Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng lẻ LCL nhập khẩu bằng đường bộ của công ty TNHH dịch vụ và thương mại quốc tế Hải Long

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ ------- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG LẺ LCL NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BỘ CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng lẻ LCL nhập khẩu bằng đường bộ của công ty TNHH dịch vụ và thương mại quốc tế Hải Long Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng lẻ LCL nhập khẩu bằng đường bộ của công ty TNHH dịch vụ và thương mại quốc tế Hải Long

TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG LẺ (LCL) NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BỘ CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ HẢI LONG

Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay, hoạt động kinh tế thương mại ngày càng phát triển và được mở rộng ra phạm vị toàn cầu, đặc biệt là sự hình thành và ngày càng lớn mạnh của các liên minh quốc tế, đánh dấu bước tiến quan trọng trong nền kinh tế thế giới Đứng trước cơ hội cũng nhƣ thách thức này, các quốc gia không thể bó hẹp trong hoạt động kinh tế nội địa mà còn phải biết chủ động vào việc thúc đẩy các quan hệ kinh tế, hoạt động thương mại toàn cầu nhằm tận dụng tối đa lợi thế cạnh tranh của đất nước, nhanh chóng khẳng định vị thế trên trường quốc tế

Với chính sách mở cửa, ngành giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam hiện nay đang phát triển mạnh mẽ về số lƣợng và chất lƣợng, quy mô hoạt động và phạm vi thị trường Đây là cơ hội cho các doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực giao nhận Tuy nhiên, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp giao nhận hàng hóa XNK trên thị trường vô cùng gay gắt Chính vì thế, để có thể tăng hiệu quả kinh doanh và giúp doanh nghiệp đứng vững trên thị trường đầy cạnh tranh thì chính mỗi doanh nghiệp cần phải chủ động hiểu rõ và luôn không ngừng tìm hiểu để khắc phục những hạn chế trong quy trình giao nhận của mình Họ phải lựa chọn những phương tiện vận tải, tuyến đường thích hợp để đạt hiệu quả kinh tế nhất, chịu trách nhiệm trực tiếp với chủ hàng…

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, giao thương giữa Việt Nam – Trung Quốc bằng đường bộ ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn Trung Quốc là một đất nước có lãnh thổ rộng lớn, trong đó Trung Quốc và Việt Nam có đường biên giới chung dài hơn 1400km Cùng với sự phát triển kinh tế, đẩy mạnh thương mại hóa Việt – Trung hiện nay Trung Quốc đã trở thành nguồn hàng nhập khẩu lớn của Việt Nam Chính vì thế, nhu cầu giao nhận vận chuyển hàng nhập từ Trung Quốc về Việt Nam bằng đường bộ là rất lớn Để tiến hành quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm vững chuyên môn và nghiệp vụ để tránh những sai sót không đáng có

Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long, một doanh nghiệp công ty vẫn còn thiếu kinh nghiệm trong việc xử lý các thủ tục hải quan phức tạp, các rủi ro tiềm ẩn trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu Với lợi thế là nguồn nhân lực trẻ trung, năng động nhiệt huyết tuy nhiên lại chƣa có đầy đủ kiến thức, chuyên môn, kinh nghiệm xử lý các tình huống, các quy định và luật lệ liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa Bên cạnh đó, hệ thống cơ sở hạ tầng còn hạn chế, chƣa đáp ứng đƣợc các nhu cầu cần lưu kho bảo quản hàng hóa… Nhận thức được các hạn chế của công ty cần khắc phục để đứng vững đƣợc trong ngành có sự cạnh tranh khốc liệt này, qua thời gian thực tập, tìm hiểu và nghiên cứu về hoạt động của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long, cùng với sự giúp đỡ của các anh chị nhân viên trong công ty, tôi nhận thấy vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục Vì thế tôi xin lựa chọn đề tài:“Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.

Tổng quan về vấn để nghiên cứu

Liên quan đến vấn đề nghiên cứu, có tương đối nhiều đề tài nghiên cứu hoạt động giao nhận và vận chuyển hàng hóa Đây là một trong những vấn đề đƣợc quan tâm nhiều trong thời điểm hiện nay khi mà nền kinh tế thế giới đang hội nhập ngày càng sâu rộng, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp giao nhận ngày càng sâu rộng, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp giao nhận ngày một gắt gao Đã có các công trình nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, luận văn tốt nghiệp… của các tác giả trong nước như:

1 Trần Văn Hợp (2014) – “Nâng cao chất lƣợng dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu của Công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành” – Luận văn Thạc sỹ - Đại học Thương mại Thông qua việc phân tích thực trạng kết hợp với khảo sát, tác giả đã đề xuất một số biện pháp bao gồm rút ngắn thời gian vận chuyển hàng, thực hiện các chỉ tiêu về chất lƣợng dịch vụ và nâng cao trình độ nguồn nhân lực tại công ty

2 Vũ Thị Hải (2018) – “Nâng cao hiệu quả của quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế tại công ty TNHH Jet Delivery Logistics Việt Nam” – Khóa luận tốt nghiệp – Đại học Thương mại Đề tài đã đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế nhƣ: giải pháp về tổ chức quản lý, giải pháp về Marketing, giải pháp về nguồn nhân lực, giải pháp về cơ vật chất

3 Nguyễn Thị Thu (2018) – “Hạn chế rủi ro hoạt động giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường bộ của công ty TNHH giao nhận vận tải ĐH Logistics chi nhánh Bắc Ninh” – Khóa luận tốt nghiệp – Đại học Thương mại Đề tài đã nghiên cứu những hạn chế rủi ro trong hoạt động giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty và đề xuất biện pháp khắc phục hoàn thiện hơn trong quá trình giao nhận của công ty

4 Chu Thị Tuyết (2019) – “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH MTV dịch vụ giao nhận Kornet chi nhánh Hà Nội” – Khóa luận tốt nghiệp – Đại học Thương mại Đề tài khai thác quy trình giao nhận vận tài hàng hóa bằng đường biển của công ty Kornet, đánh giá những thành công và hạn chế công ty đạt đƣợc, từ đó đƣa ra các giải pháp nhằm khắc phục hạn chế

5 Ngô Nữ Bảo Trâm (2021) – “Hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần dịch vụ Thương Mại quốc tế VIC25” – Khóa luận tốt nghiệp – Đại học Thương Mại Với đề tài này, tác giả phân tích thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần dịch vụ Thương Mại quốc tế VIC25, từ đó đánh giá những kết quả đạt được, những hạn chế tồn tại và đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần dịch vụ Thương Mại quốc tế VIC25

Nhìn chung, mỗi đề tài có một đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu khác nhau trong bối cảnh khác nhau Tuy nhiên tôi nhận thấy phần lớn các giải pháp đƣợc đề xuất của các đề tài trên nghiên cứu về hoạt động và quản trị giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ở đường bộ, đường biển và những rủi ro trong quy đó đều đã cũ, không đủ bao quát cho hoạt động có tính thay đổi liên tục như giao nhận quốc tế đường bộ, còn các công trình liên quan đến đường bộ thì chưa tập trung nhiều vào vấn đề hoàn thiện quy trình Ngoài ra, chƣa có công trình nào nghiên cứu về quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ Với đề tài của mình, tôi tập trung nghiên cứu hoạt động giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ và đưa ra những vấn đề mới, mang tính cập nhật và thực tế hơn tại thời điểm thực hiện nghiên cứu Chính vì vậy, tôi lựa chọn việc nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long” để làm mới những giải pháp và đề xuất nhằm phù hợp hơn, gắn liền với hoạt động của các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận trên thị trường quốc tế hiện

Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích của việc nghiên cứu đề tài này là nghiên cứu về thực trạng quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ thực tế của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long Từ đó dựa trên một số vấn đề lý thuyết cũng nhƣ thực trạng đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ của Công ty

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài là các vấn đề sau:

- Làm rõ các vấn đề cơ sở xoay quanh hoạt động giao nhận hàng hóa, hệ thống hóa các lý luận về quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ của các doanh nghiệp giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế

- Tìm hiểu, phân tích, nhận định rõ quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ thực tế của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long nhằm đánh giá những thành tựu đạt đƣợc và những vấn đề còn tồn tại trong quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty

- Đề xuất các giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long.

Đối tƣợng nghiên cứu

Đề tài đặt ra đối tƣợng nghiên cứu những vấn đề lý luận về quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ của doanh nghiệp giao nhận quốc tế Cụ thể, việc nghiên cứu này được thực hiện tại Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long trong 3 năm gần đây (từ năm 2021 đến năm 2023).

Phạm vi nghiên cứu

Nội dung: Đề tài đi sâu nghiên cứu về quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long

Không gian: Tại Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long Thời gian: Đề tài nghiên cứu quy trình trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long và số liệu đƣợc phân tích trong 3 năm, từ 2021-2023 Giải pháp cho đề tài đƣợc định hướng áp dụng cho những năm tiếp theo.

Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng phương pháp quan sát thực tế thông qua quá trình thực tập tìm hiểu, làm việc trực tiếp và phỏng vấn các nhân viên, ban lãnh đạo của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long về hoạt động giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ và các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ

 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Trong quá trình thực tập ở công ty, tôi đã thu thập đƣợc một số tài liệu từ các phòng ban nhƣ phòng Kinh doanh, Kế toán bao gồm các báo cáo hoạt động kinh doanh của công ty, các báo cáo tài chính qua các năm 2021, 2022 và 2023 Những số liệu này đã được tập hợp, xử lý và phân tích để thấy được tốc độ tăng trưởng, phát triển của công ty qua các giai đoạn Ngoài ra, tôi còn tham khảo các bài luận văn Thạc sỹ và luận văn tố nghiệp của sinh viên trường Đại học Thương mại; Các bài báo, tạp chí; Các cổng thông tin điện tử của Chính phủ, Bộ Công Thương, Bộ Giao thông Vận tải…

1.6.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu

Thống kê các kết quả thu đƣợc từ báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động kinh doanh của công ty để phân tích và đánh giá về quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long

Thông qua các dữ liệu thu thập đƣợc để phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long Từ đó, đưa ra những đánh giá, nhận xét về những thành tựu đạt đƣợc và những tồn tại trong quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ của Công ty

Dựa vào số liệu đƣợc thống kê, thu thập đƣợc cùng những phân tích, tiến hành chỉ ra những thay đổi trong hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm, từ đó so

Tổng hợp lại những phân tích để đƣa ra những nhận xét và đánh giá về thực trạng quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long Từ đó đưa ra những định hướng phát triển và đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ của Công ty.

Kết cấu đề tài

Ngoài phần mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ, tài liệu tham khảo, danh mục từ viết tắt và kết luận, bài khóa luận gồm 4 chương như sau:

Chương 1: Tổng quan nghiên cứu về quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long

Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ tại doanh nghiệp giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế

Chương 3: Thực trạng quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất hoàn thiện quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG LẺ (LCL) NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BỘ TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA QUỐC TẾ

Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ

2.1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ

Giao nhận là dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng, trong đó người giao nhận (freight forwarder) ký hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện dịch vụ

Theo quy tắc mẫu của FIATA – Hiệp hội giao nhận quốc tế (Federation Internationale des Associations de Transitaires et Assimilaimes) thì dịch vụ giao nhận đƣợc định nghĩa nhƣ sau: “ Dịch vụ giao nhận là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tƣ vấn hay có liên quan đến các dịch vụ kể trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa” Giao nhận hàng hóa là một quá trình thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hay thông qua các đại lý bà thuê dịch vụ của bên thứ ba

Theo Điều 167, Luật Thương mại 1997 thì “Giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của các chủ hàng, của người vận tải hoặc người giao nhận khác”

Theo Điều 233, Luật Thương mại 2005 thì “Dịch vụ logistics là hoạt động theo đó, thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi mã ký hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao.”

