ngoài để hình thành nên một phần vốn của mình, bao gồm các khoản mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ, máy móc, thiết bị,… trước ngày kết thúc năm DN có nghĩa vụ phải trả đúng hạn đối với các người bán Trong thực tế, không có một doanh nghiệp nào sử dụng hoàn toàn vốn của mình để hoạt động kinh doanh, do hoạt động sản xuất kinh doanh rất đa dạng và phong phú, phần nguồn vốn của DN không thể đáp ứng yêu cầu thanh toán của DN Do đó, việc kết hợp đúng giữa vốn chủ sở hữu và vốn đi chiếm dụng sẽ mang lại hiệu quả cao cho DN Đòi hỏi phải được quản lí chặt chẽ
Nợ phải trả của doanh nghiệp gồm : Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn
Nợ ngắn hạn: Là khoản tiền mà doanh nghiệp có trách nhiệm trả trong vòng một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh bình thường
Nợ ngắn hạn gồm các khoản: Vay ngắn hạn; khoản nợ dài hạn đến hạn trả; các khoản tiền phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu; thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước; tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng phải trả cho người lao động; các khoản chi phí phải trả; các khoản nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn; các khoản phải trả ngắn hạn khác
Nợ dài hạn: Là các khoản nợ mà thời gian trả nợ trên một năm
Nợ dài hạn gồm các khoản: Vay dài hạn cho đầu tư phát triển; nợ dài hạn phải trả; trái phiếu phát hành; các khoản nhận ký quỹ, ký cược dài hạn; thuế thu nhập hoãn lại phải trả; quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm; dự phòng phải trả
Việc hình thành nên khoản mục NPTNB liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào, …nên nó ảnh hưởng đến hầu hết các khoản mục khác trên BCTC Do vậy, nó chiếm một vị trí quan trọng trong kiểm toán BCTC
1.1.2 Nguyên tắc, yêu cầu hạch toán khoản mục nợ phải trả người bán
Theo chế độ kế toán hiện hành, khi hạch toán khoản mục NPTNB cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:
Phải theo dõi chi tiết khoản mục NPTNB theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra việc thanh toán kịp thời
Khoản NPTNB được ghi nhận khi phát sinh các nghiệp vụ mua hàng nhưng chưa thanh toán cho người bán, Ghi giảm NPTNB khi DN thanh toán các khoản nợ cho người bán, ứng trước tiền mua hàng cho người bán nhưng chưa nhận được hàng hóa, các khoản chiết khấu thương mại, mua hàng được giảm giá, mua hàng kém chất lượng được trả lại…
Thời điểm DN ghi nhận các khoản NPTNB là khi DN mua hàng hóa nhưng chưa thanh toán, hoặc hàng mua cuối tháng đã về nhưng chưa có hóa đơn, DN ghi theo giá tạm tính, khi hóa đơn về sẽ chỉnh sửa theo giá thực tế
Phải theo dõi thường xuyên số đã thanh toán, số còn phải thanh toán cho người bán, định kì đối chiếu số dư công nợ với người bánđể có kế hoạch trả nợ cho phù hợp Phải có bảng theo dõi và phân loại theo thời gian Đối với người bán có số dư lớn phải có biên bản đối chiếu số dư
Đối với các khoản phải trả bằng ngoại tệ, phải theo dõi cả nguyên tệ và quy đổi ra Việt Nam đồng Cuối kì tiến hànhđánh giá và điều chỉnh lại theo tỉ giá thực tế
Cuối năm tài chính, căn cứ vào số dư chi tiết từng bên nợ/có của tài khoản 331/131 để lên bảng cân đối kế toán Không được bù trừ số dư giữa 2 bên với nhau
Tài khoản sử dụng và kết cấu tài khoản:
Tài khoản được sử dụng để hạch toán khoản mục NPTNB là tài khoản
331 Tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của DN cho người bán vật tư hàng hóa, cung cấp dịch vụ, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã kí kết Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu, xây lắp chính, phụ Không phản ánh vào tài khoản này các khoản trả tiền ngay.
Kết cấu của tài khoản:
Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp
Số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao
Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hàng bán hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng
Chiết khấu thanh toán hoặc chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán
Giá trị vật tư hàng hóa thiếu hụt, kém chất lượng khi kiểm nhận và trả lại cho người bán
Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức
Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ Số dư bên Nợ ( nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán chi tiết theo từng đối tượng cụ thể Khi lập bảng cân đối kế toán phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên tài sản và nguồn vốn
Chứng từ kế toán sử dụng:
Kế hoạch sản xuất kinh doanh, giấy đề nghị xin mua của bộ phận sử dụng, đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán ,thuê tài sản, nhà cửa, đất đai, phiếu báo giá, biên bản giao nhận hàng, đề nghị thanh toán, chứng từ vận chuyển, biên bản thanh lí hợp đồng mua bán, vận chuyển,…
1.1.4 Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục nợ phải trả người bán
Khái quát về kiểm toán khoản mục nợ phải trả người bán trong kiểm toán báo cáo tài chính
Mục tiêu kiểm toán tổng quát làthu thập đầy đủ bằng chứng thích hợp, từ đó đưa ra lời xác nhậnvề mức độ trung thực hợp lí và độ tin cậy của các khoản NPTNB trên BCTC Đồng thời cung cấp những thông tin, tài liệu có liên quan làm cơ sở tham chiếu khi kiểm toán các khoản mục khác như HTK, tiền và tương đương tiền,…
Mục tiêu kiểm toán cụ thể tương ứng với từng CSDL, có 3 nhóm CSDL như sau: a, CSDL đối với các giao dịch và sự kiện phát sinh trong kỳ:
CSDL Mục tiêu kiểm toán
Tính hiện hữu Đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh là có thật
Tính đầy đủ Các nghiệp vụ phải trả và thanh toán được ghi nhận đầy đủ
Tính chính xác Các nghiệp vụ được ghi chép đúng số tiền, người bán
Tổng hợp Các nghiệp vụ ghi chép trong sổ chi tiết được tổng hợp đúng đắn
Phân loại Các nghiệp vụ ghi chép trong sổ nhật kí được phân loại đúng đắn Đúng kì Các nghiệp vụ được ghi chép đúng kì, đảm bảo số phát sinh kì nào được ghi nhận đúng kì đó b, Cơ sở dẫn liệu đối với số dư tài khoản nợ phải trả người bán
CSDL Mục tiêu kiểm toán
Tính hiện hữu NPTNB được ghi chép là tồn tại thực tế
Tính đầy đủ Số dư được ghi chép đầy đủ
Tính toán ,đánh giá Số dư đảm bảo tính toán đúng đắn, ghi nhận chính xác
Phân loại Các khoản nợ phải trả được phân loại đúng đắn Đúng kì Các nghiệp vụ được ghi nhận đúng kì
Tổng hợp Số liệu tổng hợp từ sổ chi tiết khớp với sổ cái, bảng CĐPS
Quyền và nghĩa vụ Công ty có nghĩa vụ thanh toán đối với các khoản NPT trong một thời gian nhất định với một số tiền nhất định c, Cơ sở dẫn liệu về việc trình bày và công bố
CSDL Mục tiêu kiểm toán
Tính hiện hữu, quyền và nghĩa vụ
NPTNB được công bố trên thuyết minh BCTC là tồn tại và đơn vị có nghĩa vụ thanh toán
Tính đầy đủ Tất cả các yêu cầu cần công bố liên quan đến NPTNB đều được công bố trên Thuyết minh BCTC
Chính xác và đánh giá
Các công bố trên thuyết minh BCTC liên quan đếnNPTNB đều chính xác
Phân loại và dễ hiểu NPTNB được phân loại thành ngắn hạn và dài hạn đúng đắn, các công bố liên quan đến BCTC đều dễ hiểu
1.2.2 Căn cứ kiểm toán: Để đưa ra được ý kiến kiểm toán về khoản mục NPTNB một cách đúng đắn, KTV cần thu thập được các bằng chứng về quá trình xử lý kế toán đối với các nghiệp vụ liên quan đến khoản NPTNB Cụ thể như:
Bảng cân đối kế toán năm, kỳ kiểm toán (phần liên quan đến hàng hóa, tài sản mua vào và các khoản thanh toán phải trả người bán)
Sổ chi tiết, sổ tổng hợp của tài khoản 331; các biên bản đối chiếu định kì về số liệu giữa các DN với ngân hàng
Các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết của các tài khoản có liên quan
Các nhật kí mua hàng, báo cáo mua hàng, nhật kí chi tiền
Các chứng từ, hóa đơn mua hàng, phiếu chi tiền, phiếu nhập kho, hóa đơn giá trị gia tăng, chứng từ vận chuyển, biên bản kiểm nghiệm