Khái niệm LCL, LCL viết tắt của từ Less-than-container load hay còn gọi là hàng lẻ/ hàng consol/ hàng ghép là lô hàng không đủ lớn để lấp đầy một container

Từ những khái niệm về giao nhận hàng hóa trên nói một cách ngắn gọn, dịch vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ là dịch vụ liên quan đến quá trình vận tải bằng đường bộ nhằm tổ chức vận chuyển hàng hóa có số lượng nhỏ, không đủ để đóng đầy một container, từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng Người giao nhận có thể làm dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của bên thứ ba

2.1.2 Đặc điểm dịch vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ

Do người mua và người bán ở các quốc gia khác nhau nên giao nhận hàng hóa có những điểm khác biệt so với giao nhận hàng hóa nội địa Hàng hóa đƣợc vận chuyển trên những chặng đường dài và có thể phải thông qua nhiều phương tiện khác nhau, qua nhiều nước khác nhau Do đó, việc chuyên chở hàng hóa nhập khẩu phải đƣợc phép của chính phủ của các bên buôn bán, tuân thủ pháp luật của các quốc gia, các điều ước, công ước quốc tế và tập quán ở các nước

Dịch vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) có số lƣợng hàng hóa ít hơn so với container nguyên tải (LCL), phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ hoặc các cá nhân muốn vận chuyển hàng hóa với hàm lƣợng nhỏ tiết kiệm đƣợc chi phí vận chuyển hơn so với vận chuyển FCL Doanh nghiệp chỉ cần phải thanh toán chi phí cho phần diện tích mà hàng hóa của mình chiếm dụng trong container Không những vậy dịch vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) còn phù hợp với đa dạng các loại hàng khác nhau, từ hàng thông thường cho đến hàng nguy hiểm, hàng dễ hư hỏng, và hàng quá khổ/quá tải

Doanh nghiệp có thể linh hoạt trong việc điều chỉnh khối lƣợng và thể tích hầng hóa theo nhu cầu của mình Hơn nữa, chủ hàng không cần phải đợi cho đến khi có đủ số lƣợng hàng đóng đầy container mới tiến hành vận chuyển Chủ hàng có thể sử dụng dịch vụ gom hàng lẻ (LCL) để kết hợp với các chủ hàng khác để cùng đóng đầy một container hàng hóa một cách nhanh chóng Nhƣ vậy hàng hóa sẽ đƣợc vận chuyển nhanh hơn, tiết kiệm đƣợc thời gian Ngoài ra để hàng trong kho và chờ đến khi gom hàng đủ một container sẽ làm phát sinh chi phí lưu kho Vì thế sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hàng lẻ (LCL) sẽ giúp chủ hàng tiết kiệm được chi phí lưu kho

2.1.3 Chủ thể tham gia dịch vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ

Người gửi hàng (Consignor) Là cá nhân, tổ chức hoặc công ty gửi hàng hóa từ một địa điểm đến địa điểm khác thông qua các phương tiện vận chuyển, chẳng hạn như tàu biển, xe tải, máy bay, hoặc đường sắt Người gửi hàng chịu trách nhiệm về việc chuẩn bị và đóng gói hàng hóa, sắp xếp quy trình vận chuyển, và chịu trách nhiệm pháp lý và tài chính liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa Người gửi hàng có thể là người mua hàng hoá, nhà sản xuất, nhà cung cấp, hoặc bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào có nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ một địa điểm đến địa điểm khác

Quyền hạn của người gửi hàng

Tự do lựa chọn phương tiện vận chuyển cho phù hợp với hàng hóa của mình Tùy thuộc vào tính chất của hàng hóa, khoảng cách vận chuyển và những yêu cầu đặc biệt khác, từ đó người gửi hàng có thể lựa chọn sử dụng đơn vị vận chuyển hoặc công ty logistics đáng tin cậy, có kinh nghiệm phù với yêu cầu của người gửi

Nhận được tiền thanh toán nếu đáp ứng các điều kiện và thỏa thuận gửi người gửi hàng và người nhận hàng

Trách nhiệm của người gửi hàng

Chuẩn bị hàng hóa, đóng gói, ghi nhãn cẩn thận Đảm bảo rằng hàng hóa đƣợc đóng gói đúng quy cách, bảo vệ khỏi các tác động và nguy cơ trong quá trình vận chuyển

Cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến hàng hóa, chuẩn bị các chứng từ liên quan cần thiết cho hàng hóa

Người nhận hàng (Consignee): Là cá nhân, tổ chức được người vận chuyển chuyển giao hàng hóa tại cảng trả hàng Là người nhận hàng, đồng thời cũng là người mua hàng (buyer) Consignee là người hoặc tổ chức được chỉ định nhận hàng hoá hoặc hàng hóa được vận chuyển từ một địa điểm đến đích cuối cùng Consignee là người mà hàng hóa được gửi đến hoặc người nhận cuối cùng của một giao dịch vận chuyển

Quyền hạn của người nhận hàng

Nhận và kiểm tra hàng hóa nhận đƣợc theo giấy vận chuyển hoặc chứng từ tương đương khác để đảm bảo hàng hóa đúng số lượng, chủng loại chất lượng

Yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu hàng hóa mất mát hư hỏng trong quá trình vận chuyển do lỗi của đơn vị vận tải

Từ chối nhận hàng nếu hàng hóa không đúng số lƣợng và chủng loại, chất lƣợng theo hợp đồng

Trách nhiệm của người nhận hàng

Nhận hàng hóa tại địa điểm thỏa thuận, kiểm tra lô hàng trước khi nhận đẩm bảo không có sai sót và hƣ hỏng Nếu phát hiện có sai sót hoặc hƣ hỏng cần lập biên bản và thông báo cho người gửi hoặc công ty giao nhận vận tải

Thanh toán cước phí vận chuyển (nếu như trong hợp đồng có ghi rõ là bên nào thanh toán)

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan hải quan và làm thủ tục hải quan nhập khẩu cho lô hàng

Quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ tại doanh nghiệp giao nhận vận tải quốc tế

2.2.1 Nhận, kiểm tra chứng từ và nắm thông tin về hàng hóa

Qua thời gian tiếp nhận nhu cầu của khách hàng, trao đổi về dịch vụ vận chuyển thì công ty FWD sẽ liên hệ với khách hàng để nắm bắt thông tin về lô hàng nhƣ:

Thông tin về hàng hóa: Khách hàng sẽ cung cấp đầy đủ và chi tiết tên hàng, chức năng của hàng nhập, nó được làm từ nguyên liệu gì để người giao nhận sẽ kiểm tra xem mặt hàng này có nằm trong danh mục hàng đƣợc phép nhập khẩu hay hạn chế nhập khẩu và kiểm tra thuế nhập khẩu hàng đó Lô hàng nhập khẩu phải đảm bảo các quy định liên quan đến kiểm dịch động thực vật, vệ sinh an toàn thực phẩm, tiêu chuẩn chất lƣợng và phải chịu sự kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý chuyên ngành…

Thông tin chi tiết về bao bì đóng gói: Công ty FWD sẽ đƣợc khách hàng cung cấp hình ảnh hàng hóa cũng như hình ảnh đóng gói, kích thước đóng gói của mỗi kiện hàng, loại hình đóng gói là thùng carton hay pallet,… để từ đó công ty FWD có thể nắm rõ được số lượng hàng hóa và có sự chuẩn bị phương án nhận hàng, xếp dỡ, lưu kho trong quá trình giao nhận và vận chuyển

Thông tin về tuyến đường: Công ty FWD sẽ tiếp nhận thông tin như địa điểm bốc hàng, địa điểm dỡ hàng, địa chỉ nhận hàng nơi đi, địa chỉ nhận hàng nơi đến, thời gian giao nhận, điều kiện giao hàng bằng đường bộ mà khách hàng lựa chọn sử dụng trong quá trình vận chuyển lô hàng nhập khẩu này, cụ thể như giao hàng tại xưởng (EXW), giao cho người chuyên chở (FCA)…

Bên cạnh đó, công ty FWD được người mua ủy thác sẽ nhận các chứng từ cơ bản như: hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy chứng nhận chất lượng (C/Q)… từ đại lý của người bán Công ty FWD tiến hành kiểm tra các thông tin trên các chứng từ nhƣ thông tin hàng hóa, kích thước, trọng lượng, các tiêu chuẩn… Nếu chứng từ không phù hợp đối với luật Hải quan Việt Nam thì công ty FWD sẽ tiến hành chỉnh sửa chứng từ sao cho phù hợp mà không vi phạm luật hải quan Từ đó nắm đƣợc thông tin để chuẩn bị các chứng từ tiến hành việc nhập khẩu hàng hóa

2.2.2 Chuẩn bị chứng từ nhập khẩu

Khi đã nắm đƣợc thông tin về các chứng từ, hồ sơ để tiến hành việc nhập khẩu hàng hóa thì công ty FWD chuẩn bị bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan bao gồm:

- Phiếu tiếp nhận hồ sơ hải quan: 1 bản chính

- Tờ khai Hải quan: 2 bản chính (bản lưu hải quan và bản lưu người khai hải quan)

- Tờ khai trị giá thuế: 2 bản chính (bản lưu hải quan và bản lưu người khai hải quan)

- Giấy giới thiệu: 1 bản chính

- Hợp đồng thương mại (Sale Contract): 1 bản sao y

- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính, 1 bản sao y

- Giấy gửi hàng đường bộ: 1 bản chính, 1 bản sao y

- Phiếu đóng gói (Packing List): 1 bản chính, 1 bản sao y

Ngoài ra tùy thuộc vào đặc tính của hàng hóa nhập khẩu mà công ty FWD làm các thủ tục đăng ký tại các cơ quan quản lý có thẩm quyền để bổ sung các chứng từ khác vào bộ hồ sơ khai hải quan

Công ty FWD được đại lý nước gửi hàng gửi thông báo hàng đến (A/N) Lúc này, nhân viên chứng từ sẽ phải kiểm tra: thông tin, địa chỉ người bán, người nhận hàng, địa điểm bốc dỡ, thời gian dự kiến xe chạy, thời gian sự kiến xe đến, kiểm tra số lƣợng hàng, số kiện, tên hàng, công cụ để áp mã HS phù hợp để chuẩn bị khai báo hải quan

Sau khi nhận được A/N, nhân viên hiện trường của công ty FWD phải đi lấy lệnh giao hàng (D/O), khi đi mang kèm theo: giấy gửi hàng đường bộ, giấy giới thiệu kèm theo việc phải thanh toán các khoản phí phát sinh (nếu có) để đi lấy lệnh D/O

2.2.3 Nhận hàng hóa tại địa điểm

Khi hàng đã về đến nước nhập khẩu cần phải tiến hành kiểm tra và làm thông quan truyền tờ khai Hải quan tiếp nhận và kiểm tra bộ hồ sơ hải quan, tiến hành phân luồng hàng hóa:

- Trong trường hợp hàng được phân luồng xanh thì cơ quan hải quan sẽ đóng dấu, ký xác nhận vào tờ khai và cho hàng thông quan

- Trong trường hợp hàng được phân luồng vàng thì cơ quản hải quan sẽ chuyển qua cho bộ phận tính thuế sẽ kiểm tra chi tiết bộ chứng từ, giấy tờ liên quan đến lô hàng Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ đƣợc đóng dấu, ký xác nhận vào tờ khai và cho hàng thông quan

- Trong trường hợp hàng được phân luồng đỏ thì cơ quan Hải quan sẽ kiểm tra chi tiết bộ chứng từ và kiểm tra thực tế hàng hóa, tỷ lệ kiểm tra hàng hóa có thể là 5%, 10% hoặc 100% Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan cơ quan hải quan sẽ ghi chú vào tờ khai, đóng dấu, ký xác nhận vào tờ khai và cho hàng thông quan

Sau khi tiếp nhận kết quả phân luồng, hàng hóa sẽ tiến hành giải phóng hàng lên hệ thống, đóng mộc lên tờ mã vạch cho FWD, công ty sẽ tiến hành nộp thuế nhập khẩu hoặc các phụ thu và thuế VAT, tùy theo từng trường trong thời hạn theo luật định Nhân viên nhập khẩu đóng lệ phí cho Hải quan và nhận hồ sơ để tiến hành ra kho nhận hàng hóa Khi hàng hóa đƣợc thông quan thì công ty phải thực hiện nộp thuế trong vòng 30 ngày kể từ ngày thực hiện thông quan Kể từ thời điểm này hàng hóa được phép lưu hành trong nước

Sau khi giao nhận xong công ty FWD tiến hành quyết toán chi phí với các nhà cung cấp của mình và khách hàng Công ty FWD thanh toán phí hoa hồng cho đại lý của mình ở nước ngoài Việc thanh toán có thể tính cho từng lô hàng hoặc thanh toán vào cuối tháng căn cứ vào bảng kê những lô hàng trong tháng

Công ty FWD quyết toán chi phí với khách hàng: Chi phí này có thể là khoản trả trực tiếp cho công ty FWD nhƣ tiền công thực hiện việc giao nhận, khai báo, thông quan hàng hóa… Để thu tiền, sau khi cung cấp dịch vụ công ty FWD lập debit note gửi cho chủ hàng liệt kê các loại phí mà chủ hàng cần phải trả và theo dõi để thu đƣợc đầy đủ các khoản công nợ.

Các chứng từ cần trong giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ

Hợp đồng mua bán là là thỏa thuận giữa hai bên, bên mua và bên bán, về việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa từ bên bán sang bên mua với giá tiền nhất định Hợp đồng này ràng buộc các bên thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi theo thỏa thuận

Cấu trúc cơ bản của hợp đồng mua bán:

 Thông tin về các bên: Tên, địa chỉ, mã số thuế, của bên mua và bên bán

 Thông tin về hàng hóa: Tên hàng hóa, số lƣợng, chất lƣợng, giá trị,

 Giá cả và phương thức thanh toán: Giá bán, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán,

 Thời gian và địa điểm giao hàng: Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng,

 Điều khoản về trách nhiệm: Trách nhiệm của bên bán trong trường hợp hàng hóa không đúng chất lượng, hư hỏng, ; trách nhiệm của bên mua trong trường hợp thanh toán chậm trễ,

 Giải quyết tranh chấp: Cách thức giải quyết tranh chấp khi có tranh chấp phát sinh từ hợp đồng

 Ký tên và đóng dấu: Các bên ký tên và đóng dấu để xác nhận hợp đồng

2.3.2 Giấy gửi hàng đường bộ

Giấy gửi hàng đường bộ (còn gọi là phiếu gửi hàng, vận đơn đường bộ) là một loại chứng từ quan trọng trong hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường bộ Giấy tờ này đóng vai trò như một hợp đồng giữa người gửi hàng và đơn vị vận tải, xác định các quyền và nghĩa vụ của hai bên trong quá trình vận chuyển

Nội dung của giấy gửi hàng đường bộ bao gồm:

 Thông tin về người gửi hàng: Tên, địa chỉ, số điện thoại, email

 Thông tin về người nhận hàng: Tên, địa chỉ, số điện thoại, email

 Thông tin về hàng hóa: Tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước, giá trị

 Điều kiện vận chuyển: Phương thức vận chuyển, tuyến đường vận chuyển, thời gian giao hàng, phí vận chuyển

 Trách nhiệm của các bên: Trách nhiệm của người gửi hàng, trách nhiệm của đơn vị vận tải

 Chữ ký và xác nhận của hai bên

Giấy Báo Hàng Đến (Arrival Notice - A/N) là thông báo chính thức do hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc công ty giao nhận vận tải gửi cho người nhận hàng (consignee) để thông báo về việc hàng hóa đã đến cảng đích

 Thông báo tình trạng hàng về: Giúp chủ hàng biết đƣợc tiến độ hàng về để chuẩn bị các công việc tiếp theo

 Cơ sở để thu phí và phụ phí: Dùng để thu các khoản phí liên quan đến lô hàng tại cảng nhập

 Xác định số lƣợng hàng thực tế: Giúp xác định số lƣợng hàng hóa thực tế sẽ trả tại cảng nhập

 Cơ sở giải quyết tranh chấp: Dùng để giải quyết tranh chấp nếu phát sinh sai sót về số lƣợng, chủng loại hàng hóa

Thông tin trên giấy báo hàng đến:

 Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng

 Mô tả hàng hóa, số lƣợng, trọng lƣợng

 Tên người nhận hàng, địa chỉ

 Ngày dự kiến hàng về

 Các khoản phí và phụ phí liên quan

Lệnh Giao Hàng (Delivery Order - D/O) là một chứng từ quan trọng trong hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế Chứng từ này đƣợc phát hành bởi hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc công ty giao nhận vận tải cho người nhận hàng (consignee), ủy quyền cho họ nhận hàng hóa từ người giữ hàng (custodian) (thường là cảng, kho bãi) tại cảng dỡ

 Lệnh giao hàng: Yêu cầu người giữ hàng giao hàng cho người nhận hàng

 Cơ sở để nhận hàng: Chứng từ hợp lệ để người nhận hàng lấy hàng tại cảng dỡ

 Giải quyết tranh chấp: Dùng để giải quyết tranh chấp nếu phát sinh sai sót về số lƣợng, chủng loại hàng hóa

Thông tin trên lệnh giao hàng:

 Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng

 Mô tả hàng hóa, số lƣợng, trọng lƣợng

 Tên người nhận hàng, địa chỉ

 Ngày dự kiến hàng về

 Các khoản phí và phụ phí liên quan

 Chữ ký của người có thẩm quyền (hãng tàu, đại lý hãng tàu, công ty giao nhận vận tải)

2.3.5 Phiếu đóng gói (Packing list)

Phiếu Đóng Gói (Packing List - P/L) là một bảng kê chi tiết mô tả hàng hóa đƣợc đóng gói trong một lô hàng Chứng từ này đƣợc sử dụng trong cả vận chuyển hàng hóa quốc tế và nội địa

 Cung cấp thông tin về hàng hóa: Giúp người nhận hàng biết được chính xác những gì họ sẽ nhận đƣợc

 Giúp kiểm tra hàng hóa: Giúp người nhận hàng kiểm tra xem hàng hóa có đƣợc giao đầy đủ và chính xác hay không

 Giúp làm thủ tục hải quan: Phiếu đóng gói là một trong những chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan

 Giải quyết tranh chấp: Dùng để giải quyết tranh chấp nếu phát sinh sai sót về số lƣợng, chủng loại hàng hóa

Thông tin trên phiếu đóng gói:

 Tên người gửi hàng, địa chỉ

 Tên người nhận hàng, địa chỉ

 Mô tả hàng hóa: tên, số lượng, trọng lượng, kích thước, đơn vị tính

 Dấu hiệu nhận biết hàng hóa (nếu có)

 Các thông tin khác (nếu có).

Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ tại doanh nghiệp giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế

Các yếu tố kinh tế có ảnh hưởng vô cùng to lớn đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp cung ứng dịch vụ giao nhận vận tải nói riêng Các yếu tố cơ bản nhất ảnh hưởng đến các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận như: tốc độ tăng trưởng GDP, lãi suất tiền vay, tiền gửi ngân hàng, tỷ lệ lạm phát, tỷ giá hối đoái, cán cân thanh toán, chính sách tài chính, tín dụng, tiềm năng phát triển và gia tăng đầu tư… Các yếu tố này ảnh hưởng đến phương thức và cách thức kinh doanh của doanh nghiệp

Môi trường chính trị - pháp luật

Hệ thống chính trị pháp luật là cơ sở pháp lý để các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh trên thị trường Nó tạo ra khuôn khổ hoạt động cho doanh nghiệp trong đó bao gồm các doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực giao nhận vận tải Vì vậy để tránh xảy ra sai sót khi thực hiện quy trình giao hàng xuất khẩu, các doanh nghiệp phải chú ý liên tục cập nhật những công văn, văn bản chính sách mới của các bộ ngành có liên quan Việc nắm bắt kịp thời những thay đổi của các chính sách để có những điều chỉnh nhằm thích nghi với điều kiện mới là một yếu tố để doanh nghiệp thành công

Trình độ khoa học công nghệ có ý nghĩa quyết định tới việc thực hiện trong quy trình giao nhận và vận chuyển của các doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận vận tải, từ đó ảnh hưởng không nhỏ tới việc nâng cao hoạt động của doanh nghiệp Hiện nay với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, trong bối cảnh thời đại công nghệ 4.0 đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn đổi mới công nghệ để duy trì bền vững áp dụng khoa học công nghệ trong việc hoàn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường bộ Đặc điểm của hàng hóa

Mỗi loại hàng hóa có những đặc tính riêng để quy định cách đóng gói sao cho phù hợp để đảm bảo chất lƣợng hàng hóa trong quá trình vận chuyển và chuyên chở

Quá trình vận chuyển hàng hóa chịu tác động của các yếu tố thời tiết gây trở ngại cho mỗi chuyến hàng, từ đó làm phát sinh thêm nhiều chi phí khác, làm chậm tiến độ giao hàng

Năng lực tài chính của doanh nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu của doanh nghiệp Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải cần một nguồn tài chính lớn để đầu tƣ vào các cơ sở hạ tầng cũng nhƣ đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Khi có tiềm lực tài chính vững mạnh doanh nghiệp mới có thể tiến hành hoạt động giao hàng xuất khẩu, mở rộng quy mô kinh doanh, đa dạng các dịch vụ cung ứng cho khách hàng

Quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ được thực hiện nhanh chóng để đƣa hàng hóa đến địa điểm khách hàng yêu cầu phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của những người trực tiếp hay gián tiếp tham gia vào quy trình này Nếu người giao nhận có sự am hiểu và kinh nghiệm trong lĩnh vực này sẽ xứ lý thông tin trong thời gian nhanh nhất Do vậy, hoạt động giao hàng xuất khẩu phụ thuộc rất nhiều vào chất lƣợng nguồn nhân lực, quy trình này đòi hỏi nguồn nhân lực nhiều kinh nghiệm nắm vững nghiệp vụ giao nhận Doanh nghiệp cần chú trọng đảm bảo cả số lƣợng và chất lƣợng lao động, nâng cao tay nghề của lao động, chú trọng công tác đào tạo, nâng cao tay nghề dưới nhiều hình thức, đầu tư kinh phí phù hợp Nguồn nhân lực là nhân tố chủ yếu trong hoạt động giao hàng nhập khẩu của doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận vận tải Không có những con người làm việc hiệu quả thì doanh nghiệp đó không thể nào đạt tới mục tiêu

Cơ sở vật chất Để tham gia và thực hiện tốt nhất quy trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ thì người giao nhận cần phải có cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc hiện đại để hoàn thành việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng để giao nhận hàng hóa đúng thỏa thuận Đồng thời, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, doanh nghiệp giao nhận đã có thể quản lý mọi hoạt động của mình và những thông tin về khách hàng, hàng hóa thông qua hệ thống máy tính.

THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG LẺ (LCL) NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BỘ CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ HẢI LONG

Tổng quan về Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long (gọi tắt là “công ty”) đƣợc thành lập ngày 31 tháng 03 năm 2017 và đƣợc đăng ký thay đổi lại giấy phép kinh doanh vào ngày 31 tháng 03 năm 2023, do mở rộng quy mô hoạt động, lĩnh vực hoạt động, vốn điều lệ tăng lên

Bảng 3.1 Sơ lược về công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Quốc tế Hải Long

Tên công ty CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ THƯƠNG MẠI

Tên quốc tế HAI LONG INTERNATIONAL TRADE AND

Mã số thuế 0110305325 Địa chỉ Số 2, phố Tu Hoàng, Phường Phương Canh, Quận

Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Người đại diện Dương Văn Hùng Điện thoại 0364 228 022

Vốn điều lệ 5.000.000.000 (Năm tỷ đồng)

Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài nhà nước

(Nguồn Giấy chứng nhận ĐK DN của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long) Đây là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp giao thương, kết nối nguồn hàng với các đối tác Trung Quốc nhằm giúp người tiêu dùng và các thương nhân Việt Nam có được sự tiếp cận nhanh chóng, thuận tiện hơn trong việc giao thương với thị trường Trung Quốc

Công ty đã và đang hướng tới trở thành công ty có dịch vụ kết nối giao thương, giao nhận vận tải chuyên nghiệp và phát triển bền vững Cùng với đó, từng bước củng

Ngoài hệ thống dịch vụ đa dạng, Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long cũng chú trọng đến sự thuận tiện cho khách hàng thông qua việc phát triển đội ngũ nhân viên và hệ thống mạng lưới rộng khắp trong và ngoài nước sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng từ khắp nơi

Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long mang đến cho khách hàng các giải pháp giao thương, kết nối nguồn hàng với các đối tác Trung Quốc

3.1.2.1 Order hàng hoá Đặt mua hàng trên các nền tảng thương mại điện tử như Taobao, 1688, tmail, Alibaba,… là nhu cầu kinh doanh của rất nhiều người hiện nay Nguồn hàng trên các trang này đƣợc đánh giá là giá rẻ, chất lƣợng tốt, đa dạng mẫu mã đang thu hút ngày càng nhiều khách hàng Tuy nhiên việc tự đặt hàng gặp khá nhiều khó khăn về ngôn ngữ, cách thức thanh toán,vận chuyển hàng và chất lượng nguồn hàng Vì vậy, nhiều người đã tìm đến dịch vụ mua hàng qua trung gian để đảm bảo an toàn và giảm thiểu tối đa thời gian công sức, chi phí và cả rủi ro Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long cung cấp dịch vụ đặt hàng giá tận gốc, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, chi phí, tránh rủi ro và lựa chọn đƣợc đúng mặt hàng mình mong muốn

Bên cạnh đó, công ty còn nhập khẩu một số mặt hàng nhƣ vali, túi xách, gốm sứ, thủy tinh, đồ điện gia dụng, đồ nội thất,… để kinh doanh trong nội địa với giá rẻ, đa dạng mẫu mã và chất lƣợng tốt

Hiện nay, dịch vụ ký gửi hàng hóa đang được rất nhiều khách hàng tin tưởng và lựa chọn sử dụng vì có rất nhiều lợi ích khi lựa chọn hình thức này thay vì trực tiếp tìm mua sản phẩm Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long nhận vận chuyển hàng hóa ký gửi hai chiều giữa Trung Quốc và Việt Nam

3.1.2.3 Thanh toán hộ đơn hàng

Thanh toán qua Alipay là phương thức thanh toán khá quen thuộc của người tiêu dùng Trung Quốc khi mua hàng trên Taobao, Tmall và 1688, Tuy nhiên, đối với những khách hàng hay các chủ cửa hàng ở Việt Nam thì không phải ai cũng có thể tự thanh toán qua hình thức này Nhận thấy đƣợc nhu cầu này, dịch vụ thanh toán hộ Alipay, nạp tiền vào tài khoản Alipay và nạp tiền ngân hàng Trung Quốc của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long ra đời

3.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long có nhiều phòng ban, mỗi phòng ban đảm nhận một chức năng khác nhau Cơ cấu chức năng của Công ty đƣợc mô tả nhƣ sơ đồ sau đây:

Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long (Nguồn: Phòng NS-HC Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long) 3.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban trong công ty

Giám đốc: Giám sát và trực tiếp quản lý tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty Trực tiếp đƣa ra những quyết định về hành chính nhân sự, bao quát tình hình hoạt động kinh doanh để từ đó đưa ra phương hướng hoạt động và phát triển cho công ty

Phó giám đốc: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã đƣợc giám đốc ủy quyền

Phòng Kinh doanh: Tham mưu, hỗ trợ phó giám đốc trong việc định hướng kinh doanh của công ty và quảng bá hình ảnh công ty Tiến hành thiết lập, xây dựng mối quan hệ với khách hàng, khai thác, ký kết hợp đồng, tạo doanh thu cho công ty bắt đầu từ khâu tìm kiếm khách hàng đến khi kết thúc dịch vụ Bên cạnh đó phòng kinh doanh cũng xử lý các giấy tờ và thủ tục của hoạt động nhập khẩu

Phòng Mua hàng: Chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng kế hoạch mua hang theo đúng nhu cầu của khách hàng về số lượng, chủng loại, mẫu mã, kích thước và các thông số kỹ thuật khác; tiến hành tìm kiếm các nhà cung cấp và đặt đơn hàng Bên cạnh đó, phòng mua hàng cũng sẽ xử lý và chăm sóc khách hàng

Phòng Kế toán: Chịu trách nhiệm về mọi vấn đề tài chính của công ty, tham kiểm soát các hoạt động tài chính của Công ty Thực hiện các công tác theo chuyên môn tài chính, kế toán Bên cạnh đó, bộ phận kế toán kết hợp với bộ phận kinh doanh tiến hành theo dõi các công nợ của từng lô hàng, thu hồi kịp thời các khoản nợ tránh tình trạng lạm dụng vốn

Khái quát hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long

3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

3.2.1.1 Khái quát hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2021-2023

Trải qua hơn 7 năm xây dựng và phát triển, Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long đã vƣợt qua nhiều khó khăn, thử thách và đƣợc nhiều thành tựu đáng kể Đây là một quá trình phát triển đáng khích lệ, kết quả đƣợc thể hiện qua những con số sau:

Bảng 3.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long trong giai đoạn 2021-2023 ĐVT: Tỷ VNĐ

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ

Chi phí quản lý doanh nghiệp 1,1 2,82 2,2

Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 0,44 1,39 2,7

Chi phí thuế TNDN hiện hành 0,087 0,28 0,54

Lợi nhuận sau thuế TNDN 0,353 1,11 2,16

Năm 2021, do gặp nhiều biến động của đại dịch Covid-19 diễn ra phức tạp dẫn đến việc chuỗi cung ứng bị đứt gãy, tắc biên, lưu thông hàng hóa gặp nhiều khó khăn,… dẫn đến việc order hàng hóa bị giảm xuống đáng kể nên doanh thu thuần của công ty chỉ đạt 12,96 tỷ đồng Mặc dù ảnh hưởng của dịch bệnh khiến cho doanh thu thuần giảm nhưng doanh nghiệp cũng đã kiểm soát đƣợc tốt các khoản chi phí tăng cao dẫn đến lợi nhuận sau thuế của công ty vẫn dương, công ty không bị thua lỗ là nhờ các chính sách cắt giảm, tiết kiệm chi phí phù hợp trong bối cảnh đại dịch Covid-19

Năm 2022, tình hình dịch Covid-19 đã ổn định trở lại, hoạt động kinh doanh quay trở lại một cách mạnh mẽ, quy mô công ty mở rộng hơn dẫn đến doanh thu của năm nay khá cao đạt 30,36 tỷ đồng Doanh thu tăng cao khiến lợi nhuận sau thuế cũng tăng mạnh lên đến 1,11 tỷ đồng, cho thấy việc quản lý doanh nghiệp đạt hiệu quả tốt

Sang đến năm 2023, tình hình kinh tế thế giới bước vào giai đoạn khủng hoảng, lạm phát tăng cao, nhu cầu của khách hàng giảm đáng kể cộng thêm việc Trung Quốc vẫn còn duy trì chính sách “Zero Covid” khiến doanh thu của công ty tăng chậm đạt 34,25 tỷ đồng Lợi nhuận thuần sau thuế tăng cao đạt 2,16 tỷ đồng, do công ty kiểm soát tốt hoạt động kinh doanh và chi phí quản lý doanh nghiệp giảm 28,68%

Nhìn chung, công ty vẫn đang nỗ lực trong việc mở rộng quy mô và hoạt động mạnh hơn với xu hướng phát triển thực hiện đúng chiến lược của đơn vị

3.2.1.2 Tình hình hoạt động kinh doanh từ dịch vụ giao nhận hàng lẻ nhập khẩu bằng đường bộ trong giai đoạn 2021-2023

Trung Quốc được coi là thiên đường mua sắm, kho hàng khổng lồ của thế giới với sự đa dạng về mẫu mã, bắt kịp xu hướng, chất lượng tốt,… Để đáp ứng nhu cầu nhập hàng của khách hàng Việt Nam, hoạt động giao nhận hàng lẻ từ Trung Quốc về Việt nam của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long là giải pháp tối ƣu tiết kiệm thời gian, chi phí của các doanh nghiệp

Bảng 3.5: Kết quả kinh doanh từ hoạt động order hàng hóa của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long trong giai đoạn 2021-2023 ĐVT: Tỷ VNĐ

Doanh thu từ dịch vụ oder hàng hóa 1,98 5,15 6,83

Doanh thu từ hoạt động bán hàng của công ty 2,58 9,55 10,09

Nhìn vào bảng 3.5, ta thấy đƣợc doanh thu từ hoạt động order hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long trong giai đoạn 2021-2023 có sự tăng trưởng mạnh mẽ Năm 2021 doanh thu từ hoạt động order hàng hóa chiếm khoảng 35,14% tổng doanh thu Tuy nhiên khi sang đến năm 2022 nền kinh tế đã khôi phục trở lại sau đại dịch, hàng hóa được lưu thông và nhu cầu tiêu dùng tăng cao kéo theo doanh thu từ hoạt động order hàng hóa tăng mạnh mẽ chiếm 48,41% tổng doanh thu Năm 2023, những con số vẫn có sự tăng trưởng nhẹ nhưng không bùng nổ như năm 2022 do kinh tế bị chững lại, nhu cầu tiêu dùng có xu hướng giảm Công ty cũng đang chú trọng nâng cao chất lƣợng dịch vụ để tạo lợi thế cạnh tranh của mình, thu hút đƣợc nhiều khách hàng tiềm năng trong bối cảnh thị trường logistics ngày một cạnh tranh

Bảng 3.6 Sản lượng hàng nhập khẩu của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương

Mại quốc tế Hải Long giai đoạn năm 2021 – 2023 ĐV: Tấn

Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023

Sản lƣợng hàng LCL nhập khẩu bằng đường bộ 347 917 1064

Tổng sản lƣợng nhập khẩu toàn công ty 1280 3072 3594

Qua bảng trên, ta thấy trong những năm gần đây sản lƣợng nhập khẩu hàng lẻ LCL từ Trung Quốc bằng đường bộ tăng đều theo các năm Mức độ tăng trưởng của sản lượng hàng LCL nhập khẩu bằng đường bộ trong giai đoạn 2021 - 2023 tương đối cao: năm 2022 tăng 2,6 lần so với năm 2021, năm 2023 tăng 1,16 lần so với năm

2022 Điều này cho thấy nhu cầu vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ ngày càng tăng, đặc biệt là đối với các lô hàng nhỏ lẻ (LCL) Tỷ trọng của sản lƣợng hàng LCL nhập khẩu bằng đường bộ chỉ đạt 347 tấn trong giai đoạn năm 2021 do: Tác động của dịch Covid-19 đã ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của nhiều doanh nghiệp, dẫn đến nhu cầu giảm sút; Giá cả vận chuyển tăng cao: Giá cước vận chuyển đường bộ ngày càng tăng do giá nhiên liệu tăng, dẫn đến nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng các phương thức vận chuyển khác tiết kiệm chi phí hơn; Cạnh tranh từ các phương thức vận chuyển khác: Các phương thức vận chuyển khác như vận chuyển đường biển, vận chuyển đường hàng không cũng ngày càng được cải thiện về chất lƣợng và giá cả, thu hút nhiều doanh nghiệp sử dụng Sang đến năm 2022 khi đại dịch dần ổn định, hoạt động sản xuất tăng trở lại dẫn đến nhu cầu tiêu dùng tăng lên tỷ trọng sản lƣợng hàng LCL đạt 917 tấn chiếm 29,85% Tuy nhiên sang đến năm 2023 mặc dù sản lƣợng hàng LCL có tăng nhƣng không đáng kể do nền kinh tế có dấu hiệu chững lại, lạm phát tăng cao kéo theo nhu cầu tiêu dùng có xu hướng giảm

Bảng 3.7 Cơ cấu mặt hàng giao nhận nhập khẩu của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long giai đoạn năm 2021 – 2023 ĐVT: Tỷ VNĐ

Vali, cặp, túi, ví, hàng da và giả da khác 0,32 16,08 1,2 16,02 1,39 15,92

Hàng gốm, sứ, thủy tinh 0,17 8,54 0,68 9,08 0,78 8,93 Đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện 0,84 42,21 3,14 41,92 3,68 42,15

Giường, tủ, bàn ghế và đồ dùng nội thất 0,56 28,14 2,23 29,78 2,61 29,9

Qua bảng thống kê cơ cấu một số mặt hàng của công ty, ta có thể thấy sự đồng đều về tỷ trọng giữa các mặt hàng đƣợc phân chia vào nhóm Đồng thời nhìn vào sự tăng trưởng các năm cho thấy sự ổn định về nguồn cung cũng như nhu cầu thị trường

Tuy nhiên, nhóm Đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện; Giường, tủ, bàn ghế và đồ dùng nội thất vẫn là hai nhóm mặt hàng sản phẩm chủ lực của công ty cho đến hiện tại Nhóm hàng này chiếm lần lƣợt 42,12% và 29,88% cơ cấu các mặt hàng nhập của công ty Nhìn chung, khối lượng mặt hàng nhập khẩu bằng đường bộ của công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long khá ổn định và cân đối

Nhìn vào bảng số liệu trên có thể thấy năm 2021 tổng kim ngạch của công ty khá ít do tình hình Covid-19 diễn biến phức tạp, chuỗi cung ứng đứt gãy, tắc biên ở cả thế giới nói chung , Trung Quốc và Việt Nam nói riêng dẫn đến việc nhập khẩu hàng hóa giảm khá nhiều Sang đến năm 2022, tình hình dịch bệnh đã ổn định trở lại, nhu cầu tiêu dùng tăng cao, hoạt động kinh doanh quay trở lại một cách mạnh mẽ cùng với đó là công ty mở rộng quy mô dẫn đến mức độ tăng trưởng của các mặt hàng trong năm 2022 gần gấp 2,5 lần so với năm 2021 Tuy nhiên, mức độ tăng trưởng của các mặt hàng trong năm 2023 chỉ cao hơn so với năm 2022 từ 13- 17% so với năm 2022 bởi nhu cầu tiêu dùng của khách hàng giảm đáng kể vì nền kinh tế thế giới tăng trưởng chậm lại, làm phát tăng cao ảnh hưởng đến sức mua của người tiêu dùng

3.2.2 Hệ thống đối tác và nhà cung cấp dịch vụ của Công ty

Trong hơn 7 năm xây dựng và phát triển, Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long đã xây dựng mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với khá nhiều đối tác Dưới đây là các đối tác và nhà cung cấp dịch vụ mà công ty hợp tác nhiều nhất:

Công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại Tân Cảng: Công ty vận tải uy tín mà công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long đã hợp tác gần 4 năm qua vận chuyển hàng hóa từ kho Bằng Tường (Trung Quốc) về đến cửa khẩu Hữu Nghị

Công ty CP Dịch vụ Logistics Sotrans: Đại lý Hải Quan mà Công ty TNHH

Thực trạng quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long

bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long Đa số khách hàng bên Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long đều nhập khẩu theo điều kiện EXW và FCA do khách hàng chƣa có nhiều kinh nghiệm trong việc nhập khẩu hàng từ bên Trung Quốc về Việt Nam Công ty sẽ làm tất cả mọi công việc nhƣ vận chuyển hàng, làm thủ tục thông quan để mang hàng về đến kho cho khách hàng tùy theo thỏa thuận của từng khách hàng

Quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long vẫn dựa trên 4 bước cơ bản như: Nhận, kiểm tra chứng từ và nắm thông tin về hàng hóa; Chuẩn bị chứng từ nhập khẩu; Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định; Quyết toán chi phí Tuy nhiên trong quá trình giao nhận thực tế tại công ty sẽ có sự thay đổi linh hoạt để phù hợp với từng điều kiện của đơn hàng, lô hàng cũng nhƣ của doanh nghiệp Để có cái nhìn khách quan nhất về quy trình giao nhận hàng của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long, tôi đã tiến hàng khảo sát một số anh chị trong phòng kinh doanh và phòng mua hàng ở các vị trí nhân viên chứng từ, nhân viên giao nhận, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên hiện trường thông qua google form Số phiếu nhận được là 11 phiếu và tổng hợp thành bảng dưới đây:

Bảng 3.8 Bảng đánh giá quy trình giao nhận hàng lẻ nhập khẩu bằng đường bộ của của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long

(1- Rất không tốt; 2 - Không tốt; 3 - Bình thường; 4- Tốt; 5- Rất tốt)

Mức độ đánh giá Giá trị trung bình

Nhận, kiểm tra chứng từ và nắm thông tin về hàng hóa 11 0,0% 0,0% 18,2% 54,5% 27,3% 4,1 Chuẩn bị chứng từ nhập khẩu 11 0,0% 0,0% 9,1% 72,7% 18,2% 4,1

Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định 11 0,0% 9,1% 18,2% 72,7% 0,0% 3,91

 Lấy ví dụ về lô hàng nhập khẩu đèn LED panel dùng chiếu sáng trong nhà, chiếu sáng văn phòng do công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long làm dịch vụ nhận hàng

Bên bán FOSHAN ELECTRICAL & LIGHTING CO,.LTD Địa chỉ người xuất khẩu 178 Heshun Rd, Foshan, GUANGDONG, China

Bên mua CÔNG TY CỔ PHẦN CHIẾU SÁNG HÀ THÀNH Địa chỉ người nhập khẩu Thôn Sằn, Xã Cổ Loa, Huyện Đông Anh, Thành phố Hà

Nội, Việt Nam Thời gian kí hợp đồng 13/12/2022

Phương thức thanh toán TT Điều kiện giao hàng FCA

3.3.1 Nhận, kiểm tra chứng từ và nắm thông tin về hàng hóa

Quy trình tại Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long

Sau khi ký kết hợp đồng giao nhận hàng hóa, khách hàng sẽ gửi trực tiếp hoặc qua email, zalo về thông tin lô hàng bao gồm:

Thông tin về hàng hóa: Chi tiết tên hàng, chức năng của hàng nhập khẩu, làm từ nguyên liệu gì, mã HS code, Chính sách mặt hàng ( cần có điều kiện gì khi nhậu khẩu), chính sách thuế ( thông thường với nhiều mặt hàng của Trung Quốc sẽ có thuế nhập khẩu 0% khi xuất trình đầy đủ C/O form E bản gốc do tổ chức thẩm quyền của Trung Quốc cấp để làm thủ tục hải quan nếu không có thì sẽ bị đánh thuế từ 5-10% tùy thuộc vào đặc tính của hàng hóa)

Thông tin về bao bì đóng gói: Khách hàng sẽ cung cấp các hình ảnh hàng hóa cũng như hình ảnh đóng gói, kích thước đóng gói mỗi kiện hàng, loại hình thùng carton hay pallet… để công ty có thể nắm rõ được số lượng đơn hàng để có phương án nhận hàng, xếp dỡ trong quá trình giao nhận Đối với những mặt hàng dễ vỡ công ty sẽ tƣ vấn cho khách hàng để khách hàng trao đổi làm việc với nhà cung cấp bên Trung để đóng gói kĩ hơn và khi hàng đƣợc tập kết kho Trung của công ty sẽ có bộ phận xe nâng để quá trình xếp dỡ đƣợc đảm bảo hơn

Thông tin về tuyến đường: Đối với những đơn lẻ phải ghép container khách hàng sẽ sử dụng dịch vụ của công ty để sử dụng điều kiện giao hàng đến kho của công ty ở Bằng Tường, phí cước vận chuyển này khách hàng sẽ thống nhất với nhà cung cấp Còn đối với những đơn hàng nguyên container khách hàng sẽ sử dụng điều kiện giao hàng đến cửa khẩu Hữu Nghị, chỉ khi có vấn đề nhƣ tắc biên, kiểm hóa… thì công ty mới chuyển qua cửa khẩu Tân Thanh…

Bên cạnh việc gửi thông tin về lô hàng thì khách hàng cũng sẽ gửi kèm theo đó là các chứng từ cơ bản như: hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy chứng nhận chất lƣợng (C/Q)… để nhân viên tại phòng kinh doanh sẽ tiến hàng kiểm tra chứng từ như thông tin kích thước, trọng lƣợng, các tiêu chuẩn… Nếu chứng từ không khớp với thông tin mà khách hàng để tiến hành sửa lại thông tin trên các chứng từ Từ đó công ty nắm đƣợc thông tin để chuẩn bị chứng từ, giấy tờ để tiến hành việc nhập khẩu hàng hóa Ở lô hàng ví dụ trên

Sau khi ký hết hợp đồng giao nhận lô hàng trên, Công ty cổ phần chiếu sáng Hà Thành gửi thông tin lô hàng qua zalo cho công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long:

Thông tin về hàng hóa: Đèn LED panel dùng chiếu sáng trong nhà, chiếu sáng văn phòng, mã HS code: 9405.40; cần phải có bộ hồ sơ pháp lý như: Hợp đồng thương mại, phiếu đóng gói, Vận đơn đường bộ, giấy chứng nhận xuất xứ và tờ khai hải quan… để lô bóng đèn đƣợc nhập khẩu về; Xuất trình C/O form E (Mẫu C/O form E) (Phụ lục IV) thì sẽ đƣợc miễn thuế nhập khẩu

Thông tin về bao bì đóng gói: Công ty cổ phần chiếu sáng Hà Thành gửi hình ảnh cho nhân viên phòng kinh doanh của Công ty Hải Long về 30 thùng đèn LED panel sẽ được xếp thành 5 pallet, mỗi 1 thùng 10 cái, kích thước thùng 400x400x600mm, bên trên các thùng sẽ đƣợc dán nhãn“ Hàng dễ vỡ” hoặc “Cẩn thận” để bên công ty nắm rõ đƣợc số lƣợng và có sự chuẩn bị trong việc giao nhận xếp dỡ Các pallet sẽ đƣợc bao bởi màng bọc xốp và dung dây đai hoặc nẹp nhựa để cố định các pallet hàng lại với nhau, chèn thêm mút xốp hoặc giấy vụn vào các khoảng trống của thùng carton

Thông tin về tuyến đường: Lô hàng này sẽ được công ty Foshan Electrical & và cước vận chuyển này hai khách hàng sẽ tự thống nhất trao đổi với nhau Sau đó lô hàng sẽ được Công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại Tân Cảng Trung Quốc ( là bên vận tải đối tác của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long) vận chuyển từ kho Bằng Tường về cửa khẩu Hữu Nghị

Ngoài ra, Công ty cổ phần chiếu sáng Hà Thành sẽ gửi chuyển phát nhanh bộ chứng từ cho công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long sẽ nhận kèm là các chứng từ cơ bản như: hợp đồng mua bán (Phụ lục II), hóa đơn thương mại (Phụ lục III), giấy gửi hàng đường bộ (Vận đơn đường bộ) (Phụ lục I), phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)(Phụ lục IV), giấy chứng nhận chất lƣợng (C/Q)… để nhân viên tại phòng kinh doanh sẽ tiến hàng kiểm tra các thông tin chứng từ có trùng khớp với nhau không nếu có vấn đề sẽ liên hệ với bên đại lý nước ngoài hoặc khách hàng để làm rõ, chỉnh sửa và tiền hành việc chuẩn bị chứng từ giấy tờ để nhập khẩu

Trước khi tiến hành việc chuẩn bị giấy tờ để nhập khẩu công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long sẽ gửi xác nhận thông tin lại một lần nữa cho công ty cổ phần chiếu sáng Hà Thành để đảm bảo chắc chắn các thông tin về người gửi, người nhận, thông tin hàng hóa, địa chỉ giao nhận là chính xác Để lô đèn LED panel đƣợc miễn giấy phép kiểm tra chuyên ngành công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long đề nghị Công ty cổ phần chiếu sáng Hà Thành liên hệ với đối tác của mình là công ty Foshan Electrical & Lighting Co,.Ltd gửi giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001 (mẫu giấy chứng nhận của công ty) (Phụ lục V) để lập đơn xin miễn kiểm tra chuyên ngành

Nhận xét: Trong quá trình tiếp nhận thông tin về hàng hóa và nhận, kiểm tra chứng từ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long được đánh giá khá tốt giá trị trung bình là 4,1 Tuy nhiên vẫn còn xảy ra một số vấn đề thường gặp là tiếp nhận thông tin lô hàng với từ khách hàng còn chưa hiệu quả thường hay thiếu thông tin về lô hàng hay phải liên hệ với khách hàng nhiều lần gây mất thời gian Những lô hàng lớn, loại hàng khác nhau sẽ cần những thông tin khác nhau để chuẩn bị các giấy tờ khác nhau, thiết bị nâng dỡ khác nhau…vì vậy phải liên hệ với khách hàng khá nhiều lần Do nhân viên vẫn thiếu kinh nghiệm trong việc nắm bắt thông tin của các loại hàng hóa khác nhau, công ty còn chƣa chú trọng vào công tác lập kế hoạch Bên cạnh đó quá trình nhận và kiểm tra chứng từ vẫn còn tình trạng kiểm tra thông tin chứng từ bị thiếu, sai sót do một số nhân viên thiếu kinh nghiệm trong việc kiểm tra chứng từ Do đó Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long thường để trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng mua hàng hoặc phó giám đốc lập kế hoạch các bước phải thực hiện khi tiến hành việc giao nhận, kiểm tra một lần nữa và hướng dẫn, nhắc nhở lại nhân viên đƣợc phân nhiệm vụ tiếp nhận thông tin và kiểm tra chứng từ để hạn chế những tồn tại đó

3.3.2 Chuẩn bị chứng từ nhập khẩu

Quy trình tại Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại quốc tế Hải Long

Khi đã nắm đƣợc thông tin về các chứng từ, hồ sơ để tiến hành việc nhập khẩu hàng hóa thì công ty Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long chuẩn bị bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan bao gồm: Tờ khai Hải quan ; Tờ khai trị giá thuế; Giấy giới thiệu: 1 bản chính; Hợp đồng thương mại; Hóa đơn thương mại; Giấy gửi hàng đường bộ; Phiếu đóng gói… Ngoài ra tùy thuộc vào đặc tính của hàng hóa nhập khẩu mà công ty Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long làm các thủ tục đăng ký tại các cơ quan quản lý có thẩm quyền để bổ sung các chứng từ khác vào bộ hồ sơ khai hải quan

Đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long

3.4.1 Những thành tựu đạt được

Thứ nhất, Công ty đã dần dần hoàn thiện hơn kế hoạch cũng nhƣ quy trình giao nhận hàng lẻ nhập khẩu từ Trung Quốc bằng đường bộ hàng năm: Nhận thấy kết quả dần dần đƣợc lập chi tiết, cải thiện sát với thực tế công việc mà nhân viên thực hiện, giúp nhà quản trị dễ dàng phân công, theo dõi và điều hành nhiệm vụ của mỗi bộ phận Quá trình tổ chức, giám sát và điều hành đƣợc thực hiện xuyên suốt, công việc luân phiên đƣợc thực hiện một cách trôi chảy

Thứ hai, công tác tổ chức thực hiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty được chú trọng đảm bảo thực hiện an toàn tất cả quy trình từ đầu đến khi nhận hàng thành công Vì vậy dù mỗi năm thực hiện rất nhiều hợp đồng nhận hàng nhập khẩu nhưng tỉ lệ sai sót chi chiếm tỷ lệ nhỏ và đang có xu hướng giảm

Thứ ba, quy trình nhận hàng nhập khẩu đƣợc tổ chức rõ ràng, chia công việc cụ thể cho nhân viên của từng bộ phận, các nhân viên trong bộ phận hiểu ra nhiệm vụ của mình từ đó chuyên tâm, tập trung nhiệm vụ đƣợc giao

Thứ tư, đội ngũ quản trị điều hành vận chuyển của công ty khá chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm trong việc xây dựng phương án vận chuyển, chuẩn bị, sắp xếp phương án điều phối Đội ngũ nhân viên khá trẻ năng động, nhiệt tình trong mọi công tác, hoàn thành khá tốt nghiệm vụ của mình, sẵn sàng ra sức vì công ty Bên cạnh đó còn chuẩn bị các phương án dự trù tối đa các rủi ro có thể xảy ra để có thể ứng phó nhanh chóng khi xảy ra những tình huống bất ngờ

Thứ năm, việc thực hiện quản trị quy trình giao nhận và vận chuyển hàng nhập khẩu tại Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long tương đối hiệu quả

Từ đó giúp tăng kết quả hoạt động kinh doanh, tiết kiệm thời gian và chi phí nhận hàng, Kết quả hoạt động kinh doanh giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty tăng dần qua các năm và đang có xu hướng phát triển nhanh chóng Quy mô công ty cũng đang ngày đƣợc mở rộng Hiện nay công ty đang có kế hoạch lập riêng một phòng ban xuất nhập khẩu để mở rộng thêm dịch vụ vận tải đường biển, nhằm chuyên môn hóa, phát huy lợi thế vốn có của công ty và đem đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất

Thứ sáu, Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long luôn đặt chất lƣợng dịch vụ uy tín lên hàng đầu do đó có chính sách đền bù rõ ràng, với châm ngôn: "Cùng nhau chia sẻ rủi ro" đƣợc quy định rõ trong hợp đồng Những quy định về đền bù của công ty khiến phần lớn khách hàng hài lòng, tin tưởng Hơn nữa, công ty luôn nỗ lực đảm bảo thời gian giao hàng đúng tiến độ, có những đối tác đáng tin cậy để vận chuyển hàng hóa Một số khách hàng trung thành của công ty nhƣ công ty Cổ phần công nghiệp xây dựng Gia Lâm, Công ty cổ phần chiếu sáng Hà Thành, Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại tổng hợp Cát Lâm… Đây đều là những khách hàng lớn, lâu năm, có sản lƣợng hàng hóa nhập khẩu nói chung đều ổn định.

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ là một nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi công ty phải tiến hàng rất nhiều tác nghiệp khác nhau và phải có quan hệ với nhiều bên liên quan Bên cạnh những thành đã đạt đƣợc, Công ty không thể tránh khỏi những tồn tại và vướng mắc làm giảm tiến độ công việc Dưới đây là những thiếu sót, tồn tại cũng nhƣ nguyên nhân của chúng:

Thứ nhất, hạn chế về khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình thực gây mất thời gian của cả nhân viên kinh doanh lẫn khách hàng Khách hàng không thể theo dõi trực tiếp nên khi gặp vấn đề rủi ro về hàng hóa cũng gây chậm trễ trong quá trình giải quyết, xử lý

Thứ hai, hoạt động tìm kiếm và tiếp nhận thông tin khách hàng của công ty

TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long chưa đạt hiệu quả, chưa có tính sáng tạo cao Dẫn đến việc thiếu sót trong quá trình tiếp nhận thông tin về lô hàng cũng nhƣ các chứng từ cần thiết cho việc nhập khẩu gây nên tình trạng chậm tiến độ của quá trình giao nhận

Thứ ba, tuy có trình độ chuyên môn tốt nhƣng việc cập nhật những hệ thống hiện đại, chính sách mới còn chƣa nhanh nhạy gây thiếu sót trong khâu nhận kiểm tra chứng từ và làm thủ tục hải quan còn gặp nhiều hạn chế ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thực hiện các bước sau trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường bộ Việc thiếu chứng từ hay nhầm lẫn nên một số thông tin trên tờ khai và việc thực hiện khai hải quan điện tử còn chƣa tốt khiến thông tin gửi điện tử không khớp nhau khiến bộ phận này mất thời gian làm lại, công tác kiểm tra chứng từ còn xảy ra nhiều sai sót làm ảnh hưởng tới việc thông quan của lô hàng khiến lô hàng bị rơi vào luồng vàng, đỏ dẫn đến tình trạng chậm tiến độ giao nhận, lưu kho hàng hóa Sự phối hợp giữa các bộ phận tham gia vào quy trình giao nhận đôi khi còn thiếu sự nhịp nhàng, chƣa có sự phối hợp ăn ý dẫn đến tiến độ bị chậm trễ ảnh hưởng trực tiếp đến công ty và khách hàng Bên cạnh đó công tác quyết toán còn một số nhầm lẫn gây tổn thất doanh thu của công ty

Thứ tư, ở khâu nhận hàng ở điểm quy định, vẫn có trường hợp nhân viên kho đo sai số kg, số khối, kiểm sai số kiện/bao của sản phẩm gây thiệt hại về tài chính lẫn uy tín của công ty

Thứ năm, công ty còn phụ thuộc vào hãng vận tải trong và nước ngoài vì phương tiện vận tải còn hạn chế Do đó vào mùa cao điểm công ty không thuê được phương tiện vận tải để giao nhận cho khách hàng theo đúng tiến độ Bên cạnh đó, việc vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ chậm trễ và cũng còn nhiều rủi ro tiềm ẩn như: tai nạn, kẹt xe, và còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố thời tiết làm gián đoạn quy trình giao nhận hàng hóa

Thứ sáu, cơ sở, vật chất hạ tầng đường xá còn chưa hoàn, thiện vẫn gặp nhiều khó khăn trong việc di chuyển khiến các kiện hàng va đập vào nhau, gây méo móp hộp, hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hóa

3.4.3 Nguyên nhân của những tồn tại

Thứ nhất, tại các cơ quan nhà nước làm thủ tục nhập khẩu, vận tải hàng hóa còn phải qua nhiều khâu dẫn đến việc tốn nhiều thời gian, chi phí

Định hướng phát triển nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long

4.1.1 Dự báo xu hướng phát triển của ngành giao nhận vận tải

Trong xu hướng mở cửa hội nhập, hiện đại hóa toàn cầu hóa thì việc trao đổi buôn bán giữa các nước ngày càng trở lên phổ biến để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thế giới về giao thông và vận chuyển hàng hóa Các hiệp hội kinh tế khu vực, thế giới đƣợc thành lập, đảm bảo quyền lợi giữa các giao dịch càng tạo điều kiện cho giao thương phát triển, kéo theo ngành giao nhận vận tải phát triển và tạo thành một xu hướng ngành giao nhận vận tải toàn cầu

Tính đến hiện nay, ngành giao nhận vận tải đang có những bước chuyển biến và thay đổi nhất định trong chuỗi cung ứng toàn cầu khi ngành giao nhận vận tải đang áp dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả hoạt động trong quá trình tự động hóa và chuyển đổi số Một số ngành hàng đang có tốc độ phát triển nhanh chóng về nhu cầu sử dụng giao nhận vận tải có thể kể đến nhƣ sản xuất thực phẩm, hóa mỹ phẩm, bán lẻ ( do tác động của thương mại điện tử), sản xuất các mặt hàng công nghiệp có tính quốc tế cao (dệt may, giày dép, linh kiện điện tử…) Đây cũng là các mặt hàng đƣợc các doanh nghiệp giao nhận vận tải tập trung khai thác, vừa là cơ hội vừa là thách thức cho các doanh nghiệp trong ngành

Nhìn chung, hiện nay Logistics đang dần dịch chuyển về khu vực Châu Á – Thái Bình Dương và một số khu vực đã và đang thúc đẩy Logistics trên toàn thế giới từ đó dẫn nó thúc đẩy ngành giao nhận vận tải phát triển Nguyên nhân của sự dịch chuyển này là do đây là một thị trường rộng lớn, nguồn nhân lực động và chưa có nhiều quốc gia đƣợc đầu tƣ về công nghệ, có rất nhiều tiềm năng để khai thác và phát triển Và tính đến thời điểm hiện tại, gần 60% dân số trên thế giới trong khu vực này đang nằm trong các chuỗi doanh nghiệp trung tâm sản xuất của thế giới Nhƣ vật dựa lực thì đây sẽ là khu vực phát triển của Logistics trong tương lai kéo theo sự phát triển của ngành giao nhận vận tải

Dự kiến trong giai đoạn từ nay đến năm 2023 ngành giao nhận vận tải thế giới sẽ chứng kiến nhiều sự thanh đổi mang tính đột phá Với sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử và toàn cầu hóa nhu cầu vận chuyển hàng hóa quốc tế ngành càng tăng cao Cùng với công nghệ, trí tuệ nhân tạo… có thể sẽ áp dụng xe tự lái và robot kho bãi vào quá trình giao nhận hàng hóa Nhìn chung, ngành giao nhận vận tải thế giới đang trên đà phát triển mạnh mẽ và dự kiến sẽ thay đổi đáng kể trong những năm tới

Xu hướng tại Việt Nam:

Việt Nam là quốc gia nằm ở phía Đông Nam Á, thuộc vùng kinh tế có những bước phát triển mạnh mẽ, Với những điều kiện thuận lợi về vị trí đại lý, hoạt động giao thương của Việt Nam trong nước và với các quốc gia trên thế giới phát triển rất tốt kéo theo sự phát triển của ngành giao nhận vận tải

Ngành giao nhận vận tải của Việt Nam đang trên đà phát triển mạnh mẽ với tốc độ tăng trưởng bình quân 14-16%/năm trong những năm gần đây Nguyên nhân có thể kể đến việc thương mại điện tử ngày càng phát triển, nhu cầu của người tiêu dùng, doanh nghiệp tăng cao dẫn đến nhu cầu vận tải hàng hóa nội xuất nhập khẩu tăng cao Bên cạnh đó phải kể đến nền kinh tế Việt Nam tăng trưởng ổn định chính phủ đẩy mạnh đầu tư vào cơ sở hạ tầng thu hút nhiều nhà đầu tư nước ngoài Không những thế ngành Logistics Việt Nam đang hội nhập sâu rộng vào khu vực quốc tế quy mô ngày càng tăng, hiện đạt khoảng 40-42 tỷ USD/năm

Theo báo cáo chỉ số hiệu quả Logistics (LPI) năm 2023 của Ngân hàng Thế giới, Việt nam đang đứng thứ 43 trong bảng xếp hạng 160 quốc gia và vùng lãnh thổ Tuy nhiên trong nhóm các quốc gia ASEAN, Việt Nam đứng đầu về hiệu quả logistics Đây là một tín hiệu tích cực trong ngành Logistic của Việt Nam do đó nó cũng là tín hiệu tốt của ngành giao nhận vận tải

Kinh tế Việt Nam dự kiến sẽ tiếp tục tăng trưởng trong giai đoạn từ nay đến năm 2030, điều này sẽ thúc đẩy nhu cầu vận chuyển hàng hóa và dịch vụ logistics Nhu cầu vận tải hàng hóa nội địa và xuất nhập khẩu dự kiến sẽ tăng cao, đặc biệt là đối với các mặt hàng nông sản, công nghiệp nhẹ và điện tử Thương mại điện tử đang phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam, với tốc độ tăng trưởng trung bình hàng năm dự kiến đạt

20% trong giai đoạn từ nay đến năm 2030 Điều này sẽ thúc đẩy nhu cầu vận chuyển bưu kiện và hàng hóa nhỏ lẻ, đặc biệt là ở khu vực thành thị Bên cạnh đó, Việt Nam đang ngày càng hội nhập sâu rộng vào chuỗi cung ứng toàn cầu, điều này sẽ dẫn đến nhu cầu vận chuyển hàng hóa quốc tế ngày càng cao Các doanh nghiệp logistics Việt Nam cần nâng cao năng lực cạnh tranh để đáp ứng nhu cầu này Nhìn chung, ngành giao nhận vận tải Việt Nam đang có nhiều tiềm năng phát triển trong giai đoạn từ nay đến năm 2030 Các doanh nghiệp trong ngành cần nắm bắt các xu hướng mới và ứng dụng công nghệ tiên tiến để nâng cao năng lực cạnh tranh và thành công

4.1.2 Định hướng phát triển của Công ty

Trong giai đoạn 2023-2025, Công ty đã đề ra những định hướng phát triển hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, cụ thể là phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường bộ, cụ thể:

Thứ nhất, Hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường bộ

Thứ hai, Nâng cao chất lƣợng đội ngũ nhân lực tại các phòng ban Công ty đang có kế hoạch lập riêng một phòng ban xuất nhập khẩu để mở rộng thêm dịch vụ vận tải đường biển, nhằm chuyên môn hóa, phát huy lợi thế vốn có của công ty, đa dạng hóa tập khách hàng của công ty Đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng trên cơ sở cung ứng giá cả hợp lý và những dịch vụ về chất lƣợng tốt nhất

Thứ ba, Duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng và các đối tác nhƣ đại lý, hãng vận chuyển… Đẩy mạnh công tác nghiên cứu nhu cầu thị trường để hoàn thiện chính sách nhập khẩu các mặt hàng, mang lại hiệu quả cao và tối ƣu nhất các khía cạnh về thời gian, chi phí giao hàng Từ đó, tạo đƣợc uy tín với các đối tác trong và nước ngoài

Thứ tư, Tăng cường nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thông tin, marketing trong chiến lƣợc kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt chú trọng chiến lƣợc giá cả mềm, linh hoạt với chiến lƣợc dịch vụ mới

Thứ năm, Dần dần củng cố và tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật, phục vụ cho công tác giao nhận bằng vốn ngân sách, vốn tự có và vốn kinh doanh liên kết

4.1.3 Quan điểm của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long về hoàn thiện quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ

Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng lẻ (LCL) nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải

4.2.1 Giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường bộ

Công tác lập kế hoạch luôn luôn là một điều cần thiết trong quá trình giao nhận bởi nó giúp công ty nâng cao hiểu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro và dễ dàng quản lý theo dõi quá trình hạn chế việc sai sót trong quá trình giao nhận Tại công ty TNHH Dịch vụ và Thương Mại quốc tế Hải Long thì việc lập kế hoạch còn chưa được đầu tư chỉn chu chỉ với những lô hàng lớn công ty mới lập kế hoạch còn các lô hàng nhỏ thường bỏ qua công tác này, do đó công ty cần phải chú trọng hoàn thiện công tác lập kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu, công ty cần: Đầu tiên, phân công phòng kinh doanh tiếp nhận thông tin của lô hàng, khách hàng từ phòng mua hàng để dựa vào đó để lập kế hoạch Trước khi lập kế hoạch cho mỗi lô hàng nhập khẩu bằng đường bộ, phòng kinh doanh cần dựa vào kết quả đánh giá, bài học kinh nghiệm từ những lô hàng trước xem phần nào chưa đạt hiệu quả để hoàn thiện hơn

Tiếp đó, phòng kinh doanh cần dựa vào các nguồn lực thực tế của công ty mà tiến việc phân công công việc cụ thể rõ ràng phù hợp với năng lực, chuyên môn của từng người, tránh hiện tượng chồng chéo nhiệm vụ giữa các phòng ban, hạn chế những sai sót Trường phòng kinh doanh sẽ cần chịu trách nghiệm trong việc kiểm tra việc lập kế hoạch và báo cáo lại với phó giám đốc

4.2.2 Giải pháp hoàn thiện công tác nhận, kiểm tra chuẩn bị chứng từ và nắm bắt thông tin về hàng hóa

Tại công ty công tác nhận và kiểm tra chứng từ, nắm bắt thông tin hàng hóa diễn ra chƣa có sự kết nối giữa các phòng ban Trong quá trình nắm bắt thông tin lô hàng phòng mua hàng và phòng kinh doanh còn chậm trễ trong việc tiếp nhận thông tin và cập nhật thông tin từ nhau do chƣa lên kế hoạch và phân công cụ thể ở các lô hàng lớn Việc kiểm tra chứng từ sẽ có 1-2 nhân viên kiểm tra chứng từ, mỗi người kiểm tra một loại giấy tờ, dẫn đến việc dễ nhầm lẫn và không trùng khớp Do đó công ty nên có cũng biện pháp cụ thể để hoàn thiện công tác này nhƣ:

(1) Khi đã có kế hoạch giao nhận, phòng kinh doanh và phòng mua hàng cần phải phối hợp tốt với nhau trong quá trình giao nhận Phòng mua hàng cung cấp thông tin về khách hàng và đơn hàng đƣa cho phòng kinh doanh, từ đó phòng kinh doanh lên kế hoạch, liệt kê những thông tin giấy tờ cần thiết cho quá trình nhập khẩu Phòng mua hàng cần phải liên hệ với khách hàng để lấy thông tin về lô hàng và các giấy tờ, chứng từ cần thiết để nhập khẩu hàng hóa

(2) Trưởng phòng kinh doanh đào tạo nhân viên nghiệp vụ công tác nhận, kiểm tra và chuẩn bị chứng từ, nắm rõ quy định cần thiết đối với từng loại mặt hàng mà doanh nghiệp nhận và hướng dẫn các kỹ năng xử lý công việc một cách linh hoạt khi có các sai sót trong quá trình nhận, kiểm tra và chuẩn bị chứng từ Trưởng phòng kinh doanh phân công hai người cùng thực hiện công việc chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ, kiểm tra chéo nhau, hỗ trợ nhằm phát hiện kịp thời những thiếu sót trong khâu chuẩn bị chứng từ Nếu có bất cứ chi tiết, số liệu nào chƣa rõ thì phải có sự trao đổi lại với khách hàng và các bên liên quan, kịp thời bổ sung những từ còn thiếu hoặc không phù hợp Trưởng phòng kinh doanh sẽ kiểm tra lại thêm một lần nữa để chắc chắn không có sự sai sót nào Nhƣ vậy, công tác chuẩn bị, kiểm tra chứng từ sẽ hạn

(3) Phó giám đốc nhắc nhở các trưởng phòng kinh doanh, mua hàng thường xuyên cập nhật thông tin về các vấn đề liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa từ phía cơ quan chức năng để phổ biến cho các nhân viên từ đó kịp thời nắm bắt đƣợc các thông tin

(4) Tăng cường trách nhiệm của nhân viên phụ trách khâu kiểm tra, chuẩn bị chứng từ bằng các hình phạt tài chính và phi tài chính nếu nhân viên gây ra những sai sót trong khâu này khiến cho quy trình nhận hàng nhập khẩu bị chậm lại

(5) Công ty nên thành lập một phòng xuất nhập khẩu hoặc bộ phận chứng từ riêng để đảm bảo chuyên môn, nghiệp vụ trong quá trình tiếp nhận, kiểm tra, chuẩn bị chứng từ

4.2.3 Giải pháp hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan

Sau khi chuẩn bị các chứng từ cần thiết, nhân viên công ty thu xếp các chứng từ thành một bộ hồ sơ để tiến hành khai báo hải quan, tuy là có kiểm tra các giấy tờ, chứng từ nhƣng nhân viên nhiều khi không sắp xếp theo trình tự do vội vàng để không làm chậm tiến độ Khi có hệ thống khai báo hải quan điện tử công ty đã giảm bớt việc khai báo hải quan trực tiếp, tuy nhiên khi hệ thống hải quan điện tử bị lỗi thì công ty phải tiến hành khai báo hải quan trực tiếp Để tránh gây ra sai sót và nhầm lẫn trong khâu này công ty cần phải:

Thứ nhất, phân công cho nhân viên phòng kinh doanh có tay nghề tốt chuẩn bị bộ chứng từ hoàn chỉnh, sắp xếp theo đúng trình tự đƣợc yêu cầu, các chứng từ phải khớp nhau về thông tin Lên danh sách đầu mục hàng hóa tương ứng với mã HS và thuế đối với từng mặt hàng để phổ biến cho toàn nhân viên biết, đặc biệt là các nhân viên khai báo hải quan, để tránh áp mã HS và thuế suất sai cho hàng hóa Trước khi khai báo hải quan, nhân viên khai báo hải quan của công ty nên kiểm tra kỹ lƣỡng các chứng từ khai báo, đặc điểm của hàng hóa, quy tắc áp mã HS code, nắm bắt đƣợc quy trình khai báo trên phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 Nếu phải khai báo trực tiếp thì công ty nên cử nhân viên phụ trách khai báo hải là người đã có mối quan hệ tốt với hải quan và khi đi khai báo hải quan nên báo trước để tiện cho quá trình khai báo Nhân viên phòng kinh doanh cần chuẩn bị tốt các phương án giải trình trong trường hợp khi có khiếu nại Từ đó, giảm bớt tình trạng hàng bị phân vào luồng vàng và luồng đỏ, đảm bảo tiến độ giao nhận

Thứ hai, nhân viên khai báo hải quan cần chủ động phối hợp với nhân viên giao nhận trong quá trình làm thủ tục để quá trình làm thủ tục hải quan diễn ra nhanh chóng kịp thời lấy hàng và giao cho khách hành, giúp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm thủ tục, tăng cường hiệu quả hoạt động

4.2.4 Giải pháp hoàn thiện công tác nhận hàng tại địa điểm quy định

Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa theo đúng hợp đồng đã ký kết là việc làm hết sức cần thiết để tránh những sai sót và khiếu nại của các bên liên quan về sau Quá trình này tại công ty diễn ra khá trơn tru Dù vậy, vẫn tồn tại các vấn đề phát sinh nhƣ nhầm hàng, hàng nhận về móp méo… Để giảm tối đa sai sót phát sinh ở công tác nhận hàng và kiểm tra hàng công ty cần:

(1) Phân công nhân viên giao nhận nên chủ động đến kho bãi nhận hàng trước giờ hẹn và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết cho quá trình nhận hàng để tránh làm mất thời gian nhận hàng, tiến độ thực hiện lô hàng Nhân viên giao nhận cần phải kiểm tra cẩn thận, cụ thể tình trạng của từng kiện hàng nhận hàng nếu hàng vẫn trong tình trạng nguyên kiện, đủ số lƣợng, kiểm tra chất lƣợng hàng hóa… xem có đúng với các điều khoản đƣợc quy định trong hợp đồng hay không Nếu hàng hóa xảy ra tình trạng móp, hỏng, vỡ thì nhân viên giao nhận liên hệ với nhân viên kho yêu cầu cung cấp chứng từ giám định và trong phiếu giao nhận ghi rõ tình trạng hàng hóa trước khi ký nhận hàng

(2) Nhân viên giao nhận cần phải đƣợc đào tạo về đặc tính của hàng hóa, các phương pháp kiểm tra hàng hóa, cách xử lý các vấn đề liên quan đến hàng hóa nếu xảy ra các vấn đề phát sinh khi nhận hàng, nắm rõ các điều luật liên quan…để nhân viên giao nhận có thể thực hiện tốt đƣợc công tác nhận hàng

4.2.5 Giải pháp hoàn thiện công tác quyết toán chi phí

Công tác quyết toán chi phí đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình quản lý tài chính của công ty Mặc dù công tác quyết toán chi phí đƣợc đánh giá là tốt nhất trong quy trình giao nhận, nhƣng công ty vẫn phải chú trọng đến để tránh những thiệt hại về doanh thu, công ty phải:

Một số kiến nghị với nhà nước và cơ quan chức năng để hoàn thiện quy trình

Nhà nước cần xây dựng hệ thống pháp luật nhất quán, phù hợp với luật pháp và thông lệ quốc tế tạo ra hành lang pháp lý ổn định; hoàn thiện hơn các chính sách về thủ tục hải quan, thuế, thủ tục hành chính Đồng thời, Nhà nước nên tạo cầu nối, lắng nghe và tiếp thu ý kiến của các doanh nghiệp để đề ra các chính sách, quy định hợp lý, tạo tâm lý an toàn cho các doanh nghiệp giao nhận và vận tải, doanh nghiệp mua bán hàng trong và ngoài nước

Cải cách thủ tục hành chính đơn giản tại các cửa khẩu để quá trình nhập hàng nhập khẩu của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng khi giải quyết các thủ tục xuất nhập khẩu của các Bộ, Ban, Ngành

Nhà nước cần xây dựng và có chính sách thích hợp với yêu cầu trong tình hình mới nhƣ chính sách đầu tƣ, chính sách thuế, hoàn thiện cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng cho vận tải cả đường bộ cũng như đường biển cùng phát triển

Ngoài ra, Nhà nước nên tăng cường chính sách hợp tác quốc tế, khi Việt Nam gia nhập ASEAN, WTO, APEC, AFTA đã giúp nước nhà nâng cao vị thế trên trường quốc tế, tạo điều kiện kinh tế phát triển, giao nhận hàng hóa được thúc đầy

4.3.2 Kiến nghị với cơ quan Hải quan

Hệ thống văn bản pháp luật nói chung và trong ngành Hải quan nói riêng là cơ sở, căn cứ cho việc thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu Cơ quan hải quan nhanh chóng hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý trong thực hiện giao nhận hàng hóa nhập khẩu Bởi khi hệ thống văn bản này có nhiều thiếu sót sẽ có tác động đến việc thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa, kéo dài thời gian giao nhận, làm giảm hiệu quả thực hiện Để hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật trong thực hiện giao nhận và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu, cơ quan Hải quan cần thực hiện cụ thể một số giải pháp nhƣ sau:

Thứ nhất, Thường xuyên cập nhật các văn bản Luật, Nghị định, Thông tư về kiểm tra giám sát Hải quan đối với những hàng hóa nhập khẩu mới ban hành để áp dụng kịp thời, không xả ra sai sót, khiếu nại của doanh nghiệp

Thứ hai, Tổ chức quán triệt, triển khai các văn bản pháp lý, các thông tư hướng

Thứ ba, Nghiên cứu xây dựng văn bản điều chỉnh trong nội bộ trên tinh thần các văn bản trên để đảm bảo có hiệu lực cao trong tình hình cụ thể địa bàn mình quản lý

Thứ tư, Hải quan cần có các hướng dẫn rõ ràng, minh bạch, thống nhất, dễ hiểu và công khai, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp áp dụng dễ dàng và hiệu quả Thường xuyên tổ chức kiểm tra cán bộ hải quan để thực hiện đúng nghĩa vụ, tránh gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp và có những biện pháp ngăn chặn kịp thời những tiêu cự khi các doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa

Thứ năm, Một yêu cầu không kém quan trọng là đƣa công nghệ thông tin và hệ thống hiện đại hóa vào thực hiện thủ tục hành chính, đặc biệt là thủ tục hải quan, áp dụng hệ thống hiện đại để tăng cường phối hợp với ngân hàng, kho bạc nhà nước để cập nhật kịp thời, đầy đủ các thông tin về việc nộp thuế của doanh nghiệp: Ứng dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến vào quản lý rủi ro bởi vì công nghệ máy tính thực sự là công cụ để phân loại, lưu trữ thông tin, đánh giá

Thường xuyên cứ cán bộ kỹ thuật tham dự các lớp huấn luyện về ứng dụng công nghệ thông tin trong việc thủ tục hải quan

Tổ chức các buổi trao đổi kinh nghiệm giữa cán bọ, công chức về ứng dụng công nghệ, có sự hướng dẫn của các cán bộ chuyên về kỹ thuật

Hướng dẫn, giúp đỡ doanh nghiệp thực hiện khi có vướng mắc về khai điện tử Ngoài ra, cơ quan Hải quan cũng cần liên kết với cơ quan thuế để cơ quan thuế có những thủ tục thu thuế, hoàn thuế tối giản và thông thoáng hơn Khi đó sẽ đơn giản hơn cho các doanh nghiệp, công ty khi tiến hành nộp thuế và hoàn thuế.