Các hợp đồng mua bán, đi thuê tài sản, nhà cửa, đất đai, các đơn đặt hàng, các biên bản thanh lý hợp đồng mua bán, vận chuyển, hợp đồng đi thuê
Các kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch mua, giấy đề nghị mua của bộ phận trực tiếp sử dụng có xác nhận của người có thẩm quyền
Các phiếu báo giá của bên bán, giấy báo nhận hàng, biên bản và báo cáo nhận hàng
*Các tài liệu khác có liên quan:
Các nội quy, quy chếnội bộ của đơn vị liên quan đến quản lý và ghi nhận khoản phải trả người bán cũng như quá trình thanh toán của DN
Các tài liệu tính toán chiết khấu, giảm giá, hàng bị trả lại
Các quy định kiểm soát nội bộ có liên quan đến chu kì mua hàng hóa, tài sản và thanh toán
Thẻ kho, nhật kí của bảo vệ, nhật kí sản xuất của bộ phận có sử dụng tài sản, vật tư, hàng hóa mua vào
* Các chính sách và quy định về kiểm soát nội bộ :
Quy định về trình tự,thủ tục kiểm tra, phê duyệt đơn đặt hàng, quy định về chức năng, quyền hạn và trách nhiệm người hay bộ phận kiểm tra và phê duyệt đơn đặt hàng…
1.2.3 Các sai sót thường gặp trong kiểm toán khoản mục nợ phải trả người bán
Xuất phát từ các đặc điểm nêu trên nên khi kiểm toán khoản mục NPTNB, những sai phạm có thể do những nguyên nhân sau:
Chưa hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả (người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ hoặc người nhận thầu xây lắp chính, phụ)
Chưa thực hiện phân loại các khoản phải trả như phải trả cho bên thứ ba, phải trả tồn lâu ngày hoặc có vấn đề Công nợ phải trả quá hạn thanh toán (hoặc lâu ngày) chưa được giải quyết
Chưa thực hiện đối chiếu hoặc đối chiếu chưa đầy đủ công nợ với người bán tại thời điểm cuối năm Số dư công nợ phải trả trên sổ kế toán chênh lệch với biên bản đối chiếu công nợ phải trả nhưng chưa được xử lý
Các khoản phải trả bị hạch toán sai trong kì Theo dõi công nợ chưa phù hợp: theo dõi trên hai mã cho cùng một đối tượng, không tiến hành bù trừ đối với các khoản công nợ của cùng một đối tượng
Không theo dõi chi tiết công nợ theo nguyên tệ đối với công nợ phải trả có gốc ngoại tệ Cuối kì, chưa đánh giá lại số dư các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch liên NH tại thời điểm lập BCTC
Phân loại sai nội dung các khoản phải trả khác vào các khoản phải trả người bán, không phân loại khoản phải trả thương mại và phi thương mại, hạch toán không đúng nội dung kinh tế
Không có bảng phân tích tuổi nợ để có kế hoạch thanh toán, các khoản nợ quá hạn chưa được thanh toán Chưa hạch toán tiền lãi phải trả cho người bán nếu mua trả chậm
Không hạch toán giảm công NPT trong trường hợp giảm giá hàng bán hay được hưởng chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán
Quản lí và hạch toán công nợ phải trả chưa phù hợp và chặt chẽ Những khoản công nợ phải trả không xác định được chủ nợ đã hạch toán tăng thu nhập khác, nhưng không đủ bằng chứng hợp lệ
Bù trừ số dư trả tiền trước cho người bán với số dư phải trả người bán không cùng đối tượng Số liệu trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh không khớp nhau và không khớp với hóa đơn, chứng từ gốc hoặc không khớp với thư xác nhận của Kiểm toán viên
THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG
Tổng quan về công ty TNHH kiểm toán Châu Á (ASA)
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Kiểm toán Châu Á (ASA) là một tổ chức tư vấn hợp pháp chuyên ngành Kiểm toán - Kế toán - Tài chính - Thuế được thành lập và hoạt động theo LuậtDoanh nghiệp, Giấy phép số 0102000577 ngày 24 tháng
07 năm 2006 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp
Trụ sở chính công ty: Số nhà 76/71 Hoàng Văn Thái, Phường Khương Trung, quận Thanh Xuân, Hà Nội
Văn phòng đại diện: Tầng 2, chung cư 262 Nguyễn Huy Tưởng, quận Thanh Xuân, Hà Nội
Qua hơn 10 năm phát triển với đội ngũ các kiểm toán viên và nhân viên chuyên nghiệp hùng hậu, có kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn sâu sắc, phong cách làm việc chuyên nghiệp, công ty đã thực hiện dịch vụ kiểm toán cho nhiều doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau
Hoạt động theo nguyên tắc:
